SISTEM INFORMASI KERJA PRAKTEK DAN TUGAS AKHIR TEKNIK INDUSTRI UNS
Oleh :
DENIK OKTANINGRUM NIM M3304008
TUGAS AKHIR Ditulis dan diajukan untuk memenuhi sebagian persyaratan Memperoleh gelar Ahli Madya Ilmu Komputer
PROGRAM DIPLOMA III ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2007
i
TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI KERJA PRAKTEK DAN TUGAS AKHIR TEKNIK INDUSTRI UNS Disusun Oleh DENIK OKTANINGRUM M3304008
Dibimbing oleh Pembimbing I,
Pembimbing II ,
Umi Salamah,M.Kom NIP. 132 162 555
Rosihan Ari Y, S.Si, M.Kom NIP. 132 300 015
telah dipertahankan didepan Dewan Penguji Pada hari Jumat, tanggal 13 Juli 2007 dan dinyatakan telah memenuhi syarat Anggota Tim Penguji 1. Umi Salamah, M.Kom
:
Tanda Tangan 1.
2. Abdul Azis, S.Kom
2.
Disahkan oleh Fakultas MIPA Dekan
Ketua Program D3 Ilmu Komputer
Prof. Drs. Sutarno, M.Sc,PhD NIP. 131 649 948
Irwan Susanto, DEA NIP. 132 134 694
ii
ABSTRAK
Denik Oktaningrum, 2007 SISTEM INFORMASI KERJA PRAKTEK DAN TUGAS AKHIR TEKNIK INDUSTRI UNS, Teknik Komputer, Diploma III Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas Maret Surakarta. Bagian tata usaha Teknik Industri UNS yang juga bergerak dalam layanan kepada mahasiswa dan penyediaan data mahasiswa serta dosen juga memerlukan adanya sistem informasi berbasis komputer yang dapat membantu segala pekerjaan dibidangnya khususnya dalam masalah kerja praktek dan tugas akhir mahasiswa. Sistem informasi KP dan TA yang masih digunakan masih sederhana sehingga menyulitkan pihak-pihak yang bersangkutan termasuk pegawai tata usaha itu sendiri, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu, sehingga dapat meningkatkan kinerja semua pihak yang terlibat. Metode penelitian yang dilakukan dalam laporan ini adalah metode observasi, metode interview dan studi pustaka guna memperoleh data-data yang diperlukan untuk menunjang laporan ini. Hasil penelitian yang diperoleh adalah aplikasi sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir Teknik Industri UNS yang diharapkan dapat memberikan penyelesaian dari permasalahan yang ada karena menggunakan cara manual.
iii
MOTO
Harta yang paling menguntungkan ialah SABAR. Teman yang paling akrab adalah AMAL. Pengawal peribadi yang paling waspada DIAM. Bahasa yang paling manis SENYUM. Dan ibadah yang paling indah tentunya KHUSYUK.
Dalam kerendahan hati ada ketinggian budi. Dalam kemiskinan harta ada kekayaan jiwa. Dalam kesempitan hidup ada kekuasaan ilmu.
Setiap jiwa yang dilahirkan telah tertanam dengan benih untuk mencapai keunggulan hidup. Tetapi benih itu tidak akan tumbuh seandainya tidak dibajai dengan keberanian
iv
PERSEMBAHAN
1. Ayah dan Ibuku tercinta, terimakasih atas semua kasih sayang, kesabaran serta doa yang selalu tercurahkan yang menjadi kekuatanku selama ini. 2. Kedua kakakku yang tercinta, mbak Lies dan mas Aan yang selalu mendukung, memberi dorongan dan yang menjadi inspirasi hidupku. 3. Semua sahabatku Dewi, Ninik, Isti, Endah, Ningsih, Tri, Septi, Miranti, Ida, Anik dan Dewi ndut, terimakasih untuk tali persahabatan dan segala kenangan indah selama ini, I love u All. 4. Kedua teman karibku, Indri dan Lia terimakasih atas jalinan persahabatan yang tak pernah putus selama ini. 5. Teman-teman Teknik Komputer 2004, terimakasih untuk semua hal yang telah kalian berikan selama ini dan untuk semua kenangan yang tak terlupakan.
v
KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT
yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah dan inayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir dengan judul “Sistem Informasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir Teknik Industri UNS”. Laporan ini dibuat untuk memenuhi persyaratan yang harus ditempuh dalam melaksanakan studi di Program Studi DIII Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam penyusunan laporan ini penulis mendapatkan bantuan, dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak sehingga laporan ini dapat selesai dengan baik. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak membantu dalam penulisan laporan ini. Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Irwan Susanto, S.Si, DEA sebagai Ketua Program D3 Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Ibu Umi Salamah, M. Kom sebagai Dosen Pembimbing I yang telah banyak memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis sehingga tersusunnya laporan ini. 3. Bapak Rosihan Ari Yuana, S.Si, M.Si sebagai Pembimbing II yang telah meluangkan waktu dalam memberi pengarahan dan bimbingan. 4. Bapak I Wayan Suletra, ST, MT sebagai ketua jurusan Teknik Industri UNS dan bapak Wahyudi Sutopo, ST, MSi sebagai dosen yang berwenang yang telah memberi ijin untuk penelitian. 5.
Kedua Orang Tua yang telah memberikan dukungan dan dorongan baik mental maupun materi kepada penulis.
vi
Mengingat keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis tentu masih banyak kekurangan yang terdapat dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, oleh karena itu penulis harapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan laporan ini.
Surakarta,
Penulis
vii
2007
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ……………………………………………….......
i
ABSTRAK ……………………………………………………………... iii KATA PENGANTAR ………………………………………………….
vi
DAFTAR ISI …………………………………………………………...
viii
DAFTAR TABEL ……………………………………………………...
x
DAFTAR GAMBAR …………………………………………………... xi BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………… 1 1.1. Latar Belakang Masalah …………………………………...
1
1.2. Rumusan Masalah …………………………………………. 2 1.3. Batasan Masalah …………………………………………...
2
1.4. Tujuan Penelitian …………………………………………..
2
1.5. Manfaat Penelitian …………………………………………
3
BAB II LANDASAN TEORI ………………………………………….. 4 2.1. Konsep Dasar Sistem ……………………………………...
4
2.1.1. Pengertian Sistem ……………….………………….
4
2.1.2. Karakteristik Sistem …………….………………….. 4 2.2. Data dan Informasi ………………………………………..
6
2.2.1. Pengertian Data …………………………………….. 6 2.2.2. Pengertian Informasi .................................................. 6 2.2.3. Kualitas Informasi .....................................................
6
2.3. Konsep dasar Sistem Informasi ...........................................
7
2.4. Konsep Basis Data ...............................................................
7
2.4.1. Definisi Basis Data ....................................................
7
2.4.2. Karakteristik Basis Data ............................................
8
2.4.3. Kamus Data ...............................................................
8
2.4.4. SFD (System Flow Diagram) ..................................... 9
viii
2.4.5. DFD (Data Flow Diagram) .......................................
9
2.4.6. ERD (Entity Relationship Diagram) .........................
10
2.4.7. HIPO (Hierarki Input Process Output) .....................
11
2.5. Borland Delphi ..................................................................... 11 2.5.1. Sekilas Borland Delphi ..............................................
11
2.5.2. Lingkungan Kerja Delphi ..........................................
12
2.5.3. ADO (ActiveX Data Object) ......................................
13
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ................................................
14
3.1. Jenis Data dan Informasi ....................................................
14
3.2. Metode Pengumpulan data .................................................
14
3.3. Analisis Sistem ...................................................................
15
3.4. Perancangan Sistem ............................................................
16
3.5. Implementasi Sistem ........................................................... 16 3.6. Evaluasi ............................................................................... 16 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................
