Whitepaper
Selectie van een particuliere beveiligingsorganisatie U wilt een particuliere beveiligingsorganisatie inhuren en start een aanbestedingsprocedure. Hoe gaat dat eigenlijk in zijn werk? Wat zijn goede selectiecriteria, welke uitsluitingsgronden moet u hanteren? Dit artikel, dat is samengesteld uit informatie van online bronnen, geeft u een aantal handvatten voor dit ingewikkelde terrein en pleit voor meer aandacht voor organisatorische/operationele en personeelscriteria bij de gunning.
Ontwikkelingen in de beveiligingsbranche Onderzoeken en scans die afgelopen twee jaar zijn uitgevoerd tonen aan de beveiligingsbranche een groeimarkt is, ondanks de teruggang in de economie. Enkele belangrijke trends in de markt van beveiligingsbedrijven zijn:
groeiende aandacht voor beveiliging van data; integratie met schoonmaak en/of catering; techniek op afstand; toenemende specialisatie van kleine bedrijven; kleine bedrijven richten zich op terugbrengen van hun overhead; grotere bedrijven richten zich op innovatiemogelijkheden van technische beveiligingsmiddelen.
Helaas moesten beveiligingsbedrijven de afgelopen jaren regelmatig zo laag in de prijs gaan zitten om kans te maken op een beveiligingsopdracht, dat ze nauwelijks nog veiligheid kunnen bieden. In de gehele beveiligingsbranche staat de kwaliteit onder druk omdat opdrachtgevers, ook de overheid, voor een dubbeltje op de eerste rang willen zitten. Beveiligingsbedrijven kiezen er regelmatig voor om onervaren en goedkopere beveiligers aan te nemen om hun marge te verbeteren. Dat komt de kwaliteit van dienstverlening niet ten goede. Deze slechte ontwikkelingen staan hoog op de agenda van De Nederlandse Veiligheidsbranche (voortzetting van de Vereniging Particuliere Beveiligingsbedrijven (VPB), die is opgeheven op 31 december 2011). De Nederlandse Veiligheidsbranche heeft daarom in haar beleidsplan 2012-2013, getiteld ‘Ketenpartner in Veiligheid’, onder andere de volgende doelstellingen gepubliceerd:1
1
Nederlandse Veiligheidsbranche, Gorinchem, januari 2011, http://www.vpb.nl/media/publicaties_nwe_site/beleidsplan_2011__2013_ketenpartner_in_veiligheid_versie_2011_definitief.pdf.
www.securitymanagement.nl
Whitepaper
Er komt een verplichte herhalingscursus en -toets na vijf jaar voor alle beveiligers. De erkenning voor leerbedrijven moet in de beveiliging zijn voorbehouden aan bedrijven die al meer dan vijf jaar bestaan, meer dan 15 fte in dienst hebben waaronder een gecertificeerde praktijkbegeleider met minstens twee jaar werkervaring. In eerstvolgende cao moet modernisering arbeidstijden geregeld zijn en een basis gelegd worden voor ergonomisch gezonde roosters. Er moet een apart segment in de cao komen voor oproepkrachten in evenementenbeveiliging. Het gunningscriterium ‘laagste prijs’ moet verdwijnen uit overheidsaanbestedingen voor beveiliging. Bij aanbestedingen volgens het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige aanbieding’ moet kwaliteit nog zwaarder gaan wegen. De Nederlandse Veiligheidsbranche zal zich hier hard voor maken, in samenwerking met VNO-NCW en zusterverenigingen in de facilitaire dienstverlening. De Nederlandse Veiligheidsbranche wil dat er een einde komt aan onredelijke en/of onmogelijke leveringseisen door opdrachtgevers zoals de eis van onbeperkte aansprakelijkheid of zeer lange betalingstermijnen.
