SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ALAT TULIS KANTOR BERBASIS WEB PADA BANK BRI KCP PANGKALAN JATI JAKARTA
Oleh : Lulu Maulida dan Ruhul Amin
ABSTRAKSI. Peran teknologi informasi yang semakin besar dan kompleks membuat institusi-institusi harus meningkatkan fungsi teknologi informasinya. Tak terkecuali lembaga perbankan BANK BRI KCP Pangkalan Jati yang bergerak dibidang jasa perbankan. Sebuah lembaga yang berusaha menyeimbangkan perkembangan teknologi dengan sistem pengelolaan alat tulis kantornya, dari Kantor Cabang. Sistem informasi pengelolaan alat tulis kantor bertujuan untuk menciptakan kinerja yang lebih efektif dan efisien. Karena lebih mudah mendapatkan informasi dan tidak perlu membuang banyak waktu untuk mengelola alat tulis kantor. Melalui website yang akan kami rancang diharapakan akan memudahkan bagi petugas bersangkutan untuk mendapatkan informasi secara lengkap, up-to-date, interaktif dan dinamis. Diharapakan BANK BRI KCP Pangkalan Jati mendapatkan kepuasan dan nilai lebih dari web pengelolaan alat tulis kantor pada BANK BRI KCP Pangkalan Jati.
1
1.
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Dalam penyusunan Skripsi ini, penulis menggunakan beberapa metode penelitian data, yaitu: A. Observasi
Perkembangan teknologi saat sekarang ini semakin modern, kemajuan teknologi merupakan bentuk sebuah manifestasi dari perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Hasil dari perkembangan ilmu dan teknologi sangat berpengaruh terhadap aspek kehidupan manusia yang modern, salah satunya ialah penggunaan komputer yang berfungsi sebagai alat yang membantu tugas rutinitas manusia. Dengan semakin modernnya teknologi yang dimiliki, komputer dapat membantu hasil kinerja suatu kegiatan sehingga menghasilkan proses kerja yang efektif dan juga efisien.
Pada metode ini penulis melakukan pengamatan tentang proses pengelolaan alat tulis kantor (ATK) yang terjadi di BANK BRI KCP Pangkalan Jati. B. Wawancara Pada metode ini penulis melakukan wawancara langsung kepada Supervisor tentang bagaimana proses pengelolaan alat tulis kantor (ATK) yang terjadi dan akan dijadikan sebagai objek penulisan skripsi. C. Studi Kepustakaan Dengan metode ini penulis menggambarkan masalah secara jelas dan objektif berdasarkan teori-teori yang penulis pelajari selama perkuliahan. Selain itu, penulis juga mendapatkan data melalui pengumpulan serta membaca beberapa literatur sebagai bahan acuan dari referensi yang berkenaan dengan materi skripsi.
Demikian pula dengan proses pengelolaan alat tulis kantor (ATK) yang dijalankan oleh BANK BRI KCP Pangkalan Jati Jakarta, yang memiliki berbagai jenis barang yang berbeda. Ketelititan dalam memesan barang pada Kantor Cabang Kalimalang merupakan hal yang sangat penting. Bila sering terjadi kesalahan dalam perhitungan pengelolaan barang tentu akan menimbulkan masalah. 1.2.
1.6.
Ruang Lingkup Ruang lingkup permasalahan dalam penulisan skripsi ini meliputi pembahasan tentang pengelolaan jenis data barang,pengelolaan data barang, pen data pengadaan barang dari Cabang Kalimalang, pendistribusian barang ke beberapa unit, jumlah stok persediaan barang, sampai dengan pembuatan laporan data pengadaan barang , laporan pendistribusian barang ke beberapa unit dan laporan stok barang.
Identifikasi Permasalahan 1. Sistem pengelolaan alat tulis kantor (ATK) pada Bank BRI KCP Pangkalan Jati masih dilakukan secara manual. 2. Tidak tersedia data pengelolaan alat tulis kantor (ATK). 3.
1.3.
Tidak mempunyai laporan stok alat tulis kantor (ATK).
2. ANALISA SISTEM BERJALAN
Perumusan Masalah
2.1.
Dalam tahap ini diperlukannya sistem yang sudah terkomputerisasi, karena dalam sebuah perusahaan atau organisasi, proses pengolahan data dengan bantuan komputer diharapkan akan menghasilkan data yang benar juga cepat dan akurat, sehingga dapat meringankan pekerjaan terutama dalam pekerjaan hitung menghitung yang kompleks dan kemungkinan kesalahan yang terjadi akan menjadi relatif kecil. 1.5.
