1 SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KESISWAAN PADA SMK NEGERI 1 TUKAK SADAI DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBJEK TITIK NURMASARI Sistem Informasi STMIK AT...
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KESISWAAN PADA SMK NEGERI 1 TUKAK SADAI DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBJEK TITIK NURMASARI Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG JL.Jenderal Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel
ABTRACTION In an age of information technology in the speed of accessing a very business processes in priority for an effective and efficient results. Therefore, be need a very srtategis information in order to realize the goals, objectives, and expected results. 1 public high schools Tukak Sadai is a public school in Bangka Belitung, which address the street A. Tukak Sadai administration of student processes still use manual which can create a very complex problem. Therefore, administration of student 1 public high schools Tukak Sadai necessary to develop information systems that the presentation of information to the leadership of the school itself, the department as a coordinator, and the students themselves are contained in 1 public high schools Tukak Sadai as the subject of the main actors can be effective, and efficiently as it should. BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Semakin meningkatnya fungsi serta perkembangan teknologi yang semakin pesat, penggunaan komputer berperan penting dalam segala aspek kehidupan. Banyak sekolah pemerintah maupun swasta menggunakan komputer untuk meringankan pekerjaan yang ada di sekolah. Dengan menggunaan komputer dapat menghasilkan pengolahan data yang cepat, tepat dan akurat. Adanya aplikasi yang sesuai maka pekerjaan yang sulit dapat dikerjakan secara mudah dengan bantuan teknologi informasi. Banyak keuntungan dan kelebihan yang ditawarkan sebuah aplikasi dalam pemanfaatan teknologi informasi yang efektif, karena dapat mencapai hasil yang cepat, akurat, dan efesiensi karena dapat menghemat waktu dan tenaga sehingga pekerjaan apapun dapat dikerjakan dengan mudah dan tidak ada kesulitan dalam melakukan pekerjaan tersebut. SMK NEGERI 1 Tukak Sadai. Sekolah ini masih menggunakan cara yang manual dalam melakukan proses administrasi bagi siswa. Kurangnya pemanfaatan teknologi informasi pada
SMK NEGERI 1 Tukak Sadai menyebabkan informasi yang dihasilkan lebih lambat dan kurang akurat. Hal ini dikarenakan kurangnya sarana dan prasarana yang diberikan oleh sekolah serta kurangnya sumber daya manusia yang berbasis pendidikan teknologi informasi. Penelitian yang dilakukan pada SMK NEGERI 1 tukak Sadai ini akan mencoba menangani masalah dalam hal administrasi bagi setiap siswa, maka dibuatlah suatu aplikasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap proses administrasi bagi setiap SMK NEGERI 1 Tukak Sadai. Aplikasi yang akan dibangun diharapkan agar dapat membantu serta mempermudah sistem kerja bagian registrasi dalam melakukan proses administrasi setiap siswa. Berdasarkan uraian diatas, maka judul yang akan diajukan adalah “Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan Pada SMK NEGERI 1 Tukak Sadai Dengan Metodologi Berorientasi Objek “. 1.2
Perumusan Masalah Berdasarkan lantar belakang diatas penelitian merumuskan permasalahan sebagai berikut: a. Sistem administrasi yang ada pada SMK NEGERI 1 Tukak Sadai masih manual
b.
c.
1.3
1.4
dimana menyebabkan banyak sekali kesalahan dalam pengolahan datanya. Beban kerja dari petugas uasaha (TU) yang sangat berat dimana hanya ada 1 orang dengan beban kerja yang banyak dalam mengurusi administrasi siswa yang mengakibatkan pekerjaan sering mengalami kendala dalam memasukkan data dan kesulitan juga dialami dalam pencarian data serta menyita waktu lama dalam pembuatan laporan. Siswa masih kesulitan dalam mencari informasi yang dibutuhkan karena sistem yang ada pada SMK NEGERI 1 Tukak Sadai belum bisa diakses secara multiuser. Batasan Masalah Setelah melakukan observasi langsung ke SMK NEGERI 1 Tukak Sadai maka ruang lingkup yang penulis ambil adalah Setelah melakukan observasi langsung ke SMK NEGERI 1 Tukak Sadai maka ruang lingkup yang penulis ambil adalah pengelolaan data siswa, pengelolaan surat pindah, pengelolaan data siswa masuk pindahan, pengelolaan data keluaran, laporan pelanggaran, laporan pindah, laporan masuk pindahan, laporan pembayaran, laporan izin.
Metode Penelitian Metode penelitian ini untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam menyelesaikan masalah ada 3 metode yang dilakukan: a. Metode Pengumpulan 1) Metode Observasi Yaitu dengan mendatangi dan melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian secara cermat dan sistematis untuk mencari keterangan dan informasi yang dibutuhkan. 2) Metode wawancara Yaitu dengan melakukan wawancara dan mengajukan beberapa pernyataan kepada pihak terkait, dalam penelitian ini pihak TU SMK NEGERI 1 Tukak Sadai untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan. 3) Metode Kepustakaan Metode pengumpulan data dengan mempelajari, dan mengumpulkan bahan dari buku-buku, atau sumber yang berkaitan dengan topik permasalahan. 4) Analisa Dokumen Keluaran Analisa keluaran merupakan analisa mengenai keluaran-keluaran yang dihasilkan melalui proses-proses yang ada dalam sistem berjalan. 5) Analisa Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. b. Analisa Sistem Produk-produk yang dihasilkan dari tahap ini adalah berupa model dari sistem yang ada, sedangkan alat-alat yang digunakan antara lain, yaitu : 1)
Activity diagram sistem berjalan, digunakan untuk memodelkan alur kerja atau workflow sebuah proses bisnis dan urutan serangkaian aktivitas didalam suatu proses bisnis. 2) Use case diagram sistem usulan, digunakan untuk menggambarkan hubungan antara use case dengan aktor tanpa mendeskripsikan bagaimana aktivitas-aktivitas tersebut diimplementasikan. 3) Deskripsi use case, digunakan untuk mendeskripsikan fungsi dasar (basic function) dari sistem, apa yang dapat dilakukan oleh user dan bagaimana sistem merespon c. Perancangan Sistem Tahap perancangan sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. Alat-alat yang digunakan pada tahap perancangan sistem informasi ini antara lain sebagai berikut : 1)
2)
3)
4)
5)
ERD (Entity Relationship Diagram) ERD digunakan untuk mempresentasikan hubungan yang terjadi antara satu atau lebih komponen sistem. LRS (Logical Record Structure) LRS terdiri dari link-link (hubungan) diantara tipe record. Link ini menunjukkan arah dari satu tipe record lainnya. Spesifikasi Basis Data Spesifikasi basis data digunakan untuk menjelaskan tipe data yang ada pada LRS secara detail. Tabel/Relasi Tabel adalah koleksi objek yang terdiri dari sekumpulan elmen yang diorganisasi secara kontigu, artinya memori yang dialokasi antara satu elmen dengan elemen yang lainnya mempunyai adress yang berurutan. Rancangan Dokumen keluaran
Merupakan hasil dari proses data – data didalam sistem informasi. Data–data yang diperoleh pada terjadi transaksi – transaksi yang dilakukan oleh organisasi merupakan bahan mentah untuk menghasilkan informasi. 6)
7)
8)
9)
1.5
Rancangan Dokumen Masukan Dokumen dasar berupa formulir yang digunakan untuk memperoleh data yang terjadi. Data yang sudah dicatat dan tertera pada dokumen dasar menjadi masukan kedalam sistem informasi untuk diolah lebih lanjut. Rancangan Layar Rancangan tampilan adalah bagian dari program yang berhubungan dengan user, yaitu segala sesuatu yang muncul pada layar monitor. Rancangan tampilan bertujuan agar program yang dihasilkan terlihat sederhana dan mudah digunakan. Sequence Diagram Menjelaskan interaksi obyek yang disusun dalam suatu urutan waktu. Urutan waktu yang dimaksud adalah urutan kejadian yang dilakukan oleh seorang aktor dalam menjalankan suatu sistem. Class Diagram Diagram Kelas (class diagram) adalah suatu diagram yang melukiskan kelas yang sesuai dengan komponen komponen perangkat lunak yang digunakan untuk membangun aplikasi perangkat
Tujuan Penelitian Berdasarkan permasalahan yang telah di uraikan tersebut, dan berbagai fenomena yang telah terjadi pada administrasi kesiswaan pada lembaga pendidikan SMK Negeri 1 Tukak Sadai maka dirumuskanlah tujuan sebagai berikut: a. Membantu pembentukan ruang pelayanan informasi yang berkualitas, dan bermutu dalam administrasian kesiswaan pada SMK NEGERI 1 Tukak Sadai. b. Membangun, serta merancang sistem komputerisasi yang berbasis sistem informasi administrasian pada lembaga pendidikan SMK NEGERI 1 Tukak Sadai. c. Memberikan pengetahuan yang lebih tentang penggunaan sistem informasi yang sedang beroperasi pada SMK NEGERI 1 Tukak Sadai, khususnya dalam proses administrasian kesiswaan. d. Memberikan pengetahuan yang lebih tentang penggunaan sistem informasi yang sedang beroperasi pada SMK NEGEI 1 Tukak Sadai,
e.
khususnya dalam proses administrasian kesiswaan. memberikan layanan informasi untuk proses kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
1.6
Sistematika Penulisan Agar penulis dapat menjelaskan tentang skripsi ini secara terurai dengan baik, dan akurat maka penulisan disusun secara terstruktur, dan sistematika. Adapun sistematika penulisan yang digunakan untuk menyusun skripsi ini sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini menjelaskan latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup, tujuan, dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan dalam laporan skripsi yang dibuat ini. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisikan penjelasan tentang teori umum, sistem, dan informasi, perancangan, dan analisa sistem berorientasi obyek, metode iterasi, pemodelan proses, pemodelan data, teknologi basis data, teori khusus, teori aplikasi. Selain itu bab landasan teori merupakan tinjauan pustaka, menguraikan teori-teori yang mendukung judul, dan mendasari pembahasan secara detail. BAB III PENGELOLAAN PROYEK Bab ini berisi PEP (Project Execution Plan) yang berisi objektif proyek identifikasi stakeholders, identifikasi deliverables, penjadwalan proyek (yang berisi work breakdown structure, milestone, jadwal proyek), RAB (Rencana Anggaran Biaya), struktur tim proyek berupa tabel RAM (Responsible Assignment Matriks), dan skema, atau diagram struktur, analisa resiko (project risk), dan meeting plan. BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi tentang struktur organisasi, jabaran tugas, dan wewenang, analisis masalah sistem yang berjalan, analisis hasil solusi, analisis kebutuhan sistem usulan.
