SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT SURABAYA Dwi Meutia Agustina 1) S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya email :
[email protected]
Abstract : As the one of company which already to compete in the globalization period, GGF & Country Club Surabaya claim their employee to give the best of their performance to reach the goal. Performance appraisal is the one of way to know how far they give their best performance to their company. In this current time, the performance appraisal which only do by the manager have less of objectivity. Except that, there are no process for observation and evaluate the result of performance appraisal which make the company feel difficult to know about the employee’s development. 360-Degree method is the one of performance appraisal method which had the focus point for the rater. The appraisal haven’t done only by the manager, but also do by their subordinates, their peers, and also by their self. The result from this process will be easy to do the observation in the graphic format. The evaluation will be given by the company based on the value’s representation which shown by the graphic of performance appraisal’s result. With the function of Monitoring and Evaluation Information System Based On 360-Degree Method, hopefully the appraisal will have the higher of objectivity because the result already given by many rater surround the rate. Except that, with the monitoring process make the company so easy know the increase or decrease from their employee’s performance to give the evaluation Keywords : Performance Appraisal, 360-Degree Method, Performance Monitoring, Performance Evaluation Prestasi kerja individu pegawai sangat
Penilaian kinerja Pegawai Negeri Sipil,
penting dalam mencapai tujuan organisasi.
adalah penilaian secara periodik pelaksanaan
Oleh karena itu diperlukan sistem penilaian
pekerjaan seorang Pegawai Negeri Sipil. Hasil
kinerja yang dapat diandalkan, dan dapat
penilaian kinerja atau disebut DP3 atau Daftar
dijadikan dasar untuk penilaian kinerja dan
Pelaksanaan Penilaian Pekerjaan dimanfaatkan
pengembangan prestasi pegawai sesuai tujuan
sebagai
bahan
dalam
melaksanakan
organisasi, agar setiap pegawai dapat menilai
pembinaan
PNS
antara
lain
seberapa
telah
mempertimbangkan pengangkatan, kenaikan
menghasilkan prestasi yang diharapkan
pangkat, pelatihan dan diklat, pemindahan dan
sesuai tujuan organisasi.
kenaikan gaji berkala (penghargaan). DP3
jauh
kinerjanya
1
dalam
dibuat setiap tahunnya (pada bulan Desember)
kenaikan pangkatnya. Sampai saat ini nilai
. Masa penyimpanan 1 (satu) kali DP3 yaitu
DP3 yang dibuat oleh pejabat penilai Badan
selama 5 tahun. Untuk satu kali kenaikan
Kepegawaian dan Diklat Surabaya hanya
pangkat pegawai membutuhkan DP3 selama 4
sebatas record saja. Tidak adanya pembinaan
(empat) tahun.
dari atasan terhadap pegawai yang bernilai
Selama ini penilaian yang terjadi
buruk. Tidak adanya suatu informasi yang
pada Badan Kepegawaian dan Diklat Surabaya
menjelaskan letak nilai kurang pegawai.
adalah Pejabat Penilai mengisi form DP3.
Sehingga pegawai tidak tahu apa yang harus
Kemudian seluruh pejabat penilai harus
dilakukan dan atasan pun tidak tahu pada
mengumpulkan
bagian
bagian apa yang perlu diberikan pembinaan.
akan
Pembinaan tidak hanya difokuskan pada
menunjukkan hasil form DP3 tersebut kepada
pegawai yang bernilai kurang saja, untuk
pegawai (yang dinilai). Apabila ada pegawai
pegawai yang bernilai baikpun tetap diberikan
merasa kurang puas dalam penilaian yang
pembinaan seperti motivasi untuk selalu
diberikan oleh pejabat penilai, pegawai dapat
mempertahankan dan meningkatkan nilainya
menuliskan sanggahan yang terdapat pada
selama 4 tahun ke depan. Dengan proses yang
form DP3 atas nilai kurang tersebut beserta
terjadi selama ini mengakibatkan ada beberapa
alasannya. Form DP3 yang terdapat sanggahan
pegawai yang harus mengalami penundaan
akan diserahkan kepada atasan pejabat penilai
kenaikan pangkatnya.
