Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id 1
Sistem Informasi Absensi dengan Barcode Berbasis Jaringan Pada CV. Banue Perkasa Sidoarjo Devi Syahidatun Nihayati (04104030) Fakultas Ilmu Komputer Pembimbing : M. Noor Al Aza’am, S.Kom, MT Universitas Narotama Surabaya CV. Banue Perkasa Sidoarjo adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perawatan serta pengadaan barang dan jasa khusus pesawat terbang yang tergolong berskala besar, namun sayangnya sistem yang diterapkan mengenai penanganan absensi karyawan adalah sistem yang manual yaitu tanda tangan kehadiran dimana hal tersebut akan dapat menjadi riskan bila salah satu (atau bahkan lebih) karyawan memalsukan tanda tangan, penentuan jam masuk yang sembarangan, demikian pula dengan jam pulang yang bisa dimanipulasi dengan mudah, padahal dengan adanya sistem absensi yang terkomputerisasi akan dapat membantu mempermudah, baik pada proses absensi maupun pada proses penghitungannya nanti, sistem absensi yang terkomputerisasi ini nantinya akan disajikan menggunakan aplikasi dari program Gambas yang berbasis Linux, kemudahan yang didapat dari sistem ini adalah dapat mempermudah perhitungan jam-jam masuk dan jam-jam terlambat, sehingga perusahaan dapat mengontrol jadwal masuk, istirahat dan pulang karyawan. 1. Latar belakang Latar belakang dari pemilihan judul “Sistem Informasi Absensi dengan Barcode Berbasis Jaringan Pada CV. Banue Perkasa” sebagai skripsi adalah banyaknya masalah yang terjadi dalam menangani sistem absensi karyawan. Salah satu contoh contohnya adalah sistem absensi pada CV. Banue Perkasa, CV. Banue Perkasa adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perawatan serta pengadaan barang dan jasa khusus pesawat terbang yang tergolong berskala besar, dimana perusahaan ini memiliki kurang lebih 25 karyawan pada tiap bagiannya, namun sayangnya sistem yang diterapkan mengenai penanganan absensi karyawan adalah sistem yang manual yaitu tanda tangan kehadiran dimana pada pengoperasiannya karyawan harus melakukan tanda tangan empat kali yaitu pada saat dia masuk kerja, istirahat, kembali dari istirahat dan pada saat dia pulang dari kerja, dengan sistem seperti itu banyak kekurangan yang dihadapi seperti kenakalan karyawan dengan memalsukan tandatangan karyawan lain sampai perhitungan jam-jam efektif karyawan yang sangat menyita waktu. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi ini diharapkan akan dapat membantu mempermudah penanganan absensi pada karyawan baik itu pada saat proses maupun
pada saat perhitunganya nanti. Batasan masalah yang akan dikerjakan dalam penyusunan skripsi ini adalah sistem absensi karyawan serta perhitungan pada CV. Banue Perkasa, sistem absensi yang terkomputerisasi ini nantinya akan disajikan menggunakan aplikasi dari program gambas yang berbasis Linux kemudahan yang didapat dari sistem ini adalah dapat mempermudah perhitungan jam-jam masuk dan jam-jam terlambat, sehingga perusahaan dapat mengontrol karyawan. 2. Perumusan masalah Dari latar belakang diatas dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang dihadapi sebagai berikut: 1. Sistem absensi yang masih dilakukan secara manual (dengan tanda tangan) akan dapat dilakukan dengan mudah melalui komputer (barcode). 2. Pelaporan data absensi karyawan akan lebih cepat dan efektif. 3. Menghindari adanya antri absen, karena program sudah dapat digunakan dengan sistem jaringan, dan tentunya hal ini akan jauh
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id 2
lebih mempercepat proses absensi karyawan. 3.
Tujuan
2)
Tujuan dari pelaksanaan skripsi ini adalah 1. Membantu memecahkan masalah yang terjadi peda sebuah perusahaan, dalam hal ini adalah sistem absensi pada CV. Banue Perkasa. 2. Membantu efisiensi dan efektifitas pada pelaporan absensi CV. Banue Perkasa.
