SistemInformasi.biz
PSBOnline Pro Aplikasi Pendaftaran Siswa Baru Edisi SMA
2014
Dokumentasi
PSBOnline Pro Aplikasi Pendaftaran Siswa Baru
Edisi SMA
Tim Pengembang SistemInformasi.biz © 2014 SistemInformasi.biz
2
Daftar Isi Pendahuluan .......................................................... 5 Isi Paket Aplikasi ................................................... 6 Tentang PSBOnline Pro ....................................... 7 Ragam Edisi PSBOnline Pro ............................. 7 Cara Instalasi PSBOnline Pro .......................... 7 Tim Pengembang ............................................... 7 Instalasi PSBOnline Pro ....................................... 9 Instalasi Sebagai Plugin WordPress .............. 9 Instalasi Menggunakan FTP .......................... 11 Penggunaan PSBOnline Pro .............................. 12 Setting Awal PSBOnline Pro .......................... 12 Setting Nama & Keterangan Lembaga ... 12 Setting Formulir Pendaftaran .................... 13 Setting Proses Seleksi ................................. 14 Setting Upgrade PSBOnline Pro ................ 16 Pembuatan Halaman .......................................... 17 Pembuatan Halaman Formulir Pendaftaran17 Pembuatan Halaman Cetak Formulir ......... 18 Pembuatan Halaman Jurnal Pendaftaran .. 18 Pembuatan Halaman Peringkat Sementara19 Administrasi Pendaftaran ................................. 21 Alur Sistem Pendaftaran Siswa Baru .......... 21 Verifikasi Data & Berkas Pendaftaran ........ 21 Pelunasan Biaya Administrasi ...................... 25 Fasilitas Tambahan ............................................ 26 Pencarian Data Pendaftar .............................. 26 3
Rekapitulasi Peringkat Sementara .............. 27 Rekapitulasi Administrasi Keuangan ......... 27 Eksport Data ..................................................... 28
4
Pendahuluan Terimakasih atas kepercayaan anda menggunakan produk kami, PSBOnline Pro, aplikasi pendaftaran siswa baru yang pertama kali di Indonesia didesain sebagai plugin WordPress. Dengan didesain sebagai Plugin WordPress, aplikasi ini akan melengkapi Situs Sekolah anda yang berbasis WordPress, maupun digunakan secara independen untuk situs khusus Pendaftaran Siswa Baru. PSBOnline Pro didistribusikan sebagai software dengan kode sumber terbuka namun tidak gratis, dimana anda hanya perlu membayar biaya pembelian Paket Aplikasi ini yang berupa CD dan Buku. Setiap pembelian Paket Aplikasi ini dilengkapi dengan ID yang dapat anda gunakan untuk mengupdate secara GRATIS software ini dan sebagai ID voucher untuk pembelian produk lain dari SistemInformasi.biz. Selamat menggunakan produk ini. Kami tunggu saran dan kritiknya. Semarang, Mei 2014
SistemInformasi.biz
5
Isi Paket Aplikasi PSBOnline Pro didistribusikan secara offline dalam paket penjualan aplikasi yang terdiri dari: • •
CD, berisi aplikasi PSBOnline Pro, Buku, berisi dokumentasi PSBOnline Pro
Secara utuh setiap CD dalam paket tersebut berisi: • • •
Aplikasi PSBOnline (ppdbonline-smta.zip) WordPress 3.9 (wordpress-3.9.zip) Dokumentasi PSBOnline Pro (dalam bentuk PDF)
Sedangkan Buku dalam paket aplikasi diatas adalah versi cetak dari file PDF yang terdapat dalam CD.
6
Tentang PSBOnline Pro PSBOnline Pro adalah plugin WordPress yang digunakan sebagai aplikasi penerimaan siswa baru untuk sebuah sekolah. Sebagai sebuah plugin, PSBOnline Pro akan melengkapi situs sekolah anda yang dibangun berbasis WordPress dengan fasilitas pendaftaran siswa baru. PSBOnline Pro dikembangkan dengan Bahasa PHP dan menggunakan emkapluginkit sebagai framework plugin WordPress-nya. Plugin ini dikembangkan sejak tahun 2012 dan telah mencapai versi stable 1.2. PSBOnline Pro dikembangkan oleh SistemInformasi.biz sejak tahun 2013, setelah mengakuisisinya dari code.emka.web.id untuk dipasarkan dan didistribusikan secara luas ke masyarakat.