17
4.1. Analisa Sistem ……………………………………………
17
4.1 Identifikasi Masalah ………………………………….. 17 4.2. Sistem yang Diharapkan ……………………………..
17
4.2. Desain Sistem ……………………………………………..
18
4.3. Desain Tampilan …………………………………………..
33
4.8 Evaluasi ……………………………………………………. 51 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ………………………………..
52
5.1. Kesimpulan ………………………………………………...
52
5.2. Saran ……………………………………………………….
52
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………..
53
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Simbol Kamus Data …………………………………………... 9 Tabel 2.2 Simbol DFD …………………………………………………..
10
Tabel 2.3 Simbol-simbol Entity Relationship Diagram …………………
10
Tabel 4.1 Tabel Mahasiswa ……………………………………………...
28
Tabel 4.2 Tabel KP ……………………………………………………… 28 Tabel 4.3 Tabel Seminar KP …………………………………………….
29
Tabel 4.4 Tabel TA ……………………………………………………… 29 Tabel 4.5 Tabel Seminar TA …………………………………………….
30
Tabel 4.6 Tabel Sidang TA .......................................................................
30
Tabel 4.7 Tabel Dosen ............................................................................... 31 Tabel 4.8 Tabel Instansi …………………………………………………
x
31
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 System Flow Diagram ……………………………………...
18
Gambar 4.2 Context Diagram …………………………………………...
19
Gambar 4.3 DFD level 0 ...........................................................................
20
Gambar 4.4 DFD Level 1 Proses Pendataan KP ………………………...
21
Gambar 4.5 DFD Level 2 Proses Survey ………………………………..
22
Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses Pendataan TA .......................................
23
Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses Bimbingan KP dan TA ......................... 25 Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram ………………………………
26
Gambar 4.9 Relasi Antar Tabel ………………………………………….
32
Gambar 4.10 HIPO ………………………………………………………
33
Gambar 4.11 Menu Utama ………………………………………………
34
Gambar 4.12 Form Pengajuan KP tab Permohonan KP ............................ 35 Gambar 4.13 Form Pengajuan KP ............................................................. 35 Gambar 4.14 Form Pengantar KP .............................................................
36
Gambar 4.15 Form Pengantar KP tab Pelaksanaan KP ............................. 36 Gambar 4.16 Form Pendaftaran Seminar KP ............................................
37
Gambar 4.17 Form Seminar KP …………………………………………
38
Gambar 4.18 Form Pengajuan Proposal Skripsi ........................................ 39 Gambar 4.19 Form Bimbingan ………………………………………….. 40 Gambar 4.20 Form Pendaftaran Seminar Skripsi ...................................... 40 Gambar 4.21 Form Seminar Skripsi ……………………………………..
41
Gambar 4.22 Form Pendaftaran Sidang Skripsi …………………………
42
Gambar 4.23 Form Sidang Skripsi ………………………………………
42
Gambar 4.24 Form Dosen tab Pertama .....................................................
43
Gambar 4.25 Form Dosen tab Tabel Dosen ..............................................
43
xi
Gambar 4.26 Form Mahasiswa Bimbingan KP ......................................... 44 Gambar 4.27 Form Mahasiswa Bimbingan TA ........................................
44
Gambar 4.28 Form Data KP ……………………………………………..
45
Gambar 4.29 Form Data TA …………………………………………….. 46 Gambar 4.30 Formulir Pengajuan KP .......................................................
47
Gambar 4.31 Surat Permohonan KP .........................................................
48
xii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi sekarang ini kesibukan orang semakin banyak dan rumit sehingga orang akan sangat kesulitan apabila pekerjaan hanya ditangani oleh tenaga manusia, serta setiap lembaga yang dituntut untuk dapat menyajikan informasi dengan cepat dan dengan ketelitian yang tinggi, sehingga mendorong orang untuk mencari jalan dengan alat bantu yang sesuai. Komputer merupakan alat bantu yang dapat digunakan untuk menghasilkan informasi yang dapat disiapkan secara tepat, cepat dan akurat. Diberbagai bidang fasilitas komputer sudah banyak diterapkan untuk membantu pekerjaan manusia agar dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga. Dengan adanya fasilitas tersebut diharapkan mampu memudahkan masyarakat dalam mengakses informasi – informasi secara cepat dan akurat serta lengkap sehingga pekerjaan tidak lagi tertunda dan terbebani oleh tuntutan akan waktu dan kesalahan apabila hanya mengandalkan tenaga dan jasa manusia. Perkembangan teknologi komputer memperkenalkan adanya sistem informasi yang lebih efisien sehingga lebih memudahkan pekerjaan. Salah satu penerapannya menggunakan bahasa pemrograman visual seperti Delphi. Dengan aplikasi ini pengisian dan pencarian data dapat lebih mudah dan praktis. Bagian tata usaha Teknik Industri UNS yang juga bergerak dalam layanan kepada mahasiswa dan penyediaan data mahasiswa serta dosen juga memerlukan adanya sistem informasi berbasis komputer yang dapat membantu segala pekerjaan dibidangnya khususnya dalam masalah kerja praktek dan tugas akhir mahasiswa. Sistem informasi KP dan TA yang masih digunakan masih sederhana sehingga menyulitkan pihak-pihak yang bersangkutan termasuk pegawai tata usaha itu sendiri, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu, sehingga dapat
1
meningkatkan kinerja semua pihak yang terlibat. Sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir diharapkan dapat membantu dalam penyediaan surat-surat kerja praktek dan tugas akhir bagi mahasiswa dan tata usaha serta membantu dosen untuk mengetahui daftar anak bimbing dan data tentang kerja praktek dan tugas akhir mahasiswa.
1.2 Rumusan Masalah
Permasalahan yang muncul dari latar belakang dalam pembuatan Sistem Informasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir adalah bagaimana membuat Sistem Informasi yang lebih efisien, akurat dan sesuai dengan kebutuhan ?
1.3 Batasan Masalah
Sistem Informasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir Teknik Industri UNS merupakan aplikasi untuk memanajemen data serta memberikan output berupa suratsurat yang diperlukan untuk KP dan TA. Sistem Informasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir Teknik Industri UNS diletakkan pada satu komputer yang dapat digunakan oleh mahasiswa, Tata Usaha dan dosen pembimbing yang membutuhkan, sistem informasi yang dibuat bersifat stand alone.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang dicapai terkait dengan masalah yang dibahas adalah: Dapat membuat Sistem Informasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir yang efektif dan efisien sehingga mempermudah bagian Tata Usaha dalam pengisian data dan pencarian data. Serta mempermudah layanan kepada mahasiswa dan dosen berkaitan dengan surat-surat serta data tentang kerja praktek dan tugas akhir mahasiswa.
2
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk : 1. Bagi Penulis Dapat menambah pengetahuan dan melatih untuk membuat sistem informasi serta dapat lebih menguasai pemrograman basis data Borland Delphi 7.0 sehingga sistem informasi yang dibuat dapat berguna dan mengefisienkan pekerjaan dalam instansi.
2. Bagi Instansi Sistem informasi yang dibuat dapat membantu Teknik Industri dalam Kerja Praktek dan Tugas Akhir mahasiswa sehingga meringankan tugas pegawai tata usaha serta mempermudah pencarian data.
3
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogiyanto,2001). Sistem adalah sekumpulan komponen yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem adalah sebuah tatanan ( keterpaduan ) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional ( dengan satuan fungsi/ tugas khusus ) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/ pekerjaan tententu ( Fathansyah, 2001 ). Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan kegiatan atau elemen yang saling bekerja sama atau dihubungkan dengan suatu cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan yang dapat menjalankan suatu fungsi sehingga tecapai suatu tujuan tertentu.
