Sistem Informasi Ijin Pemasangan Reklame Studi Kasus Pada Kantor Unit Pelayanan Terpadu (UPT) Kota Semarang Sudaryanto
Abstract : Information System Installation Permit publicity can provide accurate information and relevant include pemasukkan, storage, data search, and the ease in preparing reports that are required of which the permit reports, monitoring reports of the publicity, and the uniformity in the making of the report. This system is also able to provide information related to the point that publicity has not been filled. Keywords : publicity, licensing, monitoring
PENDAHULUAN Kantor Unit Pelayanan Terpadu (UPT) kota semarang merupakan instansi pemerintah dibawah naungan pemerintah kota Semarang yang mempunyai tugas dan wewenang untuk melayani masyarakat khususnya dalam pengurusan perijinan. Dalam pembuatan ijin reklame pada kantor Unit Pelayanan Terpadu kota Semarang masih mengalami kendala diantaranya kesulitan untuk mengetahui titik-titik reklame yang sudah terpasang sehingga sering terjadi kekeliruan untuk menentukan titik reklame yang akan dipasang dan mengalami kesulitan dalam perhitungan pememtuan biaya pemasangan reklame yang harus dibayar oleh pemohon serta kesulitan dalam pengawasan penempatan tituk reklame yang sudah terpasang dan yang sudah jatuh tempo/harus diturunkan. Untuk mengatasi kendala-kendala yang dialami kantor Unit Pelayanan Terpadu kota Semarang diatas maka segala pengolahan data yang dimaksud diperlukan adanya system pengolahan data yang terkait dengan ijin reklame yang dapat dikontrol dan mempunyai akurasi yang baik sesuai dengan hasil yang diharapkan
PEMBAHASAN Reklame adalah benda, alat, media atau perbuatan yang menurut bentuk, susunan dan atau corak ragamnya untuk tujuan komersial digunakan untuk memperkenalkan, menganjurkan atau memuji kepada suatu barang, jasa atau didengar dari suatu tempat oleh umum. Penyelenggaraan reklame adalah pemilik reklame/produk dan atau perusahaan/biro reklame yang menyelenggarakan reklame baik untuk dan atas namanya sendiri atau
Sudaryanto adalah Dosen Fakultas Ilmu Komputer UDINUS Semarang 96
Sistem Informasi Ijin Pemasangan Reklame ( Sudaryanto )
97
untuk dan atas nama pihak lain yang menjadi tanggungannya. Adapun dasar hokum penyelenggaraan reklame adalah : a. Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 1 tahun 2000, tentang retribusi pemakaian kekayaan daerah b. Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 7 tahun 2003, tentang reklame c. Keputusan Walikota Semarang nomor : 510/319 tanggal 29 Desember 2003 tentang harga dasar lelang titik reklame dan sewa lahan reklame sementara serta reklame baliho. STRUKTUR ORGANISASI Walikota
Koordinator
Administrator Program
Urusan Informasi
Seksi Pelayanan Dan Perijinan
Urusan Pengadaan
Kas Daerah
Kassubag Tata Usaha
Urusan Umum
Dinas Tata Kota Dan Pemukiman
Urusan Keuangan
Dinas Pertamanan Dan Pemakaman
Subdin Renpro
Dinas Pengelolaan Uang Daerah
Dinas Perhubungan
Dinas Perindustrian Dan Perdagangan
Dinas Pariwisata Dan Kebudayaan
Subdin Retribusi
JOB DECRIPTION Gambar 1. Struktur Organisasi 1. Koordinator Ikhtisar Jabatan:
Mempunyai tugas menyelenggarakan koordinator proses administrasi dan mekanisme pelayanan umum dibidang perijinan dan rekomendasi, melaksanakan pembinaan, pengawasan, evaluasi dan pelaporan. 2. Administrator Program Mempunyai tugas mengelola, mengawasi dan menangani kelancaran penggunaan program aplikasi UPT, membawahi: a) Urusan Informasi, mempunyai tugas melaksanakan pelayanan informasi secara luas dan transparan kepada masyarakat. b) Urusan Pengaduan, mempunyai tugas melaksanakan penanganan pengaduan masyarakat. 3. Seksi Pelayanan dan Perijinan Mempunyai tugas menyiapkan bahan penyusunan program dan rencana kegiatan, menerima, meneliti, serta mengolah suatu permohonan pelayanan sesuai dengan kewenangan yang diberikan oleh instansi induk masing-masing. 4. Sub Bagian Tata Usaha
