Section 1 MENGENAL ND95

Section

1

MENGENAL

ND95

1.1. SEKILAS TENTANG ND95

APAKAH ND ND95 ?

N

D95 merupakan perangkat lunak aplikasi (application software) yang khusus dirancang dan dikembangkan untuk dipergunakan oleh perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha distribusi. Berbekal pengalaman kami dalam ikut mengembangkan dan mengimplementasikan program distribusi pada salah satu produsen consumer products terbesar di Indonesia, kami telah mengembangkan ND95 menjadi suatu perangkat lunak yang jauh lebih handal dan fleksibel. ND95 dikembangkan pada platform sistem operasi DOS, sehingga dapat dijalankan pada Local Area Network umum seperti Novell; dengan demikian sistem ini lebih mengantisipasi terhadap perkembangan teknologi komputer baik di bidang software, hardware maupun peripheral pendukung. ND95 membantu distributor untuk mengawasi persediaan barang Gudang (Barang Baik, BS dan Dented), persediaan Barang Van, Penjualan TO dan Penjualan Canvas, Piutang dan Giro, Pembelian dan Hutang Dagang. Membantu distributor dengan mengotomatisasi pekerjaan fakturisasi, faktur pajak, jadwal penagihan, usulan pembeliaan berdasarkan RPP, kontrol budget promosi, claim budget, promosi dan sebagainya. Seratus lebih laporan untuk kebutuhan analisa berdasarkan produk, grup produk, salesman, customer, tipe customer, area dan pasar yang telah sangat membantu dan diakui oleh sejumlah distributor senior. ND95 mulai dikembangkan sejak Nopember 1995 dan sampai saat ini telah dipergunakan di Serang, Tangerang, Bogor, Purwakarta, Bandar Lampung, Bandar Jaya, Metro, Lahat, Palembang, Purwokerto, Cilacap, Probolinggo, Jember, Banyuwangi, Situbondo, Malang, Kediri, Madiun, Ponorogo, Blitar dan Denpasar, Kalimantan, ND95 dimanfaatkan oleh distributor yang mendistribusikan, produk-produk campuran lainnya. Ini membuktikan bahwa ND95 merupakan standard untuk kebutuhan komputerisasi bidang usaha distribusi.

Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

1

MODUL-MODUL PADA ND95

S

ecara software architecture, ND95 terdiri atas Basic Modules dan Extended Reporting. Basic Modules sendiri mancakup 9 modul dasar yang terintegrasi (integrated) yang berkaitan langsung dengan kegiatan distributor sehari-hari, yaitu Operasi Canvas, Penjualan TO, Pembelian, Kontrol Stock, Piutang Dagang, Hutang Dagang, dan Manajer Aplikasi. Extended Reporting module atau yang biasa disebut XR merupakan modul khusus yang di pergunakan untuk menghasilkan seratus lebih laporan-laporan analisa mingguan, bulanan dan tahunan, baik per barang, per grup barang, per area, per pasar, per salesman, per costomer, per jenis customer, dan sebagainya, Pemisahan XR dari Basic Modules bertujuan untuk tidak membebani Basic Modules dengan data yang besar yang diperlukan oleh XR, sehingga tidak mengganggu performance daripada Basic Modules itu sendiri. Data yang diperlukan oleh XR ditransfer Basic Modules setiap minggu.

BASIC MODULES


2

MODUL MANAJER APLIKASI

M

odul Manajer Aplikasi merupakan modul yang berfungsi menyediakan segala fasilitas agar modul-modul lainnya dapat bekerja. Fungsi-fungsi utama modul Manajer Aplikasi ini antara lain adalah melakukan setup parameter program, setup kalender kerja (ND95 menggunakan sistem kalender mingguan), melakukan pemeliharaan tabel-tabel seperti tabel area tabel departemen, tabel jenis customer dan sebagainya, juga master file yaitu master supplier, master customer, master salesman dan master barang.

Semua ketentuaan discount dan promosi juga dilakukan pada modul ini. Dengan mendefinisikan kegiatan promosi (marketing activity) serta budgednya , ND95 akan dapat memberikan warning bila suatu promosi telah melampaui batas budged. Jika terjadi kenaikan harga barang, ND95 tidak mengijinkan edit langsung pada master barang, tetapi harus menggunakan transaksi yang di-posting pada saat harga baru mulai berlaku. Dengan cara demikian perubahan harga dapat ditelusuri. ND95 menyediakan 3 tingkatan harga jual, yaitu harga customer, harga khusus dan harga master. Harga customer berlaku untuk customer tertentu saja, harga khusus berlaku untuk salesman tertentu sedangkan harga master berlaku untuk semuanya kecuali yang memiliki harga khusus atau harga customer. Selain yang disebutkan di atas, modul Manajer Aplikasi juga berfungsi melakukan pemeliharaan sistem seperti melakukan proses akhir hari, proses akhir tahun, compress data untuk menghapus data-data yang telah usang, melakukan backup, dan sebagainya. ND95 menggunakan konsep akhir hari seperti pada bank; jika transaksi pada suatu hari telah ditutup maka tidak dimungkinkan lagi untuk melakukan editing. Kesalahan harus dibenarkan dengan transaksi koreksi. Proses Akhir Hari dapat ditunda sampai maksimum 7 hari. Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

3

MODUL KONTROL STOCK

P

ersediaan pada ND95 dibagi atas gudang standard (barang baik), gudang BS dan gudang Dented, sementara semua barang pada van dianggap barang baik sampai pada saat diturunkan baru dipisah atas barang baik dan barang BS. Satuan untuk quantity barang dapat menggunakan 2 level (mis. KRT.PCS) atau 3 level (mis. KRT.LSN.PCS); jenis satuan dan konversinya ditentukan pada master barang masingmasing item. Mutasi barang yang dilakukan pada modul ini adalah:  Penyesuaian stock, untuk aneka mutasi seperti pengeluaran ke etalase dsb.  Transfer antar gudang, untuk memindahkan barang yang rusak ke gudang BS atau sebaliknya.  MRV Standard, untuk pengembalian barang baik (recall) ke pabrik.  MRV BS-Overaged, untuk menghancurkan barang yang overaged atau pengembalian ke pabrik.  MRV BS-Dented, untuk memindahkan BS ke gudang Dented  MRV Dented-Overaged, untuk pemusnahan barang dented yang overaged. Mutasi barang yang berkaitan dengan penjualan terjadi melalui modul Oprasi Canvas dan modul Penjualan. Penerimaan barang dari pembelian dilakukan dari modul Pembelian. MRV yang dimasukkan selain untuk mutasi stock juga akan menimbulkan piutang MRV yang pelunasannya dilakukan melalui modul Hutang Dagang. Pencetakan formulir Good Delivery Report, Goods Destruction Report dan Berita Acara Permusnahan Barang yang berkaitan dengan MRV dapat langsung dicetak melalui ND95. Modul Kontrol Stock juga menyediakan fungsi untuk melakukan stock opname. Pada saat stock opname diproses, laporan stock opname dapat dicetak untuk menampilkan stock fisik dan stock Komputer serta selisihnya. ND95 dapat menghasilkan analisa untuk mangetahui item barang yang tingkat persediaannya terlalu tinggi dan juga dapat memberitahukan item barang mana yang terlalu sering terjadi kekosongan stock. Laporan-laporan yang dihasilkan pada modul ini antara lain:  Laporan Saldo Stock Distributor  Laporan Saldo Stock Van  Laporan Nilai Persediaan  Laporan Mutasi Stock Gudang (Standard, Alokasi, BS dan Dented)  Laporan Mutasi Stock Van  Stock Status Report  Laporan Over Stock  Laporan Stock Shortage  Stock Out Status Report  Laporan Perubahan Nilai Persediaan  Rekap Pejualan dan Mutasi Harian  Exception Report, yang menampilkan barang-barang dengan stock negatif


4

MODUL OPERASI CANVAS

M

odul ini menyediakan semua fungsi yang berhubungan dengan kegiatan Canvassing, seperti penambahan barang ke Van, penurunan dari van ke gudang, penukaran BS, penyesuaian stock opname van, penjualan serta retur. Semua nota penjualan kredit akan otomatis masuk ke modul Piutang dan selanjutnya pelunasannya dilakukan dari modul tersebut. Penukaran BS baik antara van dengan gudang, maupun antara toko dengan van dapat dilakukan dengan cara tukar guling ataupun tukar dengan barang yang berlainan; tetapi ND95 akan memproteksi bahwa selisih nilai penukaran harus di bawah nilai toleransi yang diijinkan.

Laporan-laporan yang dihasilkan pada modul Operasi Canvas ini adalah ;  Ikhtisar Penjualn (lengkap atau Rupiah saja) IP dicetak setiap hari untuk setiap salesman sebagai pertanggung-jawaban stock mobil. Dengan adanya IP komputer maka salesman dapat dibebaskan dari pembutan laporan sejenis.  Buku Penjualan  Buku Retur  Laporan Discount  Laporan Promosi  Laporan Prestasi Kerja  Laporan Nomor Nota Hilang  Laporan Selisih Pembayaran  Laporan Saldo Stock Van  Laporan Kartu Stock Van  Rekap Stock Harian Van


5

MODUL PENJUALAN

M

odul penjualan ini merangkum fungsi-fungsi untuk penjualan T.O dan fungsi penjualan secara keseluruhan (T.O dan Canvas). Penjualan TO dibagi atas 3 kelompok, yaitu: TO Standard, TO Dented untuk penjualan barang-barang dented, dan TO Intern untuk menjual barang antar distributor. TO Dented menjual barang dengan harga jual dikurangi dengan persentase discount yang telah ditentukan pada master barang, sedangakan TO Intern menjual barang dengan harga modal. Penjualan dengan sistem TO diawali dengan memasukkan data-data pesanan yang dikumpulkan oleh salesman. Data-data pesanan belum mengurangi persediaan tetapi mengurangi availability barang. Pada saat pesanan akan dikirim, akan dilakukan penerbitan faktur komersiel atas setiap pesanan. Pada saat penerbitan faktur inilah, persediaan gudang akan di kurangi. ND95 menyediakan 3 jenis discount promosi (diberikan pada item tertentu) yaitu free-tin atau bonus, discount special dan discount pomosi. Discount promosi dapat berupa rupiah maupun persen. Untuk discount nota, ND95 juga menyediakan 3 jenis yaitu quantity discount dan cash discount. Formula untuk ke-6 discount ini dapat didefinisikan terlebih dahulu, sehingga pada saat operator membuat nota, akan otomatis muncul. ND95 juga menyediakan fasilitas untuk creditkontrol seperti limit credit dan open invoice. Open invoice membatasi jumlah faktur yang belum dibayar.

ND95 memberikan beberapa pilihan cetakan faktur: satu kwarto, setengah kwarto, setengah folio dengan kualitas cetakan quality, ekonomis, minimum atau pre-printed. Untuk kemudahan mengeluarkan barang dari gudang, dicetak Surat Jalan Pengiriman yang akan menjumlahkan barang yang sama dari faktur-faktur yang akan dikirim. Surat Jalan Penagihan ini akan terdiri dari 2 bagian: Rekap per Nota dan rekap per Barang. Rekap per Barang dipergunakan untuk mengeluarkan barang dari gudang, sedangkan Rekap per Nota sebagai dokumen serah terima nota faktur asli. Setelah barang dikirim, maka kemungkinan akan terjadi hal-hal berikut: Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

6

- Ada barang yang ditolak sebagian, - Ada faktur yang ditolak seluruhnya, - Ada pembayaran atas faktur yang dikirim, ND95 menyediakan fasilitas untuk mengantisipasi ketiga kemungkinan di atas. Laporan-laporan utama untuk penjualan TO adalah sebagai berikut:  Ikhtisar Penjualan  Buku Penjualan  Buku Retur  Laporan Discount  Laporan Promosi  Laporan Prestasi Kerja  Daftar Register Faktur  Rekap Penjualan, Piutang dan Tagihan  Buku Penjualan/Customer  Buku Retur/Customer  Laporan Retur  Laporan Penjualan Agen  Laporan Penjualan per Pekan  Monthly Sales  Laporan Penjualan Total (per Barang/ per Salesman, per Customer, per Area, per Pasar)  Laporan Distribusi Barang  Laporan Penjualan Salesman/Barang  Laporan Penjualan Customer/Barang  Laporan Penjualan Area/Barang  Laporan Kontribusi Langganan Terbesar  Dan lain-lain Modul Penjualan juga menyediakan fasilitas untuk menangani faktur pajak dan daftar pajak keluaran. Faktur pajak dapat dicetak per faktur ataupun gabungan dari beberapa faktur. Nomor faktur pajak dapat dimasukkan sendiri ataupun menggunakan nomor urut otomatis dari sistem.

MODUL PIUTANG DAGANG Modul Piutang Dagang menyediakan fasilitas untuk menangani dan mengontrol piutang pelanggan. Mutasi yang dilakukan pada modul ini mencangkup:  Koreksi piutang, untuk mengoreksi jika ada discount susulan ataupun pembatasan cash discount sehubungan dengan keterlambatan pembayaran.  Pembayaran Piutang, untuk memasukkan hasil tagihan kolektor setiap harinya.  Nota Piutang (Debet dan Kredit), untuk memasukkan nota piutang manual yang tidak berasal dari transaksi penjualan.  Piutang Macet, untuk mengubah status faktur tak tertagih sebagai bad debts. Credit Kontrol yang dilakukan pada ND95 dapat berupa limit kredit ataupun pembatasan open invoice. Untuk setiap customer dapat ditentukan apakah bila terjadi over limit akan dilakukan penolakan atau hanya memberikan warning/peringatan. Bila dilakukan penolakan, ND95 masih menyediakan fasilitas credit authorization untuk dapat Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

7

memberikan hak kepada pegawai tertentu memberikan ijin untuk tetap menerbitkan faktur untuk toko tersebut. Bila dikehendaki, ND95 juga dapat mencetak „biling statement‟ pada foot-note faktur komersiel yang dicetak oleh komputer untuk memberitahukan kepada toko yang bersangkutan terhadap saldo piutang, saldo giro mundur dan sisa limit kredit-nya. Karena dalam menentukan saldo limit kredit, ND95 juga memperhitungkan saldo giro mundur, maka setiap hari juga harus dilakukan proses pencarian giro mundur.

Laporan-laporan utama yang dihasilkan oleh modul ini antara lain :  Faktur Jatuh Tempo  Piutang per Nota  Piutang per Customer  Piutang per Salesman  Piutang per Area  Kartu Piutang per Salesman dan per Customer  Mutasi Piutang dan Giro  Buku Pelunasan Piutang  Perincian Pembayaran  Laporan Pemotongan C/N  Laporan Over Kredit  Laporan Bad Debts  Laporan Cash Discount Batal  Analisa Kredit dan Overdue  Laporan Penalti Untuk kebutuhan kasir, dapat dihasilkan laporan sebagai berikut :  Laporan Tagihan harian  Rekapitulasi tagihan  Daftar Giro Masuk  Daftaf Giro Jatuh Tempo


8

MODUL PEMBELIAN

Fungsi Penerimaan Barang yang disediakan ND95 meliputi penerimaan barang dari main distributor, penerimaan barang promosi, penerimaan pembelian intern (pembelian antar distributor) dan penerimaan penggantian BS. Setiap data penerimaan pembeliaan dari main distributor dan pembelian intern yang dimasukkan ke komputer akan otomatis menimbulkan hutang dagang. Untuk membantu distributor mengetahui posisi incoming stock, setiap ada Pemberitahuan Pengiriman Barang (PPB) dapat langsung dimasukkan juga ke dalam komputer. Laporan-laporan utama yang dihasilkan oleh modul ini antara lain:  Rekap Pesanan dan Penerimaan  Monitoring Order Vs Penerimaan  Laporan pesanan Outstanding  Daftar Incoming Stock  Buku Pembelian  Rekap Pembelian per Barang  Laporan Discount Pembelian  Laporan Pembelian dari Main Distributor  Laporan Penerimaan Penggantian BS  Laporan Kelebihan Penerimaan

MODUL HUTANG DAGANG Modul ini menyediakan fasilitas untuk menangani transaksi keuangan dengan main distributor seperti hutang dagang, piutang MRV, piutang DCV dsb. Mutasi yang dilakukan Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

9

adalah pembayaran PO (Nota Hutang), pembayaran MRV, MEC/RAP, DVC dan Pembayaran DCV. PO adalah nota pengakuan hutang intern yang dikeluarkan untuk setiap penerimaan barang dari supplier. MRV (Market Retur Voucher) adalah claim distributor ke principle atas pengembalian barang atau pemusnahan BS di tempat. MEC/RAP adalah yang diberikan principle kepada distributor untuk mengadakan kegiatan marketing atau promosi. DCV adalah claim distributor ke principle atas biaya yang sudah dikeluarkan distributor untuk kegiatan marketing atau promosi seperti yang sudah ditentukan dalam MEC/RAP.

Laporan-laporan utama yang dihasilkan dari modul Hutang Dagang antara lain:  Laporan Hutang per Nota  Laporan Hutang per Supplier  Kartu Hutang  Perincian Pembayaran  Rekap Pembelian dan Hutang  Laporan MRV Outstanding  Laporan Status Anggaran  Laporan DVC Outstanding  DSV Settlement Report  Daftar PO tanpa faktur, untuk mengetahui faktur yang belum diterima dari Main Dist.  Daftar Extended Due Data, untuk menampilkan semua PO yang dapat diperpanjang masa kreditnya karena keterlambatan penerimaan barang.


10

MODUL XR (EXTENDED REPORTING)

Seperti telah disebutkan di atas, XR merupakan modul pelengkap ND95 yang berfungsi untuk menghasilkan ratusan laporan analisa. Kesemua laporan itu dikelompokkan menjadi 5 bagian yaitu:  Laporan Umum  Analisa Produk  Analisa Salesman  Analisa Market, untuk analisa customer, area, dan pasar  Analisa Type-X (Nestle Only) Sedangkan Manajer Aplikasi berfungsi kurang lebih seperti pada ND95 Basic Modules yaitu untuk maintain tabel-tabel dan master file yang dipergunakan oleh modul XR ini. Tabel dan master file pada XR ini tidak perlu diinput sendiri, karena dapat di-copy langsung dari Basic Modules. Data-data pada modul XR ini diperoleh dengan meng-upload langsung setiap minggu dari Basic Modules. Bila antara Basic Modules dan XR tidak ter-install pada komputer yang sama, maka upload dapat dilakukan dengan media diskette. Dari Basic Modules terlebih dahulu dilakukan extract, kemudian pada modul XR tinggal di –upload dari diskette.


11

GENERAL FEATURE Year 2000 compliance Sistem dirancang untuk mampu mengantisipasi penanggalan tahun 2000 sehingga tidak mengalami millennium bugs.

Multiuser Untuk mendukung pengoperasian secara networking, ND95 telah dikembangkan dengan konsep multiuser. ND95 harus memiliki ID (identifikasi) dan password untuk memasuki sistem. Sistem Administrator (SYSADM) bertugas untuk mengelola user ND95 termasuk melakukan „access assignment‟ dan „action assignment‟. Acsses assignment adalah menentukan fungsi-fungsi mana saja yang boleh dijalankan oleh seorang user. Bila suatu fungsi boleh dijalankan, maka dapat ditentukan lagi action mana saja yang boleh dijalankan, misalnya user boleh menambah data tetapi tidak boleh mengubah dan tidak boleh menghapus data. Untuk menjaga integritas data, bila suatu proses penting seperti Proses Akhir Hari akan dijalankan maka sistem akan menolak bila sistem sedang dioperasikan lebih dari 1 orang. Sebaliknya bila suatu proses seperti itu sedang berlangsung, sistem akan menolak user lain memasuki sistem.

3 Level Access Security Tingkat keamanan pada sistem ada tiga level, yang pertama adalah user-id dan password untuk melindungi sistem dipergunakan oleh yang tidak berkepentingan. Level kedua adalah melindungi fungsi-fungsi tertentu agar tidak dapat dijalankan oleh user yang tidak berkepentingan dengan fungsi tersebut, misalnya seorang operator dapat ditugasi menginput journal voucher tetapi dia tidak dapat mengakses fungsi posting atau closing. Level ketiga adalah pembatasan aksi yang dapat dilakukan oleh seorang user, misalkan dapat melakukan input data tetapi tidak boleh mengubah atau menghapus. Juga membatasi seorang user hanya boleh menampilkan laporan pada layar tetapi tidak boleh mencetak ke printer (hardcopy).

CUA Interface Penyusunan menu pada ND95 mengikuti standard CUA (Common User Accsess) sehingga memudahkan bagi pemakai yang sudah biasa dengan interface semacam ini.

On-screen Report Semua laporan pada sistem dapat dicetak ke printer maupun ditampilkan ke layar dengan format laporan yang sama. Laporan yang ditampilkan pada layar bila melebihi lebar layar dapat digeser ke kiri dan ke kanan dengan tombol ← dan → Laporan juga dapat ditelusuri ke atas dan ke bawah dengan tombol PgUp dan PgDn.


12

Tabel Look-Up Untuk kemudahan menggunakan, bila operator harus memasukkan data yang berhubungan dengan tabel atau master file, misalnya kode account, kode customer dsb, maka dia dapat melakukan look-up dengan mengisi „?‟ untuk menampilkan kode-kode yang ada. Dapat juga mengisi sebagian dari nama, misalkan pada kolom kode customer diisi dengan „SUMBER‟, maka sistem akan menampilkan semua customer dengan nama berisikan kata „SUMBER‟ .

Printer Manager Fasilitas pencetakan laporan lebih pintar, bila laporan dicetak ke printer, sistem akan memberitahukan untuk menggunakan kertas kecil saja atau dapat menggunakan kertas yang besar, dan kita dapat memilih untuk menggunakan kertas kecil atau besar, selanjutnya sistem yang akan mengatur ukuran huruf sehingga sesuai dengan kertas yang dipilh. Laporan dapat dipilih untuk dicetak pada continous form atau pada kertas lembaran (single sheet), serta dapat dipilih untuk mencetak halaman tertentu, halaman ganjil saja atau halaman genap saja. Margin kiri, margin kanan dan jumlah baris cetakan per halaman dapat ditentukan sendiri bila di perlukan. Laporan dapat dicetak pada printer yang terhubungkan pada parallel port 1, parallel port 2, ataupun pada serial port, bahkan laporan dapat di-spool pada diskette/ flasDisk (disimpan sebagai ascii text file).

Parameter Controlled Cara kerja ND95 dikendalikan oleh sejumlah parameter yang ditentukan sendiri oleh pemakai pada saat setup sistem, misalnya besaran persen PPN, pesan pada faktur, apakah user boleh mengubah discount, apakah fungsi-fungsi tertentu diaktifkan, dsb. Dengan konsep seperti ini, satu versi ND95 dapat dipergunakan di berbagai distributor, sedangkan perbedaan-perbedaan cara kerja dapat diatur pada parameter sistem.

