Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
SISTEM INFORMASI RETAIL DEALER MOTOR YAMAHA PADA CV. ANUGRAH MOTOR SURABAYA MENGGUNAKAN BAHASA PEMROGRAMAN BORLAND DELPHI 5.0 Rinci Kembang Hapsari S.Si.,M.Kom DENDRID SETIYANTI
Fakultas Ilmu Komputer – Universitas Narotama JALAN ARIF RAHMAN HAKIM 51 SURABAYA 60117
ABSTRAK Saat ini hampir seluruh pekerjaan manusia dibantu oleh software komputer, mulai dari mengetik hingga menjalankan mesin sebuah pabrik atau bahkan membuat teknologi baru. Semuanya dapat dilakukan bila kita memilih software yang tepat untuk pekerjaan kita. Namun, tidak semua orang memegang penuh prinsip ini atau bahkan mengacuhkannya. Pada studi kasus kali ini saya mengangkat kasus yang dialami oleh sebuah bidang usaha Dealer Motor Yamaha pada CV. Anugrah Motor Surabaya. Pada perusahaan ini masih menggunakan sistem manual untuk memberikan informasi mengenai Unit motor yang sudah dipersiapkan dalam pelayanan penjualan, penyimpanan data, dan laporan penjualan oleh perusahaan tersebut. Untuk memberikan informasi mengenai Unit Motor, pelanggan harus menunggu pihak Dealer melihat stok unit yang ada secara manual dengan melihat catatan pada surat jalan atau buku. Demikian pula pada saat terjadi transaksi penjualan pelanggan harus mengisikan form pelanggan yang kemudian akan dilengkapi datanya oleh pihak Dealer sampai pada pembayaran dan berakhir pada pengiriman unit, dan kelengkapannya dilakukan secara manual dan pencatatan data yang sama secara berulang-ulang. Ini tentunya akan sangat menurunkan citra perusahaan tersebut.Solusi yang paling tepat adalah menggunakan komputer yang dilengkapi dengan software pembantu yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Namun, karena sulitnya mencari software yang cocok maka salah satu solusi terbaik adalah membuat atau memesan
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
software yang seusai dengan kebutuhan mereka.Dengan memakai software yang benar-benar dikhususkan untuk mengimplementasikan sistem komputerisasi pada Dealer. Perancangan Sistem Informasi Retail dengan menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 5.0 maka dapat
mempermudah proses transaksi jual beli dan penginputan data. Dengan hanya
menanamkan modal yang kecil untuk hasil yang memuaskan itu adalah salah satu prinsip ekonomi yang wajib dipegang oleh para praktisinya.
1
Latar Belakang Latar belakang dari pemilihan judul “Sistem Informasi Retail pada CV. Anugrah Motor
Yamaha” adalah dikarenakan banyaknya masalah yang terjadi didalam menangani sistem. Dalam Era Globalisasi seperti saat ini, penggunaan
sarana komputer banyak dibutuhkan. Sistem
informasi kini sudah menjadi kekuatan yang menentukan. Sistem informasi menjadi mesin yang mengendalikan pengambilan keputusan di dalam dunia bisnis. Sistem informasi berfungsi sebagai dasar dari semua bentuk pelayanan serta penelitian keIlmuan modern. Sistem informasi dilekatkan dengan segala bentuk system; pendidikan, transportasi, medis, telekomunikasi, militer, proses industri, hiburan, produk- produk kantor dan lain sebagainya. Sistem informasi benar- benar tidak dapat lepas dari kehidupan dunia modern. Sistem informasi akan menjadi pengendali bagi kemajuan baru dalam semua hal, mulai dari pendidikan dasar sampai rekayasa genetika. Pencarian data unit dan data Customer dalam perusahaan tersebut sering kali tercecer. Hal ini menjadi masalah ketika pertanyaan dari client tentang unit dan data kelengkapan unit motor bra langsung dikarenakan harus mencari secara manual dan prosesnya lama. Dengan adanya sistem informasi retail yang terkomputerisasi diharapkan akan membantu dalam mempermudah dan meningkatkan kualitas kerja dari perusahaan. Arus data customer, stok unit, proses pengurusan faktur, proses pengurusan (STNK,Plat Nomor, BPKB), data bonus, dan data marketing langsung dapat diketahui. Terlebih lagi pada saat terjadi banyaknya transaksi, pertanyaan- pertanyaan dari customer dengan sumber data yang ada akan mengurangi tingkat kesalahan. Batasan masalah yang akan dikerjakan dalam penyusunan skripsi ini adalah pada sistem informasi retail pada CV. Anugrah Motor Perancangan modul Pembelian (order unit, penjualan
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
unit, retur), Penjualan (order unit, penjualan unit, retur), proses pembuatan dan penyerahan STNK, Modul Perhitungan Bonus. Perancangan menggunakan bahasa pemrograman Delphi 5.0 dan MS Access sebagai database.
