PROSESOR, Vol 2 Edisi 4 Des 2011
SISTEM KOMPUTERISASI TERHADAP SISTEM PENJUALAN PADA PT. GANESHA COM Makmur Hasibuan, AMIK INTeL Com Global Indo
Abstrak Pada dasarnya tujuan perusahaan adalah mencari laba, menghasilkan pengembalian modal yang wajar dan mempertahankan kemajuan perusahaan. Tujuan ini dapat dicapai dengan cara mengorganisasi dan mengkoordinasi seluruh fungsi – fungsi manajemen yang terdapat dalam perusahaan, mendelegasikan wewenang dan tanggungjawab kepada bawahan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab pada bawahan merupakan salah satu unsur yang penting dalam pengawasan, karena struktur organisasi harus disusun sedemikan rupa, sehingga pembentukan organisasi yang memungkinkan penempatan setiap pegawai sesuai dengan keahliannya masing – masing. Didukung dengan kemajuan teknologi perkembangan zaman komputerisasi sangat dibutuhkan kehadirannya. Yang dulunya berbasis Under Dos dalam pengolahan data, tetapi karena perkembangan zaman dan perkembangan teknologi maka sekarang sistem komputerisasi tersebut menjadi Under Windows. Kata Kunci : RPL, Acounting, Penjualan agraris, perdagangan maupun dibidang pengangkutan dan informasi membutuhkan peranan telekomunikasi, seperti melalui telepon, televisi, komputer dan lain-lainnya. Akibat dari kemajuan itu maka banyak pihak atau perusahaan atau instansi pemerintah seperti halnya BUMN maupun perusahaan swasta memakai sistem komputerisasi, karena penggunaan barang-barang atau peralatan yang terbatas pada mesin-mesin hitung kalkulator dan lainnya hanyalah sekedar membantu dalam hal perhitungan data. Dan hingga dalam penyelesaiannya pengolahan data secara menyeluruh tidak mungkin terlaksana dalam waktu relatif singkat, yang disebabkan kemampuan manusia. Didukung dengan kemajuan teknologi perkembangan zaman komputerisasi sangat dibutuhkan kehadirannya. Yang dulunya berbasis Under Dos dalam pengolahan data, tetapi karena perkembangan zaman dan perkembangan teknologi maka sekarang sistem komputerisasi tersebut menjadi Under Windows. Demikian halnya yang terjadi di PT. GANESHA COM. R.PRAPAT, perusahaan ini berusaha memperluas sistem informasi komputernya dengan komputerisasi yang berbasis Windows dalam penerapan jaringan komputer. Karena keserbagunaannya dalam operasional, peranan komputer dalam dunia usaha besar sekali, tetapi tidak jarang pula kita jumpai masalah-masalah yang ditimbulkan komputer akibat oleh kecerobohan operator, kerusakan mesin, sistem yang bervirus hingga
1.
Pendahuluan Salah satu kegiatan penting dalam Perusahaan dagang adalah penjualan. Penyimpangan dalam penjualan dapat dihindari sedini mungkin. Maka dengan sebab yang demikian terhadap sistem komputerisasi penjualan diperlukan program-program komputerisasi yang efektif dan efesien dengan hardware dan software yang mendukung. Dengan demikian proses penjualan dapat berjalan dengan baik. Pada dasarnya tujuan perusahaan adalah mencari laba, menghasilkan pengembalian modal yang wajar dan mempertahankan kemajuan perusahaan. Tujuan ini dapat dicapai dengan cara mengorganisasi dan mengkoordinasi seluruh fungsi – fungsi manajemen yang terdapat dalam perusahaan, mendelegasikan wewenang dan tanggungjawab kepada bawahan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab pada bawahan merupakan salah satu unsur yang penting dalam pengawasan, karena struktur organisasi harus disusun sedemikan rupa, sehingga pembentukan organisasi yang memungkinkan penempatan setiap pegawai sesuai dengan keahliannya masing – masing. Sistem komputerisasi sebenarnya merupakan salah satu sistem yang dapat mempengaruhi kebijaksanaan manajemen dan yang berdampak negatif, kita tidak dapat menghindarinya. Setiap perusahaan baik itu perusahaan yang bergerak dibidang jasa, industri,
AMIK INTeL Com GLOBAL INDO 50
PROSESOR, Vol 2 Edisi 4 Des 2011 efektifitasnya diharapkan. 2.
