Směrnice upravující finanční a majetkové vztahy města Písek Účinnost od 11.9.2015
1
Obsah Část první - Úvod………………………………………………………………..…………3 Článek 1 až 2 Část druhá - Oběh účetních dokladů …………………………………….………...…4 Článek 3 až 12 Část třetí -
Harmonogram účetní závěrky ……………………………………..…..14 Článek 13
Část čtvrtá - Hospodaření s majetkem ………………………………….…..…….....14 Článek 14 až 17 Část pátá –
Daň z přidané hodnoty ……………………………………..……………17 Článek 18 až 24
Část šestá – Rozpočet …….………………………………………………...…….…….20 Článek 25 až 29 Část sedmá – Podrozvaha a evidence pro zpracování přílohy účetní závěrky …22 Článek 30 až 34 Část osmá – Směrnice pro časové rozlišení ………………………………………….23 Článek 35 až 39 Část devátá – Opravné položky ………………………………………………..….…….26 Článek 40 až 41 Část desátá – Odpisový plán …………………………………………………….………26 Článek 42 Část jedenáctá - Závěrečná ustanovení ………………………………………….…….27
2
ČÁST PRVNÍ ÚVOD Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Město Písek je veřejnoprávní korporací, má vlastní majetek, vystupuje v právních vztazích svým jménem a nese odpovědnost z těchto vztahů vyplývající. Město Písek je účetní jednotka: Město Písek Velké náměstí 114 397 19 Písek IČ: 00249998 DIČ: CZ00249998 2. Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance, kteří jsou zařazeni do městského úřadu, městské policie a ostatní zaměstnance, kteří se v rámci plnění svých úkolů stanou účastníky realizovaných účetních případů. Kontrolu dodržování směrnice zabezpečují vedoucí odborů a velitel městské policie v rámci svých pravomocí daných organizačním řádem městského úřadu, organizačním řádem městské policie, kontrolním řádem a pracovními náplněmi. 3. Legislativní rámec: a) zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; b) vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů; c) české účetní standardy, d) zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen DPH), ve znění pozdějších předpisů; e) zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů; f) vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do Centrálního systému účetních informací státu, ve znění pozdějších předpisů; g) vyhláška 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů; h) zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů; i) vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů; j) zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů; k) zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů; l) vyhláška č. 270/2010 o inventarizaci m) ostatní obecně závazné předpisy. Článek 2 Vymezení pojmů 1. Pro účely této směrnice se níže uvedenými pojmy rozumí: - vedení: starosta, místostarostové, tajemnice; - RM, ZM: rada města, zastupitelstvo města; - správci rozpočtových prostředků: vedoucí odborů a velitel městské policie; z titulu své funkce mají odpovědnost za hospodaření s finančními prostředky města;
3
-
ředitelé: ředitelé příspěvkových organizací a jednatelé obchodních společností založených městem; z titulu své funkce mají odpovědnost za hospodaření s finančními prostředky města v jimi zřízených organizacích.
ČÁST DRUHÁ OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ Článek 3 Oběh dokladů – výdajová část 1. Objednávky a smlouvy a) Objednávání dodávek od externích dodavatelů, anebo provedení jiných činností a služeb zabezpečují rozpočtáři města, dle pokynu příkazce operace, a to do výše rozpočtových prostředků schválených zastupitelstvem města na jednotlivé akce. Příkazci operace postupují a zodpovídají při zadávání veřejných zakázek dle „Zásad stanovujících postup zadávání veřejných zakázek“. Objednávka se vystavuje u všech případů, kde je výše závazku 2.000,- Kč a vyšší, včetně DPH. V objednávce bude uvedeno, že pokud se dodavatel stane nespolehlivým plátcem k datu uskutečnění zdanitelného plnění, hodnota odpovídající DPH bude hrazena přímo na účet příslušného správce daně v režimu podle § 109a zákona o DPH. V souladu s kontrolním řádem města Písku objednávka plní předběžnou řídící kontrolu. b) Zaměstnanci odborů předávají neprodleně do oddělení rozpočtu, daní a poplatků, k rukám příslušného rozpočtáře kapitoly uzavřené smlouvy, ze kterých vyplývají platební povinnosti pro město Písek. c) Rozpočtář zodpovídá za finanční krytí rozpočtem u objednávek a uzavřených smluv. 2. Příjem faktur a evidence závazků z obchodních vztahů K evidenci o závazcích z obchodních vztahů a jejich úhradách se používá kniha došlých faktur (KDF). Oběh faktur a platebních poukazů probíhá mimo elektronickou spisovou službu. K zabezpečení řádného vedení evidence v knize došlých faktur bude používán tento postup: a) Podatelna zapíše přijaté faktury a označí je prezenčním razítkem účetní jednotky s datumem. Faktury jsou denně předávány proti podpisu zaměstnanci zařazenému v oddělení účetnictví finančního odboru. Není-li faktura doručena přímo na podatelnu, zaměstnanec, který tuto fakturu přebere, ji neprodleně doručí na podatelnu. b) Zaměstnanec FO zařazený v oddělení účetnictví zkontroluje zákonné náležitosti došlých faktur. Pokud nebude mít daňový doklad veškeré předepsané náležitosti nebo bude dodán daňový doklad, jehož zdanitelné plnění je v režimu přenesené daňové povinnosti s vyčíslenou sazbou daně z přidané hodnoty v korunách a cenou celkem (včetně DPH) vrátí jej zpět dodavateli, a uvědomí o tom rozpočtáře příslušné kapitoly a pracovníka odpovědného za evidenci pro účely DPH. Poté zaeviduje faktury do knihy došlých faktur, u faktur od neplátců DPH doplní v KDF v části „Zdanitelné plnění“ datum vystavení faktury. U daňových dokladů se zdanitelným plněním v režimu z přenesené daňové povinnosti opíše z dokladu předmět plnění, jeho množství a označí jej kódem DPH. Poté faktury roztřídí podle kapitol a předá zaměstnanci, který je zodpovědný za evidenci pro účely DPH. Ten oskenuje všechny daňové doklady, jejichž plnění je v režimu přenesené daňové povinnosti, označí daňové doklady, u kterých je možnost uplatnit plný nárok na odpočet DPH (kódem NNO DPH), předkontuje DPH a předá je rozpočtáři.
4
Rozpočtář doplní rozpočtovou skladbu, sazbu DPH, daň, označení z „Pomocného analytického přehledu“ , zaúčtuje závazek a vytiskne likvidační doklad, který bude obsahovat příslušné označení výdaje z platného rozpočtu města. Likvidační doklad potvrdí svým podpisem v části odpovědný pracovník za příslušnost operace k rozpočtu. K faktuře připojí objednávku nebo doplní text, kde je uložena příslušná smlouva, na jejímž základě jsou práce fakturovány, překontroluje čísla bankovních účtů; dále zajistí, aby u faktury byly připojeny související doklady – např. dodací listy, příjemky, seznamy osob u pohoštění a v případě dodávky majetku doplnění inventárního čísla apod. U případů podléhajících rozhodnutí rady nebo zastupitelstva města doloží odkaz na příslušné usnesení tohoto orgánu. Poté faktury předá fyzicky na jednotlivé odbory k dalšímu přezkoumání věcné správnosti. c) Postup odborů po obdržení faktury Zaměstnanci, které vedoucí odboru určil k přezkoumání věcné správnosti ověří zápis na účetním dokladu se skutečností, zejména rozsah dodávky, přijaté služby, jejich provedení, správnost uvedeného množství a cenu, dodržení smluvních podmínek, sazbu DPH a DUZP. Kontroly provádí na základě vystavených objednávek nebo uzavřených smluv (zaměstnanci, určení k přezkoumání věcné správnosti jsou povinni zajistit, aby údaje o sazbě DPH a stanovení DUZP byly zapracovány do nově uzavíraných smluv např. do smluv o dílo, popř. objednávek prací apod.).Pokud se jedná o veřejnou zakázku, označí košilku Identifikátorem veřejné zakázky. Evidenční číslo zakázky – identifikátor oznamují na jednotlivé odbory zaměstnanci, kteří provádí veřejné zakázky. Nejsou-li zjištěny žádné věcné nesrovnalosti, potvrdí věcnou správnost výdaje svým podpisem na likvidačním dokladu. Následně správci rozpočtových prostředků nebo jimi pověřený zaměstnanec nebo vedení města v části odpovědný zaměstnanec za účetní případ, příkazce operace - svým podpisem potvrdí správnost výdaje. Schválené a potvrzené faktury předají odbory nejméně 3 dny před splatností příslušnému rozpočtáři kapitoly - zaměstnanci oddělení rozpočtu finančního odboru. Daňové doklady, jejichž plnění je v režimu přenesené daňové povinnosti, musí být rozpočtáři předány bezodkladně, nejpozději však do 20. dne měsíce následujícího po DUZP. Rozpočtáři neprodleně předají faktury a platební poukazy do oddělení účetnictví k úhradě. Před proplacením: hlavní účetní provede formální kontrolu dokladů před úhradou a provede kontrolu podpisových oprávnění zaměstnanec odpovědný za evidenci pro účely DPH zkontroluje dle požadavku zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, bankovní účet dodavatele a údaj o nespolehlivém plátci s informačním systémem o plátcích DPH. d) Proplacení faktur - pověřený zaměstnanec oddělení účetnictví proplácí přezkoušené faktury z příslušných účtů s ohledem na jejich splatnost. Pokud je košilka označená identifikátorem veřejné zakázky, doplní evidenční číslo do knihy došlých faktur. Příkazy k platbě zasílá bance zpravidla každý pracovní den elektronickým přenosem popř. na papírovém nosiči. e) Storno došlé faktury - pokud bude některá faktura vrácena zpět dodavateli, označí rozpočtář na likvidační doklad „Storno“, potvrdí svým podpisem a předá jej pověřenému zaměstnanci oddělení účetnictví, který vede knihu došlých faktur. Pokud bude vrácena faktura s označením plného nároku na odpočet DPH (NNO DPH), nebo daňový doklad, jehož plnění je režimu přenesené daňové povinnosti, bude kopie storno dokladu ihned předána zaměstnanci, zajišťujícímu správu DPH. f) V souladu se „Všeobecnými smluvními podmínkami provádění díla,“ může finanční odbor na žádost dodavatele, provést úhradu faktury v dřívějším termínu poníženou o úroky. Výpočet úroků provádí oddělení účetnictví. Do výpočtu úroků
5
se započítávají kalendářní dny – následující den po příkazu k úhradě do dne splatnosti, včetně. i)
V případě zajištění služeb a zboží (teplo, plyn, elektřina a voda), jejichž poskytování je spojeno s užíváním bytu nebo nebytového prostoru, které je pronajímatel povinen zajistit pro nájemce, musí z nájemní smlouvy nebo evidenčního listu vyplývat, jaká částka je nájem, který je výnosem nebo příjmem města, a jaké částky jsou úhrady za služby související s nájmem, u kterých se nejedná se o uskutečněná plnění města. U těchto plnění město neuplatňuje nárok na odpočet daně z přidané hodnoty, částky takto přijaté nepřevyšují částky uhrazené za plnění pro nájemce a o přijatých a uhrazených částkách se účtuje na zúčtovacích vztazích. Aby bylo prokázáno dodržení postupu účtování dle výše uvedeného ustanovení, musí být na každé faktuře, která se vztahuje k zajištění služeb, jejichž poskytování je spojeno s užíváním bytu nebo nebytového prostoru, označena částka, která má být účtována na zúčtovacích vztazích. Tuto částku označí zaměstnanec odboru odpovědný za věcnou správnost na likvidační doklad u faktury textem „Přeprodej“. Při vyúčtování služeb nájemníkům vyčíslí započtené úhrady od nájemníků za služby a pohledávky z jednotlivých faktur a společně s podkladem k vystavení faktur předá příslušnému rozpočtáři.
