64. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 64 - 79
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENENTUAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU (STUDI KASUS : PT. MAKASSAR MEGAPRIMA) Kurnia Yahya1, Nasaruddin2 1
STMIK Profesional, Jl. A. P. Pettarani No. 27 Makassar 0411-431157 STMIK Dipanegara Makassar, , Jl. P. Kemerdekaan KM. 9 Makassar 0411-587194 Email :
[email protected],
[email protected]
2
ABSTRACT This research constructs a Decision Support System for the determination of raw materials stock. This Decision Support System for the determination of raw materials stock aims to prioritize the classification of raw materials stock which is often used and usually in a little stock but has a large investment cost. Management is required to control the number of stock in order to the available stock is not over and less than the required one. Over stock causes high storage cost and the stock will might be out of order, but the less raw material stock will might not fullfill the demand of product. Therefore, control for the available stock based on the priority is required. Calculation process used to determine the raw materials stock is clasified into four priorities, they are calculating sale forecast for next period (Trend Linier), calculating the number of required raw materials by multiplying the number of product sale with composition of the product, clasifying raw materials based on its class (Always Better Control analysis), and then calculating the total of Economic Order Quantity (Economic Order Quantity). The resulted value of raw materials stock which is classified based on the priorities to be a recommendation of PT. Makassar Megaprima to determine the number of raw materials stock based on the priorities clasification. This result constructs a system to minimize the number of order sale of the raw materials stock according to requirement based on the priorities classification. Keywords : Decision Support System, Trend Linear, Always Better Control Analysis, Economic Order Quantity ABSTRAK Penelitian ini membangun sebuah sistem pendukung keputusan penentuan persediaan bahan baku. Sistem Pendukung Keputusan penentuan persediaan bahan baku ini bertujuan untuk memprioritaskan kelompok persediaan bahan baku yang sering digunakan dan biasanya jenisnya sedikit akan tetapi mempunyai biaya investasi yang besar. Pihak manajemen dituntut untuk dapat mengontrol jumlah persediaan sehingga bahan baku yang tersedia tidak terlalu banyak dan juga tidak terlalu sedikit. Persediaan bahan baku yang banyak akan menyebabkan biaya penyimpanan terlalu tinggi dan akan memungkinkan bahan baku menjadi rusak, namun jika persediaan bahan baku sedikit dikhawatirkan permintaan akan produk tidak dapat terpenuhi. Oleh karena itu diperlukannya pengendalian atas ketersediaan bahan baku sesuai dengan prioritasnya. Proses perhitungan yang dilakukan untuk mendapatkan jumlah persediaan bahan baku berdasarkan prioritasnya ada 4 yaitu menghitung ramalan penjualan untuk periode berikutnya (Trend Linier), menghitung jumlah bahan baku yang dibutuhkan dengan mengalikan jumlah penjualan produk dengan komposisi dari produk tersebut, mengelompokkan bahan baku berdasarkan kelasnya (Always Better Control analysis), kemudian menghitung jumlah pembelian yang optimal (Economic Order Quantity). Nilai persediaan bahan baku berdasarkan kelompok prioritas yang dihasilkan menjadi
Kurnia, Sistem Penunjang Keputusan Penentuan … 65
rekomendasi bagi PT. Makassar Megaprima untuk menentukan jumlah persediaan bahan baku berdasarkan kelompok prioritasnya. Hasil yang diperoleh adalah sistem yang dibangun meminimalkan jumlah pembelian pemesanan persediaan bahan baku sesuai dengan kebutuhan berdasarkan prioritas dari bahan baku tersebut. Kata kunci : Sistem Pendukung Keputusan, Trend Linear, Always Better Control Analysis, Economic Order Quantity
PENDAHULUAN Perekonomian saat ini telah berkembang dengan pesat, sehingga persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat. Adanya persaingan yang semakin ketat antar perusahaan mendorong setiap perusahaan untuk menentukan jumlah persediaan bahan baku secara tepat sehingga perusahaan dapat tetap eksis untuk dapat mencapai tujuan yang diinginkannya. Kesalahan dalam penetapan investasi pada perusahaan akan mengurangi keuntungan yang diperoleh perusahaan. Adanya investasi yang terlalu besar pada perusahaan, akan mempengaruhi jumlah biaya penyimpanan yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan penyimpanan bahan mentah yang dibeli. Biaya ini berubah-ubah sesuai dengan besar kecilnya bahan yang disimpan. Semakin besar jumlah persediaan yang disimpan maka semakin besar pula biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan ini meliputi biaya pemeliharaan, biaya asuransi, biaya sewa gudang dan biaya yang terjadi sehubungan dengan kerusakan barang yang disimpan dalam gudang. Begitu juga sebaliknya jika investasi pada persediaan terlalu kecil maka juga dapat mengurangi keuntungan perusahaan, hal ini disebabkan karena adanya biaya stock out yaitu biaya yang terjadi akibat perusahaan kehabisan persediaan yang meliputi