Ragam Edisi PSBOnline Pro PSBOnline Pro dikembangkan dalam beberapa edisi, diataranya: • • •
PSBOnline Pro Edisi SMA (produk ini) PSBOnline Pro Edisi SMK PSBOnline Pro Edisi MA
Edisi-edisi tersebut sejatinya sama, hanya satu per satu mengalami kustomasi lebih karena kebutuhan yang berbeda antara SMA, SMK dan Madrasah Aliyah. Jika alur bawaan (default) dari PSBOnline Pro ini kurang sesuai ataupun perlu penambahan khusus bagi Sekolah anda, Anda pun bisa melakukan kustomasi lebih lanjut pada produk PSBOnline Pro dengan melakukan kerjasama dengan SistemInformasi.biz
Cara Instalasi PSBOnline Pro Anda dapat menginstall PSBOnline Pro layaknya seperti anda menginstall plugin WordPress lainnya. Cukup login ke Dashboard anda, pilih menu Plugins -> Add New, pilih link Upload dan pilih file psbonlinepro.zip kemudian Install.
Tim Pengembang Tim Pengembang PSBOnline Pro terdiri dari anak-anak muda berdedikasi dan berpengalaman dibidang Web Development dari SistemInformasi.biz.
7
Dukungan & Kontak Teknis Untuk dukungan dan kontak teknis seputar PSBOnline Pro, silakan hubungi: -
YM:
[email protected] e-Mail:
[email protected] Pin BB: 7A43D86F SMS/WhatsApp: 0852 257 33685 Twitter: @sisteminformas1
8
Instalasi PSBOnline Pro Instalasi Sebagai Plugin WordPress Berikut adalah cara instalasi PSBOnline Pro selayaknya plugin WordPress biasa: 1. Login Dashboard WordPress anda http://namasitussekolahanda.sch.id/wp-admin dengan user setara Administrator.
2. Pilih menu Plugins -> Add New
Pilih link/metode Upload 3. Upload file psbonlinepro.zip yang terdapat di CD. Browse dan klik tombol Install Now.
9
Tunggu sampai proses instalasi plugin selesai. Klik link Activate Plugin.
Atau kembali buka menu Plugins, sorot ke arah plugin Penerimaan Siswa Baru Online. Klik link Activate.
Tanda plugin ini sudah aktif, jika sudah ada menu PSBOnline pada menu Dashboard.
10
Instalasi Menggunakan FTP Jika hosting/koneksi anda tidak memungkinkan mengupload file plugin psbonlinepro.zip secara utuh dengan fasilitas bawaan dari WordPress anda bisa menguploadnya dengan protokol FTP. Untuk dapat menggunakan cara ini, anda harus memiliki akses FTP ke server anda (biasanya sama dengan user cpanel). Anda memerlukan beberapa software seperti WinRAR/WinZip/7Zip untuk mengekstrak file psbonlinepro.zip dan software FTP seperti FileZilla, WinFTP. Ikuti cara berikut: 1. Ekstrak file psbonlinepro.zip dengan WinZIP/WinRAR/7Zip, 2. Upload folder ppdbsmta-online ke folder /wp-content/plugins/ pada direktori aktif web anda dengan FileZilla/WinFTP.
3. Upload file logo.png (yang merupakan logo sekolah/kabupaten anda) ke folder aktif (htdocs/public_html) sejajar dg folder wp-admin, wp-content, index.php dll. 4. Login ke Dashboard WordPress (http://namasitusanda.sch.id/wp-admin) 5. Pilih menu Plugins, dan aktivasi plugin Penerimaan Siswa Baru Online Pro dengan mengklik link Activate.
11
Penggunaan PSBOnline Pro Setting Awal PSBOnline Pro Untuk dapat digunakan dengan baik, plugin ini harus disetting ulang sesuai kebutuhan sekolah anda. Beberapa hal yang harus diset antara lain: nama dan keterangan tentang lembaga sekolah, formulir pendaftaran, proses seleksi, urutan kriteria peringkat pendaftar dan mekanisme update PSBOnline. Setting Nama & Keterangan Lembaga Untuk mengatur nama dan keterangan lembaga dalam PSBOnline Pro, silakan pilih menu PSBOnline pada dashboard anda, klik tab Lembaga. Tuliskan dengan benar beberapa isian setting seperti: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
Nama Sekolah, Alamat Sekolah, Moto/tag Sekolah, Status BI (Bertaraf Internasional), Nama Kepala Sekolah, NIP Kepala Sekolah, Alamat Sekretariat Panitia PPDB, Telepon Sekretariat Panitia PPDB, E-Mail Panitia PPDB, Alamat Website Sekolah, Nomor Telepon Sekolah, dan e-Mail Sekolah.
