BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. Kepegawaian (Pegawai Negeri Sipil) yang sedang berjalan di BADAN

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1

Analisis Sistem yang berjalan Dalam analisis sistem akan dibahas mengenai prosedur, flowmap, dokumen, diagram konteks, data flow diagram Sistem Informasi Kepegawaian (Pegawai Negeri Sipil) yang sedang berjalan di BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG yang meliputi beberapa modul, diantaranya: Modul Pengajuan Kenaikan Pangkat, Modul Pengajuan Mutasi, Modul Pengajuan Pensiun dan Modul Pengajuan Status Kepegawaian yang meliputi KARPEG, KARIS, KARSU. 4.1.1 Analisis Dokumen Analisis dokumen

yang sedang berjalan menguraikan

sacara rinci dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem informasi, diantaranya: 1. Dokumen Berkas KARPEG Deskripsi

:

Berkas pegawai yang akan mengajukan

KARPEG. Fungsi

: Sebagai Sebagai syarat pengajuan pensiun dan acuan untuk membuat form KARPEG

Rangkap

:1

Sumber

: Pegawai.

46

47

Distribusi

: Pegawai, instansi pengusul, bagian administrasi.

Bentuk Dokumen

: Berkas KARPEG.

Elemen Data

: SK_CPNS, SK_PNS,STTPL

2. Dokumen Form KARPEG. Deskripsi

: Form untuk data KARPEG.

Fungsi

: Entri data KARPEG.

Rangkap

:1

Sumber

: Seksi Administrasi.

Distribusi

: Bagian Status Kepegawaian,

Bentuk Dokumen

: Formulir.

Elemen Data

: NIP, Nama Pegawai, Tgl_lahir, TMT_pegawai,

No_Kep, Tgl_pengesahan, id_kota.

Elemen Data

: No_Karpeg, NIP, Nama_Pegawai, Tgl_lahir,

TMT_pegawai, No_Kep, Tgl_pengesahan, id_kota.

3. Dokumen Berkas KARSU. Deskripsi

: Berkas pegawai yang akan mengajukan KARSU.

Fungsi

: Sebagai Sebagai syarat pengajuan KARSU dan acuan untuk membuat form KARSU

Rangkap

:1

Sumber

: Pegawai.

48

Distribusi

: Pegawai, instansi pengusul, bagian administrasi.

Bentuk Dokumen

: Berkas KARSU.

Elemen Data

: KARPEG, Surat_Nikah

4. Dokumen form KARSU. Deskripsi

: Form untuk data KARSU.

Fungsi

: Entri data KARSU.

Rangkap

:1

Sumber

: Seksi Administrasi.

Distribusi

: Bagian Status Kepegawaian,

Bentuk Dokumen

: Formulir.

Elemen Data

: NIP, Nama_Pegawai, Nama_Suami, Tgl_nikah,

Tgl_pengesahan, id_kota.

Elemen Data

: No_Karsu, NIP, Nama_Pegawai, Nama_Suami,

Tgl_nikah, Tgl_pengesahan, id_kota.

5. Dokumen Berkas KARIS. Deskripsi

: Berkas pegawai yang akan mengajukan KARIS.

Fungsi

: Sebagai Sebagai syarat pengajuan KARIS dan acuan untuk membuat form KARIS

Rangkap

:1

Sumber

: Pegawai.

49

Distribusi

: Pegawai, instansi pengusul, bagian administrasi.

Bentuk Dokumen

: Berkas KARIS.

Elemen Data

: KARPEG, Surat_Nikah.

6. Dokumen form KARIS. Deskripsi

: Form untuk data KARIS.

Fungsi

: Entri data KARIS.

Rangkap

:1

Sumber

: Seksi Administrasi.

Distribusi

: Bagian Status Kepegawaian,

Bentuk Dokumen

: Formulir.

Elemen Data

: NIP, Nama_Pegawai, Nama_Istri, Tgl_nikah,

Tgl_pengesahan, id_kota.

7. Dokumen Berkas Pensiun. Deskripsi

: Berkas pegawai yang akan mengajukan Pensiun.

Fungsi

: Sebagai Sebagai syarat pengajuan Pensiun dan acuan untuk membuat form Pensiun

Rangkap

:1

Sumber

: Pegawai.

Distribusi

: Pegawai, instansi pengusul, bagian administrasi.

Bentuk Dokumen

: Berkas Pensiun.

Elemen Data

: SK_CPNS, SK_PNS, DPCP,SPP

50

8. Dokumen form Pensiun Deskripsi

: Form untuk data Pensiun.

Fungsi

: Entri data Pensiun.

Rangkap

:1

Sumber

: Seksi Administrasi.

Distribusi

: Bagian Pensiun,

Bentuk Dokumen

: Formulir.

Elemen Data

:

Dinas_kerja,

Gol

No_SKP,

terakhir,

NIP,

Nama_Pegawai,

masa_kerja_pensiun,

Tgl_Lahir,

TMT_pensiun,

Pensiun_pokok.

9. Dokumen Berkas Kenaikan Pangkat. Deskripsi

: Berkas pegawai yang akan mengajukan Kenaikan Pangkat.

Fungsi

: Sebagai Sebagai syarat pengajuan Kenaikan pangkat dan acuan untuk membuat form kenaiakan pangkat.

Rangkap

:1

Sumber

: Pegawai.

Distribusi

: instansi pengusul, bagian administrasi.

Bentuk Dokumen

: Berkas.

Elemen Data

: SK_pangkat_terahir,DP3, ijasah_terahir, sptb, spli

51

10. Dokumen Form Kenaikan Pangkat. Deskripsi

: Form Untuk data Kenaikan pangkat.

Fungsi

: Untuk Entry data Kenaikan pangkat.

Rangkap

:1

Sumber

: Pegawai.

Distribusi

: bagian administrasi.

Bentuk Dokumen

: Formulir.

Elemen Data

: No SKKP, Nip, Nama, Golongan/Jabatan Lama, Golongan/Jabatan Baru, TMT Golongan/Jabatan Baru, Tanggal SKKP.

11. Dokumen Berkas Mutasi. Deskripsi

: Berkas pegawai yang akan mengajukan Mutasi.

Fungsi

: Sebagai Sebagai syarat pengajuan Mutasi dan acuan untuk membuat form mutasi.

Rangkap

:1

Sumber

: Pegawai.

Distribusi

: Instansi Pengusul, Seksi Administrasi.

Bentuk Dokumen

: Berkas.

Elemen Data

: SK_CPNS, SK_PNS, SPM

12. Dokumen Form Mutasi. Deskripsi

: Form Untuk data Mutasi.

52

Fungsi

: Untuk Entry data Mutasi .

Rangkap

:1

Sumber

: Pegawai.

Distribusi

: Seksi administrasi.

Bentuk Dokumen

: Formulir.

Elemen Data

: No_skm, Nip, Nama,Dinas Lama, Dinas Yang

Diajukan.

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan. Analisis prosedur yang sedang berjalan yaitu menguraikan setiap prosedur dan sistematis dari sistem yang sedang berjalan yang dibuat terdiri dari prosedur, flowmap, diagram konteks, data flow diagram. 4.1.2.1 Prosedur Dan Flowmap. Prosedur pembuatan kartu pegawai yang terdiri dari KARPEG, KARIS/KARSU 1. Pegawai menyerahkan berkas pegawai ke instansi pengusul 2. Seksi Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah (BKD) memeriksa berkas pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN 3. Dari data berkas itu akan di buat menjadi form untuk pembuatan kartu di bagian administrasi BKN. 4. Seksi Administrasi menyerahkan form pembuatan kartu ke bagian Status Kepegawaian untuk di buatkan kartu untuk pegawai.

53

5. Seksi Kepegawaian menginput data kartu berdasarkan data dari form kartu yang diserahkan dari seksi administrasi, lalu membuatkan Kartu untuk pegawai. 6. Kartu yang sudah di buat di Seksi Kepegawaian di serahkan diserahkan ke Kepala BKN untuk di tanda tangan. kartu sah diserahkan ke Bagian Status Kepegawian untuk di buatkan laporan sebanyak tiga rangkap. 7. Laporan pembuatan kartu diserahkan ke Kepala BKN untuk di tandatangan. 8. Laporan pembuatan kartu sah di arsipkan satu rangkap di kepala BKN, dan yang lainya diserahkan ke Seksi Administrasi. 9. Laporan pembuatan kartu sah di arsipkan satu rangkap, bersamaan dengan berkas pengajuan pembuatan kartu di Bagian Administrasi. 10. kartu sah dan laporan pembuatan kartu sah diserahkan Status Kepegawaian BKD, laporan pembuatan kartu di arsipkan kembali, dan Kartu diserahkan ke pegawai.

