pag.: 1 van 5 code: LEV-KETM-art-005-bl
Sleutel tot voorraadverlaging Periodic Order Review
Bron: Auteur:
Business Logistics, december 2005 B. Desmet
Bij de herbevoorrading van een supply chain moeten we een aantal beslissingen nemen. Twee daarvan zijn ‘wanneer’ bestel ik en ‘hoeveel’ bestel ik. We kunnen bij elke run van het replenishment systeem controleren of we moeten bestellen, of gewoon bestellen op vooral bepaalde tijdstippen. Welke methode we kiezen en welke invloed ze heeft op onze doorlooptijd en voorraadhoogte wordt in deze bijdrage van Bram Desmet, supply chain consultant bij Möbius, uiteengezet. Bij een continue review controleren we bij elke run van het replenishment systeem of we moeten bestellen. Dikwijls wordt er gebruik gemaakt van een minimale orderhoeveelheid bij de bestelling. In periodes van hoge vraag bestellen we frequenter om aan de hogere vraag te voldoen. figuur 1: continue review en periodieke review
Q1
Q2
Q3 Continue review Q1 = Q2 = Q3 (minimum voorraadhoeveelheid) T1 ≠ T2 ≠ T3
T1
Q1
T2
Q2
T3
Q3
Periodieke review T1 = T2 = T3 (vaste cyclus) Q1 ≠ Q2 ≠ Q3 (bepaald door aanvulniveau)
T1
T2
T3
Bij een periodieke review checken we niet bij elke run van het replenishment systeem of we moeten bestellen, maar op vooraf bepaalde tijdstippen die typisch op een vaste periode van elkaar liggen, bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, ... Aangezien de timing vastligt, moeten we de hoeveelheid aanpassen om in te spelen op stijgende of dalende vraag. Figuur 1 illustreert continue review en periodieke review.
pag.: 2 van 5 code: LEV-KETM-art-005-bl
Effect op de doorlooptijd? De voorspelbaarheid van de timing leidt er toe dat de gemiddelde doorlooptijd voor een product in periodieke review kleiner is dan onder een continue review. Om dat beter te begrijpen maken we de analogie met een trein. Als we een continue review in een MRP-mode toepassen, krijgen we een trein van requisities naar de hoger liggende schakel. Op het moment dat er meer geconsumeerd wordt dan verwacht, rijdt de trein sneller. De requisities schuiven naar voren, we sturen sneller op. Op het moment dat er minder geconsumeerd wordt dan verwacht, vertraagt de trein. De requisities schuiven naar achteren.We sturen later op. Dat wordt geïllustreerd in figuur 2. figuur 2: doorlooptijd van een product in continue review production orders
replenishment orders
buffer variability through central stock
nervosity
market
variabel demand
fixed quantity variable timing
Re Order Point (ROP)
Voor de hogerop liggende schakel is het geen eenvoudige opdracht zich op een steeds wijzigende timing te organiseren. Dikwijls bouwen we in de lead time veiligheidsmarges in die moeten toelaten de juiste goederen op het juiste moment ter beschikking te hebben. De werkelijke fysieke doorlooptijden zijn vaak korter. Die veiligheidsmarges resulteren in een aanzienlijke centrale voorraad. Als we een periodieke review toepassen, rijdt de trein met een constante snelheid. We sturen bijvoorbeeld elke week op. Wat verandert, is hoeveel we op de wagens leggen. Als die schommelingen beperkt zijn, levert dat voor de hogerop liggende schakel weinig problemen. Door de vaste timing en het terugkerende karakter kunnen we veiligheidsmarges minimaliseren. De gemiddelde doorlooptijden komen dichter bij de werkelijke fysieke doorlooptijd. Figuur 3 illustreert dat. figuur 3: doorlooptijd van een product in periodieke review replenishment orders
production orders
stability
lower central stock through synchronisation of production & distribution
market
variabel demand
variable quantity fixed timing
Periodeic Order Review (POR)
pag.: 3 van 5 code: LEV-KETM-art-005-bl
Effect op de voorraad? Reductie van het gemiddelde en de spreiding op de doorlooptijd betekent een dubbele besparing. Enerzijds is er een reductie in transitvoorraad / work-in-progress. Daarnaast is er een reductie in de veiligheidsvoorraad stroomafwaarts, waar we met een kortere lead time en minder spreiding rekening moeten bouwen. Projecten bij klanten hebben ons geleerd dat met een periodieke review een halvering van de doorlooptijd en van de spreiding een haalbare kaart is. Naast een vermindering van de doorlooptijd kunnen we de schakels in de ketting ook beter op elkaar gaan afstemmen. Als we weten dat we elke woensdag een bepaald artikel zullen distribueren, kunnen we de productie een beloftedatum geven die daar nauw bij aansluit Als we produceren de dag voor distributie, kunnen we de centrale voorraad afgewerkte producten sterk reduceren. Dat wordt geïllustreerd in figuur 4.
