Slimmer met Outlook 1 uur tijdwinst per dag!

Slimmer met

Outlook 1 uur tijdwinst per dag!

Auteur: Hugo Bakker Dit e-book is geschreven door Hugo Bakker en beschrijft hoe jij FOCUS kunt creëren en MS Outlook gebruiken om je daarbij te ondersteunen met als resultaat dat je minimaal 1 uur tijdwinst per dag zult boeken!

Inhoud Voorwoord .......................................................................................... 4 Lees dit eerst! De kracht van Focus .................................................... 5 Hoe komt het dat focus zo lastig kan zijn? ..................................... 6 Hoe kun je je focus onder controle krijgen? ................................... 8 Wat is de snelste manier om je focus te veranderen? ................... 8 Hoe kun je MS Outlook gebruiken voor Focus?................................ 10 Laat je niet afleiden! ......................................................................... 10 Tip #1. Zet je e-mail waarschuwingen uit ..................................... 10 Tip #2. Zet de e-mail notificatie (envelop) uit............................... 11 Agendeer je Focus! ........................................................................... 13 Tip #3. Maak tijdsblokken in je agenda ........................................ 13 Tip #4. Maak je hoofd leeg............................................................ 13 Tip #5. Kijk eerst in je agenda (niet in je mail) .............................. 14 Tip #6. Maak terugkerende afspraken .......................................... 16 Tip #7. Inplannen e-mail checken ................................................. 17 Tip #8. Creëer vaste momenten ................................................... 18 Tip #9. Zet verjaardagen in je agenda ........................................... 18 Tip #10. Zet feestdagen in je agenda ............................................ 20 Check je e-mail met Focus ................................................................ 21 Hoe maak je van email weer een effectief middel? ..................... 23 Elke dag een lege inbox! ................................................................... 25 Mappenstructuur. ......................................................................... 25 Gebruik niet je inbox als archief! .............................................. 25 3 supmappen ............................................................................ 25 Meer submappen...................................................................... 26 Categorieën gebruiken om te archiveren & structureren ............ 28

www.peakprofessionals.nl

Opvolgen i.p.v. een map Af te handelen ...................................... 29 Tips bij het implementeren van e-mail checken........................... 31 Hoe kun je Outlook automatiseren?................................................. 32 Tip #11. Creëer ‘Snelle Stappen’ (Outlook 2010 feature) ............. 32 Tip #12. Emails altijd automatisch naar een map verplaatsen ..... 36 Tip #13. Categoriseer ge-cc’de mailtjes automatisch ................... 37 Tip #14. Gebruik ‘Discussies’......................................................... 39 Tip #15. Hoe bewaken dat gedelegeerde taken ook uitgevoerd worden? ........................................................................................ 41 Tip #16. Gebruik Filters om alleen mail van gisteren of ouder te zien ................................................................................................ 48 Tip #17. Gebruik Voorwaardelijke Opmaak om emails een kleur te geven............................................................................................. 50 Tip #18. Sneltoetsen ..................................................................... 51 Tip #19. Sneller typen in Word en Outlook .................................. 52 Tip #20. Al je standaardmails snel versturen ................................ 53 Tip #21. Een zoekmap ‘vandaag ontvangen’ ................................ 54 Tip #22. Een zoekmap ‘vandaag ontvangen’ en ‘ongelezen’ ........ 56 Tip #23. Maak van een ‘mail’ een ‘contactpersoon’. .................... 58 Tip #24. Meerdere e-mail accounts binnen laten komen in je Outlook ......................................................................................... 59 Tip #25. Koppel LinkedIn en andere netwerken aan Outlook (Outlook 2010 feature) ................................................................. 62 13 tips over Hoe je elkaar kunt helpen om Focus te houden ........... 67 DISC stijlen ........................................................................................ 69 Was dit nuttig? .................................................................................. 70


Voorwoord Dit boek schrijf ik omdat ik omdat wij, met z’n allen, in een groeiende stroom van informatie leven. Als ik om me heen kijk zie ik dat deze informatiestroom langzaam maar zeker steeds meer levens gaat beheersten. In deze tijd en deze maatschappij hebben wij meer keuzemogelijkheden dan ooit tevoren! Onze email box loopt vol, we onderscheiden niet meer wat prioriteit heeft, we vergeten mails te beantwoorden, we missen informatie, we lezen de verkeerde informatie, we worden afgeleid door interessante artikelen en nieuwsberichten, en ga zo maar door. Ik vind dat de omgekeerde wereld. Wij willen toch ons eigen leven beheersen en onze eigen keuzen willen maken? Daarom dit boek. In het boek ontdek je hoe je je focus controleert en hoe MS Outlook je daarbij kan helpen. Je vind een methodiek over hoe je met de stroom aan emails om kunt gaan zodat het overzichtelijk en beheersbaar blijft. De tips zijn er om tijd te besparen. Dit loopt al snel op tot een half uur tot een uur per werkdag! Stel je eens voor…. Dat is al snel 5 uur per week, 200 uur op jaarbasis. Door simpelweg Outlook voor je te laten werken. Klinkt dat interessant? Dan raad ik je aan om snel te gaan lezen. Alleen lezen zal je niet verder helpen; het gaat om implementeren. Veel succes! En geniet van de tijd die je overhoudt…. Hugo Bakker, Trainer & Coach


Lees dit eerst! De kracht van Focus Als je dit e-book hebt gekocht of de workshop/ training volgt omdat je inderdaad tijdwinst wilt boeken zul je eerst moeten leren om je focus te controleren. Van wat ik in de afgelopen 20 werkende jaren van mijn leven gezien heb van anderen en van mezelf is dat het erg lastig kan zijn om te focussen. Tenzij je weet wat de kracht van focus is en hoe je dit kunt controleren, de baas kunt worden. Focus = het object of de kwestie waarop het denken en de aandacht is gericht. Eerst meer over ‘tijd’. Tijd is emotie; soms lijkt een minuut een uur te duren; namelijk, als je iets doet waar je helemaal niet warm voor loopt. Denk maar aan het wachten op je beurt bij de tandarts. Aan de andere kant kan de tijd soms vliegen wanneer je iets doet waar je helemaal in opgaat. Je verliest dan het gevoel met de tijd; ‘Is het al zo laat!’. Je zou haast zeggen dat als je wilt dat de dagen langer duren dat je vooral bezig moet zijn met dingen die je niet leuk vindt ;) Waar je op focust gaat je energie naar toe. Door te focussen op het gevoel dat de tijd langzaam gaat zal het gevoel dat je hierover hebt groter worden en jouw energie aanspreken. Dit kan maken dat het gevoel van verveling of zelf irritatie groter wordt. Door je focus te veranderen zal je gevoel veranderen. Door een boekje te pakken in de wachtkamer van de tandarts en te lezen waardoor je geboeid raakt zul je een totaal andere tijdsbeleving creëren! Onthoud dit heel goed: je krijgt waar je je op focust! En dit bepaalt weer hoe je je voelt. Ben je gefocust op dat het project toch niet gaat lukken? Dit is het resultaat wat je zult gaan krijgen! Ben je gefocust op het creëren van een topdag? Dit is het resultaat wat je zult krijgen! Focus is zo krachtig dat het je denken, je voelen en je acties kan veranderen. Als je het heel rigoureus zou bekijken zou je kunnen zeggen dat focus je leven kan veranderen!


