Schadefonds Geweldsmisdrijven Selectielijst 1976 – … (actualisatie 2014)
Vastgesteld Staatscourant 44312, 9 december 2015
Doxis Informatiemanagers Drs. D.J. de Vries 1
Inhoudsopgave OVERZICHT VAN GEBRUIKTE AFKORTINGEN ....................................................................... 3 1. VERANTWOORDING ....................................................................................................... 4 1.1 W ETTELIJK KADER VOOR DE SELECTIE VAN OVERHEIDSARCHIEVEN ............................................... 4 1.2 HET DOEL, DE REIKWIJDTE EN DE WERKING VAN DE SELECTIELIJST ............................................... 5 1.3 FUNCTIES VAN DE SELECTIELIJST ................................................................................................ 5 1.4 TOTSTANDKOMING VAN DE SELECTIELIJST ................................................................................... 5 2. DEFINITIE EN AFBAKENING VAN HET BELEIDSTERREIN ......................................... 7 2.1 MISSIE ...................................................................................................................................... 7 2.2 TAKEN ....................................................................................................................................... 7 Afhandelen van aanvragen .............................................................................................................. 7 Behandelen van bezwaren, beroep en hoger beroep ..................................................................... 7 Voorlichting ...................................................................................................................................... 7 Aanvullende activiteiten ................................................................................................................... 7 3. ORGANISATIE .................................................................................................................. 8 4. HISTORISCH OVERZICHT ............................................................................................. 10 4.1 INSTELLING VAN DE COMMISSIE ................................................................................................. 10 4.2 TOTSTANDKOMING VAN DE WET ................................................................................................ 10 4.3 DE WET EN HAAR TOEPASSING .................................................................................................. 10 4.4 ORGANISATIE VAN DE COMMISSIE ............................................................................................. 11 4.5 BEGELEIDING GRENSOVERSCHRIJDENDE SLACHTOFFERS ........................................................... 11 4.6 TIJDELIJKE REGELINGEN ........................................................................................................... 11 5. SELECTIEDOELSTELLING ........................................................................................... 12 6. SELECTIECRITERIA ...................................................................................................... 13 7. LEESWIJZER VAN DE HANDELINGEN ....................................................................... 15 8. VERSLAG VAN DE VASTSTELLINGSPROCEDURE................................................... 16 9. ACTORENOVERZICHT .................................................................................................. 17 10. SELECTIELIJST ............................................................................................................. 18 10.1 PRIMAIRE TAKEN, ACTOR COMMISSIE......................................................................................... 18 Behandeling van bezwaren, herbeschikken na beslissing beroep, hoger beroep ........................ 18 Verantwoording ............................................................................................................................. 19 Beleid en advisering ...................................................................................................................... 19 Organisatie .................................................................................................................................... 20 10.2 PRIMAIRE TAKEN, ACTOR DIRECTEUR ........................................................................................ 20 Behandelen en ondersteunen van aanvragen, ondersteunen bij bezwaar en het voeren van verweer bij beroep en hoger beroep ............................................................................................. 20 Vertegenwoordiging ....................................................................................................................... 22 Organisatie .................................................................................................................................... 23 Overleg .......................................................................................................................................... 23 10.3 BEDRIJFSVOERINGSTAKEN, ACTOR DIRECTEUR ......................................................................... 24 Inkoop ............................................................................................................................................ 24 Personeel....................................................................................................................................... 24 Financiële zaken ............................................................................................................................ 24 BHV ............................................................................................................................................... 25 Archiefbeheer ................................................................................................................................ 25 ICT ................................................................................................................................................. 25 10.4 HANDELINGEN MET BETREKKING TOT DE ONDERNEMINGSRAAD, ACTOR DIRECTEUR .................... 26 10.5 HANDELINGEN MET BETREKKING TOT DE ONDERNEMINGSRAAD, ACTOR ONDERNEMINGSRAAD ..... 26 11. CONCORDANS VAN WIJZIGINGEN VAN OUD NAAR NIEUW ................................... 28 12. CONCORDANS VAN WIJZIGINGEN VAN NIEUW NAAR OUD ................................... 30 13. GERAADPLEEGDE BRONNEN..................................................................................... 32
2
OVERZICHT VAN GEBRUIKTE AFKORTINGEN Art. AWB BHV DIV DSP GW I&A KB OCW P&O PIOFAH PIVOT PLAC RIO RvC SIO SMM Stcrt. Stb. ZBO
Artikel Algemene wet bestuursrecht Bedrijfshulpverlening Documentaire Informatievoorziening Documentair Structuurplan Grondwet Informatisering en Automatisering Koninklijk Besluit Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Personeel en Organisatie Personeel Informatie Organisatie Financiën Administratie Huisvesting Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn Plaatsingsadviescommissie Rapport Institutioneel Onderzoek Raad voor Cultuur Strategisch Informatie Overleg Stichting Medeleven gedupeerden ten gevolge van Misdrijven Staatscourant Staatsblad Zelfstandig Bestuursorgaan
3
1. Verantwoording 1.1 Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven Als gevolg van artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet slechts papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden - ongeacht de drager - die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving. Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (artikel 3) als overbrengingsplicht (artikel 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager. De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de ZBO’s betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief in Den Haag. In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd. Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zo nodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie. Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens artikel 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 rekening gehouden te worden met: de taak van het desbetreffende overheidsorgaan; de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen; de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek. Voorts moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn: een deskundige op het gebied van de informatiehuishouding van het desbetreffende overheidsorgaan; een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris. Daarnaast dient de selectielijst aan te sluiten bij de ordeningsstructuur van de informatiehuishouding van de organisatie.
