AAN DE SLAG MET
SOCIAL MEDIA PLAN. STAP 1 STRATEGIE STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
De Hollandsche Meesters OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN XANDER COOLEN, DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
INTRO
INHOUD.
PAGINA 03 PAGINA 04 PAGINA 08 PAGINA 11
OVER STAP 1 - STRATEGIE STAP 2 - DOELGROEP STAP 3 - KANAAL
PAGINA 15 PAGINA 18 PAGINA 22 PAGINA 27 PAGINA 30
STAP 4 - DOEL STAP 5 - CAMPAGNE STAP 6 - CONTENT STAP 7 - MEET COLOFON
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
02
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
INTRO
OVER.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
DE HOLLANDSCHE MEESTERS Social Media zijn voor organisaties van strategisch belang. De Hollandsche Meesters doen daarom meer dan mensen en organisaties wegwijs maken in Social Media. Als Social Media Consultants leggen wij verband tussen de organisatie-, communicatie- en Social Media strategie. Daarna maken we het verhaal,
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
verbeelden we de boodschappen en richten we de Social Media kanalen in. Zo kunnen organisaties vanuit strategie succesvol communiceren. Meer weten? Kijk op www.dehollandschemeesters.nl
DE AUTEUR Xander Coolen is ‘kwartiermaker’, Social Media adviseur en trainer in Social Media: hij bereidt organisaties voor op het toepassen van Social Media en organiseert de uitvoering. Xander werkt voor ondernemingen en maatschappelijke organisaties. Hij weet hoe je on- en off line de dialoog aangaat en verbindt daarmee mensen. Als trainer ontwikkelde Xander Social Media trainingen en workshops en schreef hij meerdere ‘aan de slag’ Ebooks. AAN DE SLAG MET ‘SOCIAL MEDIA PLAN’ Dit Ebook Social Media Plan is een handleiding voor wijkraden in Utrecht om Social Media stap voor stap onderdeel te laten worden van de communicatieactiviteiten die een wijkraad onderneemt. Aan de hand van zeven stappen worden handvaten gegeven om Social Media succesvol in te zetten ter ondersteuning van de vertegenwoordigende en adviserende rol die wijkraden in Utrecht hebben.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
03
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 1
STRATEGIE.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
STAP 5 CAMPAGNE
.
QUOTE OVER STRATEGIE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
.
We don’t have a choice on whether we do Social Media, the question is how well we do it. .
ERIK QUALMAN
. De Hollandsche Meesters
.
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
04
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 1
STRATEGIE.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
WAAROM Voordat we beginnen met het maken van een Social Media Plan moeten we vaststellen wat we ermee willen bereiken. Social Media is geen doel op zich, maar een middel om de (communicatie) activiteiten van de wijkraad te ondersteunen. Deze zijn een direct afgeleide van de functies die wijkraden in Utrecht hebben.
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
WIJKRADEN De tien wijken in de gemeente Utrecht hebben sinds 2002 allemaal een wijkraad. De wijkraad is een onafhankelijk adviesorgaan van de wijk voor het college van burgemeester en wethouders (B&W). In de wijkraad zitten bewoners en ondernemers die als ogen en oren van de wijk fungeren. De wijkraden hebben een vertegenwoordigende en adviserende rol. DE 10 WIJKRADEN UTRECHT Wijkraad West Wijkraad Noordwest Wijkraad Overvecht Wijkraad Noordoost Wijkraad Oost Wijkraad Binnenstad Wijkraad Zuid Wijkraad Zuidwest Wijkraad Leidsche Rijn Wijkraad Vleuten De Meern
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
05
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 1
STRATEGIE.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
FUNCTIES Iedere wijkraad kan gevraagd en ongevraagd advies geven aan het college van B&W in Utrecht. Dat advies is gebaseerd op de contacten van wijkraadsleden met bewoners, ondernemers en belangengroepen. Daarnaast peilen wijkraden regelmatig wat in de wijk leeft, door 'wijkraadplegingen', via Social Media en wijkraadsvergaderingen. Op basis van deze informatie geven wijkraden adviezen
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
aan het college van B&W. THEMA Bij communicatie is focus van belang. Iedereen moet helder duidelijk kunnen maken waar de wijkraad voor staat en strijdt. Iedere wijk is uniek. Wijkraad Leidsche Rijn bijvoorbeeld, heeft al een paar jaar drie heldere thema’s die leidend zijn voor (bijna) alle (communicatie)uitingen. Dit zijn Verkeer, Voorzieningen en Veiligheid. OPDRACHT Definieer de thema’s van jouw wijkraad. Deze thema’s zijn de uithangborden voor al je communicatie, en dus ook voor je Social Media activiteiten. Beperk je tot maximaal vijf thema’s, het liefst drie. SLEUTELWOORDEN Bij ieder thema horen sleutelwoorden. Deze zijn in Social Media van belang, omdat je daardoor sneller en beter wordt. Sleutelwoorden moet je zien als de uitwerking van de thema’s waarop je gevonden wordt, maar ook als de basis waarop je informatie gaat zoeken.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
06
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 1
STRATEGIE.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
OPDRACHT Verzamel algemene, locatiegerelateerde sleutelwoorden voor je wijkraad en doe hetzelfde voor de thema’s. Gebruik bijvoorbeeld deze website: www.alexa.com. Vul het webadres van de wijkraad in en kijk welke zoektermen gebruikt worden om jullie website te vinden.
