8
HUMAN RESOURCES MANAGEMENT MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
8.1 AIMS OF THE LECTURE TUJUAN PERKULIAHAN a) To outline the roles of human resources management Untuk Menguraikan peran manajemen SDM b) To examine common management structures and the position of human resources Untuk menguji struktur manajemen dan posisi SDM secara umum c) To explore the duties of human resources unit in a shipyard Untuk menyelidiki tugas satuan SDM di galangan
8.2 THE ROLES OF HUMAN RESOURCES MANAGEMENT PERAN MANAJEMEN SDM a) What is human resource? Apa itu SDM? Human resource is a term used to describe the individuals who comprise the workforce of an organization, those who staff and operate the organisation. Sumber daya manusia adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan individu yang terdiri dari tenaga kerja dari sebuah perusahaan , pegawai sebagai staf dan mengoperasikan perusahaan .
Human resources can be categorised into two groups i.e. direct human resources and indirect human resource. SDM dapat dikategorikan ke dalam 2 kelompok yaitu SDM/pekerja tetap dan SDM/pekerja tidak tetap/ lepas. Direct human resources are the workforce who belongs to the organisation and work fully for the organisation. Examples of these are: SDM/pekerja tetap yaitu pekerja yang terdaftar/ dimiliki perusahaan dan bekerja penuh untuk perusahaan. Contohnya adalah:
Production line workforce Pekerja bagian produksi Administration staff Pegawai administrasi Management staff Pegawai manajemen Office workers such as: designers, computer programmers Pekerja kantor seperti: perancang, pemrogram komputer Financial staff Pegawai keuangan Marketing staff Pegawai pemasaran Indirect human resources are the people who do the complementary or supporting work to the organisation and are not belong to or fully work for the organisation. Examples of these are: SDM/pekerja lepas yaitu orang yang bekerja sebagai pelengkap atau pendukung perusahaan
dan tidak terikat atau bekerja penuh untuk perusahaan. Contohnya adalah:
Sub-contractors Sub kontraktor Suppliers Pemasok Auditors Pengaudit Surveyors and inspectors Surveyor dan inspektur Janitors Petugas kebersihan
b) Human resource management Manajemen SDM/pekerja Human Resource Management is the organizational function that deals with issues related to people such as recruiting, organisation development, performance management, compensation, safety, welfare, health, employee motivation, communication, administration, and training. Manajemen Sumber Daya Manusia adalah fungsi organisasi yang berhubungan dengan isu-isu yang berkaitan dengan orang-orang seperti merekrut , pengembangan organisasi , manajemen kinerja , kompensasi , keamanan , kesejahteraan , kesehatan , motivasi karyawan , komunikasi , administrasi , dan pelatihan .
8-1
c) Objectives of the human resource management Tujuan dari manajemen sumber daya manusia
The main objectives of the human resources management are: Tujuan utama dari manajemen sumber daya manusia adalah :
To obtain maximum cost effectiveness of employing the human resources in achieving the objectives of the organisation. Untuk mendapatkan efektivitas biaya maksimum mempekerjakan sumber daya manusia dalam mencapai tujuan organisasi .
To achieve the desired results of a certain task by deploying the right quality, and quantity of human resources. Untuk mencapai hasil yang diinginkan dari sebuah tugas tertentu dengan mengerahkan kualitas yang tepat , dan kuantitas sumber daya manusia .
d) The role of the human resource management Peran manajemen SDM The role of the human resources management is to recruit, to organise, and to equip the human resources to do the work effectively in the allocated time schedule. And in the same time also provide training and development, and facilitate for legal, ethical, safety and health, and welfare of the workforce. Peran manajemen sumber daya manusia adalah untuk merekrut,mengatur, dan melengkapi sumber daya manusia agar melakukan pekerjaan secara efektif sesuai jadwal waktu yang ditetapkan. Dan dalam waktu yang sama juga menyediakan pelatihan dan pengembangan , dan memfasilitasi sesuai hukum, etika , keselamatan dan kesehatan , dan kesejahteraan tenaga kerja .
