SnelFact Handleiding. SnelFact. Handleiding. Jerrisoft Pagina 1 van 13

SnelFact – Handleiding

SnelFact Handleiding

© Jerrisoft

Pagina 1 van 13


Inleiding

Welkom bij de handleiding van SnelFact. Het facturatie programma voor de ondernemer die snel en eenvoudig offertes, orders en facturen wil maken.. Het doel van deze handleiding is om u een beeld te geven van de structuur van SnelFact. Gedetailleerde informatie over wat er binnen een venster gebeurd en wat er bij welk veld ingevuld moet worden vindt u door in het betreffende venster op de Help knop te klikken. Wij ontvangen graag feedback van onze klanten. Mist u functionaliteit in SnelFact of denkt u een fout gevonden te hebben dan horen wij dat graag. U kunt contact met ons opnemen via: Telefoon: +31 525 654777 Fax: +31 525 653779 E-mail: [email protected]

Wij wensen u veel succes met SnelFact!

Met vriendelijke groet,

Jerrisoft

© Jerrisoft

Pagina 2 van 13


Installatie SnelFact kan zowel op een werkstation als een server geïnstalleerd worden. Er kan tevens door meerdere gebruikers tegelijk in het programma gewerkt worden. Volg onderstaande stappen om de installatie van SnelFact succesvol uit te voeren. 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Plaats de Cd-rom van SnelFact. Ga via het bureaublad naar ‘Deze computer’. Dubbelklik op het station die correspondeert met uw Cd-rom speler. Dubbelklik op het bestand ‘Setup.exe’. Volg de instructies op uw scherm. Nadat de installatie is voltooid kunt het programma starten. U kunt het programma terugvinden onder het ‘Start menu’. 7) Als u het programma voor de eerste keer start wordt het licentie venster geopend. In het tweede tabblad kunt u bij het veld ‘Licentiecode’ de licentiecode invullen die vermeld staat op de factuur van het product. Zodra u de licentiecode heeft ingevuld kunt op de knop ‘Activeren’ klikken (Let op! Hiervoor dient een internetverbinding actief te zijn). Er wordt contact gemaakt met de Jerrisoft licentie server. Uw licentie wordt dan geactiveerd. Het programma wordt afgesloten waarna de installatie voltooid is. 8) U kunt nu het programma opnieuw opstarten en gebruiken.

© Jerrisoft

Pagina 3 van 13


Waarmee moet ik beginnen? Wilt u snel en gemakkelijk kunnen factureren dan is het van belang dat de instellingen en stamgegevens van SnelFact gevuld zijn. Daarom kunt u het beste beginnen met het invullen van: - Debiteuren - Crediteuren - Artikelgroepen (indien van toepassing) - Omzetgroepen (indien van toepassing) - Eenheden (indien van toepassing) - Betalingsvoorwaarden - Leveringsvoorwaarden - Systeem instellingen (zie volgende hoofdstuk voor een uitgebreide beschrijving) Artikelen of diensten die u vaker factureert kunt u aanmaken in het Artikelen bestand. Bij het aanmaken van de factuur kunt u deze artikelen dan uit de lijst selecteren. Aanpassen van de rapportage lay-outs (waaronder de lay-out van de factuur) kunt u doen doormiddel van ‘Rapport onderhoud’. Voor elke rapportage wordt tenminste één lay-out standaard bijgeleverd. Het onderhouden van de rapportage lay-outs wordt door de gemiddelde gebruiker als lastig ervaren. Daarom kunt u deze ook aan laten passen of laten maken door Jerrisoft. Neem contact met ons op voor de op dit moment geldende tarifering. Alle bovengenoemde onderdelen kunt u terugvinden in het hoofdmenu van SnelFact. Het hoofdmenu wordt getoond bij het opstarten van SnelFact.