kepegawaian.
form Bagian
DP3
ke
kepegawaian
untuk dianalisis apakah perlu dilakukan perubahan nilai. Jika dirasa perlu dilakukan
LANDASAN TEORI
perubahan nilai maka atasan pejabat penilai
Sistem Informasi
akan merubah nilai tersebut
Menurut Stephen A. Moscove dan
Pada Peraturan Pemerintah nomor 10
Mark G. Simkin (1994) yang dikutip oleh
tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan
Jogiyanto (1997:1), sistem adalah suatu
Pekerjaan
untuk
kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem
kenaikan pangkat pegawai harus memiliki
yang berusaha untuk mencapai tujuan (goal)
nilai berstandar baik selama 4 tahun (diatas
yang sama. Informasi merupakan data yang
76). Pada tahun ke-tiga dan ke-empat tidak
telah diolah untuk menjadi bentuk yang lebih
boleh adanya penurunan nilai. Apabila ada
berguna bagi pihak penerima dan didalamnya
penurunan nilai maka pegawai akan tertunda
mnenggambarkan
Pegawai
Negeri
Sipil,
2
suatu
kejadian-kejadian
(event) dam kesatuan nyata (fact dan entity)
Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan
(Jogiyanto, 1997:25).
dalam
melaksanakan
tugasnya.
Hasil
penilaian kinerja digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pembinaan Pegawai
Penilaian Kinerja Menurut
Simamora
(1997:415),
Negeri Sipil, antara lain pengangkatan,
penilaian kinerja (performance appraisal)
kenaikan
adalah
organisasi
jabatan, pendidikan dan pelatihan, serta
mengevaluasi pelakasanaan kerja individu.
pemberian penghargaan. Penilaian kinerja
Dalam penilaian kinerja dinilai kontribusi
Pegawai
karyawan kepada organisasi selama periode
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 10
waktu
Tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan
proses
dengannya
tertentu.
(performance
Umpan
balik
feedback)
kinerja
memungkinkan
pangkat,
pengangkatan
Negeri
Sipil
dalam
dilaksanakan
Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil.
karyawan mengetahui seberapa baik mereka
Dalam
bekerja jika dibandingkan dengan standar–
Pekerjaan unsur-unsur yang dinilai adalah:
Daftar
Penilaian
standar organisasi. Apabila penilaian kinerja
a. Kesestiaan
dilakukan
b. Prestasi Kerja
secara
penyelia–penyelia
benar,
para
mereka,
karyawan, departemen
Pelaksanaan
c. Tnggung Jawab
sumber daya manusia, dan akhirnya organisasi
d. Ketaatan
bakal diuntungkan dengan pemastian bahwa
e. Kejujuran
upaya–upaya individu memberikan kontribusi
f. Kerjasama
kepada fokus strategik organisasi.
g. Prakarsa h. Kepemimpinan
Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil
adalah
secara
periodik
seorang
Pegawai
membutuhkan jawaban dari pihak penilai
Negeri Sipil. Tujuan penilaian kinerja adalah
sesuai dengan hasil pengamatan dari kinerja
untuk mengetahui keberhasilan atau ketidak
yang ditampilkan oleh pihak yang dinilai.
berhasilan seorang Pegawai Negeri Sipil, dan
Jawaban merupakan dari pihak penilai dalam
untuk mengetahui kekurangan-kekurangan
suatu penilaian karena dari jawaban ini akan
dan kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh
dilakukan
pelaksanaan
penilaian
Kriteria Penilaian
pekerjaan
Suatu
3
penilaian
suatu
kinerja
pengelolahan
akan
sehingga
menghasilkan
suatu
Setiap
inputan diantaranya: data indikator penilaian,
jawaban dalam proses penilaian ini dijabarkan
data variabel penilaian, data kriteria penilaian,
dalam bentuk suatu kriteria penilaian. Dimana
data standar penilaian, data pegawai, data
nilai
yang
bidang, data history pegawai, data standar
diharapkan oleh pihak instansi dan nilai
kenaikan pangkat. Kemudian data tersebut
terendah merupakan kriteria yang paling tidak
dilakukan
diharapkan oleh pihak instansi. Masing-
penilaian kinerja pegawai, proses monitoring
masing variabel dan
nilai
tertinggi
nilai
akhir.