Kortom: tijd is emotie en je kunt deze emotie veranderen door een andere focus te kiezen waardoor de emotie veranderd. Dus tijd = emotie = focus Verander je focus = verander je tijdsbeleving Je zou zelfs kunnen stellen dat alles wat je tot nu toe in je leven hebt gedaan, zowel privé als zakelijk, is het resultaat van waar jij op gefocust hebt. In dit e-book ontdek je hoe MS Outlook jou kan helpen om je focus te veranderen waardoor je minimaal 1 uur tijd per dag zult besparen!

Hoe komt het dat focus zo lastig kan zijn? Als je bovenstaand stuk leest zul je misschien ontdekt hebben dat je altijd focust. Immers, focus op iets dat negatief is, op stress, op enorme aantallen e-mails is ook een focus en dit zal je emotie bepalen en de manier waarop je je tijd besteed. Focus is lastig als je het hebt over focussen op de juiste dingen. Waarom is dat zo lastig? Als je niet heel bewust bezig bent om je focus onder controle te houden dan schiet die focus inderdaad alle kanten op. Terwijl als je van tevoren bewust kiest waar je je op gaat focussen(dus waar je je energie en je emoties en je tijd in gaat stoppen) dan zul je gemakkelijk van je pad afgetrokken worden. M.a.w.: als je een plan hebt zul je je focus kunnen vasthouden. Hiermee zeg ik niet dat dat gegarandeerd is, maar ik zeg wel dat wanneer je geen plan hebt dat je focus bepaald wordt door 3 gebieden: 1. Angst. Wij doen als mensen van alles om pijn te vermijden. Dit is een soort overlevingsmechanisme. Stel: je bent bang dat je leidinggevende vindt dat je je werk niet goed doet; waar zul je dan op focussen? Op de angst dat je het niet goed doet, dat je in het ergste geval ontslagen wordt. Hoe zal dit je emoties beïnvloeden? Hoe zul je met je tijd omgaan? Misschien loop je wel steeds weg van dit probleem door jezelf af te leiden en dingen te gaan doen die je leuk vindt. Misschien stop je wel onnodig veel tijd in een op te leveren stuk omdat het ‘perfect’ moet zijn. Door een leven in angst ontstaat stress, ziekte, overspannenheid.


2. De claims van anderen. Als we geen plan hebben voor onszelf dan heeft onze omgeving wel een plan met ons. Voor je het weet bepalen jouw collega’s, de mensen met wie je werkt of leeft hoe jij je tijd besteed. We willen anderen niet teleurstellen, een goede relatie houden met de ander. En voor je het weet ben je een half uur tijd kwijt aan het kletsen met iemand die zo nodig zijn of haar verhaal kwijt moet. Wanneer je van binnenuit een plan, een drijfveer hebt om de dingen te gaan doen die je wilt doen ben je in staat om je eigen focus te controleren en wordt je focus niet gecontroleerd door de ander.

3. Plezier. Wanneer je geen plan hebt, geen drijfveer, weet je ook niet goed waar je je plezier uit moet halen. Als je werk doet waar je gewoon echt niet warm van wordt zul je zodra je het kantoor binnenstapt een andere emotie ervaren. Wat heb je dan nodig om je goed te voelen? Allemaal verschillende manieren om je snel goed te voelen; even koffie halen, even een sigaretje roken, even op Facebook kijken, even een praatje maken, even een grap uithalen, even… Kortom; 3 oorzaken of gebieden waardoor we onze focus kwijtraken als we geen plan of drive hebben.


Hoe kun je je focus onder controle krijgen? Verandering kan alleen als je bewust bent van je gedrag. Dus daar begint het mee. Kijk goed naar wat je aan het doen bent. Ben je bezig met een taak en staat je Outlook steeds te piepen als er een nieuwe mail binnenkomt? Gaat je telefoon steeds af? Stelt je collega steeds vragen tussendoor? Hoor je de herrie van mensen die buiten aan het werk zijn? En het allerbelangrijkst: krijg je energie van de taak die je aan het doen bent? Als je geen positieve focus hebt? Dan focus je dus op de dingen die je niet wilt; storingen, negativisme, stress, etc. Wat te doen? Heel simpel: Accepteer de situatie zoals deze is, niet erger dan het is. Blijkbaar zit je in één van de gebieden te werken: angst, claims van anderen, of plezier. Als je niet focust op wat je wilt in je werk (of in je leven) dan ga je ook niet in de richting die je wilt. Dus kijk eerst naar wat er nu is. Besef dat je met alles wat je doet een resultaat creëert. Dit is dan niet altijd het resultaat dat je wilt, maar er is een resultaat. Dus stel jezelf vervolgens de vraag: Wat wil ik creëren? Welk resultaat wil ik bereiken? Door jezelf deze vraag te stellen ben je bewust bezig om je focus helder te krijgen. Maak een plan. Dus bepaal wat je gaat doen en waarom je dat gaat doen (welke emotie je wilt creëren).

Wat is de snelste manier om je focus te veranderen? Op het moment dat je merkt bij jezelf dat je in negativiteit vast blijft hangen of dat je continu afgeleid wordt door dingen die om je heen gebeuren. Of misschien merk je dat je e-mails je totale dag controleren. Na het bewustzijn kun je jezelf een vraag stellen! Door een vraag te stellen aan jezelf controleer je waar je je op focust. Eigenlijk is het hele denkproces niets anders dan een vraag en antwoord spel. Als de telefoon gaat stel je jezelf de vraag: ‘Wie zou dat zijn?’. Natuurlijk is dat niet altijd bewust, maar als je dit wel bewust zou doen dan kun je hiermee je focus veranderen.


Wat zou er gebeuren als ik mezelf iedere dag de vraag zou stellen: Wat ga ik vandaag doen waardoor onze afdeling beter gaat draaien? Wat ga ik vandaag maken waardoor ons facturatieproces versneld wordt? Hoe kan ik alle medewerkers helpen om hun inbox minimaal 1x per dag leeg te maken?

En let op het verschil in vragen stellen: Waarom is het hier altijd zo saai op de afdeling? Of Hoe kan ik er vandaag een dag van maken die niemand zal vergeten? En: Waarom krijg ik zoveel e-mails? T.o.v. Hoe kan ik een methodiek bedenken waarbij het systeem voor mij gaat werken?

Zie je het verschil?


Hoe kun je MS Outlook gebruiken voor Focus? Voordat ik je de praktische tips kan geven even een aantal dingen op een rij: Wat nodig is om je focus te creëren zodat het je de resultaten op gaat leveren die je wilt is dat je:

Weet wat je wilt…. Je hebt een plan en hier wordt je enthousiast van. Jezelf kent…. Wanneer je bewust kijkt naar je gedrag, naar wat je aan het doen bent leer je jezelf kennen. Dan zul je zien hoe het komt dat je je focus verliest; je bevind je in 1 of meer gebieden die niet effectief zijn: angst, claims van anderen of plezier (je snel goed willen voelen). Van hieruit kun je vragen gaan stellen die je focus veranderen.

Laat je niet afleiden! Wanneer je in Outlook aan het werken bent zijn er talloze interrupties waar je geen invloed op hebt. Waar je wel invloed op hebt zijn de instellingen van je eigen systeem. Wanneer je alle notificaties/ meldingen uitzet zul je daar in ieder geval niet door afgeleid worden.