© Jerrisoft

Pagina 4 van 13


Systeem instellingen Zoals hierboven aangegeven is het verstandig na ingebruikname van SnelFact de Systeem instellingen van SnelFact te doorlopen. U kunt de systeem instellingen openen via het hoofdvenster van SnelFact. Hieronder vindt u een beschrijving van alle systeem instellingen. Tabblad Factuur lay-out instellingen Op dit tabblad kunt u de instellingen opgeven voor het afdrukken van de factuur. De gegevens die u hier invult worden op de factuur afgedrukt. Wanneer de module Tolk NGT is geactiveerd kunt u aangeven of u het adres van de klant wilt afdrukken op de factuur doormiddel van het veld ‘Adres klant afdrukken op factuur’. Tabblad Financieel Op het tabblad 'Financieel' kunt u bovenaan aangeven welke BTW percentages bij welke BTW code behoren. U heeft de beschikking over drie BTW codes, dus kunt u binnen het programma drie BTW percentages hanteren. In het vak factuur/offerte kunt u aanvinken of de regelbedragen op een factuur of offerte getoond moeten worden inclusief BTW. Dit is van toepassing als u voornamelijk levert aan particulieren. Zij zijn over het algemeen gewend dat de bedragen op een factuur inclusief BTW zijn. In het vak factuur kunt u aangeven of de betaaldatum gelijk moet zijn aan de factuurdatum. Wanneer u deze optie inschakelt worden gemaakte facturen nadat ze afgedrukt zijn direct als betaald gekenmerkt en wordt de betaaldatum gelijk gesteld aan de factuurdatum. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn wanneer u facturen automatisch incasseert. Daarnaast kunt u in dit vak aangeven welke betalingsvoorwaarde standaard gehanteerd moeten worden bij het aanmaken van een offerte, order of factuur. Wanneer er geen voorwaarde is opgegeven op de debiteurenkaart dan wordt de hier geselecteerde voorwaarde standaard voorgesteld. In het vak initiële waardes nieuwe factuur kunt u waardes opgeven die standaard worden gebruikt/toegevoegd aan een nieuwe factuur. Bij het veld Factuur regel omschrijving kunt u een factuur regel omschrijven die standaard toegevoegd moet worden aan een nieuwe factuur. Daarbij kunt u de variabelen [maand] en [jaar] gebruiken die op de daadwerkelijke factuur worden vervangen door bijvoorbeeld Augustus en 2006. Deze instelling kan bijvoorbeeld van toepassing zijn als u facturen maakt waarbij de tekst op de factuur elke keer gelijk is. Wil deze regel op de factuur verschijnen dan moet u tevens op de (betreffende) debiteurenkaarten het Standaard factuur bedrag opgeven.