54

Flowmap pembuatan kartu pegawai yang terdiri dari

KARPEG,

KARIS/KARSU Pegawai

Sie. Kepegawaian BKD

Berkas Pegawai

Berkas Pegawai

Sie. Administrasi

Sie. Kepegawaian

Kepala BKN

Berkas Pegawai sesuai

Form KARTU Mengecek berkas

Membuat Form

KARTU Input Data KARTU

Tidak Berkas Pegawai

valid Berkas

Ya

Data KARTU

Form KARTU

Berkas Pegawai sesuai

Membuat

KARTU

KARTU

KARTU

Tanda tangan

KARTU

Form KARTU Berkas

KARTU sah

KARTU sah

Form KARTU KARTU sah

KARTU sah

KARTU sah Membuat lap. KARTU

C

3 3 Laporan

1

2

Laporan 1 KARTU

2

KARTU Tanda tangan laporan

KARTU

3 Laporan KARTU sah

D

Laporan 1 KARTU sah

2

D

Gambar 4.1 Flowmap Pembuatan Kartu untuk pegawai

C = Arsip Laporan Pembuatan Kartu D = Arsip Berkas dan Form Kartu

Laporan 1 KARTU sah

2

D

55

Prosedur Kenaikan Pangkat 1. Pegawai menyerahkan berkas pengajuan Kenaikan Pangkat ke instansi pengusul 2. Seksi Mutasi BKD memeriksa berkas pengajuan Kenaikan Pangkat pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN 3. Dari data berkas itu akan di buat menjadi form Kenaikan Pangkat di bagian administrasi BKN. 4. Seksi Administrasi menyerahkan form Kenaikan Pangkat ke bagian Mutasi untuk di buatkan SK Kenaikan Pangkat 5. Seksi Mutasi menginput data Kenaikan Pangkat berdasarkan data dari form Kenaikan Pangkat yang diserahkan dari seksi administrasi, lalu membuatkan SK Kenaikan Pangkat 2 Rangkap. 6. SK Kenaikan Pangkat yang sudah di buat di Seksi Mutasi diserahkan ke Kepala BKN untuk di tanda tangan. SK Kenaikan Pangkat sah diserahkan ke Bagian Mutasi untuk di buatkan laporan sebanyak tiga rangkap. 7. Laporan Kenaikan Pangkat diserahkan ke Kepala BKN untuk di tandatangan. 8. Laporan Kenaikan Pangkat sah di arsipkan satu rangkap di kepala BKN, dan yang lainya diserahkan ke Seksi Administrasi. 9. Laporan Kenaikan Pangkat sah, SK Kenaikan Pangkat sah di arsipkan satu rangkap, bersamaan dengan berkas pengajuan Kenaikan Pangkat di Bagian Administrasi.

56

10. SK Kenaikan Pangkat sah dan laporan Kenikan Pangkat sah diserahkan ke Seksi Mutasi BKD, laporan Kenaikan Pangkat di arsipkan kembali, dan Kenaikan Pangkat diserahkan ke pegawai.

Flowmap kenaikan Pangkat Pegawai

Sie. Mutasi BKD

Berkas pengajuan Kenaikan Pangkat

Berkas pengajuan Kenaikan Pangkat

Cek Berkas

Berkas pengajuan Kenaikan Pangkat

Seksi Administrasi BKN

Kepala BKN

Berkas Form Kenaikan Pangkat

Berkas pengajuan

Kenaikan Pangkat sesuai

Input Data Kenaikan Pangkat

Membuat Form Kenaikan Pangkat

Data Kenaikan Pangkati

Berkas Form Kenaikan Pangkat

Tidak

Seksi Mutasi BKN

Membuat SK

Valid

Ya 2

2

Berkas pengajuan

1

Kenaikan Pangkati sesuai

1

SK Kenaikan

SK Kenaikan

Pangkat

Pangkat

Tanda tangan

SK Kenaikan Pangkat sah

1

1

SK Kenaikan Pangkat sah

Berkas Form Kenaikan 2 Pangkat 1 SK Kenaikan Pangkat sah

Berkas Form Kenaikan 2 Pangkat 1 SK Kenaikan Pangkat sah

2

SK Kenaikan Pangkat sah

1

Membuat laporan kenaikan pangkat

G

3 2 Laporan 1 Kenaikan Pangkat

3 2 Laporan 1 Kenaikan Pangkat

Tanda tangan Laporan

3 Laporan 1 Kenaikan Pangkat sah

Laporan 1 Kenaikan Pangkat sah

2

2 Laporan 1 Kenaikan Pangkat sah

H H

Gambar 4.2 Flowmap Kenaikan Pangkat G = Arsip Laporan Kenaikan Pangkat H = Arsip Berkas dan Form Kenaikan Pangkat

57

Prosedur Mutasi 1. Pegawai menyerahkan berkas pengajuan Mutasi kepada instansi pengusul. 2. Seksi Mutasi BKD memeriksa berkas pengajuan Mutasi pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN 3. Dari data berkas itu akan di buat menjadi form Mutasi di bagian administrasi BKN. 4. Form Mutasi yang telah di konsep bersama dengan berkas pegawai diserahkan ke bagian Mutasi untuk di proses. 5. Bagian Mutasi menginput terlebih dahulu data pegawai berdasarkan form pensiun yang telah dikonsep tadi, kemudian SK akan dicetak menjadi tiga rangkap, berkas dan form pensiun disimpan sementara dan akan diberikan ke bagian administrasi bersamaan dengan SK sah. 6. Setelah SK dicetak menjadi tiga rangkap, dan dibuatkan surat pengantar SK untuk Bagian Dinas baru pegawai 7. SK dan surat pengantar diberikan ke kepala BKN untuk di tanda tangan. 8. SK sah diberikan ke bagian Mutasi untuk di buatkan laporan sebanyak 3 rangkap juga, dan SK sah dan Surat pengantar diberikan ke bagian administrasi bersama dengan berkas dan form yang disimpan sementara tadi. 9. Setelah laporan dibuat diberikan kembali ke kepala BKN untuk ditanda tangan dan di arsipkan 1 rangkap di kepala BKN, dan yang 2 ke bagian administrasi.

58

10. Laporan SK, SK Mutasi sah, dan Berkas pensiun di arsipkan di bagian administrasi. 11. SK sah 2 rangkap, laporan SK, surat pengantar, diserahkan ke Seksi Mutasi BKD, dan laporan SK diarsipkan juga disana 12. SK Mutasi sah di serahkan masing-masing ke Bagian Dinas Baru Pegawai bersamaan dengan surrat pengantarnya dan 1 rangkap SK untuk pegawai.

59

Flowmap Mutasi Pegawai

Sie. Mutasi BKD

Berkas pengajuan Mutasi

Berkas pengajuan Mutasi

Seksi Administrasi BKN

Seksi Mutasi BKN

Kepala BKN

Bagian Dinas Baru

Berkas

Cek Berkas

Berkas pengajuan Mutasi sesuai

Form Mutasi

Input Data Mutasi Membuat Form Mutasi Data Mutasi Berkas

Tidak

Berkas pengajuan Mutasi

Periksa berkas, OK?

Form Mutasi Membuat SK

Ya 3

Berkas pengajuan

2 1

Mutasi sesuai

Surat Pengantar SK 3 2 1 SK Mutasi

SK Mutasi

Membuat Surat pengantar SK

Surat Pengantar SK

Tanda tangan

Berkas Berkas

1 SK Mutasi sah

Surat Pengantar SK 2 1

SK Mutasi sah

Form Mutasi Surat Pengantar SK 3 2 1

SK Mutasi sah

Form Mutasi Surat Pengantar SK 3 2

SK Mutasi sah

1

Surat Pengantar SK 3 2 1

SK Mutasi sah

Membuat Lapran Mutasi

I

3 3 2 Laporan 1

2 Laporan 1

Mutasi

Mutasi Tanda tangan Laporan

Mutasi

3 2 Laporan 1 Mutasi sah

Laporan Mutasi1 sah

2 Laporan 1 Mutasi sah

J J

Gambar 4.3 Flowmap Mutasi yang berjalan I = Arsip Laporan Kenaikan Pangkat J = Arsip Berkas dan Form Kenaikan Pangkat

Surat Pengantar SK 2 SK Mutasi sah

60

Prosedur Pensiun 1. Pegawai menyerahkan berkas pengajuan pensiun kepada instansi pengusul. 2. Seksi Pensiun BKD memeriksa berkas pengajuan pensiun pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN 3. Dari berkas itu akan di buat menjadi form pensiun di bagian administrasi BKN. 4. Form pensiun yang telah di konsep bersama dengan berkas pegawai diserahkan ke bagian pensiun untuk di proses. 5. Bagian pensiun menginput terlebih dahulu data pegawai berdasarkan form pensiun yang telah dikonsep tadi, kemudian SK akan dicetak menjadi tiga rangkap, berkas dan form pensiun disimpan sementara dan akan diberikan ke bagian administrasi bersamaan dengan SK sah. 6. Setelah SK dicetak menjadi tiga rangkap, dan dibuatkan surat pengantar SK untuk PT.Taspen 7. SK dan surat pengantar diberikan ke kepala BKN untuk di tanda tangan. 8. SK sah diberikan ke bagian pensiun untuk di buatkan laporan sebanyak 3 rangkap juga, dan SK sah dan Surat pengantar diberikan ke bagian administrasi bersama dengan berkas dan form yang disimpan sementara tadi. 9. Setelah laporan dibuat diberikan kembali ke kepala BKN untuk ditanda tangan dan di arsipkan 1 rangkap di kepala BKN, dan yang 2 ke bagian administrasi.

