SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5 -7
TINJAUAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERLENGKAPAN KANTOR PADA PT.WIJAYA KARYA Indria Widyastuti AMIK BSI Jakarta Email:
[email protected]
ABSTRAK —Pengelolaan inventarisasi peralatan, transaksi peminjaman dan sebagainya, yang mana bila dikerjakan secara konvensional akan membutuhkan banyak tenaga, waktu dan tempat. Hal ini akan menyebabkan penerapan sistem informasi belum dapat berjalan dengan baik. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif kualitatif. Berdasarkan hasil peninjauan yang dilakukan pada PT. Wijaya Karya maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa dalam melaksanakan sistem informasi akuntansi perlengkapan sudah berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur yang telah dibuat oleh PT. Wijaya Karya. Walaupun dalam pelaksanaanya masih menghadapi hambatan/kendala, namun PT. Wijaya karya telah menemukan solusi-solusi untuk menghadapi kendala yang dihadapi tersebut sehingga pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan tetap berjalan dengan baik. Kata Kunci: sistem informasi akuntansi, pembelian, perlengkapan kantor ABSTRACT —Inventory management equipment, lending transactions and so on, which when done conventionally will require a lot of manpower, time and place. This will cause the application of information systems have not been able to run properly. In this study the authors used descriptive qualitative methods. Based on the results of a review conducted at PT. Wijaya Karya, the authors can draw the conclusion that in implementing accounting information systems equipment in PT. Wijaya Karya has been running well in accordance with procedures that they have been made. Although in its implementation still faces obstacles / obstacles, but PT. Wijaya Karya has found solutions to deal with the constraints faced. Keywords: accounting information system, purchase, office supplies
Dewi Citra Lestari Politeknik LP3i Bandung Bandung
PENDAHULUAN Pengelolaan inventarisasi peralatan, transaksi peminjaman dan sebagainya, yang mana bila dikerjakan secara konvensional akan membutuhkan banyak tenaga, waktu dan tempat (Niswatin, 2013). Hal ini akan menyebabkan penerapan sistem informasi belum dapat berjalan dengan baik. Penerapan sistem informasi akuntansi perlengkapan yang belum berjalan dengan baik disebabkan banyak masalah yang terjadi diantaranya pada saat permintaan perlengkapan. Pada saat permintaan perlengkapan biasanya bagian PPIC atau bagian lainnya yang mengajukan permintaan sering mengisi data yang kurang lengkap, sehingga spesifikasi perlengkapan yang diminta pun tidak jelas hal ini mengakibatkan terhambatnya proses permintaan ke bagian pembelian. Dalam sistem perlengkapan pada bagian procurement atau pembelian juga sering mengalami keterhambatan, masalah yang selalu terjadi yaitu sering menerima permintaan perlengkapan yang berubah-ubah, data dan informasi yang kurang lengkap mengenai perlengkapan yang diminta, sehingga menghambat proses pemesanan. Dan masalah yang timbul juga disebabkan pada persediaan perlengkapan yang dipesan oleh perushaan kepada pemsok tidak tersedia, menyebabkan bagian pemesanan harus mencari perlengkapan ke pemasok yang lain dan membutuhkan waktu yang lama karena perlu melakukan negosiasi kembali. Masalah yang dihadapi saat penerimaan perlengkapan yaitu terhambatnya pencatatan dibagian gudang sehingga jika dipaparkan perlengkapan yang masuk kegudang tidak dicatat terlebih dahulu melainkan perlengkapan yang datang langsung dikirim kelokasi pemesan, hal tersebut mengakibatkan penginputan data pada sistem tertunda. Perbaikan prosedur dalam sistem pembelian persediaan yang baik mencakup prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan
INF-71
