SISTEM INFORMASI TERINTEGRASI ALAT TULIS KANTOR PADA BANK INTERNASIONAL INDONESIA CABANG LAMPUNG

Handoyo Widi Nugroho

Jurnal Informatika, Vol. 11, No. 1, Juni 2011

SISTEM INFORMASI TERINTEGRASI ALAT TULIS KANTOR PADA BANK INTERNASIONAL INDONESIA CABANG LAMPUNG


Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer IBI Darmajaya Jl. Z.A. Pagar Alam No. 93, Bandar Lampung Indonesia 35145 Telp.: (0721)-787214; Faks.: (0721)-700261 e-mail: [email protected] ABSTRACT The organization sustainability at banking industry is a good coordinate and relationship between all units around there. One of them is availability office writing tools which request to support their work. Office writing tools need quickly available from storage unit to distribute automatically to all unit around it. Integration system absolutely needs to improve the later system that cannot support availability office writing tools so quickly. The later system done by manual system that fills a blank form request then gives to the storage unit. Storage unit will check availability office writing tools that their request then gives back to the unit who request. This process have done to all unit who request office writing tools, so it can be make a long time needed that can be bad influence of working performance at this organization. Case study is taken at Indonesian International Bank. Keywords: Information System, Integration, Office Writing Tools

ABSTRAK Kelancaran dalam suatu kegiatan organisasi seperti misalnya dalam industri perbankan adalah adanya suatu kerja sama yang baik di setiap unit kerja atau bagian. Setiap unit kerja atau bagian mempunyai peran penting di dalam menunjang aktifitas kegiatan yang menjadi rutinitas dalam kegiatan perbankan khususnya. Upaya mengembangkan sistem informasi pendukung alat tulis kantor ini didasarkan atas adanya keinginan agar suatu proses permintaan kebutuhan alat tulis kantor dapat secepatnya dipenuhi dan ketersedian akan kebutuhan barang yang dibutuhkan.Sistem Informasi pendukung alat tulis kantoryang dirancangterintegrasi ini,merupakan penyempurnaan sistem yang lama, dimana sistem yang lama masih menggunakan atau memakai formulir manual dalam Informatics & Business Institute Darmajaya

66



meminta alat tulis kantor yang dibutuhkan oleh semua unit kerja atau Kantor Cabang Pembantu, sehinga rentang waktu yang dibutuhkan cukup lama. Sedangkandalampengembangansistem baru sudah terintegrasi antara unit kerja yang ada dan Kantor Cabang Pembantu dengan Bagian Gudang sehingga system ini saling mendukung untuk mencukupi kebutuhan akan alat tulis kantor. Studi kasus dilakukan di Bank Internasional Indonesia Cabang Lampung. Kata kunci: Sistem Informasi, Integrasi, Alat Tulis Kantor

bagian gudang begitu juga dengan

PENDAHULUAN Salah

satu

kelancaran

faktor

penunjang

operasional

suatu

perusahaan adalah penggunaan alat tulis

kantor

(ATK),

untuk

itu

diperlukan suatu sistem yang dapat mengontrol

pemakaian

persediaan

alat

barang yang keluar dari gudang.

ataupun

tulis

kantor,

pembelian alat tulis kantor yang

Proses kontrol terhadap

alat tulis kantor dari supplier, kontrol terhadap pemakaian alat tulis kantor dari masing-masing unit kerja dan Kantor Cabang Pembantu dan kontrol terhadap

stok

maksimum

efektif dan efisien.

pembelian

minimum

masih

maupun

sering

terjadi

manipulasi data alat tulis kantor. Pada Bank Internasional Indonesia Cabang Lampung saat ini khususnya

TINJAUAN PUSTAKA

dalam permintaan alat tulis kantor

1. Sistem Informasi Terintegrasi

(ATK) yang dilakukan oleh setiap

Sistem informasi yang ada di antara

unit kerja maupun Kantor Cabang

unit–unit organisasi atau departemen–

Pembantu masih menggunakan form

departemen harus dapat berhubungan

pengajuan permintaan alat tulis kantor

dan berkomunikasi

manual.

