Selectielijst voor de neerslag van handelingen van ProRail en rechtsvoorgangers

Selectielijst voor de neerslag van handelingen van ProRail en rechtsvoorgangers 1994 -

Intern Van Auteur

Verantwoordelijke Kenmerk Versie Datum Status

Afdeling DIV Erik Carbaat, Robert-Jan Trügg en Koen Vrisekoop m.m.v. Laurens Verbeek, DOCFactory Ingeborg Zittersteijn P235877 1.5 2 februari 2012 Definitief Ontwerp Selectielijst ProRail

Inhoudsopgave 1.

Verantwoording

2

1.1. 1.2. 1.3.

Inleiding Uitgangspunten bij het opstellen van de selectielijst Werking

2 2 3

2.

Institutionele beschrijving

4

2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

Afbakening Taken ProRail Ontstaansgeschiedenis van ProRail Actoren

4 4 5 6

3.

Leeswijzer voor de handelingen

6

4.

Selectie

9

4.1. 4.2. 4.3.

Doelstelling van de selectie Selectiecriteria Criteria ter bepaling van de historische waarde van objecten

9 9 11

5.

Selectielijst ProRail

13

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9. 5.10. 5.11.

Opstellen strategie & beheer en het managen van de bedrijfsvoering Leveren beschikbare Infra & Transfer Leveren beschikbare treinpaden Verdelen beschikbare Infra & Transfer Juridisch beheer van de Infra Verzorgen ICT-diensten, DIV en informatiebeleid Verzorgen communicatie Verzorgen facilitaire diensten en inkoop Leveren van personeelsdiensten Planning & control bedrijfsvoering en financiële administratie Samenwerkingsverbanden

13 14 18 19 20 20 22 22 23 24 25

Bijlage: geraadpleegde bronnen

26

1

1.

Verantwoording

1.1.

Inleiding

Deze selectielijst richt zich op het handelen van ProRail en de rechtsvoorgangers van ProRail. Deze rechtsvoorgangers zijn Railverkeersleiding, Railinfrabeheer en Railned. De selectielijst is organisatie georiënteerd en niet beleidsterrein georiënteerd. De selectielijst is dus primair bedoeld om de archivistische neerslag van ProRail als archiefvormer en de rechtsvoorgangers (als archiefvormer) te kunnen waarderen. Daartoe omvat deze selectielijst een korte institutionele beschrijving van ProRail en voorgangers en een overzicht van de handelingen (de werkprocessen) die door ProRail worden uitgevoerd. Expliciet worden de handelingen hier als werkprocessen benoemd omdat dat in lijn is met een basis selectie document dat zich richt op het waarderen van de neerslag vanuit een organisatieperspectief. In deze selectielijst worden de beschreven werkprocessen gewaardeerd op basis van de door het Nationaal Archief gehanteerde selectiecriteria. Aan de hand daarvan wordt de bij het werkproces behorende archivistische neerslag gewaardeerd. De archiefbescheiden die ontstaan bij de uitvoering van de taken door ProRail, vallen voor dat gedeelte dat is te beschouwen als de uitvoering van publiekrechtelijke taken, onder de werking van de Archiefwet 1995. ProRail is een Rechtspersoon met Wettelijke Taken (RWT). Dit impliceert dat de werking van de Archiefwet 1995 zich uitstrekt tot de primaire taakstelling, zoals het verlenen van concessies, en niet tot de neerslag van bijvoorbeeld het handelen op de secundaire taken of van het primaire proces afgeleide taken. Omdat de werking van deze selectielijst zich echter ook uitstrekt tot de rechtsvoorgangers, die als afzonderlijke taakorganisaties op het taakveld van ProRail hebben geopereerd, worden de werkprocessen hier integraal gepresenteerd en in de volle breedte gewaardeerd. Tot op heden bestond nog geen vastgestelde selectielijst of vernietigingslijst voor de handelingen van ProRail en de rechtsvoorgangers. Vanaf 1994 heeft geen formele selectie voor vernietiging in de archieven van ProRail en de rechtsvoorgangers plaatsgevonden. Door het ontbreken van een formele vernietigingslijst of selectielijst op het directe taakgebied van ProRail en rechtsvoorgangers (zie ook § 2.1. Afbakening) behoeven geen selectie of vernietigingslijsten te worden ingetrokken.

1.2.

Uitgangspunten bij het opstellen van de selectielijst

Ten behoeve van het archiefbeheer heeft ProRail behoefte aan een praktische selectielijst, opgesteld op basis van de werkprocessen die binnen de eigen organisatie worden uitgevoerd. In deze selectielijst worden specifiek de handelingen van de eigen organisatie beschreven. Omdat deze handelingen veel beter aansluiten bij de (werk)processen die ProRail uitvoert, wordt een selectielijst verkregen die in de praktijk goed bruikbaar is voor de selectie van archieven en die eveneens in de digitale omgeving goed toepasbaar is. ProRail wil een praktisch toepasbare methodiek die dicht bij de werkvloer staat en kiest voor een procesgerichte aanpak, waardoor een compleet beeld wordt gegeven van de activiteiten die binnen ProRail worden uitgevoerd. De procesgerichte aanpak verdient de voorkeur, vanwege de bruikbaarheid, herkenbaarheid en duurzaamheid van handelingen. De selectielijst speelt niet alleen een rol bij het met terugwerkende kracht waarderen van de archieven van ProRail en rechtsvoorgangers maar wordt ook toegepast in de dynamische digitale archiefomgeving van ProRail. Een selectielijst op basis van generieke processen maakt het mogelijk om handelingen makkelijker te koppelen aan het te vormen digitale archief. Bovendien is daarmee selectie aan de bron goed realiseerbaar. In het kader van praktische toepasbaarheid, waarbij het

2

werkproces uitgangspunt vormt en niet de handeling op basis van een formeel wettelijke grondslag, is geen apart achterliggend Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) opgesteld. De context waarbinnen de werkprocessen zich afspelen, de afbakening van het terrein waarop ProRail opereert en een institutionele beschrijving zijn opgenomen in dit basisselectiedocument.

1.3.

Werking

De selectielijst is specifiek bedoeld voor handelingen van ProRail als privaatrechtelijke onderneming met gedelegeerde overheidstaken en beslaat de periode vanaf 1994. Het jaar waarin het beheer van de spoorweginfrastructuur bij drie taakorganisaties werd belegd door het Rijk. Deze lijst is dus, behalve op ProRail als zorgdrager, ook van toepassing op de rechtsvoorgangers van ProRail, te weten Railinfrabeheer, Railverkeersleiding en Railned (zie actorenlijst, § 2.4.).

3

2.

Institutionele beschrijving

2.1.

Afbakening

ProRail (en de rechtsvoorgangers Railned, Railinfrabeheer en Railverkeersleiding), handelt als organisatie binnen de beleidsterreinen Goederenvervoer en Personenvervoer en daarin binnen het domein ‘Spoor’, vallend onder het ministerie van Infrastructuur en Milieu (daarvoor het ministerie van Verkeer & Waterstaat.) Voor zowel het beleidsterrein Goederenvervoer als het beleidsterrein Personenvervoer zijn selectielijsten vastgesteld. Dit zijn respectievelijk de Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de minister van Verkeer en Waterstaat en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Personenvervoer over de periode 1945-1996, 14 augustus 2001/ R&B/OSA/2001/3028 (Staatscourant 19 september 2001, nr. 181) en de Selectielijst neerslag handelingen minister van Verkeer en Waterstaat beleidsterrein Goederenvervoer vanaf 1945, 19 april 2007/Nr. C/S&A/07/1019 (Staatscourant 29 mei 2007, nr. 100). Deze selectielijsten beschrijven de handelingen van de minister voorzover het het stellen van regels, aanwijzingen en financiering van de taakorganisatie ProRail en de rechtsvoorgangers betreft. ProRail en rechtsvoorgangers zijn niet opgenomen als zelfstandige actoren terwijl de Directies en/of Raden van Bestuur binnen de toegewezen taken en kaders als zelfstandige archiefvormers en zorgdragers (dus actoren) zijn opgetreden en optreden. Derhalve bestaat geen directe afhankelijkheid of overlap van deze selectielijst met de genoemde selectielijsten en neemt de organisatie georiënteerde selectielijst voor ProRail en rechtsvoorgangers een eigen onafhankelijke plaats in binnen de beleidsterreinen Personenvervoer en Goederenvervoer. Er behoeven bij vaststelling van deze selectielijst geen oude selectielijsten of handelingen uit vigerende selectielijsten te worden ingetrokken.