ISBN: 978-602-72850-5 -7 mengolahnya menjadi suatu laporan yang akurat (Kriswanto, 2014). Dengan sistem dan prosedur yang baik pada pembelian persediaan maka secara tidak langsung telah memperoleh pengawasan mutu dalam prosedur pembeliannya. Sistem informasi pengadaan peralatan dapat meningkatkan kemampuan teknis SDM pada institusi yang bersangkutan agar pelaksanaan pengadaan barang /jasa yang sebagian atau seluruhnya dilakukan secara efisien, efektif, terbuka dan transparan, serta tidak diskriminatif dan akuntabel. Mudah mengevaluasi terhadap pemakaian peralatan dan bahan sehingga dapat terukur besarnya anggaran biaya peralatan dan bahan tersebut, yang akhirnya dapat digunakan sebagai acuan koreksi secara mendasar atas kecenderungan sikap, cara berfikir dan perilaku birokrasi yang menyimpang dalam pengadaan barang atau jasa (Indra, 2012). Penelitian Sebelumnya 1. Penelitian yang dilakukan (Muhammad Amria Lubis, 2014) Berdasarkan informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi dapat membantu manajemen pada bagian Umum dan Perlengkapan yang berkaitan dengan pemeliharaan Peralatan dan Mesin Kantor untuk meningkatkan efisiensi karena Sistem Informasi dapat menyediakan informasi tentang riwayat pemeliharaan, rekam biaya pemeliharaan dan pelacakan informasi tang relevan seperti penyebab masalah. Sebagai contoh efisiensi dari segi biaya tidak lagi dilakukan pemeliharaan terhadap peralatan yang sudah uzur dan waktu tunggu selama masa perawatan. 2. Penelitian yang dilakukan oleh (Nugraha, 2012) Instansi / perusahaan / organisasi yang akan menggunakan sistem informasi pengelolaan ATK harus mempersiapkan sumber daya manusia sesuai dengan peran masing-masing dalam mendukung sistem secara keseluruhan. Persiapan infrastruktur dalam mendukung sistem pengelolaan ATK ini sangat diperlukan seperti komputer, jaringan komputer dan lain-lain. Instansi / perusahaan / organisasi yang akan menggunakan sistem informasi ini harus mempersiapkan dana yang cukup agar sistem pengelolaan ATK terlaksana dengan baik. 3. Penelitian yang dilakukan oleh (Galih Ariadhi Pranata, 2014) Salah satu bagian yang mendukun proses operasional adalah bagian pengadaan barang dari bagian Administrasi Umum (AU). Pengadaan barang meliputi dua jenis barang yang dibedakan, yaitu barang investasi dan barang supplies. 4. Penelitian yang dilakukan oleh (Gilang Gemilang Wahyu Aji Wijaya, 2013)
INF-72
SNIPTEK 2014 Pemanfaatan tekmologi informasi diperuntukkan bagi peningkatan produktifitas suatu usaha dan juga daya saing usaha tersebut. Semakin tunggi produktivitas suatu usaha semakin besar juga daya saing usaha-usaha tersebut di pasaran.
BAHAN DAN METODE Metodologi Penelitian Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif kualitatif yaitu suatu metode sebuah penulisan yang menggambarkan secara jelas yang telah didapat oleh penulis dari hasil observasi pada perusahaan serta menganalisadata. Data kualitatif adalah data manajerial. data yang dijabarkan secara terperinci sehingga analisis data-data tersebut bersifat spesifik, terutama untuk meringkas data dan menyatukannya dalam suatu alur analisis yang mudah dipahami pihak lain. Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian ini penulis membutuhkan data yang berhubungan dengan kajian yang dibahas antara lain sumber dari: 1. Studi kepustakaan Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara menganalisa melalui buku yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi dalam pengadaan barang. Teknik ini dilakukan paling awal untuk melihat data mengimpun pengetahuan dari berbagai sumber. 2. Penelitian Lapangan a. Pengamatan (Observasi) Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara menganalisa secara langsung pada PT. Wijaya Karya, guna untuk mengetahui pelaksanaan sistem informasi akuntansi perlengkapan kantor. b. Wawancara Teknik pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung kepada pihak yang terkait untuk mendapatkan informasi yang lebih jelas. Dalam penulisan ini penulis melakukan wawancara langsung kepada pihak-pihak yang terkait dengan proses pengadaan perlengkapan. Rancangan Penelitian Sistem Informasi yang akan dibahas meliputi prosedur permintaan pembelian, prosedur pemesanan perlengkapan, prosedur penerimaan perlengkapan dan prosedur penggunaan perlengkapan sampai dengan pembuatan laporan pembelian dan penggunaan perlengkapan yang telah diamati di PT. Wijaya Karyaselama bulan Januari – April 2014.