61

10. Laporan SK, SK pensiun sah, dan Berkas pensiun di arsipkan di bagian administrasi. 11. SK sah 2 rangkap, laporan SK, surat pengantar, diserahkan ke Seksi Pensiun BKD, dan laporan SK diarsipkan juga disana 12. SK pensiun sah di serahkan masing-masing ke PT.TASPEN bersamaan dengan surrat pengantarnya dan 1 rangkap SK untuk pegawai.

Berikut ini adalah Flowmap Pensiun yang sedang berjalan:

62

Flowmap Pensiun Pegawai

Seksi Pensiun BKD

Seksi Administrasi BKN

Berkas pengajuan pensiun

Berkas pengajuan pensiun

Berkas pengajuan pensiun PNS sesuai

Cek Berkas

Membuat Form Pensiun

Seksi Pensiun BKN

Kepala BKN PT. TASPEN

Berkas Form Pensiun

Data base

Input data pensiun

Berkas

Tidak

Berkas pengajuan pensiun

Form Pensiun

Valid

Mencetak SK

Ya 3

Berkas pengajuan pensiun PNS sesuai

2 1

Surat Pengantar SK 3 2 1

SK Pensiun

SK Pensiun

Membuat Surat Pengantar SK

Surat Pengantar SK

Tanda tangan SK

Berkas Berkas

SK Pensiun sah

1

Surat Pengantar SK 2 1

SK Pensiun sah

Form Pensiun Surat Pengantar SK 3 2 1

SK Pensiun sah

Form Pensiun Surat Pengantar SK 3 2 1

Surat Pengantar SK 3 2 1

SK Pensiun sah

SK Pensiun sah

Membuat laporan pensiun

K

3 3 2 Laporan 1 pensiun

2 Laporan 1 pensiun

Tanda tangan Laporan pensiun

3 2 Laporan 1 pensiun sah

1 Laporan pensiun sah

2 Laporan 1 pensiun sah

L L

Gambar 4.4 Flowmap Pensiun K= Arsip Berkas SK Pensiun pegawai L= Arsip Laporan Pensiun Sah

Surat Pengantar SK 2 SK Pensiun sah

63

4.1.2.2 Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luar. Berikut ini merupakan diagram konteks analisis sistem: PT. TASPEN Surat Pengantar SK Pensiun valid

SK Pensiun valid

Data Berkas Pegawai Lap. Mutasi Lap. Kenaikan pangkat Lap. KARSU Lap. KARIS Lap. KARPEG Lap. SK pensiun SK Pensiun KARSU KARIS KARPEG SK mutasi SK kenaikan pangkat

Data Berkas Naik Pangkat Data Berkas Mutasi Data Berkas Pensiun

PEGAWAI KARPEG valid KARIS valid KARSU valid SK Pensiun valid SK Mutasi valid SK Kenaikan pangkat valid

SISTEM INFORMASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN

Surat pengantar SK mutasi

KARPEG valid KARIS valid KARSU valid SK Pensiun valid Surat Pengantar SK Pensiun valid SK Mutasi valid SK Kenaikan pangkat valid

Surat Pengantar SK mutasi valid

KEPALA BKN

Surat Pengantar SK Pensiun

SK Mutasi valid

Dinas Baru

Gambar 4.5 Diagram Konteks yang berjalan

64

4.1.2.3 Data Flow Diagram(DFD) Dibawah ini merupakan DFD Level 0 dari Sistem Informasi yang berjalan:

Dt. Berkas pegawai 1.0 Pegawai

Dt. Berkas pegawai

Pegawai

Cek Berkas Pegawai

KARPEG Dt. KARPEG

2.0 Lap. KARPEG

Lap. KARPEG

Cetak KARPEG

Lap. mutasi

KARSU Dt. KARSU

3.0 Lap. KARSU

Lap. Kenaikan pangkat Lap. KARIS Lap. KARSU

Cetak KARSU KARIS

Dinas Baru 4.0

Dt. KARIS

Lap.KARIS Cetak KARIS

SK mutasi

Dt. Kenaikan pangkat SK Kenaikan Pangkat

5.0

Surat Pengantar SK mutasi

Kenaikan Pangkat Lap. Kenaikan Pangkat SK Mutasi

Dt. MUtasi 6.0 Mutasi

Lap.Mutasi Dt. pensiun SK Pensiun

7.0 Pensiun

Lap.Pensiun Surat Pengantar SK Pensiun

SK Pensiun

PT. TASPEN

Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 0 yang berjalan

Kepala BKN

65

Dfd level 1 proses 4 berjalan Data Berkas kenaiakan pengkat

Data Berkas kenaiakan pengkat Data Berkas kenaiakan pengkat

4.1 Periksa Berkas Kenaikan Pangkat

4.2 4.3 Data Form Membuat Form kenaiakan pengkat Input Data Kenaikan Kenaikakn Pangkat Pangakat

Data Berkas kenaiakan pengkat Data Berkas kenaiakan pengkat

PEGAWAI

Data Kenaikan Pangkat

Data kenaiakan pengkat

Data KARPEG

4.5 Ttd SK Kenaiakan Pangkat

Data SK kenaikan pengkat

4.4 Membuat SK Kenaikan Pangkat Data SK kenaikan pengkat

4.6 Membuat laporan Kenaikan Pangkat

Lap. Kenaiakn Pangkat

Data SK kenaikan pengkat

KEPALA BKN Data Lap. kenaiakan pengkat

4.7 Ttd laporan Kenaikan Pangkat

Data Lap. kenaiakan pengkat Data Lap. kenaiakan pengkat

Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 1 proses 4 yang berjalan

Dfd level 1 proses 5 berjalan Data Berkas mutasi Data Berkas mutasi

5.1 Periksa Berkas Mutasi

Data Berkas mutasi

5.2 Membuat Form Mutasi

Data Form mutasi

Data berkas mutasi Data Berkas mutasi

PEGAWAI

Data SK Pensiun

Data SK mutasi

Data mutasi

5.3 Input Data Mutasi

Data mutasi

5.6 Ttd SK Mutasi

5.4 Membuat SK Mutasi

5.5 Membuat Surat Pengantar SK Mutasi

Data SK mutasi

Lap. Mutasi

5.7 Membuat laporan Mutasi

Data SK mutasi

Data mutasi

Data Surat Pengantar SK mutasi

KEPALA BKN

Data Lap. mutasi

Data Lap. mutasi

5.8 Ttd laporan Mutasi

Data Lap. mutasi

Data SK mutasi

Data Surat Pengantar SK mutasi

Bag. Dinas baru

Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level 1 proses 5 yang berjalan

66

Dfd level 1 proses 6 berjalan Data Berkas Pensiun Data Berkas Pensiun Data Berkas Pensiun

6.1 Periksa Berkas Pensiun

6.2 Membuat Form Pensiun

Data Form Pensiun

6.3 Input Data Pensiun

Data Pensiun

PEGAWAI Data Pensiun

Data Berkas Pensiun Data SK Pensiun

Data SK Pensiun sah

6.6 Ttd SK Pensiun

6.4 Membuat SK Pensiun

6.5 Membuat Surat Pengantar SK Pensiun

Data SK Pensiun

6.7 Membuat laporan Pensiun

Data SK Pensiun

Data Surat Pengantar SK Pensiun

KEPALA BKN

Data Lap. Pensiun

6.8 Ttd laporan Pensiun

Data Lap. Pensiun Data Lap. Pensiun

Data SK Pensiun

Data Surat Pengantar SK Pensiun

PT.TASPEN

Gambar 4.9 Data Flow Diagram Level 1 proses 6 yang berjalan

4.1.3 Evaluasi Sistem Informasi yang Sedang Berjalan Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem informasi yang sedang berjalan di BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG, maka dapat diketahui kelemahankelemahan yang terjadi pada sistem, kelemahan-kelemahan tersebut antara lain: a. Banyaknya jumlah data yang dapat mengakibatkan tercecernya data, bahkan dapat hilang sebelum diolah menjadi informasi, karena data tersebut memerlukan verifikasi dari pihak BKN untuk disahkan.

