Směrnice o vnitřním kontrolním systému JAMU

Směrnice o vnitřním kontrolním systému JAMU I. Úvod, vymezení pojmů V souladu se zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole) (dále jen zákon) a vyhláškou č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění zákona č. 309/2002 Sb., zákona č. 320/2002 Sb. a zákona č. 123/2003 Sb. (dále jen vyhláška) je na JAMU zaveden vnitřní kontrolní systém, jehož součástí jsou jednotlivé složky řídící kontroly a interní audit. Řídící kontrolu zajišťují vedoucí odpovědní zaměstnanci jako součást vnitřního řízení JAMU, a to při přípravě finančních a majetkových operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci dosažených výsledků a správnosti hospodaření. Řídící kontrola je prováděna jako předběžná, průběžná a následná kontrola a podílejí se na ní příkazci operací, správci rozpočtu a hlavní účetní. Přehled funkcí (pracovních zařazení) plnících úkoly příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního v rozdělení podle jednotlivých operací v rámci součástí a pracovišť JAMU a rozsah jejich působnosti je uveden v příloze č. 1 této směrnice. Příkazci operací jsou oprávněni nakládat s veřejnými prostředky pouze do výše rozpočtu, který jim byl přidělen. Interní audit zajišťuje útvar interního auditu zřízený rozhodnutím rektora č. 1/2004 jakožto funkčně nezávislý útvar oddělený organizačně od řídících výkonných struktur podřízený přímo rektorovi JAMU, jehož předmětem činnosti je nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému JAMU. Podle vymezení pojmů pro účely cit. zákona se rozumí: • •

•

veřejnými prostředky veřejné finance (veřejné příjmy a veřejné výdaje), věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty patřící státu, popř. jiné právnické osobě uvedené v zákoně; veřejnou finanční podporou dotace, příspěvky, návratné finanční výpomoci a další prostředky poskytnuté ze státního rozpočtu, z rozpočtu územního samosprávného celku nebo z rozpočtu jiných právnických osob uvedených v zákoně, státního fondu, státních finančních aktiv, dále státní záruky, finanční podpora poskytnutá formou slevy na daních i formou osvobození od cla, prostředky poskytnuté z Národního fondu a jiné prostředky ze zahraničí poskytnuté na základě mezinárodních smluv nebo k plnění úkolů veřejné správy; správností finanční a majetkové operace (dále jen operace) její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností;

2 • • •

hospodárností takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů; efektivností takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění; účelností takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. Hlavními cíli vnitřní kontroly je prověřovat

• • • •

dodržování právních předpisů, opatření přijatých orgány veřejné správy v mezích těchto předpisů a vnitřních norem JAMU při hospodaření s veřejnými prostředky k zajištění stanovených úkolů JAMU, zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností, včasné a spolehlivé informování rektora JAMU a dalších orgánů řídící struktury JAMU (děkanů, kvestora, ředitele koleje) o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích a o jejich průkazném účetním zpracování, hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy. II. Vnitřní kontrolní systém JAMU A. Řídící kontrola 1. Předběžná řídící kontrola

Předběžnou řídící kontrolu upravují ustanovení části čtvrté hlavy II zákona a ustanovení § 10 – 17 (část nazvaná Schvalovací postupy) vyhlášky . Tato předběžná kontrola se provádí: • •

před učiněním právního úkonu, kterým vzniká nárok nebo závazek JAMU po vzniku nároku nebo závazku.

a) Předběžná kontrola před vznikem nároku JAMU Tuto kontrolu provádí ve své působnosti příkazce operace, který schvalovacím postupem prověří: • soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli JAMU • správnost operace zejména ve vztahu k dodržení právních předpisů, vnitřních předpisů a vnitřních norem JAMU, dodržení kriterií stanovených na JAMU pro dodržení zásad hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti • přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout

3 •

doložení této operace věcně správnými a úplnými podklady.