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
En ga naar www.hashtagify.me. Vul sleutelwoorden in en kijk welke hashtags erbij horen. En ga naar www.tagcrowd.com. Vul de link naar je website in (url) en pas de options aan (Dutch, max. 15 woorden). Je ziet dan een overzicht van de meest gebruikte termen op je website. EXTRA Wijkraad Vleuten-De Meern heeft als tagline ‘Even ver van de Dom als Andersom’. Deze tagline geeft het motto van de wijkraad weer en zal in iedere Social Media uiting gebruikt moeten worden. OPDRACHT Wat is de tagline van jullie wijkraad? En als die er niet is, hoe zou die er dan uit moeten zien? Een tagline is maximaal een zin lang.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
07
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 2
DOELGROEP.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
STAP 5 CAMPAGNE
.
QUOTE OVER DOELGROEPEN
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
.
Becoming well known among your network is the most valuable element in the connection. .
JEFFREY GITOMER
. De Hollandsche Meesters
.
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
08
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 2
DOELGROEP.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
WAAROM Het definiëren van doelgroepen en stakeholders is in ieder communicatieplan van belang en helemaal in Social Media. Onder doelgroep verstaan we zowel degenen die het advies ontvangen als de achterbannen die de wijkraden vertegenwoordigen. In Social Media kun je (communicatie) uitingen richten op specifieke doelgroepen en je kunt het bereik ervan eenvoudig meten.
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
DOELGROEP Vanuit de vertegenwoordigende- en de adviserende rol zijn meerdere doelgroepen te onderscheiden. Aan de ene kant is dat het college van B&W en aan de andere kant zijn dat de bewoners, ondernemers en andere stakeholders uit de wijk. STAKEHOLDERS Onder stakeholders verstaan we in ons geval mensen en organisaties die belang hebben bij de wijk. Bij de adviserende rol van de wijkraad zijn dat vooral de gemeenteraadsleden en de lokale media. Bij de vertegenwoordigende rol zijn het diezelfde media plus het maatschappelijk middenveld. Dit zijn bijvoorbeeld de lokale ondernemersverenigingen, de beheergroep van het park of de sportverenigingen. Omdat wijkraden niet gekozen worden maar wel met de representativiteitvraag geconfronteerd worden is het van belang een goed contact met alle stakeholders op te bouwen en te onderhouden.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
09
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 2
DOELGROEP.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
DOEN - DOELGROEP Zorg ervoor dat je een centrale database hebt met contact/adresgegevens. Dit kan via een gedeeld adresboek in Google of via een online CRM systeem. Verzamel alle contactgegevens van de mensen die in de wijk wonen die hun gegevens met de wijkraad willen delen. Maak een bestand aan van mensen die naar jullie vergadering komen, noteer hun adresgegevens en vraag naar hun
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
Social Media namen. OPDRACHT Bepaal welke doelgroepen er zijn in je wijk. Kun je groepen vinden op Social Media die gekoppeld zijn aan de wijk en/of buurt waar je actief voor bent? Een voorbeeld is de Linkedin-groep voor inwoners uit Zuilen of Ondiep. DOEN - STAKEHOLDERS Analyseer welke mensen en organisaties belang hebben bij de wijk en invloed uitoefenen op jouw doelgroepen. Dat kan in algemene termen (politici, journalisten) maar ook specifiek voor je wijk (de lokale priester, de bekende acteur, de succesvolle voetballer). Definieer de verschillende groepen en verzamel alle relevante gegevens. Verzamel bijvoorbeeld de contactgegevens van de bestuursleden van alle buurtverenigingen. Deze gegevens zijn vaak te vinden in de lokale gouden gidsen. OPDRACHT Stel een lijst op met groepen stakeholders. En verzamel later alle (Social) contactgegevens, het liefst via een apart online CRM systeem.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
10
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 3
KANAAL.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
STAP 5 CAMPAGNE
.
