SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
SISTEM INFORMASI PENCATATAN DAN PELAPORAN KEUANGAN BERBASIS WEB PADA KOMISI PENANGGULANGAN AIDS Prayitno STMIK Nusa Mandiri Jakarta
[email protected]
ABSTRAK — Aplikasi penunjang proses pencatatan dan pelaporan di bidang keuangan sangat diperlukan oleh sebuah institusi terutama sebagai media pengukur output kinerja dalam periode tertentu. Terpengaruhi oleh perkembangan teknologi saat ini, membuat kita dapat dengan mudah untuk memperoleh informasi kapan dan dimanapun berada. Kurang cepat dan akurat dalam penyajian data pelaporan yang diinginkan menjadi salah satu permasalah yang dihadapi oleh sebuah institusi. Hal tersebut biasanya terjadi karena aplikasi penunjang masih bersifat stand alone, padahal sebenarnya proses bisnis yang terjadi saling terkait dengan basis data dari aplikasi lain. Aplikasi pencatatan dan pelaporan berbasis web ini dibangun menggunakan perangkat lunak PHP sebagai penghubung antara tampilan dan database dan MySQL sebagai server basis data, dengan kemampuan mencatat dan melaporkan data yang sudah di input oleh petugas keuangan. Pelaporan disajikan dalam tiga bentuk tampilan, yaitu: grafik, tabel dan berupa file excel. Kata Kunci: Sistem pencatatan dan pelaporan, aplikasi keuangan, aplikasi berbasis web. PENDAHULUAN Penerapan sistem informasi di era teknologi informasi saat ini sudah menjadi kebutuhan yang krusial bagi proses bisnis sebuah organisasi. Hadirnya sistem informasi dapat mempermudah dalam pelaksanaan kegiatan perencanaan hingga pertanggungjawaban, tak terkecuali transaksi keuangan yang bisa digunakan untuk mengukur output kinerja suatu organisasi. Sistem informasi pencatatan dan pelaporan keuangan berbasis web menitik beratkan pada data aliran dana yang diwujudkan dalam sebuah pencatatan dan
pelaporan penerimaan dana, penganggaran dana hingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan kegiatan dalam rencana kerja organisasi. Hal serupa juga dialami oleh Komisi Penanggulangan AIDS dalam melakukan proses
INF-544
Endy Siscareindra STMIK Nusa Mandiri Jakarta
[email protected]
pencatatan dan pelaporan aliran dana. Tidak menutup kemungkinan terjadi beberapa kendala yang sering dihadapi, diantaranya perbedaan hasil perhitungan ketika dilakukan peninjauan ulang, bahkan terlambatnya pelaporan karena hal-hal teknis terkait kemampuan aplikasi yang saat ini digunakan. Oleh karena itu Penulis akan mencoba membuat sebuah aplikasi berbasis web dengan fokus pada proses pencatatan dan pelaporan keuangan dari tingkat nasional hingga provinsi dan kabupaten kota. Pembuatan aplikasi berbasis web ini dipilih dengan pertimbangan lebih mudahnya diakses yang berakibat pada efisiensi kerja, menggunakan satu database sehingga dapat dengan mudah melakukan integrasi dengan aplikasi lain serupa juga dalam melakukan pengembangan sistem lebih lanjut. BAHAN DAN METODE Dalam rangka untuk mendapatkan data dan informasi pada sistem yang berjalan dilakukan dengan cara penelitian lapangan dan penelitian kepustakaan. Hasil pengumpulan data dan informasi kemudian dianalisa untuk mencari, menemukan permasalahan dan digunakan sebagai acuan dasar pengembangan sistem yang akan diusulkan. Yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyusunan skripsi ini diantaranya : 1. Observasi (Observation). Penulis melakukan pengamatan langsung di Komisi Penanggulanan AIDS Nasional yang beralamat di Menara Topas, Lt.9, Jl. M.H. Thamrin Kav.9, Jakarta, pada hari Jumat tanggal 26 April 2013 untuk mendapatkan data. 2. Wawancara (Interview). Penulis melakukan wawancara pada Divisi Keuangan 1 Komisi Penanggulangan AIDS Nasional dengan Bapak Cornelis Indarto selaku Asisten Deputi Keuangan 1 pada hari Jumat 26 April 2013, pukul 16.00 Wib sampai dengan selesai. 3. Studi Pustaka (Literature). Penulis mendapatkan pengayaan pustaka melalui buku, artikel atau jurnal juga teori melalui media internet yang berkaitan dengan masalah yang dibahas.
