Selectielijst voor de neerslag van handelingen van het
Centraal Orgaan voor Kwaliteitsaangelegenheden in de Zuivel (COKZ) en haar rechtsvoorgangers
Periode (1901) 1975 -
Conceptversie 10 Juni 2014 Auteur: Mr. P. Brand Review: Mr. J. S. Beukens
Selectielijst COKZ
1
Selectielijst COKZ
2
Inhoudsopgave 1.
INLEIDING EN VERANTWOORDING............................................................................................ 4 1.1 1.2
2.
BSD EN SELECTIELIJST .................................................................................................................................................... 4 SELECTIELIJST VOOR HET COKZ EN DE NCAE (VANAF 1 JULI 2012) ................................................................... 4 HET COKZ IN CONTEXT .................................................................................................................. 6
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 3.
DOEL EN WERKZAAMHEDEN ......................................................................................................................................... 6 HISTORIE ............................................................................................................................................................................ 6 WETTELIJKE TAKEN ....................................................................................................................................................... 10 BESTUURLIJK .................................................................................................................................................................... 11 KWALITEIT ....................................................................................................................................................................... 11 TUCHTGERECHT.............................................................................................................................................................. 12 ORGANOGRAM ................................................................................................................................................................ 12 SELECTIE............................................................................................................................................ 14
3.1 3.2
SELECTIECRITERIA.......................................................................................................................................................... 14 VERSLAG VAN DE VASTSTELLINGSPROCEDURE ........................................................................................................ 15
4.
LEESWIJZER VAN DE HANDELINGEN ........................................................................................ 16
5.
SELECTIELIJST COKZ (NCAE)........................................................................................................ 17 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7
BESTUURLIJK .................................................................................................................................................................... 17 REGELS OMTRENT KWALITEIT ZUIVELPRODUCTEN ................................................................................................ 20 VERGUNNINGEN, ONTHEFFINGEN EN VRIJSTELLINGEN....................................................................................... 21 CONTROLES (INSPECTIES) ............................................................................................................................................. 22 COMMUNICATIE .............................................................................................................................................................. 22 KWALITEIT/ BEZWAAR EN BEROEP............................................................................................................................. 22 TUCHTRECHT ................................................................................................................................................................... 24
6.
LIJST MET AFKORTINGEN ............................................................................................................ 26
7.
BRONNEN ......................................................................................................................................... 27
Selectielijst COKZ
3
1. Inleiding en verantwoording 1.1
BSD en selectielijst
De doelstelling bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Deze selectiedoelstelling wordt in de selectielijst toegepast op het betreffende beleidsterrein. Er is een verschil tussen een Basis Selectiedocument (BSD) en een selectielijst. Een BSD is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Een selectielijst heeft daarentegen betrekking op bescheiden van één organisatie. In het onderhavige geval op het COKZ (en de dienst die sinds 1 juli 2012 onder het COKZ valt, de NCAE). Enkele in het oog springende kenmerken van een selectielijst zijn de volgende: De selectielijst vervangt de tot nu toe gebruikte vernietigingslijsten en blijft in de huidige vorm maximaal twintig jaar geldig na vaststelling. De lijst beschrijft geen documenten, maar handelingen. De lijst geldt voor alle vormen van neerslag die resulteren uit de beschreven handelingen: papieren documenten, elektronische bestanden, audiovisuele producten enz. De lijst noemt niet alleen de handelingen waarvan de neerslag vernietigd kan worden, maar ook de handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven.
1.2
Selectielijst voor het COKZ en de NCAE (vanaf 1 juli 2012)
Voorliggend document is een selectielijst voor de handelingen van het COKZ. Het COKZ voert handelingen uit op het terrein van landbouwkwaliteit. Dit beleidsterrein is, wat betreft waardering en selectie van archieven, beschreven in het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) Landbouwkwaliteit en Voedselveiligheid en Kwaliteit van het uitgangsmateriaal en Biotechnologie (RIO 157) en het daarmee samenhangende BSD Landbouwkwaliteit en Voedselveiligheid. In het RIO wordt ook COKZ beschreven, maar het COKZ heeft niet deelgenomen aan het BSD Landbouwkwaliteit. Daarom is onderstaande selectielijst voor COKZ opgesteld. Voor deze selectielijst is de institutionele informatie uit het RIO gebruikt. Daarnaast is ten behoeve van deze selectielijst een beknopt institutioneel onderzoek uitgevoerd, teneinde de context waarin de handelingen plaatsvinden weer te geven. De resultaten van het onderzoek zijn weergegeven in hoofdstuk 2. De handelingen in het RIO hebben als inspiratie gediend voor de handelingen die in deze selectielijst zijn opgenomen. Omdat het COKZ een privaatrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) is dat uitsluitend wettelijke taken voor de overheid uitvoert, bevat deze selectielijst alleen die handelingen die betrekking hebben op de uitvoering van deze wettelijke taken. Het COKZ is sinds 1994 een privaatrechtelijk ZBO, maar de facto voerde het COKZ via zijn rechtsvoorgangers al veel eerder wettelijke taken uit en wel op grond van de Landbouwkwaliteitswet (1971). Deze wet gaf keuringen een wettelijke basis. De rechtsvoorganger van het COKZ, het COZ, werd in 1975 opgericht. Deze rechtsvoorganger van het COKZ kreeg een duidelijke openbare gezagstaak, met de mogelijkheid om op grond van de
Selectielijst COKZ
4
Landbouwkwaliteitswet verplichtingen op te leggen. Om die reden is 1975 als ingangsjaar voor deze selectielijst gekozen. COKZ beschikt nog over oud (en deels fragmentarisch) archief van haar rechtsvoorgangers welke teruggaat tot 1901 (oprichting van het Botercontrolestation Friesland en het Botercontrolestation Zuid-Holland). De mogelijkheid wordt geboden om met deze selectielijst ook dát archief te selecteren. Bij een aantal handelingen staat daarom naast 1975 ook eerdere jaartallen als ingangsjaar vermeld. Op 1 juli 2012 heeft het ministerie van EL&I de taken van de Stichting Controlebureau Pluimvee, Eieren en EIproducten (hierna: het CPE) overdragen aan het COKZ. Per 1 juli 2012 is het takenpakket van COKZ dienovereenkomstig uitgebreid. De wettelijke taken die voorheen door CPE werden uitgevoerd zijn door COKZ ondergebracht in een aparte dienst: NCAE. NCAE voert de wettelijke taken uit die voorheen tot 1 juli 2012 door het CPE werden uitgevoerd. Deze selectielijst is van toepassing op de documentaire neerslag met betrekking tot de wettelijke taken met als ingangsdatum 1975 voor COKZ en 1 juli 2012 voor NCAE. Omdat er per 1 juli 2012 formeel sprake is van één rechtspersoon, is er voor gekozen om voor COKZ en NCAE één selectielijst op te stellen. Voor het archief van (voorheen) het CPE is een aparte selectielijst is opgesteld. De looptijd van de selectielijst CPE betreft de periode 1988 – 1 juli 2012 (zijnde de periode vanaf de oprichting van het CPE tot aan de overdracht van haar taken aan het COKZ). Het COKZ is een inspectieorganisatie en voldoet sinds 27 juni 1996 aan de NEN-EN-ISO/IEC 17020:2004 voor audits, inspecties en monsternemingen. Het COKZ is in dit kader geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie. Om aan deze accreditatie te voldoen handelt het COKZ volgens een vastgesteld kwaliteitshandboek. In het kwaliteitshandboek wordt ook de selectie van documenten geregeld. Ten aanzien van te vernietigen documenten zijn in het kwaliteitshandboek termijnen voor vernietiging opgenomen per documenttype. Het COKZ hanteert in deze selectielijst dezelfde bewaartermijnen als in het kwaliteitshandboek. De termijnen van de selectielijst zijn leidend en gelden alleen voor de wettelijke taken van het COKZ. Voor de niet-wettelijke taken zijn alleen de termijnen van het kwaliteitshandboek van toepassing. Ten aanzien van te vernietigen documenten zijn in het kwaliteitshandboek COKZ termijnen voor vernietiging opgenomen per documenttype. In deze selectielijst is zoveel mogelijk per handeling een bewaartermijn aangehouden. In de praktijk kunnen meerdere documenten met verschillende bewaartermijnen voor te vernietigen bescheiden onderdeel uitmaken van de handeling. Echter, om geen documentgerichte selectielijst op te stellen is er voor gekozen één overkoepelende bewaartermijn per handeling te hanteren. Op deze manier is de selectielijst beter te beheren.
