SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMASARAN UD. SARI TANI

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi IV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 2006

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMASARAN UD. SARI TANI Nonot Wisnu Karyanto, S . Nurmuslimah Jurusan Teknik Informatika – Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya Jl. Arief Rachman Hakim No. 100 Surabaya 60117 031- 5945043 psw. 113 E-mail : [email protected]

ABSTRAK Pemanfaatan komputer untuk kebutuhan informasi dan pengolahan data dapat tercapai dengan baik dilihat dari segi efektifitas, keamanan, kecepatan, dan ketepatan. UD Sari Tani memanfaatkan teknologi ini dalam pelaksanaan manajemen pemasaran untuk melakukan transaksi pembelian, penjualan dan pembiayaan dari seluruh aktifitas jual beli. Pengolahan data yang terstruktur dalam integritas database yang handal dapat menjaga keutuhan data dalam memberikan sebuah nilai informasi dan laporan transaksi, untuk menghindarkan dari inkonsistensi data dan duplikasi data yang bisa merugikan dan mengurangi nilai informasi yang akan dihasilkan. Adapun perancangan sistem dimulai dengan membuat diagram level konteks, diagram berjenjang dan dokumen flow diagram (DFD) sedangkan pada perancangan database dimulai dari proses normalisasi dan di akhiri dengan membuat entity relation diagram (ER-Diagram) serta pembuatan program aplikasinya dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic dengan dukungan database desktop Microsoft SQL Server. Kata kunci : database, sitem informasi manajemen.

PENDAHULUAN Latar Belakang Tantangan utama PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (Telkom) untuk memenuhi misinya, melakukan reposisi bisnisnya adalah menyiapkan sumber daya manusianya, yang serba terbatas dan dalam waktu yang singkat. Untuk itu, Telkom melakukan kemitraan strategis dengan mitra yang berpengalaman, di antaranya adalah mencoba fokus pada pengelolaan Sales Force yang merupakan mitra bisnis dalam penjualan Speedy. Sales force memiliki peran yang sangat besar dalam mengkomunikasikan produk dari produsen ke konsumen yang fungsi utamanya adalah sebagai penyampai informasi, pelaksana promosi dan negosiasi. Unit Bisnis Internet, dalam mengelola sales force Speedy, masih memanfaatkan mekanisme informasi yang belum online, sehingga penundaan waktu penyampaian informasi tak terelakkan dan kehilangan informasi penting yang mutakhir, yang seharusnya bisa direspon real-time.Berikutnya keputusan yang diambil sering mengambang akibat tidak real time-nya atau terjadi delay informasi yang diterima pihak Manajemen. Bercermin dari aliran permasalahan di atas, maka menjadi pertimbangan yang mendesak untuk mendukung aktifitas pemasaran dan penjualan yang berkaitan dengan sales force Speedy dengan suatu sistem informasi manajemen yang aplikasinya mampu


menyajikan komunikasi online dan mampu pula sistem tersebut menjamin penyajian informasi realtime yang dibutuhkan oleh manajemen Unit Bisnis Internet. Perumusan Masalah Permasalahan yang akan dihadapi dalam Perancangan dan Analisis, yaitu bagaimana merancang sistem informasi yang mampu menyajikan data penjualan Speedy oleh sales force secara online dan realtime bagi manajemen, sehingga informasi yang diperoleh bersifat mutakhir, dan respon dari manajemen dalam mengendalikan penjualan Speedy bisa real-time pula. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah untuk merancang Sistem Informasi Sales Force untuk Produk Speedy Broadband Access sebagai media manajemen dalam mengontrol penjualan Speedy dengan komunikasi secara online dan real time. Ruang Lingkup a. b. c. d.

e. f.