3)
Sistem kerja Sistem absensi yang akan penulis rancang adalah salah satu tugas yang diberikan kepada penulis guna mengetahui sejauh mana kemampuan penulis dalam memahami suatu masalah. Masalah tersebut akan dianalisis dan akan diberikan solusi terbaik. Penulis pada skripsi ini membahas sistem informasi absensi karyawan karena penulis menganggap bahwa sistem ini adalah sistem dimana setiap perusahaan pasti membutuhkanya karena secara langsung absensi karyawan akan berimbas pada sistem penggajian karyawan. Data-data dan contoh yang tertulis dalam penulisan skripsi ini adalah fiktif belaka, dikarenakan data-data dan contoh yang sesugguhnya dari perusahaan bersifat rahasia dan tidak dapat dipublikasikan. Namun penulis dapat menyajikan sistem kerja dari perusahaan, adapun sistem kerja dari sitem absensi tersebut adalah sebagai berikut: 1) Proses pendaftaran / pengeditan admin Admin adalah pemegang kekuasaan penuh dari program, dimana admin bisa mendaftarkan admin yang lain, ataupun mengedit admin. Secara standar program menetapkan admin dengan ID: 1 dan password: 123
4)
5)
adalah admin pertama. Sangat direkomendasikan ID dan password segera diubah. Proses pendaftaran karyawan Seseorang yang akan menjadi karyawan harus didaftarkan terlebih dahulu untuk benar-benar menjadi karyawan dan mendapatkan id karyawan, pendaftaran karyawan dilakukan oleh admin dengan menginputkan data karyawan dengan mengisi form registrasi karyawan terlebih dahulu. Setelah karyawan terdaftar admin harus terlebih dahulu menentukan setting jam-jam kerja yaitu mengisi form set antara lain menyeting waktu masuk kerja, waktu pulang kerja, waktu mulai iustirahat, waktu kembali dari istirahat dan menentukan jam mulai lembur karyawan. Proses absensi karyawan Ada empat macam absensi dalam program ini yaitu, absensi masuk, absensi mulai istirahat, absensi selesai istirahat, absensi pulang yang menentukan karyawan lembur atau tidak. Untuk pengisian dilakukan oleh setiap karyawan yang bersangkutan, dengan menggunakan kartu ID karyawan yang telah diberi barcode. Pada saat pengisian form absensi, karyawan diberi batasan waktu tertentu untuk pengisian karena secara otomatis form akan ditutup setelah selang waktu yang telah ditentukan oleh admin. Ini merupakan penjagaan dari pengisian ID barcode secara manual oleh karyawan lain (titip absen). Proses pencetakan Pencetakan disini ada dua, yaitu pencetakan laporan absensi perkaryawan selama 1 bulan (dengan syarat karyawan tersebut aktif), dan pencetakan data karyawan yang aktif (masih bekerja diperusahaan) maupun pasif (sudah keluar dari perusahaan).
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id 3
Proses pencetakan hanya dilakukan oleh admin.
bisa 2.
Tabel absen ini digunakan untuk menyimpan data absensi karyawan yaitu, waktu masuk kerja karyawan, waktu mulai istirahat karyawan, waktu akhir dari istirahat karyawan (kembali), dan waktu pulang karyawan. Disini digunakan id sebagai foreign key.
Data Base Database adalah satu atau sekumpulan tabel yang terdiri atas beberapa / banyak record yang mempunyai klasifikasi tertentu yang sama, digunakan sesuai dengan aplikasi tertentu. Tujuan dibuat database adalah memudahkan dalam memanipulasi data, menghindari adanya data kembar dan keterkaitan antara program aplikasi dengan penyimpanan data. Dari aplikasi yang penulis buat, penulis memerlukan beberapa file database yang akan digunakan untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan aplikasi absensi karyawan. File-file database tersebut adalah: 1.