© Jerrisoft

Pagina 5 van 13


Tabblad Weergave Op dit tabblad kunt u instellingen wijzigen die betrekking hebben op de weergave van verschillende functies binnen SnelFact. In het eerste vak kunt aangeven welk tabblad als eerste getoond moet worden wanneer het venster 'Offertes' en 'Orders' wordt geopend. In het tweede vak kunt u aangeven hoe de lijst met debiteuren en crediteuren moet worden gesorteerd wanneer u het overzicht opent. Wanneer u het venster ‘Selecteren rapport’ over wilt slaan als er maar één lay-out beschikbaar is dan vinkt u het betreffende veld aan. Wanneer u SnelFact gebruikt voor de verkoop van auto’s dan vinkt u het betreffende veld aan. Bij het toevoegen van een factuur kunt u vervolgens aangeven of u een auto verkoopt ja of nee. Wanneer u hier kiest voor Ja, verschijnen er extra velden voor o.a. de berekening van BPM. Tabblad Aanmaningen Op dit tabblad kunt u enkele instellingen aanpassen omtrent het versturen van aanmaningen. Bij het veld Incasso bureau kunt u de naam van uw incasso bureau opgegeven. Deze wordt verwerkt in de 3e aanmaning. Bij de velden Betalingstermijn aanmaning 1 t/m 3 kunt u aangeven binnen hoeveel dagen de debiteur de factuur alsnog dient te betalen. Dit kunt u dus per aanmaning instellen. Bij het veld Aanmaning afzender naam kunt u een naam opgeven die onderaan de aanmaningen komt te staan. Het betreft hier dus een naam van een persoon binnen uw bedrijf. In het vak betalingstermijn kunt u per aanmaning aangeven wat de betalingstermijn is voor de factuur wanneer de debiteur de aanmaning heeft ontvangen. In het vak Volgende aanmaning kunt u aangeven wanneer een volgende aanmaning gepland moet worden. Op basis hiervan wordt de kolom 'Volgende stap' bepaald in het venster Aanmaningen. In het vak Uithanden kunt u aangeven na hoeveel dagen een factuur in aanmerking komt om uit handen gegeven te worden na de 3e aanmaning. In het vak Aanmaningskosten kunt u een aantal systeeminstellingen opgeven omtrent de aanmaningskosten. Bij het veld 'Omschrijving op aanmaning' kunt u aangeven welke omschrijving er voor het bedrag van de aanmaningskosten moet komen te staan op een aanmaning. Dit kan bijvoorbeeld 'Administratie & verwerkingskosten' of 'Vertragingsrente' zijn.

© Jerrisoft

Pagina 6 van 13


In de velden daaronder kunt u per aanmaning opgeven wat de aanmaningskosten per factuur zijn. Dit is van toepassing wanneer u vaste kosten doorberekend aan uw debiteuren wanneer u hen een aanmaning moet sturen. Wanneer de kosten variabel zijn (zoals bijv. vertragingsrente) dan dient u deze velden op nul te laten staan en bij het aanmanen per factuur de aanmaningskosten opgeven. U kunt de aanmaningskosten aanpassen in het scherm 'Betalingen'. Wanneer u deze velden wel invult met een vast bedrag per factuur dan wordt dit bedrag automatisch toegepast en verwerkt in de aanmaningen en facturen in het gehele aanmaningsproces. U hoeft dan zelf geen aanmaningskosten meer uit te rekenen of per factuur op te geven. De aanmaningskosten worden ook automatisch meegerekend in het te betalen en openstaande bedrag per factuur. Tabblad E-mail Op dit tabblad kunt u verschillende instellingen opgeven die noodzakelijk om offertes, orders en facturen te versturen per e-mail. In het veld 'Afzender naam' kunt u de naam invoeren welke wordt getoond als afzender van de e-mail die de debiteur ontvangt. In het veld 'Afzender e-mail adres' kunt u het e-mail adres invoeren van de afzender. In het veld 'Standaard onderwerp' kunt u het standaard onderwerp van de e-mail opgeven. In het veld 'SMTP server' kunt u de server voor uitgaande e-mail opgeven van uw internet provider. Indien u deze niet weet, kunt u deze opvragen bij uw internet provider. In het veld 'SMTP poort' kunt u de poort van de uitgaande e-mail server opgeven. Deze is bij bijna alle providers, 25. Het veld 'Acrobat Reader locatie' bevat de locatie waar het programma Acrobat Reader is geïnstalleerd op uw computer. Wanneer deze locatie is ingevuld kunt u een gegenereerde PDF voor een e-mail bericht is bekijken voordat u hem verstuurt. Doormiddel van de knop achter het veld kunt u de map en toepassing selecteren van Acrobat Reader. Meestal bevindt deze zich op C:\Program Files\Adobe\Reader x.x\Reader\AcroRd32.exe Tabblad Overige Op dit tabblad vindt u overige instellingen.