QUOTE OVER KANALEN
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
.
Social Media is not about the exploitation of technology but about the service to the community. .
SIMON MAINWARING
. De Hollandsche Meesters
.
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
11
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 3
KANAAL.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
WAAROM Social Media is een belangrijk element van de communicatiemix die je als wijkraad hebt. Social Media ondersteunt je bestaande communicatie maar voegt ook een nieuwe manier van communiceren toe. Wij onderscheiden drie typen mediakanalen: Traditionele of Offline Media, Online Media en Social Media.
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
OFFLINE MEDIA Social Media versterkt Offline Media. Zo kan een tweet aandacht schenken aan een nieuwsbrief, kan een Facebook post aandacht schenken aan een uitgebracht advies en kan een Linkedin discussie leiden tot een vergadering over een bepaald onderwerp. Denk na welke Offline Media kanalen je als wijkraad gebruikt en maak ze onderdeel van het Social Media Plan. ONLINE MEDIA Onder Online Media verstaan we (relatief) statische websites, waar bijvoorbeeld nieuws gedeeld wordt of waar je als wijkraad je mening achterlaat (duic.nl of de RTV Utrecht website). Natuurlijk hoort de wijkraadwebsite daar ook bij. SOCIAL MEDIA Social Media is een kanaal waarmee informatie snel gevonden en gedeeld kan worden. Het is een actuele informatiebron voor journalisten en wijkbewoners. In Leidsche Rijn delen mensen op Social Media veel over verkeersonderwerpen. Daardoor kijken meer dan 1.000 mensen actief mee naar verkeersproblemen en kan de verkeerscommissie snel reageren. Social Media is voor de vertegenwoordigende rol van groot belang, de wijkraad wordt daardoor snel meer dan de som van alleen de leden. Maar ook de adviserende rol kan met Social Media sterk benadrukt worden.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
12
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 3
KANAAL.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
DOEN - OFFLINE MEDIA Zorg dat je een overzicht hebt van alle Offline Media waarop je als wijkraad kunt publiceren en waar je informatie kunt halen. Vergeet niet je eigen Offline Media te benoemen.
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
OPDRACHT Op welke bijeenkomsten (naast de wijkraadsvergaderingen en de raadsinformatieavonden) ben je als wijkraad aanwezig? Heb je een nieuwsbrief? Inventariseer op welke (lokale) media je als wijkraad via ingezonden brieven actief kunt worden. DOEN - ONLINE MEDIA Naast de eigen website (waar mogelijkheden tot interactie helpen je adviserende en vertegenwoordigende rol over het voetlicht te brengen) heeft iedere wijk ook fora en nieuwssites waarop de wijkraad actief kan worden. Leidsche Rijn heeft een regionale website waar de voorzitter op gaat bloggen. De blogs zijn aanpassingen van de nieuwsbrief. Zorg ervoor dat updates, aanpassingen en interessante Online Media ook extra aandacht krijgen via Social Media. OPDRACHT Maak een overzicht van alle lokale fora en nieuwssites waarop je als wijkraad kunt publiceren. Denk na over het interactief maken van je eigen website.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
13
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 3
KANAAL.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
DOEN - SOCIAL MEDIA De belangrijkste Social Media waar wijkraden in Utrecht mee te maken hebben zijn Linkedin, Twitter en Facebook. In de nabije toekomst zullen Pinterest, Instagram en Google+ ook een rol kunnen spelen, maar voorlopig richten we ons op de eerste drie. Maak op deze drie sites aparte kanalen aan voor de wijkraden en zorg ervoor dat je stakeholders en doelgroepen gaat volgen en de dialoog aangaat met
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
volgers, vrienden en fans. OPDRACHT Ga actief Social Media gebruiken om je bereik te vergroten. Dat kan door: 1. Mensen en organisaties te volgen vanuit je Twitteraccount. 2. Deel te nemen aan discussies in Linkedin Groepen en mensen uit te nodigen om een connectie aan te gaan. 3. Likes en followers te vragen op de Facebookpagina van de wijkraad. EXTRA Zorg er voor dat je via alle communicatiekanalen een eenduidige beeld geeft van de wijkraad. Dat betekent dat je in alle profielen helder beschrijft wie je bent en wat de wijkraad doet. Vergeet niet aan te geven hoe er contact met je opgenomen kan worden. Gebruik overal dezelfde kleurstelling, lettertypes en logo’s.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
14
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 4
DOEL.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
STAP 5 CAMPAGNE
.