BAB V
PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan yang didapatkan dari pembahasan pada bab sebelumnya, dan saran-saran dari penulis.
BAB II
d.
LANDASAN TEORI e. 2.1 2.1.1
Definisi Sistem dan Informasi Definisi Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma), dan bahasa Yunani (sustēma) merupakan sekumpulan obyek yang mencakup hubungan fungsional antara tiap-tiap obyek, dan hubungan antara ciri-ciri tiap obyek, dan yang secara keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara fungsional (Dr. Ir. Harijono Djojodihardjo, 1984: 78). (Indrajit, 2001: 2) mengemukakan bahwa sistem mengandung arti kumpulankumpulan dari komponen-komponen yang dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya. 2.1.2
Definisi Informasi Informasi adalah Data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima, dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini, atau mendatang (Raymond Mc.leod). Kualitas menurut (Prabu, 2006) adalah a. Relevan (relevancy), yaitu dalam hal ini informasi yang diterima harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Kadar relevancy informasi antara orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan masing-masing pengguna informasi tersebut. Bagaimana pesan digunakan untuk pemecahan masalah ( pembuat keputusan). b. Akurat (accurate), yaitu berarti informasi harus bebas dari kesalahankesalahan. Selain itu informasi yang didapatkan tidak boleh biasa, atau menyesatkan bagi penggunanya, serta harus dapat mencerminkan dengan jelas maksud dari informasi tersebut. Ketidak akuratan data terjadi karena sumber dari informasi tersebut mengalami gangguan dalam penyampaiannya, baik hal itu dilakukan secara sengaja maupun tidak sehingga menyebabkan data asli tersebut berubah, atau rusak. c. Tepat waktu (timelines), yaitu informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai tidak dalam hal penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang) karena informasi yang usang maka informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik, dan kualitasnya pun menjadi buruk sehingga tidak berguna lagi. Jika informasi
tersebut digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan maka akan berakibat fatal sehingga salah dalam pengambilan keputusan tersebut. Kondisi tersebut mengakibatkan mahalnya nilai suatu informasi sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah, serta mengirimnya memerlukan teknologi terbaru. Efisien (efficiency), yaitu apa tingkat sumber daya yang diperlukan untuk setiap unit output informasi?. Dapat dipercaya (reliability), yaitu informasi yang didapatkan oleh pemakai harus dapat dipercaya, hal ini menentukan terhadap kualitas informasi, serta dalam hal pengambilan keputusan setiap tingkatan manajemen.
2.2
Definisi Sistem Informasi Menurut (O’Brien, 2005 : p5) sistem informasi adalah suatu kombinasi teratur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks, dan data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi. 2.3
Definisi Administrasi Kesiswaan Administrasi kesiswaan merupakan usaha, dan kegiatan yang meliputi pengaturan tentang administrasi yang berkaitan dengan siswa dalam upaya mengembangkan potensi siswa. Administrasi Kesiswaan berhubungan dengan tata usaha yang berperan penting dalam penyimpanan data-data siswatersebut.
2.3.1
Definisi Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan Pada bab sistem informasi administrasi kesiswaan ini akan dijelaskan mengenai dasar teori dalam pembuatan sistem informasi administrasi kesiswaan. Sistem informasi kesiswaan adalah sistem yang memberikan layanan informasi yang berupa data dalam hal ini yang berhubungan dengan kesiswaan. Data yang dimaksud terdiri atas informasi administrasi kesiswaan sebagai berikut: a) Melakukan input data siswa, dan menyimpannya ke dalam database. b) Melakukan input data pelanggaran taat tertib, dan menyimpannya ke dalam database. c) Membuat surat permohonan mutasi, atau pindah. d) Membuat surat permohonan masuk pindahan. e) Membuat bukti laporan siswa masuk pindahan, dan siswa pindah, atau mutasi. Sistem informasi administrasi kesiswaan merupakan hal yang sangat penting dalam mengatur segala hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan kesiswaan. Di dalam
sistem inilah komponen yang ada dapat saling berinteraksi 2.4
Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek dengan UML
Analisa, dan desain berorientasi obyek dapat merumuskan, dan memecahkan masalah, serta menghasilkan suatu hipotesa, dan solusi, memodelkannya dengan paradigma obyek. Dalam melakukan analisa, dan perancangan sistem berorientasi obyek menggunakan Unified Modelling Language untuk memodelkannya, dan tool visual modelling yang digunakan untuk menggambarkan model analisa, dan perancangan adalah Rational Rose, serta Implementasi perangkat lunak menggunakan VB (Visual Basic) 2008. 2.4.1
Konsep Dasar Berorientasi Obyek Obyek merupakan benda secara konseptual yang keberadaan fisiknya dapat diketahui. Ciri-ciri obyek, yaitu atribut (property, atau data), dan method (behavior ,atau function), yaitu apa yang dapat dilakukan oleh obyek (what they do). Berorientasi Obyek (object oriented) berarti permasalahan didefinisikan melalui istilah dari obyek yang mengkapsulasi data (atribut), dan perilaku (behavior), yaitu melalui paradigma, atau pendekatan obyek. Selain obyek ada beberapa istilah yang akan membantu untuk memahami pengertian kita dalam skripsi ini, yaitu: a) Class, yaitu kumpulan obyek yang sejenis. Secara lebih lugas obyek adalah instant dari sebuah class. b) Inheritance merupakan penurunan atribut, atau method dari suatu obyek class ke obyek class lainnya. c) Polymorphisme, yaitu yang berarti banyak bentuk. Metodologi adalah cara sistematis untuk mengerjakan pekerjaan analisis, dan desain. Metodologi berorientasi obyek adalah metode penyelesaian masalah dengan menggunakan pendekatan berorientasi obyek. 2.4.2
Definisi UML UML merupakan sebuah ”bahasa pemodelan” yang digunakan untuk menspesifikasikan, menvisualisasikan, dan membangun, serta melakukan suatu pendokumentasian kerangka dari sebuah sistem software. Menurut pencetusnya James Rumbaugh, Ivar Jacobson, and Grady Booch (1999 : 119 : 120) UML didefinisikan sebagai “bahasa visual untuk menjelaskan, memberikan spesifikasi, merancang, membuat model, dan mendokumentasikan aspekaspek dari sebuah sistem”. UML merupakan penerus dari gelombang metode perancangan, dan analisa berorientasi obyek (object oriented analysis,
and design metode) yang berkembang pada era 80an sampai 90-an. Pada masa itu banyak metode berorientasi obyek yang dikembangkan antara lain, yaitu: Booch Cold Yourdon, Fusion, OMT (Object Modeling Technique), OOSE, Shlaer Mellor, Martin-Odell, dan sebagainya. 2.4.3
Object oriented analysis adalah metode analisis yang memeriksa syarat, atau keperluan yang harus dipenuhi suatu sistem (Suhendar, dan Hariman, 2002 : 11). Dalam tahap ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam menganalisa sistem sebagai berikut: 1. Sistem yang sedang berjalan dapat dipelajari, dan dianalisa. 2. Menspesifikasikan sistem, yaitu spesifikasi masukan yang digunakan database yang ada proses yang dilakukan, dan keluaran yang dihasilkan. 2.4.3.1 Activity Diagram Activity diagram menggambarkan proses bisnis, dan urutan aktifitas dalam sebuah proses, yang mana dipakai pada business modelling untuk memperlihatkan urutan aktifitas proses bisnis karena bermanfaat untuk membantu memahami proses secara keseluruhan dalam memodelkan sebuah proses. Dengan kata lain, activity diagram adalah tehnik untuk mendeskripsikan logika prosedural, proses bisnis, dan aliran kerja dalam banyak kasus. Activity diagram mempunyai peran, seperti halnya flowchart, akan tetapi perbedaannya dengan flowchart adalah activity diagram bisa mendukung perilaku paralel, sedangkan flowchart tidak bisa. Activity diagram dibuat berdasarkan sebuah, atau beberapa use case pada use case diagram, atau tanpa menggunakan use case diagram. Sebuah sebagai berikut: a)
activity
diagram
mempunyai
Start point (initial node), dimana diletakkan pada pojok kiri atas (Munawar:109).
Simbol Titik Awal Activity b)
End point (activity (Munawar:109).
final
Simbol Titik Akhir Activity
node)
c)
Activities, dimana menggambarkan proses bisnis, dan dikenal sebagai activity state (Munawar:109).
Simbol join dalam UML
Simbol Activity
Fork harus berhubungan dengan join.
Jenis-jenis activity sebagai berikut: (1)
Black hole activities Ada masukan, dan tidak ada keluaran, biasanya digunakan bila dikehendaki ada satu, atau lebih transisi.