Za okamžik uskutečnění účetního případu město Písek považuje: - u došlé faktury - den přijetí faktury na podatelnu dle prezenčního razítka, datum přijetí do datové schránky, nebo datum přijetí e-mailem - u interních dokladů - den vzniku pohledávky, závazku, dluhů, zjištění manka, schodku, přebytku apod. - u bankovních výpisů - den úhrady nebo přijetí částky na účet, - u pohybu majetku - den vystavení dokladu, - u převodu vlastnictví k nemovitým věcem, u věcných břemen, které podléhají zápisu na katastr nemovitostí - den podání návrhu na vklad katastrálnímu úřadu, - u příjmů v hotovosti - den přijetí částky do pokladny, - u vystavených faktur - den vystavení faktury. 3. Platební poukazy Platební poukazy se používají pro převod finančních prostředků mezi účty města, platby z uzavřených smluv nebo dalších podkladů, ze kterých vyplývá platební povinnost. Podklady k jejich vystavení předávají jednotlivé odbory rozpočtářům. Platební poukazy vystavuje rozpočtář na: - poskytnutí příspěvku příspěvkové organizaci nebo jiné organizaci - příspěvkové organizaci odešle s platbou zároveň avízo, - platby z uzavřených smluv – zálohy, splátky nájemného apod., - převody ze sociálního fondu, - převody do fondů zřízených zastupitelstvem města, - příspěvky na sport, volnočasové aktivity, kulturní aktivity, sociální účely - vratky přeplatků z příjmových účtů, např. nájemné, pokuty apod., - doplatky pozastávek z uzavřených smluv, - ostatní platby.
6
Podklady k proplacení budou obsahovat: příjemce, důvod výplaty, bankovní spojení příjemce (č. účtu příjemce ověřuje zaměstnanec příslušného odboru), symboly, datum splatnosti. Při schvalování výdajů u platebních poukazů potvrdí rozpočtář svým podpisem rozpočtové krytí, jednotlivé odbory potvrzují výdaje za věcnou správnost, účetní případ a příkazce operace. Platební poukazy, které vystavují jednotlivé odbory: - platební poukaz na úhradu celkové sumy mezd. Hromadné příkazy k úhradě na jednotlivé účty jsou pořizovány v samostatném programu. Soubor zašle mzdová účetní v elektronické podobě pracovnici do oddělení účetnictví, která po jeho importu do elektronického bankovnictví provádí platbu. Při schvalování výdajů potvrdí jednotlivé odbory výdaje za věcnou správnost, účetní případ a příkazce operace a předají rozpočtáři k potvrzení rozpočtového krytí. Platební poukazy, které vystavuje oddělení účetnictví a oddělení rozpočtu finančního odboru: - převod finančních prostředků mezi účty města, - splátky jistin a úroků - bankovní poplatky - příspěvky zahrnuté v rozpočtu kapitoly 741 - odvody DPH Při schvalování převodů potvrdí finanční odbor věcnou správnost, rozpočtové krytí, účetní případ a příkazce operace. 4. Doklady k účtování o sociálním fondu Používání a hospodaření fondu upravují „Pravidla pro hospodaření s prostředky sociálního fondu Městského úřadu v Písku“. Platební doklady na úhradu výdajů hrazených ze sociálního fondu likviduje oddělení rozpočtu, daní a poplatků. Potvrzuje odpovědnost za rozpočet a věcnou správnost výdaje a zajistí potvrzení správnosti výdaje od odpovědného zaměstnance za účetní případ a příkazce operace dle podpisového vzoru a v souladu s „Pravidly pro hospodaření s prostředky sociálního fondu Městského úřadu v Písku“. 5. Doklady k účtování ostatních peněžních fondů Platební doklady na úhradu výdajů hrazených z jednotlivých fondů likvidují odbory dle platných podpisových vzorů a v souladu se zásadami tvorby a užití těchto fondů. Odbory potvrzují výdaje za věcnou správnost, za účetní případ a příkazce operace. Oddělení rozpočtu potvrzuje rozpočtové krytí. 6. Likvidace platů Výplaty platů zaměstnanců stanovuje „Vnitřní předpis Městského úřadu Písek“. Podkladem pro účtování o platech jsou sestavy: a) platební poukaz na celkovou částku mezd za vyplácené období, b) rekapitulace vyplacených platů za měsíc a rozúčtování za organizace, c) přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách nemocenského pojištění, d) rekapitulace pro finanční účtárnu, e) přehled o srážkách na půjčky ze sociálního fondu, f) čerpání sociálního fondu – interní doklad o poskytnutých darech zaměstnancům ze sociálního fondu, g) opis příkazů k úhradě. Sumář čerpání za jednotlivé kapitoly sestavuje mzdová účetní a odsouhlasí čerpání mezd s účetní evidencí.
7
7. Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách Vyúčtování tuzemských i zahraničních pracovních cest se řídí „Vnitřním předpisem Městského úřadu Písek - část Organizace pracovních cest a výplata cestovních náhrad“ 8. Přijaté dotace Veškeré přijaté dotace se soustřeďují na základním běžném účtu, vedeném ČNB nebo na dalších zvláštních účtech v souladu s uzavřenými podmínkami čerpání dotace. Odbory předávají finančnímu odboru kopie podepsaných žádostí o dotaci, kopie smlouvy o poskytnutí dotace, doklady k limitu. Všechna rozhodnutí o poskytnutí dotace nebo grantu musí být zaúčtována v účetnictví dnem přijetí dotačního rozhodnutí nebo dopisu. Za předání dokladů do oddělení účetnictví zodpovídají zaměstnanci, kteří o dotaci žádají. Podle podmínek uvedených v Rozhodnutí musí organizace uskutečněné příjmy a výdaje vést analyticky ve vztahu k příslušnému projektu, ke kterému se vážou, tzn., že doklady musí být řádně a jednoznačně označeny názvem, registračním číslem a samostatnou organizací od počátku akce, která je vedena v rozpočtu. Způsobilé výdaje projektu musí být navíc rozděleny v poměru na evropský a národní podíl dle vyhlášky č. 449/2009 Sb. o Rozpočtové skladbě, tj. dle procentního poměru ve Smlouvě o podmínkách poskytnutí dotace. Nezpůsobilé výdaje jsou hrazeny z vlastních prostředků a označí se organizací shodnou patřící k projektu. V souladu se smlouvou o poskytnutí dotace – část Rozpočet, případně změna rozpočtu, sledují zaměstnanci schvalující věcnou správnost zařazení výdajů na investiční a neinvestiční. Za účelové čerpání finančních prostředků podle uzavřených podmínek čerpání dotace zodpovídají zaměstnanci jednotlivých odborů, které správce rozpočtových prostředků určil k přezkoumání věcné správnosti. Označují likvidační doklady, které se týkají dotace a vlastních zdrojů k dotaci. Ostatní doklady související s dotací uschovávají odděleně na odboru pro kontrolu (projektovou dokumentaci, výběrová řízení, zápisy z prováděných kontrol apod.) Oddělení rozpočtu, daní a poplatků zajistí oddělenou evidenci pro kontrolu dokladů s účelovým znakem a dokladů na vlastní zdroje účastníka programu v té výši, jak ukládá rozhodnutí. Označení účelových prostředků v účetní evidenci dle podkladů provádí oddělení účetnictví. Článek 4 Oběh dokladů – příjmová část 1. Faktury za služby, práce, přeúčtování energií, nájemné, pachtovné s DPH, daňové doklady, jejichž zdanitelné plnění je režimu přenesené daňové povinnosti apod., které za úplatu poskytuje město, vystavuje oddělení rozpočtu z faktur nebo na základě podkladů z jednotlivých odborů. Podklady k vystavení faktury budou obsahovat: identifikaci odběratele, důvod fakturace, údaj o množství a ceně, bankovní spojení, symboly. 2. Jako vystavovatel faktury se uvede označení dle Části První, Článku 1, odst. 1 této směrnice. Na fakturách se dále uvede text: Právnická osoba - ÚSC - zřízen na základě zákona č. 367/1990 Sb., o obcích.