4
Wat betreft de geldigheidsduur van de selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van maximaal twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst. De vastgestelde lijst wordt op de website van het Nationaal Archief gepubliceerd. 1.2 Het doel, de reikwijdte en de werking van de selectielijst De selectielijst heeft betrekking op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het handelen van het Schadefonds Geweldsmisdrijven, vanaf 1976. De voorliggende selectielijst vervangt het huidige Basisselectiedocument (BSD) Selectielijst van het Schadefonds Geweldsmisdrijven op het beleidsterrein Gefinancierde Rechtsbijstand en Rechtshulp van 1976-. Op basis van dit BSD heeft het Schadefonds Geweldsmisdrijven tot en met 1999 archiefbescheiden vernietigd die daarvoor in aanmerking kwamen. Er heeft ten tijde van de vaststelling nog geen overdracht plaatsgevonden van op grond van het huidige BSD te bewaren archiefbescheiden naar het Nationaal Archief. Met inwerkingtreding van deze selectielijst worden alle archiefbescheiden van het Schadefonds Geweldsmisdrijven, die niet vernietigd of overgedragen zijn op grond van het huidige BSD, gewaardeerd met de bewaartermijnen uit deze selectielijst. De selectielijst is deels op het RIO gebaseerd en deels zijn nieuwe ontwikkelingen hierin verwerkt. Het niveau waarop geselecteerd wordt, is in de regel niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Waar nodig wordt binnen handelingen op productniveau geselecteerd. Een selectielijst is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van het Schadefonds Geweldsmisdrijven waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn. De opgestelde ontwerp-selectielijst wordt op verschillende plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van de ontwerp-selectielijst kan worden overgegaan tot de vaststelling. De selectielijst wordt vastgesteld in een besluit van de Minister van OCW. 1.3 Functies van de selectielijst
Voor de zorgdrager is de selectielijst van belang voor de bedrijfsvoering Voor de zorgdrager dient de selectielijst als verantwoording tegenover de recht- en bewijszoekende burger, die de mogelijkheid heeft tijdens de ter inzage legging invloed uit te oefenen op het bewaar- en vernietigingsbeleid (Archiefbesluit 1995, artikel 2, eerste lid, onder d). Voor de Minister belast met het cultuurbeleid (vertegenwoordigd door de Algemeen Rijksarchivaris) is de selectielijst de verantwoording inzake het bewaar- en vernietigingsbeleid vanuit cultureel-historisch belang (Archiefbesluit 1995, artikel 2, eerste lid, onder c). 1.4 Totstandkoming van de selectielijst
In 2005 is bij het Schadefonds Geweldsmisdrijven een institutioneel onderzoek uitgevoerd dat heeft geleid tot het rapport institutioneel onderzoek (RIO) Schadefonds Geweldsmisdrijven. “Het Schadefonds komt het slachtoffer tegemoet.” Een institutioneel onderzoek naar Schadefonds Geweldsmisdrijven. PERIODE: 1975 – 2005. Op basis van dit 5
RIO is in 2009 het Basisselectiedocument (BSD) Selectielijst van het Schadefonds Geweldsmisdrijven op het beleidsterrein Gefinancierde Rechtsbijstand en Rechtshulp van 1975- vastgesteld. In 2013 bleek dat dit BSD niet helemaal meer voldeed. Het BSD uit 2009 heeft een beperkte scope, namelijk het beleidsterrein gefinancierde rechtsbijstand en rechtshulp. Mede daardoor kent slechts een beperkt aantal van negen handelingen. Handelingen met betrekking tot de bedrijfsvoering ontbreken geheel. Voor de aanpassing van het oude BSD is het bestaande RIO geraadpleegd maar dit bleek niet altijd (meer) een accurate beschrijving van organisatie en taken te geven. Na onderzoek van de in hoofdstuk 13 opgesomde bronnen en in gesprekken met medewerkers van het Schadefonds Geweldsmisdrijven, is vervolgens deze geactualiseerde en meer uitgebreide selectielijst tot stand gekomen. Het beleidsterrein en de inrichting van de organisatie worden beschreven in hoofdstuk 2, 3, en 4 van dit document. Het onderzoek en de gesprekken met medewerkers van het Schadefonds Geweldsmisdrijven hebben tot de volgende aanpassingen geleid: 1. Vanwege de snelle omloopsnelheid van wet- en regelgeving op het terrein van de rechtsbijstand, is er voor gekozen om de (wettelijke) grondslag niet meer per handeling te vermelden, maar achteraan in deze selectielijst op te nemen. 2. De opzet van de selectielijst is aangepast aan de ordeningsstructuur van de informatiehuishouding van het Schadefonds Geweldsmisdrijven. 3. Een aantal bewaartermijnen is aangepast. 4. Aangezien het Schadefonds Geweldsmisdrijven een rechtspersoon is en omdat er in de mandaatregeling van 2004 taken van de commissie naar het bureau zijn gegaan, is de actor van een aantal handelingen aangepast. 5. Handelingen m.b.t. de bedrijfsvoering van het Schadefonds Geweldsmisdrijven zijn toegevoegd. 6. Sinds 1 januari 2006 heeft het Schadefonds Geweldsmisdrijven in het kader van de Europese richtlijn ‘Schadeloosstelling van slachtoffers van misdrijven’ de taak om, in het geval Nederlanders slachtoffer zijn geworden in één van de andere EU-lidstaten, een aanvraag af te handelen bij de Europese zusterorganisaties. Hiervoor is een handeling toegevoegd. Ad. 2 De ordeningsstructuur van de informatiehuishouding van het Schadefonds Geweldsmisdrijven vanaf 1976 heeft zich als volgt ontwikkeld: Van 1976 tot 2004 was er geen beschreven en organisatie breed ingevoerde ordeningsstructuur voor de informatiehuishouding van het Schadefonds Geweldsmisdrijven. De zaakdossiers werden in het semi-statisch archief numeriek opgeborgen, de overige dossiers werden op onderwerp opgeborgen. Het overgrote deel van het archief uit deze periode is extern opgeslagen. In 2004 heeft het Schadefonds Geweldsmisdrijven een Documentair Structuurplan opgesteld. Het archief van het Schadefonds Geweldsmisdrijven is vanaf 2004 ook daadwerkelijk geordend conform deze handelingen. De opzet van deze selectielijst is gebaseerd op de ordeningsstructuur zoals het Schadefonds die vanaf 2004 kent. Omdat de werkprocessen van het Schadefonds voor 2004 niet fundamenteel verschilden van de huidige werkprocessen, is deze selectielijst ook goed bruikbaar voor de selectie van oudere dossiers. Daarnaast kan deze selectielijst tevens gebruikt worden voor selectie in een (toekomstig) digitaal archief, aangezien de werkprocessen van het Schadefonds Geweldsmisdrijven niet fundamenteel wijzigen zullen in de (nabije) toekomst. 6
