SISTEM KEARSIPAN DI KANTOR BADAN PERTANAHAN NASIONAL KABUPATEN BONE BOLANGO Nama
: Dwi Angraini Dunggio
Jurusan
: S1 Pendidikan Ekonomi
Prodi
: S1 Perkantoran ABSTRACT
Dwi Angraini Dunggio, 911 409 066. The rchives System At National land Agency Office Of Bone Bolango District. Skripsi. Study Program Of Office Major, Departement Of Economics Education, Faculty Of Economics and Business Universitas negeri Gorontalo. The Supervisor eas Irwan Yantu, S.Pd, M.Si and the co-supervisior was Drs. Rusli isa, M.Si This research aimed to find out the explicit information and description about archives system at national land agency office of Bone Bolango District. Technique in analyzing the data was descriptive analysis. In collectiong the data, it used observation and interview with primary and secondary data source. Primary data were interview results while secondary data were literatures related with the problem of research. The results showed that the archives system at national land agency office of Bone Bolango district still had lacks in it. For example, the officers were slow in recorvering the data immediately. Also the data destruction applied were not based on the theory and opinion from the expert. Key words : archives System PENDAHULUAN Latar Belakang
Sistem kearsipan ataupun yang dikenal dengan ruang lingkup kearsipan yang ada pada kantor Badan Pertanahan Nasional, secara umum terlihat disesuaikan dengan sistematika yang ada. Namun kesesuain tersebut tidak sepenuhnya dilaksanakan, dan dari semua sistem yang dimaksudkan tersebut dimulai dari penciptaan dan penerimaan warkat, pengendalian warkat, pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip, penyimpanan warkat/arsip, hingga pemusnaahan arsip, tidak sepenuhnya diterapkan berdasarkan teori yang ada. Organisasi pemerintah harus memiliki peralatan yang cukup dan didukung oleh staf yang baik sangat menentukan keberhasilan pencapaian tujuan pelayanan kepada masyarakat dari unit organisasi utama sampai unit-unit teknis semakin terasa tuntutan adanya ketepatan, keakuratan pengelolaan dan pelayanan serta penyelenggara sistem kearsipan yang profesional. Salah satu faktor yang sangat menentukan tercapainya tujuan organisasi dalam kearsipan adalah ditunjang oleh fasilitas-fasilitas yang cukup memadai dan terletak pada kinerja perangkat administrasi sebagai pengelolaannya, serta pengelolaannya dilakukan sesuai dengan sistem yang telah diterapkan. Hal ini juga ditunjang dengan kerjasama perangkat organisasinya, sehingga hal-hal yang mempengaruhi peralatan arsip bisa teratasi. Dari gambaran ruang lingkup kearsipan yang dipakai pada Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango, menunjukkan beberapa masalah yang terdapat didalamnya, yaitu sering terjadinya keterlambatan dalam penemuan kembali warkat arsip yang dibutuhkan. Selain itu tidak jarang pula hal yang sering terjadi yaitu, pada tiap bagian / unit yang ada pada kantor tersebut akan menghubungi bagian umum untuk mendapatkan warkat yang diperlukan. Hal ini dikarenakan arsip yang ada disetiap unit yang kantor tersebut juga terdapat pada bagian umum kantor tersebut (Arsip Induk kantor). Masalah lain yang ditemukan adalah tidak diterapkan sistem yang seharusnya pada proses pemusnahan arsip yang sudah lewat masa aktif suatu warkat. Sementara pada fenomena yang ada, Pemusnahan arsip yang sudah lewat masa aktifnya dilakukan secara masal yaitu setiap 5 tahun sekali.
Dan pemusnahan arsip yang dilakukan bukanlah pemusnahan arsip seutuhnya, melainkan arsip-arsip tersebut dipindah tempatkan di gudang dengan alasan untuk menjaga suatu waktu jika ada arsip yang dibutuhkan namun sudah dimusnahkan. Di era serba computer saat ini, sistem kearsipan yang baik, adalah sistem kearsipan yang menggunakan media penyimpanan komputerisasi ataupun arsip online. Namun pada penyusunan laporan ini, peneliti menitik beratkan penelitian pada sistem kearsipan manual yang menggunakan media penyimpanan tanpa menggunakan komputerisasi.