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5 -7
HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1
Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan PT. Wijaya Karya Dari hasil peninjauan yang dilakukan penulis pada PT. Wijaya Karya tentang sistem informasi akuntansi perlengkapan. PT. Wijaya Karya telah menggunakan sistem yaitu Sistem SAP. sistem SAP adalah sistem yang digunakan untuk mencatat semua transaksi mengenai kegiatan operasional perusahaan yang digunakan oleh bagian akuntansi diperusahaan. 4.1.1 Fungsi – Fungsi Terkait Berjalannya Sistem infomasi akuntansi perlengkapan yang digunakan perusahaan untuk transaksi pengadaan ada beberapa Fungsi-fungsi yang terkait di dalamnya anatara lain adalah: 1. Fungsi User (Pengguna) Fungsi ini mengajukan permintaan pengadaan perlengkapan dalam formulir surat permintaan pengadaan perlengkapan ke bagian procurement. 2. Fungsi Procurement(pembelian) Fungsi procurement bertanggung jawab untuk mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan perlengkapan dan melakukan pemesanan pembelian kepada pemasok yang dipilih serta menginput transaksi pembelian dan melaporkan ke bagian akuntansi. 3. Fungsi Penerimaan (Logistik) Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pmeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok. 4. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan digudang, menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan, menyerahkan perlengkapan /
5.
barang yang diminta atau dibutuhkan oleh pengguna dan kontrol persediaan yang ada digudang. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar, dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar).
4.1.2 Dokumen-Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan oleh masing-masing fungsi yang terkait pada saat pengadaan perlengkapan adalah sebagai berikut: 1. Surat Permintaan Pembelian (SPP) Dokumen ini merupakan formulir yang di isi oleh pemakai perlengkapan atau barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian perlengkapan dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang disebut dalam surat permintaan tersebut. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen dibuat oleh bagian pembelian lalu dikirimkan kepada pemasok. isi surat permintaan penawaran haraga yaitu mengenai perlengkapan yang diminta kepada pemasok. 3. Surat Penawaran Harga Dokumen yang diterima dari pemasok atas surat permintaan penawaran harga yang dikirim oleh bagian pembelian. 4. Surat Pemesanan Pembelian (Purchase Order) Surat pemesanan pembelian adalah surat yang dibuat oleh bagian pembelian untuk memesan perlengkapan kepada pemasok yang telah dipilih. 5. Surat Jalan Dokumen ini adalah dokumen yang diterima oleh fungsienerimaan dari pemasok yang berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang tercantum didalamnya yang ditujukan kepada penerima dan mempunyai kekuatan hukum. 6. Tanda Terima Dokumen ini adalah dokumen yang diterima oleh fungsi penerimaan dari pemasok mengenai barang yang dipesan oleh perusahaan. 7. Laporan Penerimaan Barang. 8. Laporan Pembelian.
INF-73
ISBN: 978-602-72850-5 -7
SNIPTEK 2014
4.1.3. Prosedur Permintaan Perlengkapan 1. Flow Chart Permintaan Perlengkapan Bagian Pengguna (User)
Gambar 1. Flow ChartPermintaan Perlengkapan
Gambar 2. Flow Chart permintaan perlengkapan (Lanjutan) 2. Penjelasan Flow Chart Permintaan perlengkapan a. Bagian Pengguna Dimulai dari bagian pengguna membuat Surat Permintaan Pembelian . Dan mengirimkan SPP ke bagian pembelian c. Bagian Pembelian 1) Bagian pembelian Menerima Surat permintaan pembelian,Cek persediaan
INF-74
perlengkapan ke gudang melalui telpon. 2) Jika persediaan ada maka SPP 2 akan dikirim ke gudang.Jika persediaan tidak ada maka bagian pembelian akan membuat surat permintaan penawaran harga.