Auto Backup Untuk kemudahan recovery bila terjadi kegagalan pada saat proses, sistem mempunyai kemampuan untuk melakukan backup secara otomatis sebelum memulai proses.

Compressed Backup Bila data semakin membengkak, sehingga backup lebih banyak membutuhkan diskette, maka fungsi backup dapat dilakukan dengan bantuan program compress sehingga dapat mengurangi kebutuhan diskette. Compress adalah cara untuk memampatkan file sehingga menjadi lebih kecil.

Auto Logoff Fungsi auto-logoff adalah menghindari sistem dipergunakan oleh orang lain yang tidak berkepentingan bila ditinggalkan dalam keadaan aktif. Setelah sekian detik (ditentukan pada parameter system) tidak disentuh, maka sistem akan secara otomatus keluar dan menempatkan kontrol pada posisi login-screen.

User- defined Color Warna pada tampilan program tersimpan pada sejumlah parameter warna yang dapat diatur sendiri oleh pemakai.


13

Utilities: Calculator, Calender, Address Book, Informasi Pemakai Walaupun tidak terlalu penting, sistem menyediakan sejumlah utilitas pop-up (dapat dipanggil seketika) seperti kalkulator, kalender dan buku alamat. ketika meng-input data kita memerlukan kalkulator untuk menghitung sesuatu, dengan menekan tombol Alt-F5, maka pada layar akan tertampil kalkulator.

1.2. EDITING KEYS Editing Keys adalah tombol-tombol yang dipergunakan dalam melakukan perawatan terhadap file baik berupa tabel, master file ataupun file transaksi. Di dalam pengoperasikan suatu program aplikasi seperti halnya dengan ND95, maka sebagian besar pekerjaan yang anda lakukan adalah menginput data, melakukan koreksi data dan menghapus data yang salah. Pekerjaan-pekerjaan seperti itulah yang dimaksudkan dengan perawatan file (file maintenance). Dalam melakukan pekerjaan seperti itu maka ada cara-cara standard yang berlaku seragam didalam program yang anda pergunakan, yang dalam hal ini ND95. Cara-cara ini tidak mungkin kami jelaskan berulang-ulang pada setiap fungsi perawatan file yang ada pada ND95, tetapi cukup anda pelajari dan anda pahami sekali maka itu berlaku untuk setiap fungsi perawatan file yang ada pada ND95. Anda dapat menerapkannya terhadap tabel grup barang, master supplier, master barang, transaksi kenaikan harga, transaksi penjualan, transaksi pembelian dan sebagainya. Itulah sebabnya penjelasan mengenai hal ini harus kami tempatkan di depan sebelum anda dapat mulai mengisi tabel-tabel untuk setup sistem.

Menambah record atau dokumen baru

Insert

Dengan menekan tombol program akan menyediakan record kosong untuk diisi. Field yang pertama diisi umumnya adalah key-field. Bila key-field merupakan nomor urut otomatis dari komputer, maka keyfield tidak dapat diisi sendiri. Setiap file memiliki key-field sendirisendiri, misalnya key field kode barang. Jika kode barang yang dimasukkan sudah ada, program akan menolak. Untuk membatalkan pengisian tekan tombol <Esc>.

Melakukan Browsing

Alt

B

Browsing yang kurang lebih berarti menampilkan look-up terhadap file yang sedang di-maintain. Dengan menekan tombol dan bersamaan pada master barang, maka program akan menghasilkan tampilan seperti berikut:


14

Mencari record atau dokumen tertentu (Find)

Alt

F

Untuk mencari dan menampilkan record atau dokumen tertentu, tekan tombol bersamaan, lalu program akan meminta anda memasukkan kode atau nomor dokumen yang hendak dicari tersebut. Bila yang dicari ketemu maka akan langsung ditampilkan pada layar sebagai current record, bila tidak ketemu maka akan ditampilkan record atau dokumen yang terdekat dengan nomor yang dicari.

Scanning record atau dokumen Record-record di dalam file umumnya tersusun berurutan menurut key-field-nya masingmasing. Record yang sedang tertampil pada screen disebut sebagai current record. Untuk menampilkan record-record sebelum atau sesudah current record secara berurutan anda dapat menggunakan tombol berikut ini:

Home

Tombol untuk menampilkan record paling awal.

End

Tombol <End> untuk menampilkan record terakhir.

PgUp

Tombol untuk menampilkan record sebelum current record.

PgDn

Tombol untuk menampilkan record setelah current record.


15

Menghapus record atau dokumen

Delete

Bila ingin menghapus (delete) suatu record atau dokumen (dan bila program mengijinkan) tampilkan dahulu record tersebut dengan salah satu cara (browsing/find/scanning) sehingga menjadi current record. Kemudia tekan tombol ; program akan meminta konfirmasi untuk manghapus. Anda tinggal memilih „OK‟ atau „CANCEL‟

Edit record atau dokumen

Enter

Untuk mengedit suatu record atau dokumen, tampilkan dahulu record tersebut sebagai current record. Kemudian tekan <Enter>, sehingga cursor masuk ke field yang diijinkan untuk diubah. Key-field tidak dapat diubah; bila key-field salah maka record tersebut harus dihapus terlebih dahulu lalu diinput ulang sebagai record baru.

Manampilkan action menu

F12

Pada setiap screen perawatan file, terdapat action menu yang menampilkan sejumlah pilihan baik yang bersifat umum seperti add, edit, delete, browsing dan find maupun yang bersifat khusus, yang berbeda pada setiap file. Misalnya pada master barang bila anda menekan tombol akan muncul suatu pop up menu dengan sejumlah pilihan. Pilihan-pilihan khusus pada master barang, antara lain. xx - Penyusunan nomor urut - Daftar Barang - Daftar Harga - Daftar Harga Jual. Sedangkan bila kita menekan pada layar Nota Penjualan, maka pilihan khusus yang muncul akan berbeda. Pada setiap screen perawatan file, anda dapat menekan untuk melihat pilihan-pilihan khusus apa saja yang ada.

Contoh action menu pada master barang


16

MENGEDIT DATA ANAK Pada kebanyakan file transaksi terdapat data dengan hubungan „ayah-anak‟ (terjemahan dari istilah „parent-child‟) misalnya transaksi penjualan, retur, DO Salesman, MRV, Pembelian, Pelunasan piutang, dan sebagainya. Pada nota penjualan setiap nota terdapat beberapa item barang, nota adalah sebagai „ayah‟ dan item-item barang sebagai „anak‟ File transaksi yang memiliki hubungan seperti ini akan tampak pada layar terdapat area isian yang berbentuk tabel, seperti:

Wilayah Data Anank

Untuk masuk ke modus penambahan (add-mode) agar bisa menginput record-record data „anak‟, tekan tombol yang merupakan inisial dari kata „add‟. Program akan menampilkan satu baris kosong pada line pertama pada wilayah data „anak‟. Setelah selesai mengisi satu record, program akan otomatis tetap berada pada addmode (record baru selalu tersedia). Untuk mengakhiri add-mode, tekan <Esc> sehingga program berada kembali pada standby-mode. Pada standby-mode terlihat ada pointing-bar yang dapat di geser ke atas dan ke bawah untuk melakukan pemilihan record „anak‟. Pada saat kita menambah data transaksi baru (nota baru) dan cursor memasuki wilayah data „anak‟ maka otomatis add-mode akan diaktifkan tanpa perlu menekan tombol . Bila kita masih berada pada wilayah data „anak‟ tetapi dalam standby-mode, maka dengan menggunakan tombol dan kita dapat melakukan pemilihan record „anak‟. Record „anak‟ yang terpilih dapat dihapus dengan menekan tombol yang merupakan inisial dari kata „Delete‟ atau bila mau diubah kita menekan tombol yang merupakan inisial dari kata „Change” Untuk keluar dari wilayah data “anak”. Dalam posisi standby-mode tekan tombol <Esc> Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

17

Zooming wilayah data anak

F9

Karena keterbatasan tempat, bila record „anak‟ cukup banyak maka tidak akan terlihat semuanya di layar. Untuk melakukan zooming dan menampilkan keseluruhan record „anak‟ tekan tombol atau .

1.3. PENCETAKAN LAPORAN Semua laporan pada ND95 dapat dicetak ataupun ditampilkan pada layar dengan format yang sama. Sebelum suatu laporan dicetak, ND95 umumnya menampilkan suatu pengisian selection criteria. Dengan selection criteria yang anda tentukan itu umumnya akan tercetak kembali pada halaman terakhir laporan, sehingga anda dapat mengetahui bahwa pada saat laporan tersebut dicetak anda telah melakukan filtering dengan kriteria tersebut. Pada saat suatu laporan siap untuk dicetak atau di tampilkan, program akan menampilkan option seperti berikut ini:

Anda dapat memilih <Screen> untuk menampilkan laporan pada layar, atau memilih <printer> untuk mencetak laporan ke printer. Bila anda memilih ke <Screen> maka laporan akan langsung tertampil pada layar, sedangkan bila memilih ke maka akan ada sejumlah lagi option yang dapat dipilih.

1.3.1. MENAMPILKAN LAPORAN PADA LAYAR Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

18

Bila anda menampilkan laporan pada layar, maka tombol-tombol berikut ini dapat anda pergunakan untuk melakukan browsing terhadap laporan:

PgUp

Halaman sebelumnya

PgDn

Halaman berikutnya

Home

Layar paling kiri

PgUp

Layar paling kanan

Ctrl PgUp

PgUp

Halaman pertama.

Ctrl

PgDn

Halaman terakhir.

Geser ke kanan 10 kolom (huruf)

Ctrl

Geser ke kiri 10 kolom (huruf)

Ctrl

Geser ke kanan 1 kolom

Geser ke kiri 1 kolom

Esc

Mengakhiri laporan.

F2

(Goto) ke halaman tertentu

F3

(Lock/Unlock) Untuk mengunci belahan kiri layar sehingga tidak bergerak sewaktu digeser ke kiri/kanan

F4

(Grid) untuk menampilkan warna-warna pemisah.


19

F5

layar

(Pointing Bar) untuk mengaktifkan/menghilangkan baris penunjuk pada layar. Bila pointing sedang aktif, dapat dipergunakan tombol-tombol berikut : menaikkan pointing bar satu baris, bila melewati batas layar akan berfungsi seperti Pg Up.

menurunkan pointing bar satu baris, bila melewati batas layar akan berfungsi seperti Pg Dn.

menaikkan pointing bar lima baris.

Ctrl

menurunkan pointing bar lima baris.

Ctrl

Enter

F12

menempatkan pointing bar pada tengah layar.

Mencetak ke Printer hanya halaman yang tertampil saat itu.


20

1.3.2. MENCETAK LAPORAN KE PRINTER Bila anda memilih laporan ke printer maka akan muncul lagi sejumlah option seperti terlihat pada gambar berikut ini :

OK Pilih OK untuk mulai mencetak, bila kita mnggunakan printer emulasi Epson, program akan menampilkan ukuran kertas yang diperlukan. Pilih OK lagi untuk mencetak.

Hal (Semua) ND95 memungkinkan kita mencetak laporan untuk halaman tertentu saja, halaman ganjil, halaman genap, atau semua. Argumen di dalam ( ) setelah kata "Hal" menunjukkan pilihan halaman yang dipilih. Setelah anda memilih option ini, ND95 akan menampilkan lagi option seperti gambar berikut :

Pause (Off) Bila anda mencetak laporan dengan menggunakan kertas lembaran (single sheet paper), maka anda mungkin perlu mengganti option ini menjadi "Pause (On)" supaya pada setiap penggantian halaman, program akan berhenti dan memberi kesempatan untuk memasukkan kertas baru.


21

Baris Option ini dipergunakan untuk menentukan jumlah baris per halaman yang akan dicetak pada kertas. Normalnya adalah 60 bila anda mencetak pada kertas yang panjangnya 11 inch.

Margin Option ini dipergunakan untuk menentukan margin kiri dan margin kanan daripada cetakan. Satuan daripada margin adalah jumlah huruf.

Redirect Option "Redirect" dipergunakan untuk mengalihkan cetakan ke file atau ke printer yang terhubung pada parallel port yang lain.

Pilih "Standard" untuk mencetak laporan ke printer yang terhubung pada parallel port yang pertama. Pilih "File" untuk menghasilkan laporan dalam bentuk ascii tex file. Pilih "LPT2" untuk mencetak laporan pada printer yang terhubung pada parallel port yang kedua. Pilih "COM1" untuk mencetak laporan pada serial printer yang terhubung pada serial port pertama. Pilih "COM2" untuk mencetak laporan pada serial printer yang terhubung pada serial port kedua.

Cancel Pilih "Cancel" untuk membatalkan pencetakan laporan dan kembali ke menu.


22

1.4. T I P S ND95 menyediakan beberapa program bantu maupun beberapa hal menarik untuk anda manfaatkan, diantaranya adalah pop-up calculator, pop-up calendar, mengubah warna tampilan, motif pada background dan sebagainya.

POP-UP CALCULATOR Di mana saja Anda berada, apakah pada menu ataukah sedang mengedit filed tertentu ataukah sedang membaca laporan pada layar, dengan menekan tombol secara bersamaan anda dapat menampilkan dan menggunakan pop-up calculator. Calculator ini dapat dipindahkan posisinya dengan menggerakan anak panah, atau dapat ditempatkan pada pojok layar. menempatkan kalkulator pada pojok kiri atas. <End> menempatkan kalkulator pada pojok kiri bawah. menempatkan kalkulator pada pojok kanan atas. menempatkan kalkulator pada pojok kanan bawah.

POP-UP KALENDER Jika anda membutuhkan kalender, maka anda dapat menampilkan pop-up calendar dengan menekan tombol . Kalender yang akan tampil pertama adalah untuk bulan lalu, bulan ini dan bulan depan. Tekan untuk bulan sebelumnya, untuk bulan berikutnya, Home untuk tahun sebelumnya, <End> tahun berikutnya. Untuk mengakhiri kalender tekan <Esc>.


23

MENAMPILKAN KALENDER KERJA Anda dapat juga menampilkan kalender kerja distributor dengan menekan tombol . Untuk mengakhiri kalender kerja tekan tombol <Esc>. Pendefinisian kalender kerja dilakukan pada fungsi “Kalender Kerja” yang terdapat pada modul Manajer Aplikasi.


24

MELIHAT USER YANG AKTIF Untuk mendapatkan informasi mengenai user yang mana saja yang masih aktif atau bila ingin mengetahui kapan terakhir seseorang menggunakan ND95, maka anda menampilkan informasi tersebut dengan menekan tombol

MENAMPILKAN KALENDER KERJA

MENGUBAH WARNA TAMPILAN


25

Anda dapat mengubah warna tampilan pada program ND95 dengan menggunakan fungsi "Ubah Konfigurasi Warna" yang terdapat pada modul Manajer Aplikasi. Pilih parameter warna yang akan diganti dan tentukan penggantinya dengan memilih dari contoh warna yang ada. Hasil pekerjaan anda dapat anda save dengan menggunakan fungsi "Save Konfigurasi Warna". Untuk mengembalikan tampilan warna ke warna aslinya, pergunakan fungsi "Load Konfigurasi Warna", lalu pilih file STANDARD.CST Bila anda menggunakan program ND95 untuk beberapa divisi pada komputer yang sama, kami anjurkan anda membedakan warna tampilannya (paling tidak warna latar belakang) untuk memudahkan operator mengenal divisi dari warnanya.

MENGENAL TAMPILAN PADA ND95

Nama Perusahaan

Hari kerja, no periode dan no week berjalan

Nomor Port (harus berbeda untuk setiap workstation), Max. 35 port

User ID yang sedang aktif

Tanggal dan jam computer (bios clock

Versi ND95 Sisa kapasitas HardDisc

Besarnya database Navigation line, berisikan petunjuk ringkas mengenai tombol mana yang dapat anda fungsikan saat itu

Pesan-pesan untuk memotivasi kerja, (Berubah setiap hari)


26

Section

2

TABEL DAN MASTER FILE

S

ebelum ND95 dapat diimplementasikan atau dipergunakan untuk membantu operasi distributor, ada sejumlah data-data dasar yang harus dipersiapkan dan dimasukkan terlebih dahulu ke dalam sistem yang harus di-set sesuai dengan keadaan masingmasing distributor. Fungsi-fungsi yang berkaitan dengan setup tabel, master file dan parameter tersebut terdapat dalam modul "Manajer Aplikasi".

2.1. KALENDER KERJA ND95 menggunakan konsep proses akhir hari, sehingga dibutuhkan suatu kalender yang akan menentukan hari-hari kerja dan tidak, serta menentukan pembagian week dalam tahun berjalan. Kalender kerja ini biasanya telah ditentukan dari pihak principle, sehingga dapat langsung dimasukkan ke komputer.

Tanggal awal harus selalu hari Senin kecuali untuk week pertama. Tanggal yang perlu ditentukan hanya tanggal awal week pertama, tanggal selanjutnya dihitung sendiri oleh ND95. Pada kolom Sen, Sel, dst diisi dengan Y/N untuk menyatakan hari kerja atau tidak.


27

2.2. TABEL DEPARTEMEN Untuk berbagai keperluan analisa penjualan, produk-produk yang diageni akan dikelompokkan atas kelompok yang besar yang disebut departemen, dan masing-masing departemen akan dibagi lagi atas kelompok yang lebih kecil yang disebut group. Pelajari lebih mendalam mengenai produk yang diageni oleh perusahaan anda, lalu definisikan pembagiannya atas departemen dan group. Elemen data : Kode Departemen Nama Departemen

4 karakter (huruf atau angka) 30 karakter

2.3. TABEL DIVISI PENJUALAN


28

Pembagian barang atas divisi dipergunakan oleh ND95 untuk membedakan ketentuan discount yang akan diberlakukan, misalnya untuk membedakan produk-produk permen dan produk lainya. Dalam satu nota penjualan harus berisikan produk atas divisi yang sama. Divisi juga dipergunakan untuk membedakan sales-team; seorang salesman hanya boleh menangani salah satu divisi. Elemen data : Kode Divisi Nama Divisi Max Discount

4 karakter 30 karakter ##, ## Maximum discount distributor yang dapat diberikan atas setiap Nota atas divisi yang bersangkutan.

2.4. TABEL GRUP BARANG Untuk kebutuhan analisa yang lebih baik, dari kelompok departemen, produk-produk dikelompokkan lagi atas group barang. Sebelum anda dapat mengisi tabel group barang ini, anda harus terlebih dahulu mengisi master supplier untuk mendefinisikan main distributor dari produk-produk yang anda ageni tersebut (lihat keterangan pada point 1.9)

Elemen data : Kode Departemen Kode Group Nama Group Barang Kode Main Distributor Kode Divisi Loc

4 Karakter, mengacu pada tabel depertemen 4 Karekter 30 Karakter 6 Karakter, mengacu pada master Supplier Menyatakan kode main-distributor/ supplier dari mana Produk tersebut diperoleh 4 Karakter, mengacu pada tabel divisi 3 Karakter, jika anda memiliki beberapa gudang fisik, maka field ini menyatakan pada gudang mana produk divisi ybs ditempatkan, sehingga pada waktu membuat rekap


29

pengeluaran barang, ND95 dapat memisahkan atas gudang masing-masing.

2.5. TABEL AREA Untuk kebutuhan analisa penjualan, wilayah yang ditangani oleh distributor dikelompokan atas area, dan area selanjutnya dibagi lagi atas pasar. Setiap customer akan ditentukan terletak pada area dan pasar mana, demikian juga seorang salesman akan ditentukan untuk menangani area mana. Pada prakteknya yang dimaksudkan dengan pasar tidak perlu harus benar-benar pasar, tetapi dapat anda artikan sebagai kecamatan, dan sebagainya tergantung kebutuhan anda. Elemen data : Kode Area Nama Area

4 karakter 30 karakter

2.6. TABEL PASAR

Elemen data : Kode Area 4 karakter Mengacu pada tabel area Kode Pasar 4 karakter Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95 Nama Pasar 30 karakter

30

2.7. TABEL JENIS CUSTOMER Untuk kebutuhan analisa, customer akan dikelompokan atas jenis customer misalnya toko besar, sedang, supermarket, dan sebagainya. Elemen data :

Kode Jenis Keterangan Jenis


2.8. TABEL TC (TRANSACTION CODE) Setiap transaksi Market Return (pengembalian ke principle ataupun pengembalian BS) akan mencantumkan kode TC yang akan mengacu pada tabel TC ini.

Elemen data : Kode TC Keterangan TC


2.9. MASTER SUPPLIER


31

Elemen data : Kode Supplier Nama Supplier Alamat NPWP Contact Person Telepon Fax Main Distributor ?

6 karakter 30 karakter 3x30 karakter 20 karakter 30 karakter 20 karakter 20 karakter Yes/No Yang menjadi distributor pada ND95 selain main distributor juga distributor lain yang melakukan transfer barang. Field ini dipergunakan oleh ND95 untuk membedakan main distributor dengan supplier lain. Lama Kredit ## (hari) Untuk menentukan tanggal jatuh tempo faktur yang ditentukan dari tanggal waybill + lama kredit. Maks Lama Pengiriman ## (hari) Untuk menentukan maksimum lama penerimaan barangg terhitung dari tanggal waybill. Bila penerimaan melebihi batas ini, maka jatuh tempo faktur dapat diperpanjang. Nama pada faktur pajak, 50 karakter Nama ini dipergunakan bila mencetak faktur pajak komisi untuk operasi type-X G/L Interface Accounts, diisi dengan nomor account G/L untuk kedua perkiraan berikut Hutang Dagang karakter 18 PPN Masukkan karakter 18 Master Supplier disamping berisikan data supplier sesungguhnya, juga diisi dengan data distributor lain dimana kita juga melakukan pembelian darinya (transfer stock).

