SASKIA JACOBSEN EN JOLANDA TOET

SASKIA JACOBSEN EN JOLANDA TOET

Basiscursussen verschenen bij Academic Service: Basiscursus Access 2010 Basiscursus Access 2007 Basiscursus Access 2003 Basiscursus Access 2002 Basiscursus Apps ontwikkelen Basiscursus ASP.NET Basiscursus AutoCAD 2013 en LT 2013 Basiscursus AutoCAD 2012 en LT 2012 Basiscursus AutoCAD 2011 en LT 2011 Basiscursus AutoCAD 2010 en LT 2010 Basiscursus AutoCAD 2009 en LT 2009 Basiscursus AutoCAD 2008 en LT 2008 Basiscursus AutoCAD 2007 en LT 2007 Basiscursus AutoCAD 2005 en LT 2005 Basiscursus AutoCAD 2004 Basiscursus AutoCAD LT 2004 Basiscursus C++ 3e herziene druk Basiscursus Cascading Style Sheets Basiscursus Contribute Basiscursus Dreamweaver CS5 Basiscursus Dreamweaver CS4 Basiscursus Dreamweaver CS3 Basiscursus Dreamweaver 8 Basiscursus Dreamweaver MX 2004 Basiscursus Dreamweaver MX Basiscursus Drupal Basiscursus Excel 2013 Basiscursus Excel 2010 Basiscursus Excel 2007 Basiscursus Excel 2003 Basiscursus Excel 2002 Basiscursus Flash CS4 Basiscursus Flash CS3 Basiscursus Flash 8 Basiscursus Flash MX 2004 Basiscursus Flash MX Basiscursus Flash ActionScript Basiscursus FrontPage 2003 Basiscursus FrontPage 2002 Basiscursus gamedesign Basiscursus HTML 5 Basiscursus HTML 4.01 Basiscursus Illustrator CS4 Basiscursus Illustrator CS3 Basiscursus Illustrator CS2 Basiscursus Illustrator 10/CS Basiscursus InDesign CS4 Basiscursus InDesign CS3 Basiscursus InDesign CS2 Basiscursus InDesign CS Basiscursus Internet, 3e herziene druk Basiscursus Internet Explorer 6 Basiscursus Java, 2e herziene druk Basiscursus JavaScript 1.5 Basiscursus Joomla! 3 Basiscursus Joomla! 1.6 Basiscursus Joomla! 1.5 Basiscursus Mac OSX 10.5 Leopard Basiscursus Mac OSX 10.3 Panther Basiscursus Mac OSX 10.2 Jaguar Basiscursus Office 2013

Basiscursus Office 365 Basiscursus Outlook 2013 Basiscursus Outlook 2010 Basiscursus Outlook 2007 Basiscursus Outlook 2003 Basiscursus Outlook 2002 Basiscursus Paint Shop Pro X Basiscursus Paint Shop Pro 9 Basiscursus Photoshop Elements 3.0 Basiscursus Photoshop CS5 Basiscursus Photoshop CS4 Basiscursus Photoshop CS3 Basiscursus Photoshop CS2 Basiscursus Photoshop CS Basiscursus Photoshop 7 Basiscursus PHP 6 Basiscursus PHP5.4 en mySQL Basiscursus PHP 5 Basiscursus PHP 4.2 Basiscursus Pinnacle Liquid Edition Basiscursus Pinnacle Studio 10 Basiscursus Pinnacle Studio 9 Basiscursus PowerPoint 2013 Basiscursus PowerPoint 2010 Basiscursus PowerPoint 2007 Basiscursus PowerPoint 2003 Basiscursus PowerPoint 2002 Basiscursus Premiere Elements Basiscursus Premiere Pro Basiscursus Premiere 6.5 Basiscursus Project 2003 Basiscursus QuarkXPress 5 Basiscursus SEO & HTML5 Basiscursus SQL, 2e herziene druk Basiscursus SUSE Linux 10 Basiscursus Ubuntu Basiscursus Ubuntu 10.04 Basiscursus Visio 2010 Basiscursus Visio 2002 Basiscursus Visual Basic 2005 EE Basiscursus Visual Basic.NET Basiscursus Visual Basic 6.0 Basiscursus Windows 7 Basiscursus Windows 8 Basiscursus Windows Vista Basiscursus Windows XP Basiscursus Word 2013 Basiscursus Word 2010 Basiscursus Word 2007 Basiscursus Word 2003 Basiscursus Word 2002 Basiscursus XHTML 1.0 Basiscursus XML herziene editie Voor meer informatie en bestellingen: Sdu Klantenservice Postbus 20014 2500 EA Den Haag Tel.: 070-3789880 Website: http://www.academicservice.nl

Jolanda Toet en Saskia Jacobsen

Basiscursus Outlook 2013

Meer informatie over deze en andere uitgaven kunt u verkrijgen bij: Sdu Klantenservice Postbus 20014 2500 EA Den Haag tel.: (070) 378 98 80 www.sdu.nl/service Omslagontwerp: Land Graphics, Amsterdam Vormgeving: Redactiebureau Ron Heijer, Markelo Zetwerk: AZ grafisch serviceburo bv, Den Haag Druk- en bindwerk: Wilco, Amersfoort

ISBN: 978 90 125 8534 7 NUR: 980 © Sdu Uitgevers bv, Den Haag 2013 Academic Service is een imprint van Sdu Uitgevers bv. Alle rechten voorbehouden. Alle intellectuele eigendomsrechten, zoals auteurs- en databankrechten, ten aanzien van deze uitgave worden uitdrukkelijk voorbehouden. Deze rechten berusten bij Sdu Uitgevers bv en de auteur. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen, mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 h Auteurswet, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich te wenden tot de Stichting PRO (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.cedar.nl/pro). Voor het overnemen van een gedeelte van deze uitgave ten behoeve van commerciële doeleinden dient men zich te wenden tot de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, kan voor de afwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever deswege geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventueel voorkomende fouten en onvolledigheden. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the publisher’s prior consent. While every effort has been made to ensure the reliability of the information presented in this publication, Sdu Uitgevers neither guarantees the accuracy of the data contained herein nor accepts responsibility for errors or omissions or their consequences.

Inhoud

Hoofdstuk 1

Inleiding

1

Wat is nieuw?

5 5 6

1.1 1.2

Hoofdstuk 2

Schematisch overzicht 2003-2013 Outlook 2013 vergeleken met Outlook 2010

Eerste kennismaking 2.1 2.2 2.3 2.4

Outlook starten Het openingsscherm van Outlook Onderdelen van Outlook Het lint 2.4.1 Tabbladen, groepen en knoppen 2.4.2 Tabblad Bestand 2.4.3 Werkbalk Snelle toegang 2.4.4 Contextgevoelige tabbladen 2.5 Snelmenu 2.6 Snel even kijken: de Korte weergave 2.7 Dialoogvensters 2.8 Sneltoetsen 2.9 Statusbalk 2.10 Help gebruiken 2.11 Scherm indelen 2.11.1 Afmetingen schermdelen wijzigen 2.11.2 Schermdelen weergeven en verbergen 2.11.3 Mappenvenster en navigatieopties 2.11.4 Leesvenster 2.11.5 Takenbalk 2.11.6 Deelvenster Personen 2.12 Outlook afsluiten

Hoofdstuk 3

Account instellen 3.1

3.2

Account de eerste keer instellen 3.1.1 Mailaccount van uw internetserviceprovider 3.1.2 Windows-account 3.1.3 Exchange-account Extra accounts toevoegen