Tip #1. Zet je e-mail waarschuwingen uit Een van de grootste afleidingen in Outlook is de mogelijkheid die het programma biedt om je te laten weten dat je nieuwe mail hebt. Het is mogelijk om deze optie uit te zetten en zo weer wat meer rust op je desktop te krijgen.

Hoe doe je dat in Outlook?

1. Klik op Bestand> Opties> E-mail 2. Ga naar de paragraaf Ontvangst van een bericht.


3. Zet het vinkje bij ‘een waarschuwing op het bureaublad weergeven’ uit.

Tip #2. Zet de e-mail notificatie (envelop) uit Een andere, subtielere afleidingen in Outlook is de mogelijkheid die het programma biedt om je te laten weten dat je nieuwe mail hebt middels een envelopje in de taakbalk. Het is mogelijk om deze optie uit te zetten en zo weer wat meer rust op je desktop te krijgen.

Hoe doe je dat in Outlook?

1. Klik op Bestand> Opties> E-mail 2. Ga naar de paragraaf Ontvangst van een bericht. 3. Zet het vinkje bij ‘een waarschuwing op het bureaublad weergeven’ uit.


En vergeet ook niet de andere 2 opties uit te vinken: Een geluid afspelen en de muisweergave wijzigen als er een mail binnenkomt.


Agendeer je Focus! De simpelste manier om je focus te houden is om het in je agenda te zetten. Dus als je jezelf de vraag hebt gesteld: Welke 3 dingen wil ik vandaag gedaan hebben zodat ik project XYZ tot het meest fantastische ooit heb gemaakt.

Tip #3. Maak tijdsblokken in je agenda Zet je agenda vast met de 3 dingen die je gedaan wilt hebben. Dit kunnen er natuurlijk ook 4 of 1 zijn. Gebruik blokken van 1,5 uur waarin je geconcentreerd aan het werk kunt. Persoonlijk doe ik dit uiterlijk 1 dag van tevoren. Zo focus ik me aan het einde van de dag op de dingen die ik morgen wil gaan doen. Dit maakt ook dat ik in de ochtend uit mijn bed kan springen omdat ik weet wat ik die dag ga doen en omdat ik daar nog warm van wordt ook! Hoe werkt dat in Outlook? 1. Open je Outlook. 2. Ga naar Agenda (laat dit automatisch gaan, zie tip Tip #5. Kijk eerst in je agenda.) 3. Klik linksboven op ‘Nieuwe afspraak’ (of op Control N). 4. Typ het onderwerp en de locatie in. Eventueel gebruik je het grote lege blok om aantekeningen in te zetten. Zelf doe ik dat door een programma of al mijn ideeën in vast te leggen.

Tip #4. Maak je hoofd leeg Dit is bedoeld om je volledig te kunnen focussen op wat je wilt gaan doen. Hoe ik dit doe is door alle gedachten en taken die in mijn hoofd blijven hangen op te schrijven in…. Outlook. Ik gebruik gewoon de afspraken die er al staan of ik maak een afspraak aan. In het grote legen blok zet ik mijn ideeën vast. In mijn geval: als ik ideeën heb voor een maatwerk training dan zet ik die in de afspraak op de dag dat ik die training geef. Als je dit als een continu proces ziet zul je alles uit je hoofd halen en vastleggen op een logische plek in Outlook. Hoe werkt dat in Outlook? Open de afspraak en zet je idee in de afspraak.


Tip #5. Kijk eerst in je agenda (niet in je mail) Een van de grootste valkuilen waar bijna iedereen intuint, is dat we wanneer we gaan werken eerst onze e-mails gaan checken. Dus; je komt aan op je werk, je zet je computer aan, pakt een bak koffie (of zoals ik, thee) en dan start je je Outlook (of een ander email programma). Voor je het weet zit je tot halverwege de middag achter je mail en als alles dan afgewerkt is kun je aan je werk beginnen; jammer genoeg heb je dan je meest productieve uren van de dag al achter de rug! En waar blijft je Focus? Wat nu als je dit niet eerst naar je mail kijkt, maar eerst naar je agenda? Simpel toch? Je start je agenda, hierin heb je ingepland staan welke belangrijke dingen jij vandaag wilt gaan doen. Een goede reminder toch?


Hoe werkt dat in Outlook?

1. Klik op Bestand> Opties> Geavanceerd 2. Ga naar de paragraaf Outlook Starten en Afsluiten. 3. Blader naar de map ‘Agenda’.

Nu zul je voortaan eerst je agenda zien wanneer je je Outlook start.


Tip #6. Maak terugkerende afspraken Als je een gewoonte wilt afleren is de meest simpele manier om hier mee te stoppen en een nieuwe gewoonte aan te leren. Als je bijvoorbeeld voortaan wilt leren om je focus vast te houden dan zou een hele simpele manier zijn om het in je agenda vast te zetten: Om 16.30 uur: bepalen wat de focus voor morgen is. Je kunt je voorstellen dat het handig is om dit in je agenda te zetten. En gelukkig heeft Microsoft iets bedacht om dit slim te doen: Met een terugkerende afspraak zodat dit op elke werkdag in je agenda staat (met herinnering!). Hoe werkt dat in Outlook?

1. 2. 3. 4.

Klik op Nieuwe afspraak Maak de afspraak aan zoals je een normale afspraak maakt. Klik op Terugkeerpatroon. Geef aan dat je dit dagelijks op elke werkdag wilt doen.


Persoonlijk doe ik dit ook voor privé zaken; als ik bijvoorbeeld af wil vallen, oefeningen in wil plannen om in mijn sport beter te presteren, etc.

Tip #7. Inplannen e-mail checken En zo kun je dus ook je focus van je e-mail afhalen door in te plannen wanneer je je e-mails checkt. De meeste timemanagement goeroes geven aan dat je 2 momenten per dag kiest waarop je je mail checkt. Natuurlijk is dit afhankelijk van je werkzaamheden en jouw keuze daarin. Waar het om gaat is dat je de baas wordt over je focus en dan niet je e-mail de baas wordt over jouw focus. Verder op in de e-book een methodiek om je e-mails snel af te handelen en tips om Outlook voor je te laten werken door te automatiseren. Voor nu: maak terugkerende afspraken. Bijvoorbeeld van 11.30 uur tot 12.00 uur: e-mails checken. En in de middag kies je een 2e moment om je mails te checken, bijvoorbeeld van 16.00 tot 16.30


uur.

Tip #8. Creëer vaste momenten Wanneer je op vaste momenten in de week bepaalde werkzaamheden doet zul je meer rust krijgen in je hoofd en zul je je werk meer structureren. Dit kun je met terugkerende afspraken doen. Voorbeelden: Ik zet op vrijdag altijd in mijn agenda: taken controleren. Dit zijn de taken die ik vanuit mijn e-mails een opvolgvlag heb gegeven (zie tip xxx). Zo houd ik overzicht over mijn taken. Een leesblok; plan bijvoorbeeld op vrijdagmiddag een blok dat je alle mails waarbij jij in de CC staat gaat lezen. Of gebruik het om nieuwsbrieven, intranet, post, vakbladen, etc. te lezen. Een maandelijkse rapportage voorbereiden. Jaarlijkse gesprekkencyclus.

Tip #9. Zet verjaardagen in je agenda Als je balans wilt houden tussen werk en privé is het goed om de juiste aandacht aan je familie en vrienden te geven. Ik doe dat door de verjaardagen in mijn agenda te zetten als een terugkerende afspraak (ja, ja, elke verjaardag komt 1x per jaar terug). Hierbij geef ik aan dat ik van tevoren herinnerd wil worden (zodat ik een kaartje kan sturen of in kan plannen dat ik ga bellen). Hoe werkt dat in Outlook?