8
Pokud fakturovaná plnění jsou osvobozená od daně z přidané hodnoty, bude na faktuře uveden text: Osvobozeno od DPH podle příslušného § zákona o dani z přidané hodnoty. V případě zmocnění k vystavení daňového dokladu osobou, od které je poskytnuto zdanitelné plnění, se na faktuře uvede text: Vystaveno zákazníkem. V případě fakturace v režimu přenesené daňové povinnosti se na faktuře uvede text: Daň odvede zákazník. 3. Originál faktury podepsaný rozpočtářem a příkazcem operace, případně zaměstnancem, který zajišťuje správu DPH, odešle oddělení rozpočtu, daní a poplatků odběrateli. V knize vydaných faktur doplní rozpočtář rozpočtovou skladbu a zaúčtuje pohledávku. Přeúčtování formou dopisu nebo avíza předá do oddělení účetnictví k zaúčtování předpisu pohledávky. V případě neuhrazení pohledávky ve lhůtě splatnosti oddělení rozpočtu, daní a poplatků informuje písemně příslušný odbor, který dále postupuje dle „Směrnice o evidenci, vymáhání a odpisu pohledávek“. Článek 5 Oběh pokladních dokladů 1. S účinností od 1. 1. 2016 se vedou veškeré pokladny v systému Fenix 2. Pokladní operace – výdaje a příjmy v hotovosti provádějí jen odpovědní zaměstnanci, kteří mají uzavřenou dohodu o hmotné odpovědnosti (dále jen pokladní). Pokladní při výplatě hotovosti především: a) proplácí doklady, které mají náležitosti účetních dokladů, b) zabezpečuje, prověřuje a odpovídá za to, aby pokladní doklady k výplatě nebo přijetí měly zákonem stanovené náležitosti, c) vede chronologicky záznamy v pokladní knize, nebo v úloze „Pokladna“ v samostatné číselné řadě příjmů a výdajů d) dodržuje pokladní limit stanovený tajemnicí e) ověřuje si totožnost příjemce hotovosti, není-li příjemce hotovosti znám, a do výdajového dokladu poznamená č. občanského průkazů, f) hlavní výdajová pokladna se vede v systému Fenix, úloha „Pokladna“, uzavírá se denně a následně se veškeré prvotní doklady předají do oddělení účetnictví k zaúčtování. Po uzávěrce měsíce pokladní předá pokladní knihu ke kontrole a k zaúčtování do oddělení účetnictví v termínu do 4. pracovního dne po skončení měsíce. 2. Příjmové pokladny vedou zaměstnanci podatelny a zaměstnanci jednotlivých odborů, kteří jsou pověřeni vybíráním poplatků a pokut v systému Fenix, úloha „Pokladna“. Platby v hotovosti jsou zapisovány v úloze „Pokladna“ do „šablon“, podle jednotlivých druhů poplatků. Pokladní musí mít po skončení pracovního dne v pokladně nejvýše limit pokladního zůstatku. Pokud dojde k překročení pokladního limitu, odvádí pokladní následující den hotovost na účet banky. Pokladní hotovost odvádí pokladní vždy při dosažení povoleného pokladního limitu stanoveného tajemnicí a vždy poslední pracovní den v měsíci.
9
Pokladní před odvodem finančních prostředků provede kontrolu zaúčtování všech dokladů a stav finanční hotovosti v pokladně na zůstatek v pokladní knize. 3. Po odvodu finančních prostředků do banky provádí oddělení účetnictví kontrolu odvodu a zaúčtování pokladních dokladů, poté zaúčtuje doklady v členění na jednotlivé položky rozpočtové skladby. Recepce předávají do oddělení účetnictví: přehled zaúčtovaných pokladních dokladů pokladní deník kontrola zaúčtování pro pokladnu 4. Zaměstnanci jednotlivých odborů, kteří jsou pověřeni vybíráním poplatků a pokut, předávají při odvodu finančních prostředků do recepce: pokladní deník příjmové pokladní doklady, stvrzenky 5. Přijaté hotovosti z příručních pokladen na jednotlivých odborech za správní poplatky, pokuty apod., odvádějí zaměstnanci do hlavní pokladny, vždy při dosažení povoleného pokladního limitu stanoveného tajemnicí a poslední pracovní den v měsíci, včetně kopií stvrzenek nebo výpisu z pokladny v originále. 6. Hotovost pokladní vybírají na stvrzenky, příjmové pokladní doklady, nebo prostřednictvím pokladen. Stvrzenka se vystavuje ve třech vyhotoveních. Originál se předává plátci, 1 kopie tvoří součást spisu na příslušném odboru. Poslední kopie zůstává v bloku a předává se do účtárny. Příjmové pokladní doklady a souhrnné doklady z recepce se v kopii předají do oddělení účetnictví, originál se předá plátci. 7. Počet jednotlivých pokladen stanovuje tajemnice 8. Vedoucí zaměstnanci provádějí namátkovou inventarizaci pokladen. 9. Vyúčtování pokladní hotovosti koncem roku se provádí nejpozději k 31.12. běžného roku. Nespotřebované peněžní prostředky se vrací na výdajový účet města ještě v běžném roce tak, aby nebyla k 31.12. běžného roku vykázána žádná pokladní hotovost. Pokladní hotovost z příjmových pokladen musí být odvedena nejpozději do 31.12. běžného roku. 10. Valutovou pokladnu vede odbor vnitřních věcí. Užívá se zejména pro cestovní náhrady při zahraničních pracovních cestách. Vyúčtování (doplatek) je prováděno v české měně v souladu s Vnitřním předpisem Městského úřadu Písek. 11. Pro nákup, či prodej cizí měny bude používán kurz, za který byla tato měna skutečně nakoupena či prodána, tedy kurz banky, ve které byla transakce uskutečněna. Článek 6 Interní účetní doklady 1. Účetní předpis pohledávek, závazků a dluhů účtuje oddělení účetnictví na základě doručených dokladů, které vycházejí z pravomocných rozhodnutí, podepsaných smluv, pokut apod., doplněných o usnesení RM nebo ZM, pokud podléhají tomuto rozhodnutí. Předpisy se provádějí do období, kdy pohledávka, závazek nebo dluh vznikl. Předpisy pohledávek u přijatých transferů se účtují dnem odeslání avíza obci. U předpisu ročních závazků – poskytnutí transferů vlastním PO je den účetního případu datum odeslání sdělení závazných finančních vztahů PO. Doklady za správnost podepisují zaměstnanci odborů, kteří evidují pohledávky a závazky a správci rozpočtových prostředků nebo jimi pověření zaměstnanci. Evidence
10
pohledávek, závazků a dluhů podle jednotlivých dlužníků je vedena na příslušných odborech. Předávání pohledávek k vymáhání se řídí „Směrnicí o evidenci, vymáhání a odpisu pohledávek“. 2. Předpis předávají odpovědní zaměstnanci průběžně do oddělení účetnictví osobně nebo vnitřní poštou. 3. Pohyb majetku v účetnictví se provádí na základě dokladů, které vycházejí z pravomocných rozhodnutí, doplněných o usnesení RM nebo ZM a v souladu s ustanovením této směrnice, část čtvrtá „Hospodaření s majetkem“, do období, kdy došlo k přírůstku nebo úbytku majetku. Evidenci majetku zajišťuje oddělení účetnictví. Pohyby majetku se provádí na základě podkladů z jednotlivých odborů a následně oddělení účetnictví vyhotovuje doklad k zaúčtování. Doklady za správnost podepisují zaměstnanci odborů a zaměstnanec oddělení účetnictví. Na dokladech o zařazení dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku do užívání vyčíslí rozpočtář dle podkladů z odborů hodnotu dotace na pořízení dlouhodobého majetku. V případě, že je z dotace pořizováno více věcí a z příslušného rozdělení nevyplývá explicitně přiřazení dotace na konkrétní položku majetku, bude provedeno rozpočítání prostřednictvím poměru vstupních cen pořizovaných majetků. Přijaté dotace označí pověřený zaměstnanec odboru účetnictví na kartu konkrétního majetku a začne rozpouštět do výnosů. U dotací poskytnutých zpětně se dotace na kartu majetku vyznačí datem přijetí prostředků na účet a dotace se začne rozpouštět do výnosů. 4. Majetek určený k prodeji ocení odbor, který majetek prodává reálnou hodnotou v souladu s § 27 zákona č. 563/1991Sb., o účetnictví, a tuto hodnotu uvede na dokladu k vyřazení majetku. 5. Kauce vybírané Policií ČR podle zákona č. 361/2000 Sb., o silničním provozu, v platném znění - vybrané kauce složí Policie ČR na depozitní účet města Písek a současně zašle Avízo k platbě odboru vnitřních věcí. Odbor vnitřních věcí sleduje kauci do vydání rozhodnutí. Následně bude odborem vnitřních věcí vystaven podklad na převod finančních prostředků v souladu s Rozhodnutím o kauci.
Článek 7 Reálná hodnota Přecenění na reálnou hodnotu se provede za předpokladu prodeje do 12 měsíců od okamžiku přecenění. Majetek určený ke směně je považován za majetek určený k prodeji, tedy bude reálnou hodnotou přeceňován. Okamžik uskutečnění účetního případu k přecenění reálnou hodnotou majetku určeného k prodeji: Nemovité věci, cenné papíry a majetkové účasti, movité věci - usnesení zastupitelstva o záměru prodat majetek Pozemky - usnesení zastupitelstva o záměru prodat majetek – v případě, že není známa výměra pozemku, bude cena upřesněna po geometrickém zaměření Vymezení okamžiku, ke kterému se upustí od aplikace reálné hodnoty majetku – ocenění se vrátí na původní hodnotu majetku Upuštění od záměru prodat, jiný způsob využití, nenaplnění podmínek záměru prodeje stanovených zastupitelstvem – usnesení zastupitelstva odstoupení druhé strany od prodeje
11
Pravidla pro stanovení reálné hodnoty Druh majetku
Odpovědnost
Postup
Nemovitosti-stavby, byty, pozemky, ost.
Vedoucí odboru SM
Nemovitost - znalecký posudek U pozemků – znalecký posudek,“Zásady stanovení kupních cen pozemků“, kvalifikovaný odhad odboru SM
Cenné papíry
Vedoucí finančního odboru Vedoucí příslušného odboru
Aktuální cena na trhu s cennými papíry
Movité věci
Kvalifikovaný odhad dle nabídky prodejců obdobného typu majetku Znalecký posudek
Stanovení míry významnosti Reálnou hodnotou se neoceňuje: Nemovité věci s předpokládanou cenou do 500 000,-- Kč v jednotlivých případech Samostatné pozemky s předpokládanou cenou do 500 000,-- Kč v jednotlivých případech Movité věci v hodnotě do 40 000,-- Kč v jednotlivých případech Evidence majetku přeceněného reálnou hodnotou Majetek přeceněný reálnou hodnotou bude evidován v účetnictví odděleně pomocí analytického členění typem AU. Při vyřazení tohoto majetku příslušný odbor na dokladu uvede pořizovací cenu a cenu přecenění na reálnou hodnotu. Evidence se povede na kartě majetku, kde bude uvedeno Okamžik ocenění a výše reálné hodnoty Způsob stanovení reálné hodnoty Informace o hodnotě realizovaného prodeje Informace o zrušení přecenění pokud dojde ke zrušení Inventarizace majetku oceněného reálnou hodnotou Inventarizační komise ve spolupráci s pracovníkem odpovědným za ocenění v rámci inventarizace Vyhodnotí, zda trvá záměr prodat majetek oceněný reálnou hodnotou Pokud je prodej nepravděpodobný a od okamžiku ocenění reálnou hodnotou uplynulo více než 12 měsíců, předloží návrh na zrušení ocenění majetku reálnou hodnotou pracovníkovi odpovědného za ocenění reálnou hodnotou Článek 8 Oběh bankovních dokladů 1. Styk s peněžními ústavy zajišťuje finanční odbor. Právo podpisu bankovních dokladů mají podle podpisového vzoru předloženého peněžnímu ústavu a seznamu
12
osob založeného u vedoucí účtárny: starosta, místostarostové, tajemnice, vedoucí finančního odboru, vedoucí oddělení účetnictví a vedoucí oddělení rozpočtu, daní a poplatků. Při zřízení účtu sdružených prostředků mají podpisové právo k účtu zaměstnanci oprávnění nakládat s těmito prostředky v návaznosti na rozpočet města. 2. Šek na výběr hotovosti vystavuje pokladní odboru vnitřních věcí a zajišťuje výběr hotovosti do pokladny. Tiskopisy šeků přebírá pro potřeby města vedoucí oddělení účetnictví nebo vedoucí oddělní rozpočtu, daní a poplatků.
