Pusat Penelitian Informatika - LIPI
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) PUSLIT INFORMATIKA-LEMBAGA ILMU PENGETAHAUN INDONESIA Ana Heryana dan Engkos Koswara N Pusat Penelitian Informatika – LIPI Jl. Cisitu, Sangkuriang, Bandung 40135 Telp. (022) 2504711, Fax : (022) 2504712 Email :
[email protected] [email protected]
ABSTRAK Penelitian dilakukan di Sub Bagian Kepegawaian Puslit Informatika LIPI dari bulan Januari – Maret 2003. Penelitian bertujuan untuk membangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang dapat membantu manajemen dalam mendapatkan informasi meliputi penerimaan pegawai baru, administrasi personil dan kepegawaian, perencanaan dan pengembangan pegawai, presensi/absensi dan kompensasi, pendidikan dan pelatihan serta penempatan pegawai. Untuk mencapai tujuan tersebut dilakukan tahapan pekerjaan sebagai berikut : analisis sistem, perancangan Diagram Konteks, DFD dan ERD, Coding dengan menggunakan Borland Delphi 6.0, Interbase 6.0 Database Server. Hasil penelitian ini berupa software aplikasi yang bisa digunakan untuk mengelola data SDM serta mampu menyajikan informasi kepegawaian dengan cepat dan akurat. Aplikasi ini dapat digunakan di semua Puslit LIPI. Pengembangan selanjutnya aplikasi ini akan dilakukan dengan menggunakan software bebas (open source) seperti PHP / Borland Kylix, Database Server PostgreSQL / Firebird, Apache Web Server.
PENDAHULUAN Dalam mengelola suatu organisasi, pemanfaatan sumber daya secara efektif akan dapat meningkatkan kinerja organisasi. Untuk mendukung proses manajemen dalam suatu organisasi, dibutuhkan suatu Sistem Informasi Manajemen yang mengalirkan informasi dengan
lancar
agar
proses-proses
dalam
organisasi
dapat
berlangsung
secara
berkesinambungan dan teratur. Ketersediaan informasi yang berkualitas dan jaringan komunikasi yang baik merupakan kunci utama dalam menentukan keberhasilan suatu sistem informasi dalam organisasi.
Kedeputian Ilmu Pengetahuan Teknik
1
Bandung, 29 – 30 Juli 2003
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Puslit Informatika-LIPI sangat dibutuhkan sebagai sarana untuk mengelola SDM yang dimilikinya. Keberadaan SIMPEG akan menggantikan proses dan pekerjaan yang biasa dilakukan oleh bagian Kepegawaian Puslit-LIPI secara konvensional menjadi terotomatisasi dan terintegrasi. Dari data yang terintegrasi itu, dapat dieksplorasi berbagai macam laporan manajerial yang dapat dijadikan dasar bagi para pimpinan untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian dan pengontrolan terhadap pegawai. Selain itu SIMPEG dapat meningkatkan kecepatan dan keakuratan dalam penyusunan laporan manajerial. Dukungan teknologi jaringan sangat diperlukan dalam pengembangan suatu Sistem Informasi Manajemen. Hal ini disebabkan adanya pendistribusian proses pengolahan data maupun proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Intranet merupakan salah satu alternatif jaringan komputer yang mengandalkan biaya yang cukup murah, fleksibilitas dan bersifat open standar. Penggunaan intranet dalam suatu organisasi mampu menurunkan biaya atas kebutuhan kolaborasi informasi dan konektivitas organisasi. Teknologi web pada intranet memberikan banyak kemudahan dalam menyatukan keragaman bentuk informasi dalam tipe teks, grafik, audio video dan data numerik yang diperlukan dalam pembentukan sistem informasi. Teknologi web juga menawarkan teknik pemeliharaan berbagai sumber daya jaringan secara baik dan mudah.
