ANALISIS SISTEM INFORMASI LAPORAN KERJA LAPANGAN DAN TUGAS AKHIR DI PRODI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INDUSTRI Information System Analysis of Internship and Final Project Report for Information System Department STMI Noveriza Yuliasari Sekolah Tinggi Manajemen Industri Jakarta
Tanggal Masuk: (9/7/2014) Tanggal Revisi: (16/7/2014) Tanggal disetujui: (1/8/2014)
ABSTRAK Proses pendokumentasian Laporan Kerja Lapangan dan Tugas Akhir yang ada pada Prodi Sistem Informasi saat ini masih menggunakan Microsoft Excel. Dengan pendokumentasian seperti ini menyulitkan Prodi SI dalam melakukan proses pengecekan judul dan perusahaan tempat dilakukannya Kerja Lapangan untuk mengetahui apakah judul yang diambil atau tempat melakukan KL pernah digunakan sebelumnya atau tidak. Tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem dokumentasi laporan kerja lapangan yang berjalan saat ini di Prodi Sistem Informasi. Tujuan lainnya adalah untuk menganalisis dan merancang sistem informasi yang dapat menggantikan pendokumentasian laporan kerja lapangan dan tugas akhir yang masih menggunakan Microsoft Excel. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam mengembangkan sistem Laporan Kerja Lapangan dan Tugas Akhir ini menggunakan metode waterfall, dimana proses yang dilalui melalui tahapan perencanaan, pendefinisian dan perancangan. Proses perencanaan dilakukan dengan melakukan studi awal yang meliputi kegiatan studi lapangan dan studi kepustakaan. Yang kemudian dilanjutkan dengan proses identifikasi masalah dan penetapan tujuan penelitian. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah pendefinisian yang melalui proses identifikasi kebutuhan yang didapatkan dari hasil pengumpulan dan pengolahan data. Analisis dilakukan terhadap dokumendokumen yang dihasilkan dari sistem yang sedang berjalan. Pada tahap ini juga memberikan penjelasan tentang prosedur dan aliran informasi sistem yang berjalan saat ini dengan menggunakan Flowmap. Tahap Pada tahap perancangan dilakukan perancangan sistem informasi dengan menggunakan diagram UML(Unified Modelling Langguage). Dengan penelitian ini diharapkan dapat memberikan pemahaman mengenai bagaimana proses pendokumentasian Kerja Lapangan dan Tugas Akhir dilakukan. Dan penelitian ini perlu dilanjutkan ke proses implementasi perangkat lunak agar dapat digunakan oleh Prodi SI sebagaimana mestinya. Kata Kunci: sistem informasi, analisa sistem, OOSE, UML ABSTRACT The process to document Internship and Final Project Reports on Information Systems department is still using Microsoft Excel. With such documentation it is difficult for IS dept to check the similarity of title and company whereas they take the internship, in order to find out whether the title or the place was already been used before. The purpose of this study was to determine how Internship and final project documentation system that currently running in IS Department. Another aim is to analyze and design information systems that can replace this system. System development in this research is using the waterfall method, which is passed through the stages of planning, defining and designing. The planning process is done by performing a preliminary study that includes field studies and literature, 41
Jurnal Teknologi dan Manajemen, Vol.12, No.2, Agustus 2014
following by problem identification and research goal. The next stage is process of defining the requirements identification obtained from the collection and data processing. The analysis was performed on the documents produced from the running system. At this stage also gives an explanation of the procedures and information flow of the current system which is using Flow map. The research is expected can provide an understanding on how Internship and Final Project documentation is performed. And this research should be extended to the implementation of software so that can be used by IS department as appropriate. Keywords: information system, system analysis, OOSE, UML
I. PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Sekolah Tinggi Manajemen Industri (STMI) berdiri berdasarkan Surat Keputusan Menteri Perindustrian nomor: 239/M/SK/4/1975, tanggal 25 April 1975 yang sebelumnya bernama Perguruan Tinggi Manajemen Industri. Selanjutnya dengan Surat Keputusan Menteri Perindustrian Nomor: 600/M/SK/10/1975 tanggal 28 Oktober 1975 dan mahasiswa yang diterima berijazah Sarjana Muda. Dalam perkembangan selanjutnya, terhitung mulai tahun akademik 1983 STMI menerima lulusan setingkat SLTA melalui ujian saringan masuk. Berdasarkan Surat Keputusan Bersama Menteri Perindustrian nomor: 273/M/SK/VI/1981 dan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor: 0184/O/1981 tanggal 6 Juni 1981, STMI menyelenggarakan Jurusan/Program 3 program studi baru yaitu Teknik dan Manajemen Industri (TMI), Sistem Informasi Industri(SII) dan Teknik Kimia Industri (TKI). Program studi Sistem Informasi Industri kemudian berubah nama menjadi Sistem Informasi (SI) pada tahun 2012. Sejak terbentuknya, program studi Sistem Informasi telah meluluskan sebanyak 54 mahasiswa. Sebagai prasayarat agar mahasiwa Sistem Informasi dapat lulus salah satunya adalah harus melaksanakan Kerja Lapangan dan menyelesaikan Tugas 42
Akhir. Pada saat ini laporan tugas dan tugas akhir masih didokumentasikan dengan menggunakan Microsoft Excel. Dengan pendokumentasian dengan menggunakan Excel ini, ketika data laporan KL dan TA setiap tahun akan bertambah, Prodi akan mengalami kesulitan ketika melakukan proses pengecekan kesamaan judul dan tempat pelaksanaan Kerja Lapangan dan Tugas Akhir yang pernah dilakukan sebelumnya. Hal ini proses pencarian dan pengecekan masih dilakukan secara manual. Pokok Permasalahan Berdasarkan rumusan latar belakang masalah diatas, permasalahan-permasalah yang ingin dijawab adalah bagaimana merancang sistem informasi yang dapat memudahkan prodi untuk melakukan proses mengecekan dan pencarian kesamaan judul KL atau TA dan kesamaan perusahaan tempat mahasiswa melaksanakan Kerja Lapangan. Tujuan Penelitian Tujuan yang hendak dicapai dengan dilakukannya penelitian ini adalah mengetahui sistem dokumentasi laporan Kerja Lapangan dan Tugas Akhir yang berjalan saat ini di Prodi Sistem Informasi, menganalisis dan merancang sistem informasi yang dapat menggantikan pendokumentasian laporan Kerja Lapangan
Noveriza Yuliasari, Analisis Sistem ...
dan Tugas Akhir yang sebelumnya menggunakan Microsoft Excel. II. METODOLOGI PENELITIAN Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data merupakan teknik atau cara yang dilakukan untuk mengumpulkan data. Metode menunjuk suatu cara sehingga dapat diperlihatkan penggunaannya melalui angket, wawancara, pengamatan, tes, dokumentasi dan lain sebagainya. Dalam menyusun penelitian ini, pengumpulan data dilakukan dengan berbagai metode, antara lain: (1) Studi Lapangan yang merupakan usaha pengumpulan data yang langsung dilakukan dengan cara observasi, wawancara analisis data, (2) Analisis Data, tahapan pengumpulan data yang penulis lakukan dengan cara menganalisis dokumendokumen dari Prodi SI yang terkait dengan judul penelitian. Metode Pengembangan Sistem Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem informasi dibutuhkan metode pengembangan sistem agar dapat menuntun sistem analis untuk menghasilkan sistem yang standar. Metodologi yang diambil penulis dalam menganalisis dan merancang sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir ini adalah dengan mengunakan metode linier. Metode linier merupakan sebuah metode pengembangan sistem yang dapat memberikan gambaran atau ide bagi seorang sistem analis untuk menyajikan gambaran secara lengkap tentang sistem. Langkahlangkah yang dilakukan dalam metode pengembangan linier yaitu: (1) Tahap perencanaan yang meliputi kegiatan mengidentifikasian kebutuhan pengguna. Langkah yang dilakukan adalah dengan
mengamati proses dihasilkannya dokumen Laporan KL dan Ta di Prodi SI Sekolah Tinggi Manajemen Industri; (2) Pendefinisian dan Analisis Kebutuhan. Pada tahap ini semua kebutuhan-kebutuhan data dikumpulkan dianalisis, kemudian dilakukan proses pendefinisian sistem yang akan dikembangkan. Pendefinisian menitikberatkan pada keinginan dari user(Prodi SI) mengenai fungsi apa saja yang diharapkan dari sistem yang akan dikembangkan ini; (3) Perancangan Sistem dengan menggunakan Flowchart dan UML(Unified Modelling Language). Kerangka Pemecahan Masalah Penyelesaian masalah yang dibahas dalam penelitian ini, dilakukan langkahlangkah atau tahapan dalam pemecahan masalah yang ada sesuai dengan metodologi penelitian yang digunakan dalam pemecahan masalah tersebut. Langkahlangkah penyelesaian masalah disusun seperti yang terlihat pada gambar 1 yang ada pada halaman berikutnya.
