Selectielijst Selectielijst voor de neerslag van handelingen van de Stichting Airport Coordination Netherlands (SACN)
Periode 1 november 1997-
Samenstelling :
mw. C.A.L.C. Ditvoorst (SACN) mw. D. Schouten (BECIS)
Versie: ter inzage november 2014
1
Inhoudsopgave
1. Inleiding .............................................................................................................................. 3 1.1 Verantwoording .................................................................................................................... 3 1.1.1 Doel en werking van de selectielijst .................................................................................. 3 1.1.2 Reikwijdte ......................................................................................................................... 3 2. Organisatie SACN .................................................................................................................. 3 2.1 Historisch overzicht SACN .................................................................................................. 3 2.2 Institutionele beschrijving van SACN .................................................................................. 5 2.3 Wettelijke taak ...................................................................................................................... 6 2.4 Beschrijving organisatiestructuur ......................................................................................... 6 2.4.1 Toezicht ............................................................................................................................. 6 2.4.2 Bestuur............................................................................................................................... 7 2.4.3 Medewerkers ..................................................................................................................... 7 3. Selectiedoelstelling en selectiecriteria.................................................................................... 7 3.1 Selectiedoelstelling ............................................................................................................... 7 3.2 Selectiecriteria ...................................................................................................................... 8 4. Verslag van de vaststellingsprocedure ................................................................................... 9 5. Leeswijzer handelingen .......................................................................................................... 9 6. Lijst van afkortingen .............................................................................................................. 9 7 Selectielijst ............................................................................................................................ 10 Bijlage 1: voorbeeld activiteiten in het slotallocatieproces ...................................................... 14
2
1. Inleiding 1.1 Verantwoording 1.1.1 Doel en werking van de selectielijst Deze selectielijst is een selectielijst zoals bedoeld in art. 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995. De selectielijst is een wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van archiefbescheiden (Archiefwet, art. 5). De doelstelling van de selectie is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn een reconstructie te maken van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen voor zover deze te reconstrueren zijn uit overheidsarchieven. Deze selectiedoelstelling wordt in de selectielijst toegepast. 1.1.2 Reikwijdte De selectielijst is van toepassing op Stichting Airport Coordination Netherlands (hierna SACN). SACN is een privaatrechtelijk ZBO met eigen rechtspersoonlijkheid. Voor wat betreft de wettelijke taken valt SACN onder de reikwijdte van de Archiefwet. De selectielijst bevat echter ook die handelingen die betrekking hebben op de bedrijfsvoeringstaken, zodat de organisatie met één lijst kan werken, hetgeen de efficiency binnen de organisatie verhoogt. Het primaire proces van SACN, de toewijzing van slots1 aan luchtvaartmaatschappijen en andere operators is aan vaste regels gebonden en volledig beschreven in (EG) Verordening 95/93, als gewijzigd, en de Worldwide Slot Guidelines van IATA. Het toewijzen van slots, het registreren van wijzigingen in en het monitoren van het gebruik van slots vindt plaats in een digitaal systeem. Het gaat bij SACN om een openbare gezagtaak waarvan de uitvoering schriftelijk is vastgelegd en de documentaire neerslag zich volledig, geordend en up-to-date in een digitaal systeem bevindt. De selectielijst geldt vanaf november 1997, het moment waarop de heer ir. H.A.G. Wijkhuizen als coördinator is benoemd, waarna in februari 1998 SACN is opgericht en formeel is aangewezen als luchthavencoördinator. 2. Organisatie SACN 2.1 Historisch overzicht SACN Luchthaven Schiphol is bij ministerieel besluit per 1 november 1997 aangewezen als gecoördineerde luchthaven. De luchtmachtbasis Eindhoven is per 27 februari 2004 ten aanzien van het medegebruik voor de civiele luchtvaart als gecoördineerd aangewezen en 1
Door een coördinator overeenkomstig verordening 95/93 gegeven toestemming om op een welbepaalde datum en tijd de gehele voor de uitvoering van een luchtdienst noodzakelijke luchthaveninfrastructuur op een gecoördineerde luchthaven te gebruiken om te landen of op te stijgen, zoals toegewezen door een coördinator overeenkomstig verordening 95/93.