LANDASAN TEORI Sistem Pengarsipan Pengertian sistem Secara sepintas pekerjaan dalam sebuah organisasi kantor hanya menyangkut rangkaian
kegiatan
seperti
merencanakan
aktivitas
kantor,
pekerjaaan,mengarahkan, mengawasi dan mengadili pekerjaan kantor.
mengorganisir Menurut L.
ACKOF, Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. Atau dalam bahasa sederhana, sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut Bartalanfy Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengalingkungan. Gerald (dalam baridwan 1998:3), mengemukakan bahwa sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan disusun sesuai dengan sesuatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Pengertian Arsip
Dilihat dari asal
kata arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti
permulaan, jabatan, fungsi atau kuasa hukum. Kemudian kata arche berubah menjadi “Teacchee” yang artinya dokumen, yang terakhir berubah menjadi” Archeves” berarti tempat atau dokumen. Menurut Gerald ( baridwan 1998 : 3 ) mengemukakan bahwa sistem adalah suatu kerangka dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan dan disusun sesuai dengan sesuatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Sistem yang dimaksud disini lebih difokuskan pada sistem pengarsipan, yang berkaitan dengan peredaran hidup data dan keterangan lainnya ( arsip) dari sejak penciptaan, pemeliharaan, penyimpanan sampai pada pemusnahaannya. Menurut The Liang Gie (1999;115) dalam pelaksanaan tata usaha pada semua kantor banyak sekali dipergunakan kertas dan peralatan tulis yang beraneka ragam. Oleh karena itu tata usaha sering diistilahkan dengan pekerjaan tulis menulis. Menurut
Amsyah (1999: 3) menyatakan bahwa arsip adalah setiap catatan
(record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gmbar yang mempunyai arti dan tujuan yang tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, memori), kertas film ( slid, filmstrip, micro-film), media komputer ( pita, tape, piringan, rekaman, disket) kertas foto copy dan lain- lain. Lain halnya dengan Fruin (dalam The Liang Gie 1999; 119) bahwa arsip merupakan keseluruhan dokumen-dokumen tertulis, lukisan-lukisan dan barang-barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan pemerintahan atau salah seorang dari pejabat-pejabatnya
sepanjang dokumen-dokumen itu dimaksudkan
untuk berada dibawah pemeliharaan dari badan tersebut. Sementara itu Schellenberg (dalam The Ling Gie 1999; 119) mengemukakan bahwa arsip merupakan warkat-warkat dari sesuatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai harga untuk diawetkan secara tepat guna keperluan mencari
keterangan dan penelitian dan disimpan atau hendaklah dipilih untuk disimpan pada suatu badan. Menurut Schellenberg membagi nilai guna arsip dinamis menjadi dua, yaitu “nilai guna primer ( nilai guna asli untuk unit pencipta untuk keseluruhan administrative, keuangan dan operasional) dan nilai guna sekunder ( nilai guna keberlanjutan setelah tidak
dipergunakan
oleh
unit
pencipta,
nilai
guna
sekunder ditujukan untuk publik, diluar unit pencipta) Dengan demikian yang dimaksudkan dengan arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, yang memiliki nilai fundamintalis tinggi untuk dipertanggungjawabkan dalam masa tertentu karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pasal 1 ayat a dan b (Soetrisno, 2003: 50), menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: 1. Naskah-naskah yang dibuat atau diterima dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam pelaksaanan kehidupan perkebangsaan. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada pasal 1 menetepakan bahwa yang dimaksud dengan : 1.
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8.
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9.
Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi dua golongan yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Sistem Pengarsipan
Untuk menciptakan penataan administrasi secara efektif dan efisien sebaiknya setiap organisasi perlu menetapkan sistem pengarsipan yang baik demi terwujudnya tujuan organisasi secara keseluruhan. Dengan demikian
sistem pengarsipan merupakan suatu proses penataan
administrasi dalam tata usaha organisasi, yang meliputi mencatat, menyimpan, memelihara, menjamin kaeaslian dokumen tersebut dan menjadikan arsip merupakan hal yang penting dalam keberlanjutan organisasi dimasa akan datang. Kata “ Sistem ” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukan metode penyusunan atau metode klasifikasi ( penggolongan ) tetapi dapat juga berarti macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan tenaga kerja, dan metode – metode yang dipergunakan apabila meminjamkan atau mengembalikan surat. (Moekijat,2008:115). Ruang Lingkup Kearsipan Dalam kegiatan kemasyarakatan selama ini selalu mendesak agar kebutuhan atau keinginannya tersebut dapat terpenuhi dengan baik dan cepat. Sehingga dalam proses pelayanannya membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran agar dapat dilayani dengan baik. Dan setiap pekerjaan atau kegiatan diperkantoran baik swasta maupun pemerintah memerlukan data dan informasi yang akurat. Menurut Undang-Undang no. 7 tahun 1971 (dalam Amsyah,1991;2) dikemukakan arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembagalembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam perorangan, baik dalam keadaan tunggal maupan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sementara itu Barthos (2000; 2) menyimpulkan arsip dapat diartikan sebagai suatu badan
(agency)
yang
melakukan
segala
kegiatan
pencatatan
penanganan,
penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik menyangkut soal-soal pemerintahan
maupun non pemerintahan, dengan menerapkan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Pada kamus administrasi ( dalam Anwar, 1999: 24) menyatakan bahwa” kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkirannya”. Sedangkan The Liang Gie (1999: 124), mengemukakan bahwa kearsipan merupakan “sekumpulan kegiatan menyimpan warkat yang tujuannya menemukan kembali secara cepat sesuai warkat yang diperluhkan”. Tata Kerja Kearsipan Di Indonesia pada umumnya surat-menyurat dicatat dalam semacam buku yang dinamakan buku agenda. Buku ini untuk mencatat segala sesuatu yang berkenaan dengan pengiriman surat-surat kepada pihak lain atau penerimaan surat-surat masuk. Untuk keperluan itu pada bagian-bagian buku agenda dibuat beberapa lajur. Tiap lajur pergunakan untuk mencatat salah satu hal mengenai surat yang keluar atau masuk itu. Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh sebagian badan usaha swasta.
Kearsipan
menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau suratsurat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut dengan kearsipan (ig. Wursanto, 2007:12).
Sistem Penyimpanan Arsip Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya, baik yang diterima maupun yang dihasilkan oleh suatu organisasi kantor diselesaikan isi/maksud/masalahnya
oleh satuan
kerja pengelolah, maka kegiatan selanjutnya adalah melaksanakan
penataan yang mengarah kepada penyimpangan benda-benda arsip tersebut. Oleh karena arsip-arsip itu merupakan tugas pekerjaan dan menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan yang sedang dihadapi,
maka arsip tersebut perlu disimpan secara
sistematis sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat. Soetrisno (2003: 52), mengemukakan pandangannya tentang filling sebagai proses pengklarifikasian, mengatur dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Dalam manajemen kearsipan The Liang Gie (2000;120) menjelaskan beberapa pokok sistem penyimpanan warkat yaitu: 1.
Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic) Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menuru abjad dari manamana orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu. Dalam surat menyurat antara sebuah perusahaan dengan para pelanggan misalnya, surat-surat yang ditunjukan dan diterima dari pelanggan itu disimpan menurut urutan-urutan abjad nama masing-masing langganan. Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langganan dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur-adukan.
2.