QUOTE OVER DOELEN
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
.
The goal of Social Media is to turn customers into a volunteer marketing army. .
JAY BEAR
. De Hollandsche Meesters
.
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
15
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 4
DOEL.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
WAAROM Het stellen van doelen is een belangrijk onderdeel van elk plan. Nu we hebben bepaald wat de thema’s zijn van de wijkraad, wie de doelgroepen en stakeholders zijn en via welke kanalen er gecommuniceerd kan worden moeten de doelen gesteld worden. Deze doelen zijn tweeledig: zowel adviserend als vertegenwoordigend.
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
VERTEGENWOORDIGING Hoe meer mensen en organisaties de wijkraden bezoeken, hoe meer mensen de wijkraadpleging invullen, hoe meer mensen de wijkraad actief volgen op Facebook, Twitter en Linkedin hoe steviger je als wijkraad staat. De politiek en de media zijn eerder geneigd je advies te plaatsen en over te nemen als je een grote achterban hebt (naast goede inhoudelijke adviezen). Een actief beleid om je achterban te vergroten helpt om de positie van de wijkraad te verstevigen als een adviesorganisatie waarmee rekening gehouden moet worden. ADVISERING De belangrijkste taak van een wijkraad is het geven van adviezen aan het college van B&W. Bepaal over welke thema’s je als wijkraad advies wilt geven. Koppel de onderwerpen van de vergadering aan de adviezen. Een vergadering over ouderen kan leiden tot een advies aan het College over de aandachtspunten van de decentralisatie van de AWBZ in de wijk. Bekijk hoeveel adviezen de afgelopen jaren uitgebracht zijn en maak een schema met bijvoorbeeld iedere kwartaal minimaal een advies.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
16
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 4
DOEL.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
DOEN - VERTEGENWOORDIGING Verzamel de gegevens van het aantal bezoekers op je website, bij de wijkraad en op Social Media. Bedenk een actie om het bereik onder de achterban te vergroten.
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
OPDRACHT Bedenk acties om het bereik van de wijkraad te vergroten en zet ze uit in de tijd. Vergeet niet om Offline Media te gebruiken. Wijkraad Leidsche Rijn heeft een keer in de lokale krant een “nieuwsbericht” geplaatst dat we bijna 500 leden op onze Linkedin Groep hadden. Een berichtje in de nieuwsbrief van de gemeente dat we wijkraadsleden zoeken was heel succesvol. DOEN - ADVISERING Zet een Social Media Kalender op met de stappen die je standaard zet bij het uitbrengen van een advies. Zo’n kalender (met wie wat waneer doet) zorgt er voor dat het advies onder de aandacht komt van de doelgroepen en de stakeholders. OPDRACHT Definieer (bijvoorbeeld in Excel) de verschillende stappen die je neemt om een advies uit te brengen en onder de aandacht te brengen. Koppel daaraan de Social Media uitingen en maak daarbij gebruik van bestaande contactgegevens.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
17
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 5
CAMPAGNE.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
STAP 5 CAMPAGNE
.
QUOTE OVER CAMPAGNES
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
.
It’s easier done than said. .
@SOLAND
. De Hollandsche Meesters
.
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
18
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 5
CAMPAGNE.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
WAAROM Nu de thema’s bekend zijn, de doelgroepen en stakeholders gedefinieerd, de kanalen benoemd en de doelen helder kunnen we concrete Social Media Campagnes gaan opzetten. De campagnes zijn korte Social Media projecten met een kop en een staart waarmee je als wijkraad aan de slag kunt. Hierbij gaan we uit van de zogenaamde Social Moments.