2. Definitie en afbakening van het beleidsterrein 2.1 Missie Het Schadefonds Geweldsmisdrijven geeft aan slachtoffers met ernstig psychisch of fysiek letsel een financiële tegemoetkoming, en erkent daarmee het onrecht dat hen is aangedaan. Zo draagt het Schadefonds bij aan herstel van vertrouwen. De uit de kerntaak van het Schadefonds voortvloeiende primaire processen zijn: 2.2 Taken Afhandelen van aanvragen het in dit kader naar aanleiding van ingediende aanvragen tot een uitkering instellen van onderzoeken, zo nodig verzamelen van aanvullend informatiemateriaal en het opstellen van een (concept) beslissing tot afwijzing van een aanvraag ofwel tot (gedeeltelijke) toekenning van een uitkering. Behandelen van bezwaren, beroep en hoger beroep het in het geval dat door het Schadefonds Geweldsmisdrijven geformuleerde beslissingen leiden tot bezwaarschriften inhoudelijk voorbereiden en beoordelen van bezwaren en het ter zake adviseren en ondersteunen van de commissie; het verzorgen van (hoor)zittingen van de commissie en het zorgdragen voor de afwikkeling van door de commissie behandelde zaken middels het concipiëren van een beslissing; het voeren van verweer bij de rechtbank in beroep en hoger beroep. Voorlichting Naast het afhandelen van aanvragen en bezwaren geeft het Schadefonds ook voorlichting. Dit gebeurt telefonisch en schriftelijk ter beantwoording van concrete vragen, maar ook in de vorm van voorlichtingsbijeenkomsten en workshops voor ketenorganisaties. Hiermee wil het Schadefonds onder andere de algemene bekendheid in de samenleving vergroten. het bevorderen van de positie van het Schadefonds Geweldsmisdrijven in het maatschappelijk bestel, het hiertoe actief geven van voorlichting aan doelgroepen, maatschappelijke organisaties en belangengroeperingen op het gebied van slachtofferzorg, media e.d.; het onderhouden van contacten met ketenpartners en overige relaties in de functionele omgeving van het Schadefonds Geweldsmisdrijven en het ter zake op- en uitbouwen van werk- en overlegstructuren, samenwerkingsverbanden e.d. Aanvullende activiteiten Naast de primaire processen voert het Schadefonds ook aanvullende activiteiten uit met betrekking tot beleidsvorming en advisering. het adviseren van de commissie inzake juridische, sociaal-maatschappelijke, politiekbestuurlijke en beleidsmatige aangelegenheden, trends en ontwikkelingen, voor zover deze relevant zijn voor het betreffende werkveld; het formuleren van beleidsadviezen ten behoeve van de commissie aangaande aangelegenheden van principiële juridische en beleidsmatige aard; het opstellen van de jaarlijkse verslaglegging over de werkzaamheden van commissie aan de Minister van Veiligheid en Justitie; het op basis van expertise en opgedane ervaringen adviseren van en afstemmen met de minister, departementale gremia, wetgevingsjuristen e.d. inzake juridische, politiekbestuurlijke en sociaal-maatschappelijke aangelegenheden op het werkveld van het Schadefonds Geweldsmisdrijven.
7
3. Organisatie Het Schadefonds Geweldsmisdrijven is een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) wat tot gevolg heeft dat alle taken onder de werking van de archiefwet vallen. In deze selectielijst zijn daarom ook de bedrijfsvoeringstaken van het Schadefonds opgenomen. Het Schadefonds bestaat uit een commissie en een bureau. De commissie bestaat uit tien onafhankelijke leden die worden benoemd door de Minister van Veiligheid en Justitie en beheert het fonds. De commissie behandelt de bezwaren, stelt de hoogte van de uitkeringen vast en vormt beleid voor het fonds. Het bureau besluit in eerste instantie op aanvragen, de commissie oordeelt op bezwaarschriften. Eenvoudige bezwaarschriften worden afgedaan door een enkelvoudige kamer (één commissielid), ingewikkeld bezwaarzaken worden afgehandeld door een meervoudige kamer. Een meervoudige kamer bestaat uit een oneven aantal van ten minste drie leden, waaronder de voorzitter van de commissie. Het bureau functioneert als ondersteunende, beleidsuitvoerende instantie. In 2004 is er een mandaatregeling van kracht geworden waarmee de primaire beslissing op een aanvraag bij het bureau is komen te liggen. Het bureau neemt de aanvragen in behandeling, bereidt de bezwaren voor en voert de voorlichtingsactiviteiten uit. Tevens draagt het bureau zorg voor de procedurele afwikkeling van de toekenning of afwijzing van de aanvraag en het bevorderen van de positionering van het fonds in het maatschappelijk bestel. Beheersmatig is het bureau gelieerd aan de ambtelijke organisatie van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, Directie Sancties en Preventie; functioneel ressorteert het evenwel onder de commissie. De beheersmatige relatie met het ministerie is geregeld in een mandaatbesluit, wat de directeur-secretaris aanwijst als integraal manager van het uitvoerend apparaat. Formeel treedt hij ook op als secretaris van de commissie. Bij alle taken die worden uitgevoerd door het bureau is de directeur dan ook als actor vermeld. In onderstaand organogram is de organisatiestructuur van het bureau weergegeven:
De afdelingen behandel- en bezwaarzaken behandelen de aanvragen en bezwaarschriften en worden daarbij ondersteund door de afdeling procesondersteuning. De afdeling 8
bedrijfsvoering draagt zorg voor de bedrijfsvoering het bureau en zorgt voor de financiële planning. De afdeling staf ondersteunt de Commissie en de directeur in de externe communicatie en de beleidsvoorbereiding. De rol van de minister is tweeledig. Enerzijds is hij beleidsvormer, en formuleert hij de kaders waarbinnen het Schadefonds dient te opereren, anderzijds is hij –mede via het bureau van het Schadefonds- verantwoordelijk voor de financiële, inhoudelijke en bedrijfsmatige ondersteuning van de commissie van het Schadefonds.