De aanbesteding Regelgeving Voor objectieve en gestructureerde selectiemethodieken wordt geadviseerd het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) als leidraad te gebruiken. In Richtlijn 2004/18/EG en in Bao zijn de drie specifieke richtlijnen voor respectievelijk werken, leveringen en diensten samengevoegd. Overige bronnen van aanbestedingsrecht zijn: EG-Verdrag Europese aanbestedingsrichtlijnen Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass) Aanbestedingsbeginselen Aanbestedingsplicht in specifieke wetgeving Aanbestedingsreglementen Algemene beginselen van behoorlijk bestuur (abbb) Precontractuele goede trouw Aanbestedingswet Rechtsbeschermingsrichtlijnen Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbesteden (Wira). De Wira is per 19 februari 2010 in werking getreden. De Wira geldt voor alle aanbestedende diensten, waaronder gemeenten. Met de Wira zijn de Europese rechtsbeschermingsrichtlijnen omgezet in nationale wetgeving. Met een beroep op deze wet kan een benadeelde ondernemer de rechter verzoeken een overeenkomst te vernietigen,
www.securitymanagement.nl
Whitepaper
omdat deze ten onrechte onderhands is gegund en volgens het Bao of Bass Europees aanbesteed had moeten worden. Hoe gaat u te werk? Over hoe u te werk moet gaan bij een Europese aanbesteding kunt u online veel nuttige informatie vinden, waaronder het Kennisportal Europees Aanbesteden (www.europeseaanbestedingen.eu). Op deze websites vindt u standaarddocumenten en Programma’s van Eisen (PVE) die passen bij uw aanbestedingsvisie. U dient zich te registreren voordat u de standaarddocumenten van deze websites kunt downloaden. De standaarddocumenten voor Europese aanbesteding van beveiligingsdiensten bieden voldoende waarborgen voor een zorgvuldige aanbesteding, bieden veel inzicht, en kunnen als sjabloon toegepast worden voor niet-Europese aanbestedingen. Het aanbestedingsproces op hoofdlijnen Een aanbesteding omvat de volgende stappen: 1. Uitnodiging informatiesessie, toelichting tenderproces en stappen 2. Locatiebezichtiging 3. Mogelijkheid tot stellen van verduidelijkende vragen 4. Beoordelen rechtmatigheid van ontvangen inschrijvingen 5. Vaststellen volledigheid inschrijving 6. Beoordelen volledigheid van ontvangen inschrijvingen 7. Vaststellen geldigheid inschrijving 8. Controleren op aanwezigheid uitsluitingsgronden 9. Beoordelen van geschiktheid van inschrijvers2 10. Beoordelen van aanbiedingen 11. Meedelen gunningsbeslissing en standstill-termijn 12. Bericht van voorgenomen gunning 13. Bezwaar tegen de voorgenomen gunning 14. Gunning 15. Ondertekening van de overeenkomsten 16. Implementatiefase 17. Inregelen nieuwe contracten 18. Ingang overeenkomst
2
Waar in dit artikel gesproken wordt van inschrijver wordt bedoeld de particuliere beveiligingsorganisatie (PBO).
www.securitymanagement.nl
Whitepaper
Benodigde gegevens Voor een PBO op de aanbesteding kan inschrijven, heeft zij van u uw tenderuitvraag nodig. Daarin staat onder andere omschreven de gewenste dienstverlening, contractduur, facturatie- en betalingscondities, aantal objecten, te beveiligen risico-objecten, de risico’s die uw organisatie loopt. U kunt voorbeelden vinden voor beveiligings- en receptiediensten, alarmcentralediensten, mobiele surveillance, sleutelhouderschap, openings- en sluitronden en alarmopvolging op www.tenderned.nl. Voor een Europese aanbesteding van beveiligingsdiensten, zie de website van CoESS: www.coess.eu.
Selectiemethoden Bij selectie wordt gebruik gemaakt van gunningscriteria, uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Gunningscriteria zijn inhoudelijke criteria die dienen tot de beoordeling van de inschrijvingen. Aan de hand van deze criteria wordt de winnende inschrijving geselecteerd. In tegenstelling tot de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zien deze criteria op de inhoudelijke beoordeling van de inschrijvingen en niet op de kwalitatieve beoordeling van de inschrijvers. Gunningscriteria kunnen zijn: prijs; economisch meest voordelige inschrijving (prijs-kwaliteitverhouding). Zie voor een uitgebreide toelichting de Europese Aanbestedingen Portal (www.europeseaanbestedingen.eu). De kwalitatieve beoordeling van inschrijvers vindt plaats met behulp van de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Dit zijn selectiecriteria die worden gebruikt om het aantal deelnemers te verminderen. Uitsluitingsgronden zien op persoonlijke omstandigheden van de aanbieder die door de aanbesteder worden geëist voor toelating tot de aanbestedingsprocedure. Geschiktheidseisen geven het niveau aan van de bekwaamheden die de aanbieder moet hebben om in aanmerking te komen voor gunning. Geschiktheidseisen moeten eenduidig en objectief zijn én verband houden én in verhouding staan tot het voorwerp van de aanbesteding. Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden betreffen vaak de persoonlijke situatie van ondernemers, waaronder de vereisten in verband met de inschrijving in het beroeps- of handelsregister.
