SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5 -7
SISTEM INFORMASI PENGAJUAN CUTI DAN REQUEST JADWAL KERJA BERBASIS WEB PADA CONTACT CENTER PLN 123 JAKARTA Raka Ibnu Sholeh Sadami STMIK Nusa Mandiri
[email protected]
Noer Hikmah
AMIK BSI Jakarta
[email protected]
ABSTRAK — Contact Center PLN 123 Jakarta adalah Perusahaan yang dikembangkan oleh PT. Icon Plus untuk memenuhi kebutuhan layanan PT. PLN (Persero), contact center bergerak dibidang pelayanan informasi dan semua prodak bisnis sebuah perusahaan / instansi tersebut demi meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dan menjaga reputasi perusahaan tersebut dari praktik percaloan. Perkembangan teknologi sekarang ini membawa dampak yang baik bagi manusia, dalam hal ini khususnya bagi sebagian besar perusahaan, dimana teknologi dapat mempermudah kegiatan manusia dan menjadi salah satu implementasi teknologi informasi yang sangat membantu di bagian kepegawaian seperti dalam halnya mengelola proses cuti dan request jadwal pegawai, dimana saat ini sudah banyak perusahaan yang menjalankan sistem kerja bergeser (shifting) yang tidak mudah halnya bagi atasan untuk memberikan keputusan atas permohonan data tersebut, dengan adanya sistem informasi bebasis web ini semua karyawan dapat mengaksesnya dimana saja (Internet) atau dilingkungan perusahaan (Inranet), dan sangat berperan dalam meningkatkan kinerja yaitu efisiensi waktu di bagian manajemen / kepegawaian, dalam pembuatan laporan yang lebih cepat, mudah, resiko data tercecer dan hilang akan semakin diminimalisir, karena dengan digunakannya sistem penyimpanan berbasis data yaitu Database MySql Kata Kunci: Contact Center, Cuti, Request Jadwal Kerja, Web, Internet, Intranet.
PENDAHULUAN Cuti merupakan salah satu hak karyawan. Cuti dapat digunakan oleh pegawai untuk tidak dapat masuk kerja dengan alasan tertentu, misalkan refreshing, istirahat sakit, melahirkan, menunaikan kewajiban agama, dan keperluan lain sesuai dengan ketentuan cuti pada masing-masing organisasi / instansi. untuk Request (Permohonan) dalam Bahasa Inggris, Request jadwal kerja adalah salah suatu permohonan karyawan kepada atasan dalam mengelola tanggung jawabnya dalam bekerja
Suryanto
AMIK BSI Jakarta
[email protected]
disebuah institusi / perusahaan dan kegiatan pribadinya, request jadwal biasanya diterapkan pada instansi / perusahaan yang mengunakan sistem jadwal kerja bergeser / berubah atau sering disebut kedalam bahasa inggris shift / shifting. Setiap karyawan yang sudah memiliki rencana (planing) dapat mengajukan request jadwal kerja dengan tujuan tercapainya sinergi antara karyawan dan perusahaan / instansi dalam menunjang kinerja. Dalam pengelolaan cuti dan request jadwal kerja yang baik sebuah perusahaan diharapkan dapat menjaga performa pegawainya dan sebuah perusahaan diharapkan juga dapat menjalankan proses bisninya dengan baik untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Seiring dengan perkembangan teknologi yang begitu pesat, sistem informasi yang berbasis web dimanfaatkan sebagai sarana peningkatan informasi. Pemanfaatan tersebut akan mempermudah suatu pekerjaan seperti halnya pengolahan data lebih cepat, keputusan yang akan diambil lebih tepat, menghemat waktu dan biaya. Selain itu sistem informasi yang berbasis web juga dapat menjadi sarana promosi yang efisien dan sumber informasi yang dapat diakses oleh pengguna internet yang semakin lama semakin luas. Sebagian besar dari informasi bisnis saat ini masih dalam format kertas. Bagian ini merupakan perkantoran modern yang tidak berubahbakan sampai sekarang masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan. Kertas dokumen – dokumen dari tempat penyimpanan ini dapat menjadi pengalaman yang melelahkan. Dokumen dapat salah letak atau bahkan hilang dan rusak. Sangat jarang ada cadangan (back-up) untuk dokumen seperti ini. Menurut Gandana Akhmad Syaripudin, dan Rinda Cahyana dalam jurnal Algoritma (2015: 1) “Penelitian tentang aplikasi pengajuan cuti pegawai secara online penting dilakukan karena memeberi manfaat dalam memberikan informasi dengan cepat, dan memberikan kemudahan bagi pegawai untuk dapat mengaukan cuti dan mengakses informasi cuti pegawai”.