9
4. Historisch overzicht Het Schadefonds Geweldsmisdrijven is een bij wet (Wet Schadefonds Geweldsmisdrijven van 26 juni 1975 - laatstelijk gewijzigd bij Besluit van 29 juli 1994) ingesteld, onafhankelijk orgaan (ZBO) dat onder het politieke aandachtsveld van de Minister van Veiligheid en Justitie valt. Het fonds verstrekt in bepaalde gevallen financiële tegemoetkomingen aan slachtoffers die ernstig letsel hebben opgelopen ten gevolge van (in Nederland gepleegde) geweldsmisdrijven en wordt beheerd door een onafhankelijke commissie, waarvan de leden bij Koninklijk Besluit zijn benoemd. In de loop der jaren worden door het Schadefonds ook andere regelingen uitgevoerd waarin de overheid voor een tegemoetkoming van slachtoffers zorgt. Voorbeelden hiervan zijn de overvalpreventieregeling, en de regeling tegemoetkoming voor slachtoffers van seksueel geweld in Jeugdinstellingen en pleeggezinnen. 4.1 Instelling van de commissie Op 2 december 1975 zijn de voorzitter en de (plaatsvervangende) leden van de commissie benoemd bij Koninklijk Besluit nr. 34. Op 6 januari 1976 werd de commissie geïnstalleerd door de Minister van Justitie. 4.2 Totstandkoming van de wet Op 24 november 1972 werd bij de Tweede Kamer der Staten Generaal een ontwerp van wet (zitting 1972-12.131, nr. 16) ingediend, houdende een voorlopige regeling tot instelling van een fonds ten behoeve van slachtoffers van geweldsmisdrijven. In de toelichting, ondertekend door Mr. A.A.M. van Agt, is de voorgeschiedenis van dit ontwerp vermeld. Op 25 februari 1975 werd het ontwerp zonder stemming door de Tweede Kamer aangenomen. Op 24 mei 1975 aanvaardde ook de Eerste Kamer, zonder stemming, het wetsvoorstel; op 26 juni 1975 verscheen de Wet Voorlopige Regeling Geweldsmisdrijven in het Staatsblad nr. 382. Bij Koninklijk Besluit van 27 november 1975, nummer 59, Stb. 9 december 1975, nr. 244, werd de inwerkingtreding van de wet bepaald op 1 januari 1976. Bij besluit van 3 september 1975, Stb. 492, werd uitvoering gegeven aan enige artikelen van de wet. 4.3 De wet en haar toepassing De Wet Voorlopige Regeling Schadefonds Geweldsmisdrijven droeg bij invoering een voorlopig karakter. Toen met het Schadefonds de nodige ervaring was opgedaan, werd de definitieve regeling ingevoerd, de Wet Schadefonds Geweldsmisdrijven van 26 juni 1975. De inhoudelijke voorbereiding, beoordeling en formulering van een beslissing op een aanvraag voor een tegemoetkoming, geschiedt door een professioneel ambtelijk apparaat: het Schadefonds Geweldsmisdrijven. De commissie beslist over de ingediende aanvragen en stelt de hoogte van de uitkeringen vast. Daarnaast functioneert zij als bezwareninstantie en als beleidsvormende instantie. Beheersmatig is het uitvoerend apparaat gelieerd aan de ambtelijke organisatie van het Ministerie van Veiligheid en Justitie; functioneel ressorteert het evenwel onder de commissie. De beheersmatige relatie met het Ministerie is geregeld in een mandaatbesluit, dat de directeur-secretaris aanwijst als integraal manager van het uitvoerend apparaat. Formeel treedt de functionaris ook op als secretaris van de commissie.
10
4.4 Organisatie van de commissie In de jaren '90 is het aantal aanvragen sterk gestegen. Ondanks een stijging van het aantal medewerkers zijn hierdoor achterstanden ontstaan. Deze achterstanden leidden tot ernstige manco’s in de dienstverlening en in de prestatie van de organisatie en kwamen vooral tot uiting in onaanvaardbare lange doorlooptijden. Om structureel grip te krijgen op deze problemen, maar ook om in het algemeen de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, is in 2004 ter ontlasting van de commissie een mandaatregeling van kracht geworden die de primaire beslissing op een aanvraag bij het bureau legt. Daarnaast is er een bezwaarfase ontworpen waarin de aanvrager kan worden gehoord zodat aan de eisen van de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) wordt voldaan. Overzicht 1975 – 1994 1994 – 2004 Sinds 2004
De voltallige commissie verzorgde de afhandeling van alle zaken De enkelvoudige kamer deed de meer eenvoudige aanvragen, de meervoudige kamer deed één keer per maand de meer ingewikkelde zaken Het bureau besluit in eerste instantie op aanvragen, de commissie oordeelt op bezwaarschriften. De enkelvoudige kamer is gericht op afdoen van eenvoudige bezwaarzaken, de meervoudige kamer doet ingewikkelde bezwaarzaken.
4.5 Begeleiding grensoverschrijdende slachtoffers Per 1 januari 2006 begeleidt het schadefonds ‘grensoverschrijdende slachtoffers’, dit zijn slachtoffers die in het ene EU-land slachtoffer zijn geworden, maar in een ander land, dat lid is van de EU, wonen. Om het hen wat makkelijker te maken een schadeloosstellingprocedure aan te gaan, treden de schadefondsen van verschillende lidstaten voor elkaar op als intake- en bemiddelingsinstantie. 4.6 Tijdelijke regelingen Het Schadefonds Geweldsmisdrijven voert ook enkele tijdelijke regelingen uit. Dit zijn regelingen voor specifieke doelgroepen, die niet of niet geheel binnen de reguliere doelgroep van het Schadefonds vallen. Voorbeelden van tijdelijke regelingen zijn: Subsidieregeling overvalpreventie (tegemoetkoming in preventiemaatregelen voor slachtoffers van een overval). Tegemoetkoming schade openlijk geweld (voor gedupeerden van de rellen in Haren op 21 september 2013). Tegemoetkoming voor slachtoffers van seksueel misbruik in jeugdinstellingen en pleeggezinnen (n.a.v. het werk van de Commissie Samson).
11
5. Selectiedoelstelling De selectielijst is opgesteld in overeenstemming met de selectie doelstelling van het Nationaal Archief. Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen die archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die: A. Representatief zijn voor hetgeen in de samenleving is vastgelegd; B. Representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving; C. Door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen.
12
6. Selectiecriteria Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een selectielijst een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht. De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B ('blijvend te bewaren'), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (vernietigen), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. Overigens verlangt artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 276) dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd: Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in de selectielijst gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren): Algemeen selectiecriterium 1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen. 3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren. 4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen.
Toelichting Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten. Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid. Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie. Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.
13
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt. 6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten
Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken. Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Naast de algemene criteria kunnen er in een selectielijst, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, beleidsterrein specifieke criteria worden geformuleerd. Daar de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in deze selectielijst de mogelijkheid om specifieke selectiecriteria te formuleren niet benut.
14
7. Leeswijzer van de handelingen De handelingen in de selectielijst zijn als volgt opgenomen: (X) Handeling Periode Product Opmerking Waardering
Dit is het volgnummer van de handeling. Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces. Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd. Benoeming van de producten die kunnen voortkomen uit de handeling. Producten worden slechts benoemd indien er geen sprake is van één dossier met één bewaartermijn voor alle documenten. Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft. Waardering van de handeling in B (bewaren) of V (vernietigen). Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn. Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium. Eventueel een nadere toelichting op de waardering.
Vernietigingstermijnen De toepassing van de vernietigingstermijnen is als volgt: a. een dossier wordt afgesloten (bijv. op 30 januari 1999); b. de bijbehorende vernietigingstermijn wordt hierbij opgeteld (bijv. 10 jaar); c. het dossier wordt bewaard tot en met 31 december 2009 (1999 + 10); d. de betrokken bestuurder wordt in de loop van dat jaar (in dit voorbeeld 2009) op de hoogte gesteld van de voorgenomen vernietiging van dit dossier; e. het dossier wordt vernietigd per 2 januari 2010, tenzij de betrokken bestuurder zwaarwichtige redenen heeft voor uitstel van vernietiging (administratief of juridisch belang).