hilangnya kesempatan memperoleh keuntungan karena permintaan konsumen tidak dapat dilayani, proses produksi yang tidak efisien dan biaya-biaya yang terjadi akibat pembelian bahan secara serentak. Setiap perusahaan baik itu perusahaan manufaktur maupun perusahaan perdagangan haruslah menjaga persediaan yang cukup agar kegiatan operasi perusahaannya dapat berjalan dengan lancar dan efisien. Yang perlu diperhatikan dalam hal ini adalah agar bahan baku yang dibutuhkan hendaknya tersedia dalam jumlah yang cukup sehingga dapat menjamin kelancaran produksi. Akan tetapi hendaknya jumlah persediaan itu jangan terlalu besar sehingga modal yang tertanam dalam persediaan dan biaya-biaya yang ditimbulkannya dengan adanya persediaan juga tidak terlalu besar. Penting bagi setiap perusahaan untuk menentukan jumlah persediaan, karena kegiatan ini dapat membantu agar tercapainya suatu tingkat efisiensi penggunaan dalam persediaan. Persediaan bahan baku harus dapat memenuhi kebutuhan rencana produksi, karena jika persediaan bahan baku tidak dapat dipenuhi, akan menghambat proses produksi. Keterlambatan jadwal pemenuhan produksi yang dipesan konsumen dapat merugikan perusahaan dalam hal image yang kurang baik, sedangkan jika persediaan bahan baku berlebihan dapat meningkatkan biaya penyimpanan, kerusakan dan kehilangan bahan baku. Hal yang tersulit dilakukan dalam suatu perusahaan adalah menentukan jumlah persediaan bahan baku yang akan digunakan untuk produksi. Oleh karena itu dalam penentuan persediaan bahan baku pada PT. Makassar Megaprima dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mendukung pengambilan keputusan. Sistem pendukung keputusan ini dibuat untuk dapat memprediksi kebutuhan bahan baku untuk periode berikutnya. Metode yang akan digunakan dalam pembuatan sistem pendukung keputusan ini adalah metode Trend Linear digunakan untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku yang akan datang, analisis Always Better Control (ABC) digunakan untuk menyeleksi bahan baku dalam rangka efisiensi. Metode ini membagi kelompok menjadi tiga bagian yaitu Sangat Penting, Penting dan Sedikit Penting. Kelompok sangat penting merupakan barang dengan jumlah item sekitar 20% dan mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari nilai investasi total, kelompok penting merupakan barang dengan jumlah item sekitar 30% mempunyai nilai investasi 15 % dari nilai investasi total, sedangkan kelompok sedikit penting merupakan barang dengan jumlah item sekitar 50% mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari nilai investasi total. Model Economic Order Quantity
66. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 64 - 79
(EOQ) yaitu volume atau jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilakukan pada setiap kali pembelian. Penggunaan metode ABC pada persediaan bahan baku dimaksudkan untuk memprioritaskan persediaan bahan baku yang sering digunakan dan biasanya jenisnya sedikit akan tetapi mempunyai biaya investasi yang besar. Perusahaan juga perlu menentukan waktu pemesanan kembali bahan baku yang akan digunakan atau reorder point (ROP) dan safety stok (SS). Reorder point masing-masing item bahan baku penting diketahui supaya ketersediaan bahan baku terjamin dan pemesanan bahan baku dilakukan pada saat yang tepat yaitu stok bahan baku tidak berlebih dan tidak kosong. Safety stok digunakan untuk menentukan persediaan pengaman. Tujuan dalam persediaan bahan baku ini adalah untuk meminimalkan nilai persediaan dengan tetap mempertimbangkan ketersediaan sesuai dengan kebutuhan. Aplikasi SPK penentuan persediaan ini adalah aplikasi yang membangun sebuah sistem pendukung keputusan dengan menggunakan metode Trend linear, ABC dan EOQ dalam menentukan persediaan bahan baku berdasarkan prioritasnya yang akan lebih memudahkan manajemen dalam pengambilan keputusan. Aplikasi SPK persediaan memudahkan dalam mengambil keputusan penentuan persediaan bahan baku yang akan dipesan dan meningkatkan keuntungan yang dapat dicapai perusahaan. Penelitian dan pengembangan model-model aplikasi pendukung keputusan yang terkait dengan penggunaan model dan fungsi-fungsi ekonomi dalam persoalan penentuan persediaan barang, bahan baku untuk produksi jenis-jenis barang tertentu pada suatu perusahaan tertentu telah banyak dilakukan antara lain : Pada penelitian [1] membahas tentang bagaimana merancang dan membangun Sistem Pendukung Keputusan cara pembelian kapas, yaitu pembobotan yang diberikan pada metode Economic Order Quantity (EOQ) dan Economic Production Quantity (EPQ) untuk memberikan gambaran dalam bentuk informasi pada pemgambil keputusan dalam menentukan cara pengadaan kapas yang optimum pada PT. Primissima di Yogyakarta, sehingga cara yang nantinya akan dipilih adalah benar-benar dapat tercapai dan sesuai dengan target perusahaan. Pada penelitian [2] membahas sistem perencanaan persediaan obat antibiotik dengan menggunakan analisis Always Better Control (ABC), obat dapat dikelompokkan menurut nilai pemakaian dan nilai investasi sehingga lebih memudahkan di dalam perencanaan dan pengendalian persediaannya. Penentuan titik Reorder Point (ROP) yang merupakan keadaan di mana harus