PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TUGAS AKHIR DAN KERJA PRAKTEK DI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNS
Skripsi Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
RENDRO PRASETYO I 0304059
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010
LEMBAR PENGESAHAN Judul Skripsi :
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TUGAS AKHIR DAN KERJA PRAKTEK DI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNS
Ditulis oleh: Rendro Prasetyo I0304059
Mengetahui,
Dosen Pembimbing I
Dosen Pembimbing II
Irwan Iftadi, ST, M.Eng NIP 19700404 199603 1 002
Taufiq Rochman, STP, MT NIP 19701030 199802 1 001
Pembantu Dekan I Fakultas Teknik UNS
Ketua Jurusan Teknik Industri UNS
Ir. Noegroho Djarwanti, MT NIP 19561112 198403 2 007
Ir. Lobes Herdiman, MT NIP 19641007 199702 1 001
LEMBAR VALIDASI Judul Skripsi:
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TUGAS AKHIR DAN KERJA PRAKTEK DI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNS
Ditulis oleh: Rendro Prasetyo I0304059
Telah disidangkan pada hari Senin tanggal 25 Januari 2010 Di Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sebelas Maret Surakarta, dengan Dosen Penguji 1. Ir. Lobes Herdiman, MT NIP 19641007 199702 1 001
2. Yuniaristanto, ST, MT NIP 19750617 200012 1 001
Dosen Pembimbing 1. Irwan Iftadi, ST, M.Eng NIP 19700404 199603 1 002
2. Taufiq Rochman, STP, MT NIP 19701030 199802 1 001
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Jurusan Teknik Industri UNS yang bertanda tangan dibawah ini, Nama
: RENDRO PRASETYO
NIM
: I0304059
Judul Skripsi : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TUGAS AKHIR DAN KERJA PRAKTEK DI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNS Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) atau Skripsi yang saya susun tidak mencontoh atau melakukan plagiat dari karya tulis orang lain. Jika terbukti Tugas Akhir yang saya susun tersebut mencontoh atau melakukan plagiat dari karya orang lain maka Tugas Akhir yang saya susun tersebut dinyatakan batal dan gelar sarjana yang saya peroleh dengan sendirinya dibatalkan atau dicabut.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari
terbukti
melakukan
konsekuensinya.
Surakarta, 01 Pebruari 2010
Nama : Rendro Prasetyo NIM : I0304059
kebohongan
maka
saya
sanggup
menanggung
segala
SURAT PERNYATAAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Jurusan Teknik Industri UNS yang bertanda tangan dibawah ini, Nama
: RENDRO PRASETYO
NIM
: I0304059
Judul Skripsi : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TUGAS AKHIR DAN KERJA PRAKTEK DI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNS Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) atau Skripsi yang saya susun sebagai syarat lulus sarjana S1 disusun secara bersama-sama dengan Pembimbing 1 dan Pembimbing 2. Bersamaan dengan surat pernyataan ini bahwa hasil penelitian dari Tugas Akhir (TA) atau Skripsi yang saya susun bersedia digunakan untuk publikasi di Proceeding, Jurnal atau penerbit lainnya baik di tingkat nasional maupun internasional sebagaimana mestinya yang merupakan bagian publikasi hasil karya ilmiah.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya.
Surakarta, 01 Pebruari 2010
Nama : Rendro Prasetyo NIM : I0304059
ABSTRAK Rendro Prasetyo, NIM : I0304059. PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TUGAS AKHIR DAN KERJA PRAKTEK DI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNS. Skripsi. Surakarta: Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, Januari 2010. Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS) memiliki mata kuliah Kerja Praktek (KP) dan Tugas Akhir (TA) yang merupakan mata kuliah wajib bagi mahasiswa. Pada sistem sekarang, terdapat beberapa informasi terkait TA dan KP yang sulit didapatkan oleh dosen maupun mahasiswa. Informasi yang dibutuhkan namun sulit didapatkan antara lain penyebaran minat pengerjaan KP dan TA, progress pengerjaan KP dan TA, serta rekapitulasi beban dosen pembimbing KP dan TA. Oleh karena itu, diperlukan perancangan sistem informasi TA dan KP di jurusan Teknik Industri UNS. Dalam penelitian ini digambarkan alur aktivitas sistem sekarang, pemodelan sistem, dan kemudian dilakukan perancangan sistem. Alur aktivitas sistem sekarang digambarkan dalam bentuk flowchart untuk mengetahui pihak yang terlibat dan tahapan aktivitas yang harus dilalui. Pemodelan sistem menggunakan data flow diagram (DFD) untuk mengetahui data yang mengalir pada setiap proses. Sedangkan tahap perancangan sistem terdiri dari perancangan database, perancangan user interface, dan pembuatan program aplikasi menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi KP dan TA berbasis komputer yang dapat menyajikan informasi minat pengerjaan KP dan TA, progress pengerjaan KP dan TA, rekapitulasi beban dosen pembimbing KP dan TA, serta fasilitas yang memudahkan mahasiswa dan bagian administrasi dalam membuat kelengkapan administratif KP dan TA. Sistem informasi KP dan TA yang dirancang memiliki sebuah database untuk menyimpan data dan sebuah aplikasi untuk memasukkan dan mengambil data yang diperlukan. Aplikasi terdiri dari 30 form input dan 26 form output dengan pengaturan hak akses yang berbeda antara mahasiswa, administrasi, dan dosen. Aplikasi dapat digunakan pada jaringan lokal (local area network) Teknik Industri UNS melalui intranet dan jaringan luas (wide area network) melalui internet. Arsitektur jaringan yang digunakan adalah fat-client model, yaitu menempatkan aplikasi pada client sedangkan server hanya mengurusi manajemen data. Kata kunci: sistem informasi, tugas akhir, kerja praktek, flowchart, DFD, database, program aplikasi, local area network, wide area network. xx + 179 halaman; 130 gambar; 66 tabel Daftar pustaka : 9 (1986-2008)
vi
ABSTRACT Rendro Prasetyo, NIM: I0304059. FINAL PROJECT AND JOB TRAINING INFORMATION SYSTEM DEVELOPMENT IN INDUSTRIAL ENGINEERING DEPARTMENT UNS. Thesis. Surakarta: Industrial Engineering Department, Faculty of Engineering, Sebelas Maret University, January 2010. Department of Industrial Engineering in Sebelas Maret University Surakarta (UNS) has a job training (KP) and final project (TA) course which is compulsory for students. In the present system, there is some information related TA and KP are hard to come by lecturers and students. The information that needed but difficult to obtain such an interest spread of KP and TA workmanship, progress KP and TA, and also a recapitulation of lecture supervisor loads KP and TA. Therefore, TA and KP information systems at Industrial Engineering UNS is needed. In this study are illustrated the flow of activity present system, modeling system, and then designing system. Chronology of events in the present system described using flowchart to see the parties involved and the stages of activity to go. Modeling system using data flow diagram (DFD) to determine the flow of data in each process. While the system design phase consists of database design, user interface design, and developing applications using Microsoft Visual Basic 6.0. The results of this research is KP and TA computer based information systems that can provide information of interest KP and TA workmanship, progress KP and TA, a recapitulation of lecture supervisor loads KP and TA, and also features that facilitating students and the administration in making the administrative completeness of KP and TA. KP and TA information systems has a database for storing data and an application to enter and retrieve the necessary data. The application consists of 30 inputs forms and 26 outputs forms with the access rights settings are different between students, administration, and lecturer. Applications can be used on a local area network Industrial Engineering UNS through intranet and wide area network through the internet. Network architecture used is fat-client model, which application is placed in the client while the server is only taking care of data management. Keywords: information systems, final project, job training, flowchart, DFD, databases, application program, local area network, wide area network. xx + 179 pages; 130 images; 66 tables References: 9 (1986-2008)
vii
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas limpahan karunia dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir ini. Shalawat dan salam tidak lupa penulis haturkan kepada Rasulullah Muhammad SAW, sebagai panutan dan suri tauladan yang baik. Penyusunan tugas akhir ini tidak lepas dari bantuan, support, kontribusi, dan do’a dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Ir. Lobes Herdiman, MT selaku Ketua Jurusan Teknik Industri UNS, sekaligus dosen penguji I. 2. Bapak Irwan Iftadi, ST, M.Eng selaku dosen pembimbing I yang banyak memberikan pengarahan, masukan, dan bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. 3. Bapak Taufiq Rochman, STP, MT selaku dosen pembimbing II yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan kepada penulis. 4. Bapak Yuniaristanto, ST, MT selaku dosen penguji II yang berkenan memberikan saran dan perbaikan terhadap tugas akhir ini. 5. Segenap staff TU Teknik Industri, atas bantuannya demi kelancaran penyelesaian tugas akhir ini. 6. Keluarga besarku, atas supportnya selama pengerjaan laporan. 7. My lovely, thanks telah memberiku semangat dalam mengerjakan tugas akhir. 8. Keluarga besar OPSI, Pak Yusuf, Heni P, Riko, Diesel, Elok, Isnu, Supri, Gustitia, Anita, Heni A, Budi, atas kerjasama dan kebersamaannya. 9. Teman-teman angkatan 2004 yang telah memberikan dukungannya selama ini. 10. Semua pihak yang telah membantu penulis, terima kasih atas segalanya. Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih dan semoga laporan tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.
Surakarta, Pebruari 2010
Penulis
viii
DAFTAR ISI
ABSTRAK .............................................................................................................. vi ABSTRACT........................................................................................................... vii KATA PENGANTAR ......................................................................................... viii DAFTAR ISI ........................................................................................................... ix DAFTAR TABEL .................................................................................................. xii DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xv BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang .................................................................................I-1 1.2 Perumusan Masalah .........................................................................I-3 1.3 Tujuan Penelitian..............................................................................I-3 1.4 Manfaat Penelitian............................................................................I-3 1.5 Batasan Masalah ..............................................................................I-4 1.6 Asumsi .............................................................................................I-4 1.7 Sistematika Penulisan ......................................................................I-4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Deskripsi Jurusan Teknik Industri UNS ........................................ II-1 2.1.1 Visi dan misi jurusan Teknik Industri UNS ......................... II-2 2.1.2 Lokasi Teknik Industri UNS ................................................ II-2 2.2 Sistem Informasi Manajemen ................................................... .... II-3 2.2.1 Konsep dasar sistem ............................................................ II-3 2.2.2 Konsep dasar informasi ........................................................ II-4 2.2.3 Siklus informasi.................................................................... II-4 2.2.4 Kualitas informasi ................................................................ II-5 2.2.5 Konsep dasar sistem informasi ............................................. II-6 2.2.6 Komponen sistem informasi................................................. II-7 2.2.7 Sistem informasi manajemen ............................................... II-8 2.3 Basis Data ................................................................................. .... II-8 2.3.1 Pengertian basis data ............................................................ II-8 2.3.2 Tujuan basis data .................................................................. II-9
ix
2.3.3 Manfaat basis data .............................................................. II-10 2.3.4 Teknik perancangan basis data ........................................... II-11 2.4 Data Flow Diagram (DFD) ..................................................... .... II-13 2.4.1 Pengertian data flow diagram ............................................ II-13 2.4.2 Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD ...................... II-14 2.4.3 Pedoman menggambar DFD .............................................. II-17 2.4.4 Perbedaan DFD dengan bagan Alir .................................... II-18 2.4.5 Keterbatasan DFD .............................................................. II-19 2.5 Kamus Data ............................................................................ .... II-19 2.6 Sistem Terdistribusi ................................................................ .... II-20 2.6.1 Arsitektur client server ...................................................... II-21 2.6.2 Arsitektur objek terdistribusi ............................................. II-23 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Studi Pendahuluan ........................................................................ III-2 3.1.1 Observasi ............................................................................ III-2 3.1.2 Studi pustaka ...................................................................... III-3 3.1.3 Perumusan masalah ............................................................ III-3 3.1.1 Penentuan tujuan penelitian ................................................ III-3 3.2 Pengumpulan dan Pengolahan Data ........................................ .... III-3 3.2.1 Penggambaran alur aktivitas sistem KP dan TA sekarang . III-4 3.2.2 Pemodelan sistem KP dan TA sekarang ............................. III-4 3.2.3 Analisis sistem KP dan TA sekarang ................................. III-4 3.2.4 Penggambaran alur aktivitas sistem KP dan TA usulan...... III-4 3.2.1 Pemodelan sistem KP dan TA usulan ................................ III-4 3.3 Perancangan Sistem.................................................................. .... III-5 3.3.1 Perancangan database ......................................................... III-5 3.3.2 Perancangan user interface ................................................. III-5 3.3.3 Pembuatan program aplikasi .............................................. III-6 3.4 Analisis dan Interpretasi Hasil.................................................. .... III-6 3.5 Kesimpulan dan Saran .............................................................. .... III-6 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Penggambaran Alur Aktivitas Sistem Sekarang............................IV-1
x
4.1.1 Alur aktivitas Tugas Akhir .................................................IV-1 4.1.2 Alur aktivitas Kerja Praktek ...............................................IV-6 4.2 Pemodelan Sistem ........................................................................IV-9 4.2.1 DFD sistem sekarang...........................................................IV-9 4.2.2 Analisis sistem sekarang....................................................IV-25 4.2.3 Alur aktivitas sistem usulan...............................................IV-32 4.2.4 DFD sistem usulan ............................................................IV-37 4.3 Perancangan Sistem ....................................................................IV-50 4.3.1 Perancangan basis data .....................................................IV-51 4.3.2 Perancangan user interface ................................................IV-72 4.3.3 Pembuatan program aplikasi ...........................................IV-126 BAB V ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL 5.1 Analisis Sistem Usulan................................................................... V-1 5.1.1 Analisis sistem Tugas Akhir usulan .................................... V-1 5.1.2 Analisis sistem Kerja Praktek usulan ................................... V-5 5.2 Analisis Rancangan Program Aplikasi ........................................... V-8 5.3 Implementasi Sistem ................................................................... V-11 5.3.1 Konversi sistem ................................................................. V-11 5.3.2 Faktor penentu keberhasilan .............................................. V-12 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan....................................................................................VI-1 6.2 Saran ..............................................................................................VI-1 DAFTAR PUSTAKA
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1
Daftar kebutuhan sistem
IV - 31
Tabel 4.2
Tabel data dosen awal
IV - 51
Tabel 4.3
Tabel data mahasiswa awal
IV - 51
Tabel 4.4
Tabel pendaftaran proposal TA awal
IV - 51
Tabel 4.5
Tabel pendaftaran seminar TA awal
IV - 52
Tabel 4.6
Tabel pendaftaran sidang TA awal
IV - 52
Tabel 4.7
Tabel pembimbing TA awal
IV - 53
Tabel 4.8
Tabel penguji TA awal
IV - 53
Tabel 4.9
Tabel jadwal seminar TA awal
IV - 53
Tabel 4.10
Tabel jadwal sidang TA awal
IV - 53
Tabel 4.11
Tabel pembimbing KP awal
IV - 54
Tabel 4.12
Tabel pengajuan KP awal
IV - 54
Tabel 4.13
Tabel pendaftaran seminar KP awal
IV - 54
Tabel 4.14
Tabel jadwal seminar KP awal
IV - 54
Tabel 4.15
Tabel data seminar TA awal
IV - 55
Tabel 4.16
Tabel data sidang TA awal
IV - 55
Tabel 4.17
Tabel data seminar KP awal
IV - 55
Tabel 4.18
Tabel data dosen awal
IV - 55
Tabel 4.19
Tabel data mahasiswa awal
IV - 55
Tabel 4.20
Tabel TA awal
IV - 56
Tabel 4.21
Tabel KP awal
IV - 57
Tabel 4.22
Tabel data dosen normal pertama
IV - 57
Tabel 4.23
Tabel data mahasiswa normal pertama
IV - 58
Tabel 4.24
Tabel TA normal pertama
IV - 58
Tabel 4.25
Tabel KP normal pertama
IV - 59
Tabel 4.26
Tabel data dosen normal kedua
IV - 60
Tabel 4.27
Tabel data mahasiswa normal kedua
IV - 60
Tabel 4.28
Tabel TA normal kedua
IV - 60
Tabel 4.29
Tabel KP normal kedua
IV - 61
Tabel 4.30
Tabel data dosen normal ketiga
IV - 62
xii
Tabel 4.31
Tabel fungsi normal ketiga
IV - 62
Tabel 4.32
Tabel data mahasiswa normal ketiga
IV - 62
Tabel 4.33
Tabel TA normal ketiga
IV - 62
Tabel 4.34
Tabel status proposal TA normal ketiga
IV - 63
Tabel 4.35
Tabel keminatan normal ketiga
IV - 63
Tabel 4.36
Tabel check list pendaftaran seminar TA normal ketiga
IV - 63
Tabel 4.37
Tabel check list pendaftaran sidang TA normal ketiga
IV - 63
Tabel 4.38
Tabel KP normal ketiga
IV - 64
Tabel 4.39
Tabel status KP normal ketiga
IV - 64
Tabel 4.40
Tabel tempat KP normal ketiga
IV - 64
Tabel 4.41
Tabel check list pendaftaran seminar KP normal ketiga
IV - 65
Tabel 4.42
Tabel user
IV - 65
Tabel 4.43
Tabel akses
IV - 65
Tabel 4.44
Tabel session TA
IV - 66
Tabel 4.45
Tabel info
IV - 66
Tabel 4.46
Tabel data TU
IV - 66
Tabel 4.47
Kamus data tabel data dosen
IV - 66
Tabel 4.48
Kamus data tabel data fungsi
IV - 66
Tabel 4.49
Kamus data tabel data mahasiswa
IV - 67
Tabel 4.50
Kamus data tabel TA
IV - 67
Tabel 4.51
Kamus data tabel status proposal TA
IV - 67
Tabel 4.52
Kamus data tabel keminatan
IV - 67
Tabel 4.53
Kamus data tabel check list pendaftaran seminar TA
IV - 68
Tabel 4.54
Kamus data tabel check list pendaftaran sidang TA
IV - 68
Tabel 4.55
Kamus data tabel session TA
IV - 68
Tabel 4.56
Kamus data tabel KP
IV - 68
Tabel 4.57
Kamus data tabel status KP
IV - 69
Tabel 4.58
Kamus data tabel tempat KP
IV - 69
Tabel 4.59
Kamus data tabel check list pendaftaran seminar KP
IV - 69
Tabel 4.60
Kamus data tabel user
IV - 69
Tabel 4.61
Kamus data tabel akses
IV - 69
Tabel 4.62
Kamus data tabel info
IV - 70
xiii
Tabel 4.63
Kamus data tabel data TU
IV - 70
Tabel 4.64
Sumber input dan periode masukan
IV - 94
Tabel 4.65
Sasaran output dan periode keluaran
IV - 123
Tabel 4.66
Rancangan menu dan hak akses user
IV - 125
xiv
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1
Siklus informasi
II - 5
Gambar 2.2
Pilar kualitas informasi
II - 5
Gambar 2.3
Notasi kesatuan luar di DFD
II - 14
Gambar 2.4
Notasi arus data di DFD
II - 15
Gambar 2.5
Notasi proses di DFD
II - 15
Gambar 2.6
Notasi simpanan data di DFD
II - 16
Gambar 2.7
Arsitektur client server
II - 22
Gambar 2.8
Model thin client
II - 22
Gambar 2.9
Model fat client
II - 23
Gambar 3.1
Metodologi penelitian
III - 1
Gambar 4.1
Alur kegiatan Tugas Akhir
IV - 1
Gambar 4.2
Alur kegiatan Kerja Praktek
IV - 7
Gambar 4.3
Diagram konteks sistem informasi TA dan KP sistem sekarang
IV - 10
Gambar 4.4
Hirarchy chart sistem informasi TA dan KP sistem sekarang
IV - 11
Gambar 4.5
DFD level 0 sistem sekarang
IV - 12
Gambar 4.6
DFD level 1 sub sistem Tugas Akhir sistem sekarang
IV - 13
Gambar 4.7
DFD level 1 sub sistem Kerja Praktek sistem sekarang
IV - 15
Gambar 4.8
DFD level 2 proses 1.2 (penetapan dosen pembimbing TA) sistem sekarang
IV - 16
Gambar 4.9
DFD level 2 proses 1.3 (pendaftaran seminar TA) sistem sekarang
IV - 17
Gambar 4.10
DFD level 2 proses 1.4 (membuat jadwal seminar TA) sistem sekarang
IV - 17
Gambar 4.11
DFD level 2 proses 1.6 (seminar TA) sistem sekarang
IV - 18
Gambar 4.12
DFD level 2 proses 1.7 (pendaftaran sidang TA) sistem sekarang
IV - 18
Gambar 4.13
DFD level 2 proses 1.8 (membuat jadwal sidang TA) sistem sekarang
IV - 19
Gambar 4.14
DFD level 2 proses 1.9 (sidang TA) sistem sekarang
IV - 20
Gambar 4.15
DFD level 2 proses 1.10 (melihat Informasi TA) sistem sekarang
IV - 20
xv
Gambar 4.16
DFD level 2 proses 2.2 (pengajuan KP) sistem sekarang
IV - 21
Gambar 4.17
DFD level 2 proses 2.3 (pendaftaran seminar KP) sistem sekarang
IV - 21
Gambar 4.18
DFD level 2 proses 2.4 (membuat jadwal seminar KP) sistem sekarang
IV - 22
Gambar 4.19
DFD level 2 proses 2.5 (seminar KP) sistem sekarang
IV - 22
Gambar 4.20
DFD level 2 proses 2.6 (melihat informasi KP) sistem sekarang
IV - 23
Gambar 4.21
DFD level 3 proses 1.6.1 (membuat kelengkapan seminar TA) sistem sekarang
IV - 23
Gambar 4.22
DFD level 3 proses 1.9.1 (membuat kelengkapan sidang TA) sistem sekarang
IV - 24
Gambar 4.23
DFD level 3 proses 2.5.1 (membuat kelengkapan seminar KP) sistem sekarang
IV - 24
Gambar 4.24
Alur aktivitas sistem TA usulan
IV - 32
Gambar 4.25
Alur aktivitas sistem KP usulan
IV - 35
Gambar 4.26
Diagram konteks sistem informasi TA dan KP sistem usulan
IV - 37
Gambar 4.27
Hirarchy chart sistem informasi TA dan KP sistem usulan
IV - 38
Gambar 4.28
DFD level 0 sistem usulan
IV - 39
Gambar 4.29
DFD level 1 sub sistem Tugas Akhir sistem usulan
IV - 40
Gambar 4.30
DFD level 1 sub sistem Kerja Praktek sistem usulan
IV - 41
Gambar 4.31
DFD level 2 proses 1.2 (penetapan dosen pembimbing TA) sistem usulan
IV - 42
Gambar 4.32
DFD level 2 proses 1.3 (pendaftaran seminar TA) sistem usulan
IV - 42
Gambar 4.33
DFD level 2 proses 1.4 (membuat jadwal seminar TA) sistem usulan
IV - 43
Gambar 4.34
DFD level 2 proses 1.6 (seminar TA) sistem usulan
IV - 43
Gambar 4.35
DFD level 2 proses 1.7 (pendaftaran sidang TA) sistem usulan
IV - 44
Gambar 4.36
DFD level 2 proses 1.8 (membuat jadwal sidang TA) sistem usulan
IV - 44
Gambar 4.37
DFD level 2 proses 1.9 (sidang TA) sistem usulan
IV - 45
Gambar 4.38
DFD level 2 proses 1.10 (melihat informasi TA) sistem usulan
IV - 45
Gambar 4.39
DFD level 2 proses 2.2 (pengajuan KP) sistem usulan
IV - 46
xvi
Gambar 4.40
DFD level 2 proses 2.3 (pendaftaran seminar KP) sistem usulan
IV - 46
Gambar 4.41
DFD level 2 proses 2.4 (membuat jadwal seminar KP) sistem usulan
IV - 47
Gambar 4.42
DFD level 2 proses 2.5 (seminar KP) sistem usulan
IV - 47
Gambar 4.43
DFD level 2 proses 2.6 (melihat informasi KP) sistem usulan
IV - 48
Gambar 4.44
DFD level 3 proses 1.6.1 (membuat kelengkapan seminar TA) sistem usulan
IV - 49
Gambar 4.45
DFD level 3 proses 1.9.1 (membuat kelengkapan sidang TA) sistem usulan
IV - 49
Gambar 4.46
DFD level 3 proses 2.5.1 (membuat kelengkapan seminar KP) sistem usulan
IV - 50
Gambar 4.47
Relasi antar tabel
IV - 71
Gambar 4.48
Form login
IV - 72
Gambar 4.49
Form user account
IV - 73
Gambar 4.50
Form data mahasiswa
IV - 73
Gambar 4.51
Form data dosen
IV - 74
Gambar 4.52
Form data staff tata usaha
IV - 74
Gambar 4.53
Form penetapan pembimbing KP
IV - 75
Gambar 4.54
Form pengajuan KP
IV - 76
Gambar 4.55
Form status KP
IV - 76
Gambar 4.56
Form pendaftaran seminar KP
IV - 77
Gambar 4.57
Form check list pendaftaran seminar KP
IV - 78
Gambar 4.58
Bukti serah terima persyaratan pendaftaran seminar KP
IV - 78
Gambar 4.59
Form input jadwal seminar KP
IV - 79
Gambar 4.60
Form koreksi bidang keminatan KP
IV - 79
Gambar 4.61
Form disposisi dan pembatalan KP
IV - 80
Gambar 4.62
Form input nilai KP
IV - 80
Gambar 4.63
Form revisi judul KP
IV - 81
Gambar 4.64
Form pendaftaran proposal TA
IV - 81
Gambar 4.65
Form penetapan pembimbing TA
IV - 82
Gambar 4.66
Form pendaftaran seminar TA
IV - 83
Gambar 4.67
Form check list pendaftaran seminar TA
IV - 84
Gambar 4.68
Bukti serah terima persyaratan pendaftaran seminar TA
IV - 85
xvii
Gambar 4.69
Form penetapan penguji TA
IV - 86
Gambar 4.70
Form input jadwal seminar TA
IV - 86
Gambar 4.71
Form pendaftaran sidang TA
IV - 87
Gambar 4.72
Form check list pendaftaran sidang TA
IV - 88
Gambar 4.73
Bukti serah terima persyaratan pendaftaran sidang TA
IV - 89
Gambar 4.74
Form input jadwal sidang TA
IV - 90
Gambar 4.75
Form input informasi pelaksanaan seminar dan sidang TA
IV - 90
Gambar 4.76
Form koreksi bidang keminatan TA
IV - 91
Gambar 4.77
Form disposisi pembimbing dan pembatalan TA
IV - 92
Gambar 4.78
Form input nilai TA
IV - 92
Gambar 4.79
Form revisi judul TA
IV - 93
Gambar 4.80
Form input abstrak TA
IV - 93
Gambar 4.81
Form pilih periode pelaporan
IV - 96
Gambar 4.82
Laporan penyebaran minat TA
IV - 96
Gambar 4.83
Laporan rekapitulasi beban dosen penguji TA versi online
IV - 97
Gambar 4.84
Laporan rekapitulasi beban dosen penguji TA versi cetak
IV - 97
Gambar 4.85
Daftar mahasiswa bimbingan TA
IV - 98
Gambar 4.86
Pengumuman pembimbing TA
IV - 98
Gambar 4.87
Jadwal seminar TA
IV - 99
Gambar 4.88
Jadwal sidang TA
IV - 100
Gambar 4.89
Form nilai bimbingan TA (F-03B)
IV - 101
Gambar 4.90
Form nilai seminar TA (F-07)
IV - 102
Gambar 4.91
Form nilai sidang TA (F-12)
IV - 103
Gambar 4.92
Berita acara seminar TA (F-06)
IV - 104
Gambar 4.93
Berita acara sidang TA (F-11)
IV - 105
Gambar 4.94
Rekapitulasi nilai seminar TA (F-08)
IV - 106
Gambar 4.95
Rekapitulasi nilai sidang TA (F-13)
IV - 107
Gambar 4.96
Form kelengkapan TA
IV - 108
Gambar 4.97
Laporan progress TA mahasiswa versi cetak
IV - 109
Gambar 4.98
Laporan progress TA mahasiswa versi online
IV - 109
Gambar 4.99
Kartu monitoring seminar TA
IV - 110
Gambar 4.100 Laporan penyebaran minat KP
IV - 111
xviii
Gambar 4.101 Laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP versi online
IV - 112
Gambar 4.102 Laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP versi cetak
IV - 112
Gambar 4.103 Daftar mahasiswa bimbingan KP
IV - 113
Gambar 4.104 Pengumuman pembimbing KP
IV - 113
Gambar 4.105 Form pilih angkatan pembimbing KP
IV - 113
Gambar 4.106 Jadwal seminar KP
IV - 114
Gambar 4.107 Berita acara seminar KP (F-KP07)
IV - 115
Gambar 4.108 Daftar hadir peserta seminar KP (F-KP08)
IV - 116
Gambar 4.109 Form penilaian KP (F-KP09)
IV - 117
Gambar 4.110 Form kelengkapan KP
IV - 118
Gambar 4.111 Laporan progress KP mahasiswa versi cetak
IV - 118
Gambar 4.112 Laporan progress KP mahasiswa versi online
IV - 119
Gambar 4.113 Kartu monitoring seminar KP
IV - 120
Gambar 4.114 Form pengumpulan laporan KP
IV - 121
Gambar 4.115 Bukti serah terima pengumpulan laporan KP
IV - 121
Gambar 4.116 Form pengumpulan laporan TA
IV - 122
Gambar 4.117 Bukti serah terima pengumpulan laporan TA
IV - 122
Gambar 4.118 Form backup dan restore database
IV - 123
Gambar 4.119 Rancangan jaringan sistem informasi KP dan TA
IV - 128
Gambar 5.1
Konversi sistem paralel
V - 12
xix
BAB I PENDAHULUAN 1.1
LATAR BELAKANG Informasi merupakan salah satu sumber daya yang penting dalam sebuah
instansi. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya lain yang ada. Kecepatan penyampaian informasi dan akses data merupakan salah satu media penolong
sebuah
instansi
untuk
memenangkan
persaingan.
Karenanya
perancangan suatu sistem informasi yang tepat akan mampu meningkatkan kinerja sebuah instansi, yang pada akhirnya nanti dengan dukungan aspek-aspek yang lain akan mampu mewujudkan suatu kemajuan bagi instansi tersebut. Keberhasilan sebuah instansi yang bergerak di bidang pendidikan, bukan hanya diperhitungkan dari ketepatan dan banyaknya lulusan yang dihasilkan, melainkan juga dari bagaimana instansi tersebut mengelola berbagai data yang ada untuk mendapatkan suatu informasi yang diperlukan oleh civitas akademika instansi yang bersangkutan. Informasi yang berkualitas adalah informasi yang dapat disajikan secara relevan, akurat, dan tepat waktu (Jogiyanto, 2005). Sehingga pihak yang menerima akan dapat memanfaatkan informasi tersebut sesuai harapan. Jurusan Teknik Industri adalah bagian dari instansi pendidikan tinggi Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS) dengan jenjang pendidikan Strata-1. Teknik Industri memiliki mata kuliah Kerja Praktek (KP) dan juga Tugas Akhir (TA) yang merupakan mata kuliah wajib bagi seorang mahasiswa agar dapat lulus dan menyandang gelar Sarjana. Teknik Industri UNS memiliki 6 (enam) bidang keminatan, yaitu Optimasi dan Perancangan Sistem Informasi, Sistem Logistik dan Bisnis, Perencanaan dan Perancangan Produk, Sistem Produksi, Sistem Perancangan Kerja dan Ergonomi, dan Sistem Kualitas. Mahasiswa yang mengambil mata kuliah KP maupun TA dapat mengerjakan penelitiannya sesuai dengan bidang keminatan yang diinginkan. Penyampaian informasi TA dan KP jurusan Teknik Industri UNS yang dilakukan sekarang masih bersifat manual dan dianggap sudah cukup baik. Beberapa data terkait sudah diproses menggunakan komputer, tetapi data tersebut
I-1
tidak disimpan dalam database. Sehingga pengelolaan dan proses penyampaian informasi akan menyita banyak waktu dan tenaga, karena dilakukan secara manual. Hal ini tentu akan memperbesar peluang terjadinya kesalahan manusia (human error) dalam penyampaian informasi yang pada akhirnya informasi yang disampaikan menjadi tidak akurat. Pengelolaan data yang masih bersifat manual membuat dosen dan mahasiswa kesulitan untuk mendapatkan informasi TA yang akurat. Sering terjadi kondisi dimana dosen tidak mengetahui progress TA mahasiswa yang dibimbingnya. Sehingga, fungsi kendali dari dosen pembimbing TA kepada mahasiswa menjadi tidak optimal. Selain itu, informasi yang sulit didapatkan oleh dosen adalah rekapitulasi beban dosen pembimbing TA. Rekapitulasi yang dimaksud adalah berapa kali seorang dosen menjadi pembimbing TA dalam suatu periode tertentu. Bagi koordinator TA, informasi yang sulit didapatkan adalah tentang penyebaran minat pengerjaan TA mahasiswa kedalam bidang keminatan yang ada. Sedangkan dampak bagi bagian administrasi terasa pada saat pembuatan kelengkapan seminar dan sidang. Dalam sistem sekarang, bagian administrasi menuliskan data-data yang diperlukan kedalam form secara manual satu per satu. Sehingga, aktivitas untuk menyiapkan kelengkapan seminar dan sidang membutuhkan waktu yang relatif lama. Permasalahan yang ada pada sistem TA tidak jauh berbeda dengan permasalahan yang ada pada sistem KP. Sering terjadi kondisi dimana dosen tidak mengetahui progress KP mahasiswa yang dibimbingnya. Sehingga, fungsi kendali dari dosen pembimbing KP kepada mahasiswa menjadi tidak optimal. Selain itu, informasi yang sulit didapatkan oleh dosen adalah rekapitulasi beban dosen pembimbing KP. Rekapitulasi yang dimaksud adalah berapa kali seorang dosen menjadi pembimbing KP dalam suatu periode tertentu. Bagi koordinator KP, informasi yang sulit didapatkan adalah tentang penyebaran minat pengerjaan KP mahasiswa kedalam bidang keminatan yang ada. Sedangkan dampak bagi bagian administrasi terasa pada saat pembuatan kelengkapan seminar. Dalam sistem sekarang, bagian administrasi menuliskan data-data yang diperlukan kedalam form secara manual satu per satu. Sehingga, aktivitas untuk menyiapkan kelengkapan seminar membutuhkan waktu yang relatif cukup lama.
