SISTEM PENILAIAN PRESTASI KERJA di KPP Wajib Pajak Besar Tiga DIREKTORAT JENDERAL PAJAK, KEMENTERIAN KEUANGAN
Forum Knowledge Management – Jakarta, 12 September 2013
SISTEMATIKA PAPARAN Latar Belakang
Performance Based Management
HR Capacity Development
Dukungan Teknologi Informasi
"How might this illustration represent how things really work in most organizations?"
PROFIL KANTOR
Jumlah Pegawai = 131 Orang
Pencapaian Nilai Kinerja Organisasi Tahun 2012 = 100,75% Tahun 2013 = 104,85% (Semester 1)
Jumlah Wajib Pajak = 330 WP
Jumlah SOP = 417 Seksi Pelayanan (81 SOP) Seksi Waskon (79 SOP)
Pencapaian Penerimaan Tahun 2011 = 108,7 Triliun Tahun 2012 = 87,56 Triliun s.d. Agustus 2013 = 54,77 Triliun
Target Penerimaan = 89,89 T Peranan 9,05% dari Penerimaan DJP
Pencapaian Lainnya 2012 : KPP Percontohan Tingkat Kementerian 2013 : Perwakilan Kementerian Keuangan dalam ZI WBK/WBBM
KPP WP Besar Tiga, Kanwil DJP WP Besar, Direktorat Jenderal Pajak , Kementerian Keuangan Jl. TMP Kalibata Jakarta Selatan
4
PROFIL SDM
5
LATAR BELAKANG PENERAPAN PERFORMANCE BASED MANAGEMENT Pelaksanaan pekerjaan yang belum menerapkan prinsip manajemen yang baik (PDAC) Pelaksanaan pekerjaan rutin yang umumnya berdasarkan surat masuk, nota dinas, disposisi dll Beban kerja yang belum tertata dan terdistribusi dengan benar
Kapasitas SDM yang tidak termanfaatkan dengan efektif
Apresiasi kepada pegawai yang belum didasarkan pada prestasi kerja
Pembinaan kepada pegawai yang belum terprogram dengan baik 6
Performance Based Management Vision & Mission LTO 3 Strategies
DGT Values / LTO 3 Culture Competency (Knowledge,Skill, Attitude) + Motivation
LTO 3 Goals LTO 3 KPI
RKO Job Assignment
LTO 3 Competency Model Coaching, Mentoring, Counseling & feedback/ forward
Development (needs, actions, system)
Evaluation • Process • Result vs Target
OPERATIONAL IMPLEMENTATION
Rencana Kerja Operasional Resource
Process
HR
Integration & synergism
LTO 3 Annual Goal (short term)
1
ORG
2
SYS TEM
3
Optimization of Each Function with Plan
“We could not manage what could not measured “(Michael Porter, HBS)
Tax Revenue Fulfillment
Taxpayer Compliance Improvement
Professional & Innovative HR with Integrity & Good Teamwork Skill
Rencana Kerja Operasional Consideration Factors
Participation
Harmony
Sustainability
Transparency
RKO
Fairness
1
Past Performance
2
Current Target
3
HR Capacity
4
Infrastructure
5
Implementation & Supervision
6
Performance Reporting Time Period
7
Evaluation & Parameter
Phase: Effectiveness /Efficient
Accountabil ity Respon siveness
Rule of law
Preparation Evaluation of Yesteryear Performance Future Program Exposure Discussion Compilation of RKO Consolidation Stipulation of RKO
Rencana Kerja Operasional Routine • Regular accordance with SOP and Program • In Function
RKO
Capacity • HR Development• Facilities & Infrastructures
RKO Matrix
RKO
• Irregular
Ad Hoc • Innovative, Program • Routine Supporting
• Activity • Input • Output • Outcome • Target • Schedule • PIC • Budget • Risk Mgt • Coordination • Evaluation
RKO Evaluation Job Performance (40 %) Discipline/ Attendance (30 %)
Proportion (Cfm. MOFD No. 190)
Behavior & Attitude toward the Job (30%)
Evaluation • • • • • •