67

Solusi: Dengan menggunakan sistem online dapat mengurangi resikoresiko diatas. b. Waktu yang dibutuhkan untuk pengolahan data lebih lama karena bagi instansi pengusul dari luar Bandung, harus datang ke kantor BKN regional III Bandung, untuk pemprosesan data Pensiun dan Status Kepegawaianya. Solusi: Dengan menggunakan sistem online dapat mengefesienkan proses pengolahan data. c. Kesulitan mencari data pegawai karena banyaknya data pegawai yang tersimpan. Solusi: Dengan menggunakan sistem ini, data pegawai tersimpan dalam satu database yang terintegrasi sehingga memudahkan pencarian data. d. Tidak digunakannya sistem database yang terintegrasi dengan beberapa bagian, sehingga menimbulkan penumpukan data. Solusi: Dengan menggunakan sistem ini, data pegawai terintegrasi antara beberapa bagian, sehingga tidak menimbulkan penumpukan data. Dengan

dikembangkannya

sistem

informasi

di

BADAN

KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG menjadi sistem online diharapkan kekurangan-kekurangan atau kendala yang terasa dalam pengolahan data pegawai dapat dikurangi.

68

4.2

Perancangan Sistem Perancangan

merupakan tahapan untuk menggambarkan model

baru

yang akan dibuat. Tahapan ini sangat penting untuk menentukan baik tidak atau cocok tidaknya sistem baru yang akan dibuat. Tahapan ini berisi tentang penggambaran diagram konteks dan data flow diagram yang diusulkan. 4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem Adapun tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan produk (perangkat lunak) yang mampu : 1. Meningkatkan efektifitas (kecepatan dan keakuratan informasi yang dihasilkan) dan efisiensi (mengurangi biaya operasional) dalam pengolahan data administrasi Pegawai Negeri Sipil. 2. Memperoleh keakuratan data yang dapat dipertanggungjawabkan. 3. Mempermudah proses pencarian data. 4. Mengurangi penumpukan data. 5. Memperkecil presentase kerusakan (hilang atau hancur) data. 6. Penyesuaian terhadap perkembangan jaman dengan penerapan sistem teknologi informasi.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan. Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian Berbasis Web di BKN Kantor Regional III Bandung yang akan dibuat mampu mengolah data pegawai dan dalam pembuatan laporan-laporan secara otomatis dan terintegrasi dengan bagian kepegawaian, bagian mutasi, dan bagian pensiun serta menggunakan basis data

69

yang berguna bagi penyimpanan data dengan jumlah data relatif banyak sehingga dapat mempermudah penyimpanan, pencarian, pengubahan serta penghapusan data. Selain itu juga, sistem ini dibuat secara online sehingga instansi-instansi yang letaknya di Bandung maupun luar Bandung dapat mengakses dan membuat data kepegawaian, khususnya dalam pembuatan KARPEG, KARIS, KARSU, SK Kenaikan Pangkat , SK Mutasi dan SK Pensiun pegawai yang terpusat di Kantor BKN Regional III Bandung.

4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan Perancangan prosedur yang diusulkan terdiri dari pendekatan prosedur, diagram konteks, dfd, dan kamus data yang diusulkan. 4.2.3.1 Pendekatan Prosedur Sebelum lebih jauh tentang prosedur yang pelayanan kepegawaian di BKN ada beberapa aturan yang berlaku unutk pelayanan kepegawaian tersebut diantaranya : Untuk mengajukan kenaikan pangakat, ada beberapa peraturan yang terkait, peraturan Kenaikan pangkat yang terdiri dari : a. Reguler : 4 tahun kenaikan pangkat secara reguler. b. Tugas Belajar : kenaikan pangkat karena yang bersangkutan ditugaskan untuk melanjutkan pendidikan. c. Ijazah : kenaikan pangkat sesuai dengan penyesuaian ijasah yang diterima pegawai yang bersangkutan, dengan masa golongan terakhir 1 tahun.

70

Untuk mutasi dapat diajukan setelah pegawai minimal mempunyai masa kerja 2 tahun dari TMT Bagian dinas terakhir pegawai. Untuk Pensiun sesuai dengan Batas Usia Pensiun pegawai yaitu 55 tahun. Prosedur Pengajuan Pelayanan Kepegawaian Berbasis Online yang meliputi Pembuatan KARPEG, KARIS, KARSU, Kenaikan Pangkat, Mutasi, Pensiun, adalah sebagai berikut : 1. Pegawai menyerahkan berkas

kepada instansi di daerah atau Badan

Kepegawaian Daerah (BKD). 2. Instansi daerah atau BKD memeriksa berkas, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas dicocokan dengan data pegawai yang terdapat dalam data base. 3. Setelah berkas cocok instansi daerah atau BKD menginputkan data berkas dengan cara men-scan berkas-berkas untuk dimasukan ke dalam database. 4. Setelah itu instansi daerah atau BKD menginputkan juga data SK atau Kartu yang akan di buat. 5. Instansi daerah atau BKD mencetak SK atau Kartu. 6. Bagian-bagian di BKN mencetak laporan dari pembuatan SK atau kartu yang dilakukan instansi daerah atau BKD, yang laporannya diberikan ke kepala BKN. 7. Setelah SK dicetak kemudian instansi daerah atau BKD membuatkan surat pengantar yang akan ditujukan untuk PT.TASPEN dan Bagian dinas Baru yang bersamaan akan diberikan dengan SK pensiun pegawai dan SK mutasi ( khusus untuk pensiun dan mutasi).

71

8. KARPEG,KARIS,KARSU, diberikan pada pegawai.

4.2.3.2 Diagram Konteks Diagram Konteks, merupakan diagram yang menggambarkan hubungan sistem dengan yang diluar sistem. Berikut ini adalah gambar Diagram Konteks Sitem Informasi Pelayanan Kepegawaian Yang Diusulkan.

Lap. pensiun Lap. Kenaikan pangkat

Data Login Data berkas pegawai Data Berkas naik pangakat Data berkas mutasi Data Berkas pensiun

Lap. KARPEG Lap. KARIS Lap. KARSU

SISTEM INFORMASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN

PEGAWAI Info pegawai Info Login SK Mutasi SK Kenaikan Pangkat KARPEG KARIS KARSU SK Pensiun

Lap. mutasi

KEPALA BKN SK Pensiun Surat Pengantar SK Pensiun

SK mutasi

PT. TASPEN

Bag. Dinas Baru

Surat Pengantar SK mutasi

Gambar 4.10 Diagram Konteks yang diusulkan

4.2.3.3 DFD(Data Flow Diagram) Yang Diusulkan. Data Flow Diagram adalah refresentasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan sebuah sistem yang telah ada atau baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

72

Dibawah ini adalah DFD Level 0 dari Sistem Yang Diusulkan : Dt. Login

1.0 Pegawai

Pegawai

Info Dt. pegawai Login KARPEG Dt. KARPEG KARPEG

Dt. KARPEG

2.0

Lap. KARPEG

Cetak KARPEG

Lap. mutasi

KARSU Dt. KARSU

Lap. Kenaikan pangkat

Dt. KARSU

3.0

Lap. KARIS

KARSU

Lap. KARSU

Cetak KARSU KARIS

Dinas Baru Dt. KARIS

4.0

Dt. KARIS

KARIS Cetak KARIS

SK mutasi

Dt. Kenaikan pangkat 5.0

SK Kenaikan Pangkat

Surat Pengantar SK mutasi

Kenaikan Pangkat Kenaikan Pangkat

Dt. MUtasi Dt.naik pangfkat 6.0

SK Mutasi

Mutasi Dt. mutasi Mutasi Dt. pensiun SK Pensiun

7.0 Pensiun Dt. pensiun

Pensiun Surat Pengantar SK Pensiun

SK Pensiun

KARPEG

PT. TASPEN

Gambar 4.11 Data Flow Diagram Level 0 yang diusulkan

Kepala BKN

73

4.2.2.3.4 DFD Level 1 Proses 5 Yang Diusulkan Dibawah ini adalah DFD Level 1 Proses 5 Yang Diusulkan, yaitu proses Kenaikan Pangkat : 5.1 Input Data Kenaikan Pangkat

Data Berkas Kenaikan Pangkat

Data Berkas Kenaikan Pangkat

PEGAWAI

SK Kenaikan Pangkat

Data Kenaikan Pangkat

5.2 Cetak SK Kenaikan Pangkat

SK Kenaikan Pangkat

Kenaikan Pangkat Data Kenaikan Pangkat

5.3 Cetak laporan SK Kenaikan Pangkat

Lap.Kenaikan Pangkat

KEPALA BKN

Gambar 4.12 Data Flow Diagram Level 1 proses 4 yang diusulkan

4.2.2.3.5 DFD Level 1 Proses 6 Yang Diusulkan Dibawah ini adalah DFD Level 1 Proses 6 Yang Diusulkan, yaitu proses Mutasi : 6.1 Input Data Mutasi