I-2
Dengan berbagai pertimbangan di atas maka perlu dilakukan perancangan sistem informasi TA dan KP agar data yang ada bisa dikelola dengan baik sehingga menghasilkan informasi yang relevan, akurat, dan bisa disajikan tepat pada waktunya. Jurusan Teknik Industri mempunyai upaya untuk membangun sistem informasi berbasis komputer untuk memperbaiki sistem informasi TA dan KP yang sudah ada menjadi sistem baru yang menuju kearah perbaikan. Sehingga diperoleh informasi yang akurat yang dapat menunjang fungsi manajemen secara efektif untuk menambah nilai kompetitif jurusan Teknik Industri UNS.
1.2
PERUMUSAN MASALAH Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang
sistem informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri UNS yang dapat menyimpan dan mengelola data Kerja Praktek dan Tugas Akhir untuk memperoleh informasi yang akurat, relevan, dan dapat tersaji tepat pada waktunya.
1.3
TUJUAN PENELITIAN Tujuan dilakukannya penelitian ini, adalah:
1.
Merancang sistem informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek yang dapat mengelola data dengan baik untuk menghasilkan informasi yang akurat dan tersaji dengan cepat.
2.
Merancang aplikasi yang mampu diakses oleh beberapa user secara bersamaan dalam jaringan luas (wide area network) untuk mengakses datadata TA maupun KP dari database yang didesain dalam penelitian ini.
1.4
MANFAAT PENELITIAN Adapun manfaat yang dapat diperoleh dalam penelitian ini, sebagai berikut:
1.
Mengetahui penyebaran minat mahasiswa dalam mengerjakan TA maupun KP dalam periode waktu tertentu secara cepat dan akurat.
2.
Mempermudah bagian administrasi dalam menyiapkan formulir-formulir yang digunakan pada saat seminar KP, seminar TA, maupun sidang TA mahasiswa.
I-3
3.
Memberikan informasi yang akurat kepada dosen tentang progress TA maupun KP dari mahasiswa didiknya.
4.
Memberikan informasi rekapitulasi beban dosen pembimbing TA maupun KP secara cepat dan akurat.
5.
Memberikan peringatan dini terhadap mahasiswa yang hampir memasuki ataupun telah melampaui batas waktu standar pengerjaan KP maupun TA.
6.
Meminimalisasi kesalahan manusia (human error) dalam penyampaian informasi TA maupun KP.
1.5
BATASAN MASALAH Batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini, sebagai berikut:
1.
Aturan KP/TA yang digunakan adalah aturan terbaru pada saat penelitian dilakukan.
2.
Analisis biaya pembuatan sistem tidak dibahas dalam penelitian ini.
1.6
ASUMSI Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini yaitu alur kegiatan Tugas
Akhir maupun Kerja Praktek tidak mengalami perubahan selama penelitian dilakukan.
1.7
SISTEMATIKA PENULISAN Penulisan sistematika penelitian dibuat agar dapat memudahkan pembahasan
dari tugas akhir ini. Penjelasan mengenai sistematika penulisan dalam penelitian, seperti dijelaskan dibawah ini. BAB I
: PENDAHULUAN Bab ini meliputi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi, dan sistematika penulisan.
BAB II
: TINJAUAN PUSTAKA Bab ini membahas mengenai Sistem Informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri UNS, sistem informasi
I-4
manajemen, database, DFD, kamus data, dan sistem terdistribusi, yang berguna sebagai acuan dalam melaksanakan penelitian ini. BAB III
: METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi tahapan yang dilalui selama penelitian mulai dari identifikasi masalah sampai penarikan kesimpulan, beserta penjelasan dan gambar diagramnya.
BAB IV
: PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Bab ini berisi data yang telah dikumpulkan, penggambaran flowchart sistem sekarang, pemodelan sistem, dan perancangan sistem.
BAB V
: ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL Bab ini membahas analisis dan interpretasi hasil rancangan yang dilakukan dalam penelitian ini.
BAB VI
: KESIMPULAN DAN SARAN Bagian ini berisi kesimpulan hasil dari semua tahap yang telah dilalui selama penelitian beserta saran-saran yang berkaitan dengan penelitian ini.
I-5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1
DESKRIPSI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNS Teknik Industri (TI) Universitas Sebelas Maret (UNS) didirikan pada bulan
Juni 1998 dengan Nomor SK Pendirian Program Studi 53/DIKTI/Kep/1998 tertanggal 23 Pebruari 1998 yang ditandatangani oleh Dirjen DIKTI. Pendirian TI UNS dilandasi perlunya menyediakan sumber daya manusia yang dapat memenuhi kebutuhan dunia industri di Indonesia atau lebih khusus di Kota Surakarta. Kota Surakarta (Solo) itu sendiri adalah salah satu kota di Propinsi Jawa Tengah yang letaknya cukup strategis yakni menjadi jalur penghubung kota-kota di Jawa Timur dengan Propinsi Yogyakarta dan kota-kota di Propinsi Jawa Tengah baik yang di jalur pantai utara maupun pantai selatan. Letak Kota Surakarta yang strategis tersebut menjadikannya sebagai jalur perdagangan dan banyak didirikan industri di sekitarnya (se-eks-Karisidenan Surakarta). Selain sebagai kota perdagangan dan industri, Kota Surakarta juga terkenal sebagai kota budaya. Kata Teknik Industri itu sendiri diambil dari kata industrial engineering sebagai suatu disiplin ilmu keteknikan yang lahir melalui suatu proses evolusi yang lama sejak revolusi industri (sekitar dua abad lampau). Disiplin ini muncul dan berkembang untuk memenuhi kebutuhan tenaga-tenaga yang ahli dan trampil dalam hal perancangan, pengorganisasian, pengoperasian serta pengendalian suatu sistem produksi/industri yang luas dan kompleks. Kebutuhan dalam peningkatan efektivitas dan efisiensi aktivitas produksi juga menjadi salah satu pendorong munculnya disiplin ini. Disiplin ilmu teknik industri pada dasarnya memberikan bekal pada seseorang menyelesaikan suatu permasalahan industri dengan pendekatan sistem (system approach). Disiplin ini melihat permasalahan industri dengan tinjauan dari aspek-aspek teknis sesuai dengan atribut ilmu keteknikan (engineering) yang disandangnya dan juga aspek-aspek non teknis yaitu kondisi sosio ekonomi. Wawasan Tekno-Sosiol Ekonomi tersebut akhirnya menjadi ciri yang cukup terlihat pada profesi teknik industri.
II - 1
Industri yang dimaksud dalam disiplin ilmu teknik industri mencakup semua tipe usaha/produksi yang ada, baik yang bergerak di sektor produksi barang jadi (industri manufaktur) ataupun jasa pelayanan (service industry). Oleh karena itu, bidang pekerjaan yang bisa ditangani disiplin ini sangat luas seperti pabrik manufaktur, rumah sakit, jasa bank/asuransi, jasa transportasi/distribusi, organisasi pemerintahan dan sebagainya. Teknik Industri memiliki mata kuliah Kerja Praktek (KP) dan juga Tugas Akhir (TA) yang merupakan mata kuliah wajib bagi seorang mahasiswa agar dapat lulus dan menyandang gelar Sarjana. Teknik Industri UNS memiliki 6 (enam) bidang keminatan, yaitu Optimasi dan Perancangan Sistem Informasi, Sistem Logistik dan Bisnis, Perencanaan dan Perancangan Produk, Sistem Produksi, Sistem Perancangan Kerja dan Ergonomi, dan Sistem Kualitas. Mahasiswa yang mengambil mata kuliah KP maupun TA dapat mengerjakan penelitiannya sesuai dengan bidang keminatan yang diinginkan.
2.1.1 Visi dan misi jurusan Teknik Industri UNS Visi jurusan Teknik Industri UNS adalah ”Kompetensi dalam pendidikan tinggi
Teknik
Industri
yang
berorientasi
pada
pengembangan
Sistem
Manufaktur”. Untuk mencapai visi tersebut, maka Teknik Industri UNS mempunyai misi, sebagai berikut: 1. Melaksanakan pendidikan tinggi Teknik Industri yang berorientasi pada pengembanagan Sistem Manufaktur. 2. Melaksanakan Berbagai Penelitian dan Pengembangan keilmuan Sistem Manufaktur. 3. Mengaplikasikan hasil-hasil penelitian tentang Sistem Manufaktur pada Industri yang dapat memberikan manfaat yang luas bagi masyarakat.
2.1.2 Lokasi Teknik Industri UNS Jurusan Teknik Industri UNS mempunyai lokasi yaitu di Gedung I dan Gedung VI Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret Surakarta Jl. Ir. Sutami No. 36 A Surakarta.
II - 2
2.2
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level
manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. Untuk mengembangkan suatu Sistem Informasi Manajemen, diperlukan pemahaman yang baik tentang informasi apa saja yang dibutuhkan dan bagaimana informasi tersebut digunakan.
2.2.1 Konsep dasar sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefiniskan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem, sebagai berikut: Suatu sistem adalah suatu jaingan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2005). Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem, sebagai berikut. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005). Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Pada kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem harus saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analis dan perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari sistem tersebut.
II - 3
2.2.2 Konsep dasar informasi Informasi sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi dapat didefinisikan, sebagai berikut: Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 2005). Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal
datum
atau
data
item.
Data
adalah
kenyataan
yang
menggambarkan suatu kejadia-kejadian dan kesatuan nyata.
2.2.3 Siklus informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Di dalam kegiatan suatu perusahaan, misalnya dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktur-faktur yang merupakan data dari penjulan pada suatu periode tertentu. Setelah data transaksi penjualan diolah, beraneka ragam informasi dapat dihasilkan darinya, misalnya:
Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap salesman, berguna bagi manajemen untuk menetapkan besarnya komisi dan bonus.
Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap daerah, berguna bagai manajemen untuk pelaksanaan promosi dan pengiklanan.
Informasi berupa laporan penjulan tiap-tiap jenis barang, berguna bagi manajemen untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima
kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.
II - 4
Gambar 2.1 Siklus informasi Sumber : Jogiyanto, 2005
2.2.4 Kualitas informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Kualitas dari informasi digambarkan dalam bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.
Gambar 2.2 Pilar kualitas informasi Sumber : Jogiyanto, 2005
Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi
II - 5
sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
2.2.5 Konsep dasar sistem informasi Istilah sistem informasi sering dibaurkan dengan sistem informasi manajemen (SIM). SIM sendiri mulai dikenal secara luas pada awal tahun 1960an. Pada awal kemunculannya tersebut, SIM belum mempunyai konsep yang jelas, terutama yang berkaitan dengan bidang cakup dan batasan-batasannya. Hal ini dapat dilihat dari kenyataan, bahwa hampir semua aplikasi pengolahan data seperti aplikasi keuangan, pengelolaan persediaan, penggajian, kartu katalog perpustakaan, dinamakan SIM. Sistem informasi didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). Akhir-akhir ini sejalan dengan perkembangan komputer, dikesankan bahwa sistem informasi harus selalu berbasiskan sistem pengolahan data berbantuan komputer. Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (Kadir, 2002). Dari definisi di atas terlihat bahwa pada hakikatnya sistem informasi adalah suatu sistem yang berkaitan dengan pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data, baik yang dilakukan secara manual dan atau berbantuan komputer dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian sistem informasi tidak selalu harus berbasis komputer, pengolahan data dalam sistem informasi dilakukan secara manual atau kombinasi antara sistem manual dengan sistem berbasis komputer.
II - 6
Dengan berdasar definisi di atas, maka semua pekerjaan yang berkaitan dengan pengolahan, penyimpanan, pengaturan, dan pendistribusian informasi dapat dikatakan sebagai bagian dari sistem informasi. Ide dasar menyertakan komputer menjadi salah satu komponen sistem informasi bukan untuk mengotomatiskan semua proses, melainkan untuk meningkatkan kinerja dari sistem itu sendiri. Pada sistem informasi masih ada beberapa pekerjaan yang harus ditangani oleh manusia. Di samping itu ada pula beberapa pekerjaan yang sebaiknya dilakukan oleh komputer.
2.2.6 Komponen sistem informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut sebagai blok bangunan atau block building (Burch dan Grudnitski, 1986). Block building ini kemudian dibagi, sebagai berikut: 1. Blok masukan (input block), Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model (model block), Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran (output block), Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok teknologi (technology block), Teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok basis data (data base block), Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan
II - 7
lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok kendali (controls block), Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.2.7 Sistem informasi manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) atau management information system (MIS) adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Biasanya SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi.
2.3
BASIS DATA Pemrosesan basis data sebagai perangkat andalan sangat diperlukan oleh
berbagai institusi dan perusahaan. Dalam pengembangan sistem informasi diperlukan basis data sebagai media penyimpanan data. Kehadiran basis data dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan dapat meningkatkan daya saing perusahaan tersebut.
2.3.1 Pengertian basis data Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam
II - 8
didalam suatu organisasi. Dengan sistem basis data ini tiap-tiap orang atau bagian dapat memandang database dari beberapa sudut pandang yang berbeda. Bagian kredit dapat memandangnya sebagai data piutang, bagian penjualan dapat memandangnya sebagai data penjualan, bagian personalia dapat memandangnya sebagai data karyawan, bagian gudang dapat memandangnya sebagai data persediaan. Semuanya terintegrasi dalam sebuah data yang umum. Berbeda dengan sistem pengolahan data tradisional, sumber data ditangani sendiri-sendiri untuk tiap aplikasinya.
2.3.2 Tujuan basis data Basis data bertujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Untuk mencapai tujuannya, syarat sebuah basis data yang baik adalah sebagai berikut: 1. Tidak adanya redundansi dan inkonsistensi data Redundansi terjadi jika suatu informasi disimpan di beberapa tempat. Akibat dari redundansi adalah inkonsistensi data atau data yang tidak konsisten. 2. Mudah dalam pengaksesan data Basis data memiliki fasilitas untuk melakukan pencarian informasi dengan menggunakan query ataupun dari tool untuk melihat tabelnya. Dengan fasilitas ini, pengguna bisa secara langsung melihat data dari software DBMS (Database Management System)-nya. Dalam basis data, informasi yang diperoleh dari kumpulan data bisa berupa keseluruhan data, sebagian data, data dengan filter tertentu, ataupun data yang terurut. 3. Dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu bersamaan Basis data memungkinkan penggunaan data bersama-sama oleh banyak pengguna pada saat yang bersamaan atau pada saat yang berbeda. Dengan meletakkan basis data pada bagian server yang bisa diakses dari client, kita sudah menyediakan akses ke semua pengguna dari komputer client ke sumber informasi yaitu basis data. Tentu saja pengaksesan oleh pengguna-pengguna ini disesuaikan dengan hak aksesnya.
II - 9
2.3.3 Manfaat basis data Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan basis data. Manfaat basis data yaitu: 1. Kecepatan dan kemudahan (speed) Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokkan, mengurutkan, bahkan perhitungan dengan matematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. 2. Kebersamaan pemakai (sharability) Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user dan banyak aplikasi. Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak bagian/orang, tidak perlu dilakukan pencatatan di masing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama. 3. Pemusatan kontrol data Karena cukup dengan satu basis data untuk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakukan di satu tempat saja. Jika ada perubahan data, maka tidak perlu dilakukan update di masing-masing bagian tetapi cukup hanya di satu basis data. 4. Efisiensi ruang penyimpanan Dengan
pemakaian
bersama,
maka
tidak
perlu
disediakan
tempat
penyimpanan di berbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga hal ini akan menghemat ruang penyimpanan yang dimiliki oleh sebuah organisasi. 5. Keakuratan (accuracy) Penerapan secara ketat aturan tipe data, keunikan data, hubungan antar data, dan lain-lain, dapat menekan ketidakakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data. 6. Ketersediaan (availability) Dengan basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu ke waktu membutuhkan media penyimpanan yang semakin besar.
II - 10
7. Keamanan (security) Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna. Pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan kepentingan dan posisinya. Basis data bisa diberikan password untuk membatasi orang yang mengaksesnya. 8. Kemudahan dalam pembuatan aplikasi baru Penggunaan basis data merupakan bagian dari perkembangan teknologi. Dengan adanya basis data pembuatan aplikasi bisa memanfaatkan kemampuan dari DBMS, sehingga pembuat aplikasi tidak perlu mengurusi penyimpanan data, tetapi cukup mengatur interface untuk pengguna. 9. Kebebasan data (data independence) Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan isi/struktur data. maka dengan basis data, perubahan ini hanya perlu dilakukan pada level DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya.
2.3.4 Teknik perancangan basis data Dalam perancangan database dikenal dua macam cara: 1. Teknik Normalisasi Cara ini dimulai dari dokumen dasar yang sudah ada pada sistem atau sudah dipakai sistem tersebut, data-data pada dokumen dasar tersebut dipisah-pisah menjadi file-file yang tiap field pada file tersebut bergantung penuh pada kunci utama (field kunci) yang biasanya dikenal dengan bentuk normal ketiga. Kemudian setiap file dalam database tersebut ditentukan hubungannya dengan file-file yang lain dengan cara memasang field tamu pada file-file anak. Dengan normalisasi kita ingin mendesain database relasional yang terdiri dari tabel-tabel, sebagai berikut: a. Berisi data yang diperlukan. b. Memiliki sesedikit mungkin redundansi. c. Mengakomodasi banyak nilai untuk tipe data yang diperlukan. d. Mengefisienkan update. e. Menghindari kemungkinan kehilangan data secara tidak disengaja/tidak diketahui.
II - 11
Alasan utama dari normalisasi database minimal sampai dengan bentuk normal ketiga adalah menghilangkan kemungkinan adanya “insertion anomalies”, ‘deletion anomalies”, dan “update anomalies”. Tipe-tipe kesalahan tersebut sangat mungkin terjadi pada database yang tidak normal. “Insertion anomalies” adalah sebuah kesalahan dalam penempatan informasi entry data baru ke seluruh tempat dalam database dimana informasi tersebut perlu disimpan. Dalam database yang telah dinormalisasi, proses pemasukan suatu informasi baru hanya perlu dimasukkan ke dalam satu tempat. “Deletion anomalies” adalah sebuah kesalahan dalam penghapusan suatu informasi dalam database. Dalam database yang telah dinormalisasi, penghapusan suatu informasi hanya perlu dilakukan dalam satu tempat. Sedangkan dalam melakukan update suatu informasi, kesalahan juga dapat terjadi ketika kita harus melakukan update ke seluruh tempat yang menyimpan informasi tersebut. Kesalahan ini disebut dengan “update anomalies”. Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Suatu tabel dikatakan normal jika memenuhi kaidah bentuk normal minimal sampai pada tahap ketiga. Penjelasan tentang bentuk normal pertama, kedua, dan ketiga adalah sebagai berikut: a. Bentuk normal tahap pertama (1st Normal Form) Suatu tabel dikatakan memenuhi bentuk normal pertama jika pada tabel tersebut tidak ada record (baris) yang berulang dan masing-masing cell bernilai tunggal. Pernyataan tidak ada baris yang berulang dalam sebuah tabel memiliki maksud bahwa tabel memiliki sebuah kunci, meskipun kunci tersebut dibuat dari kombinasi beberapa field atau bahkan kunci tersebut merupakan kombinasi dari semua field. b. Bentuk normal tahap kedua (2nd Normal Form) Suatu tabel dikatakan memenuhi bentuk normal kedua jika tabel tersebut sudah memenuhi aturan normal pertama dan semua field yang bukan primary key memiliki ketergantungan pada primary key secara utuh. Jika
II - 12
primary key dari struktur tabel bukan senyawa, maka struktur tabel tersebut otomatis sudah memenuhi kaidah normalisasi bentuk kedua. c. Bentuk normal tahap ketiga (3rd Normal Form) Prinsip penyusunan struktur tabel menjadi bentuk normal ketiga mengikuti prinsip bahwa semua field yang bukan primary key bergantung penuh pada primary key dan tidak ada field non primary key yang bergantung pada field non primary key lainnya. Jika suatu field mendeskripsikan field lainnya, maka ada elemen lain yang bercampur dalam tabel yang diteliti.
2. Teknik Entity Relationship Langkah ini sering digunakan pada perancangan sistem, dimulai dengan pembuatan diagram arus data yang menghasilkan kamus data yang merupakan daftar semua elemen/field yang dibutuhkan dalam sistem terebut. Dari fieldfield tersebut dipilih field kunci yang bersifat unik artinya keseluruhan record dapat dicari dari record tersebut, kemudian baru dibuat file-file berdasar kunci record tersebut yang mana elemen/field dalam field tersebut bergantung penuh dengan field kunci tersebut. Setelah membuat tabel baru ditentukan relasi dari tiap tabel tersebut seperti halnya teknik normalisasi.
2.4
DATA FLOW DIAGRAM (DFD) Proses mengubah usulan kebutuhan menjadi perangkat lunak bukan hal yang
mudah. Harus ada beberapa langkah yang digunakan untuk mempermudah dan menjamin perangkat lunak yang dihasilkan berkualitas. Langkah awal desain biasanya dimulai dengan pemodelan sistem. Ada banyak cara untuk merepresentasikan proses model, diantaranya adalah DFD. 2.4.1 Pengertian data flow diagram Untuk memudahkan penggambaran suatu sistem yang ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan, maka kita menggunakan Data Flow Diagram. DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang, karena dapat menggambarkan arus data di dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas.
II - 13
2.4.2 Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD Dalam menggambarkan sistem perlu dilakukan pembentukan simbol, berikut ini simbol-simbol yang sering digunakan dalam DFD: 1. Kesatuan luar (external entity) atau batasan (boundary) Setiap sistem pasti memiliki batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output bagi lingkuangan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input serta menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2.3 Notasi kesatuan luar di DFD Sumber : Fatta, 2007
2. Aliran data (data flow) Arus data pada diagram arus data diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di antara proses, penyimpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus atau aliran data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut: a. Formulir atau dokumen yang digunakan. b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem. c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem. d. Masukan oleh komputer. e. Komunikasi ucapan. f. Surat-surat atau memo. g. Data yang dibaca atau direkam pada suatu file. h. Surat isian yang dicatat pada buku agenda. i. Transmisi data dari satu komputer ke komputer yang lain. Dalam DFD tidak dibedakan antara data dengan informasi, semua dianggap sebagai data. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti.
II - 14
Nama dari arus data dituliskan di samping garis panahnya. Simbol untuk arus data dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 2.4 Notasi arus data di DFD Sumber : Fatta, 2007
3. Proses (process) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer. Sedangkan untuk logical data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang dengan sudutsudutnya yang tumpul. Berikut ini simbol untuk proses :
Gambar 2.5 Notasi proses di DFD Sumber : Fatta, 2007
Penjelasan yang ada di dalam proses, yaitu: a. Identifikasi proses Identifikasi proses ini umumnya berupa angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol proses. Sehingga identifikasi proses sering disebut dengan nomor proses. Penomoran proses dimaksudkan sebagai identifikasi proses dan memudahkan penurunan ke level yang lebih rendah atau ke proses berikutnya. Nomor tidak menunjukkan urutan, sehingga tidak jadi masalah bagaimana urutan ditempatkan. b. Nama Proses
II - 15
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama proses harus jelas dan lengkap mengggambarkan kegiatan proses. Nama proses biasanya berbentuk suatu kalimat yang diawali dengan kata kerja dan letaknya berada di bawah identifikasi proses. Pada penggambaran proses di DFD, kesalahan yang umum terjadi adalah sebagai berikut: 1). Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk kedalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam yang dalam sekali. 2). Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena secara ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input. 4. Penyimpanan data (data store) Simpanan data pada DFD dapat disimbolkan sebagai berikut:
Gambar 2.6 Notasi simpanan data di DAD Sumber : Fatta, 2007
Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa antara lain: a. Suatu file atau database di sistem komputer. b. Suatu arsip atau catatan manual. c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. d. Suatu tabel acuan manual. e. Suatu agenda atau buku. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya. Dalam penggambaran simpanan data di DFD perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut: a. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang menggunakan atau merubah data di simpanan data adalah proses.
II - 16
b. Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan proses update terhadap data yang tersimpan di simpanan data. Update dapat berupa proses: 1). Menambah atau menyimpankan record baru atau dokumen baru ke dalam simpanan data. 2). Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data, 3). Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada di simpanan data. c. Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data. Untuk media simpanan data berupa simpanan luar komputer (disk atau tape) berarti membaca data dari suatu record di file sedang untuk simpanan data berupa media manual berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk dilihat isinya dari suatu simpanan data. d. Untuk menghindari garis arus data yang saling berpotongan sehingga membuat gambar di DFD menjadi ruwet, maka simpanan data dapat digambar lebih dari sebuah dengan identifikasi berupa garis vertikal (|) atau dengan asterik (*).
2.4.3 Pedoman menggambar DFD Terdapat beberapa pedoman dalam menggambar DFD, yaitu: 1. Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entities) yang terlibat di sistem. Kesatuan luar ini merupakan kesatuan (entity) di luar sistem, karena di luar bagian pengolahan data (sistem informasi). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data ke sistem informasi serta tujuan penerima arus data hasil dari proses sistem informasi, sehingga merupakan kesatuan di luar sistem informasi. 2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar. 3. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram). DFD merupakan alat untuk structured analysis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (disebut dengan top level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih terinci (disebut
II - 17
dengan lower level). DFD yang pertama kali digambar adalah yang level teratas dan diagram ini disebut dengan context diagram. Suatu context diagram selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Dari context diagram ini kemudian akan digambar dengan lebih terinci lagi yang disebut dengan level 1. Tiap-tiap proses di level 1 akan digambar kembali dengan lebih terinci lagi dan disebut dengan level 2 dan seterusnya. 4. Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dahulu. Bagan berjenjang (hirarchy chart) digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD ke level-level lebih bawah lagi. Bagan berjenjang dapat digambar dengan menggunakan notasi proses yang digunakan di DFD. 5. Gambarlah DFD untuk level-level berikutnya, yaitu level 1 dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penurunan DFD adalah: a). Setiap
penurunan
ke
level
yang
lebih
rendah
harus
mampu
mempresentasikan proses tersebut dalam spesifikasi proses yang jelas, sehingga seandainya belum cukup jelas maka seharusnya diturunkan ke level yang lebih rendah. b). Setiap penurunan harus dilakukan hanya jika perlu. c). Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah level yang sama karena yang kompleks bisa saja diturunkan, dan yang sederhana mungkin tidak perlu diturunkan. Selain itu, karena tidak semua proses dalam level yang sama punya derajat kompleksitas yang sama juga. 6. Hindari penggambaran DFD yang terlalu kompleks dan tidak perlu. Kegunaan DFD bukan hanya menggambarkan fungsi dan interaksinya dalam sistem secara akurat tetapi juga untuk dibaca dan dimengerti oleh bukan hanya penganalisa sistem, tetapi juga pemakai yang berpengalaman dalam sistem yang dimodelkan.
2.4.4 Perbedaan DFD dengan bagan alir DFD sangat berbeda dengan bagan alir (flow-chart). Perbedaannya, sebagai berikut:
II - 18
1. Proses di DFD dapat beroperasi secara paralel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan serentak. Hal ini merupakan kelebihan DFD dibandingkan dengan bagan alir yang cenderung hanya menunjukkan proses yang urut. Kenyataannya kegiatan-kegiatan proses dapat dilakukan secara tidak urut, yaitu secara paralel atau serentak, sehingga DFD dapat menggambarkan proses semacam ini dengan lebih mengena. 2. DFD lebih menunjukkan arus data di suatu sistem, sedang bagan alir sistem lebih menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih menunjukkan arus dari algoritma. 3. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop) dan proses keputusan (decision), sedang bagan alir menunjukkannya.
2.4.5 Keterbatasan DFD Walaupun
DFD
mempunyai
kebaikan-kebaikan,
yaitu
dapat
menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah (decomposition), dapat menunjukkan arus data di sistem, dapat menggambarkan proses secara paralel di sistem, dapat menunjukkan simpanan data, dapat menunjukkan kesatuan luar, tetapi DFD juga mempunyai keterbatasan. Keterbatasan dari DFD, sebagai berikut: 1. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop). 2. DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision). 3. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.
2.5
KAMUS DATA Kamus data (data dictionary) adalah katalog fakta tentang data dan
kebutuhan-kebutuhan
informasi
dari
sustu
sistem
informasi.
Dengan
menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang berada di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai
II - 19
sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu: 1. Kamus data proses, Menjelaskan secara detail proses yang terjadi di setiap proses. 2. Kamus data tempat penyimpanan, Menjelaskan file dan struktur data mengenai model sistem yang digambarkan dalam pemodelan sistem. 3. Kamus data arus data, Menggambarkan data yang mengalir dari satu proses ke proses lainnya, dari entitas luar ke proses, dan dari proses ke entitas luar. 4. Kamus data terminologi bisnis, Menjelaskan istilah-istilah khusus dalam bisnis yang dijalankan.
2.6
SISTEM TERDISTRIBUSI Hampir semua sistem berbasis komputer yang besar saat ini merupakan
sistem terdistribusi (sistem tersebar). Sistem terdistribusi adalah sistem dimana pemrosesan informasi didistribusikan pada beberapa komputer dan tidak terbatas hanya pada satu mesin saja. Namun beberapa sistem masih menggunakan sistem sentral yang berjalan pada satu mainframe dengan terminal-terminal yang terhubung kepadanya. Sistem tersebut bayak kelemahannya dimana terminalterminal hanya sedikit kemampuan pemrosesannya dan semua tergantung pada komputer sentral. Sampai saat ini ada 3 tipe sistem yang utama, yaitu: 1. Sistem personal yang tidak terditribusi dan dirancang untuk satu workstation saja. 2. Sistem embedded yang bejalan pada satu prosessor atau pada kelompok prosessor yang terintegrasi. 3. Sistem terdistribusi dimana perangkat lunak sistem berjalan pada kelompok prosessor yang bekerja sama dan terintegrasi dengan dihubungkan oleh jaringan. Contohnya sistem ATM Bank.
II - 20
Terdapat enam karakteristik yang penting untuk sistem terdistribusi (Pressman, 2001), yaitu: 1. Pemakaian bersama sumber daya, 2. Keterbukaan, Keterbukaan sistem adalah terbuka untuk banyak sistem operasi dan banyak vendor. 3. Konkurensi, Sitem terdistribusi memungkinkan beberapa proses dapat beroperasi pada saat yang sama pada berbagai komputer di jaringan. Proses ini dapat (tapi tidak perlu) berkomunikasi satu dengan lainnya pada saat operasi normlnya. 4. Skalabilitas, Sistem terdistribusi dapat diskala dengan meng-uprade atau menambahkan sumber daya baru untuk memenuhi kebutuhan sistem. 5. Toleransi kesalahan, Sistem terdistribusi bersifat toleran terhadap beberapa kegagalan perangkat keras dan lunak dan layanan terdegradasi dapat diberikan ketika terjadi kegagalan. 6. Transparansi, Sistem terdistribusi adalah bersifat terbuka bagi user.
Sistem terdistribusi memiliki 2 tipe arsitektur, yaitu: 1. Arsitektur client server Sistem dianggap sebagai satu set layanan yang disediakan untuk client. Server dan client diperlakukan berbeda . 2. Arsitektur objek terdistribusi Tidak ada perbedaan antara server dan client, sistem dapat sebagai satu set objek yang berinteraksi. Tidak ada perbedaan antara penyedia layanan dan user layanan. 2.6.1 Arsitektur Client Server Arsitektur cilent server dimodelkan sebagai satu set layanan yang disediakan oleh server dan satu atau lebih client yang memakai layanan server. Client tidak perlu menyadari keberadaan server tetapi juga sebaliknya tidak
II - 21
mengetahui keberadaan client yang lain. Contoh arsitektur client server dapat dilihat pada gambar 2.7.
Gambar 2.7 Arsitektur client server Sumber : Proboyekti, 2008
Arsitektur client server memiliki struktur yang terdiri dari 3 lapisan yang harus ada, yaitu: 1. Lapisan Presentasi, yang berhubungan dengan penyajian informasi ke user dan dengan semua interaksi user. 2. Lapisan Pemrosesan Aplikasi, yang berhubungan dengan implementasi logika aplikasi. 3. Lapisan Manajemen Data, yang berhubungan dengan operasi database.
Arsitektur client server yang paling sederhana disebut dengan arsitektur client server two tier, dimana arsitektur client server two tier memiliki dua bentuk, yaitu: 1. Model Thin Client, Pada model ini semua pemrosesan aplikasi dan manajaemen data dilakukan pada server. Client bertanggung jawab untuk menjalankan perangkat lunak presentasi yang biasanya hanya berbentuk interface sistem atau GUI. Model thin client dapat dilihat pada gambar 2.8.
