SISTEM MANAJEMEN FILE BERBASIS WEB PADA YAYASAN WWF INDONESIA Jeffrey, Fatimah A. Jurs.Teknik Informatika Fasilkom Binus University, Jakarta Jl. Kebon Jeruk Raya no 27 Kebon Jeruk Jakarta Barat Telepon: 021-5345830, 5350660 Fax: 021-5300244 Email :
[email protected] ABSTRAK Tujuan analisis adalah merancang solusi e-application yang dapat memudahkan pekerjaan karyawan Yayasan WWF Indonesia dalam hal pengiriman data antar karyawan Yayasan WWF Indonesia. Metodologi analisis yang digunakan untuk mengumpulkan data dari Yayasan WWF-Indonesia adalah observasi, wawancara dengan karyawan Web & Data Resource Center, survei, dan studi pustaka. Untuk metode perancangan, dilakukan melalui tahapan perancangan layar, struktur menu, conceptual class diagram, use-case diagram, activity diagram, dan sequence diagram. Hasil yang dicapai adalah terciptanya suatu implementasi e-application sistem manajemen file yang dapat membantu karyawan Yayasan WWF Indonesia dalam melakukan proses pengiriman file. Simpulan adalah dengan adanya sistem ini dapat memudahkan peserta mendapatakan kebutuhan berbagai informasi tentang leadership center, dan dapat mempercepat waktu kinerja para sales, finance, dan penanggung jawab. Kata kunci: Sistem, Manajemen, File
PENDAHULUAN Berbagi file merupakan salah satu aktifitas penting di dunia yang serba menggunakan komputer seperti sekarang ini, baik dengan menggunakan USB flash disk maupun dengan mengirimkan e-mail. Namun, transfer file menggunakan e-mail memiliki kekurangan yaitu tidak terorganisirnya penempatan file tersebut. Sedangkan dengan menggunakan USB flash disk waktu yang dibutuhkan tidak efektif, selain itu juga tidak bisa melakukan pertukaran data dengan cepat apabila kedua pengguna tidak berada berdekatan. Alangkah baiknya untuk membuat suatu web sistem transfer data dengan fitur notifikasi dan pengorganisiran file dalam bentuk tree seperti yang digunakan pada Windows Explorer. Masalah transfer data yang terjadi di yayasan adalah minimnya kuota attachment file yang tersedia di email hosting yayasan yang hanya sebesar 5MB yang dirasa tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan transfer data karyawannya. Berdasarkan hal tersebut, munculah inisiatif untuk membuat suatu website sistem transfer file untuk yayasan agar karyawan bisa saling mengirimkan file tanpa ada kuota maksimal dan memudahkan proses pengunggahan dengan adanya fitur upload folder, fitur notifikasi sehingga pengguna tahu apabila ada pengguna lain yang membagi datanya ke pengguna. Kelebihan
sistem transfer file ini adalah diterimanya berbagai jenis file ekstensi seperti .ISO dan lainnya sehingga pengguna tidak perlu merubah format filenya agar file tersebut diterima oleh sistem. Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam pembuatan skripsi ini adalah penelitian yang dilakukan sebatas keperluan transfer data via e-mail di kalangan karyawan yayasan, file dapat diakses oleh seluruh karyawan yayasan baik di kantor pusat Jakarta maupun kantor cabang kota lain, serta memberikan tingkat sekuritas yang tinggi, sehingga keamanan file yang diunggah dapat terjamin. Tujuan Adapun tujuan dari skripsi ini adalah: pertama, menganalisa permasalahan manajemen file di yayasan. Kedua, membuat solusi e-application yang dibutuhkan oleh yayasan yang mudah digunakan dan mudah dimengerti. Ketiga, mengevaluasi solusi e-application yang sudah dibuat.