Data Berkas Mutasi

Data Berkas Mutasi

PEGAWAI 6.2 Cetak SK Mutasi

Data Mutasi

Data Mutasi

Mutasi

SK Mutasi SK Mutasi

6.3 Cetak Surat Pengantar Mutasi

Data Kenaikan Mutasi

KEPALA BKN

SK Mutasi

Lap.Mutasi

6.4 Cetak laporan SK Mutasi

DINAS BARU

Surat pengantar Mutasi

Gambar 4.13 Data Flow Diagram Level 1 proses 5 yang diusulkan

74

4.2.2.3.6 DFD Level 1 Proses 7 Yang Diusulkan Dibawah ini adalah DFD Level 1 Proses 7 Yang Diusulkan, yaitu proses Pensiun: 7.1 Input Data Pensiun

Data Berkas pensiun

Data Berkas pensiun

PEGAWAI 7.2 Cetak SK Pensiun

Data pensiun

Data pensiun

Pensiun

SK pensiun

7.3 Cetak Surat Pengantar Pensiun

Data Kenaikan Mutasi

KEPALA BKN

Lap.pensiun

SK pensiun

7.4 Cetak laporan SK Pensiun

PT. TASPEN

Surat pengantar pensiun

Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 1 proses 6 yang diusulkan 4.2.3.4 Kamus Data Kamus data adalah penjabaran dari aliran-aliran data yang ada di DFD, dan akan menjadi entitas-entitas yang akan di buat Entity Relationship Diagram(ERD). Dibawah ini adalah semua dari Kamus Data yang ada.

Nama Arus Data

: Data KARPEG

Bentuk Data

: Data

Arus Data

: Data Pegawai - Proses 2.0– Karpeg

Struktur Data

: No_Karpeg, NIP, Nama, Tgl_lahir, TMT_pegawai, No_Kep,

id_kota ,Tgl_karpeg.

75

Nama Arus Data

: Lap KARPEG

Bentuk Data

: Laporan

Arus Data

: Proses 2.0 – Kepala BKN.

Struktur Data

: No_Karpeg, NIP, Nama_Pegawai, Tgl_lahir, TMT_pegawai, No_Kep, Tgl_pengesahan, id_kota.

Nama Arus Data

: Data KARIS

Bentuk Data

: Data

Arus Data

: Data Pegawai - Proses 3.0– Karis

Struktur Data

: No_Karis, NIP, Nama,nama_istri, Tgl_nikah,id_kota,

Tgl_karis.

Nama Arus Data

: Lap KARIS

Bentuk Data

: Laporan

Arus Data

: Proses 3.0 – Kepala BKN.

Struktur Data

: No_Karis, NIP, Nama,nama_istri, Tgl_nikah,id_kota,

Tgl_karis.

Nama Arus Data

: Data KARSU

Bentuk Data

: Data

Arus Data

: Data Pegawai - Proses 4.0– Karsu

Struktur Data

: No_Karsu, NIP, Nama,nama_suami, Tgl_nikah,id_kota,

Tgl_karsu.

76

Nama Arus Data

: Lap KARSU

Bentuk Data

: Laporan

Arus Data

: Proses 4.0 – Kepala BKN.

Struktur Data

: No_Karsu, NIP, Nama,nama_suami, Tgl_nikah,id_kota,

Tgl_karsu.

Nama Arus Data

: Data Kenaikan Pangakat

Bentuk Data

: data

Arus Data

: Data Pegawai - Proses 5.0– Kenaikan pangkat

Struktur Data

: NO_SKKP, Tanggal_KP, NIP, Gol_lama, Gol_Baru, TMT_.

Nama Arus Data

: Lap Kenaikan Pangkat

Bentuk Data

: Laporan

Arus Data

: Proses 5.0 – Kepala BKN.

Struktur Data

: NO_SKKP, Tanggal_SKKP, NIP, Golongan_lama,

Gol_Baru, TMT Gol Baru.

Nama Arus Data

: Data Mutasi

Bentuk Data

: data

Arus Data

: Data Pegawai - Proses 6.0– Mutasi

Struktur Data

: NO_SKKP, Tgl_mutasi, NIP, Gol_Sebelum, Gol_Baru, TMT_Golbaru.

77

Nama Arus Data

: Lap Mutasi

Bentuk Data

: Laporan

Arus Data

: Proses 6.0 – Kepala BKN.

Struktur Data

: NO_SKM, Tgl_mutasi NIP, Dinas Lama,

Dinas_Baru, TMT_Dinas_Baru.

Nama Arus Data

: Data Pensiun

Bentuk Data

: data

Arus Data

: Data Pegawai - Proses 7.0– Pensiun.

Struktur Data

: NO_SKP, Tgl_pensiun, NIP,Nama,Golongan,dinas_kerja,

MKS,TMT_pensiun,gapok_terahir,pensiun_pokok,id_kota.

Nama Arus Data

: Lap Pensiun

Bentuk Data

: Laporan

Arus Data

: Proses 7.0 – Kepala BKN.

Struktur Data

: NO_SKP, Tgl_pensiun, NIP,Nama,Golongan,dinas_kerja,

MKS,TMT_pensiun,gapok_terahir,pensiun_pokok,id_kota.

Nama Arus Data

: Data Pegawai.

Bentuk Data

: Data.

Data

: Data Pegawai yang bersangkutan.

78

: Data Pegawai – Proses 2.0, Data Pegawai – Proses 3.0,

Arus Data

Data Pegawai – Proses 4.0, Proses 4.1 – Proses 4.2, Data Pegawai – Proses 5.0, Data Pegawai – Proses 6.0, Data Pegawai – Proses 7.0 Struktur Data

: NIP, Nama, Alamat, TTL, Jenis Kelamin, Status,

Nama_istri/suami, jumlah_anak, tgl_nikah, Dinas Kerja, Golongan, Jabatan, Pendidikan Terahir, Id_kota, foto_pegawai, foto_pasangan, No_keputusan, TMT_Pegawai, lulusan, tahun_lulus .

4.2.4

Perancangan Basis Data

4.2.4.1 Normalisasi Normalisasi

merupakan

suatu

pendekatan

dalam

pemilihan

dan

pengelompokan file dalam membangun desain basis data. 1.

Bentuk Unormalisasi

No_Karpeg, NIP, Nama, Tgl_lahir, TMT_pegawai, No_Kep, Tgl_karpeg. No_Karpeg, NIP, Nama, Tgl_lahir, TMT_pegawai, No_Kep, Tgl_karpeg ,No_Karis, NIP, Nama,nama_istri, Tgl_nikah, id_kota, Tgl_karis . No_Karis, NIP, Nama,nama_istri, Tgl_nikah, id_kota , Tgl_karis. No_Karis, NIP, Nama,nama_suami, Tgl_nikah, id_kota, Tgl_karsu. No_Karsu, NIP, Nama,nama_suami, Tgl_nikah, id_kota , Tgl_karsu . NIP,

Nama,

Jabatan,

Golongan,

Bag_Dinas,

Jabatan_Gol_Sebelum,

Jabatan_Gol_Diajuakan. NO_SKKP, Tanggal_SKKP, NIP,

Gol_Sebelum,

Gol_Baru, TMT. NO_SKKP, Tanggal_SKKP, NIP, Golongan_lama, Gol_Baru, TMT Gol Baru, Tanggal, NIP, Nama, Bag_Dinas, Jabatan, Golongan, Bag_Dinas

79

Lama, Bag_Dinas_Diajukan, NIP, Dinas Lama, Dinas_Baru, TMT_Dinas_Baru, Tgl_pensiun, NIP, Nama, Dinas_kerja, Golongan, Tgl_Lahir. NO_SKP, Tgl_pensiun,

NIP,Nama,Golongan,dinas_kerja,

MKS,

TMT_pensiun,

gapok_terahir, pensiun_pokok,id_kota. NIP, Nama, Tgl_Lahir, Jenis Kelamin, Alamat, Status,Dinas_kerja, Golongan, Jabatan, Pendidikan_Terakhir,

2.

Bentuk Normal 1

NIP, Nama, Alamat , TTL, Jenis Kelamin, Status,Dinas Kerja, Golongan, Pendidikan Terahir, Gapok, jabatan, Id_kota, Kota, KARPEG, No_karpeg, No_keputusan , TMT_Pegawai, tgl_karpeg ,No_karis,Nama_istri , tgl_nikah, tgl_karis,No_karsu,Nama_suami ,tgl_nikah, tgl_karsu ,No_skpp,NIP, Gol_lama ,Gol_baru, Keterangan, TMT_kp, tgl_kp, No_skm, dinas_lama, dinas_baru, TMT_dinasbaru, tgl_mutasi, No_skp, bab, mks, TMT_pensiun, pensiun_pokok, tgl_pensiun

3.