2.10. MASTER BARANG Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

32

Elemen data : Kode Barang Kode Singkat

Nama Barang Kemasan Departemen

Grup Barang Main Distributor Mulai Dipasarkan

PPN-BM/Tarif

Product Class

5 karakter, dianjurkan untuk menggunakan angka untuk memudahkan pengetikan (menggunakan numeric keypad) 3 karakter Dipergunakan sebagai kode barang alternative, misalnya bila faktur penjualan canvas terdapat nomor urut, maka nomor urut tersebut dapat dipergunakan sebagai kode singkat yang memberikan alternative bagi operator untuk memasukkan data penjualan, karena dapat menggunakan kode singkat sebagai pengganti kode barang (yang tidak dihafal). 25 karakter 15 karakter 4 karakter Diisi dengan kode departemen yang menunjukkan barang ybs masuk ke kelompok departemen apa. Kode departemen harus mengacu pada tabel departemen. 4 karakter Diisi dengan kode grup barang yang menunjukkan barang ybs masuk ke kelompok grup apa. Kode grup harus mengacu pada tabel grup. 6 karakter Diisi dengan kode main-distributor yang memasok barang ybs. Kode main-distributor harus mengacu pada Master Supplier. dd-mm-yy Diisi dengan tanggal mulai dipasarkannya barang ybs. ND95 menggunakan tanggal ini untuk menentukan faktor pembagi dalam perhitungan rata-rata penjualan. Yes/No dan 1/2 Diisi dengan 'Y' bila barang ybs dikenakan PPN Barang Mewah dan tarif diisi 1 atau 2. Persentase 1 dan 2 ditentukan pada Parameter Sistem. # (1-9) Dipergunakan untuk mengelompokkan barang atas ranking intensi. Barang yang dianggap paling diperhatikan dikelompokan dalam kelas 1 dan selanjutnya. Pada sejumlah laporan, terdapat kriteria


33

untuk hanya mencetak sampai class tertentu, sehingga tidak harus mencetak semua barang. Emabalasi Yes/No Diisi 'Y' bila item barang merupakan kemasan (botol, krat, dsb). Singkatan u/ Judul 2x6 karakter Sejumlah laporan pada ND95 (seperti Laporan Prestasi Kerja, LP3) akan mencetak barang secara horizontal (barang tercetak sebagai kolom) sehingga diperlukan nama barang yang singkat tetapi cukup dimengerti untuk meenyatakan barang tertentu. Misalnya : MILO DCWSTD DCWCHO 398G T 200 G B 200 G Nomor Urut ### Dipergunakan sebagai dasar pengurutan barang pada laporan. Min Qty/Lines ### Dipergunakan sebagai dasar menentukan apakah suatu item barang pada nota penjualan dapat diperhitungkan sebagai satu lines yaitu bila jumlah barang melebihi minimum yang ditentukan untuk barang tersebut. Barang Aktif Yes/No Diisi 'Yes' bila item barang ybs masih diproduksi, sebaliknya diisi 'N' Disc 2x? Yes/No Field ini menyatakan apakah barang ybs apabila ada promosi dari pabrik, akan diperhitungkan dalam discount distributor atau tidak. Tidak Discount Yes/No Field ini menyatakan bahwa barang ybs tidak diperbolehkan mendapatkan discount. Jadi pada perhitungan discount pada nota, barang ybs tidak akan diperhitungkan pada Dasar Pengenaan Discount. Satuan XXX.XXX.XXX ND95 menggunakan 3 level satuan barang (satuan terbesar, satuan tengah, dan satuan terkecil) misalnya : KRT.LSN.TIN atau KRT.PAK.PCS dsb. Dianjurkan agar satuan terkecil adalah satuan yang masih bergerak, misalnya permen POLO botol berisikan 100 piece tetapi tidak pernah dimutasikan dalam piece, maka satuan terkecilnya adalah botol. HJ Nota 1/2/3 Diisi dengan level satuan barang yang menyatakan satuan harga jual pada nota. Bila satuan harga jual pada nota menggunakan KRT, maka field ini diisi '1' Konversi KRT -> ### Diisi dengan factor konversi satuan terbesar ke satuan terkecil. Konversi xxx >SAT ### Diisi dengan factor konversi satuan tengah ke satuan kecil. Berat ###.# Diisi dengan berat barang persatuan terkecil. Harga Beli per KRT ###.### Harga Jual per KRT ###.### Harga Jual per SAT ###.### Koefisien Buffer Stock # Diisi dengan angka yang menunjukkan berapa kali rata-rata penjualan per pekan untuk menentukan buffer stock.


34

Kode Barang M/Dist 5 karakter Diisi dengan kode barang Main Distributor. Kode ini akan sangat membantu pada pemasukkan transaksi yang menggunakan dokumen dari Main Distributor seperti waybill, karena dapat menggunakan kode Main Distributor yang telah tercetak pada dokumen tersebut. ND95 akan menterjemahkan kode Main Distributor ke kode barang intern. Kode Barang Std 5 karakter Fasilitas kode barang standard ini dapat dipergunakan bila terdapat barang yang secara stock dipisahkan tetapi secara analisa penjualan digabung, misalnya bila terdapat barang-barang bandaged. Disc Dented ##.## Diisi dengan persen yang menyatakan discount yang dikenakan terhadap barang Dented dari barang BS. Field ini akan dipergunakan dalam transaksi MRV dan penjualan Dented. Komisi ##.## Field ini menyatakan persentase komisi salesman atas barang ybs pada penjualan Type-X. Join Casses 4 karakter Field ini dipergunakan untuk menggabungkan total case (karton) untuk item barang yang sejenisnya, misalnya Lactogen I 400 dengan Lactogen II 400, sehingga bila pada nota terjadi discount atas jumlah cases-nya dapat digabungkan. Untuk keamanan sistem, beberapa field penting tidak dapat di-edit langsung dari Master Barang, seperti harga beli dan harga jual. Bila terjadi perubahan harga, pergunakan fungsi "Perubahan Harga" untuk menginput harga baru, lalu mempostingnya untuk mengupdate Master barang pada saat harga baru tsb mulai efektif.

2.11. MASTER SUPERVISOR

Elemen data : Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

35

Kode Supervisor Nama Supervisor Alamat Rumah Telepon Handphone Pendidikan Terakhir Agama Tgl Lahir Mulai Bekerja Salesman

6 karakter 30 karakter 30 karakter 10 karakter 20 karakter 20 karakter 1 karakter Diisi dengan kode agama : I–Islam, K–Kristen, T–Katolik, H–Hindu, B-Budha. dd-mm-yy dd-mm-yy 11 x 6 karakter Diisi kode-kode salesman yang dibawahi oleh supervisor ybs.

2.12. MASTER SALESMAN

Elemen data : Kode Salesman Nama Salesman Alamat Rumah Telepon Handphone Pendidikan Terakhir Agama Tgl Lahir Mulai Kerja Price-ID

6 karakter 30 karakter 30 karakter 10 karakter 20 karakter 20 karakter 1 karakter Diisi dengan kode agama : I–Islam, K–Kristen, T–Katolik, H–Hindu, B-Budha. dd-mm-yy dd-mm-yy 6 karakter Price-ID pada ND95 merupakan tabel harga yang dibuat sebelumnya pada 'Harga alternative' di modul Manajer Aplikasi.


36

Cek Area

Supervisor

Cara Kerja

Canvas TO

Tgl Transaksi

Aktif

Modal Van

Area yang di-cover

Harga yang tercantum pada Price-ID adalah harga khusus yang berlaku untuk produk-produk tertentu. Apabila field ini tidak diisi, maka salesman menggunakan harga pada master barang, apabila diisi sesuai dengan Price-ID yang ada dalam harga alternative maka secara otomatis harga untuk salesman ybs mengacu pada harga khusus tersebut. Yes/No Field ini menentukan apakah salesman ybs hanya boleh melakukan penjualan terhadap customer yang berada di area yang di-covernya. 6 karakter Diisi dengan kode supervisor yang membawahi salesman ybs. Kode supervisor harus mengacu pada kode supervisor yang telah dimasukkan sebelumnya. 1 karakter Diisi dengan kode yang menyatakan cara kerja salesman ybs: C-Canvas, T-Task Force, O-TO Standard, D-TO Dented, I-TO Intern. Yes/No Field ini memberikan altenatif penjualan sistem TO tetapi pemotongan stock bukan pada gudang besar, melainkan pada gudang salesman. Field ini hanya berpengaruh bila cara kerja diisi “C” dd-mm-yy Tanggal transaksi hanya berlaku untuk salesman Canvas dan Task Force (untuk salesman lain, tanggal transaksi ini akan sama dengan tanggal transaksi sistem). Tanggal ini hanya diisi pertama kali sistem akan mulai digunakan, selanjutnya tanggal ini akan bergerak sendiri sesuai dengan proses akhir hari yang dijalankan. Yes/No Diisi dengan „Y‟ bila salesman ybs sedang masih aktif, sedangkan bila sudah tidak aktif disi dengan „N‟, jangan menghapus kode salesman dari master bila sudah tidak bekerja, karena database ND95 masih menyimpan transaksi dan histori dari salesman ybs (paling tidak untuk tahun berjalan jangan dihapus dahulu). ##.###.### Bila anda menerapkan van dengan sistem piutang, maka field ini diisi dengan nilai rupiah yang menjadi modal van, kelebihan/kekurangan dari modal akan menjadi piutang/hutang dengan salesman ybs. 10×4 karakter Diisi dengan kode area dari area yang di-cover oleh salesman yang bersangkutan. Kode area harus mengacu pada tabel area.

Cara kerja salesman jangan diganti-ganti bila sudah terjadi transaksi. Bila terjadi perubahan cara kerja seseorang salesman (dari TO ke Canvas atau lainnya) buatkan kode salesman yang baru. Tanggal Hari Kerja salesman juga jangan diganti-ganti setelah terjadi transaksi, karena hal ini akan mempengaruhi posisi stock harian van.


37

2.13. MASTER CUSTOMER

Elemen data : Kode Customer Nama Customer Alamat Contact Person Telepon Fax Customer Class

6 karakter 30 karakter 3×30 karakter 30 karakter 20 karakter 20 karakter # Diisi dengan angka 1-9 yang menunjukkan class dari customer ybs. NPWP 20 karakter Untuk customer yang PKP, field ini harus diisi karena pada saat transaksi penjualan, sistem akan mencatat apakah nota penjualan tsb akan diterbitkan faktur pajak, yaitu bila field NPWP ini tidak kosong. Tgl Mulai Transaksi dd-mm-yy Transaksi Terakhir dd-mm-yy Field ini tidak perlu diisi karena akan terisi secara otomatis dari transaksi terakhir yang dilakukan oleh customer ybs. Kolektor 2 karakter Field ini diisi dengan kode kolektor yang bertugas menagih piutang customer ybs. Bila penagihan dilakukan oleh salesman sendiri maka field ini tidak perlu diisi. Area 4 karakter Diisi dengan kode area di mana customer yang bersangkutan terletak. Kode area harus mengacu pada tabel area. Pasar 4 karakter Diisi dengan kode pasar di mana customer yang bersangkutan terletak. Kode pasar harus mengacu pada tabel pasar. Jenis Customer

4 karakter


38

Diisi dengan kode jenis customer yang bersangkutan. Kode jenis harus mengacu pada tabel jenis customer. Lama Kredit ## Cara Bayar 1 karakter Diisi dengan „T‟ bila customer biasa membayar tunai, „G‟ bila membayar dengan Giro Langsung, dan „K‟ bila kredit. PLU? Yes/No Untuk menentukan apakah pada saat pencetakan faktur untuk customer ybs akan dicetak kolom PLU. Kode PLU untuk customer akan dimasukkan pada file tersendiri. Limit Kredit ###,###,### Max Invoice ##.## Menentukan maksimum faktur terhutang yang dapat dimiliki oleh customer ybs. Bila jumlah faktur terhutang (belum lunas) telah mencapai maksimum, maka customer yang bersangkutan tidak boleh membeli lagi. Discount ##.## Field ini diisi dengan fixed discount yang diberikan kepada customer ybs. Bila field ini diisi maka ketentuan discount umum tidak berlaku terhadap customer ybs. Proteksi Over Credit, 1 karakter Untuk menentukan apakah akan dilakukan penolakan atau sekedar peringatan bila customer ybs telah over credit. Diisi „T‟ untuk menolak dan „W‟ untuk memberi peringatan/Warning. Nama Singkat 10 karakter Diisi dengan nama yang umum untuk memanggil customer ybs. Pada saat menginput field kode customer, kita dapat melakukan look-up dengan memasukkan sebagian depan dari nama singkat. Misalkan KITA MENGISI “sum”, mak look-up window akan menampilkan semua customer dengan nama singkat yang diawali “sum”. Alamat Penagihan 6 karakter Alamat penagihan adalah alamat yang akan dipergunakan pada faktur pajak. Bila alamatnya sama maka alamat penagihan diisi dengan kode customer. Alamat penagihan yang berbeda biasanya terjadi pada supermarket, di mana pembelian dilakukan oleh cabang tetapi penagihan dilakukan pada kantor pusat. Tanggal Penyerahan pd Faktur Pajak 1 karakter Field ini dipergunakan untuk mencetak tanggal penyerahan pada faktur pajak apakah menggunakan tanggal faktur atau tanggal jatuh tempo faktur. Untuk keamanan sistem, beberapa field penting tidak dapat diedit langsung dari Master Customer, khususnya field yang berkaitan dengan credit kontrol, seperti limit kredit, discount, lama kredit, dsb. Untuk melakukan perubahan terhadap field–field ini harus dilakukan melalui fungsi “Ubah Credit Limit/Discount”.


39

Section

3

PARAMETER SISTEM

N

D95 merupakan suatu sistem yang dirancang secara parameter kontrolled, artinya perbedaan penggunaan antar distributor yang satu dengan yang lainnya tidak mengakibatkan sistem atau program ND95 ini harus dibuat berlainan, tetapi tetap menggunakan satu sistem yang sama. Yang mempengaruhi kerjanya ND95 ini adalah parameter sistem yang harus di-set sesuai dengan kebutuhan masing-masing distributor. Beberapa parameter yang ada bersifat ber-resiko tinggi mengakibatkan kekacauan sistem, untuk itu kami anjurkan untuk tidak mengutak-atik parameter yang tidak anda kuasai sungguh-sungguh.

KODE DISTRIBUTOR Parameter ini menunjukkan kode distributor yang diberikan oleh principle. KODE CABANG Parameter ini menunjukkan kode cabang bila perusahaan membuka cabang/depot di kota lain. NOMOR TELEPON SUB-DISTRIBUTOR NOMOR FAX SUB- DISTRIBUTOR Kedua parameter ini masing-masing berisikan nomor telepon dan nomor fax distributor. Selain nama perusahaan, ND95 juga akan mencetak nomor Telepon dan nomor fax pada posisi kiri atas formulir Nota Penjualan (Faktur).


40

NOMOR NPWP SUB-DISTRIBUTOR Parameter ini berisikan nomor NPWP sub-distributor. Nomor NPWP juga akan dicetak pada posisi kiri atas Nota Penjualan, dan juga dipergunakan untuk mengisi kolom NPWP pada faktur pajak dan daftar pajak keluaran. NOMOR SK PENGUKUHAN PKP TANGGAL SK PENGUKUHAN PKP NAMA PENGUSAHA KENA PAJAK Bersamaan dengan nomor NPWP, ketiga parameter ini juga dipergunakan pada pencetakan form faktur pajak dan daftar pajak keluaran. CETAK NPWP/ NO SK PADA FAKTUR Field ini diisi „Y‟ bila anda ingin mencantumkan NPWP dan NO SK Pengukuhan pada kop faktur. ALAMAT PADA FAKTUR PAJAK Parameter ini berisikan alamat PKP sesuai dengan yang tertera pada SK Pengukuhan. Bila parameter ini kosong maka ND95 akan menggunakan alamat distributor. NAMA PENANDA –TANGAN FK/PAJAK NAMA JABATAN PENANDA-TANGAN Masing-masing parameter berisikan nama dan jabatan penanda-tangan faktur pajak dan daftar pajak keluaran. NAMA TEMPAT PADA FAKTUR PAJAK Parameter ini berisikan nama kota yang akan tercetak pada akhir faktur pajak (sebelum tanggal). WEEK BERJALAN Parameter ini menunjukkan nomor pekan berjalan (Curren Week) ND95. Parameter ini hanya boleh diisi pada saat pertama kali sistem di-setup. Setelah sistem berjalan, isi parameter ini akan bergerak sendiri sesuai dengan pergerakan tanggal transaksi (Proses Akhir Hari). Setelah proses akhir tahun, parameter ini akan kembali ke pekan 1. Jangan sekali-kali mengubah parameter ini setelah sistem berjalan!. WEEK TERAKHIR TAHUN BERJALAN Parameter ini menunjukkan nomor pekan terakhir dalam tahun berjalan, dapat diisi 52 atau 53 sesuai dengan jumlah week dalam kalender kerja dari principle. TAHUN BERJALAN Parameter ini menunjukkan tahun berjalan (Curren Year) ND95. Parameter ini hanya boleh diisi pada saat pertama kali sistem di-setup. Setelah sistem berjalan, isi parameter ini akan bergerak sendiri sesuai dengan pergantian tahun sistem (Proses Akhir Tahun) Jangan sekali-kali mengubah parameter ini setelah sistem berjalan!. TANGGAL TRANSAKSI BERJALAN Parameter ini menunjukkan tahun berjalan (Current Transaksi Date) ND95. parameter ini hanya boleh diisi pada saat sistem di-setup. Setelah sistem berjalan, parameter ini akan bergerak sendiri sesuai dengan pergantian tanggal transaksi (proses Akhir Hari).


41

Pada saat proses akhir hari, ND95 akan memajukan tanggal transaksi ke hari kerja berikutnya sesuai dengan kalender kerja (meloncati hari libur bila ada). Jika merupakan pergantian pekan. ND95 juga akan memajukan parameter “Week Berjalan”. Jangan sekali-kali mangubah parameter ini setelah sistem berjalan !. TOLERANSI TGL TRANSAKSI (HR) ND95 memungkinkan adanya transaksi „prematur‟ yaitu transaksi yang terjadi pada tanggal setelah tanggal transaksi berjalan. Ini berati kita dapat memasukkan transaksi hari berikutnya sebelum hari yang bersangkutan ditutup. Parameter ini menyatakan jangkauan hari transaksi premature yang dapat diterima. Misalkan parameter diisi 3 dan tanggal transaksi berjalan adalah 01/05/2008, maka transaksi premature yang dapat diterima adalah dari tanggal 02/05/96 sampai dengan 04/05/2008. maksimum toleransi adalah 7 (tujuh) hari. Bila fasilitas transaksi premature ini dipergunakan, maka fasilitas penjatahan tidak dapat dipergunakan. TOLERANSI PEMBAYARAN KONTAN (HR) ND95 menggunakan konsep tutup hari, sehingga semua transaksi yang telah diproses akhir hari tidak dapat dimanipulasi lagi. Parameter ini menyatakan jumlah hari toleransi sehingga walaupun telah proses akhir hari, tetapi transaksi pembayaran kontan terhadap faktur-faktur yang telah ditutup tetap dapat dilakukan. PERSEN PPN Parameter ini menyatakan besaran persentase PPN (Pajak Pertambahan Nilai) yang saat ini bernilai 10%. siapa tahu suatu hari akan berubah dan kita tinggal mengganti nilai parameter ini saja. Bila anda menggunakan konsep harga jual termaksuk PPN, maka nilai parameter ini diisi 0. PERSEN PPN MASUKKAN Parameter ini menyatakan besaran persentase PPN (Pajak Pertambahan Nilai) masukkan yang saat ini bernilai 10%. Bila anda juga menggunakan harga beli sudah termasuk PPN, maka parameter ini dapat diisi 0. PERSEN PPN BARANG MEWAH (TARIF 1) PERSEN PPN BARANG MEWAH (TARIF 2) Parameter ini menyatakan besaran persentase PPN atas Barang Mewah. JUMLAH WEEK U/ PERHITUNGAN RPP Secara harafiah RPP merupakan singkatan dari Rata-rata Penjualan per Pekan, tetapi di dalam ND95, pernyataan RPP mengandung pengertian sebagai rata-rata penjualan per pekan atas n pekan yang bergerak. Nilai n inilah yang dinyatakan dalam parameter ini. Misalkan nilai parameter adalah 26 dan week berjalan adalah week 10, maka RPP adalah rata-rata penjualan pr pekan dihitung mulai dari week 36 tahun lalu sampai dengan week 9 tahun ini. Perhatikan bedanya dengan pengertian „rata-rata penjualan per pekan tahun ini‟, yang terakhir ini adalah rata-rata yang diambil dari week 1 sampai dengan week berjalan tahun ini. Pada sejumlah laporan seperti laporan Esitimasi Order, LP3, rata-rata yang dipergunakan adalah RPP. JUMLAH WEEK U/ POTENSI PER BIT Pengertian BIT adalah hari kerja, 1 untuk senin, 2 untuk selasa dan seterusnya. ND95 memiliki fasilitas penjatahan, yaitu pembagian stock gudang kepada salesman sesuai dengan kemampuan jual salesman pada bit tertentu. Parameter ini menentukan


42

banyaknya pekan ke belakang yang akan dipergunakan sebagai dasar menghitung potensi atau kemampuan jual salesman. TOLERANSI PENJATAHAN (KARTON) Dalam kaitannya dengan fasilitas penjatahan, jika setelah stock gudang dijatahkan ke masing-masing salesman sesuai dengan kemampuan salesman dan ternyata masih ada sisa (kelebihan stock), maka kelebihan ini dapat dibagikan lagi kepada salesman. Banyaknya pembagian per salesman ditentukan oleh nilai parameter ini. KUALITAS CETAK FORM PO Pengertian PO dalam ND95 adalah dokumen intern pengakuan hutang . PO ini di buat per Way Bill dan dapat dicetak form-nya untuk menampilkan pada Way Bill. ND95 menyediakan 3 kualitas cetakan from PO yaitu Quality, Draft dan Ekonomis. Kualitas Quality adalah yang terbaik secara visual karena menggunakan garis grafis (graphical line) tetapi pencetakannya lama. Kualitas Draft menggunakaan garis karakter biasa, dan kualitas Ekonomis adalah yang paling sederhana dan cepat. FORM FAKTUR SATU LEMBAR PENUH? ND95 menyediaka pilihan untuk mencetak form Nota Penjualan atau faktur, satu lembar penuh atau setengah lembar (dalam ukuran kwarto). Pilihan manapun tidak membatasi jumlah item dalam setiap notanya karena kemampuan multi-pages (satu nota penjualan terdiri dari beberapa halaman dengan nomor halaman). JABATAN PENANDA TANGAN FAKTUR Pada faktur penjualan dicetak oleh komputer, terdapat kolom untuk penanda-tangan yaitu pembeli dan penjual. Nama jabatan untuk penanda-tangan dari pihak penjual anda definisikan pada parameter ini, misalkan; Otorisasi, Gudang, Pengirim, dsb. PANJANG KERTAS UNTUK FAKTUR (INCH) Parameter ini diisi dengan panjang kertas yang anda pergunakan untuk mencetak faktur penjualan komputer, dapat diisi (kwarto). 12 (A4) atau 13(folio). FORMAT JUMLAH BARANG PADA FAKTUR Format jumlah barang yang tercetak pada faktur dapat anda pilih untuk menggunakan format ×××.×××.××× atau dengan format ××× crt ××× pcs (satuan barang yang dipergunakan tergantung yang didefinisikan pada master barang untuk masing-masing item barang). KUALITAS CETAKAN FORM FAKTUR ND95 menyediakan 5 kualitas cetakan form Nota Penjualan yaitu Quality, Draft, Ekonomis, Minimum dan Preprinted. Kualitas Quality adalah yang terbaik secara visual karena menggunakan garis grafis (graphical line) tetapi pencetakannya lama. Kualitas Draft menggunakan garis karakter biasa. Kualitas Ekonomis mengurangi garis-garis kotak dan memperbanyak jumlah item per nota tetapi masih menggunakan garis pemisah kolom, sedangkan kualitas minimum menghilangkan lagi garis pemisah kolom. Untuk menggunakan kualitas preprinted berarti anda harus menyediakan blanko faktur yang sudah didesain sedemikain agar posisi cetakan dapat pas. FORM RETUR SATU LEMBAR PENUH ? ND95 menyediakan pilihan untuk mencetak form Retur Penjualan, satu lembar penuh atau setengah lembar (dalam ukuran kwarto). Pilihan manapun tidak membatasi jumlah item dalam setiap notanya karena kemampuan multi-pages (satu nota retur terdiri dari beberapa halaman dengan nomor halaman).


