Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer, Vol. 2, No. 1, April 2016
(P) ISSN 2442 – 4512 (O) ISSN 2503-3832
Sistem Administrasi Kependudukan dan Inventarisasi Desa Kulu Kabupaten Pekalongan Menggunakan Borland Delphi 7.0 Aslam Fatkhudin Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Muhammadiyah Pekalongan
Abstract Kulu village head's office is a government agency which serves airport administration and inventory for the village people associated with the elements of geographical, social, economic, political, and cultural as well as interconnected with other areas.Technological developments in Village Head Office Kulu been computerized but has not had an application program that can assist employees in carrying out and run the job.Development and technological progress is urgently needed now in Kulu Village Head Office to support and improve the quality in providing services to the public.Steps being taken in this research is data collection is done based on field studies, namely through observational studies, a review is carried directly to the administrative section and the inventory in the village hall kulu. Development of systems using object-oriented analysis with the waterfall method, followed by the design which includes process design, database design, and user interface.Implementation of the design is the result of encoding by using a programming language that has been set.The result is Application Administration and Inventory Population System at Village Head Office Kulu Using Borland Delphi 7.0.This application was developed using information technology-based computer applications with MySQL database. Key Word: Administration, Inventory, Population, Village
1. Pendahuluan Kantor Kepala Desa Kulu merupakan sebuah instansi pemerintah yang berfungsi melayani administrasi dan inventarisasi bagi masyarakat desa yang berhubungan dengan unsur-unsur geografis, sosial, ekonomi, politik dan kultural serta saling berhubungan dengan daerah lain. Perkembangan teknologi pada Kantor Kepala Desa Kulu sudah menggunakan aplikasi perkantoran semacam MS Word dan MS Excel, akan tetapi belum memiliki program aplikasi khusus administrasi dan inventarisasi untuk menunjang dan meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat. Administrai dan Inventarisasi di Kantor Kepala Desa Kulu sangat penting karena pemerintah desa beserta aparatnya adalah sebagai administrator penyelenggara utama aktifitas pemerintah, pembangunan dan kemasyarakatan maupun sebagai pembina ketentraman dan ketertiban diwilayah kekuasaannya. Karena itu, peranan mereka demikian penting dan banyak menentukan maju mundurnya suatu unit pemerintahan. Setelah melaksanakan penelitian yang dimulai pada tanggal 10 Maret 2015 dengan dibantu oleh ibu Prihatin sebagai Kaur Umum di Kantor Kepala Desa Kulu, ditemukan beberapa macam permasalahan yang sering terjadi pada sistem administrasi dan inventarisasi yang sudah berjalan saat itu, yaitu dalam pengolahan data administrasi pada surat keterangan kelahiran, surat keterangan lebih 200 Orang memiliki permasalah dalam mengatur aktivitas kegiatan dan pelaporan data keuangan Copyright © 2016 FIKOM - UNASMAN http://ejournal.fikom-unasman.ac.id
tidak mampu, surat keterangan jamkesmas, inventarisasi tanah, inventarisasi gedung dan bangunan, inventarisasi peralatan dan mesin, inventarisasi jalan, irigasi dan jaringan, inventarisasi ruangan masih menggunakan pencatatan tangan didalam buku kemudian disimpan ditempat penyimpanan dokumen yaitu lemari, sehingga seringkali membutuhkan waktu lama untuk mencari datadata administrasi yang diperlukan. Bahkan terkadang terdapat data-data inventaris yang hilang. Permasalahan tersebut membuat kinerja pegawai menjadi kurang efektif dalam melayani masyarakat. Berdasarkan permasalahan yang ada pada Kantor Kepala Desa Kulu, di usulkan sebuah solusi, yaitu dengan membuat aplikasi “Sistem Administrasi Kependudukan Dan Inventarisasi Pada Kantor Kepala Desa Kulu Menggunakan Borland Delphi 7.0”. Dengan adanya aplikasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan mutu dan kualitas kinerja pegawai serta menambahkan efektivitas sistem administrasi dan inventarisasi pada Kantor Kepala Desa Kulu sehingga masyarakat mendapatkan pelayanan yang berkualitas dan terjamin. 2. Kerangka Teori 2.1. Sistem Informasi Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Jogiyanto, 1999). Sistem juga didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau sub sistem yang saling bekerjasama atau di hubungkan dengan cara7
Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer, Vol. 2, No. 1, April 2016
cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melakukan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan (Sutanta, 2003). Pengertian lainnya mengenai Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berkaitan yang bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output) (Kusrini, 2007). Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 1999). Pengertian lainnya mengenai Informasi adalah hasil pemprosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada (Sutedjo, 2002). Informasi juga merupakan hasil olahan data, dimana data tersebut sudah diproses dan diinterprestasikan menjadi sesuatu yang bermakna untuk pengambilan keputusan (Kusrini,2007). Dari definisi mengenai sistem dan informasi di atas, penulis mencoba membuat definisi sendiri untuk Sistem Informasi, yaitu sekumpulan data yang diolah menjadi sesuatu yang lebih bermanfaat bagi orang lain untuk mencapai tujuan tertentu. 2.3. Administrasi Administrasi pembangunan berkembang karena adanya kebutuhan dinegara-negara yang sedang membangun untuk mengembangkan lembaga-lembaga dan pranata sosial, politik dan ekonominya, agar pembangunan dapat berhasil. Dari sudut praktik, administrasi pembangunan merangkum dua kegiatan besar dalam satu kesatuan pengertian, yakni administrasi dan pembangunan. Administrasi pembangunan meliputi dua pengertian, pertama tentang administrasi dan yang kedua tentang pembangunan. Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan dari pada keputusan-keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Siagian, 2003). Sedangkan pembangunan didefinisikan sebagai suatu usaha atau rangkaian usaha pertumbuhan dan perubahan yang berencana yang dilakukan secara sadar oleh suatu bangsa, negara, dan pemerintah menuju modernitas dalam rangka pembinaan bangsa. Pemerintah memainkan peran yang dominan dalam proses pembangunan nasional (Siagian, 2003). Administrasi pembangunan memiliki dua fungsi, yaitu perumusan kebijakan pembangunan dan pelaksanaan pembangunan secara efektif (Tjokroamidjojo, 1974). Administrasi bagi pembangunan lebih berorientasi untuk mendukung usaha-usaha pembangunan negara yang belum maju. 2.3. Inventarisasi Pengelolaan barang milik daerah pada dasarnya berhubungan dengan menajemen materi dan manajemen perlengkapan daerah. Manajemen materi adalah proses kegiatan perencanaan kebutuhan pemilihan sumber, pembelian, pemindahan, penyimpanan dan pengawasan materil/produksi dalam rangka meningkatkan keuntungan Copyright © 2016 FIKOM - UNASMAN http://ejournal.fikom-unasman.ac.id
(P) ISSN 2442 – 4512 (O) ISSN 2503-3832
perusahaan (Serdamayanti, 2000). Perlengkapan daerah adalah perlengkapan materil atau milik Pemerintah Daerah, sedangkan menajemen perlengkapan daerah atau pengelolaan perlengkapan daerah adalah segenap proses penyelenggaraan yang meliputi fungsi merencanakan, mengatur melaksanakan dan mengontrol terhadap barangbarang milik Pemerintah Daerah, sehingga tercapailah efisiensi dibidang perlengkapan daerah (Syamsi, 1983). Keppres Nomor 80 Tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa Instansi Pemerintah, barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna barang jasa. Berdasarkan lampiran Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 tentang petunjuk teknis pelaksanaan pengelolaan barang daerah dijelaskan bahwa : ”Barang Daerah adalah semua kekayaan daerah baik yang dimiliki maupun yang dikuasai yang berwujud, baik yang bergerak maupaun tidak bergerak serta bagian-bagiannya ataupun yang merupakan