1. Klik op Nieuwe afspraak 2. Maak de afspraak aan zoals je een normale afspraak maakt.


3. Geef met een vinkje aan dat de afspraak de hele dag duurt zodat de afspraak bovenaan komt te staan i.p.v. op een bepaald tijdstip. 4. Klik op Terugkeerpatroon. 5. Kies voor Jaarlijks zonder einddatum (laten we daar maar op hopen;)


Tip #10. Zet feestdagen in je agenda Feestdagen van verschillende landen kunnen geautomatiseerd in je agenda gezet worden zodat je bij het maken van roosters of je eigen planning rekening kunt houden met dagen zoals ‘Koninginnedag’, ‘hemelvaart’, ‘slachtfeest’, etc. Hoe werkt dat in Outlook?

4. 5. 6. 7.

Klik op Bestand> Opties> Agenda Klik op de knop Feestdagen toevoegen. Klik op OK. Outlook zal de feestdagen nu in uw agenda zetten.


Check je e-mail met Focus Na een vakantie kun je er tegenop zien om weer te gaan werken vanwege de vele emails die op je wachten. Gedurende de dag slokt email een groot deel van je tijd op. Mensen zijn veel meer tijd kwijt aan het lezen, filteren en beantwoorden van email dan ze bewust zijn. Dit betekent dat zij meer tijd en energie kwijt zijn dan eigenlijk nodig is. E-mail in relatie tot focus en de 3 gebieden die je focus bepalen als je geen plan hebt: Angst: Angst kan zich uiten in de volgende gedragingen:   

  





e-mails bewaren omdat je later aan kunt tonen dat… te veel tijd stoppen in het perfectioneren van je verhaal direct antwoord willen geven omdat je vind dat de klant, je collega of wie dan ook daar recht op heeft of omdat het nu eenmaal hoort een CC aan je leidinggevende zodat deze op de hoogte is van…. Heel veel mapjes en submapjes omdat je anders bang bent dat je de mails niet meer terug kunt vinden. Je mail gebruiken om je te laten afleiden omdat je een belangrijke taak steeds aan het uitstellen bent (angst hebt om dit op te pakken). Je mailt naar je collega (i.p.v. in gesprek gaan) over een onderwerp waar je de confrontatie niet mee aan durft te gaan. En nog veel meer

Claims van anderen: E-mails van anderen kun je tijd claimen als jij er op de volgende manier mee omgaat:    

Je staat toe dat mensen je in de CC zetten terwijl dat niet nodig is. Je staat toe dat je onduidelijke mails krijgt. Je beantwoordt iedere mail. Je meldt je niet af voor nieuwsbrieven, reclame die je niet leest.


   





Je gaat niet in gesprek met mensen die je te pas en te onpas mailen. Je hebt in jouw team geen afspraken gemaakt over het gebruik van e-mail. Je staat toe dat anderen je mailen met leuke sites, plaatjes, filmpjes, etc. Je staat toe dat mails door de hele organisatie worden gestuurd (bijvoorbeeld dat er taart in de kantine staat, terwijl dit naar verschillende vestigingen wordt gemaild of dat er een document kwijt is geraakt en gevraagd wordt wie weet waar….). Je staat toe dat te pas en te onpas vergaderingen in je agenda gepland worden (is eigenlijk ‘Agenderen’, maar komt in je inbox). Je laat je inbox vollopen.

Plezier: Je kunt je focus kwijtraken door de hele dag bezig te zijn met je email. In de volgende gevallen raak je je focus kwijt in relatie tot ‘Plezier’ in je op korte termijn goed te voelen.   

Je werkt alle makkelijke snelle mails af en wat echt gedaan moet worden blijft in je inbox staan. Je stuurt grappige mails door naar collega’s. Je spendeert veel tijd aan het lezen van allerlei ‘leuke’ mails die je van anderen krijgt.

Als je de lijst bekijkt zul je waarschijnlijk niet alles herkennen. Het is ook maar een lijst met voorbeelden. En je kunt je voorstellen dat deze zaken je focus beïnvloeden wat resulteert in tijdverlies.


Hoe maak je van email weer een effectief middel? Eerder is al genoemd dat het effectief werkt om je mail 2x per dag te checken. Ook is het handig om dit simpelweg in je agenda te plannen. Natuurlijk kun je zelf het aantal keren en de tijdstippen zelf bepalen. Het gaat er om dat je bewust met je Focus omgaat! Hoe ziet dat er uit in MS Outlook (of welk ander e-mail programma dan ook)? Verdeel je email in 5 categorieën. Er zijn 5 soorten email in je inbox. Bepaal tot welke categorie een email behoort en behandel het op de manier die daarbij hoort. 1. Email die je hebt gelezen, waar geen actie aan vastzit en die je niet hoeft te bewaren als referentiemateriaal. Gooi het bericht DIRECT weg! 2. Email die je hebt gelezen, waar niet direct actie aan vastzit, maar misschien wel in een later stadium. Bewaar het bericht DIRECT in een archief! 3. Email die je hebt gelezen en waarvan je vindt dat er een actie aan vastzit (ook al weet je nog niet wat). Zet het bericht DIRECT in je actielijst in de juiste context (map ‘af te handelen’ of gewoon inplannen of een opvolgvlag)! 4. Email die je hebt gelezen en waarvan je de bijbehorende actie hebt uitgevoerd, maar nu wacht je op een antwoord van iemand anders. Zet de e-mail DIRECT in een ‘wachten op’-lijst (zie tip Tip #15. Hoe bewaken dat gedelegeerde taken ook uitgevoerd worden?). 5. Email die je nog niet hebt gelezen. De enige email die in je inbox zou moeten zitten. Lees deze mails alleen in de momenten dat je je mail aan het checken bent!


Wanneer je alle mogelijkheden van MS Outlook benut kun je een aantal zaken automatiseren met zogenaamde ‘regels’. Verderop bij de tips ontdek je hoe je dat kunt instellen. Wat je kunt doen is:      

Nieuwsbrieven automatisch in een map ‘nog lezen’ plaatsen. Mails waarbij jij in de CC genoemd worden automatisch naar een map ‘CC’ verplaatsen. Spam automatisch verwijderen. Mails van een bepaalde afzender automatisch een kleur geven. Een categorie toewijzen aan een bepaalde mail. Enzovoort…

De cyclus ziet er dan als volgt uit:

Start email checken

Archiveren of verwijderen

Lees mail globaal

Beantwoorden

Filterregels instellen indien mogelijk

Nu doen, delegeren of inplannen

Wanneer je dit systematisch doet zul je elke dag minimaal 1x je inbox leeg kunnen maken! Hoe zou je je voelen als dat structureel lukt?


Elke dag een lege inbox! Veel mensen kunnen de hoeveelheid email niet meer onder controle houden. Met behulp van een eenvoudig systeem zorg ik ervoor dat mijn inbox elke dag leeg is, ja, je leest het goed;

leeg!!! Wanneer je je mail checkt en archiveert is het belangrijk om je bewust bezig te houden met de manier van archiveren. Zorg er voor dat je een systeem ontwikkeld dat effectief is, je focus ondersteunt en vooral: dat het werkt voor jou!! Veel systemen leggen een bepaalde werkwijze op, maar kijken niet naar het temperament van de persoon.