(c)
Simbol black hole activities (2)
Miracle activities Tidak ada masukan tetapi ada keluarannya, biasanya dipakai pada waktu start point, dan dikehendaki ada satu, atau lebih transisi.
Decision point Digambarkan dengan lambang wajik, atau belah ketupat. Mempunyai transisi (sebuah garis dari, atau ke decision point ). Setiap transisi yang ada harus mempunyai GUARD (kunci). Tidak ada sebuah keterangan (pertanyaan) pada tengah belah ketupat seperti pada flowchart.
Simbol decision points
Simbol miracle activities (3)
Parallel activities Suatu activity yang berjalan secara bersamaan terdiri dari, yaitu: (a)
Fork (percabangan) Mempunyai satu transisi masuk, dan dua, atau lebih transisi keluar (Munawar:110).
(d) Guard (kunci) Adalah sebuah kondisi benar sewaktu melewati sebuah transisi. Digambarkan dengan diletakkan diantara tanda [ ]. Tanda [otherwise] guard untuk menangkap suatu kondisi yang belum terdeteksi. Setiap transisi dari, atau ke decision point harus mempunyai guard yang harus konsisten, dan lengkap serta tidak overlap. (e)
Simbol fork dalam UML Ketika ada lebih besadari satu transisi masuk ke fork yang sama, gabunglah dengan sebuah decision point. (b) Join (penggabungan) Mempunyai dua, atau lebih transisi masuk, dan hanya satu transisi keluar.
Swimlane Sebuah cara untuk mengelompokkan activity berdasarkan actor (mengelompokkan activity dalam sebuah urutan yang sama). Actor bisa ditulis nama actor ataupun sekaligus dalam lambang actor (stick figure) pada use case diagram. Swimlane digambar secara vertical, walaupun kadangkadang digambar secara horizontal.
Simbol swimlane
(f)
Swimarea Ketika sebuah activity diagram mempunyai banyak swimlane perlu dipikirkan dengan pendekatan swimarea. Swimarea mengelompokkan activity berdasarkan kegiatan didalam use case.
2.4.3.2 Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan sebuah kebutuhan sistem dari sudut pandang user, dan memfokuskan pada proses komputerisasi. Sebuah use case dapat menggambarkan hubungan antara use case dengan actor. Secara umum use case adalah pola perilaku sistem, dan urutan transaksi yang berhubungan yang dilakukan oleh satu actor. Use case diagram terdiri dari, yaitu: a.
Use case Use Case adalah deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Use case dibuat berdasarkan keperluan actor, merupakan “apa” yang dikerjakan sistem, bukan “bagaimana” sistem mengerjakannya. Use case diberi nama yang menyatakan apa hal yang dicapai dari hasil interaksinya dengan actor, dan dinotasikan dengan gambar (horizontal ellipse).
Simbol Use Case Use case biasanya menggunakan kata kerja, dan sebuah nama use case boleh terdiri dari beberapa kata, dan tidak boleh ada dua use case yang memiliki nama yang sama. Use case diagram tidak terpengaruh urutan waktu, meskipun demikian supaya mudah dibaca perlu penyusunan use case. b.
Actor Actor menggambarkan orang, sistem, atau eksternal entitas, atau stakeholder yang menyediakan, atau menerima informasi dari sistem. Actor adalah entity eksternal yang berhubungan dengan sistem yang berpartisipasi dalam use case. Actor dilukiskan dengan peran yang mereka mainkan dalam use case, seperti Pelanggan, kasir, dan lain-lain. Simbol actor didalam UML digambarkan sebagai berikut:
c.
Associations Associations menggambarkan bagaimana actor terlibat dalam use case, dan bukan menggambarkan aliran data, atau informasi. Association digambarkan dengan sebuah garis berpanah terbuka pada salah satu ujungnya yang menunjukkan arah relasi.
Simbol Association Jenis-jenis relasi yang bisa timbul pada use case diagram adalah sebagai berikut: 1) Association antara actor, dan use case Ujung panah pada association antara actor, dan use case mengindikasikan siapa, atau apa yang meminta interaksi, dan bukannya mengindikasikan aliran data.
Simbol Association Antar Actor dan Use Case Association antara actor, dan use case sebaiknya menggunakan garis tanpa panah. Association antar actor, dan use case yang menggunakan panah terbuka untuk mengindikasikan bila actor berinteraksi secara pasif dengan sistem. 2) Association antara use case a) <> Digunakan ketika dalam penulisan use case yang berbeda-beda terdapat deskripsi-deskripsi yang sama maka relasi ini dapat digunakan untuk menghindari penulisan deskripsi yang berulang-ulang. Sebuah use case dapat meng-include fungsionalitas use case lain sebagai bagian dari proses dalam dirinya. Secara umum diasumsikan bahwa use case yang di-include akan dipanggil setiap kali use case yang meng-include dieksekusi secara normal. Sebuah use case dapat diinclude oleh lebih dari satu use case lain, sehingga duplikasi difungsionalitas dapat dihindari dengan cara menarik keluar fungsionalitas yang common. <>
Simbol Actor Contoh Include
b) <<extend>> Sebuah use case juga dapat mengextend use case lain dengan behaviournya sendiri. Sementara hubungan generalisasi antar
\ <<extend>>
Contoh Extend use case menunjukkan bahwa use case yang satu merupakan spesialisasi dari yang lain. 2.4.3.3 Package Diagram Package (paket) adalah mekanisme pengelompokan yang digunakan untuk menandakan pengelompokan elemen-elemen model. Sebuah package dapat mengandung beberapa paket lain di dalamnya. Package digunakan untuk memudahkan pengorganisasian elemen-elemen model. 2.4.3.4 Deskripsi Use Case Diagram Membuat diagram use case mempunyai proses dua langkah, yaitu: pertama, pengguna bekerja dengan tim proyek untuk menulis deskripsi use case berbasis teks, dan kedua tim proyek menerjemahkan kasus use case description ke dalam diagram use case formal, baik deskripsi use case, dan use case diagram ini didasarkan pada persyaratan diidentifikasi, dan activity diagram deskripsi program bisnis. Deskripsi use case berisi semua informasi yang dibutuhkan untuk menghasilkan diagram use case. Meskipun dimungkinkan untuk melompati langkah menggunakan deskripsi use case, dan bergerak langsung untuk membuat diagram use case, dan diagram lainnya yang sesuai, pengguna seringkali memiliki kesulitan menggambarkan proses bisnis, mereka hanya menggunakan diagram use case. Melalui penciptaan deskripsi use case, pengguna dapat menggambarkan rincian yang dibutuhkan dari masing-masing use case individu. Untuk yang akan datang deskripsi use case pertama gunakan, atau menggunakan diagram use case secara teknis, itu benar-benar tidak masalah. Keduanya harus dilakukan untuk sepenuhnya menggambarkan persyaratan bahwa sistem informasi harus bertemu.
Deskripsi use case berisi semua informasi yang dibutuhkan untuk membangun diagram yang mengikuti, tetapi menyatakan dalam cara yang lebih formal yang biasanya sederhana bagi pengguna untuk mengerti. Ada tiga bagian dasar untuk suatu deskripsi use case, yaitu: Overview Information, Relationship, Flow of Events. Overview Information merupakan informasi gambaran mengidentifikasi use case, dan menyediakan informasi didominasi dasar tentang use case. Nama use case dari use case harus menjadi frase kata kerja-kata benda (misalnya, Membuat Penunjukan). Nomor ID use case menyediakan cara yang unik untuk menemukan setiap use case, dan juga memungkinkan tim untuk menelusuri keputusan desain kembali ke persyaratan spesifik. Seperti telah disebutkan, jenis use case adalah tinjauan, atau detail, dan penting atau nyata. Actor utama biasanya pemicu use caseorang, atau hal yang dimulai pelaksanaan use case.
2.4.3.5 Sequence Diagram Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam maupun di sekitar sistem (temasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Biasa digunakan untuk menggambarkan skenario, atau langkah-langkah yang dilakukan sebagai respon dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Diawali dari apa yang menggerakkan aktivitas tersebut, proses, dan perubahan apa saja yang terjadi secara internal, dan output apa yang dihasilkan. Sequence diagram memiliki: a. Actor menggambarkan orang yang sedang berinteraksi dengan sistem.
Simbol actor b.
Entity Object, suatu obyek yang berisi informasi kegiatan yang terkait yang tetap, dan disimpan ke dalam suatu database (Jeffery L. Whitten et al, 2004 : 686).
Simbol Entity Object c.
Interface, atau Boundary Object, sebuah obyek yang menjadi penghubung antara user
dengan sistem. Contohnya: window, dialogue box, atau screen ( Jeffery L. Whitten et al, 2004 : 686).
Komponen-komponen yaitu: a.
Simbol Boundary Object d.
Simple Message, simbol pengiriman pesan dari sebuah obyek ke obyek lain (Jeffery L. Whitten et al, 2004 : 704).
b.
Simbol Message e.
f.
g.
Recursive, sebuah obyek yang mempunyai sebuah operation kepada dirinya sendiri (Munawar : 89).
Simbol recursive Activation, activation mewakili sebuah eksekusi operasi dari obyek, panjang kotak ini berbanding lurus dengan durasi aktivasi sebuah operasi (Munawar, 87 : 89).
Simbol activation Lifeline, garis titik-titik yang terhubung dengan obyek, sepanjang lifeline terdapat activation (Munawar, 2005 : 87 : 89).