www.securitymanagement.nl
Whitepaper
Geen crimineel verleden: Beschrijving: De onderneming of een bestuurder ervan is in de afgelopen vier jaar niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld op grond van de volgende artikelen van het Wetboek van Strafrecht: 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater. Vereisten: De onderneming of een bestuurder overlegt de verklaring omtrent het gedrag rechtspersoon, bedoeld in artikel 30 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens. Deze verklaring is aan te vragen bij de minister van Veiligheid en Justitie. In de praktijk worden de aanvragen behandeld door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (COVOG). Geen ernstige beroepsfout: Beschrijving: De onderneming of een bestuurder ervan heeft in de afgelopen vier jaar in de uitoefening van zijn beroep geen een ernstige fout begaan. Vereisten: De onderneming of een bestuurder overlegt de verklaring omtrent het gedrag rechtspersoon, bedoeld in artikel 30 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens. Deze verklaring is aan te vragen bij de minister van Veiligheid en Justitie. In de praktijk worden de aanvragen behandeld door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (COVOG). Geen faillissement Beschrijving: De onderneming of een bestuurder ervan verkeert niet in staat van faillissement of liquidatie; de werkzaamheden van de onderneming zijn niet gestaakt; de onderneming verkeert niet in surseance van betaling, er is geen (faillissements)akkoord gesloten noch verkeert de onderneming in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie. Vereisten: De onderneming of een bestuurder overlegt een non-faillissementsverklaring waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver niet verkeert in een van die omstandigheden. Deze verklaring is aan te vragen bij de griffier van de rechtbank van het arrondissement waarin de onderneming gevestigd is. Geen surseance van betaling: Beschrijving: Voor de onderneming of een bestuurder ervan is geen faillissement of liquidatie aangevraagd; tegen de onderneming is geen procedure van vereffening of surseance van betaling aangevraagd. tegen de onderneming is geen akkoord, dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wetof regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie aanhangig gemaakt. Vereisten: De onderneming of een bestuurder overlegt een non- faillissementsverklaring waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver niet verkeert in één van die
www.securitymanagement.nl
Whitepaper
omstandigheden. Deze verklaring is aan te vragen bij de griffier van de rechtbank van het arrondissement waarin de onderneming gevestigd is. Geen gerechtelijke uitspraak: Beschrijving: Tegen de onderneming of een bestuurder ervan is in de afgelopen vier jaar niet een onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak gedaan op grond van overtreding van op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel. Vereisten: De onderneming of een bestuurder overlegt de verklaring omtrent het gedrag rechtspersoon, bedoeld in artikel 30 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens. Deze verklaring is aan te vragen bij de minister van Veiligheid en Justitie. In de praktijk worden de aanvragen behandeld door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (COVOG). Geen valse verklaringen: Beschrijving: De onderneming of een bestuurder heeft bij het verstrekken van inlichtingen die door de aanbestedende dienst van hem waren verlangd in het kader van aanbestedingsprocedures zich niet in ernstige mate schuldig gemaakt aan het verstrekken van valse verklaringen of zijn onderneming heeft deze inlichtingen niet, of niet volledig verstrekt. Vereisten: De onderneming of een bestuurder verklaart dat hij zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of dat hij geen informatie of onvolledige informatie heeft verstrekt. Betalingen premies: Beschrijving: De onderneming of een bestuurder ervan heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies. Vereisten: De onderneming of een bestuurder overlegt een verklaring omtrent betalingsgedrag werknemersverzekering en volksverzekering waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen. Aanvragen bij de Belastingdienst. Betalingen belastingen: Beschrijving: De onderneming of een bestuurder ervan heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van belastingen. Vereisten: De onderneming of een bestuurder overlegt een verklaring omtrent betalingsgedrag belastingen waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen. Aanvragen bij de Belastingdienst.
www.securitymanagement.nl
Whitepaper
Economische en financiële draagkracht: Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan. Geschiktheidseisen Voorwaarden betreffende een opdracht tot dienstverlening: Het verrichten van de dienst is aan een bepaalde beroepsgroep voorbehouden. Rechtspersonen moeten de namen en beroepskwalificaties opgeven van het personeel dat met de uitvoering van de dienstverleningsopdracht wordt belast. Vakbekwaamheid: Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan.