METODOLOGI Metodologi penelitian menggunakan System Development Life Cycle (SDLC) dari Pressman (1992), yang meliputi : System Engineering, Analysis, Design, Coding, Testing, Implementation dan Maintenance. Pengembangan Sistem menggunakan kaidah analisis dan desain terstruktur. Adapun alat (tool) yang digunakan antara lain Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relational Diagram(ERD). Tujuan utama dari disusunnya SIMPEG Puslit Informatika-LIPI secara garis besar adalah untuk :
Mengumpulkan, mencatat dan meyimpan data yang berhubungan dengan kegiatankegiatan kepegawaian
2
Pemaparan Hasil Litbang 2003
Pusat Penelitian Informatika - LIPI
Membuat formulir-formulir dan dokumen-dokumen standar yang digunakan dalam organisasi
Mempersiapkan laporan-laporan manajemen
Mempersiapkan laporan-laporan eksternal (misalnya laporan untuk pemerintah)
Analisis Sistem Tahapan analisis diperlukan untuk mengumpulkan data serta memahami sistem yang sedang berjalan, dan selanjutnya dapat menentukan apakah perlu diadakan perubahanperubahan atau tidak pada sistem tersebut. SIMPEG yang dibuat pada dasarnya mencakup proses-proses kepegawaian yang berhubungan dengan
penerimaan pegawai baru, administrasi personil, administrasi
kepegawaian, kompensasi, perencanaan SDM, promosi, pendidikan dan pelatihan, enempatan pegawai dan pensiun. Proses-proses tersebut diatas adalah proses yang berhubungan dengan kegiatan manajemen kepegawaian Puslit Informatika-LIPI. Dimulai dari sejak menentukan kebutuhan tenaga kerja, pemenuhan kebutuhan tersebut (recruitment), sampai dengan berakhirnya masa kerja seorang pegawai. Dari proses-proses di atas dapat dibuat suatu modul-modul aplikasi yang mengengola data kepegawaian secara terintegrasi seperti terlihat pada gambar 1. S IM P E G P 2 I - L IP I
P E N E R IM A A N PEG AW AI B ARU
PERENC AN AAN SDM
A D M IN IS T R A S I P E R S O N IL PROM O SI
A D M IN IS T R A S I K E P E G A W A IA N
PEGAW AI P E N D ID IK A N D A N P E L A T IH A N
K O M PENSASI
P E N S IU N / M E N IN G G A L
PEN EM PATAN PEG AW AI
Gambar 1. Hubungan Antar Modul Aplikasi SIMPEG Kedeputian Ilmu Pengetahuan Teknik
3
Bandung, 29 – 30 Juli 2003
Context diagram Context Diagram (gambar 2) digunakan untuk memperlihatkan sistem secara global. Simbol-simbol yang digunakan menurut aturan Yourdon (1989) : Entitas
Proses
Data Store
Aliran Data
KPKN REG.
Us ul an
KG B
KABAG TU Usulan Diklat Usulan Diklat Acc
Usulan PNS Usulan PNS Acc
Usulan Prajab Acc
Usulan CPNS
Usulan CPNS Acc Usulan Prajab
Usulan Kenaikan Pangkat Usulan Kenaikan Pangkat Acc Usulan Pensiun Acc Usul an Pejaba cc t Struktural A
Abse ns i Bioda ta
CPNS
n Pejabat Struktural Usula Pensiun Usulan Surat Panggilan Surat Panggilan Acc.
KAPUSLIT
SK Diklat
naikan Pangkat SK Ke SK KGB
SK Pensi un SK PN S SK CPN S
KP4
SK PNS
0.0
Sertifikat Prajab SK Prajab SK CPNS
ran cc nA ggila Surat P an a j Ker g Surat Panggi lan pe Ca g i ks pe e a l C Se si ta r k e s le Pe Se l os Lo rta e s Pe
Lama
PELAMAR
n A cc Surat Cuti/Iji
DP3 DP3
Sur Pe at C mb uti/ Us Ijin eri ula tah Acc nP ua ` ens nB iun An ata gk sU aK sia Us PNS red ula it nK ar y a Ilm SK ia h Pen siun
lan
Us u
SK
Pe jab a
tS Pe tru jab ktu ral at S Acc tru ktu ral SK Dik lat
SK Pe Us n ula n P siun en siu nA c
BOK LIPI
KABID
Karya Ilmiah Angka Kredit
c
PANITIA SELEKSI
Absensi
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN
P2JP LIPI
PNS
Acc Usulan CPNS b A cc n Praja la u s U cc NS A lan P A cc t Acc Usu B a n K G angk l Acc la P U su ra kan ktu i a u r en St Acc nK at ula jab s iun c Us Pe n c e n a P tA ul n la Us ula Dik Us n a ul Us
CPNS
PNS
Biodata
DEPUTI IPT LIPI
Gambar 2. Context Diagram SIMPEG
4
Pemaparan Hasil Litbang 2003
Pusat Penelitian Informatika - LIPI
Pada Context Diagram diatas diperlihatkan sistem kepegawaian Puslit Informatika LIPI mulai dari proses penerimaan lamaran sampai pensiun pegawai. Untuk lebih rincinya bisa dilihat pada DFD Level 0 pada gambar 3. Data flow diagram (DFD) Data Flow Diagram diperlukan untuk menjelaskan proses dan informasi yang telah ada di Context Diagram menjadi lebih rinci. Lihat gambar 3.