3
Rotterdam Airport2 is per 31 maart 2004 als gecoördineerd aangewezen. Een dergelijke aanwijzing vindt plaats wanneer er op een luchthaven een gebrek aan capaciteit is, wanneer er dus op enigerlei tijdstip meer vliegtuigen willen starten of landen dan de infrastructuur van de luchthaven aankan. Een slot is de toestemming van de coördinator om op een bepaalde dag en tijdstip op een gecoördineerde luchthaven te landen of op te stijgen. De verdeling van slots over de vragende partijen wordt slotallocatie genoemd. Slotallocatie is een planningproces om vraag (van de luchtvaartmaatschappijen) en aanbod (capaciteit van een luchthaven) met elkaar in evenwicht te brengen met als doelstelling de beschikbare capaciteit zo optimaal mogelijk te benutten. Op Schiphol is het gebrek aan capaciteit ontstaan door de wettelijke geluidsbegrenzing en niet zozeer door de fysieke capaciteit van de luchthaven (landingsbanen, terminal capaciteit, aantal gates etc.). Het systeem van slotallocatie is gebaseerd op internationale afspraken in IATA-verband (International Air Transport Association). Hoofdregel is daarbij dat series slots die zijn toegewezen in een zomer- of winterseizoen in het volgende zomer- of winterseizoen door een maatschappij weer gebruikt mogen worden op voorwaarde dat de slots in het betreffende seizoen voor minimaal 80% zijn geopereerd. De slots die niet worden gebruikt tijdens een seizoen komen in de zgn. slotpool en kunnen door de slotcoördinator worden geheralloceerd, waarbij nieuwkomers, die als zodanig hun slots aanvragen, recht op maximaal 50% van deze slots hebben. Regels voor de toewijzing van luchthavenslots bestaan al sinds IATA vlak na de Tweede Wereldoorlog hierover regels opstelde. Ging het toen nog vooral om het faciliteren van zgn. ‘interlining’3, later werd het slot als planninginstrument ook gebruikt wanneer luchthavens te kampen kregen met gebrek aan capaciteit gedurende bepaalde perioden van het seizoen of op bepaalde uren van de dag. Een luchthaven met een capaciteitstekort kon als ‘gecoördineerd’ worden aangewezen zodat de IATA-regels voor slotverdeling van toepassing werden. Een slot is dan de toestemming van de slotcoördinator om op een bepaalde dag en tijdstip te landen of op te stijgen op die luchthaven. De IATA-regels, neergelegd in de zgn. Worldwide Slot Guidelines (WSG), worden nog ieder jaar aangepast en worden op basis van vrijwilligheid toegepast. In het verleden geschiedde de slottoewijzing meestal door een employé van de belangrijkste ‘homecarrier’ (Koninklijke Luchtvaart Maatschappij, KLM, op Schiphol). De regels bevatten de bepaling dat de slotallocatie diende plaats te vinden op een onafhankelijke, neutrale, niet-discriminerende en transparante wijze. Bij de totstandkoming van de interne luchtvaartmarkt in de Europese Unie, begin 1993, werd geoordeeld dat teneinde overal gelijke kansen en mogelijkheden te creëren, de slottoewijzing in de EU voortaan door een onafhankelijke persoon of instelling diende te geschieden. Dit leidde tot de aanvaarding van (EG) Verordening 95/93 waarin de IATA-regels nu wettelijk afdwingbaar zijn neergelegd. Deze Verordening is sindsdien gewijzigd bij Verordening 793/2004. 2