7 7 8 9 10 12 13 14 16 17 17 18 19 20 20 21 21 22 23 24 26 27 28 29 29 30 32 33 33 v


vi

3.3 3.4

Hoofdstuk 4

Accountinstellingen wijzigen Account verwijderen

Elektronische post (E-mail) 4.1

4.2 4.3

4.4 4.5

4.6

4.7

4.8

Algemene informatie over e-mail 4.1.1 Outlook zonder Exchange Server 4.1.2 Outlook met Exchange Server 4.1.3 Webmail 4.1.4 Webmail thuis 4.1.5 Webmail werk 4.1.6 Verzenden en ontvangen 4.1.7 Verzenden en ontvangen instellen 4.1.8 Veiligheid Mappen in E-mail Bericht maken en versturen 4.3.1 Berichttekst typen en opmaken 4.3.2 Manieren van adresseren 4.3.3 BCC 4.3.4 Bijlage meesturen Bericht lezen 4.4.1 Melding nieuw bericht Reageren op berichten 4.5.1 Bericht beantwoorden 4.5.2 Bericht doorsturen 4.5.3 Andere reacties op gelezen berichten 4.5.4 Bericht verwijderen 4.5.5 Berichten met bijlage 4.5.6 Berichten afdrukken Berichten beheren 4.6.1 Selecteren 4.6.2 Berichtenlijst anders weergeven 4.6.3 Berichten verplaatsen naar mappen 4.6.4 Beheren van mappen 4.6.5 Opvolgmarkering 4.6.6 Categoriseren 4.6.7 Zoeken 4.6.8 Zoekmappen Automatische antwoorden bij afwezigheid 4.7.1 Instellen afwezigheid 4.7.2 Uitschakelen afwezigheid Tips voor het werken met e-mail 4.8.1 Terugzetten op ongelezen 4.8.2 Handtekening 4.8.3 Extra verzendinformatie: berichtopties 4.8.4 Onderwerp aanpassen 4.8.5 E-mailbericht naar verborgen geadresseerden (undisclosed recipients) 4.8.6 Ongewenste e-mail

35 36 37 37 38 38 39 39 40 41 41 44 45 47 48 50 53 53 56 56 57 57 59 60 61 62 66 67 67 68 72 73 74 77 78 81 83 83 84 85 85 86 88 91 91 92

Inhoud

vii

4.8.7 4.8.8 4.8.9 4.8.10 4.8.11 4.8.12 4.8.13

Hoofdstuk 5

Bericht slepen naar ander Outlook-item Snelle stappen Standaardlettertype en briefpapier kiezen Bericht intrekken Bericht opnieuw verzenden Postvakgrootte beperken Archiveren

Agenda 5.1

5.2

5.3

5.4 5.5

5.6

Agenda instellen 5.1.1 Dag, week, maand weergeven 5.1.2 Korte weergave van agenda 5.1.3 Bladeren door de agenda 5.1.4 Agenda inrichten Afspraken in de agenda 5.2.1 Nieuwe afspraak maken 5.2.2 Afspraakgegevens wijzigen 5.2.3 Afspraak verzetten 5.2.4 Afspraak verwijderen 5.2.5 Tijd weergeven als 5.2.6 Terugkeerpatroon 5.2.7 Persoonlijke afspraken 5.2.8 Herinnering Vergaderingen 5.3.1 Vergaderverzoek maken 5.3.2 Reageren op een vergaderverzoek 5.3.3 Reacties op vergaderverzoeken verwerken 5.3.4 Vergadering verzetten 5.3.5 Vergaderverzoek naar vaste deelnemers maken Afdrukken Agenda delen 5.5.1 Agenda delen (zonder Exchange server) 5.5.2 Agenda delen 5.5.3 Machtigen voor uw agenda 5.5.4 Uw agenda laten beheren door iemand anders Tips voor de agenda 5.6.1 Niet opeenvolgende dagen in de agenda weergeven 5.6.2 Extra agenda toevoegen 5.6.3 Agenda’s naast en over elkaar 5.6.4 Kleuren in de agenda (categoriseren) 5.6.5 Herinneringenvenster openen 5.6.6 Zoeken

93 94 97 98 99 100 101 105 105 106 107 108 110 112 113 114 115 115 116 117 120 121 122 123 125 127 128 129 130 132 132 133 135 137 141 141 141 142 143 144 144


viii

Hoofdstuk 6

Contactpersonen 6.1

6.2

6.3

6.4

6.5 6.6 6.7

6.8

Hoofdstuk 7

Algemene informatie 6.1.1 Startscherm instellen 6.1.2 Korte weergave personen en favoriete personen Contactpersonen toevoegen, wijzigen en verwijderen 6.2.1 Nieuwe contactpersoon toevoegen 6.2.2 Contactpersoon toevoegen vanuit een mailbericht 6.2.3 Contactpersoon wijzigen 6.2.4 Contactpersoon verwijderen 6.2.5 Contactpersoon doorsturen en ontvangen Groep contactpersonen 6.3.1 Groep contactpersonen maken 6.3.2 Groep contactpersonen aanpassen 6.3.3 Groep verwijderen 6.3.4 Mail of vergaderverzoek sturen aan groep 6.3.5 Groep versturen Sociale netwerken 6.4.1 Verbinding maken 6.4.2 Verbinding aanpassen of verwijderen 6.4.3 Statusupdates bekijken 6.4.4 Contacten koppelen Contactpersoon zoeken Afdrukken Adresboeken 6.7.1 Adresboek openen 6.7.2 Zoeken in adresboeken 6.7.3 Extra adresboek toevoegen Tips voor Contactpersonen 6.8.1 Visitekaartje bij handtekening 6.8.2 Contactpersonen indelen in categorieën 6.8.3 Standaardinstellingen 6.8.4 Herinnering maken voor contactpersoon 6.8.5 Contactpersonen delen 6.8.6 Contactpersonen gebruiken voor afdruk samenvoegen

Taken 7.1

Algemene informatie 7.1.1 Startscherm Taken 7.1.2 De Korte weergave van taken 7.1.3 Taken en taakitems 7.1.4 Verschil taak en afspraak 7.1.5 Scherm anders weergeven 7.1.6 Standaardinstellingen voor taken

147 147 147 149 150 150 152 154 154 154 155 156 157 157 158 158 159 160 161 161 162 164 164 165 165 166 167 167 167 168 168 169 169 170 171 171 171 172 172 173 173 174

Inhoud

ix

7.2

7.3

7.4

7.5

Hoofdstuk 8

Notities 8.1

8.2

Hoofdstuk 9

Algemene informatie 8.1.1 Overschakelen naar Notities 8.1.2 Startscherm notities en weergave-instellingen 8.1.3 Standaardinstellingen voor notities Werken met notities 8.2.1 Nieuwe notities maken 8.2.2 Formaat notitie aanpassen 8.2.3 Notities doorsturen 8.2.4 Notitie op bureaublad of map van computer 8.2.5 Notitie opnemen in een ander Outlook-item

Weergaven in Outlook 9.1 9.2

Hoofdstuk 10

Taken maken en wijzigen 7.2.1 Taak maken 7.2.2 Taak wijzigen 7.2.3 Taak voltooien 7.2.4 Taak verwijderen Terugkerende taken 7.3.1 Vast terugkeerpatroon 7.3.2 Niet-regelmatig terugkeerpatroon 7.3.3 Taak overslaan Taak delegeren 7.4.1 Taakverzoek maken 7.4.2 Reageren op een taakverzoek Tips voor taken 7.5.1 Taak toch in de agenda zetten 7.5.2 Van mailbericht een taak maken 7.5.3 Timemanagement