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
SOCIAL MOMENTS Social Moments zijn concrete momenten waaromheen een Social Media Campagne gebouwd kan worden. Deze momenten zijn bijvoorbeeld een vergadering van de wijkraad, een wijkraadpleging, een RIA (RaadsInformatie Avond) of een bestemmingsplanprocedure. Voor, tijdens en na deze Social Moments kan er via Social Media (maar ook op andere manieren) gecommuniceerd worden. Het is verstandig om te beginnen met een of twee campagnes tegelijkertijd, en daarvan te leren. De ervaringen kunnen per campagne verzameld worden en er kan snel een standaard campagneformat gemaakt worden. STRATEGIE Per campagne bepaal je de doelen (SMART): Hoeveel bereik wil je, wat wil je dat mensen en organisatie gaan doen (Call to Action) en welke boodschap geef je mee. Het is goed om dit zo concreet en reëel mogelijk te houden. Door vaker campagnes te houden kunnen de doelstellingen ambitieuzer worden. ACTIES Per campagne definieer je acties. Deze acties hebben betrekking op de inhoud. Onder inhoud wordt niet alleen de boodschap verstaan (wat je wilt vertellen) maar ook de verbeelding (hoe het eruit ziet). Wees creatief, maar houd het focus op de inhoud en vertel niet teveel.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
19
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 5
CAMPAGNE.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
DOEN - SOCIAL MOMENTS Denk na welke de Social Moments in je wijk zijn. Creëer ook je eigen Social Moments. Een wijkraadpleging via Linkedin kan best wel twee weken duren. Gedurende die periode kan pers aandacht besteden aan een deadline (nog drie dagen voordat de wijkraadpleging over ‘groen door Wijkraad Noordoost’ wordt afgerond, dus vul nu in op ….
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
OPDRACHT Maak een agenda voor de komende drie maanden. Start met een Social Media Campagne voor een wijkraadsvergadering en een Social Media Campagne voor het publiceren van een wijkraadadvies. DOEN - STRATEGIE Bepaal per Social Media campagne wat je kwantitatieve en kwalitatieve doelen zijn, en benoem deze. Als wijkraad wil je een aankondiging in het ADUN. Je wilt je advies misschien “exclusief“ in de Telegraaf krijgen (daar zijn ze gevoelig voor) of je wilt minimaal 10 jongeren en 5 vertegenwoordigers van jongerenorganisaties in de vergadering hebben. OPDRACHT Definieer helder welke reactie je verwacht bij de doelgroep en de stakeholders. Maak deze zo SMART mogelijk.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
20
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 5
CAMPAGNE.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
DOEN - ACTIES De laatste stap is het maken van een overzicht van concrete acties die je gaat ondernemen om de strategie die je voor deze Social Media campagne hebt gedefinieerd uit te voeren. Wees hierbij ook weer creatief en concreet.
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
OPDRACHT Maak een actielijst en geef aan wie wanneer wat gaat doen. En via welk Social Media kanaal.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
21
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 6
CONTENT.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
STAP 5 CAMPAGNE
.
QUOTE OVER CONTENT
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
.
You are what you share. .
CHARLES LEADBEATER
. De Hollandsche Meesters
.
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
22
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 6
CONTENT.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
WAAROM We hebben het al eerder over de inhoud (’Content’ in Social Media termen) gehad. Een van de meest gehoorde redenen waarom Social Media niet succesvol ingezet wordt is de hoeveelheid tijd die eraan besteed moet worden. Veel tijd zit in het maken van tweets, het opzetten van een blog of het posten van updates. Door vooraf over tekst en beeld na te denken en door het te verzamelen kan sneller en
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
beter invulling gegeven worden aan de Social Media uitingen. TEKST 1. Websitetekst (vaak al gemaakt): deze kan als basis dienen voor de thema’s en beschrijft de visie van de wijkraad over bijvoorbeeld woningsplitsing. 2. Nieuwsbrieven of berichten: deze kunnen hergebruikt worden, maar in de nieuwsbrief kan ook een overzicht geplaatst worden van de meest populaire tweets of de mooiste foto op Facebook. 3. Wijkraadadvies: dit is een bron van informatie waar wijkraden goed beargumenteerd een standpunt verwoorden. Deze kunnen prima gebruikt worden op nieuwsfora, bijvoorbeeld als reactie op een discussie. 4. Tweets & FacSocial Mediaposts: deze kunnen eenvoudig voorbereid worden. 5. Polls: op de eigen website, bij Linkedin en op Facebook zijn polls (korte vragenlijsten) een prima manier om informatie te verzamelen. De reacties op deze polls kunnen weer gebruikt worden voor een discussie op de website. 6. Notulen: elke wijkraad maakt notulen die via Social Media eenvoudig gedeeld kunnen worden (je kunt de notulen bijvoorbeeld op Slideshare zetten). 7. Presentaties: wijkraad Leidsche Rijn gebruikt altijd een beamer om de onderwerpen van de vergadering te presenteren. Deze presentaties kunnen ook via de website of Slideshare extra gedeeld worden.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
23
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 6
CONTENT.