Penelitian lebih difokuskan dalam ruang lingkup sebagai berikut: Area penelitian adalah di wilayah kerja PT. Telkom Divisi Regional V Jawa Timur. Periode pengambilan data serta observasi dimulai bulan September 2004 hingga Oktober 2005. Sistem Informasi diperuntukkan bagi produk Speedy Broadband Acces. Sistem Informasi (pada tingkat operasional) diperuntukkan bagi kebutuhan Manajemen Unit Bisnis Internet dalam mengelola distribusi order dan pengelolaan sales force Speedy. Metode pengumpulan data mengacu pada data laporan internal, hasil diskusi manajemen, serta survei dalam kuesioner. Perancangan Sistem Informasi Sales Force untuk Speedy Broadband Access meliputi: arsitektur, pembuatan model sistem yang disertai kamus data

ISBN : 979-99735-1-1 C-5-11


METODE PENELITIAN Tahapan Perancangan Sistem Informasi Sales Force Speedy Perancangan Sistem Informasi Sales Force Speedy dalam tesis ini akan membahas: spesifikasi kebutuhan, tinjauan sistem saat ini dan perancangan. Tujuan, masukan, aktivitas dan keluaran dari masing-masing tahapan dijelaskan secara detil pada sub bab ini. Spesifikasi Kebutuhan Tahap spesifikasi kebutuhan adalah suatu tahapan pada proses yang mendefinisikan kebutuhan calon pengguna secara komprehensif. Pada tahapan ini penulis menggali kebutuhan data untuk melihat gambaran bagaimana aliran penyampaian dan penyajian informasi penjualan Speedy oleh sales force yang ada saat ini. Pada tahap spesifikasi kebutuhan sistem ini aktivitas yang dilakukan meliputi survei dan pengumpulan data yang dimaksudkan untuk memperoleh informasi yang mendukung agar Sistem Informasi Sales Force Speedy benar-benar dapat menggantikan sistem yang ada saat ini dan mengenai kebutuhan-kebutuhan khusus yang berkaitan dengan perancangan Sistem Informasi Sales Force Speedy, dengan target responden yang disurvei yaitu para pegawai dalam unit-unit pengelola pemasaran Speedy. Adapun data yang dikumpulkan dalam rangka mendukung fungsi Sistem Informasi Sales Force Speedy adalah spesifikasi teknis dan non fungsi meliputi keluaran, aktivitas, perancangan, tujuan, dan masukan Analisis Tahap analis adalah tahapan yang mendeskripsikan tinjauan sistem yang sudah berjalan hingga saat ini secara menyeluruh, khususnya bagian dari distribusi penjualan Speedy di area Telkom Jawa Timur. Kegiatan lengkap pada tahap ini adalah dokumen yang dihasilkan pada tahap spesifikasi kebutuhan sistem meliputi tujuan, masukan dan aktivitas. HASIL PENELITIAN Kebutuhan Manajemen dan Prioritas Perbaikan Analisis kebutuhan manajemen diambil dari hasil brainstorming di lingkungan manajemen Unit Bisnis Internet dan hasil survei di lingkungan manajemen Unit Bisnis Internet dan Kantor Daerah Telekomunikasi Metro Surabaya selaku pengelola produk Speedy. Brainstorming dilakukan di lingkungan manajemen Unit Bisnis Internet dengan tujuan untuk mendapatkan kesepakatan manajemen terhadap kebutuhan sistem informasi dalam membantu pengelolaan Speedy, dan untuk mendapatkan daftar requirement untuk membantu mendetailkan spesifikasi disain sistem informasi. Beberapa pokok bahasan dalam brainstorming adalah sebagai berikut: a) Untuk meminimasi hambatan pengelolaan distribusi order Speedy dan pengelolaan Sales Force Speedy, maka sistem disediakan berbasis IT dengan karakteristik :  Realtime & Online monitoring  Informasi dapat mendukung laporan harian kepada manajemen

