SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA (HUMAN RESOURCES PLANNING)
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2010
BAB I PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang Organisasi/perusahaan yang baik harus mampu bersaing dan mampu melakukan manajemen dan perencanaan disemua aspek perusahaan/organisaisi. Aspek manajemen/perencanaan sumberdaya manusia menjadi hal yang harus terus diperhatikan baik untuk saat ini maupun untuk masa yang akan dating. Dalam mencapai tujuan perusahaan, diperlukan sumber daya manusia yang dibutuhkan baik itu secara kualitas / kompetensi maupun kuantitas. Kebutuhan ini tentunya akan berubah sesuai dengan kondisi internal perusahaan maupun lingkungan eksternal. Oleh Karena itu, perencanaan SDM diperlukan untuk menganalisis, meramalkan dan mengantisipasi isu-isu dalam ketersediaan SDM sebelum menjadi permasalahan yang menghambat organisasi dalam mencapai tujuan
1.2.
Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia Adapun tujuan system perencanaan sumber daya manusia adalah untuk mengetahui kebutuhan sumberdaya manusia dan ketersediaannya dimasa yang akan datang. Sehingga dengan dilakukan perencanaan akan dapat dilakukan perencanaan untuk menyiapkan sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1.3.
Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia 1) Kepentingan Organisasi - Mengadakan jumlah karyawan yang cukup dengan keahlian yang memadai untuk berperan efektif mencapai tujuan organisasi - Penggunaan Karyawan secara maksimal - Antispasi perubahan tuntutan kerja dan persediaan SDM. - Memenuhi kriteria SDM di masa mendatang dari sumber internal - Memastikan kesempatan yang sama dalam hal promosi dan pengembangan karyawan - Mengontrol biaya SDM - Mengintegrasukan aktivitas manajemen SDM (program SDM) 2) Kepentingan Individu - Mengetahui kemampuan pengembangan karir - Mengetahui kriteria yang harus dipenuhi dalam jabatan tertentu - Mengetahui waktu terbaik untuk mencapai jenjang karir tertentu
1.4.
Hasil 1) Rancangan Perancanaan SDM dirancangan untuk dapat dilakukan oleh sebuah software, dimana software tersebut dapat membantu perusahaan melakukan semua tahapan perencanaan SDM. Adapun rancangan, terdiri dari : - Data Flow Diagram - User Case - Tavel Normalisasi - Rancangan User Interface - Rancangan Procedure (optional) 2) Aplikasi Dalam melakukan perancangan perencanaan sumberdaya manusia ini tidak ditemukan software open sources untuk peramalan, sehingga aplikasi yang dirancang dengan menggunakan Microsoft Office Exel 2007 dengan mengunakan macros logic. Untuk itu dimungkinkan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam penggunaan dan fungsinya. Namun untuk bagian succession planning software yang digunakan open sources, sehingga kedua system ini tidak dapat bekerja secara terintegrasi. Selain itu software succession planning sangat terbatas penggunaannya. Documentasi Dokumentasi haril perancangan system perencanaan sumberdaya manusia diimpelemntasikan, berupa : - Laporan Perancangan Sistem Perencanaan sumber daya manusia - File Presentation Perancangan Sistem Perencanaan sumber daya manusia - User Interface (dalam laporan) - Panduan Pemakaian - Panduan Instalasi (dalam laporan) - Softtware Succesion Planner (Microsoft Office Exel 2007) - Software Perencanaan Sumber Daya manusia (Microsoft Office Exel 2007)
1.5.
Rencana Kerja Berikut adalah rencana kerja dalam menyelesaikan Human Resourses Plnanning System Keterangan pendahuluan Model Konseptual Landasan Teori Model Awal
26-Oct
27-Oct
1-Nov
8-Nov
13-Nov
Rancangan Rinci Evaluasi dan Prtesentasi Dekumentasi
BAB II MODEL KONSEPTUAL 2.1. Landasan Teori 2.1.1 Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resources Planning) a. Konsep Perencanaan SDM “Proses yang sistematis dan terus menerus dalam menganalisis kebutuhankebutuhan organisasi akan sumber daya manusia dalam kondisi yang selalu berubah-ubah dan mengembangkan kebijakan personalia yang sesuai dengan rencana jangka panjang organisasi. Hal ini merupakan bagian yang integral dari perencanaan dan anggaran perusahaan. Karena pembiyaan dan perkiraan SDM akan berpengaruh dan dipengaruhi oleh rencana jangka panjang perusahaan.” (Barry Cushway, 1994:22) b. Aspek Perencanaan SDM
Kuantitas
Waktu, Posisi &Perilaku Kerja
Minimasi Biaya
HRP Perhatian pada tujuan individu dan Organisasi
Perubahan Lingkungan & Organisasi
Kualitas
c. Model dasar Perencanaan SDM
Keterangan Garis Hubungan 1: Menetapkan kebutuhan Berapa banyak orang yang dibutuhkan dalam bekerja dan dalam posisi apa yang bisa diimplementasikan dalam strategi organisasi dalam mencapai tujuan. Mencari alternatif dalam mendesain jabatan dan pekerjaan (job design, organizational design or staffing jobs) Garis Hubungan 2 : Menetapkan Supply dan Demand Human Resources Memilih program SDM (supply) Menyertakan peramalam dan prediksi aliran sumber daya manusia, yang masuk, didalam dan keluar, dalam variasi-variasi sepesifikasi pekerjaan Menetapkan seberapa baik program SDM yang berjalan, lalu melakukan peramalan terhadap program tambahan yang perlu dilakukan dan kombanisasi program yang akan dilakukan. Mengetahui kapabilitas program-program tambahan dan kombinasi program yang akan dilakukan Garis Hubungan 3 dan 4: Menguji feasiblitas dan memilih alternatif program Menguji feasibilitas program dengan batasan-batasan yang ada (jumlah tenaga ahli, anggaran keuangan, dsb) Alternatif program SDM ketika perencanaan program yang sebelumnya tidak feasibel. Garis Hubungan 5 : Garis hubungan 5 adalah sebuah kesimpulan bahwa jika ternyata tidak ada program alternatif yang feasibel untuk mencapai sebuah tujuan organisasi, maka harus dilakukan revisi tujuan.