tidak
berjalan
seperti
operasi dari segi ketelitian, kecepatan, keandalan, kapasitas dan sebagainya. c. Tipe Sistem Ada beberapa cara untuk memandang sistem. Satu klasifikasi telah dikemukakan sistem fisik dan sistem abstrak. Klasifikasi lain adalah: 1. Sistem Determistik: Beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat. Contoh : Program komputer yang melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya. 2. Sistem Probabilistik : Dapat diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem. 3. Sistem Tertutup : Sebuah sistem yang mandiri (self contained), sistem ini tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungannya. 4. Sistem Relatif Tertutup : Sistem yang relatif terisolasi dari lingkungannya tetapi tidak sama sekali tertutup dalam arti fisik yang hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan segmennya serta memiliki masukan dan keluaran yang terkendali dan tertentu. 5. Sistem Terbuka : Mengadakan pertukaran informasi, materi atau energi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, berarti semua sistem dapat menyesuaikan terhadap perubahan dalam lingkungannya sedemikia hingga dapat meneruskan ekstensinya. Sistem ini juga mengorganisasi diri dan megubah organisasinya sebagai tanggapan atau perubahan keadaan. d. Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna, lebih berarti serta bemanfaat bagi yang menerimanya dalam mengambil keputusan saat ini atau saat mendatang. Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku sampai barang jadi. Sistem informasi yang dibuat haruslah berkualitas yang berarti tepat waktu, akurat, dan relevan. Jika tidak maka informasi tersebut akan menjadi informasi yang usang dan tidak mempunyai nilai.
yang
Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sebelum kita membahas pergertian Sistem Informasi Manajemen ada baiknya terlebih dahulu kita membahas pengertian dari masing-masing kata. Adapun kata-kata akan penulis terangkan yaitu: a. Sistem Ada beberapa pendapat mengenai definisi sistem, yaitu pendapat yang menekankan pada komponennya dan ada yang menekan pada prosedurnya, ada yang bersifat abstrak dan ada yang bersifat fisik. Pendapat yang menekankan pada komponennya menurut Jerry Fitzgerald dalam bukunya “Fundamentals Of Sistem Analysis”. Sistem adalah kumpulan dari elemenelemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Ricard F.Neuschel dalam bukunya “Management by Sistem” yang lebih menekankan pada prosedurnya adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Defenisi Sistem yang diberikan oleh Gordon B. Davis (dalam bukunya Management Information Sistem) yaitu sistem yang bersifat abstrak dan fisik. Sistem yang bersifat abstak yaitu suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisik yaitu serangkaian unsur yang saling kerjasama untuk tujuan tertentu. Dari uraian-uraian diatas dapat disimpulkan sistem merupakan kumpulan bagian-bagian sub-sistem yang disatukan dan dirancang yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. b.
Elemem-elemen sistem Setelah kita menguraikan pergertian sistem maka sekarang kita membahas pengertian elemen-elemen sistem. Menurut Dwi Budiarti dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen, Elemen-elemen sistem ialah bagian terkecil sistem yang diidentifikasi dan terdapat pada tingkatan yang rendah dapat di kategorikan sebagai individu. Elemen mempunyai ciri-ciri atau kualitas tersendiri yang mempunyai pengaruh terhadap
AMIK INTeL Com GLOBAL INDO 51
PROSESOR, Vol 2 Edisi 4 Des 2011 3.