cc`
Pensiun A cc
SK Pensiun
SK Pen siun PNS
Biodata Pegawai
4.0
Di kl at
Hi d up
n
ka t
Se rti fi
Pe m be
Penggajian Pegawai SK CPNS
SK PNS
SK Pensiun
SK PNS
SK CPNS
Bezeetin g Usulan PNS Usulan PN S Acc Usulan Kenaikan Pangkat cc Usulan Kenaikan Pangkat A cc ral A Usulan Pejabat Struktu
P3 D
Us ul
an
KG B
u Str al b at tur Pe ja
uk Str bat 3 SK Peja DP
Usulan
c Ac
iah Ilm dit rya Ka ka Kre g An
l ra ktu
si u
7.0
CPNS
BOK LIPI
Pe n
i wa
SK
ga Pe an adir
Absensi
Pengembangan Pegawai & Promosi
Keh Daftar
Surat Ijin
3.0
6.0 Catat Biodata Pegawai
Catat Absensi / Cuti
SK
S
Abse nsi Surat Cu ti/Ijin A
Us u
C
PN
NS SK P
SK
U Us sula Us Usu ulan n C Us ulan PN lan P Ke ula KG NS A S Ac na nP BA c c ika eja cc c n ba Pa tS ng tru kat ktu ral A Acc cc
PNS
KAPUSLIT
Da fta rR iw ay at
CPNS
DEPUTI IPT LIPI
5.0 PNS sia Pensiun sU a t a Pegawai nB iun ua ns ah Pe n rit a ul iun Us ns Pe SK Riwayat Hidup Daftar
lan Kar ya Il miah SK KG Ke B na ika nP ang ka t
ul an
Us
Di kl at
b aja b Pr at aja Pr SK
Serti fika tD ikl at
r Se
ik tif
SK
cc
edit
an
A NS
a Kr
ul Us
CP
Pendidkan & Pelatihan Pegawai
CPNS
An gk
Ac c
PN S
Penerimaan Pegawai Baru
C
BOK LIPI
2.0
1.0
Peserta Lolos Seleksi Capeg
Usulan
ja
Peserta Seleksi Capeg
Usulan Pensiun Acc
SK D iklat
cc iklat A Usulan D
rajab lan P Usu b Ac c Praja n a l Usu iklat lan D u s U
Surat P
t Pa ngg ilan A Us cc. ula nC PNS Us ula n CP NS A cc
angg ilan n Ker
cc
PANITIA SELEKSI
nA ila
ra Su
tP an gg ila
Su ra
La ma Sura ra tP n an gg
PELAMAR
DEPUTI IPT LIPI
BOK LIPI
KAPUSLIT
KPKN REG KABID
KABAG TU
KAPUSLIT
P2JP LIPI
Gambar 3. DFD Level 0 SIMPEG Seluruh proses pada sistem kepegawai Puslit Informatika LIPI bisa dilihat pada gambar 3 diatas. Pada DFD Level 0 ini bisa dilihat proses penanganan pegawai yang dimulai dari tahap penerimaan surat lamaran dan dilanjutkan dengan seleksi penerimaan pegawai. Untuk peserta seleksi yang lulus dan dinyatakan diterima menjadi pegawai, selanjutnya Kedeputian Ilmu Pengetahuan Teknik
5
Bandung, 29 – 30 Juli 2003
berstatus sebagai CPNS. Lamanya status ini biasanya sekitar 1 tahun (tergantung kepada kapan CPNS ini mengikuti Diklat Prajab dan pengajuan menjadi PNS). Bagi PNS dan CPNS diwajibkan untuk melakukan absensi setiap masuk kerja dan pulangnya. Bila ingin mengajukan cuti atau ijin, PNS/CPNS bisa mengajukan suratnya ke Sub Bag. Kepegawaian dan sudah di tandatangani oleh atasannya langsung dan Ka Puslit. Bagi PNS /CPNS diwajibkan pula mengisi Daftar Riwayat Hidup yang harus selalu di update bila terjadi perubahan terhadap datanya. DRH/Biodata ini digunakan untuk berbagai kepentingan, diantaranya untuk pengajuan Kenaikan Gaji Berkala, pengajuan Kenaikan Pangkat, Promosi dan pengajuan Diklat. Bagi pegawai yang telah berkeluarga, diharuskan untuk mengisi daftar tanggungan (KP4) yang akan dijadikan sebagai acuan dalam memberikan tunjangan setiap bulannya. Kenaikan Gaji Berkala (KGB) biasanya diajukan setiap 2 tahun sekali bagi setiap pegawai kecuali bagi pegawai yang memiliki catatan khusus. Sedangkan untuk Kenaikan Pangkat pengajuannya akan dilakukan setiap 4 tahun sekali kecuali bagi karyawan yang memiliki catatan khusus atau yang mendapat promosi untuk menduduki posisi jabatan yang kosong. Masa pensiun diawali dengan pemberitahuan dan Sub Bag. Kepegawaian kepada pegawai untuk mengajukan pensiun yang selanjutnya akan diproses sampai keluar SK Pensiun. Gaji yang diterima oleh pegawai semuanya dibayarkan oleh negara lewat KPKN Regional, dimana besarnya gaji yang dibayarkan sesuai dengan pengajuan yang diajukan oleh Sub Bag. Kepegawaian yang mengacu kepada SK CPNS, SK PNS dan KP4. Entity relation diagram (ERD) ERD (gambar 4) digunakan untuk menggambarkan tabel-tabel yang digunakan pada SIMPEG.