In februari 2010 is de naam Rotterdam Airport gewijzigd in Rotterdam The Hague Airport. Afspraken tussen luchtvaartmaatschappijen waardoor hetzelfde ticket verschillende stukken dekt van de reis die worden uitgevoerd door verschillende luchtvaartmaatschappijen. 3
4
Aangezien een Europese Verordening rechtstreeks bindend is voor de Lidstaten, was Verordening 95/93 direct van toepassing op het moment dat Schiphol als gecoördineerde luchthaven werd aangewezen en de heer Wijkhuizen als coördinator. Daarnaast is bij ministerieel besluit van 24 november 1997 (Besluit Slotallocatie –Stb.635, 1997, laatstelijk gewijzigd bij Stb. 485, 2005) de nationale uitwerking van Verordening 95/93 nader geregeld. Hiermee werd ook op nationaal niveau in een wettelijke grondslag voorzien in o.m. de aanwijzing van een luchtvaartterrein als gecoördineerd en de aanwijzing van een slotcoördinator. SACN is op 26 februari 1998 opgericht door de vier ondertekenaars KLM, Martinair, Air Holland en Transavia van de Overeenkomst Slot Coördinatie. De Statuten van SACN zijn op dezelfde datum verleden voor de notaris te Amsterdam. Nadere ministeriële besluiten voorzien in de aanwijzing van Schiphol, Eindhoven Airport en Rotterdam Airport als gecoördineerd en de aanwijzing van SACN als slotcoördinator voor deze luchthavens. Schiphol is vanaf 1 november 1997 als gecoördineerd aangewezen en SACN is vanaf 1 november 1998 als coördinator benoemd. Dit betreft handelingen die SACN heeft uitgevoerd op het terrein van slotallocatie sinds de aanwijzing per 1 november 1998 als coördinator voor het luchtvaartterrein Schiphol en later (in 2004) voor Eindhoven Airport en Rotterdam Airport. Voordat SACN was opgericht en aangewezen als coördinator was, in de periode 1 november 1997 – 1 november 1998, de heer ir. H.A.G. Wijkhuizen in persoon aangewezen als coördinator voor het luchtvaartterrein Schiphol. Dit betekent dat van 1 november 1997- 1 november 1998 de processen werden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de heer Wijkhuizen. Die processen zijn destijds zeer summier vastgelegd. Het merendeel van de handelingen is dan ook van toepassing op de periode vanaf 1 november 1998. Vóór 1 november 1997 was het luchtvaartterrein Schiphol niet gecoördineerd. 2.2 Institutionele beschrijving van SACN SACN is een privaatrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) met eigen rechtspersoonlijkheid (stichting). SACN is met openbaar gezag bekleed maar is niet hiërarchisch ondergeschikt aan de Minister. SACN is niet als zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) maar als rechtspersoon krachtens privaatrecht opgericht, maar is in 2005 wel als ZBO aangemerkt. EU-regelgeving dwingt de SCAN af te wijken van bepalingen uit de Kaderwet ZBO, te weten de artikelen 17, 18, 21, 22, 26 en 29. Het gaat om bepalingen omtrent de goedkeuring van de tarieven, de begroting en de jaarrekening, beleidsregels en het vernietigingsrecht van de Minister. Een afwijking ten opzichte van een ZBO is ook dat niet de Minister maar de Raad van Toezicht benoemingsrecht heeft. SACN is in 1998 op basis van (EG) Verordening 95/93 opgericht en door de Nederlandse overheid aangewezen als slotcoördinator. In eerste instantie alleen voor Schiphol, per februari/maart 2004 ook voor Rotterdam Airport en Eindhoven Airport.
