SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA KANTOR PT. SURVEYOR INDONESIA CABANG MEDAN
SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos.) dalam bidang Studi Perpustakaan dan Informasi OLEH: ASISTA BANGUN 100709069
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI MEDAN 2014
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSERTUJUAN
Judul Skripsi Oleh NIM
: Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan : Asista Bangun : 100709069
Pembimbing I
: Ishak, S.Sos., M.Hum.
NIP
: 19670424 200112 1 001
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
Pembimbing II
: Laila Hadri Nasution S.Sos, M.P.
NIP
: 19790621 200501 2 003
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi Oleh NIM
: Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan : Asista Bangun : 100709069
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua
: Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd
NIP
: 19511119 198601 2 001
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
FAKULTAS ILMU BUDAYA Dekan
: Dr. Syahron Lubis, M.A
NIP
: 19511013 197603 1 001
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
Universitas Sumatera Utara
PERNYATAAN ORISINALITAS Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain. Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan,
April 2014
Peneliti
ASISTA BANGUN NIM: 100709069
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK Bangun, Asista Br. 2014. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan. Penelitian ini dilakukan di Kantor PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan, Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui lebih mendalam tentang sistem pengelolaan arsip dinamis dilakukan suatu instansi. Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi Kantor PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan, penulis, peneliti selanjutnya. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dan metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Informan penelitian ini adalah pegawai yang bertugas pada bagian keuangan di Kantor PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan. Teknik pengumpulan data Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melalui wawancara mendalam (depth interview) secara struktur. Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses pengelolaan arsip pada bagian keuangan PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan masih dilakukan secara manual. Karyawan keuangan PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan sering mengalami kesulitan dalam menemukan kembali dokumen yang diperlukan. Hal ini disebabkan karena mereka tidak bisa melihat atau tidak tahu barcode dokumen yang dicari, proses pengelolaannya yang lama, sistem pendokumentasian arsipnya tidak tertata dengan baik serta memiliki karyawan yang mengelola arsip berlatar belakang pendidikan bukan dibidang kearsipan akan tetapi di bidang ekonomi. Sistem temubalik yang digunakan pada bagian keuangan PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan yaitu melalui suatu sistem yang tersedia yaitu Microsoft NAV. Penelitian ini mengidentifikasi berbagai hambatan dalam pengelolaan arsip secara manual dan memberikan masukan untuk perbaikan sistem pengelolaan arsip. Menambah wawasan dan pengetahuan mengenai sistem pengelolaan arsip dan mengkaji kemungkinan penyelesaian dengan dukungan sistem pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien. Diharapkan sistem mampu mengolah arsip secara dinamis yaitu aktif dan in-aktif, Kata kunci: Pengelolaan arsip dinamis
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan”. Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya. Penulis menyampaikan rasa hormat dan mengucapkan banyak terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada Bapak tercinta Alm. Lindung Bangun yang telah membesarkan, mendidik serta selalu setia mendoakan dan memberikan dukungan moril dan materi kepada penulis. Penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu keberhasilan penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung. Penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU. 2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd. selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya. 3. Bapak Ishak, S.Sos., M.Hum. selaku Pembimbing I, dimana beliau telah banyak memberikan bimbingan. Rasa penghormatan dan terima kasih yang sangat luar biasa atas waktu, dukungan, petunjuk dan nasehatnya kepada penulis. 4. Ibu Laila Hadri Nasution S.Sos, M.P. selaku Pembimbing II dan Dosen Pembimbing Akademik, dimana beliau juga telah banyak memberikan bimbingan, petunjuk serta nasehat kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.
Universitas Sumatera Utara
5. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M.Ikom. selaku Dosen penguji I, dimana beliau telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis dalam penulisan dan sidang skripsi. 6. Ibu Himma Dewiyana, S.T, M.Hum. selaku Dosen penguji II, dimana beliau juga telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis dalam penulisan dan sidang skripsi. 7. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah mendidik penulis selama ini. 8. Seluruh Staf Pegawai PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan, Khususnya Bapak Dipoawan Meliala, Ibu Margaretha, Ibu Novita Putri selaku informan terima kasih atas waktunyayang telah banyak membantu dalam memberikan data dan informasi yang dibutuhkan penulis dalam penulisan skripsi ini. 9. Kepada adikku tersayang dan terkasih Agiana Bangun terima kasih atas dukungan, semangat, kasih sayang dan do’a nya selama ini. 10. Kepada keluarga besar tersayangku Bik Nita, Pa Uda Iyan, Bi Epi, Bi Tua Dewi, Bi Uda Girik, Alga, Icha dan Lulu terima kasih atas dukungan, semangat, bantuan dan do’anya selama ini. 11. Kepada orang-orang tersayang penulis yang sudah memberikan dukungan tiada hentinya dan kasih sayang yang luar biasa Nenek Salbiyah dan Kak Rosa Sulaiman terima kasih atas segala hal yang telah kalian berikan. 12. Untuk sahabat-sahabat tersayang Mamake Wiji, Makyeni, Ki Ulin, Dt Yayang, Kak Ntek Dika, Liliput Tya, Kanjeng Una, Alif, dan Ezak terima kasih yang sudah memberikan motivasi, semangat, kasih sayang yang tidak terhingga, serta membantu dalam segala hal apapun sampai saat ini. 13. Untuk sahabat-sahabat tercinta yang telah memberikan tawa serta menemani penulis dengan keadaan suka maupun duka dalam penulisan skripsi ini Yestina, Zura, Kak Srie Terta, Kak Isra, dan Kak Deby terima kasih yang teramat luar biasa atas waktu, kenangan, dukungan, perhatian, nasehat serta doa’a nya selama penulisan skripsi ini. Pelukan kalian luar biasa.