Článek 9 Pokutové bloky, ceniny, zúčtovatelné tiskopisy 1. Pokutové bloky na místě zaplacené Bloky na pokuty za přestupky ukládané příslušnými odbory a městskou policií vydává proti podpisu odpovědný zaměstnanec finančního odboru pověřeným zaměstnancům. Bloky na pokuty nemají nominální hodnotu. Hodnota jednoho listu pokutového bloku ve svazku činí 2.000,- Kč, v případě ztráty, zničení či odcizení pokutových bloků bude blok zaměstnanci vyúčtován. Celková hmotná odpovědnost za 1 svazek pokutového bloku činí 40.000,- Kč. Pokutové bloky, které byly ztraceny, zničeny či odcizeny – zaměstnanci tyto skutečnosti neprodleně nahlásí na finanční odbor, který do 30 dnů ode dne zjištění uvedených skutečností nahlásí série a evidenční čísla na Ministerstvo financí. Pokutové bloky, u kterých odmítne přestupce podepsat převzetí pokutového bloku, způsobuje tu skutečnost, že pokutový blok nemá náležitosti zákona č. 200/1990 Sb., takový blok je stornován. Zaměstnanci originál i kopie tohoto bloku s textem „Storno“ a vysvětlujícím dopisem předají neprodleně na finanční odbor, který blok vrátí na Krajský úřad Jihočeského kraje. Zaměstnanci vedou „Deník pokutových bloků“, kde evidují částky v Kč přijaté od pokutovaných osob za vydané pokutové bloky. Vybrané finanční prostředky z pokut jsou odváděny do pokladen vždy při:
dovršení limitu
poslední den v měsíci
při vytržení posledního listu v bloku.
Pokutovaná osoba obdrží originál bloku, kopie je ponechána v bloku. Po vytrhání originálů celého bloku je blok a „Deník pokutových bloků“ předán ke kontrole na finanční odbor. Vybrané finanční prostředky za pokuty jsou účtovány podle jednotlivých zaměstnanců, kterým jsou bloky předávány. U Městské policie kontrolu bloků a odvodu finančních prostředků za pokuty provádí a zodpovídá určený zaměstnanec městské policie a řídí se pokynem vydaným velitelem Městské policie. K 31.12. běžného roku je provedena inventarizace pokutových bloků. 2. Správci rozpočtových prostředků nebo jimi pověření zaměstnanci provádějí průběžně kontrolu ve věci správnosti evidence pokutových bloků a zároveň průběžnou kontrolu odvodu peněz.
13
3. Nákup cenin pro služební účely, jejich evidenci, uskladnění a výdej zajišťují zaměstnanci odboru SM. Ceniny vyúčtovávají vždy k poslednímu dni v měsíci. 4. Evidenci stravenek, uskladnění a vydávání zajišťuje odbor vnitřních věcí v souladu s “Pravidly sociálního fondu“. 5. Přísně zúčtovatelné tiskopisy vedou zaměstnanci jednotlivých odborů a jsou odpovědní za jejich evidenci, uskladnění a vydání. Přísně zúčtovatelné tiskopisy se účtují na podrozvahových účtech a jejich vyúčtování se provádí čtvrtletně dle podkladů o spotřebě a nákupu. Článek 10 Podpisové vzory 1. Podpisové vzory osob oprávněných podepisovat bankovní doklady zajišťuje a aktualizuje oddělení účetnictví. Originál seznamu podpisových vzorů je zasílán do příslušného bankovního ústavu. 2. Podpisové vzory zaměstnanců oprávněných schvalovat hospodářské operace, včetně vymezení povinností ve vztahu k jimi plněným úkolům a oprávnění k operacím ze zákona o finanční kontrole ve veřejné správě, stanovuje vedoucí příslušného odboru. 3. Seznam podpisových vzorů se vyhotovuje ve čtyřech exemplářích, z toho 1x pro oddělení rozpočtu, daní a poplatků, 1x pro oddělení účetnictví, 1x pro pokladnu a 1x pro příslušný odbor. Článek 11 Hlášení za škodu 1. V případech uplatnění náhrady škod z pojistné události (krádeže, havárie automobilu apod.) hlásí vedoucí příslušného odboru uplatnění nároku náhrady škod odboru vnitřních věcí. Dále příslušné odbory předají kopii dokladu „Informace o výplatě pojistného plnění“ do oddělení účetnictví k předpisu pohledávky. Článek 12 Archivace 1. Účetní doklady včetně příloh jsou uschovány po dobu stanovenou právními předpisy; u dotací je stanovena archivace Smlouvou o poskytnutí dotace.
ČÁST TŘETÍ HARMONOGRAM ÚČETNÍ ZÁVĚRKY Článek 13 1. Účetní závěrka bude sestavena v souladu s ustanovením zákona o účetnictví. Sestavuje se v těchto termínech: k 31.03. - mezitímní účetní závěrka k 30.06. - mezitímní účetní závěrka k 30.09. - mezitímní účetní závěrka k 31.12. - řádná účetní závěrka
14
2. Účetní výkazy se sestavují v termínech stanovených vyhláškou Ministerstva financí o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu. 3. Zaměstnanci příslušných odborů předají doklady k zaúčtování všech účetních případů týkajících se příslušného účetního období k okamžiku uskutečnění účetního případu, tak, aby účetní závěrka podávala věrný a poctivý obraz o finanční situaci účetní jednotky a byly dodrženy právní předpisy. 4. Oddělení rozpočtu, daní a poplatků odsouhlasí příspěvky s příspěvkovými organizacemi. 5. V souladu se „Směrnicí o provedení inventarizace“ platnou v daném roce zaměstnanci jednotlivých odborů provedou inventarizaci majetku a závazků ke dni řádné účetní závěrky. 6. Termíny předání dokladů a prací, které souvisejí s řádnou účetní závěrkou, sdělí finanční odbor zaměstnancům ostatních odborů písemně v Pokynu k řádné účetní závěrce nejpozději do 15.12. běžného roku. 7. Město Písek stanovuje hladinu významnosti ve výši 1% bilanční sumy (aktiv) pro doplňující informace k položkám rozvahy a 1% celkové sumy nákladů a výnosů pro doplňující údaje k položkám výkazu zisku a ztráty.
ČÁST ČTVRTÁ HOSPODAŘENÍ S MAJETKEM Článek 14 Zařazování majetku 1. Zařazení majetku se provede v okamžiku uvedení tohoto majetku do stavu způsobilého k užívání, kterým se rozumí zejména dokončení věci a splnění technických funkcí a povinností stanovených jinými právními předpisy pro užívání. Odbory bez zbytečného odkladu předávají příslušnému rozpočtáři kapitoly podklady pro zařazení do majetku (kolaudační rozhodnutí, zápis o ukončení či převzetí díla). Odbory zároveň předají odboru vnitřních věcí podklady pro pojištění. Majetek se zařazuje na celé koruny, zaokrouhlení se provádí matematicky. 2. Pověřený zaměstnanec finančního odboru pak na základě převzatých podkladů vystavuje zařazovací protokoly pro všechny odbory, na veškerý inventář úřadu, pro osadní výbory, pro oddělení starosty a pro městskou policii. Vede veškerou evidenci majetku dle jednotlivých odborů. 3. Po podepsání darovacích, kupních a směnných smluv odbory neprodleně předají tyto smlouvy na finanční odbor k zařazení nebo vyřazení do majetku města. Stejně tak i uzavřené ručitelské závazky a zástavní smlouvy. 4. Inventarizaci veškerého zařazeného, převedeného, doúčtovaného majetku jednotlivé odbory inventarizují dle pokynů uvedených ve Směrnici o provedení inventarizace majetku a závazků města. Odbor správy majetku zinventarizuje a odsouhlasí na listy vlastnictví veškeré budovy, stavby a pozemky. 5. V souladu s účetním standardem stanovuje organizace, že úroky u investičních úvěrů nebude zahrnovat do ceny majetku. 6. Náklady související s pořízením dlouhodobého majetku - podklady k předběžnému rozhodování, výdaje související se zajištěním financování a administrací přijatých transferů apod. - budou od roku, ve kterém byly finanční prostředky na realizaci
15
investice schváleny v rozpočtu města, investičním výdajem. Do té doby budou provozním výdajem. Článek 15 Evidence majetku 1. Analytickou evidenci vede město podle jednotlivých složek majetku. a) Analytická evidence podle jednotlivých složek nehmotného a hmotného majetku slouží k jeho identifikaci, zejména obsahuje název nebo popis majetku, popřípadě číselné označení, datum a způsob jeho pořízení a datum uvedení do užívání, datum zaúčtování na účty příslušné účtové skupiny v pořizovací hodnotě. Kromě těchto skutečností se v této evidenci vedou úplné zápisy o provedené údržbě a převodech jednotlivých předmětů. b) Analytická evidence finančního majetku se vede podle jeho jednotlivých složek, u záloh a půjček podle jednotlivých dlužníků. Obsahuje údaje potřebné k identifikaci finančního investičního majetku. 2. Inventární evidence majetku je vedení inventárních karet, knih, rejstříků, skladových karet a místních seznamů. Inventární evidenci vedou, za její úplnost a pořádek při úschově písemností a dokumentace evidence odpovídají zaměstnanci, kteří vedou evidenci majetku. 3. Drobný hmotný majetek, jehož ocenění je nižší než Kč 3.000,-- a doba životnosti je delší než 1 rok, se vede na podrozvahových účtech (v operativní evidenci). Na těchto účtech jsou vedeny i osobní ochranné pomůcky, jejichž životnost je delší než jeden rok a pořizovací cena nepřesahuje částku Kč 3.000,--. Takto vedené osobní ochranné pomůcky budou zároveň zaznamenány na kartách, kde budou sledovány údaje o pořízení i o výdeji těchto pomůcek jednotlivým zaměstnancům včetně jejich potvrzení o převzetí. Drobný nehmotný majetek, jehož ocenění je nižší než 7.000,- Kč a doba životnosti je delší než 1 rok, se vede na podrozvahových účtech (v operativní evidenci). 4. Povodňové plány, lesní hospodářské plány, plány povodí, technické a energetické audity jsou považovány za provozní výdaje a na majetkových účtech se neevidují, pokud u konkrétních jednotlivých případů nerozhodne nadřízený orgán nebo poskytovatel dotace jinak. Výdaje na projektovou dokumentaci budou součástí pořizovací ceny majetku (budou hrazeny z investic) pokud již bude znám jistý záměr realizace akce. V případě, že realizace akce nebude jistá, lze výdaje na projektovou dokumentaci hradit z neinvestičních výdajů (ze služeb). 5. Účtování zásob: a) Způsob B - podle tohoto způsobu účtují: sklad městské policie (osobní ochranné pomůcky), oddělení starosty (propagační materiál), odbor vnitřních věcí (kancelářské potřeby), odbor školství a kultury (sklad materiálu). V průběhu účetního období (kalendářního roku) se účtují všechny složky pořizovací ceny nakupovaných zásob přímo do nákladů bez účtování na účty v účtové třídě 1. Podmínkou je vedení skladové evidence průběžně (skladové karty, datové soubory, počítače), aby bylo možno zjistit a prokázat stav zásob v průběhu účetního období a porovnat výsledky. b) Do spotřeby bez účtování na skladě se vede: nákupy pohonných hmot, materiál pro údržbu a drobné opravy, knihy a časopisy. Množství nakupovaného materiálu musí odpovídat běžné spotřebě.