ISBN : 979-99735-1-1 C-5-12




Mudah diakses setiap user (ter-register dalam daftar) mulai top manajemen UBIN dan Kandatel, Speedy Commander, Sales Coordinator dan Sales Force, dengan previlege & user id yang unique  Mudah diakses oleh user melalui terminal dalam infrastruktur LAN Telkom, dan tersedia dalam linking portal internal. b) Sistem Informasi memiliki kemampuan dalam menampilkan informasi order dan sales per hari, per area dan per tingkatan penanggung jawab. Hasil brainstorming merupakan dasar penyusunan user requirement sistem informasi dalam pengelolaan Speedy. Lebih lanjut, untuk meyakinkan user requirement hasil brainstorming sebagai dasar dalam rancangan sistem, maka dilakukan survei berupa pengisian kuesioner yang kerangka isinya diambil dan diikhtisarkan dari hasil brainstorming manajemen tersebut. Survei ini juga dimaksudkan untuk lebih memperjelas user requirement sebagai kerangka pemenuhan tingkat kebutuhan manajemen terhadap informasi distribusi order dan pengelolaan sales force speedy, dan dari hasil survey dapat disimpulkan bahwa pengelola produk Speedy di tiga unit tersebut, dan khususnya manajemen membutuhkan dukungan keberadaan suatu sistem informasi dalam mengelola distribusi order dan pengelolaan sales force Speedy yang Realtime dan Online. Sistem ini selanjutnya disebut Sistem Informasi Sales Force Speedy atau SisForce. Identifikasi Permasalahan Dari identifikasi latar belakang permasalahan pada sub bab 4.1 diatas perlu ditemu kenali permasalahan yang ada. Sistem eksisting (Sistem Koordinasi Sales Speedy) yang tidak Online dan tidak Realtime serta rekomendasi perbaikan sistem berdasarkan brainstorming, menyebabkan manajemen Unit Bisnis Internet bermaksud mengembangkan sistem pengelolaan sales force Speedy saat ini. Analisis Kebutuhan Sistem Untuk menjawab permasalahan pada sub bab 4.2, dirancang suatu sistem baru yang dapat memberikan penyajian data atau informasi secara Realtime dan Online. Agar penyajian data atau informasi secara Realtime dan Online, maka sistem harus didasarkan pada Teknologi Informasi (IT), atau lazim disebut sistem informasi. Sistem informasi ini merangkum proses bisnis pengelolaan distribusi order dan pengelolaan sales force Speedy, yang dirancang meliputi Subsistem Manajemen Sales, Subsistem Pengelolaan Distribusi Order, dan Subsistem Pelaporan Kelemahan Sistem Koordinasi Sales Force (Mekanisme Eksisting) Dalam uraian arsitektur dan proses bisnis Sistem Koordinasi Sales Force, ditemukenali bahwa hampir setiap penyampaian informasi dari satu elemen kepada elemen lainnya memiliki ciri-ciri sebagai berikut: (1) data disampaikan dalam bentuk cetak atau print-out list, (2) data disampaikan secara manual, (3) ada stagnansi penyampaian data, karena antara relitas (status) di lapangan dengan updating data di manajemen terdapat gap waktu dan jarak (fisik). Arah Pengembangan Sistem Untuk melengkapi langkah analisis dan perancangan aplikasi Sistem Informasi Sales Force Speedy yang sesuai, maka perlu terlebih dahulu menentukan arah ISBN : 979-99735-1-1 C-5-13


pengembangan aplikasi. Aplikasi diarahkan mendukung aplikasi untuk kepentingan bisnis yang meliputi operasi-operasi bisnis dan manajemen bisnis. Operasi bisnis merupakan prosedur-prosedur utama dari aliran data bisnis dan perilaku elemen-elemen sistem dari hari ke hari. Manajemen bisnis menyediakan kepentingan taktis dalam rangka mengelola keputusan strategis yang telah ditetapkan. Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan pengembangan dari sistem saat ini, yaitu menggantikan Sistem Koordinasi Sales Force Speedy yang konvensional menjadi sistem yang online dan realtime. Pada perancangan sistem, ini dibatasi pada arsitektur model, diagram serta kamus data dari proses. Arsitektur Sistem Informasi Sales Force Speedy (SISForS) dan Proses Bisnis Perancangan Sistem Arsitektur SISForS dibuat dengan menghubungkan dan mengorganisasi semua aliran data dari masing-masing elemen ke dalam satu pintu aplikasi yang memungkinkan semua elemen mengakses dan memonitor sesuai kewenangannya. Hubungan antara user elemen dengan sistem menggunakan antar muka website. Arsitektur model yang menggambarkan hubungan antar user elemen ditunjukkan dalam Gambar 1 dan 2 di bawah ini.