II - 22
Gambar 2.8 Model thin client Sumber : Proboyekti, 2008
Kelebihan: • Biaya lebih rendah. • Lebih cocok untuk model jaringan yang sederhana. Kekurangan: • Menempatkan beban berat pemrosesan pada server. • Ada kekuatan pemrosesan yang besar yang tersedia pada PC modern dan tidak digunakan pada client.
2. Model Fat Client, Pada model ini server hanya bertanggung jawab pada manajemen data. Perangkat client bertanggung jawab pada logika aplikasi dan interaksi denga user. Model fat client dapat dilihat pada gambar 2.9.
Gambar 2.9 Model fat client Sumber : Proboyekti, 2008
Kelebihan: • Menggunakan kekuatan pemrosesan yang besar dan mendistribusikan pemrosesan logika aplikasi dan prsentasi pada client. • Server hanya menangani seluruh transaksi database. • Pendistribusian pemrosesan lebih efektif. Kekurangan: • Manajemen sistemnya lebih komplek.
II - 23
• Biayanya lebih besar.
2.6.2 Arsitektur Objek Terdistribusi Pada model ini komponen yang terpenting adalah objek yang menyediakan antarmuka untuk layanan-layanannya guna dipanggil oleh objek lain. Masingmasing objek dapat dipanggil oleh objek lain dalam sistem tersebut. Tidak ada lagi pembagian client-server, karena tiap objek dapat berperan menjadi client dan server bergantung pada operasi yang dilakukan. Jika objek tersebut memberikan layanan pada objek lain, berarti objek yang memberi layanan berperan sebagai server, dan objek yang menggunakan layanan berperan sebagai client.
II - 24
BAB III METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini akan dibahas mengenai metodologi penelitian, yaitu tahapan-tahapan yang dilalui oleh peneliti mulai dari studi pendahuluan sampai penarikan kesimpulan, yang membentuk sebuah alur yang sistematis. Metodologi penelitian digunakan sebagai pedoman peneliti dalam pelaksanaan penelitian ini agar hasil yang dicapai tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Tahapan penelitian dipaparkan pada gambar 3.1, sebagai berikut:
Gambar 3.1 Metodologi penelitian
III - 1
Gambar 3.1 Metodologi penelitian (lanjutan)
3.1
STUDI PENDAHULUAN Studi pendahuluan dalam penelitian ini meliputi observasi, studi pustaka,
perumusan masalah, dan penentuan tujuan penelitian.
3.1.1 Observasi Observasi merupakan tahap awal dari penelitian ini. Tahap ini dilakukan untuk mengamati sistem informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri UNS. Observasi dilakukan pada rentang waktu Pebruari sampai dengan Agustus 2009.
III - 2
3.1.2 Studi Pustaka Pada tahap studi pustaka dikumpulkan berbagai referensi dan teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan yang ada sebagai landasan dalam tahaptahap penelitian selanjutnya. Referensi yang digunakan meliputi pustaka tentang analisis dan perancangan sistem serta pustaka-pustaka lain yang berhubungan dengan penelitian ini. 3.1.3 Perumusan Masalah Permasalahan dirumuskan dari hasil observasi yang telah dilakukan. Masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini yaitu bagaimana merancang sistem informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri UNS yang dapat menyimpan dan mengelola data Kerja Praktek dan Tugas Akhir untuk memperoleh informasi yang akurat, relevan, dan dapat tersaji tepat pada waktunya. 3.1.4 Penentuan Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah yang telah dibuat pada tahap sebelumnya, maka tahap penentuan tujuan penelitian berguna untuk memberikan kerangka yang jelas tentang apa saja yang menjadi sasaran dari penelitian ini. Pada tahap ini ditentukan tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri UNS yang dapat menyimpan dan mengelola data Kerja Praktek dan Tugas Akhir untuk memperoleh informasi yang akurat, relevan, dan dapat tersaji tepat pada waktunya serta merancang aplikasi yang mampu diakses oleh beberapa user secara bersamaan dalam jaringan luas (wide area network) untuk mengakses data-data TA maupun KP dari database yang didesain dalam penelitian ini.
3.2
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah alur aktivitas Kerja
Praktek dan Tugas Akhir yang sekarang digunakan di jurusan Teknik Industri UNS. Selain itu, dikumpulkan formulir-formulir yang digunakan dalam administrasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir di jurusan Teknik Industri.
III - 3
3.2.1 Penggambaran Alur Aktivitas Sistem KP dan TA Sekarang Alur aktivitas digambarkan dalam bentuk flowchart. Hal ini untuk mempermudah dalam mengetahui siapa saja yang terlibat dalam sistem Kerja Praktek dan Tugas Akhir serta bagaimana tahapan aktivitas yang harus dilalui. 3.2.2 Pemodelan Sistem KP dan TA Sekarang Setelah mengetahui alur aktivitas KP dan TA, selanjutnya dilakukan pemodelan sistem sekarang dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Dengan DFD maka akan terlihat aliran data yang terjadi antar entitas secara terstruktur dan jelas tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir dan disimpan. 3.2.3 Analisis Sistem KP dan TA Sekarang Analisis sistem KP dan TA sekarang dilakukan untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan yang mungkin ada dari sistem sekarang. Dari kelemahan dan kekurangan yang ada, selanjutnya diidentifikasi kebutuhan dari sistem yang ada sekarang. Kebutuhan-kebutuhan sistem yang ada nantinya akan digunakan sebagai acuan dalam pengembangan sistem yang baru. Dengan menggunakan acuan ini, maka diharapkan sistem yang sedang dirancang dapat memenuhi kebutuhan akan kekurangan dan kelemahan dari sistem yang ada sekarang ini. Tahap ini akan menentukan output apa saja yang akan dihasilkan oleh sistem informasi yang akan dibangun dalam penelitian ini. 3.2.4 Penggambaran Alur Aktivitas Sistem KP dan TA Usulan Setelah mengetahui kelemahan dan kekurangan dari sistem sekarang, tahap selanjutnya adalah penggambaran alur aktivitas sistem KP dan TA usulan. Alur aktivitas digambarkan dalam bentuk flowchart untuk mengetahui siapa saja yang terlibat dalam sistem KP dan TA dan bagaimana tahapan aktivitas yang harus dilalui pada sistem usulan. 3.2.5 Pemodelan Sistem KP dan TA Usulan Alur aktivitas KP dan TA usulan hanya menjelaskan tentang tahapan yang harus dilalui, bukan menjelaskan detail data apa saja yang mengalir dalam masing-masing proses. Oleh karena itu sistem KP dan TA usulan dimodelkan
III - 4
dengan menggunakan DFD untuk mengetahui data apa saja yang mengalir dan tersimpan dalam setiap proses. Dari pemodelan sistem KP dan TA usulan dapat diketahui data apa saja yang dibutuhkan oleh sistem untuk diproses menjadi informasi yang dibutuhkan. 3.3
PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem dalam penelitian ini dibagi menjadi tiga tahap, yang
terdiri dari perancangan database, perancangan user interface, dan pembuatan program aplikasi. 3.3.1 Perancangan database Pada tahap ini akan dirancang database yang nantinya digunakan untuk penyimpanan data Tugas Akhir dan Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri UNS. Tahap-tahap dalam perancangan database ini, yaitu: 1. Normalisasi tabel, Normalisasi merupakan penguraian struktur tabel yang kompleks menjadi bentuk normal berdasarkan aturan ketergantungan data (data dependency). Ada beberapa tahap dalam normalisasi tabel, tetapi apabila tabel sudah memenuhi tiga tahap normalisasi maka tabel sudah dianggap normal. 2. Menentukan relasi antar tabel, Relasi antar tabel digambarkan untuk mengetahui hubungan antara tabel-tabel yang akan dipakai dalam program komputer. 3. Pembentukan kamus data (data dictionary), Pada langkah ini kamus data ditujukan untuk semua data store yang dihasilkan pada pemodelan sistem KP dan TA usulan. 3.3.2 Perancangan user interface Pada tahap ini dilakukan perancangan bentuk interface program yang dibuat dengan tujuan supaya pemakai mudah mengerti (user friendly). Ada 3 tahap yang ditempuh dalam merancang user interface, yaitu : 1. Merancang interface input, Interface input merupakan halaman untuk memasukkan data. Halaman ini dibuat untuk membantu pengguna dalam meng-input data kedalam database.
III - 5
2. Merancang interface output, Langkah selanjutnya adalah merancang interface output. Output yang dihasilkan antara lain meliputi laporan distribusi Tugas Akhir dan Kerja Praktek, laporan progress Tugas Akhir dan Kerja Praktek mahasiswa, rekapitulasi beban dosen pembimbing Kerja Praktek, rekapitulasi beban dosen pmbimbing Tugas Akhir, serta formulir-formulir yang digunakan untuk keperluan administrasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek. 3. Merancang user access, Ada 3 kelompok user yang mengakses aplikasi ini, yaitu dosen, mahasiswa, dan administrasi. Oleh karena itu, perlu dibuat user access agar tiap-tiap user hanya mampu megakses halaman yang menjadi haknya. Selain ketiga kelompok tersebut, tidak seorangpun diperbolehkan mengakses aplikasi ini. 3.3.3 Pembuatan program aplikasi Pembuatan program aplikasi merupakan penulisan kode program sesuai dengan user interface dan sistem yang telah dirancang. Software yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0 Enterprise Edition dan Crystal Report 10. Sedangkan database yang digunakan adalah MySQL. Aplikasi yang dikembangkan merupakan aplikasi multi user dan yang dapat dijalankan melalui jaringan lokal (local area network) maupun jaringan luas (wide area network). 3.4
ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap hasil rancangan sistem KP dan
TA yang diusulkan dalam penelitian ini. Analisis yang dilakukan terdiri dari 3 bagian, yaitu analisis sistem usulan, analisis rancangan program aplikasi, dan implementasi sistem. 3.5
KESIMPULAN DAN SARAN Tahap terakhir dari penelitian ini adalah kesimpulan dan saran. Pada tahap
ini akan dibahas hasil pengolahan data dengan mempertimbangkan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian dan memberikan saran untuk perbaikan maupun untuk penelitian selanjutnya.
III - 6
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Pada bab ini akan dibahas mengenai pengumpulan dan pengolahan data, mulai dari penggambaran alur aktivitas sistem sekarang, pemodelan sistem, sampai perancangan sistem. Pengumpulan data dilakukan melalui pengamatan langsung dan wawancara kepada pihak yang berwenang. Data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah alur aktivitas Tugas Akhir dan Kerja Praktek di Jurusan Teknik Industri UNS. Dari data yang ada kemudian dilakukan analisis terhadap sistem sekarang untuk mengetahui kebutuhan sistem yang nantinya akan digunakan sebagai acuan dalam pengembangan sistem yang baru. 4.1
PENGGAMBARAN ALUR AKTIVITAS SISTEM SEKARANG Aktivitas sistem sekarang yang digambarkan dibagi menjadi dua bagian,
yaitu: alur aktivitas Tugas Akhir dan alur aktivitas Kerja Praktek. 4.1.1
Alur aktivitas Tugas Akhir Tugas Akhir (TA) merupakan mata kuliah wajib dengan beban 5 SKS
yang harus ditempuh oleh setiap mahasiswa di jurusan Teknik Industri UNS. Alur kegiatan TA dimulai dari pengajuan proposal oleh mahasiswa sampai dengan mahasiswa melakukan sidang dan dinyatakan lulus oleh dosen penguji. Rangkaian aktivitas utama dalam pelaksanaan TA dapat dilihat pada gambar 4.1. Aktivitas-aktivitas yang ada dalam kegiatan Tugas Akhir dapat dikelompokkan menjadi 4 kegiatan, yaitu : pengajuan TA, pendaftaran dan pelaksanaan seminar TA, pendaftaran dan pelaksanaan sidang TA, serta pemrosesan informasi TA.
Gambar 4.1 Alur kegiatan Tugas Akhir
IV - 1
Gambar 4.1 Alur kegiatan Tugas Akhir (lanjutan)
A. Pengajuan Tugas Akhir Pengajuan TA dilakukan oleh mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan untuk mengerjakan TA. Persyaratan tersebut adalah telah menyelesaikan minimal
IV - 2
120 SKS, sudah melaksanakan semua praktikum, dan sudah atau sedang melaksanakan Kerja Praktek. Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan pada saat mahasiswa mengajukan Tugas Akhir, sebagai berikut: a. Mahasiswa mengajukan proposal TA rangkap 2 kepada koordinator TA dengan menyertakan formulir pengajuan proposal TA (F-01). Pada form F-01 tersebut, mahasiswa menuliskan nama, NIM, judul proposal, serta memilih bidang keminatan sesuai dengan tema TA yang akan dikerjakan. b. Koordinator TA menerima proposal TA mahasiswa dan menyampaikan proposal tersebut kepada ketua bidang keminatan yang bersangkutan sesuai dengan bidang keminatan yang diambil mahasiswa dalam proposal yang diajukan. c. Jika proposal TA disetujui oleh ketua bidang keminatan, jurusan kemudian mengeluarkan surat keputusan tentang dosen pembimbing I dan II. Jika proposal tidak disetujui, maka mahasiswa harus mengajukan proposal TA lagi dengan judul yang berbeda. d. Mahasiswa yang proposalnya telah disetujui kemudian membuat buku catatan harian penelitian (BCHP) dan melakukan bimbingan dengan dosen pembimbing I dan II. e. Koordinator TA kemudian mengarsip data pengajuan proposal TA. B. Pendaftaran dan pelaksanaan seminar Tugas Akhir Mahasiswa dapat melaksanakan pendaftaran seminar jika sudah mengerjakan TA minimal sampai dengan bab 4 dan telah mendapat persetujuan dari dosen pembimbing I dan II. Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan pada saat mahasiswa melakukan pendaftaran seminar TA sampai dengan mahasiswa melakukan seminar adalah sebagai berikut: a. Mahasiswa mengajukan seminar TA dengan melengkapi semua persyaratan yang sudah ditentukan. Ada 3 persyaratan yang harus dipenuhi untuk dapat mengikuti seminar TA, yaitu: 1). Form pendaftaran seminar TA (F-04), 2). Lembar monitoring seminar TA dengan minimal 5 kali mengikuti seminar Tugas Akhir,
IV - 3
3). Draft laporan TA sebanyak 4 rangkap. b. Bagian administrasi (TU) melakukan pengecekan terhadap persyaratan seminar mahasiswa. c. Jika syarat belum lengkap, mahasiswa dipersilahkan untuk melengkapi kekurangannya sebelum batas waktu pendaftaran seminar TA berakhir. d. Jurusan mengadakan rapat dan menentukan dosen penguji TA kepada mahasiswa yang sudah memenuhi semua persyaratan untuk mengikuti seminar Tugas Akhir. e. Koordinator TA membuat jadwal seminar sesuai dengan nama-nama mahasiswa yang lolos untuk mengikuti seminar TA. f. Bagian administrasi (TU) menyiapkan formulir-formulir yang digunakan dalam seminar. Formulir-formulir yang harus dipersiapkan adalah: 1). Berita acara seminar TA (F-06) 2). Form nilai seminar TA (F-07) 3). Rekapitulasi nilai seminar (F-08) g. Mahasiswa melaksanakan seminar TA. C. Pendaftaran dan pelaksanaan sidang Tugas Akhir Sidang TA dilaksanakan oleh mahasiswa yang telah selesai mengerjakan TA serta melakukan perbaikan terhadap koreksi yang ada pada saat pelaksanaan seminar. Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan pada saat mahasiswa melakukan pendaftaran sidang TA sampai dengan mahasiswa melakukan sidang, sebagai berikut: a. Mahasiswa mengajukan sidang TA dengan melengkapi semua persyaratan yang sudah ditentukan. Ada 14 persyaratan yang harus dipenuhi untuk dapat mengikuti sidang TA, yaitu : 1).
Form pendaftaran sidang TA (F-10),
2).
Fotocopy kartu mahasiswa,
3).
Fotocopy kartu rencana studi (KRS) semester terakhir,
4).
Fotocopy kwitansi SPP semester terakhir,
5).
Fotocopy surat bebas IOM,
IV - 4
6).
Fotocopy tanda terima penyerahan laporan Kerja Praktek ke jurusan Teknik Industri,
7).
Fotocopy
tanda
terima
penyerahan
laporan
Kerja
Praktek
ke
perpustakaan Fakultas Teknik, 8).
Tanda bukti bebas praktikum dari jurusan Teknik Industri,
9).
Surat keterangan bebas teori,
10). Surat keterangan bebas praktikum, 11). Buku catatan harian penelitian (BCHP), 12). Fotocopy ijazah terakhir yang sudah di legalisir, 13). Transkrip asli hasil print out dari tata usaha Teknik Industri dan fotocopynya sebanyak 4 lembar, 14). Draft laporan TA sebanyak 4 rangkap. b. Bagian administrasi (TU) melakukan pengecekan terhadap semua persyaratan sidang mahasiswa. c. Jika syarat belum lengkap, mahasiswa dipersilahkan untuk melengkapi kekurangannya sebelum batas waktu pendaftaran sidang TA berakhir. d. Koordinator TA membuat jadwal sidang sesuai dengan nama-nama mahasiswa yang lolos untuk mengikuti sidang TA. e. Bagian administrasi (TU) menyiapkan formulir-formulir yang digunakan dalam sidang TA. Formulir-formulir yang harus dipersiapkan adalah : 1).
Form nilai bimbingan TA (F-03B)
2).
Berita acara sidang TA (F-11)
3).
Form nilai sidang TA (F-12)
4).
Rekapitulasi nilai sidang TA (F-13)
f. Mahasiswa melaksanakan sidang TA. D. Pemrosesan informasi Tugas Akhir Informasi tentang Tugas Akhir diproses dan disampaikan oleh koordinator TA sesuai dengan data-data yang dimilikinya. Beberapa informasi yang selama ini sudah diproses antara lain informasi tentang pengumuman pembimbing TA, pengumuman penguji TA, jadwal seminar, jadwal sidang, dan progress TA mahasiswa.
IV - 5
Pengumuman pembimbing TA dikeluarkan dalam periode waktu yang tidak pasti sesuai dengan rekap data mahasiswa yang proposalnya telah disetujui oleh ketua bidang keminatan yang bersangkutan. Sedangkan pengumuman penguji TA dikeluarkan bersamaan dengan jadwal seminar sesuai dengan rekap data mahasiswa yang telah mendaftarkan diri untuk mengikuti seminar serta telah memenuhi semua persyaratan yang ditentukan. Jadwal seminar TA umumnya dikeluarkan setiap 3 bulan sekali. Jadwal sidang TA dibuat berdasarkan rekap data mahasiswa yang telah mendaftarkan diri untuk mengikuti sidang serta telah memenuhi semua persyaratan yang ditentukan. Jadwal sidang TA umumnya juga dikeluarkan setiap 3 bulan sekali. Progress TA mahasiswa dibuat untuk mengetahui perkembangan pengerjaan TA dari mahasiswa. Informasi progress TA mahasiswa terutama diperlukan oleh dosen pembimbing akademik maupun pembimbing TA untuk memberikan tindakan yang dianggap perlu seperti pemberian motivasi, teguran, disposisi pembimbing, hingga pengguguran TA. Informasi progress TA dibuat dengan merekap data-data yang dimiliki oleh koordinator TA yang meliputi data pembimbing, penguji, jadwal seminar, dan jadwal sidang TA. Progress TA yang pernah dibuat dalam sistem sekarang ini tidak dilakukan secara kontinyu. Hal ini mengakibatkan informasi progress Tugas Akhir yang ditampilkan menjadi tidak up to date. 4.1.2
Alur aktivitas Kerja Praktek Kerja Praktek (KP) merupakan mata kuliah wajib dengan beban 2 SKS
yang melibatkan mahasiswa dalam kegiatan industri di perusahaan. Setiap mahasiswa memiliki pembimbing KP yang ditetapkan pada awal semester 6 untuk setiap angkatan. Alur kegiatan KP dimulai dari pengajuan permohonan KP oleh mahasiswa ke jurusan sampai dengan mahasiswa melaksanakan seminar. Rangkaian aktivitas utama dalam pelaksanaan KP dapat dilihat pada gambar 4.2. Aktivitas-aktivitas yang ada dalam kegiatan Kerja Praktek dapat dikelompokkan menjadi 3 kegiatan, yaitu: pengajuan KP, pendaftaran dan pelaksanaan seminar KP, serta pemrosesan informasi KP.
IV - 6
Mahasiswa
Koordinator KP
Administrasi (TU)
Mulai
Menetapkan Dosen Pembimbing KP
Sudah lulus 90 SKS?
Tidak
Ya
Coba lagi semester berikutnya
Mencari informasi awal tempat KP dan menghubungi Pembimbing KP Membuat Surat Pengajuan KP ke Jurusan Menyusun Proposal KP dan Surat Permohonan KP, yang selanjutnya di kirim ke Perusahaan
Tidak
Permohanan KP diterima? Ya
Menyiapkan Surat Pengantar dan Penilaian KP, Konfirmasi ke Perusahaan untuk KP
Melakukan Kerja Praktek di Perusahaan dan minta Perusahaan mengisi F-KP05 (Form Penilaian Pelaksanaan KP) Melakukan proses bimbingan dan penyusunan Laporan KP
Melakukan pengecekan terhadap persyaratan seminar mahasiswa
Mengajukan Seminar KP dengan melengkapi semua persyaratan yang ditentukan Apakah syarat sudah lengkap?
Tidak
Ya
Membuat jadwal seminar KP
Menyiapkan formulir-formulir yang digunakan dalam seminar KP
Melaksanakan Seminar KP (dengan menyerahkan F-KP05 kepada Dosen Pembimbing KP)
Memasukkan nilai KP kedalam SIAKAD
Mengumpulkan Laporan KP yang telah disahkan oleh Pembimbing KP dan Ketua Jurusan
Mengarsip berita acara dan nilai seminar KP
Selesai
Gambar 4.2 Alur kegiatan Kerja Praktek
A. Pengajuan Kerja Praktek Mahasiswa dapat mengajukan Kerja Praktek setelah memiliki pembimbing KP dan pencapaian studi minimal 90 SKS. Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan pada saat mahasiswa mengajukan Kerja Praktek adalah sebagai berikut :
IV - 7
a. Mahasiswa mencari informasi awal tempat KP dan menghubungi pembimbing Kerja Praktek, b. Mahasiswa membuat surat pengajuan KP (F-KP01) ke jurusan, c. Mahasiswa menyusun proposal KP dan membuat surat permohonan KP, yang selanjutnya di kirim ke perusahaan, d. Jika permohonan KP diterima, mahasiswa kemudian menyiapkan surat pengantar KP (F-KP03) dan form penilaian KP (F-KP05), serta melakukan konfirmasi ke perusahaan untuk melaksanakan KP. Jika permohonan KP ditolak, mahasiswa harus mencari tempat KP yang lain, e. Mahasiswa melakukan KP di perusahaan dan minta perusahaan mengisi form penilaian pelaksanaan KP (F-KP05).
B. Pendaftaran dan pelaksanaan seminar Kerja Praktek Mahasiswa yang telah selesai melaksanakan KP di perusahaan dan sudah selesai mengerjakan laporan dapat malakukan pendaftaran seminar atas persetujuan pembimbing KP. Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan pada saat mahasiswa melakukan pendaftaran seminar KP sampai dengan mahasiswa melakukan seminar KP adalah sebagai berikut : a. Mahasiswa mengajukan seminar KP dengan melengkapi semua persyaratan yang ditentukan. Ada 3 persyaratan yang harus dipenuhi untuk dapat mengikuti seminar KP, yaitu : 1). Form pendaftaran seminar KP (F-KP06), 2). Lembar monitoring seminar KP (dengan minimal 5 kali mengikuti seminar Kerja Praktek), 3). Draft laporan KP yang telah disetujui dosen pembimbing. b. Bagian administrasi (TU) melakukan pengecekan terhadap persyaratan seminar mahasiswa. c. Jika syarat belum lengkap, mahasiswa tidak diperbolehkan mengikuti seminar sampai semua syarat dilengkapi, d. Bagian administrasi (TU) membuat jadwal seminar KP, e. Bagian administrasi (TU) menyiapkan formulir-formulir yang digunakan dalam seminar KP. Formulir-formulir yang harus dipersiapkan adalah :
IV - 8
1). Berita acara seminar KP (F-KP07) 2). Daftar hadir peserta seminar KP (F-KP08) 3). Form penilaian KP (F-KP09) f. Mahasiswa melaksanakan seminar KP serta menyerahkan F-KP05 kepada dosen pembimbing KP. C. Pemrosesan informasi Kerja Praktek Informasi tentang Kerja Praktek diproses dan disampaikan oleh bagian administrasi (TU) sesuai dengan data yang dimilikinya. Informasi yang selama ini sudah diproses antara lain informasi dosen pembimbing KP dan jadwal seminar. Pengumuman pembimbing KP dikeluarkan setiap tahun sekali, yaitu pada awal semester genap yang ditujukan kepada mahasiswa semester 6. Informasi ini disampaikan melalui papan pengumuman jurusan Teknik Industri. Sedangkan untuk jadwal seminar KP disampaikan secara langsung kepada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar. 4.2
PEMODELAN SISTEM Pemodelan sistem adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana
proses bisnis beroperasi. Model dapat mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktivitas-aktivitas tersebut. Penelitian ini menggunakan data flow diagram (DFD) untuk memodelkan sistem sekarang maupun sistem usulan. 4.2.1
Data flow diagram (DFD) sistem sekarang Setelah mengetahui alur fisik atau prosedur yang harus dilalui mahasiswa,
tahap selanjutnya adalah mengidentifikasi aliran data atau alur proses logic yang ada didalam sistem dengan data flow diagram (DFD). DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misal lewat telepon, fax dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misal diskette, hardisk dan sebagainya). DFD merupakan alat yang cukup popular, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas (Jogiyanto, 2005).
IV - 9
Langkah pertama dalam menggambarkan sistem dengan DFD adalah membuat context diagram (diagram konteks). Diagram konteks merupakan level tertinggi dalam menggambarkan sistem, atau sering disebut dengan top level. Setelah diagram konteks dibuat, proses selanjutnya adalah membuat bagan berjenjang (hirarchy chart) yang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD ke level-level berikutnya. Diagram konteks sistem informasi TA dan KP ditunjukkan pada gambar 4.3. Terlihat pada gambar 4.4 bahwa sistem informasi sekarang mempunyai 7 entitas luar (external entity), yakni mahasiswa, administrasi (tata usaha), dosen (koordinator TA), dosen (koordinator KP), dosen (pembimbing KP), dosen (ketua penguji TA), dan dosen (secara umum).
Gambar 4.3 Diagram konteks sistem informasi TA dan KP sistem sekarang
Dari diagram konteks yang ada kemudian dibuat bagan berjenjang (hirarchy chart). Bagan berjenjang digunakan untuk mempersiapkan panggambaran DFD ke level-level yang lebih bawah lagi. Bagan berjenjang dapat digambar dengan menggunakan notasi proses yang digunakan di DFD. Untuk sistem informasi TA dan KP ini, proses-proses yang ada digambarkan sesuai dengan jenjangnya dalam hirarchy chart seperti pada gambar 4.4.
IV - 10
IV - 11
Menyampaikan Proposal TA kepada Ketua Bidang Keminatan
Mengeluarkan Surat Keputusan Pembimbing TA
1.2.2
Pengecekan syarat pendaftaran seminar TA
1.3.1
Membuat rekap daftar mahasiswa yang berhak mengikuti seminar TA
1.3.2
Pendaftaran Seminar TA
Pendaftaran Proposal TA
1.2.1
1.3
1.2
Penetapan Dosen Pembimbing TA
1.1
1.4
1.5
1.4.2
1.6
1.6.2
1.6.1.2
Mencetak kelengkapan seminar TA
1.6.1.1
Input data untuk kelengkapan seminar TA
Penilaian seminar TA
Seminar TA
1.6.1
Penetapan Dosen Penguji TA
Menentukan Mengumumkan Membuat waktu dan jadwal Seminar kelengkapan tempat TA seminar TA Seminar TA
1.4.1
Membuat jadwal Seminar TA
1
1.7
Membuat rekap daftar mahasiswa yang berhak mengikuti sidang TA
1.8
Menentukan waktu dan tempat Sidang TA
1.8.1
1.9.1
Input data untuk kelengkapan sidang TA
1.9.2
Mencetak kelengkapan sidang TA
1.9.1.2
Penilaian sidang TA
Sidang TA
1.9
Membuat kelengkapan sidang TA
1.9.1.1
Mengumumkan jadwal Sidang TA
1.8.2
Membuat jadwal Sidang TA
1.10.1
Melihat pengumuman pembimbing TA
1.10.3
Melihat Melihat pengumuman jadwal penguji TA seminar TA
1.10.2
Melihat Informasi TA
1.10
1.10.4
Melihat jadwal sidang TA
1.10.5
Melihat progress TA
2.1
Melihat nilai TA
1.10.6
2.2
Membuat Surat Pengajuan KP ke Jurusan
Mengirim Proposal dan Surat Permohonan KP ke Perusahaan
2.2.2
Pengajuan KP
2.2.1
Penetapan Dosen Pembimbing KP
2
Pengecekan syarat pendaftaran seminar KP
2.3.1
2.4
2.4.1
2.5.1
Input data untuk kelengkapan seminar KP
2.6.1
Mencetak kelengkapan seminar KP
2.5.1.2
Melihat Penilaian pengumuman seminar KP pembimbing KP
2.5.2
Seminar KP
2.5
Membuat kelengkapan seminar KP
2.5.1.1
Mengumumkan jadwal Seminar KP
2.4.2
Membuat jadwal Seminar KP
Membuat rekap daftar Menentukan mahasiswa ruang yang berhak Seminar KP mengikuti seminar KP
2.3.2
Pendaftaran Seminar KP
2.3
Sub Sistem Informasi Kerja Praktek (KP)
Gambar 4.4 Hirarchy chart sistem informasi TA dan KP sistem sekarang
Pengecekan syarat pendaftaran sidang TA
1.7.2
Pendaftaran Sidang TA
1.7.1
Sub Sistem Informasi Tugas Akhir (TA)
0 Sistem Informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek jurusan Teknik Industri UNS
2.6
Melihat jadwal seminar KP
2.6.2
Melihat Informasi KP
Level 3
Melihat nilai KP
2.6.3
Level 2
Level 1
Level 0
Top Level
Setelah membuat hirarchy chart, langkah selanjutnya adalah membuat DFD level 0 seperti yang terlihat pada gambar 4.5.
Dosen (Koordinator KP)
Nilai TA Progress TA Mahasiswa Pengumuman Pembimbing TA
Jadwal Seminar KP
Mahasiswa
Pengumuman Penguji TA
Dosen (Koordinator TA)
Pengumuman Pembimbing KP
Jadwal Sidang TA
Data Dosen Pembimbing KP
Dosen (Ketua Penguji TA)
Nilai KP
Nilai TA
Jadwal Seminar TA
1 Data Dosen Pembimbing TA
Data Pendaftaran Proposal TA
Data Dosen Penguji TA Jadwal Seminar TA
2
Sub Sistem Informasi Tugas Akhir
Data Pendaftaran Seminar TA Data Pendaftaran Sidang TA
Data Pengajuan KP Data Pendaftaran Seminar KP
Sub Sistem Informasi Kerja Praktek
Jadwal Sidang TA
Dosen (Pembimbing KP)
Dosen (Secara Umum)
Administrasi (TU)
Progress TA Mahasiswa
Nilai KP
Jadwal Seminar KP
Gambar 4.5 DFD level 0 sistem sekarang
Dari gambar 4.5 dapat dilihat bahwa aliran data masih bersifat umum. Selain itu, pada DFD level 0 tersebut juga belum diketahui data store yang muncul dari aktivitas terkait TA dan KP. Pada DFD level 0 ini dilakukan dekomposisi (pemecahan) sistem menjadi 2 sub sistem, yaitu : 1. Sub sistem informasi Tugas Akhir 2. Sub sistem informasi Kerja Praktek Dari DFD level 0 seperti yang telah digambarkan diatas, kemudian dibuat DFD level 1 untuk masing-masing sub sistem. DFD level 1 untuk sub sistem informasi Tugas Akhir digambarkan pada gambar 4.6. Sedangkan DFD level 1 untuk sub sistem informasi Kerja Praktek digambarkan pada gambar 4.7.