SNIPTEK 2014 4. Analisa Kebutuhan Software Dalam tahap ini Penulis melakukan analisa kebutuhan sistem guna menentukan solusi perangkat lunak (software) yang digunakan sebagai proses komputerisasi bagi sistem. Hasil analisa berupa rekomendasi dalam hal spesifikasi teknis proses pengembangan sistem yang berisikan hal berkaitan dengan kebutuhan personal dan umum. A. Desain Desain dan pembuatan program berkonsentrasi pada bagaimana sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan sistem yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi. Dalam fase ini akan dibedakan menjadi dua kategori tampilan, yaitu tampilan yang dapat diakses oleh publik tanpa melakukan proses login terlebih dahulu dan tampilan pribadi untuk administrator atau operator melakukan proses pengolahan data. Metode ini menggunakan aplikasi Adobe Macromedia Dreamweaver CS5 untuk pengolahan tampilan, bahasa pemograman PHP sebagai penghubung antara tampilan dan database MySQL yang digunakan. B. Code Generation Tahap ini merupakan hasil dari fase-fase sebelumnya yang dituangkan kedalam penulisan kode menggunakan bahasa pemograman PHP dengan konsep dasar pemrograman terstruktur, yaitu membuat kumpulan instruksi yang akan dieksekusi sesuai dengan prosedur dan fungsinya. Untuk melakukan pemograman ini dibutuhkan perangkat-perangkat pemograman yang mampu melakukan code editor, compiler, interpreter dan aneka perangkat lunak lainnya sesuai dengan kebutuhan pemograman. C. Testing Setelah penulisan kode program, proses berikutnya melakukan pengujian terhadap aplikasi yang sudah dibangun. Pengujian dilakukan menggunakan metode Black Box Testing yaitu dengan cara memberikan sejumlah input pada program aplikasi. Input tersebut kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah program aplikasi dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai pula dengan fungsi dasar dari program aplikasi tersebut. Pengujian aplikasi ini dibantu oleh aplikasi penjelajah internet diantaranya: Safari, Mozila Firefox, Google Chrome dan Internet Explorer. D. Support Fase ini merupakan upaya pemeliharaan terhadap sistem yang telah dibangun dalam mengantisipasi perkembangan atau perubahan sistem. Untuk menunjang berjalannya sistem, memerlukan perangkat keras berupa komputer, menggunakan operating sistem yang dapat
ISBN: 978-602-72850-5-7 menjalankan aplikasi web server (Apache), bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database dengan minimal kecepatan processor 2GHz, ram 1GB dan harddisk 80GB. Aplikasi yang telah dibangun dapat juga diintegrasikan dengan aplikasi berbasis web lainnya jika diinginkan. Untuk menanggulangi perubahan berarti pada sistem, dilakukan pemeliharaan berkala jika diperlukan. Sistem pencatatan dan pelaporan keuangan yang berlangsung pada Komisi Penanggulangan AIDS Nasional saat ini adalah sebagai berikut: Petugas keuangan di Kabupaten/Kota seluruh Indonesia membuat laporan keuangan, lalu dikirimkan ke Provinsi masing-masing. Petugas keuangan di Provinsi membuat laporan keuangan untuk internal Provinsi, lalu melakukan peninjauan ulang laporan keuangan dari tiap Kabupaten/Kota dan menggabungkannya menjadi laporan keuangan Provinsi yang selanjutnya dikirimkan ke tingkat Nasional. Petugas keuangan di Nasional (Koordinator Wilayah Keuangan) melakukan peninjauan ulang laporan keuangan dari Provinsi, setelah itu digabungkan dengan laporan keuangan dari internal Komisi Penanggulangan AIDS Nasional (KPAN) dan Direktorat Jendral Pemasyarakatan (DITJENPAS) menjadi laporan keuangan nasional. Hasil laporan keuangan nasional akan ditinjau ulang oleh Asisten Deputi Keuangan atau Deputi Dukungan Umum yang selanjutkan diserahkan ke Sekretaris KPAN. Sekretaris KPAN mengikut sertakan hasil laporan keuangan yang sudah ditinjau ulang dalam laporan pertanggungjawaban kepada pihak penyandang dana.