Simbol Lifeline 2.4.3.6 Class Diagram Class diagram merupakan diagram paling umum dipakai disemua pemodelan disemua orientasi obyek. Pemodelan class merupakan pemodelan paling utama dipendekatan berorientasi obyek. Pemodelan class menunjukkan class-class yang ada di sistem dan hubungan antar class. Class diagram digambarkan dengan sebuah kotak dengan tiga section.
c.
d.
class
diagram,
Class Name Nama class menggunakan huruf besar diawal kalimatnya, dan diletakkan diatas kotak. Bila class mempunyai nama yang terdiri dari dua suku kata, atau lebih maka semua suku kata digabungkan tanpa spasi dengan huruf awal tiap suku kata menggunakan huruf besar. Attribute Attribute adalah property dari sebuah class. Attribute ini melukiskan batas nilai yang mungkin ada pada obyek yang mungkin ada. Sebuah class mungkin mempunyai nol atau lebih attribute. Secara konfensi, jika nama attribute terdiri atas satu suku kata maka ditulis dengan huruf kecil. Akan tetapi, jika nama attribute mengandung lebih dari satu suku kata maka semua suku kata dengan suku kata pertama menggunakan huruf kecil, dan awal suku kata berikutnya menggunakan huruf besar. Operation Operation adalah sesuatu yang biasa di lakukan oleh sebuah class, atau class yang lain. Seperti halnya attribute, nama operation juga menggunakan huruf kecil semua terdiri dari satu suku kata. Akan tetapi, jika lebih dari satu suku kata maka semua suku kata digunakan dengan suku kata pertama huruf kecil, dan huruf awal tiap suku kata berikutnya dengan huruf besar. Association Association adalah konsep dasar hubungan antar class. Setiap class pada asosiasi memainkan sebuah peran, dan multiplicity memberikan spesifikasi berapa banyak obyek pada suatu class berhubungan dengan suatu classs pada asosiasi class. Secara garis besar terdapat tiga jenis class. Ketiga jenis class tersebut dikelompokkan berdasarkan fungsi, dan karakternya masing-masing, yaitu: 1) Entity Class Diagram Merupakan paket utama dari sistem yang berisi kumpulan kelas berupa entitasentitas yang membentuk sistem, dan menjadi landasan untuk menyusun basis data pada model data konseptual.
Bentuk Entity Class dalam UML
Contoh Class Diagram
2) Control Class Diagram Berisi kumpulan kelas yang menjadi kontrol program termasuk koneksi dengan basis data, dan merupakan kelas perantara,
atau penghubung antara entity class dengan kelas antar muka pemakai (interface).
Simbol Entity 2)
Bentuk Control Class dalam UML 2.4.4
Perancangan Berorientasi Obyek (Object Oriented Design) Object oriented design adalah metode untuk mengarahkan arsitektur software yang didasarkan pada manipulasi obyek-obyek sistem, atau subsistem (Suhendar, dan hariman, 2001:11). 2.4.4.1 Perancangan Basis Data Perancangan sistem Berorientasi Obyek merupakan tahap lanjutan setelah analisa berorientasi obyek. “Perancangan berorientasi obyek adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk menspesifikasikan kebutuhan-kebutuhan sistem dengan mengkolaborasikan obyek-obyek, atributatribut, method-method yang ada” (Jeffery L., Whitten et al, 2004 : 686). Merupakan proses spesifikasi yang terperinci, atau pendefinisian dari kebutuhankebutuhan fungsional yang menggambarkan bagaimana suatu sistem itu dibentuk. Perancangan sistem berorientasi obyek ditujukan untuk mensistematis proses pendesainan, dan menghasilkan pendesainan model program. Serta memberikan gambaran pemecahan masukan dengan efektif. a. ERD (Entity Relationship Diagram) ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan obyek-obyek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD memodelkan struktur data, dan hubungan antar data untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi, dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu:
1)
Entity Entity merupakan obyek yang mewakili sesuatu yang nyata, dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30) simbol dari entity ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang. N am a E ntitas
Atribut Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.
Entitas
Attribute1 Attribute2 Attribute3
Simbol Atribut
3)
Hubungan atau Relasi Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.
Entitas
Relasi
Entitas
Simbol Relasi 4)
Cardinality Cardinality adalah tingkat hubungan antara entitas, dan dilihat dari segi kejadian, atau banyak tidaknya hubungan yang terjadi antara entity pada ERD. Ada tiga kemungkinan tingkat hubungan yang ada, yaitu: a) One To One (1:1) Terjadi bila suatu entitas hanya memiliki sebuah hubungan dengan entitas lainnya, dan hubungan dinyatakan satu pada satu kejadian. b) One To Many atau Many To One (1:M, M:1) Terjadi apabila sebuah entitas memiliki banyak hubungan dengan entitas lain, atau sebaliknya. c) Many To Many (M:N) Terjadi apabila dua buah entitas memiliki banyak hubungan.
b. LRS (Logical Record Struktur) LRS merupakan suatu terstruktur yang terdiri dari sejumlah record type, dimana setiap record type dinyatakan dalam bentuk kotak persegi panjang, dan memiliki sebuah nama yang unik ditulis diluar kotak, dan nama field yang ditulis didalam kotak yang berisi link diantara record type, dimana setiap link diberi label dengan field yang muncul pada kedua buah record yang dihubungkan oleh link tersebut. Konversi ER-Diagram ke Logical Record Structure, dan Relasi (LRS) ERDiagram harus di ubah ke bentuk LRS (struktur record secara logik). Dari bentuk Logical Record Structure terdiri dari link-link diantara tipe record. Link ini menunjukkan arah dari satu tipe record lainnya. Banyak link dari LRS yang diberi tanda field-field yang kelihatan pada kedua link type record. Penggambaran LRS mulai dengan penggambaran model yang dimengerti. Dua metode yang dapat digunakan dimulai dengan hubungan kedua model yang dapat dikonversikan ke LRS. Metode yang lain dimulai dengan ER Diagram yang langsung dikonversikan ke LRS. Logical record structure inilah yang nantinya dapat ditransformasikan ke bentuk relasi (tabel). c. Tabel /Relasi Tabel adalah bentuk pernyataan data secara grafis dua dimensi, yang terdiri dari kolom dan baris. Relasi adalah bentuk visual dari sebuah file dalam sebuah field, atau yang dalam bentuk lingkaran. Diagram E-R dikenal dengan sebutan atribut. Konversi dari logical record structure dilakukan dengan cara: 1)
Nama logical record structure menjadi nama relasi. 2) Tiap atribut menjadi sebuah kolom didalam relasi. 2.4.4.2 Spesifikasi Basis Data a. Basis data adalah kumpulan data (arsip, atau file) yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis agar dapat dimanfaatkan kembali dangan cepat, dan mudah. b. Sedangkan sistem basis data adalah kumpulan file, atau tabel yang saling berhubungan yang memungkinkan beberapa pemakai, atau program lain untuk mengakses, dan memanipulasi file-file (tabel) tersebut. 2.4.4.3 Rancangan Dokumen Keluaran Rancangan keluaran merupakan informasi yang akan dihasilkan dari keluaran sistem yang dirancang.
2.4.4.4 Rancangan Dokumen Masukan Rancangan masukan merupakan data yang dibutuhkan untuk menjadi masukan sistem yang dirancang. 2.4.4.5 Rancangan Layar Program Rancangan masukan merupakan data yang dibutuhkan untuk menjadi masukan sistem yang dirancang. 2.5 Teori Pendukung a. Pengertian Sistem Informasi Administrasi Siswa Sistem informasi Administrasi Siswa adalah suatu sistem informasi yang terpada yang merupakan kegiatan yang sangat penting dilembaga pendidikan dan ini merupakan kegiatan yang rutin terjadi disekolah-sekolah. Dimana setiap skala waktu siswa dapat mengurus administrasi terutama surat menyurat dengan ketentuan-ketentuan yang telah disepakatinoleh pihak sekolah. b. Manajemen Proyek Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor,yaitu: manusia,masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan. Penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajemen manusia, yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim. Manajemen proyek sistem informasi dalam melakukan pekerjaannya menggunakan sekumpulan organisasi yang merupakan sistem yang terdiri dari beberapa elemen yaitu: 1) Orang 2) Tujuan 3) Posisi 4) Pekerjaan 5) Teknologi 6) Struktur Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi,yaitu: 1) Tujuan organisasi yang jelas 2) Tugas yang dilakukan harus jelas 3) Pembagian tugas yang adil 4) Penempatan posisi yang tepat 5) koordinasi dan integrasi Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI) adalah sebuah cara yang dilakukan untuk mengelola sumber daya (manusia, data, anggaran) untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan. Apa yang dimaksud dari mencapai suatu tujuan yang ditentukan? Maksudnya ialah suatu proyek yang
dimanajemen sedemikian rupa agar sesuai dengan anggaran, keinginan konsumen, sesuai jadwal,dll. Hal itulah yang menjadi dasar dari manajemen sistem informasi tersebut. Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI) bisa juga diartikan sebagai langkah-langkah yang diperlukan dalam sebuah pembuatan proyek sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan. Beberapa hal yang dijadikan tujuan dalam hal manajemen sistem informasi: 1) Mutu 2) Biaya 3) Waktu Jika seseorang konsumen memiliki biaya rendah, maka proyek manajer bisa menyesuaikan mutu dengan anggaran yang ada. Jika konsumen menginginkan pembutan proyek cepat, maka konsumen harus menyediakan dana lebih untuk mendapatkan tujuan tersebut. Begitu juga dengan tujuan mutu yang dihasilkan. Dalam hal ini yang mengatur atau mengelola pembuatan sistem informasi dari awal hingga akhir ialah proyek manajer. Dimana proyek manajer inilah yang bertangggung jawab dan mengatur segala sesuatu tentang proyek yang dikerjakan. Seperti: mencari proyek, melakukan estimasi waktu dan biaya, memilih karyawan,dll. Terdapat 4 dimensi pada pembuatan Sistem Informasi: 1) Manusia, ialah orang yang mengerjakan atau membuat sistem informasi. Mulai dari proyek manajer, hingga programmer. 2) Proses, tahap-tahap dimana proyek sistem informasi dikerjakan. Pada dimensi inilah dibutuhkan keterampilan seorang proyek manajer untuk mengatur segala sesuatu agar sesuai dengan tujuan. 3) Produk, ialah hasil dari proyek yang dikerjakan. Dal hal sistem informasi. 4) Teknologi, sesuatu yang terdapat pada produk. Hal ini dapat berkaitan dengan mutu atau kualitas dari sebuah proyek. Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu pula. Manajemen proyek sangat cocok untuk satu lingkungan bisnis yang menuntut kemumpuan akuntansi, fleksibilitas, inovasi, kecepatan, dan perbaikan yang berkelanjutan.Kegiatan proyek biasanya dilakukan untuk berbagai bidang antara lain sebagai berikut: Perbaikan fasilitas yang sudah ada merupakan kelanjutan dan usaha yang sudah ada sebelumnya. Artinya sudah ada kegiatan sebelumnya, namun perlu dilakukan tambahan atau perbaikan yang
diinginkan pembangunan fasilitas baru. Artinya merupakan kegiatan yang benar-benar baru ada belum pernah ada sebelumnya, sehingga ada penambahan usaha baru. Peneliti dan pengembangan merupakan kegiatan penelitian yang dilakukan untuk suatu fenomena yang muncul di masyarakat, lalu dikembangkan sedemikian rupa sesuai dengan tujuan yang diharapka. Resiko merupakan bentuk keadaan ketidak pastian tentang suatu keadaan yang akan terjadi nantinya dengan keputusan yang diambil berdasarkan berbagai pertimbangan pada saat ini. Manajemen resiko adalah resiko adalah proses pengukuran atau penilaian resiko serta pengembangan strategi pengelolaannya.