d. Tahapan Perencanaan SDM
e. Proses dalam Perencanaan SDM
2.1.2 Peramalan Sumber Daya Manusia (SDM) Merupakan proses untuk memproyeksikan kebutuhan (demand/ permintaan) SDM organisasi di masa depan dan bagaimana permintaan tersebut (supply) akan dipenuhi dalam sekumpulan asumsi berupa kebijakan-kebijakan organisasi dan kondisi lingkungan eksternal. Peramalan SDM mencakup: 1) Peramalan demand tenaga kerja 2) Peramalan supply tenaga kerja 3) Balancing supply dan demand
a. Model Peramalan sebagai bagian dari Perencanaan SDM
b. Peramalan Demand (Permintaan) Peramalan permintaan dapat menggunakan pendekatan matematis (kuantitatif) maupun subjektif (kualitatif)
1) Pendekatan Metode Kuantitatif (Matematis), Melakukan trend analysis, yaitu dengan meramal kebutuhan tenaga kerja berdasarkan indeks organisasi seperti penjualan. 2) Pendekatan Metode Kualitatif (Subjektif) • Managerial estimates, atau peramalan dengan menggunakan pertimbangan (opini) pihak manajemen seperti para supervisors, manajer departemen, dan mereka yang paham tentang kebutuhan pekerja di masa mendatang • Teknik Delphi, menggunakan penilaian dari kelompok pakar (seperti dengan menggunakan kuesioner terpisah dalam situasi yang diramalkan).
Penilaian kemudian digabungkan dan dikembalikan kepada para pakar untuk penilaian tanpa nama yang kedua. Proses ini akan berulang hingga para pakar telah setuju pada satu penilaian (mencapai konsensus) 3. Model Awal Peramalan Demand
Model Awal Peramalan Permintaan (Demand) Parameter
Input Data
Permintaan produk
Input
Finansial
Input
Produktivitas pegawai
Input
Kebijakan/ filosofi manajemen
Input
Laju pertumbuha n organisasi
Input
Parameter lain
Input
Pengolahan Data
Solusi
Teknik peramalan
Perkiraan Kebutuhan SDM
c. Peramalan Supply 1) Teknik-teknik Peramalan Supply - Staffing Tables Grafik representasi dari semua pekerjaan dalam organisasi, dengan jumlah pegawai yang menempati posisi tersebut dan kebutuhan di masa mendatang (dalam bulan atau tahun) - Analisis Markov Metode untuk melacak pola pergerakan pekerja dalam berbagai lini pekerjaan dalam organisasi
- Skill Inventories Data-data mengenai pendidikan pegawai, pengalaman, keterampilan, dll, yang memungkinkan manajer untuk mencocokan latar belakang pegawai dengan posisi pekerjaan yang terbuka - Replacement Charts Daftar pemegang posisi jabatan sekarang dan orang-orang yang berpotensi untuk menjadi pengganti - Succession Planning Proses mengidentifikasi, mengembangan, dan menelusuri individu tertentu untuk menempati jabatan eksekutif / strategis 2) Model Awal Peramalan Supply Model Awal Peramalan Persediaan (Supply) Parameter
Input Data
Demografis
Input
Tingkat pendidikan
Input
Mobilitas pegawai
Input
Kebijakan pemerintah
Input
Tingkat pengangguran
Input
Parameter lain
Input
Pengolahan Data
Solusi
Teknik peramalan
Perkiraan Jumlah SDM Tersedia
d. Model Awal Peramalan Balancing Supply dan Demand
Perkiraan Kebutuhan SDM
Perkiraan Jumlah SDM Tersedia
Jumlah SDM yang Dibutuhkan Kurang ?
Lakukan perekrutan: Ya
- Pegawai full-time - Pegawai part-time - Pemanggilan pegawai (recall)
Tidak
Jumlah SDM yang Dibutuhkan Berlebih ?
