TAKLIMAT SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH OLEH WAKIL PENGURUSAN BILIK SEMINAR 3, PSZ 27 JANUARI 2010
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
OBJEKTIF ■
Memberi pendedahan dan maklumat terkini mengenai Sistem Pengurusan Kualiti PSZ. PSZ
■
Memastikan penglibatan staf dalam keseluruhan Program Kualiti PSZ.
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
APA ITU ISO? INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDISATION Badan bersekutu mengabungkan organisasi dari seluruh dunia. Ditubuhkan pada 27 Februari 1947 dan beribu pejabat di Geneva G Switzerland. S it l d ISO 9000 kini digunakan di lebih 150 buah negara di dunia.
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
APA ITU ISO? ■
ISO 9000 - Standard bertulis yang menetapkan dan menerangkan elemen-elemen asas yang perlu ada dalam sistem kualiti bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi kehendak dan kepuasan pelanggan dan diiktiraf di peringkat antarabangsa.
■
Piawai a a ISO SO d diperlukan pe u a untuk u tu menghasilkan e g as a keseragaman ese aga a dan kesetaraan keluaran dan perkhidmatan yang lebih cekap, berkesan, selamat, bersih dan berkualiti.
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
PRINSIP ASAS ISO ■ ISO 9000 adalah standard bagi SISTEM KUALITI. Ia
bukan standard untuk produk atau perkhidmatan yang dihasilkan. ■ ISO 9000 berasaskan dokumentasi. Dokumen apa yang dibuat, buat apa yang didokumenkan dan buktikan. ■ ISO 9000 adalah satu standard universal universal. Ia hanya menerangkan apa yang diperlukan tetapi tidak menjelaskan bagaimana hendak membuatnya.
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
MENGAPA ISO? ■ ■ ■ ■ ■
Fokus Kepuasan Pelanggan Langkah Pembaharuan Berterusan Beroperasi Dengan Berkesan Lebih Berdaya Saing Mendapatkan kepercayaan pelanggan
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
ISO DI PSZ ■
Usaha bermula pada tahun 1997.
■
PENSIJILAN MS ISO 9002 : 1994 pada 1998. * PSZ merupakan p Jabatan p pertama di UTM mendapat sijil berkenaan.
■
PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2000 pada 2002. 2002
■
PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2008 pada 2010.
PELAKSANAAN ISO 9001 : 2008
KENAPA BERUBAH?
Proses kajian/penilaian semula bagi ISO: Proses penilaian semula yang berterusan setiap 5 tahun selepas penerbitan untuk memastikan standard mengikut perubahan semasa (up to date). Input dari pengguna: - Kajiselidik/survey - Kajian pasaran - Cadangan dari proses interpretasi IS/TC 176 - Peluang g untuk pelarasan dengan g ISO 14001 Trend semasa: Supaya mengikuti perkembangan semasa dalam pelaksanaan sistem pengurusan.
PELAKSANAAN ISO 9001 : 2008
Perubahan dan Penekanan Utama dalam MS ISO 2001 : 2008 • •
•
•
ISO 9001:2000 Model pendekatan proses tetap digunapakai. digunapakai Proses yang di Outsourced - Memastikan proses yang di ‘Outsourced’ menepati keperluan pengguna dan peraturan perundangan p g ((legal g reuirement)) Dokumentasi - Semua rekod yang memberi kesan kepada proses kerja dikawal. Bagi dokumen luar, hanya yang benar-benar terlibat dengan proses kerja perlu dikawal. Wakil Pengurusan – Tidak boleh diserahkan kepada staf dari luar organisasi
PELAKSANAAN ISO 9001 : 2008 Samb.. Samb •
Kompetensi – Staf perlu kompeten dalam melaksanakan skop g y y yang g akan memberi kesan kepada p output. p tugasnya
•
Infrastruktur - Versi 2008 memperluaskan skop Infrastruktur meliputi Information System sebagai perkhidmatan sokongan p p proses. kepada Persekitaran– Versi 2008 memperjelaskan ini bermaksud ‘persekitaran kerja’ Keperluan Pelanggan - Penjelasan diberi bagi maksud ‘Post Delivery’ dimana ia turut melibatkan perkara-perkara seperti ‘warranty, keperluan kontrak seperti penyenggaraan dan lainlain perkhidmatan sokongan.