Recruitment Perekrutan
Suitable workforce for the tasks should be recruited, therefore job description should be defined well and appropriate searching and selection methods should be carried out. Harus direkrut Tenaga kerja yang cocok untuk tugas-tugas yang sesuai, karena itu deskripsi pekerjaan harus didefinisikan dengan baik dan pencarian serta pemilihan metode yang tepat harus dilakukan .
Organisation Organisasi
Organisation should be well arranged to suit the characteristics of the activities. The organisation structure should be as simple as appropriate and each function should be well defined. Organisasi harus diatur dengan baik agar sesuai dengan karakteristik kegiatan . Struktur organisasi harus setepat mungkin dan fungsi masing-masing harus didefinisikan dengan baik .
Training and updating skills Pelatihan dan perbaharuan keterampilan
The existing human resources should be continuously updated with the new skills and
knowledge so that they can cope with the development of new technology and approaches. For this purpose training and updating skills programmes should be well planned. Sumber daya manusia yang ada harus terus diperbarui sesuai dengan keterampilan dan pengetahuan baru sehingga mereka dapat mengatasi adanya perkembangan teknologi baru dan pendekatannya. Untuk tujuan pelatihan dan memperbaharui program keterampilan harus direncanakan dengan baik .
Legal aspects Aspek hukum
There are laws and regulations applied with regard to the human resources activities, therefore sufficient information and supports should be provided concerning the legal aspects. Adanya hukum dan peraturan yang diterapkan sehubungan dengan kegiatan sumber daya manusia , oleh karena itu informasi yang cukup dan dukungan harus disediakan mengenai aspek hukum .
Safety, health and welfare Keselamatan, kesehatan dan kesejahteraan
Human resources are the most valuable asset of the organisation therefore their safety, health and welfare should be put as the first priority, reasonable facilities should be provided in support for the safety, health and welfare of the human resources. SDM/pekerja adalah aset yang sangat berharga dari organisasi karena itu keselamatan , kesehatan dan kesejahteraan mereka harus ditempatkan sebagai prioritas utama , fasilitas yang layak harus disediakan untuk mendukung keselamatan , kesehatan dan kesejahteraan sumber daya manusia .
8-2
8.3 POPULAR ORGANISATIONAL STRUCTURES STRUKTUR PERUSAHAAN YANG POPULER a) An organisation Organisasi The role of organisation can be regarded as management of people to meet the objectives. Peran organisasi dapat dianggap sebagai manajemen orang-orang untuk mencapai tujuan .
Organisations adopt different management structures depending on the trend in the industry and what they believe to be the most effective way for the operation. Some of the popular type of organisation structures are as follows: Organisasi mengadopsi struktur manajemen yang berbeda tergantung pada tren di industri dan apa yang mereka yakini sebagai cara yang paling efektif untuk beroperasi . Beberapa jenis struktur organisasi yang populer adalah sebagai berikut :
Functional organisation structure Struktur organisasi fungsional The functional structure is also known as hierarchical organisation structure, it groups employees together based upon the functions of specific jobs within the organization. Struktur fungsional juga dikenal sebagai struktur organisasi hirarkis , ini merupakan kelompok karyawan yang didasarkan pada fungsi pekerjaan tertentu dalam organisasi .