© Jerrisoft

Pagina 7 van 13


Prijzen op factuur/offerte inclusief of exclusief BTW? Bedrijven die voornamelijk aan andere bedrijven leveren zullen op de factuur over het algemeen de prijzen exclusief BTW vermelden. Het subtotaal plus het BTW bedrag vormt samen het factuurbedrag. Bedrijven die aan particulieren leveren en/of prijzen inclusief BTW hanteren, zullen op de factuur, prijzen inclusief BTW vermelden. Indien u op de factuur prijzen inclusief BTW wilt vermelden dan dient u in de systeeminstellingen van SnelFact een vinkje te zetten bij het veld ‘Prijzen factuur- en offerte regel inclusief BTW’. Bij het afdrukken van de offerte of factuur dient u wel de juiste lay-out te selecteren (regelbedragen incl. BTW).

© Jerrisoft

Pagina 8 van 13


Overzicht facturen Het overzicht van alle gemaakt facturen, kunt u terugvinden onder de knop ‘Facturen’ in het hoofdmenu.

Facturen maken Facturen kunt u maken vanuit het overzicht ‘Facturen’. Het overzicht facturen vindt u vanuit het hoofdmenu onder de knop ‘Facturen’. Vanuit het daarop volgende venster kunt u doormiddel van de knop ‘Toevoegen’ een factuur toevoegen.

Factuur afdrukken U kunt facturen afdrukken vanuit het overzicht ‘Facturen’. Selecteer in het overzicht de betreffende factuur en klik op de knop ‘Factuur afdrukken’ onderaan het venster. U kunt ook meerdere facturen tegelijk afdrukken door eerst de betreffende facturen aan te vinken voordat u op de knop ‘Factuur afdrukken’ klikt.

Rapportage op basis van facturen Vanuit het overzicht ‘Facturen’ kunt u verschillende rapportage uitvoeren op basis van de gemaakte facturen. Doormiddel van de knop ‘Overzichten afdrukken’ onderaan het venster kunt u de rapportage starten.

© Jerrisoft

Pagina 9 van 13


Overzicht offertes en orders Het overzicht van alle gemaakt offertes en orders, kunt u terugvinden onder de knop ‘Offertes en orders’ in het hoofdmenu.

Offertes of orders maken Offertes kunt u maken vanuit het overzicht ‘Offertes en orders’ onder het tabblad ‘Offertes’. Het overzicht offertes vindt u vanuit het hoofdmenu onder de knop ‘Offertes en orders’. Vanuit het daarop volgende venster kunt u doormiddel van de knop ‘Toevoegen’ een offerte toevoegen. Orders kunt u maken vanuit het overzicht ‘Offertes en orders’ onder het tabblad ‘Orders’. Het overzicht orders vindt u vanuit het hoofdmenu onder de knop ‘Offertes en orders’. Vanuit het daarop volgende venster kunt u doormiddel van de knop ‘Toevoegen’ een order toevoegen.

Offertes of orders afdrukken U kunt offertes of offertes afdrukken vanuit het overzicht ‘Offertes en orders’. Selecteer in het overzicht de betreffende offerte of order en klik op de knop ‘Afdrukken’ onderaan het venster.

Rapportage op basis van offertes en orders Vanuit het overzicht ‘Offertes en orders’ kunt u verschillende rapportage uitvoeren op basis van de gemaakte offertes en orders. Doormiddel van de knop ‘Overzichten afdrukken’ onderaan het venster kunt u de rapportage starten.