Pengurangan: Ya
Tidak
Kebutuhan SDM Sesuai
- Penurunan pangkat - Pensiun - Layoffs - PHK
2.1.3 Succesion Planning Succesion planing merupakan program/rencana yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mempersiapkan succesor-sucsesor yang terkualifikasi untuk mengisi posisi penting yang disebabkan oleh adanya promosi, transfer atau pengunduran diri. Succesion planing bertujuan untuk : 1) Identifyng target position Mengidentifikasi posisi yang menjadi target suksesi, untuk mengetahui berbagai kriteria dan parameter yang dibutuhkan dalam posisi tersebut 2) Record to identify potensial succesors job parameter parameter yang diperlukan untuk jenis pekerjaan, seperti bidang keahliaan, training, dll. individual background latarbelakang pribadi dari suksesor yang dapat dijadikan sebagai pertimbangan sebagai suksesor. Experience pengalaman suksesor yang juga dapat dijadikan sebagai dasar perimbangan atas kemampuan dalam menjalankan pekerjaan utuk posisi yang akan digantikan. Education latar balelakang pendidikan Etc 3) Lead to target position Perencanaan suksesi juga melakukan peninjauan dalam hal career, untuk membantu dalam melakukan skema perencanaan suksesi
Succesion Planning Data Flow
2.1.4 Organization Design Reporting Requirement 1) Human resources planning report Memberikan laporan mengenai perencanaan kebutuhan/permintaan sumberdaya yang ada serta supply terhadap sumberdaya tersebut. Tahapan ini terdiri dari : Demand forecast memberikan prediksi jumlah kebutuhan pekerja yang dibutuhkan oleh organsasi, hal ini menyangkut daftar jumlah karyawan dengan job clasifikasinya, job grade, departemen, divisi dan variabel lain yang perlu. Supply Forecast memberikan report prediksi dari jumlah pekerja terkualifikasi yang dapat menggantikan posisi, pekerjaan, atau pelatihan dan pengembangan program. Demand/Supply Comparisons o Job clasification atau manajemen position o Recruitement activity needed o Training and development program needed Planning Evaluation Reports memberikan report mengenai perbandingan perencanaan sdm dengan kondisi aktual yang terjadi dalam hal SDM pada perusahaan 2) Succesion Planning Report Memberikan report untuk pososi yang akan dilakukan suksesi.
3) Qualification and Capabilities Report memberikan report qualifikasi dan kapabilitas yang dibutuhkan untuk posisi uang akan dilakukan suksesi 4) Candidate Report memberikan data orang-orang yang memungkinkan akan menggatinkan/mengisi yang disuksesi.
Succesion Planning Chart, merupakan perencanaan suksesi dalam bentuk grafis
5) Organization Report Memberikan report untuk keseluruhan orgnisasi, yaitu dalam hal : • Struktur organisasi lengkap, menyangkut divisi, nama, dan data-data lainnya. • Membuat buku panduan yang dapat menjelaskan organisasi secara menyeluruh.
3.1. Model Keseluruhan Perencanaan Sumber Daya Manusia 2.2.1 Model Awal Model Perencanaan SDM yang akan dirancang dimulai dari penurunan Tujuan organisasi, Faktor peramalan demand & Supply serta Profil Kompetensi Karyawan mejadi Data Demand dan Supply yang akan diseimbangkan dengan program-program SDM. Adapun, dalam pemenuhan jabatan high level position, dilakukan tahapan succesion planning. Setelah melewati tahapan evaluasi, perencanaan SDM akan diconvert dalam bentuk struktur organisasi dan laporan organisasi secara lengkap
2.2.2 Model Context Diagram
Flowchart Model Software HRP
BAB III RANCANGAN RINCI 3.2.
Decomposition Diagram
3.3. Data Flow Diagram DFD Level 0
DFD Level 1
DFD Level 2.1
DFD Level 2.2
DFD Level 2.3
3.4.
Contextual Data Model
3.5.