Algemene informatie Weergave en rangschikking 9.2.1 Bestaande weergave kiezen 9.2.2 Rangschikking aanpassen 9.2.3 Weergave maken en aanpassen 9.2.4 Weergave toepassen op andere mappen

Overig 10.1 RSS 10.2 Exporteren en importeren 10.3 Postbus van iemand anders opnemen 10.3.1 Hoe voegt u een postbus van een ander toe? 10.3.2 Machtiging geven aan ander om postbus toe te voegen 10.4 Offline werken

175 175 176 177 178 178 179 179 180 180 181 181 183 183 183 184 185 185 185 186 186 187 187 187 188 188 188 191 191 192 192 193 195 196 197 197 197 198 199 199 200


x

Bijlage A

Sneltoetsen A.1 A.2

Bijlage B

Lint en werkbalk Snelle toegang bedienen met toetsenbord Sneltoetsen voor opdrachten

201 201 202

Werken met een touchscreen

205

Register

209

Inleiding

Microsoft Outlook is een veel gebruikt mail- en agendaprogramma. Het wordt meestal gekocht als een onderdeel van het Office-pakket, waar ook Word, Excel, PowerPoint en OneNote in zitten. Een nieuwe versie, dus ook nieuwe functies. Dit boek maakt u snel wegwijs in dit programma. Het boek is te gebruiken voor Outlook 2013. Als besturingssysteem is in dit boek uitgegaan van Windows 8 en daarop zijn ook de afbeeldingen gebaseerd. Gebruikt u Windows 7 of Outlook van Office 365 dan kunnen er kleine verschillen zijn, maar over het algemeen is dit boek dan ook prima te gebruiken.

Voor wie is dit boek bedoeld? Deze basiscursus is bedoeld voor mensen die geen ervaring hebben in het werken met Outlook, maar ook degene die al eens met een oudere versie aan de slag is geweest zal veel van deze uitgave opsteken. Alle basisvaardigheden voor het werken met e-mail en agendabeheer komen aan bod. Ook de onderdelen Taken en Contactpersonen worden niet vergeten. Daarnaast bevat deze basiscursus veel handige tips en trucs. Outlook wordt bij bedrijven vaak gebruikt in combinatie met Exchange Server. Dan zijn er extra opties voor het samenwerken, zoals het beheren van agenda’s van anderen. Particulieren hebben deze mogelijkheid meestal niet. In dit boek zijn de zaken waarvoor Exchange nodig is speciaal aangeduid met een pictogram in de marge. Basiskennis van Windows wordt bekend verondersteld!

Opzet van het boek Dit boek begint met een hoofdstuk waarin de verschillen met de vorige Outlook-versies zijn aangegeven. In het tweede hoofdstuk leert u iets over de interface (hoe geef ik opdrachten) en de schermindeling. Het derde hoofdstuk gaat over het instellen en wijzigen van een account. Wanneer dit voor u al is ingesteld, kunt u dit overslaan. Daarna komen de onderdelen van Outlook aan de orde. Het onderdeel E-mail begint met algemene informatie over de werking van mailprogramma’s, de verschillen tussen een bedrijfssituatie en een thuissituatie en veiligheidsaspecten. Dit is vooral bedoeld als achtergrondinformatie en kan eventueel ook in een later stadium worden doorgenomen. Na de E-mail volgen dan nog de onderdelen Agenda, Contactpersonen, Taken en Notities. In de laatste hoofdstukken komen nog enkele 1


2

algemene zaken aan de orde als de weergave-instellingen, RSS-feeds, de mogelijkheden om te importeren en exporteren en het opnemen van een groepsmailbox (alleen voor Exchange-gebruikers). Het boek eindigt met twee bijlagen over het werken met sneltoetsen en een touchscreen.

Uitgangspunt bij de instellingen In dit boek is uitgegaan van de Nederlandse versie van Office 2013 die al op de computer is geïnstalleerd. Daarbij zijn de standaardinstellingen van de installatie aangehouden. Om te kunnen werken met Outlook hebt u een account nodig. Bij de beschrijvingen in dit boek zijn een Windows-account, een account bij een internetprovider en een Exchange-account gebruikt. Niet alle mogelijkheden van Outlook zijn te gebruiken bij alle soorten accounts. Voor de leesbaarheid van de afbeeldingen is in dit boek als thema donkergrijs geselecteerd en is geen achtergrond gekozen. U kunt dit eventueel aanpassen bij de standaardinstellingen (tabblad Bestand > Office-account). Door een andere schermgrootte of schermresolutie kan het lint er op uw computer wat anders uitzien (zie Figuur 2.3). Wanneer u een update hebt uitgevoerd vanaf een oudere versie van Outlook, kunnen instellingen uit die oudere versie automatisch overgenomen zijn in de nieuwe versie. Hierdoor kunnen afwijkingen ten opzichte van de beschrijving in dit boek voorkomen.

Aanwijzingen voor het gebruik van dit boek U kunt dit boek natuurlijk lekker achterover liggend in een stoel lezen. U zult er ongetwijfeld wat van opsteken. Maar beter is het om het boek door te nemen werkend aan een computer met Outlook. Doe de oefeningen om handigheid te krijgen met de beschreven onderwerpen. Oefening baart immers kunst! Het boek is goed als naslagwerk te gebruiken mede door de uitgebreide index. • Outlook kunt u bedienen met een muis, met toetsen en eventueel een aanraakscherm. In dit boek is daarom een neutrale schrijfwijze gekozen. Er zal dus niet staan ‘klik op de knop OK’ maar ‘kies OK’. Of u dan klikt met de linkermuisknop, tikt met een vinger op het aanraakscherm of een toets gebruikt bepaalt u zelf. Bij de meeste afbeeldingen is uitgegaan van het gebruik van een muis. • Toetsen die u moet indrukken worden in een vet lettertype weergegeven, bijvoorbeeld ‘druk op Enter’ of ‘gebruik de Enter-toets’. • Teksten die u typt tijdens oefeningen worden zo weergegeven, bijvoorbeeld Typ uw naam. • De namen van onderdelen, opties, dialoogvenster en knoppen worden in dit lettertype weergegeven, bijvoorbeeld ‘Klik op de tab Start en dan in de groep Lettertype op de knop Vet’. Meestal wordt dit verkort weergegeven als Kies Start > (Lettertype) Vet. • In de tekst staan afbeeldingen van symbolen die u moet gebruiken. Het gaat vaak om symbolen die achter een knop staan of in het lint of in een taakvenster. Voorbeelden zijn de lijstknop , de knop Meer of een start-

Inleiding

3

•

pictogram voor dialoogvensters . Verder kunt u allerlei symbolen in de vorm van driehoeken tegenkomen zoals in het lint of bij onderdelen op het scherm. In de hoofdstukken staan soms opmerkingen, tips en waarschuwingen. Deze zijn op de volgende manier weergegeven.

…tekst van de tip

…tekst van de waarschuwing

…tekst van de aanvullende informatie

Website In de oefeningen en opdrachten worden soms oefenbestanden gebruikt. Deze kunt u downloaden vanaf de website van Academic Service, www.academicservice.nl. Op de website gaat u naar de titel van dit boek, waar u de oefenbestanden kunt vinden. Deze bestanden zijn gecomprimeerd (gezipt). Download deze bestanden naar uw computer. In dit boek wordt ervan uitgegaan dat de oefenbestanden in de map Mijn documenten staan. • Download de bestanden in de map Mijn documenten. • De bestanden zijn gecomprimeerd en moeten voor gebruik worden ‘uitgepakt’. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het zip-bestand en kies Alles uitpakken (Engels: Extract All). Pak de bestanden uit op dezelfde locatie. U ziet daarna een submap Basiscursus Outlook 2013 waar de oefenbestanden staan.