Bentuk Normal 2

Pegawai *NIP, Nama, Alamat, TTL, Jenis Kelamin, Status, Nama_istri/suami, jumlah_anak, tgl_nikah, Dinas Kerja,**Golongan, Jabatan, Pendidikan Terahir,bup, **Id_kota, foto_pegawai,foto_pasangan, No_keputusan, TMT_Pegawai, lulusan, tahun_lulus . KARPEG *No_karpeg, ** NIP, tgl_karpeg, ** id_kota

80

KARIS *No_karis, ** NIP, tgl_karis, ** id_kota KARSU * No_karsu, * NIP, tgl_karsu, * id_kota Kenaikan_pangkat * No_skpp, ** NIP, Gol_lama, Gol_baru, keterangan, TMT_kp, tgl_kp, ** id_kota Mutasi * No_skm, ** NIP, dinas_lama,

dinas_baru, TMT_dinasbaru, tgl_mutasi,

** id_kota Pensiun * No_skp, ** NIP, mks, TMT_pensiun, pensiun_pokok, tgl_pensiun, ** id_kota

4.

Bentuk Normal 3

Pegawai *NIP, Nama, Alamat, TTL, Jenis Kelamin, Status, Nama_istri/suami, jumlah_anak, tgl_nikah, Dinas Kerja, **Golongan, Jabatan, Pendidikan Terahir,bup, **Id_kota, foto_pegawai, foto_pasangan, No_keputusan, TMT_Pegawai, lulusan, tahun_lulus . KARPEG *No_karpeg, ** NIP, tgl_karpeg, ** id_kota KARIS

81

*No_karis, ** NIP,tgl_karis, ** id_kota KARSU * No_karsu, * NIP, tgl_karsu, * id_kota Kenaikan_pangkat * No_skpp, ** NIP, Gol_lama, Gol_baru, keterangan, TMT_kp, tgl_kp, ** id_kota Mutasi * No_skm, ** NIP, dinas_lama,

dinas_baru, TMT_dinasbaru, tgl_mutasi,

** id_kota Pensiun * No_skp, ** NIP, mks, TMT_pensiun, pensiun_pokok, tgl_pensiun, ** id_kota Golongan * Gol, Gapok, Jabatan Kota *id_kota, kota

82

4.2.4.2 Tabel Relasi Tabel Relasi merupakan hubungan antara table yang satu dengan table yang lain, yang dihubungkan dengan suatu kata kunci(Key). Dibawah ini adalah gambar tabel relasi yang diusulkan.

KARPEG PK No_karpeg NIP tgl_karpeg id_kota

Kenaikan_pangkat Pegawai PK NIP

KARIS PK No_karis NIP tgl_karis id_kota

KARSU PK No_karsu NIP tgl_karsu id_kota

Nama Alamat Tempat lahir Tgl lahir Jenis Kelamin Status Jumlah_anak Dinas Kerja Golongan Jabatan Pendidikan Terahir Id_kota

BUP, foto_pegawai, foto_pasangan, No_keputusan, TMT_Pegawai, Lulusn Tahn Lulus

Golongan PK Golongan Gapok Jabatan

Kota PK Id_kota Kota

Gambar 4.15 Tabel Relasi

PK No_skpp NIP Gol_lama Gol_baru keterangan TMT_kp tgl_kp id_kota

Mutasi PK No_skm NIP dinas_lama dinas_baru TMT_dinasbaru tgl_mutasi id_kota

Pensiun PK No_skp NIP mks TMT_pensiun pensiun_pokok tgl_pensiun id_kota

83

4.2.4.3 Entity Relationship Diagram Entity-Relationship Diagram (ERD) adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan atar penyimpanan.

GOLONGAN 1

Memiliki

1

PEGAWAI 1

1

1

1

1

Memiliki 1

memperoleh

memperoleh

memperoleh

mengajukan

KOTA 1

1

KARPEG

KARIS

N

N

memiliki

memiliki

1

11

1

mengajukan

mengajukan

1 1 1

KARSU N

1

N

Kenaikan pangkat N

memiliki

memiliki

N

Mutasi

N

Pensiun N

N

memiliki

memiliki

Gambar 4.16 ERD

4.2.4.4 Struktur File File merupakan kumpulan dari item data yang di atur di dalam suatu record, dimana item-item data tersebut dimanipulasi untuk proses tertentu. Struktur file dibuat sebagai pendukung agar pemakai (user) mengetahui segala yang berhubungan dengan pengolahan database. Struktur filenya terdiri dari :

84

Nama File

: Pegawai

Keterangan

: Data Pegawai

Atribut Field Adalah Sebagai Berikut : Tabel 4.1 Struktur Field Data Pegawai NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Nama Data NIP Nama Alamat Tempat_Lahir Tgl_Lahir Jenis_Kelamin Status Id_kota Dinas_kerja gol pendidikan alamat foto_pegawai Lulusan Tahun_lulus Tmt_pegawai No_keputusan Nama_pasangan Tgl_nikah Foto_pasangan

Jenis VarChar VarChar VarChar VarChar Date VarChar VarChar VarChar VarChar VarChar VarChar VarChar VarChar VarChar VarChar Date VarChar VarChar Date VarChar

Nama File

: Golongan.

Keterangan

: Data Golongan.

Ukuran 18 50 50 20 8 10 15 8 20 2 2 100 20 30 4 8 30 30 8 30

Keterangan Atribut Kunci Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta Foreign Key Atribut Penyerta Foreign Key Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta

Atribut Field adalah sebagai berikut : Tabel 4.2 Struktur Field Golongan NO 1 2 3

Nama Data Gol Gapok Jabatan

Jenis Char Char Char

Ukuran 10 18 5

Keterangan Atribut Kunci Atribut Penyerta Atribut Penyerta

85

Nama File

: Kota.

Keterangan

: Data Wilayah.

Atribut Field adalah sebagai berikut : Tabel 4.3 Struktur Field Kota NO 1 2

Nama Data Id_kota kota

Jenis Char Char

Nama File

: karpeg

Keterangan

: Data karpeg

Ukuran 5 20

Keterangan Atribut Kunci Atribut Penyerta

Atribut Field Adalah Sebagai Berikut : Tabel 4.4 Struktur Field Data KARPEG NO 1 2 3 4

Nama Data No_karpeg NIP Id_kota Tgl_karpeg

Nama File

: karis

Keterangan

: Data karis

Jenis VarChar VarChar VarChar Date

Ukuran 18 18 5 8

Keterangan Atribut Kunci Foreign Key Foreign Key Atribut Penyerta

Atribut Field Adalah Sebagai Berikut : Tabel 4.5 Struktur Field Data KARIS NO 1 2 3 4

Nama Data No_karis NIP Id_kota Tgl_karis

Jenis VarChar VarChar VarChar Date

Ukuran 18 18 5 8

Keterangan Atribut Kunci Foreign Key Foreign Key Atribut Penyerta

86

Nama File

: karsu

Keterangan

: Data karsu

Atribut Field Adalah Sebagai Berikut : Tabel 4.6 Struktur Field Data KARSU NO 1 2 3 4

Nama Data No_karsu NIP Id_kota Tgl_karsu

Jenis VarChar VarChar VarChar Date

Nama File

: naik_pangkat

Keterangan

: Data Kenaikan Pangkat

Ukuran 18 18 5 8

Keterangan Atribut Kunci Foreign Key Foreign Key Atribut Penyerta

Atribut Field Adalah Sebagai Berikut : Tabel 4.7 Struktur Field Data Kenaikan Pangkat NO 1 2 3 4 5 6 7 8

Nama Data No_SKPP NIP Gol_lama Gol_baru Id_kota keterangan Tgl_kp Tmt_kp

Nama File

: mutasi

Keterangan

: Data mutasi

Jenis VarChar VarChar VarChar VarChar VarChar Varchar Date Date

Atribut Field Adalah Sebagai Berikut :

Ukuran 18 18 2 2 5 15 8 8

Keterangan Atribut Kunci Foreign Key Atribut Penyerta Atribut Penyerta Foreign Key Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta

87

Tabel 4.8 Struktur Field Data Mutasi NO 1 2 3 4 5 6 7 8

Nama Data No_SKM NIP Dinas_lama Dinas_baru Id_kota keterangan Tgl_mutasi Tmt_dinasbaru

Nama File

: pensiun

Keterangan

: Data pensiun

Jenis VarChar VarChar VarChar VarChar VarChar Varchar Date Date

Ukuran 18 18 2 2 5 15 8 8

Keterangan Atribut Kunci Foreign Key Atribut Penyerta Atribut Penyerta Foreign Key Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta

Atribut Field Adalah Sebagai Berikut : Tabel 4.9 Struktur Field Data Pensiun NO 1 2 3 4 5 6 7 8

Nama Data No_SKP NIP BAB MKS Id_kota Pensiun_pokok Tgl_mutasi Tmt_pensiun

Jenis VarChar VarChar VarChar VarChar VarChar Varchar Date Date

Ukuran 18 18 2 2 5 15 8 8

Keterangan Atribut Kunci Foreign Key Atribut Penyerta Atribut Penyerta Foreign Key Atribut Penyerta Atribut Penyerta Atribut Penyerta