IV - 12
Gambar 4.6 DFD level 1 sub sistem informasi Tugas Akhir sistem sekarang
Aktivitas sub sistem Tugas Akhir digambarkan pada DFD level 1 gambar 4.6. Dari gambar tersebut dapat diketahui bahwa pada DFD level 1 sub sistem Tugas Akhir terdapat 10 proses atau aktivitas utama, yaitu : 1. Pendaftaran proposal Tugas Akhir, 2. Penetapan dosen pembimbing Tugas Akhir, 3. Pendaftaran seminar Tugas Akhir, 4. Membuat jadwal seminar Tugas Akhir,
IV - 13
5. Penetapan dosen penguji Tugas Akhir, 6. Seminar TA, 7. Pendaftaran sidang Tugas Akhir, 8. Membuat jadwal sidang Tugas Akhir, 9. Sidang TA, 10. Melihat informasi Tugas Akhir. Terlihat bahwa pada DFD level 1 sub sistem Tugas Akhir menghasilkan 9 data store yaitu data pendaftaran proposal TA, data pendaftaran seminar TA, data pendaftaran sidang TA, data pembimbing TA, data penguji TA, data jadwal seminar TA, data jadwal sidang TA, data seminar TA, dan data sidang TA. Sedangkan data store yang dibutuhkan proses adalah data mahasiswa dan data dosen. Data yang ada pada sistem sekarang disimpan dalam bentuk file dokumen dan file spreadsheet. Beberapa proses atau aktivitas pada DFD level 1 sub sistem informasi Tugas Akhir masih dapat dijabarkan lebih detail lagi agar aliran data dapat terlihat lebih jelas. Namun ada beberapa aktivitas yang sudah jelas dan tidak perlu dijabarkan lagi. Aktivitas tersebut adalah pendaftaran proposal TA (aktivitas 1.1 P) dan penetapan dosen penguji TA (aktivitas 1.5 P). Pada saat melakukan pendaftaran proposal TA (aktivitas 1.1 P), mahasiswa menyerahkan proposal TA rangkap 2 dengan menyertakan formulir pengajuan proposal TA (F-01). Pada form tersebut, mahasiswa menuliskan nama, NIM, judul proposal, serta memilih bidang keminatan sesuai dengan tema TA yang akan dikerjakan. Data pendaftaran proposal TA diterima dan disimpan oleh koordinator TA. Penentuan dosen penguji TA (aktivitas 1.5 P) dilakukan oleh koordinator TA sesuai dengan data mahasiswa peserta seminar yang diperoleh saat proses pendaftaran seminar TA. Penguji TA ditentukan sesuai kompetensi dosen terhadap judul TA mahasiswa dan ditetapkan sebelum pelaksanaan seminar. Koordinator TA menyimpan data penguji TA sebagai arsip dalam bentuk hardfile maupun softfile.
IV - 14
Gambar 4.7 DFD level 1 sub sistem informasi Kerja Praktek sistem sekarang
Aktivitas sub sistem Kerja Praktek digambarkan pada DFD level 1 gambar 4.7. Dari gambar tersebut dapat diketahui bahwa pada DFD level 1 sub sistem Kerja Praktek terdapat 6 proses atau aktivitas utama, yaitu : 1. Penetapan dosen pembimbing Kerja Praktek, 2. Pengajuan Kerja Praktek, 3. Pendaftaran seminar Kerja Praktek, 4. Membuat jadwal seminar Kerja Praktek, 5. Seminar KP, 6. Melihat informasi Kerja Praktek. Terlihat bahwa pada DFD level 1 sub sistem Kerja Praktek menghasilkan 5 data store yaitu data seminar KP, pendaftaran seminar KP, pengajuan KP, pembimbing KP, dan jadwal seminar KP. Sedangkan data store yang dibutuhkan proses adalah data mahasiswa dan data dosen. Data yang ada pada sistem sekarang disimpan dalam bentuk file dokumen dan file spreadsheet. Beberapa proses atau aktivitas pada DFD level 1 sub sistem informasi Kerja Praktek masih dapat dijabarkan lebih detail lagi agar aliran data dapat terlihat lebih jelas. Namun ada aktivitas yang sudah jelas dan tidak perlu dijabarkan lagi.
IV - 15
Aktivitas tersebut adalah menetapkan dosen pembimbing KP (aktivitas 2.1 P). Koordinator KP menetapkan dosen pembimbing KP setiap tahun sekali yang ditujukan kepada mahasiswa semester 6. Data dosen pembimbing KP tersebut disimpan oleh koordinator KP sebagai arsip dan nantinya akan diumumkan kepada mahasiswa. Beberapa aktivitas yang ada pada DFD level 1 masih dapat dijabarkan lebih detail lagi kedalam DFD level 2 agar aliran data dapat terlihat lebih jelas. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat dilihat pada gambar 4.8 sampai dengan gambar 4.20.
Gambar 4.8 DFD level 2 proses 1.2 (penetapan dosen pembimbing TA) sistem sekarang
Gambar
4.8
memperlihatkan
penjabaran
proses
penetapan
dosen
pembimbing TA. Proposal beserta form pengajuan proposal yang diterima oleh koordinator TA akan disampaikan kepada ketua bidang keminatan sesuai dengan minat TA yang akan dikerjakan mahasiswa. Ketua bidang keminatan kemudian mengambil keputusan untuk menerima atau menolak proposal yang diajukan. Koordinator TA merekap proposal yang telah disetujui ketua bidang keminatan dan selanjutnya mengeluarkan surat keputusan (SK) pembimbing TA. Data pembimbing TA akan diumumkan kepada mahasiswa dan juga disimpan dalam dalam bentuk hardfile maupun softfile.
IV - 16
Gambar 4.9 DFD level 2 proses 1.3 (pendaftaran seminar TA) sistem sekarang
Gambar 4.9 memperlihatkan penjabaran proses pendaftaran seminar TA. Mahasiswa yang akan melaksanakan seminar menyerahkan form pendaftaran seminar TA beserta semua persyaratan yang ditentukan. Data yang ada pada form pendaftaran seminar terdiri atas nama mahasiswa, NIM, nama dosen pembimbing, dan judul TA. Setelah melakukan pengecekan terhadap semua persyaratan pendaftaran seminar TA, bagian administrasi (TU) kemudian membuat rekap daftar mahasiswa yang berhak mengikuti untuk seminar TA. Rekap data tersebut akan diberikan kepada koordinator TA dan juga disimpan sebagai arsip.
Gambar 4.10 DFD level 2 proses 1.4 (membuat jadwal seminar TA) sistem sekarang
Gambar 4.10 memperlihatkan aktivitas yang terjadi saat koordinator TA membuat jadwal seminar TA. Koordinator TA menentukan jadwal seminar kepada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar. Data peserta seminar yang dimiliki oleh koordinator TA berasal dari proses pendaftaran seminar TA. Jadwal
IV - 17
yang dibuat kemudian diumumkan melalui papan pengumuman dan juga disimpan oleh koordinator TA sebagai arsip dokumen dalam bentuk hardfile maupun softfile. Jadwal seminar TA diumumkan bersamaan dengan pengumuman dosen penguji TA. Sehingga pada jadwal seminar tersebut akan dapat diketahui informasi tentang nama dan NIM mahasiswa yang akan melaksanakan seminar, judul TA, nama dosen pembimbing, waktu pelaksanaan seminar, nama dosen penguji, dan ruang seminar.
Gambar 4.11 DFD level 2 proses 1.6 (seminar TA) sistem sekarang
Gambar 4.11 memperlihatkan penjabaran proses seminar TA. Sesaat sebelum dilaksanakan seminar, bagian administrasi membuat kelengkapan seminar TA untuk mahasiswa yang bersangkutan. Kelengkapan seminar yang dibuat meliputi berita acara seminar, form nilai seminar, dan rekapitulasi nilai seminar. Setelah seminar TA selesai dilaksanakan, mahasiswa dapat langsung mengetahui nilai seminarnya.
Gambar 4.12 DFD level 2 proses 1.7 (pendaftaran sidang TA) sistem sekarang
IV - 18
Gambar 4.12 memperlihatkan penjabaran proses pendaftaran sidang TA. Mahasiswa yang akan melaksanakan sidang menyerahkan form pendaftaran sidang TA beserta semua persyaratan yang ditentukan. Data yang ada pada form pendaftaran sidang terdiri atas nama mahasiswa, NIM, nama dosen pembimbing, dan judul TA. Setelah melakukan pengecekan syarat pendaftaran sidang, bagian administrasi (TU) kemudian membuat rekap daftar mahasiswa yang berhak mengikuti sidang TA. Rekap data tersebut akan diberikan kepada koordinator TA dan juga disimpan sebagai arsip.
Gambar 4.13 DFD level 2 proses 1.8 (membuat jadwal sidang TA) sistem sekarang
Gambar 4.13 memperlihatkan aktivitas yang terjadi saat koordinator TA membuat jadwal sidang TA. Koordinator TA menentukan jadwal sidang kepada mahasiswa yang akan melaksanakan sidang. Data peserta sidang yang dimiliki oleh koordinator TA berasal dari proses pendaftaran sidang TA. Jadwal yang dibuat kemudian diumumkan melalui papan pengumuman dan juga disimpan oleh koordinator TA sebagai arsip dokumen dalam bentuk hardfile maupun softfile. Pada jadwal sidang tersebut akan dapat diketahui informasi tentang nama dan NIM mahasiswa yang akan melaksanakan sidang, judul TA, nama dosen pembimbing, waktu pelaksanaan sidang, nama dosen penguji, dan ruang sidang.
IV - 19
Gambar 4.14 DFD level 2 proses 1.9 (sidang TA) sistem sekarang
Gambar 4.14 memperlihatkan penjabaran proses sidang TA. Sesaat sebelum dilaksanakan sidang, bagian administrasi membuat kelengkapan sidang TA untuk mahasiswa yang bersangkutan. Kelengkapan sidang yang dibuat meliputi form nilai bimbingan, berita acara sidang, form nilai sidang, dan rekapitulasi nilai sidang. Setelah sidang TA selesai dilaksanakan, mahasiswa dapat langsung mengetahui nilai sidangnya.
Gambar 4.15 DFD level 2 proses 1.10 (melihat informasi TA) sistem sekarang
IV - 20
Gambar 4.15 memperlihatkan penjabaran proses melihat informasi TA. Pada sistem sekarang ini, informasi yang sudah diproses antara lain pengumuman pembimbing TA, pengumuman penguji TA, jadwal seminar TA, jadwal sidang TA, nilai TA, dan progress TA.
Gambar 4.16 DFD level 2 proses 2.2 (pengajuan KP) sistem sekarang
Gambar 4.16 memperlihatkan penjabaran proses pengajuan Kerja Praktek. Aktivitas ini diawali dengan pembuatan surat pengajuan KP ke jurusan. Surat pengajuan KP mahasiswa selanjutnya akan disimpan oleh pihak jurusan sebagai arsip. Selain membuat surat pengajuan KP ke jurusan, mahasiswa juga membuat surat permohonan KP beserta proposal kepada perusahaan yang dituju.
Gambar 4.17 DFD level 2 proses 2.3 (pendaftaran seminar KP) sistem sekarang
Gambar 4.17 memperlihatkan penjabaran proses pendaftaran seminar KP. Mahasiswa yang akan melaksanakan seminar menyerahkan form pendaftaran seminar KP beserta semua persyaratan yang ditentukan. Data yang ada pada form pendaftaran seminar terdiri atas nama mahasiswa, NIM, nama dosen pembimbing,
IV - 21
judul KP, serta rencana hari dan tanggal pelaksanaan seminar. Setelah melakukan pengecekan syarat pendaftaran seminar KP, bagian administrasi (TU) kemudian membuat rekap daftar mahasiswa yang berhak mengikuti seminar KP. Rekap data tersebut akan disimpan sebagai arsip.
Gambar 4.18 DFD level 2 proses 2.4 (membuat jadwal seminar KP) sistem sekarang
Gambar 4.18 memperlihatkan penjabaran proses pembuatan jadwal seminar Kerja Praktek. Bagian administrasi (TU) menerima form pendaftaran seminar KP pada saat mahasiswa melakukan pendaftaran seminar. Berdasarkan form tersebut, administrasi (TU) kemudian menentukan ruang seminar KP untuk mahasiswa yang akan melaksanakan seminar. Jadwal seminar KP yang ditetapkan kemudian disimpan oleh administrasi (TU) sebagai arsip.
Gambar 4.19 DFD level 2 proses 2.5 (seminar KP) sistem sekarang
IV - 22
Gambar 4.19 memperlihatkan penjabaran proses seminar KP. Sesaat sebelum dilaksanakan seminar, bagian administrasi mencetak kelengkapan seminar KP untuk mahasiswa yang bersangkutan. Kelengkapan seminar yang dibuat meliputi berita acara seminar, form daftar hadir peserta seminar, dan form penilaian KP. Setelah seminar selesai dilaksanakan, mahasiswa dapat langsung mengetahui nilai seminarnya.
Gambar 4.20 DFD level 2 proses 2.6 (melihat informasi KP) sistem sekarang
Gambar 4.20 memperlihatkan penjabaran proses melihat informasi KP. Pada sistem sekarang ini, informasi yang sudah diproses antara lain pengumuman pembimbing KP, jadwal seminar KP, dan nilai KP. Pengumuman pembimbing KP diumumkan melalui papan pengumuman, sedangkan pengumuman jadwal seminar KP disampaikan langsung kepada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar. Beberapa aktivitas yang ada pada DFD level 2 masih dapat dijabarkan lebih detail lagi kedalam DFD level 3. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat dilihat pada gambar 4.21 sampai dengan gambar 4.23.
Gambar 4.21 DFD level 3 proses 1.6.1 (membuat kelengkapan seminar TA) sistem sekarang
IV - 23
Gambar 4.21 memperlihatkan penjabaran proses membuat kelengkapan seminar TA. Untuk membuat kelengkapan seminar TA, bagian administrasi membutuhkan beberapa data yang akan dimasukkan kedalam formulir. Data-data yang diperlukan adalah nama mahasiswa, NIM, judul TA, jadwal seminar, nama dosen pembimbing, dan nama dosen penguji.
Gambar 4.22 DFD level 3 proses 1.9.1 (membuat kelengkapan sidang TA) sistem sekarang
Gambar 4.22 memperlihatkan penjabaran proses membuat kelengkapan sidang TA. Untuk membuat kelengkapan sidang TA, bagian administrasi membutuhkan beberapa data yang akan dimasukkan kedalam formulir. Data-data yang diperlukan adalah nama mahasiswa, NIM, judul TA, jadwal sidang, nama dosen pembimbing, dan nama dosen penguji.
Gambar 4.23 DFD level 3 proses 2.5.1 (membuat kelengkapan seminar KP) sistem sekarang
Gambar 4.23 memperlihatkan penjabaran proses membuat kelengkapan seminar KP. Untuk membuat kelengkapan seminar KP, bagian administrasi membutuhkan beberapa data yang akan dimasukkan kedalam formulir. Data-data yang diperlukan adalah nama mahasiswa, NIM, judul KP, jadwal seminar, dan nama dosen pembimbing.
IV - 24
4.2.2
Analisis sistem sekarang Tahap
analisis
sistem
sekarang
adalah
proses
mengidentifikasi
permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan, dan kesempatan-kesempatan yang ada pada sistem yang digunakan saat ini, sehingga bisa diketahui kebutuhankebutuhan sistem yang pada akhirnya nanti akan bisa digunakan sebagai usulan perbaikan pada sistem. Tahap ini merupakan salah satu tahap yang penting, karena kesalahan dalam analisis permasalahan dalam sistem akan menimbulkan salah persepsi ketika mengajukan usulan perbaikan sistem. Hal ini akan berakibat pada kurang efektifnya ide perbaikan yang diusulkan. A. Analisis sistem Tugas Akhir Analisis sistem Tugas Akhir dibagi menjadi empat bagian sesuai aktivitas utama yang ada pada sistem TA, yaitu: analisis pengajuan TA, analisis pendaftaran dan pelaksanaan seminar TA, analisis pendaftaran dan pelaksanaan sidang TA, dan pemrosesan informasi TA.
1. Analisis pengajuan Tugas Akhir Mahasiswa yang mengajukan proposal TA wajib menentukan pilihan bidang keminatan yang kemudian dicantumkan dalam form pengajuan proposal TA. Bidang keminatan yang dipilih oleh mahasiswa dalam proposalnya akan digunakan untuk keperluan penyampaian proposal kepada ketua bidang keminatan yang bersangkutan. Hal ini tentu akan memudahkan koordinator TA dalam meneruskan proposal kepada bidang keminatan yang sesuai dengan tema yang diajukan. Jadi pada sistem sekarang ini, pemanfaatan data pilihan bidang keminatan TA hanya sebatas untuk keperluan pendistribusian proposal kepada bidang keminatan dan tidak digunakan untuk keperluan yang lain. Bidang keminatan yang dipilih mahasiswa dalam proposalnya sebenarnya bisa digunakan untuk memunculkan informasi penyebaran minat TA dalam suatu periode tertentu. Informasi ini dibutuhkan terutama oleh pihak manajemen jurusan untuk keperluan pengawasan dan pengambilan keputusan terkait Tugas Akhir. Hal ini dapat dicapai jika data tersebut dikelola dengan baik. Sehingga pada saat data dibutuhkan, informasi yang dihasilkan bisa akurat dan dapat tersaji dengan cepat.
IV - 25
Namun pada kenyataannya, pihak jurusan Teknik Industri belum melakukan pengelolaan data bidang keminatan TA secara optimal. Akibat belum optimalnya pengelolaan data tersebut adalah kesulitan bagi koordinator TA untuk bisa menyajikan informasi penyebaran TA dalam periode waktu tertentu secara cepat dan akurat. Hal ini layak menjadi bahan pertimbangan dalam pengembangan sistem informasi TA di jurusan Teknik Industri UNS.
2. Analisis pendaftaran dan pelaksanaan seminar Tugas Akhir Alur kegiatan pendaftaran hingga pelaksanaan seminar TA di jurusan Teknik Industri sudah berjalan dengan cukup baik. Akan tetapi ada yang masih perlu diperhatikan dalam kegiatan menjelang seminar TA mahasiswa. Kegiatan tersebut adalah kegiatan dari bagian administrasi (TU) untuk menyiapkan kelengkapan seminar TA mahasiswa. Sebelum seminar TA dilakukan, bagian administrasi (TU) akan menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar yang terdiri dari form nilai bimbingan TA, form nilai seminar TA untuk masing-masing penguji, dan berita acara seminar TA. Untuk keperluan itu, bagian administrasi (TU) harus memasukkan nama, NIM, judul TA, nama pembimbing I dan II, nama penguji I dan II, serta waktu seminar (meliputi hari, tanggal, jam) pada form-form yang diperlukan. Kegiatan untuk menyiapkan berkas-berkas tersebut tentu membutuhkan waktu yang relatif lama. Apalagi jika mahasiswa yang melakukan seminar pada hari yang sama jumlahnya cukup banyak. Hal ini tentu akan memperbesar terjadinya kesalahan manusia (human error) yang dilakukan oleh bagian administrasi (TU). Oleh karena itu, perancangan sistem yang lebih baik perlu dilakukan agar pekerjaan bagian administrasi (TU) bisa lebih efisien dan terhindar dari human error.
3. Analisis pendaftaran dan pelaksanaan sidang Tugas Akhir Alur kegiatan pendaftaran hingga pelaksanaan sidang TA di jurusan Teknik Industri menyerupai alur kegiatan pendaftaran hingga pelaksanaan seminar TA seperti yang telah dibahas pada bagian sebelumnya. Pengamatan difokuskan pada bagian administrasi (TU) dalam menyiapkan kelengkapan sidang TA.
IV - 26
Sama
halnya
dengan
penyiapan
kelengkapan
seminar,
pada
saat
mempersiapkan kelengkapan sidang TA, bagian administrasi juga harus memasukkan nama, NIM, judul TA, nama pembimbing I dan II, nama penguji I dan II, serta waktu seminar (meliputi hari, tanggal, jam) pada form-form yang diperlukan. Kegiatan tersebut tentu membutuhkan waktu yang relatif lama. Apalagi jika mahasiswa yang melakukan sidang pada hari yang sama jumlahnya cukup banyak. Hal ini tentu akan memperbesar terjadinya kesalahan manusia (human error) yang dilakukan oleh bagian administrasi (TU). Oleh karena itu, perancangan sistem yang lebih baik perlu dilakukan agar pekerjaan bagian administrasi (TU) bisa lebih efisien dan terhindar dari human error.
4. Analisis pemrosesan informasi Tugas Akhir Informasi terkait Tugas Akhir yang selama ini sudah diproses antara lain informasi tentang pengumuman pembimbing TA, pengumuman penguji TA, jadwal seminar, jadwal sidang, dan progress TA mahasiswa. Informasi tersebut dibuat berdasarkan data-data yang dimiliki oleh pihak jurusan, khususnya koordinator TA. Data-data yang dimiliki oleh pihak jurusan tersimpan dalam bentuk dokumen kertas yang diarsip dalam almari pengarsipan serta dalam bentuk file dokumen maupun spreadsheet yang tersimpan dalam komputer. Dalam membuat informasi progress TA, koordinator TA harus merekap data yang antara lain terdiri dari tanggal pengajuan proposal, tanggal keluarnya Surat Keputusan (SK) tentang dosen pembimbing, tanggal pendaftaran seminar, tanggal pelaksanaan seminar, tanggal pendaftaran sidang, tanggal pelaksanaan sidang, nama dosen pembimbing I dan II, serta nama dosen penguji I dan II. Pemrosesan data menjadi informasi progress TA akan memerlukan waktu yang relatif lama dan rawan terjadi kesalahan. Karena proses pembuatan informasi yang cukup ribet, menjadikan informasi progress TA yang dipasang pada papan pengumuman jarang di-update dan informasinya tidak lengkap. Data-data terkait Tugas Akhir yang dimiliki pihak jurusan dapat dimanfaatkan untuk mendapatkan informasi yang benar dan bermanfaat. Hal ini dapat dilakukan jika data-data yang ada dikelola dengan baik. Pada sistem sekarang ini, pihak jurusan belum melakukan pengelolaan dengan baik terhadap data-data tersebut.
IV - 27
Informasi lain yang dapat dibuat dengan memanfaatkan data yang ada antara lain informasi penyebaran minat pengerjaan TA dan rekapitulasi beban dosen pembimbing TA. Dengan pengelolaan data yang baik, koordinator TA akan dengan mudah untuk membuat laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing dan penguji TA dalam suatu periode tertentu tanpa harus merekap satu-per-satu dari file dokumen yang telah diarsip. Laporan beban dosen pembimbing dan penguji TA bisa dimanfaatkan oleh pihak jurusan untuk mengatur dan mengambil kebijakan tentang pembagian dosen pembimbing dan penguji TA. Informasi penyebaran minat TA dapat dibuat dengan merekap data bidang keminatan yang ada pada form pengajuan proposal TA mahasiswa. Dengan informasi penyebaran minat TA, pihak jurusan dapat dengan mudah memantau minat pengerjaan TA mahasiswa dan membuat keputusan yang dianggap perlu terkait penyebaran minat Tugas Akhir.
B. Analisis sistem Kerja Praktek Analisis sistem Kerja Praktek dibagi menjadi tiga bagian sesuai aktivitas utama yang ada pada sistem KP, yaitu: analisis pengajuan KP, analisis pendaftaran dan pelaksanaan seminar KP, dan pemrosesan informasi KP.
1. Analisis pengajuan Kerja Praktek Pengajuan Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri sudah dapat dikatakan berjalan dengan baik. Mahasiswa yang akan melaksanakan KP terlebih dahulu harus membuat surat pengajuan KP kepada pihak jurusan. Dengan adanya surat pengajuan KP, maka pihak jurusan memiliki data tentang mahasiswa yang akan melaksanakan KP pada periode waktu tertentu. Data yang berupa lembaran surat tersebut sudah diarsip dengan rapi oleh pihak jurusan pada tempat pengarsipan.
2. Analisis pendaftaran seminar Kerja Praktek Pada sistem sekarang ini, pendaftaran seminar KP dilayani di bagian administrasi (TU). Setelah menerima formulir pendaftaran beserta syarat-syarat
IV - 28
seminar KP, bagian administrasi (TU) selanjutnya menentukan ruang untuk pelaksanaan seminar KP mahasiswa. Sebelum seminar KP dilakukan, bagian administrasi (TU) akan menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar yang terdiri dari berita acara seminar KP, daftar hadir peserta seminar KP, dan form penilaian KP. Untuk keperluan itu, bagian administrasi (TU) harus memasukkan nama, NIM, judul KP, nama pembimbing KP, serta waktu seminar (meliputi hari, tanggal, jam) pada formform yang diperlukan. Kegiatan untuk menyiapkan berkas-berkas tersebut tentu membutuhkan waktu yang relatif lama. Apalagi jika mahasiswa yang melakukan seminar pada hari yang sama jumlahnya cukup banyak. Hal ini tentu akan memperbesar terjadinya kesalahan manusia (human error) yang dilakukan oleh bagian administrasi (TU). Oleh karena itu, perancangan sistem yang lebih baik perlu dilakukan agar pekerjaan bagian administrasi (TU) bisa lebih efisien dan terhindar dari human error.
3. Analisis pemrosesan informasi Kerja Praktek Informasi terkait Kerja Praktek yang selama ini sudah diproses antara lain informasi tentang pengumuman pembimbing KP, dan jadwal seminar. Informasi tersebut dibuat berdasarkan data-data yang dimiliki oleh pihak jurusan, khususnya koordinator KP dan bagian administrasi. Data-data yang dimiliki oleh pihak jurusan tersimpan dalam bentuk dokumen kertas yang diarsip dalam almari pengarsipan serta dalam bentuk file dokumen maupun spreadsheet yang tersimpan dalam komputer. Pengumuman pembimbing KP dibuat secara rutin setiap tahun sekali yang ditujukan kepada mahasiswa semester 6. Informasi ini disampaikan melalui papan pengumuman jurusan Teknik Industri. Sedangkan untuk jadwal seminar KP disampaikan secara langsung kepada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar. Data-data terkait Kerja Praktek yang dimiliki pihak jurusan dapat dimanfaatkan untuk mendapatkan informasi yang benar dan bermanfaat. Hal ini dapat dilakukan jika data-data yang ada dikelola dengan baik. Pada sistem sekarang ini, pihak jurusan belum melakukan pengelolaan dengan baik terhadap
IV - 29
data-data tersebut. Informasi lain yang dapat dibuat dengan memanfaatkan data yang ada antara lain informasi penyebaran minat pengerjaan KP, informasi progress KP mahasiswa, dan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP. Berbeda dengan aktivitas pada sistem Tugas Akhir, sistem Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri tidak memiliki catatan penyebaran minat dari laporan KP yang dibuat oleh mahasiswa. Sehingga informasi tentang penyebaran minat KP tersebut tidak bisa didapatkan. Informasi ini berguna bagi pihak manajemen jurusan untuk memantau dan membuat keputusan tentang Kerja Praktek. Rangkaian alur kegiatan Kerja Praktek yang selama ini berjalan akan memberikan beberapa data kepada sistem. Data yang dimaksud adalah tanggal pengajuan KP, tanggal keluarnya Surat Keputusan (SK) tentang dosen pembimbing KP, tanggal mulai pelaksanaan KP di perusahaan, tanggal selesai pelaksanaan KP di perusahaan, tanggal pendaftaran seminar, tanggal pelaksanaan seminar, serta nama dosen pembimbing KP. Data-data tersebut dapat dimanfaatkan untuk membuat informasi progress KP mahasiswa. Dengan demikian, dosen bisa mendapatkan informasi progress KP untuk meningkatkan fungsi kontrol seorang dosen kepada mahasiswa didiknya. Namun pada sistem sekarang, pihak jurusan belum memanfaatkan data-data tersebut untuk membuat informasi progress KP. Dengan pengelolaan data yang baik, koordinator KP akan dengan mudah untuk membuat laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP dalam suatu periode tertentu tanpa harus merekap satu-per-satu dari file dokumen yang telah diarsip. Laporan beban dosen pembimbing KP bisa dimanfaatkan oleh pihak jurusan untuk mengatur dan mengambil kebijakan tentang pembagian dosen pembimbing KP. Berdasarkan analisa sistem yang dilakukan, dapat diidentifikasi kebutuhan dari sistem yang ada sekarang seperti yang terlihat pada tabel 4.1. Kebutuhankebutuhan sistem yang ada nantinya akan digunakan sebagai acuan dalam pengembangan sistem yang baru. Dengan menggunakan acuan ini, maka diharapkan sistem yang sedang dirancang dapat memenuhi kebutuhan akan kekurangan dan kelemahan dari sistem yang ada sekarang ini.
IV - 30
Tabel 4.1 Daftar kebutuhan sistem No
Kebutuhan Sistem
Entitas
1
Manampilkan informasi penyebaran minat pengerjaan Dosen (koordinator TA) Tugas Akhir dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan tepat
2
Mengetahui rekapitulasi beban dosen pembimbing dan Dosen (koordinator TA) penguji Tugas Akhir dalam suatu periode tertentu dengan Dosen (secara umum) cepat dan akurat
3
Menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar Tugas Administrasi (TU) Akhir dengan cepat dan terhindar dari kesalahan. Kelengkapan seminar TA yang harus dipersiapkan adalah: a). Berita Acara Seminar TA (F-06), b). Form Nilai Seminar TA (F-07) untuk masing-masing dosen penguji, c). Rekapitulasi Nilai Seminar (F-08).
4
Menyiapkan berkas-berkas kelengkapan sidang Tugas Administrasi (TU) Akhir dengan cepat dan terhindar dari kesalahan. Kelengkapan sidang TA yang harus dipersiapkan adalah: a). Form Nilai Bimbingan TA (F-03B), b). Berita Acara Sidang TA (F-11), c). Form Nilai Sidang TA (F-12), d). Rekapitulasi Nilai Sidang TA (F-13).
5
Menampilkan informasi progress Tugas Akhir mahasiswa Dosen (koordinator TA) dengan cepat dan akurat Dosen (secara umum) Mahasiswa
6
Manampilkan informasi penyebaran minat pengerjaan Dosen (koordinator KP) Kerja Praktek dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan tepat
7
Mengetahui rekapitulasi beban dosen pembimbing Kerja Dosen (koordinator KP) Praktek dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan Dosen (secara umum) akurat
8
Menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar Kerja Administrasi (TU) Praktek dengan cepat dan terhindar dari kesalahan. Kelengkapan seminar TA yang harus dipersiapkan adalah: a). Berita Acara Seminar KP (F-KP07), b). Daftar Hadir Peserta Seminar KP (F-KP08), c). Form Penilaian KP (F-KP09).
9
Menampilkan informasi progress mahasiswa dengan cepat dan akurat
Kerja
Praktek Dosen (koordinator KP) Dosen (secara umum) Mahasiswa
IV - 31
4.2.3
Alur aktivitas sistem usulan Setelah melakukan analisis sistem KP dan TA sekarang, kemudian
dilakukan penggambaran alur aktivitas sistem usulan. Alur aktivitas sistem TA dan KP usulan seperti pada gambar-gambar berikut: A. Alur aktivitas sistem TA usulan Penggambaran alur aktivitas sistem TA usulan, sebagai berikut: Koordinator Tugas Akhir
Mahasiswa
Ketua Bidang Keminatan
Pembimbing Akademik
Pembimbing TA
Mulai
Membuat Proposal Tugas Akhir (TA) sesuai dengan Bidang Keminatan yang diinginkan
Proposal TA
Membuat Surat Pengajuan Proposal TA kepada Ketua Bidang Keminatan dengan mengetahui PA (F-01)
Surat Pengajuan Proposal TA kepada KBK (F-01)
Memeriksa persyaratan akademik mahasiswa
Syarat akademik terpenuhi?
Tidak
Ya
Membuat Surat Pengajuan Proposal TA kepada Koordinator TA dengan mengetahui KBK (F-02)
Surat Pengajuan Proposal TA kepada Koordinator TA (F-02)
Menyetujui Surat Pengajuan Proposal TA
Rapat penentuan dosen pembimbing TA
Menyerahkan F-01, F02, dan Proposal TA rangkap 2 kepada KBK Proposal TA Mahasiswa disetujui?
Ya
Tidak
Memperbaiki Proposal TA
Mengembalikan F02 dan Proposal TA rangkap 2 kepada Mahasiswa dengan batas maksimal 14 hari sejak Proposal diterima KBK
Surat Pengajuan Proposal TA kepada KBK (F-01)
Menyerahkan F-02 dan Proposal TA rangkap 2 kepada Koordinator TA dengan batas maksimal 14 hari sejak Proposal diterima KBK
Mengeluarkan SK Dosen Pembimbing TA
SK Pembimbing TA
Surat Pengajuan Proposal TA kepada KBK (F-01) Proposal TA
Menyerahkan proposal TA kepada pembimbing I dan II
SK Pembimbing TA Surat Pengajuan Proposal TA kepada Koordinator TA (F-02)
Proposal TA
Mengerjakan TA sesuai target waktu yang disepakati dan mencatat semua aktivitas penelitian pada Buku Catatan Harian Penelitian (BCHP)
A
Gambar 4.24 Alur aktivitas sistem TA usulan
IV - 32
Gambar 4.24 Alur aktivitas sistem TA usulan (lanjutan)
IV - 33
Koordinator TA
Mahasiswa
Administrasi (TU)
Penguji Tugas Akhir
B
Membuat Form Pendaftaran Sidang TA (F-10)
Form Pendaftaran Sidang TA (F-10)
Ya
Pernah sidang TA sebelumnya? Tidak
Menyerahkan F-10 dan semua persyaratan sidang TA kepada Administrasi (TU)
Melakukan pengecekan terhadap persyaratan sidang TA mahasiswa
Tidak
Syarat sudah lengkap? Ya
Membuat bukti serah terima persyaratan sidang TA
Bukti serah terima persyaratan sidang TA
Bukti serah terima persyaratan sidang TA
Bukti serah terima persyaratan sidang TA
Mencetak formulir-formulir yang diperlukan dalam sidang TA
Membuat jadwal sidang TA
Form nilai bimbingan (F-03B) Berita acara sidang (F-11) Form nilai sidang TA (F-12)
Jadwalsidang seminar Jadwal TATA
Jadwal sidang TA Form Pendaftaran Sidang TA (F-10)
Penguji berhalangan untuk hadir?
Form rekapitulasi nilai sidang (F-13)
Tidak
Ya
Melimpahkan tugas pengujian sidang TA kepada satuan tugas penguji TA
Konfirmasi kepada Koordinator TA untuk keperluan pelimpahan tugas
Melakukan pengujian sidang TA Form nilai bimbingan (F-03B) Berita acara sidang (F-11) Menyerahkan F-03B, F-11, F-12, dan F-13 ke Administrasi
Form nilai sidang TA (F-12)
Lolos sidang?