16
6. Skladová evidence – bude vedena průběžně na skladových kartách v jednotkách množství. Na skladových kartách bude mimo označení zásob uváděno i datum pořízení a datum vyskladnění, pořizovací cena a údaje o množství. 7. Úbytek zásob město oceňuje způsobem, kdy první cena pro ocenění přírůstku zásob se použije jako první cena pro ocenění úbytku zásob. 8. Věcná břemena – pokud se stane město Písek oprávněnou osobou z věcného břemene po 01.01.2014, pokud není vykazováno jako součást ocenění „Stavby “, které pořídila úplatně a jehož pořizovací cena je vyšší než 40 tis. Kč, vykazuje je na účtu Ostatní dlouhodobý hmotný majetek. Věcná břemena do 40 tis. Kč se evidují v podrozvahové evidenci na jednotlivých odborech a pořizují se jako provozní majetek. Pokud vznikne věcné břemeno, kde je obec oprávněnou osobou v době pořizování majetku, bude vstupovat do ocenění majetku jako výdaj související s pořízením bez ohledu na výši jeho ocenění a nebude evidováno samostatně. V případě, že vznikne věcné břemeno až po zařazení majetku do užívání a jehož pořizovací cena je vyšší než 40 tis. Kč, bude se evidovat na účtu Ostatní dlouhodobý hmotný majetek, do 40 tis. Kč v podrozvahové evidenci. 9. Věcná břemena – pokud se stane město Písek povinnou osobou z věcného břemene – tj. zatížení nemovitosti ve vlastnictví obce věcným břemenem – nebude se účetně evidovat, bude zapsáno v katastru nemovitostí. 10. Právo stavby - jedná se o věcné právo, které opravňuje osobu odlišnou od vlastníka pozemku zřídit na tomto cizím pozemku stavbu. V případě, že město pořídí právo stavby a je v úmyslu města stavbu realizovat, bude cena práva stavby vstupovat do ocenění pořizované stavby. V případě, že není v úmyslu města stavbu realizovat, bude právo stavby evidováno na účtu 021- bez ohledu na výši ocenění. 8.
Věcná břemena – pokud se stane město Písek oprávněnou osobou, tj. věcné břemeno ve prospěch města Písek, vykazuje se po 1.1.2015 na účtu 028 – Drobný dlouhodobý hmotný majetek, v ceně od 0,01 Kč do 40 tis Kč. Věcná břemena nad 40 tis. Kč se vykazují na účtu 029 – Ostatní dlouhodobý hmotný majetek. Pokud vznikne věcné břemeno, kde je obec oprávněnou osobou v době pořizování majetku, bude vstupovat do ocenění majetku jako výdaj související s pořízením bez ohledu na výši jeho ocenění a nebude evidováno samostatně. V případě, že vznikne věcné břemeno až po zařazení majetku do užívání a jehož pořizovací cena je vyšší než 40 tis. Kč, bude se evidovat na účtu Ostatní dlouhodobý hmotný majetek, do 40 tis. Kč na účtu Drobný dlouhodobý hmotný majetek. Věcná břemena vznikají k datu právních účinků vkladu.
9.
Věcná břemena – pokud se stane město Písek povinnou osobou z věcného břemene – tj. zatížení nemovitosti ve vlastnictví obce věcným břemenem – bude evidováno oddělenou analytikou a to v celé částce hodnoty pozemku a zapsáno v katastru nemovitostí.
10. Právo stavby – jedná se o případy, kdy je provedena platba za právo stavby a dále byla realizována stavba. Právo stavby se od 1.1.2015 vykazuje na účtu 021- stavby samostatně a samostatně je odepisováno. Právo stavby může být vykazováno i jako zboží, pokud bude město zprostředkovávat uzavření smlouvy o právu stavby, ale bude jej nabývat za účelem dalšího prodeje.
Článek 16 Vyřazování majetku
17
1. Při prodeji dlouhodobého majetku, bezúplatném převodu (darování) a při vkladu dlouhodobého majetku do jiné společnosti, k němuž má město vlastnické právo, předkládá zodpovědný zaměstnanec příslušného odboru materiál ke schválení zastupitelstvu města nebo radě města a na základě rozhodnutí (usnesení) vystaví příslušný doklad k zaúčtování (vyřazovací protokol, smlouvu o vkladu atd.). 2. Vyřazování likvidací – dochází v případě, že je dlouhodobý majetek zcela opotřebován a jeho oprava (popř. technické zhodnocení) není efektivní. Zodpovědný zaměstnanec v tomto případě vystaví vyřazovací protokol podepsaný příslušným vedoucím odboru a předloží jej k podpisům předsedovi a členům likvidační komise. Při vyřazování majetku nad Kč 40.000,-- pověřuje rada města kromě předsedy a členů likvidační komise také vždy starostu města k podepisování vyřazovacích protokolů příslušného vyřazovaného majetku. Dále zde musí být vždy uveden důvod a způsob vyřazení (likvidace). V případě prodeje či odvozu příslušného vyřazovaného majetku Sběrným surovinám musí být vždy pověřenému zaměstnanci finančního odboru spolu s vyřazovacím protokolem předložen i doklad o převzetí na příslušné sběrné místo ve městě a popř. doklad o zaslání finančních prostředků na příjmový účet města. Při fyzické likvidaci rovněž zápis o datu a způsobu likvidace s podpisem pracovníků, kteří likvidaci provedli. Na skládku odpadu bude vyvezen příslušný vyřazený inventář až po znehodnocení (rozbití, rozřezání apod.). Vyřazovací protokol se zpracovává ve třech vyhotoveních, jedno vyhotovení si ponechá vystavitel a dvě vyhotovení předá na finanční odbor k zaúčtování. 3. Vyřazování v důsledku manka a škody – zodpovědný zaměstnanec vystaví zápis o škodě, který předloží k vyjádření likvidační komisi a na základě jejího rozhodnutí vystaví doklad k zaúčtování. Při vzniklém manku a škodě se tento schodek účtuje jako pohledávka vůči hmotně odpovědné osobě. 4. Při vyřazování rozpracovaného dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku, kdy je pořizování tohoto majetku trvale zastaveno a nebude v něm dále pokračováno, jakož i dodávky prací, které se v průběhu pořízení dlouhodobého majetku staly neupotřebitelné v důsledku následně vydaných právních předpisů nebo byla-li vypracována projektová dokumentace na akci, která nebyla a nebude nikdy realizována, se tento majetek na návrh odboru vyřadí dokladem, kde se uvede důvod vyřazení (zmařené investice) a podepíše jej starosta města. 5. Nepotřebný nebo poškozený majetek bude průběžně vyřazován. Návrhy na vyřazení tohoto majetku budou předkládány na finanční odbor. Příslušný odbor informuje bez zbytečného odkladu odbor vnitřních věcí o vyřazení majetku z důvodu ukončení pojištění.
Článek 17 Inventarizace 1. Inventarizace majetku a závazků města Písek se provádí v termínech stanovených zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a Vyhlášky č. 270/2010 o inventarizaci majetku a závazků. 2. Organizační zajištění a způsob provedení inventarizace řeší Směrnice k provedení inventarizace majetku a závazků města Písek.
ČÁST PÁTÁ DAŇ Z PŘIDANÉ HODNOTY (DPH)
18
Článek 18 Činnosti nepodléhající DPH 1. Činnosti města, které nepodléhají DPH, jsou činnosti při výkonu působnosti v oblasti veřejné správy, tj. takové, které jsou vykonávány z pozice státní moci a na základě veřejnoprávní normy. Pro účely DPH se tyto činnosti pouze evidují, nevstupují do vypořádání daně z přidané hodnoty a jsou účtovány v cenách včetně DPH.
Článek 19 Ekonomická činnost 1. Činnosti, které nejsou výkonem působnosti v oblasti veřejné správy, jsou považovány za činnosti ekonomické podléhající běžnému režimu DPH. Byl pro ně zřízen bankovní účet číslo 7563770297/0100 vedený u Komerční banky a.s., pobočka Písek. O této činnosti se účtuje v příjmech a výdajích. 2. Předmětem DPH jsou také činnosti, které jsou vymezeny přílohou č. 1 zákona o DPH (např. dodání nového zboží vyrobeného nebo nakoupeného za účelem dodání v nezměněném stavu, reklamní služby, služby pořádání výstav, veletrhů, kongresů apod.). 3. Město má povinnost u plnění vymezených zákonem o DPH postupovat v souladu s režimem přenesené daňové povinnosti. V takovém případě poskytovatel plnění neodvádí ze svého plnění DPH na výstupu, příjemce je povinen ke dni uskutečnění zdanitelného plnění daň přiznat a zároveň může uplatnit nárok na odpočet daně. 4. K platbám v hotovosti je zřízena pokladní kniha, vedená v programu “Fenix“. Pokladní operace se řídí Článkem 5, část 2. písmeno a-e) dále částmi 3 a 4.