Adapun kelebihan sistem
terkomputerisasi ini adalah pengolahan data dapat dilakukan
dengan baik dan benar, dilengkapi pula dengan sistem backup yang mudah, aman dan cepat. Sehingga perusahaan dapat dengan cepat mengakses data laporan harian, bulanan, global bulanan, serta tahunan dengan lengkap dan rapi. 2
Perumusan Masalah yang menjadi masalah sekarang adalah Bagaimana Merancang dan Membangun sebuah
aplikasi perancangan Sistem Informasi Retail? Dimana dengan adanya sistem pelayanan yang dilakukan secara komputerisasi dapat membantu kelancaran pelayanan penjualan, penyimpanan data, dan laporan penjualan.
3
Tujuan Adapun yang menjadi tujuan dari penulisan ini bagi Dealer Yamaha CV. Anugrah Motor , Surabaya adalah: 1. Untuk memudahkan dan mempercepat pelayanan penjualan bagi Dealer Yamaha CV. Anugrah Motor, Surabaya . Untuk memudahkan pengawasan proses transaksi dan pengurusan surat-surat penting yang berhubungan dengan unit yang dimaksud.
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Sistem Kerja
Gambar Diagram Berjenjang
Sistem informasi retail pada dealer ini dibuat untuk mempermudah pengelolaan data pembelian dan penjualan pada dealer yang selama ini masih menggunakan sistem manual. Mempermudah proses pelayanan pada customer dan cepat memberikan informasi data customer pada saat diperlukan tanpa harus menunggu lama. Data-data dan contoh yang tertulis dalam penulisan skripsi ini nengenai type unut, harga, dan proses transaksi adalah benar, mengenai data pembeli dan harga yang telah disepakati adalah fiktif, karena data-data
nama pelanggan dan harga setelah transaksi sesugguhnya dari
perusahaan bersifat rahasia dan tidak dapat dipublikasikan. Namun disini dapat menyajikan sistem kerja dari perusahaan, adapun sistem kerja dari sistem informasi retail tersebut adalah sebagai berikut: •
Proses input user Terlebih dahulu diinputkan user yang akan menggunakan program. Form ini berisikan hak akses user yang akan diberikan. Setiap user memiliki hak akses yang berbeda.
•
Proses master master berperan menginput data-data tertentu yang akan dipakai untuk jangka waktu
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
tertentu. Data yang dimaksud adalah type dan warna motor serta detailnya, menambah dan mengurangi user. •
Proses input customer Setelah terjadi transaksi maka diinputkan data costumer yang diantaranya memasukkan no. KTP, nama, alamat, tanggal lahir, type unit, warna, cara pembayaran, nama marketing, dan harga yang telah disepakati.
•
Proses input pengurusan STNK Pada proses ini yang di masukkan tanggal pengajuan proses faktur, tanggal faktur jadi, tanggal proses pengajuan STNK, tanggal jadi STNK, berdasarkan ID area yang telah dimasukkan pada proses sebelumya.
•
Proses penghitungan bonus Didalam proses ini user dapat melihat tampilan data customer , bonus masing-masing marketing sesuai data yang telah dinasukkan berdasarkan proses sebelumnya.
•
Proses laporan Laporan keseluruhan dari transaksi yang terjadi pada dealer.
Database Manajemen basis data meliputi definisi struktur untuk menyimpan informasi dan mekanisme ketepatan untuk memanipulasi informasi. Sistem manajemen basis data adalah kumpulan program yang memungkinkan user untuk membuat dan memelihara sistem. Dengan kata lain sistem manajemen basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan dan satu set program untuk mengakses program tersebut.
Perancangan Sistem Perancangan Sistem informasi retail adalah perancanga sistem informasi yang mengelola data dan informasi mengenai pembelian dan penjualan suatu unit retail. Adapun unit retail yang di maksud adalah sepeda motor. Sistem ini akan membantu dealer retail untuk melakukan proses transaksi jual-belinya. Terutama dalam pengolahan stok unit, data costumer, dan data penjualan unit yamaha. Dalam perancangan database ini, proses yang pertama dilakukan adalah menginput data barang,
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
menginput data costumer dan data penjualan unit.
Teknik Perancangan Suatu proses pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar, yang disebut dengan siklus pengolahan data yaitu input (data), processing (data) dan data output (informasi). Tiga tahapan dasar di atas dari siklus, pengolahan data tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut, sebagai alat pengembangan siklus pengolahan data tersebut mempunyai empat tahap proses. 1.