6
Pemaparan Hasil Litbang 2003
Pusat Penelitian Informatika - LIPI
ACU_PEGAWAI NIP
NO_KARPEG
NAMA
KD_UNIT
TMP_LAHIR
TMT_JAB_FUNG
BERAT_BADAN
RAMBUT
NM_ISTRI
HOBY TAHUN_CUTI
GOL
TMT_PANGKAT
STATUS_PEGAWAI
BENTUK_MUKA TGL_NIKAH
WARNA_KULIT
TMP_LAHIR_ISTRI
ESELON
ALAMAT
TMT_KERJA
KELURAHAN CACAT
CIRIKHAS TGL_LAHIR_ISTRI
KD_JAB_STRUKT
KECAMATAN
STATUS_KELUARGA
PENDIDIKAN
ALMT_ISTRI
TMT_JAB_STRUKT
KOTA SUKU
KD_JAB_FUNG
PROPINSI
TINGGI_BADAN
WARGANEGARA
PEKERJAAN
AGAMA
JML_ANAK
JENIS_KELAMIN JLH_JATAH_CUTI
SISA_CUTI
ACU_JABATAN
ACU_GOL
ACU_UNIT KD_UNIT
TGL_LAHIR
PEND_AKHIR
NM_UNIT
GOL
GAPOK
KD_JABATAN
NM_JABATAN
TRS_KELUARGA ID
NIP
NM_ANAK
TMP_LHR
TGL_LAHIR
JENIS_KELAMIN
PENDIDIKAN
STATUS
ALAMAT
PEKERJAAN
KETERANGAN
TRS_ORTU ID
NIP
KD_OTMER
NM_ORTU
TGL_LAHIR
UMUR
PEKERJAAN
ALAMAT
ID
NIP
KELURAHAN
KECAMATAN
KOTA
PROPINSI
KETERANGAN
TRS_LATJAB
TRS_PENDIDIKAN JENIS_PENDIDIKAN
JURUSAN
LULUS_THN
ID
KETERANGAN
NIP
LAT_JABATAN
TGL_LATJAB
KETERANGAN
TRS_PANGKAT ID
NIP
SK_DARI
SK_TGL
SK_NO
URAIAN
GAPOK
TMT
DASAR
SK_TGL
SK_NO
URAIAN
GAPOK
TMT
KETERANGAN
TRS_PEKERJAAN ID
NIP
SK_DARI
TRS_TANDAJASA ID
NIP
TRS_PENGLN
NM_TANDAJASA
TAHUN
ID
NM_INSTANSI
NIP
NEGARA
TAHUN
LAMA
COST_CENTER
TRS_ABSENSI ID
NIP
TGL
JAM_MASUK
JAM_KELUAR
JAM_IJIN_KELUAR
JAM_IJIN_KEMBALI
KD_ABSEN
TRS_MUTASI ID
NIP
TMT_AWAL_KGB
ESELON_AKHIR
TMT_AWAL_KP
TMT_AKHIR_KGB
TMT_AKHIR_KP
KD_JAB_AWAL
KD_JAB_AKHIR
GOL_AWAL
GOL_AKHIR
ESELON_AWAL
KETERANGAN
TRS_CUTI ID
NIP
TGL_MULAI
TGL_SELESAI
JLH_HARI
ALASAN_CUTI
NIP_ATASAN
KETERANGAN
TRS_AKJP NIP
UU_PB_LAMA
UU_PTB_LAMA
UP_PKI_LAMA
UU_KTI_YD_LAMA
UP_PI_LAMA
UP_PIT_TS_BARU
UU_PB_BARU
UP_KDKI_BARU
UU_KTI_YBD_LAMA UU_PTB_BARU
UP_PKI_BARU
UU_KTI_YTD_LAMA
UU_KTI_YD_BARU
UU_PT_LAMA
UU_KTI_YBD_BARU
UP_PIT_HPS_LAMA
UP_PIT_TS_LAMA
UU_KTI_YTD_BARU
UU_PT_BARU
UP_KDKI_LAMA UP_PIT_HPS_BARU
UP_PI_BARU
TRS_KARYA_ILMIAH ID
NIP
JUDUL
UNSUR_NILAI
P2JP_INTERN
P2JP_NASIONAL
KETERANGAN
TRS_KURSUS ID
NIP
NM_KURSUS
TMT_KURSUS
LAMANYA
THN_IJAZAH
TEMPAT
KETERANGAN
TRS_KURSUS ID
NIP
NM_ORGANISASI
JABATAN
TMT_AWAL
TMT_AKHIR
TEMPAT
NM_PEMIMPIN
TRS_KURSUS ID
NIP
NIP_PENILAI
KERJASAMA
NIP_ATASAN_PENILAI
PRAKARSA
TMT
KESETIAAN
PRESTASI
TANGGUNGJAWAB
KETAATAN
KEJUJURAN
KEPEMIMPINAN
GAJI ID
NIP
GOL
POT_PPH21
GAPOK POT_IWP
TUNJ_ISTRI