Článek 20 Zahraniční činnost 1. V souvislosti s členstvím ČR v EU může městu vzniknout povinnost registrace k DPH v zahraničí, či povinnost odvést daň v tuzemsku za poskytnutí služby osobou registrovanou k dani v jiném členském státě nebo za pořízení zboží z jiného členského státu. Článek 21 1. Po registraci města k DPH došlo k vymezení činností nepodléhajících režimu DPH a činností, které jsou předmětem daně. Seznam činností je založen u pověřeného pracovníka finančního odboru, jeho aktualizaci zajišťují v rámci své pracovní náplně rozpočtáři. Tito zaměstnanci zodpovídají také za včasné oznámení zahraničních plnění. 2. Odbory předávají návrhy smluv před jejich schválením na finanční odbor pro zohlednění DPH. Článek 22 Daň na výstupu, daň na vstupu
19
1. V souladu se zákonem o DPH je základní povinností města uplatňovat u plnění, která jsou předmětem DPH, daň na výstupu (povinnost přiznat a odvést daň) do 15 dnů od zdanitelného plnění nebo od přijetí platby vystavovat daňové doklady. Tyto daňové doklady vystavují rozpočtáři na základě podkladů z jednotlivých odborů ve třech vyhotoveních. Jedno se předá na odbor, druhé zašle rozpočtář odběrateli a třetí je ihned předáváno zaměstnanci finančního odboru, který zajišťuje správu DPH, k zaúčtování. 2. Daňové doklady jsou číslovány roční číselnou řadou (stanovuje finanční odbor), podepsány rozpočtářem a vedoucím odboru. Převzetí daňového dokladu stvrdí odpovědný pracovník finančního odboru, který zajišťuje správu DPH, datumem a podpisem. Poté zkontroluje správnost daňového dokladu, předkontuje jej a zaúčtuje předpis pohledávky. 3. Povinnost odvést – přiznat - daň je dle zákona vázána na den uskutečnění zdanitelného plnění nebo na den přijetí platby, a to na ten den, který nastane dřív. Daň z uskutečněných plnění se zaokrouhluje na desetihaléře. 4. Město má v souladu se zákonem o DPH nárok na odpočet DPH (daň na vstupu – nárok na vrácení daně) tehdy, pokud přijatá plnění použije pro uskutečnění jeho ekonomické činnosti. Nárok na odpočet je možné uplatnit nejdříve okamžikem, kdy bude mít k dispozici daňový doklad v listinné formě nebo v elektronické podobě, za splnění podmínek uvedených v zákoně o DPH. Výše nároku na odpočet je možné uplatnit jen ve výši daně, která má být uplatněna podle platného zákona o DPH. 5. Pokud přijaté zdanitelné plnění bude použito jak pro uskutečnění ekonomické činnosti, tak pro účely veřejné správy, nárok na odpočet daně se neuplatňuje. 6. Za včasné vystavení daňového dokladu v režimu přenesené daňové povinnosti při dodání kovového, papírového a jiného odpadu apod. zodpovídá rozpočtář příslušné kapitoly. Za správné náležitosti a včasné dodání daňových dokladů vystavených dodavatelem na stavební a montážní práce zodpovídá zaměstnanec, kterého vedoucí určil k přezkoumání věcné správnosti. 7. Po ukončení měsíčního účetního období, nejdéle však do 20. dne následujícího měsíce, potvrdí rozpočtář příslušné kapitoly pracovníkovi zodpovědnému za daňovou evidenci DPH všechna plnění, která jsou za danou kapitolu přijata v režimu přenesené daňové povinnosti (podle DUZP). Toto potvrzení bude v písemné formě a bude závazné. 8. Při pořízení obchodního majetku, s výjimkou dlouhodobého majetku, (např. zásob zboží, materiálu) ke zdanitelné ekonomické činnosti je možné uplatnit plný nárok na odpočet DPH. Pokud by ale po dobu tří let od pořízení došlo k jinému než předpokládanému užití v rámci ekonomické činnosti, musí být nárok na odpočet vrácen. Za včasné nahlášení změny účelu užití toho obchodního majetku osobě odpovědné za evidenci pro účely DPH zodpovídá rozpočtář příslušné kapitoly. 9. Rozpočtář příslušné kapitoly společně s pracovníkem pověřeným majetkovou evidencí zodpovídají za včasné nahlášení změn rozsahu použití dlouhodobého majetku, u kterého byl uplatněn nárok na odpočet daně.
Článek 23 Výjimky z plnění osvobozených od DPH bez nároku na odpočet
20
1. V souladu se zákonem o DPH využilo město Písek možnost uplatňovat daň u některých plnění osvobozených od daně bez nároku na odpočet. Jedná se o nájemní smlouvy na pronájmy staveb, bytů či nebytových prostor jiným plátcům pro uskutečňování jejich ekonomických činností. 2. Další nově uzavřené a schválené smlouvy, u nichž bude pro město Písek přínosem nastavení postupu dle výše uvedeného ustanovení zákona, budou průběžně předkládány zodpovědnému zaměstnanci finančního odboru, tak jak budou schvalovány RM nebo ZM. Smlouvy budou předkládány včetně příloh, které mohou tvořit např. seznamy pronajatého majetku, spolu s průvodním listem ke smlouvě. 3. Za včasné předložení zodpovídá zaměstnanec příslušného odboru pověřený uzavíráním těchto nájemních smluv. 4. Další výjimku z osvobozeného plnění bez nároku na odpočet tvoří dodání vybraných nemovitých věcí. Převody vybraných nemovitých věcí jsou od DPH osvobozeny bez nároku na odpočet, za podmínek stanovených zákonem o DPH. Smlouvy na dodání vybraných nemovitých věcí, které podléhají odvodu DPH, musí být smluvně navýšeny aktuální sazbou DPH. Zaměstnanec příslušného odboru před sestavením smlouvy konzultuje osvobození nebo povinnost odvodu DPH s příslušným zaměstnancem finančního odboru, který pak nese odpovědnost za správné stanovení daňové povinnosti.
Článek 24 Evidence pro daňové účely 1. Evidence města je vedena v účetní evidenci na základě aktualizovaných podkladů od rozpočtářů. 2. Originály nájemních smluv, u kterých je v souladu se zákonem o dani z přidané hodnoty, navýšeno nájemné o DPH jsou uloženy u zaměstnanců příslušných odborů. 3. Evidence dodavatelských faktur je vedena v knize došlých faktur.
ČÁST ŠESTÁ ROZPOČET Článek 25 Příprava rozpočtu 1. Přípravné práce na rozpočtu na kalendářní rok se provádějí průběžně během předchozího roku. Přípravné práce vycházejí z rozpočtového výhledu, který je schválen zastupitelstvem města. Prvním krokem je předložení kvalifikovaného odhadu výše příjmů následujícího roku správci rozpočtových prostředků finančnímu odboru. Dalším krokem je stanovení předběžných limitů výdajů, které po schválení vedením města zpracuje finanční odbor v členění na část provozní a kapitálovou a předá je správcům. Schéma rozdělení výdajové části rozpočtu je uvedeno v příloze. 2. Návrhy rozpočtu zpracují správci rozpočtových prostředků a předloží je v termínu dle aktuálního harmonogramu (vydaného každoročně finančním odborem do konce ledna) vedení města ke konečnému odsouhlasení. Ředitelé zpracují návrhy požadavků na rozpočet za své organizace a předají je správcům, kteří jejich požadavky zapracují do svých návrhů rozpočtu a připojí k nim své stanovisko.
21
Nedílnou součástí návrhu rozpočtu je i stručný komentář a návrh na stanovení priorit rozpočtu. 3. Rovněž tak správci rozpočtových prostředků zahrnou částku potřebnou k čerpání různých dotačních titulů, na něž byly podány žádosti nebo budou podány během roku. Nedílnou součástí návrhu rozpočtu správců je i zapojení finančních prostředků vyplývajících z již uzavřených smluv. Součástí návrhu rozpočtu bude rozpočtována rezerva ve výši minimálně 1% z celkové výše návrhu rozpočtu. Pokud bude celkový návrh rozpočtu správců a vedoucích upraven vedením města, bude úprava sdělena finančním odborem jednotlivým správcům. 4. Předběžný rozpis rozpočtu dle platné rozpočtové skladby provedou rozpočtáři se správci a řediteli, přičemž k rozpisu ředitelů připojí správci své písemné stanovisko. Článek 26 Rozpočtový výhled 1. Dle harmonogramu rozpočtových prací správci předají finančnímu odboru návrh rozpočtového výhledu v příjmové i výdajové části. 2. Finanční odbor na základě podkladů zpracuje návrh rozpočtového výhledu. 3. Konečný návrh rozpočtového výhledu předloží místostarosta odpovědný za finanční oblast k vyjádření finančnímu výboru zastupitelstva města a poté způsobem shodným pro předkládání ostatních materiálů ke schválení zastupitelstvu města. Článek 27 Schválení a rozpis rozpočtu 1. Konečný návrh rozpočtu předloží místostarosta odpovědný za finanční oblast k vyjádření finančnímu výboru zastupitelstva města a poté způsobem shodným pro předkládání ostatních materiálů ke schválení zastupitelstvu města. Konečný návrh rozpočtu bude finančním odborem zveřejněn na úřední desce, a to po dobu nejméně 15 dnů před projednáváním v zastupitelstvu města. 2. Po schválení rozpočtu v zastupitelstvu města připraví finanční odbor návrh rozpisu rozpočtu na základě předchozího rozpisu správců a ředitelů. Místostarosta odpovědný za finanční oblast předloží rozpis rozpočtu ke schválení radě města. Nedílnou součástí rozpisu rozpočtu jsou i návrhy závazných ukazatelů hospodaření příspěvkových organizací. Za zpracování návrhu těchto ukazatelů odpovídají ředitelé, přičemž správci rozpočtových prostředků se k nim písemně vyjádří. Po schválení rozpisu rozpočtu radou města rozpočtáři sdělí schválené závazné ukazatele ředitelům. 3. Pokud nebude schválen rozpočet do konce předchozího roku, nastupuje režim rozpočtového provizoria. Podmínky rozpočtového provizoria schvaluje zastupitelstvo města. 4. Schválený rozpočet zveřejní finanční odbor městského úřadu na webových stránkách města. 5. Správci a ředitelé hospodaří s rozpočtem do výše schválené zastupitelstvem města, radou města a sdělené jim finančním odborem.
