SCRIPT FS - THEATERDIALOOGSESSIE De lead-facilitator (LF) introduceert de werkvorm van de regiescène. LF Ik wil jullie graag uitnodigen om te gaan kijken naar een scène, waarin we spreekwoordelijk aanschuiven bij een projectteam meeting. Het project richt zich op fysieke & IT aanpassingen van kantoren teneinde het nieuwe werken beter te faciliteren in een inspirerende en innovatieve werkomgeving. Het team komt bij elkaar om de voortgang van het project per werkstroom te bespreken, issues en risico’s vast te stellen en urgent acties te definiëren. Ook de fysieke bouwplanning speelt hierbij een cruciale rol, aangezien deze leidend is voor de specifieke planning per werkstroom. Gezien het feit dat er vanuit diverse invalshoeken en belangen met elkaar de dialoog aangegaan wordt, zou het zomaar kunnen zijn dat het hier en daar wat lastig gaat worden. Om onderlinge afstemming te krijgen over “hoe” samen te werken, zullen de teamleden rekening moeten houden met de individuele en de teambelangen en echt met elkaar in dialoog moeten gaan om ook in deze meeting goed samen te werken. Wellicht herkennen jullie iets in deze scène, en misschien ook niet. Kijk er naar en vind er wat van, we gaan daar later over met elkaar in dialoog. Het geen in de scene gebeurt is misschien wel voor verbetering vatbaar.
ROL-INFORMATIE (is ter voorbereiding van de acteurs, wordt niet voorgelezen) Natalie (voorzitter van het projectteam overleg): Landelijk projectmanager, 46 jaar, projectmanager Deals (Advisory) Verantwoordelijk voor: implementatie ABW binnen gestelde voorwaarden, rapporteert aan landelijke Stuurgroep, overzicht, verbinden, aanjagen. Belang(en): Succesvolle implementatie ABW, goede samenwerking projectteam en verstandhouding landelijke en lokale stakeholders Ricardo: Leider werkstroom Fysiek, 34, manager Facility Management (FM), sinds 2014 werkzaam bij PwC. Verantwoordelijk voor: aanpassing gebouw, inrichting en dienstverlening. Belang(en): Behalen targets/doelen binnen FM én succesvolle implementatie ABW Jackie: Leidster werkstroom IT, 44 jaar, programma manager ITS, 25 jaar in dienst. Verantwoordelijk voor: alle IT-aanpassingen in het project: software en hardware Belang(en): Behalen targets/doelen binnen IT én succesvolle implementatie ABW Maria: Partner, 52 jaar, Director Tax, markant figuur, oud voorzitster OR, ABW naast cliënt werk. Link tussen kantoor Rotterdam en landelijke ABW projectteam. Belang(en): Officiële rol = succesvolle implementatie ABW @ R’dam officieuze rol = opkomen voor & behartigen belangen van P/D
Scene - Project teammeeting het nieuwe werken LF nodigt eerst de personages één voor één op en vraagt wie ze zijn, wat ze doen en wat hun doel/motieven zijn voor de vergadering. Belangrijk is dat jullie 1 woord gebruiken als we het hebben over wat je komt doen/ je doel is. Bijvoorbeeld: ik wil duidelijkheid of antwoorden etc..
(Natalie zit al klaar met haar laptop in het midden. Dan komt Jackie al bellend en even later gevolgd door Ricardo) De sfeer is losser, vrolijker en opener als Maria (de partner) er nog niet is. Iedereen begroet elkaar vriendelijk. Iedereen heeft een goede intentie in deze meeting. Jackie
(komt bellend op) Ja, dat weet ik maar daar moet je echt Frans voor hebben. Ja, ok. Succes. Doeg. Goedemorgen! (legt enthousiast haar spullen klaar voor de meeting, ziet ook de lege stoelen) Goedemorgen Natalie
Natalie
Goedemorgen.
Ricardo
(komt op, is doorweekt van de regen, heeft eventueel een kapotte paraplu bij zich) Goedemorgen, wat een rotweer zeg, stond wel een kwartier voordat die slagbomen eindelijk is een keer open gingen....(ziet even de lege stoelen en zoekt dan een stoel)
Iedereen is zichzelf en losjes...Alle drie veranderen van (non-verbale) houding als de partner op komt! Groot contrast! Of dat iedereen klaar staat en wacht op de partner..Dit woensdag uit proberen! Iedereen is bezig met telefoon, kletsen etc.. Maria
(enige tijd later komt Maria op, als enige van de andere kant ze is “natuurlijk” te laat..., ze toont trots een witte doos van een I Phone 6+ aan het publiek met de intentie, “kijk, ik als partner heb al de nieuwste telefoon”, zegt duidelijk articulerend MAAR ZONDER GELUID tegen publiek NIEUW!!, neemt dan plaats, is total in control, happy en voelt zich zeer belangrijk) Goedemorgen. (ziet Ricardo) Wat ben jij nat?