Form rekapitulasi nilai sidang (F-13)
Form nilai bimbingan (F-03B) Berita acara sidang (F-11) Form nilai sidang TA (F-12) Form rekapitulasi nilai sidang (F-13)
Tidak
Menyerahkan F-03B, F-11, F-12, dan F-13 ke Koordinator TA
Membatalkan sidang TA mahasiswa
Menyerahkan F-03B, F-11, F-12, dan F-13 ke Koordinator TA Melakukan perbaikan laporan TA sesuai kesepakatan dalam sidang
Mengumpulkan laporan TA sebanyak 6 eksemplar
Bukti serah terima laporan TA
Mencetak bukti serah terima laporan TA
Bukti serah terima laporan TA
Bukti serah terima laporan TA
Input nilai TA
Membuat Surat Keterangan Lulus (SKL)
Bukti serah terima laporan TA Menyerahkan F-03B, F-11, F-12, dan F-13 ke Administrasi
Surat Keterangan Lulus (SKL)
Surat Keterangan Lulus (SKL)
Surat Keterangan Lulus (SKL) Masukkan nilai TA kedalam SIAKAD Menyelesaikan administrasi wisuda sarjana
Wisuda S1 Teknik Industri
Form nilai bimbingan (F-03B) Berita acara sidang (F-11) Form nilai sidang TA (F-12) Form rekapitulasi nilai sidang (F-13)
Selesai
Gambar 4.24 Alur aktivitas sistem TA usulan (lanjutan)
IV - 34
Ya
B. Alur aktivitas sistem KP usulan Penggambaran alur aktivitas sistem KP usulan, sebagai berikut:
Gambar 4.25 Alur aktivitas sistem KP usulan
IV - 35
Gambar 4.25 Alur aktivitas sistem KP usulan (lanjutan)
IV - 36
4.2.4
Data flow diagram (DFD) sistem usulan DFD usulan berguna untuk melakukan pemodelan sistem agar sesuai
dengan kebutuhan sistem. Berdasarkan analisis kebutuhan sistem, diagram konteks mengalami perubahan pada laporan yang dihasilkan. Diagram konteks usulan dari sistem informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri UNS dapat dilihat pada gambar 4.26.
Gambar 4.26 Diagram konteks sistem informasi TA dan KP sistem usulan
Gambar 4.26 menunjukkan bahwa pada sistem usulan terdapat beberapa laporan yang dihasilkan. Laporan tambahan yang diusulkan adalah laporan penyebaran minat KP, laporan progress KP, rekapitulasi beban dosen pembimbing KP, rekapitulasi beban dosen pembimbing TA, serta laporan penyebaran minat TA. Perubahan yang diusulkan dapat dilihat didalam tulisan yang berarsir. Dari diagram konteks usulan tersebut kemudian dibuat hirarchy chart usulan untuk mempersiapkan penggambaran DFD ke level-level yang lebih bawah lagi. Untuk sistem informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek ini, proses-proses usulan yang ada digambarkan sesuai dengan jenjangnya dalam hirarchy chart seperti pada gambar 4.27.
IV - 37
IV - 38 Gambar 4.27 Hirarchy chart sistem informasi TA dan KP sistem usulan
Level 3
Level 2
Level 1
Level 0
Top Level
Hirarchy chart sistem informasi TA dan KP yang diusulkan terdapat beberapa perubahan. Aktivitas-aktivitas yang mengalami perubahan ditunjukkan pada tulisan yang berarsir. Setelah membuat hirarchy chart, langkah selanjutnya adalah membuat DFD level 0 sistem usulan seperti yang terlihat pada gambar 4.28.
Progress KP Mahasiswa
Pengumuman Pembimbing TA
Mahasiswa
Pengumuman Penguji TA
Laporan penyebaran minat TA
Pengumuman Pembimbing KP Jadwal Seminar KP
Jadwal Sidang TA
Nilai KP
Jadwal Seminar TA
Data Dosen Pembimbing KP
Rekapitulasi Dosen Pembimbing TA
Dosen (Koordinator TA)
1
2
Data Dosen Pembimbing TA
Data Pendaftaran Proposal TA
Data Dosen Penguji TA
Sub Sistem Informasi Tugas Akhir
Jadwal Seminar TA Jadwal Sidang TA
Data Pendaftaran Seminar TA Data Pendaftaran Sidang TA
Data Pengajuan KP Data Pendaftaran Seminar KP
Administrasi (TU)
Jadwal Seminar KP
Dosen (Pembimbing KP) Laporan Progress TA Mahasiswa
Dosen (Ketua Penguji TA)
Nilai TA Rekapitulasi Dosen Pembimbing TA
Sub Sistem Informasi Kerja Praktek
Nilai KP
Laporan Progress KP Mahasiswa
Dosen (Secara Umum)
Rekapitulasi Dosen Pembimbing KP
Gambar 4.28 DFD level 0 sistem usulan
Dari gambar 4.28 dapat dilihat adanya perubahan laporan yang dihasilkan. Perubahan yang terjadi adalah penambahan laporan penyebaran minat KP, laporan progress KP, rekapitulasi beban dosen pembimbing KP, rekapitulasi beban dosen pembimbing TA, serta laporan penyebaran minat TA. Perubahan yang diusulkan dapat dilihat didalam tulisan yang berarsir. Dari DFD level 0 seperti yang telah digambarkan diatas, kemudian dibuat DFD untuk level 1 untuk masing-masing sub sistem. DFD level 1 untuk sub sistem informasi Tugas Akhir digambarkan pada gambar 4.29. Sedangkan DFD level 1 untuk sub sistem informasi Kerja Praktek digambarkan pada gambar 4.30.
IV - 39
Rekapitulasi Dosen Pembimbing KP
Nilai TA Progress TA Mahasiswa
Laporan penyebaran minat KP
Dosen (Koordinator KP)
Gambar 4.29 DFD level 1 sub sistem Tugas Akhir sistem usulan
Proses atau aktivitas dalam sub sistem Tugas Akhir sistem usulan tidak mengalami perubahan. Hanya saja pada sistem usulan ini terdapat penambahan laporan yang dihasilkan, yaitu laporan penyebaran minat TA dan rekapitulasi beban dosen pembimbing TA. Perubahan yang diusulkan dapat dilihat didalam tulisan yang berarsir. Perubahan lain yang terjadi pada sistem adalah penggantian data store. Pada sistem sekarang, data yang disimpan adalah dalam bentuk file
IV - 40
dokumen dan file spreadsheet. Sedangkan pada sistem usulan, data yang disimpan adalah dalam bentuk binary yang tersimpan dalam sebuah database.
Gambar 4.30 DFD level 1 sub sistem Kerja Praktek sistem usulan
Proses atau aktivitas dalam sub sistem Kerja Praktek sistem usulan tidak mengalami perubahan. Hanya saja pada sistem usulan ini terdapat penambahan laporan yang dihasilkan, yaitu laporan penyebaran minat KP, laporan progress KP, dan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP. Perubahan yang diusulkan dapat dilihat didalam tulisan yang berarsir. Perubahan lain yang terjadi pada sistem adalah penggantian data store. Pada sistem sekarang, data yang disimpan adalah dalam bentuk file dokumen dan file spreadsheet. Sedangkan pada sistem usulan, data yang disimpan adalah dalam bentuk binary yang tersimpan dalam sebuah database. Proses atau aktivitas utama pada DFD level 1 sistem usulan dapat dijabarkan lebih detail lagi agar aliran data dan informasi terlihat lebih jelas. Penjelasan dari DFD level 1 sistem usulan adalah DFD level 2 sistem usulan seperti terlihat pada gambar 4.31 sampai dengan gambar 4.43.
IV - 41
Gambar 4.31 DFD level 2 proses 1.2 (penetapan dosen pembimbing TA) sistem usulan
Gambar 4.31 memperlihatkan penjabaran penetapan dosen pembimbing TA. Aktivitas yang ada pada DFD level 2 proses 1.2 sistem usulan tidak mengalami perubahan.
Gambar 4.32 DFD level 2 proses 1.3 (pendaftaran seminar TA) sistem usulan
Gambar 4.32 memperlihatkan penjabaran proses pendaftaran seminar TA. Aktivitas yang ada pada DFD level 2 proses 1.3 sistem usulan tidak mengalami perubahan.
IV - 42
Gambar 4.33 DFD level 2 proses 1.4 (membuat jadwal seminar TA) sistem usulan
Gambar 4.33 memperlihatkan penjabaran proses membuat jadwal seminar TA. Aktivitas yang ada pada DFD level 2 proses 1.4 sistem usulan tidak mengalami perubahan.
Gambar 4.34 DFD level 2 proses 1.6 (seminar TA) sistem usulan
Gambar 4.34 memperlihatkan penjabaran proses seminar TA. Aktivitas yang ada pada DFD level 2 proses 1.6 sistem usulan tidak mengalami perubahan.
IV - 43
Gambar 4.35 DFD level 2 proses 1.7 (pendaftaran sidang TA) sistem usulan
Gambar 4.35 memperlihatkan penjabaran proses pendaftaran sidang TA. Aktivitas yang ada pada DFD level 2 proses 1.7 sistem usulan tidak mengalami perubahan.
Gambar 4.36 DFD level 2 proses 1.8 (membuat jadwal sidang TA) sistem usulan
Gambar 4.36 memperlihatkan penjabaran proses membuat jadwal sidang TA. Aktivitas yang ada pada DFD level 2 proses 1.8 sistem usulan tidak mengalami perubahan.
IV - 44
Gambar 4.37 DFD level 2 proses 1.9 (sidang TA) sistem usulan
Gambar 4.37 memperlihatkan penjabaran proses sidang TA. Aktivitas yang ada pada DFD level 2 proses 1.9 sistem usulan tidak mengalami perubahan.
Gambar 4.38 DFD level 2 proses 1.10 (melihat informasi TA) sistem usulan
Gambar 4.38 memperlihatkan penjabaran proses melihat informasi TA. Pada DFD level 2 proses 1.10 sistem usulan terdapat beberapa perubahan. Perubahan
IV - 45
yang terjadi adalah penambahan aktivitas melihat rekapitulasi beban dosen pembimbing TA serta melihat laporan penyebaran minat TA. Rekapitulasi beban dosen pembimbing TA didapatkan dari data pembimbing yang dimiliki oleh koordinator TA. Sedangkan laporan penyebaran minat TA didapatkan dari data pendaftaran proposal TA. Perubahan yang diusulkan dapat dilihat didalam tulisan yang berarsir.
Gambar 4.39 DFD level 2 proses 2.2 (pengajuan KP) sistem usulan
Gambar 4.39 memperlihatkan penjabaran proses pengajuan Kerja Praktek. Aktivitas yang ada pada DFD level 2 proses 2.2 sistem usulan tidak mengalami perubahan.
Gambar 4.40 DFD level 2 proses 2.3 (pendaftaran seminar KP) sistem usulan
Gambar 4.40 memperlihatkan penjabaran proses pendaftaran seminar KP. DFD level 2 proses 2.3 sistem usulan mengalami perubahan tentang arus data yang masuk. Pada sistem sekarang, data yang ada pada form pendaftaran seminar
IV - 46
terdiri atas nama mahasiswa, NIM, nama dosen pembimbing, judul KP, serta rencana hari dan tanggal pelaksanaan seminar. Sedangkan pada sistem usulan terdapat penambahan data yang harus diberikan oleh mahasiswa, yaitu data keminatan sesuai dengan tema KP yang dikerjakan. Arus data yang mengalami perubahan ditunjukkan dalam tulisan yang berarsir.
Gambar 4.41 DFD level 2 proses 2.4 (membuat jadwal seminar KP) sistem usulan
Gambar 4.41 memperlihatkan penjabaran proses membuat jadwal seminar KP. Aktivitas yang ada pada DFD level 2 proses 2.4 sistem usulan tidak mengalami perubahan.
Gambar 4.42 DFD level 2 proses 2.5 (seminar KP) sistem usulan
IV - 47
Gambar 4.42 memperlihatkan penjabaran proses seminar KP. Aktivitas yang
Nilai KP
Rekapitulasi Dosen Pembimbing KP
Nilai KP
ada pada DFD level 2 proses 2.5 sistem usulan tidak mengalami perubahan.
Gambar 4.43 DFD level 2 proses 2.6 (melihat informasi KP) sistem usulan
Gambar 4.43 memperlihatkan penjabaran proses melihat informasi KP. Pada DFD level 2 proses 2.6 sistem usulan terdapat beberapa perubahan. Perubahan yang terjadi adalah penambahan laporan yang dihasilkan. Laporan tambahan pada sistem usulan adalah laporan penyebaran minat KP, progress KP, dan rekapitulasi dosen pembimbing KP. Perubahan yang diusulkan dapat dilihat didalam tulisan yang berarsir. Laporan penyebaran minat KP diperoleh dari data pendaftaran seminar KP. Sedangkan laporan rekapitulasi dosen pembimbing diperoleh dari data pembimbing KP. Untuk laporan progress KP diperoleh dari beberapa data, yaitu data pengajuan KP, data pelaksanaan KP, data seminar KP, dan jadwal seminar KP. Beberapa aktivitas yang ada pada DFD level 2 sistem usulan masih dapat dijabarkan lebih detail lagi kedalam DFD level 3 sistem usulan. Aktivitasaktivitas tersebut dapat dilihat pada gambar 4.44 sampai dengan gambar 4.46.
IV - 48
Gambar 4.44 DFD level 3 proses 1.6.1 (membuat kelengkapan seminar TA) sistem usulan
Gambar 4.44 memperlihatkan penjabaran proses membuat kelengkapan seminar TA. Pada sistem sekarang terdapat aktivitas input data untuk kelengkapan seminar TA. Data-data yang diperlukan adalah nama mahasiswa, NIM, judul TA, jadwal seminar, nama dosen pembimbing, dan nama dosen penguji. Sedangkan pada sistem usulan, aktivitas tersebut diganti dengan cari data peserta seminar TA. Bagian administrasi tidak perlu mengetikkan data-data yang diperlukan, karena form kelengkapan seminar TA langsung terisi data dari database dan telah siap untuk dicetak. Perubahan aktivitas yang terjadi dapat dilihat didalam tulisan yang berarsir.
Gambar 4.45 DFD level 3 proses 1.9.1 (membuat kelengkapan sidang TA) sistem usulan
Gambar 4.45 memperlihatkan penjabaran proses membuat kelengkapan sidang TA. Pada sistem sekarang terdapat aktivitas input data untuk kelengkapan sidang TA. Data-data yang diperlukan adalah nama mahasiswa, NIM, judul TA, jadwal sidang, nama dosen pembimbing, dan nama dosen penguji. Sedangkan pada sistem usulan, aktivitas tersebut diganti dengan cari data peserta sidang TA. Bagian administrasi tidak perlu mengetikkan data-data yang diperlukan, karena form kelengkapan sidang TA langsung terisi data dari database dan telah siap untuk dicetak. Perubahan yang diusulkan dapat dilihat didalam tulisan yang berarsir.
IV - 49
Gambar 4.46 DFD level 3 proses 2.5.1 (membuat kelengkapan seminar KP) sistem usulan
Gambar 4.46 memperlihatkan penjabaran proses membuat kelengkapan seminar KP. Pada sistem sekarang terdapat aktivitas input data untuk kelengkapan seminar KP. Data-data yang diperlukan adalah nama mahasiswa, NIM, judul KP, jadwal seminar, dan nama dosen pembimbing. Sedangkan pada sistem usulan, aktivitas tersebut diganti dengan cari data peserta seminar KP. Bagian administrasi tidak perlu mengetikkan data-data yang diperlukan, karena form kelengkapan seminar KP langsung terisi data dari database dan telah siap untuk dicetak. Perubahan aktivitas yang terjadi dapat dilihat didalam tulisan yang berarsir.
4.3
PERANCANGAN SISTEM Dari DFD usulan seperti yang telah dikerjakan diatas diperoleh 16 data store
yang nantinya digunakan untuk menentukan tabel awal sistem informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek ini. Data store tersebut, sebagai berikut: 1. Data dosen (D1) 2. Data mahasiswa (D2) 3. Pendaftaran proposal TA (D3) 4. Pendaftaran seminar TA (D4) 5. Pendaftaran sidang TA (D5) 6. Pembimbing TA (D6) 7. Penguji TA (D7) 8. Jadwal seminar TA (D8) 9. Jadwal sidang TA (D9) 10. Pembimbing KP (D10) 11. Pengajuan KP (D11)
IV - 50
12. Pendaftaran seminar KP (D12) 13. Jadwal seminar KP (D13) 14. Data seminar TA (D14) 15. Data sidang TA (D15) 16. Data seminar KP (D16) 4.3.1
Perancangan basis data Data yang akan digunakan dalam perancangan sistem informasi Tugas
Akhir dan Kerja Praktek ini ditampung dalam sebuah database. Database didesain agar data dapat terorganisir dan tersimpan dengan baik untuk memudahkan dalam pencarian sehingga akan mempercepat proses penyampaian informasi. Dalam merancang suatu database, salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah normalisasi. Normalisasi merupakan salah satu cara dalam membangun desain logika database relasional. Tujuan normalisasi adalah untuk menghasilkan struktur database yang mampu menampung data yang diperlukan secara lengkap dan meminimalkan terjadinya duplikasi. Dari DFD usulan yang telah dibuat, maka didapatkan bentuk database tidak normal yang dapat dilihat pada tabel 4.2 sampai tabel 4.17.
Tabel 4.2 Tabel data dosen awal No 1 2 3
Atribut nama nip kode_dosen
Keterangan nama lengkap dosen NIP dari dosen yang bersangkutan kode / inisial dosen
Tabel 4.3 Tabel data mahasiswa awal No 1 2 3
Atribut nama nim pa
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama pembimbing akademik
Tabel 4.4 Tabel pendaftaran proposal TA awal No 1 2 3
Atribut nama nim pa
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama pembimbing akademik
IV - 51
Tabel 4.4 Tabel pendaftaran proposal TA awal (lanjutan) No 4 5 6 7 8 9
Atribut nip_pa tgl_pengajuan_proposal judul_ta bidang_keminatan ketua_kbk nip_kbk
Keterangan NIP pembimbing akademik tanggal pengajuan proposal TA judul TA yang tertulis dalam proposal bidang keminatan dari TA yang diajukan nama ketua bidang keminatan NIP ketua bidang keminatan
Tabel 4.5 Tabel pendaftaran seminar TA awal No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Atribut nama nim judul_ta tgl_daftar_seminar_ta pembimbing_1 pembimbing_2 form_daftar_sem_ta lembar_monitoring_ta draft_laporan_ta
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan judul TA tanggal pendaftaran seminar TA nama dosen pembimbing 1 nama dosen pembimbing 2 form pendaftaran seminar TA lembar monitoring seminar TA draft laporan TA
Tabel 4.6 Tabel pendaftaran sidang TA awal No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Atribut nama nim judul_ta tgl_daftar_sidang_ta pembimbing_1 pembimbing_2 form_daftar_sidang_ta fc_karmas fc_krs fc_kwitansi_spp fc_bebas_iom fc_lap_kp_jur fc_lap_kp_tek tanda_bukti_praktikum surat_bebas_teori surat_bebas_praktikum form_kontrol_bimb_ta fc_ijazah transkrip_nilai draft_laporan_ta
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan judul TA tanggal pendaftaran sidang TA nama dosen pembimbing 1 nama dosen pembimbing 2 form pendaftaran sidang TA fotocopy KARMAS fotocopy KRS terakhir fotocopy kwitansi SPP terakhir fotocopy surat bebas IOM fotocopy bukti penyerahan lap.KP ke jurusan fotocopy bukti penyerahan lap.KP ke perpus teknik tanda bukti bebas praktikum dari laboratorium surat keterangan bebas teori surat keterangan bebas praktikum form kontrol bimbingan TA fotocopy ijazah terakhir transkrip nilai dari TU-Industri draft laporan TA
IV - 52
Tabel 4.7 Tabel pembimbing TA awal No 1 2 3 4 5 6
Atribut nama nim pembimbing_1 pembimbing_2 no_sk_pemb_ta tgl_sk_ta
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama dosen pembimbing 1 nama dosen pembimbing 2 nomor SK pembimbing TA tanggal SK pembimbing TA
Tabel 4.8 Tabel penguji TA awal No 1 2 3 4
Atribut nama nim penguji_1 penguji_2
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama dosen penguji 1 nama dosen penguji 2
Tabel 4.9 Tabel jadwal seminar TA awal No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Atribut nama nim judul_ta pembimbing_1 pembimbing_2 penguji_1 penguji_2 jadwal_seminar_ta ruang_seminar_ta
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan judul TA nama dosen pembimbing 1 nama dosen pembimbing 2 nama dosen penguji 1 nama dosen penguji 2 jadwal seminar TA ruang seminar TA
Tabel 4.10 Tabel jadwal sidang TA awal No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Atribut nama nim judul_ta pembimbing_1 pembimbing_2 penguji_1 penguji_2 jadwal_sidang_ta ruang_sidang_ta
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan judul TA nama dosen pembimbing 1 nama dosen pembimbing 2 nama dosen penguji 1 nama dosen penguji 2 jadwal sidang TA ruang sidang TA
IV - 53
Tabel 4.11 Tabel pembimbing KP awal No 1 2 3 4 5
Atribut nama nim pembimbing_kp no_sk_pemb_kp tgl_sk_pemb_kp
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama dosen pembimbing KP nomor SK pembimbing KP tanggal SK pembimbing KP
Tabel 4.12 Tabel pengajuan KP awal No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Atribut nama nim pa sks tgl_pengajuan_kp nama_perusahaan alamat_perusahaan mulai_kp selesai_kp topik_kp
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama pembimbing akademik SKS yang telah dicapai tanggal pengajuan KP nama perusahaan yang dituju alamat perusahaan yang dituju tanggal mulai KP tanggal selesai KP topik yang diambil selama KP
Tabel 4.13 Tabel pendaftaran seminar KP awal No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Atribut nama nim judul_kp keminatan_kp tgl_daftar_seminar_kp pembimbing_kp form_daftar_sem_kp lembar_monitoring_kp draft_laporan_kp
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan judul KP bidang keminatan KP tanggal pendaftaran seminar KP nama dosen pembimbing KP form pendaftaran seminar KP lembar monitoring seminar KP draft laporan KP
Tabel 4.14 Tabel jadwal seminar KP awal No 1 2 3 4 5 6
Atribut nama nim judul_kp pembimbing_kp jadwal_seminar_kp ruang_seminar_kp
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan judul KP nama dosen pembimbing KP jadwal seminar KP ruang seminar KP
IV - 54
Tabel 4.15 Tabel data seminar TA awal No 1 2 3
Atribut nama nim nilai_seminar
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nilai seminar TA
Tabel 4.16 Tabel data sidang TA awal No 1 2 3
Atribut nama nim nilai_sidang
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nilai sidang TA
Tabel 4.17 Tabel data seminar KP awal No 1 2 3
Atribut nama nim nilai_seminar_kp
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nilai seminar KP
Tabel-tabel diatas kemudian dikelompokkan menjadi 4 tabel berdasarkan fungsi utamanya, yaitu tabel data dosen, tabel data mahasiswa, tabel TA, dan tabel KP. Semua atribut yang ada dikumpulkan apa adanya tanpa memperhatikan kemungkinan terjadinya duplikasi. Tujuan dilakukannya pengelompokan ini adalah untuk mengurangi atribut terkodekan dalam tabel sehingga diperoleh struktur database yang efisien dalam ruang penyimpanan dan memiliki kinerja sistem yang baik. Hasil pengelompokan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.18 sampai dengan tabel 4.21. Tabel 4.18 Tabel data dosen awal No 1 2 3
Atribut nama nip kode_dosen
Keterangan nama lengkap dosen NIP dari dosen yang bersangkutan kode / inisial dosen
Tabel 4.19 Tabel data mahasiswa awal No 1 2 3
Atribut nama nim pa
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama pembimbing akademik
IV - 55
Tabel 4.20 Tabel TA awal No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41
Atribut nama nim pa nip_pa tgl_pengajuan_proposal judul_ta bidang_keminatan ketua_kbk nip_kbk tgl_daftar_seminar_ta pembimbing_1 pembimbing_2 form_daftar_sem_ta lembar_monitoring_ta draft_laporan_ta tgl_daftar_sidang_ta form_daftar_sidang_ta fc_karmas fc_krs fc_kwitansi_spp fc_bebas_iom fc_lap_kp_jur fc_lap_kp_tek tanda_bukti_praktikum surat_bebas_teori surat_bebas_praktikum form_kontrol_bimb_ta fc_ijazah transkrip_nilai draft_laporan_ta no_sk_pemb_ta tgl_sk_ta penguji_1 penguji_2 jadwal_seminar_ta ruang_seminar_ta jadwal_sidang_ta ruang_sidang_ta abstrak_ta nilai_seminar nilai_sidang
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama pembimbing akademik NIP pembimbing akademik tanggal pengajuan proposal TA judul TA yang tertulis dalam proposal bidang keminatan dari TA yang diajukan nama ketua bidang keminatan NIP ketua bidang keminatan tanggal pendaftaran seminar TA nama dosen pembimbing 1 nama dosen pembimbing 2 form pendaftaran seminar TA lembar monitoring seminar TA draft laporan TA tanggal pendaftaran sidang TA form pendaftaran sidang TA fotocopy KARMAS fotocopy KRS terakhir fotocopy kwitansi SPP terakhir fotocopy surat bebas IOM fotocopy bukti penyerahan lap.KP ke jurusan fotocopy bukti penyerahan lap.KP ke perpus teknik tanda bukti bebas praktikum dari laboratorium surat keterangan bebas teori surat keterangan bebas praktikum form kontrol bimbingan TA fotocopy ijazah terakhir transkrip nilai dari TU-Industri draft Laporan TA nomor SK pembimbing TA tanggal SK pembimbing TA nama dosen penguji 1 nama dosen penguji 2 jadwal seminar TA ruang seminar TA jadwal sidang TA ruang sidang TA abstrak TA nilai seminar TA nilai sidang TA
IV - 56
Tabel 4.21 Tabel KP awal No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
Atribut nama nim pembimbing_kp no_sk_pemb_kp tgl_sk_pemb_kp pa sks tgl_pengajuan_kp nama_perusahaan alamat_perusahaan mulai_kp selesai_kp topik_kp judul_kp keminatan_kp tgl_daftar_seminar_kp pembimbing_kp form_daftar_sem_kp lembar_monitoring_kp draft_laporan_kp jadwal_seminar_kp ruang_seminar_kp nilai_seminar_kp
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama dosen pembimbing KP nomor SK pembimbing KP tanggal SK pembimbing KP nama pembimbing akademik SKS yang telah dicapai tanggal pengajuan KP nama perusahaan yang dituju alamat perusahaan yang dituju tanggal mulai KP tanggal selesai KP topik yang diambil selama KP judul KP bidang keminatan KP tanggal pendaftaran seminar KP nama dosen pembimbing KP form pendaftaran seminar KP lembar monitoring seminar KP draft laporan KP jadwal seminar KP ruang seminar KP nilai seminar KP
A. Normalisasi pertama Suatu tabel dikatakan memenuhi bentuk normal pertama jika pada tabel tersebut tidak ada record (baris) yang berulang dan masing-masing cell bernilai tunggal. Pernyataan tidak ada baris yang berulang dalam sebuah tabel memiliki maksud bahwa tabel memiliki sebuah kunci, meskipun kunci tersebut dibuat dari kombinasi beberapa field atau bahkan kunci tersebut merupakan kombinasi dari semua field. Tabel hasil normalisasi tahap pertama adalah sebagai berikut :
Tabel 4.22 Tabel data dosen normal pertama No 1 2 3 4
Atribut nama nip kode_dosen fungsi
Key PK
Keterangan nama lengkap dosen NIP dari dosen yang bersangkutan kode / inisial dosen Jabatan fungsional seorang dosen
IV - 57
Tabel 4.23 Tabel data mahasiswa normal pertama No 1 2 3 4 5 6 7
Atribut nama nim pa tempat_lahir tgl_lahir no_telp alamat
Key PK
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama pembimbing akademik tempat lahir mahasiswa tanggal lahir mahasiswa nomor telepon mahasiswa alamat mahasiswa
Tabel 4.24 Tabel TA normal pertama No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
Atribut nim tgl_pengajuan_proposal
judul_ta bidang_keminatan ketua_kbk nip_kbk pembimbing_1 pembimbing_2 no_sk_pemb_ta tgl_sk_ta penguji_1 penguji_2 tgl_daftar_seminar_ta
form_daftar_sem_ta lembar_monitoring_ta
draft_laporan_ta tgl_seminar_ta session_seminar_ta ruang_seminar_ta tgl_daftar_sidang_ta form_daftar_sidang_ta
fc_karmas fc_krs fc_kwitansi_spp fc_bebas_iom fc_lap_kp_jur fc_lap_kp_tek tanda_bebas_praktikum
surat_bebas_teori surat_bebas_praktikum
form_kontrol_bimb_ta fc_ijazah transkrip_nilai
Key PK
Keterangan NIM dari mahasiswa yang bersangkutan tanggal pengajuan proposal TA judul TA yang tertulis dalam proposal bidang keminatan dari TA yang diajukan nama ketua bidang keminatan NIP ketua bidang keminatan nama dosen pembimbing 1 nama dosen pembimbing 2 nomor SK pembimbing TA tanggal SK pembimbing TA nama dosen penguji 1 nama dosen penguji 2 tanggal pendaftaran seminar TA form pendaftaran seminar TA lembar monitoring seminar TA draft laporan TA tanggal seminar TA sesi seminar TA ruang seminar TA tanggal pendaftaran sidang TA form pendaftaran sidang TA fotocopy KARMAS fotocopy KRS terakhir fotocopy kwitansi SPP terakhir fotocopy surat bebas IOM fotocopy bukti penyerahan lap.KP ke jurusan fotocopy bukti penyerahan lap.KP ke perpus teknik
tanda bukti bebas praktikum dari laboratorium surat keterangan bebas teori surat keterangan bebas praktikum form kontrol bimbingan TA fotocopy ijazah terakhir transkrip nilai dari TU-Industri
IV - 58
Tabel 4.24 Tabel TA normal pertama (lanjutan) No 34 35 36 37 38 39 40
Atribut draft_laporan_ta tgl_sidang_ta session_sidang_ta ruang_sidang_ta abstrak_ta nilai_seminar nilai_sidang
Key
Keterangan draft laporan TA tanggal sidang TA sesi sidang TA ruang sidang TA abstrak TA nilai seminar TA nilai sidang TA
Tabel 4.25 Tabel KP normal pertama No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 22
Atribut nim pembimbing_kp no_sk_pemb_kp tgl_sk_pemb_kp sks tgl_pengajuan_kp nama_perusahaan alamat_perusahaan mulai_kp selesai_kp topik_kp judul_kp keminatan tgl_daftar_seminar_kp form_daftar_sem_kp lembar_monitoring_kp draft_laporan_kp tgl_seminar_kp jam_seminar_kp ruang_seminar_kp nilai_seminar_kp
Key PK
Keterangan NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama dosen pembimbing KP nomor SK pembimbing KP tanggal SK pembimbing KP SKS yang telah dicapai tanggal pengajuan KP nama perusahaan yang dituju alamat perusahaan yang dituju tanggal mulai KP tanggal selesai KP topik yang diambil selama KP judul KP bidang keminatan KP tanggal pendaftaran seminar KP form pendaftaran seminar KP lembar monitoring seminar KP draft laporan KP tanggal seminar KP jam seminar KP ruang seminar KP nilai seminar KP
B. Normalisasi kedua Suatu tabel dikatakan memenuhi bentuk normal kedua jika tabel tersebut sudah memenuhi aturan normal pertama dan semua field yang bukan primary key memiliki ketergantungan pada primary key secara utuh. Jika primary key dari struktur tabel bukan senyawa, maka struktur tabel tersebut otomatis sudah memenuhi kaidah normalisasi bentuk kedua. Hasil tabel pada normalisasi tahap kedua, sebagai berikut:
IV - 59
Tabel 4.26 Tabel data dosen normal kedua No 1 2 3 4
Atribut nama nip kode_dosen fungsi
Key PK
Keterangan nama lengkap dosen NIP dari dosen yang bersangkutan kode / inisial dosen jabatan fungsional seorang dosen
Tabel 4.27 Tabel data mahasiswa normal kedua No 1 2 3 4 5 6 7
Atribut nama nim pa tempat_lahir tgl_lahir no_telp alamat
Key PK
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama pembimbing akademik tempat lahir mahasiswa tanggal lahir mahasiswa nomor telepon mahasiswa alamat mahasiswa
Tabel 4.28 Tabel TA normal kedua No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Atribut nim tgl_pengajuan_proposal
judul_ta bidang_keminatan ketua_kbk nip_kbk pembimbing_1 pembimbing_2 no_sk_pemb_ta tgl_sk_ta penguji_1 penguji_2 tgl_daftar_seminar_ta
form_daftar_sem_ta lembar_monitoring_ta
draft_laporan_ta tgl_seminar_ta session_seminar_ta ruang_seminar_ta tgl_daftar_sidang_ta form_daftar_sidang_ta
fc_karmas fc_krs fc_kwitansi_spp
Key PK
Keterangan NIM dari mahasiswa yang bersangkutan tanggal pengajuan proposal TA judul TA yang tertulis dalam proposal bidang keminatan dari TA yang diajukan nama ketua bidang keminatan NIP ketua bidang keminatan nama dosen pembimbing 1 nama dosen pembimbing 2 nomor SK pembimbing TA tanggal SK pembimbing TA nama dosen penguji 1 nama dosen penguji 2 tanggal pendaftaran seminar TA form pendaftaran seminar TA lembar monitoring seminar TA draft laporan TA tanggal seminar TA sesi seminar TA ruang seminar TA tanggal pendaftaran sidang TA form pendaftaran sidang TA fotocopy KARMAS fotocopy KRS terakhir fotocopy kwitansi SPP terakhir
IV - 60
Tabel 4.28 Tabel TA normal kedua (lanjutan) No 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
Atribut fc_bebas_iom fc_lap_kp_jur fc_lap_kp_tek
Key
Keterangan fotocopy surat bebas IOM fotocopy bukti penyerahan lap.KP ke jurusan fotocopy bukti penyerahan lap.KP ke perpus teknik
tanda bukti bebas praktikum dari laboratorium surat keterangan bebas teori surat keterangan bebas praktikum form kontrol bimbingan TA fotocopy ijazah terakhir transkrip nilai dari TU-Industri draft Laporan TA tanggal sidang TA sesi sidang TA ruang sidang TA abstrak TA nilai seminar TA nilai sidang TA
tanda_bebas_praktikum
surat_bebas_teori surat_bebas_praktikum
form_kontrol_bimb_ta fc_ijazah transkrip_nilai draft_laporan_ta tgl_sidang_ta session_sidang_ta ruang_sidang_ta abstrak_ta nilai_seminar nilai_sidang
Tabel 4.29 Tabel KP normal kedua No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
Atribut nim pembimbing_kp no_sk_pemb_kp tgl_sk_pemb_kp sks tgl_pengajuan_kp nama_perusahaan alamat_perusahaan mulai_kp selesai_kp topik_kp judul_kp keminatan tgl_daftar_seminar_kp form_daftar_sem_kp lembar_monitoring_kp draft_laporan_kp tgl_seminar_kp jam_seminar_kp ruang_seminar_kp nilai_seminar_kp
Key PK
Keterangan NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama dosen pembimbing KP nomor SK pembimbing KP tanggal SK pembimbing KP SKS yang telah dicapai tanggal pengajuan KP nama perusahaan yang dituju alamat perusahaan yang dituju tanggal mulai KP tanggal selesai KP topik yang diambil selama KP judul KP bidang keminatan KP tanggal pendaftaran seminar KP form pendaftaran seminar KP lembar monitoring seminar KP draft laporan KP tanggal seminar KP jam seminar KP ruang seminar KP nilai seminar KP
IV - 61
C. Normalisasi ketiga Prinsip penyusunan struktur tabel menjadi bentuk normal ketiga mengikuti prinsip bahwa semua field yang bukan primary key bergantung penuh pada primary key dan tidak ada field non primary key yang bergantung pada field non primary key lainnya. Jika suatu field mendeskripsikan field lainnya, maka ada elemen lain yang bercampur dalam tabel yang diteliti. Hasil normalisasi bentuk ketiga, sebagai berikut:
Tabel 4.30 Tabel data dosen normal ketiga No 1 2 3 4
Atribut nama nip kode_dosen id_fungsi
Key PK FK
Keterangan nama lengkap dosen NIP dari dosen yang bersangkutan kode / inisial dosen ID fungsi dosen
Tabel 4.31 Tabel fungsi normal ketiga No 1 2
Atribut id_fungsi fungsi
Key PK
Keterangan ID fungsi dosen jabatan fungsional seorang dosen
Tabel 4.32 Tabel data mahasiswa normal ketiga No 1 2 3 4 5 6 7
Atribut nama nim pa tempat_lahir tgl_lahir no_telp alamat
Key PK
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama pembimbing akademik tempat lahir mahasiswa tanggal lahir mahasiswa nomor telepon mahasiswa alamat mahasiswa
Tabel 4.33 Tabel TA normal ketiga No 1 2 3 4 5 6 7 8
Atribut nim
Key PK
tgl_pengajuan_proposal
id_status judul_ta kode_keminatan pembimbing_1 pembimbing_2 no_sk_pemb_ta
FK FK
Keterangan NIM dari mahasiswa yang bersangkutan tanggal pengajuan proposal TA ID status proposal judul TA yang tertulis dalam proposal kode bidang keminatan dari TA yang diajukan nama dosen pembimbing 1 nama dosen pembimbing 2 nomor SK pembimbing TA
IV - 62
Tabel 4.33 Tabel TA normal ketiga (lanjutan) No 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
Atribut tgl_sk_ta penguji_1 penguji_2
Key
tgl_daftar_seminar_ta
tgl_seminar_ta jam_seminar_ta ruang_seminar_ta tgl_daftar_sidang_ta tgl_sidang_ta jam_sidang_ta ruang_sidang_ta abstrak_ta nilai_seminar nilai_bimbingan nilai_sidang
Keterangan tanggal SK pembimbing TA nama dosen penguji 1 nama dosen penguji 2 tanggal pendaftaran seminar TA tanggal seminar TA jam seminar TA ruang seminar TA tanggal pendaftaran sidang TA tanggal sidang TA jam sidang TA ruang sidang TA abstrak TA nilai seminar TA nilai bimbingan TA nilai sidang TA
Tabel 4.34 Tabel status proposal TA normal ketiga No 1 2
Atribut id_status
Key PK
nama_status
Keterangan ID status proposal TA nama status proposal TA
Tabel 4.35 Tabel keminatan normal ketiga No 1 2
Atribut kode_keminatan
Key PK
nama_keminatan
Keterangan kode bidang keminatan nama bidang keminatan
Tabel 4.36 Tabel check list pendaftaran seminar TA normal ketiga No 1 2 3 4
Atribut nim form_daftar_sem_ta
Key PK
lembar_monitoring_ta
draft_laporan_ta
Keterangan NIM dari mahasiswa yang bersangkutan form pendaftaran seminar TA lembar monitoring seminar TA draft laporan TA
Tabel 4.37 Tabel check list pendaftaran sidang TA normal ketiga No 1 2 3 4 5 6
Atribut nim form_daftar_sidang_ta
fc_karmas fc_krs fc_kwitansi_spp fc_bebas_iom
Key PK
Keterangan NIM dari mahasiswa yang bersangkutan form pendaftaran sidang TA fotocopy KARMAS fotocopy KRS terakhir fotocopy kwitansi SPP terakhir fotocopy surat bebas IOM
IV - 63
Tabel 4.37 Tabel check list pendaftaran sidang TA normal ketiga (lanjutan) No 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Atribut fc_lap_kp_jur fc_lap_kp_tek
Key
Keterangan fotocopy bukti penyerahan Lap.KP ke Jurusan fotocopy bukti penyerahan Lap.KP ke perpus teknik
tanda bukti bebas praktikum dari laboratorium surat keterangan bebas teori surat keterangan bebas praktikum form kontrol bimbingan TA fotocopy ijazah terakhir transkrip nilai dari TU-Industri draft Laporan TA
tanda_bebas_praktikum
surat_bebas_teori surat_bebas_praktikum
form_kontrol_bimb_ta fc_ijazah transkrip_nilai draft_laporan_ta
Tabel 4.38 Tabel KP normal ketiga No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Atribut nim pembimbing_kp no_sk_pemb_kp tgl_sk_pemb_kp sks tgl_pengajuan_kp id_status mulai_kp selesai_kp topik_kp judul_kp id_keminatan tgl_daftar_seminar_kp tgl_seminar_kp jam_seminar_kp ruang_seminar_kp nilai_perusahaan nilai_bimbingan nilai_seminar_kp
Key PK
FK
FK
Keterangan NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama dosen pembimbing KP nomor SK pembimbing KP tanggal SK pembimbing KP SKS yang telah dicapai tanggal pengajuan KP ID status KP tanggal mulai KP tanggal selesai KP topik yang diambil selama KP Judul KP ID bidang keminatan KP tanggal pendaftaran seminar KP tanggal seminar KP jam seminar KP ruang seminar KP nilai dari perusahaan nilai bimbingan KP nilai_seminar KP
Tabel 4.39 Tabel status KP normal ketiga No 1 2
Atribut id_status nama_status
Key PK
Keterangan ID status KP status KP
Tabel 4.40 Tabel tempat KP normal ketiga No 1 2 3
Atribut nim nama_perusahaan alamat_perusahaan
Key PK
Keterangan NIM dari mahasiswa yang bersangkutan nama perusahaan yang dituju alamat perusahaan yang dituju
IV - 64
Tabel 4.40 Tabel tempat KP normal ketiga (lanjutan) No 4 5 6 7 8
Atribut kota telepon fax email website
Key
Keterangan kota tempat perusahaan untuk KP no telepon perusahaan no faximile perusahaan alamat email perusahaan alamat website perusahaan
Tabel 4.41 Tabel check list pendaftaran seminar KP normal ketiga No 1 2 3 4
Atribut nim form_daftar_sem_kp lembar_monitoring_kp draft_laporan_kp
Key PK
Keterangan NIM dari mahasiswa yang bersangkutan form pendaftaran seminar KP lembar monitoring seminar KP draft laporan KP
Tabel-tabel yang ada diatas adalah tabel utama yang akan digunakan untuk menyimpan data terkait Tugas Akhir dan Kerja Praktek. Selain tabel tersebut, sistem yang dirancang masih membutuhkan beberapa tabel yang akan digunakan untuk mengatur user dan hak aksesnya, serta menyimpan informasi lain yang masih dibutuhkan seperti informasi waktu pendaftaran dan pelaksanaan seminar TA, informasi waktu pendaftaran dan pelaksanaan sidang TA, serta informasi waktu pendaftaran dan periode wisuda. Tabel-tabel tambahan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.42 sampai tabel 4.46.