43

SJ PISAH REKAP BARANG DAN NOTA Surat Jalan Pengiriman yang merupakan rekapan dari faktur-faktur yang akan dikirim terdiri dari rekap per barang dan per nota. Pilihan pada parameter ini untuk menentukan apakah rekap per barang dan per nota akan dicetak pada halaman terpisah atau digabung pada satu halaman. SJ DENGAN KOLOM TONNAGE Parameter ini menentukan apakah anda menghendaki tercetak kolom tonnage pada surat jalan pengiriman. Hal ini untuk membantu supir yang profesional untuk dapat memperkirakan apakah kiriman tsb muat ke dalam mobil yang dipergunakan. SURAT JALAN PER SALESMAN ? Parameter ini menyatakan bahwa Surat Jalan Pengiriman dibuat per salesman, tidak merupakan gabungan dari nota beberapa salesman. SJ DENGAN KOLOM HASIL PEH\NAGIHAN Parameter ini menyatakan bahwa Surat Jalan pengiriman, bagian rekap per nota akan dicetak dengan kolom-kolom untuk pengisian hasil tagihan, yaitu kolom Tunai, Giro, Nomor Giro, Bank dan Tanggal Jatuh Tempo. PANJANG KERTAS UNTUK SJ (INCH) Parameter ini diisi dengan panjang kertas yang anda pergunakan untuk mencetak surat jalan pengiriman, dapat diisi 11 (kwarto), 12 (A4) atau 13 (folio). MAX JUMLAH KOLOM DELIVERY LIST Delivery list merupakan bentuk lain daripada surat jalan pengiriman yang standard. Delivery list mencetak item barang secara columnar, dan parameter ini menentukan jumlah kolom barang yang boleh dicetak. Diisi 5 bila anda menghendaki delivery list dicetak pada kertas lebar. SJ PER TANGGAL NOTA PENJUALAN Parameter ini menunjukkan bahwa Surat Jalan akan berisikan nota-nota dengan tanggal yang sama, jadi tidak menggabungkan nota dari beberapa tanggal yang berbeda. SJ MENGGUNAKAN ½ KWARTO ND95 menyediakan pilihan untuk mencetak Surat Jalan dalam satu lembar kwarto atau setengah kwarto. SJ REKAP BARANG DENGAN HARGA Parameter ini menyatakan apakah Surat Jalan pada bagian rekap barang akan mencantumkan total harga barang yang dikirim. JENIS FORMAT FAKTUR PAJAK ND95 menyediakan pilihan untuk mencetak Faktur Pajak pada pre-printed form maupun blank form. Penggunaan pre-printed form harus disesuaikan dengan layout yang telah ditentukan (contoh tersedia bila diperlukan). FAKTUR PAJAK HARUS FORMAT TETAP Parameter ini menentukan apakah pencetakan bagian total dari faktur pajak bila jumlah halaman lebih dari 1 harus sama. Umumnya untuk faktur pajak yang lebih dari 1 halaman, maka total untuk halaman pertama hanya berisi DPP yang dipindahkan ke halaman selanjutnya. Jika parameter ini diisi „Y‟ maka total untuk halaman (yang bulan halama terakhir) akan sama dengan halaman terakhir yang juga mencantumkan DPP, PPN dan Total. Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

44

FAKTUR PAJAK 3 LEMBARAN Pada daerah tertentu, Dinas Pajak mengharuskan untuk pencantuman keterangan lembaran 1, 2 dan 3 pada kiri atas faktur pajak, sehingga pencetakan faktur pajak tidak dapat menggunakan karbon. Parameter ini menunjukkan bahwa faktur pajak dicetak 3 lembar terpisah, masing-masing dengan keterangan lembaran ke berapa dan untuk siapa. PRINTER EMULASI EPSON ? ND95 memiliki beberapa kelebihan jika pencetakan laporan menggunakan printer Epson (atau printer merek lain yang menggunakan emulasi Epson), misalnya dapat mencetak huruf dengan garis bawah (underlining) serta dapat otomatis mengatur ukuran huruf (pitch) untuk disesuaikan antar lebar cetakan dengan lebar kertas yang dipergunakan. Bila menggunakan printer non-Epson tetapi parameter ini diset „Ya‟, maka kontrol codes yang seharusnya diterjemahkan oleh Epson akan tercetak sebagai karakter asing. FOOTNOTE PADA INVOICE – 1 FOOTNOTE PADA INVOICE – 2 FOOTNOTE PADA INVOICE - 3 Ketiga parameter ini berisikan keterangan yang akan dipergunakan oleh ND95 untuk mencetak catatan kaki pada form Nota penjualan. CETAK STATUS KREDIT PADA FAKTUR ? Bila parameter ini diisi „Y‟ maka ND95 akan mencetak „biling statement‟ pada posisi footnote untuk faktur komputer. Billing statement ini menunjukkan kepada customer, saldo piutang, saldo giro mundur dan saldo credit yang dapat diambil oleh customer ybs. NOTA PENGAMBILAN VAN DENGAN HARGA ? Parameter ini memberikan alternative untuk mencetak nota pengambilan barang oleh van, apakah akan mencetak jumlah rupiah atau tidak. JUMLAH BARIS PADA FORM I I 95 – A I ND95 menyediakan fasilitas pencetakan form 1195-A1 (Daftar Pajak Keluar). Parameter ini menyatakan jumlah detail line yang akan dicetak untuk form tersebut, yang harus disesuaikan dengan ukuran kertas yang dipergunakan (kwarto / A4 atau polio). Diperlukan beberapa kali percobaan untuk mendapatkan angka yang tepat. PAUSE HALAMAN PD FORM I I 95 – A I Dalam hubungannya dengan pencetakan form 1195-A1 (Daftar Pajak Keluaran). ND95 memungkinkan kita untuk mencetaknya pada kertas lembaran (single-sheet). Dengan mengaktifkan fungsi pause pada setiap akhir halaman, memungkinkan kita untuk mengganti kertas baru. RECEIVABLE AGING (HR) TERM ND95 tidak membakukan (hard-coded) di dalam program batasan-batasan hari untuk penjadwalan umur piutang, tetapi menggunakan batasan-natasan yang ditentukan dalam parameter sehingga lebih leluasa bagi pengguna. Ketiga parameter harus diisi dengan angka yang membesar (misalnya 7, 14 dan 21). ALAMAT FOP (BARIS 1) ALAMAT FOP (BARIS 2) ALAMAT FOP (BARIS 3) Parameter ini berisikan alamat yang akan dicetak pada formulir pesanan barang ke pabrik. Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

45

TOLERANSI SELISIH NILAI FAKTUR Pembayaran terhadap hutang maupun piutang senantiasa tidak persis namun secara administrasi dianggap telah lunas. Parameter ini menentukan maksimum selisih pembayaran untuk dianggap telah lunas. Selain itu, parameter ini juga dipergunakan oleh ND95 untuk memberikan warning bila selisih nilai nota penjualan canvas yang dimasukkan dengan yang dihitung komputer melebihi nilai parameter ini. BATAS SELISIH PENUKARAN BS Parameter ini menunjukkan maksimum selisih harga antara barang penukar dan yang ditukar, yang dapat diterima oleh ND95. Bila selisih melampaui batas, maka transaksi tidak dapat diterima. Setiap data transaksi yang dimasukkan ke ND95 harus memiliki nomor identitas atau nomor dokumen (nomor PO, Nomor Order, Nomor Nota, dsb). Pada sejumlah transaksi, nomor dokumen ini dapat berupa nomor yang dihasilkan berurutan dari komputer atau disebut ‘running number’. Parameter-parameter berikut ini, dari “Nomor Dokumen Kenaikan Harga” sampai dengan parameter „Nomor Urut Urgent Order” menyimpan running-number terakhir yang telah dipergunakan untuk masing-masing transaksi. Untuk setiap nomor dokumen dapat anda berikan prefix (awalan) berupa 2 huruf untuk mengidentifikasikan nomor tsb, misalnya ‘JL’, ‘JQ’ dsb. Bila fasilitas running-number pada suatu transaksi tidak dikehendaki (nomor dokumen akan di-input sendiri) maka nilai parameter diisi -1 (minus satu). NO DOKUMEN KENAIKAN HARGA NO PENYESUAIAN STOCK GUDANG NO TRANSFER ANTAR GUDANG NO URUT STOCK OPNAME GUDANG NO PENAMBAHAN BARANG KE VAN NO PENURUNAN BARANG DARI VAN NO PENUKARAN BS VAN KE GUDANG NO PENUKARAN BS OLEH TOKO NO PENYESUAIAN STOCK VAN NO STOCK OPNAME VAN NO URUT ORDER PENJUALAN NO URUT NOTA TASK FORCE NO URUT NOTA RETUR

NO URUT SURAT JALAN SALESMAN NO DELIVERY REJECTION TYPE X NO ALOKASI STOCK TYPE X NO COMMISSION CLAIM VOUCHER NO REKAP PESANAN PER BARANG NO URUT KONFIRMASI MAB NO PENERIMAAN PEMBELIAN (PO) NO URUT MARKET RETURN NO PEMBAYARAN PIUTANG NO URUT KOREKSI PIUTANG NO URUT DOKUMEN PROMOSI NO URUT URGENT ORDER

NO SERI FAKTUR PAJAK Parameter ini diisi dengan nomor seri faktur pajak yang akan dipergunakan sebagai awal dari nomor faktur pajak. NO URUT FAKTUR PAJAK Parameter ini berisikan nomor faktur pajak otomatis terakhir yang telah dipergunakan. Kata otomatis sengaja digaris bawahi karena ND95 memungkinkan membuat faktur pajak dengan nomor manual (dimasukkan sendiri), jadi parameter ini hanya bisa mencatat nomor faktur pajak terakhir bila nomor otomatis yang dipergunakan. Pemakai ND95 dapat menggunakan nomor otomatis, tetapi pada keadaan tertentu menggunakan nomor manual untuk mengisi nomor yang terlewati. NO URUT FAKTUR KOMERSIAL Parameter ini berisikan nomor urut faktur T.O yang terakhir. Penjualan T.O pada ND95 menggunakan sistem order yang terdiri dari 2 tahap; pemasukkan order dan penerbitan Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

46

faktur. Pada saat data-data pesanan toko dimasukkan, ND95 mencatatnya sebagai transaksi order dan setiap transaksi diberi identitas nomor order (Parameter “Nomor Urut Order Penjualan”). Kemudian faktur atas setiap order dicetak dan terhadap setiap order diberikan nomor faktur yang merupakan nomor berikutnya dari parameter “No Urut Faktur Komersial” ini. Jangan memundurkan nomor urut ini untuk menghindari nomor faktur ganda !! LEVEL SATUAN BARANG (2,3) ND95 menyediakan pilihan untuk menyatakan jumlah barang apakah 2 level atau 3 level. Bila menggunakan 2 level, maka jumlah barang akan dinyatakan dalam 2 satuan (besar dan kecil) misalnya karton dan tin, karton dan pak. Sedangkan bila menggunakan 3 level maka dinyatakan dalam 3 satuan (besar, sedang dan kecil) misalnya karton, lusin, tin atau karton, hanger, sachet. Level satuan barang ini berlaku untuk semua produk, jadi tidak bisa sebagian menggunakan 2 level dan sebagian 3 level. STANDAR GROSS MARGIN (%) Parameter ini diisi dengan standard gross margin yang diberikan principle kepada distributor. Parameter ini dipergunakan pada laporan Rekap Penjualan dan Mutasi Harian untuk membuat perbandingan kasar antara nilai barang yang keluar dengan margin yang diperoleh. SATUAN TERBESAR (MIS, KARTON) Parameter ini diisi dengan satuan terbesar yang dipergunakan, misalnya KRT atau LSN. WEEK AWAL KOMPUTERISASI Parameter ini menunjukan week dimulainya penggunaan ND95. Parameter ini dibutuhkan agar ND95 mengetahui persis faktor pembagi dalam penghitungan rata-rata per minggu. Pada saat Proses Akhir Tahun, parameter ini akan otomatis diganti menjadi 1. DATA SISA COMPRESSS (WEEK) Secara berkala, proses compress harus dilakukan untuk mengurangi jumlah data yang berada pada komputer, yang sangat memempengaruhi performance sistem. Proses compress akan menghapus transaksi yang kadarluarsa. Parameter ini menentukan jumlah week yang akan tersisa setelah proses compress. Misalkan saat ini week 10 dan parameter diisi 4, maka proses compress akan menghapus semua transaksi week 6 ke bawah (yang tertinggal adalah transaksi week 10,9,8, dan 7,) CANCEL ORDER ? WEEK KE BELAKANG Setiap order ke main distributor baik melalui FOP, KMEB maupun Urgent Order akan dicatat oleh ND95 sebagai order yang outstanding (dicatat per week). Pada saat barang diterima, jumlah ini akan dikurangi sebesar penerimaan. Pada kenyataannya tidak semua order dapat dipenuhi oleh main distributor, sehingga terdapat order outstanding yang tidak pernah „selesai‟. Parameter ini dipergunakan oleh ND95 untuk otomatis mengabaikan outstanding order yang telah melewati suatu batas week tertentu.

MINIMUM ITEM PADA FAKTUR TO Parameter ini dipergunakan untuk menunjukkan jumlah item barang minimum yang harus terdapat pada faktur TO. Bila tidak ada batasan minimum, maka parameter ini dapat diisi 0 (nol).


47

DELIVERY TIME PEMBELIAN (WEEK) Parameter ini menunjukkan jumlah week pengiriman barang dari principle sejak di-order sampai barang diterima. Parameter ini dipergunakan oleh ND95 untuk menghasilkan usulan pembelian. JUMLAH KOLOM BARANG PADA IP JUMLAH KOLOM BARANG PADA LPK Laporan IP (Ikhtisar Penjualan) dan LPK (Laporan Prestasi Kerja) akan tercetak dengan posisi barang horizontal (sebagai kolom). Kedua parameter ini masing-masing menentukan banyaknya kolom barang yang akan tercetak pada IP dan LPK. MAX KOLOM PADA MUTASI STOCK GABUNGAN Seperti pada laporan IP (Ikhtisar Penjualan) dan LPK (Laporan Prestasi Kerja). Laporan Mutasi Stock Gabungan akan tercetak dengan posisi barang horizontal (sebagai kolom). Parameter ini menentukan banyaknya kolom barang yang akan tercetak pada laporan. PENJUALAN TO PADA KARTU STOCK PER SJ ? ND95 memberikan alternative apakah pada saat menampilkan kartu stock, untuk penjualan TO akan ditampilkan per Faktur atau per Surat Jalan pengiriman. REKALKULASI DISCOUNT BILA EDIT NOTA ? Pada saat penginputan order, ND95 akan otomatis menampilkan default discount sesuai dengan criteria yang telah dimasukkan. Parameter ini menyatakan apakah pada saat edit order penjualan, discount akan diperhitungkan kembali sesuai dengan criteria yang telah dimasukkan. TUKAR BS TO, INPUT BS DAHULU ? Parameter ini memberikan pilihan tampilan pada transaksi penukaran BS, untuk menginput barang yang dikembalikan dahulu (BS) atau input barang penukaran dahulu. RETUR TERPISAH DALAM BUKU PENJUALAN Pencetakan buku penjualan dapat mengikut-sertakan retur bila ada. Parameter ini menunjukkan apakah retur akan dicetak berurutan dengan faktur yang tanggalnya sama, atau dipisahkan, faktur dahulu baru kemudian retur. SELISIH POTONG TUNAI PADA IP Sering terjadi pada penjualan tunai bahwa uang yang diterima dengan nota terdapat selisih. Parameter ini memberikan pilihan pada laporan Ikhtisar Penjualan, apakah selisih tersebut akan dipotongkan pada setoran tunai atau tidak. CETAK KODE CUSTOMER PADA IP Parameter ini untuk menetukan apakah perlu mencetak kode customer pada laporan IP (Ikhtisar Penjualan). TRANSAKSI INTERN PAKAI PPN Parameter ini menentukan apakah transaksi penjualan intern maupun pembelian intern akan dibebani ppn. BOLEH EDIT HARGA PADA NOTA ? Parameter ini untuk menentukan apakah harga jual pada saat input order penjualan TO boleh diedit.


48

GUDANG TYPE-X DIPISAH SENDIRI Parameter ini diisi „Y‟ bila untuk operasi Type-X, stock untuk type X sudah dipisah tersendiri pada gudang Alokasi. Tidak perlu dilokasi tersendiri pada setiap ada PO customer. HUTANG RP DISCOUNT BERJENJANG Pada ND95, discount nota terdiri atas 3 jenis, yaitu : quantity discount, trade discount, dan cash discount. Perhitungan rupiah atas discount ini dapat dilakukan secara total ataupun secara berjenjang. Secara total artinya, total rupiah discount dihitung dari total persen discount dikalikan dengan nilai dasar perhitungan discount. Bila dilakukan secara berjenjang maka dihitung dahulu rupiah dari quantity discount, kemudian sisanya baru dikalikan lagi dengan trade discount untuk mendapatkan rupiah trade discount, kemudian sisanya lagi baru dikalikan dengan persen cash discount untuk mendapatkan rupiah cash discount. PENJUALAN INTERN – OMZET PEMBELIAN Parameter ini memberikan pilihan apakah penjualan intern (antar distributor) akan mengurangi omzet pembelian dari pabrik. STOCK VAN SISTEM MODAL ? Distributor tertentu pernah menerapkan sistem modal pada van, sehingga setiap hari, salesman akan mengambil dari gudang sejumlah barang yang dijualnya pada hari tersebut sehingga stock van kembali sama dengan modal. Dengan sistem seperti ini akan muncul bon-bonan antara gudang dan salesman, karena barang tidak selalu tersedia di gudang. VAN DENGAN SISTEM PIUTANG ? Yang dimaksud dengan sistem piutang pada van yaitu bila anda memberikan modal sejumlah rupiah kepada van, dan setiap pengambilan barang oleh van akan dianggap sebagai piutang. Sementara setoran dari salesman akan dianggap sebagai pembayaran. Sistem ini adalah alternative lain bila anda tidak menggunakan sistem normal yaitu van dikontrol secara quantity per item. Pada sistem piutang, setiap transaksi pengambilan barang oleh van (DO salesman) akan langsung dianggap menambah piutang van, sedangkan setiap kali salesman melakukan setoran (setelah dipotong dengan biaya-biaya) harus anda masukkan sebagai pembayaran oleh salesman. RETUR BS VAN LANGSUNG KE GUDANG Parameter ini menunjukkan apakah retur BS dari toko melalui salesman Canvas, barang BS tersebut akan dinyatakan sebagai stock van dahulu, atau akan langsung diturunkan ke gudang. DENTED TERMASUK ANALISA PENJ ND95 menyediakan suatu file yang berisikan total penjualan per barang per pekan. Parameter ini menentukan apakah penjualan dented akan diakumulasikan ke dalam file tersebut bersama dengan penjualan standard. REINDEX SETELAH AKHIR HARI Parameter ini menentukan apakah ND95 akan otomatis melakukan pembentukan ulang index file setelah proses akhir hari. Index file adalah file yang dipergunakan oleh ND95 (dan semua aplikasi xBase) untuk meningkatkan daya kerja di dalam memanipulasi data.


49

FAKTUR URUT KODE BARANG ? Parameter ini bila diisi „Y‟ maka urutan barang pada nota akan berdasarkan kode barang, sedangkan bila tidak maka urutan barang adalah sesuai dengan urutan input. AUTO STOCK INTEGRITY CHECK ? Stock Integrity Check adalah fasilitas dari ND95 untuk menghitung kembali saldo stock. Fasilitas ini perlu dijalankan bila terjadi kesalahan saldo stock barang akibat komputer mati. Dengan mengisi „Y‟ pada parameter ini maka pada setiap akhir pekan, ND95 akan otomatis menjalankan fungsi Stock Integrity Check tersebut. Kami anjurkan untuk selalu mengaktifkan fasilitas ini. ADA CANVAS YANG MENGINAP ? ND95 memiliki fasilitas untuk memisahkan proses akhir hari gudang dengan proses akhir hari untuk van yang menginap. Bila pada perusahaan anda tidak ada salesman yang menginap maka parameter ini diisi „N‟ saja, supaya pada setiap Proses Akhir Hari ND95 secara otomatis melakukan peruses akhir hari juga untuk semua van. BACKUP OTOMATIS SEWAKTU PROSES Backup sebelum proses sangat dianjurkan untuk mempermudah „recovery‟ bila proses gagal karena berbagai alasan; sehingga dengan me-restore hasil backup, kita dapat kembali ke titik sebelum proses dilakukan. ND95 menyediakan pilihan untuk otomatis melakukan backup ke harddisk bila suatu proses penting dilakukan (Proses Akhir Hari, Proses Akhir Tahun, Proses Compress) PENCAIRAN GIRO OTOMATIS ? ND95 juga memiliki fasilitas untuk merekam posisi saldo piutang giro mundur berdasarkan giro mundur yang diterima baik dari penjualan kontan maupun tagihan piutang. Bila fasilitas ini anda perlukan (anda perlu mengetahui posisi saldo piutang giro mundur) maka anda harus mengisi „N‟ pada parameter ini dan harus senantiasa melakukan pencairan terhadap giro mundur yang sudah cair. Bila anda tidak memerlukan fasilitas ini maka anda isi parameter ini dengan „Y‟ sehingga ND95 akan otomatis mencairkan semua giro mundur yang telah jatuh tempo pada saat proses akhir hari. NAMA BACKUP DIRECTORY PADA ZIP DRIVE ND95 memiliki fasilitas pintar untuk membackup database ke ZipDisk. Backup-an pada zipdisk ini akan dibuat 6 seri (6X backup terakhir). Parameter ini dipergunakan untuk mendefinisikan nama directory pada zipdisk untuk menyimpan hasil backup. TOLAK PAH BILA ADA STOCK MINUS ND95 menyediakan pilihan untuk menolak Proses Akhir Hari bila terdapat stock minus pada gudang maupun van. Peringatan akan adanya stock minus tetap diberikan (dan dapat dicetak laporannya) walaupun parameter ini diset „TIDAK‟. TOLAK ORDER BILA ADA STOCK NOL ? Parameter ini menentukan apakah anda tetap dapat memasukkan order penjualan ke komputer bila item barang yang dipesan tidak memiliki stock (karena mungkin dikirimkan kemudian) atau anda menghendaki langsung ditolak bila memang stock tidak ada.