Selectielijst COKZ
5
2. Het COKZ in context 2.1
Doel en werkzaamheden
De Stichting Centraal Orgaan voor Kwaliteitsaangelegenheden in de Zuivel (COKZ) is de Nederlandse autoriteit op het gebied van zuivelcontrole en sinds 1 juli 2012 is het COKZ ook aangewezen voor de controle en het toezicht op de eieren en het pluimveevlees.. Door middel van controle, toezicht en kennis van de wetgeving van zuivel, eieren en pluimveevlees, ziet het COKZ toe op de naleving van de regelgeving. Het COKZ doet dit voor en in opdracht van de overheid. Het COKZ is een privaatrechtelijke controle-instelling; het produceert of verhandelt zelf geen zuivelproducten, eieren, eiproducten of pluimveevlees. De werkzaamheden worden uitgevoerd in het kader van de nationale of Europese wet- en regelgeving en staan onder toezicht van de Nederlandse overheid (Landbouwkwaliteitswet art. 12). Het COKZ voert de volgende werkzaamheden uit: Toezicht op de naleving van de Landbouwkwaliteitsregelgeving; Toezicht op de naleving van EU-hygiëne verordeningen; Toezicht op de naleving van EU-verordening Dierlijke Bijproducten; Toezicht uitbetaling boerderijmelk; Afgifte van exportcertificaten met betrekking tot melk- en zuivelproducten; Informatie verschaffen over wet- en regelgeving; Uitvoeren van Cross Compliance controles in opdracht van het ministerie van EL&I. De NCAE, een dienst van het COKZ, voert de volgende taken uit met betrekking tot de eieren, eiproducten en pluimveevlees: Toezicht op de naleving van het Landbouwkwaliteitsbesluit; Toezicht op de handelsnormen op eieren; Toezicht op de handelsnormen voor pluimveevlees; Toezicht op de naleving van EU-hygiëne verordeningen; Toezicht op de naleving van EU-verordening Dierlijke Bijproducten; Werkzaamheden t.b.v. de NVWA (voorcertificering export eieren/ eiproducten); Uitvoeren van Cross Compliance controles in opdracht van het ministerie van EL&I.
2.2
Historie
Het COKZ is voortgekomen uit een aantal landelijke en regionale keurings- en controle-instellingen zoals het Centraal Orgaan Zuivelcontrole, het Centraal Orgaan Melkhygiëne en de Regionale Organen Melkhygiëne.
Zuivelcontrole in de periode van 1901 tot 1940 Botercontrolestations De botercontrolestations zijn opgericht in verband met “knoeierijen met boter in Nederland”, die reeds vóór het ontstaan van de margarine-industrie plaats hadden, maar daarna(1873) hand over hand toenamen. De “knoeierijen” bestonden met name uit het vermengen van boter met het goedkopere margarine en verkopen van dat product als boter. Het gevolg was dat de Nederlandse boter hoe langer hoe meer in diskrediet kwam en de zuivelbereiding in grote moeilijkheden bracht. Om het tij te keren werd de „Vereeniging ter bestrijding van de knoeierijen in den boterhandel" opgericht. Deze vereniging wist te bevorderen dat dat in 1889 de eerste
Selectielijst COKZ
6
boterwet tot stand kwam. Echter de uitvoering van de boterwet liet te wensen. Uiteindelijk is door toedoen van de Friesche Maatschappij van Landbouw het eerste botercontrolestation opgericht. Het eerste botercontrolestation is opgericht in Friesland (17 januari 1901), drie maanden later gevolgd door het botercontrolestation in Zuid-Holland. In 1903 zijn vervolgens de botercontrolestations Gelderland-Overijssel en Assen opgericht en in 1904 die van Maastricht, Eindhoven, Groningen en Middelburg. Het laatstgenoemde botercontrolestation is in 1913 opgeheven en is verenigd met het botercontrolestation in Eindhoven. In 1919 resp. in 1942 zijn de botercontrolestations Noord-Holland resp. Utrecht opgericht door zich af te scheiden van het Botercontrolestation Zuid-Holland. De belangrijkste doelstelling van de botercontrolestations was weer vertrouwen te wekken bij de afnemers (ook de buitenlandse) voor de onvervalstheid van het door de controlestations gecontroleerde product. De zuivelfabrieken hebben –hoewel zij soms zeer tegenstrijdige belangen hadden- in volle overtuiging samengewerkt in de botercontrolestations. Knoeierijen bleken veel efficiënter aangepakt te worden vanaf het moment dat door de zuivelfabrieken zelf het bedrog werd bestreden. Ook de overheid heeft hierbij (Rijkstoezicht) een belangrijke rol gespeeld. De samenwerking tussen de overheid en het in grote mate zelfwerkzame bedrijfsleven mag als geslaagd worden beschouwd, te meer daar het bedrijfsleven zelf ook het controleapparaat financierde. De oorspronkelijke garantie van echtheid en onvervalstheid werd in de loop van de jaren uitgebreid. Het Rijksbotermerk garandeerde de afnemer de afwezigheid van conserveringsmiddelen en schadelijke kleurstoffen, een maximum vocht- en zoutgehalte, een minimum vetgehalte, een juist gewicht en de afwezigheid van fosfatase (dus voldoende pasteurisatie van de grondstof). Kaascontrolestations De geschiedenis van de “kaaskwestie” was de reden voor het oprichten van kaascontrole-stations. In Nederland werden vette kaassoorten geproduceerd: de volvette Goudsche en Edammer dagkaas. Doordat sommige zuivelfabrieken van sterk afgeroomde melk kazen gingen maken in de vorm van Goudse en Edammer kaas is aan de faam van de vanouds Nederlandse kaassoorten veel schade toegebracht. Natuurlijk werden deze magere kazen in de handel lang niet altijd verkocht voor wat ze waren. De kazen werden veelal verkocht voor de echte volvette Goudsche en Edammer dagkaas. Het gevolg hiervan was dat de afnemers het vertrouwen dat zij voorheen in die van ouds bekende en beroemde kaassoorten hadden, gaandeweg verloren. Het spreekt vanzelf dat deze “knoeierijen” in de kaashandel ten slotte op grote schade voor de eerlijke producenten van vette kaas moesten uitlopen. Het eerste kaascontrolestation is opgericht op 19 februari 1906 (Kaascontrolestation Noord-Holland; dit station is in mei 1912 opgeheven), daarna zijn de kaascontrolestations Zuid-Holland (1906), Friesland (1912), Utrecht (1913), Noord-Holland (1919), Zuid-Holland-Brabant (1919) en Leiden (1932?) opgericht. In de beginjaren is het invoeren van kaasmerken een groot struikelblok geweest. Zo waren er opdrukmerken (KCZH), indrukmerken (het “Friesche merk” en het “Hoornsche merk”) en tenslotte het “caseïnemerk” bestaande uit een doorzichtig plaatje van kaasstof dat aan de achterzijde in spiegelschrift was bedrukt en dat bij de bereiding in de kaas werd geperst met de bedrukte kant onder. Dit laatste merk is uiteindelijk als het Rijksmerk ingevoerd. Melkpoedercontrole In 1926 is -naar analogie van de boter- en kaascontrole- een begin gemaakt met de controle op de echtheid en zuiverheid van melkpoeder, bereid onder toezicht van de Zuivelbond FNZ (de voorloper van NZO), en zijn de eerste echtheidscertificaten aan melkpoederfabrieken verstrekt. Deze activiteit kan worden beschouwd als de voorloper van het Controlestation voor Melkprodukten dat in 1930 tot stand kwam. De actie van FNZ was ingegeven door oneerlijke concurrentie vanuit Amerika, dat mager melkpoeder op de markt bracht dat vermengd met boter van bedenkelijke kwaliteit als vol melkpoeder werd verkocht. Zuivel Kwaliteitscontrole Bureau
Selectielijst COKZ
7
Op 12 juli 1937 werd het ZKB in Amsterdam opgericht. Voortaan kon geen boter, kaas en melkpoeder meer worden uitgevoerd zonder een ZKB-certificaat, dat de kwaliteit van het product garandeert, naast de garantie van zuiverheid en echtheid van de boter- en kaascontrolestations.