Tabel 4.42 Tabel user No 1 2 3 4
Atribut id_user user_name password kode_akses
Key PK
FK
Keterangan ID dari pengguna aplikasi username untuk mengakses password untuk mengakses kode hak akses user
Tabel 4.43 Tabel akses No 1 2
Atribut kode_akses nama_akses
Key PK
Keterangan kode hak akses nama level pengguna
IV - 65
Tabel 4.44 Tabel session TA No 1 2 3
Atribut session
Key PK
senin_kamis
jumat
Keterangan sesi waktu seminar atau sidang TA waktu seminar / sidang hari senin s.d. kamis waktu seminar / sidang hari jumat
Tabel 4.45 Tabel info No 1 2 3 4 5 6 7
Atribut id_info periode daftar_wisuda jadwal_sidang daftar_sidang jadwal_seminar daftar_seminar
Key PK
Keterangan ID informasi periode wisuda tanggal pendaftaran wisuda periode sidang TA tanggal pendaftaran sidang TA periode seminar TA tanggal pendaftaran seminar TA
Tabel 4.46 Tabel data TU No 1 2
Atribut id_tu nama
Key PK
Keterangan ID bagian tata usaha nama lengkap bagian TU
D. Kamus data Berdasarkan tabel-tabel yang sudah mengalami normalisasi sampai pada tahap normalisasi ketiga, tahap selanjutnya adalah membuat kamus data berkaitan dengan field yang ada pada masing-masing tabel. Kamus data ini meliputi komponen tabel beserta tipe datanya, ukuran, keterangan, dan contoh data.
Tabel 4.47 Kamus data tabel data dosen No 1 2 3 4
Atribut nama nip kode_dosen id_fungsi
Tipe Data varchar varchar varchar char
Ukuran 40 21 3 2
Null No No No No
Keterangan nama lengkap dosen NIP dosen kode / inisial dosen ID fungsi dosen
Contoh Data Taufiq Rochman, STP, MT 19701030 199802 1 001 TR 04
Tabel 4.48 Kamus data tabel data fungsi No 1 2
Atribut id_fungsi fungsi
Tipe Data char varchar
Ukuran 2 47
Null No No
Keterangan ID fungsi dosen jabatan fungsional
IV - 66
Contoh Data 04 Koordinator Tugas Akhir
Tabel 4.49 Kamus data tabel data mahasiswa No 1 2 3 4 5 6 7
Atribut nama nim pa tempat_lahir tgl_lahir no_telp alamat
Tipe Data varchar varchar varchar varchar date varchar varchar
Ukuran 40 8 3 20 15 100
Null No No No No No Yes No
Keterangan nama lengkap mahasiswa NIM mahasiswa kode PA tempat lahir mahasiswa tanggal lahir mahasiswa nomor telepon mahasiswa alamat mahasiswa
Contoh Data Rendro Prasetyo I0304059 WS Wonogiri 09-12-1985 +6281231556000 Jl. Antariksa II, Surakarta
Tabel 4.50 Kamus data tabel TA No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
Atribut nim tgl_pengajuan_proposal id_status judul_ta kode_keminatan pembimbing_1 pembimbing_2 no_sk_pemb_ta tgl_sk_ta penguji_1 penguji_2 tgl_daftar_seminar_ta tgl_seminar_ta jam_seminar_ta ruang_seminar_ta tgl_daftar_sidang_ta tgl_sidang_ta jam_sidang_ta ruang_sidang_ta abstrak_ta nilai_seminar nilai_bimbingan nilai_sidang
Tipe Data varchar date char text char varchar varchar varchar date varchar varchar date date varchar varchar date date varchar varchar text int int int
Ukuran 8 1 1 3 3 5 3 3 13 6 13 6 3 3 3
Null No No No No No Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes
Keterangan NIM mahasiswa tanggal pengajuan proposal ID status proposal judul TA kode bidang keminatan kode dosen pembimbing 1 kode dosen pembimbing 2 no. SK pembimbing TA tanggal SK pembimbing TA kode dosen penguji 1 kode dosen penguji 2 tanggal daftar seminar TA tanggal seminar TA jam seminar TA ruang seminar TA tanggal daftar sidang TA tanggal sidang TA jam sidang TA ruang sidang TA abstrak TA nilai seminar TA nilai bimbingan TA nilai sidang TA
Contoh Data I0304059 01-02-2009 2 Analisis kecacatan 3 IRF TR 9 25-02-2009 EL RWD 02-03-2009 09-03-2009 08:00-10:00 R301-A 04-05-2009 11-05-2009 08:00-10:00 RSJ Tugas akhir ini… 100 100 100
Tabel 4.51 Kamus data tabel status proposal TA No 1 2
Atribut id_status nama_status
Tipe Data char varchar
Ukuran 1 6
Null No No
Keterangan ID status proposal TA nama status proposal TA
Contoh Data 2 ACC
Tabel 4.52 Kamus data tabel keminatan No 1 2
Atribut kode_keminatan nama_keminatan
Tipe Data char varchar
Ukuran 1 41
Null No No
IV - 67
Keterangan kode bidang keminatan nama bidang keminatan
Contoh Data 3 Sistem Kualitas
Tabel 4.53 Kamus data tabel check list pendaftaran seminar TA No 1 2 3 4
Tipe Data Ukuran Atribut varchar 8 nim char 1 form_daftar_sem_ta 1 lembar_monitoring_ta char char 1 draft_laporan_ta
Null No No No No
Keterangan NIM mahasiswa form daftar seminar TA lembar monitoring draft laporan TA
Contoh Data I0304059 1 1 1
Tabel 4.54 Kamus data tabel check list pendaftaran sidang TA No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Atribut nim form_daftar_sidang_ta fc_karmas fc_krs fc_kwitansi_spp fc_bebas_iom fc_lap_kp_jur fc_lap_kp_tek tanda_bebas_praktikum surat_bebas_teori surat_bebas_praktikum form_kontrol_bimb_ta fc_ijazah transkrip_nilai draft_laporan_ta
Tipe Data varchar char char char char char char char char char char char char char char
Ukuran 8 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Null No No No No No No No No No No No No No No No
Keterangan NIM mahasiswa form pendaftaran sidang TA fotocopy KARMAS fotocopy KRS terakhir fotocopy kwitansi SPP fotocopy surat bebas IOM fotocopy bukti Lap.KP ke Jurusan fotocopy bukti Lap.KP ke Teknik tanda bebas praktikum dari lab. surat bebas teori surat bebas praktikum form kontrol bimbingan TA fotocopy ijazah terakhir transkrip nilai draft Laporan TA
Contoh Data I0304059 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Tabel 4.55 Kamus data tabel session TA No 1 2 3
Atribut session senin_kamis jumat
Tipe Data Ukuran varchar 7 char 20 char 20
Null No No No
Keterangan sesi waktu waktu hari senin s.d. kamis waktu hari jumat
Contoh Data Siang-2 12.15 s.d. 14.00 WIB 13.15 s.d. 15.15 WIB
Tabel 4.56 Kamus data tabel KP No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Atribut nim pembimbing_kp no_sk_pemb_kp tgl_sk_pemb_kp sks tgl_pengajuan_kp id_status mulai_kp selesai_kp topik_kp judul_kp id_keminatan
Tipe Data Ukuran varchar 8 varchar 3 varchar 5 date varchar 3 date char 1 date date text text char 1
Null No No No No Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes
IV - 68
Keterangan NIM mahasiswa nama dosen pembimbing KP nomor SK pembimbing KP tanggal SK pembimbing KP SKS yang telah dicapai tanggal pengajuan KP ID status KP tanggal mulai KP tanggal selesai KP topik yang diambil selama KP judul KP ID bidang keminatan KP
Contoh Data I0304059 MH 12 01-01-2008 120 01-03-2008 2 02-03-2008 09-04-2008 Logistik Anaisis Rute 2
Tabel 4.56 Kamus data tabel KP (lanjutan) No 13 14 15 16 17 18 19
Atribut tgl_daftar_seminar_kp tgl_seminar_kp jam_seminar_kp ruang_seminar_kp nilai_perusahaan nilai_bimbingan nilai_seminar_kp
Tipe Data Ukuran date date varchar 13 varchar 6 int 3 int 3 int 3
Null Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes
Keterangan tanggal pendaftaran seminar KP tanggal seminar KP jam seminar KP ruang seminar KP nilai dari perusahaan nilai bimbingan KP nilai seminar KP
Contoh Data 11-04-2008 12-04-2008 11:00-13:00 301-A 100 100 100
Tabel 4.57 Kamus data tabel status KP No 1 2
Atribut id_status nama_status
Tipe Data Ukuran char 1 varchar 7
Null No No
Keterangan ID status KP status KP
Contoh Data 1 PROCESS
Tabel 4.58 Kamus data tabel tempat KP No 1 2 3 4 5 6 7 8
Atribut nim nama_perusahaan alamat_perusahaan kota telepon fax email website
Tipe Data Ukuran varchar 8 text text varchar 20 varchar 15 varchar 15 varchar 25 varchar 25
Null No No No Yes Yes Yes Yes Yes
Keterangan NIM mahasiswa nama perusahaan yang dituju alamat perusahaan yang dituju kota tempat perusahaan untuk KP no telepon perusahaan no faximile perusahaan alamat email perusahaan alamat website perusahaan
Contoh Data I0304059 PT. Wangsa Jl. Pajang 25 Sukoharjo 0271-123456 0271-123456
[email protected] wajatri.co.id
Tabel 4.59 Kamus data tabel check list pendaftaran seminar KP No 1 2 3 4
Atribut nim form_daftar_sem_kp lembar_monitoring_kp draft_laporan_kp
Tipe Data Ukuran varchar 8 char 1 char 1 char 1
Null No No No No
Keterangan NIM mahasiswa form pendaftaran seminar KP lembar monitoring seminar KP draft laporan KP
Contoh Data I0304059 1 1 1
Tabel 4.60 Kamus data tabel user No 1 2 3 4
Atribut id_user user_name password kode_akses
Tipe Data Ukuran varchar 21 varchar 18 varchar 10 char 1
Null No No Yes No
Keterangan ID dari pengguna aplikasi username untuk mengakses password untuk mengakses kode hak akses user
Contoh Data I0304059 rend rend 5
Tabel 4.61 Kamus data tabel akses No 1 2
Atribut kode_akses nama_akses
Tipe Data Ukuran char 1 varchar 9
Null No No
IV - 69
Keterangan kode hak akses nama level pengguna
Contoh Data 5 Mahasiswa
Tabel 4.62 Kamus data tabel info No 1 2 3 4 5 6 7
Atribut id_info periode daftar_wisuda jadwal_sidang daftar_sidang jadwal_seminar daftar_seminar
Tipe Data Ukuran char 1 varchar 25 varchar 25 varchar 25 varchar 25 varchar 25 varchar 25
Null No Yes Yes Yes Yes Yes Yes
Keterangan ID informasi periode wisuda tanggal pendaftaran wisuda periode sidang TA tanggal pendaftaran sidang TA periode seminar TA tanggal pendaftaran seminar TA
Contoh Data 1 WISUDA DES - 09 15 Sept - 09 Nov 09 15 s.d. 26 Sept 09 08 Sept 09 14 s.d. 26 Juli 09 07 Juli 09
Tabel 4.63 Kamus data tabel data TU No 1 2
Atribut id_tu nama
Tipe Data Ukuran varchar 5 varchar 40
Null No No
Keterangan ID bagian tata usaha nama lengkap bagian TU
Contoh Data TU001 Agus Utomo
E. Relasi antar tabel Tahap ini menggambarkan hasil akhir tabel yang telah dirancang pada tahap normalisasi dalam bentuk skema relasi. Pada tahap normalisasi, hubungan antar tabel bisa dilihat dengan memperhatikan key-key yang ada. Namun dengan adanya penggambaran skema relasi, maka pembuatan database akan semakin mudah. Relasi antar tabel dari database yang telah dirancang bisa dilihat pada gambar 4.47. Gambar tersebut merupakan penggambaran secara visual hubungan antar tabel dalam database yang akan dipakai dalam aplikasi komputer.
IV - 70
IV - 71 Gambar 4.47 Relasi antar tabel
4.3.2
Perancangan user interface Pada tahap ini dilakukan perancangan bentuk interface program yang
dibuat, dengan tujuan supaya pemakai mudah mengerti (user friendly). Perancangan interface ini meliputi perancangan interface input dan perancangan interface output.
A. Perancangan interface input Interface input digunakan untuk membantu pengguna dalam memasukkan data ke dalam database. Berdasarkan model sistem yang diusulkan, kebutuhan interface input yang diperlukan oleh sistem bisa dilihat pada gambar 4.48 sampai dengan gambar 4.80.
1. Login
Gambar 4.48 Form login
Form login merupakan form yang harus diakses oleh setiap pengguna untuk dapat menggunakan aplikasi. Aplikasi akan mendeteksi siapa user yang menggunakan serta mengatur hak akses dari user yang bersangkutan. Melalui form ini, pengguna harus memasukkan username, password, serta status. Status dalam sistem ini dibagi menjadi 3, yaitu Admin (TU), Dosen, dan Mahasiswa.
IV - 72
2. User account
Gambar 4.49 Form user account
Form user account digunakan untuk memberikan username dan password serta mengatur hak akses dari user yang akan menggunakan aplikasi. Tingkatan pengguna aplikasi dapat dikelompokkan menjadi 5 macam, yaitu Admin (TU), Koordinator KP, Koordinator TA, Dosen, serta Mahasiswa. 3. Data mahasiswa
Gambar 4.50 Form data mahasiswa
IV - 73
Form data mahasiswa digunakan untuk memasukkan data mahasiswa yang meliputi nama, NIM, PA, tempat lahir, tanggal lahir, nomor telepon, dan alamat. Form ini dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkan nama maupun NIM.
4. Data dosen
Gambar 4.51 Form data dosen
Form data dosen digunakan untuk memasukkan data dosen yang meliputi nama, NIP, kode dosen, dan jabatan fungsional. Form ini dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkan nama maupun NIP.
5. Data staff tata usaha
Gambar 4.52 Form data staff tata usaha
IV - 74
Form data staff tata usaha digunakan untuk memasukkan data staff TU yang meliputi nama dan ID yang bersangkutan. Form ini dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkan nama maupun ID.
6. Penetapan pembimbing KP
Gambar 4.53 Form penetapan pembimbing KP
Form penetapan pembimbing KP digunakan untuk memasukkan data pembimbing KP mahasiswa. Daftar nama mahasiswa akan tampil dalam daftar di sebelah kanan. Ketika nama mahasiswa di klik, kolom sebelah kiri akan terisi nama dan NIM mahasiswa. Selanjutnya tinggal memasukkan nama pembimbing KP, nomor SK, dan tanggal penetapan SK pembimbing KP. Daftar nama mahasiswa yang tampil dalam daftar disebelah kanan bisa diatur dengan menggunakan fitur pencarian. Pencarian bisa dilakukan dengan berdasar pada nama dan NIM mahasiswa.
7. Pengajuan Kerja Praktek Form pengajuan KP digunakan untuk melakukan pengajuan KP ke jurusan. Dalam pengajuan ini, mahasiswa menyertakan data tempat KP yang akan dituju. Data tempat KP yang dimaksud adalah nama perusahaan, alamat perusahaan, kota, telepon, fax, email, dan website. Form pengajuan KP hanya bisa diakses oleh mahasiswa yang sudah mempunyai pembimbing KP. Setelah mahasiswa
IV - 75
menekan tombol submit, maka data tersebut akan tersimpan kedalam database dan aplikasi secara otomatis akan mencetak formulir pengajuan KP (F-KP01) yang sudah terisi data mahasiswa yang bersangkutan.
Gambar 4.54 Form pengajuan KP
8. Status Kerja Praktek
Gambar 4.55 Form status KP
Form status KP digunakan untuk melakukan update tentang waktu dimulai dan berakhirnya kegiatan KP di perusahaan. Form status KP hanya bisa diakses oleh bagian administrasi. Data yang perlu dimasukkan melalui form ini adalah
IV - 76
nama perusahaan, alamat, kota, telepon, fax, email, website, serta tanggal mulai dan selesainya KP di perusahaan. Data-data tersebut diambil berdasarkan surat keterangan KP dari perusahaan (F-KP04). Isian yang harus diisi adalah tanggal mulai dan selesai KP, serta nama perusahaan. Sedangkan isian yang lain bersifat opsional.
9. Pendaftaran seminar KP
Gambar 4.56 Form pendaftaran seminar KP
Form pendaftaran seminar KP dapat diakses oleh mahasiswa yang statusnya telah diterima di perusahaan. Mahasiswa yang masih menunggu konfirmasi perusahaan tidak dapat mengakses form ini. Pada saat pendaftaran seminar KP, mahasiswa harus memasukkan judul laporan KP serta menentukan bidang keminatan yang sesuai dengan laporan yang dikerjakan.
10. Check list pendaftaran seminar KP Form check list pendaftaran seminar KP digunakan untuk melakukan pengecekan terhadap syarat-syarat yang harus dipenuhi mahasiswa pada saat pendaftaran seminar KP. Form ini hanya dapat diakses oleh bagian administrasi (TU). Daftar mahasiswa yang sudah melakukan pendaftaran seminar KP akan tampil pada kolom yang disediakan. Daftar mahasiswa tersebut dikelompokkan berdasarkan bulan dan tahun saat mahasiswa melakukan pendaftaran seminar. Ketika nama mahasiswa di klik, kolom bagian bawah akan terisi nama, NIM, dan judul laporan
IV - 77
KP. Selanjutnya tinggal mencentang syarat pendaftaran yang berada di kolom sebelahnya. Setelah tombol “submit” di klik, akan tercetak bukti serah terima persyaratan seminar KP seperti pada gambar 4.58.
Gambar 4.57 Form check list pendaftaran seminar KP
Gambar 4.58 Bukti serah terima persyaratan pendaftaran seminar KP
IV - 78
11. Input jadwal seminar KP
Gambar 4.59 Form input jadwal seminar KP
Form input jadwal seminar KP digunakan untuk memasukkan jadwal seminar KP mahasiswa yang terdiri dari tanggal, jam, dan ruang seminar. Daftar mahasiswa yang telah melakukan pendaftaran seminar serta telah melengkapi semua persyaratan seminar KP akan muncul pada kolom sebelah kanan. Ketika nama mahasiswa di klik, kolom sebelah kiri akan terisi nama, NIM, judul laporan KP, PA, dan pembimbing KP. Selanjutnya tinggal memasukkan jadwal seminar.
12. Mengoreksi bidang keminatan KP
Gambar 4.60 Form koreksi bidang keminatan KP
IV - 79
Form koreksi bidang keminatan KP digunakan untuk melakukan koreksi terhadap bidang keminatan KP yang tidak sesuai dengan tema yang dikerjakan mahasiswa. Hak akses form ini adalah pada koordinator KP. 13. Disposisi pembimbing dan pembatalan KP Form disposisi dan pembatalan KP digunakan oleh koordinator KP untuk melakukan disposisi pembimbing KP dari mahasiswa, membatalkan seminar KP, maupun untuk membatalkan KP yang telah dikerjakan mahasiswa.
Gambar 4.61 Form disposisi dan pembatalan KP
14. Input nilai KP
Gambar 4.62 Form input nilai KP
IV - 80
Form input nilai KP digunakan oleh koordinator KP untuk memasukkan nilai KP mahasiswa kedalam database. Komponen nilai KP yang dimasukkan terdiri dari nilai perusahaan, nilai bimbingan, dan nilai seminar. Nilai KP yang dimasukkan merupakan nilai dengan skala 0-100. Pada saat nilai dimasukkan, pada daftar yang ada di form akan langsung dapat diketahui nilai akhir dari KP mahasiswa dalam nilai angka skala 0-100 dan juga dalam nilai huruf.
15. Revisi judul KP
Gambar 4.63 Form revisi judul KP
Form revisi judul KP digunakan oleh mahasiswa untuk melakukan perbaikan terhadap judul KP yang dikerjakan. Selama nilai belum di-input oleh koordinator KP, mahasiswa masih dapat melakukan revisi judul KP.
16. Pendaftaran proposal TA
Gambar 4.64 Form pendaftaran proposal TA
IV - 81
Form pendaftaran proposal TA digunakan oleh mahasiswa untuk memasukkan data pengajuan proposal TA. Mahasiswa yang melakukan pendaftaran proposal TA harus memasukkan judul TA dan menentukan bidang keminatan yang sesuai dengan TA yang akan dikerjakan. Setelah data berhasil disimpan, maka status proposal akan menunjukkan tulisan PROCESS. Mahasiswa bisa login setiap saat sesuai keinginan dan mengecek status proposalnya apakah diterima atau ditolak. Jika proposal diterima, maka statusnya akan berubah menjadi ACC. Sedangkan jika proposal ditolak, maka statusnya akan berubah menjadi REJECT.
17. Penetapan pembimbing TA
Gambar 4.65 Form penetapan pembimbing TA
Form penetapan pembimbing TA digunakan untuk memasukkan data pembimbing TA mahasiswa. Form ini hanya dapat diakses oleh dosen koordinator TA. Daftar nama mahasiswa yang telah melakukan pendaftaran proposal TA akan tampil dalam daftar yang ada. Ketika nama mahasiswa di klik, kolom bagian bawah akan terisi nama, NIM, dan judul TA. Selanjutnya koordinator TA akan menentukan apakah proposal disetujui atau tidak dengan mengisi status yang telah
IV - 82
disediakan. Status yang disediakan ada 3 pilihan, yaitu PROCESS, ACC, dan REJECT. Mahasiswa yang telah mendaftarkan proposal namun belum ada keputusan diterima atau tidak, maka statusnya secara otomatis adalah PROCESS. Untuk menyetujui proposal, yang harus dilakukan adalah mengubah status menjadi ACC. Sedangkan untuk menolak proposal adalah dengan mengubah status menjadi REJECT. Jika proposal diterima, koordinator TA selanjutnya memasukkan nama dosen pembimbing 1 dan 2, nomor SK, serta tanggal SK pembimbing TA.
18. Pendaftaran seminar TA
Gambar 4.66 Form pendaftaran seminar TA
Form pendaftaran seminar TA digunakan oleh mahasiswa untuk melakukan pendaftaran seminar. Mahasiswa cukup menekan tombol submit untuk melakukan pendaftaran seminar. Setelah menekan tombol submit, maka data tersebut akan tersimpan kedalam database dan aplikasi secara otomatis akan mencetak form pendaftaran seminar TA (F-04) yang sudah terisi data mahasiswa yang bersangkutan. Pada bagian kiri bawah form akan tampil tanggal pendaftaran seminar TA yang dilakukan oleh mahasiswa.
19. Check list pendaftaran seminar TA Form check list pendaftaran seminar TA digunakan untuk melakukan pengecekan terhadap syarat-syarat yang harus dipenuhi mahasiswa pada saat
IV - 83
pendaftaran seminar TA. Form ini hanya dapat diakses oleh bagian administrasi (TU). Daftar mahasiswa yang sudah melakukan pendaftaran seminar dan proposalnya sudah disetujui akan tampil pada tempat yang disediakan. Daftar mahasiswa tersebut dikelompokkan berdasarkan bulan dan tahun saat mahasiswa melakukan pendaftaran seminar. Ketika nama mahasiswa di klik, kolom bagian bawah akan terisi nama, NIM, dan judul TA. Selanjutnya tinggal mencentang syarat pendaftaran yang berada di kolom sebelahnya. Setelah tombol “submit” di klik, akan tercetak bukti serah terima persyaratan seminar TA seperti pada gambar 4.68.
Gambar 4.67 Form check list pendaftaran seminar TA
IV - 84
Gambar 4.68 Bukti serah terima persyaratan pendaftaran seminar TA
20. Penetapan dosen penguji TA Form penetapan penguji TA digunakan untuk memasukkan data penguji TA mahasiswa. Daftar nama mahasiswa yang proposalnya telah disetujui akan tampil dalam daftar yang ada. Ketika nama mahasiswa di klik, kolom bagian bawah akan terisi nama, NIM, judul TA, serta nama dosen pembimbing 1 dan 2. Selanjutnya koordinator TA akan memasukkan nama dosen penguji 1 dan 2.