12
Klik tombol Simpan untuk menyimpan pengaturan.
Setting Formulir Pendaftaran Untuk mengatur formulir pendaftaran PPDB, silakan buka menu PSBOnline dan pilih tab Formulir. Beberapa hal yang bisa anda atur antara lain: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
besaran biaya administrasi pendaftaran, opsi upload data nilai raport nama kabupaten kota, nama dinas pendidikan, nama kabupaten/kota dalam surat menyurat, dan penanda produk PSBOnline.
13
Klik tombol Simpan untuk menyimpan pengaturan. Setting Proses Seleksi Untuk mengatur setting proses seleksi PPDB, anda bisa membuka menu PSBOnline dan pilih tab Proses Seleksi. Beberapa hal yang harus anda atur antara lain: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
tahun seleksi, gelombang seleksi, tahun ajaran seleksi, opsi penggunaan poin tambahan (prestasi kejuaraan/non-kejuaraan) opsi penggunaan poin tes tulis, opsi penggunaan tes wawancara, dan pesan setelah proses pendaftaran sukses.
14
Klik tombol Simpan untuk menyimpan pengaturan. Untuk mengatur kriteria pemeringkatan pendaftar PPDB, pada tab Proses Seleksi atur pada sesi Kriteria Pemeringkatan. Secara default urutan kriteria yang dipakai adalah: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
Skor total, Nilai UN (dalam SKHUN), Nilai UN – Bahasa Indonesia, Nilai UN – Matematika Nilai UN – IPA, Rerata Nilai Raport – Bahasa Indonesia, Rerata Nilai Raport – IPA, Rerata Nilai Raport – IPS, Rerata Nilai Raport – Bahasa Inggris, Rerata Nilai Raport – Matematika, Poin tes tertulis, Poin tes wawancara, Poin tambahan
Anda bisa mengatur urutan kriteria ini dengan menggeser ke atas atau ke bawah (drag n sort) dan klik tombol Simpan.
15
Kriteria ini akan digunakan secara real-time oleh halaman Peringkat Sementara.
Setting Upgrade PSBOnline Pro Setting Upgrade PSBOnline dapat anda buka lewat menu PSBOnline dan tab PSBOnline Pro.
ID Software dan Registrar Software dapat anda peroleh dengan mengirim email ke
[email protected]. ID Software dan Registrarnya dapat anda gunakan untuk mendapatkan fasilitas update gratis dari PSBOnline Pro. 16
Pembuatan Halaman Pembuatan Halaman Formulir Pendaftaran PSBOnline menyediakan fasilitas menampilkan formulir dan jurnal pendaftaran penerimaan siswa baru dalam bentuk WordPress Shortcode. Dengan metode ini, anda dapat menaruh kode tersebut disebarang halaman (pages) atau tulisan (post). Untuk menampilkan formulir pendaftaran siswa baru, silakan halaman/tulisan baru (atau edit yang sudah ada) dan tambahkan kode:
buat
[form_pendaftaran_siswa] Contoh: -
Buka dashboard dan klik menu Pages -> Add New Tuliskan judul halaman, misalnya “Formulir Pendaftaran” Tuliskan kode [form_pendaftaran_siswa] pada bagian konten Klik tombol Publish untuk menerbitkan halaman
Cek halaman yang baru saja dibuat.
17
Pembuatan Halaman Cetak Formulir Untuk menampilkan formulir cetak formulir, silakan buat halaman/tulisan baru (atau edit yang sudah ada) dan tambahkan kode: [form_cetak_bukti_pendaftaran] Contoh: -
Buka dashboard dan klik menu Pages -> Add New Tuliskan judul halaman, misalnya “Cetak Form Pendaftaran” Tuliskan kode [form_cetak_bukti_pendaftaran] pada bagian konten Klik tombol Publish untuk menerbitkan halaman
Cek halaman yang baru saja dibuat.