Universitas Sumatera Utara
14. Untuk sahabat-sahabat terkasih tersayang dan tercinta Risqa, Ayu, dan Lizha terima kasih atas kenangan, dukungan, semangat serta do’a yang telah kalian berikan. 15. Untuk adik-adik tersayangku Jevita, Robby, James, Christin, Christian, Rona, Mario, Madam, Citra, Evi dan Madan terima kasih atas senyum, tawa, sedih, amarah, tangis benci dan senang yang telah kalian berikan padaku selama ini. 16. Untuk sahabat tercintaku Aini, Fitri, dan Monica terima kasih atas segala dukungan, semangat, kasih sayang serta cinta yang telah kalian berikan dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini. 17. Teman-teman penulis Auli, Ka Lia, Ka Echy, Ka Rianti, Ka Alda, Bg Habibi, Bg Yudi, Bg Rizal, Ka Yeni, Ka Catur dan Ka Kristi terimakasih atas semua dukungan, bantuan dan doa kalian. 18. Untuk teman-temanku seluruh angkatan 2010 terima kasih atas kebersamaannya. 19. Kepada kakak senior dan adik junior terima kasih atas dukungannya selama penulisan skripsi ini.
Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak terdapat kesalahan
dan
kekurangan
dalam
penulisan.
Untuk
itu
penulis
mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis juga berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkannya, terima kasih.
Medan, April 2014 Penulis
Asista Bangun 100709069
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
ABSTRAK ............................................................................................................................ i KATA PENGANTAR .........................................................................................................ii DAFTAR ISI ....................................................................................................................... iv DAFTAR TABEL .............................................................................................................. vi DAFTAR GAMBAR .........................................................................................................vii DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................................viii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ................................................................................................................ 1 1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................................... 4 1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................................................ 5 1.4 Manfaat Penelitian .......................................................................................................... 5 1.5 Ruang Lingkup ................................................................................................................ 5 BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1 Arsip ................................................................................................................................ 6 2.1.1 Jenis-Jenis Arsip .................................................................................................... 7 2.1.2 Penggolongan Arsip ............................................................................................... 8 2.1.3 Siklus Arsip ............................................................................................................ 9 2.1.4 Pemilihan Arsip.................................................................................................... 11 2.1.5 Klasifikasi Arsip .................................................................................................. 12 2.1.6 Tata Cara Penyusutan Arsip ................................................................................. 13 2.1.7 Pemindahan Arsip ................................................................................................ 14 2.2 Arsip Dinamis ............................................................................................................... 15 2.2.1 Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis ...................................................................... 17 2.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis.................................................................... 19 2.3 Manajemen Arsip Dinamis ........................................................................................... 22 2.3.1 Fungsi & Tujuan Manajemen Arsip Dinamis ...................................................... 23 2.3.2 Ruang Lingkup Manajemen Arsip Dinamis ........................................................ 24 2.3.3 Efektifitas Manajemen Arsip Dinamis ................................................................. 25 2.4 Model Sistem Informasi Arsip Dinamis ....................................................................... 26
Universitas Sumatera Utara
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian ............................................................................................................. 31 3.2 Lokasi Penelitian .......................................................................................................... 31 3.3 Proses Penelitian .......................................................................................................... 31 3.3.1 Mengidentifikasi Informan ................................................................................. 31 3.3.2 Teknik Pengumpulan Data .................................................................................. 32 3.3.3 Teknik Analisis Data ........................................................................................... 33 3.3.4 Keabsahan Data................................................................................................... 33 3.4 Jenis dan Sumber Data ................................................................................................. 34 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Karakteristik Informan .................................................................................................. 35 4.2 Kategori ......................................................................................................................... 36 4.2.1 Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis ...................................................................... 36 4.3 Rangkuman Hasil Penelitian ......................................................................................... 45 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ................................................................................................................... 48 5.2 Saran .............................................................................................................................. 48 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 49 LAMPIRAN ....................................................................................................................... 51
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya ............................................. 16 Tabel 4.1 Karakteristik Informan ........................................................................................ 35 Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian ............................................................................... 46
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Siklus Arsip ..................................................................................................... 10 Gambar 2.2 Siklus Hidup Arsip Manual ............................................................................. 11 Gambar 2.3 Komponen Pengelolaan Arsip Dinamis .......................................................... 28 Gambar 4.1 Rak Penyimpanan Arsip .................................................................................. 39 Gambar 4.2 Antar Muka Sistem NAV ................................................................................ 42 Gambar 4.3 Alur Kerja Arsip .............................................................................................. 45 Gambar 4.4 Peta Indikator Kategori Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis .......................... 47
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I Pedoman Wawancara ....................................................................................... 51 Lampiran II Hasil Transkrip Wawancara ............................................................................ 52 Lampiran III Kantor PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan ............................................ 59 Lampiran IV Proses Kerja Dokumen Sebelum Dibantex ................................................... 61 Lampiran V Tampilan Microsoft NAV............................................................................... 64 Lampiran VI Arsip pada Kantor PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan ......................... 67
Universitas Sumatera Utara