merupakan
kriteria
indikator
penilaian
pemrosesan
pegawai,
proses
melalui
analisa,
proses
proses
memiliki kriteria seperti yang terlampir pada
monitoring nilai pegawai per bidang, proses
sub bab lampiran indikator dan kriteria
analisa, proses pencatatn history pegawai,
penilaian. Contoh kriteria penilaian dari
proses analisa. Hasil dari pemrosesan data
variabel
indikator
oleh setiap proses ini dapat berupa laporan
pertamanya yaitu mempunyai keterampilan
sesuai dengan setiap prosesnya, tetapi juga
dalam melaksanakan tugasnya seperti tertera
dapat berupa sistem informasi.
prestasi
kerja
dengan
pada tabel dibawah ini Tabel 1 Kriteria Penilaian Dari Indikator Keterampilan dalam Melaksanakan
ANALISA PERANCANGAN SISTEM Blok Diagram Dalam penulis
merancang
sistem
mengumpulkan
informasi informasi
ini, yang
diperlukan, pencarian data baik data utama maupun pendukung dan pengolahan data yang dilakukan dengan cara merancang database
Gambar 1 Blok Diagram
dan membuat sistem. Yang dijadikan data 4
informasi
kenaikan
pangkat,
membangun
DFD (Data Flow Diagram)
sebuah sistem informasi history penilaian
Context Diagram
kinerja pegawai.
Context diagram dari sistem informasi 1. Form Penilaian Kinerja
ini seperti digambarkan pada gambar 2 di
Proses ini adalah proses penilaian seorang
halaman lampiran 1. Dari context diagram
pegawai. Dimana tiap-tiap pejabat penilai
diatas maka di-break down ke level 0 untuk
akan menilai pegawai bawahnya.
melihat proses lebih detail lagi seperti tertera pada gambar 3 di halaman lampiran 2. Dari level 0 masih ada proses lagi yang di breakdown ke level 1 dapat dilihat pada gambar 4 lampiran 3.
Conceptual Data Model Sebuah
Conceptual
Data
Model Gambar 7 Form Penilaian
menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu
2. Form Nilai Kinerja per Bidang
program atau aplikasi. Sedangankan Physical
Form ini akan menampilkan kinerja seluruh
Data Model adalah bentuk fisik dari tabeltabel yang ada dalam basis data. Gambar dari
bidang.
Pimpinan
dapat
dengan
mudah
CDM dan PDM ada pada halaman lampiran 4
memantau nilai kinerja per bidang memalui
dan 5.
form ini
HASIL DAN PEMBAHASAN Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah untuk membangun sebuah sistem informasi penilaian
kinerja
pegawai
yang
dapat
membantu pejabat penilai dalam menilai pegawainya,
membangun
sebuah
sistem
Gambar 8 Form Nilai Kinerja per Bidang
informasi penilaian kinerja pegawai per bidang/divisi,
membangun
sebuah
sistem 5
3. Form Nilai Pegawai per Bidang Form ini akan menampilkan nilai seluruh pegawai sesuai dengan bidangnya.
Gambar 11 Pemantauan dan Evaluasi
KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil
Gambar 9 Form Nilai Pegawai per Bidang
implementasi
dan
Evaluasi
pada
bab
sebelumnya adalah sebagai berikut:
4. Form Kenaikan Pangkat
1.
Form ini akan menampilkan informasi
Aplikasi yang dibuat dapat membantu pejabat
siapa saja pegawai yang layak untuk dinaikan
penilai
pegawainya.
pangkatnya.
dalam
menilai
Sehingga
dapat
menghasilkan informasi untuk proses pembinaan pegawai. 2.
Menghasilkan sebuah sistem informasi penilaian bidang/divisi. bagaimana
kinerja Agar kinerja
pimpinan
tahu
di
bidang/divisi tersebut
tiap-tiap
akan
dianalisis
untuk proses pembinaan.