Pembuatan Halaman Jurnal Pendaftaran Untuk menampilkan halaman jurnal pendaftaran secara global, silakan buat halaman/tulisan baru (atau edit yang sudah ada) dan tambahkan kode: [jurnal_pendaftaran_total] Contoh: -
Buka dashboard dan klik menu Pages -> Add New Tuliskan judul halaman, misalnya “Jurnal Pendaftaran” Tuliskan kode [jurnal_pendaftaran_total] pada bagian konten Klik tombol Publish untuk menerbitkan halaman
18
Cek halaman yang baru saja dibuat.
Pembuatan Halaman Peringkat Sementara Untuk menampilkan formulir cetak formulir, silakan buat halaman/tulisan baru (atau edit yang sudah ada) dan tambahkan kode: [peringkat_sementara] Contoh: -
Buka dashboard dan klik menu Pages -> Add New Tuliskan judul halaman, misalnya “Peringkat Sementara” Tuliskan kode [peringkat_sementara] pada bagian konten Klik tombol Publish untuk menerbitkan halaman
19
Cek halaman yang baru saja dibuat.
20
Administrasi Pendaftaran Alur Sistem Pendaftaran Siswa Baru Berikut adalah bagan alur sistem pendaftaran siswa baru yang didukung oleh PSBOnline Pro: 1. Calon siswa membuka laman pendaftaran dan mengisikan datanya pada form pendaftaran. 2. Calon siswa menyerahkan formulir pendaftaran dalam bentuk tercetak dilengkapi dengan berkas-berkas yang sesuai dengan syarat pendaftaran masing-masing sekolah. 3. Panitia melakukan verifikasi berkas berupa formulir pendaftaran (hasil cetakan formulir online) dan berkas pelengkap sesuai syarat pendaftaran masing-masing sekolah. 4. Panitia wajib mengisikan nilai atau poin tambahan (jika disetting untuk digunakan). 5. Panitia memberikan keputusan tentang kelolosan verifikasi data pendaftaran. 6. Panitia mencetakkan kuitansi pelunasan biaya administrasi pendaftaran dan menyimpan salah satu salinannya sebagai arsip. 7. Siswa menunggu pengumuman resmi hasil Penerimaan Siswa Baru. 8. Panitia melakukan pengumuman resmi hasil penerimaan siswa baru dalam bentuk SK Kepala Sekolah. Jika alur pendaftaran ini sangat berbeda dan tidak cocok dengan mekanisme yang akan digunakan di Sekolah, silakan sesuaikan source code PSBOnline Pro ini dengan bantuan teknis tim SistemInformasi.biz (akan dikenakan biaya tambahan), atau ubah sendiri sesuai kemampuan pemrograman anda.
Verifikasi Data & Berkas Pendaftaran Proses verifikasi data & berkas pendaftaran adalah salah satu bagian tugas dari Panitia dalam sistem PSBOnline Pro. Panitia akan bertugas melakukan verifikasi terhadap biodata, data nilai rapor (jika disetting digunakan), data nilai Ujian Nasional, data poin tambahan kejuaraan/sertifikat, test wawancara, test tulis (jika disetting digunakan), data pelunasan biaya administrasi, berkas persyaratan yang dibutuhkan, berkas tambahan, termasuk melakukan verifikasi ketidakmampuan calon siswa baru jika yang bersangkutan melakukan pendaftaran pada Jalur Siswa Kurang Mampu). Untuk melakukan verifikasi data dan berkas tersebut silakan gunakan cara berikut: - Login dan buka dashboard - Buka menu PSBOnline -> Jurnal Pendaftaran 21
- Klik tombol Detail pada data peserta yang dimaksud.
- Cocokkan biodata calon siswa baru dengan data pendukung (KK, fotokopi rapor, fotokopi Ijasah/SKHUN, dll).
22
- Tuliskan angka tambahan pada bagian point tambahan untuk kejuaraan/sertifikat, test wawancara atau test tulis (jika disetting untuk digunakan).
- Pilih status pelunasan administrasi seleksi: Telah Bayar, atau Tidak Bayar/Tidak Mampu. - Tandai berkas yang dikumpulkan pada bagian Cek Kelengkapan Berkas (secara default disajikan: Fotokopi Buku Raport, Fotokopi Ijasah, Fotokopi SKHUN, Surat Keterangan Sehat, Surat Keterangan Kelakuan Baik dari Kepala Sekolah, dan Foto) - Tuliskan berkas tambahan yang dikumpulkan (misalnya piagam, sertifikat dll) pada bagian berkas tambahan.