Zuivelcontrole in de oorlogsjaren 1940-1945 In 1940 brak de tweede wereldoorlog uit. Er werden veel overheidsmaatregelen uitgevaardigd, zoals het verplicht leveren van een gedeelte van de productie aan de zuivelcentrale voor verkoop aan het buitenland (lees: Duitsland). Op een gegeven moment mocht er zelfs geen boter meer terug naar de veehouders. In 1941 werd voor consumptiemelk een standaardisatieregeling afgekondigd en werd het in feite voor veehouders onmogelijk nog melk aan de consument te leveren. Ook werden alle boterproducenten (en later ook de boterompakkers en –handelaren) verplicht zich aan te sluiten bij een botercontrolestation. Aangeslotenen bij de botercontrole kregen in 1942 toestemming, om onder bepaalde voorwaarden margarine in kleinverpakking in voorraad te hebben en te distribueren. In de crisisjaren werd het rijksbotermerk ook gebruikt als heffingsmerk en in de jaren 1940 tot 1948 deed het rijksbotermerk tevens dienst als distributiezegel.
Zuivelcontrole vanaf 1945 tot 1970 Het was duidelijk dat door de oorlogsjaren de zuivelfabrieken wat apparatuur en inrichting betrof achterop waren geraakt. Er was sprake van veel slijtage en geen vernieuwing. In 1944 was de fabrieksdirecties aangeraden om reeds nu plannen voor te bereiden tot modernisering van de fabrieksinventaris en voor het ontwerpen van eventueel nodige verbouwingen. Het duurde wel tot 1948 voordat de aanvoer van melk weer op het niveau was van 1939. In 1956 ontstond een meningsverschil over de vraag of de betaling naar kwaliteit van boerderijmelk publiekrechtelijk (nl. door het Productschap Zuivel ) of door privaatrechtelijke instellingen geregeld zou moeten worden. De overheid wilde een publiekrechtelijke regeling. Uiteindelijk werd een compromis bereikt: de controle zou worden uitgevoerd door privaatrechtelijke controle-instellingen, maar het PZ (Productschap Zuivel) kon de premie voor eerste klasse melk wel aan een maximum binden. Kort daarop is het Centraal Orgaan voor Melkhygiëne (met de daarbij behorende Regionale Organen voor Melkhygiëne (ROM’s) en Erkende Controle-instellingen (ECI’s) gesticht. Het COM (Centraal Orgaan Melkhygiëne, 1957-1992 ) hield zich bezig met het bevorderen van de goede kwaliteit van melk, betrokken van veehouders, met name door het coördineren van de werkzaamheden van de ROM’s (Regionale Organen Melkhygiëne). Gehandeld werd (tot 1958) privaatrechtelijk, op basis van contracten en vanaf 1958 op basis van de Zuivelverordening 1958 (m.b.t. levering van melk door veehouders aan fabrieken, verordening van het Productschap Zuivel). In 1957 werd een begin gemaakt met de uitbetaling van boerderijmelk naar vet- en eiwit-gehalte. Zuivelcontrole vanaf 1970 Oprichting COZ In de loop van de tijd was de organisatie van de Nederlandse zuivelcontrole ondoorzichtig geworden. Begin zeventiger jaren werd binnen het bedrijfsleven overeenstemming bereikt over de herstructurering van de zuivelcontrole. De basis daarvan lag in de Landbouwkwaliteitswet van 1971, die in 1973 van kracht is geworden. In 1975 waren er nog vijf botercontrolestations, drie kaascontrolestations voor fabriekskaas en één voor boerenkaas, het Controlestation voor Melkproducten (CvM) en het Zuivel-Kwaliteits-Bureau (ZKB). In dat jaar is door het zuivelbedrijfsleven het Centraal Orgaan Zuivelcontrole (COZ) opgericht, waarin de activiteiten van alle privaatrechtelijke zuivelcontrole-instanties werden gebundeld. Het COZ is op basis van de
Selectielijst COKZ
8
Landbouwkwaliteitswet aangewezen als de zuivelcontrole-instelling. Het was de bedoeling dat ook het CvM en het ZKB in deze controle-instelling zouden opgaan. Het COZ (Centraal Orgaan Zuivelcontrole, 1975-1992) had tot taak het toezien op de naleving van de landbouwkwaliteitsvoorschriften voor kaasproducten en boterproducten door de bij het COZ aangeslotenen, het keuren van deze producten en het afgeven van certificaten. Daarnaast adviseerde COZ de minister inzake wijzigen van kwaliteitsvoorschriften. Het COZ had alsmede tot taak het bevorderen van een goede kwaliteit van melk- en zuivelproducten en andere producten, ten aanzien waarvan krachtens de Landbouwkwaliteitswet toezicht en keuring worden opgedragen. Het COZ was op haar beurt een voortzetting van diverse boter- melk- en kaascontrolestations. Met het van kracht worden van de landbouwkwaliteitsregelingen voor boterproducten (1982) , kaasproducten (1982) en poedervormige melkproducten (1985) werden de taken en bevoegdheden van de meeste controlestations overgenomen door het COZ. Ontstaan COKZ In 1992 zijn het COZ, het COM en de Regionale Organen Melkhygiëne gefuseerd in het Centraal Orgaan voor Kwaliteitsaangelegenheden in de Zuivel (statuten COKZ, 30 maart 1992, Stcrt. 