4.2.4.5. Kodifikasi Pengkodean berfungsi untuk mendefinisikan suatu objek secara singkat, mengklasifikasikan data dan memasukan data kedalam database, selain itu kode dapat dibentuk dari kumpulan huruf, angka dan karakter khusus. Pada program sistem informasi terdapat beberapa pengkodean untuk memudahkan dalam pencarian data, yang diantaranya yaitu :

88

a. Kode Pegawai XXXX XX XX XXXX XX X XXX No Urut Jenis golongan Tingkat golongan Tahun Pengangkatan PNS Tanggal lahir Bulan lahir Tahun lahir

Contoh: Kode Pegawai adalah 19870520 201002 1 001,

Menunjukan

1987 tahun lahir pegawai, 05 bulan lahir pegawai, 20 tanggal lahir pegawai, 2010 tahun pengangkatan, 02 tingkatan golongan, 1 jenis golongan contoh 1 itu untuk A, 001 no urut pegawai di tempat kerja tersebut.

b. Kode Nomor KARPEG

KRG XXXXXXXXXX No Urut KARPEG Kode KARPEG

Contoh : KRG 0000000001

Menunjukan pembuatan KARPEG dengan

nomor urut 0000000001.

c. Kode Nomor KARIS

KRS XXXXXXXXXX No Urut KARIS Kode KARIS

89

Contoh : KRS 0000000001

Menunjukan pembuatan KARIS dengan

nomor urut 0000000001.

d. Kode Nomor KARSU

KSU XXXXXXXXXX No Urut KARSU Kode KARSU

Contoh : KSU 0000000001

Menunjukan pembuatan KARSU dengan

nomor urut 0000000001.

e. Kode Nomor Surat Keputusan Kenaikan Pangkat XXXXX / KEP / SKKP / XXXXX / XX Tahun Pembuatan Kode Kota Jenis Surat Keputusan No Urut Surat

Contoh : 00001 / KEP / SKKP / 23202 / 10

lima digit pertama yaitu

00001 menunjukkan nomor urut pembuatan SKKP, KEP : merupakan kependekan dari Keputusan, SKKP menunjukan jenis surat yang dibuat yaitu Surat Keputusan Kenaikan Pangkat, lima digit ke empat menunjukan Kode Kota yang mengajukan kenaikan pangkat, dua digit terakhir menunjukan tahun pembuatan yaitu 10 yang berarti tahun 2010.

90

f. Kode Nomor Surat Keputusan Mutasi XXXXX / KEP / SKM / XXXXX / XX Tahun Pembuatan Kode Kota Jenis Surat Keputusan No Urut Surat

Contoh : 00001 / KEP / SKM / 23202 / 10

lima digit pertama yaitu

00001 menunjukkan nomor urut pembuatan SKM, KEP : merupakan kependekan dari Keputusan, SKM menunjukan jenis surat yang dibuat yaitu Surat Keputusan Mutasi, lima digit ke empat menunjukan Kode Kota yang mengajukan Mutasi, dua digit terakhir menunjukan tahun pembuatan yaitu 10 yang berarti tahun 2010.

g. Kode Nomor Surat Keputusan Pensiun XXXXX / KEP / SKP / XXXXX / XX Tahun Pembuatan Kode Kota Jenis Surat Keputusan No Urut Surat

Contoh : 00001 / KEP / SKP / 23202 / 10

lima digit pertama yaitu

00001 menunjukkan nomor urut pembuatan SKP, KEP : merupakan kependekan dari Keputusan, SKP menunjukan jenis surat yang dibuat yaitu Surat Keputusan Pensiun, lima digit ke empat menunjukan Kode Kota yang mengajukan Pensiun, dua digit terakhir menunjukan tahun pembuatan yaitu 10 yang berarti tahun 2010.

91

4.2.5 Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka dirancang untuk memudahkan user dalam mengakses Sistem Informasi yang dibutuhkan.

4.2.5.1 Struktur Menu Rancangan struktur menu dibuat untuk memudahkan user dalam melakukan penggunaan fungsi-fungsi program yang ada pada sistem ini. 1. Tampilan Menu Utama Berikut Tampilan menu utama :

Menu Utama

Halaman Utama

Sejarah BKN

Administrator

Struktur Organisasi

Pegawai

Visi Misi

Sie. Status Kepegawaian

Gambar 4.17 Menu Utama

2. Tampilan Menu Admin Berikut Tampilan menu Admin :

Sie. Pensiun

Login

Sie. Mutasi

92

Administrator

Menu Administrator

Menu Data Pendukung

View data

Laporan

Daftar Pengguna

Data Kota

KARPEG

KARPEG

Logout

Data Golongan

KARIS

KARIS

KARSU

KARSU

Kenaikan Pangkat

Kenaikan Pangkat

Mutasi

Mutasi

Pensiun

Pensiun

Pegawai

Gambar 4.18 Menu Admin

3. Tampilan Menu Sie. Status Kepegawaian Berikut Tampilan Menu Sie. Status Kepegawaian: Sie. Kepegawaian

Menu Sie. Kepegawaian

Kepegawaian

Rubah Password

Pembuatan KARPEG

Logout

Pembuatan KARIS

Menu Data Pendukung Data Pegawai

Pembuatan KARSU

Gambar 4.19 Menu Sie. Status Kepegawaian

Menu Laporan

KARPEG

KARIS

KARSU

93

4. Tampilan Menu Sie. Mutasi Berikut Tampilan Menu Sie. Mutasi : Sie. Mutasi

Menu Sie. Status Mutasi

Mutasi

Rubah Password

Logout

Menu Laporan

View Data Kenaikan Pangkat

Data Kenaiakan pangkat

Mutasi

Data Mutasi

Kenaikan pangkat

Mutasi

Gambar 4.20 Menu Sie. Mutasi

5. Tampilan Menu Sie. Pensiun Berikut Tampilan Menu Sie. Pensiun: Sie. Pensiun

Menu Sie. Pensiun

Pensiun

Rubah Password

Menu Laporan

View Data

Pensiun

Data Pensiun

Pensiun

Logout

Gambar 4.21 Menu Sie. Pensiun

4.2.5.2 Perancangan Input Rancangan masukan yaitu desain yang dirancang untuk menerima masukan dari pengguna sistem. Rancangan masukan data ini harus dapat

94

memberikan penjelasan dari pemakai, baik dari bentuk maupun dari masukanmasukan yang harus di isi. Untuk lebih jelasnya bentuknya dapat di lihat berikut : 1. Rancangan Login Berikut Rancangan Tampilan Login : LOGIN USER NAME

PASS

HAK AKSES KOTA

LOGIN

RESET

Gambar 4.22 Rancangan Login

95

2. Rancangan Tampilan Input Data Pegawai Berikut Rancangan Tampilan Input Data Pegawai : Data Pegawai NIP Nama Tempat Lahir Jenis Kelamin Status Tgl Nikah Nama Pasangan Foto Pasangan

Browse

Jumlah anak Alamat Unit Kerja Pend. Terakhir Lulusan Tahun Lulus TMT Pegawai No Keputusan Kode Daerah Foto Pegawai

Browse

SIMPAN

BATAL

Gambar 4.23 Rancangan Input Data Pegawai

96

3. Rancangan Tampilan Input Data Berkas Karpeg Berikut Rancangan Tampilan Input KARPEG : Masukan NIP

Cari

Pembuatan KARPEG No KARPEG

Foto

NIP Nama Pegawai No Keputusan TMT Pegawai Kode daerah

SIMPAN

BATAL

Gambar 4.24 Rancangan Input Data KARPEG

4. Rancangan Tampilan Input Data KARIS Berikut Rancangan Tampilan Input KARIS : Masukan NIP

Cari

Pembuatan KARIS No KARIS

Foto

NIP Nama Nama istri Tgl Nikah Kode daerah

SIMPAN

BATAL

Gambar 4.25 Rancangan Input Data KARIS

97

5. Rancangan Tampilan Input Data KARSU Berikut Rancangan Tampilan Input KARSU :

Masukan NIP

Cari

Pembuatan KARSU No KARSU

Foto

NIP Nama Pegawai Nama Suamii Tgl Nikah Kode daerah

SIMPAN

BATAL

Gambar 4.26 Rancangan Input Data KARSU

6. Rancangan Tampilan Input Data Mutasi Berikut Rancangan Tampilan Input Mutasi Cari

Pilih NIP

DATA MUTASI PEGAWAI No SKM NIP Dinas Lama Dinas Baru TMT Dinas Baru SIMPAN

BATAL

Gambar 4.27 Rancangan Input Data Mutasi

98

7. Rancangan Tampilan Input Data Kenaikan Pangkat Berikut Rancangan Tampilan Input Kenaikan Pangkat : Cari

Pilih NIP

DATA KENAIKAN PANGKAT No SKKP NIP Gol Lama Gol Baru TMT Gol Baru SIMPAN

BATAL

Gambar 4.28 Rancangan Input Data Kenaikan Pangkat

8. Rancangan Tampilan Input Data Pensiun Berikut Rancangan Tampilan Input Data Pensiun : Cari

Pilih NIP

DATA PENSIUN No SKP NIP Berhenti Akhir Bulan TMT Pensiun

SIMPAN

BATAL

Gambar 4.29 Rancangan Input Data Pensiun

99

4.2.5.3

Perancangan Output

Perancangan Output ini didasarkan pada kebutuhan informasi yang diperlukan oleh para user/ pemakai, berikut rancangan ouput SIPK : 1. Rancangan Tampilan Ouput KARPEG Berikut Rancangan Tampilan Ouput KARPEG:

GAMBAR GARUDA

Gambar 4.30 Rancangan Output KARPEG

2. Rancangan Tampilan Ouput KARIS Berikut Rancangan Tampilan Ouput KARIS:

GAMBAR GARUDA

Gambar 4.31 Rancangan Output KARIS

3. Rancangan Tampilan Ouput KARSU Berikut Rancangan Tampilan Ouput KARSU:

100

GAMBAR GARUDA

Gambar 4.32 Rancangan Output KARSU

4. Rancangan Tampilan Ouput SK Kenaikan Pangkat Berikut Rancangan Tampilan Ouput SK Kenaikan Pangkat:

GAMBAR GARUDA

KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR : XXXXX / XXXXX / XXX / XXX / XX

Menimbang : bahwa Pegawai Negeri sipil yang namanya tercantum dalam keputusan ini dinyatakan telah memenuhi syarat untuk dinaikan pangkatnya yang diberikan kepada :

NIP

XXXXXXXXXX

NAMA

XXXXXXXXXX

GOLONGAN LAMA

XXXXXXXXXX

GOLONGAN BARU

XXXXXXXXXX

TMT DINAS BARU

XXXXXXXXXX

Bahwa pegawai yang bersangkutan dimutasikan dari bagian dinas kerja lamanya yaitu Dinas XXXXX ke bagian dinas kerja barunya yaitu Dinas XXXXX. BANDUNG, XX - XX - XXXX KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DR. EDY TOPO ASHARI NIP.19511025 197710 1 001

Gambar 4.33 Rancangan Output SK Kenaikan Pangkat

101

5. Rancangan Tampilan Ouput SK Mutasi Berikut Rancangan Tampilan Ouput SK Mutasi :

GAMBAR GARUDA

KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR : XXXXX / XXXXX / XXX / XXX / XX

Menimbang : bahwa Pegawai Negeri sipil yang namanya tercantum dalam keputusan ini dinyatakan telah memenuhi syarat untuk dimutasikan karena beberapa pertimbangan yang diantaranya kurangnya sumber daya pada tempat dimana pegawai yang bersangkutan di mutasikan, yang diberikan kepada :

NIP

XXXXXXXXXX

NAMA

XXXXXXXXXX

DINAS KERJA LAMA

XXXXXXXXXX

DINAS KERJA BARU

XXXXXXXXXX

TMT DINAS BARU

XXXXXXXXXX

Bahwa pegawai yang bersangkutan dimutasikan dari bagian dinas kerja lamanya yaitu Dinas Pendidikan ke bagian dinas kerja barunya yaitu Dinas Kebudayaan. BANDUNG, XX - XX - XXXX KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DR. EDY TOPO ASHARI NIP.19511025 197710 1 001

Gambar 4.34 Rancangan Output SK Mutasi

102

6. Rancangan Tampilan Ouput SK Pensiun Berikut Rancangan Tampilan Ouput SK Pensiun:

GAMBAR GARUDA

KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR : XXXXX / XXXXX / XXX / XXX / XX Menimbang : bahwa Pegawai Negeri sipil yang namanya tercantum dalam keputusan ini dinyatakan telah mencapai batas usia pensiun dan telah memenuhi syarat untuk diberhentikan dengan hormat sebagai pegawai negeri sipil dengan hak pensiun, yang diberikan kepada : NIP

XXXXXXXXXX

NAMA

XXXXXXXXXX

TANGGAL LAHIR

XXXXXXXXXX

DINAS KERJA

XXXXXXXXXX

GOL/ PANGKAT

XXXXXXXXXX

MASA KERJA PENSIUN

XXXXXXXXXX

TMT PENSIUN

XXXXXXXXXX

GAJI POKOK TERAHIR

XXXXXXXXXX

PENSIUN POKOK

XXXXXXXXXX

Bahwa pegawai yang bersangkutan telah dinyatakan pensiun dan berhak mendapatkan hak pensiun.

BANDUNG, XX - XX - XXXX KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DR. EDY TOPO ASHARI NIP.19511025 197710 1 001

Gambar 4.35 Rancangan Output SK Pensiun

103

7. Rancangan Tampilan Ouput Laporan KARPEG Berikut Rancangan Tampilan Ouput Laporan KARPEG:

GAMBAR GARUDA

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG Jl. Surapati No.10 Bandung Telp.(022)7206182 Fax.(022)7206182

BANDUNG, XX / XX / XXXX

LAPORAN PEMBUATAN KARPEG NO. KARPEG

NIP

NAMA PEGAWAI

TMT PEGAWAI

KAB./KOTA

TGL PENGESAHAN

Gambar 4.36 Rancangan Output Laporan KARPEG

8. Rancangan Tampilan Ouput Laporan KARIS Berikut Rancangan Tampilan Ouput Laporan KARIS:

GAMBAR GARUDA

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG Jl. Surapati No.10 Bandung Telp.(022)7206182 Fax.(022)7206182

BANDUNG, XX / XX / XXXX

LAPORAN PEMBUATAN KARIS NO. KARIS

NIP

NAMA PEGAWAI

NAMA ISTRI

KAB./KOTA

TGL PENGESAHAN

Gambar 4.37 Rancangan Output Laporan KARIS

104

9. Rancangan Tampilan Ouput Laporan KARSU Berikut Rancangan Tampilan Ouput Laporan KARSU: BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG

GAMBAR GARUDA

Jl. Surapati No.10 Bandung Telp.(022)7206182 Fax.(022)7206182

BANDUNG, XX / XX / XXXX

LAPORAN PEMBUATAN KARSU NIP

NO. KARSU

NAMA PEGAWAI

NAMA SUAMI

KAB./KOTA

TGL PENGESAHAN

Gambar 4.38 Rancangan Output Laporan KARSU

10. Rancangan Tampilan Ouput Laporan Kenaikan pangkat Berikut Rancangan Tampilan Ouput Laporan Kenaikan pangkat: BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG

GAMBAR GARUDA

Jl. Surapati No.10 Bandung Telp.(022)7206182 Fax.(022)7206182

BANDUNG, XX / XX / XXXX

LAPORAN KENAIKAN PANGKAT NO.SKKP

NIP

NAMA PEGAWAI

GOL LAMA

GOL BARU

TMT. GOL BARU

KAB./KOTA

TGL PENGESAHAN

Gambar 4.39 Rancangan Output Laporan Kenaikan Pangkat

105

11. Rancangan Tampilan Ouput Laporan Mutasi Berikut Rancangan Tampilan Ouput Laporan Mutasi: BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG

GAMBAR GARUDA

Jl. Surapati No.10 Bandung Telp.(022)7206182 Fax.(022)7206182

BANDUNG, XX / XX / XXXX

LAPORAN MUTASI NO.SKM

NIP

NAMA PEGAWAI DINAS LAMA DINAS BARU

TMT. DINAS BARU

KAB./KOTA

TGL PENGESAHAN

Gambar 4.40 Rancangan Output Laporan Mutasi

12. Rancangan Tampilan Ouput Laporan Pensiun Berikut Rancangan Tampilan Ouput Laporan Pensiun: BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG

GAMBAR GARUDA

Jl. Surapati No.10 Bandung Telp.(022)7206182 Fax.(022)7206182

BANDUNG, XX / XX / XXXX

LAPORAN PENSIUN NO.SKP

NIP

NAMA PEGAWAI DINAS

GOLONGAN

JABATAN

TMT PENSIUN

KAB./KOTA

TGL PENGESAHAN

Gambar 4.41 Rancangan Output Laporan Pensiun

106

4.2.6. Perancangan Arsitektur Jaringan Perancangan arsitektur jaringan adalah bentuk umum dari suatu konfigurasi jaringan yang diusulkan dalam Sistem Informasi Pelayanan kepegawaian Berbasis Web menggunakan jaringan internet yang dapat dilihat pada gambar berikut ini : AKSES INTERNET

BKN

BKD

admin Sie.kepegawian

Sie.kepegawian modem modem

Sie.mutasi

Sie.mutasi Sie.pensiun

Sie.pensiun

Gambar 4.42 Rancangan Arsiterkutur Jaringan