Gambar 1. Arsitektur SISForS

ISBN : 979-99735-1-1 C-5-14


Gambar 2. Proses Bisnis SISForS

Analisis Sistem Analisis sistem bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang dikembangkan berdasarkan masukan dari calon pengguna dan halhal yang menjadi perhatian dari perusahaan. Hasil utama dari analisis sistem yang dilakukan adalah pemahaman sistem seutuhnya sebagai persiapan menuju tahap desain. Analisis sistem menggambarkan realisasi dari analisis use case dalam model use case. Model use case bertindak sebagai abstraksi dari model desain. Analisis Fungsional Analisis fungsional menggambarkan bagaimana masukan diproses oleh sistem menjadi keluaran yang diharapkan oleh pengguna sistem. Analisis fungsional memuat diagram aliran data yang memperlihatkan aliran data dari luar sistem yang diproses oleh sistem, kemudian menghasilkan keluaran yang berguna seperti yang diinginkan. Analisis Use Case Analisis use case dibuat untuk menggambarkan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam sistem. Model analisis use case diwakili dengan diagram use case. Diagram use case menggambarkan fungsionalitas system sebagai prosedur atau aturan yang disepakati sistem berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Dalam diagram use case juga digambarkan interaksi antara actor dengan sistem untuk melengkapi fungsi-fungsi sistem. Diagram use case terdiri dari actor, hubungan (relationship), dan use case.

ISBN : 979-99735-1-1 C-5-15


a. Diagram Model Analisis Use Case Diagram use case merupakan diagram yang menggambarkan aktivitas, fungsi, dan pengguna sistem. Dalam penelitian ini, telah dibuat suatu diagram use case yang merepresentasikan sistem, yang meliputi aktivitas dan fungsi yang dilakukan oleh masing-masing aktor. Diagram model analisis use case untuk sistem yang dikembangkan diperlihatkan dalam Gambar 3.berikut: Login

Pencatatan Kunjungan Pendaftaran Datel Baru Pendaftaran SF Baru

Sales Force

Melihat Laporan Perolehan

Pendaftaran SC Baru Administrator

Pengusulan Order SF Pencatatan Informasi oleh SF Melihat Hasil Kuesioner

Melihat Informasi dari SF

Commander Sales

Melihat Informasi Order

Penyediaan FeedBack

Pembuatan Kuesioner

Melihat Kinerja SF

Pembuatan Order Calon Pelanggan

Pengorderan Commander ke SC

Koordinator Sales

Pemberian Feedback Pengorderan SC ke SF Usulan Order

Melihat Feedback dari Commander Perubahan Status Order menjadi PS SISKA

Melihat Status Order

Gambar 3. Diagram Model Analisis Use Case Utama SISForS

Diagram use case digunakan selama proses analisis untuk menangkap persyaratan (requirement) sistem dan untuk memahami bagaimana sistem bekerja. b. Deskripsi dan Spesifikasi Analisis Use Case Aktivitas dan aliran informasi dirancang dalam setiap analisis use case, maka perlu disusun deskripsi dan spesifikasi dari masing-masing analisis use case. Deskripsi adalah uraian yang menjelaskan objektif dan aliran aktivitas yang ada dalam setiap analisis use case. Sedangkan spesifikasi merupakan persyaratan dari setiap analisis use case yang telah ditentukan dan menentukan aliran terhadap analisis use case lainnya. Analisi Use case meliputi Login, lihat Laporan Perolehan, Melihat Informasi Order, Melihat Status Order, Perubahan Status Order Menjadi PS, Melihat Kinerja Sales Force, Melihat Hasil Kuesioner, Pemberian Feedback Usulan Order, Melihat Feedback Dari Commander, Melihat Informasi dari Sales Force c. Diagram Aktivitas Tahapan aktivitas diawali dengan menentukan aktivitas-aktivitas utama yang terjadi dalam sistem yang akan dibangun. Diagram aktivitas utama diperlihatkan dalam gambar berikut:

ISBN : 979-99735-1-1 C-5-16


KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Penelitian yang telah dilakukan menghasilkan perancangan dan analisis sistem , dan disimpulkan dua hal berikut: a. Sesuai dengan hasil survei, terdapat adanya kebutuhan dari pengelola produk Speedy, khususnya manajemen membutuhkan dukungan suatu sistem informasi dalam mengelola distribusi order dan pengelolaan sales force Speedy yang Realtime dan Online, dan disebut sebagai Sistem Informasi Sales Force Speedy. b. Penelitian ini telah menghasilkan perancangan dan analisis model dari Sistem Informasi Sales Force Speedy dengan menggunakan pendekatan object oriented UML. Hasil akhir perancangan dan analisis ini berupa diagram-diagram yang antara lain berisikan arsitektur model, diagram use case, diagram sequence dan , diagram aktivitas. Saran Dalam implementasi model ini, disarankan untuk : a. Melakukan proses design deployment secara detail, dan melakukan uji coba dalam fase pasca implementasi, serta melakukan proses validasi hasil implementasi terhadap kondisi nyata. b. Jika secara teknis mendukung, perlu dicoba peluang merancang model antar muka yang diperuntukkan antara sistem dengan user (elemen) dalam bentuk terminal mobile, seperti handphone, pda, dan lainnya, dengan harapan lebih memudahkan user masing-masing elemen mendapat informasi atau feed back dari sistem. DAFTAR PUSTAKA Anonymous, 2005, “The Best Manager Divisi Regional V Jawa Timur”, PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk., Telkom Training Center, UPT Surabaya. California Environmental Health Tracking Program(CEHTP), 2005, “Who Are Stakeholders?”, http://www.catracking.com Dhanik Pratiwi, Septi, 2005, “Strategi Sukses dalam Marketing”, Penerbit Enigma Publishing, Yogyakarta. Hartono, Jogiyanto, MBA. Ph. D., 2005, “Analisis & Disain Sistem Informasi”, Penerbit Andi, Ed.III., Yogyakarta.S Hoffer, Jefrfrey A., 1998, “Modern System Analysis and Design”, AddisonWesley, Second edition, USA Kotler, Philip; Trias De Bes, Fernando, 2004, “Lateral Marketing: Berbagai Teknik Baru untuk Mendapatkan Ide-ide Terobosan”, edisi Emil Salim, S.E., Penerbit John Wiley & Sons, Inc. Kotler, Philip, 1997, “Marketing Management”, Vol.2, edisi Bahasa Indonesia Penerbit Prenhallindo, diterjemahkan oleh Hendra Teguh, SE, Ak. Dan Ronny A. Rusli, SE, Ak. Nugroho, Adi, 2002, ST., MMSI, “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi dengan ISBN : 979-99735-1-1 C-5-17


Metodologi Berorientasi Objek”, Penerbit Informatika Bandung, O’Brien, James A., 1999 “ Management Information System”, McGrow-Hill, Fourth edition, London Papu, Johanes, 2002, “Memotivasi Karyawan”, Artikel Wirausaha, http://www.epsikologi.com. Rachmatsjah, Arief, ST., MM., 2005, ”Speedy for Data Communication Service”, Makalah Sub Kategori Product Development, PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk., Divisi Regional V Jawa Timur. Royan, Frans M., 2004, “Creating Effective Sales Force”, Yogyakarta

Penerbit Andi, Ed.I.,

Suhendar, A., S.Si; Gunadi, Hariman. S.Si. MT, 2002, “Visual Modeling Menggunakan UML dan Rational Rose”, Penerbit Informatika Bandung, Desember. Syarwani, Mohammad, 2000, “Infokom, Bisnis Mendatang PT Telkom”, Forum Diskusi Portal Dikmenjur, http://groups.yahoo.com/group/ dikmenjur/message. Unit Bisnis Internet, 2003, “Business Report 2004-2005”, intranet.ubin.net, PT. Telekomunikasi Indonesia, Divisi Regional V, Surabaya. Unit Bisnis Internet, 2005, “Info Layanan Speedy di Area Telkom Divre V Jatim”, PT. Telekomunikasi Indonesia, Divisi Regional V Jatim, Surabaya, http://speedy5.plasa.com. Wahyono, Teguh, 2004, “Computer Based Information System”, IlmuKomputer.Com, 2005

ISBN : 979-99735-1-1 C-5-18

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMASARAN UD. SARI TANI

Recommend Documents