IV - 85
Gambar 4.69 Form penetapan penguji TA
21. Input jadwal seminar TA
Gambar 4.70 Form input jadwal seminar TA
Form input jadwal seminar TA digunakan untuk memasukkan jadwal seminar TA yang terdiri dari tanggal, session, dan ruang. Daftar mahasiswa yang telah melakukan pendaftaran seminar TA dan telah melengkapi semua persyaratan seminar akan muncul pada kolom sebelah kanan. Ketika nama mahasiswa di klik, kolom sebelah kiri akan
IV - 86
terisi nama, NIM, judul TA, kode dosen pembimbing, dan kode dosen penguji. Selanjutnya tinggal memasukkan jadwal seminar TA.
22. Pendaftaran sidang TA Form pendaftaran sidang TA digunakan oleh mahasiswa untuk melakukan pendaftaran sidang TA. Mahasiswa cukup menekan tombol submit untuk melakukan pendaftaran sidang TA. Informasi tanggal berapa mahasiswa tersebut melakukan pendaftaran akan tampil pada bagian kiri bawah form. Setelah menekan tombol submit, maka data tersebut akan tersimpan kedalam database dan aplikasi secara otomatis akan mencetak form pendaftaran sidang TA (F-10) yang sudah terisi data mahasiswa yang bersangkutan.
Gambar 4.71 Form pendaftaran sidang TA
23. Check list pendaftaran sidang TA Form check list pendaftaran sidang TA digunakan untuk melakukan pengecekan terhadap syarat-syarat yang harus dipenuhi mahasiswa pada saat pendaftaran sidang. Form ini hanya bisa diakses oleh bagian administrasi (TU). Daftar mahasiswa yang sudah melakukan pendaftaran sidang akan tampil pada tempat yang disediakan. Daftar mahasiswa tersebut dikelompokkan berdasarkan bulan dan tahun saat mahasiswa melakukan pendaftaran sidang. Ketika nama mahasiswa di klik, kolom bagian bawah akan terisi nama, NIM, dan judul TA. Selanjutnya tinggal mencentang syarat pendaftaran yang berada di kolom bagian bawah.
IV - 87
Setelah tombol “submit” di klik, akan tercetak bukti serah terima pendaftaran sidang TA seperti pada gambar 4.73.
Gambar 4.72 Form check list pendaftaran sidang TA
IV - 88
Gambar 4.73 Bukti serah terima pendaftaran sidang TA
24. Input jadwal sidang TA Form input jadwal sidang TA digunakan untuk memasukkan jadwal sidang TA yang terdiri dari tanggal, sesi, dan ruang sidang. Daftar mahasiswa yang telah melakukan pendaftaran sidang dan telah memenuhi semua persyaratan sidang akan muncul pada kolom sebelah kanan. Ketika nama mahasiswa di klik, kolom sebelah kiri akan terisi nama, NIM, judul TA, kode dosen pembimbing, dan kode dosen penguji. Selanjutnya tinggal memasukkan jadwal sidang TA. Form ini hanya bisa diakses oleh dosen koordinator TA.
IV - 89
Gambar 4.74 Form input jadwal sidang TA
25. Input informasi pelaksanaan seminar dan sidang TA
Gambar 4.75 Form input informasi pelaksanaan seminar dan sidang TA
Form input informasi pelaksanaan seminar dan sidang TA digunakan untuk memasukkan informasi tentang periode waktu pelaksanaan seminar, sidang, dan wisuda. Informasi pelaksanaan seminar dan sidang TA dapat di-update kapan saja oleh koordinator TA sesuai kebutuhan.
IV - 90
26. Mengoreksi bidang keminatan TA Form koreksi bidang keminatan TA digunakan untuk melakukan koreksi terhadap bidang keminatan TA yang tidak sesuai dengan tema yang dikerjakan mahasiswa. Hak akses form ini adalah pada koordinator TA.
Gambar 4.76 Form koreksi bidang keminatan TA
27. Disposisi pembimbing dan pembatalan TA Form disposisi dan pembatalan TA digunakan oleh koordinator TA untuk melakukan
disposisi
pembimbing
TA
dari
membatalkan TA yang telah dikerjakan mahasiswa.
IV - 91
mahasiswa
maupun
untuk
Gambar 4.77 Form disposisi pembimbing dan pembatalan TA
28. Input nilai TA
Gambar 4.78 Form input nilai TA
Form input nilai TA digunakan oleh koordinator TA untuk memasukkan nilai TA mahasiswa kedalam database. Komponen nilai TA yang dimasukkan terdiri dari nilai seminar, nilai bimbingan, dan nilai sidang. Nilai TA yang dimasukkan merupakan nilai dengan skala 0-100. Pada saat nilai dimasukkan, pada daftar yang ada di form akan langsung dapat diketahui nilai akhir dari TA mahasiswa dalam nilai angka skala 0-100 dan juga dalam nilai huruf.
IV - 92
29. Revisi judul TA
Gambar 4.79 Form revisi judul TA
Form revisi judul TA digunakan oleh mahasiswa untuk melakukan perbaikan terhadap judul TA yang dikerjakan. Selama nilai belum di-input oleh koordinator TA, mahasiswa masih dapat melakukan revisi nilai TA.
30. Input abstrak TA Form input abstrak TA digunakan oleh mahasiswa untuk memasukkan abstrak TA kedalam database. Mahasiswa dapat melakukan input abstrak TA selama koordinator TA belum mengeluarkan nilai untuk mahasiswa yang bersangkutan.
Gambar 4.80 Form input abstrak TA
IV - 93
Berdasarkan rancangan input diatas, maka dapat dirangkum kebutuhan interface input, sumber input, dan periode masukan pada sistem informasi TA dan KP seperti pada tabel 4.64. Tabel 4.64 Sumber input dan periode masukan No Interface Input
Sumber Input
Periode Masukan
1
Form login
Semua User
Saat user akan memakai aplikasi
2
Form user account
Administrasi (TU)
Saat dibutuhkan penambahan user account
3
Form data mahasiswa
Administrasi (TU)
Setiap ada penambahan data mahasiswa baru
4
Form data dosen
Administrasi (TU)
Setiap ada penambahan data dosen baru
5
Form data staff TU
Administrasi (TU)
Setiap ada penambahan data staff TU baru
6
Form penetapan pembimbing KP
Dosen (Koordinator KP) Setiap awal semester 6 untuk masing-masing angkatan
7
Form pengajuan KP
Mahasiswa
Sebelum mahasiswa melakukan KP di perusahaan
8
Form status KP
Mahasiswa
Setelah mahasiswa mendapat konfirmasi dari perusahaan yang dituju untuk melakukan KP
9
Form pendaftaran seminar KP
Mahasiswa
Setiap ada mahasiswa yang melakukan pendaftaran seminar KP
10
Form check list pendaftaran seminar KP
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang melakukan pendaftaran seminar KP
11
Form input jadwal seminar KP
Administrasi (TU)
Sebelum dilaksanakan seminar KP
12
Form koreksi bidang keminatan KP Dosen (Koordinator KP) Setiap saat sesuai kebutuhan
13
Form disposisi dan pembatalan KP Dosen (Koordinator KP) Setiap saat sesuai kebutuhan
14
Form input nilai KP
Dosen (Koordinator KP) Setiap ada mahasiswa yang telah selesai seminar KP
15
Form revisi judul KP
Mahasiswa
Setiap saat sesuai kebutuhan selama nilai belum didapatkan
16
Form pendaftaran proposal TA
Mahasiswa
Setiap ada mahasiswa yang melakukan pengajuan proposal TA
17
Form penetapan pembimbing TA
Dosen (Koordinator TA) Setiap ada proposal yang telah disetujui oleh ketua KBK
18
Form pendaftaran seminar TA
Mahasiswa
IV - 94
Setiap ada mahasiswa yang melakukan pendaftaran seminar TA
Tabel 4.64 Sumber input dan periode masukan (lanjutan) No Interface Input
Sumber Input
Periode Masukan
19
Form check list Pendaftaran seminar TA
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang melakukan pendaftaran seminar TA
20
Form penetapan penguji TA
Dosen (Koordinator TA) Sebelum dilaksanakan seminar TA
21
Form input jadwal seminar TA
Dosen (Koordinator TA) Setiap akan dilaksanakan seminar TA dalam periode waktu tertentu
22
Form pendaftaran sidang TA
Mahasiswa
Setiap ada mahasiswa yang melakukan pendaftaran sidang TA
23
Form check list pendaftaran sidang TA
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang melakukan pendaftaran sidang TA
24
Form input jadwal sidang TA
Dosen (Koordinator TA) Setiap akan dilaksanakan sidang TA dalam periode waktu tertentu
25
Form input informasi pelaksanaan seminar dan sidang TA
Dosen (Koordinator TA) Setiap saat sesuai kebutuhan
26
Form koreksi bidang keminatan TA Dosen (Koordinator TA) Setiap saat sesuai kebutuhan
27
Form disposisi dan pembatalan TA Dosen (Koordinator TA) Setiap saat sesuai kebutuhan
28
Form input nilai TA
Dosen (Koordinator TA) Setiap ada mahasiswa yang telah selesai sidang TA
29
Form revisi judul TA
Mahasiswa
Setiap saat sesuai kebutuhan selama nilai belum didapatkan
30
Form input abstrak TA
Mahasiswa
Setiap saat sesuai kebutuhan selama nilai belum didapatkan
B. Perancangan interface output Interface output digunakan untuk menampilkan data-data yang tersimpan di dalam database sehingga diperoleh informasi yang berguna bagi pemakainya. Rancangan interface output dari sistem yang sedang dirancang dapat dilihat pada gambar 4.81 sampai dengan gambar 4.118.
1. Laporan penyebaran minat TA Laporan penyebaran minat TA digunakan untuk mengetahui penyebaran minat TA yang dikerjakan mahasiswa kedalam bidang keminatan yang ada dalam periode tertentu. Laporan penyebaran minat TA hanya bisa diakses oleh dosen koordinator TA. Rancangan laporan penyebaran minat TA dapat dilihat seperti pada gambar 4.82. Sedangkan untuk membuat laporan tersebut, koordinator TA
IV - 95
harus memasukkan periode pelaporan yang diinginkan melalui form seperti pada gambar 4.81.
Gambar 4.81 Form pilih periode pelaporan
Gambar 4.82 Laporan penyebaran minat TA
IV - 96
2. Laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing TA Laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing TA digunakan untuk mengetahui beban dosen pembimbing TA dalam suatu periode tertentu. Melalui laporan tersebut dapat diketahui berapa kali seorang dosen menjadi ketua penguji, anggota penguji 1, anggota penguji 2, dan anggota penguji 3. Gambar 4.83 menunjukkan rancangan laporan rekapitulasi beban dosen penguji TA pada saat aplikasi sedang dijalankan (versi online). Sedangkan gambar 4.84 menunjukkan format laporan rekapitulasi beban dosen penguji TA setelah dilakukan pencetakan (versi cetak). Sebelum menampilkan laporan, terlebih dahulu harus diatur periode waktu pelaporan yang diinginkan melalui form seperti yang ada pada gambar 4.81.
Gambar 4.83 Laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing TA versi online
Gambar 4.84 Laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing TA versi cetak
IV - 97
Tombol detail yang ada pada form laporan rekapitulasi beban dosen penguji TA versi online (gambar 4.83) digunakan untuk mengetahui tentang siapa saja mahasiswa yang menjadi beban bimbingan dari masing-masing dosen dalam periode waktu yang ditentukan. Laporan yang dirancang dapat dilihat seperti pada gambar 4.85. Informasi yang ada pada laporan tersebut adalah nama mahasiswa, NIM, judul TA, kode dosen pembimbing 1 dan 2, tanggal seminar, tanggal sidang, serta nilai TA.
Gambar 4.85 Daftar mahasiswa bimbingan TA
3. Pengumuman pembimbing TA
Gambar 4.86 Pengumuman pembimbing TA
Pengumuman pembimbing TA digunakan untuk menyampaikan informasi tentang dosen pembimbing 1 dan 2 dari proposal yang diajukan oleh mahasiswa.
IV - 98
Pengguna dapat menampilkan pengumuman pembimbing TA dalam bulan dan tahun tertentu serta memilih nomor SK pembimbing TA yang diterbitkan pada periode tersebut. Informasi tentang pembimbing TA dapat dilihat oleh semua pengguna aplikasi.
4. Jadwal seminar TA
Gambar 4.87 Jadwal seminar TA
Jadwal seminar TA digunakan untuk menyampaikan informasi pelaksanaan seminar TA mahasiswa serta dosen pengujinya. Jadwal seminar TA bisa ditampilkan dalam periode waktu tertentu sesuai keinginan pengguna. Untuk menampilkan jadwal tersebut, pengguna harus memasukkan periode waktu yang diinginkan melalui form seperti pada gambar 4.81.
IV - 99
5. Jadwal sidang TA
Gambar 4.88 Jadwal sidang TA
Jadwal sidang TA digunakan untuk menyampaikan informasi pelaksanaan sidang TA mahasiswa. Jadwal sidang TA bisa ditampilkan dalam periode waktu tertentu sesuai keinginan pengguna. Untuk menampilkan jadwal tersebut, pengguna harus memasukkan periode waktu yang diinginkan melalui form seperti pada gambar 4.81.
IV - 100
6. Form nilai bimbingan TA
Gambar 4.89 Form nilai bimbingan TA (F-03B)
Form nilai bimbingan TA dipersiapkan oleh bagian administrasi (TU) sebelum mahasiswa melaksanakan sidang. Dalam mempersiapkan form tersebut, bagian administrasi tidak perlu memasukkan nama, NIM, judul TA, dan nama dosen pembimbing 1 dan 2. Dengan sistem baru yang diusulkan, bagian administrasi tinggal mencari nama atau NIM mahasiswa yang akan melakukan sidang TA kemudian menekan tombol cetak.
IV - 101
7. Form nilai seminar TA
Gambar 4.90 Form nilai seminar TA (F-07)
Form nilai seminar TA dipersiapkan oleh bagian administrasi (TU) sebanyak 4 rangkap yang akan diberikan kepada masing-masing dosen penguji. Dalam mempersiapkan form tersebut, bagian administrasi tinggal mencari nama atau NIM mahasiswa yang akan melakukan seminar TA kemudian menekan tombol cetak.
IV - 102
8. Form nilai sidang TA
Gambar 4.91 Form nilai sidang TA (F-12)
Form nilai sidang TA dipersiapkan oleh bagian administrasi (TU) sebanyak 4 rangkap yang akan diberikan kepada masing-masing dosen penguji. Dalam mempersiapkan form tersebut, bagian administrasi tinggal mencari nama atau NIM mahasiswa yang akan melakukan sidang TA kemudian menekan tombol cetak.
IV - 103
9. Berita acara seminar TA
Gambar 4.92 Berita acara seminar TA (F-06)
Berita acara seminar TA dipersiapkan oleh bagian administrasi (TU) sebelum mahasiswa melakukan seminar. Dalam mempersiapkan form tersebut, bagian administrasi tidak perlu memasukkan nama, NIM, judul, jadwal, dan penguji.
IV - 104
Dengan sistem baru yang diusulkan, bagian administrasi tinggal mencari nama atau NIM mahasiswa yang akan melakukan seminar kemudian menekan tombol cetak. 10. Berita acara sidang TA
Gambar 4.93 Berita acara sidang TA (F-11)
IV - 105
Berita acara sidang TA dipersiapkan oleh bagian administrasi (TU) sebelum mahasiswa melakukan sidang. Dalam mempersiapkan form tersebut, bagian administrasi tidak perlu memasukkan nama, NIM, judul, jadwal, dan penguji. Dengan sistem yang baru, bagian administrasi tinggal mencari nama atau NIM mahasiswa yang akan melakukan sidang kemudian menekan tombol cetak.
11. Rekapitulasi nilai seminar TA
Gambar 4.94 Rekapitulasi nilai seminar TA (F-08)
IV - 106
Rekapitulasi nilai seminar TA dipersiapkan oleh bagian administrasi (TU) sebelum mahasiswa melakukan seminar. Dalam mempersiapkan form tersebut, bagian administrasi (TU) juga tidak perlu memasukkan nama, NIM, judul, dan penguji. Tetapi cukup mencari nama atau NIM kemudian menekan tombol cetak.
12. Rekapitulasi nilai sidang TA
Gambar 4.95 Rekapitulasi nilai sidang TA (F-13)
IV - 107
Rekapitulasi nilai sidang TA dipersiapkan oleh bagian administrasi (TU) sebelum mahasiswa melakukan sidang. Dalam mempersiapkan form tersebut, bagian administrasi (TU) juga tidak perlu memasukkan nama, NIM, judul, dan penguji. Tetapi cukup mencari nama atau NIM kemudian menekan tombol cetak. Untuk keperluan mencetak form nilai bimbingan TA, form nilai seminar TA, form nilai sidang TA, berita acara seminar TA, berita acara sidang TA, rekapitulasi nilai seminar TA, dan rekapitulasi nilai sidang TA, seperti pada gambar 4.89 sampai dengan gambar 4.95 diatas, bagian administrasi (TU) harus membuka form kelengkapan TA seperti pada gambar 4.96 dan mencari nama atau NIM mahasiswa yang bersangkutan melalui kotak pencarian. Hasil pencarian akan tampil pada kolom sebelah kanan. Ketika nama mahasiswa di klik, kolom sebelah kiri akan terisi nama, NIM, PA, pembimbing TA, dan penguji TA. Setelah itu tinggal dipilih form mana yang akan dicetak kemudian tekan tombol cetak.
Gambar 4.96 Form kelengkapan TA
13. Laporan progress TA mahasiswa Laporan progress TA digunakan untuk mengetahui perkembangan pengerjaan TA mahasiswa. Dalam laporan tersebut juga dapat diketahui berapa lama waktu tempuh pengerjaan TA mulai dari keluarnya surat keputusan pembimbing TA
IV - 108
sampai dengan saat laporan progress TA tersebut dibuat. Progress TA yang akan muncul dalam laporan ini adalah BELUM, PROPOSAL, SEMINAR, dan SIDANG.
Gambar 4.97 Laporan progress TA mahasiswa versi cetak
Gambar 4.97 menunjukkan laporan progress TA mahasiswa setelah dilakukan pencetakan (versi cetak), sedangkan Gambar 4.98 menunjukkan laporan progress TA pada saat aplikasi sedang dijalankan (versi online). Pada form tersebut juga dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkan nama, NIM, PA, dan pembimbing TA.
Gambar 4.98 Laporan progress TA mahasiswa versi online
IV - 109
14. Kartu monitoring seminar TA
Gambar 4.99 Kartu monitoring seminar TA
Kartu Monitoring Seminar TA bisa dicetak setiap saat oleh mahasiswa yang sudah memiliki user account. Pada sistem sekarang, kartu monitoring seminar TA dapat diperoleh melalui bagian administrasi (TU). Sedangkan pada sistem usulan, kartu tersebut dicetak sendiri oleh mahasiswa.
IV - 110
15. Laporan penyebaran minat KP
Gambar 4.100 Laporan penyebaran minat KP
Laporan penyebaran minat KP digunakan untuk mengetahui penyebaran minat KP yang dikerjakan mahasiswa kedalam bidang keminatan yang ada dalam periode tertentu. Laporan penyebaran minat KP hanya bisa diakses oleh dosen koordinator KP. Untuk membuat laporan tersebut, koordinator KP harus memasukkan periode pelaporan yang diinginkan melalui form seperti pada gambar 4.81.
16. Laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP Laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP digunakan untuk mengetahui beban dosen pembimbing KP dalam suatu periode tertentu. Melalui laporan tersebut
dapat diketahui berapa kali seorang dosen menjadi pembimbing KP, serta berapa
IV - 111
banyak mahasiswa yang masih dalam proses pengerjaan KP maupun mahasiswa yang sudah selesai mengerjakan KP dari bimbingan dosen yang bersangkutan. Gambar 4.101 menunjukkan rancangan laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP pada saat aplikasi sedang dijalankan (versi online). Sedangkan Gambar 4.102 menunjukkan format laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP setelah dilakukan pencetakan (versi cetak). Sebelum menampilkan laporan, terlebih dahulu harus diatur periode waktu pelaporan yang diinginkan melalui form seperti yang ada pada gambar 4.101.
Gambar 4.101 Laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP versi online
Gambar 4.102 Laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP versi cetak
Untuk mengetahui siapa saja mahasiswa yang menjadi beban bimbingan dari masing-masing dosen dalam periode waktu yang ditentukan dapat dilakukan dengan cara mengklik tombol detail yang ada pada form laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP versi online (gambar 4.101). Informasi yang ada
IV - 112
pada laporan tersebut adalah nama mahasiswa, NIM, judul KP, tanggal seminar, serta nilai KP. Laporan yang dirancang dapat dilihat seperti pada gambar 4.103.
Gambar 4.103 Daftar mahasiswa bimbingan KP
17. Pengumuman pembimbing KP
Gambar 4.104 Pengumuman pembimbing KP
Pengumuman pembimbing KP digunakan untuk menyampaikan informasi tentang dosen pembimbing KP yang akan ditampilkan tiap angkatan. Untuk dapat melihat informasi tersebut, pengguna harus memilih angkatan berapa yang akan ditampilkan melalui form seperti pada gambar 4.105.
Gambar 4.105 Form pilih angkatan pembimbing KP
IV - 113
18. Jadwal seminar KP
Gambar 4.106 Jadwal seminar KP
Jadwal seminar KP digunakan untuk menyampaikan informasi pelaksanaan seminar KP mahasiswa serta dosen pembimbingnya. Jadwal seminar KP bisa ditampilkan dalam periode waktu tertentu sesuai keinginan pengguna. Untuk menampilkan jadwal tersebut, pengguna harus memasukkan periode waktu yang diinginkan melalui form seperti pada gambar 4.81.
IV - 114
19. Berita acara seminar KP
Gambar 4.107 Berita acara seminar KP (F-KP07)
Berita acara seminar KP dipersiapkan oleh bagian administrasi (TU) sebelum mahasiswa melakukan seminar KP. Dalam mempersiapkan form tersebut, bagian administrasi tidak perlu memasukkan nama, NIM, judul, dan pembimbing. Dengan sistem baru yang diusulkan, bagian administrasi tinggal mencari nama
IV - 115
atau NIM mahasiswa yang akan melakukan seminar KP kemudian menekan tombol cetak.
20. Daftar hadir peserta seminar KP
Gambar 4.108 Daftar hadir peserta seminar KP (F-KP08)
Daftar Hadir peserta seminar KP dipersiapkan oleh bagian administrasi (TU) sebelum mahasiswa melakukan seminar KP. Bagian administrasi tinggal mencari
IV - 116
nama atau NIM mahasiswa yang akan melakukan seminar KP kemudian menekan tombol cetak.
21. Form penilaian KP
Gambar 4.109 Form penilaian KP (F-KP09)
Form penilaian KP dipersiapkan oleh bagian administrasi (TU) sebelum mahasiswa melakukan seminar KP. Bagian administrasi tinggal mencari nama atau NIM mahasiswa yang akan melakukan seminar KP kemudian menekan tombol cetak. Untuk keperluan mencetak berita acara seminar KP, daftar hadir peserta seminar KP, serta form penilaian KP, seperti pada gambar 4.107 sampai dengan gambar 4.109, bagian administrasi (TU) harus membuka form kelengkapan KP
IV - 117
seperti pada gambar 4.110 dan mencari nama atau NIM mahasiswa yang bersangkutan melalui kotak pencarian. Hasil pencarian akan tampil pada kolom sebelah kanan. Ketika nama mahasiswa di klik, kolom sebelah kiri akan terisi nama, NIM, PA, dan pembimbing KP. Setelah itu tinggal dipilih form mana yang akan dicetak kemudian tekan tombol cetak.
Gambar 4.110 Form kelengkapan KP
22. Laporan progress KP mahasiswa
Gambar 4.111 Laporan progress KP mahasiswa versi cetak
Laporan progress KP digunakan untuk mengetahui perkembangan pengerjaan KP mahasiswa. Dalam laporan tersebut juga dapat diketahui berapa lama waktu
IV - 118
tempuh pengerjaan KP mulai dari selesainya masa KP di perusahaan sampai saat laporan progress tersebut dibuat. Progress KP yang akan muncul dalam laporan ini adalah BELUM, SEDANG KP, PENGERJAAN LAPORAN, dan SEMINAR. Gambar 4.111 menunjukkan laporan progress KP mahasiswa setelah dilakukan pencetakan (versi cetak), sedangkan gambar 4.112 menunjukkan laporan progress KP pada saat aplikasi sedang dijalankan (versi online). Pada form tersebut juga dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkan nama, NIM, PA, dan pembimbing KP.
Gambar 4.112 Laporan progress KP mahasiswa versi online
23. Kartu monitoring seminar KP Kartu monitoring seminar KP bisa dicetak setiap saat oleh mahasiswa yang sudah memiliki user account. Pada sistem sekarang, kartu monitoring seminar KP dapat diperoleh melalui bagian administrasi (TU). Sedangkan pada sistem usulan, kartu tersebut dicetak sendiri oleh mahasiswa.
IV - 119
Gambar 4.113 Kartu monitoring seminar KP
24. Pengumpulan laporan KP Pada saat mahasiswa mengumpulkan laporan KP, bagian administrasi membuatkan bukti serah terima laporan melalui aplikasi yang dirancang. Bagian
IV - 120
administrasi mencari nama atau NIM mahasiswa yang mengumpulkan laporan KP melalui fasilitas pencarian dan memasukkan data jumlah laporan yang diserahkan. Setelah tombol “save” di klik, aplikasi secara otomatis akan mencetak bukti serah terima laporan KP.
Gambar 4.114 Form pengumpulan laporan KP
Gambar 4.115 Bukti serah terima pengumpulan laporan KP
25. Pengumpulan laporan TA Pada saat mahasiswa mengumpulkan laporan TA, bagian administrasi membuatkan bukti serah terima laporan melalui aplikasi yang dirancang. Bagian administrasi mencari nama atau NIM mahasiswa yang mengumpulkan laporan TA melalui fasilitas pencarian dan memasukkan data jumlah laporan yang diserahkan.
IV - 121
Setelah tombol “save” di klik, aplikasi secara otomatis akan mencetak bukti serah terima laporan TA.
Gambar 4.116 Form pengumpulan laporan TA
Gambar 4.117 Bukti serah terima pengumpulan laporan TA
26. Backup dan restore database Untuk keperluan penyelamatan data, aplikasi dilengkapi dengan fasilitas backup dan restore database. Tampilan form backup dan restore, sebagai berikut:
IV - 122
Gambar 4.118 Form backup dan restore database
Sebelum melakukan backup, terlebih dahulu harus ditentukan folder mana yang akan digunakan untuk menyimpan hasil backup. Sedangkan untuk restore, tinggal dicari file *.sql yang ingin dikembalikan kedalam server. Berdasarkan rancangan output diatas, maka dapat dirangkum keluaran yang akan dihasilkan dari sistem informasi TA dan KP seperti pada tabel 4.65.
Tabel 4.65 Sasaran output dan periode keluaran No Output
Sasaran Output
Periode Keluaran
1
Laporan penyebaran minat TA
Dosen (Koordinator TA) Setiap saat tergantung keinginan user
2
Laporan rekapitulasi beban dosen penguji TA
Dosen (Koordinator TA) Setiap saat tergantung keinginan user
3
Pengumuman pembimbing TA
Semua User
Setiap saat tergantung keinginan user
4
Jadwal seminar TA
Semua User
Setiap saat tergantung keinginan user
5
Jadwal sidang TA
Semua User
Setiap saat tergantung keinginan user
6
Form nilai bimbingan TA
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang akan melaksanakan sidang TA
7
Form nilai seminar TA
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar TA
8
Form nilai sidang TA
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang akan melaksanakan sidang TA
9
Berita acara seminar TA
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar TA
10
Berita acara sidang TA
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang akan melaksanakan sidang TA
11
Rekapitulasi nilai seminar TA
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar TA
12
Rekapitulasi nilai sidang TA
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang akan melaksanakan sidang TA
IV - 123
Tabel 4.65 Sasaran output dan periode keluaran (lanjutan) No Output
Sasaran Output
Periode Keluaran
13
Laporan progress TA mahasiswa Semua User
Setiap saat tergantung keinginan user
14
Kartu monitoring seminar TA
Mahasiswa
Setiap saat tergantung keinginan user
15
Laporan penyebaran minat KP
Dosen (Koordinator KP) Setiap saat tergantung keinginan user
16
Laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP
Dosen (Koordinator KP) Setiap saat tergantung keinginan user
17
Pengumuman pembimbing KP
Semua User
Setiap saat tergantung keinginan user
18
Jadwal seminar KP
Semua User
Setiap saat tergantung keinginan user
19
Berita acara seminar KP
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar KP
20
Daftar hadir peserta seminar KP
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar KP
21
Form penilaian KP
Administrasi (TU)
Setiap ada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar KP
22
Laporan progress KP mahasiswa
Semua User
Setiap saat tergantung keinginan user
23
Kartu monitoring seminar KP
Mahasiswa
Setiap saat tergantung keinginan user
24
Bukti serah terima laporan KP
Administrasi (TU)
Setiap saat ketika ada mahasiswa yang mengumpulkan laporan KP
25
Bukti serah terima laporan TA
Administrasi (TU)
Setiap saat ketika ada mahasiswa yang mengumpulkan laporan TA
26
Backup dan restore
Administrasi (TU)
Setiap saat sesuai kebutuhan
C. Perancangan hak akses user Desain menu merupakan tampilan pada monitor yang mengkomunikasikan input dan output antara user dengan komputer. Tampilan terdiri dari menu-menu yang akan memproses masukan atau keluaran data. Menu dari aplikasi yang dirancang beserta pengaturan hak aksesnya dapat dilihat pada tabel 4.66.
IV - 124
Tabel 4.66 Rancangan menu dan hak akses user Hak Akses Menu
Sub Menu
Program
Master Data
Admin (TU)
Mahasiswa
Dosen
Koord. KP
Koord. TA
Login Logout
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
Exit Mahasiswa Dosen
v
v
v
v
v
v v
Tata Usaha Kerja Praktek Cetak Kartu Monitoring Seminar KP Penetapan Dosen Pembimbing KP Pengumuman Pembimbing KP Pengajuan Kerja Praktek Status Kerja Praktek Pendaftaran Seminar KP Check List Pendaftaran Seminar KP Input Jadwal Seminar KP Jadwal Seminar KP Kelengkapan KP Lihat Progress KP Rekapitulasi Dosen Pembimbing KP
v v
v
v
v
v v v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v v v v v v v
Distribusi Kerja Praktek
v
Koreksi Bidang Keminatan KP
v
Disposisi dan Pembatalan KP
v
Input Nilai KP
v
Revisi judul KP Tugas Akhir
v
Pengumpulan Laporan KP Cetak Kartu Monitoring Seminar TA Pendaftaran Proposal TA Penetapan Dosen Pembimbing TA Pengumuman Pembimbing TA Pendaftaran Seminar TA Check List Pendaftaran Seminar TA Penetapan Dosen Penguji TA Input Jadwal Seminar TA Jadwal Seminar TA Pendaftaran Sidang TA Check List Pendaftaran Sidang TA Input Jadwal Sidang TA Jadwal Sidang TA Kelengkapan TA Lihat Progress TA Rekapitulasi Dosen Penguji TA Distribusi Tugas Akhir Cetak Lembar Validasi dan Pengesahan Koreksi Bidang Keminatan TA Disposisi dan Pembatalan TA Input Nilai TA Revisi judul TA
IV - 125
v v
v
v
v v v
v
v
v
v
v v v v v
v
v
v
v
v v v v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v v v v v v
Tabel 4.66 Rancangan menu dan hak akses user (lanjutan) Hak Akses Menu
Sub Menu
Tugas Akhir Umum
Bantuan
4.3.3
Admin (TU)
Mahasiswa
Input Abstrak TA
Dosen
Koord. KP
Koord. TA
v
Pengumpulan Laporan TA
v
MySQL - Admin
v
User Account
v
Data Dosen
v
v
v
v
v
Data Mahasiswa
v
v
v
v
v
Bantuan Pengoperasian
v
v
v
v
v
Pembuatan program aplikasi Setelah perancangan user interface selesai dilakukan, maka tahap
selanjutnya adalah melakukan pembuatan program aplikasi. Pada tahap pembuatan program aplikasi dilakukan penulisan kode program sesuai dengan sistem yang akan dibangun. Aplikasi dibangun dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Enterprise Edition dengan database yang digunakan adalah MySQL. Sedangkan pembuatan laporan menggunakan Crystal Report 10. Aplikasi yang dikembangkan akan dapat digunakan pada jaringan lokal (local area network) Teknik Industri UNS secara intranet dan juga pada jaringan luas (wide area network) melalui jaringan internet. Aplikasi dikembangkan dengan arsitektur fat-client model, yaitu menempatkan program aplikasi pada client sedangkan server hanya mengurusi manajemen data. Rancangan jaringan dari aplikasi yang dibuat dapat dilihat pada gambar 4.119. Server database yang digunakan oleh aplikasi ini adalah server milik jurusan Teknik Industri yang sudah ada dan ditempatkan di Unit Pelayanan Teknis Pusat Komunikasi UNS (UPT-PUSKOM UNS). Untuk dapat menjalankan aplikasi sistem informasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir, diperlukan perangkat keras sebagai berikut:
1.