CETAK TUNAI/KREDIT PADA FAKTUR Parameter ini menentukan apakah ND95 akan mencetak label “NOTA PENJUALAN TUNAI “atau” NOTA PENJUALAN KREDIT” pada form faktur, atau hanya “NOTA PENJUALAN” Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

50

LOCK QUANTITY DISCOUNT LOCK DISTRIBUTOR DISCOUNT LOCK CASH DISCOUNT ND95 menyediakan 3 jenis discount yang dapat diberikan oleh distributor (selain discount promosi dari pabrik). Ketentuan discount distributor ini dapat diisi pada “Parameter Discount Umum”, sehingga pada saat pemasukkan order TO atau nota penjualan Canvas, ND95 dapat otomatis menghitung besarnya masing-masing discount. Masing-masing parameter di atas menentukan apakah operator masih dapat mengubah nilai discount masing-masing pada saat saat pemasukkan data penjualan tersebut. LOCK PROMOSI ? Parameter ini menyatakan apakah saat pemasukkan data penjualan, operator dapat mengisi/mengubah data promosi (free tin, discount promosi, discount special). DISC NOTA HANYA U/ NON-PROMOSI Selain discount dari distributor yang juga disebut discount nota (karena diberikan per nota bukan per barang), masih terdapat discount promosi dari pabrik (yang diberikan per barang). Parameter ini menentukan apakah suatu barang yang telah mendapat discount promosi masih akan mendapat discount nota. Misalkan parameter ini diset “YA”, dan terdapat nota dengan 5 item barang A,B,C,D, dan E, di mana A telah mendapatkan discount promosi, maka discount nota hanya akan dihitung n% dari total nilai B,C,D dan E. Adakalanya terdapat barang yang mendapat kedua jenis discount (distributor dan pabrik), sementara barang lain tidak. Untuk keadaan seperti ini, parameter ini tetap diset „YA‟, tetapi untuk barang-barang yang mendapat discount 2×, pada Master Barang pada field „Disc 2×‟ diisi “Y”. AKTIFKAN PEREKAMAN STOCK OUT ? ND95 menyediakan fasilitas laporan stock out, yaitu laporan yang menunjukkan berapa kali terjadi order yang stocknya tidak tersedia (walaupun tidak akurat 100% karena kemungkinan kesalahan input operator). Parameter ini menyatakan apakah fasilitas tsb akan diaktifkan atau tidak. Bila tidak diperlukan sebaiknya ditiadakan untuk menghemat file yang di-open pada saat input order. TAMPILKAN MENU DATA AWAL TAMPILKAN PILIHAN RESET DATABASE TAMPILKAN PILIHAN RESET TRANS TAMPILKAN PILIHAN PENJ SERBU Sejumlah fungsi yang dianggap hanya dipergunakan secara insidential tetapi riskan bila dicoba-coba, dapat di-nonaktif-kan. Keempat parameter di atas dipergunakan untuk tujuan tersebut. GUDANG STANDARD SEDANG OPNAME GUDANG ALOKASI SEDANG OPNAME GUDANG BS SEDANG OPNAME GUDANG DENTED SEDANG OPNAME PERGANTIAN TAHUN KERJA Parameter ini juga dipergunakan oleh sistem. Setelah proses akhir hari dari hari terakhir dalam tahun berjalan, parameter ini akan otomatis di-set “YA” pada posisi ini, kita tidak dapat lagi menambah, mengubah ataupun menghapus transaksi sampai kita menjalankan Proses Akhir Tahun untuk memulai tahun kerja baru. Isi parameter inilah yang


51

dipergunakan oleh ND95 untuk mengetahui apakah sistem berada pada masa peralihan tahun kerja. COMPRESS TERAKHIR WEEK ? Parameter ini dipergunakan sendiri oleh ND95 untuk mengingat compress data telah dilakukan sampai dengan week berapa. Hal ini untuk mencegah proses data integrity dilakukan terhadap week yang telah di-compress. HARGA JUAL/LUSIN („TIDAK „BILA / KRT) Parameter ini diisi dengan „Y‟ jika satuan terbesar barang menggunakan karton, tetapi harga jual standard selalu dalam satuan lusin. CETAK FAKTUR DENGAN FORMAT DAS ? Parameter ini hanya dipergunakan oleh distributor Unilever yang ingin mencetak faktur penjualan dari ND95 dengan format yang sama dengan format program DAS (Distributor Administration Sistem) dari Uniliver. TIDAK ADA BARANG DENTED ? Bila ND95 dipergunakan untuk produk lain yang tidak memiliki produk Dented, maka pencetakan laporan yang berkaitan dengan stock dented dapat ditiadakan (untuk menghemat kertas). VERSI ND95 BASIC MODULE Parameter ini menyatakan versi database yang sedang dipergunakan. Bila program ND95 diganti dengan release yang lebih baru, maka ND95 dapat mengingatkan untuk menjalan proses restruktur database. EXTRACT A/R TERAKHIR S/D Parameter ini dipergunakan oleh ND95 untuk mengingat proses extract untuk sistem A/R yang terpisah sudah dilakukan sampai tanggal berapa. EXTRACT A/R TERAKHIR MULAI Parameter ini dipergunakan oleh ND95 untuk mengingat proses extract untuk sistem A/R yang terpisah sudah dilakukan mulai tanggal berapa.


52

Section

4

MEMAHAMI KONSEP GUDANG DAN ARUS PERSEDIAAN

N

D95 mengenal 5 kategori gudang yaitu Gudang Standar, Gudang Alokasi, Gudang BS, Gudang Dented dan Van. Pengertian „Gudang‟ di sini adalah secara sistem, karena secara fisik dua gudang dapat terletak dalam satu gedung, bahkan sebaliknya satu gudang secara fisik dapat berupa dua gedung atau lebih.

GUDANG STANDARD Gudang standard berisikan barang-barang yang baik. Barang-barang yang diterima dari pembelian langsung menambah ke gudang standard dahulu yang selanjutnya diambil oleh van atau dikeluarkan untuk penjualan secara TO. GUDANG ALOKASI Gudang Alokasi juga berisikan barang yang baik. Pengguna gudang alokasi adalah untuk menampung sementara barang dari gudang baik agar tidak dijual ataupun diambil oleh van. Penjualan tipe-X menggunakan gudang alokasi untuk memisahkan dahulu barang yang telah dipesan. Setelah faktur dari principle diterima, barang akan dikeluarkan dari gudang alokasi. GUDANG BS Gudang BS berisikan barang–barang rusak, penyok (dented) ataupun telah kadarluarsa (overaged) yang belum disurvey. Setelah barang BS disurvey, barang yang dented akan dipindahkan ke gudang dented, sedangkan barang yang overaged akan dihilangkan dari buku (tidak tercatat lagi sebagai stock distributor, walaupun


53

secara fisik mungkin saja masih berada di gudang distributor karena menunggu pengiriman/pemusnahan). GUDANG DENTED Gudang Dented berisikan barang-barang dented yang telah disurvey, jadi sebelum disurvei barang tetap dikategorikan sebagai BS, barang dented selanjutnya dapat dijual ataupun retur ke pabrik setelah overaged. VAN Van dapat diibaratkan sebagai gudang yang bergerak. Persediaan pada van akan dianggap oleh ND95 sebagai barang baik semua, walaupun secara fisik terdapat BS yang diretur oleh toko. Kalau gudang standard, gudang alokasi, gudang BS, dan dented, masing-masing hanya satu, maka gudang van boleh beberapa. Pada prakteknya, van-pun tidak harus benar-benar berupa van, dapat saja berupa gudang kecil yang dipertanggung-jawabkan oleh seorang salesman, misalkan gudang depot di luar kota. Bagan-bagan berikut ini memberikan gambaran yang jauh lebih jelas dari pada kata-kata mengenai mutasi persediaan pada masing-masing gudang. Node yang berada di kepala panah menunjukkan gudang yang mengalami mutasi pertambahan persediaan, Node berada pada ekor panah menunjukkan gudang tersebut mengalami mutasi pengurangan persediaan.

ARUS MUTASI PERSEDIAAN PADA GUDANG STANDARD


54

ARUS MUTASI PERSEDIAAN PADA GUDANG BS DAN DENTED

ARUS MUTASI PERSEDIAAN PADA OPERASI PENJUALAN TYPE-X


55

Section

5

PEMASUKKAN DATA AWAL

5.1. STOCK AWAL GUDANG DAN VAN Untuk memasukkan data awal stock gudang (Standard, BS, Dented) dan stock mobil pergunakan fungsi “Data Awal” yang terdapat pada modul Manajer Aplikasi. Bila option tidak aktif pada menu, maka anda harus mengaktifkannya melalui parameter sistem. Carilah parameter “Tampilkan Menu Data Awal ?”, Lalu ganti nilainya menjadi “Ya”, maka option Data Awal dapat dipilih dan akan menampilkan sub-pilihan seperti pada gambar berikut ini :

Untuk memasukkan stock awal untuk gudang standard pilih “Stock Gudang Standard”, untuk memasukkan stock awal gudang BS pilih “Stock Gudang BS”, untuk memasukkan stock awal gudang dented pilih “Stock Gudang Dented”, untuk memasukkan stock awal van/mobil pilih “Stock Van/Mobil” lalu pilih salesman.


56

5.2. PIUTANG AWAL Karena piutang dagang pada ND95 menggunakan konsep „open item‟ maka nota piutang awal harus diinput per nota tetapi perincian barangnya tidak perlu dimasukkan. Piutang awal terdiri dari nota debet (tagihan ke toko) dan nota kredit (nota retur)

Pergunakan fungsi “Nota Piutang/Debet” yang terdapat pada modul Piutang Dagang untuk memasukkan nota debet untuk piutang awal. Fungsi ini sebenarnya tidak hanya dipergunakan untuk memasukkan nota piutang awal, tetapi setiap saat anda dapat memanfaatkan fungsi ini untuk menimbulkan piutang, kecuali piutang yang muncul dari transaksi penjualan karena sudah otomatis masuk.


57

Pada field „Tipe Nota‟ akan terlihat apakah nota tersebut berasal dari transaksi penjualan atau bukan. Bila merupakan nota piutang dari transaksi penjualan, maka akan terlihat tipe nota adalah „sales‟ dan kalau bukan akan terlihat „non sales‟. Nota Piutang yang berasal dari penjualan tidak dapat di-edit atau dihapus dari fungsi ini. Pergunakan fungsi “Nota Piutang/Kredit” yang terdapat pada modul piutang Dagang untuk memasukkan nota kredit (retur) untuk piutang awal. Fungsi ini sebenarnya tidak hanya dipergunakan untuk memasukkan nota kredit awal, tetapi setiap saat anda dapat memanfaatkan fungsi ini untuk menimbulkan nota kredit, kecuali nota kredit yang muncul dari transaksi retur penjualan karena sudah otomatis masuk.

Pada field „tipe Nota‟ akan terlihat apakah nota tersebut berasal dari transaksi retur penjualan atau bukan. Bila merupakan nota kredit dari transaksi retur penjualan, maka akan terlihat tipe nota adalah „retur‟ dan kalau bukan akan terlihat „Non Retur‟. Nota Kredit yang berasal dari retur penjualan tidak dapat di-edit atau dihapus dari fungsi ini.

5.3. HUTANG AWAL Seperti halnya dengan piutang dagang, maka pada hutang dagang-pun ND95 menggunakan konsep „open item‟ sehingga untuk hutang awal juga harus dimasukkan per nota. Hutang awal terdiri atas Nota Hutang (tagihan dari supplier) dan C/N Masukkan. Untuk memasukkan nota hutang awal, pergunakan fungsi “Nota Hutang” yang terdapat pada modul Hutang Dagang.


58

Pada field „tipe Nota‟ akan terlihat apakah nota tersebut berasal dari transaksi pembelian atau bukan. Bila merupakan nota hutang dari transaksi pembelian, maka akan terlihat tipe nota adalah „Purchase‟ dan kalau bukan akan terlihat „Non Purchase‟. Nota Hutang yang berasal dari pembelian tidak dapat di-edit atau dihapus dari fungsi ini. Untuk memasukkan nota hutang awal yang berupa C/N, pergunakan fungsi “C/N Masukkan” yang terdapat pada modul Hutang Dagang.


59

Section

6

OPERASI CANVAS

K

egiatan Canvassing diawali dengan penambahan barang ke mobil untuk memenuhi persediaan mobil sesuai dengan perkiraan kebutuhan oleh salesman yang bersangkutan. Selanjutnya salesman berangkat dan melakukan teransaksi penjualan, menerima retur dan penukaran BS oleh toko. Salesman juga melakukan penagihan atas piutang toko, tetapi pada ND95 hal ini ditangani melalui modul Piutang Dagang. Pada saat salesman kembali ke kantor, semua nota penjualan dan nota retur serta hasil penagihan disetor ke bagian administrasi. ND95 menganggap semua barang di van adalah barang baik, dengan demikian transaksi penukaran BS oleh toko tidak perlu dimasukkan ke komputer, karena tidak mempengaruhi posisi stock mobil, kecuali barang yang ditukar berbeda.

6.1. PENGAMBILAN BARANG OLEH VAN

Transaksi pengambilan barang oleh van dimasukkan melalui fungsi „Penambahan (DO Salesman)‟ yang terdapat pada modul Operasi Canvas. Transaksi ini akan mengurangi persediaan pada gudang standard dan menambah persediaan van sesuai dengan kode salesman yang dimasukkan.


60

Untuk mencetak bukti pengambilan, tekan (F12) untuk menampilkan action menu lalu pilih „Cetak Form‟ atau dengan menggunakan short-cut yaitu menekan tombol (Alt)(P) Bila anda menggunakan sistem penggantian, apa yang dijual oleh salesman hari itu maka dia akan mengambil juga barang yang sama, maka ND95 menyediaakan fasilitas otomatis. Caranya adalah sebelum anda menambah record baru untuk pengambilan tersebut, anda menekan tombol (F12), pilih input penggantian jual, sehingga sewaktu anda ingin mengisi detail pengambilan, pada layar akan muncul tampilan berikut :

Anda tinggal mengisi range dari tanggal penjualan, maka ND95 akan menghitung total penjualan per item barang pada tanggal tersebut, dan otomatis mengisinya pada detail pengambilan van.

6.2. PENJUALAN VAN

Menunjukkan selisih antara setoran salesman dengan computer


61

Untuk memasukkan transaksi penjualan van, lakukan melalui pilihan „Nota Penjualan‟ yang terdapat pada Modul Operasi Canvas. Transaksi penjualan van akan langsung mengurangi persediaan pada van. Jika quantity penjualan melebihi persediaan van yang ada, ND95 akan memberikan „Warning‟ tetapi transaksi tetap dapat diterima, karena pada kenyataannya transaksi memang terjadi. Dalam kasus seperti ini kemungkinan besar stock van pada komputer yang salah, misalkan ada transaksi penambahan van yang belum dimasukkan atau salah input. Namun ada juga kejadian dimana salesman meminjam barang dari toko atau salesman lain, dalam hal ini stock van akan dibiarkan minus. Jika pada Master Salesman dinyatakan untuk melakukan pengecekan area, maka kode customer yang dapat dimasukkan adalah kode customer yang berada pada area yang di-cover oleh salesman yang bersangkutan. Field Divisi akan otomatis ditampilkan setelah item barang yang pertama dimasukkan. ND95 menerapkan sistem nota per divisi; jadi dalam satu nota tidak dapat dicampur item barang yang berlainan divisi. Hal ini dimaksudkan untuk memproteksi discount nota maksimum yang diberikan, karena batasan discount nota ini berlainan untuk masing-masing divisi. Field Kredit diisi dengan besarnya nilai yang dikreditkan (piutang), sedangkan field Tunai dan Giro diisi dengan jumlah pembayaran masing-masing yang dilakukan. Jika nilai giro diisi maka field Nomor Giro, Bank dan Tanggal Jatuh Tempo juga harus diisi. Discount pada ND95 terbagi 2 yaitu discount promosi yang ditanggung oleh pabrik dan discount nota yang ditanggung oleh pihak distributor sendiri. Discount promosi terbagi lagi atas 3 kategori, yaitu free tin (hadiah barang), discount special dan discount promosi (yang dapat berupa persentase ataupun Rp/karton). Discount Nota sendiri dikategorikan atas Quantity Discount, Trade Discount dan Cash Discount. Quantity Discount diberikan atas criteria total karton dalam satu nota; Trade Discount merupakan fixed discount ataupun atas criteria jumlah Rupiah dan lama kredit; sedangkan Cash Discount diberikan jika pembayaran dilakukan tunai. Ke-enam jenis discount tersebut dapat didefinisikan terlebih dahulu, sehingga pada saat input nota akan langsung menampilkan „default value‟ (lihat Referensi: Manajer Aplikasi). Kolom F/T Kolom % Spec Kolom % Prms Kolom Rp.Prm

: : : :

diisi dengan jumlah Free Tin dalam unit terkecil diisi dengan persen discount special diisi dengan persen discount promosi akan otomatis menampilkan jumlah rupiah maka diisi kolom yang sama dengan menjumlahkan dengan nilai Free Tin. Jadi bila suatu item barang mendapat Free Tin seharga Rp.1000,- dan mendapat juga discount promosi Rp.500, maka pada kolom ini diisi Rp.1.500,-

Kolom Jumlah Harga merupakan total rupiah atas quantity penjualan ditambah quantity Free Tin. Dengan kata lain ND95 memasukkan Free Tin sebagai gross sales lalu dikurangi lagi sebagai discount. Field Q/Dc Field T/Dc Field C/Dc Field D/Nota

: : : :

Quantity Discount Trade Discount Cash Discount Discount Nota


62

Bila Discount Nota melebihi maksimum discount yang ditentukan pada Tabel Divisi, maka Discount Nota adalah sama dengan maksimum discount divisi. Ketiga field discount ini dapat di-lock (pada parameter Sistem) sehingga tidak dapat diedit oleh operator. Bila diperlukan, anda dapat juga mencetak faktur penjualan canvas dengan menekan tombol Alt-P atau dengan menekan tombol F12 lalu pilih “Cetak Nota Penjualan”.

6.3. RETUR PENJUALAN

Transaksi retur dari toko kepada salesman canvas dimasukkan melalui fungsi „Nota retur‟ pada modul Operasi Canvas. Jika retur yang bersangkutan telah dibayar oleh salesman menggunakan hasil penjualan, maka field “Retur atas faktur” harus dikosongkan dan field „Lunas/Setoran‟ diisi „Y‟. Nota retur yang belum „diselesaikan‟ dengan potongan setoran atau mendebet nota penjualan, akan berada dalam status outstanding disilangkan dengan faktur kredit, maka pada saat pelunasan faktur ybs, nota retur juga harus dilunaskan. Jika retur ybs akan dipergunakan untuk memotong langsung ke faktur kredit pada hari yang sama, maka field “Retur atas faktur“ diisi dengan nomor faktur kredit yang akan didebet langsung itu. FAKTUR YANG DIPOTONG HARUS TANGGAL YANG SAMA DENGAN RETUR. Bila tanggal berbeda maka biarkan retur dalam keadaan gantung dan dilunaskan pada saat faktur dilunaskan. Field “BS ?” diisi „Y‟ bila barang yang diretur adalah BS. Field “Turun Gudang” diisi „Y‟ bila barang retur tersebut langsung dikembalikan ke gudang, bila merupakan barang BS maka akan menambah ke gudang BS dan bila bukan BS akan menambah ke gudang standard. Bila barang tidak diturunkan ke gudang (tetap di van) maka field “Turun Gudang” diisi „N‟. Perhatikan bahwa praktek di lapangan harus disamakan dengan cara kerja ND95 Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

63

Jika diketahui retur yang bersangkutan atas faktur penjualan yang mana, maka „Tanggal Buku Penjualan‟ diisi dengan tanggal faktur, sehingga pada pencetakan Buku Penjualan, dapat dicetak penjualan netto (dikurangi retur) walaupun retur terjadi beberapa hari setelah penjualan.

6.4. PENUKARAN BS OLEH VAN KE GUDANG

Transaksi Penukaran BS oleh Van ke gudang dilakukan melalui pilihan „Penukaran BS ke Gudang‟ pada modul Operasi Canvas. Barang-barang penukar akan mengurangi persediaan Gudang standard. Barang BS yang ditukar dan barang baik penukar tidak harus barang yang sama, tetapi ND95 menjaga bahwa selisih nilai rupiah antara keduanya masih dalam batas toleransi sesuai dengan yang dinyatakan pada parameter „Batas Selisih Penukaran BS‟ pada Parameter sistem. Untuk kemudahan kerja, jika penukaran adalah atas barang yang sama atau „tukar guling‟, maka salesman dapat melakukan langsung dengan Gudang Standard. Selanjutnya Gudang Standard melakukan transfer ke Gudang BS.

6.5. PENURUNAN BARANG DARI VAN KE GUDANG Transaksi penurunan barang dari van ke gudang dilakukan melalui fungsi „Penurunan (Turun Gudang)‟ yang terdapat pada modul Operasi Canvas. Transaksi ini dipergunakan jika salesman ingin menurunkan barang BS ataupun barang baik yang tidak laku, ataupun untuk pengosongan van. Jumlah barang yang diisi pada kolom „Jumlah BS‟ akan menambah persediaan Gudang BS. Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

64

Jika semua barang, yang baik dan BS diturunkan ke Gudang Standard, maka yang diisi hanya kolom „Jumlah Barang Standard‟. Selanjutnya Gudang Standard melakukan transfer Gudang BS atas barang-barang yang BS.

6.6. LAPORAN IKHTISAR PENJUALAN (IP) IP merupakan laporan pertanggung-jawaban salesman canvas kepada distributor atas penjualan dan stock mobil setiap harinya. Untuk mencetak IP, pergunakan fungsi “Ikhtisar Penjualan” yang terdapat pada modul Operasi Canvas.


65

Section

7

PENJUALAN DENGAN SISTEM TAKING ORDER

P

enjualan dengan sistem TO diawali dengan memasukkan data-data pesanan yang dikumpulkan oleh salesman. Data-data pesanan belum mengurangi persediaan tetapi mengurangi „availability‟ barang. Pada saat pesanan akan dikirim, akan dilakukan penerbitan faktur komersiel atas setiap pesanan. Pada saat penerbitan faktur inilah, persediaan Gudang Standard akan dikurangi. Untuk kemudahan pengeluaran barang dari gudang, dicetak Surat Jalan Pengiriman yang akan menjumlahkan barang yang sama dari faktur-faktur yang akan dikirim. Surat Jalan Pengiriman ini terdiri dari 2 bagian, yaitu : Rekap per Nota dan Rekap per Barang. Setelah barang dikirim, maka kemungkinan akan terjadi hal-hal berikut: − Ada barang yang ditolak sebagian, − Ada faktur yang ditolak seluruhnya, − Ada pembayaran atas faktur yang dikirim.