2.2.

Taken ProRail

ProRail is de dienstverlener in Nederland op het gebied van spoormobiliteit. Elke dag rijden ruim 5000 reizigerstreinen en ruim 300 goederentreinen over het spoor. Die vervoeren ruim een miljoen passagiers en 100.000 ton aan goederen. ProRail beheert 6500 kilometer spoor met 3000 overwegen, 4500 kilometer bovenleiding, 8600 wissels en 390 stations. Een goed functionerend spoorsysteem is in onze samenleving van vitaal belang. ProRail is door de rijksoverheid, de minister van Infrastructuur en Milieu (daarvoor minister van Verkeer en Waterstaat) aangewezen als railinframanager met de zorgplicht voor de Nederlandse spoorinfrastructuur, zowel ten aanzien van het gebruik van het spoor (vervoer van personen en goederen), het onderhoud en de veiligheid van en op het spoor en de informatieverstrekking. De taken van ProRail kunnen als volgt worden omschreven: • • • • • •

Het managen van de capaciteit op het spoorwegnet; Het aanbieden van beschikbare treinpaden aan vervoerders; Het leveren van informatie voor reizigers; De aanleg van nieuwe spoorwegen en de bouw van stations; Het beheer en het onderhoud van het bestaande spoornet; Het beheer van stations en transfervoorzieningen.

Deze taken vloeien voort uit de concessie die ProRail van het Rijk heeft gekregen om de spoorinfrastructuur te beheren. De archivistische neerslag van de uitvoering van deze taken valt onder de Archiefwet 1995.

4

2.3.

Ontstaansgeschiedenis van ProRail

In 1836 kreeg koning Willem I het verslag van een commissie in die als opdracht had om te bekijken of de aanleg van spoorwegen in het algemeen belang wenselijk zou zijn. Dat antwoord luidde bevestigend en in dat jaar werd aan particulieren vergunning verstrekt voor de aanleg van een spoorlijn tussen Amsterdam en Haarlem. Daartoe werd in 1837 de Hollandsche IJzeren Spoorweg Maatschappij (HIJSM) opgericht. Op 20 september 1839 werd de eerste spoorlijn voor het publiek opengesteld. In de loop der jaren ontstonden meerdere spoorwegmaatschappijen die lijnen aanlegden en exploiteerden, zoals de Nederlandsche Centraal Spoorwegmaatschappij (NCS) en de Nederlandsche Rhijnspoorwegmaatschappij (NRS). Deze laatste werd in 1890 opgeheven waarna de Staat dat gedeelte van het spoorwegnet overnam. In dat kader werd de Maatschappij tot Exploitatie Staatsspoorwegen opgericht. In 1917 begonnen de HIJSM en de Staatsspoorwegen nauw samen te werken in een belangenmaatschap wat uiteindelijk resulteerde in een fusie tussen beide bedrijven. Bij de Wet van 26 mei 1937 tot reorganisatie van het spoorbedrijf (Stb. 1937, 520) werden de HIJSM en het Staatsspoor geliquideerd en geïntegreerd in een nieuw spoorwegbedrijf: de NV Nederlandse Spoorwegen (per 1 januari 1938). Ondanks dat de staat de enige aandeelhouder was bleef de NS een privaatrechtelijk bedrijf en werd het geen staatsbedrijf. De NS werd een semi-overheidsbedrijf. Daardoor heeft de NS altijd meer vrijheid gehad, op financieel gebied en op de bedrijfsvoering, dan bijvoorbeeld de PTT of DSM die wel volledig onder de staat vielen. Van 1938 tot en met 1994 was NS de eigenaar en beheerder van de Nederlandse railinfrastructuur en exploitant van alle hierop uitgevoerde vervoersdiensten. In de statuten van 1975 werd de nutsfunctie van de spoorwegen onomwonden vastgelegd: NS had een vervoerplicht (die ook was opgenomen in de concessie) en werd verondersteld een bijdrage te leveren aan de beleidsvoorbereiding van het Rijk op het gebied van verkeer en vervoer. Dit betekent ook dat de regering de NS kon verzoeken het vervoer op een bepaalde lijn uit te (blijven) oefenen. In 1985 werden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de rijksoverheid en NS geformuleerd in een basisfilosofie en vervolgens uitgewerkt in de Regeling verhouding rijksoverheid/NS. In 1990 lagen het beheer en de exploitatie van het spoor nog in handen van de Nederlandse Spoorwegen. Maar begin jaren ’90 begon bij de overheid onvrede te ontstaan over de jaarlijkse subsidies aan NS. Het paste niet meer bij het tijdsbeeld om voor een maatschappelijke functie een generieke, onbeperkte, subsidie toe te kennen. Om verandering te bewerkstelligen werd een reorganisatie doorgevoerd waarmee de verzelfstandiging van de NS een feit werd. Nu was de NS al een zelfstandige NV, dus de verzelfstandiging betekende hier het intrekken van de generieke subsidies en het verminderen van de invloed van de overheid op het reilen en zeilen van NS. Daar kwam bij dat de Europese Unie in 1991 Richtlijn 91/440 had aangenomen die een scheiding van infrastructuur en exploitatie van de spoorwegen voorschreef voor de lidstaten (liberalisering van de exploitatie van het spoor). Bij de verzelfstandiging werden daarom direct het beheer van de infrastructuur gescheiden. Voor deze taak werden een drietal taakorganisaties ingericht die zich vanaf 1995 toelegden op het beheer van het Nederlandse spoor: • • •

Railinfrabeheer BV nam de zorg voor het onderhoud van het spoor (instandhouding) en de aanleg van nieuwe spoorwegen en stations op zich; Railned BV regelde wie op welk moment van het spoor gebruik mocht maken (capaciteitsplanning) en zag toe op de spoorwegveiligheid in Nederland; Railverkeersleiding BV regelde het operationele treinverkeer, inclusief herstel na verstoringen en de reizigersinformatie.

5

NS Railinfratrust BV werd opgericht als houdstermaatschappij voor deze drie taakorganisaties. De taakorganisaties werkten op aanwijzing van de minister van Verkeer & Waterstaat en voor de rekening van de minister, die daarmee de verantwoordelijkheid voor de infrastructuur op het spoor vorm gaf. Op 1 juli 2002 werd de scheiding tussen commerciële exploitatie en beheer definitief: Railinfratrust BV werd uit de NS-holding gehaald op basis van de komst van een nieuwe spoorwegwet, de Wet van 23 april 2003, houdende nieuwe algemene regels over de aanleg, het beheer, de toegankelijkheid en het gebruik van spoorwegen alsmede over het verkeer over spoorwegen. Railinfrabeheer, Railned en Railverkeersleiding gingen zelfstandig verder als dochtermaatschappijen van Railinfratrust BV, dat juridisch eigenaar werd van het spoorwegnetwerk. Bij deze verzelfstandiging in 2003 werd de spoorwegveiligheidstaak die berustte bij Railned uit de taken gehaald en overgedragen aan de nieuwe divisie Rail van de Inspectie Verkeer en Waterstaat. Per 1 januari 2003 werken de dochters samen onder de handelsnaam ProRail. Op 1 januari 2005 vond de laatste ontwikkeling plaats: Railned, Railverkeersleiding en Railinfrabeheer fuseerden tot ProRail BV waarmee de drie afzonderlijke taakorganisaties als zelfstandige rechtspersonen ophielden te bestaan en een nieuwe taakorganisatie werd gevormd. Conform de Spoorwegwet dient de minister van Infrastructuur & Milieu (voorheen minister van Verkeer en Waterstaat) één of meer concessies te verlenen voor het beheer van de spoorweginfrastructuur (let wel, de minister blijft eindverantwoordelijk voor de spoorweginfrastructuur). Op 1 januari 2005 heeft de minister van Verkeer en Waterstaat een 10-jarige beheerconcessie verleend aan ProRail voor het beheer van de Nederlandse hoofdspoorweginfrastructuur (daarmee is ProRail BV economisch eigenaar geworden). De minister dient binnen de concessie in te stemmen met het beheerplan dat ProRail elk jaar moet maken. In deze beheerconcessie rekent het ministerie ProRail af op: • • •

de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de hoofdspoorweginfrastructuur; de kwaliteit van de capaciteitsverdeling, bijsturing en informatievoorziening, en; de reinheid, toegankelijkheid en sociale veiligheid van de transfervoorzieningen.