Tabel absen
Nama id tgl
4.4.2 Tabel absen Type Size varchar 20 varchar 10
waktu
varchar
10
misti
varchar
25
aisti
varchar
25
pulang
varchar
25
keterangan
varchar
100
Tabel biodata
Tabel biodata ini digunakan untuk menyimpan daftar karyawan. Dibuat id sebagai primary key (dimana id adalah ID barcode karyawan yang wajib unik). Berikut field-field yang terdapat dalam tabel biodata. 4.4.1 Tabel biodata Nama Type Size Keterangan varchar 20 ID id karyawan nama varchar 30 Nama karyawan alamat varchar 100 Alamat karyawan telp varchar 30 Telepon karyawan hp varchar 30 HP karyawan tgl_lahir varchar 10 Tanggal lahir tgl_masuk varchar 25 Tanggal masuk status enum(‘1’,’0’) 1 Status karyawan aktif / tidak
3.
Keterangan ID karyawan Tanggal absensi Waktu masuk karyawan Waktu mulai istirahat karyawan Waktu kembali dari istirahat karyawan Waktu pulang karyawan Keterangan tidak masuk dari karyawan
Tabel verif Tabel verif ini digunakan untuk menyimpan daftar admin yang diperbolehkan mengakses seluruh menu dalam program absensi ini. Disini digunakan id sebagai primary key.
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id 4
Nama id pass
4.4.3 Tabel verif Type Size varchar 8 varchar 20
4.4.5 Tabel lapb Keterangan ID admin Password admin
Tabel waktu Tabel waktu digunakan untuk menyimpan data masuk, pulang, mulai istirahat, akhir istirahat, waktu lembur karyawan, dan timer form. 4.4.4 Tabel waktu Nama Type Size Keterangan varchar 8 Pengesetan masuk waktu masuk karyawan varchar 8 Pengesetan keluar waktu pulang karyawan varchar 8 Pengesetan lembur waktu lembur karyawan varchar 8 Pengesetan mulai_ist waktu mulai istirahat karyawan varchar 8 Pengesetan akhir_ist waktu akhir istirahat karyawan Pengesetan waktu_form varchar 3 waktu pembukaan form
Nama id toth
Type varchar varchar
Size 20 2
totl
varchar
10
totlb
varchar
10
totli
varchar
10
bln
varchar
7
4.
5.
4.5 Rancangan Input dan Output
Tabel lapb Tabel lapb digunakan untuk menyimpan data total hari masuk kerja, total terlambat kembali dari istirahat, dan total waktu lembur selama satu bulan.
Keterangan ID karyawan Total hari masuk kerja karyawan dalam 1 bulan Total waktu lembur karyawan dalam 1 bulan Total waktu terlambat masuk karyawan dalam 1 bulan Total waktu terlambat kembali dari istirahat karyawan dalam 1 bulan Bulan pelaporan
Input: Yang merupakan input dalam proses absensi ini adalah antara lain : data admin, data karyawan, dan set waktu kerja. Proses: Dalam proses penghitungan jam kerja karyawan, data diinputkan ke dalam tabel absen, sesuai dengan peraturan dari program, kemudian secara otomatis akan menambahkan jumlah data dalam tabel lapb berupa banyaknya waktu terlambat maupun lembur. Untuk tampilan detil mengenai keterlambatan maupun lembur karyawan diproses pada saat laporan akan dicetak. Output: Hasil output dari program absensi ini ada dua yaitu, laporan daftar karywan yang masih aktif maupun yang
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id 5
resign, dan laporan absensi kerja perkaryawan. Kesimpulan: Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada pembahasan masalah diatas, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Absensi karyawan dapat dilakukan secara mudah melalui komputer dengan hanya menggunakan ID pengenal karyawan yang telah diberi barcode dengan kode khusus dari perusahaan. 2. Pelaporan data absensi karyawan akan lebih cepat dan efektif serta akurat. 3. Dengan adanya kemampuan program untuk dibuat dengan sistem jaringan lebih meningkatkan efisiensi dalam resource database dan komputer yang digunakan.
