SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT PADA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK KOTA SEMARANG Novika Diar Alifiyana 1, Agus Winarno, M.Kom 2 1
2
Mahasiswa Sistem Informasi, Universitas Dian Nuswantoro Semarang Dosen Pembimbing Sistem Informasi, Universitas Dian Nuswantoro Semarang ABSTRAK
Terdapatnya no surat yang sama atau penomeran surat yang tidak sesuai standar, no surat standar ditulis berdasarkan no urut surat, kode badan, tanggal pembuatan surat. Sulitnya mengetahui letak surat / Disposisi Surat. Sulitnya mendistribusikan surat jika sifatnya mendesak/surat tugas. Untuk mengatasi masalah tersebut ingin dibuat Sistem Informasi Pengolahan Surat pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Semarang. Dengan menggunakan metode pengembangan sistem waterfall yang tahapannya meliputi tahap identifikasi, tahap analysis,tahap design,tahap code, tahap testing, tahap maintenece. Tujuan dari penelitian ini adalah terciptanya sistem informasi pengolahan surat pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Semarang maka akan mengahsilkan no surat yang urut dan sesuai standar. Mudah untuk mencari letak/disposisi Surat. Mudah mendistribusikan Surat yaitu menggunakan email. Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengolahan Surat, Waterfall, PHP, DFD 1.
PENDAHULUAN
Badan
Kesatuan
fungsi perlindungan dan pengayoman Bangsa
dan
tersebut
diterjemahkan
sebagai
Politik (Kebangsospol) Kota Semarang
pemenuhan
merupakan
akan keamanan, ketentraman, dan
lembaga
teknis
yang
kebutuhan
menpunyai tugas pokok pembinaan
ketertiban
sosial
bermasyarakat,
politik
Semarang.
di
Wilayah
kehidupan
berbangsa
dan
Badan
bernegara yang harmonis, aman, dan
Kesatuan Bangsa dan politik Kota
damai, termasuk didalamnya terhadap
Semarang
bencana.
pemikiran
Pembentukan
Kota
dalam
masyarakat
berawal bahwa
dari
sebuah
Pemerintah
mempunyai fungsi sebagai pelindung dan pengayom masyarakat dimana
Administrasi
perkantoran
pada
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota
Semarang
dalam
hal
ini
administrasi surat masuk dan surat
pengiriman. Menurut (Wursanto,1994)
keluar saat ini masih menggunakan
surat keluar adalah surat yang sudah
pendataan manual. sebelum membahas
lengkap
masalah administrasi surat masuk dan
berstempel, dan telah di tanda tangani
surat keluar. Maka akan dijelaskan
oleh berwenang) yang dibuat oleh
dulu mengenai definisi surat, definisi
instansi, kantor maupun lembaga yang
surat masuk dan definisi surat keluar.
ditujuankan kepada instansi, kantor
Menurut Silmi (2002) surat adalah
atau
sehelai
organisasi/perorangan diluar organisasi
kertas
digunakan
atau
untuk
lebih
yang
mengadakan
komunikasi secara tertulis. Surat pada
(bertanggal,
lembaga
bernomor,
lain
atau
tersebut Saat
ini
masih
menggunakan
hakekatnya adalah bentuk penuangan
pendataan manual yaitu menggunakan
ide atau kehendak seseorang dalam
buku agenda surat masuk dan surat
bentuk tulisan Dengan demikian surat
keluar. Dengan pendataan manual
merupakan jembatan pengertian dan
mengalami kendala dan kekurangan
alat komunikasi bagi seseorang dan
yaitu
orang lain. Karena sifatnya yang
dalam pembuatan penomoran surat.
demikian,
harus
Terdapatnya no surat yang sama atau
disusun secara singkat dan padat tetapi
penomeran surat yang tidak sesuai
jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai
standar.
haruslah
berdasarkan no urut surat, kode badan,
maka
surat-surat
mudah
sederhana,dan
dimengerti,
teratur.