Rancangan Interface 3.5.1. Bagian Peramalan a. Data Karyawan
Full Name Kelley Reneau Natalie H. Woodford Melissa Torruella Sergio Van Dijk Hendro Kartikus Laura Aguirre Joeanne Melendez Cristhian Roth Elena Miriam Woodburn Katherine Battah Tamara Pacheco Rebecca L. Haight Micah Talia Rosa I. Peralta Bryan Brier Cassandra Perry Eka Ramdani William Melendez Rebecca Negrete Benny Erwin Jonathan C. Parnell Julie Harken Yvette Hurtado Erik G. Rinehart Julie Yost Rikkie J Mahone Alison Johnson Bryan Anderson Michelle Greenwell Ryan Mesko
Hire Date 9/Jan/2006 21/Dec/2005 19/Oct/2005 25/Sep/2005 24/Aug/2005 4/Aug/2005 4/May/2005 2/Apr/2005 9/Mar/2005 4/Mar/2005 25/Mar/2005 14/Feb/2005 22/Nov/2004 19/Nov/2004 1/Aug/2004 7/Jun/2004 8/Jun/2004 24/May/2004 27/Apr/2004 3/Dec/2003 4/Dec/2003 4/Dec/2003 14/Dec/2003 4/Nov/2003 7/Nov/2003 27/Nov/2003 21/Oct/2003 6/Oct/2003 27/Oct/2003 18/Oct/2003
Service Year (year.month) 0.01 0.02 0.04 0.05 0.06 0.06 0.09 0.10 0.11 0.11 0.11 0.12 1.03 1.03 1.06 1.08 1.08 1.09 1.10 2.02 2.02 2.02 2.02 2.03 2.03 2.03 2.04 2.04 2.04 2.04
Salary (ratus) IDR 35,000.00 IDR 52,000.00 IDR 40,000.00 IDR 28,000.00 IDR 45,000.00 IDR 72,000.00 IDR 32,000.00 IDR 54,000.00 IDR 76,000.00 IDR 87,000.00 IDR 85,000.00 IDR 48,000.00 IDR 77,000.00 IDR 73,000.00 IDR 48,000.00 IDR 62,000.00 IDR 27,000.00 IDR 45,000.00 IDR 54,000.00 IDR 77,000.00 IDR 57,000.00 IDR 83,000.00 IDR 40,000.00 IDR 63,000.00 IDR 57,000.00 IDR 48,000.00 IDR 28,000.00 IDR 66,000.00 IDR 64,000.00 IDR 123,000.00
Bonus (ratus) IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR
1,750.00 1,560.00 5,600.00 3,640.00 37,000.00 2,160.00 2,240.00 1,620.00 7,600.00 7,830.00 1,700.00 6,720.00 5,390.00 1,460.00 3,840.00 8,060.00 810.00 5,850.00 5,400.00 28,000.00 5,130.00 32,000.00 1,600.00 7,560.00 3,990.00 6,240.00 4,200.00 2,640.00 8,320.00 17,220.00
Overtime (ratus) IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR IDR
1,050.00 3,640.00 1,400.00 2,880.00 4,320.00 2,280.00 7,830.00 2,400.00 5,110.00 4,320.00 3,100.00 2,160.00 4,500.00 4,860.00 3,420.00 1,600.00 570.00 480.00 1,320.00 5,120.00 4,920.00
Department Produksi Produksi Produksi Produksi Keuangan Produksi Keuangan Keuangan Produksi Produksi Produksi Produksi Produksi Produksi Perencanaan Perencanaan Perencanaan Perencanaan Perencanaan Perencanaan Perencanaan Perencanaan Perencanaan Perencanaan Perencanaan Perencanaan Pemasaran Pemasaran Perencanaan Pemasaran
Sick Days 7 11 7 7 9 7 9 8 9 1 6 4 14 8 8 9 9 4 6 5 6 4 6 4 8 6 6 9 6 7
Performa nce Score 2 1 5 4 4 1 2 1 3 3 1 5 2 1 3 4 1 4 3 3 3 2 1 4 2 4 5 1 4 5
b. Data History Data peramalan karyawan pada masing-masing divisi. - Divisi Produksi No. Tahun Staf 1 2004 2 2005 3 2006 4 2007 5 2008 6 2009 7 2010
Survisor 35 38 40 39 36 40 38
Divisi Produksi Masuk Keluar 4 5 4 5 5 4 5 2 5 2 5 6 5 3
2 2 2 3 5 2 5
Jumlah Karyawan 39 42 45 44 41 45 43
50 Jumlah karyawan Staf 0 2004 2005
-
2006 2007 2008 2009
Supervisor Jumlah karyawan 2010
divisi pemasaran Staf No. Tahun 1 2004 2 2005 3 2006 4 2007 5 2008 6 2009 7 2010
12 13 14 14 14 14 15
Divisi Pemasaran Survisor Masuk Keluar 2 4 2 3 2 3 2 2 1 2 2 1 2 3
2 2 2 2 2 1 2
Jumlah Karyawan 14 15 16 16 15 16 17
20 15 10 5 0
Jumlah Karyawan Staf Supervisor 2004 2005 2006 2007
2008
2009
2010
- divisi keuangan Staf No. Tahun 1 2004 2 2005 3 2006 4 2007 5 2008 6 2009 7 2010
5 8 7 8 8 9 9
Divisi Keuangan Survisor Masuk Keluar 2 2 3 4 4 2 4 3 4 2 4 2 4 1
Jumlah Karyawan 1 1 3 2 2 1 1
7 11 11 12 12 13 13
15 10
Jumlah Karyawan
5
Staf
0