1992, 63). Het COKZ is opgericht als privaatrechtelijke stichting, met als instellingsgrondslag de Landbouwkwaliteitswet (Stb. 1971 nr. 371). Sinds 1994 heeft het COKZ de status van ZBO1. Het COKZ verricht sinds 2007 uitsluitend nog publieke taken in opdracht van de ministeries van EL&I en VWS, de NVWA en het Productschap Zuivel.. De Nederlandse Controle Autoriteit Eieren (NCAE) De NCAE is een dienst van het COKZ. COKZ heeft per 1 juli 2012 de wettelijke taken overgenomen van de Stichting Controlebureau Pluimvee, Eieren en Eiproducten (CPE). De taken worden uitgevoerd door de NCAE, een dienst van het COKZ. In juli 1988 werd er gestart met het CPE. De start van het CPE was het gevolg van een besluit dat door het toenmalige Ministerie van Landbouw was genomen. Dit ministerie besloot, vanwege bezuinigingsmaatregelen, dat het controleren van de handelsnormen meer een taak was voor het bedrijfsleven. Doordat het controleren van de bedrijven een taak was van de overheid, werd er een wettelijke constructie bedacht om de taken toch over te brengen naar het bedrijfsleven. Hiervoor werd de “Landbouwkwaliteitswet” in het leven geroepen. Middels deze nieuwe wet konden de controles uitbesteed worden aan een zogenaamde private onderneming, die zonder winstoogmerk op handelsnormen namens de overheid zou handelen. Deze onderneming zou een stichting worden. Zodoende kon deze stichting de kosten van zijn activiteiten door belasten aan het bedrijfsleven. In het begin werden de controles uitsluitend uitgevoerd op naleving van de handelsnormen voor eieren. Deze controles werden in eerste instantie alleen uitgevoerd bij de pakstations. In een later stadium werden ook de legpluimveehouders op deze handelsnormen gecontroleerd. Later meldde een nieuwe opdrachtgever zich bij de stichting. Deze opdrachtgever wilde dat de stichting zich ook bezig ging houden met de controles op de hygiëneverordeningen. Deze laatst genoemde opdrachtgever is het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (kortweg VWS). Vanaf dit moment werden er ook controles uitgevoerd bij de eiproductenfabrikanten en de eikokerijen. In september 1997 kreeg het CPE van het toenmalige ministerie van Landbouw, Natuur en Visserij (kortweg LNV) de status van Zelfstandig Bestuursorgaan (kortweg ZBO). Door middel van het verkrijgen van deze
Zie ook het ZBO-register (http://almanak.zboregister.overheid.nl/zbo/details/2502) en het Overzicht van zelfstandige bestuursorganen 2003 (Erfgoedinspectie) 1
Selectielijst COKZ
9
officiële bevoegdheid, om namens de overheid de controles uit te voeren, is het CPE steeds meer het verlengstuk geworden van de overheid. Vanaf 1994 tot en met 2004 waren er nog andere controles waar het CPE zich uitgebreid mee bezig hield. Deze controles werden op verzoek van de opdrachtgever uitgevoerd. De opdrachtgever kon op dit moment dus ook een instantie zijn uit het bedrijfsleven. Deze opdrachtgevers waren bijvoorbeeld grootwinkelbedrijven, broederijen, eierhandelaren, fokkerij organisaties en/of slachterijen. Vanaf 2005 tot en met 2010 werden deze controlewerkzaamheden uitgevoerd door een dochter onderneming van het CPE. Dit was een onderneming die los van het CPE (als BV) opereerde. Eind 2010 is deze BV verkocht aan een andere certificatie-instelling. Deze BV is verkocht vanwege de ZBOstatus die het CPE verkregen heeft. Door deze status was het voor een ZBO niet meer toegestaan om commerciële activiteiten uit te voeren. Per 1 juli 2012 zijn 14 medewerkers van CPE in dienst getreden van het COKZ. De dienst NCAE voert zijn taken uit vanuit Leusden.
2.3
Wettelijke taken
Het COKZ is een stichting die zich ten doel stelt de wettelijke taken te vervullen waarmee zij op grond van de Landbouwkwaliteitswet en de Warenwet is belast. Het statutaire doel (art. 3) is als volgt omschreven: a. het door middel van het uitoefenen van toezicht en keuring op de naleving van de voorschriften gesteld bij of krachtens een landbouwkwaliteitsbesluit ten aanzien van melk- en zuivelproducten en voor zover de stichting daartoe is aangewezen, de kwaliteit van deze producten te verbeteren en de afzet te bevorderen; b. het door middel van het uitoefenen van toezicht, voor zover de stichting daartoe is aangewezen, uitvoering te geven aan bij Europese Unie en/of nationale regelgeving ten aanzien van eieren, pluimvee en vlees van pluimvee gestelde voorschriften, welke er onder meer toe bijdragen de kwaliteit van eieren, pluimvee en vlees van pluimvee te verbeteren en de afzet van deze producten te bevorderen; c. het door middel van het uitoefenen van toezicht bevorderen van de goede hoedanigheid, veiligheid, verpakking, vorm en etikettering van één of meer waren als bedoeld in artikel 25a, tweede lid van de Warenwet; dit toezicht wordt georganiseerd en uitgeoefend met name met inachtneming van de artikelen 3, 4 en 6 tot en met 11 van verordening (EG) 882/2004; d. het doen verrichten van laboratoriumwerkzaamheden in het kader van de door de overheid opgedragen taken; e. de afgifte van certificaten met betrekking tot melk- en zuivelproducten, eieren, pluimvee en vlees van pluimvee, al dan niet namens de overheid; f. het inspecteren in opdracht van de overheid van hygiëne- of kwaliteitssystemen van productieprocessen van melk- en zuivelproducten, eieren, pluimvee en vlees van pluimvee; g. het geven van adviezen met betrekking tot wet- en regelgeving inzake melk- en zuivelproducten, eieren, pluimvee en vlees van pluimvee, en al hetgeen daarmee verband houdt of daaraan bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord. Relevante regelgeving voor het COKZ en daarmee ook voor NCAE voor zover het de controle van eieren, eiproducten en pluimveevlees betreft, is: Landbouwkwaliteitswet (en lagere regelgeving); Warenwet (en lagere regelgeving); Richtlijnen en (hygiëne)verordeningen van de EU; Reglementen (o.a. controle-, keurings-, tuchtreglement).