Sasaran

dari

terintegrasi Dalam pengolahan data inventarisasi alat

tulis

menggunakan

kantor form

masih

juga

inventarisasi,

dalam pengertian setiap pengadaan barang baru dari supplier dicatat oleh Informatics & Business Institute Darmajaya

dengan baik.

sistem ini

informasi

adalah

untuk

menyediakan informasi yang akurat tepat waktu serta relevan terhadap semua komponen. Oleh sebab itu sistem informasi yang terpadu harus dirancang

di

sebuah

organisasi. 67



Integrasi

sistem

informasi

dapat

tik, kertas continous ply , kertas HVS,

dicapai

dengan

aplikasi

yang

jepitan kertas dan lain sebagainya.

terintegrasi pada semua unit, semua data akan terkumpul menjadi satu

2. Metode Pengembangan Sistem

pada database di suatu server yang

Struktur pengembangan sistem yang

telah disiapkan dan siap diakses oleh

digunakan

adalah

pengguna saat dibutuhkan. Dengan

pengembangan

sistem

sistem terintegrasi ini maka input data

terjun

yang telah dimasukkan oleh bagian

Sommerville dalam bukunya yang

atau unit lain tidak dimasukkan lagi

berjudul

oleh unit lain yang berbeda. Jadi yang

Rekayasa

dimaksud

mengemukakan bahwa: ”model air

integrasi

adalah

menyatukan sistem informasi yang

terjun

terpisah

kegiatan

satu

sama

lain

untuk

(waterfall),

struktur model

menurut

Software

Ian

Engineering:

Perangkat

(Waterfall) proses

air

Lunak

mengambil dasar

seperti

dijadikan satu agar inter unit dan

spesifikasi, pengembangan, validasi

antar unit bisa saling terhubung serta

dan

dapat mengakses data secara terpusat

mempresentasikannya sebagai fase-

(Server)

memenuhi

fase proses yang berbeda seperti

kebutuhannya. Integrasi mengurangi

spesifikasi persyaratan, perancangan

duplikasi. Salah satu faktor penting

perangkat

untuk

pengujian

untuk

dapat

integrasi,

terutama

antar

evolusi,

lunak,

dan

implementasi, dan

bisnis.(Turban, 2005)

seterusnya.”(Sommerville, 2003:42)

Menurut The Liang Gie (Administrasi

Tahap-tahap utama dari model ini

Perkantoran

memetakan

penggambaran

Modern tentang

: alat

2000) tulis

kantor adalah benda-benda yang habis

kegiatan-kegiatan

pengembangan dasar, yaitu: a. Analisis

dan

definisi

pakai yang digunakan oleh karyawan-

persyaratan. Pelayanan, batasan,

karyawan dalam sebuah organisasi

dan

atau instansi, diantaranya adalah :

melalui konsultasi dengan user

pena, pensil, pita printer, pita mesin

sistem.

tujuan

b. Perancangan Informatics & Business Institute Darmajaya

sistem

ditentukan

sistem

dan 68



perangkat

lunak.

Proses

perancangan

sistem

membagi

dalam

sistem

pengembangan pelayanan sistem,

lunak.

sementara persyaratan-persyaratan

persyaratan perangkat

keras

atau

Kegiatan ini menentukan arsitektur sistem

secara

perbaikan

atas

implementasi

unit

dan

sistem

baru ditambahkan.

keseluruhan,

perancangan

perangkat

melibatkan

identifikasi

deskripsi

terdahulu,

lunak

abstraksi

dan sistem

3. Basis Data Istilah basisdata banyak menimbulkan interpretasi

yang

berbeda

perangkat lunak yang mendasar

(Kadir,2003:39),

dan keterkaitannya.

sebagai kumpulan dari data yang

c. Implementasi

dan

basisdata

adalah

pengujian

saling berhubungan yang diorganisasi

unit, perancangan perangkat lunak

sedemikian rupa agar kemudian dapat

direalisasikan sebagai serangkaian

dimanfaatkan lagi dengancepat dan

program

program.

mudah.(Husni,1997:12) berpendapat

melibatkan

bahwa basisdata adalah sekumpulan

verifikasi bahwa setiap unit telah

yang terorganisasi dari data yang

memenuhi spesifikasinya.

saling terkait. Tegasnya basisdata

atau

Pengujian

unit

unit

d. Integrasi dan pengujian sistem, unit

program

individual

diintegrasikan dan diuji sebagai sistem

yang

menjamin

lengkap

bahwa

data, petunjuk-petunjuk, tabel-tabel, indek, daftar data dan lain-lain.

untuk

persyaratan

sistem telah dipenuhi.

adalah sekumpulan yang lengkap dari

Setelah

4.