Jenis Resiko Teknologi: a. Komponen file tidak lengkap b. Sistem operasi tidak kompatibel, device tidak dikenal c. Perangkat keras tidak mendukung (missal: resolusi monitor, resolusi printer) d. Spesifikasi tidak memenuhi e. Kualitas Netword dibawah standar kebutuhan f. Browser, software tidak memenuhi Ada tiga garis besar untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu: 1) Perencanaan Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan. Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumber daya, lingkungan, resiko dan sistem informasi). 2) Penjadwalan Merupakan impementasikan dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi dan proses waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realities agar sesuai dengan tujuan proyek . Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, penjadwalan linear (Diagram Vector), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan
tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan. 3)
Pengendalian Proyek Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek . Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimasikan segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek . Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya , waktu, mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.
BAB III PENGELOLAAN PROYEK
3.1
PEP ( Project Execution Plan)
Rencana pelaksanaan proyek (PEP) adalah dokumen yang menetapkan mengatur sarana untuk mengeksekusi, memantau, dan proyek control yang berisi tentang peran stakeholder yang dalam melaksanakan proyek, serta segenap rincian anggaran biaya, dan perencanaan strategis untuk mendukung proyek yang didalamnya termasuk aktifitas pengerjaan proyek. Rencananya berfungsi sebagai kendaraan komunikasi utama untuk memastikan bahwa semua orang menyadari, dan berpengetahuan tujuan proyek, dan bagaimana mereka akan dicapai. Rencana perjanjian utama antara kantor pusat, dan direktur proyek federal, dan rencana awal harus dikembangkan, dan disetujui pada keputusan kritis. Tujuan proyek yang berasal dari misi laporan kebutuhan, dan tim proyek terpadu membantu dalam pengembangan PEP. Rencananya adalah dokumen hidup, dan harus diperbarui untuk menggambarkan proses, dan prosedur, seperti mengintegrasikan keselamatan ke dalam proses desain saat ini, dan masa depan yang termasuk dalam identifikasi risiko. Pembaruan yang umum sebagai proyek bergerak melalui tahap keputusan kritis. 3.1.1
Objective Proyek
Proyek ini dikembangkan berdasarkan objective tertentu. Objective tersebut, yaitu: a.
Tujuan pengembangan dari proyek ini memiliki banyak kegunaan, yaitu untuk mewujudkan tujuan dari SMK Negeri 1 Tukak Sadai, serta membantu meningkatkan kualitas sektor administrasi sekolah tersebut, terutama dalam bidang kesiswaan yang lebih efektif,
dan efisien melalui penggunaan teknologi informasi. b. Komponen kesiswaan yang dinyatakan kurang dapat memenuhi kualitas kesiswaan maka dari itu manejemen SMK Negeri 1 Tukak Sadai yang dalam hal ini Bagian TU yang memiliki peran sangat vital aktif dalam mendukung perbaikan tersebut. c. Proses implementasi yang diikuti oleh kompetensi berkelanjutan, dan perbaikan dalam bidang kesiswaan, dan teknologi membutuhkan waktu yang signifikan. d. Manajemen CV. Makmur Jaya sebagai pelaksana, dan penanggung jawab proyek memberikan peran proyek yang memadai untuk pengembangan, dan pelaksanaan proyek ini. 3.1.2
Identifikasi Stakeholders
Stakeholders berasal dari dua kata, yaitu “stake”, dan“holder“. Stake artinya pemegang yang menunjukan orang-orang yang sedang memegang perkara tertentu. Sedangkan Holder artinya kepentingan. Jadi kalau diartikan secara keseluruhan stakeholder adalah orang-orang yang berkepentingan dalam perkara tertentu. Tabel 3.1 Identifikasi Stakeholders NO 1.
2.
Nama Rincian Stakeholders SMK Negeri a) Kepala Sekolah 1 Tukak Sadai Arianto,S.Pd. b) Komite Sekolah Waridan,S.Pd.Sd. c) Kepala Tata Usaha Moch.Safril,S.Pd.Fis. d) Waka Kurikulum Ahmad Firmansyah,S.Si. e) Waka Kesiswaan Zulfainudin,S.Pd. f) Waka Humas & Sapras Sutiono,S.Pd.kim g) Pembina Osis Eko Marisa Putra,S.Pd CV. a) Project Manager Makmur Jaya Titik Nurmasari b) Programmer Tania Lestari c) System Analist Ari d) Keuangan Zulkifli e) Instruktur Dina
3.1.2.1 Peran Masing-masing Stakeholder
a)
SMK Negeri 1 Tukak Sadai
4.
Tabel 3.2 Peran Stakeholder 1
No 1.
2.
3.
SMK Negeri 1 Tukak Sadai Rincian Peran Nama Kepala a) Penyusunan program Sekolah kerja sekolah. b) Pengawasan serta pembimbingan proses belajar mengajar, pelaksanaan, dan penilaian proses dan, hasil belajar serta bimbingan dan konseling. c) Penyelenggaraan, dan pengawasan administrasi sekolah meliputi administrasi ketenagaan, keuangan, kesiswaan, perlengkapan, dan kurikulum. d) Pelaksanaan hubungan sekolah dengan lingkungan, dan masayarakat. Komite a) Menentukan kebijakan, Sekolah dan program pendidikan. b) Menentukan rencana anggaran pendidikan, dan belanja Sekolah c) Menentukan kriteria tenaga kependidikan. d) Menentukan kriteria kinerja satuan pendidikan. e) Menentukan kriteria fasilitas pendidikan. f) Menentukan hal-hal yang terkait dengan pendidikan. Kepala Tata Usaha
Melaksanakan administrasi, yaitu: a) Administrasi kepegawaian. b) Administrasi keuangan. c) Administrasi sarana, dan prasarana. d) Administrasi kehumasan. e) Administrasi persuratan, dan kearsipan. f) Administrasi kesiswaan. g) Administrasi layanan khusus.
5.
6.
7
Waka Kurikulum
a) Menyusun pembagian tugas guru. b) Mengelola kegiatan belajar mengajar. c) Menyusul jadwal evaluasi. d) Menyusun kriteria kenaikan kelas, dan kurikulum. e) Menyusun pelaksanaan UAS, dan UAN. f) Menyusun instrument kegiatan belajar mengajar. Waka a) Perencanaan, dan Kesiswaan pelaksanaan kegiatan ekstrakulikuker. b) Pengadaan pengarahan, dan pembina kegiatan OSIS. c) Pembuatan, dan pengawasan pelaksanaan tata tertib sekolah. d) Penginventarisasian absensi, dan pelanggaranpelanggaran. e) Pembina, dan pelaksana kegiatan 5-K. f) Penilaian terhadap siswa untuk mewakili sekolah terhadap kegiatan diluar sekolah. g) Perencanaan kegiatan setelah siswa lulus. Waka a) Mencatat alat-alat, atau Humas, dan barang yang masuk. Sapras b) Pengadaan sarana, dan prasarana. c) Pendayagunaan, serta memonitoring sarana, dan prasarana. d) Penyusunan anggaran sekolah khususnya dalam sarana, dan prasarana. e) Membina kerjasama dengan masyarakat. f) Membantu pelaksanaan tugas BP3. Ketua Paket Keahlian
a) Memasyarakatkan dan mengembangkan kurikulum. b) Menyusun program pengajaran dan mengkordinasikan pelaksanaannya. c) Menganalisis ketercapainya target kurikulum. d) Mengkoordinasikan pengembangan kurikulum.
e) Mengkoordinasikan kegiatan belajar mengajar termasuk pembagian tugas guru,jadwal pembelajaran,dan evaluasi belajar 8
b)
Pembina Osis
a) Menyusun program kerja pembinaan siswa dan mengkordinir pelaksanaannya. b) Menyusun program kerja 7K serta mengkordinasi pelaksanaannya dengan kordinator 7K. c) Mengkordinir pelaksanaan pemilihan pengurus OSIS, Pramuka, dan PMR serta kegiatan - kegiatan ekstra siswa d) Membingbing/mengawasi kegiatan OSIS, Pramuka, dan PMR serta serta kegiatan - kegiatan ekstra siswa. e) Membina kepengurusan OSIS.