b) Předběžná kontrola po vzniku nároku JAMU Tuto kontrolu provádí ve své působnosti příkazce operace a hlavní účetní. Příkazce operace: • schvalovacím postupem prověří správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku JAMU • vystaví pokyn k plnění veřejných příjmů opatřený svým podpisem a předá jej s doklady o nároku hlavnímu účetnímu k přijetí konkrétního příjmu nebo k zajištění vymáhání pohledávky podle vnitřní normy JAMU (oběh účetních dokladů). Hlavní účetní schvalovacím postupem prověří: • soulad podpisu příkazce operace v pokynu k plnění veřejných příjmů s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru • správnost určení dlužníka, výše a splatnosti vzniklého nároku JAMU s údaji ve vydaném pokynu k plnění veřejných příjmů • jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví JAMU, souvisejících účetních rizik, která se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout včetně přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění. Shledá-li hlavní účetní při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu. Neshledá-li hlavní účetní nedostatky, předá pokyn k plnění veřejných příjmů potvrzený svým podpisem k zajištění výběru konkrétního příjmu ve výši splatného nároku; plnění může být jednorázové ve výši celkové částky nebo rozložené do několika dílčích plnění. c) Předběžná kontrola před vznikem závazku JAMU Tuto kontrolu provádí ve své působnosti příkazce operace a správce rozpočtu. Příkazce operace schvalovacím postupem prověří: • nezbytnost operace k zajištění stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů JAMU • správnost operace, zejména vzhledem k dodržení právních předpisů a přijatých opatření, kritérií stanovených pro dodržení hospodárnosti,efektivnosti a účelnosti na JAMU a k dodržení postupu a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek • přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování operace mohou vyskytnout • doložení operace věcně správnými a úplnými podklady. Po ukončení uvedeného kontrolního postupu potvrdí příkazce operace svým podpisem písemný podklad k přípravě závazku a předá jej k předběžné kontrole správci rozpočtu.

4 Správce rozpočtu schvalovacím postupem prověří: • zda operace byla ověřena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění a zda jeho podpis na podkladu souhlasí s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru • zda operace je v souladu se schválenými veřejnými výdaji, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými takovými rozhodnutími • zda operace odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy pro financování činnosti vysoké školy ve smyslu zákona • zda operace byla prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky, která se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout, a zda byla stanovena opatření k vyloučení nebo zmírnění těchto rizik. Shledá-li správce rozpočtu při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci operace s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu. Pokud pro operaci stanoví v souladu s právním předpisem nebo opatřeními příslušných orgánů veřejné správy omezující podmínky, uvede je písemně. Neshledá-li správce rozpočtu nedostatky, vrátí podklad k operaci potvrzený svým podpisem příkazci. Podpis správce rozpočtu, případně s připojenými písemnými omezujícími podmínkami je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí připravovaného závazku v navržené výši a o předpokládaném termínu jeho plnění konkrétnímu věřiteli. V tomto případě se jedná o individuální příslib. Je-li to účelné k zajištění provozních potřeb vyplývajících z běžné, pravidelné činnosti JAMU, které je nutné zabezpečovat operativně, může příkazce operace předložit správci rozpočtu návrh na kontrolní zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše není předem známa. V tomto případě podpis správce rozpočtu na návrhu příkazce operace je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí předpokládaných závazků v jím stanoveném limitu veřejných výdajů a určeném období a jedná se o limitovaný příslib. Limitovaný příslib předá správce rozpočtu příkazci operace a jeho kopii současně předá hlavnímu účetnímu. Nebyly-li odstraněny nedostatky, které správce rozpočtu shledal při předběžné kontrole, nebo nebyly vyřešeny omezeny omezující podmínky správce rozpočtu, je učiněný právní úkon, případně vzniklý závazek, proveden bez předběžné kontroly. d) Předběžná kontrola po vzniku závazku JAMU Tuto kontrolu provádí ve své působnosti příkazce operace a hlavní účetní. Příkazce operace • schvalovacím postupem prověří správnost určení věřitele, výše a splatnosti vzniklého závazku JAMU a soulad výše závazku s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem • vystaví pokyn k plnění veřejných výdajů opatřený svým podpisem a předá jej s doklady o závazku hlavnímu účetnímu k zajištění platby. Na pokynu označí, zda se jedná o individuální příslib nebo limitovaný příslib.

5 Hlavní účetní • schvalovacím postupem prověří soulad podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku JAMU s údaji ve vydaném pokynu k zajištění platby, kterou je JAMU povinna zaplatit věřiteli, a podle označení na pokynu prověří, zda se jedná o operaci s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem • ověří soulad pokynu příkazce operace k zajištění platby s limitovaným příslibem pro určené a stanovené období a jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví JAMU, souvisejících účetních rizik, která se mohou vyskytnout zejména v souvislosti se zapojením cizích zdrojů, zálohami, hospodařením s fondy a přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění. Shledá-li hlavní účetní při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci operace, u operací v rámci limitovaného příslibu též správci rozpočtu, s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu. Zjistí-li hlavní účetní při předběžné kontrole, že při přípravě operace nebyla vykonána předběžná kontrola správcem rozpočtu, oznámí to písemně rektorovi JAMU, který přijme opatření k prověření této nekontrolované operace a k zabezpečení řádného výkonu předběžné kontroly. Neshledá-li hlavní účetní nedostatky, předá příkaz k platbě potvrzený svým podpisem k zajištění platby ve výši splatného závazku; platba může být jednorázová ve výši celkové dlužné částky nebo rozložená do několika dílčích plateb. Nebyly-li odstraněny zjištěné nedostatky, je platba uskutečněna bez předběžné kontroly. V souladu s ustanovením zákona je na JAMU nepřípustné sloučení funkcí příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního, a to i v případě pověření k zastupování.