Aanbevolen kwaliteitscriteria Aan welke kwaliteitscriteria moet een PBO voldoen? Enkele organisatorische/operationele criteria, zijn bijvoorbeeld: conformiteit aan standaarden (ISO 27001/27002, enz.) en kwaliteitssystemen (ISO 9001, enz.); Keurmerk Beveiliging; voldoet rapportagesysteem/database voor personeel aan Confidentiality-IntegrityAvailability (CIA)? kwaliteitsborging (periodieke inspecties, periodieke oefeningen); control cycli (self assessments, reviews, externe audits); businessmodel (‘uurtje factuurtje’ of klantgericht/kwaliteitsgericht/oplossingsgericht?); is er een RI&E gehouden laatste vijf jaren?; duurzaamheidsbeleid en SMART-doelstellingen; social return; participatie in publiek-private samenwerkingsprojecten; deelname van specialisten van de PBO aan expertgroepen en seminars; eigen opleiders, trainers en consultants; erkend ECABO-leerbedrijf; één contactpersoon en één verrekenadres (one-stop-security). Personeelscriteria zijn bijvoorbeeld: vakmatig bekwame operationeel securitymanager (proactieve ondersteuning van de opdrachtgever/contactpersoon, dient deze te ‘ontzorgen’); personeelsbeleid (hoe gaat de aanbieder om met werving, selectie, coaching, vaardigheidstrainingen, bijscholing, opleidingen, verzuimbegeleiding, tegengaan verloop?); keuring kandidaat-beveiliger in selectieproces bij indiensttreding (assessment, toetsing vakkennis, werkervaring, referenties);
www.securitymanagement.nl
Whitepaper
certificeringen en trainingen. Risico-indicatoren of minpunten zijn onder andere: hoog percentage job hoppers; ernstige integriteitsincidenten; prijsgestuurde dienstverlening; blootstelling aan personele risico’s; onvoldoende kennis en kunde bij uitvoerende beveiligers (geen herhalingstrainingen); facturatieproblemen; klachten over de dienstverlening en kwaliteit van beveiligers, onvoldoende aansturing, begeleiding en controle. Kwaliteitsborging of pluspunten zijn onder andere: structurele controle op de kwaliteit van de dienstverlening (analyses van rapportages); structurele controle op het vakmanschap (kennis en kunde) van beveiligingsmedewerkers; begeleiding beveiligingsmedewerkers on-the-job; afgesproken certificeringen en (herhalings)trainingen van beveiligingsmedewerkers worden bijgehouden en gerapporteerd aan opdrachtgever; periodieke toetsing van kennis en vaardigheden van beveiligingsmedewerkers; functionerings- en beoordelingsgesprekken; periodiek werkoverleg (met vaste agenda en doorlopend genummerde actiebesluitenlijst met eigenaar/deadline, bespreking van serviceaspecten, klachten en complimenten); klachtenlogboek wordt bijhouden.
Beoordeling aanvraag De Confederation of European Security Services (CoESS) is een representatieve organisatie van werkgevers in de privébeveiligingssector. De CoESS heeft op haar website (www.coess.org) een aantal handige tools die u kunt downloaden. Bijvoorbeeld een evaluatietool om aanbiedingen te beoordelen. In de Excel-werkbladen kunt u uw eigen vereisten inzake prijs en kwaliteit specificeren. Aan de hand van de uitgelegde evaluatierichtlijnen zult u zelf punten voor de prijs en de verschillende kwaliteitscriteria kunnen toekennen per inschrijver, en de wegingsfactoren bepalen. Daarna zal automatisch worden geëvalueerd welke inschrijver de beste waarde verleent. Daarnaast is er een handleiding, die is bedoeld om inkopers aan de hand van verschillende essentiële kwaliteitscriteria te begeleiden bij de keuze van een hoogkwalitatieve verlener van beveiligingsdiensten. Via deze handleiding kunt u onderscheid maken tussen de specifieke
www.securitymanagement.nl
Whitepaper
vereisten van de verschillende locaties en beveiligingsopdrachten. Op die manier kunnen de uitbestedende organisaties hun vereisten duidelijk en gedetailleerd specificeren voor de toekomstige inschrijvers op een aanbesteding, waardoor een kwalitatief hoogstaand antwoord wordt gewaarborgd.