2.1.2 Karakteristik Sistem Karakteristik sistem menurut Jogiyanto ( 2001 ) adalah : a. Mempunyai Komponen ( Components ) Adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata atau abstrak dan disebut sebagai subsistem. b. Mempunyai Batas ( Boundary ) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem yang lain atau antara sistem dengan lingkungan (environment). Batas sistem ini juga dapat digunakan untuk menjelaskan suatu sistem serta digunakan untuk membuat batasan tinjauan terhadap sistem.
4
c. Mempunyai Lingkungan ( Environment ) Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luas sistem yang mempengaruhi kinerja sistem. d. Mempunyai Penghubung ( Interface ) antar komponen Penghubung ( interface ) merupakan media penghubung antara subsistem yang satu dengan yang lainnya. Secara umum, penghubung adalah segala sesuatu yang bertugas untuk menjembatani hubungan antara komponen dalam sistem. Dengan penghubung ini setiap komponen dapat saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing. e. Mempunyai Masukan ( Input ) Masukan adalah segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah untuk menghasilkan keluaran ( output ). f. Mempunyai Pengolahan ( Processing ) Pengolahan merupakan komponen sistem yang bertugas untuk mengolah masukan agar dapat menghasilkan suatu keluaran yang berguna. Dalam hal ini pengolahan adalah berupa program aplikasi. g. Mempunyai Keluaran ( Output ) Keluaran merupakan segala sesuatu yang dihasilkan dari proses pengolahan. Dalam hal ini keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi. h. Mempunyai Sasaran ( Objectives ) dan Tujuan ( Goal ) Sasaran merupakan segala sesuatu yang ingin dicapai oleh sistem dalam jangka waktu yang relatif pendek, sedangkan tujuan adalah hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem dalam jangka waktu yang relatif lebih panjang. i. Mempunyai Kendali ( Control ) Supaya setiap komponen yang berada pada sistem tetap bekerja sesuai tugasnya masing-masing, maka dibutuhkan pengkontrol atau pengendali sebagai penjaga setiap sistem tersebut. Bagian kontrol ini bertugas menjaga agar setiap proses atau tugas dalam sistem dapat berjalan secara normal. j. Mempunyai Umpan Balik ( Feed Back )
5
Umpan balik ini dibutuhkan sebagai pengecek bila terjadi suatu kesalahan atau penyimpangan yang terjadi dalam sistem dan mengembalikannya ke keadaan semula.
2.2 Data dan Informasi 2.2.1 Pengertian Data Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian – kejadian nyata atau fakta–fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Data dapat berupa catatan–catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. (Sutanta, 2004).
2.2.2 Pengertian Informasi Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya
dan mempunyai kegunaan
sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. (Sutanta, 2004) Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi dan sebagainya. Tetapi ada beberapa gagasan yang mendasari pemakaian istilah informasi dalam sistem informasi : Informasi memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau merangkap sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak tersangka. Definisi umum untuk informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah sebagai berikut : “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yamg berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang”.(Davis, 1984).
6
2.2.3 Kualitas Informasi Kualitas dari informasi tergantung pada tiga syarat, yaitu : 1. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat, yang dimaksud adalah tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat atau tersedia pada waktu saat dibutuhkan karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan suatu keputusan. 3. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajeman di dalam pengambilan keputusan. Informasi di dapat dari sistem atau disebut juga dengan Information Processing System. Menurut Davis (1984) sistem informasi didefinisikan sebagai : “ Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporanlaporan yang ditentukan pihak luar tertentu”.
2.4 Konsep Basis Data 2.4.1 Definisi Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya (Jogiyanto, 1997). Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Untuk membentuk suatu database
diperlukan
dimulai dari :
7
jenjang data. Jenjang data
a. Characters : merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special characters) yang membentuk suatu item data / field. b. Field : merepresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebagainya. Kumpulan dari field membentuk suatu record. c. Record : kumpulan dari field membentuk suatu record. Record menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file. d. File : file terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis. e. Database : kumpulan dari file / tabel membentuk suatu database.
2.4.2 Karakteristik Basis Data Menurut Kristanto ( 2002 ) basis data yang baik memenuhi karakteristik sebagai berikut : a. Basis data merupakan kumpulan data terhubung (interelated data) yang disimpan bersama tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikasi data ( data redudancy ). b. Kumpulan data dalam basis data dapat dipergunakan oleh sebuah program aplikasi atau lebih secara optimal. c. Data disimpan sedemikian rupa sehingga bebas dari program aplikasi yang menggunakannya. d. Penambahan data, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.
2.4.3 Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data adalah suatu hasil referensi data mengenai data-data (meta data) yang diciptakan oleh penganalisis sistem berdasarkan atas diagram aliran data
8
(Kendall, 2002). Kamus data mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut : 1.
Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD.
2.
Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran.
3.
Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data.
4.
Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran.
5.
Mendeskripsikan hubungan detail antar penyimpanan yang akan menjadi titik perhatian dalam ERD.
Notasi-notasi yang digunakan dalam kamus data terdapat pada tabel berikut : Tabel 2.1 Simbol Kamus Data Simbol =
Keterangan Terdiri
dari,
mendefinisikan,
diuraikan
menjadi, artinya. +
Dan
()
Opsional (boleh ada boleh tidak)
{}
Pengulangan
[]
Memilih salah satu dari sejumlah alternatif, seleksi
**
Komentar
@
Identifikasi atribut kunci
|
Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara simbol [ ]
2.4.4 System Flow Diagram (SFD) Sistem Flow Diagram adalah garis besar atau gambaran singkat mengenai arus data secara keseluruhan dari sistem yang akan dikembangkan(Kendall, 2002).
9
2.4.5 DFD (Data Flow Diagram) Kristanto (2002) mendefinisikan DFD sebagai suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan ke mana tujuan data yang keluar dari sistem, di mana data tersimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antar data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Sementara pengertian DFD Leveled menurut Kristanto (2002) adalah sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu dengan yang lain dengan aliran dan penyimpanan data. Dalam menyusun DFD, terdapat beberapa perbedaan teknik dasarnya. Berikut merupakan simbol yang digunakan dalam menyusun DFD menurut Kristanto (2002). Tabel 2.2 Simbol DFD Entitas
Proses yang dilakukan komputer
Penyimpanan data
Aliran data
2.4.6 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram merupakan gambaran relasi dari dua file atau dua table yang dapat digolongkan dalam tiga macam bentuk relasi, yaitu satu-satu, satubanyak, dan banyak-banyak. ERD merupakan dasar untuk pengembangan kamus data. Tiap atribut pada ERD dapat didokumentasikan dengan suatu entry kamus elemen data (Fathansyah, 2001). ERD menggunakan sejumlah notasi dan symbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data. Berikut ini adalah simbol-simbol dari ERD:
10
Tabel 2.3 Simbol-simbol ERD Entity adalah suatu objek yang dapat didefinisikan dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat Entity Atribut berfungsi untuk mendeskripsikan karakter entity. Setiap ERD biasanya terdapat lebih dari satu atribut. Atribut Asosiasi
antar entitas.
Dalam
hubungan
harus
dibedakan antara hubungan antar entity dengan isi dari hubungan itu sendiri. Hubungan Digunakan untuk menghubungkan entity dengan entity maupun entity dengan atribut. Garis
2.4.7 Hierarchi Input Process Output (HIPO) Hierarchi Input Process Output adalah data dokumentasi program yang digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi, dalam siklus pengembangan sistem paket HIPO sering disebut IPO (Input Process Output).