43
Jurnal Teknologi dan Manajemen, Vol.12, No.2, Agustus 2014
Mulai
Studi Awal 1. Studi Lapangan -Observasi -Wawancara 2. Studi Pustaka Identifikasi Masalah: 1. Pendataan Dokumen Laporan TA dan KL masih menggunakan Excel 2. Proses cross-cek data judul dan perusahaan tempat KL masih dilakukan secara manual
Tujuan Penelitian: Menganalisis dan Merancang Sistem Informasi laporan KL dan TA
Penentuan Batasan Masalah
Menentukan metodologi pengembangan sistem yaitu dengan metode waterfall Analisis Kebutuhan Sistem: - Analisis Dokumen - Analisis Prosedur pencatatan laporan KL dan TA yang berjalan Perancangan Sistem dengan menggunakan UML
Kesimpulan dan Saran
Selesai
Gambar 1. Kerangka Pemikiran III. HASIL DAN PEMBAHASAN Kerja Lapangan dan Tugas Akhir Kerja Lapangan(KL) adalah proses yang harus dilakukan oleh mahasiswa Sistem Informasi yang menjadi prasyarat dapat dilakukannya Tugas Akhir. KL ini terdiri dari KL I dan KL 2, dimana masingmasing bernilai 2 SKS. Kerja Lapangan ini 44
berada pada semester 7, tetapi mahasiswa dapat melakukan KL dari sejak semester 6. Tujuan pembuatan Laporan KL I sendiri adalah melatih mahasiswa dalam menguraikan dan membahas suatu permasalahan yang terdapat pada perusahaan tempat mahasiswa KL dan menuangkannya secara teoritis, jelas dan sistematis. Sedangkan tujuan pembuatan Laporan KL2 adalah melatih mahasiswa dalam analisis dan disain serta menguraikan dan membahas suatu permasalahan yang terdapat pada perusahaan tempat mahasiswa KL dan menuangkannya secara teoritis, jelas dan sistematis untuk menyelesaikan masalah yang diteliti. Tugas Akhir ialah karya ilmiah tertulis yang dibuat oleh mahasiswa Sekolah Tinggi Manajemen Industri, sebagai bagian dari persyaratan akademis untuk menyelesaikan studi dengan bimbingan seorang dosen atau lebih sesuai dengan program studi yang diikutinya. Sebagai karya ilmiah, maka Tugas Akhir tentu yang harus didukung oleh data atau informasi akurat yang dapat dipertanggungjawabkan bobot keilmiahannya. Karya ilmiah tersebut disusun berdasarkan serangkaian kegiatan penelitian baik lapangan maupun kepustakaan untuk memperoleh data primer maupun sekunder. Data yang diperoleh kemudian dianalisa dan dibahas untuk mempertemukan teori yang telah diperoleh selama pendidikan yang berkaitan dengan tema Tugas Akhir dengan kenyataan yang ditemui dalam penelitian. Dalam pembuatan Tugas Akhir, mahasiswa tidak diharuskan untuk menghasilkan suatu teori baru, melainkan diutamakan kemampuan mengidentifikasi suatu permasalahan secara ilmiah, melaksanakan penelitian lapangan kemudian menganalisa dan membahas secara
Noveriza Yuliasari, Analisis Sistem ...
sistematis dan runtut untuk menjawab permasalahan yang ada. Tugas Akhir ditulis dalam Bahasa Indonesia yang baik dan benar serta mengikuti tata cara formal. Tugas Akhir minimal (di luar lampiran) 70 halaman dengan komposisi sebagai berikut 30% teori dan 70% empiris. Dengan demikian penekanan signifikansi Tugas Akhir lebih bersifat empiris praktis dari teoritis. Analisis Dokumen Seperti yang sudah disampaikan sebelumnya bahwa pengolahan dokumen Laporan Kerja Lapangan dan Tugas Akhir pada program studi Sistem Informasi masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel. Adapun dokumen-dokumen yang terkait dengan laporan Kerja Lapangan dan Tugas Akhir yang ada pada prodi SI terdiri dari dokumen laporan Kerja Lapangan I, dokumen laporan Kerja Lapangan II dan dokumen Tugas Akhir. Dokumen-dokumen tersebut dapat dilihat pada tabel 1, 2 dan 3 dibawah ini. Tabel 1. Daftar Laporan Kerja Lapangan I No
1
NIM
Nama
Dosen Pembimbing
Judul
Surya Keramik 5
3
4
….