DBMS(DataBase Management System)

pengujian sistem, perangkat lunak DBMS

dikirim kepada pelanggan. e. Operasi

dan

pemeliharaan,

adalah

suatu

program

komputer yang di gunakan untuk

merupakan fase yang paling lama.

memasukkan,

Sistem

dipakai.

menghapus,

memanipulasi

dan

Pemeliharaan mencakup koreksi

memperoleh

data

atau

dari berbagai

informasidenganpraktisdan

di-install

ditemukan

dan

error yang tidak pada

tahap-tahap

Informatics & Business Institute Darmajaya

mengubah,

efisien

(Kadir, 2003:17). 69



Tujuan

DBMS

adalah

mempermudah Strukturdata

untuk

penciptaan dan

pemrograman

membebaskan dari

masalah

penyusunan file yang kacau. Dengan DBMS kita dapat mendesain struktur file secara jauh lebih mudah dan menyiapkan suatu basisdata yang dapat

kejadian.

digunakan

oleh

sejumlah

METODE PENELITIAN 1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data merupakan bagian paling penting dalam sebuah penelitian. Ketersediaan data akan sangat

menentukan dalam proses

pengolahan dan analisa selanjutnya. Teknik pengumpulan data dilakukan

program aplikasi yang berlainan.

dengan cara: 5.

-

BaganAlirSistem

Baganalir merupakan

sistem(flowchart) bagan

(chart)

yang

Wawancara,

yaitu

dengan

melakukan

tanya

jawab

seseorang

untuk

dengan

menunjukan alir (flow) di dalam

mendapatkan keterangan dan

program atau prosedur sistem secara

pendapat akan suatu masalah.

logika. Bagan alir digunakan untuk alat

bantu

komunikasi

-

dan

Observasi,

yaitu

dengan

dilakukan melakukan

dokumentasi (Wing Wahyu Winarno,

pengamatan secara langsung

2006:1.3).

terhadap

6.

selama periode waktu tertentu.

MicrosoftVisualBasic6.0

Visual basic

merupakan salah satu

-

Studi

obyek

penelitian,

dokumentasi,

studi

bahasa pemrograman yang paling

dokumentasi digunakan untuk

banyak digunakan pada saat ini,

mencari data-data sekunder

karena fasilitas yang dimiliki sangat

yang

handal untuk membangun berbagai

menentukan item-item yang

bentuk aplikasi dan mudah dipelajari

akan dipakai.

dibutuhkan

dalam

sendiri. (Suryo, 2000). Visual Basic merupakan pemrograman terkendali

2. Analisis Sistem Yang Berjalan

(event-drivenprograming).

Sistem

Artinya

yang

berjalan

adalah

program menunggu sampai respon

serangkaian proses keluar masuknya

dari pemakai berupa event atau

berkas yang terjadi pada suatu sistem


70



yang berjalan. Maksud dari sistem

tersebut masuk gudang, sehingga

yang

untuk

alat tulis kantor yang ada tidak

mendapatkan gambaran lebih jelas

sama dengan stock alat tulis

tentang bentuk permasalahan yang

kantor

ada disuatu perusahaan. Sistem yang

penambahan dilakukan pada hari

sedang

yang sama saat barang datang ke

berjalan

ini

adalah

berjalan

Internasional

pada

Indonesia

Bank Cabang

Lampung terdiri dari pembelian alat

yang

ada

karena

gudang. b. Campur tangan manusia sangat

tulis kantor dan inventarisasi alat tulis

dominan

karena,

daya

tahan

kantor. Analisis sistem yang berjalan

manusia

sifatnya

tidak

stabil

meliputi :

mengakibatkan sering terjadinya

a. Alur sub sistem pembelian alat

kesalahan pada manusia sebagai

tulis kantor

pelaku sistem.