Mappenstructuur. Veel mensen hebben hun inbox onderverdeeld in submappen. Als je er daarvan te veel hebt, worden de lijsten submappen te lang en dat maakt het heel onoverzichtelijk. Bovendien kun je bepaalde emails in verschillende mappen zetten, iets wat het helemaal lastig maakt als je iets zoekt. Wanneer je je inbox 1x per dag leeg wilt maken heb je minimaal in map nodig: Archief (of hoe je hem ook maar noemen wilt). Gebruik niet je inbox als archief! Dit is een nadrukkelijk advies in relatie tot Focus. Waarom? Omdat wanneer je dit doet alle mails zichtbaar blijven zodra je je mail gaat checken. Je focust namelijk op mails die je al afgehandeld hebt. Onnodig tijdverlies! 3 supmappen Een andere systematiek is het gebruik van slechts drie submappen: 1. Archief, waarin je alle mail zet die je niet direct nodig hebt, maar die je wel wilt bewaren. Dit is de lange termijnemailbibliotheek, waarin je alle mail stopt die je hebt afgehandeld. De archiefmap heeft geen submappen. Immers, er zit een hele goede zoekfunctie in MS Outlook! 2. Af te handelen, waarin alle mails gezet worden waar je nog iets mee moet doen wat langer kost dan één minuut. Deze e-mails zet je op een to-do lijst of maak er een taak van, waarbij je de benodigde tijd inplant in je agenda.


3. Wachten op, waarin je alle berichten zet die je de komende dagen nodig hebt. Je wacht bijvoorbeeld nog op een reactie van iemand, op een offerte of op cruciale informatie om met een project verder te kunnen. Bekijk de map Wachten op minstens elke week, maar dat zou natuurlijk ook vaker kunnen. Meer submappen Wanneer je ontdekt dat 3 mappen echt niet werkt voor jou ga je bepalen welke mappen je minimaal nodig hebt en in hoeverre je dit kunt automatiseren. Qua methodiek is dit een lastige omdat het gevaar dreigt dat je het overzicht kwijtraakt door de vele mappen. Dus zul je een balans moeten vinden! Voorbeeld: Archief: Hierin sla je alle e-mails op die buiten je andere submappen valt. Per lopend project: Ik kan me voorstellen dat je mails die bij een project horen in een map bij elkaar wilt houden. Let dan wel op dat je deze map niet in honderdduizend submappen verdeeld want dan ben je weer meer tijd kwijt met het slepen naar de juiste map. Wist je trouwens dat ze zoekfunctie in MS Outlook 2010 weer verder verbeterd is? Je hoeft dus helemaal niet zoveel submappen te maken!

Dus wanneer je in het zoekveld klikt kun je dit venster te zien krijgen (afhankelijk van hoe jij het instelt). Je kunt namelijk via de knop ‘Meer’ zoekvelden toevoegen.


Het is dan wel handiger om het Leesvenster op ‘Onder’ te zetten omdat je dan meer kolommen te zien krijgt waar je op kunt sorteren (door op de kolomtitel te klikken). Dit doe je via Beeld> Leesvenster

Test dit uit: Nadat je je emailprogramma op deze manier hebt ingericht, is het belangrijk om je emailberichten op een vaste manier af te handelen. Als je een bomvolle inbox hebt, begin je met de oudste emails en verwerk je alle berichten op deze manier: Alle berichten die je niet nodig hebt of waar je niets mee hebt, verwijder je onmiddellijk. Handel alle emails af die direct zijn te beantwoorden. Daarna gooi je ze weg of archiveer je ze. Als een email meer dan één minuut kost om af te handelen, maak je er een actiepunt van. Daarna plaats je de email in de map Af te handelen. Als het een bericht is waarbij je moet wachten op een actie van een ander, plaats je hem in Wachten op en maak je een aantekening in


je agenda. Als je de map Wachten op elke dag controleert, is dit laatste niet nodig. Een emailbericht dat alleen informatie bevat, plaats je in de map Archief.

Categorieën gebruiken om te archiveren & structureren Een andere methodiek om je mails te structureren is ze een categorie toe te kennen. Op deze manier zou je zelfs met 1 archief map kunnen werken. Elke mail kun je middels een rechterklik een categorie meegeven. Ga dan wel in de kolom Categorieën staan.

Zoals je ziet kun je deze categorieën zelf een naam geven. Dit kan in dit zelfde snelmenu door op Alle categorieën te klikken.


Hier kun je door op Nieuw te klikken een nieuwe categorie maken met een door jou gekozen kleur. Dit zijn overigens persoonlijke categorieën die je niet met je collega kunt delen. Je zou hierover natuurlijk wel onderlinge afspraken kunnen maken.

Opvolgen i.p.v. een map Af te handelen In dit e-book wil ik je vooral de mogelijkheden laten zien die MS Outlook biedt in plaats van om jou een methode op te leggen. Nogmaals: waar het om gaat is dat je bewust met je focus om gaat. Er is namelijk nog een andere manier waarop jij kunt bewaken dat je mails door jou afgehandeld worden en dat is door er een opvolgvlag aan te geven. Dit maakt dat de mail een taak wordt.

Door met de rechtermuis te klikken creëer je de mogelijkheid om de taak in te plannen en een herinnering mee te geven.



Tips bij het implementeren van e-mail checken Laat een email nooit onafgewerkt in je inbox. Bekijk elke email slechts één keer en verwerk hem direct. Zorg er zo voor dat je een bericht niet onnodig tweemaal onder ogen krijgt. Dat kost namelijk tijd en dus Focus! Als je voor het eerst begint met het verwerken van een overvolle inbox, is het handig om als volgt te werk te gaan: Plaats alle e-mails die ouder zijn dan bijvoorbeeld twee weken in een aparte map en doe er niets mee. De kans dat er na die periode nog iemand op terugkomt, is gering. De meeste problemen hebben zich dan vanzelf opgelost of waren blijkbaar toch niet zo urgent.


Hoe kun je Outlook automatiseren? Wanneer je alle functies van Outlook kent zul je ontdekken dat er meer mogelijk is dan jij wist (of: voor mogelijk had gehouden). Vaak gebruiken we een programma heel veel en zitten we in een bepaald patroon qua gebruik. Dit is logisch omdat je vaak niet de tijd neemt om verder te zoeken; het is immers druk druk druk. Nu wil ik je aanmoedigen om de tijd te nemen voor de volgende tips waarmee je jouw processen kunt versnellen. Ik heb een aantal voorbeelden weergegeven van functies (waarvan je er misschien al een aantal kent) die Outlook biedt en waarmee je Outlook voor jou kunt laten werken.

Tip #11. Creëer ‘Snelle Stappen’ (Outlook 2010 feature) Outlook 2010 heeft de mogelijkheid om ‘Snelle stappen’ te creëren zodat je nog sneller je email kunt verwerken. Voorbeelden van snelle stappen;     

Verplaatsen van email naar een veelgebruikte map. Email opstellen aan je team. Nieuwe vergadering plannen in vaste ruimte met vaste tijden en genodigden. Email doorsturen naar je manager. Etc.