5. Form History History
per
bidang/divisi. Informasi nilai kinerja per
Gambar 10 Form Kenaikan Pangkat
Form
pegawai
fungsinya
3.
untuk
Menghasilkan sebuah sistem informasi
menampilkan seluruh history pegawai semasa
kenaikan pangkat. Agar pimpinan mudah
bekerja. Contoh dari history pegawai adalah
mengetahui
catatan kenaikan pangkat pegawai, catatan
tersebut layak untuk dinaikan pangkat
pindah
atau tidak.
jabatan/mutasi,
catatan 4.
pendidikan/diklat dan lain-lain.
apakah
seorang
pegawai
Menghasilkan sebuah sistem informasi history penilaian kinerja pegawai. Yang
6
mana
sistem
informasi
ini
Jogiyanto, Dr. 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer Edisi 2: Konsep Dasar dan Komponen. BPFE, Yogyakarta
akan
melaporkan nilai-nilai pegawai setiap tahunnya. 5.
Dari
hasil
angket
yang
diterima
Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.
menunjukkan bahwa 4.45% dari level pimpinan memberikan penilaian baik, 45,46%
dari
level
pegawai
Longenecker, C.O, Sims, Jr, H.P, et.all., 1996. Behind the mask: the politic of employee appraisal, Academy of Management Executive, 1(3): 183-193
(yang
memiliki bawahan) memberikan penilaian baik, 45.46% dari level pegawai (yang tidak memiliki bawahan) memberikan
Marlinda, Linda, S.Kom, 2004. Sistem Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta
penilaian baik, 4.45% dari level admin memberikan penilaian baik.
Mathis, Robert L, dan Jakson, John H. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Buku 2. Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
SARAN Aplikasi yang sudah dibangun dalam
Rivai, Veithzal. 2004. Performance Appraisal, Edisi Kedua. PT RajaGrafindo Persada, Jakarta
basis desktop, dapat dikembangkan berbasis web. Hal ini mengingat bahwa, aplikasi yang memiliki basis web akan memiliki tingkat
Romeo, S.T, 2003. Testing dan Implementasi Sistem. STIKOM, Surabaya.
kompleksitas lebih tinggi dan juga dari segi bentuk pelaporan akan memberikan bentuk
Simamora, Henry. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Kedua. Bagian Penerbitan STIE YKPN, Semarang.
yang lebih dinamis. Bentuk dinamis yang dimaksud adalah dalam hal detail dari setiap laporan beserta model dari setiap laporan.
Sulistyani, Ambar Teguh dan Rosidah. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia: Konsep, Teori, dan Pengembangan Dalam Konteks Organisasi Publik. Graha Ilmu, Jakarta.
DAFTAR PUSTAKA Davis, G.B. 1991. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta. Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto. 2005. Sistem Informasi Konsep,Teknologi dan Manajemen. Graha Ilmu, Yogyakarta 7
Lampiran1
Lampiran 3
Gambar 2 Contex Diagram Penilaian Kinerja Pegawai Lampiran 2 simpan data pegawai data pegawai ambil data pegawai 1 data indikator bagian bagian bagian kepegawaia bagian bagian kepegawaian kepegawaian n kepegawaian kepegawaian
data variabel data kriteria penilaian data standar penilaian data bidang
pegawai
2
ambil data indikator
1
indikator
3
variabel
simpan data indikator simpan data variabel
standar penilaian kriteria penilaian
Gambar 4 Data Flow Diagram Level 1 Penilaian Kinerja Pegawai
4kriteria penilaian
ambil data variabel variabel simpan data kriteria penilaian
indikator
ambil data kriteria penilaian
pegawai bidang