• •
PELAKSANAAN ISO 9001 : 2008 Samb..
• Peralatan Pemantauan dan Pengukuran - Keperluan bagi mengawal peralatan ditekankan. • Kepuasan Pelanggan - Penekanan kepada kaedah-kaedah yang boleh digunapakai bagi mengukur kepuasan pelanggan • Rekod Audit Dalam - Penekanan kepada semua rekod aktiviti Audit Dalam perlu dipantau • Kawalan dan Pengukuran Proses - Penekanan kepada semua proses perlu diukur keberkesanannya dan impak kepada keseluruhan SPK • ‘Release Release of Product Product’ - Perlu dijelaskan siapa yang menyerahkan produk kepada pengguna (perlu direkodkan secara jelas) Persijilan kepada ISO 9001 : 2008 bukan satu “upgrade”. upgrade . Status adalah sama.
CARTA ORGANISASI URUSETIA KUALITI PSZ Pengarah Kualiti - Ketua Pustakawan Pn. Kamariah Nor Mohd Desa
Wakil Pengurusan – TKP(PK) Pn. Noraziah Sharuddin
Urusetia Kualiti Pn Zaleha Atan – BPS Pn. Pn. Zafarina Dol – BPM Pn. Muzaimah Mohd Yunus – BPM Pn. Ramlah Mahidin – BPM
Semua Pemilik Proses
JURUAUDIT DALAM PSZ Penasihat PM Dr. Mohd Hasbullah Hj. Idris
E Anuar En. A T Talib lib
Cik Haslina H li Othman Oth
Pn. Kamariah Mohamed Jong
Ketua Juruaudit Dalam Pn. Zaleha Atan
P N Pn. Nor A Asikin iki M Mohamad h d
Cik Haslina Nasir
P Junaidah Pn. J id h Isnain I i
Pn. Haslina Hussin
P Noraini Pn. N i i Yahya Y h
En. Mohd Nasir Ibrahim
Juruaudit Baru
JURUAUDIT DALAM PSZ (LANTIKAN BARU)
Cik Badariah Borham
Pn. Zurina Rosmani
Pn. Zafarina Dol
En. Mohd Fuad Mohamed Yusof
Pn. Junaidah Abdullah
Pn. Khairulbahiyah Yaakub
PIAGAM PELANGGAN Menyedari pelanggan PSZ memerlukan perkhidmatan yang cekap dan berkualiti untuk mendapatkan d tk maklumat kl t yang dik dikehendaki, h d ki staf t f PSZ adalah d l h komited k it d kepada k d usaha h dan d pembaikan berterusan yang dapat memenuhi kehendak pelanggan. Kami berjanji memberi perkhidmatan yang cemerlang serta bersedia melaksanakan tanggungjawab yang diamanahkan seperti berikut:
Memberikan perkhidmatan yang berkualiti dan peka kepada keperluan dan kepuasan pelanggan dengan: - Memastikan semua permohonan untuk pembelian bahan dapat dipertanggungkan sebelum bulan September setiap tahun, - Memastikan semua bahan diproses dengan segera supaya tunggakan sifar, - Membekalkan perkhidmatan maklumat terkini dengan terang, lengkap dan mengikut jangkamasa yang ditetapkan, - Menentukan setiap pangkalan data yang disediakan dapat diakses oleh pelanggan, pelanggan gg diberi layanan y dalam p proses p pemulangan g bahan dalam masa 2.5 - Memastikan p minit keadaan biasa. Mengamalkan sikap positif dan nilai-nilai murni dalam perkhidmatan. Melaksanakan langkah pembaharuan yang berterusan bagi mempertingkatkan perkhidmatan. Meningkatkan kemahiran dan kewibawaan staf melalui latihan. latihan Memastikan persekitaran PSZ selamat dan kondusif.