Referring to MOF Decree No. 190/PMK.01/2008 Empowering Annual Job Performance Evaluation (DP3) Adopting the DGT organization values as a parameter Periodical Evaluation of RKO: per month, semester and year The implementation tools of Performance-Based Management The basis for evaluation of effectiveness and operational efficiency of the LTO 3 with statistical and process-based
HR Capacity Development based on Performance
RKO Evaluation
Upgrading/ Promotion Y
Excellent
Good
Rotation
T
In depth training recommendation
training recommendation
T
Upgrading/ Promotion Recommendation
Training
Poor
Average
N Y
Y
Training Recommendation
Y
In depth training
Training
О RKO & RKI Manfaat • Perencanaan: Terarah, Terukur dan Terkendali • Strategi dan Program: Linkaging & cause effect relationship, membumi • Pola Pikir: Memaksa pimpinan dan pegawai untuk berpikir kuantitatif, integratif, sistematik & inovatif • Pegawai mengetahui: Apa yang harus dilakukan, prioritas kegiatan, kapan harus dilakukan kegiatan terarah, on time, tepat & akurat dan realistis • Pengukuran Kinerja: Diukur dari berbagai perspektif dengan komprehensif (penerimaan, kepatuhan pajak, efektivitas & efisiensi, pembelajaran & pertumbuhan, pengembangan SDM) • Pendekatan input-process- output-outcome evaluasi gap analysis • Pemilihan pegawai terbaik (bulanan & tahunan) We could not manage what we could not measured • Harmoni
(Michael Porter, HBS, Author of Compettive Strategy)
О RKO & RKI
Tantangan & Solusi Tantangan: • Alignment dengan Renstra DJP • Resistensi SDM penolakan, marah, menawar, depresi • Ketidakkompakan SDM • Mensinergikan seluruh sumber daya terutama SDM • Pemilihan KPI yang mudah PBM tidak berhasil • Membutuhkan konsentrasi yang tinggi di tengah beban kerja yang meningkat
Solusi: • • • • • •
Koordinasi dan diskusi aktif dengan PIC Renstra DJP Profiling SDM dan Coaching Kegiatan Kebersamaan Executable Action Plan disusun bersama Kasi dan Kasubag Finalisasi Target RKO/RKI CIF (Creative Involved Fun)
PERSANDINGAN KMK-454/KMK.01/2011 454/KMK.01/2011
RKO dan PMK-190/PMK.01/2008 190/PMK.01/2008
Evaluasi RKO & RKI: Contoh Kasus PELAKSANAAN PEKERJAAN
PEKERJAAN RUTIN
PEKERJAAN KHUSUS (PORSI PENILAIAN 20 %)
(PORSI PENILAIAN 80 %) Rutin (permohonan WP)
Rutin – non permohonan WP
Mapping Rencana Penerimaan Profil WP Benchmarking Pengawasan & Peningkatan Kepatuhan Evaluasi Laporan
Pemenuhan Permintaan Kanwil / KPP lain
Peningkatan Kapasitas SDM (IHT, TOT)
Kegiatan lain2 (presentasi, lomba KPP Percontohan, WBK/WBBM dll)
Contoh Kasus Evaluasi Bulan Februari PELAKSANAAN PEKERJAAN I. RUTIN A PERMOHONAN WP B RUTIN AWAL TAHUN 1 Evaluasi Penerimaan 2009 2
Usulan Rencana Penerimaan 2010 per WP
Pembuatan RKO, RKT,Renstra, 3 LAKIP 4 Penyesuaian WP 5 Penyesuaian WP Besar 6 Penyampaian SPPT PBB 7 Mapping WP 8 Profil WP Badan (5 WPper bulan) 9 Profil WP OP (1 WP per bulan) 10 Profil WP Bendahara 11 Bencmarking SE 96 12 Bencmarking SE 10 13 Visit WP Besar 14 Visit WP selain Besar 15 Konseling PER-170 16 Konseling selain PER-170 17 Surat himb pembetulan 18 Surat selain himb pembetulan
AR yang tidak ada permohonan punya waktu lebih banyak dari AR yg banyak permohonan
AR1
AR2
AR3
AR4
AR5
60
0
0
45
30
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√ √ √ √ √
√ √ √ √ √
√ √ √ √ √
√ √ √ √ √
√ √ √ √ √
100% 100%
40% 0
60% 0 100% 50% 30% 0 18 0 1 0 202
80% 0
100% 100%
0 25 0 0 1 217
0 19 0 0 0 408
100% 4 22 0 15 1 304
0 25 0 8 0 125
Tapi ternyata produksi pembuatan profil dan lainnya kalah dengan AR lain Bagaimana ini ?????