© Jerrisoft

Pagina 10 van 13


Aanmaningen SnelFact bevat ook een module voor het genereren van aanmaningen. Deze dient wel via uw licentie geactiveerd te zijn voordat u deze kunt gebruiken. Voordat u begint met aanmaningen genereren is het van belang dat u eerst uw werkwijze bepaald: - Gaat u aanmaningskosten berekenen? - Zo ja, rekent u een vast bedrag per factuur? - Of zijn de aanmaningskosten per factuur anders, bijv. bij het doorberekenen van vertragingsrente? - Na hoeveel dagen wilt u aanmaningen versturen? - Wat is de betalingstermijn na een aanmaning? Uw werkwijze kunt u instellen in de Systeem instellingen van SnelFact welke u kunt openen via het hoofdmenu. Op het tabblad Aanmaningen kunt u uw werkwijze instellen. Daarnaast is het voor aanmaningen van belang dat u de velden op het eerste tabblad volledig invult. Deze gegevens worden onder andere gebruikt voor de briefhoofd van de aanmaning. Hoe werkt de module aanmaningen? Vanuit het hoofdmenu van SnelFact kunt u de module Aanmaningen openen. In het daarop volgende venster ziet u een overzicht van alle facturen die over de betalingstermijn heen zijn. Het overzicht is verdeeld in verschillende tabbladen welke wij enkele alinea’s later zullen bespreken. In het overzicht worden diverse gegevens getoond omtrent een factuur, zoals de factuurgegevens, het aantal dagen dat de factuurdatum verlopen is, de datum waarop de 1e, 2e en 3e aanmaning is verstuurd, de datum waarop de factuur uithanden is gegeven, de datum voor de volgende stap en het openstaande bedrag. Op basis van de systeem instellingen van SnelFact wordt de datum bepaald voor de Volgende stap. Dit is de datum waarop bijvoorbeeld de 1e aanmaning verstuurd kan worden als er nog niet eerder een aanmaning was verstuurd. In de kolom factuurnummer kan een achtergrondkleur actief zijn. Hiermee kunt u direct zien in welk stadium de factuur zich bevindt. Is bijvoorbeeld de 1e aanmaning al verstuurd of is de factuur uit handen gegeven. De legenda voor de kleuren ziet u onderaan het venster. Tabblad ‘Alle facturen’ Op dit tabblad worden alle facturen getoond die over de betalingstermijn zijn, onafhankelijk in welke stadium zij zich bevinden. Tabblad ‘In aanmerking voor 1e aanmaning’ Op dit tabblad ziet u alle facturen waarvoor nog geen aanmaning is verstuurd. Dit zijn dus facturen die nu of op korte termijn in aanmerking komen voor de 1e aanmaning. U kunt vervolgens zelf bepalen voor welke facturen u aanmaningen gaat versturen door deze aan te vinken of u kunt SnelFact dat laten bepalen doormiddel van de knop ‘In aanmerking voor volgende stap aanvinken’. De kolom Volgende stap geeft aan op welke datum de aanmaning eigenlijk verstuurd zou moeten worden.