voorraad
figuur 4: reductie van de voorraad door productie dag voor distributie
T
Bij een continue review zal de toekenning van een batch uit productie gemiddeld gezien evenredig gespreid zijn in de tijd. De voorraad evolueert als een zaagtand (stippellijn). Als we de timing controleren, zoals bij een periodieke review, kunnen we de toekenningen vlak na productie laten plaatsvinden. Fysiek betekent dit dat we kunnen cross docken. Op die manier kunnen we de gemiddelde voorraad sterk verlagen. Hoe meer schakels we op die manier kunnen synchroniseren, hoe groter de totale voorraadbesparing. Projecten bij klanten wijzen uit dat centraal snel dertig tot vijftig procent van de voorraad kan worden verlaagd. Combinatie van POR en ROP? Is een periodieke review het zaligmakende wondermiddel? Nee, dat is het niet. Periodieke review pas je niet voor alles toe. De praktijk, de literatuur en eigen berekeningen tonen aan dat een periodieke review een beter mechanisme is voor die stromen die voldoende stabiliteit vertonen in de vraag. De ‘stable movers’ zijn in vele omgevingen ook die producten die een groot deel van het volume uitmaken. Voor die artikelen die minder stabiel zijn, is een continue review te verkiezen. Die minder stabiele artikelen zijn typisch groter in aantal dan de stabiele, maar vertegenwoordigen een kleiner volume. Figuur 5 illustreert dat.
pag.: 4 van 5 code: LEV-KETM-art-005-bl
cum. voorraad
figuur 5: minder stabiele artikelen vertegenwoordigen een kleiner volume
8
P
2
R
s
Een periodieke en een continue review combineren, betekent: • De grote stabiele volumes ‘vast’ inplannen, op een vaste cadans, met minimale doorlooptijden, maximaal gekoppeld over meerdere schakels in de goederenstroom. • Voor de kleine, minder stabiele volumes capaciteit voorzien en ze inplannen ‘as needed’, gebruik makend van last minute informatie. We kunnen die combinatie mooi visualiseren in de vorm van een wiel, ook wel planningswiel genoemd. Figuur 6 is daarvan een illustratie. figuur 6: het planningswiel fine-tuning of total segment-size Colored segments fast moving production articles with their standard volume, in the right sequence White segments Inital ‘spare’ capacity slots
fill up empty slots with production articles that are not included in the Cyclic Planning (Slow Movers)
Planningswiel Het planningswiel laat toe de stabiliteit van de marktvraag te vertalen in het productieplan. Dat stabiliseert en vereenvoudigt het operationele planningsproces sterk, wat op zijn beurt een positief effect op het rendement heeft. Bij de constructie van het wiel kunnen we ook optimaliseren naar omschakelkosten door een optimale volgorde voor de individuele artikelen/artikelgroepen te bepalen. Dat zijn bijkomende voordelen van periodiek plannen, ook wel cyclisch plannen genoemd. Goeie afspraken… Cruciaal in de synchronisatie van de verschillende schakels in de ketting - bewerking grondstoffen, basisproductie, afwerking, distributie - is het afspreken van vaste schedules waarin de gesynchroniseerde ketting met zijn minimale doorlooptijden is uitgetekend. Die afspraken leven. Sommige producten zullen in een periodieke review komen, andere zullen er uit verdwijnen, nieuwe landen kunnen worden toegevoegd, enzovoort.
pag.: 5 van 5 code: LEV-KETM-art-005-bl
Naast de afspraken maken, moeten we ook meten of de afspraken worden nagekomen. Het komt er dus op aan KPI’s te definiëren zoals doorlooptijden en targets te stellen voor gemiddeldes en afwijkingen. Die KPI’s moeten samen met de schedules op regelmatige basis, bijvoorbeeld maandelijks, door alle betrokken partijen worden besproken. Een supply chain afdeling kan als de motor voor dat proces fungeren. Extended supply chain... Als we Periodic Order Review eenmaal intern onder de knie hebben, kunnen we denken aan samenwerking aan de uiteinden van de ketting voor verdere synchronisatie. Stroomafwaarts kunnen we bijvoorbeeld met dealers gaan spreken. Door met hen afspraken over hun bestelgedrag te maken, kunnen we het vraagpatroon verder stabiliseren en extra vraag in een vaste cadans brengen. Stroomopwaarts kunnen we belangrijke leveranciers in de vaste cadans laten meestappen. Vandaag is de uitwisseling van informatie met schakels aan de rand van de eigen ketting vaak beperkt. De opportuniteit om via synchronisatie voorraad te besparen is hier dan dikwijls ook bijzonder groot. Het afspreken van een vaste cadans is daarbij een heel pragmatische manier van samenwerken met als belofte een sterke reductie van de totale voorraad in de ketting.