satuan tertentu yang dapat dinilai, dihitung, diukur, atau ditimbang termasuk hewan dan tumbuh-tumbuhan, kecuali uang dan surat berharga lainnya”. Lebih jauh disebutkan barang milik daerah terdiri dari : a. Barang yang dimiliki oleh pemerintah daerah. b. Barang yang dimiliki oleh perusahaan daerah atau BUMD. Berdasarkan lampiran Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 tentang petunjuk teknis pelaksanaan pengelolaan barang daerah, maka barang daerah dikelompokkan kedalam 19 bidang, yaitu : Bidang Tanah, Bidang Jalan dan Jembatan, Bidang Bangunan Air, Bidang Instalasi, Bidang Jaringan, Bidang Bangunan Gedung, Bidang Monumen, Bidang alat-alat Besar, Bidang alat-alat Angkut, Bidang Alat Bengkel, Bidang alat-alat Pertanian, Bidang alat-alat Kantor dan Rumah Tangga, Bidang Alat Studio, Bidang Alat Kedokteran, Bidang Alat Laboraturium, Bidang Buku/Perpustakaan, Bidang Barang Bercorak Kesenian dan Kebudayaan, Bidang Hewan/Ternak dan Tumbuh-Tumbuhan serta Bidang Alat Keamanan. Selanjutnya disebutkan juga dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Daerah, bahwa yang dimaksud dengan barang inventaris adalah ”seluruh barang yang dimiliki/dikuasai oleh pemerintah daerah yang penggunaannya lebih dari satu tahun dan dicatat serta didaftarkan dalam buku inventaris”. 2.3. Implementasi Sistem Administrasi Kependudukan dan Inventarisasi Sistem Administrasi Kependudukan dan Inventarisasi merupakan sebuah sistem yang berisi data-data kependudukan dan data aset atau inventaris. Sistem ini dapat menghasilkan surat keterangan yang dibutuhkan oleh masyarakat misalnya surat keterangan lahir, surat keterangan tidak mampu dan surat jamkesmas serta dapat pula menghasilkan laporan – laporan berupa laporan data penduduk, inventaris tanah, inventaris peralatan dan mesin, inventaris gedung dan bangunan, inventaris jalan, irigasi dan jaringan, inventaris ruangan. 8
Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer, Vol. 2, No. 1, April 2016
Komponen yang terdapat pada Sistem Administrasi Kependudukan dan Inventarisasi ini adalah: 1. Orang yang mengoperasikan sistem tersebut. 2. Prosedur-prosedur, baik yang manual maupun terotomatisasi, yang dilibatkan dalam pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data aktivitas-aktivitas organisasi. 3. Data tentang penduduk dan inventaris. 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastuktur teknologi informasi.
(P) ISSN 2442 – 4512 (O) ISSN 2503-3832
1. 2. 3. 4. 5. 6.
3. Metodologi 7. 3.1. Prosedur Penelitian Prosedur penelitian diawali dengan melakukan identifikasi masalah, kemudian mengumpulkan bahan berupa data observasi, wawancara dan tinjauan pustaka. Data tersebut diolah dan dianalisis untuk kemudian dilakukan perancangan system yang akan diusulkan, desain interface, dan implementasi sistem administrasi kependudukan dan inventarisasi. Prosedur penelitian dapat dilihat pada gambar dibawah ini Identifikasi masalah penelitian
8. 9. 10. 11.
12.
13. Pengumpulan Bahan Penelitian berupa Data dengan cara observasi dan wawancara 14. Pengolahan data dan analisis data
Mulai Penduduk datang ke balai desa dengan membawa berkas persyaratan dan surat pengantar RT/RW. Penduduk menyerahkan berkas dan surat pengantar RT/RW ke kaur umum. Berkas diterima dan diperiksa kelengkapannya oleh kaur umum. Jika berkas belum lengkap maka penduduk harus melengkapi dulu. Sedangkan jika berkas sudah benar maka penduduk akan diberikan formulir. Penduduk mengisi formulir dan menyerahkan ke kaur umum. Formulir diterima dan diperiksa kelengkapannya oleh kaur umum. Jika formulir belum lengkap maka penduduk harus melengkapi dulu. Sedangkan jika formulir sudah benar maka data akan di input ke aplikasi. Kaur umum mencetak surat administrasi kependudukan sesuai permohonan dan di mintakan tanda tangan ke kepala desa atau sekretaris desa. Surat administrasi kependudukan yang sudah ditandatangani akan diserahkan kembali ke Kaur Umum untuk di beri stempel. Kaur Umum akan menyerahkan Surat Administrasi Kependudukan ke penduduk untuk digunakan sesuai kepentingan. Selesai.