absensi ini terdiri dari beberapa form menu. Form-form menu tersebut antara lain: 1. Menu Utama Menu utama berfungsi untuk menampilkan seluruh fasilitas dari program absensi yang dapat digunakan. Menu yang ada dalam menu utama antara lain : form Keluar, form Kembali, form, SET, form Cetak, form Register Admin, form Daftar, form Masuk, dan form Pulang. Contoh tampilan dari form menu utama ini adalah gambar berikut : Gambar 1. Menu Utama
2. Saran Setelah memperhatikan dan mempertimbangkan beberapa situasi yang ada, penulis menyarankan kepada perusahaan-perusahaan dan instansiinstansi khususnya adalah sebagai berikut: 1. Agar perusahaan tersebut diatas melakukan proses pengelolaan data terutama data absensi karyawan secara terkomputerisasi. Hal ini tentu sangat bermanfaat bagi kesejahteraan karyawan dan menguntungkan bagi perusahaan. 2. Pengaturan pengerjaan harus selalu dikontrol kebenarannya agar dapat menampilkan data yang akurat. 3. Perlindungan terhadap data user yang dikontrol oleh admin. Rancangan Program Dalam rancangan program ini akan dijelaskan tentang sistem operasional dari program aplikasi absensi karyawan. Program aplikasi dari sistem informasi
Form Register Admin Menu register admin digunakan untuk memodifikasi data admin diperusahaan, dimana admin bebas menentukan perlakuan dari program absensi ini. Yang harus diinputkan dalam form register admin ini adalah ID dan password. Pada menu ini admin juga bisa mengedit data admin maupun menghapusnya. Contoh tampilan dari form register admin adalah gambar berikut : Gambasr 2. Form Register Admin
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id 6
3.
Form Set Waktu Kerja Menu ini digunakan oleh admin untuk menentukan waktu masuk, waktu pulang, waktu lembur, waktu mulai istirahat, waktu akhir (kembali) dari istirahat, dan timer form. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 3 dibawah ini :
berbeda) dan Label form yang dibuat beda pula. Khusus untuk Timer Form contoh tampilan gambarnya ada dibawah ini : Gambar 5. Form Set Timer Form
Gambar 3. Menu Set Waktu Kerja Tombol Set digunakan untuk menyetujui perubahan waktu pada timer form. Quit untuk kembali kemenu Set Waktu Kerja. 5.
4.
Form Set waktu masuk, pulang, lembur, waktu mulai istirahat, waktu akhir (kembali) dari istirahat, dan timer form Form tersebut memiliki fungsinya masing-masing. Tombol OK digunakan untuk menyetujui perubahan, tombol Keluar untuk kembali ke menu utama. Untuk lebih jelasnya lihatlah gambar 4 dibawah ini : Gambar 4. Form Set waktu kerja
Form registrasi karyawan (Admin Only) Menu ini digunakan untuk memanipulasi data karyawan yang terdaftar diperusahaan (baik itu input, merubah status menjadi aktif atau tidak). Pengisian pada ID barcode juga akan berpengaruh pada tampilan tabel yang ada dibawahnya, sehingga bisa juga digunakan untuk mode pencarian secara langsung. ID barcode haruslah unik, pengisian yang lain bersifat optional. Pilihan cek boks Set Aktif digunakan untuk menentukan karyawan masih aktif ataukah telah resign dari perusahaan, cek boks ini juga bisa langsung untuk mode pencarian sesuai kriteria. Terdapat pula menu Cetak yang dapat digunakan untuk mencetak data karyawan sesuai dengan kriteria pencarian. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 6 dibawah ini: Gambar 6. Form Registrasi Karyawan
Contoh gambas 4 diatas adalah contoh form set waktu masuk kerja, untuk set waktu pulang, lembur, waktu mulai istirahat, waktu akhir (kembali) dari istirahat memiliki tampilan yang sama hanya title (judul form yang dibuat
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id 7
Form absensi masuk kerja karyawan Menu ini digunakan untuk absen masuk dari karyawan yang terdaftar diperusahaan dan masih aktif. Secara otomatis ketika form ini dibuka penghitungan timer form dimulai (sesuai dengan ketentuan admin), bila waktu telah habis form ditutup secara otomatis (dapat dilihat dari angka digit yang tampil disebelah kanan tengah). Untuk absensi masuk karyawan cukup menggunakan ID card-nya didepan alat barcode, maka secara otomatis ID karyawan akan masuk alam absensi masuk. Terdapat pula tombol admin yang berfungsi untuk menentukan apakah karyawan tersebut itu sakit atau punya alasan yang lain (dengan mencentang cek boks Alasan tidak masuk, dan mengisi textbox alasan tidak masuk). Dibagian bawah juga terdapat info mengenai absensi karyawan. Untuk lebih jelasnya lihatlah gambar 7 dan 8 dibawah ini : Gambar 7. Form absensi masuk kerja karyawan
Gambar 8. Form absensi ijin sakit karyawan (pada menu absensi masuk karyawan)
6.