Penyimpanan menurut pokok soal (Subect filing) Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat. Misalnya semua surat-menyurat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satu dibawah judul “iklan”. Demikian pula misalnya surat-surat kontrak tentang pembelian tanah dapat pula dihimpun dalam berkas yang diberi tanda berupaperkataan “tanah”. Warkat-warkat yang telah dikelompok-kelompokkan menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad judul-judul urusan itu. Jadi, misalnya suatu instansi pemerintah dapat mempunyai kumpulan berkas yaang disimpan
menurut urut-urutan sebagai berikut: Air. Akte notaris, Bank surat, buku (pesanan), Buku telepon, Jepitan kertas, formasi pegawai, Gedung (pebaikan), Honorarium penerjemah, pendidikan pegawai, perjalanan dinas dan Zice (pembelian). 3.
Penyimpan menurut wilayah (Geographic filing) Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan
menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Daerah Istimewa Yogyakarta). Sebuah penerbit majalah yang mempunyai langganan diseluruh indonesia, umpamanya menyimpan surat-menyurat dengan para langganan itu menurut kota-kota tempat tinggal masing-masing orang. Di sini dipakai pula sistem abjad untuk mengukur urutan-urutan nama-nama langganan.
Tetapi pengelompokan utamanya adalah
menurut pembagian wilayah. 4. Penyimpanan menurut nomor (Numeric filling) Pada sitem penyimpanan ini,
warkat yang mempunyai nomor disimpan
menurut urutan-urutan angka 1 terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan. 5. Penyimpanan menurut tanggal (Cronological filing) Sebagai sistem terakhir untuk penyimpanan warkat-warkat ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat. Sistem ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan. METODE PENULISAN Pendekatan penelitian dalam hal ini, peneliti menggunakan pendekatan fenomenologis, yaitu peneliti memilki pandangan secara luas dan berusaha memahami arti peristiwa dan kaitan-kaitannya terhadap objek dalam situasi tertentu.
Jenis penelitian yang penulis gunakan dalam karya ilmiah ini adalah jenis penelitian deskriptif. Dimana penulis berangkat dari peristiwa nyata yang terjadi dalam objek penelitian ini, sehingga tertarik untuk menelitinya Untuk memahami secara lebih dalam tentang sistem pengarsipan pada Kantor badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango maka penelitian ini menggunakan metode penelitian secara deskriptif. HASIL DAN PEMBAHASAN Pengelolaan kearsipan pada Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango Pengelolaan adalah sebuah istilah yang diangkat dari konsep manajemen. Manajemen yang baik dapat memanfaatkan fungsi-fungsi manajemen yang ada dengan tujuan untuk dapat dilaksanakan dengan baik mulai dari perencanaan sampai dengan pengawasannya pada kegiatan yang dilakukan. Substansinya adalah adanya proses kegiatan yang dilakukan secara berkesinambungan dan sungguh-sungguh dengan menggunakan cara-cara ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditatapkan melalui kerjasama yang teratur antara berbagai orang yang terlibat didalamnya. Kaitannya dengan hal tersebut, maka seorang pemimpin diharapkan mampu menggunakan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi yang dipimpinnya. Pengelolaan arsip dikatakan baik jika pada waktu yang diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Kunci utamanya agar arsip ditemukan kembali dengan mudah terletak pada ketepatan dalam mengenali arsip sesuai petunjuk. Adapun prosedur pengelolaan arsip yang ada pada kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango adalah : 1. Penciptaan / Penerimaan Warkat 2. Pengendalian / Pencatatan Warkat / Arsip 3. Pendistribusian Warkat / Arsip 4. Penyimpanan Warkat / Arsip 5. Penyusutan / Pemusnahan Arsip