Tinjauan Pustaka The Unified Modelling Language (UML) adalah langkah awal yang baik untuk dijadikan standard modeling sistem dalam suatu organisasi, karena UML mendefinisikan notasi dan semantik secara umum yang berorientasi objek. (Ambler, 2005, p. 1) Use Case Diagram Use case adalah diagram UML yang memperlihatkan hubungan diantara aktor dan use case yang berjalan pada sistem, Use case seringkali digunakan untuk memperlihatkan keseluruhan bagian dari kebutuhan sebuah sistem dalam bentuk model yang esensial, mengkomunikasikan lingkup pembangunan sebuah proyek, memodelkan sebuah analisis dari kebutuhan sebuah sistem dalam bentuk use-case model. Activity Diagram UML Activity Diagram adalah diagram yang sesuai dengan diagram flow charts dan data yang ada pada flow diagrams yang didapat dari pengembangan yang ter-struktur. Class Diagram UML Class diagram memperlihatkan kelas – kelas daripada sebuah sistem serta hubungan antar kelas itu sendiri. Class diagram terdiri dari satu atau lebih kelas yang dapat mendukung spesifikasi yang menjelaskan model elements, termasuk kelas, hubungan antar kelas dan rancangan antar muka. (Ambler, 2005, hal. 47) Sequence Diagram UML Sequence diagrams adalah model diagram yang dirancang agar menjadi diagram yang dinamis, selain itu diagram ini juga digunakan sebagai alat komunikasi antar diagram. UML Sequence diagrams biasanya digunakan untuk, pertama validasi dan menyempurnakan
logic dan menjelaskan secara detail suatu use case scenario. Penggunaan nama yang disesuaikan dengan use case scenario dapat mengindikasikan atau mendeskripsikan bagaimana sebuah sistem berjalan. Kedua, mengeksplorasi desain UML, karena sequence diagram menyajikan diagram agar dapat dimengerti secara visual bagaimana sebuah sistem berjalan secara terstruktur. Ketiga, mendeteksi hambatan – hambatan yang mungkin timbul diantara design object – oriented. Dengan melihat pesan yang dikirim dari sebuah objek dan juga dengan melihat secara detail berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk satu proses dengan proses yang lainnya berjalan. (Ambler, 2005, hal. 80 - 81) Code Igniter
Code igniter adalah salah satu jawaban bagaimana kita membuat website tidaklah dari nol. Dengan code igniter, kita tidak perlu pusing membuat website php karena framework codeigniter ini sudah menyediakan fasilitas untuk mempercepat pembuatan website (Wardana, 2009, hal. V)
METODOLOGI PENELITIAN Dalam penyusunan skripsi dan pengembangan aplikasi ini akan digunakan metodologi sebagai berikut. Pertama, metode pengumpulan data yang akan digunakan dalam pembuatan skripsi ini adalah metode wawancara dan document examintation. Wawancara dilakukan kepada Web & Resource Staff untuk mengetahui proses pengiriman file yang saat ini diterapkan di perusahaan. Document examination dilakukan dengan mempelajari dokumen-dokumen berkaitan proses bisnis. Dokumen itu dapat berupa formulir-formulir atau laporan-laporan. Kedua, tahap analisis data ini meliputi proses analisis data yang didapatkan dari tahap pengumpulan data, analisis masalah yang terjadi, membuat beberapa pilihan pemecahan masalah, dan menentukan pemecahan masalah yang sesuai dan paling baik untuk digunakan. Kemudian, adapun kegiatan yang akan kami lakukan selanjutnya berlandaskan pada UML 2.0 Amber (Amber, 2005) sebagai berikut: (1) Use case diagram; memperlihatkan hubungan diantara aktor dan use case yang berjalan pada sistem. (2) Activity diagram; diagram yang sesuai dengan diagram flow charts dan data yang ada pada flow diagrams yang didapat dari pengembangan yang ter-struktur. (3) Class diagram; memperlihatkan kelas – kelas daripada sebuah sistem serta hubungan antar kelas itu sendiri. (4) Sequence diagram; model diagram
yang dirancang agar menjadi diagram yang dinamis, selain itu diagram ini juga digunakan sebagai alat komunikasi antar diagram. UML Sequence diagrams biasanya digunakan untuk, pertama validasi dan menyempurnakan logic dan menjelaskan secara detail suatu use case scenario. Implementasi aplikasi akan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan Code Igniter. Untuk sistem database menggunakan PHP MyAdmin. Lalu, melakukan pengujian implementasi apakah berjalan sesuai sistem yang dirancang dan menguji apakah terdapat kesalahan serta mengevaluasi hasil pengujian.
HASIL DAN PEMBAHASAN Perancangan UML Perancangan UML mengikuti urutan use case diagram, activity diagram, conceptual class, sequence diagram, dan class diagram.
Implementasi Bentuk implementasi dari rancangan yang telah dibuat adalah pembuatan perancangan layar. Berikut ini adalah print screen halaman prototipe aplikasi yang telah dibuat. (Role : User)
Halaman Log In Halaman ini merupakan halaman awal dari aplikasi untuk semua pengguna. Dalam halaman ini terdapat form untuk masuk ke halaman Home dan terdapat tautan pada halaman ini untuk ke halaman Sign Up.
Halaman Home untuk User Halaman ini merupakan Sign Up. Pada halaman ini karyawan kantor bisa mendaftar untuk mendapatkan username.
Home User Halaman ini merupakan home bagi user. Bagian kiri merupakan isi file yang dimiliki user dan sebelah kanan dapat menampilkan preview aplikasi tersebut.
Halaman Manage Quota Admin Halaman ini merupakan halaman Manage Quota bagi admin. Halaman ini sebenarnya adalah ‘home’ bagi admin. Dimana admin bisa langsung menambah ataupun mengurangi kuota dari para user.
