Směrnice Ochrana osobních údajů Vydal: ředitel organizace Ing. Petr Hybner Leden 2012
Ředitel příspěvkové organizace Zámek Klášterec nad Ohří vydává pro potřeby Městské knihovny Klášterec nad Ohří směrnici Ochrana osobních údajů:
Část I.
Úvodní ustanovení
Čl. 1 Legislativní rámec, určení Čl. 2 Odpovědnost a kontrola manipulace s osobními údaji v MK Klášterec nad Ohří Část II.
Účel shromažďování osobních údajů
Čl. 3 Klienti MK Čl. 4 Zaměstnanci MK Část III.
Vymezení shromažďovaných a zpracovávaných dat
Čl. 5 Klienti MK Čl. 6 Zaměstnanci MK Část IV.
Sběr a zpracování OÚ
Čl. 7 Klienti MK Čl. 8 Zaměstnanci MK Část V.
Zabezpečení osobních údajů
Čl. 9 Obecné Čl. 10 Klienti MK Čl. 11 Zaměstnanci MK Čl. 12 Centrální spisovna Část VI.
Likvidace OÚ
Čl. 13 Písemnosti Čl. 14 Diskety a CD-ROMy Část VII.
Ostatní ustanovení
Čl. 15 Informování subjektů údajů Část VI.
Závěrečná ustanovení
Čl. 16 Vztah k ostatním platným předpisům Čl. 17 Účinnost
Část I. Úvodní ustanovení Čl. 1 Legislativní rámec, určení
Směrnice o ochraně osobních údajů v MK Klášterec nad Ohří vychází ze zákona o ochraně osobních údajů č. 101/2000 sb. Směrnice upravuje ochranu osobních údajů o fyzických osobách, práva a povinnosti při zpracování těchto údajů. Směrnice o ochraně osobních údajů je interním předpisem spisové služby MK Klášterec nad Ohří, závazný pro všechny zaměstnance knihovny ve smyslu platného Organizačního řádu příspěvkové organizace Zámek klášterec nad Ohří.
Čl. 2 Odpovědnost a kontrola manipulace s osobními údaji v MK Klášterec nad Ohří
Osobní údaje (OÚ) v knihovně zpracovávají pověření zaměstnanci jednotlivých oddělení na základě pověření a tohoto nařízení. Zaměstnanci jsou osobně zodpovědní za dodržování této směrnice. Proškolení pověřených zaměstnanců zajišťuje vedoucí knihovny, současně zajišťuje kontrolu zabezpečení OÚ ve vztahu k této směrnici..
Část II. Účel shromažďování osobních údajů Čl. 3 Klienti MK Osobní údaje klientů knihovny (čtenářů) jsou shromažďovány za účelem zajištění oprávněných zájmů MK k ochraně majetku MK. Dále ke zkvalitňování služeb MK čtenářům v oblasti absenčních výpůjček rezervací knih.
Čl. 4 Zaměstnanci MK Osobní údaje zaměstnanců knihovny se shromažďují za účelem vedení personální agendy.
Část III. Vymezení shromažďovaných a zpracovávaných dat Čl. 5 Klienti MK
Základní osobní údaje shromažďované u čtenářů: -
jméno a příjmení datum narození bydliště
Jiné osobní údaje -
E-mail, telefon Povolání
Klient má nárok požádat o ukončení zpracovávání osobních údajů a jejich likvidaci (pokud tomu nebrání nevyřízené pohledávky klienta vůči knihovně) Poskytnutí těchto údajů je dobrovolné, v případě odmítnutí poskytnout základní údaje může klient využívat čítárny, internetu, prezenčních výpůjček.
Čl. 6 Zaměstnanci MK Základní osobní údaje shromažďované u zaměstnanců -
jméno a příjmení datum narození rodné číslo
-
číslo OP bydliště
Jiné osobní údaje -
profesní životopis platový výměr potvrzení o zdravotní způsobilosti
Část IV. Sběr a zpracování OÚ Čl. 7 Klienti MK Sběr OÚ od čtenářů probíhá prostřednictvím typizovaných přihlášek při prvním zápisu čtenáře do MK. Správnost a pravdivost OÚ je ověřena dle občanského průkazu čtenáře, případně dle OP zákonného zástupce čtenáře. Správnost a pravdivost OÚ je ověřována jednou ročně, vždy ve výroční den prvního přihlášení čtenáře. Údaje jsou poté přeneseny do knihovního automatizovaného systému LANIUS pro provozní použití. Zde jsou dále automaticky zpracovávány a to zejména za účelem vedení historie absenčních výpůjček v MK. Nesprávné nebo nepravdivé údaje NESMÍ být zpracovávány.