INF-55
ISBN: 978-602-72850-5 -7 Setelah penulis amati permasalahan yang dihadapi oleh Instansi / perusahaan di Contact Center PLN 123 Site Jakarta adalah semua pemrosesan data khususnya dibidang kepegawaian masih dilakukan secara manual dimana dalam proses pembuatan permintaan cuti dan request jadwal maupun dalam pembuatan laporan setiap bulannya masih menggunakan kertas, microsoft word maupun Excell, sehingga sering kali menghadapi permasalahan dalam kegiatan oprasionalnya. Untuk dapat mempermudah para karyawan melakukan proses cuti serta mendapatkan informasi-informasi yang berhubungan dengan cuti secara lengkap dan terperinci, bagian manajemen kepegawaian diharapkan dapat membuatkan sistem informasi secara online. Para karyawan tidak harus mendapatkan informasi tersebut dengan datang langsung ke bagian manajemen kepegawaian, tetapi cukup dengan mengakses internet / intranet di instasi / perusahaan dan aplikasi Sistem Informasi Cuti Karyawan dan Request Jadwal Contact Center PLN 123 Jakarta dengan mudah, tidak memerlukan waktu yang lama. Maka penulis tertarik untuk mengangkat masalah ini menjadi suatu sistem informasi berbasis web
BAHAN DAN METODE Teknik Pengumpulan Data Penulis memperoleh data dengan melakukan riset secara langsung kepada instansi terkait dalam prosedur yang sistematik dan standar sehingga mendapatkan data-data yang baik dan benar dengan teknik pengumpulan data sebagai berikut : 2.1.1. Observasi Dalam hal ini penulis melakukan observasi atau pengamatan secara langsung untuk mempelajari, mengamati dan mengumpulkan data serta informasi yang digunakan dalam kegiata di dalam sistem yang sedang berjalan.) 2.1.2. Wawancara Dalam hal ini penulis melakukan wawncara untuk melengkapi bahan yang sudah ada selama observasi, penulis melakukan wawancara kepada pimpinan perusahaan dan karyawan yang berkaitan dengan sistem yang diteliti. 2.1.3. Studi Pustaka Penulis melakukan penelitian keputusan untuk memperoleh aspek-aspek teoritis dalam
INF-56
SNIPTEK 2014 pengumpulan data yang berhubungan dengan masalah yang ditinjau. 2.1.4. Studi Literatur Penulis mencoba mencari perbandingan dengan studi sejenis dari beberapa penulisan dibeberapa karya ilmiah. 2.2. Model Pengembangan Sistem Model pengembangan sistem yang digunakan dalam pengembangan sistem berbasis web ini, adalah model SDLC (System Development Life Cycle) yang secara garis besar adalah suatu tahap atau bertahap untuk melakukan analisa dan membangun suatu rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang lebih spesifik terhadap kegiatan pengguna (kendal & kendal, 2006). Setiap pengembangan mempunyai Strategi yang berlainan, namun demikian pada dasarnya sirklus hidup pengembangan sistem informasi ini dapat diuraikan tahapan-tahapannya sebagai berikut : 2.2.1. Tahap Perencanaan Sistem (System Planning) Perencanaan sistem merupakan tahap paling awal yang memberikan pedoman dalam melakukan langkah selanjutnya. Perencanaan yaitu tahapan dimana semua pekerjaan dan aktivitas yang dikerjakan sebelum aplikasi ini diproduksi secara nyata, dalam tahapan ini dilakukan: 1. 2. 3.