TUNJ_ANAK
POT_SRD
POT_TBLN
TPP
TUNJ_JAB_STRUK
POT_LAIN
TUNJ_JAB_FUNG
TUNJ_BERAS
TUNJ_PPH21
NO_REK_BANK
PELAMAR ID
NO_KTP
NAMA
ALAMAT
PEND_AKHIR
NO_SKB
NO_KARTU_KUNING
JURUSAN
NM_SEKOLAH
LULUSTHN
NO_SK_DOKT
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) SIMPEG
Kedeputian Ilmu Pengetahuan Teknik
7
Pusat Penelitian Informatika - LIPI
IMPLEMENTASI SIMPEG yang saat ini telah ada, dibuat dengan menggunakan software Borland Delphi 6.0 dan database Firebird. Untuk pengembangan selanjutnya SIMPEG akan dibangun dengan menggunakan perangkat pengembangan yang bersifat Open Source, yaitu : Sistem Operasi Linux, Database Server PostgreSQL / Firebird, PHP Scripting Language / Kylix Open Edition, Apache Web Server. Fasilitas yang disediakan antara lain yaitu : 1. Maintenance User pengguna 2. Maintenance Data-data Master / Acuan, diantaranya : Unit, Golongan, Jabatan, Biodata Pegawai. 3. Maintenance Data-data Transaksi Pegawai, diantaranya : Absensi / Cuti / Ijin, KGB, Kenaikan Pangkat, dll. 4. Laporan-laporan : manajemen dan Bezeeting (EIS). 5. Backup dan Restore data.
PENUTUP Versi pertama Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) Puslit Informatika LIPI ini, dibuat dengan pendekatan Client/Server Application sehingga hanya komputer-komputer tertentu saja yang bisa melihat data. Untuk versi selanjutnya sistem ini dikembangkan dengan teknologi Web Based Application, sehingga memungkinkan setiap pegawai bisa melihat dan memonitor data-datanya. Selain untuk memenuhi kebutuhan Sub Bag Kepegawaian Puslit Informatika LIPI, sistem ini bisa juga diimplementasikan di Puslit-Puslit LIPI lainnya. Sehingga berfungsi pula untuk distribusi data ke masing-masing Puslit, dan BOK LIPI dapat pula mengakses seluruh data yang ada disetiap Puslit tersebut.
DAFTAR PUSTAKA Pressman,Roger S. (1992), “Software Engineering A Practitioner’s Approach”, third edition. McGraw-Hill International Edition,. Yourdon, Edward (1989), “Modern Structured Analysis”, Prentice-Hall International, Inc.
Kedeputian Ilmu Pengetahuan Teknik
9
Bandung, 29 – 30 Juli 2003
UU No. 4 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian, BP. Cipta Jaya Jakarta, 2000. Himpunan Aturan Kepegawaian.
10
Pemaparan Hasil Litbang 2003