Techno.COM, Vol. 7 No. 2, Agustus 2008
98
Mempunyai tugas menyiapkan bahan penyusunan program dan rencana kegiatan, menerima dan mengelola urusan tata usaha dan rumah tangga UPT, membawahi: a) Urusan Umum, mempunyai tugas melaksanakan surat menyurat, rumah tangga, pemeliharaan barang inventaris, perlengkapan, dokumentasi, ketatalaksanaan dan kepegawaian. b) Urusan Keuangan, mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan administrasi operasional pelaksanaan UPT. 5. Dinas Tata Kota Dan Pemukiman Mempunyai tugas menerima, memeriksa persyaratan, mendata/mencatat pennohonan dan membuat laporan perkeinbangan permohonan ijin yaitu meliputi ijin HO (Ijin Gangguan), Ijin Mendirikan Bangunan (1MB), dan Keterangan Rencana Kota (KRK). 6. Dinas Pertamanan dan Pemakaman Mempunyai tugas menerima, memeriksa persyaratan, mendata/mencatat permohonan dan membuat laporan pennohonan Ijin Reklame, membawahi: a) Subdin Renpo, mempunyai tugas memeriksa persyaratan, mendata/mencatat pennohonan dan membuat laporan permohonan ijin reklame. b) Subdin Retribusi, mempunyai tugas memeriksa data permohonan dan menghitung biaya retribusi untuk ijin reklame. 7. Dinas Pengelolaan Keuangan Daerah Mempunyai tugas menerima, memeriksa persyaratan, mendata/mencatat pembayaran PBB. 8. Dinas Perhubungan Mempunyai tugas menerima, memeriksa persyaratan, mendata/mencatat permohonan dan membuat laporan perkembangan pennohonan ijin yaitu meliputi Ijin Trayek. 9. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Mempunyai tugas menerima, memeriksa persyaratan, mendata/mencatat permohonan dan membuat laporan perkembangan permohonan ijin yaitu meliputi Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) dan Tanda Daftar Industri (TDI). 10. Dinas Pariwisata dan Kcbudayaan Mempunyai tugas menerima, memeriksa persyaratan, mendata/mencatat permohonan dan membuat laporan perkembangan permohonan ijin yaitu meliputi Surat Ijin Usaha Kepariwisataan (SILJK). Narasi Manual Prosedur permohonan Penentuan Biaya Titik
Prosedur dalam pembuatan Surat Ijin Pemasangan Reklame pada Kantor Unit Pelayan Terpadu (UPT) Dinas Pertamanan dan Pemakaman Kota Semarang adalah sebagai berikut: Pemohon
:
mengajukan Surat Permohonan diserahkan ke Subdin Renpro.
rangkap
2 ( dua )
yang
Sistem Informasi Ijin Pemasangan Reklame ( Sudaryanto )
Subdin Renpro
:
Subdisn Retribusi
:
Kas Daerah
:
Walikota
:
99
melakukan otorisasi kemudian berkas tersebut diserahkan ke Subdin Retribusi untuk diotorisasi dan penentuan biaya titik reklame. dari proses tersebut menghasilkan Surat Tagihan Biaya Penentuan Titik yang akan diserahkan ke Pemohon dan Surat Permohonan rangkap 2 (dua) diserahkan ke Subdin Renpro sedangkan Surat Permohonan rangkap 1 diarsip oleh Subdin Retribusi, Setelah mendapatkan Surat Tagihan Biaya Penentuan Titik , kemudian Pemohon melakukan pembayaran dengan menyerahkan Slip Bayar Persetujaun Titik rangkap 2 (dua) ke Kas Daerah. melakukan otorisasi pembayaran dan Slip Bayar Persetujaun Titik rangkap 2 (dua) diarsip oleh Kas Daerah sedangkan Slip Bayar Persetujaun Titik rangkap 1 (satu) dikembalikan ke Pemohon untuk dijadikan bukti dalam pengambilan Nomor Persetujuan Titik Reklame. Melakukan otorisasi , kemudian Nomor Persetujuan Titik Reklame rangkap 3 (tiga) diarsip oleh Walikota sedangkan Nomor Persetujuan Titik Reklame rangkap 1 (satu) dan 2 (dua) diserahkan kembali ke Subdin Renpro. Oleh Subdin Renpro Nomor Persetujuan Titik Reklame rangkap 1 (satu) diserahkan ke Pemohon sedangkan Nomor Persetujuan Titik Reklame rangkap 2 (dua) diarsip oleh Subdin Renpro.