STAP 7 MEET
3. 4. 5.
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
BEELD 1. Video: na persoonlijke contact, het meest krachtige communicatiemiddel. Video komt het dichtst bij de manier waarop wij onderling communiceren: kijken en luisteren. Het opnemen van een interview, het maken van een informatieve video over een actueel thema of het op video vastleggen van een bijeenkomst is een aansprekende en effectieve manier om te laten 2.
STAP 2 DOELGROEP
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
zien dat je als wijkraad actief bent. Foto’s: van wijkraadsleden en vergaderingen: ze maken duidelijk dat er mensen in de wijkraad zitten die aan te spreken zijn, die als vrijwilliger werken en die je als inwoner misschien kent. Of van locaties (via Google Maps of Google Street) in de wijk, om aan te geven waar bepaalde thema’s een rol spelen. Logo wijkraad: laat kleuren en lettertypes terugkomen in bijvoorbeeld het advies aan het College. Plattegronden: van situaties (vaak te verkrijgen via de gemeente). Beelden van derden: Stockvideo- of foto’s. Of door gewoon via Twitter aan je volgers te vragen of ze een video of foto van een bepaald onderwerp kunnen maken.
BESTAANDE CONTENT Er wordt door wijkraden veel gepubliceerd. Deze publicaties kunnen hergebruikt worden (Content Recycling). Berichten van andere groepen uit de wijk kun je als wijkraad ook gebruiken (Content Creation). Denk hierbij bijvoorbeeld aan: • Het publiceren van berichten van het wijkbureau (mits relevant), • Het aankondigen van evenementen, • Het feliciteren van een ondernemer die een prijs gewonnen heeft.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
24
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 6
CONTENT.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
BESTAANDE CONTENT (VERVOLG) De lijst van te gebruiken content is onuitputtelijk. Volgers van wijkraden zijn geïnteresseerd in wat er in de wijk speelt en waarderen informatie over de wijk. Maar ook extra aandacht aan adviezen uit het verleden, notulen van de afgelopen vergadering of foto’s op Facebook maken dat een bezoek aan de Social Media van de wijkraad aantrekkelijk wordt.
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
OPDRACHT Maak een opsomming van bestaande content en van content die andere partijen op Social en Online Media publiceren. Zorg ervoor dat je wekelijks (of nog liever dagelijks) op de relevante kanalen een of meer berichten plaatst die waardevol kunnen zijn voor je volgers. NIEUWE CONTENT Naast bestaande content is nieuwe content natuurlijk aantrekkelijk. Nieuwe content trekt vaak meer aandacht doordat het meer nieuwswaarde heeft. Het is van belang om binnen de wijkraad mensen te vinden die het leuk vinden om nieuwe content te (laten) produceren of die een bijdrage willen leveren aan het creëren van de nieuwe content. Of het nu het maken van een video, het maken van foto’s of het schrijven van een opiniestuk is. OPDRACHT Maak per Social Media Campagne: 1. Drie tweets die je voor, tijdens en na het Social Moment kunt plaatsen. 2. Een stuk waarmee je een discussie op Linkedin begint over een onderwerp. 3. Een poll op Facebook over een onderwerp. 4. Een overzicht van andere content (nieuw of bestaand) die je zou kunnen inzetten.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
25
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 6
CONTENT.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
DOEN - EXTRA OPDRACHT NIEUWE CONTENT Voor gevorderden is het maken van een blog of het opstellen van een wijkraadpleging op je website (waar je dan weer mensen naar verwijst via Social Media) nog een extra mogelijkheid.
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
EXTRA Zorg ervoor dat meerdere mensen toegang hebben tot de verschillende Social Media kanalen. Denk daarbij aan bestuursleden, leden van de commissie communicatie en de voorzitters van de verschillende commissies.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
26
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 7
MEET.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
STAP 5 CAMPAGNE
.