Pembahasan Pengelolaan Arsip Pada Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango Kegiatan kearsipan pada umumnya dilakukan dalam rangka penyelenggaraan tata kerja kantor yang bertujuan untuk dapat memenuhi tujuan utama suatu instasi / kantor yakni dapat melayani masyarakat dengan baik. Untuk itu diperlukan penanganan dan pengelolaan arsip yang baik pada kantor itu sendiri. Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango adalah salah satu dari beberapa instansi yang ada di Kabupaten Bone Bolango, dimana tujuan utamanya adalah Menjadi lembagan ang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat, serta keadilan dan berkelanjutan sistem kemasyarakata, kebangsaan dan kenegaraan republik indonesia. Hal ini sesuai dengan visi dari kantor itu sendiri. Sebagaimana hasil penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti, dan berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Bagian tata Usaha, Ibu Lusye Daliuwa bahwa pelaksanaan pengelolaan kearsipan telah dilakukan sebagaimana mestinya, meskipun masih ada beberapa hal yang menjadi hambatan dalam penanganan arsip pada kantor tersebut. Hal ini terlihat pada beberapa masalah yang ditemui pada kantor tersebut diantaranya ; sering terjadinya keterlambatan dalam penemuan kembali warkat arsip yang dibutuhkan. Selain itu tidak jarang pula hal yang sering terjadi yaitu, pada tiap bagian / unit yang ada pada kantor tersebut akan menghubungi bagian umum untuk mendapatkan warkat yang diperlukan. Adapun prosedur pelaksanaan pengelolaan kearsipan yang ada pada kantor tersebut adalah sebagai berikut : 1
Penciptaan / Penerimaan Warkat
a. Penciptaan Warkat / Arsip Surat yang dibuat adalah yang akan dikeluarkan oleh kantor tersebut dan akan disetujui oleh pimpinan untuk proses selanjutnya.
b. Penerimaan warkat / Arsip Surat yang diterima adalah berasal yang berasal dari instansi lain yang diterima dari kurir, yang kemudian diterima oleh penerima surat dan ditanda tangani oleh penerima surat dan selanjutnya akan diproses. 1. Pencatatan arsip Surat yang telah disetujui piminan ataupun yang telah diterima oleh kantor tersebut, dalam hal ini surat yang masuk maupun yang akan dikeluarkan, kemudian dicatat dalam buku agenda. 2. Pendistribusian Warkat / Arsip Surat masuk yang diterima dan telah dicatat pada buku agenda tersebut diteruskan kepada pimpinan untuk mendapatkan disposisi dari piminan.. 3. Penyimpanan Adapun sistem penyimpanan yang dipakai pada kantor Badan Pertanahan. 4. Penyusutan arsip. Penyusutan arsip adalah pemusnahan arsip yang sudah tidak digunakan lagi. Sedangkan arsip yang dianggap masih aktif dan masih digunakan, disimpan dalam lemari arsip, misalnya arisp gambar ukur, arsip tata usaha, dan arsip aktif lainnya yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan administrasi kantor tersebut. Arsip yang ada pada lemari arsip adalah arsip penting yang masih diperlukan. Sedangkan arsip-arsip yang dianggap tidak penting, dipindahkan ke gudang. Namun arsip yang ada pada lemari arsip tersebut hanya akan disimpan selama 5 tahun. Setelah itu akan dipindahkan ke gudang.