act Sistem Berj alan Petugas Kab/Kota
Petugas Prov insi
Koordinator Wilayah Keuangan
Asisten Deputi Keuangan/Deputi Dukungan Umum
Sekretaris KPAN
Start
membuat laporan keuangan Kab/Kota
menerima dan memeriksa laporan keuangan Kab/Kota
membuat laporan keuangan Prov insi
menerima dan memeriksa laporan keuangan Prov insi
membuat laporan keuangan Nasional
menerima dan memriksa laporan keseluruhan
menerima laporan keseluruhan
mempertanggungj aw abkan laporan keuangan kepada pemberi dana
End
Gambar 1. Activity Diagram Proses Pencatatan dan Pelaporan Keuangan HASIL DAN PEMBAHASAN Berikut ini spesifikasi kebutuhan (system requirement) dari sistem informasi pencatatan dan pelaporan keuangan berbasis web pada Komisi Penanggulangan AIDS Nasional adalah:
INF-545
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
Halaman publik. - Melihat grafik secara keseluruhan. - Melihat data keuangan Nasional dalam bentuk tabel. - Melihat data keuangan tiap Provinsi dalam bentuk tabel. - Melihat data keuangan tiap Kabupaten/Kota sesuai Provinsinya dalam bentuk tabel. Halaman petugas. - Petugas keuangan Nasional mengelola data keuangan Nasional. - Petugas keuangan Provinsi mengelola data keuangan Provinsi. - Petugas keuangan Kabupaten/Kota mengelola data keuangan Kabupaten/Kota. Halaman administrator - Administrator mengelola data keseluruhan, seperti: mengelola data pengguna, data sumber dana beserta outputnya, data Provinsi juga Kabupaten/Kota, bahkan dapat melakukan perubahan pada data anggaran dan biaya.
pkg Petugas Nasional Mengelola Data Nasional
Tambah «include» Pilih Menu Penerimaan Dana
«extend» «include» Tampilkan Daftar Data
«include»
«extend»
«include»
User Publik
Tampilkan Grafik Nasional
Detail
«extend»
Gambar 2. Use Case Diagram Melihat Grafik Keseluruhan Tabel 1. Deskripsi Use Case Diagram Melihat Grafik Keseluruhan Use Case Name Requirements Goal Pre-conditions Post-conditions Failed end condition Primary Actors Main Flow/Basic Path Alternate Flow/Invariant 1 Invariant 2
Melihat Grafik Keseluruhan A1 User publik dapat melihat data grafik keseluruhan User publik pilih menu dashboard Data keuangan tampil dalam bentuk grafik Grafik tidak tampil User publik User publik pilih menu dashboard User publik pilih periode dan sumber dana -
«extend» «include»
Ekspor
Hapus
«extend»
Tampilkan Detail Data
Simpan
Gambar 3. Use Case Diagram Mengelola Data Tingkat Nasional Tabel 2. Deskripsi Use Case Diagram Mengelola Data Tingkat Nasional Use Case Name
Melihat Grafik Keseluruhan
Requirements Goal
B1 Petugas dapat mengelola data keuangan tingkat Nasional Petugas telah login Data keuangan tersimpan Gagal menyimpan data
Failed end condition Primary Actors
Petugas tingkat Nasional Main 1. Petugas pilih menu Flow/Basic input data Path 2. Petugas pilih tambah data 3. Petugas pilih simpan data Alternate Petugas dapat Flow/Invariant melakukan ubah, hapus 1 dan ekspor data Invariant 2 -
act Melihat Grafik Keseluruhan
Pilih Menu Dashboard
Tampilkan Grafik Nasional
Start
Merge Cetak
Pilih Periode
End Tampilkan Data Grafik Detail
Gambar 4. Activity Keseluruhan
INF-546
«extend»
Pilih Menu Biaya Bulanan
Petugas Nasional