2. Průběžná a následná řídící kontrola Průběžnou a následnou řídící kontrolu v souladu s ustanoveními hlavy II zákona zajišťují vedoucí zaměstnanci organizačních útvarů nebo k tomu pověření zaměstnanci, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky. Zjistí-li tyto osoby při výkonu průběžné a následné kontroly, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně, nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí své zjištění písemně rektorovi JAMU, který je povinen přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků a opatření k zabezpečení řádného výkonu této kontroly. Průběžná řídící kontrola se zajišťuje operačními postupy podle § 18, 19, 20 a 21 vyhlášky a hodnotícími postupy podle § 22 a 23 vyhlášky, následná řídící kontrola se zajišťuje hodnotícími postupy podle § 22 a 23 vyhlášky a revizními postupy podle § 24, 25 a 26 vyhlášky.

6 Operačními postupy se zajistí průběžná kontrola úplnosti a přesnosti průběhu operací. Tyto postupy zahrnují i kontrolní techniky při prověřování příslušné dokumentace operací a sestavování stanovených finančních, statistických a jiných výkazů, hlášení a zpráv. Operační postupy slouží ke sledování a případnému usměrňování jednotlivých provozních a finančních funkcí a z nich vyplývajících činností příslušných součástí řídící struktury JAMU a jejich návazností v procesu přímého uskutečňování operace, a to od vzniku nároku nebo závazku až do okamžiku ukončení prováděných prací, splnění dodávky zboží nebo služeb v množství a kvalitě nutné ke konečnému vypořádání tohoto nároku nebo závazku a od předání podkladů k jejímu uskutečnění hlavním účetním až do okamžiku vyúčtování celkové částky, pokladního splnění a zaúčtování veškerých příjmů nebo plateb nutných k uspokojení pohledávky nebo závazku vedených v účetnictví JAMU. Není-li výběr veřejných příjmů uskutečněn nebo je-li uskutečněn v neúplné výši do termínu jeho splatnosti, hlavní účetní vyrozumí o tom bez zbytečného odkladu příkazce operace k přijetí opatření směřujících ke splnění povinností dlužníka. Operačními postupy se dále zajistí průběžné nebo periodické prověření dodržování provozních postupů stanovených v rámci JAMU, plnění stanovených opatření k zajištění ochrany a bezpečnosti osob a veřejných prostředků při hospodaření a nakládání s těmito prostředky včetně jejich ochrany před poškozením, zničením, ztrátou, odcizením nebo zneužitím, včasnosti a přesnosti provádění záznamů o všech uskutečňovaných operacích a kontrolách v zavedených informačních systémech JAMU, fungování zavedeného systému uvnitř JAMU pro včasné předávání informací příslušným vedoucím zaměstnancům a plnění opatření přijatých k nápravě zjištěných nedostatků. Hodnotící postupy zahrnují systematicky uspořádané úkony ke třídění a vyhodnocování zjištění o skutečnostech shromážděných a dokumentovaných zpravidla operačními a revizními postupy při řídící kontrole na JAMU. Uplatní se vždy při posuzování údajů o uskutečněných operacích obsažených v zavedených informačních systémech, ve stanovených finančních, statistických a jiných výkazech, hlášeních a zprávách, při porovnávání těchto údajů se schválenými veřejnými příjmy a veřejnými výdaji a při analyzování dosažených výsledků ve vztahu k plnění stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů JAMU a k potřebám jejího hospodaření v dalším období. Prostřednictvím hodnotících postupů se využijí získané věcné, časové a finanční údaje o hospodaření JAMU při zajišťování stanovených úkolů a schválení záměrů a cílů ke koordinaci a usměrňování činností v dalším období, přípravy a uskutečňování operací za účelem dosažení optimálního vztahu mezi hospodárností, účelností a efektivností těchto operací a náklady na činnosti vykonávané k jejich uskutečnění a dále finančního řízení a kontroly při organizování řídících výkonných struktur k plnění stanovených úkolů s cílem dosáhnou vyšší hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti v činnosti JAMU, při hospodaření s veřejnými prostředky a při přijímání systémových opatření, jejichž cílem je předcházet a včas odhalovat nesprávné operace a jejich příčiny. Revizní postupy se uplatní při následné řídící kontrole správnosti vybraných operací. Zahrnují úkony k prověřování, zkoumání a vyhodnocování všech údajů v zavedených evidencích a automatizovaných informačních systémech JAMU. Při shromažďování údajů se použijí metody nestatistického nebo statistického výběru ze souboru údajů o všech uskutečněných operacích v časovém intervalu, ve kterém má být správnost těchto operací prověřována, zkoumána a vyhodnocována. Podrobnosti stanoví příslušná ustanovení (§ 24 a § 26 vyhlášky).