Feasibility Study Alokasi Waktu Cakupan (Skope)
2.2.2. Tahap Analisa Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Pada tahapan ini, dilakukan analisa sistem yang sedang berjalan di Contact Center PLN 123 Jakarta, yang masih dilakukan secara manual dan melakukan identifikasi terhadap masalah yang muncul yang nantinya akan mendapatkan solusi terbaik. Kegiatan-kegiatan yanng dilakukan dalam tahapan ini, diantaranya adalah : 1. Prosedur Sistem Berjalan 2. Dekomposisi Fungsi Sistem Berjalan 3. Activity Diagram 4. Spesifikasi Sistem Berjalan 5. Permasalahan 6. Alternatif Permasalahan
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5 -7
2.2.3. Tahapan perancangan (Desain) Setelah melakukan tahapan analisi,maka dilakukan tahapan desai (perancangan) sistem cuti karyawan dan permohonan jadwal kerja ini, dengan merancang dan menggambarkan proses-proses sistem yang baru. Kegiatan yang dilakukan dalam tahapan ini, meliputi: 1. Dekomposisi Fungsi Sistem Usulan 2. Desain Sistem (UML) 3. ERD (Entity Relationship Diagram) 4. Spesifikasi Basis Data 2.2.4. Tahap Pengembangan (Development) Program-program dalam Perancangan Sistem Informasi Cuti dan request jadwal kerja akan dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu application program dan GUI program. 2.2.5. Tahap Ujicoba (Testing) Pada tahapan ini akan dilakukan testing atau pengunaan program secara keseluruhan dari Sistem Informasi Cuti dan Request Jadwal Kerja Karyawan ini. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memastikan agar apliaksi ini sudah benar - benar layak untuk dipublikasikan 2.2.6. Tahap Implementasi (implementation) Implementasi adalah proses untuk menerapkan Sistem informasi Cuti dan Request Jadwal Kerja Karyawan Berbasi Web Pada Contact Center PLN 123 Jakarta yang dibagun agar user dapat menggunakannya. Pada tahapan ini, implementasi dilakukan dengan beberapa proses, yaitu : 1. 2.
Gambar 3.1. Use Case Diagram Sistem Informasi Cuti dan Requestt Jadwal 3.1.2. Proses Login Member/Karyawan
Memberitahu User (Notify User) Melatih User (User Traning)
HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan hasil sistem dan desain yang dilakukan dari sistem yang dibangun dapat ditunjukan dengan gambar berikut dibawah ini : 3.1. Rancangan Sistem
Gambar 3.2. Usecase diagram Login
3.1.1. Use case Diagram Sistem Usulan, Sistem Informasi Cuti dan Request Jadwal
INF-57
ISBN: 978-602-72850-5 -7
SNIPTEK 2014
3.1.3. Proses Pengajuan dan ACC Team Leader Gambar 3.5. Usecase Diagram Laporan Admin 3.1.6. Activity Diagram Activity Diagram Usulan Pengajuan Cuti Dan Request jadwal Kerja Karyawan
Team Leader
Deskcontrol
Admin
Mengisi Formulir Cuti dan Requst Jadwal Kerja
Mengajukan Formulir Cuti dan Request Jadwal Kerja
Menerima Formulir Cuti dan Request Jadwal Kerja
Mengetahui Pengajuan Cuti Dan Request Jadwal Kerja
Gambar 3.3. Usecase Diagram Pengajuan dan ACC Team Leader
Mengirim dan Menyerahkan Form Cuti dan Request Jadwal Kerja
Menerima Formulir Cuti dan Request Jadwal Kerja
Melihat Data Master Cuti dan Request Jadwal
3.1.4. Proses Pengajuan dan ACC Deskcontrol Formulir cuti dan Request Jadwal tidak disetujui
Disposisi
Formulir cuti dan request jadwal Disetujui
