SEPA, leuk is het niet…
Even voorstellen
Henk Lubberts particuliere fondsenwerving team Communicatie & Fondsenwerving
498 dagen
De grootste voordelen zitten volgens Verhagen in de besparing op transactiekosten voor bedrijven die veel zaken doen over de landsgrenzen – onder meer door de introductie van de Europese incasso (SEPA Direct Debit). Ook de verwachte schaalvoordelen en de toenemende concurrentie tussen banken zullen kostenvoordelen opleveren voor het bedrijfsleven.
e 1
Wat zijn de stappen die je hebt gezet inzake SEPA? Hoe ben je begonnen met de implementatie?
Stappen
Wij zijn een complexe organisatie: zie de volgende slides. Dus eerste stap bewustwording!
Generale Synode Kleine Synode Moderamen Bestuur xx Ad
vi
es
Directie
A d v i e s
A d v i e s
Generale Raad van Advies
Advies
ACV
mod mod mod modmod
Classis
Expertisecentrum HRM
Facilitaire Zaken
Programma Institutionele Ondersteuning
Financiën & Control
K e r k e n r a d e n
Communicatie & Fondsenwerving
Programma Kerk in Actie
Programma Jeugdwerk
Programma Missionair Werk & Kerkgroei
Programma Kerk in Ontwikkeling
Steun Noord
Midden
punten Zuidoost
Zuidwest
Dienstenorganisatie
Bestuur xx
Generale Raad van Advies
Advies
Directie Oecumene
Communicatie & Fondsenwerving
Expertisecentrum Planning en control
servicedesk
fondsenwerving
communicatie
Facilitaire Zaken
Conferentie centrum Hydepark
ICT
Logistiek
Programma Institutionele Ondersteuning Synodesecretariaat Juridische Zaken en colleges
Interne dienstverlening.
Bibliotheek en archieven
Programma Kerk in Actie
Financiën & Control
Financiële administratie en projectbeheer
Human Resource Management
P &O Advies
Arbeidsvoorwaarden
Predikantstraktementen
Programma Kerk in Ontwikkeling
Kerk in Actie/ ICCO Buitenland
Gemeenteadvies
Kerk in Actie Zending
Steunverlening
Hendrik Kraemer Inst.
Classicale ondersteuning Ledenregistratie
Interactief
Predikantspensioenen
Begeleiding Predikanten en Kerkelijk werkers
Programma Missionair Werk & Kerkgroei Materiaalontwikkeling
Steunverlening
Prot. Centrum voor Toerusting en Educatie
Mobliteitsbureau
Programma Jeugdwerk JOP
KIDS / YOUNG
Vrijwilligerswerk
Kerkbeheer Binnenlands diaconaat
Treasury, legaten en quotumbeheer
Pionieren Ver-binden SMPR Gemeenteontwikkeling
COACH
GVO Catechesefonds HGJB WELJA
Achtergrond
Rekeningnummers • Ruim 150 rekeningnummers, waaronder ABN, ING, Rabobank, SKG en SNS; • En een complexe ICT-omgeving!
Aanpak • Een interne werkgroep heeft vooral bewustwording gecreëerd (vanaf 2008 tot en met mei 2012); • Probleemeigenaar benoemd: Communicatie & Fondsenwerving; • Er is een plan ingediend voor extra budget, zodat we konden starten; • Met Enigma (via VFI) hebben we een scan gemaakt, waarmee de impact op een rij wordt gezet (voor management); • Er is ½ FTE vrijgemaakt (uren) als projectleider (2013 tot en met maart 2014); • Er is een stuurgroep met hoofd ICT, hoofd Finance & Control, KIO (= plaatselijke gemeenten) en LRP (= database plaatselijke gemeenten).
Wat is de impact op de organisatie?
Impact = groot! Ambitie: de Dienstenorganisatie ontzorgt
Welke lessen heb je geleerd?
Lessen Heel veel dingen zijn onduidelijk! Dus doorvragen en checken! Vraag specialisten en deel kennis • Impact black-and-whitelist? • Verkorte rekeningnummers verdwijnen: goede doelen rekening VFI? • Implementatie e-mandates?
Hoe heb je de implementatie georganiseerd?
Implementatie
Interne werkgroep met stakeholders medewerkers betrekken
Advies aanpak 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Inventarisatie impact; Stel een plan van aanpak op / tijdslijnen bepalen; Vraag budgeten en uren aan; Bepaal de overgangsdatum; Informeer medewerkers, klanten en leveranciers; Maak tijdig afspraken met uw softwareleverancier / testen!!! 7. Bekijk de tarieven van huisbank en vergelijk; 8. Informeer bij een groep donateurs wat ze wel of niet weten over SEPA (focus op de giftvraag);
Advies aanpak 9. Bepaal de consequenties voor uw incasso’s; 10. Combineren met scherpe betalingstarieven ABN? 11. Uitwisseling met collega fondsenwervers; 12. Gedragscode online doneren / telefonische machtiging? 13. Impact black-and-whitelist? 14. Verkorte rekeningnummers verdwijnen: goede doelen rekening VFI? 15. Implementatie e-mandates? 16. Maar vooral: beginnen!
Projectleider onmisbaar • De projectleider coördineert alle SEPA-werkzaamheden, houdt overzicht, bewaakt de planning, bewaakt het budget en geeft strategisch advies; • De projectleider verzamelt alle relevante informatie (internet, banken, VFI, externe bureaus, media) op het gebied van SEPA; • Het ontwikkelen, opstellen en uitvoeren van het SEPA-Plan van Aanpak; • Formuleert op basis van ontwikkelingen knelpunten en analyses voorstellen voor verbetering van de bedrijfsvoering; • Is aanspreekpunt naar externen.
Tijdslijn opzetten • • • • • • • • • •
Scan / plan van Aanpak / uren / budget; Omzetten rekeningnummers; Implementeren bestandsformaten; Opbouw machtigingen database voor extra velden bij incasso; BIC en IBAN vermelden op correspondentie/drukwerk; Pre-notification regelen; Interpreteren R-messages; Testen incasseren; Sjabloon nieuwe SEPA-machtiging; Omschrijving bankafschrift wordt anders communiceren naar achterban; • Evalueren.
Begrijpt de acceptgirogever deze 18-karakters?
Telemarketing • Wat nu als we eerst een brief en SEPAmachtiging toesturen en dan nabellen? • Of bevestigingsbrief met machtigingskaartje toesturen? Mensen die kaartje niet voorzien van handtekening nabellen. Extra kosten en lagere response. • Gedragscode voor TM na febr. 2014 i.s.m. consumentenorganisaties?
Vragen? Bedankt voor uw aandacht