SNIPTEK 2014 4.1.4
ISBN: 978-602-72850-5 -7
Prosedur Pemesanan Perlengkapan 1.
Flow Chart Pemesanan Perlengkapan Bagian Pembelian
Gambar 3. Flow Chart pemesanan perlengkapan 2.
Penjelasan Flow Chart Pemesanan Perlengkapan a. Bagian Pembelian menerima Surat permintaan pembelian (SPP). Dari bagian permintaan, bagaian permintaan ini antara lain Plan production and inventory control (PPIC), Enginering, warehouse dan bagian lain yang mengajukan permintaan. b. Mengecek Surat permintaan pembelian, Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sebanyak tiga rangkap dan Mengirimkan SPPH ke pemasok. c. Bagian pembelian menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari pemasok. d. Membuat perbandingan harga. e. Bagian pemebelian Membuat keputusan. f. Jika tidak sesuai dengan harga dan spesifikasi maka bagian pembelian akan membuat kembali surat permintaan penawaran harga sebanyak 3 rangkap dan akan mengirimkannya ke pemasok yang lain. g. Jika sesuai antara harga dan spesifikasi maka bagian pembelian membuar Surat Order Pembelian rangkap 3. h. Surat Order Pemebelian 1. Dikirim ke pemasok.Surat Order Pembelian 2 dikirim ke bagian penerimaan. Surat Order pemebelian 3 diarsipkan berdasarkan tanggal.Surat
INF-75
ISBN: 978-602-72850-5 -7
SNIPTEK 2014
penawaran harga yang dikirim oleh pemasok diarsipkan.Surat permintaan pembelian 2 di arsipkan.Mengirimkan Surat Permintaan Pembelian 1 ke gudang.
4.1.5
Prosedur Penerimaan Perlengkapan 1. Flow Chart Penerimaan Perlengkapan Bagian Penerimaan (Logistik)
Gambar 4. Flow Chart penerimaan perlengkapan
INF-76
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5 -7 Bagian Gudang
Gambar 5. Flow Chart penerimaan perlengkapan (lanjutan)
Gambar 6. Flow Chart penerimaan perlengkapan (lanjutan)
Bagian Akuntansi
Gambar 7. Flow Chart penerimaan perlengkapan (lanjutan) 2. a.
Penjelasan Flow Chart Penerimaan Perlengkapan Bagian Penerimaan 1) Menerima Surat order pembelian dari bagian pembelian. 2) Menerima Barang dan Surat jalan yang dikirimkan oleh pemasok. 3) Memeriksa barang berdasarkan PO dan Surat jalan. 4) Jika barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan maka bagian penerimaan membual laporan penerimaan barang (LPB). 5) Membuat Laporan penerimaan barang sebanyak 3 (tiga) rangkap. INF-77
ISBN: 978-602-72850-5 -7
b.
c.
d.
4.1.6
SNIPTEK 2014
6) Rangkap pertama beserta barang yang diterima dikirim ke bagian gudang. 7) Rangkap ke dua dikirim kebagian pembelian. 8) Laporan Penerimaan Barang Rangkap 3 akan di arsipkan. 9) SOP 2 dan surat jalan yang telah ditandatangani di arsipkan. Bagian Gudang 1) Menerima Barang dan laporan penerimaan barang dari bagian logistik. Memeriksa barang dan menyimpan barang. 2) Input barang masuk ke kartu persediaan. Bagian Pembelian 1) Menerima Laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan / logistic, Cek Laporan penerimaan barang. 2) Membuat laporan penerimaan barang rangkap 2, Rangkap 1 di input ke buku pembelian.Rangkap 2 dikirim ke bagian akuntansi. Bagian Akuntansi 1) Menerima Laporan pembelian barang/perlengkapan dari bagian pembelian. 2) Cek laporan pembelian barang/perlengkapan. 3) Input data mengenai laporan pembelian ke buku jurnal umum atau jurnal khusu pembelian dan diarsipkan. Prosedur Pemakaian Perlengkapan 1. Flow Chart Pemakaian Perlengkapan Bagian Gudang
Gambar 9. Flow Chart pemakaian perlengkapan (Lanjutan)
Gambar 8. Flow Chart pemakaian perlengkapan 2.