Supervisor 2004 2005 2006 2007 2008
2009
2010
- Divisi Perencanaan Staf No. Tahun 1 2004 2 2005 3 2006 4 2007 5 2008 6 2009 7 2010
6 6 7 6 5 5 4
Divisi Perencanaan Survisor Masuk Keluar 2 3 3 3 3 3 3 1 4 1 4 1 4 2
Jumlah Karyawan 2 3 2 2 2 1 3
8 9 10 9 9 9 8
10 jumlah Karyawan
5
Staf 0 2004 2005
2006 2007 2008 2009 2010
Supervisor jumlah Karyawan
- Divisi SDM Staf No. Tahun 1 2004 2 2005 3 2006 4 2007 5 2008 6 2009 7 2010
Survisor 7 6 6 6 7 7 7
Divisi SDM Masuk Keluar 1 4 1 2 1 1 2 1 2 2 2 0 2 1
Jumlah Karyawan 1 3 1 1 1 0 1
8 7 7 8 9 9 9
10 Jumlah Karyawan
5
Staf 0
Supervisor 2004 2005 2006 2007 2008
2009
2010
- Data Peramalan Karyawan secara keseluruhan dalam perusahaan
Staf No. Tahun 1 2004 2 2005 3 2006 4 2007 5 2008 6 2009 7 2010
65 71 74 73 70 75 73
Total Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan 11 18 8 76 13 17 11 84 15 13 10 89 16 9 10 89 16 9 12 86 17 10 5 92 17 10 12 90
100 50
Jumlah Karyawan Staf
0 2004 2005
c. Data Individu
Supervisor 2006 2007 2008 2009 2010
Employee Department Service Year Salary Bonus Overtime Sick Days Performance Score
Markus Haris Keuangan 3.05 IDR 58,000 IDR 5,220 IDR 5,220 5 3
d. Data Divisi Staff Divisi Keuangan Pemasaran Perencanaan SDM Produksi
2004 5 12 6 7 35
2005 8 13 6 6 38
Jumlah Staf 2006 7 14 7 6 40
2007 2008 8 8 14 14 6 5 6 7 39 36
2009 9 14 5 7 40
2010 9 15 4 7 38
4 2 4 2 5
2010 4 2 4 2 5
Supervisor Divisi Keuangan Pemasaran Perencanaan SDM Produksi
2004 2 2 2 1 4
2005 3 2 3 1 4
Jumlah Supervisor 2006 2007 4 4 2 2 3 3 1 2 5 5
2008
2009 4 1 4 2 5
e. Rekapitulasi Data
Kebutuhan Staf 12 16 5 8 37
Divisi Keuangan Pemasaran Perencanaan SDM Produksi
Keuangan Pemasaran Perencanaan SDM Produksi
Jumlah Jumlah Staf saat Kebutuhan Supervisor saat ini Supervisor ini 9 5 4 15 4 3 4 4 4 7 3 2 38 6 5
Gap Jumlah Gap Staf Supervisor 3 1 1 1 1 0 1 1 1 1
Status Staf Penambahan Penambahan Penambahan Penambahan Tetap atau Pengurangan
Employee Status Staf
Perencanaan Penambahan Tetap atau Pengurangan
Status Supervisor Jumlah Staf Jumlah Supervisor
1 0
f. Estimasi Manajer Divisi
Keuangan Pemasaran Perencanaan SDM Produksi
Jumlah Jumlah Kebutuh Gap Gap Kebutuh Supervis Staf saat an Jumlah Supervis an Staf or saat ini Supervis Staf or ini or 12 9 5 4 3 1 16 15 4 3 1 1 5 4 4 4 1 0 8 7 3 2 1 1 37 38 6 5 1 1
Status Supervisor Penambahan Penambahan Tetap atau Pengurangan Penambahan Penambahan
Status Staf
Status Supervisor
Penambahan Penambahan Penambahan Penambahan Tetap atau Pengurangan
Penambahan Penambahan Tetap atau Pengurangan Penambahan Penambahan
g. Trend dan Ratio
- trand
Staf dan Supervisor 5
6
4
Staf
8
4 2
Staf
y = 0.000x - 6.515 R² = 0.110
84000
3 2 Staf
1
Linear (Staf)
0
0 86000
88000
90000
0
92000
y = -0.55x + 6.35 R² = 0.504 2 4
Supervisor
Penjualan
Staf dan Produksi
Staf
Staf
Staf dan Penjualan
8 7 6 5 4 3 2 1 0 80000
y = 0.000x - 10.64 R² = 0.445
Staf Linear (Staf) 85000
90000
Axis Title
95000
Linear (Staf) 6
8
- Ratio Rasio Produksi dan Staf
Rasio Penjualan dan Staf 25000.00
25000.00
20000.00
20000.00
15000.00
Rasio Penjuala n dan Staf
10000.00
15000.00
Rasio Penjualan dan Staf
10000.00 5000.00
5000.00 0.00
0.00 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
Rasio Supervisor dan Staf 1.200
1.000 0.800 Rasio Penjualan dan Staf
0.600 0.400 0.200 0.000
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
Peramalan dengan trend analysis Target Direksi Penjualan Produksi
Jumlah Supervisor
Jumlah Staf 89000 90000
6 6
4 4
Peramalan dengan trend analysis
Target Direksi Penjualan Produksi
Ratio faktor penjualan dan produksi 0 0