CV. Makmur Jaya
d)
2
Programmer
a)
b)
Tabel 3.3 Peran Stakeholder 2
No 1.
CV. Makmur Jaya (System owner) Rincian Nama Peran Stakeholder Project a) Berperan untuk Manager mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. b) Berperan juga sebagai seorang komunikator. Dengan ini berarti manajer proyek menjadi tempat terakhir menujunya laporan-laporan, memo, permintaan, dan keluhan. c) Berperan untuk mengambil keputusan yang menjadi
c)
d)
wewenangnya, yaitu: mengenai relokasi sumber daya, mengubah lingkup proyek, menyeimbangkan kriteria biaya, jadwal, dan performansi. Merupakan seorang enterpreuneur yang harus berusaha untuk melakukan pengadaan dana, fasilitas, dan orang agar proyek dapat berjalan. Memperbaiki kesalahan dengan membuat perubahan yang sesuai, dan memeriksa kembali program untuk memastikan bahwa hasil yang diinginkan yang dihasilkan. Melakukan percobaan menjalankan program, dan aplikasi software untuk memastikan bahwa mereka akan menghasilkan informasi yang dikehendaki, dan bahwa instruksi sudah benar. Menulis, mengupdate, dan memelihara program komputer, atau paket perangkat lunak untuk menangani pekerjaan tertentu seperti pelacakan inventaris, menyimpan, atau mengambil data, atau mengontrol peralatan lainnya. Menganalisis, meninjau, dan
3
4
System Analist
Keuangan
menulis ulang program, menggunakan grafik, dan diagram alur kerja, dan menerapkan pengetahuan tentang kemampuan komputer, materi pelajaran, dan logika simbolik. e) Melakukan, atau revisi langsung, perbaikan, atau perluasan program yang ada untuk meningkatkan efisiensi operasi, atau beradaptasi dengan persyaratan baru. a) Mengumpulkan, dan menganalisa dokumendokumen, file-file, dan formullir yang berkaitan dengan sistem untuk merancang sistem yang baru. b) Menyusun, dan memberikan rekomendasi berdasarkan datadata yang sudah terkumpul. c) Merancang suatu sistem perbaikan, dan mengidentifikasik an aplikasiaplikasi untuk penerapan pada komputer. a)
Membuat laporan keuangan. b) Membuat laporan akuntasi proyek, dan menyelesaikan perpajakan serta retribusi. c) Menjaga buktibukti kerja sub bagian administrasi proyek, serta
5
c)
Instruktur
menjaga data-data proyek. a) Memberikan, serta melakukan pengajaran, membekali, dan melaksanakan uji coba sistem yang dirancang. b) Uji coba penggunaan aplikasi yang telah dirancang.
Sponsor Individu, atau organisasi yang bersedia untuk menanggung semua jenis tanggung jawab untuk melaksanakan suatu kegiatan, yaitu dengan menerima tanggung jawab yang berupa pembiayaan modal atau keaungannya, untuk mempromosikan usaha individu, atau organisasi tersebut. Tabel3.4 Identifikasi Sponsor
Nama Dinas Pendidikan Kota Toboali.
3.1.3
Sponsor Peran Menyediakan berbagai sarana pendukung, dan dana yang diperlukan untuk membangun sistem informasi administrasi kesiswaan pada SMK Negeri 1 Tukak Sadai.
Identifikasi Deliverables
Deliverable adalah istilah yang digunakan dalam manajemen proyek untuk menggambarkan benda berwujud, atau tidak berwujud diproduksi sebagai hasil dari proyek yang dimaksudkan untuk dikirim ke pelanggan (baik internal maupun eksternal). Dalam hal ini deliverables di bagi menjadi dua jenis, yaitu tangible deliverables (aset fisik), dan intangible deliverables (aset non fisik). 3.1.3.1 Tangible deliverables Tangible deliverables adalah Sebuah aset fisik tetap yang berarti bahwa obyek nyata, atau properti yang tidak dapat dengan mudah diubah menjadi kas. Manajemen aset fisik adalah praktek menjaga inventarisasi aset fisik, dan memastikan bahwa mereka berada dalam kondisi optimal kesehatan. Ketika dipraktekkan dengan baik, jenis
ini manajemen dapat mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi sehari-hari operasi, dan mengurangi beban kerja manajer persediaan, dan profesional lain yang mungkin bertanggung jawab untuk peralatan pelacakan. Aset fisik yang merupakan hasil dari pengembangan proyek ini, yaitu sistem administrasi kesiswaan SMK Negeri 1 Tukak Sadai.
d) Diskusi Akhir dengan Sponsor 3.
3.1.3.2 Intangible deliverables Intangible deliverables dalam manajemen proyek adalah objek tak berwujud yang merupakan hasil pelaksaan proyek sebagai bagian dari suatu kewajiban, atau obligasi yang secara fisik tidak dapat dilihat bentuknya, akan tetapi memberikan dampak penyaluran yang nyata bagi perusahaan. Salah satu dari Intangible deliverables adalah garansi sistem. Garansi sistem, dan tanggung jawab pembuatan sistem selama setahun apabila terjadi kerusakan sistem.
4.
5. 3.1.4
Penjadwalan Proyek
Pengembangan proyek harus secara terorganisasi untuk menciptakan suatu output (keluaran) yang terstruktur bagi manajemen dalam penentuan progress. 3.1.4.1 Estimasi Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan pengembangan proyek perancangan sistem informasi administrasi kesiswaan SMK Negeri 1 Tukak Sadai di perkirakan selesai dalam waktu 90 hari (2 bulan 10 hari). Terhitung sejak 1 juni 2014 sampai 24 juni 2013.
PELAKSANAAN a) Analisa Sistem b) Perancangan Sistem c) Pemrograman d) Pengadaan Perangkat e) Konversi Sistem f) Uji Sistem Pengguna
PELAPORAN dan PENGAWASAN a) Penyusunan Laporan b) Presentasi laporan PENUTUPAN a) Penyerahan dokumen dan asset proyek
1 8 7 1 2 4
Hari Hari Hari Hari Hari Hari
1 Hari 2 Hari
4 Hari
3.1.4.2 Timeline Aktifitas a) Milestone Peristiwa dalam proyek yang terjadi pada satu titik waktu yang biasanya menggunakan deliverable sebagai landasan untuk mengidentifikasi segmen kerja utama, dan tanggal akhir. Milestone berupa titik pengendalian alami, dan penting dalam proyek. BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Tabel 3.5 Estimasi Waktu Pelaksanaan KEGIATAN PERKIRAAN DURASI 1.
2.
MULAI a) Penetapan Manajer Proyek b) Menyusun Rencana Awal Proyek c) Mempersiapkan Personil yang Dibutuhkan PERENCANAAN a) Menyusun Jadwal b) Menyusun Rencana Anggaran c) Menyusun Rencana Mutu
2 Hari 2 Hari 1 Hari
1 Hari 1 Hari 1 Hari 2 Hari
4.1 Profil Organisasi 4.1.1 Profil Sekolah Nama : SMK 1 Tukak Sadai Alamat : Jalan Raya Desa Tukak Kelurahan : Tukak Sadai Kecamatan : Bangka Provinsi : Kepulauan Bangka Belitung a. b. c. d. e. f.
Nama Kepala Sekolah : Aryanto,S.Pd Nama Sekolah : SMK Negeri 1 Tukak sadai Nomor Data Sekolah : 4215023 Kode Pos : 33183 Tahun didirikan : 2010 Status Tanah : Pemerintah
a.
Tujuan 1) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan kualitas pembinaan kesiswaan dalam mewujudkan iman dan taqwa (Imtaq) dan cinta tanah air
2) Menyiapkan peserta didik agar menjadi manusia produktif mampu bekerja mandiri, mengisi lowongan pekerjaan yang ada di dunia usaha dan industri sebagai tenaga kerja tingkat menengah sesuai dengan kompetensi di bidang perikanan 3) Menyiapkan peserta didik agar mampu memilih karier, ulet dan gigih dalam berkompetisi, beradaptasi dilingkungan kerja dan mengembangkan sikap profesional sesuai dengan kompetensinya 4) Membekali peserta didik dengan ajaran agama, ilmu pengetahuan dan teknologi agar mampu mengembangkan diri dikemudian hari baik secara mandiri maupun melalui jenjang yang lebih tinggi; 5) Membekali peserta didik dengan kompetensi-kompetensi yang sesuai dengan kompetensi keahlian agribisnis perikanan
4.1.2
1) Penyusunan program kerja sekolah. 2) Pengawasan proses belajar mengajar, pelaksanaan, dan penilaian proses, dan hasil belajar serta bimbingan. Pembina kesiswaan. 1) Pelaksanaan bimbingan, dan penilaian bagi guru serta tenaga kependidikan lainnya. 2) Penyelenggaraan administrasi sekolah meliputi administrasi ketenagaan,keuangan, kesiswaan, perlengkapan, dan kurikulum. 3) Pelaksanaan hubungan sekolah dengan lingkungan, atau masayarakat. b.