7 Revizními postupy se zajistí rovněž následná kontrola plnění opatření přijatých k nápravě zjištěných nedostatků. B. Interní audit Interní audit představuje nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému prováděné funkčně nezávislým útvarem organizačně odděleným od řídících výkonných struktur. Tento útvar interního auditu byl na JAMU zřízen rozhodnutím rektora č. 1/2004 s účinností od 1.1.2004. Auditní postupy podrobně upravené v § 27 - § 31 vyhlášky zahrnují systematicky uspořádané úkony interního auditu k nezávislému a objektivnímu přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému JAMU. K zabezpečení úkolů podle zákona interní audit zjišťuje, zda • • • • •

právní předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy jsou v činnosti JAMU dodržovány, rizika vztahující se k činnosti JAMU jsou včas rozpoznávána a zda jsou přijímána odpovídající opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění, složky řídící kontroly ve smyslu zákona, jak jsou výše uvedeny, poskytují rektorovi JAMU spolehlivé a včasné provozní, finanční a jiné informace, při správě JAMU jsou stanovena a dodržována provozní a finanční kriteria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, zavedený vnitřní kontrolní systém je dostatečně účinný, reaguje včas na změny ekonomických, právních a jiných provozních podmínek.

Na základě svých zjištění předkládá útvar interního auditu rektorovi JAMU doporučení ke zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo ke zmírnění rizik a k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků. Současně tento útvar zajišťuje na JAMU konzultační činnost. Interní audit zahrnuje zejména: • • •

finanční audity, které ověřují, zda údaje vykázané ve finančních, účetních a jiných výkazech věrně zobrazují majetek, zdroje jeho financování a hospodaření s ním, audity systémů, které prověřují a hodnotí systémy zajištění příjmů JAMU, včetně vymáhání pohledávek, financování činnosti JAMU a zajištění správy veřejných prostředků, audity výkonů, které zkoumají výběrovým způsobem hospodárnost, efektivnost a účelnost operací a přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému.

Interní audit se vykonává na JAMU v souladu se střednědobým plánem a ročními plány jednotlivých auditů. Na základě ročního plánu interního auditu se vypracuje program konkrétního auditu (§ 27 a násl. vyhlášky).

8 Útvar interního auditu předává zprávy o svých zjištěních z provedených auditů bez zbytečného odkladu rektorovi JAMU s doporučením k přijetí opatření. Výsledky interního auditu předkládá útvar interního auditu rektorovi JAMU v roční zprávě. Tato zpráva zejména • hodnotí obecnou kvalitu vnitřního kontrolního systému, • analyzuje výskyt závažných nedostatků, které nepříznivě ovlivnily činnost JAMU, včetně nedostatků ve fungování vnitřního kontrolního systému, • předkládá doporučení ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti JAMU a jejího vnitřního kontrolního systému. Na základě doporučení uvedených ve zprávě přijímá rektor JAMU odpovídající opatření. Tato zpráva a přijatá opatření jsou podkladem pro vypracování roční zprávy JAMU, která zahrnuje údaje a informace o výsledcích finanční kontroly na JAMU. III. Podávání zpráv o výsledcích finanční kontroly Ve smyslu ustanovení § 22 zákona podává JAMU jakožto veřejná vysoká škola hospodařící s veřejnými prostředky roční zprávy o výsledcích finančních kontrol ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy. Součástí těchto zpráv je i hodnocení přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému finanční kontroly, včetně přehledu o kontrolních zjištěních předaných k dalšímu řízení podle zvláštních právních předpisů (např. zákon č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů, a trestní řád). Strukturu a rozsah zpráv o výsledcích finančních kontrol, postup a termíny jejich předkládání stanoví § 32 a násl. vyhlášky. Připojena příloha č. 1 – Přehled funkcí a vymezení působnosti v rámci vnitřní řídící kontroly JAMU IV. Účinnost Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. 1. 2006. V Brně dne 5. 12. 2005 Prof. PhDr. Václav Cejpek rektor JAMU