2.5 Borland Delphi
2.5.1 Sekilas Borland Delphi Borland Delphi merupakan sarana pemrograman aplikasi visual. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah bahasa pemrograman pascal atau yang
11
kemudian juga disebut bahasa pemrograman Delphi. Delphi merupakan generasi penerus dari Turbo Pascal. Turbo Pascal yang diluncurkan pada tahun 1983 dirancang untuk dijalankan pada sistem operasi DOS (yang merupakan sistem operasi yang paling banyak digunakan pada saat itu). Sedangkan Delphi yang dilluncurkan pertama kali tahun 1995 dirancang untuk beroperasi di bawah sistem operasi Windows. Delphi memiliki sarana yang tangguh untuk pembuatan aplikasi, mulai dari sarana untuk pembuatan form, menu, toolbar, hingga kemampuan untuk menangani pengelolaan basis data yang besar. kelebihan-kelebihan yang dimiliki Delphi antara lain karena pada delphi, form dan komponen-komponennya dapat dipakai ulang dan dikembangkan, mampu mengakses VBX, tersedia template aplikasi dan template form, memiliki lingkungan pengembangan visual yang dapat diatur sesuai kebutuhan, menghasilkan file terkompilasi yang berjalan lebih cepat, serta kemampuan mengakses data dari bermacam-macam format (Wahana Komputer, 2003).
2.5.2 Lingkungan Kerja Delphi Lingkungan kerja menyediakan seluruh sarana yang diperlukan untuk merancang, membangun, mencoba, mencari atau melacak kesalahan, serta mendistribusikan aplikasi. Sarana-sarana inilah yang memungkinkan pembuatan prototipe aplikasi menjadi lebih mudah dan waktu yang diperlukan untuk pengembangan aplikasi menjadi lebih singkat (Wahana Komputer, 2003). 1. Form Designer, atau form, adalah window kosong tempat merancang antarmuka pemakai (user interface) aplikasi. Pada form inilah ditempatkan komponenkomponen sehingga apliksi dapat berinteraksi dengan pemakainya. 2. Komponen pallete, berisi ikon-ikon komponen visual dan nonvisual yang dapat digunakan untuk merancang antarmuka bagi pemakai aplikasi. Component palete terdiri atas beberapa page yang dipakai sebagai pengelompok jenis komponen. 3. Object Inspector, untuk menentukan dan mengubah properti(atribut) dan even objek. Juga untuk memilih komponen melalui Object Inspector.
12
4. Object
TreeView
untuk
menampilkan
dan
mengubah
hubungan
logis
antarkomponen di dalam objek. Dari sinilah dapat melihat dengan jelas bagaimana hirarkhi komponen-komponen yang ada di dalam form aplikasi. 5. Code editor, berfungsi untuk menulis dan menyunting kode program. Lokasi code editor ada di belakang form. Untuk melihatnya bisa dendan menggeser form yang menghalanginya, atau menggunakan tombol F12. Code editor juga akan tampil ketika akan mengklik dua kali salah satu nama event handler di Object Inspector.
2.5.3 ADO (ActiveX Data Objects) Delphi menyediakan komponen-komponen yang disebut dengan dbGo atau lebih
dikenal
dengan
komponen-komponen
ADO.
Komponen-komponen
menggunakan teknologi ADO (ActiveX Data Objects), yaitu objek yang dikembangkan oleh Microsoft yang ditujukan untuk mengakses database server seperti Microsoft SQL Server ataupun database server yang lain seperti Oracle. Dengan menggunakan ADO, database Access pun bisa diakses (Kadir, 2005).
13
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Jenis Data dan Informasi Dalam penelitian ini data dan informasi sangat dibutuhkan dalam menyusun Tugas Akhir ini. Jenis data dan informasi yang digunakan dalam penelitian di Teknik Industri UNS adalah sebagai berikut : a. Data primer Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari obyek penelitian dengan cara wawancara secara langsung dengan pihak Teknik Industri UNS yaitu dengan pihak yang terkait dengan masalah yang diteliti seperti pegawai tata usaha dan perwakilan dosen yang berwenang. b. Data sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh dengan cara tidak langsung dari suatu sumber atau obyek yang sedang dilakukan penelitian, tetapi mempunyai hubungan atau berkaitan secara erat sebagai pelengkap data primer. Dalam penelitian ini data sekunder diperoleh dari buku pedoman kerja praktek dan tugas akhir teknik industri UNS yang telah ada serta dari buku besar kerja praktek dan tugas akhir yang berisi data kerja praktek dan tugas akhir mahasiswa Teknik Industri UNS.
3.2 Metode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data untuk menyusun Tugas Akhir penulis menggunakan metode-metode sebagai berikut: a. Observasi Metode observasi adalah metode penelitian yang dilakukan dengan cara mengamati sistem pendataan kerja praktek dan tugas akhir sebelumnya, sehingga dapat memperoleh data yang benar-benar akurat sesuai dengan kebutuhan sistem yang akan dibuat.
14
b. Interview Metode interview adalah metode penelitian yang dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada pegawai tata usaha serta dosen yang terkait mengenai data-data yang dibutuhkan dalam rancangan sistem yang akan disusun. c. Studi Pustaka Studi pustaka merupakan metode pengumpulan data dari membaca buku-buku atau literatur yang ada hubungannya dengan permasalahan yang dijadikan objek penelitian.
3.3 Analisis Sistem Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya, untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi semua permasalahan dan hambatan yang terjadi serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan. Sehingga dapat menemukan hal-hal yang harus diperbaiki agar menjadi lebih baik. Dalam membangun sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir ini diperlukan perencanaan yang baik agar sistem yang dihasilkan dapat berjalan dengan baik dan optimal sehingga sesuai dengan tujuan awal pembuatan. Perencanaan sistem terbagi dalam dua tahap yaitu : 1. Menentukan tujuan pembuatan sistem informasi Tujuan pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai media untuk input data dan pengolahan data kerja praktek dan tugas akhir di Teknik Industri UNS. 2. Menentukan siapa yang akan menjadi pemakai Perancangan sistem informasi ini diperuntukkan untuk pegawai tata usaha, mahasiwa dan dosen Teknik Industri UNS.
15
3.4 Perancangan Sistem Perancangan sistem yang optimal diperlukan dalam pembuatan program dan untuk pembuatan sistem informasi yang baik. Perancangan sistem secara terperinci, dilakukan dengan cara : a. Context Diagram b. Data Flow Diagram (DFD) c. Entity Relationship Diagram (ERD) d. Kamus Data / Data Dictionary e. Mendesain Input f. Mendesain Output g. Flow Chart Program.
3.5 Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem merupakan kegiatan mengimplementasikan rancangan yang telah dibuat sebelumnya. Tahap ini mencakup pengkodean program serta pengujian program yang dibuat. Pembuatan Sistem Informasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir ini menggunakan Borland Delphi 7 dengan database Microsoft Office Access.
3.6 Evaluasi Tahap yang terakhir yaitu tahap evaluasi yang terdiri dari pengujian sistem dan memastikan sistem tersebut sudah benar sesuai dengan alur sistem secara keseluruhan sehingga program dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
16
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisa Sistem 4.1.1 Identifikasi Masalah Sistem yang dianalisis adalah sistem pendataan serta pembuatan suratsurat untuk kerja praktek dan tugas akhir Teknik Industri UNS. Sistem yang telah ada di Teknik Industri masih bersifat manual. Mahasiswa yang membutuhkan surat-surat seperti surat pengajuan kerja praktek dan tugas akhir sampai berita acara seminar atau sidang membuat sendiri dengan contoh dari tata usaha dan diisi sendiri menurut data mahasiswa. Dengan cara seperti itu pegawai tata usaha menjadi kesulitan dalam mendapatkan data-data tentang kerja praktek dan tugas akhir, sehingga dalam mendapatkan data-data kerja praktek dan tugas akhir maka mahasiswa harus mengisi sendiri di buku data base kerja praktek dan tugas akhir, selain itu pegawai tata usaha juga harus mencari dan mengolah data dari suratsurat kerja praktek dan tugas akhir yang dikumpulkan oleh mahasiswa agar menjadi data yang siap pakai dan disimpan untuk arsip tata usaha. Kesulitan juga dialami oleh dosen yang membutuhkan data seluruh mahasiswa bimbingannya baik kerja praktek maupun tugas akhir. Pengisian dan pencarian data yang rumit menyulitkan mahasiswa, pegawai tata usaha serta dosen.