2.4.

Actoren

Voorgaande impliceert dat deze selectielijst betrekking heeft op de volgende actoren: 1.

Prorail BV, 2005 – heden (zie § 2.1.);

2.

Railinfrabeheer BV, 1994-2004. Railinfrabeheer was in deze periode belast met de zorg voor het onderhoud van het spoor (instandhouding) en de aanleg van nieuwe spoorwegen en stations (realisatie);

3.

Railned BV, 1994-2004. Railned BV was in deze periode belast met de zorg voor wie op welk moment van het spoor gebruik mocht maken (capaciteitsplanning) en de spoorwegwegveiligheid;

4.

Railverkeersleiding BV, 1994-2004. Railverkeersleiding BV was in deze periode belast met het regelen van het operationele treinverkeer, inclusief herstel na verstoringen en de reizigersinformatie.

Alle handelingen zijn over de periode van 1994-2004 van toepassing op één van de rechtsvoorgangers van ProRail. Na 2005 betreffen de handelingen ProRail BV.

6

3.

Leeswijzer voor de handelingen

In de selectielijst worden de handelingen beschreven. Deze handelingen zijn onderverdeeld in rubrieken. De rubrieken volgen de hoofdprocessen, die binnen ProRail worden uitgevoerd en zijn door de Directie van ProRail vastgesteld. Deze rubrieken zijn de volgende: Primaire taken, voortvloeiend uit de concessie: 1. 2. 3. 4. 5.

Opstellen strategie & beheer en het managen van de bedrijfsvoering Leveren beschikbare Infra & Transfer Leveren beschikbare treinpaden Verdelen beschikbare Infra & Transfer Het juridisch beheer van de Infra

Ondersteunde en staftaken: 6. 7. 8. 9. 10.

Verzorgen ICT-diensten, DIV en informatiebeleid Verzorgen communicatie Verzorgen facilitaire diensten en inkoop Leveren van personeelsdiensten Planning & control bedrijfsvoering en financiële administratie

Belangen en deelnemingen: 11.

Samenwerkingsverbanden

Voor bovenstaande rubrieken geldt dat de processen onder rubriek 1. Opstellen strategie & beheer en het managen van de bedrijfsvoering voor dat deel dat richting geeft aan de primaire processen valt onder de beheerconcessie en daarmee Achiefwetplichtig is. De handelingen in de rubrieken 2, 3, 4 en 5 zijn per definitie archief wetplichtig omdat deze direct voortvloeien uit de concessie die de rijksoverheid aan ProRail heeft verstrekt. Een gedeelte komt daarnaast voort uit bevoegdheden, die de rijksoverheid aan ProRail heeft gedelegeerd en vallen daarmee ook onder de Archiefwet 1995. De overige handelingen zijn bedoeld om de organisatie van ProRail als zodanig in stand te houden en zijn vallen daarmee niet onder de Archiefwet 1995. De toenmalige Raad van Bestuur van ProRail heeft – als hierboven al aangegeven – echter besloten dat ProRail een belangrijke verantwoordelijkheid heeft op dit punt en dat daarom alle processen binnen ProRail beschouwd moeten worden als zijnde archiefwet plichtig. Iedere afzonderlijke handeling is vastgelegd in een gegevensblok met zes of zeven velden. Op deze wijze: (..) Handeling Grondslag Periode Product Opmerking Waardering

…. …. …. …. …. ….

Iedere handeling is voorzien van een uniek volgnummer (..). Hierbij zal het opvallen dat de volgorde niet altijd in een doorlopende nummerreeks verloopt of handelingen zijn gesplitst en een A en B. Dit wordt veroorzaakt door het feit dat al enige tijd procesmatig wordt gewerkt binnen ProRail waarbij gekozen is voor een koppeling met de organisatie(onderdelen) op basis van de geschetste

7

werkprocessen (handelingen). Niet altijd stemt de numerieke indeling overeen met de taakvelden waarop dit BSD is ingedeeld. Een handeling is een complex van activiteiten (werkproces) gericht op de totstandbrenging van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. Een actor kan handelingen via mandatering door organisatieonderdelen of -leden laten verrichten. De handelingen zijn in principe positief geformuleerd. Dat wil zeggen dat bij een handeling als ‘het vaststellen van een regeling’ ook ‘het intrekken van een regeling’ inbegrepen wordt geacht. De periode geeft aan wanneer een handeling is uitgevoerd. Hoewel het institutioneel onderzoek zich beperkt tot een bepaalde periode, zijn handelingen waarvan de grondslag een vroegere startdatum doet vermoeden niet voorzien van een eerder gelegen jaartal. Als een handeling nog niet is beëindigd, is achter het eerste jaartal alleen een streepje gezet (bijvoorbeeld: 1997-). Deze handelingen waren bij het afsluiten van het onderzoek nog niet beëindigd. Het reguliere onderhoud aan de selectielijst zal eventuele eindjaren moeten achterhalen. Het product vormt het resultaat van de handeling. Soms was het noodzakelijk bepaalde velden in de gegevensblokken te verduidelijken met een opmerking of toelichting. De waardering geeft aan welke selectiebeslissing is genomen ten aanzien van de archivistische neerslag van de handeling.

8

4.

Selectie

4.1.

Doelstelling van de selectie

De selectie richt zich op de (administratieve) neerslag van het handelen van organen, die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995. De selectielijst is tot stand gekomen op grond van de wettelijk voorgeschreven procedure. Deze procedure, welke zijn grondslag heeft in art. 5 van de Archiefwet 1995, is neergelegd in de artikelen 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995, Stb. 671. Het doel van de selectie is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. In deze selectielijst worden de handelingen (werkprocessen) van ProRail BV en de rechtsvoorgangers gewaardeerd. Bij de selectie gaat het er om welke gegevensbestanden, behorend bij welke handeling (werkproces), bewaard moeten blijven met als doel het handelen met betrekking tot beheer van de spoorweginfrastructuur in Nederland op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren. De gegevensbestanden kunnen uit papieren- of digitale documenten bestaan, maar ook multimedia (foto’s, video’s en dergelijke), databases of bijvoorbeeld tekeningen.

4.2.

Selectiecriteria

In dit selectiedocument worden de criteria gebruikt, zoals die in 1997 zijn vastgesteld door het Convent van Rijksarchivarissen. De algemene selectiecriteria zijn positief geformuleerd, het zijn bewaarcriteria. De criteria geven de handelingen (werkprocessen) aan die met een B gewaardeerd worden en waarvan de neerslag dus overgebracht dient te worden. De neerslag van de handelingen die met een V gewaardeerd worden wordt niet overgebracht en kan op termijn worden vernietigd. De termijn gaat in na expiratiedatum of afdoening van de archivistische neerslag . De volgende algemene selectiecriteria worden door het Nationaal Archief gehanteerd om permanent te bewaren handelingen te selecteren:

9

ALGEMENE SELECTIECRITERIA HANDELINGEN DIE WORDEN GEWAARDEERD MET B (Bewaren) Algemeen selectiecriterium 1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Archiefbescheiden van voor 1945 die betrekking hebben op de wederopbouw en Marshallhulp en betreffende de Watersnoodramp in 1953 worden altijd overgedragen aan het Nationaal Archief. In het voorkomende geval dat er ten aanzien van enige neerslag van handelingen met een V-termijn waaraan nog in enig opzicht bepaalde rechten zijn gebonden, dan wel administratieve belangen op berusten, heeft de zorgdrager de vrijheid om de vermelde V-termijn op te schorten.