Metode Penelitian
1.5.1
Teknik Pengumpulan Data
Proses Bisnis
Dalam hal pengadaan alat tulis kantor, BANK BRI KCP Pangkalan Jati melakukan pemesanan barang kepada pihak BANK BRI KC Kalimalang. Untuk alat tulis kantor yang dipesan dari BANK BRI KC Kalimalang, petugas BANK BRI KC Kalimalang akan menerima konfirmasi permintaan barang dari BANK BRI KCP Pangkalan Jati, pihak BANK BRI KC Kalimalang mengecek permintaan barang dari BANK BRI KCP Pangkalan Jati, setelah
2
menyetujui permintaan barang yang dipesan, petugas BANK BRI KC Kalimalang akan segera memberikan barang ke BANK BRI KCP Pangkalan Jati. BANK BRI KCP Pangkalan Jati menerima barang-barang permintaan yang telah diberikan oleh pihak BANK BRI KC Kalimalang, setelah itu petugas dari BANK BRI KCP Pangkalan Jati mengecek semua barang pesanan tersebut dan mencocokannya dengan surat permintaan. Permintaan alat tulis kantor dari setiap pegawai BANK BRI KCP Pangkalan Jati dicatat dan didistribusikan oleh pramubakti dengan sepengetahuan supervisor.
PEGAWAI
SUPERVISOR
PRAMUBAKTI
Mengajukan Permintaan Barang
Validasi Permintaan Barang
Pengadaan Barang
Menerima barang yang diminta
Validasi Laporan Pengadaan Barang
Pemesanan Barang ke KC
RANCANGAN SISTEM DAN PROGRAM USULAN 3.
A.
Use Case Diagram Halaman Admin
CABANG
Menerima pesanan dari KCP
Menyiapkan Barang Pesanan Pengambilan Barang
Pembuatan Laporan Pengadaan Barang
Pendistribusian Barang
Gambar IV.1. Use Case Diagram Halaman Admin
Menjalankan Stock Opname Menerima Laporan Stock Opname
B. Use Transaksi
Case
Diagram
Halaman
Gambar III.2 Activity Diagram Prosedur Pengelolaan A.T.K.
Gambar IV.2. Use Case Diagram Halaman Transaksi
3
A.
Activity Diagram Mengelola Data Master
Database A. Entity Relationship Diagram 1 JENIS BARANG
brg_id
MEMILIKI
brg_kode jns_nama
jns_id
jns_kode brg_nama M
brg_stok
Decission Pilih Menu Master
[Hapus]
Mengelola Data Jenis ATK
BARANG
M
[Data Jenis ATK] [Ubah]
Ubah Data Jenis ATK
Decission
[Tambah]
Jns_id
Hapus Data Jenis ATK
Merge
Decission
M
dada_id
dada_id
dada_qty
dada_qty brg_id
brg_id TERIMA
KIRIM ada_id
ada_id Merge
Input Data Jenis ATK
Simpan Data Jenis ATK
ada_id ada_nota
Decission [Data ATK]
ada_tgl
DETAIL PENGADAAN
[Hapus]
Mengelola Data ATK
Hapus Data ATK
DETAIL TAU
user_id M 1 BERISI
[Ubah] Decission
M
1
1
Merge
1 PENGADAAN
T.A.U
tau_id
BERISI
Ubah Data ATK
tau_nota
1 [Tambah]
1
Merge
Decission
1
tau_tgl Merge
Input Data ATK
Simpan Datan ATK
unit_id
LAKUKAN
LAKUKAN
TERIMA
user_id
1 Decission [DataUser]
1
M
[Hapus]
Mengelola Data User
Hapus Data User
USER
UNIT
Merge
user_id
[Ubah] Decission
level password
username Merge
Decission [Tambah]
nama_user Merge
Simpan Datan User
Input Data User
[DataUnit]
unit_id
unit_nama
Ubah Data User
Gambar IV.5 Entity Relationship Diagram Pengelolaan A.T.K
[Hapus]
Mengelola Data Unit
Hapus Data Unit Merge [Ubah]
Decission
Ubah Data Unit Decission
Merge
4.
[Tambah]
PENUTUP
Merge Input Data Unit
Simpan Data Unit
Kesimpulan Dari uraian tentang sistem informasi pengeloalaan alat tulis kantor berbasis web pada BANK BRI KCP Pangkalan Jati Jakarta yang merupakan hasil dari pengamatan dan perancangan website tersebut maka untuk lebih melengkapi dan menyempurnakan penulis ini, penulis akan mencoba unntuk menyimpulkan dari pembahasan secara singkat penerapan sistem pengelolaan alat tulis kantor, sehingga melancarkan pengelolaan alat tulis kantor pada BANK BRI KCP Pangkalan Jati Jakarta. Berikut ini beberapa kesimpulan yang dapat penulis ambil, yaitu: 1. Dengan adanya website ini akan menjadi mudah mendapatkan informasi yang tepat dan memudahkan proses pengelolaan alat tulis kantor pada BANK BRI KCP
Gambar IV.3 Activity Diagram Mengelola Data Master
4
unit_kode
Pangkalan Jati, sehingga hasilnya akan lebih efektif dan efisien. 2. Mempermudah audit internal yang terkait pengadaan alat tulis kantor. 3. Dengan adanya website ini memudahkan petugas terkait untuk stock opname.
5