4.1.2 Sistem yang Diharapkan Untuk mengatasi masalah yang ada maka perlu adanya sistem informasi yang dapat membantu , dimana mempermudah pegawai tata usaha dan mahasiswa juga mempermudah dosen dalam mencari data mahasiswa bimbingan. Dari masalah yang ada maka sistem dibuat agar mahasiswa tinggal mengisi form dari sistem dan mendapatkan surat-surat yang diperlukan dari printout sistem, sementara pegawai tata usaha mendapatkan data kerja praktek dan tugas akhir
17
dari input mahasiswa serta dapat menambahkan data yang diperlu ditambahkan untuk kelengkapan data. Dosen yang terkait juga dapat melihat data mahasiswa bimbingan kerja praktek serta tugas akhir dengan mudah dari data yang telah ada di sistem.
4.2. Desain Sistem
Desain sistem memberikan gambaran yang terinci kepada user tentang system. Desain sistem yang dipakai adalah : a. SFD System Flow Diagram pada sistem informasi Kerja Praktek dan tugas akhir Teknik Industri UNS adalah sebagai berikut :
1 2 5 6
3 Mahasiswa
Instansi
Pegawai Tata Usaha
7 Dosen
4 Gambar 4.1 System Flow Diagram Keterangan gambar : 1. Mahasiswa memberikan data kerja praktek ke bagian tata usaha. 2. Mahasiswa
mendapatkan
surat-surat
kerja
praktek
yang
diperlukan. 3. Mahasiswa magang di instansi. 4. Instansi memberikan nilai kepada mahasiswa. 5. Mahasiswa memberikan data tugas akhir mulai pengajuan proposal skripsi sampai sidang skripsi. 6. Bagian tata usaha memberikan surat-surat yang dibutuhkan untuk tugas akhir. 7. Dosen mendapatkan data tentang kerja praktek dan tugas akhir.
18
b. Diagram Konteks Diagram konteks system informasi kerja praktek dan tugas akhir Teknik industri UNS adalah sebagai berikut :
Report
Data KP dan TA
M ahasisw a Report
SI Kerja Praktek dan Tugas Akhir Teknik Industri UNS
Pegaw ai Tata Usaha Data KP dan TA Surat-surat KP Nilai
Nilai
Data KP dan TA
Dosen
Instansi
Gambar 4.2 Context Diagram Dari Context Diagram dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Mahasiswa memberikan data ke sistem berupa data KP dan TA, dari sistem mendapatkan repoprt berupa surat-surat KP dan TA yang diperlukan. 2. Pegawai tata usaha memberikan data KP dan TA dan mendapatkan report berupa laporan data KP dan TA. 3. Pembimbing
dan
penguji
memberikan
nilai
dan
mendapatkan data KP dan TA seperti mahasiswa yang dibimbing dan data yang lain. 4. Instansi mendapatkan surat-surat KP dan memberikan nilai pelaksanaan KP.
19
c. Data Flow Diagram Data
Flow
Diagram
adalah
alat
dipakai
untuk
mendokumentasikan proses dalam sistem. DFD menekankan pada fungsi-fungsi didalam sistem, cara menggunakan informasi yang tersimpan dan pemindahan informasi antar fungsi didalam sistem. 1. DFD level 0 Instansi
D1
Data M ahasisw a
1
D2
Data KP
Pendataan KP
D3
Data Sem inar
D8
Data Instansi
Nilai
Surat-surat KP
Data KP
Nilai
Data KP Data TA
2 M ahasisw a
Data TA
Pendataan TA
Nilai
Pegaw ai Tata Usaha D4
Tb. TA
D5
Sem inar TA
D6
Sidang TA
3 Dosen
Data Dosen Data KP dan TA
Bim bingan TA dan KP D7
Tb Dosen
Gambar 4.3 DFD Level 0 Dari gambar DFD level 0 diatas dapat diuraikan sebagai berikut : a) Mahasiswa memberikan data KP mulai dari pengajuan KP sampai seminar KP, data tersimpan ke database (tabel mahasiswa, tabel KP, tabel instansi dan tabel seminar KP).
20
b) Mahasiswa memberikan data, mulai dari pengajuan proposal TA sampai sidang TA, data tersimpan ke database (tabel TA, tabel seminar TA dan tabel sidang TA). c) Pegawai tata usaha memberikan data KP dan TA ke proses pendataan KP dan Proses pendataan TA. d) Dosen memberikan data dosen ke proses bimbingan KP dan TA
yang
tersimpan
dalam
tabel
dosen,
dari
proses
mendapatkan data KP dan TA berupa mahasiswa bimbingan.
2. DFD level 1 Proses Pendataan KP D1
Record Data Mahasiswa Record Data KP
D2 D8
D ata M ahasisw a
D ata K P
D ata Instansi
1.1 Surat KP
S urvey
Data KP
M ahasisw a
1.2
Report Surat KP
Instansi
M agang Report Nilai
D osen
Nilai
Record Data Sem inar
1.3
Data Sem inar
D3
D ata S em inar
S em inar
Gambar 4.4 DFD Level 1 Proses Pendataan KP Dari gambar DFD level 1 proses pendataan KP diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : a) Mahasiswa memasukkan data KP ke proses survey dan memperoleh report berupa surat-surat pengajuan dan pengantar
21
KP yang kemudian diserahkan ke instansi tempat KP dilaksanakan. Data yang dimasukkan tersimpan ke tabel mahasiswa, tabel KP dan tabel instansi b) Pada proses magang, mahasiswa menyerahkan surat-surat pengantar ke instansi setelah mendapatkan persetujuan magang dari instansi yang terkait. dari instansi menyerahkan nilai pelaksanaan KP. c) Pada proses seminar mahasiswa memberikan data seminar seperti waktu seminar dan penguji seminar, pada proses ini data yang digunakan adalah data mahasiswa dan data KP.
3. DFD level 2 Proses Survey 1.1.1 Data KP
D1
Record
Pengajuan KP
D2
Record
D8
Record
Data M ahasisw a
Data KP Data Instansi
1.1.2 M ahasisw a
Data KP
Survey Perusahaan
Surat Pengajuan KP
1.1.3 Data KP
Instansi
Pengantar KP
Pengantar KP
record
G ambar 4.5 DFD Level 2 Proses Survey Dari gambar DFD level 2 proses survey diatas dapat diuraikan sebagai berikut : a) Pada proses pengajuan KP mahasiswa memberikan data KP berupa nama, NIM, PA, Jumlah SKS yang dicapai untuk
22
mengajukan
KP,
pembimbing
KP,
nama
dan
alamat
perusahaan tempat KP mahasiswa. Data tersimpan dalam tabel mahasiswa, tabel KP dan tabel instansi. b) Pada survey perusahaan mahasiswa memberikan surat-surat pengajuan KP ke instansi. c) Pada proses pembuatan pengantar KP mahasiswa memberikan kepastian tempat KP dan waktu KP serta menggunakan data mahasiswa dan data KP dengan output surat-surat pengantar KP yang kemudian diserahkan kepada instansi tempat KP.