10

4.3.

Criteria ter bepaling van de historische waarde van objecten

Realisatie van nieuwbouw en onderhoud van infrastructuur behoren tot de belangrijkste primaire processen van ProRail. De procesgebonden ordening bij ProRail leidt tot bulkselectie. Immers alle documentaire neerslag binnen één proces gevormd komt óf voor permanente bewaring óf voor vernietiging in aanmerking. Formeel wordt documentaire neerslag voortkomend uit de processen gerelateerd aan nieuwbouw en onderhoud – op de lange termijn – vernietigd. Dit is echter vanuit cultuurhistorisch oogpunt niet altijd wenselijk. 1

Infrastructurele nieuwbouw en onderhoud is van toepassing op verschillende soorten kunstwerken . Vanuit een cultuurhistorisch perspectief dienen deze kunstwerken op verschillende wijzen beoordeeld te worden. De aanleg van een voetgangersbruggetje over de Does heeft op nationaal niveau kleinere cultuurhistorische waarde dan van de aanleg van de spoortunnel onder het groene hart of de restauratie van het rijksmonument de Moerputtenbrug. Daarom moet worden gekeken naar werken waarbij vernieuwende technieken zijn gebruikt, die spraakmakend (zijn) geweest in de maatschappij of die een meer dan gebruikelijke beeldbepalende werking op de omgeving hebben. Dit soort werken zijn in de toekomst wel historisch interessant en hiervan zal een deel van de ontstane archieven overgedragen moeten worden. In feite wordt hiermee invulling gegeven aan art. 5, sub e van het Archiefbesluit (Stb. 1995, nr. 671). Deze bepaling maakt het mogelijk om criteria te formuleren aan hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging uit te zonderen. Bij de betreffende handelingen en activiteiten zal steeds een verwijzing worden opgenomen naar de geformuleerde uitzonderingscriteria. De uitzonderingsgrond ex artikel 5 maakt het mogelijk om beeldbepalende objecten (van monumentaal belang bijvoorbeeld), objecten (kunstwerken) met een innovatief karakter (bijvoorbeeld specifieke spoorbruggen) of projecten en infrastructuur met een maatschappelijke waarde (bijvoorbeeld de aanleg van de HSL-Zuid) uit te zonderen van vernietiging. Om subjectiviteit in dat kader zoveel mogelijk te voorkomen is een nadere invulling van artikel 5, sub e. van het Archiefbesluit 1995 wenselijk. Hierbij is aangesloten bij de Criteria ter bepaling van de historische waarde van objecten, zoals die zijn vastgesteld voor het BSD Waterstaat in 2004. (BSD Waterstaat: Staatscourant 2004, nr. 155). Deze criteria zijn als uitgangspunt genomen en toegespitst op ProRail en rechtsvoorgangers:

1

Civieltechnische werken waarvoor andere materialen dan aarde en zand zijn gebruikt.

11

CRITERIA TER BEPALING VAN HISTORISCHE WAARDE VAN OBJECTEN Nr. 1

Criterium Het object is innovatief voor wat betreft vorm, techniek, inpassing of totstandkoming.

2

Het object is meer dan gebruikelijk beeldbepalend in vorm, materiaal, techniek, inpassing en/of geniet internationale bekendheid.

3

De aanleg van het object is als “groot project” aangewezen door de Tweede Kamer, en/of heeft een grondslag in een specifiek op het object toegesneden wet.

4

Het object of de aanleg ervan is maatschappelijk spraakmakend, bijvoorbeeld. blijkend uit sterke media-aandacht of grootschalige protesten.

5

Het object is aangewezen als beschermd monument, zoals bedoeld in de Monumentenwet 1988 (Stb. 1988, 638).

6

Het object vormt een essentiële schakel in de Nederlandse railinfrastructuur, bijvoorbeeld blijkend uit een zeer hoge verkeersdoorstroming of een zeer hoog economisch belang.

In het algemeen kan worden gesteld dat indien bij een kunstwerk één of meerdere van de bovenstaande criteria een rol spelen, de documentaire neerslag met betrekking tot deze objecten (kunstwerken) door ProRail wordt uitgezonderd van vernietiging en voor permanente bewaring in aanmerking komt.

12

5.

Selectielijst ProRail

5.1.

Opstellen strategie & beheer en het managen van de bedrijfsvoering

(1) Handeling Periode Product Opmerking Waardering

(2) Handeling Periode Product Opmerking

Waardering


Het voorbereiden, vaststellen, effectueren en evalueren van de inrichting van de organisatie. 1994 Inrichtings- en ontwikkelplannen, organisatie- en reorganisatierapporten, voortgangsrapportages. Hieronder valt het ontwikkelen van de organisatie, als ook de instelling van interne en externe stuur- en werkgroepen en de deelname daaraan. B (4) V 10:Ontwikkelen van de organisatie ten behoeve van interne bedrijfsvoering.

Het voorbereiden, (mede)vaststellen, coördineren, verantwoorden en evalueren van beleid. 1994 Beleidsnotities, beleidsvoorstellen, (jaar)verslagen en (jaar)rapportages. Beleid inzake de uitvoering van de primaire taken van ProRail, namelijk het beheer en onderhoud van het spoorwegnet. Hieronder hoort ook:, het voorlichtings- en communicatiebeleid, het archiefbeleid, het technologiebeleid, het incidenten- en calamiteitenbeleid, de netverklaring, jaarverslagen, milieuverslagen, jaarplannen, schade- en nadeelcompensatieregelingen, verkeersrapportages, procedure capaciteitstoewijzing, vrijgaveprocedures, erkenningsystemen. B (1,2,3,5) V 10: beleid gericht op het ondersteunende proces (de secundaire processen). Het, gevraagd en ongevraagd, leveren van adviezen en bijdragen ten behoeve van het beleid van overheden. 1994 Verslagen, onderzoeken, adviezen. Bijdragen aan beleidsvorming van andere overheden op het gebied van het spoorweginfrastructuur. Hieronder vallen onder meer: deelnemen aan nationale en internationale projecten. leveren van bijdragen aan nieuwe regelgeving en verdragen. leveren van juridische adviezen aan ministeries en Tweede Kamer. leveren van adviezen ten behoeve van het vervoer over het spoor. leveren van bijdragen aan internationale kennis en ervaring. adviseren van railvervoerders over de implicaties van milieuvoorschriften. adviseren vaststelling van groei- en capaciteitsdoelstellingen voor het railnetwerk aan rijksoverheid en vervoerders bijdragen aan het Nationaal Verkeers- en Vervoersplan van de minister van Verkeer & Waterstaat. adviseren en toetsen van dienstregelingen en lokale plannen. bijdragen aan ontwikkelplannen op het gebied van duurzaamheid, natuur en landschap.

13

Waardering


5.2.

B (1,2): Het adviseren over groei- en capaciteitsdoelstellingen van het railnetwerk, het leveren van bijdragen Nationaal Verkeers- en Vervoersplan, juridische adviezen. B (1,5): Daar waar ProRail de primaire verantwoordelijkheid draagt, optreedt als voorzitter of het secretariaat voert. V 20: beoordelen en adviseren over bestemmingsplannen en structuurvisies V 10: overige adviezen en bijdragen

Het voeren van intern overleg t.b.v. de operationele sturing. 1994 Agenda’s, verslagen en notulen. Het gaat hier niet om beleidsoverleg, maar om overleg over operationele zaken en bedrijfsvoering (werkoverleg). V3

Leveren beschikbare Infra & Transfer

(5) Handeling

Periode Product Opmerking

Waardering


Waardering

Het ontwikkelen, vaststellen en in stand houden van methoden, technieken, producten en diensten ten behoeve van het beheer van de railinfrastructuur. 1994 Vastgelegde beheermethoden en beheertechnieken, Het gaat hier onder meer om: - methodieken ten behoeve van netwerkplanning en verkeer- en vervoermodellen - studieresultaten samenhang spoornetwerk - ontwikkelingen reductie energiegebruik en geluid - ontwikkelingen handhaving of verhoging van de (spoorweg)veiligheid. - gestandaardiseerde methoden instandhoudingmanagement - productspecificaties en - catalogussen, railinfrasystemen - reken- en simulatiemodellen - meetprotocollen en Nulmetingen voor monitoren zettingen - opleidingsmateriaal railinfrastructuur en verkeersleiding B (5) beheermethoden en technieken met een brede maatschappelijke betekenis van belang voor het begrip voor de infra inrichting in Nederland, het milieu of de veiligheid (bijvoorbeeld studieresultaten samenhang spoornetwerk, ontwikkelingen reductie energiegebruik en geluid of ontwikkelingen handhaving of verhoging van de (spoorweg)veiligheid. V 20 na vervallen beheermethode of –techniek.

