SAP® BUSINESS ONE: EFFICIËNTER WERKEN, VOLLEDIGE CONTROLE EN NIEUWE MOGELIJKHEDEN VOOR EXTRA OMZET
© Copyright 2006 SAP AG. Alle rechten voorbehouden.
Java is een geregistreerd handelsmerk van Sun Microsystems, Inc.
Niets uit deze publicatie mag op enige wijze worden gereproduceerd of overgedragen zonder uitdrukkelijke toestemming van SAP AG. De informatie in dit document kan zonder melding vooraf worden gewijzigd.
JavaScript is een geregistreerd handelsmerk van Sun Microsystems, Inc., gebruikt onder licentie voor technologie ontwikkeld en geïmplementeerd door Netscape. MaxDB is een handelsmerk van MySQL AB, Zweden.
Sommige softwareproducten die door SAP AG en haar distributeurs op de markt worden gebracht, bevatten gepatenteerde softwarecomponenten van andere softwareleveranciers. Microsoft, Windows, Excel, Outlook en PowerPoint zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z9, z/OS, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli, Informix, i5/OS, POWER, POWER5, POWER5+, OpenPower en PowerPC zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van IBM Corporation. Adobe, het Adobe-logo, Acrobat, PostScript en Reader zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Adobe Systems Incorporated in de Verenigde Staten en/of andere landen.
SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver en andere SAP-producten en -services in dit document en hun logo’s zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van SAP AG in Duitsland en verschillende andere landen wereldwijd. Alle overige namen van producten en services in dit document zijn handelsmerken van de desbetreffende bedrijven. De gegevens in dit document dienen alleen ter informatie. Nationale productspecificaties kunnen verschillen. De inhoud van dit document kan worden gewijzigd zonder melding vooraf. Dit materiaal wordt geleverd door SAP AG en haar dochterondernemingen (“SAP Group”) en dient alleen ter informatie. Hieraan kan geen garantie worden ontleend en SAP Group kan niet aansprakelijk worden gehouden voor fouten of weglatingen met betrekking tot het materiaal. De enige garantiebepalingen voor producten en services van SAP Group zijn de bepalingen in de garantieverklaringen bij dergelijke producten en services (indien aanwezig). Niets uit dit document kan als aanvullende garantie worden beschouwd.
Oracle is een geregistreerd handelsmerk van Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 en Motif zijn geregistreerde handelsmerken van Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame en MultiWin zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML en W3C zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology.
3
INHOUDSOPGAVE
Overzicht SAP Business One: een geïntegreerde toepassing voor uw bedrijf Vergroot uw controle - Een realistisch beeld van uw bedrijf - Direct toegang tot kritische informatie op het gebied van CRM, productie en financiën - Automatische melding en reactie op belangrijke bedrijfsgebeurtenissen - Software die samen met uw behoeften verandert - Software die werkt zoals u dat ook doet - Snel resultaat Wat maakt SAP Business One anders? SAP Business One: ontworpen voor uw succes Architectuur - Functies en eigenschappen Configuratie - Flexibiliteit - Aanpasbare velden - Zoekopdrachten met opmaak Optionele functies - Microsoft Outlook-integratie - XL Reporter - Migratiepakketten - Business Configuration Sets - Payment Engine - Support Desk - SAP EarlyWatch-alert - Vaste activa - Intrastat - SAP Business Suite-integratie
4
6 7 7 7 8 8 8 8 9 9 10 10 11 12 12 13 13 13 12 13 14 14 14 14 14 14 15 15
Integratiescenario’s voor groepen SAP-toepassingen - Gegevensconsolidatie met SAP Business Warehouse - SAP NetWeaver Portal - Gedefinieerde gebruikersrollen - Systeemvereisten
15 15 16 16 16
SAP Business One: de juiste toepassing voor uw bedrijf
17
Bijlage: functiedetails Financieel Opportunities Verkoop Inkoop Zakenpartners Betalingen Magazijnbeheer Productie MRP Service Personeel Rapporten - Accountrapporten - Bedrijfsrapporten - Vergelijkende rapporten - Budgetrapporten - Rapporten over verkoopkansen - Verkoop- en inkooprapporten - Rapporten over bedrijfspartner - Servicerapporten - Voorraadbeheerrapporten - Productierapporten - Human Resources
18 18 19 19 20 20 21 21 22 23 23 24 24 24 24 24 24 24 25 25 25 26 26 26
5
OVERZICHT SAP® Business One is een betaalbare, geïntegreerde oplossing voor bedrijfsbeheer die speciaal ontworpen is voor kleine en middelgrote bedrijven. Wat het doel van uw bedrijf ook is, SAP Business One biedt u één compleet softwaresysteem voor automatisering van bedrijfsprocessen. U heeft altijd een realistisch beeld van kritieke en actuele bedrijfsgegevens op het gebied van CRM (Customer Relationship Management), productie en financiën. En daarmee heeft u ook beter zicht op nieuwe mogelijkheden voor extra omzet en extra winst.