PELAKSANAAN PEKERJAAN
AR1
Begitu juga dengan keg pengawasan dan peningkatan kepatuhan WP AR3 dan realisasi AR4 AR5 penerimaan tidak menunjukkan prestasi Bagaimana ini ?????
AR2
C RUTIN PENGAWASAN 1 .STP 2 .PKP Baru (Per-44) 3 .Usul Rik Rutin 4 .Profil WP (SE-10) D
11.609.274
0
12.050.000
0
5.671.369 -
4
0
0
0 -
2
0
1
0 1
1
0
0
0
RUTIN EVALUASI 1 .Pencapaian penerimaan Feb 2 .Analisa
125% 36,54%
20% 132%
108%
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
22 keg
5 keg
21 keg
8 keg
22 keg
LAPORAN 1 .Laporan (18 Laporan) II KHUSUS
Program Peningkatan Kapasitas SDM IHT Good Governance
IHT Pelayanan Prima IHT Hard Competence IHT Soft Competence
Peningkatan Kapasitas Intern Per Seksi (Coaching, Mentoring, Counselling)
Group Discussion (Briefing Pagi, Presentasi AR, Bedah Kasus, Forum AR, Forum Reboan, KSF, Safari Ramadhan dll)
Program Lain
Collective Knowledge Accumulation Knowledge Management
DUKUNGAN TEKNOLOGI INFORMASI Latar Belakang WORKLOAD
• Tingginya Workload • Banyaknya jumlah laporan rutin • Frekuensi permintaan laporan non rutin dan sempitnya tenggat waktu pelaporan
• Belum optimalnya pemanfaatan data internal KPP OPTIMALISASI • Belum optimalnya pengumpulan data external dan pemanfaatannya DATA • Belum optimalnya data matching antara data internal dengan data eksternal
“JASMERAH”
• Kesadaran pendokumentasian aktivitas pekerjaan dan pengelolaan dokumen yang rendah • Knowledge management yang tidak tertata dengan baik • Time management yang belum tertata dengan baik
Dampak
Clerical Work E Entraptment Pengamanan potensi penerimaan belum optimal Waktu terbuang & proses peningkatan kapasitas yang lambat
TUJUAN Mewujudkan Effective : • Time Management • Document Management • Knowledge Management
Supporting Core System DJP : SIDJP
Performance Based Management
More paperless management
Aplikasi Manajemen Dokumen Berbasis aplikasi open source (gratis)
Berfungsi sebagai Repository Pegawai dan Seksi/Fungsi sesuai dengan role masing-masing. Mempunyai features Calendar, Task, Workflow & Forum Diskusi
Menggunakan social features seperti like, tags, favorite, comment dan content activity feeds
Mempunyai kemampuan Versioning , Audit Trail/History dan Searching
Login & Dashboard
Repository ( Pegawai & Unit Kerja)
Sharing Knowledge : Repository Kantor
Sharing Knowledge : Forum Diskusi
Sharing Knowledge: Fitur “Like”, “Favorite” dan “Comment” (Discuss)
Kolaborasi Dokumen
Versioning
Audit Trail/History
Integrasi dengan MS. Office
Evaluasi RKI Online
Online Individual Log Book
Analisis Beban Kerja
31