Pre-conditions Post-conditions Tampilkan Data Grafik Detail
«extend»
«include»
Pilih Periode
«include»
Ubah «extend»
Pilih Menu Anggaran
pkg Melihat Grafik Keseluruhan
Pilih Menu Dashboard
Tampilkan Form Pengisian Data
«include»
Diagram
Melihat
Grafik
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7 cmp Component Diagram
«component» DataKabupatenKota
«component» DataProv insi
«component» Anggaran
«component» DataSumberDana
«component» Penerimaan Dana
Gambar 5. Desain Pelaporan Keuangan
Database
Pencatatan
dan
«interface» BiayaBulanan
«component» Pelaporan
Gambar 6. Component Diagram Sistem Informasi Pencatatan dan Pelaporan Keuangan deployment Deploymen Diagram
Client A : Web Brow ser
Tabel 2. Spesifikasi File Tabel Anggaran No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Elemen Data Nomor id Kode sumber dana Kode output Kode Provins i Kode Kabupa ten Kode user Nilai anggara n Periode dalam angka Periode dalam text Tahun dari periode Awal periode
12
Akhir periode
13
Catatan penyim panan Catatan peruba han
14
<
>
Nama Field id
Type
Size
Ketera ngan Primary Key Foreign Key
int
11
id_su mber_ dana id_out put id_pro v
int
4
int
11
int
11
id_ka b
int
11
Foreign Key
id_use r nilai_a nggar an perio de
int
11
Foreign Key
bigint
255
varchar
100
perio de_tex t perio de_ta hun perio de_aw al perio de_ak hir simpa n
varchar
100
varchar
5
rubah
datetim e
Foreign Key Foreign Key
Web Serv er : Apache (PHP)
db_connect
Database Serv er : MySQL
<> Client B : Web Brow ser
Gambar 7. Deployment Diagram Sistem Informasi Pencatatan dan Pelaporan Keuangan
Gambar 8. Tampilan Dashboard
date date datetim e
Gambar 9. Tampilan Data Keuangan Nasional
INF-547
SNIPTEK 2014
Gambar 10. Tampilan Data Keuangan Provinsi dan Kabupaten/Kota
ISBN: 978-602-72850-5-7
Gambar 14. Tampilan Laporan Biaya Bulanan KESIMPULAN
Gambar 11. Tampilan Login Form
Gambar 12. Tampilan Input Anggaran
Gambar 13. Tampilan Input Biaya Bulanan
INF-548
Setelah dilakukan perancangan dan pembuatan sistem informasi pencatatan dan pelaporan keuangan berbasi web, kesimpulan dari pengerjaan skripsi ini diantaranya: Perancangan sistem informasi yang menggunakan client server berbasis web diharapkan dapat membantu para pengguna publik juga petugas keuangan disetiap daerah dalam hal: 1. Kemudahan dalam pengaksesan bagi pengguna publik atau petugas yang melakukan pelaporan data keuangan, karena aplikasi dapat diakses dimana dan kapan saja. 2. Pencarian data laporan keuangan menjadi lebih terarah, cepat dan akurat karena menggunakan database yang dapat diintegrasikan dengan aplikasi sejenis. 3. Pengguna publik atau petugas keuangan di daerah dapat memanfaatkan fasilitas ekspor data laporan sebagai bahan koreksi atau acuan dalam pembuatan laporan keuangan di daerahnya masing-masing. 4. Tampilan data dalam bentuk grafik sangat bermanfaat bagi stakeholder atau pemangku jabatan atas di setiap institusi dalam melakukan monitoring sirkulasi dan penyerapan dana. Dengan diimplementasikannya sistem ini dapat berpengaruh terhadap kinerja petugas yang berada di Kabupaten/Kota, Provinsi atau Nasional menjadi semakin produktif. Selain itu juga dapat menunjang kegiatan-kegiatan lain untuk berjalan dengan lebih efektif dan efisien. Berikut beberapa saran untuk pengembangan lebih lanjut terhadap aplikasi sistem informasi pencatatan dan pelaporan keuangan berbasis web ini: 1. Untuk pengembangan lebih lanjut, aplikasi ini dapat digabungkan dengan aplikasi-aplikasi lain seperti monitoring dan evaluasi data logistik, sistem informasi kegiatan harian, sistem informasi sdm