Selectie op basis van organisatorische/operationele en personeelscriteria Het selecteren van een particuliere beveiligingsorganisatie (PBO) op facilitaire security en optimale service is geen gemakkelijke opgave. Als opdrachtgever wilt u ‘in control’ zijn, en een goede nachtrust hebben. De inschrijver moet in staat zijn die te bieden, dus niet alleen beloven die te zullen bieden. Ervaren operationele securitymanagers zullen beamen dat beveiligingsdienstverlening vooral mensenwerk is; dat organisatorische/operationele en personeelscriteria dé succesfactoren zijn van goede facilitaire security en optimale service. Naast zaken als kennis, kunde en vaardigheden, is ook de bedrijfscultuur in brede zin van belang (proactiviteit, veranderingsgezindheid, servicegerichte attitude), evenals het personeelsmanagement. Het valt op dat in veel in aanbestedingsprocessen er gekozen wordt voor de inschrijver met de laagste prijs en dat het programma van eisen wordt dichtgetimmerd met rigide procesbeschrijvingen en outputs. Na de gunning wordt dit alles in een juridisch ingepakt contract gestopt om zo de beschreven dienstverlening af te dwingen, desnoods tot aan de rechter toe. Vaak blijkt dan dat de kwalitatieve en ontwikkeldoelstellingen niet worden behaald, er dus geen optimale service wordt verleend en dat er meerdere quality upgradingprojecten moeten worden uitgevoerd om de contractuele dienstverlening te kunnen verwezenlijken. De tirannie van de laagste prijs als finaal besliscriterium verdrijft de aandacht voor de organisatorische/operationele en personeelscriteria die belangrijker zijn bij gunning van beveiligingsopdrachten. Wanneer er meerdere PBO’s op uw tender inschrijven die in vakmatig opzicht weinig van elkaar verschillen, zullen de organisatorische/operationele en personeelscriteria het verschil moeten maken. U moet erachter zien te komen hoe hun bedrijfscultuur is en of processen, visie, missie, waarden, beleid en kwaliteitsdoelstellingen aansluiten bij die van u. De beveiligingscriteria kunnen met goed vakmanschap geborgd worden, maar een bedrijfscultuur is een uitkomst van meerdere – al dan niet gecoördineerde – inspanningen. Een bedrijfscultuur ‘ evolueert’ en laat zich niet door beloften tijdens een aanbestedingsproject regisseren.
www.securitymanagement.nl
Whitepaper
Belangrijke vragen zijn: Hoe is de beveiligingsorganisatie georganiseerd? Hoe worden de beveiligingsmedewerkers aangestuurd? Zijn de beveiligers volledig gecertificeerd? Hebben de beveiligers de vereiste (herhalings)trainingen gevolgd? Heeft de inschrijver ‘best practices’ en referenties waarmee aangetoond kan worden waar en hoe hij dit soort opdrachten al vaker uitgevoerd heeft? Kortom wat ‘doet’ de inschrijver nu al aan coaching-on-the-job, aan opleiding en training, aan kwaliteitsborging en control-cycli, en aan rapportages en analyses van zijn dienstverlening, als onderdeel van zijn bedrijfscultuur? Indien de inschrijvende beveiligingsorganisatie tevens dezelfde kwaliteitsnormen en duurzaamheidsdoelen nastreeft als haar opdrachtgever, dan is er sprake van een ‘match’. Van meer (wetenschappelijke) aandacht voor deze criteria als succesfactoren voor goede facilitaire security en optimale service, vooral bij overheidsaanbestedingen, zal een stuwende werking uitgaan voor kwaliteitsverbetering binnen de beveiligingsbranche. Een branche die intussen groter in medewerkers aantal is dan de politie en steeds meer toezichthouderstaken toebedeeld krijgt. De terugtredende overheid maakt de noodzaak voor het verlenen van een hogere prioriteit aan deze kwalitatieve criteria alleen maar groter.
Bronnen
www.aanbestedingskalender.nl www.coess.org www.ecabo.nl www.europeseaanbestedingen.eu www.particulierebeveiliging.com www.pianoo.nl www.platformbeveiliging.nl www.securebestvalue.org www.sobb.nl www.svpb.nl www.tenderned.nl www.veiligingheidsbranche.nl
Auteur Olof Homoet, RSE
www.securitymanagement.nl