15
8. Verslag van de vaststellingsprocedure Op 20 mei 2014 is de concept-selectielijst ingediend bij het Nationaal Archief met het verzoek om de selectielijst vast te stellen. De concept-selectielijst werd in april 2015 voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit 1995. Van het gevoerde overleg over de selectielijst is een verslag gemaakt, dat met de selectielijst ter inzage is gelegd. Vanaf 1 oktober 2015 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant. Van (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen. Daarop werd de selectielijst op 30 november 2015 door de algemene rijksarchivaris namens de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld. Dit besluit is gepubliceerd in de Staatscourant (Stcrt. nr. 44312, d.d. 9 december 2015 [NA/2015/15817].
16
9. Actorenoverzicht Binnen het Schadefonds Geweldsmisdrijven kunnen verschillende actoren worden onderscheiden. In PIVOT-termen is een actor het orgaan dat formeel verantwoordelijk is voor de uitvoering van een handeling. Onderstaand worden de verschillende actoren genoemd. Achter de actor staat vermeld onder welke archief wettelijke zorgdrager hij ressorteert. In het oude BSD, de Selectielijst van het Schadefonds Geweldsmisdrijven op het beleidsterrein Gefinancierde Rechtshulp en Rechtsbijstand 1975 - , (Stcrt. 8 januari 2009), wordt gesteld dat de commissie een Zelfstandig Bestuursorgaan zonder rechtspersoonlijkheid is. Als gevolg daarvan wordt de Minister van Veiligheid en Justitie aangewezen als zorgdrager over de commissie. In de Wet Schadefonds Geweldsmisdrijven wordt echter gesteld: Het fonds is rechtspersoon en gevestigd te Rijswijk. De voorzitter van de commissie, of degene die hem vervangt, vertegenwoordigt het fonds in en buiten rechte (art. 2.3). Aangezien het fonds wel een rechtspersoon is, en de commissie het fonds beheert, is de commissie de zorgdrager. Actor Datering Commissie 1976Schadefonds Geweldsmisdrijven Directeur Schadefonds 1976Geweldsmisdrijven Ondernemingsraad Schadefonds Geweldsmisdrijven
Rol Beleidstaken, besluiten op bezwaarschriften Aansturen van het bureau (besluit op aanvragen, bedrijfsvoeringstaken)
1976-
17
Zorgdrager Commissie Schadefonds Geweldsmisdrijven Commissie Schadefonds Geweldsmisdrijven Commissie Schadefonds Geweldsmisdrijven
10. 10.1
Selectielijst Primaire taken, actor commissie
Behandeling van bezwaren, herbeschikken na beslissing beroep, hoger beroep Oude handeling : Handeling nummer 51 (selectielijst 2004) Handeling Het behandelen van bezwaarschriften die zijn ingediend naar aanleiding van een door het SGM vastgestelde beschikking op een aanvraag voor een (aanvullende) uitkering uit het Schadefonds Geweldsmisdrijven. Periode 1976-1999 Product Bezwaarschrift, evt. met toelichting Correspondentie Uitnodiging hoorzitting Verslag hoorzitting Medisch advies in bezwaar (Concept) beslissing met toelichting Opmerking De handeling bestaat uit de volgende stappen: Het inhoudelijk en administratief voorbereiden van de bezwaardossiers Het opstellen en bewaken van een planning voor de hoorzittingen Het oproepen en horen van getuigen en deskundigen (indien noodzakelijk) Het beslissen op bezwaarschrift inclusief het horen van het slachtoffer Het, na toewijzing, ten uitvoer leggen van de beslissing tot (aanvullende) uitkering uit het fonds. Waardering V 10 jaar
Nieuwe handeling: Handeling nummer Handeling
Periode Product Opmerking
Waardering
01 Het behandelen van bezwaarschriften die zijn ingediend naar aanleiding van een door de directeur Schadefonds Geweldsmisdrijven vastgestelde beschikking op een verzoek om (aanvullende) uitkering uit het Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1999 Dossier Stukken betreffende bezwaar en beroep worden samen met de stukken betreffende de behandeling van een verzoek om (aanvullende) uitkering, gearchiveerd in één dossier. Zie ook handeling 10. V 15 jaar na afhandeling, B (5) één voorbeelddossier per jaar, dossiers met precedentwerking, één dossier bij wijziging beleid inzake toe- of afwijzing van verzoeken om uitkeringen.
Oude handeling: Handeling nummer Handeling Periode Grondslag Waardering
54 (selectielijst 2004 Het, na vernietiging van de beslissing door het Gerechtshof te ‘sGravenhage, herbeschikken op een aanvraag voor een (aanvullende) uitkering uit het Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1975 - 1999 Wet Schadefonds Geweldsmisdrijven, art 18 V 10 jaar
Nieuwe handeling:
18
Handeling nummer Handeling Periode Product Opmerking
Waardering
02 Het, na vernietiging van de beslissing door de rechtbank, herbeschikken op een verzoek om een (aanvullende) uitkering uit het Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1999Dossier Zie handeling 1 en 10. Voor 1 januari 2013 kon alleen bij het Gerechtshof den Haag geprocedeerd worden tegen beschikkingen van het Schadefonds Geweldsmisdrijven, na 1 januari 2013 kan bij elke rechtbank in Nederland hiertegen geprocedeerd worden. V 15 jaar na afhandeling, B (5) één voorbeelddossier per jaar, dossiers met precedentwerking, één dossier bij wijziging beleid inzake toe- of afwijzing van verzoeken om uitkeringen.