1 Wat is nieuw? Outlook 2013 heeft uiteraard nieuwe en gewijzigde functies vergeleken met de vorige versies. Het is echter afhankelijk van de versie waarmee u gewerkt

1

heeft, hoe groot het aantal wijzigingen is. Stapt u over vanaf versie 2010, dan zult u veel herkenningspunten hebben. Stapt u echter over vanaf versie 2003 of 2007, dan is de overgang vele malen groter omdat de interface, de bediening is gewijzigd.

In dit hoofdstuk wordt eerst kort aangegeven welke algemene verschillen er

tussen de laatste versies zijn en dan ziet u de verschillen ten opzichte van de vorige versie wat uitgebreider.

1.1

Schematisch overzicht 2003-2013

De belangrijkste algemene verschillen tussen de versies 2003, 2007, 2010 en 2013 hebben we hieronder in een schema gezet. 2013

2010

2007

2003

Opdrachten geven met

Lint

Lint

Menubalk en werkbalken en in subvensters van het lint

Menubalk en werkbalken

Standaardinstellingen

Tabblad Bestand

Tabblad Bestand

Menu Extra

Menu Extra

Tabel 1.1 Overzicht algemene verschillen tussen de Outlook-versies

Kent u Outlook al van een oudere versie en vindt u het lastig om te wennen aan de nieuwe versie? Bij de oefenbestanden van deze basiscursus is een overstaphulpmiddel bijgevoegd voor versie 2013.

5


6

1.2

Outlook 2013 vergeleken met Outlook 2010 De laatste versie vóór Outlook 2013 was Outlook 2010. In Tabel 1.2 ziet u de verschillen met de vorige versie 2010. Opties die niet in deze basiscursus aan de orde komen zijn aangegeven met een *.

Onderwerp

2010

2013

Bediening via touchscreen

Niet mogelijk.

Mogelijk.

Lint

Kan dichtgevouwen worden waarbij alleen tabbladen zichtbaar zijn.

Kan dichtgevouwen en ook onzichtbaar gemaakt worden. Het uiterlijk van het lint is gewijzigd.

‘Snel even bekijken’ (de Korte weergave)

Niet aanwezig.

Op diverse plaatsen beschikbaar.

Weergave van de berichten

Direct zichtbare knoppen in berichtenlijst.

Gewijzigd, knoppen pas zichtbaar bij aanwijzen en extra knoppen toegevoegd.

(Sub)Mappen

In vaste volgorde.

Vrijuit te verplaatsen.

Filteren gelezen/ ongelezen

Niet direct mogelijk.

Optie bovenaan de berichtenlijst.

Beantwoorden en doorsturen

Ook direct mogelijk vanuit leesscherm.

Synchroniseren met Hotmail

Alleen mogelijk met hulpprogramma.

Direct mogelijk.

Sociale netwerken koppelen

Alleen mogelijk met hulpprogramma.

Direct mogelijk.

AutoArchiveren

Staat standaard ingeschakeld.

Staat standaard uitgeschakeld.

Weerbericht

In agenda mogelijk.

Tijd weergeven als

Extra mogelijkheid: elders werkend.

Weergave bij Contactpersonen

Eenvoudige ‘kaart’-weergave toegevoegd

Contacten koppelen

Mogelijk.

Exporteren

Mogelijk naar Access- en Excel-indeling.

* Alleen als .csv-bestand mogelijk.

Tabel 1.2 Overzicht van verschillen tussen de laatste versies van Outlook

2 Eerste kennismaking De allereerste keer dat u Outlook start moet uw account worden geconfigureerd. Pas daarna kunt u aan de slag. In het volgende hoofdstuk komt dit uit-

2

gebreid aan de orde. Dit hoofdstuk biedt u een kleine rondleiding door het

programma. In die rondleiding krijgt u een globale indruk van wat er allemaal met Outlook uitgevoerd kan worden, u leert werken met het lint waarmee u

opdrachten geeft. Daarnaast komt aan de orde hoe u uw scherm anders kunt indelen.

2.1

Outlook starten

Het starten van Outlook kan als u Windows 8 gebruikt op de volgende manieren. Via het Startscherm Het Startscherm kunt u oproeWindows-toets pen met de of door de muis linksonder te plaatsen.

• •

Ziet u een tegel van Outlook, dan kiest u die tegel. Ziet u geen tegel van Outlook, klik dan op de rechtermuisknop op een lege plaats en kies voor Alle apps. Kies de Outlook-tegel.

• • •

Kies Zoeken. Typ Outlook. Kies in de zoekresultaten Outlook 2013.

Via de Charms Roep dit menu op met de sneltoets Windows+c of door de muis naar de rechterkant van het scherm te bewegen.

Vanaf het Bureaublad (alleen als daar een Outlook-pictogram aanwezig is) Roep dit op met de sneltoets Windows+d of met de tegel Bureaublad weergeven.

• •

Dubbelklik op het Outlook-pictogram als dat op het bureaublad staat. Klik op het Outlook-pictogram als dat op de Taakbalk staat.

Tabel 2.1 Verschillende manieren om het programma Outlook te starten

7


8

Na het starten verschijnt het beginscherm (zie Figuur 2.1). Gebruikt u Windows 7? Gebruik dan de Start-knop (linksonder) om Outlook te zoeken en te starten. Als u Outlook niet direct vindt, zal het waarschijnlijk een onderdeel zijn bij Alle programma’s > Microsoft Office. Natuurlijk kunt u ook met deze Windows-versie dubbelklikken op een Outlook-pictogram op het bureaublad of klikken op het Outlook-pictogram op de Taakbalk van Windows.

2.2

Het openingsscherm van Outlook Wanneer Outlook is gestart verschijnt het openingsscherm. Omdat Outlook op verschillende manieren ingericht kan worden, kan het gebeuren dat uw scherm er toch anders uitziet. In paragraaf 2.11 wordt uitgelegd hoe u de verschillende onderdelen kunt weergeven en verbergen.

Figuur 2.1 De verschillende onderdelen in het openingsscherm van Outlook

1. Bovenaan staat het lint (de ribbon), waarmee u opdrachten geeft. 2. Aan de linkerkant het Mappenvenster, waarmee u bijvoorbeeld naar andere mappen van de e-mail gaat. 3. Linksonder de hoofdonderdelen van Outlook: E-mail, Agenda, Contactpersonen en Taken. Met deze knoppen stapt u over naar een ander onderdeel. Die knoppen kunnen er ook anders uitzien, zoals in Figuur 2.2. 4. In het midden de inhoud van het onderdeel dat in het Mappenvenster is geselecteerd. In de afbeelding is dat de berichtenlijst van de E-mail. 5. Daarnaast het Leesvenster waar de inhoud van het geselecteerde item wordt getoond. In de afbeelding ziet u hier de inhoud van het mailbericht dat geselecteerd is in de berichtenlijst. 6. Rechtsonder het Deelvenster Personen, waar gegevens staan van de personen in het geselecteerde bericht.

2q(HUVWHNHQQLVPDNLQJ

Mensen die overschakelen vanaf een oudere versie van Outlook: wat nu het Mappenvenster heet, werd in de eerdere versies het ‘navigatievenster’ genoemd.