memesan obat kembali sangat membantu dalam menjaga ketersediaan obat sehingga memperkecil terjadinya stock out dan over stock. Pada penelitian [3] menyatakan bahwa untuk menghitung tingkat kebutuhan persediaan pada PT. Panca Pipando (PPI) dan mengembangkan sistem aplikasi sistem informasi untuk mendukung efisiensi penentuan persediaannya, dibatasi hanya pada satu kategori produk yaitu pipes dan tubes. Metode persediaan yang digunakan yaitu Always Better Control (ABC) dan Distribution Resource Planning (DRP) untuk menentukan waktu (periode) pemesanan yang tepat pada tiap tingkat distribusi. Pada penelitian [4] membahas tentang efisiensi pengadaan bahan makanan kering berdasarkan metode Economic Order Quantity (EOQ) dibandingkan dengan pengadaan bahan makanan kering tanpa menggunakan metode EOQ. Penelitian ini membandingkan modal kerja yang diperlukan antara pengadaan bahan makanan kering yang menggunakan metode EOQ kombinasi Analisis ABC dengan pengadaan bahan makanan kering tanpa menggunakan metode EOQ. Pada penelitian [5] menganalisis pengendalian persediaan obat yang menunjukkan bahwa item di toko farmasi harus diklasifikasikan dan diprioritaskan. Analisis Always Better Control (ABC) dan analisis Ven telah terbukti menjadi alat yang efisien dan efektif untuk mengklasifikasikan produk obat-obatan. Pada penelitian [6] membahas pengendalian persediaan obat yang diklasifikasikan dan diprioritaskan dengan menggunakan analisis Always Better Control (ABC), metode Ven dan Economic Order Quantity (EOQ). Penelitian ini menggunakan prinsip-prinsip pengelolaan persediaan dan kontrol mengembangkan suatu sistem untuk memenuhi suatu produksi bahan
Kurnia, Sistem Penunjang Keputusan Penentuan … 67
peledak dan persyaratan pasokan dalam kondisi tidak pasti. Analisis persediaan ABC diterapkan untuk memprioritaskan 23 produk ledakan dan model untuk menentukan permintaan independent dan dependent. Menentukan jumlah pemesanan ekonomis (EOQ) secara terus-menerus, menentukan pola pemesanan, menentukan safety stok untuk meminimalkan total biaya bahan baku akibat dari permintaan yang tidak pasti. METODE PENELITIAN Analisa Sistem Sistem Pendukung Keputusan penentuan persediaan bahan baku ini digunakan untuk membantu Manager Logistik di lingkup PT. Makassar Megaprima untuk menentukan jumlah persediaan bahan baku yang layak disediakan berdasarkan prioritas secara terkomputerisasi. Pada perancangan sistem akan dibuat suatu sistem yang dapat memudahkan pemakai aplikasi dalam memanfaatkan sistem. Perancangan sistem yang akan dibuat adalah sebagai berikut : 1. Pemakai sistem adalah Manager Logistik yang memiliki hak akses penuh dalam pengelolaan data SPK penentuan persediaan bahan baku. 2. Manager Logistik menginputkan data-data yang digunakan sebagai parameter penentuan persediaan bahan baku. 3. Proses pengambilan keputusan : a. Manager Logistik memiliki hak untuk melakukan pengambilan keputusan. b. Data penjualan, data komposisi, harga satuan, biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan lead time dan kriteria prioritas diinputkan sesuai dengan kebutuhan pemakai sistem. c. Jumlah persediaan bahan baku dihitung menggunakan kombinasi metode Trend Linear, metode ABC dan EOQ. Perancangan Sistem Model sistem pendukung keputusan persediaan bahan baku ini memanfaatkan metode Trend Linear, analisis ABC dan EOQ sebagai model. Langkah-langkah yang dilakukan adalah: 1. Memprediksi data penjualan tahun berikutnya dengan analisis Trend Linear. Jumlah perkiraan kebutuhan bahan baku pada tahun yang akan datang diketahui setelah meramalkan data penjualan tahun berikutnya dengan menggunakan data penjualan 5 tahun terakhir untuk masing-masing produk 2. Mendefinisikan komposisi produk. PT. Makassar Megaprima mempunyai produk sebanyak 156 buah, yang terdiri dari 5 jenis yaitu 2 in 1 atas, 2 in 1 dorong, kasur, divan dan sandaran dan setiap jenis masing-masing mempunyai beberapa tipe dengan ukuran yang berbeda. Setiap produk mempunyai komposisi yang berbeda sesuai jenis, type dan ukuran dari produk tersebut. 3. Menghitung data kebutuhan bahan baku tahun berikutnya yang didapat dari prediksi data penjualan dikalikan dengan komposisi. Jumlah kebutuhan bahan baku periode berikutnya didapat dari jumlah peramalan penjualan dikali dengan komposisi masing-masing jenis produk, setelah itu menjumlahkan semua total bahan baku dari 5 jenis produk tersebut 4. Mendefinisikan kriteria prioritas bahan baku. Kriteria yang menjadi bahan pertimbangan manajemen untuk menentukan prioritas bahan baku terdiri dari 3 kelas yaitu kelas sangat penting, kelas penting dan kelas sedikit penting. 5. Menganalisis kelas prioritas bahan baku dengan metode ABC. Cara mengelompokkan kelas prioritas bahan baku yaitu: - Dilakukan perkalian antara jumlah pemakaian bahan baku dengan harga bahan baku untuk mendapatkan total harga. - Setelah itu data diurut berdasarkan total harga yang terbesar. - Kemudian dihitung persentase kumulatifnya untuk mengelompokkan bahan baku tersebut berdasarkan : 1. Kelas Sangat Penting, bahan baku dengan nilai investasi tinggi yaitu mencakup 80% nilai investasi dari total persediaan yaitu % kumulatif 0 – 80%.
68. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 64 - 79
2. Kelas Penting, bahan baku dengan nilai investasi sedang mencakup 15% nilai investasi dari total persediaan yaitu % kumulatif 81 – 95%. 3. Kelas Sedikit Penting, bahan baku dengan nilai investasi rendah mencakup 5% nilai investasi dari total persediaan yaitu % kumulatif 96 -100%. 6. Melakukan proses EOQ untuk mendapatkan jumlah persediaan bahan baku yang optimal. Penentuan jumlah persediaan yang optimum, frekwensi pembelian dalam satu periode, waktu pemesanan kembali dan persediaan cadangan dihitung dengan menggunakan parameter sebagai berikut : 1. Permintaan atau kebutuhan Parameter ini akan diambil dari hasil peramalan penjualan yang dikalkulasikan dengan komposisi bahan baku dari masing-masing produk sehingga menghasilkan kebutuhan bahan baku untuk periode berikutnya. 2. Biaya persediaan pemesanan Parameter biaya ini adalah biaya yang dikeluarkan untuk mengadakan pemesanan bahan baku. Misal biaya tersebut adalah biaya telepon, biaya administrasi, biaya listrik, asuransi dan biaya lainnya. 3. Tenggang waktu (lead time) Parameter tenggang waktu adalah waktu yang diperlukan pada saat melakukan pemesanan sampai saat bahan baku yang dipesan tiba di gudang. Gambar model SPK penentuan persediaan bahan baku dapat dilihat pada gambar 1. Penjualan
Trend Linear
Linear
- Ramalan penjualan tahun 2011 - Kebutuhan bahan baku Analisi ABC
EOQ
Kelompokpersediaan prioritas bahan Penentuan bahanbaku baku
-Ramalan penjualan tahun 2011 - Kebutuhan bahan baku 2011 = Ramalan penjualan * komposisi KelasBahan prioritas bahan baku Gambar 1. Model SPK Penentuan Persediaan Baku
Perancangan sistem yang akan dibuat diimplementasikan dalam sebuah perangkat lunak Penentuan jumlah persediaan bahan baku yang diharapkan memudahkan pemakainya (user friendly). Perancangan sistem pendukung keputusan persediaan bahan baku dapat digambarkan sebagai berikut: Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram merupakan suatu gambaran rancangan sistem yang dilambangkan dengan simbol-simbol tertentu untuk memberikan gambaran umum tentang aliran data antara satu komponen dengan komponen yang lainnya. Aturan-aturan dasar secara umum digambarkan dalam bentuk suatu hubungan data sehingga terlihat jelas bahwa konsep suatu sistem dapat berjalan sesuai dengan aturan dan hubungan data yang tergambar dalam diagram rancangan dalam bentuk entity relationship.
Kurnia, Sistem Penunjang Keputusan Penentuan … 69
Gambar ERD sistem persediaan bahan baku dapat dilihat pada gambar 2. Produk Jenis
n
n memiliki 1 memiliki
memiliki
n 1
1
Jenis
memiliki
n
1
memiliki
1 memiliki
n
1 n
Penjualan
n
menjual
1
Produk
Ramalan Bahan
1
1
n n memiliki
memiliki
memiliki
1
n
n
n
1
memiliki
Bahan
1
memiliki
n
Komposisi
1
memiliki
Produk Bahan
Ukuran
memiliki
1
n
n Satuan
1
memiliki
1
Ramalan
n
memiliki
Gambar 2. ERD SPK Penentuan Persediaan Bahan Baku
Rancangan Data Flow Diagram Data flow diagram (DFD) atau diagram arus data adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output (Pressman, 2002). Data flow diagram SPK penentuan persediaan bahan baku digambarkan sebagai berikut: DFD level 0 DFD level 0 yang menunjukkan gambaran umum dari sistem. User yang terlibat adalah manager logistik sebagai pengambil keputusan dalam penentuan persediaan bahan baku berdasarkan kelas prioritas bahan baku. Gambar DFD level 0 dapat dilihat pada gambar 3.
70. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 64 - 79
SPK Penentuan Persediaan Bahan Baku - Data jenis - Data satuan - Data ukuran - Data bahan - Data produk - Data produk jenis - Data produk bahan - Data komposisi - Data penjualan -Input biaya penyimpanan -Input kriteria prioritas -Update data ramalan penjualan
- Data hasil analisis Trend Liner - Data hasil ramalan penjualan tahun berikutnya - Data hasil kebutuhan bahan baku - Data hasil kelas prioritas bahan baku - Data hasil penentuan persediaan bahan baku
Manager Logistik
Gambar 3. DFD level 0 SPK Penentuan Persediaan Bahan Baku
DFD level 1 DFD level 1 yang tergambar pada gambar 4 menunjukkan 4 proses yang terdapat dalam sistem ini, yaitu proses data, proses penjualan, proses perhitungan dan proses laporan. Pada proses data, manager logistik menginput data jenis, data satuan, data ukuran, data bahan, data produk, data produk jenis, data produk bahan dan data komposisi. Pada proses penjualan manager menginput data penjualan. Data yang diinput pada penjualan digunakan sebagai input untuk perhitungan analisis Trend Linear sehingga sistem menghasilkan ramalan penjualan untuk tahun berikutnya. Pada data yang diinput dalam proses data dan hasil data ramalan penjualan tahun berikutnya akan digunakan sebagai input untuk menentukan jumlah kebutuhan bahan baku, kelas prioritas bahan baku dan penentuan persediaan bahan baku. Hasil perhitungan proses ke tiga akan disimpan dalam tabel ramalan, tabel ramalan bahan dan tabel hasil yang kemudian digunakan oleh proses laporan untuk membuat laporan data bahan baku, laporan kebutuhan bahan baku dan laporan penentuan persediaan bahan baku. Data produk jenis
Tabel produk_ jenis Data bahan
P1 Data
Tabel jenis
Data jenis Data produk Produk bahan
- Data Penjualan
Data produk
Data produk Data Produk bahan
P2 Penjualan
Data jenis Data komposisi
- Data hasil Analisis Trend Liner
Tabel produk_bahan
Data ukuran
Data satuan
Tabel ukuran
Data penjualan
P3 Perhitungan
Data ukuran Data ramalan penjualan
Hasil total kebutuhan bahan baku
Data Hasil Data ramalan penjualan
P4 Laporan
Tabel satuan
Data ukuran
ko D a m ta po si s i
-Data hasil ramalan penjualan tahun berikutnya -Data hasil kebutuhan bahan baku - Data hasil urutan kelas prioritas bahan baku - Data hasil penentuan persediaan bahan baku
Data bahan baku setiap produk
Data satuan
Data Produk bahan
Data bahan
Tabel komposisi
Tabel produk
Data satuan
- Laporan hasil data bahan baku - Laporan hasil kebutuhan bahan baku - Laporan penentuan persediaan bahan baku berdasarkan prioriitas
Tabel bahan
Data komposisi
- Data jenis - Data satuan - Data ukuran - Data bahan - Data produk Data produk jenis - Data produk jenis - Data komposisi - Data penjualan
Manager Logistik
Data bahan
Data jenis
- linfo hasil data bahan baku - Info hasil kebutuhan bahan baku - Info hasil penentuan persediaan bahan baku berdasarkan prioritas
Tabel Ramalan Tabel Ramalan Bahan
Gambar 4. DFD level 1 SPK Penentuan Persediaan Bahan Baku
Tabel penjualan
Tabel hasil
Kurnia, Sistem Penunjang Keputusan Penentuan … 71
DFD level 2 proses data DFD yang tergambar pada Gambar 5 menunjukkan adanya 8 proses input data yaitu input data jenis disimpan dalam tabel jenis, input data satuan disimpan dalam tabel satuan, input data ukuran disimpan dalam tabel ukuran, input data bahan disimpan dalam tabel bahan, input data produk disimpan dalam tabel produk, input data produk jenis disimpan dalam tabel produk_ jenis, input data produk bahan disimpan dalam tabel produk_bahan dan input data komposisi disimpan dalam tabel komposisi. -Data jenis
P 1.1 Input data jenis
- Data jenis
Tabel jenis
- Data satuan
P 1.2 Input data satuan
- Data satuan
Tabel satuan
- Data ukuran
Manager Logistik
- Data bahan
- Data produk
- Data produk jenis
- Data produk bahan
Data komposisi
P 1.3 Input data ukuran
- Data ukuran
P 1.4 Input data bahan
Tabel ukuran
- Data bahan
P 1.5 Input data produk
Tabel bahan
- Data produk
Tabel produk
P 1.6 Input data produk jenis
- Data produk jenis
Tabel produk_jenis
P 1.7 Input data produk bahan
- Data produk bahan
Tabel produk_bahan
P 1.8 Input data komposisi
Data komposisi
Tabel komposisi
Gambar 5. DFD Level 2 Proses Data SPK Penentuan Persediaan Bahan Baku
DFD level 2 proses penjualan DFD level 2 proses penjualan yang tergambar pada gambar 6 menunjukkan adanya 2 proses yaitu proses input penjualan dan analisis trend linear. Pada proses input data penjualan manager menginput data penjualan. Data yang yang diinput pada proses penjualan digunakan sebagai input untuk proses analisis Trend Linear sehingga sistem menghasilkan ramalan penjualan tahun berikutnya sebagai hasil analisis dari Trend Linear. Hasil dari analisis Trend Linear akan disimpan di tabel penjualan dan tabel hasil. - Data penjualan
P 2.1 Input data Penjualan
- Data penjualan Data penjualan