5
SACN kan van advies worden voorzien door het Coordination Committee Netherlands. Op een gecoördineerde luchthaven zorgt de verantwoordelijke lidstaat ervoor dat er een coördinatiecomité wordt ingesteld. Hetzelfde coördinatiecomité mag voor meer dan één luchthaven worden aangewezen. Het lidmaatschap van dit comité staat op zijn minst open voor de luchtvaartmaatschappijen die regelmatig van de luchthaven(s) gebruikmaken, hun vertegenwoordigende organisaties, de betrokken luchthavenbeheerder, en de betrokken luchtverkeersleidingsautoriteiten en vertegenwoordigers van de algemene luchtvaart die regelmatig gebruikmaken van de luchthaven. Vertegenwoordigers van de Nederlandse overheid, i.c. het Ministerie van Infrastructuur en Milieu (Inspectie voor Leefomgeving en Transport en het Directoraat Generaal Bereikbaarheid) en SACN zijn waarnemers binnen het Committee. 2.3 Wettelijke taak (EG) Verordening 95/93, als gewijzigd, vormt de wettelijke basis voor SACN. Hierin zijn onder meer, oprichting, taken, werkwijze en bevoegdheden van de slotcoördinator vastgelegd. In het Besluit Slotallocatie (Stb. 485, 2005) is een en ander nader uitgewerkt voor wat betreft de Nederlandse slotcoördinator. De Nederlandse slotcoördinator (SACN) is als enige verantwoordelijk voor de toewijzing van slots. De slots worden in overeenstemming met de bepalingen van de verordening toegewezen en de taken worden op onpartijdige, non-discriminatoire en transparante wijze uitgevoerd. De taken zijn: Verslaglegging (art. 4, lid 6, Vo 95/93 en ministerieel besluit) T.b.v. de Minister van Infrastructuur en Milieu en de Europese Commissie Alloceren van slots (art. 4, lid 5, Vo 95/93) Deelnemen in IATA slot-conferenties (art. 4, lid 3, Vo 95/93) Monitoren van conformiteit van operaties met gealloceerde slots (art. 10, lid 4 en art. 14, Vo 95/93) Verstrekken van informatie (Vo 95/93) Zoals art. 4 Informatie wordt op verzoek verstrekt aan belanghebbenden, in het bijzonder aan leden en waarnemers van het coördinatiecomité Vernieuwen en beheren van technische systemen (volgt uit art. 4 Vo 95/93) Het invulling geven aan de discretionaire ruimte die Vo 95/93 biedt 2.4 Beschrijving organisatiestructuur 2.4.1 Toezicht De bestuurder van SACN legt op bestuurlijk en financieel gebied verantwoording af aan een Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht bestaat uit vertegenwoordigers van de gecoördineerde luchthavens en van de op de Nederlandse gecoördineerde luchthavens gevestigde luchtvaartmaatschappijen (zogenaamde ‘home carriers’, te weten KLM, Martinair, Transavia en Arkefly).
6
Daarnaast rapporteert de bestuurder tweemaal per jaar aan het Ministerie van Infrastructuur en Milieu en eenmaal per jaar aan de Europese Commissie. De kosten die SACN maakt ten behoeve van haar taak worden omgeslagen over de leden van de Raad van Toezicht. De begroting wordt goedgekeurd door het Ministerie. 2.4.2 Bestuur Het bestuur van de stichting bestaat uit één bestuurder, deze wordt benoemd door de Raad van Toezicht. De bestuurder is verantwoordelijk voor de besturingsprocessen: alle activiteiten die nodig zijn om de stichting en de processen te kunnen besturen. Zij leveren richting voor de primaire en ondersteunende processen. Naast het organisatiebesturingsproces dat wordt uitgevoerd door de bestuurder kent SACN het besturings- en coördinatieproces Slotallocatie.
2.4.3 Medewerkers De coördinatoren en office manager houden zich dagelijks bezig met de primaire processen; alle activiteiten met een directe bijdrage aan het eindproduct. SACN onderscheidt de primaire processen slotallocatie, slot monitoring, verslaglegging, in stand houden ITsystemen en website, verschaffen van informatie, bijwonen IATA slot-conferenties. Daarnaast kent SACN ondersteunende processen; alle activiteiten die nodig zijn om de primaire processen te faciliteren. 3. Selectiedoelstelling en selectiecriteria 3.1 Selectiedoelstelling De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van archieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te
7
maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen. Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de stukken in de selectielijst gewaardeerd aan de hand van onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door de Permanente Commissie Documentaire Informatieverzorging (PC DIN) en het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap (KNHG). Deze selectiedoelstelling wordt in deze lijst toegepast op SACN. 3.2 Selectiecriteria Hieronder zijn de algemene selectiecriteria opgenomen op basis waarvan de neerslag van handeling voor permanente bewaring in aanmerking komt. De algemene selectiecriteria zijn op een positieve wijze geformuleerd, het zijn bewaarcriteria en geven de handelingen aan die met een B gewaardeerd worden, dat wil zeggen waarvan de neerslag permanent moet worden bewaard. Deze handelingen worden gewaardeerd met “Bewaren”(B), gevolgd door het nummer van het criterium. De neerslag van de handelingen die niet aan die selectiecriteria voldoen, zal niet worden overgebracht en zal worden gewaardeerd met ‘Vernietigen’(V). De in de lijst genoemde termijnen worden voor wat zaaksgeordende archiefbescheiden betreft, geacht in te gaan na beëindiging van de zaak waartoe de bescheiden behoren, te rekenen vanaf het jongste document in het dossier. Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren): Selectiecriteria Algemeen selectiecriterium 1. Handelingen die betrekking hebben op de voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen
3. Handelingen die betrekking hebben op de verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren 4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen 5. Handelingen die bepalend zijn voor
Toelichting Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van het beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten. Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van het beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid. Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie. Hieronder worden verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan. Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het
8
de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt. 6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.
toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken. Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. 4. Verslag van de vaststellingsprocedure (dit wordt door het Nationaal Archief ingevuld vlak voordat de lijst naar de Staatscourant gaat om gepubliceerd te worden). 5. Leeswijzer handelingen In de selectielijst worden de handelingen beschreven. Iedere handeling is voorzien van een volgnummer. Niet alle handelingen zijn gebaseerd op een grondslag. Dan is de beschrijving van de handeling ontleend aan bronnen. Voor enkele (algemene) handelingen is geen grondslag of bron aangetroffen. Een handeling is een complex van activiteiten gericht op het tot stand brengen van een product dat SACN verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. De grondslag geeft de wet of de regeling waarop een handeling is gebaseerd. De periode geeft aan wanneer een handeling is uitgevoerd. Als een handeling nog niet is beëindigd, is achter het eerste jaartal alleen een streepje gezet. Het product vormt het resultaat van de handeling. De waardering geeft aan welke selectiebeslissing genomen moet worden ten aanzien van de neerslag van de handeling. 6. Lijst van afkortingen AMS Amsterdam Airport Schiphol DGB Directoraat-Generaal Bereikbaarheid (Ministerie van Infrastructuur en Milieu) EIN Eindhoven Airport EUACA European Union Airport Coordinators Association IATA International Air Transport Association RTM Rotterdam The Hague Airport
9
SACN Vo WSG
Stichting Airport Coordination Netherlands Europese Verordening Worldwide Slot Guidelines
7 Selectielijst Beleidsontwikkeling en bestuur 1. Handeling: het leveren van bijdragen aan beleidsvorming door derden (Ministerie, Europese Unie, IATA en andere belanghebbenden) betreffende slotallocatie Periode: 1997 Product: beleidsadviezen Waardering: B1 2. Handeling: Het stellen van regels over de werkwijze van de organisatie Periode: 1998 Grondslag: Statuten Product: statuten, organisatiehandboek, reglementen Waardering: B1 en B4 3. Handeling: Het benoemen van de bestuurder door de Raad van Toezicht Periode: 1998 – Grondslag: Statuten art. 3 Product: benoemingsbesluit Waardering: B4 4. Handeling: het opstellen van jaarrekeningen en jaarverslagen Periode: 1997 Grondslag: Kaderwet ZBO, Statuten art. 12 Product: jaarverslag Waardering: B3 vastgestelde jaarrekening en vastgesteld jaarverslag V, 7 jaar na vaststelling overige neerslag 5. Handeling: Het voorbereiden en vastleggen van vergaderingen van de Raad van Toezicht Periode: 1998 Bron: Statuten SACN (opgemaakt 26 februari 1998, gewijzigd 19 juli 2001), art. 10 Product: agenda’s, bijlagen en verslag Waardering: B3
10
6. Handeling: Het opstellen en ter vaststellingen indienen van de begroting bij het departement Periode: 1998 Bron: Statuten SACN, art. 12, en Kaderwet ZBO’s, art. 26 Product: begroting Waardering: B3 voor de vastgestelde begroting V, 7 jaar na goedkeuring van de begroting voor de voorbereidende stukken 7. Handeling: het voeren van overleg met derden over ontwikkelingen betreffende het slotallocatieproces Periode: 1998 Grondslag: Product: adviezen, correspondentie, verslagen Waardering: B5 wanneer SACN het secretariaat voert V, 5 jaar na plaatsvinden van het overleg wanneer SACN niet het secretariaat voert Opmerking: derden betreffen alle organisaties buiten SACN, zoals het Ministerie, de Europese Unie, luchthavens, luchtvaartmaatschappijen, luchtverkeersleiding