b. Alur sub sistem inventarisasi alat tulis kantor

c. Adanya

tuntutan

cepat

c. Kelemahan sistem yang sedang berjalan.

waktu

seiring

yang dengan

meningkatnya jumlah permintaan alat

tulis

kantor

yang

harus

dipenuhi. Dari analisis kelemahan sistem yang berjalan

ditemukan

kelemahan

3. Sistem yang diusulkan

sebagai berikut:

Aliran

a. Pada bagian Gudang, laporan

diusulkan

ketersediaan

barang

masih

sistem

menggunakan

informasi dibuat teknik

yang dengan

Context

disimpan dengan menggunakan

Diagram dan Data Flow Diagram

kartu stok dan masih tidak cepat

sebagaimana

update pada hari alat tulis kantor

Gambar 1.


ditunjukkan

pada

71



Permintaan Laporan Laporan Stok ATK

Order ATK Supplier

Laporan Invent aris as i ATK

0

Surat Pengiriman Barang

SI Inf. Terintegras i Perm. ATK

Laporan Pembelian ATK

Pimpinan Kantor

Laporan Invent aris as i ATK Form Inventarisasi ATK Data ATK

Formulir Permohonan ATK

Permintaan Stok

Unit Kerja/KCP

Gambar 1. Context Diagram Sistem Informasi Terintegrasi Permintaan Alat Tulis Kantor 4. Desain Sistem Desain

HASIL DAN PEMBAHASAN

merupakan

pembuatan

rancangan

tahapan interface

1.

Tampilan Password

Saat pertama dijalankan, program

sistem dengan pengguna, tahapan ini

menampilkan

meliputi beberapa tahapan desain

Gambar 2.

password

seperti

yang dilakukan yaitu: a. Rancangan Keluaran (output) program b. Rancangan

Masukan

(input)

program c. Rancangan relasi antar tabel d. Rancangan kamus data e. Rancangan pengkodean sistem, dan f. Rancangan

logika

program

(flowchart program Informatics & Business Institute Darmajaya

Gambar 2. Tampilan Program Password 72



2. Tampilan Menu Utama

3. Tampilan Menu Transaksi

Pada menu utama terdapat tiga

Menu transaksi terdiri dari dua

submenu menu utama, yaitu file,

submenu yaitu pembelian ATK dan

master, transaksi, user, laporan dan

inventaris ATK.

keluar.

Tampilan

Admin

dapat

memilih

form pembelian

ATK

submenu yang ada dengan cara

ditunjukkan pada Gambar 4.Form

mengkliknya. Tampilan menu utama

ini berfungsi untuk menginputkan

dapat dilihat pada gambar 3.

semua data tentang pembelian alat tulis kantor.

Gambar 3. Tampilan Menu Utama

Untuk selanjutnya sub menu file terdiri dari menu log in, dan log off.

Gambar 4. Tampilan menu transaksi

Padasubmenu master terdapat sub

pembelian ATK

menu input alat tulis kantor, supplier dan unit kerja/kcp. Pada submenu

Sedangkan untuk tampilan menu

transaksi

transaksi

terdapat

transaksi

pembelian ATK dan inventarisasi ATK.

Submenu

inventaris

ATK

ditunjukkan pada Gambar 5.

Data UserForm

berfungsi untuk mengisi semua data tentang user yang berhak mengakses program. Sedangkan pada submenu laporan terdapat laporan perbulan dan pertahun. Informatics & Business Institute Darmajaya

73



Sedangkan laporan

tampilan pembelian

keluaran pertahun

ditunjukkan pada gambar 7.

Gambar 7. Tampilan keluaran Gambar 5. Tampilan menu transaksi

laporan pembelian pertahun

inventaris ATK Untuk tampilan laporan inventarisasi 4. Tampilan Menu Laporan

alat tulis kantorpertanggal inventaris

Menu laporan terdiri dari laporan

ditunjukkan pada gambar 8.

pembelian perbulan dan pertahun dan laporan inventarisasi pertanggal, perbulan dan pertahun. Tampilan keluaran program untuk laporan pembelian

perbulan

ditunjukkan

pada gambar 6.