Menurut
(Wursanto, 1994) surat masuk adalah
masih melakukan kesalahan
No
surat
standar
ditulis
tanggal pembuatan surat. Dengan
pendataan
semua jenis surat yang diterima dari
dokumen
organisasi/instansi
maupun
mengetahui letak dokumen (disposisi
diterima
surat).
perorangan,
baik
yang
susah
dicari,
manual sulitnya
apabila dokumen tersebut
melalui pos (kantor pos), maupun yang
sedang di pinjam, hal ini menyebabkan
diterima dari kurir (pengantar surat)
banyak surat yang terselip bahkan
dengan
hilang maupun yang tercecer ataupun
mempergunakan
buku
ketinggalan. Jika surat tidak diketahui
membangun
keberadaannya
akan
pengolaan Surat pada Badan Kesatuan
Badan
Bangsa dan Politik Kota Semarang
mengganggu
tentu kinerja
di
Kesatuan Bangsa dan Politik Kota
Sistem
Informasi
yang lebih efektif, akurat dan cepat.
Semarang. Dengan pendataan manual juga terdapat kendala apabila surat
3.
Dengan
bersifat penting (Surat Tugas) untuk segera didistribusikan ke petugas yang mendapatkan surat tugas tersebut. Akan mengalami kesulitan apabila petugas sedang tidak berada ditempat, petugas sedang diluar kota. Surat tersebut tentu sangat dibutuhkan untuk
keterbatasan
didistibusikan
mengganggu
maka
kinerja
di
waktu,
tenaga
serta
maka dalam pembuatan Penelitian ini peneliti akan membatasi permasalahan pada: -
Sistem hanya melayani surat masuk dan surat keluar Pada Badan Kesatuan Bangsa dan
akan
Politik Kota Semarang
Badan
Kesatuan Bangsa dan Politik Kota
memperhatikan
banyaknya masalah yang dihadapi,
melaksanakan tugas, jika surat tersebut belum
PEMBATASAN MASALAH
-
Program
ini
di
menggunakan
Semarang untuk itu sangat diharapkan
buat bahasa
pemrograman PHP
adanya sistem surat yang akan dikirim melalui email, sehingga tidak harus datang ke kantor untuk mengambil
4.
TUJUAN TUGAS AKHIR
Tujuan yang ingin dicapai adalah
surat. Dari latar belakang tersebut
membangun
sehingga
judul
Sistem Informasi pengolaan Surat pada
”Sistem Informasi Pengolahan Surat
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
pada Badan Kesatuan Bangsa dan
Kota Semarang yang lebih efektif,
Politik Kota Semarang”
akurat dan cepat.
2.
peneliti
memberi
sebuah
RUMUSAN MASALAH
Dari latar belakang
tersebut,
maka dapat dirumuskan Bagaimana
5. PEMBAHASAN 5.1 Dfd Level 0
membangun
bisa diperoleh kesimpulan sebagai berikut: Dengan Sistem Informasi pengolaan Surat pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Semarang yang lebih efektif, akurat dan cepat. Yang nantinya dapat membuatkan
5.2 Tampilan Program
penomeran
surat
yang
memberikan
kemudahan
standar, informasi
mengenai letak surat, Dan dapat mendristibusikan/menyebarkan
surat
melalui email. 7.
Saran
-
Dapat
dikembangkan
menambah
dengan banyak
pembahasannya tidak hanya surat masuk dan surat keluar. Namun dapat mendata lainnya seperti absensi kerja -
Setiap Pegawai mempunyai email, karena nantinya surat tugas akan dikirim via email
-
Dapat dikembangkan ke bahasa pemrograman
lainnya
seperti
bahasa java, visual basic dan 6.
pemrograman lainnya.
Kesimpulan
Sistem
Informasi
Pengolahan Daftar Pustaka
Surat pada Badan Kesatuan Bangsa
[1] Redha Hidayatullah (2013) Sistem
dan Politik Kota Semarang ini, maka
Pengolahan Data Surat Masuk dan
Surat Keluar Pada Kantor Badan Pengawasan
Keuangan
Dan
Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh Berbasis Web, STIMIK U’BUDIYAH ACEH [2] Nurul
Hamidah
(2012),
Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat
Keluar
Di
Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten Ponorogo
Dengan
Mysql,
PHP
dan
Universitas
Muhammadiyah, Ponorogo [3] Dessi Tri Santi (2013), Sistem Informasi Persuratan
Manajemen Kementrian
Kabupaten
Tata Agama
Pacitan,Universitas
Surakarta (UNSA), Solo [4] Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.D., Daur Hidup Perangkat Lunak Penerbit ANDI
2005.
[5] Pressman, Roger S., Phd. (2002). Rekayasa
Perangkat
Lunak
Pendekatan Praktisi (Buku Satu). Yogyakarta : Penerbit Andi