Tabel penjualan
Data hasil ramalan penjualan
Tabel ukuran
Data ukuran
Manager Logistik
Data bahan
Tabel bahan
Tabel jenis Data jenis
- Data hasil analisis Trend Liner yaitu ramalan penjualan
P 2.2 Analisis Trend Linear
Data komposisi Data produk
Tabel komposisi
Tabel produk
Dat produk bahan
Tabel produk_bahan Data satuan Data roduk jenis
Tabel satuan
Data hasil analisis Trend Linear yaitu ramalan penjualan
Tabel produk jenis
Tabel hasil
Gambar 6. DFD level 2 Penjualan SPK Penentuan Persediaan Bahan Baku
72. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 64 - 79
DFD level 2 proses perhitungan DFD level 2 proses perhitungan yang tergambar pada gambar 7 menunjukkan adanya 4 proses yaitu proses perhitungan ramalan penjualan tahun berikutnya, proses perhitungan jumlah kebutuhan bahan baku, proses perhitungan kelas prioritas bahan baku, dan proses perhitungan penentuan persediaan bahan baku. Pada proses pertama ramalan penjualan tahun berikutnya nilai ramalan penjualan tahun berikutnya didapat dari tabel hasil. Proses pertama ini akan digunakan sebagai inputan pada proses kedua untuk melakukan proses perhitungan jumlah kebutuhan bahan baku. Proses kedua ini menghasilkan jumlah kebutuhan bahan baku yang akan digunakan sebagai masukan yang akan digunakan oleh proses ketiga untuk melakukan perhitungan kelas prioritas bahan baku. Proses ketiga menghasilkan urutan kelas prioritas bahan baku, yang akan digunakan sebagai masukan untuk melakukan proses perhitungan penentuan persediaan bahan baku. Data hasil ramalan penjualan Data satuan
Data Produk bahan
Data ukuran Data Jenis
Data komposisi P 3.1 Ramalan Penjualan Tahun Berikutnya
Data Ramalan Penjualan Tahun Berikutnya
Tabel ramalan
Data bahan
Data Produk Jenis Data produk
Hasil Total kebutuhan bahan baku
Data Produk jenis
Tabel ramalan bahan
Tabel Produk Jenis
Data bahan baku setiap produk
Data hasil prediksi kebutuhan bahan baku
P 3.2 Kebutuhan BahanBaku
Data bahan
Tabel Bahan Data bahan Data jenis Data jenis
Tabel Jenis
Data komposisi
Data produk
Tabel Komposisi Data Produk bahan
Data komposisi
Data satuan
P 3.3 Kelas Prioritas Bahan Baku
Manager Logistik
Tabel Produk
Data ukuran Data Ramalan Penjualan
Tabel Produk Bahan
Prouk bahan Data produk
Tabel Satuan
Data Produk bahan Data satuan
- data hasil urutan kelas prioritas bahan baku
Data satuan
Data Ukuran
Tabel Ukuran
- Data hasil prediksi Penentuan persediaan bahan baku berdasarkan kelas prioritas
Data ukuran
P 3.4 Penentuan Persedian Bahan Baku
Data Ramalan Penjualan
- Data Pene hasil pre n baha tuan pers diksi n ediaa berd baku n a priori sarkan ke tas las
Tabel Penjualan
Data hasil urutan kelas prioritas bahan baku
Tabel Hasil
Data ramalan penjualan
Gambar 7. DFD Level 2 Proses Perhitungan SPK Penentuan Persediaan Bahan Baku
DFD level 2 proses laporan DFD level 2 proses laporan yang tergambar pada gambar 8 menunjukkan adanya 3 proses yaitu proses laporan data bahan baku, proses laporan kebutuhan bahan baku dan proses laporan penentuan persediaan bahan baku.
Kurnia, Sistem Penunjang Keputusan Penentuan … 73
Laporan hasil data bahan baku
Manajer Logistik
Laporan hasil penentuan persediaan bahan baku berdasarkan kelas prioritas
Laporan hasil kebutuhan bahan baku
P.4.1 Laporan data bahan Baku
P.4.3. Laporan Penentuan Persediaan bahan Baku
P.4.2. Laporan Kebutuhan Bahan baku
Info hasil kebutuhan bahan baku
Info hasil data bahan baku
Data Hasil
Info hasil data penentuan persediaan bahan baku berdasarkan kelas prioritas
Gambar 8. DFD Level 2 Proses Laporan SPK Penentuan Persediaan Bahan Baku
HASIL DAN PEMBAHASAN Implementasi sistem pendukung keputusan penentuan persediaan bahan baku dilakukan setelah sebelumnya dilakukan proses perancangan sistem guna merumuskan kerangka dan ruang lingkup sistem yang akan dibuat. Sistem pendukung keputusan penentuan persediaan bahan baku dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7 dan database Ms. Access. Menu utama akan muncul pertama kali ketika program aplikasi SPK penentuan persediaan bahan baku ini dijalankan. Pilihan menu yang ada pada menu utama terbagi menjadi 5 menu dan sub menu, tergambar pada gambar 9.
Gambar 9. Tampilan Menu Utama
Implementasi Perancangan SPK Penentuan Persediaan Bahan Baku Proses perancangan SPK Penentuan persediaan bahan baku mengacu pada Gambar 5 DFD level 1 SPK penentuan persediaan bahan baku. Proses pertama dimulai dengan melakukan input data, lalu dilakukan proses perhitungan menggunakan metode Trend Linear, metode ABC, metode EOQ dan terakhir adalah proses pembuatan laporan. Implementasi data 1. Input data jenis Input data jenis digunakan untuk menginputkan nama jenis produk dan parent. 2. Input data satuan Input data satuan digunakan untuk menginput satuan setiap bahan baku yang digunakan.
74. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 64 - 79
3.