2.3

Onderdelen van Outlook De verschillende onderdelen van Outlook worden ook wel ‘mappen’ genoemd. Dat is wat verwarrend omdat een van de onderdelen ook zo wordt genoemd (mappenlijst) en omdat bijvoorbeeld het onderdeel E-mail bestaat uit een groot aantal mappen. Daarom houden wij het op ‘onderdelen’. De onderdelen ziet u onderaan het scherm. Dat is ook de plaats waar u overschakelt van het ene onderdeel naar het andere. Minder gebruikte onderdelen roept u op met de drie puntjes achter Taken.

Figuur 2.2 De navigatieknoppen waarmee u wisselt tussen de hoofdonderdelen van Outlook kunnen ook zijn weergegeven als tekst

•

E-mail

Dit onderdeel bevat alles wat te maken heeft met het versturen en ontvangen van elektronische berichten. Via internet stuurt u elektronische berichten naar andere mailgebruikers. •

Agenda

Dit onderdeel is de elektronische agenda. Hierin kunt u afspraken maken en vergaderverzoeken vastleggen. Door de agenda bijvoorbeeld te synchroniseren met uw smartphone hebt u de afspraken altijd bij de hand. •

Contactpersonen

Dit onderdeel is een van de adresboeken waarin u gegevens van uw contacten vastlegt. Het is uw persoonlijke adresboek. Bij bedrijven hebben mensen over het algemeen twee adresboeken: de algemene adreslijst (waarin andere Outlook-gebruikers binnen het bedrijf staan) en de adreslijst die elke gebruiker heeft voor zijn eigen persoonlijke contactpersonen. •

Taken

Dit onderdeel bevat werkzaamheden die u wilt bijhouden of waaraan u herinnerd wilt worden: dingen die gedaan moeten worden! •

Notities

•

Mappenlijst

Notities zijn eigenlijk de elektronische variant van de gele memo’s (post-it). Eigenlijk is dit niet een apart onderdeel van Outlook, maar een overzicht van alle aanwezige mappen.

9


10

•

Snelkoppelingen

Ook dit is niet echt een onderdeel, maar een mogelijkheid om snel ergens heen te gaan. In eerste instantie staan hier twee snelkoppelingen, maar u kunt hier zelf snelkoppelingen aan toevoegen. Gebruikt u een bepaalde (sub)map vaak, dan kunt u met een snelkoppeling vlug de inhoud ervan bekijken.

Oefening 2.1 De verschillende onderdelen bekijken 1. Start Outlook. 2. Maximaliseer eventueel het venster. 3. Linksonder ziet u dat op dit moment het onderdeel E-mail is geselecteerd (afwijkende kleur). a. In het linkerdeel ziet u het Mappenvenster. Daarin staan de mappen die bij het onderdeel e-mail horen. b. Een van de mappen is geselecteerd (vet gedrukt). Van die map ziet u de inhoud in het middengedeelte (de berichtenlijst). 4. Kies Agenda onderaan het scherm. Nu heeft dit onderdeel een afwijkende kleur. Het Mappenvenster is gewijzigd, want nu ziet u daar de onderdelen die horen bij de agenda. Er is geen berichtenlijst, maar een agenda. 5. Schakel over naar het onderdeel Contactpersonen. Weer is het Mappenvenster gewijzigd. Wanneer u Outlook de eerste keer gebruikt, zullen er waarschijnlijk nog geen contactpersonen aanwezig zijn, dus is het rechterdeel leeg. Anders staan hier gegevens van de ingevoerde contactpersonen. 6. Schakel over naar de Taken en bekijk weer het scherm. 7. Keer terug naar het onderdeel E-mail.

2.4

Het lint In Figuur 2.1 ziet u het lint, het gedeelte aan de bovenkant van het Outlook-venster. Het lint is verdeeld in verschillende tabbladen, zoals Start, Verzenden/ontvangen, Map en Beeld. Op de tabbladen staan knoppen, die in groepen bij elkaar staan. U selecteert een tabblad door er met de linkermuisknop op te klikken. Op het tabblad Start staan de meest gebruikte opdrachten. Het tabblad Bestand heeft een bijzondere functie, waarover meer in paragraaf 2.4.2.

De schermafbeeldingen in dit boek kunnen afwijken van uw scherm. De weergave van het lint wordt namelijk aangepast aan de gebruikte schermresolutie en de grootte van het venster. Bepaalde delen kunnen daardoor beknopter of uitgebreider weergegeven worden (zie Figuur 2.3). Over het algemeen zijn de schermafbeeldingen in dit boek zo volledig mogelijk weergegeven.


Figuur 2.3 Het lint in verschillende venstergroottes. Daardoor kan hetzelfde lint er anders uitzien!

Het lint kan helemaal zichtbaar zijn (1), geminimaliseerd (2) of verborgen (3). U regelt dit met de knop Weergaveopties voor lint rechtsboven (zie Figuur 2.5).

Figuur 2.4 De drie manieren waarop het lint weergegeven kan worden

Figuur 2.5 De manieren waarop het lint weergegeven kan worden

•

•

•

Het lint automatisch verbergen (3) zorgt dat u helemaal geen lint meer ziet. Wanneer u toch een opdracht wilt geven, roept u het lint op met de drie puntjes. Zodra u verder werkt, wordt het lint weer verborgen. Tabbladen weergeven zorgt dat u alleen de namen van de tabbladen op het scherm ziet (2). Door een tabblad te selecteren zal het uitgevouwen worden, zodat u opdrachten kunt geven. Werkt u verder, dan ‘sluit’ het lint weer zodat u alleen de tabbladen ziet. Dit kunt u ook bereiken met de sneltoets Ctrl+F1 of met aan het einde van het lint (zie de pijl in Figuur 2.4). Tabbladen en opdrachten weergeven toont altijd het volledige lint (1).

11


12

2.4.1

Tabbladen, groepen en knoppen Elk tabblad (1) is verdeeld in groepen (2). In die groepen staan knoppen (3) die betrekking hebben op één bepaald onderdeel. Soms staat er een bij de naam van de groep (4), een startpictogram voor dialoogvensters. Hiermee roept u een venster op waarmee ook instellingen gemaakt kunnen worden binnen deze groep met soms nog extra opties.

Figuur 2.6 Het tabblad Start (1) met de groep Reageren (2), de knoppen in die groep (3) en een startpictogram voor dialoogvensters (4)

De schrijfwijze in dit boek om bijvoorbeeld op het tabblad Start de knop Doorsturen in de groep Reageren te gebruiken is: kies Start > (Reageren) Doorsturen. De groepsnaam staat tussen haakjes, omdat u daar niet op hoeft te klikken. De schrijfwijze voor het klikken op de knop bij (4): Kies Start > Snelle stappen. Wanneer u wijst op een knop met de muis, zal de scherminfo verschijnen. Daarin staat de naam van de knop, een korte beschrijving en soms een sneltoets.

Figuur 2.7 De scherminfo bij de knop Beantwoorden

Mocht u niets zien als u een knop aanwijst, dan is deze scherminfo uitgeschakeld. Om deze scherminformatie in te schakelen kiest u Bestand> Opties. Kies links in het dialoogvenster Algemeen. Kies rechts bij Stijl voor scherminfo voor Beschrijvingen van functies in scherminfo weergeven voor een zo uitgebreid mogelijke beschrijving.

Tijdens het werken met Outlook zult u zien dat het tabblad Start er ineens heel anders uit kan zien. De groepen en knoppen die u op dit tabblad tegenkomt, zijn namelijk afhankelijk van het onderdeel waarin u op dat moment werkt. Bent u bezig in het onderdeel E-mail, dan staan er andere opdrachten dan als u werkt in de Agenda.