Sistem administrasi yang diusulkan diatas jika disajikan kedalam diagram flowchart administrasi seperti pada gambar 3.2 berikut :
Perancangan Sistem yang diusulkan DFD, Flowchart
Pengumpulan Bahan Penelitian berupa Data dengan cara observasi dan wawancara
Coding Program: Desain interface Form input output
Pengujian dan implementasi Sistem administrasi kependudukan dan inventariasasi
Gambar 3.1. Prosedur Penellitian 3.2. Analisis Sistem yang Diusulkan Perancangan sistem administrasi baru tidak begitu berbeda dengan sistem administrasi yang berjalan saat ini, hanya saja sistem administrasi sudah menggunakan database komputer. Adapun prosedur atau langkah – langkah sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut : Copyright © 2016 FIKOM - UNASMAN http://ejournal.fikom-unasman.ac.id
9
Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer, Vol. 2, No. 1, April 2016
Sistem yang di usulkan penduduk
kaur
mulai
Surat dan berkas surat pengantar RT/RW
Membawa surat pengantar dari RT/RW
Sistem administrasi dan inventaris
Kades/sekdes
Input data permohonan administrasi ke aplikasi
Berkas di terima dan di periksa kelengkapannya database
Menyerahkan berkas dan surat pengantar RT/RW ke kaur umum
(P) ISSN 2442 – 4512 (O) ISSN 2503-3832
antara aplikasi dengan database di MySQL-nya, digunakan MySQL Connector ODBC. Aplikasi Sistem Administrasi Kependudukan dan Inventarisasi mencakup perancangan halaman koneksi database, login user, data master, data penduduk dan inventaris, Administrasi (untuk pembuatan surat-surat administrasi yang diminta warga), laporan data penduduk dan inventaris serta setting aplikasi. Gambar 4.1. menunjukkan perancangan desain koding program dan interface system
Periksa kelengkapan berkas ? Cetak surat administrasi kependudukan
Tidak Ya
Mengisi Formulir
Ya
Formulir
Surat administrasi kependudukan Menyerah kan Formulir
Formulir
Tidak
Surat administrasi kependudukan
Tandatangan
Menyerahkan ke kaur umum untuk di setempel
Periksa Formulir ?
Memberi setempel dan menyerahkan surat administrasi kependudukan ke penduduk
Laporan manajerial keuangan
Laporan manajerial keuangan
selesai
Gambar 3.2. Flowchart Sistem Usulan
Gambar 4.1. Proses perancangan desain koding program dan interface system Gambar 4.1. menunjukkan aplikasi Borland Delphi 7.0 yang ditampilkan secara spilit untuk dapat melihat rancangan desain koding dan interface program. Metode ini memungkinkan untuk dapat dengan mudah menemukan kesalahan pada tampilan dan kesalahan pada koding program. Menu administrasi berisi form-form yang menyediakan fasilitas untuk pembuatan surat-surat yang dibutuhkan oleh masyrakat. Surat-surat tersebut akan otomatis terbentuk sesuai data penduduk yang telah diinputkan. Contoh rancangan desain administrasi untuk pembuatan surat keterangan lahir dapat dilihat pada gambar 4.2. Sementara rangangan database management system dengan aplikasi MySQL dapat dilihat pada gambar 4.3.