Ratio Staf & Supervisor
Jumlah Staf 0 0
Jumlah supervisor 0 0
h. Program Sumber Daya Manusia Karyawan Masuk
No. 1 2 3 4 5
Posisi Staf Keuangan Pemasaran Perencanaan SDM Produksi
Jumlah Kebutuhan
No. 1 2 3 4 5
Posisi Supervisor Keuangan Pemasaran Perencanaan SDM Produksi
Jumlah Kebutuhan
No. 1 2 3 4 5
Posisi Manajer Produksi Manajer Marketing Manajer Keuangan Manajer SDM Manajer R&D
Jumlah Kebutuhan
Jumlah Surplus
Input 1 Eksternal Eksternal Eksternal Eksternal Eksternal
Jumlah
6 5 8 6 0
Input 1 Karyawan Produksi Staf Marketing Staf Keuangan Staf SDM Staf R&D
Jumlah
4 3 5 6 4
Input 1 Karyawan Produksi Staf Marketing Staf Keuangan Staf SDM Staf R&D
Jumlah
1 1 1 1 1
Program 1 Recruitment Recruitment Recruitment Recruitment Recruitment
Program 2 Training Training Training Training Training
Input 2
Jumlah Program 1 Program 2
6 5 8 6 0
Program 1 Promosi Promosi Promosi Promosi Promosi
Program 2 Pelatihan Supervisor Pelatihan Supervisor Pelatihan Supervisor Pelatihan Supervisor Pelatihan Supervisor
Input 1
Jumlah Program 1 Program 2
4 3 5 6 4
Program 1 Promosi Promosi Promosi Promosi Promosi
Program 2 Pelatihan Manajer Pelatihan Manajer Pelatihan Manajer Pelatihan Manajer Pelatihan Manajer
Input 1
Jumlah Program 1 Program 2
1 1 1 1 1
Karyawan Keluar No. 1 2 3 4 5 6
Posisi Manajer Produksi Manajer Marketing Manajer Keuangan Manajer SDM Manajer R&D Manajer Logistik
Jumlah Kebutuhan 1 1 1 1 1 1
Program Exit Pensiun Pensiun Pensiun Pensiun Pensiun Pensiun
Input 1 Karyawan Produksi Staf Marketing Staf Keuangan Staf SDM Staf R&D Staf Logistik
Jumlah 1 1 1 1 1 1
Program 1 Pelatihan Masa Pensiun Pelatihan Masa Pensiun Pelatihan Masa Pensiun Pelatihan Masa Pensiun Pelatihan Masa Pensiun Pelatihan Masa Pensiun
Program SDM Training Pelatihan Manajer Rekruitment Pensiun Outsourcing Promosi Pelatihan Masa Pensiun Mutasi
Jumlah Peserta Biaya / Peserta (ribu) Biaya Total 25 IDR 500 IDR 12,500 5 IDR 1,500 IDR 7,500 25 IDR 500 IDR 12,500 6 IDR 500 IDR 3,000 0 IDR 500 IDR 0 0 IDR 10 IDR 0 6 IDR 800 IDR 4,800 0 IDR 5 IDR 0 Total IDR 40,300
Jumlah
Pemenuhan Anggaran IDR 41,000
IDR 40,300
Keuangan
Target
IDR 14,000
IDR 12,000
40 30 20 10 0
IDR 10,000 IDR 8,000 IDR 6,000 IDR 4,000 IDR 2,000
Jumlah
IDR 0
Series1
i. Evaluasi - Staff Program Staf Program Target Keuangan 5 Pemasaran 15 Perencanaan 6 SDM 10 Produksi 15
Actual 5 14 5 9 15
Staf 15
15 10 6
5 5
14
5
9
15
Keuangan
Pemasaran
Perencanaan
SDM
Produksi
Target
Actual
- Supervisor Program Supervisor Program Target Actual Keuangan 4 5 Pemasaran 3 14 Perencanaan 5 5 SDM 6 9 Produksi 4 15
Supervisor 15
15 10
6
5 5
14
5
9
15
Keuangan
Pemasaran
Perencanaan
SDM
Produksi
Target
Actual
3.5.2. Bagian Succesion Planning a. All Data Name Cyndi Lou Wu Dan Danger Dieu Luva Hal Brook Helen Back Joe Mana Lou Duvel Mai Tai Roberta Flock Ron Popeil Sam Spade Will Not Obi Wan Bob Warry Sue Wonka Fred Derf
Name Cyndi Lou Wu Dan Danger Dieu Luva Hal Brook Helen Back Joe Mana Lou Duvel Mai Tai Roberta Flock Ron Popeil Sam Spade Will Not Obi Wan Bob Warry Sue Wonka Fred Derf
Position
Reports to
SP?
Region A Sales Region B Sales VP Acquisition VP Finance VP Quality Cntrl VP HR SVP Operations SVP Admin Region D Sales VP Operations SVP Sales Region C Sales President Sales Consultant Sales Consultant Sales Consultant
Sam Spade Sam Spade Lou Duvel Mai Tai Lou Duvel Mai Tai Obi Wan Obi Wan Sam Spade Lou Duvel Obi Wan Sam Spade Cyndi Lou Wu Cyndi Lou Wu Cyndi Lou Wu
Y Y Y N N Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y
Position
Reports to
SP?