2.4.2

Tabblad Bestand Helemaal linksboven in het lint ziet u het tabblad Bestand. Dit tabblad gebruikt u om handelingen uit te voeren met bepaalde onderdelen van Outlook of om instellingen op te geven voor het programma Outlook zelf. Denk bijvoorbeeld aan het afdrukken van een bericht of het openen van een archiefbestand. Het tabblad Bestand wordt ook wel de Backstage genoemd. Maakt u hier links een keuze, dan wijzigt het rechtergedeelte. In Figuur 2.8 is bijvoorbeeld Bestand > Afdrukken geselecteerd. Om verder te werken moet u het tabblad Bestand verlaten met de knop met de pijl linksboven. In veel gevallen gebeurt dit overigens ook automatisch.

Figuur 2.8 Bij Bestand > Afdrukken ziet u een afdrukvoorbeeld van het geselecteerde Outlook-onderdeel

Oefening 2.2 Kennismaken met het lint 1. Zorg dat het onderdeel E-mail is geselecteerd. 2. Bekijk het lint. Zorg dat het tabblad Start geselecteerd is. De andere tabbladen zijn Verzenden/ontvangen, Map en Beeld. a. Op het tabblad Start ziet u van links naar rechts de groepen Nieuw, Verwijderen, Reageren, Snelle stappen, Verplaatsen, Labels en Zoeken. In elke groep ziet u knoppen. b. Wijs (niet klikken) op de knop Beantwoorden. U ziet de scherminfo en de sneltoets voor deze opdracht. c. Kies voor het tabblad Beeld. Er verschijnen andere groepen en knoppen. d. Kies Beeld > (Indeling) Mappenvenster.

13


14

e. In het menu staat waarschijnlijk een vinkje voor Normaal: daarom ziet u links het Mappenvenster op het scherm. f. Kies Uit. Het Mappenvenster is verdwenen. g. Schakel het Mappenvenster weer in. 3. Schakel over naar het onderdeel Agenda en bekijk het lint. a. Het lint heeft nog steeds dezelfde tabbladen, maar op Start staan nu andere knoppen. b. Bekijk ook het lint in het onderdeel Contactpersonen. 4. Keer terug naar het onderdeel E-mail. 5. Selecteer het tabblad Bestand. a. Links is Info geselecteerd en in het rechterdeel ziet u de knoppen Accountinstellingen, Opschonen en Regels en waarschuwingen beheren. b. Kies Afdrukken. In het middendeel staan opties voor het maken van de afdruk en rechts staat een voorbeeld van het bericht dat afgedrukt wordt (als er een bericht geselecteerd is in uw berichtenlijst). c. Keer terug naar het Outlook-scherm.

2.4.3

Werkbalk Snelle toegang Helemaal linksboven ziet u enkele knoppen naast elkaar staan. Als eerste knop het systeemmenu met het pictogram van Outlook. Dit kunt u gebruiken om vensterhandelingen uit te voeren. Denk aan het maximaliseren, minimaliseren of sluiten van het venster. Daarnaast staan de knoppen van de werkbalk Snelle toegang. De knoppen op deze werkbalk zijn altijd zichtbaar en dus met één klik beschikbaar, vandaar de naam werkbalk Snelle toegang. In eerste instantie vindt u hier knoppen voor Alle mappen verzenden/ontvangen en Ongedaan maken. Als u een touchscreen hebt, zal er ook een knop Aanraak-/muismodus aanwezig zijn (zie Figuur B.1). Wanneer u met een bepaalde taak bezig bent, zal de werkbalk Snelle toegang zich aanpassen! Maakt u bijvoorbeeld een nieuw mailbericht, dan vindt u in de werkbalk Snelle toegang de knoppen Opslaan, Ongedaan maken, Opnieuw, Vorige item en Volgende item.

Figuur 2.9 De werkbalk Snelle toegang past zich aan: links zoals die is in het hoofdscherm en rechts bij het maken van een nieuw bericht

Aan de werkbalk Snelle toegang kunt u eenvoudig knoppen toevoegen. • Kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen aan het einde van deze werkbalk. • Kies een van de opdrachten waar geen vinkje voor staat om deze toe te voegen. Kies een opdracht met een vinkje ervoor om deze te verwijderen.


Figuur 2.10 Ook bij het aanpassen van de werkbalk Snelle toegang passen de opties zich aan de situatie aan

Opdrachten die u niet in deze lijst ziet, kunt u ook toevoegen. • Roep het snelmenu op bij een knop in het lint. Dit doet u door op de knop te wijzen en te drukken op de rechtermuisknop (dit wordt uitgelegd in paragraaf 2.5). • Kies Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang. • Knoppen die u toevoegt komen achteraan in de werkbalk te staan. Als u de volgorde wilt wijzigen kiest u Werkbalk Snelle toegang aanpassen > Meer opdrachten. • Hebt u de werkbalk Snelle toegang liever onder het lint? Kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen > Onder het lint weergeven.

Oefening 2.3 Werkbalk Snelle toegang aanpassen 1. Zorg dat u in het onderdeel E-mail bent. 2. Kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen. 3. Kies Afdrukken. Er komt een extra knop in de werkbalk Snelle toegang. Deze knop doet hetzelfde als Bestand >Afdrukken, alleen sneller! 4. Kies via voor Alle mappen verzenden/ontvangen. U ziet dat de eerste knop verdwenen is! 5. Zet de knop Aanraak-/muismodus erbij. 6. Gebruik nu deze knop om te zien wat die modi inhouden. a. Kies Aanraken. Rondom de knoppen in het lint komt een wat grotere ruimte. Daardoor is het gemakkelijker om met uw vingers de knoppen te bedienen. Sommige mensen vinden die grotere ruimte ook prettiger als ze met een muis werken! b. Kies Muis. De ruimte is weer verkleind. c. Kies uiteindelijk wat u het prettigste vindt.

15


16

7. U gaat een knop toevoegen via het snelmenu. a. Kies het tabblad Beeld en klik met de rechtermuisknop op de knop Leesvenster in de groep Indeling. b. Kies in het snelmenu voor Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang. In het vervolg van dit boek zal dit aangeduid worden met: Kies Beeld > (Indeling) snelmenu bij Leesvenster > Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang. c. De knop Leesvenster is aan het einde van de balk geplaatst. 8. Kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen > Onder het lint weergeven. 9. Zet Alle mappen verzenden/ontvangen weer in de werkbalk. U ziet dat de knop nu achteraan komt te staan. 10. Kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen > Meer opdrachten. 11. Op het scherm verschijnt het dialoogvenster Opties voor Outlook. Rechts ziet u een lijst met de knoppen die momenteel op de werkbalk Snelle toegang staan. Selecteer de knop Alle mappen verzenden/ ontvangen en gebruik om de knop weer bovenaan te krijgen. Sluit het dialoogvenster met OK. 12. Om een knop te verwijderen gebruikt u het snelmenu bij die knop in de werkbalk Snelle toegang. Zorg dat alleen de knoppen Alle mappen verzenden/ontvangen en Ongedaan maken en eventueel Aanraak-/muismodus er nog staan. 13. Zet het lint eventueel weer aan de bovenkant van het scherm.

2.4.4

Contextgevoelige tabbladen Tijdens het werken kunnen er extra tabbladen in het lint verschijnen die ook vanzelf weer verdwijnen. Beantwoordt u bijvoorbeeld vanuit het leesvenster een mailbericht, dan ziet u in het lint het extra onderdeel Hulpmiddelen voor samenstellen. Dit bestaat uit het tabblad Bericht met erop specifieke opdrachten voor het samenstellen van uw bericht, zoals opmaakmogelijkheden voor uw antwoordtekst of het opnemen van extra onderdelen als een bijlage of een handtekening. Wanneer u niet meer bezig bent met het antwoord, is dit extra tabblad verdwenen. Die extra Hulpmiddelen voor <…> zijn er alleen als ze nodig zijn, vandaar de benaming contextgevoelig tabblad.