Het aanvragen en verkrijgen van vergunningen en ontheffingen voor het onderhouden en realiseren van (rail)infrastructuur. 1994 Vergunningsaanvragen, correspondentie, beroepschriften, bezwaarschriften, ontwerpbeschikkingen, beschikkingen. Het betreft het aanvragen van vergunningen en ontheffingen die benodigd zijn voor de grondverwerving of de realisering, het beheer en de instandhouding van de (voorgenomen) railinfrastructuur, alsmede het aantekenen van bezwaar en beroep tegen bezwarende vergunningen of ontheffingen of afwijzingen van vergunnings- of ontheffingsaanvragen. V 5 na vervallen van de vergunning en/of afstoten of slopen van het object

14

van vergunning


Waardering (9) Handeling Periode Product

Opmerking

Waardering

(10) Handeling Periode Product

Opmerking Waardering

Het zorgdragen voor toezicht op en rond de railinfrastructuur. 1994 – (2003, deels) Processen verbaal, aanvullende processen verbaal, correspondentie, verslagen, rapporten, onderzoeken, adviezen. 1. Het betreft hier onder andere: aanwijzen van buitengewoon opsporingsambtenaren (BOA’s) handhavend optreden op overtredingen uitoefenen van opsporingstaken opstellen van rapportages en processen-verbaal 2. Hieronder viel ook tot 2003 de spoorwegveiligheidstaak van Railned. Deze taak is in 2003 overgedragen aan de Inspectie Verkeer & Waterstaat. V7

Het realiseren van de railinfrastructuur. 1994 Onder andere: planningen, bestekken, voorontwerpen, risicoanalyses, technische adviezen en rapporten technisch onderzoek, projectoverdracht, opnamestaten, lijsten van gebreken, berichten van oplevering en indienststelling, verslagen. Additionele producten voorafgaand aan grote projecten (in verband met politieke besluitvorming): Verkenningsnotities, MIP en haalbaarheidsstudies, bodemonderzoek, startnotities, nota ’s voorkeursalternatief, traject- of projectnota’s, ontwerptracébesluiten, beschikking(aanvragen) en investeringsvoorstellen. Grote projecten hebben te maken met ministeriële en/of politieke goedkeuring. Die grote projecten maken integraal onderdeel uit van deze handeling en de neerslag van deze grote projecten wordt uitgefilterd. Grote projecten zijn bijvoorbeeld de aanleg van de Betuweroute, de aanleg van de HSL-Zuid of de aanleg van de Hanzelijn. De additionele producten voor grote projecten dienen daarom blijvend te worden bewaard. V 10 na het afstoten of sloop van het object: onderzoek, bouwtekeningen, analyses, overdracht, overeenkomsten, “as built” gegevens. V 7 na oplevering van het object: overige voorbereidende stukken (stukken met uitzondering van de onder V10 genoemde documenten) B (1, 5,): De additionele producten in geval van grote projecten en cultureel erfgoed indien één van de criteria ex artikel 5, sub e AB 1995 van toepassing is.

Het onderhouden van de railinfrastructuur. 1994 Programma’s van eisen, revisiebestekken, projectmatige documenten, tekeningen (met verdeelsleutels), onderhoudsvoorschriften (OVS), bedieningsvoorschriften (BVS), sleutelbeheer, certificaten en garantieverklaringen, inventarisaties, storingsmeldingen, onderhoudsprognoses (MOP), rapportages. Al dan niet in projectvorm. V 1 werkbeveiligingsinstructies (WBI) V 7 na oplevering werkzaamheden: bestekken, programma’s van eisen, overige voorbereidende stukken.

15

V 10 na het afstoten of sloop van het object: OVS, BVS, tekeningen. B: revisiebestekken (as built), tekeningen, OVS, BVS cultureel erfgoed en monumenten indien één van de criteria ex artikel 5, sub e AB 1995 van toepassing is. (11) Handeling Periode Product

Opmerking Waardering (32 A) Handeling Periode Product

Opmerking

Waardering

(12) Handeling Periode Product Waardering (30 A) Handeling Periode Product Opmerking

Waardering

Het inspecteren van de railinfrastructuur ten behoeve van het onderhoud. 1994 Storings- en onregelmatigheidsrapporten, schaderapporten, inspecties baan, inspecties seinwezen, overweginspecties, nulmetingen, staten van oplevering, kwaliteitschecklisten (NEN), meet- en keuringsrapporten, verkeerstellingen, filmbeelden, luchtfoto’s. Hieronder valt ook het verrichten van metingen, beoordelingen van storingen en onregelmatigheden. V3

Het verwerven van leveringen, werken en diensten ten behoeve van de instandhouding en realisatie van de railinfrastructuur. 1994 Contracten, offertes, aanbiedingen, aanbestedingsdocumenten, opdrachtbrieven, correspondentie, onderzoeksrapporten, voorontwerpen, bestekken. Onder deze handeling is de verwerving opgenomen die is gerelateerd aan het taakveld instandhouding en realisatie. Deze verwerving valt onder de concessie (zie ook handeling 32 B). V 7 na vervallen V 15: Europese aanbestedingen

Het verzorgen van de energievoorziening voor gebruikers van de railinfrastructuur. 1994 Rapporten, plannen, werktekeningen, correspondentie. V3

Het verwerven en afstoten van vastgoed ten behoeve van de realisatie en instandhouding van de railinfrastructuur. 1994 Correspondentie, contracten, notariële akten, koopovereenkomsten, eindvonnissen, betredingtoestemmingen, grondbalansen, taxatierapporten. Onder deze handeling is het verwerven en afstoten van vastgoed opgenomen dat integraal onderdeel uitmaakt van de railinfrastructuur in Nederland, dat zijn bijvoorbeeld stations, wisselhuisjes, overslagcentra en dergelijke. Deze worden binnen de primaire taak verworven en beheerd. Zie voor vastgoed dat wordt verworven en afgestoten ten behoeve van de huisvesting van Prorail als zodanig handeling 30 B). Het betreft hier: - het al dan niet via onteigening verwerven van percelen, erfdienstbaarheden en andere zakelijke rechten die voor het aanleggen en in stand houden van railinfrastructuur benodigd zijn. - het afstoten van onroerende goederen die niet langer deel hoeven uit te maken van de railinfrastructuur. Onder verwerven en afstoten wordt verstaan: verkoop, ruiling, slopen, aankoop, schenking, wegschenken, overdracht van vastgoed. V 20 na afstoten

16

B: voor monumentaal vastgoed en cultureel erfgoed indien één van de criteria ex artikel 5, sub e AB 1995 van toepassing is. (33) Handeling Periode Product Opmerking

Waardering (13) Handeling Periode Product Opmerking

Waardering

(14) Handeling


Waardering (15) Handeling

Het verlenen van erkenningen aan (spoor)bedrijven dat gewerkt wordt conform de veiligheidseisen en het controleren daarvan. 1994 Erkenningbesluiten, certificaten, audits, tussentijdse evaluaties, verlengingsbesluiten, gerechtelijke processtukken. Het betreft hier onder andere: - erkenningen aan spooraannemers (nieuwbouw en vernieuwing), procesaannemers (onderhoud), ingenieursbureaus, kabellegbedrijven en werkplekbeveiligingsbedrijven om aan het spoor te mogen werken. - audits. - beheer van de landelijke lijst kritische functies. In de lijst met kritische functies is aangegeven voor welke werkzaamheden welke eisen van kracht zijn waaraan derden moeten voldoen en die ingebed moeten zijn in het de wijze van opereren van het bedrijf. Het gaat in de praktijk over hoe de veiligheid van werknemers gedurende de werkzaamheden wordt geborgd en dat toezicht wordt uitgeoefend op de wijze van naleving van de eisen door het bedrijf en zijn medewerkers. V 5 na vervallen

Het realiseren en onderhouden van opstallen behorende bij de railinfrastructuur. 1994 Correspondentie, tekeningen, bestekken, onderzoek, rapporten. Hieronder vallen alle gebouwen, zoals seinposten, stations, en dergelijke. Deze handeling gaat over het realiseren en beheren (onderhoud en inrichting) van de vastgoedobjecten die integraal onderdeel uitmaken van de spoorinfrastructuur (voor het onderhoud en beheer van vastgoed behorende bij de huisvesting van ProRail als zodanig wordt verwezen naar handeling 31) V 5 na afstoten object B: voor monumentaal vastgoed en cultureel erfgoed indien één van de criteria ex artikel 5, sub e AB 1995 van toepassing is.