Článek 28 Změny rozpočtu
22
1. Návrhy na změny rozpočtu předkládají správci rozpočtových prostředků finančnímu odboru průběžně písemnou formou. Součástí návrhu je i stručné zdůvodnění. Ředitelé předkládají návrhy správcům rozpočtových prostředků, ti k nim připojí své stanovisko. Nedílnou součástí návrhu na změnu (opatření) je i podpis příslušného člena vedení města. 2. Změny rozpočtu se provádějí rozpočtovými opatřeními, která schvaluje a) u neinvestičních výdajů v rámci kapitoly bez změny objemu rozpočtu, dle pověření zastupitelstva města - rada města, b) přesuny mezi investiční a neinvestiční částí bez změny účelu použití a bez změny objemu rozpočtu kapitoly – rada města c) u investic a v ostatních případech nad rámec rozpočtu - zastupitelstvo města. 3. Po schválení změny rozpočtu provede finanční odbor městského úřadu aktualizaci webových stránek města. 4. Radě města a zastupitelstvu města jsou rozpočtové změny předkládány pouze prostřednictvím finančního odboru. 5. Rozpočtová opatření dotýkající se příspěvkových organizací musí být v souladu se schválenými závaznými ukazateli. 6. Návrhy na změny závazných ukazatelů příspěvkových organizací předkládají ředitelé jednotlivým správcům, kteří k nim připojí své stanovisko včetně podpisu příslušného člena vedení města a předají na finanční odbor. Článek 29 Závěrečný účet 1. Rozbor hospodaření a) Po ukončení každého pololetí předloží příslušní správci za kapitolu (resp. část kapitoly) komentář k plnění a čerpání rozpočtu za uplynulé období. Ředitelé zpracují rozbor hospodaření včetně tabulek předaných jim finančním odborem a k jejich rozboru připojí své vyjádření. b) Podklady pro závěrečný účet města budou předloženy dle harmonogramu rozpočtových prací. Návrh závěrečného účtu města bude finančním odborem zveřejněn na úřední desce, a to po dobu nejméně 15 dnů před projednáváním v zastupitelstvu města. 2. Finanční vypořádání Správci i ředitelé předloží do termínu sděleného každoročně finančním odborem a) podklady k finančnímu vypořádání vyplývající z finančních vztahů, b) roční účetní výkazy. Po schválení zprávy o výsledku hospodaření příspěvkových organizací, pokud rada města rozhodne o odvodu peněžních prostředků do rozpočtu města, stanoví současně termín tohoto odvodu.
ČÁST SEDMÁ PODROZVAHA A EVIDENCE PRO ZPRACOVÁNÍ PŘÍLOHY ÚČETNÍ ZÁVĚRKY Článek 30 Podrozvahová evidence
23
1. Evidence na podrozvahových účtech je vedena na základě dokladů z jednotlivých odborů, které předávají odpovědní pracovníci průběžně do oddělení účetnictví. 2. Podrozvahová evidence podléhá inventarizaci. 3. Na účtech podrozvahy město účtuje dle povahy účetního případu (povahu aktivní nebo pasivní určuje název účtu). Názvy účtů jsou součástí účtového rozvrhu města. 4. Účetní jednotka účtuje na podrozvaze informace významné pro účetní závěrku. Článek 31 Majetek účetní jednotky 1. Na účtu 901 město eviduje hodnotu nehmotného majetku s dobou použitelnosti delší než jeden rok a nižší pořizovací cenou než Kč 7.000,--. 2. Na účtu 902 město eviduje hodnotu hmotného majetku, jehož životnost je delší než jeden rok a pořizovací cena je vyšší než Kč 500,-- a nepřesahuje částku Kč 3.000,-, a hmotný majetek, jehož obvyklá cena se pohybuje v tomto rozmezí. Dále zde eviduje ochranné pracovní pomůcky a majetek pořízený z dotačních titulů nebo převedený z majetku státu nebo majetek darovaný, a to z důvodu prokázání evidence na základě uzavřených smluv. 3. Na účtu 903 909 město eviduje: a) majetek svěřený zřizovaným příspěvkovým organizacím, a to v pořizovacích cenách b) hodnotu lesních porostů oceněnou Kč 57,-- za m2 c) majetek vyřazený z důvodu podání návrhu na vklad do katastru nemovitostí, k rozvahovému dni na katastru nemovitostí nezapsaný. Článek 32 Odepsané pohledávky a závazky 1.
Na účtu 911 905 eviduje město odepsané pohledávky dle Směrnice o evidenci, vymáhání a odpisu pohledávek.
2.
Na účtu 912 906 město sleduje odepsané závazky jen v případě potřeby jejich dalšího sledování, pokud takový důvod bude identifikován . Článek 33 Podmíněné pohledávky
1. Město účtuje Krátkodobé podmíněné pohledávky ve vztahu k jiným zdrojům – smlouvy o dotacích na účet 939 913 a 942 915, Dlouhodobé podmíněné pohledávky ve vztahu k jiným zdrojům – smlouvy o dotacích na účet 941 953 a 943 955. Za významnou město považuje částku 50 tis. Kč. 2. Město účtuje dlouhodobé podmíněné pohledávky z jiných smluv -zejména pohledávky z prodeje bytů, domů, na účtu na účet 934. Článek 34 Ostatní podmíněná aktiva, podmíněné závazky z poskytnutých zajištění 1. Město účtuje krátkodobá a dlouhodobá podmíněná aktiva na účtu 949 991 a 951 992, zejména majetek ve výpůjčce, najatý majetek, podmíněné pohledávky z uzavřených smluv. Za významnou město považuje částku 50 tis. Kč.
24
2. Město účtuje dlouhodobé podmíněné závazky z poskytnutých zajištění – zejména zástavy a ručitelské závazky na účet 982. Za významnou město považuje částku 10 tis. Kč.
ČÁST OSMÁ ČASOVÉ ROZLIŠENÍ Článek 35 Zásady časového rozlišení 1. Pokud se účetní doklad týká jiného účetního období (tj. obvykle kalendářního roku), než v kterém je vystaven, pak rozpočtáři na základě podkladů od pracovníků jednotlivých odborů musí tuto skutečnost na doklad výslovně uvést, pokud z něj již jednoznačně nevyplývá. Zaměstnanci oddělení účetnictví pak odpovídají za jeho zaúčtování do správného účetního období s využitím techniky časového rozlišení, případně jiného vhodného způsobu. Časového rozlišení se využije v případech, kdy je známo jakého období se účetní případ týká, výše a věcné vymezení. 2. Položky časového rozlišení podléhají inventarizaci, při které se posuzuje jejich výše a odůvodněnost. 3. Město vždy časově rozlišuje spotřebu vody, plynu, elektrické energie a přijatá pojistná plnění – tyto musí být zahrnuty do nákladů období, kterého se týkají. 4. Tam, kde se platí zálohy, bude jako dohadná položka proúčtována výše záloh zúčtovaná v běžném roce. V případech, kdy se zálohy neplatí, bude vytvořena dohadná položka dle posledního zúčtování (případně stanovená dle skutečně zjištěné výše spotřeby). Dohadná položka na vodné a stočné se proúčtuje již při obdržení vyúčtování v průběhu období, pokud lze další fakturu očekávat až po uzavření účetních knih. V případě, že uhrazené zálohy nebo faktura z minulého období budou výrazně odlišné od očekávané hodnoty spotřeby (nižší spotřeba, změna cen, změna sazby DPH), bude dohadná položka vyměřena dle naměřených hodnot spotřeby a platných cen a sazeb dodávky k datu účtování o časovém rozlišení. 5. Nájemné, pachtovné - jak u nájmů, tak i pronájmů musí být zúčtováno do období, kterého se týká, bez ohledu na to, zda a kdy bylo uhrazeno. U finančního leasingu je též potřebné časově rozlišit nájemné, pachtovné hrazené předem po celou dobu nájemní doby počínaje měsícem, v kterém byl předmět převzat ve stavu způsobilém k užívání, kterým se rozumí zejména dokončení věci a splnění technických funkcí a povinností stanovených jinými právními předpisy pro užívání. 6. Dotace transfery poskytnuté na více období se řídí Českým účetním standardem č. 703. 7. Vypořádání investičních přijatých transferů ze státního rozpočtu, státního fondu a z dotačních titulů EU se provádí k datu zařazení dlouhodobého majetku do užívání, nejpozději ke každému rozvahovému dni k 31.12. daného účetního období, který předchází okamžiku vypořádání a to na dohadný účet aktivní. Článek 36 Výjimky z časového rozlišení 1. Pro nevýznamnost nebude o časovém rozlišení účtováno u nákladů, týkajících se zejména předplatného novin a časopisů, předplatné kurzů a seminářů, cestovného, nákupů novoročenek a kalendářů, nákladů na reklamu, nákupů materiálu, které byly učiněny před koncem účetního období a byly zaúčtovány přímo do nákladů bez použití účtu zásob. 25
2. Případy, kdy se konkrétní náklad týká nákladů příštích období nebo z části a tento případ nepřesahuje Kč 20 000,--. 3. Pravidelně se opakující platby bez ohledu na jejich velikost, zejména placené pojistné, služby auditora a daňového poradce, paušální platby za podporu a servisní služby, nájem díla dle autorského zákona, členské příspěvky a neinvestiční výdaje na žáky, které plní školní docházku v jiné obci. 4. Pro nevýznamnost nebude o časovém rozlišení účtováno u výnosů, zejména nájmů a pachtovného za pozemky a dalších prostor přijímané v periodách delších než jeden rok, pravidelně se opakující výnosy, výnosy budoucích období hrazené dopředu, úroky z vkladových účtů, náhrady za škody od zaměstnanců, přefakturace telefonních hovorů, paušální úhrady za služby apod. 5. Případy, kdy se konkrétní výnos týká výnosů příštích období nebo z části a tento případ nepřesahuje Kč 20 000,--. 6. Pravidelně se opakující výnosy bez ohledu na jejich velikost včetně neinvestičních výdajů na žáky od jiných obcí. 7. Vyúčtování služeb nakupovaných a určených k přefakturaci, kde by se vytvořila ve stejné výši dohadná položka aktivní i pasivní. 8. Časové nerozlišování těchto plateb nesmí výrazněji ovlivnit věcnou a časovou souvislost nákladů a výnosů 9. Výpočet nákladů a výnosů do období bude prováděn s přesností na měsíce. Článek 37 Přijatá plnění 1. Faktury za plnění, jejichž dodávka byla ukončena v běžném období a které byly přijaty v následujícím období do 15. dne následujícího období, zaměstnanec oddělení účetnictví zapisuje do deníku faktur běžného období. Do běžného období zapíše i faktury v režimu přenesené daňové povinnosti s DUZP k 31.12 . Všechny faktury došlé po tomto datu se zapisují do deníku účetního období dle data přijetí, faktury u nichž je uplatňován nárok na odpočet DPH budou zapsány dle data přijetí. 2. Došlé faktury za přijatá plnění poskytnuté v běžném účetním období, které dojdou před účetní závěrkou, ale po uzávěrce knihy došlých faktur, se účtují na vrub účtu nákladů běžného období a ve prospěch účtu 383. 3. Došlé faktury za přijatá plnění poskytnuté v běžném účetním období, které dojdou po účetní závěrce, se účtují na vrub účtu nákladů období následujícího, pokud na ně nebyl vytvořen dohadný účet pasivní. 4. Faktury za pořízení zásob či vedlejších nákladů na pořízení zásob přijaté před účetní závěrkou, ale po uzavření knihy došlých faktur, se účtují na příslušné účty zásob běžného období a ve prospěch účtu 383. Pokud předmětná zásoba v uplynulém období nedošla a byla oprávněně vyfakturována, pak se zúčtuje převod na účet materiálu či zboží na cestě. 5. Faktury za pořízení zásob či vedlejších nákladů na pořízení zásob přijaté po účetní závěrce, i když došlo k plnění v běžném období, se zúčtují na příslušné účty zásob následujícího období, pokud na ně nebyl vytvořen dohadný účet pasivní. Článek 38 Poskytnutá plnění 1. Na všechny provedené a dle smlouvy řádně ukončené práce v účetním období musí být vystavena faktura. Příslušné podklady k fakturaci předají neprodleně jednotlivé odbory rozpočtářce odboru, která fakturu vystaví. 26
2. Všechny provedené výkony a dodávky za běžné období musí být proúčtovány do výnosů běžného roku. Za tím účelem je udržován deník vystavených faktur i po rozvahovém dni do téhož dne jako deník došlých faktur. Pokud by výjimečně nebyla vystavena faktura, předá odpovědný zaměstnanec odboru do oddělení účetnictví podklady k zaúčtování příjmů příštích období, nebo dohadné položky aktivní, pokud není známa částka. Článek 39 Hotovost 1. Pokladní výdaje a příjmy uskutečněné v následujícím roce oddělení účetnictví prověří z časového hlediska. Při zjištění položek patřících do běžného období se použije účtu výdajů příštích období, případně příjmů příštích období. To platí pro hotovostní příjmy a výdaje, pokud dosahují významné hodnoty pro časové rozlišení – nad Kč 20.000,--.