Figuur 2.11 Omdat er een bericht wordt gemaakt is er een extra tabblad in het lint verschenen: Hulpmiddelen voor samenstellen. Dit heeft één tabblad met de naam Bericht


2.5

Snelmenu Vertrouwd voor de mensen die Outlook al langer gebruiken of een ander programma van Office kennen, is de rechtermuisknop. U wijst iets aan en zodra u op de rechtermuisknop klikt, verschijnt er een menu, het snelmenu. U hebt dit al gezien met de oefening over het aanpassen van de werkbalk Snelle toegang. In dit snelmenu staan opties die vaak gebruikt worden bij het onderdeel waarop u met de rechtermuisknop hebt geklikt. Bij een mailbericht onder andere Beantwoorden, Snel afdrukken en Verwijderen. Maar bij een knop in het lint hoe u deze kunt toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang. Het snelmenu is dus contextgevoelig. Bij het snelmenu verschijnt soms ook een miniwerkbalk; bijvoorbeeld als u een tekst aan het typen bent voor een mailbericht.

Figuur 2.12 Het snelmenu varieert en past zich aan het item aan: (1) bij een mailbericht, (2) bij een afspraak in de agenda en (3) bij een knop in het lint

2.6

Snel even kijken: de Korte weergave Tijdens het werken met Outlook zal geregeld een scherm verschijnen als u (bewust of onbewust) de muisaanwijzer op een bepaalde positie zet. Het geeft over het algemeen aanvullende informatie over het aangewezen onderdeel. Deze Korte weergave (ook wel pop-upscherm genoemd) verdwijnt als u weer ergens anders wijst met de muis. Voor de agenda kunt u dan bijvoorbeeld snel zien wat er voor vandaag op het programma staat.

17


18

Figuur 2.13 De Korte weergave als u op Agenda wijst (onderaan het scherm), als u op een afzender wijst van een mailbericht en als u op een afspraak in de agenda wijst

De Korte weergave bij de navigatieknoppen onderaan hebben nog extra mogelijkheden. Rechtsboven staat een knop Korte weergave dokken. Daarmee kunt u de kalender ‘dokken’, dat wil zeggen vastzetten op het scherm. De kalender verschijnt dan aan de rechterkant en blijft steeds in beeld. Meer hierover in paragraaf 2.11.5.

2.7

Dialoogvensters Soms ziet u na het geven van een opdracht een dialoogvenster, bijvoorbeeld als u kiest voor een bij een groep in het lint. Het programma vraagt om aanvullende instellingen. Een dialoogvenster heeft over het algemeen een naam, die in de titelbalk staat. Als daar ook een vraagteken bij staat, dan kunt u dat gebruiken om hulp op te vragen over de items in dit dialoogvenster.

Figuur 2.14 Hier het dialoogvenster van Start >

Snelle stappen


Oefening 2.4 Werken met snelmenu, Korte weergave en dialoogvensters 1. Selecteer het onderdeel E-mail. 2. Kies het snelmenu van Postvak IN. Hierin staan opdrachten die u kunt uitvoeren met dit Postvak IN. Druk op Esc om het snelmenu te verbergen zonder een keuze te maken. 3. Roep het snelmenu op terwijl u wijst op een mailbericht in de lijst. Nu ziet u opdrachten voor mailberichten. 4. Wijs (niet klikken) met de muis op het onderdeel Agenda onderaan het scherm. De Korte weergave verschijnt. U ziet de kalender van de huidige maand. Hebt u voor vandaag afspraken in de agenda staan, dan ziet u die ook (voor een voorbeeld zie Figuur 2.13). 5. Wijst u weer ergens anders, dan verdwijnt de Korte weergave. 6. Roep de Korte weergave van de agenda op en gebruik de knop Korte weergave dokken. De kalender staat nu in een apart schermdeel rechts. 7. Bekijk wat er staat in het de Korte weergave van Contactpersonen en ‘dok’ dit ook. Nu staan er rechts twee onderdelen. 8. Roep het snelmenu op terwijl u wijst op het onderdeel Agenda onderaan het scherm. Hierin ziet u dat Korte weergave dokken is ingeschakeld (vinkje ervoor). Kies Korte weergave dokken. Hiermee schakelt u dit weer uit. 9. Schakel ook de gedokte Contactpersonen uit. Het schermdeel aan de rechterkant is verdwenen. 10. Kies Bestand > Opties. Op het scherm verschijnt een dialoogvenster met de naam Opties voor Outlook. Dit dialoogvenster gaat over algemene instellingen die gelden voor Outlook. a. U ziet dat het onderdeel Algemeen is geselecteerd. Rechts ziet u algemene instellingen. Zoek uw gebruikersnaam en initialen en wijzig dit indien nodig. b. Kies E-mail. In het rechterdeel ziet u nu instellingen die te maken hebben met het onderdeel E-mail. U ziet onder andere dat er een geluid wordt afgespeeld als er nieuwe mail binnenkomt. c. Sluit het dialoogvenster met OK.

2.8

Sneltoetsen De bediening van het lint is ook met toetsen uit te voeren. In de Bijlage Sneltoetsen vindt u een overzicht van de manier waarop u het lint kunt bedienen met het toetsenbord en een overzicht van sneltoetsen voor knoppen en handelingen.

19

Register

A Aan 48 aanraakscherm Zie touchscreen account 29 Exchange 33 instellen 29, 35 internetprovider 30 soorten 29 verwijderen 36 Windows (live) 32 adres aanvullen 51 adresboeken 165 extra ~ 167 zoeken in ~ 166 adresseren 50 aan groep 51 afdrukken agenda 130 bericht 66 contactpersonen 164 afdruk samenvoegen 170 afsluiten 28 afspraak gegevens wijzigen 114 maken 112 maken in agenda iemand anders 135 persoonlijk/privé 120 versus gebeurtenis 114 verzetten 115 afwezigheid 83 afzender blokkeren 92 agenda 9 afdrukken 130 afspraak maken in andere ~ 135 bladeren door 108 delen 133 extra ~ 141 kleur 111 ~’s over elkaar leggen 142

standaardinstellingen voor ~ 110 weergave dag/week/maand 106 allen beantwoorden 57 archiefbestand Zie gegevensbestand autoaanvullen adres 51 autoarchiveren 101 automatische antwoorden 83

B BCC 53 beantwoorden 57 bericht afdrukken 66 beantwoorden 57 beheren 67 bijlage meesturen 53 doorsturen 59 gelezen/ongelezen 56 intrekken 98 lezen 56 maken en versturen 47 omzetten tot afspraak/taak 93 opnieuw verzenden 99 Outlook-bijlage meesturen 53 verwante ~ zoeken 79 verwijderen 61 berichtenlijst 8 weergave instellen 68 berichtkoppen 41 berichtopties 88 bericht van ontvangst 89 Bestand (tabblad) 13 beveiligde weergave 44 bezorging uitstellen 89 bijlage 53 bekijken 62 openen 62 opslaan 64

209


210

bijwerken (nu ~) 157 briefpapier 97

F

C categoriseren 77 CC 48 compacte modus aantal regels 196 compacte weergave 71 concepten 46 contactpersonen 9, 147 afdrukken 164 gegevens doorsturen van ~ 154 groep 155 herinnering voor ~ 169 koppelen 162 nieuwe toevoegen 150 sociale netwerken 159 standaardinstellingen 168 toevoegen vanuit mailbericht 152 zoeken 164 contextgevoelig tabblad 16 csv-bestand 6, 198