Komputer server Komputer server merupakan tempat untuk menyimpan file database KP dan
TA. Komputer server harus selalu hidup agar database dapat diakses kapanpun
IV - 126
oleh user. Spesifikasi komputer minimal yang dapat digunakan sebagai server adalah:
2.
Sistem operasi
: Windows, Linux
Processor
: Intel Pentium IV
Memori
: 512 MB
Hard drive
: 40 GB
Kebutuhan software
: MySQL v 4.0 dan PHPMyadmin
Komputer client Komputer client merupakan komputer yang digunakan user untuk
menjalankan program aplikasi sistem informasi KP dan TA. Spesifikasi komputer minimal yang dapat digunakan sebagai client adalah: Sistem operasi
: Windows 2000
Processor
: Intel Pentium III
Memori
: 256 MB
Free hard drive space
: 150 MB
Networking
: wireless, wire
Jenis komputer
: PC, laptop
Pada saat melakukan instalasi, user komputer harus pada level administrator. Komputer client harus terkoneksi dengan internet sebelum dapat menggunakan aplikasi sistem informasi KP dan TA.
IV - 127
Gambar 4.119 Rancangan jaringan sistem informasi KP dan TA
IV - 128
BAB V ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL Pada bab ini membahas tentang analisis dan interpretasi hasil perancangan dalam penelitian yang telah dilakukan pada bab sebelumnya. Analisis yang dibahas dalam penelitian ini terdiri dari 3 sub bab, yaitu analisis sistem usulan, analisis rancangan program aplikasi, dan implementasi sistem.
5.1
ANALISIS SISTEM USULAN Pada bab sebelumnya telah dilakukan analisis sistem KP dan TA sekarang
untuk mengetahui permasalahan dan kekurangan yang ada pada sistem, sehingga bisa diketahui kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang saat ini digunakan. Kebutuhan yang berhasil diidentifikasi selanjutnya dijadikan sebagai acuan dalam pengembangan sistem yang baru. Dengan demikian, sistem yang dirancang dapat memenuhi kebutuhan dari sistem KP dan TA di jurusan Teknik Industri UNS. 5.1.1
Analisis sistem Tugas Akhir usulan Hasil analisis sistem sekarang menunjukkan bahwa sistem TA yang
sekarang digunakan mempunyai beberapa kekurangan dan memiliki kemungkinan untuk dikembangkan. Kebutuhan sistem TA yang berhasil diidentifikasi dari analisis sistem sekarang, sebagai berikut: 1. Menampilkan informasi penyebaran minat pengerjaan TA dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan tepat. 2. Mengetahui rekapitulasi beban dosen pembimbing TA dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan akurat. 3. Menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar TA dengan cepat dan terhindar dari kesalahan. 4. Menyiapkan berkas-berkas kelengkapan sidang TA dengan cepat dan terhindar dari kesalahan. 5. Menampilkan informasi progress TA mahasiswa dengan cepat dan akurat. Dari kebutuhan sistem tersebut, kemudian dilakukan perancangan sistem TA usulan untuk memenuhi semua kebutuhan yang telah disebutkan diatas.
V-1
Analisis sistem TA usulan dibagi kedalam 4 aktivitas utama yang ada pada sistem TA, yaitu pengajuan proposal TA, pendaftaran dan pelaksanaan seminar TA, pendaftaran dan pelaksanaan sidang TA, serta pemrosesan informasi TA.
A. Pengajuan proposal Tugas Akhir Pada sistem lama, mahasiswa menyampaikan proposal kepada koordinator TA. Koordinator TA selanjutnya meneruskan proposal kepada ketua KBK yang bersangkutan untuk mendapatkan dosen pembimbing. Setelah mendapat kepastian dosen pembimbing, koordinator TA mengeluarkan SK dosen pembimbing TA kepada mahasiswa yang mengajukan proposal tersebut. Mahasiswa akan mengetahui proposalnya diterima atau tidak setelah diumumkannya SK dosen pembimbing TA. Pada sistem usulan, mahasiswa menyampaikan proposal kepada ketua KBK untuk mendapatkan dosen pembimbing. Ketua KBK harus menentukan proposal diterima atau ditolak dalam waktu maksimal 14 hari sejak proposal diterima oleh ketua KBK. Setelah mendapatkan dosen pembimbing, mahasiswa menyerahkan proposal kepada koordinator TA dan menunggu dikeluarkannya SK dosen pembimbing TA. Alur seperti ini memberikan keuntungan bagi koordinator TA, yaitu mengurangi beban pekerjaan dengan tidak perlu mencarikan dosen pembimbing kepada mahasiswa. Sedangkan keuntungan bagi mahasiswa adalah dapat mengetahui proposalnya diterima atau tidak dengan lebih cepat dan dalam rentang waktu yang pasti.
B. Pendaftaran dan pelaksanaan seminar Tugas Akhir Pada kegiatan pendaftaran dan pelaksanaan seminar TA, perubahan yang terjadi adalah adanya bukti serah terima persyaratan seminar TA dari bagian administrasi kepada mahasiswa dan pembatalan seminar TA bagi mahasiswa yang tidak lolos seminar. Bukti serah terima persyaratan seminar TA dibuat oleh bagian administrasi dan diberikan kepada mahasiswa. Dengan adanya bukti serah terima tersebut, mahasiswa memiliki bukti bahwa yang bersangkutan benar-benar telah menyerahkan persyaratan seminar TA kepada bagian administrasi. Bukti serah
V-2
terima perlu dibuat untuk mengantisipasi apabila terjadi keteledoran oleh bagian administrasi. Aktivitas pembatalan seminar oleh koordinator TA tidak ada dalam sistem yang sekarang digunakan. Namun pada sistem usulan, pembatalan seminar perlu dilakukan oleh koordinator TA terhadap mahasiswa yang dinyatakan tidak lolos seminar oleh tim penguji. Tujuan dari pembatalan seminar adalah agar mahasiswa dapat melakukan pendaftaran untuk mengikuti seminar ulang. Tanpa adanya pembatalan, aplikasi tidak akan mengijinkan mahasiswa yang sudah melakukan seminar untuk kembali melakukan pendaftaran seminar. Dengan demikian data tanggal pelaksanaan seminar TA dapat tersimpan kedalam database untuk keperluan menampilkan progress TA mahasiswa yang up to date.
C. Pendaftaran dan pelaksanaan sidang Tugas Akhir Pada kegiatan pendaftaran dan pelaksanaan sidang TA, perubahan yang terjadi adalah adanya bukti serah terima persyaratan sidang TA dari bagian administrasi kepada mahasiswa, pembatalan sidang TA bagi mahasiswa yang tidak lolos sidang, dan input nilai kedalam database. Bukti serah terima persyaratan sidang TA dibuat oleh bagian administrasi dan diberikan kepada mahasiswa. Dengan adanya bukti serah terima tersebut, mahasiswa memiliki bukti bahwa yang bersangkutan benar-benar telah menyerahkan persyaratan sidang TA kepada bagian administrasi. Bukti serah terima perlu dibuat untuk mengantisipasi apabila terjadi keteledoran oleh bagian administrasi. Pembatalan sidang oleh koordinator TA tidak ada dalam sistem yang sekarang digunakan. Namun pada sistem usulan, pembatalan sidang perlu dilakukan oleh koordinator TA terhadap mahasiswa yang dinyatakan tidak lolos sidang oleh tim penguji. Tujuan dari pembatalan sidang adalah agar mahasiswa dapat melakukan pendaftaran untuk mengikuti sidang ulang. Tanpa adanya pembatalan, aplikasi tidak akan mengijinkan mahasiswa yang sudah melakukan sidang untuk kembali melakukan pendaftaran sidang. Dengan demikian data tanggal pelaksanaan sidang TA dapat tersimpan kedalam database untuk keperluan menampilkan progress TA mahasiswa yang up to date.
V-3
Mahasiswa yang telah menyelesaikan semua perbaikan sidang harus mengumpulkan laporan TA melalui bagian administrasi. Dalam pengumpulan laporan, bagian administrasi membuat bukti penyerahan laporan TA rangkap 3. Bukti tersebut diserahkan kepada mahasiswa sebanyak 1 lembar, diserahkan kepada koordinator TA sebanyak 1 lembar, dan sisanya disimpan oleh bagian administrasi sebagai arsip. Sebagai akhir proses kegiatan TA adalah dikeluarkannya nilai TA oleh koordinator TA. Koordinator TA memasukkan nilai setelah menerima bukti penyerahan laporan TA dari bagian administrasi. Mahasiswa yang belum menyerahkan laporan TA, nilainya tidak akan keluar dalam sistem ini. Dengan demikian rangkaian proses TA mahasiswa belum dikatakan selesai.
D. Pemrosesan informasi Tugas Akhir Pada sistem lama, data-data TA disimpan dalam bentuk file dokumen dan lembaran kertas. Untuk memproses data menjadi sebuah informasi dilakukan dengan merekap dokumen yang diperlukan. Informasi yang saat ini sudah dibuat adalah pengumuman pembimbing, pengumuman penguji, jadwal seminar, jadwal sidang, dan progress pengerjaan TA. Pemrosesan progress TA dalam sistem sekarang dilakukan dengan merekap data-data TA yang ada pada dokumen yang dimiliki oleh koordinator TA. Aktivitas tersebut membutuhkan waktu yang relatif lama bagi koordinator TA untuk memprosesnya. Karena berbagai kesibukan dari koordinator TA, progress TA yang ditampilkan pada papan pengumuman menjadi tidak up to date. Sedangkan pada sistem usulan, data TA juga disimpan kedalam database. Dengan demikian, data-data tersebut dapat dengan mudah ditampilkan kembali untuk memberikan informasi yang bermanfaat kepada dosen dan mahasiswa secara cepat dan akurat. Tambahan informasi yang ada pada sistem usulan adalah rekapitulasi beban dosen pembimbing TA dan penyebaran minat pengerjaan TA. Dengan adanya informasi rekapitulasi beban dosen pembimbing TA, dapat diketahui dengan cepat berapa kali seorang dosen menjadi pembimbing 1 maupun pembimbing 2 dalam suatu periode tertentu. Daftar mahasiswa yang dibimbing seorang dosen juga dapat diketahui dengan mudah. Sedangkan informasi
V-4
penyebaran minat pengerjaan TA disajikan dalam bentuk grafik dan bisa diatur sesuai periode waktu yang ingin ditampilkan. Sehingga informasi yang ditampilkan akan lebih mudah dibaca dan dipahami. Selain itu, progress pengerjaan TA juga disajikan lebih informatif dari progress TA yang pernah dibuat dalam sistem sekarang. Waktu tempuh yang ditampilkan dalam progress TA selalu update otomatis setiap hari selama mahasiswa yang bersangkutan belum melaksanakan dan lolos sidang TA.
5.1.2
Analisis sistem Kerja Praktek usulan Hasil analisis sistem sekarang menunjukkan bahwa sistem KP yang
sekarang digunakan mempunyai beberapa kekurangan dan memiliki kemungkinan untuk dikembangkan. Kebutuhan sistem KP yang berhasil diidentifikasi dari analisis sistem sekarang, sebagai berikut: 1. Menampilkan informasi penyebaran minat pengerjaan KP dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan tepat. 2. Mengetahui rekapitulasi beban dosen pembimbing KP dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan akurat. 3. Menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar KP dengan cepat dan terhindar dari kesalahan. 4. Menampilkan informasi progress KP mahasiswa dengan cepat dan akurat. Dari kebutuhan sistem tersebut, kemudian dilakukan perancangan sistem KP usulan untuk memenuhi semua kebutuhan yang telah disebutkan diatas. Analisis sistem KP usulan dibagi kedalam 3 aktivitas utama yang ada pada sistem KP, yaitu pengajuan KP, pendaftaran dan pelaksanaan seminar KP, serta pemrosesan informasi KP.
A. Pengajuan Kerja Praktek Pengajuan KP sistem usulan dilakukan dengan menggunakan bantuan aplikasi komputer untuk menangkap data pengajuan KP dan menyimpannya kedalam database. Mahasiswa yang telah diterima KP di perusahaan harus melakukan update status KP melalui aplikasi. Tujuan dari update status adalah untuk mengetahui kapan dimulai dan berakhirnya kegiatan KP di perusahaan. Data
V-5
tersebut perlu dimasukkan kedalam database untuk keperluan perhitungan waktu pengerjaan KP. Waktu pengerjaan KP dihitung setelah tanggal berakhirnya kegiatan KP di perusahaan.
B. Pendaftaran dan pelaksanaan seminar KP Perubahan yang terjadi pada kegiatan pendaftaran dan pelaksanaan seminar KP adalah adanya bukti serah terima persyaratan seminar KP dari bagian administrasi kepada mahasiswa, keharusan menentukan bidang keminatan KP oleh mahasiswa, pembatalan seminar KP bagi mahasiswa yang tidak lolos seminar, dan input nilai kedalam database. Bukti serah terima persyaratan seminar KP dibuat oleh bagian administrasi dan diberikan kepada mahasiswa. Dengan adanya bukti serah terima tersebut, mahasiswa memiliki bukti bahwa yang bersangkutan benar-benar telah menyerahkan persyaratan seminar KP kepada bagian administrasi. Bukti serah terima perlu dibuat untuk mengantisipasi apabila terjadi keteledoran oleh bagian administrasi. Pada saat melakukan pendaftaran seminar, mahasiswa harus menentukan bidang keminatan yang sesuai dengan judul laporan yang dikerjakannya. Data bidang keminatan KP tersebut akan digunakan untuk mengetahui penyebaran minat pengerjaan KP kedalam bidang keminatan yang ada di jurusan Teknik Industri UNS. Dengan demikian informasi penyebaran minat pengerjaan KP dapat disajikan dengan data yang akurat. Pembatalan seminar oleh koordinator KP tidak ada dalam sistem yang sekarang digunakan. Namun pada sistem usulan, pembatalan sidang perlu dilakukan oleh koordinator KP terhadap mahasiswa yang dinyatakan tidak lolos seminar oleh pembimbing. Tujuan dari pembatalan seminar adalah agar mahasiswa dapat melakukan pendaftaran untuk mengikuti seminar ulang. Tanpa adanya pembatalan, aplikasi tidak akan mengijinkan mahasiswa yang sudah melakukan seminar untuk kembali melakukan pendaftaran seminar. Dengan adanya pembatalan seminar oleh koordinator KP dan pendaftaran seminar ulang oleh mahasiswa, data tanggal pelaksanaan seminar KP dapat tersimpan kedalam database untuk keperluan menampilkan progress KP mahasiswa yang up to date.
V-6
Mahasiswa yang telah menyelesaikan semua perbaikan seminar harus mengumpulkan laporan KP melalui bagian administrasi. Dalam pengumpulan laporan, bagian administrasi membuat bukti penyerahan laporan KP rangkap 3. Bukti tersebut diserahkan kepada mahasiswa sebanyak 1 lembar, diserahkan kepada koordinator KP sebanyak 1 lembar, dan sisanya disimpan oleh bagian administrasi sebagai arsip. Sebagai akhir proses kegiatan KP adalah dikeluarkannya nilai KP oleh koordinator KP. Koordinator KP memasukkan nilai setelah menerima bukti penyerahan laporan KP dari bagian administrasi. Mahasiswa yang belum menyerahkan laporan KP, nilainya tidak akan keluar dalam sistem ini. Dengan demikian rangkaian proses KP mahasiswa belum dikatakan selesai.
C. Pemrosesan informasi Kerja Praktek Pada sistem lama, data-data KP disimpan dalam bentuk file dokumen dan lembaran kertas. Untuk memproses data menjadi sebuah informasi dilakukan dengan merekap dokumen yang diperlukan. Informasi yang saat ini sudah dibuat adalah pengumuman pembimbing dan jadwal seminar. Jadwal seminar mahasiswa hanya diinformasikan kepada dosen pembimbing dan mahasiswa yang akan melaksanakan seminar. Sedangkan pada sistem usulan, data KP juga disimpan kedalam database. Dengan demikian, data-data tersebut dapat dengan mudah ditampilkan kembali untuk memberikan informasi yang bermanfaat kepada dosen dan mahasiswa secara cepat dan akurat. Tambahan informasi yang ada pada sistem usulan adalah rekapitulasi beban dosen pembimbing KP, progress pengerjaan KP, dan penyebaran minat pengerjaan KP. Dengan adanya informasi rekapitulasi beban dosen pembimbing KP, dapat diketahui dengan cepat berapa kali seorang dosen menjadi pembimbing KP dalam suatu periode tertentu. Daftar mahasiswa yang dibimbing seorang dosen juga dapat diketahui dengan mudah. Informasi yang ada dalam progress pengerjaan KP antara lain waktu pengerjaan laporan KP oleh mahasiswa. Waktu tempuh yang ditampilkan selalu update otomatis setiap hari selama mahasiswa yang bersangkutan belum melaksanakan dan lolos seminar KP. Sedangkan informasi
V-7
penyebaran minat pengerjaan KP disajikan dalam bentuk grafik dan bisa diatur sesuai periode waktu yang ingin ditampilkan. Sehingga informasi yang ditampilkan akan lebih mudah dibaca dan dipahami.
5.2
ANALISIS RANCANGAN PROGRAM APLIKASI Program aplikasi dibuat sesuai dengan rancangan user interface dan
rancangan sistem yang dihasilkan pada tahap sebelumnya. Program aplikasi terdiri dari 2 sub aplikasi yang kemudian diintegrasikan menjadi sebuah aplikasi. Sub aplikasi yang dimaksud adalah sub aplikasi Tugas Akhir dan sub aplikasi Kerja Praktek. Aplikasi dirancang dengan pengaturan hak akses yang berbeda antara bagian administrasi, mahasiswa, dan dosen. Sub aplikasi TA memiliki beberapa fitur untuk meminimalkan kesalahan penggunaan aplikasi dan kesalahan pemahaman informasi oleh pengguna. Beberapa fitur sub aplikasi TA yang dimaksud, sebagai berikut: 1. Pengajuan proposal hanya dapat dilakukan oleh mahasiswa yang belum lolos seminar. Hal ini perlu dibatasi untuk menghindari masuknya data yang tidak diinginkan setelah mahasiswa lolos seminar TA. 2. Penetapan dosen pembimbing hanya dapat dilakukan terhadap mahasiswa yang sudah melakukan pendaftaran proposal. Pengaturan tersebut perlu dilakukan agar sistem dapat berjalan sesuai dengan alur yang telah ditetapkan. 3. Pendaftaran seminar dapat dilakukan mahasiswa yang proposalnya sudah disetujui koordinator TA. Selain itu, dapat juga dilakukan oleh mahasiswa yang tidak lolos seminar. 4. Nama-nama mahasiswa yang masuk dalam form check list pendaftaran seminar TA adalah mahasiswa yang sudah melakukan pendaftaran seminar. Sehingga bagian administrasi tidak dapat menerima persyaratan seminar bagi mahasiswa yang belum mendaftar seminar. 5. Penetapan dosen penguji hanya dapat dilakukan terhadap mahasiswa yang sudah mendaftar seminar. 6. Pembuatan jadwal seminar hanya dapat dilakukan terhadap mahasiswa yang sudah melakukan pendaftaran seminar dan memenuhi semua persyaratan yang ditentukan. Dengan demikian, sebelum dibuatkan jadwal seminar oleh
V-8
koordinator TA, sistem dapat menjamin bahwa mahasiswa telah melengkapi semua persyaratan yang ditentukan. 7. Pendaftaran sidang dapat dilakukan oleh mahasiswa yang sudah lolos seminar. Selain itu, dapat juga dilakukan oleh mahasiswa yang tidak lolos sidang. 8. Nama-nama mahasiswa yang masuk dalam form check list pendaftaran sidang TA adalah mahasiswa yang sudah melakukan pendaftaran sidang. Sehingga bagian administrasi tidak dapat menerima persyaratan sidang bagi mahasiswa yang belum mendaftar sidang. 9. Pembuatan jadwal sidang hanya dapat dilakukan terhadap mahasiswa yang sudah melakukan pendaftaran sidang dan memenuhi semua persyaratan yang ditentukan. Dengan demikian, sebelum dibuatkan jadwal sidang oleh koordinator TA, sistem dapat menjamin bahwa mahasiswa telah melengkapi semua persyaratan yang ditentukan. 10. Dosen dapat melihat nilai TA semua mahasiswa, sedangkan mahasiswa hanya dapat melihat nilai TA dirinya sendiri. 11. Revisi judul TA dapat dilakukan oleh mahasiswa sebelum koordinator TA memasukkan nilai kedalam database. 12. Input abstrak TA dapat dilakukan oleh mahasiswa sebelum koordinator TA memasukkan nilai kedalam database. Setelah nilai dimasukkan kedalam database, sistem akan menolak segala input yang diberikan oleh mahasiswa. Dengan demikian, data yang sudah tersimpan dalam database tidak dapat diubah oleh mahasiswa. 13. Pada saat melihat progress TA, terdapat peringatan terhadap mahasiswa yang hampir memasuki batas waktu standar pengerjaan TA dan mahasiswa yang berada pada waktu perpanjangan pengerjaan TA. Sub aplikasi KP memiliki beberapa fitur untuk meminimalkan kesalahan penggunaan aplikasi dan kesalahan pemahaman informasi oleh pengguna. Beberapa fitur sub aplikasi KP yang dimaksud, sebagai berikut: 1. Pengajuan permohonan KP ke jurusan tidak bisa dilakukan oleh mahasiswa yang belum memiliki pembimbing KP. Selain itu, tidak bisa juga dilakukan oleh mahasiswa yang sudah diterima KP di perusahaan. Hal ini perlu dibatasi untuk menghindari masuknya data yang tidak diinginkan dari mahasiswa.
V-9
2. Update status KP tidak bisa dilakukan oleh mahasiswa yang belum memiliki pembimbing KP atau mahasiswa yang sudah melakukan seminar. 3. Pendaftaran seminar KP dapat dilakukan mahasiswa yang sudah memiliki pembimbing KP dan meng-update status diterimanya KP di perusahaan. Selain itu, dapat juga dilakukan oleh mahasiswa yang tidak lolos seminar. 4. Nama-nama mahasiswa yang masuk dalam form check list pendaftaran seminar KP adalah mahasiswa yang sudah melakukan pendaftaran seminar. Sehingga bagian administrasi tidak dapat menerima persyaratan seminar bagi mahasiswa yang belum mendaftar seminar. 5. Pembuatan jadwal seminar hanya dapat dilakukan terhadap mahasiswa yang sudah melakukan pendaftaran seminar dan memenuhi semua persyaratan yang ditentukan. Dengan demikian, sebelum dibuatkan jadwal seminar oleh bagian administrasi, sistem dapat menjamin bahwa mahasiswa telah melengkapi semua persyaratan yang ditentukan. 6. Dosen dapat melihat nilai KP semua mahasiswa, sedangkan mahasiswa hanya dapat melihat nilai KP dirinya sendiri. 7. Revisi judul KP dapat dilakukan oleh mahasiswa sebelum koordinator KP memasukkan nilai kedalam database. Setelah nilai dimasukkan kedalam database, sistem akan menolak segala input yang diberikan oleh mahasiswa. Dengan demikian, data yang sudah tersimpan dalam database tidak dapat diubah oleh mahasiswa. 8. Pada saat melihat progress KP, terdapat peringatan terhadap mahasiswa yang hampir memasuki batas waktu standar pengerjaan KP dan mahasiswa yang sudah melewati batas waktu yang ditentukan. Dengan adanya fitur-fitur yang telah disebutkan diatas, aktivitas mahasiswa terkait KP dan TA dapat terekam sesuai dengan data yang dibutuhkan dan pelaksanaannya sesuai dengan alur yang telah ditetapkan. Selain itu, data yang sudah tersimpan dalam database juga menjadi lebih aman. Data yang ada dalam database dapat dengan mudah ditampilkan kembali dengan bantuan program aplikasi untuk mendapatkan informasi sesuai kebutuhan terkait KP dan TA mahasiswa.
V - 10
Informasi yang dapat dihasilkan dari sistem usulan adalah pengumuman pembimbing TA, pengumuman penguji TA, jadwal seminar TA, jadwal sidang TA, penyebaran minat TA, rekapitulasi beban dosen pembimbing TA, progress TA, pengumuman pembimbing KP, jadwal seminar KP, penyebaran minat KP, rekapitulasi beban dosen pembimbing KP, dan progress KP. Semua informasi tersebut dapat ditampilkan dengan cepat dan akurat karena data telah tersimpan dalam
database
dan
menggunakan
bantuan
program
aplikasi
untuk
memprosesnya.
5.3
IMPLEMENTASI SISTEM Setelah sistem usulan selesai dirancang, tahap selanjutnya adalah melakukan
implementasi sistem pada lingkungan yang sebenarnya. Tahap implementasi merupakan tahap peralihan dari sistem lama ke sistem baru. Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan ketika melakukan implementasi sistem, antara lain konversi sistem dan faktor penentu keberhasilan.
5.3.1
Konversi sistem Konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan
sistem baru dalam rangka menggantikan sistem lama. Metode konversi yang dapat digunakan untuk sistem informasi KP dan TA adalah konversi paralel. Tahap awal dari konversi adalah menentukan rencana tanggal dimulainya konversi. Dengan metode paralel, mahasiswa yang sudah dalam proses pengerjaan KP maupun TA sebelum tanggal dimulainya konversi tetap menggunakan sistem lama. Sedangkan mahasiswa yang memulai proses KP maupun TA setelah tanggal dimulainya konversi akan menggunakan sistem baru. Dengan demikian sistem lama dan sistem baru dijalankan secara bersamaan selama waktu tertentu pada awal dimulainya konversi sistem. Metode konversi paralel dapat dilihat seperti pada gambar 5.1.
V - 11
Gambar 5.1. Konversi sistem paralel
5.3.2
Faktor penentu keberhasilan Faktor penentu keberhasilan atau yang lazim disebut dengan critical
success factor (CSF) adalah serangkaian status atau keadaan yang harus dicapai agar sistem dapat menjalankan fungsinya sesuai harapan (Dhewanto, 2007). Keberhasilan implementasi sistem informasi KP dan TA dapat dilihat dari 5 faktor, sebagai berikut:
A. Dukungan manajemen Satu hal penting yang harus dilakukan oleh pihak pengelola jurusan, terutama pimpinan jurusan, adalah memberi dukungan terhadap implementasi sistem informasi yang dilakukan. Pimpinan jurusan adalah pengambil keputusan tertinggi dalam implementasi sistem KP dan TA. Sehingga tanpa adanya dukungan dari pimpinan jurusan, usulan sistem informasi KP dan TA hanya akan menghasilkan berkas-berkas dan dokumen administratif saja, yang pada kenyataannya tidak pernah dilaksanakan.
B. Keterlibatan user Sistem informasi KP dan TA yang dirancang melibatkan user dari pihak mahasiswa, administrasi, dan dosen. Agar sistem dapat berjalan sesuai harapan, semua user yang terlibat harus benar-benar mengikuti sistem yang diusulkan. Apabila ada salah satu pihak tidak melakukan aktivitas sesuai ketentuan, maka jalannya sistem baru akan terganggu.
V - 12
C. Komitmen organisasi untuk berubah Implementasi sistem informasi KP dan TA akan berjalan dengan baik jika ada komitmen dari masing-masing pihak yang terkait untuk berubah. Sistem informasi KP dan TA usulan lebih banyak menggunakan komputer sehingga perlu adaptasi untuk melakukan perubahan sistem lama kedalam sistem baru. Tanpa adanya komitmen untuk berubah, sistem baru yang diusulkan akan sangat sulit diterapkan dan kemungkinan penggunaan sistem baru akan terputus di tengah jalan.
D. Dukungan teknologi Seperti telah dijelaskan pada perancangan sistem yang ada di bab 4, sistem informasi KP dan TA membutuhkan dukungan teknologi untuk dapat menjalankannya. Dukungan teknologi yang dibutuhkan adalah komputer pada sisi server dan komputer pada sisi client. Jurusan Teknik Industri telah memiliki sebuah server yang terhubung melalui jaringan internet. Sekarang ini, server ditempatkan di PUSKOM UNS dengan menggunakan sub domain www.ti.uns.ac.id untuk identitas public akses melalui internet. Komputer client yang perlu dipersiapkan adalah bagian administrasi, koordinator KP, koordinator TA, dan mahasiswa. Komputer yang sekarang sudah ada dapat digunakan asalkan memiliki koneksi internet untuk dapat terhubung ke server. Mahasiswa dapat menggunakan aplikasi sistem informasi KP dan TA dari dalam maupun luar kampus UNS. Penggunaan dari dalam kampus dapat dilakukan melalui komputer yang ada di laboratorium maupun melalui laptop dengan koneksi wireless. Sedangkan penggunaan aplikasi dari luar kampus dapat dilakukan melalui warnet atau dari rumah bagi yang berlangganan internet. Untuk penggunaan aplikasi melalui koneksi wireless dari luar kampus belum pernah dilakukan percobaan. File aplikasi yang dibuat adalah dalam tipe *.exe. Namun pada beberapa komputer, terutama warnet, sering dilakukan proteksi oleh administratornya sehingga aplikasi *.exe tidak bisa dijalankan. Untuk mengatasi hal tersebut, file installer yang dibuat disertai dengan tipe *.msi sehingga aplikasi tetap dapat dijalankan.
V - 13
Untuk menampilkan report dalam aplikasi ini menggunakan software Crystal Report dan untuk menampilkan file bantuan pengoperasian menggunakan software Adobe Reader. Pada master aplikasi sistem informasi KP dan TA, sudah diintegrasikan engine crystal report dan engine adobe reader yang akan dikonfigurasi otomatis pada saat menginstal aplikasi sistem informasi KP dan TA. Dengan demikian report dapat ditampilkan walaupun pada komputer tersebut tidak terinstal crystal report. Dan file bantuan pengoperasian juga dapat ditampilkan walaupun komputer yang digunakan tidak terinstal adobe reader.
E. Sosialisasi Implementasi sistem KP dan TA membutuhkan sosialisasi yang dilakukan secara rutin. Untuk sosialisasi yang pertama, perlu dilakukan secara langsung dan bersama antara mahasiswa, administrasi, koordinator KP, koordinator TA, dosen secara umum, dan pimpinan jurusan. Hal ini perlu dilakukan agar semua entitas mengetahui adanya perubahan sistem KP dan TA di jurusan Teknik Industri dengan pemahaman yang baik. Untuk sosialisasi selanjutnya, dapat dilakukan dengan memasang informasi alur KP dan TA yang baru pada tempat-tempat strategis di jurusan Teknik Industri. Dengan demikian, pihak-pihak terkait dapat turut serta menjalankan sistem KP dan TA dengan mengikuti ketentuan yang baru.
V - 14
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab yang terakhir ini akan diberikan beberapa kesimpulan dan saran dari penelitian yang dilakukan. Kesimpulan hasil penelitian merupakan jawaban dari tujuan penelitian yang ingin dicapai. Sedangkan saran berisi tentang hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk penelitian selanjutnya agar diperoleh hasil yang lebih baik.
6.1
KESIMPULAN Dari seluruh tahap-tahap penelitian yang telah dilaksanakan, maka dapat
ditarik kesimpulan, sebagai berikut: 1. Sistem Tugas Akhir dan Kerja Praktek yang dirancang dapat menyajikan informasi minat pengerjaan TA dan KP, rekapitulasi beban dosen pembimbing TA dan KP, informasi progress TA dan KP, serta memudahkan bagian administrasi dan mahasiswa dalam membuat kelengkapan administratif TA dan KP. 2. Sistem TA dan KP yang dirancang dalam penelitian ini adalah sistem berbasis komputer. Data-data TA dan KP disimpan dalam database dan dibuatkan aplikasi untuk mengakses database tersebut. Aplikasi terdiri dari 30 form input dan 26 form output dengan pengaturan hak akses yang berbeda antara mahasiswa, administrasi, dan dosen. Aplikasi dapat digunakan pada jaringan lokal (local area network) Teknik Industri UNS melalui intranet dan jaringan luas (wide area network) melalui internet. Arsitektur jaringan yang digunakan adalah fat-client model, yaitu menempatkan aplikasi pada client sedangkan server hanya mengurusi manajemen data.
6.2
SARAN Saran yang dapat diberikan untuk langkah pengembangan atau penelitian
selanjutnya, sebagai berikut: 1. Dilakukan pengembangan sistem KP dan TA dengan menggabungkan sistem informasi akademik, sehingga integritas sistem lebih sempurna.
VI - 1
2. Dibuat aplikasi berbasis web untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan aplikasi tanpa harus menginstal di komputer yang akan digunakan. Database yang telah dibuat dalam penelitian ini sudah mendukung untuk penggunaan aplikasi berbasis web. Sehingga tidak perlu membuat database baru.
VI - 2
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Anonim. 2008. Buku Penyusunan dan Penulisan Laporan Kerja Praktek – Tugas Akhir Edisi 4. HMTI UNS Anonim. 2009. Profil TI UNS. Tersedia di: http://www.ti.uns.ac.id/ [27 Juli 2009] Burch, John, G., Grudnitski, Gary. 1986. Information System Theory and Practice 5th Edition. John Wiley & Sons, Inc. Dhewanto, Wawan. 2007. ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis. Bandung: Informatika Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur. Yogyakarta: Andi Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Pressman, Roger. S. 2001. Software Engineering : A Practioner’s Approach 5th Edition. Boston : McGrawHill Proboyekti, Umi. 2008. Rekayasa Perangkat Lunak. Teknik Informatika UKDW