BOARD OF DIRECTORS
CHIEF EXECUTIVE OFFICER
R&D DIVISION
PRODUCTION DIVISION
FINANCE DIVISION
MARKETING DIVISION
HR DIVISION
Source: the Business Continuity Plan Generator
Figure 8.1 Functional organisation structure
Advantages and disadvantages of the functional organisation structure are as follows: Keuntungan dan kerugian struktur organisasi fungsional adalah sebagai berikut: No Advantages 1 Each unit focuses on its own work 2
Easier to solve problems
3
People tend to supervise each other
4
Team work is more encouraged
Disadvantages Skills and abilities of employees are Narrowed Limited interaction between different Units Difficult to measure individuals Performance Coordination may take too long
Divisional organisation structure Struktur organisasi divisi Also called a "product structure", the divisional structure groups each organizational function into a division. Each division within a divisional structure contains all the necessary resources and functions within it. Juga disebut " struktur produk " , kelompok struktur divisi masing-masing fungsi organisasi dibagi ke dalam divisi . Setiap divisi dalam struktur divisi berisi semua sumber daya yang diperlukan dan fungsi di dalamnya . 8-3
President Finance
Human resources
Division X
Purchasing
Division Y
Production
Division Z
Marketing
Purchasing
Purchasing
Production
Production
Marketing
Marketing Source:Stevenclark.com
Figure 8.2 Divisional organisation structure
Advantages and disadvantages of divisional organisation structure are as follows: Keuntungan dan kerugian struktur organisasi divisional adalah sebagai berikut: No
Advantages
Disadvantages
1
Clear focus on clients’ needs
Duplication of functions
2
Positive competition between Divisions Better control
Negative effects of competition
3
Lack of central control
Matrix organisation structure Struktur organisasi matriks A matrix organizational structure combines two types of organizational structures namely the product organizational structure and the pure functional structure to create a unique blend of work environment. This is most useful for when the assignments are project driven, because several professionals with distinct functioning powers will be allocated to carry forth the functions. Therefore in the matrix organizational structure, information sharing becomes very important for effective and smooth functioning. Struktur organisasi matriks menggabungkan dua jenis struktur organisasi yaitu struktur organisasi produk dan struktur fungsional murni untuk menciptakan perpaduan unik dari lingkungan kerja . Ini sangat berguna ketika pekerjaan adalah gerakan proyek , karena beberapa profesional dengan kekuatan fungsi yang berbeda akan dialokasikan untuk melaksanakan fungsi sebagainya. Oleh karena itu dalam struktur organisasi matriks , berbagi informasi menjadi sangat penting sebagai fungsi yang efektif dan halus .
8-4
Source: Elianazapata.com
Figure 8.3 Matrix organisation structure
Advantages and disadvantages of the matrix organisation structure are as follows: Keuntungan dan kerugian struktur organisasi matriks adalah sebagai berikut:
No
Advantages
Disadvantages
1
Reduced bureaucracy
Conflict over priorities
2
Better job satisfaction
Duplication efforts
3
Stronger problem solving base
Increase organisational complexity
4
Better retention of functional Specialists Better solution of clients’ needs
Potential conflict of management and project goals Not clear responsibilities
5
8-5
b) Criteria for selection of organisational structure Pemilihan kriteria struktur organisasi In order to select the right organisation structure for a particular activity the suggestions are as follows: Dalam rangka memilih struktur organisasi yang tepat untuk kegiatan tertentu disarankan adalah sebagai berikut :
Technology
Functional
Divisional
Matrix
Standard
New
Advanced
Low
High
Medium
Internal interdependency External Interdependency Size
High
Low
Medium
Small
Large
Medium
completion date Uncertainty
Low
High
High
Duration
Short
Long
Medium
Resource limitation
Low
Low
High
8.4 PRINCIPAL DUTIES OF HUMAN RESOURCES UNIT TUGAS POKOK SATUAN SDM To ensure that the organisation obtains the maximum benefit from its human resources it is important to outline the principal duties of the human resources unit, which can be explained as follows: Untuk memastikan bahwa organisasi memperoleh manfaat maksimal dari sumber daya manusia sangat penting untuk menguraikan tugas pokok satuan sumber daya manusia , yang dapat dijelaskan sebagai berikut : a) Recruitment Perekrutan Recruitment is the process of attracting, screening, and selecting qualified people for a job at an organisation. Perekrutan adalah proses menarik , menyaring , dan memilih orang-orang yang memenuhi syarat untuk pekerjaan di sebuah organisasi. The recruitment would pass through the following processes: Perekrutan akan melalui proses-proses berikut: (1) Job analysis Analisis pekerjaan
Job analysis is to document the actual or intended requirement of the job to be performed, then structure it as a job description as to provide the recruitment effort with the boundaries and objectives of the search. Analisis pekerjaan adalah untuk mendokumentasikan kebutuhan yang sebenarnya atau dimaksudkan dari pekerjaan yang akan dilakukan , maka struktur itu sebagai deskripsi pekerjaan untuk memberikan upaya perekrutan dengan batas-batas dan tujuan pencarian (2) Sourcing Sourcing is a process of distributing information such as advertising through various media, and recruiting research which is searching potential candidates for the job who may not respond to the advertisement. Sourcing adalah proses penyebaran informasi seperti iklan melalui berbagai media , dan merekrut penelitian yang mencari calon potensial untuk pekerjaan yang mungkin tidak merespon iklan .