Verantwoording Handeling nummer Handeling
Periode Product Waardering Handeling nummer Handeling Periode Product Opmerking Waardering
03 Het jaarlijks opstellen, vaststellen en uitbrengen van een verslag over de werkzaamheden van de commissie Schadefonds Geweldsmisdrijven en de aan de Wet Schadefonds Geweldsmisdrijven gegeven toepassing aan de Minister van Veiligheid en Justitie. 1976Vastgesteld Jaarverslag Schadefonds Geweldsmisdrijven, onderliggende stukken. B (3), onderliggende stukken V, 5 jaar na vaststelling 04 Het bijdragen aan het beantwoorden van vragen van leden van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal, betreffende het Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1976Bijdragen aan antwoorden op Kamervragen De beantwoording Kamervragen verloopt altijd via het ministerie van Veiligheid en Justitie. Er is daarom voor gekozen deze antwoorden niet langer dan 15 jaar te bewaren. V, 15 jaar na beantwoording
Beleid en advisering Handeling nummer Handeling Periode Product
Opmerking
05 Het opstellen, vaststellen of wijzigen van beleid betreffende de uitvoering van de Wet schadefonds geweldsmisdrijven en daaraan gekoppelde taken van het Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1976 Beleidsrapportage Adviesnota Uitvoeringsbundel Beleidsplan Beleidsbundel Dit betreft beleid m.b.t. de uitvoering van de taken van het Schadefonds, binnen de kaders die het Ministerie van Veiligheid en Justitie hiervoor stelt. Indien er vanuit het Schadefonds Geweldsmisdrijven een congres of 19
conferentie wordt georganiseerd, dan worden programma, verslaglegging, e.d. gezien als beleid. B (1/2)
Waardering Handeling nummer Handeling Periode Product Opmerking Waardering
06 Het op verzoek of adviseren van de minister 1976 Adviezen, adviesaanvraag Het betreft adviezen die op verzoek van de minister gegeven worden. Het Schadefonds adviseert niet ongevraagd. De adviezen worden bij het ministerie bewaard als onderdeel van de beleidsvorming. V,15 jaar na beantwoording
Organisatie Handeling nummer Handeling Periode Product Waardering Handeling nummer Handeling Periode Product Waardering Handeling nummer Handeling Periode Product Opmerking
Waardering 10.2
07 Het adviseren van de minister met betrekking tot het benoemen en ontslaan van een secretaris van de commissie Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1976Adviezen, adviesaanvraag V, 20 jaar na beantwoording 08 Het aanwijzen van een ondervoorzitter van de meervoudige kamer van de commissie Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1976 Besluit V, 7 jaar na vervallen benoeming, schorsing of ontslag 09 Het voeren van overleg tussen de directeur (in de rol van secretaris) en de Commissie Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1976 Notulen, agenda etc. In deze overleggen worden de beleidslijnen van het Schadefonds besproken en legt de directeur verantwoording af over de uitvoering van de taken. Eventuele hieruit voortkomende beleidswijzigingen worden bewaard op grond van handeling 5. V, 10 jaar
Primaire taken, actor directeur
Behandelen en ondersteunen van aanvragen, ondersteunen bij bezwaar en het voeren van verweer bij beroep en hoger beroep Oude handeling: Handeling nummer 49 (selectielijst 2004) Handeling Het beschikken op een aanvraag voor een (aanvullende) uitkering uit het Schadefonds Geweldsmisdrijven. Periode 1975 - 1999 Grondslag Wet Schadefonds Geweldsmisdrijven, art. 8
20
Opmerking
Aanvraagformulier (evt. met toelichting) Correspondentie Medisch advies, correspondentie met derden over medisch onderzoek e.d. Proces-verbaal aangifte Bewijsstukken Vonnis (Concept) beschikking met toelichting Aanvullende aanvraag, bewijsstukken en aanvullende (concept) beschikking Verrekening achteraf en (concept) verrekeningsbeschikking Kan ook inhouden het beslissen op een voorschot en op een verrekening.
Waardering
De handeling bestaat uit de volgende stappen: Registreren van de aanvraag en bijbehorende correspondentie en dergelijke Het in behandeling nemen of buiten behandeling stellen van het aanvraag voor een uitkering uit het Schadefonds Het beoordelen van de ontvangen informatie op (procedurele) volledigheid, ten aanzien van de behandeling van een aanvraag, aan de hand van screeningslijsten Het inwinnen van inlichtingen bij autoriteiten, colleges, ambtenaren of ander personen Het (incidenteel) doen van een voorlopige uitkering uit het fonds (vooruitlopend op een beslissing) Het definitief beslissen op een aanvraag voor een uitkering Het, na toewijzen, ten uitvoer leggen van de beslissing tot (voorlopige) uitkering uit het fonds V 10 jaar
Product
Nieuwe handeling: Handeling nummer Handeling Periode Product Opmerking
Waardering
10 Het, op aanvraag, beschikken op een verzoek om (aanvullende) uitkering uit het Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1999Dossier Deze taak is gemandateerd van de commissie naar het bureau. De bewaartermijn geldt ook voor dossiers die gevormd worden bij de uitvoering van tijdelijke regelingen door het Schadefonds Geweldsmisdrijven. V 15 jaar na afhandeling; B (5) één voorbeelddossier per jaar, dossiers met precedentwerking, één dossier bij wijziging beleid inzake toe- of afwijzing van verzoeken om uitkeringen.
Oude handeling: Handeling nummer Handeling Periode Grondslag Product
Opmerking
53 (Selectielijst 2004) Het voeren van verweer bij beroepschriftprocedures naar aanleiding van beschikkingen betreffende een aanvraag voor een uitkering uit het Schadefonds. 1975 - 1999 Wet Schadefonds Geweldsmisdrijven, art. 14 t/m 18 Beroepsschrift, evt. met toelichting Beschikking van het Hof Correspondentie met aanvrager (bij terugwijzing door Hof) (Concept) beslissing met toelichting Beslissing na terugwijzing door Hof Beroepschriftprocedure wordt behandeld door het Gerechtshof. De commissie heeft de mogelijkheid om verweer te voeren. De commissie stelt relevante informatie ter beschikking
21
Waardering
Nieuwe handeling: Handeling nummer Handeling Periode Product Opmerking Waardering
Handeling nummer Handeling Periode Product Opmerking Waardering
V 10 jaar
11 Het voeren van gerechtelijke procedures naar aanleiding van door de Commissie Schadefonds Geweldsmisdrijven vastgestelde beschikkingen. 1999Dossier Zie handeling 1 en 10. V 15 jaar na afhandeling, B (5) één voorbeelddossier per jaar, dossiers met precedentwerking, één dossier bij wijziging beleid inzake toe- of afwijzing van verzoeken om uitkeringen. 12 Het uitvoeren van de bepalingen uit het Europees Verdrag inzake Schadeloosstelling van Slachtoffers van Geweldsmisdrijven. 2006Dossier Deze handeling omvat het namens Nederlandse slachtoffers doen van een aanvraag bij een Europese zusterorganisatie en het behandelen van vragen en aanvragen van Europese zusterorganisaties. V, 5 jaar na vervallen belang
Vertegenwoordiging Handeling nummer Handeling
Periode Product Opmerking
Waardering Handeling nummer Handeling Periode Product
13 Het deelnemen aan overlegorganen gericht op afstemming van beleid, wet- en regelgeving en het participeren in overlegorganen, congressen etc., gericht op de vormgeving van beleid en regelgeving op het gebied van slachtofferzorg. 1976Vergaderdossiers en adviezen Het Schadefonds Geweldsmisdrijven participeert, maart initieert niet. De bewaarplicht van deze dossiers en adviezen ligt dan ook bij andere deelnemers (waaronder het Ministerie van Veiligheid en Justitie). V, 5 jaar na vervallen belang 14 Het bevorderen van de positionering van het Schadefonds Geweldsmisdrijven in het maatschappelijk bestel. 1976 Voorlichtingsmateriaal Projectmateriaal Persberichten en persvoorlichting vanuit het Schadefonds Geweldsmisdrijven Huisstijl Vragen Informatieverzoeken Antwoorden Website