Gambar 3.3. Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi 4. Hasil dan Pembahasan Penelitian ini menghasilkaan sebuah aplikasi sistem administrasi kependudukan dan inventarisasi Desa Kulu Kabupaten Pekalongan. Interface Sistem dibuat menggunakan Borland Delphi 7.0 yang dapat digunakan untuk membuat desain koding dan interface secara bersamaan, untuk data base management system (DBMS) kami menggunakan MySQL, uji coba sistem kami lakukan dengan menggunakan xampp dan untuk mengkoneksikan Copyright © 2016 FIKOM - UNASMAN
Gambar 4.2. Desain rancangan surat kependudukan
10
Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer, Vol. 2, No. 1, April 2016
(P) ISSN 2442 – 4512 (O) ISSN 2503-3832
DAFTAR PUSTAKA
Gambar 4.3. Rancangan Database Management System 5. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengujian dapat diambil beberapa kesimpulan aplikasi sistem administrasi kependudukan dan inventarisasi ini menyediakan laporan data penduduk berdasarkan jenis kelamin (laki-laki dan perempuan), laporan data penduduk berdasarkan umur dengan range <17 tahun, umur 17 tahun s.d. 30 tahun keatas dan umur >30 tahun, laporan inventaris tanah, laporan peralatan dan mesin, laporan gedung dan bangunan, laporan ruangan, laporan jalan, irigasi dan jaringan. Dengan program aplikasi yang dibuat dapat lebih efektif dalam mengontrol data penduduk, data keluarga, inventaris tanah, inventaris peralatan dan mesin, inventaris gedung dan bangunan, inventaris ruangan, inventaris jalan, irigasi dan jaringan, surat keterangan kelahiran, surat keterangan tidak mampu, surat keterangan jamkesmas. Ucapan Terima Kasih Ucapan terima kasih disampaikan kepada Kepala Desa Kulu Kabupaten Pekalongan beserta seluruh staf administrasi yang telah membantu memberikan informasi berupa data penduduk, inventaris dan data yang mendunkung sehingga penelitian ini diselesaikan.
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. Al Fatta, Hanif. 2009. Rekayasa Sistem Pengenalan Wajah. Yogyakarta : Andi offset. Jogiyanto, H. 2005. Analisis dan Desain sistem Informasi Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi.Yogyakarta: Andy Offset. Kadir, Abdul. 2008. Dasar Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP, Edisi Revisi. Andi. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 Tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pengelolaan Barang Daerah. Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang atau Jasa Pemerintah. Kusuma, Adi Wira. 2006. Database Engine. Yogyakarta : Gava Media. M. Agus J. Alam. 2005. Pemrograman Database Borland Delphi dalam SQL Server 7.0 dan 2005. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Nugroho, Eko. 2008. Sistem Informasi Manajemen Konsep, Aplikasi Dan Perkembangan. Yogyakarta : Andi. Siagian, S. 2003. Administrasi Pembangunan : Konsep, Dimensi dan Strateginya. Jakarta : Bumi Aksara. Soedarmayanti. 2000. Restrukturisasi dan Pemberdayaan Organisasi Untuk Menghadapi Dinamika Perubahan Lingkungan. Jakarta : Mandar Maju. Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : Salemba Infotek. Syamsi, Ibnu. 1983. Administrasi Perlengkapan Materil Pemerintah Daerah. Jakarta : Bina Aksara. Tjokroamidjojo, B. 1974. Pengantar Administrasi Pembangunan. Jakarta : LP3ES. Williams, B. dan Stacey, C. 2007. Using Information Technology :Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. Aslam Fatkhudin. Menerima gelar sarjana S.Kom pada UNAKI Semarang tahun 2003 dan gelar M.Kom Pada Program Pasca Sarjana Universitas Diponegoro pada tahun 2014. Dia adalah seorang dosen pada Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Muhammadiyah Pekalongan, Jawa Tengah, Indonesia. Aktif pada kegiatan-kegiatan organisasi Muhammadiyah di tingkat Wilayah Jawa Tengah dan Kota serta Kab. Pekalongan sebagai pengelola sistem informasi organisasi.
Copyright © 2016 FIKOM - UNASMAN
11