Tabel 2. Daftar Laporan Kerja Lapangan II No
NIM
Nama
Dosen Pembimbing
Judul
Buku
1
1307012 Rima R Dedy Trisanto, Analisis Sistem ada S.Kom, MMSI Absensi Karyawan PT Metbelosa
2
1308003 La Jayu Triana 1308025 Rizka H Fatmawati. MT
3
1309053 Fidi N Drs. Jacob Analisis Sistem Ada 1309056 Umi H Saragih, MM Informasi Pemesanan Pembelian Spare Parts Pada PT SKF Indonesia
4
1307024 Estri N
5
….
Analisis Dan Ada ST, Desain Sistem ELearning Untuk Sekolah Tinggi Manajemen Industri
Dedy Trisanto, Sistem Informasi Ada S.Kom, MMSI Penggajian Pada PT Smada Tech
Tabel 3. Daftar Laporan Tugas Akhir No
NIM
Nama
Dosen Pembimbing
Asisten Pembimbing
Buku
Buku
1308012 Martinus Fifi Lailasari Proses Bisnis Dan ada Hadianastuti, Pengoperasian 1308024 Rinella S.Kom, M.Kes Speedy Home Monitoring Pada PT Telkom Indonesia Tbk
1
1307058 Nurotul Dedy Trisanto, Proses Produksi Ada 1307071 Asep A S.Kom, MMSI Televisi Pada PT Sharp Electronics Indonesia (SEID) 1307051 Ahlan S Dedy Trisanto, Sistem Informasi Ada 1307059 Rima R S.Kom, MMSI Manajemen Kepegawaian PT Metbelosa 1308015 Thantio Ulil Hamida ST, Proses Produksi Ada MT Ceramic Tile di Line 101 pada PT
1308077 Maulana Drs.Jacob Subekti Saragih, MM
Fifi L. ada Hadianastuti, S.Kom., M.Kes
Rancang Bangun Sistem Informasi Pembuatan Purchase Order (PO) spare part menggunakan PHP 5.2.6 dan MySQL 5.0.51 Pada PT Multi Prima Universal 2
2
Siam
1308023 Kasino
Ridzky Ahmad Juniar, S. Ada Kramanandita, S. Kom., MT Kom., MT
Rancang Bangun Qualiy Monitoring Application Terhadap Hasil Upright Piano Painting menggunakan Codeigniter Framework 2.1.0 Dan MySQL 5.5.16 Pada PT Yamaha Indonesia 3
1307047 Erni Ridzky Fifi L. Ada Yuanita Kramanandita, S. Hadianastuti, Kom., MT S.Kom., M.Kes Rancang Bangun Sistem Permintaan Bahan Baku Berbasis Web
45
Jurnal Teknologi dan Manajemen, Vol.12, No.2, Agustus 2014
Pada PT Energizer Indonesia 4
1308041 Dedy Ridzky Ahlan Ismono, S. Karnandi Kramanandita, S. Kom Kom., MT
Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Sparepart Berbasis Web Menggunakan PHP 5.25 dan MySQL 5.0.51 Pada PT Multi Prima Universal 5
……
Proses Pengolahan Data KL/TA Pengolahan data disini menjelaskan bagaimana Dokumen KL I, KL II dan TA dihasilkan, yang digambarkan dengan cross fungtional diagram. Untuk prosesnya dapat dilihat pada gambar berikut ini: Prosedur Pencatatan Laporan KL dan TA Mahasiswa
Prodi SI
Akademik
Dokumen Dokumen KL/TA KL/TA
Dokumen KL/TA
Dokumen KL/TA
Mencatat tanda terima dokumen KL/TA
Mencatat data laporan KL/TA ke microsoft excel
Mulai Membuat dokumen KL/ TA
Dokumen Laporan KL/TA
kepada prodi dan bagian akademik; 2. Ketika mahasiswa menyerahkan dokumen KL/TA ke prodi, mahasiswa mengisi tanda terima dokumen KL/TA; 3. Selanjutnya prodi akan mencatat data tersebut ke Microsoft excel. Perancangan Sistem Model kebutuhan (requirements model), seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bertujuan membatasi lingkup sistem dan mendefinisikan fungsionalitas yang akan disediakan sistem. Dengan demikian, model ini memberikan gambaran kebutuhan konsumen (pengguna) dari sudut pandang pengembang (software developer). Model kebutuhan yang dikembangkan disini adalah bagaimana menganalisis dan merancang sebuah sistem informasi yang nantinya dapat memudahkan prodi dala mengelola laporan Kerja Lapangan dan Tugas Akhir yang meliputi proses memasukan, memodifikasi, menghapus, pengecekan dan pencarian data. Identifikasi Aktor Berdasarkan deskripsi masalah yang telah dipaparkan sebelumnya maka sistem diidentifikasi hanya memiliki satu actor yaitu Prodi. Gambar 3 berikut menunjukkan aktor tersebut dalam notasi UML.