23
- Tandai kelengkapan berkas Surat Keterangan Tidak mampu, Slip rekening listrik dan fotokopi KK pada bagian Cek Kelengkapan Berkas Jalur Siswa Kurang Mampu, jika calon ybs menggunakan pendaftaran jalur kurang mampu.
- Pilih status verifikasi data pendaftaran, lolos atau tidak lolos. Jika tidak lolos, pendaftaran calon siswa ybs tidak diakui dan dinyatakan tidak diterima/gugur. - Simpan proses verifikasi yang anda lakukan dengan mengklik tombol Simpan.
Data hasil verifikasi ini tidak dapat anda ubah lagi jika sudah anda Simpan.
24
Tanda jika seorang calon siswa sudah diverifikasi adalah adanya tombol Terverifikasi pada halaman Jurnal Pendaftaran (PSBOnline -> Jurnal Pendaftaran).
Pelunasan Biaya Administrasi Pelunasan biaya administrasi adalah langkah lanjutan dari verifikasi data pendaftaran dan berkas sesuai persyaratan. Panitia hanya menerima biaya administrasi pendaftaran atau langsung mencetak kuitansi pelunasan administrasi jika calon siswa menggunakan jalur siswa tidak mampu. Untuk mencetak kuitansi pelunasan biaya administrasi, silakan buka menu PSBOnline -> Jurnal Pendaftaran. Pada baris data siswa yang dimaksud, klik tombol Cetak Kuitansi.
Secara otomatis file kuitansi akan diunduh oleh Webbrowser anda. Pastikan komputer anda sudah bisa membaca file PDF (Silakan install Adobe PDF Reader atau Foxit PDF Reader jika belum).
Catatan. Fasilitas ini mungkin akan terganggu jika anda menggunakan software akselerator download, seperti Internet Download Manager dan webbrowser yang tidak mendukung.
25
Fasilitas Tambahan Pencarian Data Pendaftar Fasilitas pencarian data pendaftar dapat anda gunakan dengan mengakses menu PSBOnline -> Pencarian Data.
Ada 3 parameter pencarian yang didukung: - Nama - PIN, dan - Sekolah
Klik tombol Cari untuk mencari data yang dimaksud. Data yang dihasilkan akan ditampilkan sebagai tabel tepat dibawah form pencarian tersebut.
Untuk memastikan, anda bisa melihat data pendaftaran calon siswa yang dimaksud dengan mengklik tombol Detail.
26
Rekapitulasi Peringkat Sementara Secara otomatis PSBOnline Pro akan melakukan penghitungan dan pemeringkatan terhadap data pendaftaran yang masuk. Kriteria/urutan pemeringkatan dapat anda atur pada menu PSBOnline (lihat bagian awal dokumentasi ini tentang setting seleksi). Skor total dari pemeringkatan otomatis tersebut menggunakan rumus: Skor Total = Total Nilai UAN + [ (point kejuaraan + point wawancara + poin tes tulis) / 3) ] Hasil pemeringkatan dapat anda lihat dengan menggunakan menu PSBOnline -> Peringkat Sementara.
Atau anda dapat menampilkan pemeringkatan tersebut dengan menggunakan
shortcode [peringkat_sementara].
Rekapitulasi Administrasi Keuangan Fasilitas rekapitulasi administrasi keuangan akan menampilkan data pelunasan biaya administrasi keuangan (data calon siswa yang telah dicetak kuitansi pembayarannya, selain calon siswa dari jalur kurang mampu).
Anda bisa mengakses fasilitas ini di menu PSBOnline -> Keuangan.
27
Eksport Data PSBOnline menyediakan fasilitas eksport data pendaftaran ke dalam 2 (dua) format, yaitu format CSV/Comma Separated Value yang bisa anda buka dengan Microsoft Office Excel atau LibreOffice Spreadsheet, dan format SQL (Structured Query Language) jika anda akan memproses lebih lanjut. Fasilitas ini dapat anda akses pada menu PSBOnline -> Eksport Data. Silakan klik pada tombol Eksport ke CSV atau Eksport ke SQL untuk mengunduh file hasil ekspor.
28