Input Order

Cetak Faktur

Cetak Surat Jalan

Tolakan Toko

Pembayaran Kontan

Pembatalan Faktur


66

7.1. INPUT ORDER

Untuk memasukkan data pesanan, lakukan melalui pilihan „Penjualan Standard‟ yang terdapat pada Modul Penjualan. Transaksi pesanan tidak akan mengurangi persediaan pada Gudang Standard (Pengurangan dilakukan pada saat penerbitan faktur komersiel). Jika quantity pesanan melebihi „availability‟ (persediaan dikurangi jumlah yang telah dipesan), ND95 akan menolak. Jika pada Master Salesman dinyatakan untuk melakukan pengecekan area, maka kode customer yang dapat dimasukkan adalah kode customer yang berada pada area yang di-cover oleh salesman yang bersangkutan. Field „Cara Bayar‟ hanya dipergunakan untuk mencetak judul “TUNAI” atau “KREDIT” pada form faktur. Semua Faktur Penjualan TO akan dianggap kredit walaupun cara bayar dinyatakan „tunai‟. Field „Lama Kredit‟ dipergunakan untuk menentukan tanggal jatuh tempo faktur. Field „Nomor Faktur‟. „Tanggal„ dan „Jatuh Tempo‟ tidak perlu diisi, akan ditampilkan sendiri setelah faktur diterbitkan. ND95 menyediakan fasilitas alamat penagihan yang dipergunakan untuk memisahkan alamat pengiriman dan penagihan. Hal ini dapat dipergunakan untuk customer yang memiliki cabang, sehingga pengiriman dilakukan ke masing-masing cabang, tetapi piutang dialamatkan ke kantor pusat. Field „alamat penagihan‟ akan otomatis ditampilkan sesuai dengan kode customer yang dimasukkan, karena telah ditentukan pada Master Customer. Field Divisi akan otomatis ditampilkan setelah item barang yang pertama dimasukkan. ND95 menerapkan sistem nota per divisi: jadi dalam satu nota tidak dapat dicampur item barang yang berlainan divisi. Hal ini dimaksudkan untuk memproteksi discount nota maksimum yang diberikan, karena batasan discount nota ini berlainan untuk masing-masing divisi. Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

67

Discount pada ND95 terbagi 2 yaitu discount promosi yang ditanggung oleh principle dan discount nota yang ditanggung oleh pihak distributor sendiri. Discount promosi terbagi lagi atas 3 kategori, yaitu free tin (hadiah barang), discount special dan discount promosi (yang dapat berupa persentase ataupun Rp/karton). Discount Nota sendiri dikategorikan atas Quantity Discount, Trade Discount dan Cash Discount. Quantity Discount diberikan atas criteria Jumlah Rupiah dan lama kredit: sedangkan Cash Discount diberikan jika pembayaran dilakukan tunai. Ke-enam jenis discount tersebut dapat didefinisikan terlebih dahulu, sehingga pada saat input nota akan langsung menampilkan „default value’ (lihat Referensi: Manajer Aplikasi). Bila pada parameter “Boleh Edit harga pada Nota” diisi „Y‟, maka operator dapat melakukan perubahan harga jual yang tertampil pada layar, sebaliknya bila diisi „N‟ maka harga tidak dapat diedit. Pada ND95 terdapat 3 level harga jual yaitu Harga Customer, Harga Khusus, dan Harga Master. Harga Customer dan Harga Khusus didefinisikan pada fungsi ”Harga Alternatif” pada modul Manajer Aplikasi, sedangkan Harga Master didefinisikan pada master barang. Jika terjadi perubahan harga pada master, maka dilakukan melalui fungsi “Perubahan Harga” (tidak dapat di-edit langsung pada master barang). Harga Customer adalah harga yang berlaku khusus untuk customer tertentu, sedangkan harga khusus dipergunakan bila pada seorang salesman ditentukan pada master salesman untuk menggunakan harga khusus. Pada saat membuat order baru, ND95 akan memeriksa apakah customer ybs memiliki harga customer untuk item barang tertentu, jika ada maka harga tsb yang dipergunakan. Jika tidak ada akan diperiksa apakah salesman ybs menggunakan Harga Khusus atau Harga Master, jika menggunakan harga khusus maka akan dicari pada tabel harga khusus apakah ada harga untuk item barang ybs, jika untuk item barang ybs tidak ada harga khusus, maka ND95 kembali akan menggunakan harga master. Kolom F/T : diisi dengan jumlah Fre Tin dalam Unit terkecil Kolom % Spec : diisi dengan persen discount special Kolom % Prms : diisi dengan persen discount promosi Kolom Rp.Prm : akan otomatis menampilkan jumlah rupiah atas Free Tin, bila diberikan discount promosi dalam rupiah maka diisi di kolom yang sama dengan menjumlahkan dengan nilai Free Tin. Jadi bila suatu item barang mendapatkan Free Tin seharga Rp. 1.000 dan mendapatkan juga discount promosi Rp. 500, maka pada kolom ini diisi Rp. 1.500. Kolom Jumlah Harga merupakan total rupiah atas quantity penjualan ditambah quantity Free Tin. Dengan kata lain ND95 memasukkan Free Tin sebagai gross sales lalu dikurangi lagi sebagai discount. Field Q/Dc : Quantity Discount Field T/Dc : Trade Discount Field C/Dc : Cash Discount Field D/Nota : Discount Nota Bila Discount Nota melebihi maksimum discount yang ditentukan pada Tabel Divisi, maka Discount Nota adalah sama dengan maksimum discount divisi Ketiga field discount ini dapat di-lock (pada parameter sistem) sehingga tidak dapat diedit oleh operator.

7.2. CETAK FAKTUR KOMERSIEL Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

68

Pencetakan faktur pada ND95 dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu per faktur atau batch (beberapa faktur sekaligus). Bila kita ingin mencetak satu faktur tertentu, maka cara yang lebih cepat adalah mencetak melalui fungsi “Penjualan Standard‟ (yang kita pergunakan untuk menginput pesanan). Setelah pesanan dimasukkan, tekan (F12) untuk menampilkan action menu, lalu pilih „Cetak Invoice‟ atau langsung dengan menekan tombol Alt-I.

Untuk mencetak beberapa faktur sekaligus, pergunakan fungsi „Pencetakan Faktur Penjualan‟ yang terdapat pada modul Penjualan. Lalu akan muncul pilihan Pencetakan Faktur Baru atau Pencetakan Ulang atau Faktur Baru Tanpa Cetak. Pada pencetakan faktur baru, ND95 akan menampilkan pilihan tanggal faktur (maksimum 7 hari dari tanggal transaksi berjalan) kemudian menampilkan pilihan salesman. Selanjutnya ND95 akan menampilkan semua pesanan salesman yang dipilih yang belum diterbitkan fakturnya. Dengan menggunakan (space bar) kita dapat menampilkan tanda ♦ pada pesanan yang akan diterbitkan fakturnya: atau sebaliknya menghilangkan tanda tersebut.


69

Bila yang akan dicetak adalah faktur baru (belum pernah diterbitkan) maka ND95 akan melakukan pemeriksaan „stock availability‟ (apakah persediaan mencukupi) dan melakukan „credit kontrol‟ (apakah melampaui batas kredit). Credit Kontrol yang diterapkan pada ND95 ada 2 yaitu limit kredit dan maksimum invoice. Limit Kredit adalah pembatasan jumlah rupiah piutang, sedangkan maksimum invoice adalah pembatasan jumlah nota piutang. Bila pesanan yang akan dicetak melampaui batas kredit, ND95 akan memberi „warning‟ atau menolak sesuai dengan parameter „Over Credit‟ pada master customer yang bersangkutan. Jika faktur yang diterbitkan adalah dari salesman TO Standard atau salesman TO Intern, maka persediaan Gudang Standard akan dikurangi. Jika faktur yang diterbitkan adalah dari salesman TO Dented, maka persediaan Gudang Dented yang akan dikurangi. Pesan penjualan yang telah diterbitkan faktur komersiel-nya tidak dapat lagi di-edit, kecuali untuk tanggal, discount nota dan kode customer, dan ini harus dilakukan melalui fungsi “Koreksi Faktur”. Untuk kesalahan lainnya, maka faktur ybs harus dibatalkan melalui fungsi “Pembatalan Faktur”. Faktur yang dicetak ulang, pada bagian kanan bawah akan terlihat „stamp’ yang menunjukkan cetakan ulang ke berapa. ND95 memberikan beberapa alternative cetakan faktur, menggunakan kertas setengah kwarto atau satu kwarto penuh dan bisa multipage (bersambung beberapa halaman). Kwalitas cetakan bisa Quality, Draff, Ekonomis, Minimum atau Preprinted. Semua pilihan ini ditentukan pada Parameter Sistem.


70

7.3. CETAK SURAT JALAN PENGIRIMAN Untuk memudahkan pengeluaran barang yang akan dikirim dari gudang, maka pengeluaran barang dapat dilakukan tidak berdasarkan faktur, tetapi beberapa faktur direkap menjadi Surat Jalan Pengiriman, sehingga pengeluaran barang dilakukan sekaligus. Untuk mencetak Surat Jalan Pengiriman, lakukan melalui fungsi „Surat Jalan Pengiriman‟ pada modul Penjualan. Surat Jalan Pengiriman terdiri dari Rekap per Nota dan Rekap per barang. Rekap per Nota berisikan informasi dari faktur-faktur yang tergabung dalam Surat Jalan, seperti Nomor faktur, Tanggal, Nama Customer, Jumlah Rupiah, dsb. Rekap per barang berisikan kode barang, nama barang, kemasan, quantity, serta nilai rupiah.

Pada fungsi „Surat Jalan Pengiriman‟ ada 4 sub-pilihan lagi: − Pengiriman Baru, untuk menerbitkan surat jalan baru. − Cetak Ulang, untuk mencetak ulang surat jalan yang pernah diterbitkan. − Nota Ketinggalan, untuk menggabungkan nota faktur yang baru ke dalam surat jalan yang pernah diterbitkan sehingga tergabung dalam satu surat jalan. − Pencabutan Nota, untuk mengeluarkan kembali nota tertentu dari surat jalan, misalkan jika ada nota yang tidak jadi dikirim dahulu tetapi sudah terlanjur digabungkan dalam surat jalan.


71

7.4. RETUR SALESMAN (TOLAKAN TOKO)

Adakalanya toko menolak sebagian barang yang dikirim karena merasa tidak memesan atau dikirim kebanyakan. Untuk memasukkan tolakan seperti ini, lakukan melalui fungsi „Retur Salesman/Tolakan Toko‟ yang terdapat pada modul penjualan. Tampilkan dahulu nota yang akan diisi tolakan barangnya, lalu tekan (F12) dan pilih „Edit‟. Barang yang ditolak akan menambah kembali ke persediaan Gudang Standard (ke Gudang Dented jika merupakan TO Dented). Nota yang ada tolakannya jika dicetak ulang fakturnya akan muncul data yang netto (setelah dikurangi jumlah tolakan), demikian juga bila dicetak faktur pajaknya.

7.5. PEMBATALAN FAKTUR Pembatalan faktur pada ND95 dibagi 2 yaitu pembatalan faktur karena pembatalan kiriman, misalkan karena toko ybs menolak/membatalkan pembelian. Yang kedua adalah karena kesalahan intern, misalkan karena jumlah barang salah ataupun barangnya salah. ND95 tidak memperbolehkan meng-edit nota pesanan yang telah diterbitkan fakturnya (untuk menghindari manipulasi), sehingga bila ada faktur yang salah, maka harus dilakukan pembatalan terlebih dahulu. Untuk malakukan pembatalan faktur, lakukan melalui fungsi „Pembatalan Faktur Penjualan‟ pada modul Penjualan. Setelah faktur yang akan dibatalkan ditampilkan pada layar, tekan (F12) lalu pilih metode pembatalan yang dikehendaki: Pembatalan Kiriman atau Fakturisasi Ulang. Pembatalan Kiriman dipergunakan jika memang faktur yang bersangkutan tidak jadi dikirim, sedangkan Fakturisasi Ulang dipergunakan untuk membatalkan faktur agar kembali ke status pesanan, yang selanjutnya dapat di-edit dan dicetak lagi faktur yang baru (nomor faktur baru).


72

Setelah pembatalan, persediaan barang akan ditambahkan kembali ke Gudang Standard (ke Gudang Dented jika merupakan TO Dented).

Untuk melihat faktur-faktur yang dibatalkan, lakukan melalui fungsi „Inquiry Faktur Batal‟ pada modul Penjualan.

Bila anda menggunakan nomor urut faktur komersiel secara otomatis dari komputer, maka anda dapat melacak nomor-nomor faktur yang batal atau yang tidak dipergunakan (nomor tersebut tidak pernah ada di komputer) dengan mencetak laporan Daftar Register Faktur.


73

7.6. PEMBAYARAN FAKTUR KONTAN

Semua faktur yang diterbitkan oleh ND95 akan dianggap sebagai kredit karena pembayaran memang belum diterima. Setelah pengiriman barang dilakukan dan pembayaran diterima baik dalam bentuk tunai maupun giro, maka akan dilakukan pembayaran. Hal ini dilakukan melalui fungsi „Pembayaran Faktur Kontan‟ pada modul Penjualan. Untuk melakukan pembayaran, tampilkan dahulu nota yang akan dibayar, lalu tekan (F12) dan pilih „Edit‟ (atau langsung tekan (enter)) untuk mengisi field „kredit‟ „Tunai‟ dan „Giro‟. Perhatikan bahwa ND95 sebelumnya telah otomatis mengisi field „Kredit‟ sejumlah nilai nota. Untuk melakukan pembayaran anda tinggal me-nol-kan kolom Kredit (bila dibayar lunas) dan mengisi kolom tunai atau giro. Jika pembayaran tidak lunas, maka anda mengisi kolom kredit sejumlah sisa yang belum dibayar. Jika pembayaran dengan giro maka kolom tunai/giro, bank dan jatuh tempo harus diisi. Giro yang diterima akan otomatis masuk ke field giro mundur yang terdapat pada modul Piutang Dagang.

7.7. RETUR PENJUALAN Transaksi retur dari toko kepada salesman TO dimasukkan melalui fungsi „Retur Penjualan‟ pada modul Penjualan. Transaksi retur ini akan langsung menambah persediaan pada Gudang Standard bila barang yang diretur adalah barang baik. Sedangkan bila barang yang diretur adalah BS, maka akan menambah persediaan Gudang BS.


74

Jika Retur yang diterima disilangkan pada Faktur Kredit pada hari yang sama, maka field „Debet Faktur‟ diisi dengan nomor faktur yang akan disilangkan. Pada kasus ini, ND95 akan menganggap seolah-olah faktur kredit tersebut telah dibayar tunai sejumlah nilai retur, yang selanjutnya dikembalikan lagi untuk menyelesaikan retur. INGAT BAHWA UNTUK MELAKUKAN POTONGAN SILANG SEPERTI ITU HARUS UNTUK RETUR DAN FAKTUR TANGGAL YANG SAMA. Jika retur yang bersangkutan telah dibayar oleh bagian pengiriman menggunakan hasil tagihannya, maka field „Debet faktur‟ harus dikosongkan dan field „Lunas/-Setoran‟ diisi „Y‟. Nota retur yang belum „diselesaikan‟ dengan potong setoran, akan berada dalam status outstanding.

Field “BS?” diisi „Y‟ bila barang yang diretur adalah BS. Jika diketahui retur yang bersangkutan atas faktur penjualan yang mana, maka „Tanggal Buku Penjualan‟ diisi dengan tanggal faktur, sehingga pada pencetakan Buku Penjualan, dapat dicetak penjualan netto (dikurangi retur) walaupun retur terjadi beberapa hari setelah penjualan. Field „Koreksi F/P (Faktur Pajak)‟ hanya berpenggaruh bila field „Debet Faktur‟ diisi. Field ini diisi „Y‟ bila kita menghendaki agar pada saat faktur pajak atas faktur yang dinyatakan pada field „Debet Faktur‟ dicetak, agar data yang tercetak adalah data yang telah dikurangi retur yang bersangkutan.

7.8. PENUKARAN BS OLEH TOKO Transaksi Penukaran BS oleh toko dilakukan melalui pilihan „Penukaran BS‟ pada modul Penjualan. Barang-barang BS yang ditukar akan langsung menambah persediaan Gudang BS, dan barang-barang penukar akan mengurangi persediaan Gudang Standard. Barang BS yang ditukar dan barang baik penukar tidak harus barang yang sama, tetapi ND95 menjaga bahwa selisih nilai rupiah antara keduanya masih dalam batas toleransi Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

75

sesuai dengan yang dinyatakan pada parameter „Batas Selisih Penukaran BS pada parameter Sistem‟. Untuk kemudahan kerja, jika penukaran adalah atas barang yang sama atau „tukar guling‟, maka salesman dapat melakukan langsung dengan Gudang Standard. Selanjutnya Gudang Standard melakukan transfer ke Gudang BS.

7.9. PENCETAKAN BUKU PENJUALAN

Buku Penjualan merupakan laporan pertanggung-jawaban harian dari bagian administrasi penjualan. Perhatikan gambar di atas untuk melihat dari mana anda dapat mencetak laporan buku penjualan tersebut.


76

Buku penjualan dapat dicetak hanya penjualan saja (Buku Retur dicetak tersendiri) atau sudah dikurangi dengan retur dan dapat dicetak dalam 3 format yang berbeda. Anda dapat mencoba mencetak ketiga-tiganya untuk mengetahui perbedaannya.


77

Section

8

PENERBITAN FAKTUR PAJAK

8.1. FAKTUR PAJAK ATAS SATU FAKTUR KOMERSIEL Untuk menampilkan modul faktur pajak, tekan tombol PgDn pada modul utama, sehingga akan tampil seperti pada gambar berikut :


78

Untuk mencetak faktur pajak atas satu faktur komersiel, lakukan melalui fungsi „Cetak Faktur Pajak Standard per Faktur‟ pada modul Faktur Pajak. Nomor urut faktur pajak dapat menggunakan nomor urut otomatis (running number) ataupun ditentukan sendiri pada saat pencetakan. Nota-nota faktur yang dapat diterbitkan faktur pajaknya hanyalah nota yang PKP yaitu nota dengan customer yang memiliki NPWP pada master customer (field NPWP harus diisi bila customer ybs meminta faktur pajak). ND95 memberikan alternative pencetakan faktur pajak dengan pre-printed form maupun blank form. Pilihan atas hal ini dilakukan pada Parameter Sistem. Jika menggunakan pre-printed form maka harus sesuai dengan layout yang telah ditetapkan pada ND95. Di daerah tertentu, Dinas Pajak mengharuskan pencantuman keterangan lembaran 1,2,3 pada kanan atas form, sehingga pencetakan faktur pajak tidak dapat menggunakan kertas karbon (satu kali cetak 3 ply). Untuk kasus seperti ini, ND95 memungkinkan pencetakan faktur pajak 3 lembaran, yang masing-masing mencantumkan keterangan lembaran 1,2,3 Untuk mengaktifkan hal ini, parameter „Faktur Pajak 3 Lembaran ?‟ pada fungsi „Parameter Sistem‟ harus diisi „Y‟.

8.2. FAKTUR PAJAK GABUNGAN

Faktur Pajak Gabungan dipergunakan untuk menerbitkan faktur pajak yang merupakan gabungan dari beberapa faktur komersiel. Untuk melakukan hal ini, pilihlah fungsi „Faktur Pajak Standard‟ pada modul Faktur Pajak.


79

Untuk menerbitkan faktur pajak yang baru, tekan (F12) untuk menampilkan action menu, lalu pilih „Faktur Pajak Baru‟. Masukkan kode customer, nomor urut faktur pajak (dikosongkan bila menggunakan nomor urut otomatis) dan tanggal faktur pajak. ND95 akan menampilkan semua nota faktur customer ybs yang belum diterbitkan faktur pajaknya. Dengan menggunakan (space bar) berikan tanda ♦ pada semua nota faktur yang akan digabungkan pada faktur pajak. Untuk mencetak faktur pajak, tekan (F12) lalu pilih „Cetak Faktur Pajak. Untuk mencetak Lampiran F/Pajak Gabungan, tekan (F12) lalu pilih „Cetak Lampiran F/Pajak Gabungan.

8.3. PEMBATALAN FAKTUR PAJAK Pembatalan faktur pajak dilakukan melalui fungsi “Faktur Pajak Standard” juga. Setelah faktur pajak yang ingin dibatalkan tersebut ditampilkan, tekan (F12) action menu lalu pilih “Pembatalan”


80

Section

9

BARANG DATANG DARI PABRIK

9.1. PENERIMAAN BARANG YANG DIBELI Yang dimaksud dengan barang yang dibeli adalah barang yang dikirim dari pabrik dan akan menimbulkan hutang distributor terhadap principle.

Untuk memasukkan data-data barang yang dibeli dari principle, pergunakan fungsi „Pembelian dari Main Distributor‟ yang terdapat pada modul Pembelian. Transaksi ini secara otomatis akan menambah persediaan barang pada Gudang Standard. Transaksi penerimaan ini (yang oleh ND95 disebut dengan PO) diinput per Nomor Referensi. Jadi jika pada satu surat jalan pengiriman dari pabrik terdapat 5 ref, maka diinput ke ND95 sebagai 5 PO, karena pabrik juga akan menerbitkan 5 faktur tagihan. Field Nomor inovoice dan tanggal jatuh tempo dapat dikosongkan dan diisi kemudian setelah faktur dari pabrik diterima. Kolom %Disc dan Rupiah diisi dengan total rabat yang diberikan oleh pabrik. Salah satu kendala yang sering terjadi adalah karena faktur tagihan diterima kemudian, maka kolom discount ini juga harus diisi kemudian. Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

81

ND95 yang menggunakan konsep tutup hari kerja tidak mengizinkan meng-edit lagi transaksi yang telah ditutup. Untuk kasus seperti ini, pergunakan fasilitas Koreksi/Adjustment yang disediakan, yaitu pada action-menu (tekan F12) lalu pilih „Koreksi/Adjustment‟. Cara yang sama juga diterapkan bila terjadi kesalahan input quantity ataupun kode barang. Data yang dimasukkan pada koreksi hanya selisihnya, bukan nilai seharusnya. Misalkan quantity yang sebelumnya diisi 60 seharusnya 50, maka pada kolom quantity dikoreksi -10 (minus 10). Perhatikan bahwa terdapat 2 kolom untuk kode barang, kolom pertama dipakai untuk mengisi kode barang dari principle, sedangkan kolom kedua untuk kode barang distributor. Yang perlu diisi hanya salah satunya saja karena ND95 dapat mencari nomor kode barang pasangannya. Untuk melakukan look-up kode barang harus dilakukan dari kolom kedua (pada kolom pertama look-up tidak berfungsi). Untuk mencetak Form Pembelian (PO) anda dapat langsung menekan short-cut (Alt) (P) atau dengan menekan F12 (action menu) lalu pilih Cetak Form PO.

9.2.

PENERIMAAN BARANG PROMOSI

Barang promosi adalah barang yang diterima oleh distributor dari principle tetapi tidak menimbulkan hutang (un-invoiced) misalkan barang untuk penggantian promosi ataupun barang untuk sampling.