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum Tugas, Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum, yaitu: h) Memasyarakatkan dan mengembangkan kurikulum. i) Menyusun program pengajaran dan mengkordinasikan pelaksanaannya. j) Menganalisis ketercapainya target kurikulum. k) Mengkoordinasikan pengembangan kurikulum. l) Mengkoordinasikan kegiatan belajar mengajar termasuk pembagian tugas guru,jadwal pembelajaran,dan evaluasi belajar. m) Mengkoordinasikan persiapan pelaksanaan ujian sekolah,ujian nasional maupun ujian tertentu. n) Menyusun kriteria kenaikan kelas dan persyaratan kelulusan bersama ketua jurusan sesuai dengan peraturan yang berlaku. o) Mengarahkan penyusunan bahan ajar dan kelengkapan-kelengkapan mengajar guru. p) Mengadakan koordinasi dengan wakil kepala sekolah bidang lain. q) Menyusun roster pembina upacara. r) Menandatangani buku KBM kelas setiap akhir minggu. s) Membuat arsip soal ujian setiap pelaksanaan ujian. t) Membuat jadwal suvervisi kelas. u) Membuat data guru(pendidikan dan pelatihan). v) Membuat rekapitulasi absensi guru setiap bulan. w) Membuat daftar wali kelas dan ketua program studi/jurusan. x) Mewakili kepala sekolah dalam hal-hal tertentu. y) Membuat laporan kepada kepala sekolah atas pelaksanaan tugas yang diberikan.
c.
Wakil Kepala Sekolah Urusan Kesiswaan
Struktur Organisasi
Komite Sekolah
Kepala Sekolah
Kepala Tata Usaha
Waka Kurikulum
Waka Kesiswaan
Waka Humas & Sapras
Wali Kelas
Ketua Paket Keahlian
Pembina Osis
Guru
Siswa
Gambar 4.1 Struktur Sekolah SMK Negeri 1 Tukak Sadai 4.1.3
Pembagian Tugas dan Wewenang
Adapun pembagian tugas, dan wewenang dari struktur organsasi SMK Negeri 1 Tukak Sadai adalah sebagai berikut: a. Kepala Sekolah Kepala sekolah bertugas, dan berwenang sepenuhnya terhadap seluruh kegiatan sekolah, baik kedalam maupun keluar, yaitu: Penyelenggaraan program kerja sekolah, meliputi:
Wakil kepala Sekolah Urusan Kesiswaan bertugas, dan berwenang atas semua kegiatan belajar mengajar, yaitu: f) Menyusun program kerja pembinaan siswa dan mengkordinir pelaksanaannya. g) Menyusun program kerja 7K serta mengkordinasi pelaksanaannya dengan kordinator 7K. h) Mengkordinir pelaksanaan pemilihan pengurus OSIS, Pramuka, dan PMR serta kegiatan - kegiatan ekstra siswa i) Membingbing/mengawasi kegiatan OSIS, Pramuka, dan PMR serta serta kegiatan kegiatan ekstra siswa. j) Membina kepengurusan OSIS. k) Mengkordinir perencanaan dan pelaksanaan pemilihan calon siswa teladan, penerima beasiswa dan paskibra. l) Mengevaluasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan luar sekolah. m) Mengkordinir kegiatan upacara sekolah/upacara nasional, apel pagi, kebersihan dan senam. n) Membuat laporan berkala dan insidentil. Wali Kelas Wali Kelas, bertugas, dan berwenang terhadap semua kegiatan belajar mengajar yang antara lain: 1) Memahami siswa dan karakter yang berada pada kelas yang diasuh. 2) Mengatur tempat duduk siswa dikelas dan membuat layout kelas. 3) Menjalin hubungan hubungan dengan orangtua siswa. 4) Menghubungi orangtua/wali siswa bila diperlukan. 5) Membantu bendahara dalam mengumpulkan dana sumbangan Komite sekolah ataupun kewajiban - kewajiban lainnya. 6) Mengumpulkan nilai dari para guru dan memasukkan ke dalam buku/ Daftar Kumpulan Nilai. 7) Mengisi dan membaggi rapor. 8) Membantu guru BP/BK menangani kasus - kasus siswa. 4.2 Analisa Proses Bisnis
9) Membina budi pekerti siswa. 10) Membantu siswa dalam mengatasi masalah. 11) Membentuk kelompok siswa dalam pelaksanaan 7 K. 12) Membuat laporan berkala dan insidentil. e.
d.
4.2.1
Proses Bisnis
Proses bisnis administrasi kesiswaan pada SMK Negeri 1 Tukak Sadai adalah sebagai berikut: a.
Pendataan Siswa
Siswa menyerahkan data-data siswa yang berupa formulir (biodata) yang telah di isi kepada bagian TU. Bagian TU mencatat kembali, dan di arsipkan.
b.
Guru Guru bertanggung jawab kepada kepala sekolah, dan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan proses belajar mengajar secara efektif, dan efisien, diantaranya tugas, dan wewenang guru, yaitu: 1) Perangkat program pengajaran. 2) Melaksanakan kegiatan pembelajaran. 3) Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian, ulangan umum, ujian akhir. 4) Melaksanakan analisis hasil ulangan harian. 5) Menyusun, dan melaksanakan program perbaikan, dan pengayaan. 6) Mengisi daftar nilai siswa. 7) Melaksanakan kegiatan membimbing (pengimbasan pengetahuan) kepada guru lain dalam proses kegiatan belajar mengajar. 8) Membuat alat pelajaran, atau alat peraga. 9) Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni. 10) Mengikuti kegiatan pengembangan, dan pemasyarakatan kurikulum. 11) Melaksanakan tugas tertentu di sekolah. 12) Mengadakan pengembangan program pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya. 13) Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar siswa. 14) Mengisi, dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pengajaran. 15) Mengatur kebersihan ruang kelas, dan ruang praktikum. 16) Mengumpulkan, dan menghitung angka kredit untuk kenaikan pangkatnya.
Mencatat Pembayaran
Siswa datang ke bagian tata usaha untuk melakukan pembayaran biaya sekolah kemudian bagian tata usaha melakukan pencatatan Pembayaran kemudian bagian tata usaha menyerahkan form bukti pembayaran Pembayaran ke siswa tersebut. c.
Membuat Surut Izin Alur kerja dimulai siswa yang ingin meningalkan sekolah karena alas an tertentu harus meminta izin, dimana barulah surat izin bisa di
keluarkan atas persetujuan bagian TU, kemudianbagian TU memberikan surat izin kepada siswa. d. Surat Panggilan Siswa Untuk alur kerja membuat surat panggilan dimulai dari bagian tata usaha membuat surat panggilan kepada siswa yang bermasalah berdasarkan data siswa yang ada kemudian bagian tata usaha menyerahkan surat panggilan kepada siswa bersangkutan untuk menyerahkan kepada orang tua. e.
Membuat Surat Perjanjian Alur kerja dimulai tata usaha membuat surat perjanjian untuk siswa yang bermasalah berdasarkan surat panggilan yang ada kemudian bagian tata usaha menyerahkan surat perjanjian kepada siswa yang bersangkutan. f. Membuat Surat Keterangan Pindah Sekolah Jika ada siswa pindahan dari luar yang ingin masuk ke SMK Negeri 1 Tukak Sadai, siswa menyerahkan surat keterangan pindah sekolah kepada bagian tata usaha untuk diproses kemudian bagian tata usaha menyerahkan surat keterangan pindah sekolah kepada kepala sekolah untuk ditandatangani kemudian menyerahkan kepada bagian tata uasah lalu bagian tata usaha membuatkan Nis untuk siswa tersebut.
Gambar 4.2 Proses Bisnis Pendataan Siswa b.
Proses Bisnis Mencatat Pembayaran
g. Membuat Surat Permohonan Pindah Untuk membuat surat permohonan pindah,siswa membuat surat permohonan pindah sekolah kepada bagian TU kemudian bagian TU menerima surat pindah sekolah kemudian membuat surat keterangan pindah sekolah berdasarkan surat permohonan pindah lalu bagianTU menyerahkan surat keterangan pindah sekolah kepada siswa. 4.2.2
Activity diagram dibawah ini menggambarkan proses bisnis sistem berjalan yang ada pada adminisrasi kesiswaan pada SMK Negeri 1 Tukak Sadai. a.
Gambar 4.3 Proses Bisnis Mencatat Pembayaran
Activity Diagram c.
Proses Bisnis Membuat Surat Izin
Proses Bisnis Pendataan Siswa
Gambar 4.4 Proses Bisnis Membuat Surat Izin
d.
Proses Bisnis Surat panggilan Siswa
f.
Proses Bisnis Membuat Surat Keterangan Pindah Datang Sekolah
Gambar 4.5 Proses Bisnis Surat panggilan Siswa e.
Gambar 4.7 Proses Bisnis Membuat Surat Keterangan Pindah Datang Sekolah
Proses Bisnis Surat Perjanjian
g.