simpan data standar penilaian 5standar penilaian penilaian kinerja pegawai
ambil data standar penilaian
informasi indikator variabel informasi bagian bagian pejabat pejabat informasi pegawai bagian pejabat informasi standar penilaian penilai penilai penilai
simpan data nilai
informasi kriteria penilaian
simpan data sanggahan
pimpinan pimpinan
nilai
ambil data nilaiambil data sanggahan
+
nilai
simpan data bidang
7
informasi nilai laporan nilai pegawai proses_menilai_kinerja sanggahan
8
sanggahan
pegawai
informasi standar nilai informasi pembinaan pegawai informasi sanggahan bagian atasan pejabat penilai
6
bidang
2 ambil data bidang
informasi bidang hasil monitoring informasi pembinaan pegawai per bidang
proses penilaian kinerja per bidang
hasil monitoring kinerja per bidang
+
Gambar 3 Data Flow Diagram Level 0 Penilaian Kinerja Pegawai 8
Lampiran 4 Golongan id_golongan nama_golongan
Lampiran 5
jabatan id_jabatan nama_jabatan
Bidang id_bidang nama_bidang
Relation_217
GOLONGAN ID_GOLONGAN NAMA_GOLONGAN
Relation_160
level id_level nama_level tugas
memiliki
pegawai id_pegawai nip nama_pegawai agama tempat_lahir tanggal_lahir jenis_kelamin status alamat_rumah telepon_rumah password hp foto tanggal_masuk
JABAT AN ID_JABATAN varchar(20) NAMA_JABAT AN varchar(20)
Relation_161
Penilaian id_penilaian tanggal_nilai nilai akhir sebutan nilai
yang_dinilai mendapat yang_menilai Relation_282 atasan Relation_284
PENILAIAN ID_PENILAIAN PENILAI T ANGGAL_NILAI DAFT AR_NILAI SEBUTAN_NILAI ID_DET IL YG_DINILAI AT ASAN_PEJABAT
Relation_285
variabel id_variabel nama_variabel keterangan
Relation_60
indikator id_indikator nama_indikator
Relation_61
Relation_288
Detil penilaian id_detil angka
varchar(100) varchar(20) dateti me varchar(10) varchar(1) varchar(100) varchar(20) varchar(20)
varchar(10) varchar(10)
ID_GOLONGAN = ID_GOLONGAN
PEGAWAI ID_PEGAWAI varchar(20) ALAMAT_RUMAH varchar(50) NIP varchar(100) NAMA_PEGAWAI varchar(5) AGAMA varchar(100) ID_LEVEL varchar(50) ID_JABATAN = ID_JABATAN ID_JABAT AN varchar(20) LEVEL ID_BIDANG varchar(20) ID_LEVEL varchar(50) ID_LEVEL = ID_LEVEL ID_GOLONGAN varchar(10) NAMA_LEVEL varchar(200) TEMPAT_LAHIR varchar(20) TUGAS varchar(500) TANGGAL_LAHIR datetime JENIS_KELAMIN varchar(20) ID_PEGAWAI ID_PEGAWAI = ATASAN_PEJABAT = PENILAI ST AT US varchar(20) TELEPON_RUMAH varchar(20) PASSWORD varchar(20) HP varchar(20) FOTO varchar(50) ID_PEGAWAI = YG_DINILAI TANGGAL_MASUK datetime
varchar(20) varchar(25)
ID_BIDANG = ID_BIDANG
DET IL_INDIKATOR_PENILAIAN ID_DET IL_INDI ID_INDIKAT OR NILAI_DETIL_INDI KETERANGAN_INDIKAT OR ID_DET IL NAMA_DET AIL_INDI
ID_DETIL = ID_DETIL
DET IL_VARIABEL_PENILAIAN ID_DET IL varchar(100) NILAI_DETIL_VAR varchar(10) KET ERANGAN_VARIABEL varchar(100) NAMA_DET IL varchar(100)
detil indikator id_detil_indi min max sebutan keterangan
BIDANG ID_BIDANG NAMA_BIDANG
varchar(50) varchar(10) varchar(10) varchar(100) varchar(100) varchar(100)
ID_DETIL = ID_DETIL ID_INDIKATOR = ID_INDIKATOR
ID_DETIL = ID_DETIL
VARIABEL ID_VARIABEL varchar(100) NAMA_VARIABEL varchar(100) KET ERANGAN varchar(10) ID_DETIL varchar(100)
ID_VARIABEL = ID_VARIABEL
INDIKAT OR ID_INDIKAT OR varchar(10) ID_VARIABEL varchar(100) NAMA_INDIKATOR varchar(100) BOBOT_INDI varchar(10)
Gambar 5 CDM Penilaian Kinerja Pegawai Gambar 6 PDM Penilaian Kinerja Pegawai
9