Ricardo
Ja, ik moest ruim 10 minuten lopen van mijn parkeerplek. Sta ook ergens helemaal achteraan.
Maria
Ooh, jij staat buiten? Aha..(kijkt met een smile naar publiek, ik natuurlijk niet als partner)
Natalie:
Goedemorgen Maria. Welkom allemaal, ik moet beginnen met te vermelden dat we de volgende afmeldingen hebben. Jeanine, Frank, Laura en Henk zijn helaas afwezig en van Erwin heb ik nog niets vernomen.
Dat betekent wederom een klein team vandaag maar dat lijkt me geen probleem. Op de agenda van vandaag staat: - bespreken van de voortgang van het project; - status per werkstroom; - vaststellen eventuele problemen & risico’s en - definiëren urgente acties. Jackie
Ik zou eerst wel eens willen weten hoe het staat met de planning?
Maria
Ja, dat wil ik ook graag weten. Ik krijg namelijk veel vragen vanuit de business hoe het er mee staat.
Jackie
Ik heb namelijk al eerder aangegeven dat ik met mijn IT planning volledig afhankelijk ben van de fysieke bouwplanning, omdat ik de IT-equipment pas kan plaatsen als alles staat…
Maria
Ricardo? (iedereen kijkt naar Ricardo)
Natalie
Kunnen we hier later op terug komen?
Er komt een conference call binnen, dit wordt door de geluidsman gedaan, het is Erwin! Hallo? Met Erwin, ik ga het ab-so-luut niet redden jongens, ik heb net de kids weggebracht en het regent keihard. Ik sta nu ook muurvast in een e-nor-me file. Zet mij maar op de call. Het moet even zo. Goedemorgen allemaal. Allen
Goedemorgen.
Natalie
(herhaalt) Zoals ik al net zei, Kunnen we hier later op terug komen?
Jackie
Waarom? Is toch een korte en simpele vraag?
Maria
We zijn al geruime tijd bezig met een planning op hoofdlijnen en er is ook behoefte aan een definitieve planning, dan weten we tenminste waar we aan toe zijn en kunnen alle werkstromen hun planning hierop aansluiten.
Natalie
Ik wil toch heel graag de agenda aanhouden en jullie in de vragenronde de gelegenheid te geven tijd voor jullie eventuele vragen, is dat oké? (checked haar laptop)
Maria
Ik heb ook al verscheidene keren meegemaakt dat er door een “bepaalde” afdeling structureel niet wordt aangeleverd wat er wordt gevraagd. Zo kunnen we toch niet efficiënt samenwerken?
Jackie
(vult aan) Ja, en er rommelt van alles in de wandelgangen, omdat sommige schitteren door afwezigheid in de meetings.
Natalie
(positief) Natuurlijk speelt er nog het een en ander, en daar gaan we zeker aandacht aan besteden. Ik wil in ieder geval al wel kwijt dat ik enorm trots ben op wat er nu allemaal al bereikt is. Laten we dan nu van start gaan met het eerste agendapunt. Waar staan we nu? (vergeet Jackie)...er valt een korte stilte...
Jackie
..Dan kom je toch vanzelf weer op de planning? Als we niet weten wat de planning is dan kunnen we niets! Ja, sorry hoor..toch? (zoekt steun)
Maria
Kunnen we het anders gewoon nu bespreken? Halen we de angel eruit en weten we allemaal concreet waar we staan, dat was eigenlijk ook je vraag toch? (kijkt naar de voorzitter)
Natalie
(volgzaam) Goed, natuurlijk Maria, is wat mij betreft prima.
Maria
..Nou Ricardo, hoe zit het met de planning? (iedereen kijkt vragend naar Ricardo)
Ricardo
Nou, zoals Natalie terecht zegt, we gaan erg goed en ook ik ben erg trots op wat er nu al bereikt is. Het was, is, geen makkelijk traject, en we krijgen van alle kanten allerlei vragen op ons afgevuurd en er was nogal wat weerstand vanuit de business. Toch heb ik oprecht het gevoel dat het nu al een stuk beter gaat. We hebben nogal wat kritiek te verduren gehad.
Natalie
Kritiek?
Ricardo
Nou, het zou vooral een “Firm Services feestje” geweest zijn en waarom moeten we dit allemaal doen, het gaat toch goed zoals het gaat? We zijn toch professionals en wie zorgen er hier nu eigenlijk voor de centen hier?