Het voorbereiden, vaststellen en implementeren van maatregelen ten behoeve van de duurzaamheid op het gebied van milieu, bodem, natuur en landschap. 1994 Compensatieplannen, correspondentie, verslagen, rapporten, besluiten, plannen van aanpak. Het betreft hier het opstellen en implementeren van maatregelen ter bescherming van de bodem of ter compensatie van aantasting van de milieu, bodem (o.a. sanering), natuur en landschap door werkzaamheden aan de railinfrastructuur. B (5)

Het sluiten van aanleg- en instandhoudingovereenkomsten met derden die delen van de openbare ruimte aansluitend op de railinfrastructuur in beheer hebben.

17


Waardering

5.3.

1994 Overeenkomsten, gerechtelijke processtukken, correspondentie. Het betreft hier het sluiten van overeenkomsten ten behoeve van de aanleg en instandhouding (onderhoud) van die onderdelen van de railinfrastructuur, waar naast ProRail derden een deel van de openbare ruimte in beheer hebben die de railinfrastructuur raken (geluidschermen, fietstunnels, enz.) V 10 na afstoten of sloop van het object

Leveren beschikbare treinpaden

(16 A) Handeling Periode Product

Opmerking

Waardering

(16 B) Handeling Periode Product Opmerking

Waardering (17) Handeling Periode Product

Het zorgdragen voor de geleiding van het railverkeer. 1994 Meldingsformulieren, logboekmeldingen (geeltjes), correctiepuntenlijsten, kwaliteitsoverzichten, aanwijzingen, rapportages, scenario’s, evaluatiedossiers, memo’s, correspondentie, dagverslagen, opgenomen gesprekken tussen machinisten, conducteurs en verkeersleiding. Dit is het actief sturen van het treinverkeer door middel van het nemen van verkeersmaatregelen. Het betreft dan: - het verkeer voor binnenlands en grensoverschrijdend gebruik; - het verkeer ten behoeve van het beheer van de railinfrastructuur; - het signaleren van onregelmatigheden in het verkeer; - het, in geval van calamiteiten of onvoorziene omstandigheden, geven van aanwijzingen aan vervoerders en de infrabeheerder inzake het gebruik van de railinfrastructuur; - het ruim schakelen van bovenleidinggroepen. V 1: verkeersleiding. B 5: aanwijzingen bij calamiteiten.

Het zorgdragen voor informatie over het verloop van het railverkeer. 1994 - 2012 Informatieverstrekking, aanwijzingen, operationele instructies, evaluaties, brochures, verslagen. Hier betreft hier: - het, namens vervoerders, verzorgen van de informatievoorziening aan reizigers inzake het verloop van de treindienst. - het informeren van vervoerders over verkeerssituaties. - het informeren van reizigers over verkeerssituaties. V1

Het onderzoeken van calamiteiten en incidenten. 1994 Rapporten, verslagen, foto’s, filmbeelden, geluidsopnamen (gesprek machinist – verkeersleiding), correspondentie, gerechtelijke processtukken.

18

Opmerking

Waardering

5.4.

Het gaat hier om al het bewijs en informatie ter afhandeling (ongevallenbestrijding), vastlegging en onderzoek van ontsporingen, ongelukken, terroristische aanslagen en andere calamiteiten en incidenten (in de zin dat er sprake is van slachtoffers en/of materiële schade). Hierbij kan worden samengewerkt met de Spoorwegongevallenraad en de Onderzoekraad voor de Veiligheid. Het gaat om een calamiteit als sprake is van bijvoorbeeld - ontsporingen met slachtoffers - een aanrijding van een trein met een vast object of andere trein of wegvoertuig waardoor wagenstellen vervormd, gekanteld of gestapeld zijn - de lekkage van gevaarlijke vloeistoffen met ernstige beschadiging van een of meer wagens, uitstroom en slachtoffers in de omgeving - terrorisme, gijzelingen, kapingen, gerichte sabotage of bomexplosies. B (5,6): calamiteiten V 3: incidenten

Verdelen beschikbare Infra & Transfer

(18) Handeling Periode Product Opmerking Waardering (19) Handeling Periode Product Opmerking


Waardering

Het toewijzen van railcapaciteit aan vervoerders 1994 Besluiten Het toewijzen van capaciteit ten behoeve van binnenlands of grensoverschrijdend gebruik of het beheer van de railinfrastructuur. V3

Het monitoren van het feitelijke infra- en transfergebruik. 1994 Rapporten, overzichten Het voor de lange termijn monitoren van het infra- en transfergebruik. Het betreft het verzamelen van cijfers over het gebruik van het spoor en de stations op elk willekeurig moment. Deze feiten worden verzameld en in statistieken verwerkt zodat uiteindelijk uitspraken kunnen worden gedaan over toekomstig gebruik van de infrastructuur. Hier betreft hier: - het personenvervoer en goederenvervoer voor binnenlands en grensoverschrijdend gebruik; - het verkeer ten behoeve van het beheer van de railinfrastructuur. V 10

Het sluiten van overeenkomsten met vervoerders over het gebruik van de hoofdspoorweginfrastructuur. 1994 Toegangsovereenkomsten, kaderovereenkomsten, instemmingbesluiten Het betreft hier het sluiten van overeenkomsten met vervoerders of andere gerechtigden over het gebruik en vergoeding van (gebruikte) capaciteit van de hoofdspoorweginfrastructuur (toegangs- en kaderovereenkomsten). B (5)

19

5.5.

Juridisch beheer van de Infra


Waardering



Waardering

5.6.

Het beschikken op claims en eisen om schadevergoeding van derden. 1994 Beschikkingen, verweerschriften, bezwaarschriften, uitspraken, vooropnamestaten, taxatierapporten, claims. Het betreft hier: - Het beschikken op aanvragen voor vergoeding van - planschade door bestemmingsplanwijzigingen. - bouwschade door bouwwerkzaamheden aan de railinfrastructuur. - overige schade ontstaat voor de uitvoering van de taken van ProRail. - Het behandelen van claims van aannemers. - Het voeren van verweer in bezwaarschriften beroepsprocedures inzake claims en eisen om schadevergoeding. V7

Het indienen van claims en eisen om schadevergoeding bij derden. 1994 Beschikkingen, gerechtelijke processtukken, vooropnamestaten, taxatierapporten, claims Het betreft hier het indienen van claims en eisen om schadevergoeding bij derden als schade is toegebracht aan railinfrastructuur (in aanbouw) of aan ProRail als organisatie, inclusief het voeren van gerechtelijke procedures. V7

Verzorgen ICT-diensten, DIV en informatiebeleid


Het beschikken op vergunningaanvragen en ontheffingsaanvragen van derden. 1994 Vergunningsaanvragen, vergunningen, correspondentie, beroepschriften, bezwaarschriften, ontwerpbeschikkingen, beschikkingen. De aanvragen betreffen het aanbrengen, hebben en houden van zaken en werken binnen de railinfrastructuur. ProRail beschikt namens de minister van Verkeer & Waterstraat (tegenwoordig minister van Infrastructuur en Milieu) over deze aanvragen en voert in voorkomend geval verweer tegen beroepen en bezwaren. De aanvragen van derden kunnen zeer verschillende dingen zijn, bijvoorbeeld een boer die een stuk land mag gebruiken tussen twee sporen in en daarop een stal bouwt of een particulier wiens tuin grenst aan een spoordijk en tegen de dijk een schuurtje bouwt maar ook Post.nl die een overslagpunt naast het spoor bouwt voor postverwerking (en vervoer van de post per spoor). V 1 voor afgewezen vergunningen V 5 voor afgewezen beroepen en bezwaren V 5 jaar na vervallen vergunning of ontheffing .