DOKUMENTASI ISO JENIS DOKUMEN
KETERANGAN
PEMILIK
MANUAL KUALITI
Dokumen asas bagi SPK PSZ
KP dan WP
PROSEDUR MENDIRI (6 MANDATORI)
Prosedur umum yang digunapakai bagi aktiviti terbabit
WP
PROSEDUR AKTIVITI
Prosedur bagi proses kerja bahagian
Pemilik Proses
ARAHAN KERJA
Perincian proses kerja
Pemilik Proses
DOKUMEN SOKONGAN
Bahan/dokumen yang dirujuk
Pemilik Proses
DOKUMENTASI SPK ■ Bercetak - KP, WP dan Pemilik Proses sahaja :
dicop CONTROLLED
■ Digital - Rujukan Umum :
dicop UNCONTROLLED http://portal.psz.utm.my/quality/
DOKUMENTASI SPK SENARAI INDUK ■ ■ ■
Senarai Induk Rekod Senarai Induk dan Edaran Dokumen Senarai Induk Dokumen Sokongan
Tujuan : Perubahan maklumat dalam dokumentasi ISO.
DOKUMENTASI SPK PROSEDUR WAKIL PENGURUSAN ■ ■ ■ ■ ■ ■
Prosedur Audit Dalam - P(AD)/PSZ/82.2 Prosedur Kawalan Dokumen dan Data - P(KDD)/PSZ/42.3 Prosedur Kawalan Rekod - P(RK)/PSZ/42.4 ( ) Prosedur Tanggungjawab dan Semakan Pengurusan - P(SP)/PSZ/56 Prosedur Kawalan Produk Tidak Memenuhi Keperluan P(PTMK)/PSZ/83 Prosedur Tindakan Pembetulan dan Pencegahan - P(TPP)/PSZ/85
PROSEDUR BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN ■ ■ ■
Prosedur Latihan - P(L)/PSZ/62 Prosedur Mengurus Pembelian Harta Tetap Tetap,, Inventori, Inventori, Perkhidmatan dan Bahan - AKT(P)/PSZ/74 Prosedur Penyenggaraan Bangunan – AKT(PB)/PSZ/63
DOKUMENTASI SPK PROSEDUR BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER ■ ■ ■
■ ■
Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media Elektronik ( ) AKT(JME)/PSZ/74 Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan Bahan Pandang Dengar AKT(BPD)/PSZ/74 Prosedur Mengindeks Judul Jurnal Dalam Pangkalan Data Atas Talian Dan Mengindeks Judul Pangkalan Data Atas Talian AKT(PDAJ)/PSZ/75.3 Prosedur Mengindeks Artikel Jurnal UTM - AKT(PMAJ)/PSZ/75.3 P Prosedur d Mengurus M Perolehan P l h Bahan B h Khas Kh - AKT(BK)/PSZ/74
DOKUMENTASI SPK PROSEDUR BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■
Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan AKT(MP)/PSZ/72.3 Prosedur Penerbitan Buletin Perpustakaan - AKT(BP)/PSZ/72.3 Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan AKT(PBPP)/PSZ/72.2 Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL dpd PSZ kpd PSZ Cawangan & Institusi Luar) - AKT(SPPD)/PSZ/75.1 Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL kpd PSZ dpd PSZ Cawangan & Institusi Luar) - AKT(SPPL)/PSZ/75.1 AKT(SPPL)/PSZ/75 1 Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat AKT(KK)/PSZ/75.1 Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan - AKT(HK)/PSZ/75.1
DOKUMENTASI SPK PROSEDUR BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI ■ ■
Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyenggaraan ICT PSZ AKT(PMMP)/PSZ/63 P Prosedur d Penyenggaraan P dan d Membaikpulih M b ik lih Perkakasan P k k Perkomputeran - AKT(PMPP)/PSZ/63
PROSEDUR BAHAGIAN SOKONGAN PENYELIDIKAN ■ ■ ■
Prosedur Perkhidmatan Bantuan Pencarian Maklumat Pangkalan Data AKT(PD)/PSZ/75.1 Prosedur Pengurusan Bengkel Kemahiran Pencarian Maklumat Penyelidikan - AKT(BMP)/PSZ/75.1 Prosedur Penerimaan dan Penyenggaraan Bahan Berkaitan Pangkalan D t - AKT(PPD)/PSZ/63 Data