Input data ukuran Input data ukuran, digunakan untuk menginput data ukuran dari setiap produk. 4. Input data bahan Input data bahan, dugunakan untuk menginput data bahan, satuan, harga satuan, biaya telepon, biaya administrasi, biaya ongkos kirim, lead time dan persentase kebutuhan cadangan. 5. Input data produk Input data produk, digunakan untuk menginput produk dan ukuran. 6. Input data produk bahan Input data produk bahan, digunakan untuk memilih bahan yang digunakan setiap produk. 7. Input data produk jenis Input data produk jenis, digunakan untuk menentukan jenis dari setiap produk. 8. Input data komposisi Input data komposisi, digunakan untuk menginput komposisi setiap produk berdasarkan jenis dan ukurannya. 9. Input biaya penyimpanan Input data biaya penyimpanan, digunakan untuk menginput persentasi biaya penyimpanan setiap item bahan baku. 10. Input data kriteria prioritas Input data kriteria prioritas, digunakan untuk menginput persentasi masing-masing kelas kriteria prioritas bahan baku. Form input data kriteria prioritas bahan baku terlihat pada gambar 10.
Gambar 10. Tampilan Input Kriteria Prioritas
Implementasi penjualan 1. Implementasi input penjualan Form input penjualan digunakan untuk menginput data penjualan produk setiap tahunnya. Form input penjualan ini digunakan untuk meramalkan penjualan untuk tahun berikutnya. Form input penjualan terlihat pada gambar 11.
Gambar 11. Tampilan Input Penjualan
2. Implementasi analisis Trend Linear Proses trend linear dapat dilakukan dengan ketentuan telah menginput data penjualan terlebih dahulu, untuk meramalkan penjualan tahun berikutnya. Form analisis trend linear tergambar pada gambar 12.
Kurnia, Sistem Penunjang Keputusan Penentuan … 75
Gambar 12. Hasil Analisis Trend Linear
Implementasi perhitungan 1. Implementasi ramalan penjualan tahun berikutnya Form ramalan penjualan tahun berikutnya memperlihatkan prediksi penjualan setiap produk untuk tahun berikutnya. Hasil perhitungan ramalan penjualan ini didapatkan dari hasil proses trend linear. Form ramalan penjualan tahun berikutnya terlihat pada gambar 13.
Gambar 13. Hasil Ramalan Penjualan Tahun Berikutnya
2. Implementasi kebutuhan bahan baku Form kebutuhan bahan baku menampilkan nilai ramalan penjualan dan jumlah kebutuhan bahan baku dari setiap produk. Form kebutuhan bahan baku terlihat pada gambar 14.
Gambar 14. Hasil Kebutuhan Bahan Baku
3. Implementasi analisis ABC untuk menentukan urutan kelas prioritas bahan baku Form kelas prioritas bahan baku menampilkan kelas urutan prioritas dari setiap bahan bahan baku.
76. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 64 - 79
Kelas prioritas bahan baku menggunakan analisis ABC didapatkan apabila jumlah kebutuhan bahan baku sudah diketahui terlebih dahulu. Jumlah kebutuhan bahan baku diperoleh dari hasil peramalan jumlah penjualan tahun berikutnya. Selanjutnya untuk mengelompokkan urutan kelas prioritas untuk masing-masing bahan baku didapat dari persentase volume kumulatif dalam nilai uang, misalnya dengan menentukan: - Urutan kelas sangat penting yaitu bahan baku dengan persentase volume komulatif dalam nilai uang 0% - 80%. - Urutan kelas penting yaitu bahan baku dengan persentase volume komulatif dalam nilai uang 81% - 95% - Urutan kelas sedikit penting yaitu bahan baku dengan persentase volume komulatif dalam nilai uang 95% - 100% Form kelas prioritas bahan baku dapat dilihat pada gambar 15.
Gambar 15. Hasil Urutan Kelas Prioritas Bahan Baku
4. Implementasi metode EOQ untuk penentuan persediaan bahan baku Form penentuan persediaan bahan baku menampilkan hasil perhitungan nilai penentuan persediaan setiap bahan baku berdasarkan kelas prioritas dari bahan baku. Form penentuan persediaan bahan baku terlihat pada gambar 16.
Gambar 16 Hasil Penentuan Persediaan Bahan Baku
Perhitungan penentuan persediaan bahan baku (EOQ) dilakukan setelah mendapatkan jumlah kebutuhan bahan baku dan telah mengelompokkan bahan baku berdasarkan kelas prioritas bahan baku. Parameter yang digunakan untuk menghitung EOQ adalah jumlah kebutuhan bahan baku, biaya-biaya persediaan dan lead time.
Kurnia, Sistem Penunjang Keputusan Penentuan … 77
Proses untuk menghitung biaya persediaan dilakukan dengan menjumlah seluruh biaya yang dikeluarkan setiap kali melakukan pemesanan bahan baku yang terdiri dari biaya telepon, biaya administrasi dan biaya pengiriman. Biaya pemesanan didapat dengan menjumlahkan keseluruhan dari biaya tersebut. Selanjutnya menghitung biaya penyimpanan yang didapatkan berdasarkan persentasi biaya simpan yang telah ditetapkan perusahaaan dikali dengan harga satuan. Langkah berikutnya menghitung EOQ, kemudian menghitung frekwensi pembelian yang didapatkan dari jumlah kebutuhan bahan baku dibagi EOQ. Menghitung Total biaya pemesanan, biaya penyimpanan, biaya persediaan bahan baku selama satu tahun didapat dengan menjumlahkan total biaya pemesanan dengan total biaya penyimpanan. Menghitung Reorder Point dengan mengalikan jumlah bahan baku dengan lead time kemudian dibagi dengan 360 hari dalam setahun, setelah itu menghitung Safety stock dari mengalikan persentase kebutuhan cadangan dengan jumlah bahan baku dan lead time kemudian dibagi dengan 360 hari. Implementasi laporan 1. Implementasi laporan data bahan baku Laporan data bahan baku digunakan oleh user untuk melihat total jumlah kebutuhan bahan baku setiap tahun. Form laporan data kebutuhan bahan baku terlihat pada gambar 17.