QUOTE OVER METEN
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
.
Just because you can measure everything doesn’t mean you should. .
W. EDWARDS DEMING
. De Hollandsche Meesters
.
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
27
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 7
MEET.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
WAAROM Het succesvol inzetten van Social Media valt of staat met het bereiken van resultaten. Daarbij moet er een goede balans zijn tussen input en output. Alleen Social Media gaat er niet voor zorgen dat alle adviezen van de wijkraad door het college overgenomen worden, maar het gaat wel helpen. Alleen Social Media gaat er niet voor zorgen dat iedereen in de wijk weet wie de wijkraad is en dat
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
iedereen meepraat en haar mening deelt met de wijkraad, maar het gaat wel helpen. REACH Het eerste dat we kunnen meten is Reach, oftewel, hoeveel mensen kennen en volgen de wijkraad. Hierbij gaat het om eenvoudige Social Media KPI’s (Key Performance Indicators) en het aantal volgers op Twitter, het aantal leden van de Linkedin Groep of het aantal likes op Facebook. REACT Het tweede dat we gaan meten is React, oftewel, hoeveel reacties krijg je als wijkraad op je Social Media uitingen. Hoeveel mensen reageren op tweets of retweeten ze, hoeveel mensen reageren op discussies op Linkedin, hoeveel vragen worden via Facebook aan de wijkraad gesteld. Deze cijfers geven aan hoe de dialoog en de interactie is. RESULT Vooral bij Social Media Campagnes is het resultaat goed te meten. Daarbij is het resultaat niet of een advies wordt overgenomen, maar of het advies in de pers komt, of raadsleden er vragen over willen stellen in een RIA of dat er positieve reacties op het advies op de website komen. De vertegenwoordigende rol uit zich vooral in Reach en React cijfers, de adviserende rol vooral in Result. Ga er van uit dat er eerst een aantal maanden vooral op Reach en React gestuurd moet worden voordat er echt Result behaald wordt.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
28
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
STAP 7
MEET.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
KPI’S De KPI’s zijn voor de verschillende Social Media Kanalen helder te verzamelen. Maak een heldere 0-meting en laat zien hoe je op de Reach en React-as elke periode voortgang boekt.
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
OPDRACHT Begin met een 0-meting. Meet het aantal vrienden op Facebook, het aantal volgers op Twitter en het aantal leden van de Linkedin Groep voor de wijkraad. Meet ook hoeveel bezoekers je website heeft en hoeveel mensen de wijkraadpleging invullen. En meet het aantal mensen dat je wijkraad bezoekt. Mede door Social Media is het bezoek bij sommige wijkraden de afgelopen jaren meer dan verdubbeld. OPDRACHT Meet hoeveel interactie er is. Dat kan per Social Media kanaal via gratis tools maar ook (voor gevorderden) via betaalde tools. TOOLS Via Facebook Insights kun je als paginabeheerder het bereik meten. Via Tweetcounter kun je meten wat het bereik en de interactie is op je tweets. Op Linkedin Groepen is te vinden hoeveel leden je hebt en met welke achtergrond.
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
29
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
STAP 1 STRATEGIE
OUTRO
COLOFON.
STAP 7 MEET
STAP 2 DOELGROEP
SOCIAL MEDIA PLAN
STAP 6 CONTENT
EBOOK Het Ebook ‘Aan de slag met Social Media Plan’ is geproduceerd door De Hollandsche Meesters in opdracht van Angeline Diederen van het Kenniscentrum Participatie van de gemeente Utrecht. Het Ebook is rechtenvrij en mag met referentie naar de producent en auteur vrijelijk gedistribueerd
STAP 5 CAMPAGNE
STAP 3 KANAAL
STAP 4 DOEL
worden door de gemeente Utrecht. PRODUCENT De Hollandsche Meesters, november 2013 AUTEUR Xander Coolen (Social Media Adviseur - De Hollandsche Meesters) REDACTIE Marcel van den Berg (Story Teller - De Hollandsche Meesters) VORMGEVING Peter van der Herberg (Content Creator - De Hollandsche Meesters)
De Hollandsche Meesters .
.
WWW DEHOLLANDSCHEMEESTERS NL
30
OEFENING VOOR @WIJKRADEN030 EEN PUBLICATIE VAN DE HOLLANDSCHE MEESTERS