Selectielijst COKZ
10
2.4
Bestuurlijk
De onafhankelijkheid van het COKZ wordt gewaarborgd door een bestuur dat bestaat uit onafhankelijke leden. Het bestuur van het COKZ bestaat na de statutenwijziging in 2012 uit minimaal drie en maximaal zes personen. De benoeming van de bestuursleden vindt plaats door coöptatie. De voorzitter wordt uit de leden gekozen. De bestuursleden worden voor een periode van vier jaar benoemd. De benoeming van de leden behoeft de instemming van de minister van EL&I en van de minister van VWS. De benoeming van de voorzitter behoeft de goedkeuring van de ministers van EL&I en VWS. De bestuursleden en de voorzitter mogen geen enkel belang hebben in de melkveehouderij en/of pluimveehouderij, in de handel in melk, pluimvee of eieren, in de bereiding van of de handel in melk- en zuivelproducten dan wel pluimvee en eieren of producten daarvan. De algemene leiding van de Stichting COKZ berust statutair bij het bestuur. Het bestuur van het COKZ is verantwoordelijk voor het beleid (op hoofdlijnen). De beleidsruimte voor het bestuur is minimaal aangezien de opdrachtgevers (overheid) aangeven welke taken en onder welke condities deze taken moeten worden uitgevoerd. Het bestuur heeft een aantal statutair bepaalde taken, zoals het opstellen van de begroting, het vaststellen van de jaarrekening, het vaststellen van de controlefrequentie, het vaststellen van controlereglementen, het vaststellen van de tarieven e.d. Het bestuur wordt met betrekking tot technische aangelegenheden geadviseerd door de commissies van deskundigen. De commissies van deskundigen worden ingesteld door het bestuur. De leden worden benoemd door het bestuur op voordracht van de brancheorganisaties. De CvD kan gevraagd en ongevraagd advies geven over (wijziging van) regelgeving, controlereglementen, monsterneming en andere onderwerpen van technische aard verband houdende met de werkzaamheden van COKZ. Het bestuur zal geen besluit nemen in afwijking van enig advies van de CvD dan nadat de commissie in de gelegenheid is gesteld zich binnen een door het bestuur te stellen termijn desgewenst nader uit te laten over de bij het bestuur aanvankelijk gerezen bezwaren tegen het advies. Van genomen besluiten door het bestuur wordt de CvD geïnformeerd. De directeur van het COKZ of een door hem aangewezen persoon treedt op als secretaris met raadgevende stem. Adviezen van de commissie worden geagendeerd bij het bestuur en worden via die lijn gearchiveerd. De dagelijkse leiding van de werkzaamheden van het COKZ berust bij de directeur, die tevens secretaris en penningmeester is van het bestuur. De directeur is eindverantwoordelijk voor de gang van zaken en draagt zorg voor het uitvoering geven aan de wettelijke taken, zoals vastgesteld door de overheid. De directeur en de drie managers vormen het managementteam (MT) van COKZ. De MT leden dragen collectieve verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het beleid. In het MT vindt de afstemming plaats over de uitvoering van de activiteiten van het COKZ en de organisatie daarvan. Het MT besluit over de wijze waarop de werkzaamheden zullen worden aangepakt en tegen welke kosten. Het MT doet voorstellen aan het bestuur over de financiële en organisatorische kaders waarbinnen het COKZ de werkzaamheden kan uitvoeren en over de tarieven. Nederlandse Controle Autoriteit Eieren De NCAE valt als dienst volledig onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het bestuur van het COKZ. In de uitvoering worden de buitendienstwerkzaamheden van NCAE gecoördineerd door de manager buitendienst. Er is een afzonderlijke buitendienst die belast is met de controle van eieren, eiproducten en pluimveevlees. De administratieve werkzaamheden zijn geïntegreerd in de afdeling Gegevensverwerking en Exportcertificaten van het COKZ.
2.5
Kwaliteit
Het COKZ (incl. NCAE) heeft zijn wijze van werken vastgelegd in het Kwaliteitshandboek COKZ. Het kwaliteitshandboek beschrijft het kwaliteitssysteem van het COKZ. Het handboek is van toepassing op alle
Selectielijst COKZ
11
werkzaamheden binnen het COKZ en geeft de bedoelingen weer van de directie op het gebied van kwaliteitszaken. De gehele organisatie is verplicht om de werkzaamheden uit te voeren binnen de regels van het kwaliteitssysteem zoals verwoord in het kwaliteitshandboek. Het kwaliteitssysteem is procesmatig opgezet en gebaseerd op de eisen van NEN-ISO 9001:2000. Het Kwaliteitshandboek beschrijft tevens de managementeisen vanuit de normen waaraan het COKZ dient te voldoen voor accreditatie en inspectie. De monsternemingen, audit- en inspectiewerkzaamheden van het COKZ vallen onder de accreditatie van de Raad voor Accreditatie. Het kwaliteitssysteem is zodanig ontwikkeld dat het sinds 27 juni 1996 voldoet aan de eisen die zijn gesteld in de NEN-EN-ISO/IEC 17020:2004 en continu is gericht op verbetering van processen. Binnen het COKZ is een kwaliteitssysteembeheerder aangewezen die verantwoordelijk is voor de voortdurende analyse van de resultaten van het kwaliteitssysteem, het voorstellen van verbeteringen cq. wijzigingen, het organiseren van (interne) audits en het up-to-date houden van de documenten gerelateerd aan het kwaliteitssysteem.
2.6
Tuchtgerecht
Het bestuur van het COKZ heeft een Tuchtgerecht ingesteld, dat bij geconstateerde overtredingen van de Landbouwkwaliteitsregelgeving een tuchtzaak aanhangig kan maken. Het bestuur van het COKZ benoemt de leden van het Tuchtgerecht en heeft een reglement voor de tuchtrechtspraak vastgesteld. De benoemingen van de voorzitter en de vice-voorzitter behoeven de goedkeuring van de Minister van EL&I. Het tuchtgerecht kan aan een gecontroleerde die een voorschrift heeft overtreden een of meer van de volgende maatregelen opleggen (art. 8 Tuchtreglement COKZ): Berisping (schriftelijke of mondelinge vermaning); Geldboete; Het stellen van een aangeslotene onder verscherpte controle op zijn kosten voor ten hoogste twee jaren; Openbaarmaking van de tuchtbeschikking op kosten van de aangeslotene. Het Tuchtgerecht van het COKZ bestaat uit een voorzitter, een vice-voorzitter, een aantal leden en een secretaris. Een fungerend tuchtgerecht bestaat uit een voorzitter en twee leden, bijgestaan door een secretaris Naast de mondeling te behandelen zaken zijn er ook overtredingen die schriftelijk door de voorzitter worden afgedaan.
2.7
Organogram
Selectielijst COKZ
12
Organogram COKZ per 1 juli 2012
Selectielijst COKZ
13
3. Selectie 3.1
Selectiecriteria
De algemene selectiecriteria zijn op een positieve wijze geformuleerd, het zijn bewaarcriteria en geven de handelingen aan die met een B gewaardeerd worden, dat wil zeggen waarvan de neerslag permanent moet worden bewaard. De neerslag van de handelingen die met een V gewaardeerd zijn, kan op termijn vernietigd worden. De volgende algemene selectiecriteria worden gehanteerd om de handelingen te selecteren waarvan de neerslag permanent moet worden bewaard. Algemeen selectiecriterium
Toelichting
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen
Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten. Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid. Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen 3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren 4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen 5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt 6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden
Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan. Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken. Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. Zo zal archiefmateriaal dat volgens de selectielijst op vernietigen staat, van vernietiging worden uitgezonderd wanneer het inhoudelijk van enig belang kan zijn en: - stamt uit de periode 1940-1945, - gerelateerd is aan ‘kwesties’ waar het historisch belang ondertussen van bekend is (bv. de ‘kaaskwestie’), - betrekking heeft op bijzondere personen, - anderszins een uniek of bijzonder karakter draagt. Deze opsomming is niet limitatief.
Selectielijst COKZ
14
3.2
Verslag van de vaststellingsprocedure
Selectielijst COKZ
15
4. Leeswijzer van de handelingen In deze selectielijst worden de handelingen van het COKZ en CPE beschreven. Iedere handeling is vastgelegd in een gegevensblok met zes of zeven velden. Op deze wijze: (..) Handeling Grondslag Periode Product Opmerking Waardering
.... .... .... .... .... ….