Region A Sales Region B Sales VP Acquisition VP Finance VP Quality Cntrl VP HR SVP Operations SVP Admin Region D Sales VP Operations SVP Sales Region C Sales President Sales Consultant Sales Consultant Sales Consultant
Sam Spade Sam Spade Lou Duvel Mai Tai Lou Duvel Mai Tai Obi Wan Obi Wan Sam Spade Lou Duvel Obi Wan Sam Spade
Y Y Y N N Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y
Cyndi Lou Wu Cyndi Lou Wu Cyndi Lou Wu
1
2
Fred Derf Bob Warry
Helen Back Helen Back Bob Warry Cyndi Lou Wu Sue Wonka Lou Duvel Fred Derf
OrgOrder
3
4
Hal Brook Sue Wonka
Bob Warry Joe Mana
Bob Warry
Dieu Luva Joe Mana Dieu Luva Dieu Luva
Hal Brook
Fred Derf
5
6
Dieu Luva
Hal Brook
Will Not Fred Derf
Bob Warry Sue Wonka
Relo?
Contribution
Leadership
Potential
1 2 1 2 3 1 2 3 4 2 1 3
Y N ? N Y Y ? ? Y Y Y N
C3 C3 C3 C2 C2 C2 C3 C2 C1 C2 C3 C2
L3 L2 L2 L2 L2 L1 L3 L2 L2 L1 L3 L2
P1 P1 P3 P2 P1 P2 P2 P3 P3 P1 P2 P3
1 2 3
Y Y ?
C3 C1 C2
L2 L1 L3
P2 P2 P3
b. Organization Chart Direct reports are shown in the boxes below, with their title and ratings for Contribution, Leadership (or customized variable), and Potential. Ratings row is color-coded based on Contribution alone. Below each box are shown the top four nominated successors in ranked order, with their Potential rating in parentheses. The shows up to 5 positions to which that incumbent has been nominated, if any, with their succession ranking (e.g., (1) = top-ranked successor).
Obi Wan
KEY
In the TURQUOISE cell to the right, use the drop-down box to view any leader's organization. Use the two Y/N cells to turn off/on sensitive data.
High
Med
Contribution
C3
C2
Low C1
Leadership
L3
L2
L1
Potential
P3
P2
P1
Y
Show Leader Data?
Y
Show Ratings Data?
Sam Spade SVP Sales
C3
L3
P2
Cyndi Lou Wu (P1)
SVP Sales (1)
Region D Sales (3)
Cyndi Lou Wu Region A Sales
C3
L3
Hal Brook (P2) Bob Warry (P2)
P1
Dan Danger Region B Sales
C3
L2
Fred Derf (P3) Sue Wonka (P2) Joe Mana (P2) Bob Warry (P2)
P1
Will Not
Roberta Flock
Region C Sales
C2
L2
Sue Wonka (P2) Bob Warry (P2)
P3
Region D Sales
C1
L2
Bob Warry (P2) Dieu Luva (P3) Will Not (P3)
P3
#N/A
#N/A
#N/A
#N/A
#N/A
#N/A
c. Position Profil Position Profile Position Incumbent* Manager** Business Unit** A Succession Position? Succession Nominee #1 Succession Nominee #2 Succession Nominee #3 Succession Nominee #4 Succession Nominee #5 Succession Nominee #6 Additional Incumbent Additional Incumbent Additional Incumbent Additional Incumbent Additional Incumbent Additional Incumbent Additional Incumbent Additional Incumbent
VP Acquisition Dieu Luva Lou Duvel Operations Yes Bob Warry none none none none none none none none none none none none none
d. Individual Profil Individual Profile Associate Title Reports to Business Unit Contribution Leadership Potential C-P Matrix Box # of Top 3 Nominations # of Nominations Willing to Relocate? In a Succession Position? Nomination 1 Nomination 2 Nomination 3 Nomination 4 Nomination 5 Nomination 6 Nomination 7 Nomination 8 Nomination 9 Nomination 10
Sue Wonka Sales Consultant Cyndi Lou Wu Sales C1 L1 P2 #2 3 3 Yes Yes Region B Sales (2) Region C Sales (1) President (3)
2.6. Rancangan Prosedur 2.6.1. Bagian Peramalan a. Data karyawan, data ini divisualisasikan dalam bentuk table, data-data yang ada didalamnya adalah : nama lengkap karyawan, hire date, service tahun, salary (gaji/upah), overtime, departemen, jumlah hari sakit, dan score performansi. User yang dapat mendapatkan informasi ini adalah bagian sumber daya manusia dan bagian lain yang memiliki kepentingan secara organisasi. b. Data Individu, data ini divisualisasikan dalam bentuk table, informasi yang dapat dilihat disini adalah sama dengan data karyawan global. Namun untuk ini usernya adalah karyawan dan berbeda pada data karyawan global yang melihat data seluruh karyawan, pada bagiana ini hanya akan melihat dapat pribadi saja. c. Data Divisi - Staff, informasi yang diperoleh adalag data history jumlah staf pada periode sebelumnya dan periode actual saat ini. - Supervisor, informasi yang diperoleh adalag data history jumlah supervisor pada periode sebelumnya dan periode actual saat ini. d. Rekapitulasi Data, yaitu menyampaikan informasi kebutuhan staf mauupun supervisor dan jumlah yang ada saat ini. dari selisih (gab) antara kondisi aktual dan kebutuhan disampaikan informsi atas rekomendasi keputusan penambahan atau tetap tanpa pengurangan pada masing-masing divisi. e. Estimasi Manajer, yaitu menyampaikan informasi kebutuhan staf mauupun supervisor dan jumlah yang ada saat ini. dari selisih (gab) antara kondisi aktual dan kebutuhan disampaikan informsi atas rekomendasi keputusan penambahan atau tetap tanpa pengurangan pada masing-masing divisi. namun untuk hal ini estimasi kebutuhan sumber daya dilakukan oleh manajer pada divisi masingmasing. f. Program Sumber Daya Manusia, menyampaikan informasi karyawan masuk dan keluar baik untuk staf maupun untuk supervisor. Dari karyawan yang masuk ditentukan program-program yang harus diikuti untuk masing-masing individu. Bagian ini juga akan menyampaikan besar anggaran biaya yang hrus dikeluarkan dalam melakukan programoprogram tersebut. g. Evaluasi, pada bagian evaluasi ini ditampilkan informasi jumlah karyawan staf maupun supervisor disemua divisi. Jumlah karyawan karyawan diinformasikan dalam kondisi targeting dan actual. Dari bagian ini akan diketahui kesesuan target dengan kondisi actual mengenai sumber daya manusia perusahaan.