Tabel ERD yang digunakan
Halaman Evaluasi YSlow No Halaman
Grade
1
Sign In
B
2
Sign Up
A
3
Home User
B
4
File
B
5
Share File
B
6
Upload File
B
7
Inbox
B
8
Request Quota
B
9
Manage Quota
B
10
Add Quota
B
11
Subtract Quota
B
12
Request
B
13
Manage Access
B
Rata-rata Grade
B Tabel Evaluasi YSlow
Hasil evaluasi YSlow tersebut menunjukkan bahwa sistem cukup baik terlihat dengan mayoritas grade yang didapat (B).
Gambar evaluasi komponen YSlow Dari hasil evaluasi komponen Yslow terlihat bahwa hal yang harus diperhatikan adalah tidak adanya expiry date untuk sejumlah file. Hal ini dapat mempengaruhi kecepatan browser karena akan memakan memory pada cache.
SIMPULAN Skripsi ini telah menghasilkan sebuah aplikasi yang dapat mempercepat proses pengiriman data di kantor yayasan karena tidak ada batasan kuota maupun tipe file. Selain itu, dengan adanya sistem share file pada sistem ini, maka ketika user mau membagi filenya dengan user lain, system akan membagi hak akses kepada user lain tersebut sehingga tidak menambah bebas memory pada server.
DAFTAR PUSTAKA Ambler, S. W. (2005). The Elements of UML 2.0 Style. Cambrige: Cambridge University Press. Beighley, L. (2010). jQuery for Dummies. Indiana, Indianapolis, USA: Wiley Publishing, Inc. Cashman, S., & Vermaat. (2006). Discovering Computer-Fundamental 3rd Edition. Stamford, Connecticut, USA: Thomson.
Chandra, L., & Deepak, M. (2010). Firebug 15: Editing, Debugging and Monitoring Webpages. United Kingdom: PACKT. Fatta, H. A. (2007). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI. Griffin, R. W. (2003). Management (2nd ed.). San Francisco: Houghton Mifflin. Hermawan, J. (n.d.). Desain Pemrograman Berorientasi Obyek dengan UML dan visualbasic.net. Yogyakarta: Andi. Herujito, Y. M. (2001). Dasar - Dasar Manajemen. (1st Edition). Bogor: Grasindo. Huda, M., & Komputer, B. (2009). Aplikasi Database dengan Java, MySQL dan Netbeans. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Jalloul, G. (2004). UML by Example. New York: Cambrige University Press. Jr, R. M., & Schell, G. P. (2007). Management Information System 10th Edition. New Jersey: Pearson Prentice Hall. Komputer, W. (2010). Panduan Belajar MySQL Database Server. Jakarta: Wahana Komputer. Kun, T. (2010). Membuat Website Canggih dengan jQuery Untuk Pemula. Jakarta, JagakarsaJakarta Selatan, Indonesia: PT. Transmedia. Kusrini, & Koniyo, A. (2007). Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: ANDI. McLeod, JR, R. (2001). Sistem Informasi Manajemen (7th Edition). New Jersey: Prentice-Hall International, Inc. Nalwan, A. (1997). Daftar Halaman Internet Dunia. Yogyakarta: ANDI. O'Brien, J. (2002). Management Informtion System: Managing Information Technology in The e-business Enterprice. McGraw-Hill, Inc. Oktavian, D. P. (2010). Menjadi Programmer Jempolan Menggunakan PHP. Yogyakarta, Indonesia: MediaKom. Ollie. (2008). Panduan Praktis Mendesain Template Joomla. Jakarta: PT Trans Media. Ramadhan, A. (2006). Pemograman Web Database dengan PHP dan MySQL. Jakarta, Indonesia: PT. Elex Media Komputindo. Steve, S. (2007). High Performance Web Sites. United State of America: O'Reilly Media. Sugiarto, M. (2009). Google Cheat. Jakarta: PT. ELEX MEDIA COMPUTINDO. Sulistyawan, Rubianto, & Saleh, R. (2008). Modifikasi Blog Multiplay dengan CSS. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. W, A. S. (2011). Website Super Canggih dengan Plugin jQuery Terbaik disertai Penerapan Pada CMS. (S. S, Ed.) Jakarta, Cipedak-Jagakarsa, Indonesia: PT. Transmedia. Wardana. (2009). Menjadi Master PHP dengan Framework Codeigniter. Jakarta: PT. Elex Media Computindo.
Yuhefizar. (2008). 10 Jam Menguasai Internet: Tekhnologi dan Aplikasinya. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Zaki, A. (2008). 36 Menit Belajar Komputer (PHP dan MySQL). Jakarta, Indonesia: PT. Elex Media Komputindo.