Gambar 8. Tampilan keluaran laporan inventarisATK pertanggal Selanjutnya

tampilan

laporan

inventarisasi alat tulis kantorperbulan ditunjukkan pada gambar 9.

Gambar 6. Tampilan keluaran laporan pembelian perbulan


74



dalam

sistem

ini

yaitu

adalah

permintaan alat tulis kantor dari user tidak dapat langsung termonitor oleh pimpinan

unit

kerja

karena

permintaan masih dalam bentuk form yang harus ditandatangani pimpinan Gambar 9. Tampilan keluaran

unit kerja, kebutuhan pengadaan alat

laporan inventaris ATK perbulan

tulis kantor ke supplier masih dengan cara menghubungi dengan telepon

5. Pembahasan

Program

atau fax, informasi atau warning

yang

digunakan

dalam

batas minimum stock alat tulis kantor

sistem ini mempunyai kelebihan

secara

spesifik

yaitu proses permintaan alat tulis

diinformasikan.

belum

dapat

kantor dapat lebih cepat dan efisien karena program sudah terintegrasi

KESIMPULAN

dalam satu database dimana user

a.

Selama ini permintaan alat tulis

dapat mengetahui stok alat tulis

kantordi

kantor

Indoneisa tidak dapat langsung

yang

ada

di

gudang,

Bank

Internasional

penggunaan alat tulis kantor dapat

terpenuhi

dimonitor seberapa besar jumlah

keterbatasan stok atau ketidak

pemakaiannya di setiap unit kerja.

tersediaan alat tulis kantor di

Dengan program ini user dalam

bagian gudang.

memesan kebutuhan alat tulis kantor

b.

Penerapan

dikarenakan

teknologi

berbasis

dapat segera terlayani, karena dari

jaringan di dalam menciptakan

pihak

sistem alat tulis kantor yang

gudang

sudah

dapat

memperoleh informasi jumlah stok

terintegrasi

alat tulis kantor apabila memasuki

menggunakan metode waterfall

batas minimum sehingga bagian

dengan tahapan analisis dan

gudang dapat meminta ke bagian

definisi

umum

perancangan

untuk

pembelian

alat

dapat tulis

Sedangkan kelemahan

melakukan

dengan

persyaratan, sistem

dan

kantor.

perangkat lunak, implementasi

yang ada

dan pengujian unit, integrasi dan


75



c.

pengujian sistem, operasi dan

menghasilkan laporan pembelian

pemeliharaan.

ATK perbulan dan pertahun

Hasil

yang

didapat

berupa

serta laporan inventaris ATK

software sistem alat tulis kantor

pertanggal,

yang terintegrasi yang didukung

pertahun.

perbulan

dan

oleh teknologi jaringan, yang

Internetworked

DAFTAR PUSTAKA Alam,

M.2000.

Manejemen

Database dengan Microsoft

Suryo,

A.

2000.

Buku

Latihan

Microsoft Visual Basic6.0.

Elex

PT. Elex Media Komputindo,

Media

Komputindo,

I.

Jakarta 1997.

Pengantar

Perancangan

The Liang Gie. 2000. Administrasi

Ian Sommerville. 2003. Software Engineering:

Rekayasa

Perangkat Lunak. Erlangga, Jakarta A.

Tata, Sutabri, 2004. Analisa Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta

Sistem.Erlangga, Jakarta

Kadir,

McGraw-Hill, New York

Visual Basic Versi6.0., PT.

Jakarta. Husni.

Enterprise,

Perkantoran Modern. Liberty, Yogyakarta Turban,

Rainer,

Potter.

2005.

Introduction to Information 2003.

Konsep

dan

Tuntunan Praktis Basis Data. Andi, Yogyakarta

Jakarta Winarno,

O’Brien,J.A2008,Management Information

Technology. Salemba Infotek,

Wahyu,

Pemrograman

System,

Managing

Information

Technology

in

2006. Sistem

Informasi Manajamen. UPP TIM YKPN, Yogyakarta

the


76

SISTEM INFORMASI TERINTEGRASI ALAT TULIS KANTOR PADA BANK INTERNASIONAL INDONESIA CABANG LAMPUNG

Recommend Documents