Gambar 17. Hasil Laporan Data Bahan Baku
2. Implementasi laporan kebutuhan bahan baku Laporan kebutuhan bahan baku digunakan oleh user untuk melihat jumlah kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan untuk setiap jenis produk dan total bahan baku yang dibutuhkan untuk periode tertentu. Form laporan kebutuhan bahan baku terlihat pada gambar 18.
Gambar 18. Hasil Laporan Kebutuhan Bahan Baku
78. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 64 - 79
3. Implementasi laporan penentuan persediaan bahan baku Laporan penentuan persediaan bahan baku digunakan untuk melihat hasil perhitungan persediaan baku berdasarkan kelas prioritas dari bahan baku tersebut. Form laporan kebutuhan bahan baku terlihat pada gambar 19.
Gambar 19 Hasil Laporan Penentuan Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Kelas Prioritas
KESIMPULAN Terdapat beberapa kesimpulan yang dapat disampaikan terhadap hasil rancang bangun SPK penentuan persediaan bahan baku adalah: 1 Kombinasi metode Trend Linear, Always Better Control dan model EOQ yang digunakan dalam sistem pendukung keputusan untuk penentuan persediaan bahan baku sudah diimplementasikan dan sistem berhasil sesuai dengan tujuan. 2 Sistem pendukung keputusan penentuan persediaan bahan baku ini membantu pengambil keputusan untuk mempertimbangkan penentuan item-item bahan baku yang sangat penting disediakan saat akan melakukan pemesanan persediaan, menentukan jumlah bahan baku yang layak dipesan sesuai dengan kebutuhan produksi, menentukan frekwensi pemesanan bahan baku dalam satu periode (tahun), menentukan waktu yang tepat untuk memesan kembali bahan baku dan menentukan jumlah bahan baku yang harus disediakan sebagai persediaan cadangan. 3 Dengan adanya sistem pendukung keputusan penentuan persediaan bahan baku ini maka pengambil keputusan dapat segera mengetahui jumlah persediaan bahan baku berdasarkan prioritas dari bahan baku tersebut. 4 Hasil yang diperoleh dari sistem yang dibangun ini dapat meminimalkan pembelian persediaan bahan baku yang layak disediakan dan sesuai dengan kebutuhan produksi berdasarkan prioritas dari bahan baku tersebut.
SARAN Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan lebih lanjut dari penelitian ini adalah diharapkan bagi peneliti yang berminat disarankan untuk menyempurnakan model ini dengan memberikan item discount pada pemesanan dan dapat membuat tampilan yang lebih user friendly kepada pengguna.
Kurnia, Sistem Penunjang Keputusan Penentuan … 79
DAFTAR RUJUKAN [1] Agus R. Manajemen Keuangan. Edisi 3. Yogyakarta : BPFE. 2000. [2] Mulyono S. Riset Operasi. Edisi Revisi. Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. 2007. [3] Prawirosentono S. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta : Bumi Aksara. 2001. [4] Turban E, Aronson JE, Liang T. Decision Support System and Intelligent System, Edisi 7, Jilid 1, Versi Bahasa Indonesia. Yogyakarta : Andi Offset. 2005. Journal: [1] Pudjadi dan Iwan, Aplikasi Sistem Informasi Persediaan pada PT. Panca Pipando (PPI) dengan Metode Distribution Resource Planning. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. 2009; (SNATI 2009) ISSN 1907-5022, Jogyakarta. [2] Temeng, V.A., Eshun,P.A., Essey,P.R.K., , Application of Inventory Principles to Explosive Products Manufacturing and Supplay – A Case Study. International research Journal of Finances and Economics. 2010; ISSN 1450-2887 Issue 38. Thesis/Disertation: [1] Alhamidy, F., Analisis Model Pengadaan Bahan Makanan Keing Berdasarkan Metode EOQ pada Instalasi Gizi RS. Roemani Semarang, Master Thesis. Semarang : Ilmu Kesehatan Masyarakat UNDIP; 2006. [2] Maimun, A., Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi dengan Analisis ABC dan Reorder Point Terhadap Nilai Persediaaan dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi RS. Darul Istiqamah Kaliwungu Kendal, Master Thesis. Semarang : Ilmu Kesehatan Masyarakat UNDIP; 2008. [3] Setiawan, R.,N.,B., Sistem Pendukung Keputusan Cara Pembelian Kapas Pada PT. Primissima di Yogyakarta, Master Thesis. Yogyakarta : Ilmu Komputer FMIPA UGM; 2008. [4] Theptong, J., Drug Inventory Control Case : Thai International Hospital Mahasarakham, Degree programme in International Business. Tampere : Tampereen Ammatikorkeakoulu University of Applied Sciences; 2010