Menyerahkan Formulir Cuti dan request jadwal tidak disetujui
Menerima Inrformasi PersetujuanCuti dan Request Jadwal
Menyerahkan Formulir cuti dan request jadwal Disetujui
Menerima Formulir Cuti dan Request Jadwal yanf Disetujui dan tidak Disetujui
Simpan Kedalam Data Master
Laporan
Gambar 3.4. Usecase Diagram Pengajuan dan ACC Deskcontrol 3.1.5. Proses Pembuatan Laporan Admin
INF-58
Gambar 3.6. Activity Diagram Sistem Usulan, Sistem Informasi Cuti dan Rfequest Jadwal 3.1.7. Entiti Relationship Diagram (ERD)
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5 -7
act ERD Leader no_pegawai
Deskcontrol bagian_leader
no_formulir_cut id_formulir_cuti
bagian_control
no_pegawai
id_formulir_req
nama
bagian_leader
id_formulir
no_pegawai
id_leader
id_formulir_cuti id_pegawai
no_pegawai
PEGAWAI
FORMULIR CUTI
FORMULIR REQUEST
id_formulir_req
Menyetujui
bagian_control
id_formulir_req no_formulir_req
bagian_leader
id_formulir_req
Deskcontrol
no_pegawai id_formulir_req
Gambar 3.10. Tampilan Form Request Jadwal
id_formulir_cuti
no_pegawai
id_formulir_cuti
TEAM LEADAER
Mengirim
Mengambil
Leader
ADMIN
Mengirim Data
DESKCONTROL
Menyetujui
Gambar 3.11. Tampilan Informasi persetujuan Cuti id_formulir_req
bagian_control bagian_leader
id_formulir_cuti
id_formulir_cuti
bagian_control id_formulir_req
id_formulir_cuti id_formulir_req
no_pegawai
no_pegawai
id_control
Gambar 3.7. Entity Relationship Diagram Sistem Usulan , Sistem Informasi Cuti dan Request Jadwal 3.2. Rancangan Tampilan Web Gambar 3.12. Tampilan Informasi Persetujuan Request Jadwal
KESIMPULAN Gambar 3.8. Tampilan Login
Dari Hasil riset lapangan dan proses pembuatan web yang penulis lakukan, maka penuis menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Sistem cuti online yang dibuat dapat mempermudah proses pengajuan dan persetujuan cuti dan request jadwal kerja. Dengan sistem cuti online, proses pengajuan usulan cuti bisa dilakukan tanpa harus bertatap muka secara langsung. 2. Dengan adanya web program cuti online, karyawan diharapkan dapat menerima informasi yang lebih tentang kepegawaian khususnya permasalahan cuti dan request jadwal.
Gambar 3.9. Tampilan Form Cuti
INF-59
ISBN: 978-602-72850-5 -7 UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih kepada supervisior contact center pln 123 yang selalu mengingat, serta rekan-rekan dan staff contact center pln 123 yang selalu memberikan semangat dan dukungan selama
REFERENSI Arif, Setiyanto, Febrilian Samopa dan Alwi. Pembuatan Sistem Informasi Cuti Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Dengan Menggunakan PHP dan MYQL. Jurnal Teknik Pomits Vol. 2. (2013). ISSN : (2337-3539) Aji Priyono,S.T Albertus Bayu. 2008. Analisis Sistem. Yogyakarta : C.V Andi Offset
INF-60
SNIPTEK 2014 Bambang, Dwiyanto. 2011. Mempermudah Akses Bagi Masyarakat Yang Ingin Mendapatkan Pelayanan Di Bidang Kelistrikan.( Sumber : www.pln.co.id,) Database MYSQL.Yogyakarta Penerbit Andi. Gandana Akhmad, Syaripudin,Rinda Cahyana. Pengembangan Aplikasi Web untuk pengajuan cuti pegawai secara online. Jurnal Algoritma Hidayat. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis : Memanfaatkan Layanan Domine Dan Hosting Gratis. Jakarta : Media Komputindo