4. DFD level 1 Proses Pendataan TA 2.1
Data TA
D1
Pengajuan Skripsi
Report
Data M ahasisw a
2.2 Data TA Report
Pendataan Bim bingan
Data TA
2.3
D4
Record
Tb. TA Data TA
M ahasisw a
Report Nilai
Pendataan Sem inar TA
TU
Data TA Record
D5
Sem inar TA
Dosen Nilai Data TA Report
Data TA
2.4 Pendataan Sidang TA
Record
D6
Sidang TA
Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses Pendataan TA Penjelasan dari gambar diatas adalah sebagai berikut : a) Mahasiswa memasukkan data TA ke proses pengajuan skripsi berupa judul skripsi dan pilihan dosen pembimbing. Dari
23
proses mendapatkan output berupa surat pengajuan proposal skripsi dengan menggunakan data mahasiswa. b) Mahasiswa pada proses pendataan bimbingan TA memberikan data pembimbing pertama dan kedua serta judul skripsi yang tersimpan pada tabel TA dan menggunakan tabel mahasiswa, dengan output formulir kontrol kemajuan dan nilai bimbingan skripsi. c) Pada proses pendataan seminar TA, mahasiswa dan pegawai tata usaha memberikan data seminar TA seperti judul skripsi akhir, waktu seminar TA dan dua dosen penguji yang tersimpan dalam tabel seminar TA, dengan menggunakan data mahasiswa dan data TA proses memberikan output formulir pendaftaran seminar TA dan surat-surat yang diperlukan untuk seminar TA. Pada pendataan seminar TA dosen memberikan data berupa nilai seminar setelah seminar selesai yang tersimpan dalam data seminar TA. d) Pada proses pendataan sidang TA, mahasiswa dan pegawai tata usaha memberikan data seminar TA seperti periode wisuda, penguji dan waktu sidang TA. Data tersimpan dalam tabel sidang TA, dengan menggunakan data mahasiswa dan data TA proses memberikan output formulir pendaftaran sidang TA dan surat-surat
yang diperlukan
untuk
sidang
TA.
Dosen
memberikan data berupa nilai sidang setelah sidang selesai yang tersimpan dalam data sidang TA.
24
5. DFD Level 1 Proses Bimbingan KP dan TA 3.1 Data Dosen
Pendataan Dosen
Dosen
D7
Tb Dosen
D1
Data M ahasisw a
D2
Data KP
D3
Data Sem inar
D8
Data Instansi
D4
Tb. TA
D5
Sem inar TA
D6
Sidang TA
3.2 Data KP dan TA
M elihat Bim bingan KP dan TA
Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses Bimbingan KP dan TA Dari gambar DFD level 1 proses bimbingan KP dan TA diatas dapat diuraikan sebagai berikut : a) Dosen memberikan data dosen pada proses pendataan dosen yang tersimpan dalam tabel dosen. b) Dari data yang telah tersimpan, dosen melihat data mahasiswa bimbingannya baik KP maupun TA.
25
d. ERD
TGL_SELESAI TGL_M ULAI JUDUL
NAM A_PER USAHAAN
JM L_SKS
ALAM AT_ PERUSAHA AN
KODE_INST ANSI KP Di Instansi
NILAI PENYERAH AN_LAP
TGL_SEM INAR
EM AIL Sem inar KP KODE_DOSEN NIM
M
N
NIP NAM A
NILAI_SIDA NG
M AHASISW A
NAM A
PENYERAH AN_LAP
TGL_SIDANG
PA
DOSEN
TELP TAHUN
N
Sidang TA
M
M
N NILAI
TGL_SEM INAR
Sem inar TA
JUDUL
TA
Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram
26
e. Kamus Data Membuat informasi tentang data, tabel dan database dilakukan dalam kamus data. Kamus data pada sistem informasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir Teknik Industri UNS dirancang sebagai berikut : a) Data Mahasiswa tbMhs = @NIM + Nama + PA + Tahun. b) Data Kerja Praktek tbKP = @NIM + Jml_SKS + Kode_instansi + Tgl_mulai + Tgl_selesai + Judul + Pembimbing_KP. c) Data Seminar Kerja Praktek tbSeminarKP = @NIM + Hari + Tgl_seminar + Jam + Penguji + Nilai. d) Data Tugas Akhir tbTA = @NIM + Judul_TA + Pembimbing_I + Pembimbing_II + Penyerahan_lap e) Data Seminar TA tbSeminarTA = @NIM + Hari + Tgl_seminar + Jam + Penguji_I + Penguji_II + Nilai f) Data Sidang TA tbSidangTA = @NIM + Hari + Tgl_sidang + Jam + Nilai g) Data Dosen tbDosen = @NIP + Kode_Dosen + Nama_dosen + Telepon + Email h) Data instansi tbInstansi = @Kode instansi + Nama_perusahaan + Alamat_perusahaan.
f. Struktur Data 1. Tabel data mahasiswa Nama tabel
: tbMhs
Digunakan
: Untuk menyimpan data mahasiswa
Primary Key
: NIM
27
Tabel 4.1 Tabel Mahasiswa Nama Field
Tipe
Ukuran
Keterangan
NIM *
Text
7
Nomor induk mahasiswa
Nama
Teks
30
Nama mahasiswa
PA
Teks
5
Pembimbing akademik
Tahun
Number
Tahun Angkatan Mahasiswa
2. Tabel data kerja praktek mahasiswa Nama tabel : tbKP Digunakan : Untuk menyimpan data kerja praktek mahasiswa Primary Key: NIM
Tabel 4.2 Tabel KP Nama Field
Tipe
Ukuran
Keterangan
NIM **
Text
7
Nomor induk mahasiswa
Jml_SKS
Number
3
Jumlah SKS mahasiswa saat mengajukan KP
Kode_Instansi **
Text
10
Kode instansi tempat KP mahasiswa
Tgl_mulai
Date/time
Tanggal mulai melaksanakan KP
Tgl_selesai
Date/time
Tanggal selesai pelaksanaan KP
Judul
Text
120
Judul laporan KP
Pembimbing_KP
Text
5
Kode dosen pembimbing KP
Penyerahan_Lap
Text
5
Penyerahan laporan sudah atau belum
3. Tabel seminar KP Nama tabel
: tbSeminarKP
Digunakan
: Untuk menyimpan data seminar KP mahasiswa
Primary Key : NIM
28
Tabel 4.3 Tabel Seminar KP Nama Field
Tipe
Ukuran
Keterangan
NIM **
Teks
7
Nomor induk mahasiswa
Hari
Teks
7
Hari seminar KP
Tgl_seminar
Date/Time
Tanggal seminar KP
Jam
Date/Time
Jam seminar KP
Penguji
Teks
5
Kode dosen penguji KP
Nilai
Number
3
Nilai seminar KP
4. Tabel Tugas Akhir Nama tabel
: tbTA
Digunakan
: Untuk menyimpan data tugas akhir mahasiswa
Primary Key : NIM
Tabel 4.4 Tabel TA Nama Field
Tipe Ukuran
Keterangan
NIM **
Teks 7
Nomor induk mahasiswa
Judul_TA
Teks 120
Judul Tugas Akhir
Pembimbing_I
Teks 5
Kode dosen pembimbing TA pertama
Pembimbing_II
Teks 5
Kode dosen pembimbing TA kedua
Penyerahan_lap Teks 5
Penyerahan laporan sudah atau belum
5. Tabel seminar TA Nama tabel
: tbSeminarTA
Digunakan
: Untuk menyimpan data seminar TA mahasiswa
Primary Key : NIM
29
Tabel 4.5 Tabel Seminar TA Nama Field
Tipe
Ukuran
Keterangan
NIM **
Teks
7
Nomor induk mahasiswa
Hari
Teks
7
Hari seminar TA
Tgl_seminar
Date/Time
Tanggal seminar TA
Jam
Date/Time
Jam seminar TA
Penguji_I
Teks
5
Kode dosen penguji TA pertama
Penguji_II
Teks
5
Kode dosen penguji TA kedua
Nilai
Number
4
Nilai seminar TA
6. Tabel sidang TA Nama tabel