Untuk memasukkan data-data barang promosi yang dikirim oleh pabrik, pergunakan fungsi „Penerimaan Barang Promosi‟ yang terdapat pada modul Pembelian. Transaksi ini akan menambah persediaan pada Gudang Standard. ND95 tidak melakukan pemisahan atas persediaan barang yang dijual dan barang promosi. Jika pemisahan hendak dilakukan maka pergunakan kode barang yang berbeda. Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

82

Jika diketahui ada kesalahan input barang atau quantity padahal telah dilakukan Proses Akhir Hari, maka koreksi dilakukan dengan fasilitas „Koreksi/Adjustment‟ dari action-menu (tekan F12). Data yang dimasukkan pada koreksi hanya selisihnya, bukan nilai seharusnya. Misalkan quantity yang sebelumnya diisi 60 seharusnya 50, maka pada kolom quantity dikoreksi –10. Bila terjadi kesalahan input barang, maka barang yang lama dikoreksi minus sehingga quantity menjadi nol dan barang yang baru dimasukkan dengan quantity yang benar. Untuk mencetak Form Pembelian (PO) anda dapat langsung menekan short-cut (Alt) (P) atau dengan menekan F12 (action menu) lalu pilih Cetak Form PO.

9.3. PENERIMAAN PENGGANTIAN BS

Untuk memasukkan data-data barang yang dikirim dari principle sebagai barang penggantian BS, pergunakan fungsi „Penerimaan Penggantian BS‟ yang terdapat pada modul Pembelian. Transaksi ini akan menambah persediaan barang pada Gudang Standard. Transaksi ini tidak menimbulkan hutang dagang distributor terhadap supplier. Jika diketahui ada kesalahan input barag atau quantity padahal telah dilakukan Proses Akhir Hari, maka koreksi dilakukan dengan fasilitas „Koreksi/Adjustment‟ dari actionmenu (tekan F12). Data yang dimasukkan pada koreksi hanya selisihnya, bukan nilai seharusnya. Misalkan quantity yang sebelumnya diisi 60 seharusnya 50, maka pada kolom quantity koreksi –10. Bila terjadi kesalahan input barang, maka barang yang lama dikoreksi minus sehingga quantity menjadi nol dan barang yang baru dimasukkan dengan quantity yang benar.


83

Perhatikan bahwa terdapat 2 kolom untuk kode barang, kolom pertama dipakai untuk mengisi kode barang dan principle, sedangkan kolom kedua untuk kode barang distributor. Yang perlu diisi hanya salah satunya saja karena ND95 dapat mencari nomor kode barang pasanggannya. Untuk melakukan look-up kode barang harus dilakukan dari kolom kedua (pada kolom pertama look-up tidak berfungsi). Untuk mencetak Form Pembelian (PO) anda dapat langsung menekan short-cut (Alt) (P) atau dengan menekan F12 (action menu) lalu pilihan Cetak Form PO.


84

Section

10

TRANSAKSI ANTAR DISTRIBUTOR

T

ransaksi antar distributor dapat diimplementasikan pada transaksi jual beli yang dilakukan antar distributor dengan menggunakan harga distributor (harga modal). Hal ini biasa dilakukan bila distributor yang satu kelebihan sementara yang satunya lagi kekurangan. Transaksi ini dapat juga terjadi antara distributor yang sama tetapi memiliki cabang di tempat lain. Terhadap distributor mana kita melakukan transaksi seperti itu, maka distributor yang bersangkutan harus kita definisikan sebagai customer dan otomatis sebagai supplier juga. Dengan demikian harus diinput pada master customer dan master supplier. Semua transaksi penjualan ND95 harus dilakukan oleh salesman. Untuk kebutuhan transaksi antar distributor ini, maka anda harus mendifinisikan seorang salesman fiktif dengan cara kerja TO intern.

10.1. PENJUALAN KE DISTRIBUTOR LAIN


85

Untuk memasukan data-data penjualan ke distributor lain, pergunakan fungsi penjualan “Penjualan Intern” yang terdapat pada modul penjualan. Harga jual yang dipergunakan adalah harga beli distributor. Seperti halnya penjualan TO Standard, pengurangan persediaan gudang standard terjadi pada saat faktur atas penjualan ini dicetak. Prosedur selanjutnya seperti pencetakan faktur, surat jalan, retur dan sebagainya mengikuti prosedur yang berlaku pada penjualan TO standard (lihat penjelasan pada Section 3 penjualan dengan system taking order). Data-data penjualan ini akan mengurangi nilai realisasi pembelian dalam laporan perbandingan dengan target net sales pabrik.


86

10.02. PEMBELIAN DARI DISTRIBUTOR LAIN

Untuk memasukan data pembelian dari sesama distributor, pergunakan fungsi “ Pembelian intern” yang terdapat pada modul pembelian . Transaksi ini akan menambah persediaan pada gudang standard. Distributor dimana kita membeli harus didefinisikan sebagai supplier pada Master Suplier. Untuk membedakan supplier yang sesungguhnya dengan supplier yang merupakan sesama distributor, pada field “Main Supplier” diisi “N”.


87

Data-data pembelian diperhitungkan bersama pembelian dan main distributor sebagai nilai realisasi pembelian yang dipergunakan pada laporan perbandingan dengan target net sales dari pabrik.


88

Section

11

TRANSFER BARANG ANTAR GUDANG

Untuk melakukan transfer barang antar gudang, pergunakan fungsi “Transfer Antar Gudang” yang terdapat modul kontrol stock. Pda ND95 transfer barang antar gudang hanya dapat dilakukan antara gudang standard dengan gudang alokasi dan antara gudang standard dengan gudang BS. Transaksi transfer ini akan langsung mengurangi persediaan pada gudang asal dan menambah persediaan pada gudang tujuan.

Bila pada gudang standard terdapat barang yang rusak, BS yang ditukar guling oleh salesman atau toko, maka harus dipindahkan ke gudang BS agar tidak terlanjur terpakai oleh ND95. Karena ND95 akan mengganggap barang yang ada digudang standard adalah barang baik. Bila komputer terlanjur mengeluarkan nota penjualan karena memang menurut komputer barang masih tersedia, sedangkan barang yang dimaksud telah rusak/BS, maka akan terjadi pembatalan nota.


89

Untuk kemudahan operasi digudang, dapat diterapkan agar semua retur diturunkan ke gudang BS dahulu. Kemudian petugas gudang BS akan menyortir dan bila ternyata ada barang yang masih baik, maka barang tersebut dipindahkan ke gudang standard. Semua barang yang terdapat digudang standard, oleh ND95 akan dianggap dapat dijual, sehingga faktur dapat diterbitkan. Bila ada barang digudang yang hendak kita reserved agar tidak dijual, maka sebaiknya ditransfer dahulu kegudang alokasi (secara fisik tidak perlu dipindahkan) Pada penjualan Type-X (nestle only), setelah PO key-account dimasukkan, ND95 akan menerbitkan nota pengalokasian barang supaya petugas gudang standard dapat memisahkan barang-barang tersebut atau bahkan sekalian dipindahkan ke bagian “shink-wrap” bila dibutuhkan. Pada saat penerbitan surat jalan pengalokasian tersebut, ND95 akan langsung mengurangi persediaan gudang standard dan menambah persediaan gudang alokasi. Pada faktur yang diterbitkan oleh principle, kemungkinan jumlah barang lebih kecil dari PO (karena alasan limit kredit dsb). Sehingga bisa terjadi setelah pengiriman, pada gudang alokasi terdapat kelebihan barang. Kelebihan barang ini dapat dipindahkan kembali ke gudang standard. Field „Transfer‟ pada tampilan Transfer antar gudang, menyatakan jenis transfer yang dilakukan, yaitu : 1. Transfer dari Gudang Standard ke Gudang BS. 2. Transfer dari Gudang BS ke Gudang Standard. 3. Transfer dari Gudang Standard ke Gudang Alokasi. 4. Transfer dai Gudang Alokasi ke Gudang Standard. 5. Dst. Barang dari Gudang BS ke Gudang Dented tidak dilakukan melalui transfer antar gudang, tetapi menggunakan Transaksi MRV-BS Dented. Semua barang yang akan di MRV harus dimasukkan dulu ke Gudang BS, lalu dari gudang BS disurvei kemudian diterbitkan MRV.


90

Section

12

PENYESUAIAN STOCK

Fungsi penyesuaian stock sebenarnya merupakan fungsi yang berbahaya karena posisi stock dapat diubah secara sepihak tanpa pengaruh tandingan. Fungsi ini harus disediakan pada ND95 untuk mengantisipasi transaksi-transaksi yang insidentil seperti pengambilan untuk penggunaan intern/prive, sumbangan, barang hilang dengan berbagai alasan, dsb. Untuk melakukan penyesuaian stock pada gudang, pergunakan fungsi “Penyesuaian Stock Gudang” pada modul Kontrol Stock.

Sedangkan untuk melakukan penyesuaian stock van, lakukan pada fungsi “Penyesuaian Stock Van” pada modul operasi kanvas. Quantity penyesuaian dapat diisi positif untuk menambah persediaan, diisi negative untuk mengurangi persediaan.


91

Untuk mengetahui adjustmen stock yang dilakukan selama periode tertentu, anda dapat mencetak adjustment report yang terdapat pada modul stock. Informasi adjustmen yang ditampilkan pada laporan ini termasuk laporan adjustment otomatis yang muncul karena adanya selisih pada saat stock opname.


92

Section

13

MARKET RETURN (MRV)

M

arket return adalah suatu istilah yang diartikan sebagai transaksi terhadap principle terhadap barang-barang yang ditarik dari pasar. Market return ini akan menimbulkan semacam claim terhadap principle dengan menerbitkan suatu vocher, sehingga disebut MRV (Market Return Vocher). ND95 menyediakan 4 macam MRV yaitu : 1. MRV Standard Dipergunakan untuk pengembalian barang baik, misalkan karena pabrik menarik kembali barang yang dianggap ada kesalahan produksi. 2. MRV BS-Overaged Dipergunakan untuk pengembalian/pemusnahan barang BS yang kadaluarsa maupun yang belum. 3. MRV BS-Dented Dipergunakan untuk mengclaim barang penyok yang akan dijual dengan discount 4. MRV Dented-Ovearaged Dipergunakan untuk pengembalian/pemusnahan barang ex-dented yang telah rusak. ND95 juga menyediakan fasilitas pencetakan form yang berkaitan dengan MRV, seperti Good Destruction Report, Good Shipment Report, Overaged Goods Shipment Report, Berita Acara Pemusnahan, Surat Jalan Retur, Nota Retur Pembelian. Setiap MRV yang dimasukan akan menimbulkan piutang MRV terhadap principle/supplier. Pelunasan atas piutang MRV ini dilakukan melalui fungsi „Pembayaran MRV‟ yang terdapat pada modul hutang dagang.


93

13.1. MRV BARANG BAIK

Pengembalian barang baik (yang belum rusak) ke pabrik dilakukan melalui fungsi „MRV Standard‟ yang terdapat pada kontrol stock. Transaksi ini akan mengurangi persediaan pada gudang standard. Filed „TC‟ harus diisi dengan kode TC yang menunjuk pada tabel TC di modul Manajer Aplikasi. Pencetakan form MRV dilakukan melalui fungsi cetak „Cetak Form MRV‟ lalu pilih format form yang sesuai dengan kebutuhan dari form yang tersedia.


94

13.2. MRV BS-OVERAGED

Pengembalian atau pemusnahan atas BS dilakukan melalui fungsi „MRV BS Overage‟terdapat pada modul kontrol stock. Transaksi ini akan mengurangi persediaan pada gudang BS.

13.3. MRV BS-DENTED

ND95 tidak mengijinkan penjualan atas barang yang ada di gudang BS karena belum disurvey. Setelah barang disurvey akan ada 3 kelompok barang, yaitu; barang yang masih baik dan dapat dijual (ditransfer ke gudang standard), barang yang sudah rusak atau BS (yang harus dimasukan ke pabrik atau dimusnahkan ditempat) serta barang yang cuma penyok/cacat dan dapat dijual kembali dengan discount. Untuk kelompok ketiga inilah dipergnakan fungsi “MRV BS - Dented” Transaksi BS-Dented ini melalui fungsi “MRV BS-Dented“ yang terdapat modul Kontrol Stock. Transaksi ini akan mengurangi persediaan gudang BS dan akan menambah persediaan pada gudang Dented. Claim akan dilakukan distributor ke principle tidak penuh 100% seperti pada kedua jenis MRV sebelumnya, tetapi sesuai dengan persentase yang didefinisikan pada master barang.

Persentase yang diclaim

13.4. MRV DENTED – OVERAGED

Bila tidak akhirnya barang yang ada di gudang dented terjual sehingga menjadi kedaluarsa, maka distributor mengajukan claim MRV Dented-Overage.


95

Transaksi Dented – overage ini dilakukan melalui fungsi “MRV DentedOverage” yang terdapat pada modul kontrol stock. Transaksi ini akan mengurangi persediaan pada gudang dented. Persentase yang diclaim pada principle adalah sebesar sisa yang sudah diclaim pada MRV BS-Overage.


96

Section

14

PROSEDUR STOCK OPNAME

S

ecara berkala perusahaan mengadakan perhitungan stock fisik barang di gudang maupun di van. Stock ini dicocokan dengan komputer untuk mengetahui apakah terjadi selisih atau tidak. Pencocokan stock tersebut tidak perlu dilakukan secara manual, tetapi dilakukan secara otomatis oleh komputer. Yang perlu anda lakukan adalah memasukan semua hasil perhitungan stock fisik yang telah dilakukan dan mengintruksikan komputer untuk melakukan posting. Maka komputer akan meng over-write stock komputer dengan komputer fisik serta menghasilkan laporan yang menunjukkan selisih yang timbul. Secara garis besar proses stock opname pada ND95 baik untuk gudang (Standard, BS, dan Dented) maupun untuk van/mobil dilakukan sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.

Cetak formulir untuk perhitungan stock mobil (bila diperlukan). Menginput ke komputer hasil perhitungan stock fisik. Mencetak pra-posting untuk memeriksa apakah ada selisih dan diteliti kembali. Inisialisasikan gudang atau mobil yang akan diopname. Hal ini diperlukan supaya bila program ND95 dipergunakan secara jaringan (LAN). Maka user pada workstation tidak dapat melakukan transasksi yang dapat mempengaruhi posisi stock pada gudang atau mobil yang sedang di opname tersebut. 5. Posting hasil opaname. 6. Cetak hasil opname.

Proses posting hasil opname adalah merupakan hasil yang tidak dapat dibatalkan. Bila terjadi kesalahan anda harus mengulangi proses opname. Untuk item-item yang salah dengan menginput ulang stock fisik untuk item barang yang salah, lalu lakukan posting lagi. Karena ND95 mempunyai fasilitas untuk rebuild data –data saldo stock (Stock Integrity Check) maka opname pada komputer harus merupakan transaksi terakhir pada hari kerja berjalan atau dengan kata lain stock fisik harus merupakan stock akhir hari, sehingga apabila stock opname dilakukan pada suatu hari maka pada hari yang sama tidak ada lagi transasksi barang. Pada prakteknya seringkali pada stock van dilakukan pagi hari sebelum salesman berangkat kepasar. Untuk kasus ini sewaktu hasil opname dimasukkan ke komputer jangan menggunakan hari itu tetapi dianggap stock akhir pada hari


97

sebelumnya. (karena stock awal hari ini sama dengan stock akhir hari kemarin).

14.1. STOCK OPNAME GUDANG CETAK FORM STOCK OPNAME Bila anda membutuhkan formulir untuk melakukan stock opname, maka pergunakan fungsi “Cetak Form Opname” yang terdapat pada modul Kontrol Stock, grup menu “Opname”. PEMASUKAN HASIL OPNAME

Untuk memasukkan stock fisik hasil opname gudang pergunakan fungsi “Pemasukan Hasil Opname” yang terdapat pada modul kontrol stock. Stock fisik yang dimasukkan tidak akan langsung mempengaruhi saldo stock komputer (harus diposting terlebih dahulu). Setelah stock fisik semua dimasukan anda dapat menguji apakah ada selisih stock dengan mencetak laporan pra-posting yang dapat dipilih dengan action menu dengan menekan tombol .


98

INISIALISASI

Sebelum hasil opname dapat diposting ND95 mengharuskan anda untuk melakukan inisialisasi dahulu terhadap gudang yang akan diproses. Dengan adanya inisialisasi ini, gudang ybs akan diprotect agar tidak terjadi mutasi yang mungkin dilakukan oleh user lain. POSTING HASIL OPNAME

ND95 menyediakan 2 jenis posting, yaitu Opname Partial dan Opname Lengkap. Yang dimaksudkan dengan opname partial adalah apabila stock fisik


99

yang anda masukkan tidak merupakan semua item barang pada gudang yang diproses, jadi anda hanya memasukkan stock fisik dari item-item barang tertentu saja. Sedangkan opname lengkap adalah apabila stock fisik yang anda masukkan merupakan semua item barang yang ada di gudang yang diproses. Pada opname lengkap, item barang yang saldonya nol tidak perlu dimasukkan pada hasil opname, karena untuk setiap item barang yang tidak diinput, ND95 akan otomatis menganggapnya nol. Pada opname partial, bila item barang yang di-opname ada yang nol, maka harus dimasukkan juga tetapi dengan stock fisik 0, karena bila tidak dimasukkan maka proses posting akan mengabaikannya. Posting hanya dapat dilakukan pada gudang yang sudah di-inisialisasi. REPOSTING Reposting adalah pengulangan proses posting, dan ini diperlukan bila pada saat anda melakukan posting ternyata posisi stock komputer ada yang salah (bukan stock fisik yang salah), sehingga setelah stock komputer dibenarkan (mis. Ada nota yang salah input atau belum diinput) maka proses posting diulangi dengan menjalankan fungsi “Reposting” Sebelum dilakukan reposting, gudang ybs juga harus di-inisialisasi terlebih dahulu. Untuk kasus dimana stock fisik yang salah input, maka stock fisik di-input lagi lalu diposting lagi secara partial (karena hanya menginput item barang yang salah). LAPORAN HASIL OPNAME Untuk melihat hasil opname, anda dapat mencetak Laporan Hasil Opname. Pada laporan tersebut akan muncul selisih stock komputer dengan stock fisik serta nilainya, baik dalam harga distributor maupun harga jual.

14.2. STOCK OPNAME VAN CETAK FORM STOCK OPNAME Bila anda membutuhkan formulir untuk melakukan stock opname, maka pergunakan fungsi “Cetak Form Opname” yang terdapat pada modul Operasi Canvas, grupmenu “Stock Opname”


100

PEMASUKAN HASIL OPNAME Untuk memasukkan stock fisik hasil opname gudang pergunakan fungsi “Pemasukan Hasil Opname” yang terdapat pada modul Operasi Canvas. Stock Fisik yang dimasukkan tidak akan langsung mempengaruhi saldo stock van komputer (harus diposting terlebih dahulu). Setelah stock fisik semua dimasukkan, anda dapat menguji apakah akan ada selisih stock dengan mencetak Laporan Pra-posting yang dapat dipilh dari action menu dengan menekan tombol .


101

Sebelum hasil opname dapat diposting, ND95 mengharuskan anda untuk melakukan inisialisasi dahulu terhadap van yang akan diproses. Dengan adanya inisialisasi ini, van ybs akan di-protect agar tidak terjadi mutasi yang mungkin dilakukan oleh user lain. POSTING HASIL OPNAME

ND95 menyediakan 2 jenis posting, yaitu Opname Partial dan Opname Lengkap. Yang dimaksudkan dengan opname partial adalah apabila stock fisik yang anda masukkan tidak merupakan semua item barang pada van yang diproses, jadi anda hanya memasukkan stock fisik dari item-item barang tertentu saja. Sedangkan opname lengkap adalah apabila stock fisik yang anda masukkan merupakan semua item barang yang ada di van yang diproses. Pada opname lengkap, item barang yang saldonya nol tidak perlu dimasukkan pada hasil opname, karena untuk setiap item barang yang tidak diinput, ND95 akan otomatis menganggapnya nol. Pada opname partial, bila item barang yang di-opname ada yang nol, maka harus dimasukkan juga tetapi dengan stock fisik 0, karena bila tidak dimasukkan proses posting akan mengabaikannya. Posting hanya dapat dilakukan pada van yang sudah di-inisialisasi.


102

REPOSTING Reposting adalah pengulangan proses posting, dan ini diperlukan bila pada saat anda melakukan posting ternyata posisi stock komputer ada yang salah (bukan stock fisik yang salah), sehingga setelah stock komputer dikoreksi (mis. Ada nota yang salah input atau belum diinput) maka proses posting diulangi dengan menjalankan fungsi “Reposting” Sebelum dilakukan reposting, van ybs juga harus di-inisialisasi terlebih dahulu. Untuk kasus dimana stock fisik yang salah input, maka stock fisik di-input lagi lalu diposting lagi secara partial (karena hanya menginput item barang yang salah). LAPORAN HASIL OPNAME Untuk melihat hasil opname, anda dapat mencetak Laporan Hasil Opname. Pada laporan terebut akan muncul selisih stock komputer dengan stock fisik serta nilainya dalam harga jual atau dalam harga modal.


103

Section

15

PENAGIHAN PIUTANG

N

D95 merupakan system yang integrated sehingga semua nota penjualan kredit baik dari penjualan canvas maupun penjualan taking order akan otomatis menimbulkan piutang. Demikian juga dengan semua nota retur yang masih gantung akan otomatis masuk dan mempengaruhi saldo piutang. Tugas bagian piutang adalah menangani penagihan dan pelunasan piutang.

15.1. SURAT JALAN PENAGIHAN Surat Jalan Penagihan adalah merupakan surat perintah kerja kepada kolektor atau salesman untuk melakukan penagihan terhadap faktur-faktur yang sudah jatuh tempo. Dengan adanya fasilitas ini, petugas piutang tidak perlu mencari dan menyortir sendiri faktur-faktur mana yang harus ditagih pada hari yang bersangkutan. Untuk mencetak surat jalan penagihan pergunakan fungsi “Surat Jalan Penagihan” yang terdapat pada modul Piutang Dagang. Dengan menggunakan <spacebar> tandai area/pasar yang akan dikunjungi salesman/kolektor pada hari ybs. Kemudian tentukan kriteria dari faktur yang akan ditagih dengan mengisi selection criteria seperti pada gambar berikut:


104

“Tagihan u/ tanggal” menunjukkan batas tanggal jatuh tempo faktur yang akan ditagih. ND95 akan menampilkan semua faktur yang memenuhi criteria untuk ditagih, selanjutnya anda dapat memilih lagi faktur mana yan tidak perlu ditagih (bila ada) dengan menekan tombol pada faktur tersebut. Bila Surat Jalan Penagihan akan dibagi 2 kolektor, maka pada kolom set dapat anda isi 1 atau 2 (maksimum bisa dibagi sampai 4 kolektor). Setelah selesai tekan <Esc> untuk mencetak Surat Jalan Penagihan.