en belangengroepen. Taakuitvoering 8. Handeling: het bijwonen van IATA slot-conferenties Periode: 1997 Grondslag: (EG) Verordening 95/93, art. 4, lid 3 Product: documentatie, aanpassing van initiële allocatielijst Waardering: V, 5 jaar na het jaar waarin de conferentie heeft plaatsgevonden Opmerking: IATA slot-conferenties zijn werkconferenties die tweemaal per jaar worden gehouden. Het doel van deze samenkomst van luchtvaartmaatschappijen wereldwijd is om, als onderdeel van slotallocatieproces, een forum te bieden voor slotallocatie op gecoördineerde luchthavens. Dit proces levert een eerste versie van de slotallocatielijst op. Dit is een levend document, dat gedurende het hele seizoen continue aangepast blijft worden. Pas als het seizoen is afgesloten wijzigt de lijst niet meer (het wordt dan onderdeel van het proces ‘monitoren van slots’). De procedures hiervoor zijn omschreven in de Worldwide Slot Guidelines van IATA. Een overzicht van alle activiteiten die onderdeel zijn van het slotallocatieproces is bijgevoegd in bijlage 1. 9. Handeling: het alloceren van slots Periode: 1997 Grondslag: (EG) Verordening 95/93, art. 3 Product: data in het slotallocatiesysteem Waardering: V, 5 jaar voor in het slotallocatiesysteem opgenomen data
11
Opmerking: de waardering is afgestemd op Europees niveau. De termijn van 5 jaar is opgenomen in de nog vast te stellen wijziging op (EG) Verordening 95/93. 10. Handeling: het monitoren van slots Periode: 1997 Grondslag: (EG) Verordening 95/93, art. 3, lid 6, art. 5 en art. 14 Product: presentatie aan Coordination Committee Netherlands, allocatielijsten Waardering: V,5 Opmerking: monitoring vindt op alledaags niveau plaats. Hieruit komen data in het slotallocatiesysteem (zie handeling 9) voort en eventuele correspondentie. 11. Handeling: het invulling geven aan de discretionaire ruimte Periode: 1998 Grondslag: (EG) Verordening 95/93 Product: bijvoorbeeld local rules Waardering: B5 en B6 Opmerking: Local rules zijn wereldwijd of in de EU door de luchtvaartsector opgestelde aanvullende regels en richtsnoeren die, op voorstel van het coordination committee, door de voor de luchthaven in kwestie verantwoordelijke lidstaat of een andere bevoegde instantie zijn goedgekeurd, mits deze regels en richtsnoeren geen afbreuk doen aan de onafhankelijkheid van de coördinator, stroken met het gemeenschapsrecht en tot doel hebben de luchthavencapaciteit efficiënter te benutten. De discretionaire bevoegdheid van de slotcoördinator kan worden vastgelegd in een dergelijke local rule. Hierbij kan worden gedacht aan specifieke lokale omstandigheden (bijvoorbeeld het nachtregime, waarbinnen beperkt verkeer mogelijk is, op Schiphol), maar ook aan nadere invulling van regels uit (EG) Verordening 95/93. Deze stelt bijvoorbeeld dat de slotcoördinator poogt slots toe te wijzen aan general aviation wanneer er na de verdeling onder de gegadigde maatschappijen slots resteren in de slotpool. Het is aan de slotcoördinator om te bepalen hoe dit gebeurt en er beleid op te maken. Informatieverstrekking 12. Handeling: het rapporteren aan het Ministerie van Infrastructuur en Milieu en de Europese Unie. Periode: 1998 Grondslag: Besluit Slotallocatie, (EG) verordening 95/93 Product: halfjaarlijkse rapportage aan IenM, activity report ten behoeve van de EU Waardering: B3 Opmerking: De rapportage aan IenM beschrijft voor het recent geëindigde IATA-seizoen, de ontwikkeling van de luchthavens in relatie tot slots, schetst de politieke ontwikkelingen en beschrijft de punten die de bijzondere aandacht van SACN hebben. Het activity report