Iedere handeling is voorzien van een uniek volgnummer (..). Een handeling is een complex van activiteiten gericht op het totstandbrengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. Een actor is een orgaan dat een rol speelt op een beleidsterrein en de bevoegdheid heeft tot het zelfstandig verrichten van handelingen op grond van attributie of delegatie. Een actor kan handelingen via mandatering door organisatieonderdelen of -leden laten verrichten. De handelingen zijn in principe positief geformuleerd. Dat wil zeggen dat bij een handeling als ‘het vaststellen van een regeling’ ook ‘het intrekken van een regeling’ inbegrepen wordt geacht. De grondslag of bron geeft de wet of de regeling krachtens de wet waarop een handeling is gebaseerd. Een groot aantal aangetroffen gelijksoortige grondslagen is soms samengevat of tot een keuze beperkt. Niet alle handelingen zijn gebaseerd op een grondslag. Dan is de beschrijving van de handeling ontleend aan de literatuur of bronnen. Voor enkele (algemene) handelingen is geen grondslag of bron aangetroffen. De periode geeft aan wanneer een handeling is uitgevoerd. Hoewel het institutioneel onderzoek zich beperkt tot een bepaalde periode, zijn handelingen waarvan de grondslag een vroegere startdatum doet vermoeden niet voorzien van een eerder gelegen jaartal. Als een handeling nog niet is beëindigd, is achter het eerste jaartal alleen een streepje gezet (bijvoorbeeld: 2003-). Deze handelingen waren bij het afsluiten van het onderzoek nog niet beëindigd. Onderhoud aan de selectielijst zal eventuele eindjaren moeten achterhalen. Het product vormt het resultaat van de handeling. Soms was het noodzakelijk bepaalde velden in de gegevensblokken te verduidelijken met een opmerking of toelichting. De waardering geeft aan welke selectiebeslissing genomen moet worden ten aanzien van de neerslag van de handeling.
Selectielijst COKZ
16
5. Selectielijst COKZ (NCAE) 5.1
Bestuurlijk
(1) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (2) Handeling: Grondslag:
Periode: Product: Opmerking: Waardering: (3) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (4) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (5) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering:
Selectielijst COKZ
Het vaststellen en wijzigen van de statuten Statuten COKZ (1901) 1975Statuten B, 4
Het voordragen voor benoeming van voorzitters van controle-instellingen op het gebied van de landbouwkwaliteit aan de Minister Landbouwkwaliteitswet, Landbouwkwaliteitsbesluit boterproducten (einde 1-8-2008), Landbouwkwaliteitsbesluit kaasproducten (einde 1-1-2006), Landbouwkwaliteitsbesluit poedervormige melkproducten (einde 1-8- 1998), Landbouwkwaliteitsbesluit zuigelingenvoeding (einde 1-10- 2007) 1977 Brief met voordracht V 10 jaar na einde benoeming
Het benoemen van leden van het bestuur Statuten COKZ (1901) 1975 Benoemingsbesluit, voordrachtbrief V 10 jaar na einde benoeming
Het benoemen van de directeur Statuten COKZ (1901) 1975 Benoemingsbesluit, voordrachtbrief V 10 jaar na einde benoeming
Het benoemen van een voorzitter en de leden van een commissie van deskundigen voor het COKZ Statuten COKZ 1998 Benoemingsbesluit V 10 jaar na einde benoeming
17
(6) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (7) Handeling Grondslag Periode: Product: Opmerking: Waardering: (8) Handeling Grondslag Periode Product: Opmerking: Waardering: (9) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (10) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (10a) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (11) Handeling:
Selectielijst COKZ
Het geven van advies door de commissie van deskundigen Statuten COKZ 1998 Adviezen V 10 jaar
Het voordragen voor benoeming van leden en plaatsvervangers van de Raad van Beroep Landbouwuitvoerbesluit 1946 1946 – 1963 Voordrachtbrief V 10 jaar na einde benoeming
Het benoemen van leden en hun plaatsvervangers van de Centrale Raad van Beroep voor de Zuivelcontrolestations Kaascontrolebeschikking 1970, Botercontrolebeschikking 1967 1967 - 1982 Benoemingsbesluit V 10 jaar na einde benoeming
Het voeren van overleg met de minister over de (wettelijke) taakuitoefening Statuten COKZ, jaarverslagen 1975 Agenda, verslagen/ notulen, bijlagen B, 4
Het voeren van bestuursoverleg Statuten COKZ, Kwaliteitshandboek COKZ 1975 Agenda, verslagen/ notulen, bijlagen, correspondentie B, 4 agenda en verslagen/ notulen, bijlagen V 10 jaar overig Het voeren van managementoverleg Kwaliteitshandboek COKZ 1998 Agenda, verslagen, bijlagen V 5 jaar
Het vaststellen en wijzigen van het reglementen inzake de (wettelijke) taakuitoefening
18
Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (12) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (13) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering:
(14) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (15) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (16) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering:
Statuten COKZ, Landbouwuitvoerwet 1938, Landbouwkwaliteitswet (1901) 1975 Toezicht-, keurings- en controlereglementen B, 4
Het leveren van een bijdrage aan de vaststelling en wijziging van het reglement voor tuchtrechtspraak Statuten COKZ, Landbouwuitvoerbesluit 1946, Tuchtrechtbesluit Landbouwkwaliteitswet (1901) 1975 Reglement tuchtrechtspraak B, 4
Het vaststellen van de begroting, jaarrekening en jaarverslag Statuten COKZ, Botermerkenbesluit 1912, Kaderwet ZBO’s (1901) 1975 Begroting, jaarrekening (inclusief accountantsverklaring), jaarverslag B, 3 definitieve begroting, jaarrekening (inclusief accountantsverklaring) en jaarverslag V 7 jaar overig
Het vaststellen van tarieven voor toezicht en keuring en het daarbij regelen van de wijze van de inning Landbouwkwaliteitswet, Statuten COKZ 1975 -
V 5 jaar na vervallen
Het vaststellen van het beleid Statuten COKZ, kwaliteitshandboek COKZ 1975 Verslagen, besluiten, publicaties B, 1
Het beoordelen van het kwaliteitssysteem door de directie Kwaliteitshandboek COKZ 1996 Directiebeoordeling (management review), rapportage V 5 jaar
(17)
Selectielijst COKZ
19
Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering:
5.2
Het voeren van werkoverleg 1975 Agenda, verslagen Afdelingsoverleg, projectoverleg V 2 jaar
Regels omtrent kwaliteit zuivelproducten