Indien je de methodiek van de 3 submappen hanteert kun je 3 snelle stappen maken die berichten verplaatsten naar deze 3 mappen. Trouwens, in de groep Snelle stappen worden precies 3 stappen getoond! Als je er meer inricht moet je een klik extra doen op het driehoekje. Dit kost weer tijd…


Hoe doe je dit in Outlook? Outlook> Start> Snelle stappen

In bovenstaand voorbeeld heb ik een knop gemaakt die ‘Archief’ heet en een knop die ‘Wachten’ heet. Zo kan ik de mail met 1 klik verplaatsen naar de map ‘archief’ of naar de map ‘wachten’ (volgens de eerder beschreven methodiek). Zo kun je zelf stappen maken:

1. Kies het type stap dat je wilt maken. 2. Bijvoorbeeld ‘Nieuwe vergadering met…’


3. Klik op ‘Opties’ om allerlei standaarden in te stellen en acties toe te voegen.


4. Kies een sneltoets om deze actie nog sneller uit te kunnen voeren! 5. Zo kun je 3 snelle stappen maken die overeenkomen met je 3 submappen. Je kunt ook de volgorde bepalen bij Snelle stappen beheren.


Tip #12. Emails altijd automatisch naar een map verplaatsen Het komt vaak genoeg voor dat je nieuwsbrieven ontvangt of berichten via sociale netwerken die je standaard in een bepaalde map wilt plaatsen. Hierdoor komen ze niet in je postvak in en ben je niet afgeleid door het ontvangen van dit soort berichten.

Hoe doe je dit in Outlook?

1. 2. 3. 4.

Selecteer het bericht. Geef een rechterklik en kies voor Regels. Kies voor Berichten van xxxx altijd verplaatsen Selecteer de map waar de berichten in moeten komen.

Wanneer je dit structureel doet terwijl je je mail checkt zul je steeds meer regels opbouwen en zal er steeds meer automatisch verlopen. In dat geval geef je een rechterklik op de mail en ga je naar regels.


Tip #13. Categoriseer ge-cc’de mailtjes automatisch Er zijn mensen die elke dag veel, heel veel emails ontvangen. Voor deze mensen kan het handig zijn om in één oogopslag te zien of ze de geadresseerde zijn van een email, of dat ze ge-cc’d zijn. In Outlook kun je dat als volgt instellen.


1. Zorg dat je in Postvak In staat. 2. Kies via het lint Start> Regels> Regels en waarschuwingen beheren. 3. Maak een nieuwe regel aan. 4. Kies voor Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik op Volgende.

5. Vink de optie aan 6. Kies de actie die je hiermee uit wilt voeren, bijvoorbeeld ‘verplaats naar map’


En zie alle mogelijkheden om regels aan te maken op:     

Afzender Titel Hoofdtekst (mailinhoud) Categorie Etc. etc.


Tip #14. Gebruik ‘Discussies’ Eigenlijk schrijf ik deze tip met gemengde gevoelens omdat ik het zelf niet toepas, maar door de vele trainingen die ik gegeven heb weet ik dat er mensen zijn die er heel gelukkig van worden, vandaar toch deze tip. Je kunt sinds de 2010 versie gemakkelijk alle mails groeperen die bij elkaar horen omdat deze mails een antwoord of reactie zijn op een eerdere mail. De ‘Discussie’ functie zorgt er voor dat deze alle mails groepeert die bij elkaar horen. Bijvoorbeeld: wanneer ik een mail stuur aan 10 mensen en zij reageren op deze mail…


1. Kies via het lint Beeld> Discussies> Zet het vinkje ‘discussies’ aan. Je krijgt de vraag of je dit in de map wilt die je geselecteerd had of dat je dit toe wilt passen op alle mappen.


2. En dit is het effect: al het ‘heen en weer gemail’ wordt onder elkaar als een groep weergegeven.

3. Via ‘Instellingen’ kun je aangeven of de afzender boven het onderwerp weergegeven moet worden, of de discussies altijd automatisch uitgevouwen moeten worden, of dat je de klassieke ‘inspring’ weergave wilt gebruiken.


Tip #15. Hoe bewaken dat gedelegeerde taken ook uitgevoerd worden? Wanneer je iemand per mail vraagt om iets te doen, te regelen, uit te voeren wil je bewaken of borgen dat jouw vraag ook daadwerkelijk uitgevoerd wordt. Hoe kun je er nu voor zorgen dat de vraag die je aan je collega, relatie, leverancier, je vrienden of familie ook daadwerkelijk beantwoord en uitgevoerd worden? Fysiek kun je iemand natuurlijk nooit forceren dat de persoon jouw verzoek daadwerkelijk uitvoert. Je kunt er wel voor zorgen dat je Outlook voor je laat werken door automatisch een kopie van de verzonden mail in je map ‘Wachten op’ laat plaatsen. M.a.w.: je verstuurt een mail met een verzoek iets uit te voeren. Deze mail wordt automatisch opgeslagen in een map. En hiermee bedoel ik niet de map ‘verzonden items’ want dat doet Outlook toch al. Het gaat erom dat jij zelf bepaalt welke mails (dus met een gedelegeerde taak of een verzoek) in een map geplaatst worden. We kiezen hiervoor de map ‘Wachten op’.

Hoe doe je dit in Outlook? 1. Verzin een code die je in mails plaatst waarvan je wilt dat deze automatisch naar de map ‘Wachten op’ gekopieerd worden. Bijvoorbeeld; je initialen met een @ ervoor. Dit is namelijk een code die normaal gesproken niet in tekst voorkomt. In mijn geval zou dit @hb zijn. Je kunt ook kiezen voor @wo (en ‘wo’ staat dan voor ‘wachten op’). Iedere andere code voldoet. 2. Maak een regel aan die er voor zorgt dat mails die jij verzendt en waarin <de code> staat automatisch in de map ‘wachten op’ geplaatst worden. Doe dit als volgt: 3. Ga naar Start> Regels> Regels en waarschuwingen beheren. 4. Klik op Nieuwe regel. 5. Kies voor Regel toepassen op berichten die ik verzend.


6. Klik op Volgende 7. Vink aan Met specifieke tekst in de hoofdtekst. Klik daarna onderaan in het venster op specifieke tekst.


8. Typ de code in en klik op Toevoegen.

9. Klik op OK.


10. Klik op Volgende.

11. Vink aan: verplaats een kopie van het bericht naar de map, en klik vervolgens onderaan het scherm op naar map.


12. Klik de map ‘Wachten op’ aan om aan te geven dat mails verzonden met @hb in de hoofdtekst automatisch naar deze map gekopieerd moeten worden.

13. Klik op Volgende.


14. Klik weer op volgende (want je hoeft geen uitzonderingen aan te geven in deze situatie).

15. Geef de Regel een ‘naam’ en klik op Voltooien. Test het uit en veel profijt ervan!!!


16. Test het uit door in een mail naar jezelf of iemand die je goed kent je code onder je e-mail handtekening te zetten:


Tip #16. Gebruik Filters om alleen mail van gisteren of ouder te zien Als je geleefd wordt door de mail die de hele dag door binnenkomt, zou je het volgende kunnen doen. Zet een filter aan zodat je alleen nog maar de mails ziet die gisteren binnen gekomen zijn of die ouder zijn dan ‘gisteren’. Als iemand je dan vraagt of je zijn of haar mail al hebt gelezen zeg je gewoon ‘nee, die heb ik nog niet gezien’. Het zou namelijk niet zo mogen zijn dat je een mail direct af zou moeten handelen. Daar is de telefoon voor uitgevonden! Een mail mag best een dag wachten en meestal vinden mensen dat ook geen enkel probleem. Vaak is het zo dat JIJ degene bent die er een hoge prioriteit van maakt!!!