Het ontwikkelen en implementeren van ICT-systemen en software ten behoeve van de primaire en secundaire taken. 1994 Systemen, plannen, systeemontwerpen, informatieplannen,

20

Opmerking

Waardering


Opmerking Waardering


Opmerking

Waardering (27) Handeling Periode Product Waardering

productbeschrijvingen. Hieronder valt het ontwikkelen en plannen van de documentaire informatievoorziening, cartografische informatievoorziening, geo-informatie, verkeersleidingsystemen, beveiligingssystemen, computer- en informatiecentra, telefooncentrale, telematica, kantoorautomatisering en overige primaire systemen. V 10 V 20: stukken betreffende software en ICT-systemen die door ProRail zelf zijn ontwikkeld ten behoeve van het beheren van de railinfrastructuur. B (5): vastgestelde handboek van software en ICT-systemen die door ProRail zijn ontwikkeld ten behoeve van de primaire taken.

Het ontwikkelen, realiseren en onderhouden van de telecom infrastructuur. 1994 Planningen, bestekken, voorontwerpen, tekeningen, opnamestaten, lijsten van gebreken, berichten van oplevering, verslagen, programma’s van eisen, revisiebestekken, projectmatige documenten, onderhoudsvoorschriften (OVS), garantieverklaringen, inventarisaties, storingsmeldingen. Het gaat hier bijvoorbeeld om het glasvezelnetwerk dat naast het spoor is aangebracht en wordt gebruikt voor informatie-uitwisseling binnen ProRail V 5 na vervallen

Het beheren van de technische en functionele infrastructuur van de (basis)informatievoorziening ten behoeve van de uitvoering van de taken. 1994 Correspondentie, basisbeheerkaarten (BBK), geografische codekaarten kadastrale tekeningen, oppervlaktetekeningen, kolomtekeningen, eigendomskaarten, gemeentekaarten, alignementstekeningen, profielen van vrije ruimte, cartografische bestanden, kaarten voor ontwerpen en uitvoeren van werken, gas en watertekeningen, geluidsschermenkaarten, landmeetkundige informatietekeningen, lengteprofielen, PVS-tekeningen, waterlopentekeningen. Hieronder valt het beheren en onderhouden van , cartografische informatievoorziening, railgeometrie, geo-informatie, verkeersleidingsystemen, computer- en informatiecentra, telefooncentrale, telematica, databases, kantoorautomatisering en overige primaire systemen. V 5 na vervallen van de standaard of het systeem

Het operationeel beheren van de archivistische neerslag (de archieven) van de primaire en secundaire taken. 1994 Projectplannen, uitleenadministratie, verklaringen van overdracht, verklaringen van vernietiging, inventarissen, plaatsingslijsten en dergelijke. V5 B (5) Verklaringen van overdracht, verklaringen van vernietiging

21

5.7.

Verzorgen communicatie


Opmerking

Waardering


5.8.

Het uitvoeren van voorlichting en communicatie. 1994 Correspondentie, persberichten en eindproducten, zoals voorlichtingsplannen, publicaties, tijdschriften, folders, brochures, posters, websites, televisieprogramma’s. Hieronder vallen zowel interne als externe communicatie en voorlichting, zoals: - proloog (intern magazine). - intranet en internet. - ontwikkelen communicatiestrategie, inhoudelijke doelen en producten. - onderhouden en bewaken van de huisstijl. - organiseren van werkbezoeken. - organiseren van evenementen. V 10 B (3): één exemplaar van eindproducten van voorlichtingscampagnes, incidentele uitgaven en periodieken.

Het behandelen van vragen van burgers en bedrijven. 1994 Correspondentie, informatieverzoeken, klachten. Hieronder ook klachten van burgers, bedrijven, instellingen e.a. organisaties over de werkzaamheden van ProRail. V5 B (2): Vragen of klachten die een precedentwerking hebben en leiden tot beleidswijzigingen.

Verzorgen facilitaire diensten en inkoop

(30 B) Handeling Periode Product Opmerking

Waardering

Het verwerven en afstoten van vastgoed. 1994 Correspondentie, contracten, notariële akten, koopovereenkomsten, eindvonnissen, betredingtoestemmingen, grondbalansen, taxatierapporten. Onder deze handeling is het vastgoed opgenomen dat wordt verworven en afgestoten voor de huisvesting van de organisatie van Prorail op zich en die geen integraal onderdeel uitmaakt van de operationele spoorinfrastructuur (zie daarvoor handeling 30 A). Het betreft hier het verwerven en afstoten van percelen, erfdienstbaarheden en andere zakelijke rechten voor huisvesting. Onder verwerven en afstoten wordt verstaan: verkoop, ruiling, slopen, aankoop, schenking, wegschenken, overdracht van vastgoed. V 20: na afstoten B: voor monumentaal vastgoed en cultureel erfgoed indien één van de criteria ex artikel 5, sub e AB 1995 van toepassing is.

22


Waardering

(32 B) Handeling Periode Product

Opmerking:

Waardering:

5.9.

Het realiseren en onderhouden van de huisvesting. 1994 Correspondentie, tekeningen, bestekken, onderzoek, rapporten. Onder deze handeling is het onderhoud en de inrichting van het vastgoed dat is bestemd voor de huisvesting van de organisatie van ProRail op zich en die geen integraal onderdeel uitmaakt van de operationele spoorinfrastructuur (zie handeling 13 voor onderhoud en inrichting van vastgoed als onderdeel van de spoorinfrastructuur) Hieronder vallen dus gebouwen beheerd door het facilitair bedrijf. V 5: na afstoten object B: voor monumentaal vastgoed en cultureel erfgoed indien één van de criteria ex artikel 5, sub e AB 1995 van toepassing is.

Het verwerven van leveringen, werken en diensten ten behoeve van het ondersteunend proces. 1994 Inkoopadministratie, overeenkomsten, contracten, offertes, aanbiedingen, aanbestedingsdocumenten, opdrachtbrieven, correspondentie, onderzoeksrapporten, voorontwerpen, bestekken. Onder deze handeling is de verwerving opgenomen die betrekking heeft op de secundaire taken, dus de staftaken van ProRail. Bijvoorbeeld een aanbesteding voor de inzet van uitzendkrachten of voor financiële software. Deze vallen niet onder de concessie (zie ook handeling 32 A). V 7 na vervallen V 15: Europese aanbestedingen

Leveren van personeelsdiensten


Waardering


Het realiseren en implementeren van het personeelsbeleid. 1994 Plannen van aanpak, procedures, circulaires, overeenkomsten. Hieronder valt de uitvoering van alle afspraken die worden gemaakt in de vorm van collectieve en individuele overeenkomsten, bedrijfsregelingen, adviezen op het gebied van arbeidsomstandigheden, rechtspositie en arbeidsvoorwaarden, mobiliteit, opleidingsplannen, etc. Onder het uitvoeren van het personeelsbeleid vallen alle uitvoerende activiteiten die niet specifiek op een personeelslid zijn gericht (organiseren van trainingen, personeelsplannen uitwerken etc.) en het vaststellen van de aard en het niveau van de functies (functieomschrijvingen, - profielen) en salarisschalen. V 10 na vervallen V 5: opleidingsplannen

Het werven en selecteren van personeel. 1994 Vacatures, sollicitatiebrieven Onder het werven van personeel vallen sollicitatieprocedures: een groot deel van de sollicitanten wordt geen personeel. De sollicitatiebescheiden van de aangenomen medewerkers komen in het personeelsdossier en vallen onder de handeling 36.