(18) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (19) Handeling Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (20) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (21) Handeling Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (22) Handeling Grondslag:
Selectielijst COKZ
Het adviseren van de Minister inzake het stellen van regels voor de kwaliteit van landbouwproducten Landbouwuitvoerwet (1938), Landbouwuitvoerbesluiten, Landbouwkwaliteitswet; Landbouwkwaliteitsbesluiten, Landbouwkwaliteitsregelingen 1938Adviezen B, 1
Het adviseren van de Minister inzake de voorschriften waar aangeslotenen van controlestations aan moeten voldoen (wijziging) Botermerkenbesluit 1912 1912 - 1976 Adviezen B, 1
Het adviseren van de Minister inzake het stellen van regels ten aanzien van de kwaliteit van zuivelproducten Botercontrolebeschikking 1957, Botercontrolebeschikking 1967, Kaascontrolebeschikking 1970 1957- 1982
V 10 jaar na vervallen
Het adviseren van de van het Productschap voor Zuivel inzake nadere voorschriften voor de kwaliteit van zuivelproducten Zuivelverordening 1994, Uitbetaling van boerderijmelk naar kwaliteit 1994 - 2000 Adviezen V 10 jaar
Het goedkeuren van besluiten en nadere regels die door productschappen zijn vastgesteld Landbouwkwaliteitsbesluit boterproducten, Landbouwkwaliteitsbesluit kaasproducten,
20
Periode: Product: Opmerking: Waardering:
5.3
Landbouwkwaliteitsbesluit rauwe melk en zuivelbereiding (einde 31/12/2005), Landbouwkwaliteitsbesluit poedervormige melkproducten, Landbouwkwaliteitsbeschikking poedervormige melkproducten, Landbouwkwaliteitsbesluit zuigelingenvoeding 1978 - 2005
V 10 jaar
Vergunningen, ontheffingen en vrijstellingen
(23) Handeling: Grondslag:
Periode: Opmerking: Waardering:
(24) Handeling: Grondslag:
Periode: Opmerking: Waardering: (25) Handeling: Grondslag: Periode: Opmerking: Waardering: (26) Handeling: Grondslag:
Selectielijst COKZ
Het verlenen van vergunningen inzake de bereiding van kaas Rijkskaasmerkenbeschikking 1952, Rijkskaasmerkenbeschikking 1962, Kaascontrolebeschikking 1970, Ontheffingsbeschikking bereiding boter uit EEG-melk, Ontheffingsbeschikking verwerking EEG-melk 1970 melk en melkproducten 1962 - 1973 V 10 jaar na vervallen
Het verlenen van vrijstelling en ontheffing van hetgeen bij of krachtens (uitvoer)controlebeschikkingen is bepaald Botercontrolebeschikking 1957, (wijziging) Kaascontrolebeschikking 1970, Botercontrolebeschikking 1967, Rijkskaasmerkenbeschikking 1952, Rijkskaasmerkenbeschikking 1962, Kaascontrolebeschikking 1970, Uitvoercontrolebeschikking 1956 kaas, Uitvoercontrolebeschikking 1958 kaas, Uitvoercontrolebeschikking 1948 melkpoeder, Wijziging Uitvoercontrolebeschikking boter, (wijziging) Uitvoercontrolebeschikking 1960 melk- en melkproducten, Ontheffingsbeschikking verwerking EEG-melk 1970 Melk- en melkproducten 1948 - 1983 V 10 jaar na vervallen
Het verlenen van ontheffing van hetgeen bij of krachtens de Beschikking verwerking grondstoffen in zuivelproducten is bepaald Beschikking verwerking grondstoffen in zuivelproducten 1976 1976 - 1993 V 10 jaar na vervallen
Het verlenen van vrijstelling van hetgeen bij of krachtens landbouwkwaliteitsregelingen en landbouwkwaliteitsbesluiten is bepaald Landbouwkwaliteitsregeling boterproducten, Vrijstelling Landbouwkwaliteitsregeling boterproducten, Vrijstellingsregels boterwikkels, Vrijstellingsregeling boterproducten (EEG), Vrijstellingsregeling halfvolle boter, Vrijstellingsregeling halfvolle roomboter, Vrijstellingsregels bak- en Braadboter, Landbouwkwaliteitsregeling kaasproducten, Landbouwkwaliteitsregeling poedervormige melkproducten, Landbouwkwaliteitsregeling
21
Periode: Opmerking: Waardering:
5.4
Periode: Product: Opmerking: Waardering:
(28) Handeling: Grondslag:
Periode: Product: Opmerking: Waardering:
Het uitvoeren van inspecties Keuringsreglementen boter (tot 2008), kaas (tot 2006), poedervormige melkproducten (tot 1998), controlereglementen kaas 2006, controlereglement BGA Gouda Holland en Edam Holland, controlereglement zuigelingenvoeding 2007, controlereglement GTS boerenkaas 2007 en controlereglement BOB Boeren-Leidse met sleutels 2007, Kwaliteitshandboek COKZ, interviews 1975 rapportage, administratie De handeling omvat ook administratieve controles V 5 jaar na vervallen m.b.t. bedrijfsdossier V 5 jaar overig
Het uitvoeren van monsternemingen Keuringsreglementen boter (tot 2008), kaas (tot 2006), poedervormige melkproducten (tot 1998), controlereglementen kaas 2006, controlereglement BGA Gouda Holland en Edam Holland, controlereglement zuigelingenvoeding 2007, controlereglement GTS boerenkaas 2007 en controlereglement BOB Boeren-Leidse met sleutels 2007, Kwaliteitshandboek COKZ, interviews 1975 Analyserapport, brief (i.g.v. afwijkingen) V 5 jaar
Communicatie
(29) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering:
5.6
V 10 jaar na vervallen
Controles (inspecties)
(27) Handeling: Grondslag:
5.5
melkpoeder, Landbouwkwaliteitsregeling zuigelingenvoeding, Vrijstellingsregeling poedervormige melkproducten 1994, Landbouwkwaliteitsregeling rauwe melk en zuivelbereiding, Landbouwkwaliteitsbesluit zuivelproducten 1981 - 2005
Het voeren van de externe communicatie met betrekking tot de wettelijke taken Website COKZ 1975 Brochures, persberichten, correspondentie B, 5 één eindproduct informatiemateriaal V 5 jaar overig
Kwaliteit/ bezwaar en beroep
(30)
Selectielijst COKZ
22
Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking:
Waardering: (31) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (32) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking:
Waardering: (33) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (34) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking:
Waardering:
Selectielijst COKZ
Het opstellen en beheren van het kwaliteitshandboek Kwaliteitshandboek COKZ 1996 Kwaliteitshandboek Het kwaliteitshandboek is een dynamisch document. De versie zoals die geldt bij de accreditatie wordt bewaard. Elk jaar vindt een controlebeoordeling door de RvA plaats en eenmaal per 4 jaar een herbeoordeling (uitgebreide audit). Het kwaliteitshandboek en de tussentijdse wijzigingen worden bewaard. B, 5
Het opstellen van werkinstructies, procedures, normen, registers, registratieformulieren ten behoeve van controles Kwaliteitshandboek COKZ 1996 Procedures, werkinstructies, normen, registratieformulieren V 5 jaar na vervallen