8-6
(3) Screening and selection Penyaringan dan seleksi Screening and selection is the process of selecting the most suitable candidates for the job from the applications that have been received, this can be done through several of methods. Penyaringan dan seleksi adalah proses memilih calon yang paling cocok untuk pekerjaan dari aplikasi yang telah diterima , hal ini dapat dilakukan melalui beberapa metode . (4) Onboarding “On-boarding” is the process of helping new employe as become productive members of an organization by giving them opportunity for familiarisation to the new job and its environment. It can take form of mentoring, coaching, and giving guidelines. " On -boarding " adalah proses membantu karyawan baru menjadi anggota yang produktif dari suatu organisasi dengan memberi mereka kesempatan untuk sosialisasi terhadap pekerjaan baru dan lingkungannya . Hal ini dapat menggunakan bentuk mentoring , pembinaan , dan memberikan pedoman. . b) Training and updating skills Pelatihan dan perbaharuan keterampilan In order to cope with the development of new methods and technologies the human resources unit should plan and provide training and updating skills programmes to the employees, so that they can improve their knowledge, skills, and competencies. Dalam rangka mengatasi pengembangan metode baru dan teknologi unit sumber daya manusia harus merencanakan dan menyediakan program pelatihan dan keterampilan update kepada karyawan , sehingga mereka dapat meningkatkan pengetahuan, keterampilan , dan kompetensi . Training and updating skills can take several of form depending on the type of job and the competency it requires. Some examples are: Pelatihan dan memperbarui keterampilan dapat mengambil beberapa bentuk tergantung pada jenis pekerjaan dan kompetensi yang diperlukan. Beberapa contoh adalah :
Sending the employees to a specialised course Mengirim karyawan untuk kursus khusus Provide on-the-job training and off-the –job training Memberikan pelatihan on-the -job dan off - the-job Conducting in-house training Melakukan pelatihan in- house
c) Industrial relation
Industrial relation is the relationships and interactions between employers and employees. The industrial relations cover all aspects of the employment relationship, including human resource (or personnel) management, employee relations, and union-management (or labour) relations. Hubungan industrial adalah hubungan dan interaksi antara pengusaha dan karyawan. Hubungan industrial mencakup semua aspek hubungan kerja , termasuk sumber daya manusia ( atau personil ) manajemen , hubungan karyawan , dan hubungan serikat manajemen ( atau tenaga kerja) .
In the wider extent industrial relation is not only relationship and interaction between people who run the organisation and people who work for the organisation, but there is also government involvement in it. Government is responsible for protecting the rights of individuals and for ensuring certain rights for organizations, and therefore there are laws that regulate the roles of industrial relation. Pada tingkat yang lebih luas hubungan industrial tidak hanya hubungan dan interaksi antara orang-orang yang menjalankan organisasi dan orang-orang yang bekerja untuk organisasi , tetapi ada juga keterlibatan pemerintah di dalamnya . Pemerintah bertanggung jawab untuk melindungi hak-hak individu dan untuk memastikan hak-hak tertentu untuk organisasi , dan oleh karena itu ada undang-undang yang mengatur peran hubungan industrial . d) Welfare Kesejahteraan Welfare can be define as the range of services intended to meet people's needs, this include payment of wages and the organisation of payroll including any pension scheme , provision of safe working environment both physical as well as mental, health and spiritual needs, personnel development etc. Kesejahteraan dapat didefinisikan sebagai berbagai layanan yang ditujukan untuk memenuhi kebutuhan manusia , ini termasuk pembayaran gaji dan organisasi penggajian termasuk skema pensiun, penyediaan lingkungan kerja yang aman secara fisik baik mental, kesehatan dan kebutuhan spiritual , pengembangan personil dll .; In undertaking the welfare responsibility human resources unit has to ensure that there are sufficient facilities provided in meeting the employees’ need such as: toilets, washing facilities, rest and changing facilities, personal security arrangements and refreshment. Dalam melaksanakan tanggung jawab kesejahteraan unit sumber daya manusia harus memastikan bahwa ada fasilitas yang memadai disediakan dalam memenuhi kebutuhan karyawan seperti : toilet , fasilitas cuci , fasilitas istirahat dan pergantian, pengaturan keamanan pribadi dan waktu makan.