22
Opmerking
Waardering
Het Schadefonds Geweldsmisdrijven heeft de opdracht om erkenning te geven aan de positie van het slachtoffer en deze positie te verbeteren, binnen de kaders en richtlijnen die het Ministerie van Veiligheid en Justitie hiervoor opstelt. Concreet betekent dit dat het Ministerie woordvoerder is m.b.t. de uitvoering van regelingen. V 5 jaar, met uitzondering van een exemplaar van het eindproduct van het voorlichtingsmateriaal: B (5)
Organisatie Handeling nummer Handeling Periode Product Waardering Handeling nummer Handeling
Periode Product Waardering Handeling nummer Handeling Periode Product Waardering
15 Het toekennen van tekenbevoegdheid aan functionarissen van het Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1976Mandaatbesluit V, 15 jaar na vervanging / vervallen mandaat 16 Het sturen op de uitvoering van het beleid, waaronder het opstellen, vaststellen of wijzigen van instrumenten, procedures en plannen ter uitvoering van het beleid en het (laten) opstellen van management- en sturingsinformatie. 1976 Nota’s, managementinformatie, correspondentie etc. V, 5 jaar na vaststelling 17 Het (coördineren van het) behandelen van klachten betreffende het Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1976 Klacht, correspondentie V, 5 jaar na afhandeling
Overleg Handeling nummer Handeling Periode Product Opmerking Waardering
18 Het voeren van intern overleg door MT en de afdelingsoverleggen 1976 Notulen Dit betreft praktisch werkoverleg over de concrete uitvoer van werkzaamheden. V, 5 jaar
23
10.3
Bedrijfsvoeringstaken, actor Directeur
Handeling nummer Handeling Periode Product
Waardering
19 Het opstellen, vaststellen of wijzigen van beleid met betrekking tot de interne bedrijfsvoering (PIOFACH-taken). 1976 Beleidsplannen Afdelingsplannen Onderliggende stukken V, 5 jaar na vaststelling
Inkoop Handeling nummer Handeling Periode Product Opmerking Waardering
20 Het sluiten van contracten en overeenkomsten voor het leveren van goederen en diensten in het kader van beheer en bedrijfsvoering. 1976 Overeenkomst Contract Garantiebewijzen, gebruiksaanwijzingen e.d. langer bewaren indien garantietermijn/levensduur bewaartermijn overtreft. V, 5 jaar na vervallen overeenkomst of aflopen contract, V, 10 jaar in het geval het huisvesting of inrichting van kantoorgebouwen betreft.
Personeel Handeling nummer Handeling
Periode Product Opmerking Handeling nummer Handeling Periode Product Waardering
21 Het verwerken van personele gegevens, rechtspositionele maatregelen en personele beslissingen in de personeelsadministratie, persoonsdossiers en het personeelsinformatiesysteem van het Schadefonds Geweldsmisdrijven, inclusief het bijhouden van een verlof- en verzuimadministratie. 1976 Personeelsdossier Handelingen m.b.t. personeelsadministratie vallen onder het BSD PDirekt (zoals alle handelingen van de rijksoverheid op dit terrein) 22 Het uitvoeren van het personeelsbeleid, waaronder het werven en selecteren van personeel voor het Schadefonds Geweldsmisdrijven en het organiseren van interne opleidingen. 1976 Beleidsstukken, CV’s, advertenties etc. Beleidsmatige stukken V, 5 jaar, stukken afgewezen kandidaten V, 1 maand na afwijzing
Financiële zaken Handeling nummer Handeling
23 Het ten behoeve van het Ministerie van Justitie opstellen van geïntegreerde (meerjaren)begrotingen, plannen en prognoses, het ter zake voeren van onderhandelingen en overleg en het afleggen van verantwoording voor wat betreft uitputting van de financiële middelen,
24
Periode Product Waardering Handeling nummer Handeling Periode Product Opmerking Waardering
behaalde resultaten, e.d. 1976 Begroting, jaarrekening en onderliggende stukken V, 7 jaar na vaststelling 24 Het uitvoeren van de financiële administratie, en het opstellen van financiële rapportages en overzichten, inclusief bijbehorende controles etc. 1976 Facturen, bankafschriften etc. Inclusief het uitkeren van een vastgesteld bedrag uit het fonds op basis van een beschikking V, 5 jaar
BHV Handeling nummer Handeling Periode Product Waardering
25 Het opstellen, vaststellen of wijzigen van calamiteiten- en beveiligingsplannen alsmede het inrichten en uitoefenen van de bedrijfshulpverlening (BHV) 1976 Bedrijfshulpverleningsplan Calamiteitenplan V, 5 jaar na vervallen / vervanging plan
Archiefbeheer Handeling nummer Handeling Periode Product
Waardering
26 Het beheren van het dynamisch en semi-statisch archief van het Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1976 Dossieradministratie Inventaris Uitleenadministratie Verklaring van vernietiging, overbrenging, beschikbaarstelling, vervanging, vervreemding Toegang, neveningang Stukken betreffende het verstrekken van informatie uit het archief V, 5 jaar, verklaringen van vernietiging, overbrenging, vervanging en vervreemding, exemplaar van inventaris, documentair structuurplan (DSP) en selectielijst: B
ICT Handeling nummer Handeling Periode Product Waardering
27 Het (laten) ontwikkelen en beheren van informatiesystemen, applicaties en technische architectuur. 1976 Documentatie hard- en software, functionele ontwerpen etc. V, 5 jaar na vervallen belang 25
Kwaliteitsbeleid Handeling nummer Handeling Periode Product
Opmerking Waardering 10.4
28 Het toezien op en bevorderen van de kwaliteit van dienstverlening door het Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1976 ISO 9001 -certificering Klanttevredenheidsonderzoeken Medewerkerstevredenheidsonderzoeken Balance Score Cards Interne audits Hieronder vallen ook aanvullende (externe) audits V, 5 jaar na vervallen belang
Handelingen met betrekking tot de Ondernemingsraad, actor directeur
Periode Product Waardering
29 Het instellen en opheffen van een ondernemingsraad voor het Schadefonds Geweldsmisdrijven. 1976 Besluiten V, 15 jaar na vaststelling
Handeling nummer Handeling Periode Product Opmerking Waardering
30 Het voeren van overleg met de ondernemingsraad. 1976 – Notulen Hieronder valt ook adviseren en instemmen V, 5 jaar
Handeling nummer Handeling
10.5 Handelingen met betrekking tot de Ondernemingsraad, actor Ondernemingsraad Handeling nummer Handeling Periode Product Waardering
31 Het opstellen van een reglement voor de Ondernemingsraad en een ondernemingsovereenkomst. 1976 Reglement V, 15 jaar na vaststelling of wijziging
Waardering
32 Het organiseren van verkiezingen voor de ondernemingsraad. 1976 Kandidatenlijst Stembiljet Proces-verbaal V 5, stembiljetten V 3 maanden
Handeling nummer Handeling
33 Het voeren van overleg met de directeur
Handeling nummer Handeling Periode Product
26
Periode Product Waardering
1976 Vergaderdossiers en adviezen V, 5 jaar
Handeling nummer Handeling Periode Product Waardering
34 Het voeren van intern overleg 1976 Vergaderdossiers en adviezen V, 5 jaar
27
11. CONCORDANS VAN WIJZIGINGEN VAN OUD NAAR NIEUW Handelingnummer BSD 2009
Handelingnumer selectielijst 2014
39 -42 45 48 49 51
52
Toelichting Niet in Selectielijst 2014 opgenomen omdat het een handeling van de Minister betreft. 12 Actor gewijzigd in directeur Schadefonds. Redactie gewijzigd. 17 Redactie gewijzigd. 28 Actor gewijzigd in directeur Schadefonds. Bewaartermijn gewijzigd van B naar V, 5 jaar. 10 Redactie gewijzigd. Bewaartermijn gewijzigd van V,10 jaar naar V,15 jaar. 1 Bewaartermijn gewijzigd van V, 10 jaar naar V 15 jaar na afhandeling, B (5) één voorbeelddossier per jaar, dossiers met precedentwerking, één dossier bij wijziging beleid inzake toe- of afwijzing van verzoeken om uitkeringen. 3 Handeling niet als aparte handeling opgenomen, maar gesplitst in 6 handelingen conform ordeningsstructuur archief Schadefonds.