Mengumpulkan Data Data dapat diambil dari transaksi yang ada di lapangan.
2.
Memanipulasi Data Mengklarifikasikan data, memudahkan data yang ada di lapangan berupa manual data ke otomatisasi berupa perhitungan dan intisarinya.
3.
Menyimpan Data Data disimpan baik berupa data aktual maupun data
4.
Menyiapkan Laporan Data yang berupa data aktual maupun data pengolahan harus dapat dilaporkan sesuai dengan manajemen perusahaan yang sudah ditentukan.
1. Tabel_Penjualan
No
Field
Type Data
Ukuran
Key Primary Key
1
ID_Motor
Text
20
2
ID_Customer
Text
20
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
3
ID_STNK
Text
20
4
Tgl_Penjualan
5
Status_Pembayaran
6
Uang_Muka
Currency
7
Angsuran
Currency
8
Tgl_JatuhTempo
DateTime
9
Lama_Angsuran
Text
2
10
Leasing
Text
20
11
CMO
Text
20
12
Discount
Currency
13
Komisi
Currency
14
Marketing
15
ReturnMemo
DateTime Yes/No
Text
20
Memo
2. Tabel_Motor
N o
Field
1 ID_Motor
Type Data
Text
Uk ura
Key
n
20
Primar y Key
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
2 ID_SJ
Text
20
3 No_Rangka
Text
20
4 No_Mesin
Text
20
5 Tipe
Text
20
6 Warna
Text
20
7
8
9
Harga_OT R Thn_Produ ksi Max_Disco unt
1 Status_Terj 0 ual
Currency
Text
4
Currency
Yes/No
3. Tabel_Customer
N
Field
o
1
2
ID_Custom er Nama_Cust omer
Type Data
Uk ura
Key
n
Text
20
Text
50
Primar y Key
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
3
Alamat_Cu
Text
80
Text
50
Text
80
Text
80
7 No_KTP
Text
20
8 No_Tlp
Text
20
4
5
6
stomer Nama_STN K Alamat_ST NK Alamat_Kir im
4. Tabel_SJ
N
Field
o
Type Data
Uk ura n
1 ID_SJ
Text
20
2 No_SJ
Text
20
3 Tgl_SJ
DateTime
4 No_DO
Text
5 Tgl_DO
DateTime
6
Tgl_Terima brg
DateTime
Key
20
Primar y Key
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
5. Tabel_STNK
N o
Field
1 ID_STNK
2
3
4
5
6
Tgl_Pengaj uanFaktur Tgl_Faktur Jadi Tgl_Pengaj uanSTNK Tgl_STNK Jadi Tgl_Penyer ahanKCust
Type Data
Text
Uk ura
Key
n
20
Primar y Key
DateTime
DateTime
DateTime
DateTime
DateTime
6. Tabel_User
N o
Field
1 User
Type Data
Text
Uk ura
Key
n 20
Primar
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
y Key 2 Password
Text
20
Kesimpulan Berdasarkan hasil perencangan dan hasil pengujian selama penyusunan dan pembuatan Tugas Akhir ini maka diperoleh kesimpulan : 1. Me mudahkan dan mempercepat pelayanan penjualan bagi Dealer Yamaha CV. Anugrah Motor, Surabaya . 1. Memudahkan pengawasan proses transaksi dan pengurusan surat-surat penting yang berhubungan dengan unit yang dimaksud. 2.
Memudahkan dalam membuat laporan penjualan.
3. Lebih efektif dalam pelaksanaan pekerjaan 4.
Menghemat biaya operasional, dalam arti pekerjaan yang harusnya dikerjakan lebih dari satu orang dapat dikerjakan oleh satu orang dengan menggunakan sistem komputerisasi.
Kesimpulan Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada pembahasan masalah di atas, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Proses entry data secara terkomputerisasi mempermudah pengolahan data transaksi untuk proses pembelian dan penjualan. 2. Pelaporan lebih efektif dan akurat serta dapat dipertanggung jawabkan.
Saran Penulis sadar tentunya masih banyak sekali kekurangan dalam program ini. Diharapkan pada pengembangan program yang berikutnya program ini akan disempurnakan
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Rancangan Program Dalam rancangan program ini akan dijelaskan tentang sistem operasional dari program aplikasi pencarian tour dan hotel. Program aplikasi dari sistem informasi stok control ini terdiri dari beberapa form menu. Form-form menu tersebut antara lain sebagai berikut :
Gambar 1. Menu Login
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Gambar 2. Main Menu (menu utama)
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Gambar 3. Menu Form Penjualan