D deelvenster personen 27 delegeren taak 180 delen agenda 133 contactpersonen 169 dialoogvenster 18 discussieweergave Zie weergeven als gesprek distributielijst 51 Zie groep doorsturen 59 contactpersoon 154 groep contactpersonen 158

E

Facebook 27, 159 favoriete mappen 74 personen 149 feestdagen 110 filter 174 functionele mailbox 198

G ga naar datum 109 gebeurtenis 114 gegevensbestand 34 gelezen/ongelezen 85 gemachtigdentoegang 36, 137 gespreksweergave 70 gevoeligheid 90 groep contactpersonen 155 doorsturen 158 verwijderen 157 groepen, weergeven in ~ 70 groeperen 194 groepsmailbox 198 grootte postvak 100

H handtekening 86 Help 20 herhaling Zie terugkeerpatroon herinnering 121 venster oproepen 144 Hotmail.com 29

I ics-bestand 54 importeren 197 intrekken bericht 98

e-mail 37 mappen in ~ 45 Exchange 33 exporteren 197

J junk mail 44, 92

Register

211

K kolommen toevoegen 194 koppelen contactpersonen 162 korte weergave 17, 107 afspraak 112 agenda 107 contactpersonen 149 taken 172

L leesbevestiging 89 leesvenster 8, 24, 56 lezen bericht 56 LinkedIn 27, 159 lint 8, 10

M machtigingen voor agenda 135 mailbox Zie postbus mailmerge 170 map 72 beheren mappen 73 berichten beheren in ~ 72 maken 72 sub~ weergeven/verbergen 47 mappenlijst 9 mappenvenster 8, 23, 45 miniwerkbalk 17

N navigatieopties 23 navigatievenster Zie Mappenvenster notitie 9, 185

O offline werken 200 onderwerp aanpassen 91 ongedaan maken 49 ongelezen/gelezen 85 ongewenste e-mail 44, 46, 92 ontvangstbevestiging 89 opnieuw verzenden bericht 99 opvolgen/opvolgmarkering 74

ost-bestand 34, 100 Outlook-bijlage 53 Outlook.com 29 overlay (agenda in) 142

P persoonlijke afspraak 120 persoonlijk e-mailpapier 97 phishingbericht 44 planningsweergave 107 POP 30 pop-upscherm Zie korte weergave postbus 45 opnemen ~van ander 198 postvakgrootte 100 Postvak IN 46 Postvak UIT 46 privé-afspraak 120 pst-bestand 34, 100

R rangschikken 193 rechtermuisknop 17 RSS 197 RSS-feeds 46

S samenvoegen 170 schermindeling 21 afmetingen 21 scherminfo 12 selecteren 67 meer namen ~ 52 snelkoppelingen 10 snelle stappen 94 snelmenu 17 sneltoetsen 19, 201, 202 sociale netwerken 36, 159 sorteren 68, 69 spam 44 standaardinstellingen agenda 110 contactpersonen 168 e-mail 57, 97 navigatie 24 startpictogram voor dialoogvensters 12 statusbalk 20


212

statusrapport 182 stemknoppen 90

T taak/taken 9, 172 delegeren 180 korte weergave 172 maken nieuwe ~ 175 overslaan 180 taakitem 172 taakverzoek 181 takenlijst vandaag 173 toewijzen 180 voltooien 177 weergeven in agenda 173 wijzigen 176 tabblad 12 Bestand 13 contextgevoelig ~ 16 takenbalk 26 terugkeerpatroon 117 afspraak/vergadering 117 taken 178 tijdschaal 106 tijd weergeven als 116 tijdzone 111 timemanagement 184 toevoegen postbus van ander 198 toewijzen taak 180 touchscreen 205

U uitgestelde verzending 89 undisclosed recipients 91 urgentie 89

V vandaag 109 vCard 154 vcf-bestand 154 veiligheid 44 velden Zie kolommen vergadering 122 afhandelen door iemand anders 137 maken 123 reacties op ~ bekijken 124

reacties verwerken 127 reageren op verzoek 125 vergaderverzoek 123 verzetten 128 verloopdatum 90 verwante berichten 79 verzenden bericht intrekken 98 bericht opnieuw verzenden 99 berichtopties 88 opvolgen 89 uitstellen 89 verzenden/ontvangen 41 verzendgroepen 43 verzonden items 46 vingerbewegingen 205 virus 44 visitekaartje 154 vlaggetje Zie opvolgen voltooien 177 voorbeeld afdrukvoorbeeld 13 van bericht (knop) 193 voorbeeldregels van bericht 70

W weeknummers 110 weerbericht 112 weergeven/weergave als gesprek 70 berichtenlijst 68 contactpersonen 148 in groepen 70 instellen en wijzigen 191 kiezen 192 niet opeenvolgende dagen 141 werkbalk Snelle toegang 14 Windows (Live)-account 32

Z zoeken 78 agenda 144 contactpersoon 164 trefwoord 78 verwante berichten 79 zoekmappen 47, 81

BASISCURSUS OUTLOOK 2013 Outlook 2013 is het nieuwste programma van Microsoft om e-mailberichten te ontvangen en versturen. Daarnaast bevat het programma een krachtige agenda en de mogelijkheid om taken en adresgegevens bij te houden. U leert in deze Basiscursus: t 4OFMFOQSBLUJTDIUFXFSLFONFUFNBJM BHFOEB DPOUBDUFOFOUBLFO t %FPOEFSEFMFOWBO0VUMPPLJOTBNFOIBOHUFHFCSVJLFO t 5FDIOJFLFOPNHSJQUFIPVEFOPQEFFOPSNFIPFWFFMIFJEHFHFWFOT t 4BNFOXFSLFONFUBOEFSFOEPPSCJKWPPSCFFMEEFBHFOEBTUFEFMFO 0VUMPPLLBOHFCSVJLUXPSEFOPQQDTNFUFFONVJT QDTNFUFFOUPVDITDSFFOFOUBCMFU computers. Uiteraard sluit dit boek hierop aan! Het boek is opgezet als zelfstudieboek: de theorie wordt stapsgewijs uitgelegd en er staan veel oefeningen JOPNEFTUPGFJHFOUFNBLFO%PPSEFMPHJTDIFPQ[FU EJFQHBOHFOFFOHPFEFUSFGXPPSEFOMJKTUJTIFU boek ook daarna bruikbaar als naslagwerk. OVER DE AUTEURS

4BTLJB+BDPCTFOFO+PMBOEB5PFU[JKOEFFJHFOBSFOWBO5PFMT1$ FFOCFESJKGEBUQDUSBJOJOHFOFOBOEFSF vormen van computerondersteuning geeft aan bedrijven en instellingen. Zij verzorgen al vele jaren trainingen en weten daardoor precies wat altijd lastige onderwerpen zijn voor beginnende gebruikers. Zij hebben beiden een didactische achtergrond en veel ervaring in het schrijven van cursusmateriaal. Als beginnend gebruiker maakt u in deze Basiscursus kennis met Outlook 2013. De wat meer gevorderde HFCSVJLFS[BMUJQTUFHFOLPNFOPWFSEFOJFVXFNPHFMJKLIFEFOWBOEF[FWFSTJF FOIFUHFCSVJLWBO 0VUMPPLUIVJTFOJOFFOCFESJKGTTJUVBUJF NFU&YDIBOHF4FSWFS

978 90 12 58534 7 980

SASKIA JACOBSEN EN JOLANDA TOET

Recommend Documents