DOKUMENTASI SPK PROSEDUR BAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSI ■ ■ ■ ■ ■ ■
Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan - AKT(PUB)/PSZ/75.1 Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan - AKT(PIB)/PSZ/75.1 P Prosedur d Menguruskan M k Penyusunan P B Buku k - AKT(PEN)/PSZ/75.1 AKT(PEN)/PSZ/75 1 Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan - AKT(PBP)/PSZ/75.5 Prosedur Penyalinan Tesis UTM ke Dalam Bentuk Mikrofilem Untuk Pemuliharaan - AKT(PMP)/PSZ/75.5 AKT(PMP)/PSZ/75 5 Prosedur Penyenggaraan dan Pemuliharaan Bahan dan Alat Media AKT(PPP)/PSZ/63
PROSEDUR BAHAGIAN PEMEROSESAN TEKNIKAL ■
Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan - AKT(MB)/PSZ/75.3
DOKUMENTASI SPK PROSEDUR BAHAGIAN PSZ (CAWANGAN KL) ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■
Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan - AKT(PIBKL)/PSZ/75.1 Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan - AKT(PUBKL)/PSZ/75.1 P Prosedur d Pengendalian P d li Maklumbalas M kl b l Perkhidmatan P khid t Perpustakaan P t k AKT(MPKL)/PSZ/72.3 Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL dpd PSZ KL kpd PSZ Skudai & Institusi Luar) - AKT(SPPDKL)/PSZ/75.1 Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL kpd PSZ KL dpd PSZ Skudai & Institusi Luar) - AKT(SPPLKL)/PSZ/75.1 Prosedur Mengurus g Penyusunan y Bahan - AKT(PENKL)/PSZ/72.3 ( ) Prosedur Mengkatalog dan Proses Bahan Bagi Perpustakaan Cawangan SPACE - AKT(BSPACE)/PSZ/75.3 Prosedur Mengurus Pembelian Buku Bagi Perpustakaan Cawangan SPACE - AKT(BSPACE)/PSZ/74
PORTAL SPK PSZ
SALURAN KOMUNIKASI BAGI PROGRAM KUALITI: - Berita Semasa Program Kualiti PSZ - Pencapaian Objektif Kualiti Bahagian - Manual, Prosedur Kerja dan Arahan Kerja - Perancangan Strategik Terkini - Laporan – Audit Dalam & Objektif Kualiti
http://portal.psz.utm.my/quality/
PORTAL SPK PSZ
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
AUDIT z
Audit Kesempurnaan (Adequacy Audit)
z
Audit Pematuhan (Compliance Audit)
z
A dit D Audit Dalam l (Internal (I t l Audit) A dit)
z
Audit Pengawasan g ((Surveillance Audit))
z
Audit (Reassessment Audit)
SISTEM PENGURUSAN KUALITI 8 - KLAUSA ISO KLAUSA 1 - SKOP KLAUSA 2 – RUJUKAN NORMATIF KLAUSA 3 – TERMA & DEFINISI KLAUSA 4 - SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) KLAUSA 5 – TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN KLAUSA 6 – PENGURUSAN SUMBER KLAUSA 7 - REALISASI PRODUK KLAUSA 8 – PENGUKURAN, ANALISA & PENAMBAHBAIKAN
PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN
- Bengkel ISO bagi staf baru PSZ - Kajian Proses Kerja Semasa Bersama Staf - Kajian Kepuasan Pengguna (CSI) - Kumpulan Inovatif & Kreatif (ICC) - Kajian Kepuasan Staf (ESI) - Standard People Practice (SPP) - Program 5S
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
Santun Bertamu Darjat Berzaman : Komemoratif Sedekad (1998(1998-2008) Sistem Pengurusan Kualiti Perpustakaan Sultanah Zanariah
PERANAN STAF
■ ■ ■ ■
Memahami aspirasi ISO di PSZ. Memberi komitmen bagi mencapai objektif kualiti yang ditetapkan. Mematuhi Prosedur Kerja yang ditetapkan. ditetapkan Bersedia memberi input terhadap langkah pembaharuan berterusan.
26 Jan 2010