ČÁST DEVÁTÁ OPRAVNÉ POLOŽKY Článek 40 Tvorba opravných položek 1. Účty pohledávek, ke kterým se tvoří opravné položky: a) Účet 464 Dlouhodobé pohledávky z postoupených úvěrů (účet opravné položky 191) b) Účet 466 Dlouhodobé pohledávky z ručení (účet opravné položky 192) c) Účet 469 Ostatní dlouhodobé pohledávky (účet opravné položky 193) d) Účet 311 Odběratelé (účet opravné položky 194) e) Účet 317 Krátkodobé pohledávky z postoupených úvěrů (účet opravné položky 195) f) Účet 351 Pohledávky za účastníky sdružení (účet opravné položky 196) g) Účet 361 Krátkodobé pohledávky z ručení (účet opravné položky 198) h) Účet 377 Ostatní krátkodobé pohledávky (účet opravné položky 199) i) Účet 315 Pohledávky z hlavní činnosti 2. Opravné položky k pohledávkám se tvoří dle počtu dní s prodlením splatnosti, a to ve výši 10% za každých ukončených 90 dnů po splatnosti pohledávky. Mimo ustanovení vyhlášky č. 410/2009 Sb. město nevytváří opravné položky k pohledávkám. Datum uskutečnění účetního případu ve vztahu k pohledávkám je určen ve smlouvě, u místních poplatků je stanoven datum povinnosti podání přiznání k poplatku, u přestupků a pokut je stanoven datum nabytí právní moci rozhodnutí, u ostatních pohledávek je stanoven datum poskytnutí plnění Článek 41 Zajištění tvorby opravných položek 1. Odbory spravující pohledávky zajistí časovou klasifikaci pohledávek podle jejich splatnosti (se zohledněním případných splátkových kalendářů) a automatické generování opravných položek v návaznosti na časový test (10 % z hodnoty pohledávky za každých 90 dní po splatnosti) k jednotlivým pohledávkám, a to pomocí software nebo jiným způsobem. Vyčíslené opravné položky předají k 31.12 běžného roku zaúčtování na finanční odbor.
27
2. Odepsané pohledávky se evidují na podrozvahovém účtu v případě, že je zde předpoklad její částečné nebo úplné úhrady. Odepsané pohledávky se řídí daňovým řádem, zákon č. 280/2009 Sb. 3. Účetní jednotka rozhodla, že rezervy dle účetního standardu č. 705 k vyhlášce č. 410/2009 Sb., bude tvořit jen v případě, pokud jednotlivý titul rezervy bude činit 1% bilanční sumy u právních sporů a sanace ekologických zátěží.
ČÁST DESÁTÁ ODPISOVÝ PLÁN Článek 42 Odpisování dlouhodobého majetku 1. Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku budou prováděny podle schváleného odpisového plánu. 2. Účetní jednotka zvolila rovnoměrný způsob odepisování. 3. Pro skládku odpadů účetní jednotka zvolila odpis výkonový 4. Pro věcná břemena oprávněná - práva jízdy a chůze zvolila účetní jednotka dobu životnosti 20 let. 5. Účetní jednotka provede kategorizaci dlouhodobého majetku podle přílohy č. 1 účetního standardu č. 708 – Odpisování dlouhodobého majetku. 6. Odpisování je zahájeno od měsíce následujícího po zařazení majetku do užívání. Odpisy za jednotlivé položky se zaokrouhlují na celé koruny nahoru. 7. Ve smyslu ustanovení ČÚS 708 účetní jednotka rozhodla k 31.12.2014 zrušit na kartách majetku hladinu významnosti pro zaúčtování zůstatkové hodnoty stanovenou u majetku zařazeného do 31.12.2013. 8.
O účetních odpisech bude účtováno měsíčně.
9. Stanovení doby používání – dlouhodobý hmotný majetek: 1. odpisová skupina
5 let
2. odpisová skupina
8 let
3. odpisová skupina
12 let
4. odpisová skupina
20 let
5. odpisová skupina
30 let
6. odpisová skupina
50 let
7. odpisová skupina
80 let
10. Stanovení doby používání - dlouhodobý nehmotný majetek: Software a obdobné produkty
3 roky
Ostatní dlouhodobý nehmotný majetek
8 let
Studie, záměry, analýzy, plány a podobné produkty
30 let
28
11. U význačného a netradičního dlouhodobého hmotného majetku v částce nad 10 mil. Kč může rozhodnout inventarizační komise o individuální době používání. 12. Pro odpisový plán volí účetní jednotka dobu používání, stanovenou v bodu 9. Pokud bude odhadovaná doba použitelnosti konkrétního majetku s touto dobou neslučitelná, bude pro vyjmenované budovy, stavby a ostatní dlouhodobý majetek prodloužena doba použitelnosti konkrétního majetku. Odpisový plán bude aktualizován ve smyslu prodloužení doby použitelnosti konkrétního majetku, který určil zaměstnanec, který s majetkem nakládá a to kvalifikovaným odhadem. Aktualizovanou evidenci odpisového plánu ve smyslu prodloužení doby použitelnosti vede zaměstnanec oddělení účetnictví.
ČÁST JEDENÁCTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 1. Tímto dokumentem nejsou dotčeny postupy vyplývající z právních předpisů a ostatních vnitřních norem městského úřadu. 2. Schválením této směrnice se ruší směrnice upravující finanční a majetkové vztahy města Písek ze dne 18.10.2013.
3. Tuto směrnici schválila rada města dne 4.9.2014 pod číslem usnesení 562/14 a nabývá účinnosti dnem 5.9.2014. Příloha Schéma rozdělení výdajové části rozpočtu k 31.8.2015 kapitola 702 – životní prostředí v tom prostředky poskytnuté Městským službám Písek s.r.o. na údržbu zeleně a péči o vzhled města 709 – lesy v tom dotační prostředky poskytnuté městu na údržbu lesů 710 – doprava v tom prostředky poskytnuté Městským službám Písek s.r.o. na veřejné osvětlení, úklid a údržbu komunikací 714 – školství, mládež, tělovýchova v tom příspěvky na provoz, údržbu a rekonstrukce základních škol 716 – kultura a cestovní ruch v tom příspěvky Městské knihovně Písek, Centru kultury Písek, Sladovně Písek o.p.s. 718 – kancelář úřadu v tom prostředky na provoz jednotek sborů dobrovolných hasičů zřízených městem Písek 719 – vnitřní věci v tom prostředky na provoz Městského úřadu Písek 720 – městská policie v tom prostředky na provoz Městské policie Písek 728 – sociální věci a zdravotnictví v tom příspěvek Pečovatelské službě a jeslím města Písku
správce Ing. Miloslav Šatra
738 – živnostenský úřad
Jana Švejnochová
29
Ing. Miloslav Šatra Ing. Michal Kovařík Ing. Marie Cibulková
Ing. Marie Cibulková
Mgr. Roman Hanus Ing. Jiří Votýpka Jan Liška Mgr. Michaela Baslerová
739 – správa majetku v tom provozní příspěvky a ostatní prostředky poskytnuté Domovní a bytové správě města Písku a Městským službám Písek s.r.o. na provoz, údržbu, opravy a investiční potřeby 740 –investice a rozvoj v tom investiční a neinvestiční prostředky na údržbu, opravy, výstavbu a pořízení majetku - Teplárna Písek a.s., VaK, Městské služby Písek s.r.o., Sladovna Písek o.p.s., Centrum kultury Písek, Osadní výbory 741 – všeobecná pokladní správa v tom dluhová služba 745 – výstavba a územní plánování
30
Ing. Jan Tůma, MPA
Ing. Václav Filip
Ing. Ladislav Toman Ing. Josef Jambura