12
betreft een terugblik op het winter- en zomerseizoen en gaat in detail in op het slotallocatieproces in die beide seizoenen. 13. Handeling: het verstrekken van informatie aan derden Periode: 1998 Grondslag: (EG) Verordening 95/93, art. 4, lid 8 en art. 7, lid 3 Product: data m.b.t. het slotallocatieproces (historische slots, aangevraagde slots, toegewezen slots, beschikbare slots, alle details over de bij de toewijzing gehanteerde criteria) Waardering: B5 bij informatie aan overheden (niet zijnde IenM) en de Staten-Generaal V, 5 jaar na afhandeling bij informatie aan burgers 14. Handeling: het behandelen van klachten, bezwaar- en beroepschriften Periode: 1998 Grondslag: (EG) verordening 95/93, art. 5, lid 1 en art. 11 Product: informatieverstrekking Waardering: B1, indien de klacht heeft geleid tot beleidswijziging in het toekennen van slots. V, 5 jaar na beëindiging van de procedure bij overige klachten Opmerking: klachten kunnen zowel op de interne bedrijfsvoering betrekking hebben, als op het slotallocatieproces. Bedrijfsvoeringsprocessen 15. Handeling: het beheren en in stand houden van IT-systemen (slotcoördinatiesysteem) en de IT-infrastructuur Periode: 1998 Grondslag: (EG) Verordening 95/93, art. 4 Product: contracten, correspondentie met de IT-dienstverlener, IT-beheerstukken Waardering: V, 5 jaar na afstoten systeem 16. Handeling: het voeren van de financiële administratie Periode: 1997 Grondslag: Product: boekhouding, financiële administratie Waardering: V, 7 jaar na vaststelling van het financiële verslag 17. Handeling: het voeren van de personeelsadministratie Periode: 1998 – Grondslag:
13
Product: personeelsdossier Waardering: V, 10 jaar na uitdiensttreding voor het personeelsdossier V, 7 jaar na jaarafsluiting van salarisadministratie, verzuimgegevens, medische gegevens, verlof, werk- en rusttijden, opleiding, training etc. V, 3 jaar na ondertekening voor functioneringsgesprekken 18. Handeling: het werven van personeel Periode: 1998 Grondslag: Product: vacaturegegevens, wervingsstrategie, sollicitatiebrieven, selectiedocumenten Waardering: V, 5 jaar na afronding van het wervingstraject voor vacaturegegevens, wervingstrategie en selectiedocumenten V, 6 weken na afwijzing, omdat er dan geen aannemelijk verantwoordingsbelang meer speelt voor afgewezen sollicitaties Opmerking: bezwaar- en beroepsprocedures worden conform handeling 13 afgehandeld. 19. Handeling: het voeren van werkoverleg (intern overleg) Periode: 1998 Bron: Product: agenda, bijlagen en verslag Waardering: V, 3 jaar na vaststelling van het verslag 20. Handeling: het aangaan van overeenkomsten Periode: 1998 Grondslag: Product: contracten met derden, zoals leveranciers van producten aan SACN Waardering: V, 7 jaar na beëindiging 21. Handeling: het uitvoeren van interne audits Periode 2013 Grondslag: Product: auditverslag Waardering: B, 2 auditrapport V, 5 jaar na het vaststellen van het auditrapport voor de overige neerslag
Bijlage 1: voorbeeld activiteiten in het slotallocatieproces In deze bijlage zijn de stappen in het slotallocatieproces weergegeven. Het geeft een goed beeld van het belangrijkste proces dat SACN uitvoert.
14
15