Hoe doe je dit in Outlook? 1. 2. 3. 4. 5.

Ga naar je postvak In. Ga naar het Lint> tabblad Beeld> Weergave-instellingen Kies voor Filteren Ga naar Geavanceerd Kies bij Veld: Ontvangen (via Alle e-mail velden) en typ het volgende in:


6. Klik op Toevoegen. 7. Controleer de weergave in je postvak in.


Tip #17. Gebruik Voorwaardelijke Opmaak om emails een kleur te geven Je kunt binnengekomen mails een kleur geven zodat je bijvoorbeeld snel kunt zien of het om een mail gaat waarbij jij in de CC staat. Of mails van een bepaalde afzender moeten altijd gekleurd zijn.

Hoe doe je dit in Outlook? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Ga naar je postvak In. Ga naar het Lint> tabblad Beeld> Weergave-instellingen Kies voor Voorwaardelijke opmaak Klik op Toevoegen Geef de voorwaarde een Naam Klik op Voorwaarde De mogelijkheden zijn eindeloos – zie ‘tip over filteren’ Ga naar Geavanceerd om alle mogelijkheden te zien Kies bij Veld: xxx (via Alle e-mail velden) en typ in waar de mail aan moet voldoen. 10. Klik op Toevoegen, dan op OK. 11. Stel bij Lettertype in welke kleur de mail zou moeten krijgen. 12. Check of het gelukt is. Varianten: Alle CC’tjes in kleur Alle urgente zaken in kleur


Tip #18. Sneltoetsen Ik heb 2 redenen om veel gebruik te maken van sneltoetsen: 1. Het voorkomt RSI 2. Ik ben sneller; dit komt omdat ik sneltoetsen kan uitvoeren zonder er bij na te denken. Net zoals ik handelingen uitvoer in de auto of zoals ik fiets; zonder nadenken. Bij het klikken met de muis is visuele ondersteuning nodig. Dit kost tijd en energie. Bovendien kan ik op dat moment niets anders doen dan dat. Hieronder een aantal sneltoetsen om mee te beginnen. Ctrl+1: naar Mail Ctrl+2 : naar Agenda Ctrl+3: naar Contactpersonen Ctrl+4 : naar Taken Ctrl+5: naar Notities Ctrl+6: naar Mappenlijst Ctrl+7: naar Favorieten

Een nieuwe mail opstellen: ALT dan R dan B Oftewel; je kunt snel de toetsen ALT, R en B achter elkaar intoetsen om een nieuwe mail op te stellen.

Vanaf de versie van 2010 heeft MS Outlook ook het lint. MS Word had dit al in de 2007 versie. De sneltoetsen worden op het lint weergegeven wanneer je de ALT toets indrukt.


Door de ALT opnieuw in te drukken worden verdwijnen de sneltoetsen weer.

Tip #19. Sneller typen in Word en Outlook Veel mensen gebruiken in hun werk steeds dezelfde termen, dezelfde zinnen, uitleg of andere stukken tekst. Om te voorkomen dat je steeds dezelfde tekst intypt, kun je gebruikmaken van de AutoCorrectie-functie.

Afkortingen gebruiken Je kunt enorm veel tijd besparen door veelgebruikte stukken tekst, termen, zinnen, of uitleg aan de AutoCorrectie-opties in Word toe te voegen. Je geeft een afkorting aan zo’n term, zin of uitleg en zodra je zo’n afkorting intikt met een spatie erachter, vervangt Word de afkorting door de volledige tekst. Als je in Outlook instelt dat je Word wilt gebruiken als emaileditor, gelden diezelfde afkortingen ook daar.

Hoe doe je dit in Outlook? In Word 2010 werkt dat als volgt: 1. 2. 3. 4. 5.

Druk op de knop Bestand linksboven. Klik op de knop Opties voor Word rechtsonder. Klik op het woord Controle in de linkerkolom. Klik op de knop AutoCorrectie-opties… middenboven. Zorg ervoor dat Tekst vervangen tijdens typen is aangevinkt en voeg alle afkortingen en bijbehorende teksten toe.


Tip #20. Al je standaardmails snel versturen Als je regelmatig dezelfde mails moet sturen, is het handig om daar een sjabloon van te maken. Dat kan je veel tijd schelen.

Hoe doe je dit in Outlook? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Maak een sjabloon in Outlook: Open een nieuw mailtje (Ctrl+N). Geef bij Aan het emailadres op waar de mail heen moet. Geef bij Onderwerp een onderwerp op. Typ de standaardtekst die je in dit sjabloon wilt gebruiken. Klik daarna op Bestand linksboven in het scherm. Selecteer Opslaan als. Geef bij Bestandsnaam op hoe je de sjabloon wilt noemen. Kies dan bij Opslaan als voor Outlook-sjabloon. Klik op Opslaan.


Tip #21. Een zoekmap ‘vandaag ontvangen’ Wanneer je met regels werkt en dus automatisch mails naar mappen verplaatst kan het zijn dat je de verschillende mappen af moet zoeken naar nieuwe mails. Dit kun je weer ondervangen met een ‘zoekmap’. Dit is een map die je zelf inricht met een voorwaarde. De voorwaarde is dan dat de mail vandaag binnen gekomen moet zijn.

Hoe doe je dit in Outlook? 1. Ga onderaan je mappenlijst naar ‘zoekmappen’

2. 3. 4. 5. 6.

Geef een rechterklik op ‘zoekmappen’ Kies Nieuwe zoekmap een Aangepaste zoekmap maken klik op Kiezen vul de naam van de map in (bijvoorbeeld: ‘vandaag ontvangen’) 7. Klik op Voorwaarden


8. Stel de criteria in zoals hierboven en klik op OK.


Tip #22. Een zoekmap ‘vandaag ontvangen’ en ‘ongelezen’ Omdat bovengenoemde voorwaarden een zoekmap creëren die alle mails tonen die vandaag binnengekomen zijn kan het toch weer onoverzichtelijk worden. Daarom stel ik deze zoekmap zo in dat er alleen de mails in getoond worden die ongelezen zijn.

Hoe doe je dit in Outlook? 1. Geef een rechterklik op de zoekmap en kies voor Deze zoekmap aanpassen

2. Klik op Voorwaarden


3. Kies bij Meer opties voor Alleen items met status ‘ongelezen’.


Tip #23. Maak van een ‘mail’ een ‘contactpersoon’. Wanneer je voor het eerst een e-mail van iemand ontvangt kan wil je deze persoon ook als ‘contact’ in je ‘contactpersonen’ opnemen. Dit kan heel eenvoudig en snel;


1. Selecteer de mail van de betreffende contactpersoon. 2. Sleep de mail naar je Contactpersonen (dus onder Agenda).

3. Er zal een venster openen met de naam en e-mail adres welke je verder aan kunt vullen met gegevens die in de handtekening staan.


Tip #24. Meerdere e-mail accounts binnen laten komen in je Outlook Ik beheer ongeveer 20 e-mail boxen en deze laat ik allemaal binnenkomen in mijn Outlook. Outlook kan er voor zorgen dat ze in verschillende mappen geplaatst worden. Zo zou je wanneer je meerdere bedrijven hebt of wanneer je meerdere takken of poten binnen een bedrijf (of meerdere taken binnen 1 functie) hebt e-mails per bedrijf of per bedrijfstak in verschillende mappen kunnen plaatsen.