© Jerrisoft

Pagina 11 van 13


Wanneer de facturen waarvoor u een aanmaning wilt versturen zijn aangevinkt, kunt u de aanmaningen gaan afdrukken door middel van de Afdruk-knop onderaan het venster. Wanneer u aanmaningskosten wilt berekenen hoeft u niets te doen wanneer u vaste aanmaningskosten heeft opgegeven in de systeem instellingen. Wanneer u dit niet heeft gedaan dan dient u voor het afdrukken van de aanmaningen het bedrag van de aanmaningskosten per factuur op te geven. Dit doet u door een factuur te selecteren en vervolgens op de knop ‘Betalingen’ te klikken. In dat venster kunt u de aanmaningskosten aanpassen. Wanneer de aanmaningen zijn afgedrukt worden (mits het afdrukken goed is gegaan) de facturen automatisch één tabblad verder geplaatst. Dit omdat de 1e aanmaning nu verstuurd is en zij dus niet meer in aanmerking komen voor de 1e aanmaning. Tabblad ‘In aanmerking voor 2e aanmaning’ Op dit tabblad ziet u alle facturen waarvoor één aanmaning is verstuurd. Dit zijn dus facturen die nu of op korte termijn in aanmerking komen voor de 2e aanmaning. U kunt vervolgens zelf bepalen voor welke facturen u aanmaningen gaat versturen door deze aan te vinken of u kunt SnelFact dat laten bepalen doormiddel van de knop ‘In aanmerking voor volgende stap aanvinken’. De kolom Volgende stap geeft aan op welke datum de aanmaning eigenlijk verstuurd zou moeten worden. Wanneer de facturen waarvoor u een aanmaning wilt versturen zijn aangevinkt, kunt u de aanmaningen gaan afdrukken door middel van de Afdruk-knop onderaan het venster. Wanneer u aanmaningskosten wilt berekenen hoeft u niets te doen wanneer u vaste aanmaningskosten heeft opgegeven in de systeem instellingen. Wanneer u dit niet heeft gedaan dan dient u voor het afdrukken van de aanmaningen het bedrag van de aanmaningskosten per factuur op te geven. Dit doet u door een factuur te selecteren en vervolgens op de knop ‘Betalingen’ te klikken. In dat venster kunt u de aanmaningskosten aanpassen. Wanneer de aanmaningen zijn afgedrukt worden (mits het afdrukken goed is gegaan) de facturen automatisch één tabblad verder geplaatst. Dit omdat de 2e aanmaning nu verstuurd is en zij dus niet meer in aanmerking komen voor de 2e aanmaning. Tabblad ‘In aanmerking voor 3e aanmaning’ Op dit tabblad ziet u alle facturen waarvoor reeds twee aanmaningen zijn verstuurd. Dit zijn dus facturen die nu of op korte termijn in aanmerking komen voor de 3e (en laatste) aanmaning. U kunt vervolgens zelf bepalen voor welke facturen u aanmaningen gaat versturen door deze aan te vinken of u kunt SnelFact dat laten bepalen doormiddel van de knop ‘In aanmerking voor volgende stap aanvinken’. De kolom Volgende stap geeft aan op welke datum de aanmaning eigenlijk verstuurd zou moeten worden. Wanneer de facturen waarvoor u een aanmaning wilt versturen zijn aangevinkt, kunt u de aanmaningen gaan afdrukken door middel van de Afdruk-knop onderaan het venster. Wanneer u aanmaningskosten wilt berekenen hoeft u niets te doen wanneer u vaste aanmaningskosten heeft opgegeven in de systeem instellingen.

© Jerrisoft

Pagina 12 van 13


Wanneer u dit niet heeft gedaan dan dient u voor het afdrukken van de aanmaningen het bedrag van de aanmaningskosten per factuur op te geven. Dit doet u door een factuur te selecteren en vervolgens op de knop ‘Betalingen’ te klikken. In dat venster kunt u de aanmaningskosten aanpassen. Wanneer de aanmaningen zijn afgedrukt worden (mits het afdrukken goed is gegaan) de facturen automatisch één tabblad verder geplaatst. Dit omdat de 3e aanmaning nu verstuurd is en zij dus niet meer in aanmerking komen voor de 3e aanmaning. Tabblad ‘In aanmerking voor Uit handen’ Op dit tabblad ziet u alle facturen waarvoor drie aanmaningen zijn verstuurd. Indien deze facturen niet op korte termijn worden betaald, kunnen ze uit handen gegeven worden aan een incasso bureau. Wanneer u de facturen daadwerkelijk uit handen gaat geven dan kunt u de betreffende facturen aanvinken, linksonder het overzicht de datum invullen en op de knop daaronder klikken. De facturen verschuiven één tabblad naar rechts. Daar staan alle facturen die uit handen zijn gegeven. Ik wil een aanmaning annuleren? Dat kan. U kunt een factuur een stap terugzetten door deze aan te vinken en vervolgens op de knop met de groene pijl te klikken. De factuur is betaald, hoe stop ik de aanmaningen? Het enige wat u hoeft te doen is aangeven dat de factuur is betaald. Dat doet u door het venster Betalingen te openen doormiddel van de knop met de envelop met geld. Daar kunt u de betaling opgeven waarna de factuur automatisch uit het aanmaningen systeem wordt verwijderd.

© Jerrisoft

Pagina 13 van 13

SnelFact Handleiding. SnelFact. Handleiding. Jerrisoft Pagina 1 van 13

Recommend Documents