SNIPTEK 2014 (hris) atau aplikasi lain yang sifatnya berbasis web, sehingga pengguna publik atau personal dapat mengakses berbagai kebutuhan hanya menggunakan satu aplikasi sistem informasi saja. 2. Aplikasi ini memang sudah menampilkan laporan menggunakan grafik untuk mengakomodasi pengguna yang tidak membutuhkan laporan secara detail, tetapi sebaiknya fasilitas grafik ini juga dapat diekspor seperti hal-nya laporan keuangan lainnya yang disajikan dalam bentuk tabel, dari itu aplikasi berbasis web ini dapat dijadikan pelengkap dalam Decision Support System (DSS). 3. Jika saran pertama dan kedua terwujud, berarti diperlukan sistem tambahan menyangkut keamanan, backup data juga hal lainnya seperti kesiapan sumber daya pengolahnya.
ISBN: 978-602-72850-5-7 Sutanta, Edhy. 2011. Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta: Andi Offset. Syafei, Henderi. 2008. Object Oriented Analysis and Design. Diambil dari: http://www.academia.edu/1831182/Object_Or iented_Analysis_and_Design (28 juli 2013) Z, Hari Rakhmanto dan Febriliyan Samopa. 2012. Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi dan Pengelolaan Keuangan Modul Penganggaran Berbasis Web Menggunakan Teknologi Java dan PostgreSQL. ISSN:2301-9271. Surabaya: Jurnal Teknik ITS Vol.1, September 2012:A417-A
UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih kepada orang tua, kerabat, teman dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga penelitian ini selesai dilakukan. REFERENSI Gandy, Elizabeth and Stobart, Simon. 2005. JavaScript: Creating Dynamic Web Pages. Amazon.co.uk: Lexden Publishing Limited. Gilmore, W.Jason. 2008. Beginning PHP and MySQL from Novice to Professional. United States of America: Apress. Glass, Michael K. 2004. Beginning PHP, Apache, MySQL Web Development. Lulu.com Hidaya, Satria Alfie dan Febriliyan Samopa. 2012. Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi dan Pengelolaan Keuangan Modul Bendahara Menggunakan Teknologi Java dan PostgreSQL. ISSN: 2301-9271. Surabaya: Jurnal Teknik ITS Vol.1, September 2012: A412-A416 Khafidli, Firgiawan. 2011. Trik Menguasai HTML5, CSS3, PHP Aplikatif, Yogyakarta: Lokomedia. Lubbers, Peter. 2010. Pro HTML5 programming: Powerful APIs for Richer Internet Aplication Development. Apress. Nugroho, Adi. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek Dengan Metode USDP. Yogyakarta: Andi Offset. Pressman, Roger S. 2010. Software Engineering: A Practicioner’s Approach, 7th Edition. New York: Mc Graw – Hill Inc. Sahrizal, Ahmaddan Febriliyan Samopa. 2012. Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi dan Pengelolaan Keuangan Negara (SIAPKAN) Modul Aset Tetap Menggunakan Bahasa Pemrograman Java dan Database PostgreSQL. ISSN: 2301-9271. Surabaya: Jurnal Teknik ITS Vol.1, September 2012: A408-A411
INF-549