Narasi Manual Prosedur permohonan Ijin Pemasangan Reklame Pemohon : mengajukan Surat Permohonan Ijin Pemasangan Reklame beserta Nomor Persetujuan Titik Reklame ke Bag. Pelayanan dan Perijinan. Bag. Pelayanan dan Perijinan : melakukan otorisasi kemudian berkas tersebut diserahkan ke Subdin Retribusi Subdin Retribusi : Menentukan biaya retribusi, dari proses tersebut menghasilkan Surat Tagihan Retribusi Biaya Reklame yang diserahkan ke Pemohon. Surat permohonan Ijin Pemasangan Reklame Ace rangkap 2 (dua) dan Nomor Persetujuan Titik Reklame Ace rangkap 1 (satu) dia arsip oleh Subdin Retribusi sedangakan Surat Permohonan Ijin Pemasangan Reklame Acc rangkap 1 (satu) diserahkan ke Subdin Renpro
Techno.COM, Vol. 7 No. 2, Agustus 2008
100
Subdin Renpro
:
membuat Surat Ijin Pemasangan Reklame rangkap 2 (dua) sedangkan Surat Permohonan Ijin Pemasangan Reklame Acc rangkap 1 (satu) dan Surat Ijin Pemasangan Reklame rangkap 2 (dua) diarsip oleh Subdin Renpro sedangakan Surat Ijin Pemasangan Reklame rangkap 1 (satu) diserahkan ke Bagian Pelayanan dan Perijinan.
Narasi Manual Prosedur persetujuan Ijin Pemasangan Reklame Pemohon : melakukan pengisian slip pembayaran dan menyerahkan Slip Bayar Ijin Pemasangan Reklame rangkap 2 (dua) diserahkan ke Kas Daerah. Kas Daerah : melakukan proses otorisasi yang menghasilkan Slip Bayar Ijin Pemasangan Reklame ace rangkap 2 diarsip oleh Kas Daerah sedangkan Slip Bayar Ijin Pemasangan Reklame diserahkan ke Bagian Pelayanan dan Perijinan. Bagian Pelayanan dan Perijinan : Slip Bayar Ijin Pemasangan Reklame rangkap I (satu) bersamaan dengan Surat Ijin Pemasangan Reklame yang diterima dari kas daerah diproses untuk pemberian Surat Ijin Pemasangan Reklame ke Pemohon dan Pembuatan Surat Keluar Ijin Reklame. Subdin Renpro : berdasarkan Surat Keluar Ijin Reklame rangkap 1 (satu) yang diterima dari bagian pelayanan dan perijinan, dibuatkan Laporan Ijin Pemasangan Reklame rangkap 2 (dua), Laporan Pemohon rangkap 3 (tiga). Laporan Ijin Pemasangan Reklame rangkap 2 (dua) dan Laporan Pemohon rangkap yang ke 3- (tiga) diarsip oleh Subdin Renpro, Laporan Ijin Pemasangan Reklame rangkap 1 (satu), Laporan Pemohon rangkap yang ke 1 (satu) sedangkan Laporan Pemohon rangkap 2 (dua) diserahkan ke Bagian Pelayanan dan Perijinan untuk dijadikan arsip.
Identifikasi Kebutuhan Informasi Informasi yang diperoleh dari Sistem Ijin Pemasangan Reklame ini adalah: a. Laporan Data Pemohon b.
Laporan Kawasan Pemasangan Reklam
c.
Laporan Tarif Reklame
d.