: tbSeminarTA
Digunakan
: Untuk menyimpan data sidang TA mahasiswa
Primary Key : NIM
Tabel 4.6 Tabel Sidang TA Nama Field
Tipe
Ukuran
Keterangan
NIM **
Teks
7
Nomor induk mahasiswa
Hari
Teks
7
Hari siding TA
Tgl_sidang
Date/Time
Tanggal sidang TA
Jam
Date/Time
Jam sidang TA
Nilai
Number
4
Nilai sidang TA
7. Tabel dosen Nama tabel : tbDosen Digunakan : Untuk menyimpan data dosen Primary Key : Kode_Dosen
30
Tabel 4.7 Tabel Dosen Nama Field
Tipe
Ukuran Keterangan
NIP
Number
9
Nomor induk pegawai
Kode_Dosen *
Text
5
Kode dosen
Nama_dosen
Text
30
Nama dosen
Telepon
Number
13
Nomor telepon dosen
Email
Text
20
Alamat email dosen
8. Tabel data instansi Nama tabel
: tbInstansi
Digunakan
: Untuk menyimpan data instansi tempat KP
Primary Key : kode instansi
Tabel 4.8 Tabel Instansi Nama Field
Tipe
Ukuran
Keterangan
Kode_instansi *
Text
10
Kode instansi tempat KP
Nama_perusahaan
Text
60
Nama perusahaan tempat KP
100
Alamat perusahaan tempat KP
Alamat_perusahaan Text
31
g. Hubungan Antar Tabel
Seminar_TA
KP
NIM Hari Tgl_seminar Jam Penguji_I Penguji_II Nilai
NIM Jml_SKS Kode_Instansi Tgl_mulai Tgl_selesai Judul Pembimbing_KP
Mahasiswa NIM Nama PA Tahun
Dosen
TA
NIP Kode_Dosen Nama_dosen Telepon Email
NIM Judul_TA Pembimbing_I Pembimbing_II Penyerahan_lap
Sidang_TA Seminar_KP
NIM Hari Tgl_sidang Jam Penguji_I Penguji_II Nilai
NIM Hari Tgl_seminar Jam Penguji Nilai
Gambar 4.9 Relasi Antar Tabel
32
Instansi Kode_instansi Nama_perusahaan Alamat_perusahaan
h. HIPO M enu Utama
TU
Dosen
KP
M ahasiswa
KP
TA
Input Data Data KP
Input Data Data TA
About
Exit
TA
Pengajuan KP Pengantar KP Pendaftaran Seminar Kp Seminar KP
Pengajuan proposal Skripsi Bimbingan Pendaftaran Seminar Skripsi Seminar Skripsi Pendaftaran Sidang Skripsi Sidang Skripsi
Gambar 4.10 HIPO
4.3 Desain Tampilan
Sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir Teknik Industri UNS di implementasikan menggunakan software pemrograman Borland Delphi 7 dan menggunakan database Microsoft Access. Tampilan form-form dari aplikasi system informasi kerja praktek dann tugas akhir dapat digambarkan sebagai berikut :
33
1. Desain Halaman Utama
Gambar 4.11 Menu Utama
Pada halaman utama telah terdapat halaman login yang digunakan untuk membatasi hak akses sebagai bentuk usaha keamanan data untuk melindungi data dari pihak-pihak yang tidak berwenang. Login dapat dimasuki dengan dua user yaitu untuk mahasiswa dan pegawai tata usaha. Untuk user mahasiswa hanya diperbolehkan menggunakan menu mahasiswa, sedangkan untuk user pegawai tata usaha dapat memasuki menu mahasiswa dan TU. Halaman Utama terdiri dari tiga menu yaitu TU, Mahasiswa dan Exit. Menu TU terdiri dari tiga submenu yaitu Dosen, KP dan TA. Submenu TA terdiri dari Input Data dan Data TA, sedangkan submenu TA terdiri dari Input Data dan Data TA. Menu Mahasiswa terdiri dari dua submenu, yaitu KP dan TA. Submenu KP masih dibagi beberapa submenu lagi, yaitu Pengajuan KP, Pengantar KP, Pendaftaran Seminar KP dan Seminar KP. Sedangkan submenu TA juga mempunyai submenu lagi yaitu Pengajuan Proposal Skripsi,
Bimbingan,
Pendaftaran
34
Seminar
Skripsi,
Seminar
Skripsi,
Pendaftaran Sidang Skripsi dan Sidang Skripsi. Menu about terdiri atas informasi program dan author. Menu Exit digunakan untuk keluar dari aplikasi.
2. Desain Form Pengajuan KP
Gambar 4.12 Form Pengajuan KP tab Permohonan KP
Gambar 4.13 Form Pengajuan KP Pada Form Pengajuan KP,mahasiswa memasukkan data sesuai dengan inputan yang disediakan setelah itu menggunakan tombol
simpan untuk
menyimpan, Preview untuk melihat hasil output, tombok reset digunakan untuk membersihkan tempat input data, sedangkan tombol Close untuk
35
menutup form. Output dari form permohonan KP adalah formulir pengajuan kerja praktek yang digunakan mahasiswa saat mengajukan kerja praktek dengan persetujuan dari pembimbing akademik, sedangkan pada tab yang kedua outputnya adalah proposal kerja praktek dan surat permohonan KP dari jurusan yang ditujukan untuk instansi yang digunakan mahasiswa untuk mengajukan kerja praktek di instansi sebagai permohonan kepada instansi sebagai tempat
kerja praktek mahasiswa. Apabila mahasiswa tersebut
diterima di instansi yang dimaksud maka langkah selanjutnya dapat memasuki Form Pengantar KP untuk konfirmasi tempat KP dan untuk meminta suratsurat pengantar KP untuk instansi.
3. Desain Form Pengantar KP
Gambar 4.14 Form Pengantar KP
36
Gambar 4.15 Form Pengantar KP tab Pelaksanaan KP Pada Form Pengantar KP tab pelaksanaan KP mahasiswa mengisi data NIM untuk mengetahui apakah datanya sudah ada, kalau telah tersimpan dan ternyata perusahaan yang dimaksud telah memberikan persetujuan sebagai tempat KP mahasiswa memasukkan data ada tab yang pertama. Untuk menyimpan perubahan menggunakan tombol edit, untuk menampilkan output dan mengeprintnya digunakan tombol Print Preview. Output dari Form Pengantar KP tab pertama adalah pengantar kerja praktek sedangkan tab pelaksanaan KP adalah surat keterangan KP dari instansi dan form penilaian pelaksanaan KP. Ketiga output tersebut diserahkan kepada instansi tempat kerja praktek.
4. Desain Form Pendaftaran Seminar KP
Gambar 4.16 Form Pendaftaran Seminar KP
37
Form
Pendaftaran
Seminar
KP
digunakan
mahasiswa
untuk
mendaftarkan seminar kerja praktek. Tombol simpan untuk menyimpan data dan tombol preview untuk melihat output form untuk kemudian dapat di print. Untuk mengosongkan tempat input digunakan tombol reset. Output dari form ini adalah formulir pendaftaran seminar KP.
5. Form Seminar KP
Gambar 4.17 Form Seminar KP
Form Seminar KP digunakan mahasiswa saat akan mengikuti seminar KP setelah pengumuman waktu pelaksanaan seminar dari jurusan. Dengan kata kunci NIM data yang telah tersimpan akan keluar. Melihat output dengan tombol preview, mengosongkan form dengan tombol reset. Output dari form ini adalah berita acara seminar KP, daftar hadir peserta seminar KP dan Form penilaian KP yang digunakan saat seminar KP.