Het opstellen van een kwaliteitsjaarplan Kwaliteitshandboek COKZ 1996 kwaliteitsjaarplan Hierin worden de bevindingen met betrekking tot het kwaliteitssysteem betreffende kwaliteitsaspecten in het afgelopen jaar beschreven, terwijl doelstellingen worden geformuleerd voor het komende jaar. V 5 jaar
Het uitvoeren van interne controles en doorvoeren van corrigerende maatregelen Interviews COKZ 1996 Rapportages Een interne controle is gericht op de controle van documenten (rapportages) die voortvloeien uit inspecties en kunnen door teamleider worden gedaan i.p.v. een auditor V 2 jaar
Het uitvoeren van audits Kwaliteitshandboek COKZ 1996 Auditplanning, registratieformulieren, auditverslagen, corrigerende en preventieve maatregelen Audits worden een maal per jaar gehouden en betreffen de beoordeling van werkzaamheden in het kader van inspecties en monsternemingen waarbij wordt nagegaan of de juiste werkwijze en procedures worden gevolgd. Audits worden gedaan om jaarlijks de geschiktheid en effectiviteit van het kwaliteitssysteem te beoordelen V 5 jaar
23
(35) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering:
(36) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering:
5.7
Het behandelen van klachten tegen het COKZ Kwaliteitshandboek COKZ 1996 Klacht/ klaagschrift, klachtenregistratieformulier, advies, besluit B, 3 klachten die beleidsvorming raken V 5 jaar klachten tegen beleidsuitvoering, na afhandeling
Het behandelen van bezwaar en beroep Kwaliteitshandboek COKZ, Landbouwkwaliteitswet (1901) 1975 Bezwaarschriften, beroepschriften Bezwaar en beroep t.a.v. controles (inspectiebeslissingen) en (externe) klachten B, 3 bezwaar en beroep die beleidsvorming raken V 5 jaar bezwaar en beroep tegen de beleidsuitvoering, na afhandeling
Tuchtrecht
(37) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (38) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (39) Handeling: Grondslag: Periode: Product: Opmerking: Waardering: (40) Handeling: Grondslag: Periode: Product:
Selectielijst COKZ
Het instellen van een tuchtgerecht Tuchtreglement COKZ 1984 Instellingsbesluit B, 4
Het benoemen van leden van het tuchtgerecht Tuchtreglement COKZ 1984 Benoemingsbesluit V 10 jaar na ontslag
Het behandelen van een zaak door het tuchtgerecht Tuchtreglement COKZ 1984 schriftelijke verklaringen, proces-verbaal, beschikking, correspondentie V5
Het voeren van verweer in beroepszaken bij het College van Beroep Landbouwkwaliteitswet (art.14) 1975 Verweerschrift
24
Opmerking: Waardering:
Selectielijst COKZ
Tegen beschikkingen van het tuchtgerecht kan door een bedrijf beroep worden ingesteld bij het College van Beroep voor het Bedrijfsleven B, 3 beroep dat beleidsvorming raakt V 5 jaar (beroep tegen de beleidsuitvoering, na afhandeling)
25
6. Lijst met afkortingen
BSD COKZ COM COZ CPE CvD CvM ECI EL&I LKW NCAE NEB NVWA PZ RIO ROM Stcrt Stb. VWS ZBO ZKB
Basis Selectiedocument Centraal Orgaan voor Kwaliteitsaangelegenheden in de Zuivel Centraal Orgaan Melkhygiëne Centraal Orgaan Zuivelcontrole Controlebureau voor Pluimvee, Eieren en Eiproducten Commissie van Deskundigen Controlestation voor Melkproducten Erkende Controle-instelling Ministerie van Economie, Landbouw en Innovatie Landbouwkwaliteitswet Nederlandse Controle Autoriteit Eieren Nederlands Eiercontrole Bureau Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit Productschap Zuivel Rapport Institutioneel Onderzoek Regionaal Orgaan voor Melkhygiëne Staatscourant Staatsblad Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Zelfstandig Bestuursorgaan Zuivel Kwaliteitscontrole Bureau
Selectielijst COKZ
26
7. Bronnen Algemene bronnen:
Website COKZ (jan. 2012) Kwaliteitshandboek COKZ (12 jan. 2011) Jaarverslagen COKZ (2008 t/m 2010) Brainstormsessie COKZ (okt. 2011) Interviews (teamleiders) COKZ (sept. 2011) Rapport Institutioneel Onderzoek Landbouwkwaliteit en Voedselveiligheid en Kwaliteit van het uitgangsmateriaal en Biotechnologie (RIO 157)
Wet- en regelgeving:
Landbouwkwaliteitswet (Stb. 1971, 371) Landbouwkwaliteitsbesluit 2007 (Stb. 2007, 344) Landbouwkwaliteitsbesluit Zuivelproducten (Stb. 1998, 453) Landbouwkwaliteitsregeling 2007 (Stcrt. 2007, 188) Landbouwkwaliteitsregeling kaas 2006 (Stcrt. 2005, 246) Landbouwkwaliteitsbesluit kaasproducten Landbouwkwaliteitsbesluit rauwe melk en zuivelbereiding Landbouwkwaliteitsbesluit poedervormige melkproducten Landbouwkwaliteitsbesluit zuigelingenvoeding Landbouwkwaliteitsregeling boterproducten Vrijstelling Landbouwkwaliteitsregeling boterproducten Vrijstellingsregels boterwikkels Vrijstellingsregeling boterproducten (EEG) Vrijstellingsregeling halfvolle boter Vrijstellingsregeling halfvolle roomboter, Vrijstellingsregels bak- en Braadboter Landbouwkwaliteitsregeling kaasproducten Landbouwkwaliteitsregeling poedervormige melkproducten Landbouwkwaliteitsregeling zuigelingenvoeding Vrijstellingsregeling poedervormige melkproducten 1994 Landbouwkwaliteitsregeling rauwe melk en zuivelbereiding Landbouwuitvoerwet 1938 Landbouwuitvoerbesluit 1946 Botermerkenbesluit 1912 Botercontrolebeschikking 1957 Botercontrolebeschikking 1967 Kaascontrolebeschikking 1970 Rijkskaasmerkenbeschikking 1952 Rijkskaasmerkenbeschikking 1962 Uitvoercontrolebeschikking 1956 kaas Uitvoercontrolebeschikking 1958 kaas
Selectielijst COKZ
27
Uitvoercontrolebeschikking 1948 melkpoeder Wijziging Uitvoercontrolebeschikking boter (wijziging) Uitvoercontrolebeschikking 1960 melk- en melkproducten Ontheffingsbeschikking verwerking EEG-melk 1970 Melk- en melkproducten Ontheffingsbeschikking bereiding boter uit EEG-melk Landbouwkwaliteitsbeschikking poedervormige melkproducten Zuivelverordening 1994 Uitbetaling van boerderijmelk naar kwaliteit Toezichtreglement Landbouwkwaliteitsregeling kaas 2006 (Stcrt. 2006, 85) Heffingenreglement COKZ (Stcrt. 1999, 53) Keuringsreglement COKZ Boerenkaas 2006 (Stcrt. 2006, 85) Keuringsreglement COKZ boter (Stcrt. 1998, 187) Keuringsreglement COKZ kaas (Stcrt. 1998, 187) Reglement COKZ benamingen (Stcrt. 1995, 16) Controlereglement GTS-boerenkaas 2007 Controlereglement COKZ BGA Gouda Holland en Edam Holland Controlereglement BOB Boeren-Leidse met sleutels Tuchtreglement COKZ 1994 (Vbbo. 1997, 39) Verordeningen, Richtlijnen van de EU waaronder Verordening (EG) nr. 882/2004 Warenwet (Stb. 1935, 793) Warenwetregeling zuigelingenvoeding 2007 (Stcrt. 2007, 98) Controlereglement zuigelingenvoeding 2007 Legkippenbesluit 2003 (Stb. 2004, 40) Norm NEN-EN-ISO/IEC 17020:2004 Statuten COKZ (4-5-2007 en statutenwijziging 2012)
Selectielijst COKZ
28