7.
Form absensi mulai istirahat karyawan Menu ini digunakan untuk absen mulai istirahat kerja karyawan. Prinsip kerjanya sama seperti form menu absensi masuk kerja karyawan, hanya saja ini digunakan untuk identifikasi waktu mulai istirahat kerja karyawan. Berikut adalah contoh form-nya: Gambar 9. Form Absensi mulai istirahat karyawan
Gambar 10. Form absensi ijin sakit karyawan (pada menu absensi mulai istirahat)
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id 8
Gambar 12. Form absensi pulang kerja karyawan 8.
Form absensi kembali dari istirahat karyawan Menu ini digunakan karyawan untuk absen kembali dari istirahat kerja. Prinsip kerjanya sama seperti form menu absensi masuk kerja karyawan, hanya saja ini digunakan untuk identifikasi waktu akhir (kembali) dari istirahat kerja karyawan. Berikut adalah contoh form-nya:
Gambar 11. Form absensi kembali dari istirahat karyawan
10. Form laporan absensi karyawan Menu ini digunakan untuk menentukan kriteria pencetakan total absensi per-karyawan (yang masih aktif). Dengan pengisian ID barcode didapatlah nama karyawan, kemudian pengisian bulan dan tahun. Contoh form dapat dilihat pada gambar 13 dibawah ini : Gambar 13. Form laporan absensi karyawan
9.
Form absensi pulang kerja karyawan Form ini digunakan untuk absensi pulang kerja karyawan. Prinsip kerjanya sama dengan form menu absensi masuk kerja karyawan. Hanya ditambahkan dengan proses penambahan hari pada laporan bulanan serta penambahan lembur pada laporan bulanan (bila karyawan tersebut lembur). Berikut adalah contoh form-nya : 11. Laporan cetak absensi karyawan Laporan ini merupakan laporan yang siap dicetak, laporan ini berisi jamjam absensi karyawan, total hari masuk kerja karyawan, total lembur, total waktu terlambat masuk kerja,
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id 9
dan total waktu terlambat kembali dari istirahat. Berikut contoh laporannya : Gambar 14. Laporan (cetak) absensi karyawan
12. Form Cetak Detail Laporan
Form cetak detail laporan ini digunakan untuk mencetak laporan absensi seluruh karyawan dan dapat ditampilkan pula detail laporannya yang mirip dengan hasil dari form cetak laporan. Terdapat 3 buah tombol, 2 buah combobox dan 2 buah opsi. Masing-masing fungsinya adalah, tombol search untuk mencari berdasar bulan yang telah ditentukan atau seluruh bulan, tombol Print (untuk menampilkan print preview dan melakukan proses cetak ke printer, dimana hasil dari cetakan sama seperti hasil cetak pada form cetak laporan sebelumnya) dan tombol Tutup (untuk keluar dari form ini). Berikut adalah contoh tampilan dari form cetak detail laporan.
Gambar 15. Form Cetak Detail Laporan