23


Waardering

V1

Het zorgdragen voor personeel beheer 1994 Personeelsdossiers, gerechtelijke processtukken Personeelsdossiers van medewerkers, die uit hoofde van hun functie te maken hebben gehad met chemische en andere gevaarlijke stoffen worden 75 jaar bewaard. Benoemingen van leden van de Raad van Bestuur/ Directie of dossiers van personen die een bijzondere betekenis hebben (gehad) voor de organisatie/het beleidsterrein) worden blijvend bewaard. V 1: Assessments V 2: Medische en re-integratiedossiers V 7: Reguliere personeelsdossiers na vervallen dienstverband V 75: Informatie over (mogelijke) individuele en groepsbesmetting met chemische en andere gevaarlijke stoffen B (4): Benoemingen Raad van Bestuur/ Directie of dossiers van personen die een bijzondere betekenis hebben (gehad) voor de organisatie/het beleidsterrein)

5.10. Planning & control bedrijfsvoering en financiële administratie (37) Handeling Periode Product Opmerking

Waardering



Het verwerven van financiële middelen. 1994 Beschikkingsaanvragen, correspondentie, beschikkingen, vervoerderoverzichten Alle activiteiten gericht op het verkrijgen van liquide middelen uit fondsen, wet of regelgeving en het verantwoorden van de juiste aanwending van die verkregen financiële middelen. Het betreft hier onder meer: - het heffen en innen van de gebruikersvergoeding. - het aanvragen van de financieringsbeschikking bij de minister, dat is de financieringsaanvraag bij de minister van I&M ten behoeve van het uitvoeren van de concessie. - het innen van boetes. V7 B (1): Aanvragen financieringsbeschikking bij de minister en verantwoording aan de minister

Het opstellen van de begroting en de verantwoording. 1994 Begrotingen, jaarstukken, financiële plannen, financiële overzichten, rapportages, investeringsvoorstellen, correspondentie, jaarrekening. Alle activiteiten gericht op het inzichtelijk krijgen van toekomstige kosten, het begroten en verantwoorden van kosten. V 7 na vaststelling jaarrekening B (3): begrotingen en jaarrekeningen

Het beheren van financiële middelen. 1994 Boekhouding, financiële administratie, salarisadministratie,

24

Opmerking

Waardering

belastingaanslagen Alle activiteiten gericht op: - het administreren van de kosten en opbrengsten - het beheren van debiteuren en crediteuren - het beheren van de liquide middelen - het verantwoorden van ontvangsten en uitgaven - baten en lasten V 7 na vaststellen van de jaarrekening V 10: BTW gegevens onroerende zaken

5.11. Samenwerkingsverbanden (40) Handeling Periode Product Opmerking

Waardering

Het aangaan van joint-ventures en samenwerkingsverbanden 1994Onderhandelingen, planningen, overeenkomsten, contracten Hieronder vallen alle activiteiten die zijn gericht op het aangaan van samenwerking tussen ProRail en andere partijen gericht op commerciële of waarde toevoegende activiteiten. Zo is ProRail een joint-venture aangegaan met het havenbedrijf Rotterdam en het havenbedrijf Amsterdam (Keyrail), wordt capaciteit verhuurd op het eigen glasvezelnet in een jointventure met Tennet (Relined) en is gezamenlijk met de NS de Spoorbouwmeester ingesteld die adviseert bij grote projecten, B (1)

25

Bijlage: geraadpleegde bronnen Jaarverslagen en beheerplannen -

Beheerplan ProRail 2005, Planning & Control (januari 2005) Beheerplan 2011, Corporate Finance & Control / Bedrijfsstrategie (december 2010) Jaarbericht 2003, ProRail aan het werk in 2003 Jaarbericht 2005, ProRail aan het werk in 2005 Jaarverslag 2010, ProRail

Wet en regelgeving -

Spoorwegwet, 9 april 1875 (Stb. 1875, 67 ) Spoorwegwet, 23 april 2003 (Stb. 2003, 264) Locaalspoor- en Tramwegwet, 1 november 1902 (Stb. 1900, 118) Wet aanleg locaalspoor- en tramwegen, 15 december 1917 (Stb. 1917, 703) Tramwegreglement, 24 februari 1920 (Stb. 1920, 85) Wet zwerfstroomen, 1 november 1924 (Stb. 1924, 498) Reglement zwerfstroomen, 5 februari 1925 (Stb. 1925, 29) Reglement op de Raccordementen, 6 mei 1966 (Stb. 1966, 200) Algemeen Reglement Vervoer (ARV), 20 december 1966 (Stb. 1966, 556), laatstelijk gewijzigd bij besluit van 4 november 2006 (Stb. 2006, 551) Reglement dienst hoofd- en lokaalspoorwegen, 25 januari 1977 (Stb. 1977, 152 ) Metroreglement, 30 oktober 1981 (Stb. 1981, 700) Besluit spoorwegbruggen, 15 februari 1988 (Stb. 1988, 60). Tracéwet, 16 september 1993 (Stb. 1993, 582 ) Regeling vervoer over de spoorweg van gevaarlijke stoffen, 2 december 1998 (Stcrt. 1998, 241 rectificatie in Stcrt. 1998, 250) Regeling erkenning en keuringsvoorschriften aangemelde instanties Trans-Europees hogesnelheidsspoorwegsysteem, 14 december 1999 (Stcrt. 1999, 245) Wet personenvervoer 2000, 6 juli 2000 (Stb. 2000, 314) Concessiewet personenvervoer per trein, 23 april 2003 (Stb. 23 april 2003, 256) Besluit personenvervoer 2000, 14 december 2000 (Stb. 2000, 563) Besluit bepalingen met betrekking tot toezicht ex artikel 10 Spoorwegwet, enz. (instelling Inspectie Verkeer en Waterstaat), 24 oktober 2001 (Stb. 2001, 520) Besluit bedrijfsvergunning en veiligheidsattest hoofdspoorwegen, 3 december 2004 (Stb. 2004, 661) Besluit capaciteitsverdeling hoofdspoorweginfrastructuur, 3 december 2004 (Stb. 2004, 667) Besluit spoorweginfrastructuur: Besluit van 3 december 2004 (Stb. 2004, 665) Besluit keuring spoorvoertuigen, 3 december 2004 (Stb. 2004, 660) Besluit spoorverkeer, 3 december 2004 (Stb. 2004, 662) Besluit spoorwegpersoneel, 3 december 2004 (Stb. 2004, 664) Regeling veiligheidsattest hoofdspoorwegen, 15 december 2004 (Stcrt. 2004, 248) Regeling keuring spoorvoertuigen, 15 december 2004 (Stcrt. 2004, 248 rectificatie in Stcrt. 2006, 91) Regeling hoofdspoorweginfrastructuur, 15 december 2004 (Stcrt. 2004, 248) Regeling spoorverkeer, 15 december 2004 (Stcrt. 2004, 248) Regeling eisen keuringsinstanties Spoorwegwet, 15 december 2004 (Stcrt. 2004, 248) Regeling spoorwegpersoneel, 15 december 2004 (Stcrt. 2004, 248) Besluit aanwijzing hoofdspoorwegen, 20 december 2004 (Stb. 2004, 722) Besluit hoofdrailnet, 20 december 2004 (Stb. 2004, 742) Besluit aanwijzing toezichthouders, 17 april 2005 (Stcrt. 2005, 73) Regeling tarieven Spoorwegwet, 25 mei 2005 (Stcrt. 2005, 103)

26

-

Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar ProRail 2007, 12 december 2006, nr. 5458270/06/CBK (Stcrt. 2006, 252) Regeling zonekaart spoorwegen, 25 januari 2007 (Stcrt. 2007, 22) Besluit Betuweroute, 30 mei 2007 (Stb. 2007, 206) Besluit noordelijke deel HSL-Zuid, 22 juni 2007 (Stb. 2007, 244)

27

Selectielijst voor de neerslag van handelingen van ProRail en rechtsvoorgangers

Recommend Documents