INF-78
Penjelasan Flow Chart Pemakaian Perlengkapan a. Bagian Gudang 1) Menerima Surat permintaan pembelian dari bagian pembelian. 2) Memeriksa laporan permintaan 3) Mengirimkan barang ke bagian yang mengajukan permintaan. 4) Input laporan pengeluran barang ke buku persediaan persediaaan. b. Bagian Pengguna (User) 1) Menerima Barang/perlengkapan dari bagian gudang.
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5 -7
KESIMPULAN Kesimpulan Berdasarkan hasil peninjauan yang dilakukan pada PT. Wijaya Karya, mengenai pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan,maka penulis dapat menarik kesimpula sebagai berikut: Dalam melaksanakan sistem informasi akuntansi perlengkapan yang dilakuakan di PT. Wijaya Karya sudah berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur yang telah dibuat oleh PT. Wijaya Karya. Walaupun dalam pelaksanaanya masih menghadapi hambatan/kendala, namun PT. Wijaya karya telah menemukan solusi-solusi untuk menghadapi kendala yang dihadapi tersebut sehingga pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan tetap berjalan dengan baik. Saran Saran-saran yang dapat diberikan oleh penulis atas pelaksanaan peninjauan yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut bagi PT. Wijaya Karya perlu dibuatkan flow chart kembali dalam prosedur pemakaian agar penggunaan dokumen laporan penerimaan dan pengeluaran barang gudang dapat dilaksanakan dengan baik sehingga tidak terjadi lagi penyimpangan yang menyebabkan penginputan data tertunda sehingga perlengkapan antara fisik dengan catatan perlengkapan selalu sama/ selalu akurat.
UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu berpartisipasi dalam melakukan penelitian ini, diantaranya kepada: a. Pimpinan PT Wijaya Karya b. Staf Bagian Pembelian di PT Wijaya Karya c. Staf Bagian Gudang di PT Wijaya Karya d. Dan pihak-pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu
REFERENSI Galih Ariadhi Pranata, H. T. (2014). Rancang Bangun Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang Berbasis WEB Di STMIK STIKOM Surabaya. Jurnal Sistem Informasi Vol 3 No 1 , 197-203. Gilang Gemilang Wahyu Aji Wijaya, E. C. (2013). Sistem Informasi Toko Alat Tulis dan Fotocopy Bengawan. Jurnal Ilmoah Go Infotech Vol 19 No 1 , 14-20. Indra. (2012). Sistem Informasi Pengadaan Peralatan dan Bahan Praktek Mahasiswa Program Studi Teknik Listrik. Jurnal Ilmiah Elite Elektro Vol 3 No 2 , 132-138. Kriswanto, R. F. (2014). Analisa dan Evaluasi Sistem Pembelian Persediaan dan Penjualan Tunai Pada PT. ZRB. Binus Business Review Vol 5 No 1 , 355-368. Muhammad Amria Lubis, I. M. (2014). Pengaruh Penerapan Sistem Informasi Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Kantor Pada Efisiensi. Jurnal Edik Informatika Vol 3 No 1 , 8-17. Niswatin, R. K. (2013). Sistem Informasi Terdistribusi Pada Manajemen Inventarisasi Peralatan Laboratorium. Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia. Yogyakarta: STMIK AMIKOM. Nugraha, D. W. (2012). Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Berbasis WEB. Majalah Ilmiah Mektek Vol XIV No 2 , 44-51.
INF-79