Laporan Ijin Pemasangan Reklame
e. Laporan Monitoring
Sistem Informasi Ijin Pemasangan Reklame ( Sudaryanto )
101
Context Diagram
Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
Sisfo Ijin Pemasangan Reklame F:\y4nts\maja lahp3m dfd00002.dfd Context Diagram Nov-05-2008 sudaryanto Nov-17-2008 Sudaryanto
Pemohon
Surat_Permohonan SBPT NPTR STRBR SIPR
SPIPR SIPR SBIP
0
Lap_Pemohon SKIR
SBIP Data Pemohon Kas Daerah
Bagian Pelayanan Dan Perijinan
Sisfo Ijin Pemasangan Reklame
SBPT
Data Tarif Data Kawasan
Walikota
NPTR
LIPR Lap_Tarif Lap_Kawasan Lap_Pemohon Lap_Monitoring
Gambar 2. Context Diagram Keterangan : NPTR : Nomor Persetujuan Titik Reklame SPIPR : Surat Permohonan Ijin Pemasangan Reklame SBPT : Slip Bayar Titik Reklame SBIP : Slip Bayar Ijin Pemasangan Reklame SIPR : Surat Ijin Pemasangan Reklame STRBR : Surat Tagihan Retribusi Biaya Reklame SKIR : Surat Keluar Ijin Reklame LIPR : Laporan Ijin Pemasangan Reklame
Kepala Dinas
Techno.COM, Vol. 7 No. 2, Agustus 2008
102
STRUKTUR TABEL Tabel 1 : Struktur Tabel Pemohon Field Type Size Kd_pmh Alpha 5 Nama Alpha 20 Alamat Alpha 25 Kota Alpha 10 Telp Alpha 15 Tabel 2 : Struktur Tabel Kawasan Field Type Size Kd_kws Alpha 5 Nm_kws Alpha 20 Alamat_kws Alpha 25 Kota Alpha 10 Tabel 3 : Struktur Tabel Tarif Field Type Kd_trf Alpha Kd_kws Alpha Nm_rek Alpha Jns_rek Alpha Jns_trf Alpha Satuan Alpha Tarif Number
Size 5 5 20 15 20 15 9
Tabel 4 : Struktur Tabel Biaya Titik Field Type Size No_titik Alpha 5 Kd_tariff Alpha 5 Nm_pmh Alpha 5 Tgl_ttk Date 8 Jth_tmp Date 8 Jangka_wkt Number 2 By_titik Number 9 Tabel 5 : Struktur Tabel Biaya Pasang Field Type Size No_Pasang Alpha 5 Kd_tariff Alpha 5 Kd_pmh Alpha 5 Tgl_psg Date 8 Jth_tmp Date 8 Jangka_wkt Number 2 Jns_rek Alpha 15 Ukuran Number 2 Ketingian Number 2 By_pasang Number 9
Key *
Keterangan Kode Pemohon Nama Pemohon Alamat Pemohon Kota Telpon
Key *
Keterangan Kode Kawasan Nama Kawasan Alamat Kota
Key * **
Keterangan Kode Tarif Kode Kawasan Nama Reklame Jenis Reklame Jenis Tarif Satuan Tarif Reklame
Key * ** **
Keterangan Nomor Titik Kode Tarif Kode Pemohon Tanggal Titik Jatuh Tempo Jangka Waktu Biaya Titik
Key * ** **
Keterangan Nomor Titik Kode Tarif Kode Pemohon Tanggal Pasang Jatuh Tempo Jangka Waktu Jenis Reklame Ukuran Reklame Ketinggian Biaya Pasang
Sistem Informasi Ijin Pemasangan Reklame ( Sudaryanto )
DISAIN INPUT DAN OUTPUT 1. Disain Input Pemohon
Gambar 3 : Disain Input Pemohon 2. Pendataan Tarif Iklan
Gambar 4 : Disain Pendataan Tarif Iklan
103
Techno.COM, Vol. 7 No. 2, Agustus 2008
104
3. Pembayaran Titik Reklame
Gambar 5 : Disain Pembayaran Titik Reklame 4. Disain Input Pembayaran Order Iklan
Gambar 6 : Disain Input Pembayaran Order Iklan
Sistem Informasi Ijin Pemasangan Reklame ( Sudaryanto )
105
5. Disain Output Pemohon LAPORAN PEMOHON Kd.Pemohon XXXXX XXXXX XXXXX
Nama XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX
Alamat XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX
Kota XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX
Hal : 999 Telp 9999-9999999 9999-9999999 9999-9999999
Gambar 7 : Disain Output Pemohon 6. Disain Output Klasifikasi Tarif LAPORAN KLASIFIKASI TARIF Hal : 999 Kode Kawasan : XXXXX Nama Kawasan : XXXXXXXXXXXXX Lokasi Kawasan : XXXXXXXXXXXXXX Kd.Tarif XXXXX XXXXX XXXXX
Jns Tarif XXXXXX XXXXXX XXXXXX
Jns Reklame XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX
Nama Reklame XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX
Tarif 999999999999 999999999999 999999999999
Gambar 8 : Disain Output Klasifikasi Tarif 7. Disain Output Pemasangan Reklame Hal : 999
LAPORAN PEMASANGAN REKLAME Kode Pemohon : XXXXX Nama Pemohon : XXXXXXXXXXXXX Alamat : XXXXXXXXXXXXXXXX Telepon : 9999-9999999999 Kd.Tarif XXXXX XXXXX XXXXX No.Pasang XXXXX XXXXX XXXXX
Jns Tarif XXXXXX XXXXXX XXXXXX Tgl Pasang 99/99/9999 99/99/9999 99/99/9999
Kd.Kawasan XXXXX XXXXX XXXXX J.Waktu 99 99 99
Nm Kawasan XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX Tgl Jth.Tempo 99/99/9999 99/99/9999 99/99/9999
Lokasi XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX Ukuran 99x99x99 99x99x99 99x99x99
Tarif 99999999999 99999999999 99999999999 Biaya Titik 99999999999 99999999999 99999999999
Gambar 9 : Disain Output Pemasangan Reklame
Techno.COM, Vol. 7 No. 2, Agustus 2008
106
8. Disain Output Monitoring Pemasangan Reklame LAPORAN MONITORING PEMASANGAN REKLAME Hal : 999 Kode Kawasan : XXXXX Nama Kawasan : XXXXXXXXXXXXX Lokasi Kawasan : XXXXXXXXXXXXXX Kd.Pasang XXXXX XXXXX XXXXX
Tgl Pasang 99/99/9999 99/99/9999 99/99/9999
J.Waktu 99 99 99
Tgl Jth Tempo 99/99/9999 99/99/9999 99/99/9999
Terlambat 99 99 99
Gambar 10 : Disain Output Monitoring Pemasangan Reklame
KESIMPULAN Berdasarkan penelitian yang dilakukan dan uraian yang telah disampaikan pada pembahasan, maka kesimpulan yang dapat diambil pada sistem informasi ijin pemasangan reklame kantor unit pelayanan terpadu (upt) kota semarang, adalah : 1. Memberi kemudahan informasi yang akurat dan relevan meliputi pemasukkan, penyimpanan, Pencarian data, jika dibutuhkan sebagai nahan analisis bagi pihak yang memerlukan peremajaan data antara lain mudah dalam melakukan penambahan, penghapusan, dan update data 2. Memudahkan dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan diantaranya laporan ijin pemasangan, laporan monitoring pemasangan reklame, dan adanya keseragaman dalam pembuatan laporan
DAFTAR PUSTAKA 1. Jogianto.HM, ”Analisa dan Design” ,Edisi 2, Cetakan Kedua, Andi Offset, Yogyakarta, 2001. 2. Kristanto Andi, ”Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasi ”,Penerbit Gava Media, Yogyakarta, 2001. 3. Keputusan Walikota Semarang, nomor : 510/319 tanggal 29 Desember 2003,” 4. tentang harga dasar lelang titik reklame dan sewa lahan reklame sementara serta reklame baliho” 5. Peraturan Daerah Kota Semarang, Nomor 1 tahun 2000,” tentang retribusi pemakaian kekayaan daerah” 6. Peraturan Daerah Kota Semarang, “tentang reklame”, Nomor 7 tahun 2003 7. Raymond McLeod, Jr, 2001,”Sistem Informasi Manajemen”, Edisi ke-7 PT. Prenhallindo, Jakarta