Faktor- faktor yang mempengaruhi dalam kegiatan pengelolaan kearsipan pada Kantor badan Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone Bolango Pada dasarnya pengelolaan arsip yang ada pada Kantor badan Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone Bolango, sudah sesuai dengan lajur yang seharusnya
dilaksanakan dalam kegiatan administrasi kantor. Mulai dari proses penciptaan / penerimaan surat, pencatatan, pemberian nomor surat, pendisposisian, penggandaan surat, hingga pada penyimpanan arsip, dilakukan berdasarkan aturan dan tata kerja kearsipan yang seharusnya. Namun masih ada beberapa masalah yang ditemukan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip pada kantor tersebut. Yang Pada proses pengelolaannya dianggap belum optimal Diantaranya sering terjadinya keterlambatan dalam penemuan kembali warkat arsip yang dibutuhkan. Selain itu tidak jarang pula hal yang sering terjadi yaitu, pada tiap bagian / unit yang ada pada kantor tersebut akan menghubungi bagian umum untuk mendapatkan warkat yang diperlukan. Hal ini dikarenakan arsip yang ada disetiap unit yang kantor tersebut juga terdapat pada bagian umum kantor tersebut (Arsip Induk kantor). Masalah lain yang ditemukan adalah tidak diterapkan sistem yang seharusnya pada proses pemusnahan arsip yang sudah lewat masa aktif suatu warkat. Sementara pada fenomena yang ada. Pemusnahan arsip yang sudah lewat masa aktifnya dilakukan secara masal yaitu setiap 5 tahun sekali. Dan pemusnahan arsip yang dilakukan bukanlah pemusnahan arsip seutuhnya, melainkan arsip-arsip tersebut dipindah tempatkan di gudang dengan alasan untuk menjaga suatu waktu jika ada arsip yang dibutuhkan namun sudah dimusnahkan. Maka hal inilah yang dianggap masih belum optimalnya penerapan dalam pengelolaan kearasipan yang ada pada kantor tersebut. Upaya yang Dilakukan Untuk Pembenahan Pengelolaan Kearsipan Pada Kantor Kantor badan Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone Bolango Pada dasarnya pengelolaan kearsipan yang ada pada kantor badan Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone Bolango sudah mengikuti perkembangan teknologi dan pengetahuan pada era seperti saat ini. Namun dibalik itu ada beberapa faktor yang mempengaruhinya sehingga terdapat beberapa masalah seperti yang telah diuraikan sebelumnya. Dimana pegawai pengelola arsip menangani semua surat baik yang masuk dan keluar. Sementara itu banyak bagain dan seksi-seksi yang ada pada kantor tersebut yang tidak lepas dari kegiatan administrasi dan arsip itu sendiri.
Sehingga apa bila suatu saat ada bagian atau seksi yang membutuhkan arsip yang segera, hanya akan menghubungi bagian umum, untuk menemukan kembali warkat yang diperlukan. Selain itu ruangan yang dipakai hanya seadanya, serta ruang penyimpanan yang sedanya pula.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan pada kantor badan Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone Bolango, maka penulis mengemukakan beberapa kesimpulan antar lain adalah : 1. Bahwa dalam penyimpanan arsip atau pengarsipan dokumen,
menggunakan
beberapa system, yaitu system abjad, nomor, subjek, kronologis, dan geografis. 2. Dalam penyimpanan arsip perlu mempersiapkan filling cabinet, map, guide, KK,dll 3. Penyimpanan arsip yang baik akan memperlancar kegiatan dalam Perkantoran. Saran Adapun yang menjadi saran penulis untuk masalah penganan arsip pada Kantor badan Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone Bolango, terhadap pihak-pihak yang terkait secara langsung maupun tidak langsung adalah : 1. Untuk pegawai yang menangani arsip agar lebih dapat memperhatikan penyimpanan arsip, agar sewaktu-waktu ada yang membutuhkan arsip dengan segera akan segera ditemukan. 2. Pada proses pemusnahan arsip agar dilakukan sesuai dengan prosedur atau cara pemusnahan yang sesuai dengan teori-teori yang ada atau teori yang dikemukakan oleh para ahli, yaitu dimusnahkan dengan seutuhnya melalui cara dihancurkan atau dibakar.
DAFTAR PUSTAKA Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gramedia Anwar, Syamsul. 1999. Kearsipan. Bandung: titian ilmu Baridwan, Zaki. 1996, Sistem Akuntansi, Yogyakarta BPFE. Borthos, Basir .2003. Surat Menyurat . Jakarta: bumi aksara . . . . . . . . . . . . 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Saiman, 2002. Manajemen Secretariat. Jakarta: PT. Graffindo Sulistyo, basuki. 2003. Manajemen Penglolaan Administrasi . Jakarta: Gramedia. Pustaka utama The Liang Gie, 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Nurcahaya Wuranto, ig, 2007. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius http://arsiparis.blogspot.com/ 2010. Nilai Guna Arsip Dinamis. http://staff.gunadarma.ac.id/ 2010. Pengertian Sistem dan Analisis Sistem.