Selesai
Gambar 2. Proses Pencatatan Laporan KL/TA Proses dihasilkannya laporan Kerja Lapangan I, Kerja Lapangan II dan Tugas Akhir berkaitan dengan 3 bagian yaitu mahasiswa, Prodi dan Bagian Akademik. Adapun proses yang terjadi adalah sebagai berikut: 1. Mahasiswa membuat dokumen KL/TA setelah menyelesai proses KL/TA sebanyak tiga rangkap yang akan diberikan 46
Gambar 3. Aktor
Adapun penjelasan peran dari aktor adalah Prodi SI, dimana memiliki peran yang bersifat administratif yang mempunyai hak untuk menggunakan sistem informasi Laporan KL dan TA seperti memasukan data, mengubah data, menghapus data,
Noveriza Yuliasari, Analisis Sistem ...
mengecek dan mencari data yang berkaitan dengan Laporan KL dan TA. Berdasarkan peran dari aktor dan deskripsi permasalahan, diidentifikasi use case sebagai berikut: (1) Login. Pengguna (Pengguna Biasa atau Administrator) melakukan login ke dalam sistem untuk dapat menggunakan layanan sistem; (2) Mengelola Data Master. Pengguna dapat mengelola data master yang akan digunakan pada pengelolaan data KL dan TA. Use case ini terdiri dari use case data mahasiswa dan data perusahaan, dan (3) Mengelola Data KL dan TA. Pengguna dapat melakukan proses pengelolaan terhadap data-data KL dan TA meliputi proses memasukan data, menyimpan, merubah dan menghapus data Berikut adalah diagram Use Case yang menggambarkan keterhubungan antara use case dengan aktor. Sistem Pencatatan Laporan KL dan TA Data Mahasiswa
Mengelola Data Master
Login
Data Perusahaan
Pencatatan Data KL dan TA
Prodi SI
Mengelola Data KL dan TA
Pencarian Data KL dan TA
Gambar 4. Diagram Use Case IV. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dihasilkan beberapa kesimpulan sebagai berikut: (1) Berdasarkan hasil analisis Dengan sistem manual yang ada sekarang ini menyulitkan Prodi SI untuk melakukan pengecekan judul, perusahaan tempat
dilakukannya Kerja Lapangan agar tidak terjadi pengulangan Judul KL atau TA. (2) Sistem Informasi Laporan Kerja Praktek dan Tugas Akhir ini yang dimodelkan dengan menggunakan diagram use case ini, dirancang dengan menambahkan fungsi pengelola data mahasiswa, data perusahaan, dan pencarian KL/TA untuk memudahkan prodi dalam melakukan proses pengelolaan data KL/TA. Saran Saran-saran yang dapat digunakan untuk pengembangan penelitian ini antara lain: (1) Untuk penelitian yang akan datang, sistem Laporan Kerja Lapangan dan Tugas Akhir ini dapat dikembangkan dengan membuat sebuah perangkat lunak. (2) Untuk pengembangan kedepan dapat ditambahkan fungsi-fungsi tambahan lain sehingga dokumentasi yang Laporan Kerja Lapangan dan Tugas Akhir dapat memudahkan prodi dalam mengelola data dan informasi yang berkaitan kerja lapangan dan Tugas akhir. V. DAFTAR PUSTAKA Booch, Grady, 1998,Object-Oriented Analysis dan Design with nd application 2 edition. AddisonWesley Bowman, Kevin, 2004, System Analysis : A Beginner’s Guide, Palgrave Macmillan. Flowchart. (2011). In ISO/IEC/IEEE 24765:2010(E), Systems and software engineering: Vocabulary (p. 144, 1st ed.). Switzerland: International Organization for Standardization. 47
Jurnal Teknologi dan Manajemen, Vol.12, No.2, Agustus 2014
Jogiyanto, HM., 2005, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI Yogyakarta. Tague, N. R. (2005). The quality toolbox. (2th ed.). Milwaukee, Wisconsin: ASQ Quality Press. Available from http://asq.org/quality-press/displayitem/index.html?item=H1224 Rosa As–M. Shalahuddin, 2011, Rekayasa Perangkat Lunak(terstruktur dan berorientasi objek).Penerbit Modula Bandung.
48
Pressman, Roger S, 2001. Software Engineering:A Practitioner’s approach fifth Edition. Mc-Graw Hill. Tim Penyusun Prodi SI, 2012. Pedoman Penulisan Tugas Akhir. STMI Jakarta Rumbaugh, James dkk, 1999. The Unified Modelling Language Reference Manual. Addison-Wesley