38
6. Form Pengajuan Proposal Skripsi
Gambar 4.18 Form Pengajuan Proposal Skripsi
Form Pengajuan Proposal Skripsi digunakan mahasiswa saat akan mengajukan proposal skripsi dengan memasukkan data berupa judul skripsi, kode dosen yang dipilih sebagai pembimbing skripsi dan tanggal pengajuan. Tombol simpan untuk menyimpan dan tombol preview untuk menampilkan output dan reset untuk mengosongkan form. Output dari form ini adalah surat pengajuan proposal skripsi yang diajukan bersama proposal skripsi sebagai lampirannya. Surat pengajuan proposal skripsi diajukan setelah memperoleh tanda tangan keempat dosen yang bersangkutan sebagai bukti memberikan persetujuannya sebagai pembimbing skripsi, yang kemudian dirapatkan oleh para dosen hingga dipilih dua dosen pembimbing mahasiswa.
39
7. Form Bimbingan
Gambar 4.19 Form Bimbingan
Form
Bimbingan
digunakan
setelah
mahasiswa
mengetahui
pembimbing skripsi dari hasil rapat dosen. Output dari form ini adalah form kontrol kemajuan bimbingan skripsi dan form nilai bimbingan skripsi.
8. Form Pendaftaran Seminar Skripsi
Gambar 4.20 Form Pendaftaran Seminar Skripsi
40
Form ini digunakan saat mahasiswa akan mendaftarkan seminar skripsi dengan output formulir pendaftaran seminar skripsi. Dengan kata kunci NIM maka data yang tersimpan akan tampil. Untuk melihat output dengan tombol preview selanjutnya dapat dicetak.
9. Form Seminar Skripsi
Gambar 4.21 Form Seminar Skripsi
Form seminar digunakan saat akan mengikuti seminar skripsi setelah mengetahui waktu seminar dan dosen penguji. Output dari form ini adalah berita acara seminar skripsi, form nilai seminar, rekapitulasi nilai seminar dan form perbaikan seminar skripsi. Tombol yang tersedia sama dengan formform sebelumnya.
41
10. Form Pendaftaran Sidang Skripsi
Gambar 4.22 Form Pendaftaran Sidang Skripsi Form ini digunakan mahasiswa untuk mendaftarkan sidang skripsi dengan output formulir pendaftaran sidang skripsi dengan fungsi tombol yang tersedia sama dengan form-form sebelumnya.
11. Form Sidang Skripsi
Gambar 4.23 Form Sidang Skripsi Form ini digunakan saat akan mengikuti sidang skripsi, dengan output berita acara ujian skripsi/tugas akhir, rekapitulasi nilai sidang skripsi dan format perbaikan sidang skripsi.
42
12. Form Dosen
Gambar 4.24 Form Dosen tab Pertama
Gambar 4.25 Form Dosen tab Tabel Dosen
43
Gambar 4.26 Form Mahasiswa Bimbingan KP
Gambar 4.27 Form Mahasiswa Bimbingan TA Form Dosen tab pertama digunakan untuk mencari data dosen atau merubah dan menambah dosen, serta terdapat tombol Bimbingan yang berfungsi untuk melihat daftar mahasiswa bimbingan dosen yang dicari, form tampilan ditunjukkan pada gambar 4.26 dan gambar 4.27. Form dosen tab kedua digunakan untuk melihat semua data dosen.
44
13. Form Data KP
Gambar 4.28 Form Data KP Form Data KP digunakan oleh pegawai tata usaha untuk melihat daftar KP mahasiswa perorangan yang telah tersimpan dalam data KP maupun untuk melihat laporan Kerja praktek mahasiswa perangkatan.
14. Form Data TA
Gambar 4.29 Form Data TA
45
Form Data TA digunakan oleh pegawai tata usaha untuk melihat data TA mahasiswa Teknik Industri, fasilitas yang ada seperti pada Form Data KP. Sehingga memudahkan pencarian data .
15. Form Input Data KP
Gambar 4.30 Form Input Data KP tab Bimbingan
Gambar 4.31 Form Input Data KP tab Seminar
Gambar 4.32 Form Input Data KP tab Nilai
46
Form input data KP digunakan untuk menambah data-data KP yang diisi oleh pegawai tata usaha, data yang ditambahkan antara lain pembimbing, penguji waktu seminar serta nilai seminar KP dan status penyerahan laporan.
16. Form Data TA
Gambar 4.33 Form Input Data TA tab Bimbingan
Gambar 4.34 Form Input Data TA tab Seminar TA
47
Gambar 4.35 Form Input Data TA tab Sidang TA
Gambar 4.36 Form Input Data TA tab Nilai TA
Form input data TA digunakan oleh pegawai tata usaha untuk mengisi data-data TA, antara lain pembimbing, penguji dan waktu seminar maupun sidang TA serta nilai dan penyerahan laopran. Terdiri dari tab bimbingan, seminar, sidang TA dan nilai.
48
17. Tampilan Contoh Output
Gambar 4.37 Formulir Pengajuan KP
Gambar 4.38 Surat Permohonan KP
49
18. Form About
Gambar 4.39 Form About Program
Gambar 4.40 Form about Author Form about berisi tentang penjelasan program dan tentang Author. Pada program menjelaskan fungsi masing-masing form dalam aplikasi sistem informasi.
50
4.4 Evaluasi
Pada pembuatan sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir ini terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan di antaranya adalah : 1. Kelebihan a) Sistem informasi ini mudah dioperasikan b) Dilengkapi dengan fasilitas pencarian data, sehingga mempermudah proses pencarian data. 2. Kekurangan a) Sistem informasi ini masih bersifat stand alone, sehingga hanya dapat digunakan pada satu komputer saja. b) Pada sistem ini belum terdapat fasilitas Backup & Restore.
51
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan Dengan dibuatnya sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir secara komputerisasi proses pengarsipan menjadi lebih baik, efisien, akurat dan
sesuai
dengan kebutuhan. Pengisian data yang lebih memudahkan pegawai tata usaha dan pencarian data yang lebih mudah dari sebelumnya, dimana menggunakan kata kunci NIM, kode dosen serta dapat melihat data mahasiswa dari tiap angkatan dengan mudah. Pegawai tata usaha dapat dengan mudah melakukan perubahan data yang kurang lengkap atau salah penulisan dalam data yang sudah ada. Diharapkan dari dibuatnya sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir Teknik Industri UNS, dapat digunakan untuk pengoptimalisasi pekerjaan dalam pengolahan dan manajemen data KP dan TA Teknik Industri UNS.
5.2 Saran Sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir yang masih stand alone sebaiknya dikembangkan menjadi client-server agar lebih mudah dalam pengolahan data. Untuk mengantisipasi kehilangan data sistem ini juga perlu ditambah dengan fasilitas Backup & Restore.
52
DAFTAR PUSTAKA
Davis, G.B. 1984. Sistem Information manajemen. PT. Pustaka Binaan Pressindo. Fathansyah. 2001. Basis Data. Bandung: Informatika Jogiyanto, 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer edisi 2. Yogyakarta: BPFEYogyakarta. Jogiyanto, HM. 2001. Pengantar Database. Yogyakarta: Andi Yogya Kadir, A.Pemrograman Database dengan Delphi 7 Menggunakan Access dan ADO. Yogyakarta:Andi Off. Kendall. 2002. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Prenhallindo Komputer, Wahana. 2003. Pemrograman Borland Delphi 7.0. Yogyakarta: Andi Jogja. Kristanto, H. 2002. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Kristanto A, 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta: Gava Media. Sutanta, E, 2004, Sistem Informasi Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.
53