Natalie
Verandering gaat zeker niet altijd gepaard met acceptatie. Niet makkelijk he? (kijkt naar Ricardo)
Ricardo
Je wilt het zo goed mogelijk doen, alle partijen tevreden houden en gelooft in deze nieuwe manier van “samen” werken, je wilt aanschaffen wat nodig is, maar dan is er ineens weer geen budget en dan ben je bijna helemaal rond en dan vindt de RvB dat alles in één keer weer helemaal anders moet.
Maria
..maar de planning is dus nog niet rond?
Ricardo
Er zijn inderdaad nog wat hobbels te nemen.
Maria
Kun je aangeven wat voor soort hobbels je bedoelt?
Ricardo
Er is bijvoorbeeld nog wat onduidelijkheid over de variëteit van de niet-gepersonaliseerde werkplekken.
Jackie
Huh? (intentie is, is dat nog steeds niet duidelijk?)
Ricardo
Er moeten keuzes gemaakt worden over de soorten werkplekken, deze moeten afgestemd zijn op diverse werkactiviteiten. Sommige vereisen een hoge mate van concentratie en andere verhogen juist de interactie.
Natalie
(vult aan) Het was inderdaad niet eenvoudig de blauwdruk die voor alle kantoren gelden 1-op-1 te implementeren per kantoor, we moesten de blauwdruk finetunen per locatie om de lokale P/D-groep en staff hierin mee te nemen en consensus te vinden.
Ricardo
De bedoeling is dat er straks één toekomstbestendige blauwdruk komt en om die concreet te maken en iedereen daarin mee te nemen en draakvlak te vinden, is nog niet zo eenvoudig.
Jackie
Over hobbels gesproken, er zijn bureaus gekocht – die zijn echt niet goed hoor, hier kunnen de beugels niet op dus deze kan je terugsturen. Dit had je eerder moeten overleggen!
Natalie
(geeft een blik van “wat zeg je dat onvriendelijk?)
Ricardo
(kijkt ook naar Jackie)
Jackie
(incasseert die blik) Hoezo, ik ben toch duidelijk?
Natalie
Ik vind..
Jackie
..ik zeg gewoon hoe het zit..(tegen publiek)
Maria
(tegen Maria).Jackie, hoe zit het met die USB headsets? Want ik heb begrepen dat er voortaan gebeld gaat worden via de pc en dat je dan een headset op moet?
Jackie
Ja, dat is zo. Niet echt hygiënisch! Zit ik straks met oorsmeer van een ander...
Maria
(moet hier om lachen) Hahahaha
Jackie
Heeft iedereen straks een eigen headset? (kijkt naar Ricardo, die haalt schouders op)
Maria
Is daar wel budget voor dan?
Jackie
Hoe zit het trouwens met de lengte van de kabels van de pc? Daar is zeker ook geen rekening mee gehouden, ook hier was even overleggen een stuk efficiënter geweest. Voor je het weet trek je de kabels van je pc kapot op het moment dat je je bureau verhoogd.
Maria
Bureau verhogen, kun je je bureau verhogen?
Natalie
Jongens, laten we nou....
Ricardo
...luister, we moeten met diverse partijen in de weer en iedereen heeft wel wat te melden en te wensen. Bedoeling is dat we uiteindelijk nog beter gaan samenwerken en ze zullen gewoon moet wennen aan het nieuwe werken. Het is een kwestie van tijd.
Maria
Ik hoorde laatst iemand zeggen (doelt op zichzelf) dat zij zich zorgen maakte over of ze zich wel goed kan concentreren op haar plek.
Jackie
Ik heb zelfs al gehoord dat sommige van plan zijn om vroeger te beginnen zodat ze zeker zijn dat ze hetzelfde bureau hebben en zo toch hun eigen werkplek kunnen creëren. Wedden dat er straks gewoon fotolijstjes en stapels dossiers staan op die bureaus?
Maria
Dat lijkt me niet de bedoeling.
Ricardo
Nee, dat is het ook zeker niet. Daarom is het juist zo belangrijk dat we in gesprek met elkaar blijven over het “waarom” we dit doen, onze purpose en dat we over het voetlicht brengen dat het juist een unieke kans biedt en een belangrijke bijdrage levert aan het nieuwe werken. We daardoor, veel beter gebruik gaan maken van onze ruimtes en nog beter in staat zijn om samen te werken en kennis te delen. Dit is de nieuwe toekomst!
Natalie
(vult positief aan) Ze hebben ook de mogelijkheid om thuis te werken he!