Čl. 8 Zaměstnanci MK Sběr OÚ od zaměstnanců MK je prováděn ručně, OÚ jsou uloženy v osobní složce zaměstnance. Správnost a pravdivost OÚ je ověřena dle občanského průkazu zaměstnance, případně jiných dokladů (vysvědčení, diplomy, osvědčení). Za správnost a pravdivost OÚ ručí zaměstnanec. Zaměstnanec je povinen neprodleně nahlásit změny OÚ vedoucímu MK a ten následně personalistce organizace.
Část V. Zabezpečení osobních údajů
Čl. 9 Obecné Zaměstnanci jsou poučeni o diskrétním zjišťování, kontrole a zpracování OÚ. Zejména ve smyslu zabezpečení neúmyslného vyzrazení OÚ neopatrným jednáním. Zaměstnanci MK mají povinnost zachování mlčenlivosti. Konkrétní místo uložení materiálů obsahujících OÚ je předmětem služebního tajemství. Vzhledem k charakteru práce mají k OÚ čtenářů přístup knihovnice a vedoucí MK. K OÚ zaměstnanců knihovny má přístup vedoucí knihovny, ředitel organizace a personalistka.
Čl. 10 Klienti MK Přihlášky Přihlášky čtenářů jsou uchovávány v uzamykatelné registratuře v prostoru s omezeným přístupem, sledovaném PCO. V pracovní době je registratura odemčená, přihlášky zabezpečeny proti náhodnému vyzrazení. Data v automatizovaném systému LANIUS Počítače v nichž jsou data uchovávána jsou v prostoru s omezeným přístupem, sledovaném PCO. Přístup do programu LANIUS je chráněn uživatelským heslem, přístup po síti z čtenářských stanic je znemožněn. Monitory jsou umístěny tak aby nedošlo k náhodnému vyzrazení. Zálohovací media (diskety CD-ROM) , tiskové sestavy. Tyto výstupy jsou chráněny obdobně jako přihlášky čtenářů.
Čl.11 Zaměstnanci MK OÚ zaměstnanců MK jsou uloženy v příruční registratuře v kanceláři vedoucího knihovny a personalistky, kde jsou zabezpečeny omezeným přístupem a sledovány PCO.
Čl.12 Centrální spisovna Pokud jsou materiály obsahující OÚ archivovány, jsou uloženy v centrální spisovně, která je v prostorou s omezeným přístupem, uzamčena a sledována PCO. Pro archivaci těchto materiálů je závazný Spisový a skartační řád.
Část VI. Likvidace OÚ Čl. 13 Písemnosti Písemnosti obsahující OÚ (zejména přihlášky, seznamy, složky zaměstnanců) budou skartovány za podmínek a ve lhůtách určených Spisovým a skartačním řádem. Čl. 14 Diskety a CD-ROMy Technické nosiče dat budou znehodnoceny externí firmou, o skartaci bude pořízen skartační protokol. Lhůty skartace těchto nosičů se řídí Skartačním plánem.
Část VII. Ostatní ustanovení Čl. 15 Informování subjektů údajů Čtenáři musí být informováni o účelu a rozsahu zpracovávaných údajů. K zajištění této informovanosti bude využito: -
zveřejnění části II. A III. Této směrnice na viditelném místě u recepce 1* ročně zveřejnění výtahu z této směrnice ve Zpravodaji města Klášterec nad Ohří zveřejnění plného znění směrnice na webových stránkách MK upozornění na práva klientů v oblasti ochrany OÚ na přihlášce do knihovny na požádání zapůjčení této směrnice klientům knihovny
Čl. 16 Vztah k ostatním platným předpisům Směrnice Ochrana osobních údajů je v souladu s platnými právními normami a vnitřními předpisy organizace.
Čl. 17 Účinnost Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2012
Klášterec nad Ohří 1. ledna 2012
Ing. Petr Hybner ředitel organizace