Gambaran Diusulkan
Umum
Sistem
menyimpan data ke dalam database tersebut, maka dibuatlah rancangan tabel di dalam database tersebut. Adapun struktur tabel dari database yang diusulkan adalah sebagai berikut:
Yang
Setelah menganalisa kelemahan permasalahan yang timbul pada sistem yang sedang berjalan pada PT. GANESHA COM R.PRAPAT, maka pada bab ini akan dibahas cara-cara dalam menghasilkan sistem informasi yang lebih akurat dan tepat waktu, khususnya untuk kegiatan penjualan. Permasalahan yang akan dibahas pada bab ini adalah hal-hal yang menyangkut penjualan komputer. Adapun batasan permasalahan yang akan dibahas pada bagian penjualan adalah penjualan komputer (PC) maupun Hardware Komputer kepada pelanggan/pembeli. Sistem yang baru ini akan menghasilkan berbagai laporan dan informasi yang lengkap dan akurat di pihak manajemen. Dibawah ini adalah diagram aliran data dari sistem yang diusulkan. SISTEM PENJUALAN KOMPUTER PT.GANESHA.COM
Permintaan Barang
Modul Entry Data Pelanggan
Modul Entry Data Barang
Tabel Barang Nama Tabel : TblBarang No Field Name Data Size Index Type 1 KodeBarang Text 7 * 2 NamaBarang Text 30 3 Satuan Text 50 4 HargaSatuan Curency
No
Field Name
Data Type Text Text Text Text Text
1 2 3 4 5
No
KodePelanggan NamaPelanggan Alamat Kota Telepon Tabel Pelanggan Tabel Pembelian Field Name
1 2 3 4
NoFaktur TglFaktur KodePelanggan NamaPelanggan
Text Date Text Text
5 6 7
KodeBarang NamaBarang Harga
Text Text Currency
8 7
Banyak Jumlah
Number Currency
Data Type
Size
Index
7 50 50 50 15
*
Size
Index
7
*
7 30 7 30
Rancangan Program Adapun rancangan program dari sistem yang diusulkan terdiri dari Form Menu Utama, form input serta form output. Adapun rancangan form tersebut dapat dilihat pada gambar berikut :
Modul Entry Data Penjualan
Modul Pembuatan Laporan
Rancangan Database Rancangan database dari sistem yang diusulkan yaitu dengan menggunakan microsoft accsess dengan nama Ganesha.mdb. Untuk dapat
AMIK INTeL Com GLOBAL INDO 52
PROSESOR, Vol 2 Edisi 4 Des 2011
a.
b.
c.
Form Input Data Barang
b.
Laporan Data Pelanggan
c.
Laporan Data Pembelian
Form Input Data Pelanggan
Form Input Data Pembelian 5.Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa sistem penjualan yang dimiliki PT.GANESHA COM. R.PRAPAT sudah memadai pada bab III antara lain : 1.
Form Output Form Output / Laporan terdiri dari :
a.
2.
Laporan Data Barang
3.
AMIK INTeL Com GLOBAL INDO 53
Prosedur penjualan pada PT.GANESHA COM. R.PRAPAT meliputi prosedur otorisasi pemisahan fungsi dokumen dan catatan yang memadai pengendalian dokumen serta pengecekan pelaksanaan kerja yang terpisah. PT. GANESHA COM. R.PRAPAT merupakan salah satu perusahaan yang memenuhi syarat untuk sistem manajemen mutu dimana segala kegiatannya mementingkan kepuasan pelanggan. Dalam sistem penjualan, perusahaan memiliki beberapa fungsi yang terkait, yaitu :
PROSESOR, Vol 2 Edisi 4 Des 2011
4.
5.
6.
a). Fungsi Gudang b). Fungsi Penjualan c). Fungsi Penerimaan d). Fungsi Akuntansi. Sistem penjualan menggunakan beberapa dokumen, seperti : a). Surat Permintaan Penjualan b). Surat Penawaran Harga. c). Surat Order Penjualan d). Packing List. e). Faktur. Sistem komputerisasi yang digunakan masih berbasis Under Dos (novell) sehingga tampilan layoutnya yang masih terbatas mengganggu atau kurang efektif dan efesiennya kinerja di PT. GANESHA COM. R.PRAPAT Karena kurang kerjasama antara bagian – bagian yang terkait dalam sistem penjualan maka proses penjualan barang yang dibeli sering terlambat tiba digudang. DAFTAR PUSTAKA
Dwi Budiarti, Sistem Informasi Manajemen, Mondial, Jakarta, 1999 Richard F. Neuschel, Management by Sistem, edisi kedua, Newyork, Mcgrawhill, 1960 Jerry Fitzgerald, Andra Fitzgerald, Warner D. Stalling, Fundamentals Of Sistem Analisis edisi kedua, Newyork: Willey & Sons, 1981 Ardi Kurniadi, Pemrograman Microsoft Visual Basic 6, Elex Media Komputindo, Jakarta, 1998 Azril Azahari, Karya Tulis Ilmiah, Universitas Trisakti, Cetakan Ketiga,Jakarta,2000Adang Mahmud, Visual Basic, Mondial, Jakarta, 1998
AMIK INTeL Com GLOBAL INDO 54