Maria
Ooh, nou dan weet ik al wie er heel vaak thuis zullen gaan zitten. (kijkt naar publiek, publiek zou kunnen denken dat ze zichzelf bedoeld)
Jackie
Wat betreft het opruimen van je werkplek, is daar al over nagedacht? Zal wel niet. Want, wees nou eerlijk, wie neemt de verantwoordelijkheid van een werkplek die eigenlijk je werkplek niet echt is? En zeker niet als er geen prullenbak meer onder staat.
Ricardo
Natuurlijk is het je werkplek wel! Als jij daar gewerkt hebt, dan hoor je de verantwoordelijkheid te nemen om die plek schoon te houden. Dat is toch niet meer dan normaal? En vuilnis dat kan je centraal en gescheiden kwijt.
Jackie
Nog even iets anders, kan straks echt wel op iedere plek IT equipment geïnstalleerd en aangesloten worden? Netwerk doen we draadloos maar er moet wel stroom op alle werkplekken zijn, ik doel op fysieke stroom? Ook niet over nagedacht zeker?
Natalie
Kijk nou is naar de positieve dingen. Je mag wel wat meer interesse tonen in wat er hier wordt bewerkstelligd. Je had trouwens zelf ook eerder aan de bel kunnen trekken.
Ricardo
Dat was inderdaad prettig en efficiënter geweest.
Jackie
Ja, nu ligt het aan mij.
Natalie
Jij hebt toch ook de verantwoordelijkheid om er voor te zorgen dat jouw informatie helder en op tijd wordt gecommuniceerd?
Jackie
Ik heb nog aangeboden deel te nemen aan jullie werkstroomoverlegprojectgroep, maar dat vonden jullie niet nodig. (er valt een stilte)
Maria
Hoe groot gaan die plekken eigenlijk worden, is dat al bekend? De afdeling ARBO-zaken heeft hier vast ook wel een mening over.
Natalie
Iedereen doet op zijn of haar manier zijn best en we mogen best met elkaar in gesprek over wat er beter kan, maar op deze manier is het niet constructief.
Ricardo
De grootte, Maria, daar zijn we mee bezig.
Natalie
Zullen we door naar het tweede punt op de agenda?
Maria
hahaha Ik zit ineens weer te denken aan die oorsmeer, Maar, wie gaan die werkplekken eigenlijk schoonhouden? Ik voel er niets voor om eerst druipende theezakjes en bekertjes oude koffie weg te moeten gooien en op zoek naar een prullenbak terwijl ik naar snel een meeting moet!
Jackie
Niemand voelt zich natuurlijk verantwoordelijk..
Ricardo
Daar gaan we weer..(haakt af en iedereen is met zijn/haar telefoon bezig)
Natalie
Ik stel voor dat we nu inderdaad doorgaan naar punt twee, tenzij iemand nog vragen heeft over de planning?
Nee? mooi! Maria, bewaar jij je vraag voor de vragenronde? Maria
Maar is die planning nu klaar of niet, ik weet het nu even niet meer...(kijkt EN BEWONDERT haar nieuwe I Phone 6+)
Jackie
(onhandig) Nee, er zijn nog hobbels..(terwijl ze ook naar in haar telefoon kijkt)
Natalie
(ziet dat iedereen nu met haar of zijn telefoon bezig is, pijnlijke stilte...) Ricardo? Een reactie graag?
Ricardo
(kijkt ook in zijn telefoon, maar reageert dan) Als je feedback hebt, kom er dan mee. Wees trots op het feit dat we dit bereikt hebben terwijl de rest gewoon door kan gaan met hun dagelijkse werkzaamheden.
Natalie
(vult aan) Er wordt met veel overgave door iedereen keihard gewerkt om dit te laten slagen. Laten we elkaar respecteren en waarderen om wat we doen.
Ricardo
Je hebt gelijk, het doel is beter samen werken en kennis te delen, elkaar aan te spreken op het gedrag...laten wij daarin dan tenminste het goede voorbeeld geven.
Natalie
Jackie?
Jackie
Ja, eens..
Natalie
Maria?
Maria
Eens..
Natalie
Erwin? (stil en gekraak) Erwin, ben je er nog?
Dan horen we een computerstem van de KPN zeggen dat de verbinding is verbroken.. Natalie
Waar waren we gebleven? IEDEREEN IN FREEZE
LF
Dit is natuurlijk geen werkelijkheid als het gaat om de AWB, maar wellicht wel herkenbaar als het gaat om gedrag en communicatie. Hoe samen te werken en rekening houden met eigen en teambelangen.