52
4 Handeling niet als aparte handeling opgenomen, maar gesplitst in 6 handelingen conform ordeningsstructuur archief Schadefonds.
52
5 Handeling niet als aparte handeling opgenomen, maar gesplitst in 6 handelingen conform ordeningsstructuur archief Schadefonds. 6 Handeling niet als aparte handeling opgenomen, maar gesplitst in 6 handelingen conform ordeningsstructuur archief Schadefonds. 7 Handeling niet als aparte handeling opgenomen, maar gesplitst in 6 handelingen conform ordeningsstructuur archief Schadefonds. 8 Handeling niet als aparte handeling opgenomen, maar gesplitst in 6 handelingen conform ordeningsstructuur archief Schadefonds. 11 Actor gewijzigd. Redactie gewijzigd. Bewaartermijn gewijzigd van V,10 jaar naar V,15 jaar. 2 Redactie gewijzigd. Bewaartermijn gewijzigd van V,10 jaar naar V,15 jaar. 14 Actor gewijzigd in directeur Schadefonds. Redactie gewijzigd. Bewaartermijn gewijzigd van V,10 jaar naar V, 5 jaar.
52
52
52
53 54 55
28
12 Handeling nieuw toegevoegd. 13 15 16 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 29 30 31 32
Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd. Handeling nieuw toegevoegd.
33 Handeling nieuw toegevoegd. 34 Handeling nieuw toegevoegd.
29
12. CONCORDANS VAN WIJZIGINGEN VAN NIEUW NAAR OUD Handelingnumer selectielijst 2014
Handelingnummer BSD 2009 1
2 3
4
5
6
7
8
10
Toelichting
51 Bewaartermijn gewijzigd van V, 10 jaar naar V 15 jaar na afhandeling, B (5) één voorbeelddossier per jaar, dossiers met precedentwerking, één dossier bij wijziging beleid inzake toe- of afwijzing van verzoeken om uitkeringen. 54 Redactie gewijzigd. Bewaartermijn gewijzigd van V,10 jaar naar V,15 jaar. 52 Handeling niet als aparte handeling opgenomen, maar gesplitst in 6 handelingen conform ordeningsstructuur archief Schadefonds. 52 Handeling niet als aparte handeling opgenomen, maar gesplitst in 6 handelingen conform ordeningsstructuur archief Schadefonds. 52 Handeling niet als aparte handeling opgenomen, maar gesplitst in 6 handelingen conform ordeningsstructuur archief Schadefonds. 52 Handeling niet als aparte handeling opgenomen, maar gesplitst in 6 handelingen conform ordeningsstructuur archief Schadefonds. 52 Handeling niet als aparte handeling opgenomen, maar gesplitst in 6 handelingen conform ordeningsstructuur archief Schadefonds. 52 Handeling niet als aparte handeling opgenomen, maar gesplitst in 6 handelingen conform ordeningsstructuur archief Schadefonds. 49 Redactie gewijzigd. Bewaartermijn gewijzigd van V,10 jaar naar V,15 jaar.
11
53 Actor gewijzigd. Redactie gewijzigd. Bewaartermijn gewijzigd van V,10 jaar naar V,15 jaar.
12
42 Actor gewijzigd in directeur Schadefonds. Redactie gewijzigd.
12
Handeling nieuw toegevoegd.
13
Handeling nieuw toegevoegd.
14
55 Actor gewijzigd in directeur Schadefonds. Redactie gewijzigd. Bewaartermijn gewijzigd van V,10 jaar naar V, 5 jaar.
15
Handeling nieuw toegevoegd.
16
Handeling nieuw toegevoegd. 30
17 18
Handeling nieuw toegevoegd.
19
Handeling nieuw toegevoegd.
20
Handeling nieuw toegevoegd.
21
Handeling nieuw toegevoegd.
22
Handeling nieuw toegevoegd.
23
Handeling nieuw toegevoegd.
24
Handeling nieuw toegevoegd.
25
Handeling nieuw toegevoegd.
26
Handeling nieuw toegevoegd.
27
Handeling nieuw toegevoegd.
28
--
45 Redactie gewijzigd.
48 Actor gewijzigd in directeur Schadefonds. Bewaartermijn gewijzigd van B naar V, 5 jaar.
29
Handeling nieuw toegevoegd.
30
Handeling nieuw toegevoegd.
31
Handeling nieuw toegevoegd.
32
Handeling nieuw toegevoegd.
33
Handeling nieuw toegevoegd.
34
Handeling nieuw toegevoegd. 39 Niet in Selectielijst 2014 opgenomen omdat het een handeling van de Minister betreft.
31
13.
Geraadpleegde bronnen
Archiefwet 1995 Gewijzigd Archiefbesluit, 1 januari 2013 Wet schadefonds geweldsmisdrijven (26 juni 1975) Besluit schadefonds geweldsmisdrijven (3 september 1975) Selectielijst van het Schadefonds geweldsmisdrijven op het beleidsterrein ‘Gefinancierde Rechtsbijstand en Rechtshulp’ 1975- (8 januari 2009) Handelingenbank Documentair Structuurplan 2004 Schadefonds Geweldsmisdrijven. “Het Schadefonds komt het slachtoffer tegemoet.” Een institutioneel onderzoek naar Schadefonds Geweldsmisdrijven. PERIODE: 1975 – 2005
32