8-7
e) Legal aspects Aspek hukum Legal aspects are the issues with regard to the relationship of human resources that are regulated by local governments as well as international laws. These are mostly concerned with the right and responsibility of both the organisation and the employees. Aspek hukum adalah masalah yang berkaitan dengan hubungan sumber daya manusia yang diatur oleh pemerintah daerah serta hukum internasional . Ini sebagian besar berkaitan dengan hak dan tanggung jawab dari organisasi dan karyawan . In order to handle the issues properly people in the human resources unit have to have sufficient knowledge of the related laws and regulations, and at a certain extent provide access for the workers to obtain sufficient information. Untuk menangani masalah dengan baik orang-orang di unit sumber daya manusia harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang peraturan perundang-undangan terkait, dan pada batas tertentu memberikan akses bagi para pekerja untuk memperoleh informasi yang cukup . f) Communication Communication is a two-way process of reaching mutual understanding, in which participants not only exchange information but also create and share meaning. Therefore communication requires that all parties have an area of communicative commonality. Komunikasi adalah proses dua arah mencapai saling pengertian , di mana peserta tidak hanya bertukar informasi tetapi juga menciptakan dan membagi pemahaman. Oleh karena itu komunikasi mensyaratkan bahwa semua pihak memiliki kesamaan hak dalam berkomunikasi . In the context of human resources communication can be viewed as a means for bridging the organisation and its employees in an open environment. Therefore, effective organizational communication is critical to actively engage employees, foster trust and respect, and promote productivity. Dalam konteks komunikasi sumber daya manusia dapat dilihat sebagai sarana untuk menjembatani organisasi dan karyawan di lingkungan terbuka . Oleh karena itu , komunikasi organisasi yang efektif sangat penting untuk secara aktif melibatkan karyawan , menumbuhkan kepercayaan dan rasa hormat , dan meningkatkan produktivitas .
8.5 CONCLUDING REMARKS KESIMPULAN a) Human resource is the individuals who comprise the workforce of an organization. sumber daya manusia adalah individu yang terdiri dari tenaga kerja dari organisasi b) Human Resource Management is the organizational function that deals with issues related to human resources. Manajemen Sumber Daya Manusia adalah fungsi organisasi yang berhubungan dengan isu-isu yang berkaitan dengan sumber daya manusia c) The objectives of the human resources management are: Tujuan dari manajemen sumber daya manusia adalah : To obtain maximum cost effectiveness of employing the human resources in achieving the objectives of the organisation. Untuk mendapatkan keefektivitasan biaya maksimum mempekerjakan sumber daya
manusia dalam mencapai tujuan organisasi . To achieve the desired results of a certain task by deploying the right quality, and quantity of human resources. Untuk mencapai hasil yang diinginkan dari sebuah tugas tertentu dengan mengerahkan kualitas yang tepat , dan kuantitas sumber daya manusia .
d) The role of the human resources management is to recruit, to organise, and to equip the human resources to do the work effectively in the allocated time schedule. And to care for their welfare. Peran manajemen sumber daya manusia adalah merekrut , mengatur , dan melengkapi sumber daya manusia untuk melakukan pekerjaan secara efektif dalam jadwal waktu yang dialokasikan . Dan peduli terhadap kesejahteraan mereka. e) Some of the commonly known organisation structures include: functional, divisional, and matrix organisation structure. Beberapa struktur organisasi secara umum meliputi : struktur organisasi fungsional , divisional , dan matriks. f) Principal duties of human resources unit are: recruitment, training and updating skills, industrial relation, welfare, legal aspects, and communication. tugas Kepala unit sumber daya manusia adalah : perekrutan , pelatihan dan memperbarui keterampilan , hubungan industrial , kesejahteraan , aspek hukum , dan komunikasi
8-8