Hoe doe je dit in Outlook? 1. Ga naar Bestand> Info> Account toevoegen 2. Het volgende scherm verschijnt en vink aan dat je handmatig wilt configureren:


3. Klik op Volgende en het volgende scherm verschijnt:

4. Vul de gegevens accountgegevens in en klik op Accountinstellingen testen.


5. Klik op Voltooien en het volgende scherm verschijnt:

6. Klik op Map wijzigen en wijs vervolgens de map aan waar de mails op binnen moeten komen.


Tip #25. Koppel LinkedIn en andere netwerken aan Outlook (Outlook 2010 feature) In Outlook 2010 is het mogelijk om sociale netwerken te koppelen aan je Outlook. Ik denk zelf vooral aan LinkedIn en aan Facebook. Een aantal voordelen op een rij;    

 

Wanneer je een mail ontvangt zie je direct de profielfoto van de zender. Kleine profielfoto’s van alle andere geadresseerden worden weergegeven. Alle status updates en newsfeeds worden direct in Outlook zichtbaar. Wanneer je een mail ontvangt kun je deze persoon direct ‘Toevoegen’ aan jouw netwerk. De persoon ontvangt een uitnodiging om ‘te linken’ of ‘om vrienden te worden’. De contacten van LinkedIn worden direct ‘Contactpersonen’ in Outlook. Vanuit MS Word kun je met ‘Afdruk samenvoegen’ je contacten uit je LinkedIn lijst aanschrijven.

Hoe ziet dat er dan uit? Profielfoto afzender


Profielfoto’s andere geadresseerden

Hier kun je zien dat er 1 persoon nog niet gelinkt is. Door op dit profielloze plaatje te klikken kun je de persoon uitnodigen om te linken.


De visitekaartjes bij Contactpersonen (om privacy redenen gefotoshopped in MSWord)

Afdruk Samenvoegen in MS Word


Hoe doe je dit in Outlook? MS Outlook> Beeld> Deelvenster personen>

Dit is direct de plek waar je kunt bepalen of je dit eigenlijk wel wilt laten tonen (zo niet, dan uitschakelen). Klik op Instellingen om je accountinstellingen te koppelen aan Outlook.


Het linkje ‘Online beschikbare providers van sociale netwerken bekijken’ kun je gebruiken om de nodige tools te downloaden. Je komt op de volgende site:

De instellingen in Outlook zien er dan als volgt uit:


13 tips over Hoe je elkaar kunt helpen om Focus te houden Ik merk dat er bij alle organisaties waar ik kom een enorme werkdruk heerst. Eén van de oorzaken is de manier waarop men als team met mail omgaat. Dit was voor mij een reden om hier iets aan te doen. Hieronder een aantal tips die eenvoudig zijn om te implementeren:

TIP #0 – GEBRUIK DE TITEL VOOR DE FOCUS. Wat ik hiermee bedoel is dat je in de titel duidelijk moet zijn over het onderwerp en wat je van de ander verwacht. Voorbeelden a. Titel = VRAAG: hulp nodig bij project IJsellaag. b. Titel = ACTIE: Rooster maken voor pleinwacht c. Titel = TER INFO: stand van zaken m.b.t. project implementatie MS Office 2010 Door duidelijk te zijn in je titel zal de lezer gefocust de hoofdtekst lezen (zeker als je die to the point houdt). Door in de titel je verwachting uit te spreken is de kans groot dat de gewenste actie ook daadwerkelijk uitgevoerd wordt; dus dat je een antwoord op je vraag krijgt of dat de actie uitgevoerd wordt. Of, bij ‘Ter info’; dat de ander niets hoeft te doen. TIP #1. TYP KORTE ANTWOORDEN TIP #2. ZORG DAT JE INBOX LEEG IS AAN HET EINDE VAN DE DAG TIP #3. CHECK 2X PER DAG JE E-MAIL TIP # 4. GEBRUIK 'FILTERS EN REGELS' IN OUTLOOK OM 'DINGEN' AUTOMATISCH TE LATEN VERLOPEN TIP #5. VERMIJD CC TIP #6. GEBRUIK NOOIT BCC TIP #7. MAAK AFSPRAKEN EN HOUD JE HIER AAN TIP #8. LOOP EVEN LANGS IPV MAIL TIP #9. GEBRUIK JE TELEFOON VOOR URGENTE ZAKEN


TIP # 10. LAAT JE NIET LEVEN DOOR DE MAIL; zet de filter op 'gisteren of daarvoor' zodat je alleen de mail ziet die gisteren of eerder binnen is gekomen. Zo zie je nooit de mail van vandaag. TIP # 11 MAAK EEN AFSPRAAK OVER HET BEINDIGEN VAN DISCUSSIES. Soms wordt er eindeloos gereageerd op een mail door verschillende mensen. Je kunt hierover afspreken dat je onderaan in je mail aangeeft EINDE DISCUSSIE, of EINDE MAILCONTACT, of EMC (einde mail contact). TIP #12. BEGIN BIJ JEZELF...


DISC stijlen De persoonlijke stijl analyse DISC geeft inzicht in de verschillen tussen mensen, maar vooral inzicht in jezelf.

•

Wat is je natuurlijke manier van doen?

•

Hoe ga je met bepaalde situaties onder druk om?

•

Wat is je stijl van communiceren?

•

Wat zijn je onbewuste drijfveren?

•

Waarden kenmerken t.b.v. de 4 typen

Dit betekent dat het schrijven van je e-mails ook in een bepaalde stijl gebeurd. Het herkennen van de stijl en vooral het aansluiten op die stijl is een manier om effectiever samen te werken. Dit kan veel irritaties voorkomen en begrip en acceptatie creëren met als gevold een effectiever team en effectievere samenwerking met externen. Mocht je hier meer over willen weten dan kun je contact opnemen en dan help ik je graag verder. 1) Blader het door en lees de koppen 2) Markeer het belangrijkste 3) Pas direct toe voor onmiddellijke resultaten!

Dit is een GEWELDIGE gave analyse! U zult er veel plezier aan hebben. Het staat vol plaatjes, kleuren en verhalen. Toepassing ervan levert u veel COMPLIMENTEN van anderen op. U krijgt nóg meer gedaan!

Stuur ons uw succesverhalen, de leukste zetten op onze website!!! 

 

54 pagina’s informatie gebaseerd op 11.257 pagina’s onderzoek met bronvermelding. 24 vragen beantwoorden in 7,0 min. Statistisch 94,52% significant

Dit is geen test, u kunt het dus niet goed of fout doen! U leert gemakkelijk hoe u fijn kunt samenwerken en praten met anderen. Zet uzelf niet onder druk. Lees het rustig door en vraag ons gerust voor meer uitleg.


Was dit nuttig? Ik ben benieuwd of je er wat aan gehad hebt? Wil je meer weten? Heb je suggesties voor verbeteringen? Mail of bel me;

[email protected] 06-15951661

Je kunt me ook volgen op Twitter. Dan zul je ook regelmatig tips voorbij zien komen. Wilt u een incompany training voor uw team of voor uw hele bedrijf organiseren? Neem dan contact op via de site. Wil je als particulier deelnemen? Dat kan! Wij organiseren avondworkshops. Like us on Facebook om meer te weten te komen.

Vriendelijke groeten en geniet van alle tijd die je over houdt! Hugo Bakker Trainer & Coach


Slimmer met Outlook 1 uur tijdwinst per dag!

Recommend Documents