2.6.2. Bagian Succesion Planning Pada perancangan system informasi ini implementasi succession planning tidak terintegrasi dengan system informasi menyeluruh. Data yang dapat dilihat pada system informasi ini adalah : a. All Data, divisualisasikan dalam bentuk table dimana pada bagian ini akan ditampilkan seluruh nama-nama karyawan beserta jabatan masingt-masing dan atasan. Selain itu ditampilkan juga rekomendasi sucsesi untuk posisi yang sedang dijabat masing-masing karyawan. b. Organization Chart, yaitu tampilan struktur organisasi dengan karyawan yang sedang menjabat serta kandidat list yang akan menjadi successor berikutnya pada jabatan masing-masing. c. Position Profil, yaitu informasi yang dapat menampilkan posisi dalam divisi yang actual menyangkut karyawan yang sedang memegang posisi/jabata tersebut, atasan untuk posisi tersbeut dan selain itu Position Profil jg menampilkan kandidat list successor dalam jabatan yang dipegang karyawan tersebut. d. Individual Profil, yaitu menampilkan informasi data karyawan, posisi yang sedang dijabat, rekomendasi suksesi berikutnya dan penilaian performansi pribadi.
BAB IV EVALUASI DAN KESIMPULAN 4.1.
Evaluasi System perencanaan sumber daya manusia merupakan satulah satu bagian dari system manajemen sumberdaya manusia. Sehingga system ini pada umumnya dan pada praktiknya memiliki system terintegrasi satu sama lain. Sehingga untuk menghasilkan system manajemen sumber daya manusia yang dibutuhkan perusahaan/organisasi dibutuhkan kesesuain informasi dalam pengerjaan system perencanaan sumberdaya (human resources planning) dengan system lainnya dalam ruang lingkup system manajemen sumberdaya manusia. Pada proses pengerjaan system perencanaan SDM, digunakan salah satu software namun hanya untuk pengerjaan succession planning. Software ini menggunakan Ms Office Exel dengan macros logic. Namun software ini tidak dapat digunakan dengan karena sifatnya read only. Namun pada dasarnya hasil yang diperoleh akan digunakan sebagai salah satu data untuk penentuan peramalan kebutuhan demand sumber daya manusia. Sementara untuk bagian peramalan demand maupun supply tidak ditemukan open sources yang dapat digunakan. Sehingga pada pengerjaannya digunakan Ms Office Exel, dengan menggunakan macros logic. Adapun system ini tidak terintegrasi dengan succsesion planning, sehingga data yang menjadi data input untuk peramalan dilakukan secara manual.
4.2.
Kesimpulan Peramalan kebutuhan sumber daya manusia dimasa yang akan dating digunakan dengan statistical method yaitu simple average dan trand analisis. System informasi Perencanaan Sumber Daya Manusia ini memungkinkan untuk mengetahui : 1. Kebutuhan kearyawan di semua divisi perusahaan. 2. Jumlah staf dan supervisor history dan actual. 3. Rekomendasi keputusan atas penambahan karyawan, tetap atau pengurangan. 4. Mengatahui succession planning pada organisasi 5. Menampilkan struktur organisasi dengan karyawan yang menjabati serta kandidat list yang akan menjadi successor berikutnya.
BAB V DIKUMENTASI 5.1.
Panduan Instalasi Software yang digunakan sebagai implementasi perencanaan sumber daya manusia ini menggunakan Microsoft Office Exel 2007. Tidak memiliki panduan instalasi khusus.
5.2.
Panduan Pemakaian Panduan pemakaian software untuk peramalan terlapir Manual.pptx Panduan pemakaian software succession planner dapat dilihat pada link file berikut ini : (ctrl+clik to follow link) SuccessionPlannerUserGuide.pdf