Proses Bisnis Membuat Permohonan Pindah
Surat
Gambar 4.6 Proses Bisnis Surat Perjanjian Gambar 4.8 Proses Bisnis Membuat Surat Permohonan Pinda
4.3.1
Entity Relationship Diagram
Surat Perjanjian NoPerjanjian Tanggal IsiPerjanjian
SPPD
1
1
isi
1
Surat Panggilan NoPanggilan Hari Tanggal Jam Tempat Masalah
NoPanggilan NoPerjanjian
Terima
NoSPPD NIS Tgl NoSPPD Nama Siswa Tempat Tanggal Lahir Jekel Anak_ke Alamat NamaOrtu Jurusan Pekerjaan Alamat_Ortu Minta Tempat Tanggal NIS Lahir No_Surat Izin Kelas
M
NIS NoPanggilan
Dapat NIS Nama Tempat Tanggal Lahir Jekel Anak_ke Alamat Pekerjaan Alamat_Ortu Tempat Tanggal Lahir Kelas
4.10.2 Rancangan Layar Biaya
Kd_Biaya Nm_Biaya Besar biaya M Detail Biaya No_Pembayaran Kd_Biaya Jml_Biaya
a) Menu Utama MENU UTAMA
Master
Surat Pembayaran
Surat Permohonan Pindah Surat Izin & Pelanggaran
Laporan
Keluar
M 1
1
1
Bukti Pembayaran NIS No_Pembayaran No_Pembayaran Periode Komite M
Lakukan
Siswa 1 1
Minta NIS Nopermohonan 1
Surat permohonan Pindah
NoPermohonan Tanggal NmOrtu Alamat Agama TglPindah AlasanPindah TujuanPindah
M
1
Surat Izin No_Surat Izin Hari Tanggal Alasan
Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan SMK Negeri 1 Tukak Sadai
Milik Nopermohonan NoSKP
1
Surat Keterangan Pindah NoSKP TglSKP
Gambar 4.14 Entity Relationship Diagram (ERD)
4.10
Rancangan Layar
4.10.1
Struktur Tampilan
Gambar 4.18 Rancangan Layar Menu Utama b)
Sistem Administrasi Kesiswaan Pada SMK Negeri 1 Tukak Sadai
Rancangan Layar Menu Master
MENU UTAMA
Master
Surat Pembayaran
Surat Permohonan Pindah
Surat Izin & Pelanggaran
Laporan
Keluar
Entry Data Siswa Entry Biaya
Master
Surat Pembayaran
Surat Permohonan Pindah
Surat Izin & Pelanggaran
Entry Data Siswa
Cetak Bukti Pembayaran
Entry SPPD
Cetak Surat Izin
Entry Biaya
Laporan
Cetak Administrasi Kesiswaan
Entry SPP
Cetak Surat Panggilan
Cetak Pembayaran
Cetak SKP
Cetak Surat Perjanjian
Cetak SPPD
Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan SMK Negeri 1 Tukak Sadai
Gambar 4.19 Rancangan Layar Menu Master Gambar 4.17 Struktur Tampilan
c)
Rancangan Layar Surat Pembayaran
e)
MENU UTAMA
Master
Rancangan Layar Surat Pelanggaran
MENU UTAMA
Surat Pembayaran
Laporan
Surat Permohonan Pindah Surat Izin & Pelanggaran
Keluar
Master
Surat Pembayaran
Surat Permohonan Pindah SuratIzin & Pelanggaran
Cetak Bukti Pembayaran
Laporan
Keluar
Cetak Surat Izin Cetak Surat Panggilan Cetak Surat Perjanjian
Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan SMK Negeri 1 Tukak Sadai
Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan SMK Negeri 1 Tukak Sadai
Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan SMK Negeri 1 Tukak Sadai
Gambar 4.21 Rancangan Layar Surat Permohonan Pindah
Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan SMK Negeri 1 Tukak Sadai
Gambar 4.23 Rancangan Layar Laporan
g)
Rancangan Layar Entry Data Siswa
FORM DATA SISWA
i)
Rancangan Layar Entry SPPD
ENTRY DATA SISWA
FORM ENTRY SPPD Nis
<>
<>
Alamat
Nama Siswa
<>
Tanggal Lahir
<>
Jenis Kelamin
<>
Alamat Orang Tua
<>
Anak Ke
<>
TTL Ortu
<>
Nis
Nama Siswa
Display
Display
Display
Display
SIMPAN
<>
Pekerjaan
TTL
Jekel
Display
Anak ke
Display
Display
Display
Display
UBAH
Alamat
Pekerjaan
Display
Display
Display
Display
Display
Alamt Ortu
No SPPD
<>
Tgl SPPD
<>
Alamat Ortu
<>
TTL Ortu
Display
Display
Display
Display
BATAL
HAPUS
ENTRY SPPD
KELUAR
Nama Ortu
<>
Pekerjaan
<>
Alamat
<>
TTL Ortu
<>
Nama Siswa
<>
Jekel
<> <>
TTL Anak ke
<>
Kelas
<>
Gambar 4.24 Rancangan Layar Entry Data Siswa SIMPAN
h)
KELUAR
BATAL
Rancangan Layar Cetak Bukti Pembayaran
BUKTI PEMBAYARAN
Gambar 4.26 Rancangan Layar Entry SPPD
CETAK BUKTI PEMBAYARAN
No Pembayaran
<>
Periode
<>
Komite
<>
Kd Biaya <>
j) Nis
<>
Nama
<>
CARI
Rancangan Layar Cetak Surat Keterangan Pindah
CARI
Jml Biaya
Besar Biaya
Nama Biaya <>
SURAT KETERANGAN PINDAH
<>
<>
CARI
Kd Biaya
Nama Biaya Besar Biaya Jumlah Biaya
CETAK SURAT KETERANGAN PINDAH
TAMBAH
Display
Display
Display
Display
Display
Display
<>
No SKP Display
CETAK
Display
SIMPAN
BATAL
KELUAR
Tgl SKP
<<SYSDATE>>
No Permohonan
<>
Nis
<>
Nama
<>
CARI
Enter Text
Nama ortu Alamat Agama
Gambar 4.25 Rancangan Layar Cetak Bukti Pembayaran
CETAK
<>
Tgl Pindah
<>
<>
Alasan Pindah
<>
<>
Tujuan Pindah
<>
BATAL
KELUAR
Gambar 4.27 Rancangan Layar Cetak Keterangan Pindah
k)
Rancangan Layar Entry Biaya
m)
FORM ENTRY BIAYA
Rancangan Layar Cetak Surat Izin
SURAT IZIN
ENTRY BIAYA
CETAK SURAT IZIN
No Surat Izin
<>
Tanggal
<>
<>
No Biaya Nama Biaya
<>
<>
Besar Biaya
No Biaya
Nama Biaya
Besar Biaya
Display
Display
Display
<>
Nama
<>
Hal
Display
Display
<>
Alasan
Display
<>
Hari SIMPAN
UBAH
HAPUS
BATAL
KELUAR
CETAK
SIMPAN
Gambar 4.28 Rancangan Layar Entry Biaya l)
PILIH
<>
Nis
Rancangan Layar Entry Surat Permohonan pindah
KELUAR
BATAL
Gambar 4.30 Rancangan Layar Cetak Surat Izin
n)
Rancangan Layar Cetak Surat Panggilan
SURAT PERMOHONAN PINDAH SURAT PANGGILAN
CETAK SURAT PERMOHONAN PINDAH CETAK SURAT PANGGILAN
No Permohonan
<>
Nama Ortu
<>
No Surat Panggilan
<>
Tgl Surat Panggilan
Tanggal
<>
Alamat
Nis
<>
Nama
<>
CARI
Agama
Alasan Pindah
<>
Alamat
<>
<>
Jam
<>
Nis
<>
<>
Tujuan Pindah
<>
Tgl Pindah
<>
BATAL
PILIH
<>
CETAK
SIMPAN
<>
<>
<>
Tanggal
Nama
TTL
<>
Masalah
<>
Hari <>
Tempat
BATAL
KELUAR
KELUAR
Gambar 4.31 Rancangan Layar Cetak Surat Panggilan
Gambar 4.29 Rancangan Layar Entry Surat Permohonan Pindah
o)
Rancangan Layar Cetak Surat Perjanjian
sampai selesai sehingga tidak diperlukan pengerjaan yang berulang-ulang.
SURAT PERJANJIAN
CETAK SURAT PERJANJIAN
5.2 No Surat Perjanjian
<>
No Surat Panggilan
<>
Tanggal
<>
Isi Perjanjian
<>
Nis
<>
TTL
<>
Alamat
<>
Dari hasil kesimpulan yang penulis sampaikan diatas, maka penulis mencoba memberikan saran-saran yang kiranya dapat berguna bagi SMK Negeri 1 Tukak Sadai terutama dalam Sistem Informasi Administrasi siswa adalah sebagai berikut: a.
b. SIMPAN
CETAK
BATAL
KELUAR
c. Gambar 4.32 Rancangan Layar Cetak Surat Perjanjian
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
KESIMPULAN
Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, yaitu sistem informasi administrasi kesiswaan yang telah terkomputerisasi, diharapkan dapat membantu bagian pengadministrasian kesiswaan. Setelah menganalisa, dan mempelajari semua permasalahan-permasalahan yang terjadi di tempat penelitian, yaitu di SMK Negeri 1 Tukak Sadai terutama pada administrasi kesiswaannya maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: a.
b.
c.
SARAN
PILIH
Agar dapat berguna bagi SMK Negeri 1 Tukak Sadai sehingga berdaya guna, dan membantu dalam proses administrasi kesiswaannya. Agar bermanfaat serta membantu sistem kerja pada bagian administrasi kesiswaan sehingga dapat dilakukan dengan efektif, dan efisien. Diharapkan tidak ada lagi kesalahan dalam pengadministrasian kesiswaan yang mengatur setiap aktifitas-aktifitas kesiswaan pada SMK Negeri 1 Tukak Sadai dari masuk sekolah
Perlu adanya pelatihan terhadap user yang akan menggunakan sistem informasi ini, agar user dapat mengetahuai cara penggunaan dan perawatan sistem informasi ini. Perlu ada perbaikan setiap 5 tahun sekali pada sistem informasi ini untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada pada sistem dan memenuhi perkembangan penerapan pada sistem. Perlu adanya peningkatan infrastruktur computer yang digunakan, agar dapat diciptakan efisien dan efektivitas yang lebih mendukung sistem.