105

15.2. INPUT HASIL TAGIHAN

Pemotongan tagihan dengan nota retur harus diinput sbg bayaran tunai dahulu

Untuk melakukan pelunasan atas tagihan yang telah dibayar pergunakan fungsi “Pembayaran Piutang” yang terdapat pada modul Piutang Dagang. Field “Salesman” dapat dikosongkan bila faktur yang akan dilunaskan terdiri atas faktur dari salesman lain juga.


106

Pada kolom #Faktur dan #Retur anda dapat melakukan look-up dengan mengisi “?” Kolom potong dipergunakan untuk memasukkan potongan-potongan yang terjadi misalnya biaya meterai dan sebagainya. Maksimum nilai pemotongan ditentukan pada parameter “Maksimum potongan pembayaran” pada parameter system. Untuk pemotongan yang terlalu besar, harus dilakukan melalui fungsi “Koreksi Piutang”. Bila ada pembayaran dengan giro, program akan menampilkan kotak untuk input nomor giro, nama bank, tanggal jatuh tempo dan nilai nominal giro. Bila pembayaran beberapa faktur dilakukan dengan satu giro, maka pada kolom Bayar Giro yang diisi adalah nilai giro yang dialokasikan untuk membayar faktur yang bersangkutan, sedangkan nilai nominal giro adalah nilai giro sesungguhnya. Bila ada faktur yang sudah pernah dipotong langsung dengan nota retur (pada saat input nota retur sudah mendebet langsung faktur), maka yang dibayar adalah sisanya saja, sedangkan bila tehadap faktur yang akan dibayar ada pemotongan dengan Nota Retur yang masih gantung (pada saat input nota retur tsb belum mendebet langsung faktur) maka nilai Nota Retur yang akan memotong tagihan harus dimasukkan sebagai tunai dahulu, selanjutnya Nota Retur yang memotong itu dicantumkan pada bagian pelunasan retur. Pada contoh pembayaran pada gambar di atas terlihat bahwa toko AL KATRI memiliki tagihan faktur TO011667 senilai Rp. 9.788.649,- dan nota retur RJ001963 senilai Rp. 76.896,- dan toko AL KATRI membayar tagihannya dengan giro senilai sisanya yaitu Rp. 9.711.753,- Pada saat mengisi pembayaran, nilai Nota Retur yang memotong tagihan sebesar Rp. 76.896,- tersebut harus diinput sebagai pembayaran tunai dahulu, supaya faktur TO011667 menjadi lunas.

15.3. KOREKSI PIUTANG

Koreksi piutang dipergunakan untuk mengubah nilai tagihan, misalnya bila ada cash discount yang dibatalkan ataupun bila ada pemotongan terhadap tagihan. Pemotongan memang dapat dilakukan juga pada saat melakukan pelunasan, tetapi nilai pemotongan tersebut dibatasi pada jumlah maksimal tertentu. Untuk melakukan koreksi piutang pergunakan fungsi “Koreksi Piutang” yang terdapat pada modul Piutang Dagang. Jumlah Koreksi dapat diisi nilai positif untuk menambah nilai faktur atau diisi minus untuk mengurangi nilai faktur.


107

15.4. BUKU PELUNASAN PIUTANG

Buku Pelunasan Piutang merupakan laporan pertanggung-jawaban harian bagian pelunasan piutang karena laporan tersebut menunjukkan faktur-faktur yang dilunaskan hari itu, juga C/N yang telah dipotongkan serta koreksikoreksi piutang yang dilakukan. Untuk mencetak laporan tersebut pergunakan fungsi “Buku Pelunasan Piutang” yang terdapat pada modul Piutang Dagang, grupmenu “Laporan-1”.


108

Section

16

PEMBAYARAN HUTANG KE PABRIK

N

D95 merupakan system yang terintegrated sehinggga setiap penerimaan barang yang dibeli dari pabrik ataupun dari distributor lain akan langsung menimbulkan hutang dagang. Untuk melakukan pembayaran hutang dagang baik kepada pabrik maupun kepada supplier lain, pergunakan fungsi “Pembayaran hutang yang terdapat pada modul Hutang Dagang.

Nomor Giro diisi bila pembayaran dilakukan dengan giro. Field Nilai Giro adalah jumlah uang yang dikeluarkan distributor untuk melakukan pelunasan hutang, sedangkan nilai lain-lain dapat diisi dengan total nilai yang dipergunakan untuk pelunasan hutang tetapi yang tidak dikeluarkan oleh distributor misalnya dari piutang supplier tersebut. Kolom-kolom C/N tdiisi dengan C/N yang dapat dipotongkan terhadap hutang. C/N yang dapat dipergunakan untuk dipotongkan adalah C/N yang sudah dimasukkan ke komputer, baik C/N dari pembayaran claim MRV ataupun lainnya (lihat keterangan pada section 15).


109

Pada kolom Nomor CN dan Nomor PO anda dapat melakukan look-up dengan mengisi “?” Total nilai rupiah yang dapat dialokasikan untuk pelunasan PO adalah Nilai Giro + Nilai Lain-lain + total Nilai C/N.


110

Section

17

PEMBAYARAN ATAS CLAIM MRV

M

arket Return Voucher atau MRV pada ND95 diperlakukan sebagai tagihan kepada pihak supplier, jadi tidak langsung dianggap sebagai C/N masukan yang dapat langsung dipotongkan dengan tagihan dari pihak supplier. Dengan demikian terhadap MRV ini harus dilakukan proses pembayarannya. Pembayaran dapat diterima dalam bentuk pembayaran sesungguhnya (giro, tunai, transfer bank, dsb) ataupun dalam bentuk penggantian dengan C/N yang selanjutnya dapat dipotongkan dengan tagihan dari supplier. Untuk melakukan pembayaran terhadap MRV dilakukan melalui fungsi Pembayaran MRV yang terdapat pada modul Hutang Dagang.

Field Nomor C/N harus diisi bila pembayaran dilakukan dengan penerbitan C/N dari pihak supplier. C/N yang diterima ini akan otomatis masuk ke file C/N Masukan dan pada pembayaran hutang dapat dipergunakan untuk dialokasikan pada pelunasan hutang. Pada kolom No MRV anda dapat melakukan look-up dengan mengisi “?”.


111

Section

18

PERUBAHAN/ KENAIKAN HARGA BARANG

N

D95 merupakan system yang dirancang untuk memiliki keamanan yang baik, sehingga harga barang tidak diijinkan untuk diubah langsung pada master barang. Karena jika itu diijinkan maka seseorang dapat saja mengubah harga pada master barang seenaknya tanpa kelacak. Untuk mengantisipasi hal itu, ND95 menerapkan metode posting harga baru terhadap master barang. Dengan demikian jika principle mengumumkan adanya perubahan atau kenaikan harga barang, maka kita dapat memasukkan terlebih dahulu pada transaksi perubahan harga, dan pada saat harga baru tersebut berlaku baru kita lakukan posting untuk memberlakukan harga baru tersebut. Dengan cara seperti ini maka kita akan dapat melacak dan mempelajari riwayat perubahan harga. Untuk melakukan perubahan harga, pergunakan fungsi “Perubahan harga” yang terdapat pada modul Manajer Aplikasi. ND95 menyediakan 2 pilihan yaitu untuk melakukan perubahan terhadap harga beli dan harga jual atau melakukan perubahan tehadap harga jual saja.

Bila anda menggunakan konsep harga beli dan harga jual sebelum PPN, maka harga baru yang dimasukkan dapat sebelum PPN maupun sesudah PPN, tetapi harus seragam.


112

Pada saat anda ingin memberlakukan harga baru tersebut, maka tampilkan kembali dokumen perubahan harga tersebut, lalu tekan action menu , lalu pilih posting harga baru. Bila harga baru yang anda masukkan sebelum PPN, maka pergunakan “Posting H.Baru (Excl PPN)”, sebaliknya bila harga baru setelah PPN maka pergunakan “Posting H.Baru (Incl PPN)”.

Setelah posting dilakukan maka harga pada master barang akan terupdate. Semua dokumen perubahan harga yang sudah di-posting tidak dapat di-edit maupun dihapus, sehingga bila terjadi kesalahan tetapi sudah terlanjur diposting, maka anda harus memasukkannya sebagai dokumen baru dan diposting lagi (hanya item barang yang salah saja).


113

Section

19

BACKUP/ MEMBUAT DUPLIKAT DATA

S

alah satu tugas yang penting dalam pengoperasian aplikasi komputer adalah pembuatan data backup. Tugas ini kadang terasa tidak berguna karena dilakukan setiap hari dan hasil backup sering tidak dibutuhkan selama semuanya berjalan lancar. Bila suatu ketika data pada komputer rusak atau harddisk komputer sendiri rusak maka data backup menjadi sangat berharga. Backup adalah pembuatan salinan data ke dalam media lain ataupun pada lokasi lain, sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat di-restore kembali.

Pada ND95, fungsi “Backup Database” terdapat pada Manajer Aplikasi, submenu Manajer Data. Backup dapat dilakukan ke media diskette/flashdisk ataupun ke harddisk pada direktori yang berlainan. Backup ke diskette/ flashdisk merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan setiap hari, sebaiknya setiap sore sebelum komputer dimatikan. Sedangkan backup ke harddisk dilakukan otomatis oleh ND95 sebelum menjalankan proses-proses penting seperti Proses Akhir Hari, Compress Data, Proses Akhir Tahun; untuk menjaga-jaga bila proses tersebut gagal di tengah maka dapat diulangi kembali.


114

Untuk backup ke diskette dianjurkan menggunakan minimal 3 set yaitu untuk Senin/Kamis,Selasa/Jum‟at dan Rabu/Sabtu. Penggunaannya adalah bergantian, pada hari Senin menggunakan set 1, pada hari Selasa menggunakan set 2, pada hari rabu menggunakan set 3 dan pada hari Kamis kembali menggunakan set 1, dan seterusnya. Jika dapat menggunakan 6 diskette (satu hari saatu diskette) lebih baik lagi. Karena diskette-diskette ini dipergunakan berulang terus, sebaiknya sebulan sekali di-format kembali untuk menjaga-jaga jika ada diskette yang telah rusak. Untuk menghemat diskette yang dipergunakan untuk backup, ND95 menyediakan fasilitas data compression (data dimampatkan dahulu sebelum ditulis ke diskette). Metoda kompresi yang diinginkan dapat dipilih pada Parameter Program. Sejauh pengalaman kami, dianjurkan untuk menggunakan metoda ARJ karena mendukung multi-volume (jika tidak muat pada satu diskette dapat berlanjut ke diskette berikutnya). Bila data sudah membengkak sehingga backup membutuhkan lebih dari satu diskette, dianjurkan untuk menandai urutan diskette, dan setiap kali melakukan backup pada set diskette yang sama, agar memasukkan diskette sesuai urutannya. Untuk backup ke database, ND95 mengacu pada „environment variable‟ (semacam parameter pada sistem operasi DOS) yang diset dengan instruksi SET ND_BACKUP=. adalah direktori di mana kita menghendaki ND95 membuat backup otomatisnya. Bila kita mengoperasikan ND95 pada suatu konfigurasi LAN (Local Area Network) dan terdapat workstation yang memiliki harddisk, maka sangat dianjurkan agar backup harddisk dilakukan pada harddisk di workstation, sehingga bila data pada server rusak terdapat satu backup lagi di harddiks lain (selain backup di diskette). Yang tidak kalah penting adalah memikirkan hal-hal negative terjadi, misalkan terjadi pencurian ataupun kebakaran yang menyebabkan kehilangan data-data baik data komputer ataupun dokumen-dokumen penjualan lainnya. Untuk sedikit membantu bila keadaan ini terjadi adalah bahwa kita memiliki data komputer sehingga kita dapat mencetak kembali semua laporan, mengumpulkan kembali data-data piutang atau bahkan mencetak kembali faktur-faktur (dengan pengertian dari toko karena faktur asli sudah hilang). Bila diskette backup kita simpan di lokasi yang sama kemungkinan besar ikut musnah, maka perlu dipertimbangkan untuk menempatkan diskette backup pada lokasi yang lain, misalkan dibawa pulang oleh salah seorang staf.


115

Section

20

PROSES AKHIR HARI

U

ntuk menjaga keamanan system, ND95 menerapkan konsep tutup hari kerja. Dengan konsep seperti ini maka semua transaksi untuk hari kerja yang telah ditutup tidak dapat diedit ataupun dihapus lagi. Jika terjadi kesalahan maka harus dilakukan dengan transaksi adjustment atau koreksi pada hari kerja yang masih berjalan. Namun ND95 memberikan keleluasaan untuk dapat menunda Proses Akhir Hari sampai maksimum 7 hari kerja atau kurang dari itu tergantung pada parameter “Toleransi Hari Kerja” yang terdapat pada parameter system. Dengan toleransi penundaan itu berarti ND95 memberikan kesempatan kepada pemakai untuk menyadari dan memperbaiki kesalahan selama maksimum 7 hari. Tergantung dari kebijaksanaan manajemen, mungkin saja batas toleransi tersebut harus dipersingkat agar para pegawai bekerja lebih teliti dan disiplin. Kapan anda harus melakukan Proses Akhir Hari ? 1. Kami menganjurkan anda untuk langsung melakukan Proses Akhir Hari bila anda sudah yakin bahwa semua transaksi dan laporan untuk hari itu sudah cocok. 2. Anda harus melakukan Proses Akhir Hari bila telah melewati masa toleransi. Misalnya tanggal transaksi berjalan adalah 1 Mei 2008 sedangkan toleransi yang diberikan adalah 3 hari, maka anda hanya diijinkan bekerja sampai tanggal 4 Mei 2008, untuk melakukan transaksi tanggal 5 Mei 2008 akan ditolak. Jadi anda harus melakukan proses akhir hari untuk tanggal 1 Mei 2008 terlebih dahulu baru anda dapat memasukkan transaksi tanggal 5 Mei 2008. Proses Akhir Hari pada ND95 terbagi 2, yaitu Proses Akhir Hari Gudang dan Proses Akhir Hari untuk van yang menginap. Proses Akhir Hari Gudang akan memproses semua transaksi gudang dan transaksi van yang tidak menginap.


116

20.1. PROSES AKHIR HARI GUDANG

Mengawali proses akhir hari, ND95 akan melakukan pemeriksaan apakah ada stock yang negatif. Bila ada, anda dapat mencetak laporan tersebut dan anda akan diminta apakah tetap ingin melanjutkan proses akhir hari atau tidak. Untuk PAH (Proses Akhir Hari) terhadap hari kerja terakhir dalam week berjalan atau proses akhir minggu, ND95 tidak mengijinkan adanya canvas yang menginap atau dengan kata lain semua canvas harus pulang. Bila dalam week tsb ada canvas yang menginap maka anda harus melakukan proses akhir hari dahulu terhadap canvas tersebut sehingga tanggal hari kerja untuk kanvas tersebut sudah sama dengan tanggal hari kerja gudang. Untuk PAH terhadap hari kerja yang bukan hari terakhir dalam week berjalan, ND95 akan meminta anda untuk menghilangkan tanda untuk canvas yang tidak akan diproses (karena menginap). Cara menghilangkan tanda adalah dengan menggeser pointing-bar ke nama canvas ybs, lalu tekan <space bar> maka tanda diamond di sebelah kiri akan hilang. Bila di perusahaan anda tidak ada salesman yang menginap di luar kota, maka anda dapat menghilangkan pertanyaan seperti di atas dengan mengisi parameter “Ada Salesman yang menginap?” yang terdapat pada parameter sistem dengan „N‟ Setelah PAH selesai, ND95 akan otomatis memajukan tanggal hari kerja ke hari kerja berikutnya sesuai dengan yang didefinisikan pada Kalender Kerja (ND95 akan meloncati hari libur). Nexus Data System : Panduan Ringkas Pengoperasian Fungsi-Fungsi Dasar ND95

117

Bila anda melakukan PAH untuk hari kerja terakhir dalam week berjalan, setelah itu jangan lupa untuk memindahkan data dari week yang ditutup tersebut ke modul X/R (lihat keterangan pada section 20).

20.2. PROSES AKHIR HARI VAN YANG MENGINAP PAH untuk van yang menginap hanya dipergunakan bila ada salesman canvas yang memiliki jadwal ke luar kota dan menginap, sehingga pada waktu kita melakukan PAH gudang untuk tanggal tertentu, nota dari canvas yang menginap untuk tanggal yang akan ditutup tersebut belum kita input karena salesmannya belum kembali ke kantor. Untuk kasus van yang menginap, maka tanggal hari kerja dari salesman tersebut lebih kecil dari tanggal hari kerja gudang, sehingga untuk salesman ybs, kita masih dapat menginput nota yang tanggalnya sebelum tanggal hari kerja gudang. Setelah semua nota canvas tersebut diinput, maka kita harus melakukan PAH untuk canvas tersebut sehingga tanggal hari kerjanya menjadi sama dengan tanggal hari kerja gudang. Kalau tidak, gudang tidak dapat melakukan proses akhir minggu. Untuk melakukan proses akhir hari van yang menginap lakukan melalui fungsi “Proses Akhir Hari” yang terdapat pada modul Operasi Canvas.


118

Section

21

TRANSFER DATA TRANSAKSI KE MODUL XR

M

odul XR adalah lanjutan dari Basic Module ND95. Modul ini merupakan modul yang akan menghasilkan berbagai laporan analisa baik untuk periode berjalan maupun historis, sehingga XR membutuhkan berbagai file akumulasi yang cukup besar di samping menampung sendiri transaksi untuk jangka waktu yang relative lama. Dengan dipisahkannya XR dari Basic Module diharapkan tidak membebani Basic Module dengan data yang besar sehingga tidak mengganggu performance dari Basic Module yang dipergunakan sehari-hari. Setiap minggu, data transaksi dari Basic Module untuk week yang telah ditutup ditransfer ke modul XR sehingga modul XR dapat membentuk file-file akumulasi yang dibutuhkan untuk berbagai laporan. Pada umumnya modul XR ter-install pada komputer yang sama dengan Basic Module, sehingga proses transfer data dapat dilakukan secara langsung (tanpa diskette). Pada modul XR, masuk ke Manajer Aplikasi, lalu pilih fungsi “Upload Transaksi Mingguan”. Muncul pilihan “Dari Diskette” dan “Langsung”. Untuk melakukan upload langsung, pilih “Langsung”. ND95 akan meminta kita memasukkan nama direktori di mana database Basic Module tersimpan. Agar setiap kali melakukan upload transaksi, kita tidak perlu mengetik nama direktori, maka nama direktori tersebut dapat disimpan pada parameter “Data path Basic Module” pada Parameter Sistem modul XR. Umumnya pada saat pemasangan sistem ND95, isi parameter ini telah disesuaikan, jadi tidak perlu diganti-ganti lagi. Proses upload dilakukan per week (tidak bisa beberapa week sekaligus) dan berurutan. Karena XR sendiri memiliki kalender kerja seperti pada Basic Module, maka XR akan otomatis mengetahui untuk meng-upload transaksi week ke-berapa. Setelah upload berhasil, XR akan otomatis memajukan parameter kalender seperti tanggal transaksi dan week berjalan. Pada saat melakukan upload, XR mengharuskan pengoperasian single-user (tidak ada user lain yang menggunakan XR); dan hal ini dapat dideteksi sendiri oleh modul XR. Basic Module sendiri pada saat upload langsung tidak boleh dioperasikan; hal ini tidak dapat dideteksi oleh XR, sehingga harus dijaga di


119

luar system (pastikan sendiri selama upload tidak ada yang menggunakan Basic Module). Jika modul XR ter-install di komputer yang tidak sama dengan Basic Module, maka upload harus dilakukan dengan media diskette. Dari Basic Module jalankan fungsi “Extract untuk modul X/Report” yang terdapat pada Manajer Aplikasi. Proses ini akan mengambil semua transaksi selama week yang diminta ke dalam media diskette. Selanjutnya dari modul XR, lakukan “Upload Transaksi Mingguan”, dan pilih option “Dari Diskette”. Pada proses upload dari diskette, sistem tidak akan langsung menggabungkan data dari diskette ke database, tetapi akan memindahkan dahulu data dari diskette ke direktori sementara. Hal ini untuk menjaga agar semua data di diskette dapat dibaca dahulu (tidak ada bad sector) baru kemudian data dari direktori sementara digabungkan ke database. Untuk menjaga berbagai kemungkinan bahwa selama upload terjadi kegagalan (upload belum sempurna) sehingga hanya sebagian data yang sudah tergabung, maka pada modul XR terdapat fasilitas untuk melakukan pembatalan upload. Pembatalan harus dilakukan berurutan dari week terakhir yang sudah terupload. Jadi jika pada week 37 kita menemukan kesalahan pada data week 35, maka kita harus membatalkan 3 week terakhir, lalu mengulangi upload week 35, 36 dan 37.


120

Section

22

COPY TABEL DAN MASTER KE MODUL XR

D

atabase yang dipergunakan oleh modul XR terpisah dari yang dipergunakan oleh Basic Module, tetapi struktur database-nya hampir sama. Karena terpisah maka perawatan tabel dan master file yang dipergunakan juga harus dilakukan masing-masing maksudnya jika pada master file di Basic Module ada perubahan maka master file pada XR juga harus disesuaikan. Untuk mengatasi hal ini, ND95 menyediakan fasilitas untuk meng-copy tabel dan master file dari Basic Modules ke XR, dengan demikian perawatan cukup dilakukan pada basic modules dan secara berkala di-copy ke XR. Pada umumnya modul XR ter-install pada computer yang sama dengan Basic Module sehingga untuk meng-copy master file dari Basic Module, jalankan fungsi “Restore Tabel/Master” dari modul XR yang terletak pada Manajer Aplikasi. Lalu dengan menggunakan <space bar> berikan tanda ♦ pada tabel atau master yang akan di copy, tekan <enter> dan pilih option “Restore dari Harddisk”. ND95 akan meminta kita memasukkan nama direktori dimana database Basic Module tersimpan. Agar setiap kali melakukan restore tabel/master, kita tidak perlu mengetik nama direktori, maka nama direktori tersebut dapat disimpan pada parameter “Data path Basic Module” pada Parameter Sistem modul XR. Umumnya pada saat pemasangan system ND95, isi parameter ini telah disesuaikan, jadi tidak perlu diganti-ganti lagi. Jika modul XR di-install tidak pada computer yang sama dengan Basic Module, maka proses peng-copy-an harus dilakukan dengan media diskette/flashdisk. Dari Basic Modules lakukan backup ke diskette/flashdisk melalui fungsi “Backup Tabel/Master” yang terletak pada Manajer Aplikasi submenu Manajer Data. Kemudian dari modul XR, pilih tabel master yang akan di copy dengan menekan tombol <space bar> hingga tampil tanda ♦ pada tabel atau master yang akan di copy, tekan <enter> dan pilih option “Restore dari Drive A”.

NeXUS

CENTER


n 121

Section 1 MENGENAL ND95

Recommend Documents