6
SAP® BUSINESS ONE: EEN GEÏNTEGREERDE TOEPASSING VOOR UW BEDRIJF U kent uw bedrijf beter dan wie dan ook. Of het nu uw doel is om uw bedrijfsactiviteiten uit te breiden, meer winst te maken, een lucratieve aankoop te doen of gewoonweg meer vrije tijd te hebben; u wilt altijd controle houden over uw bedrijf. En dat is ook de bedoeling.
Vergroot uw controle
Traditionele software voor bedrijfsbeheer bestaat vaak uit slecht geïntegreerde verzamelingen van verouderde toepassingen. Daardoor zijn deze systemen vaak ongeschikt om de behoeften van uw bedrijf te ondersteunen. U merkt dat bijvoorbeeld als uw gegevens onvolledig blijken te zijn. Of wanneer uw bedrijfsprocessen worden afgebroken. Of als u geen controle heeft over bepaalde onderdelen wegens gebrek aan actuele of accurate gegevens. Dergelijke systemen slaan namelijk bedrijfskritieke informatie geïsoleerd op in meerdere locaties die onderling niet zijn verbonden. Hierdoor moeten uw medewerkers tijdrovende work-arounds uitvoeren om hun taken te kunnen voltooien. Kansen worden gemist, energie wordt verspild en bovendien; zulke inefficiëntie kost u veel geld.
Een realistisch totaalbeeld van uw bedrijf
Wat u nodig heeft, is een betaalbare, geïntegreerde oplossing voor bedrijfsbeheer die doet wat ú wilt. De bedrijfsoplossing moet processen automatiseren en een betrouwbaar beeld geven van alle bedrijfsactiviteiten op basis van actuele gegevens. Kortom, u heeft bedrijfsoftware nodig waarmee u alle controle heeft over de koers van uw organisatie. SAP® Business One is de juiste toepassing voor u. De oplossing werkt zoals u zelf wilt werken. Het kan altijd worden aangepast aan veranderende bedrijfsprocessen. En u heeft met SAP het profijt van een wereldwijd netwerk aan gekwalificeerde bedrijfspartners die lokale service en ondersteuning bieden.
Herstel van controle over uw bedrijf is slechts het begin. Met SAP Business One houdt u grip op de realisatie van uw bedrijfsdoelstellingen op een totaal nieuw niveau. U profiteert van de volgende voordelen:
Met SAP Business One kunt u beschikken over de volgende functies: • Houd controle over al uw bedrijfsactiviteiten. Met één uitgebreide bedrijfsoplossing automatiseert en stroomlijnt u alle kritieke bedrijfsprocessen: financieel beheer, magazijnbeheer, inkoop, voorraadbeheer, productie, bankzaken en CRM (Customer Relationship Management). • Integreer uw verkoop-, support- en klantenprocessen naadloos met alle overige relevante bedrijfsfuncties door gebruik van de ingebouwde CRM-functies. • Maak gebruik van web-based klantenbeheer en laat uw verkoop- en serviceteams beschikken over SAP Business Oneklantgegevens, ook als ze niet op kantoor zijn. Zo beheert en coördineert u ook de externe activiteiten op het gebied van verkoop, service en marketing. • Automatiseer en stroomlijn uw processen voor materiaalplanning en stuklijsten; definieer in vijf eenvoudige stappen uw planningscenario’s, beheer uw materiaalplanning en stem zo efficiënt mogelijk de productie af op de vraag van uw klanten. • Implementeer eenvoudig een volledig geïntegreerde oplossing voor e-commerce waarmee u online kunt handelen en verkopen terwijl uw financiële, voorraad- en verzendgegevens up-to-date blijven.
7
Direct toegang tot kritische informatie op het gebied van CRM, productie en financiën
U kunt gemakkelijk in elk functioneel gebied nauwkeurige, relevante, actuele en volledige bedrijfsgegevens vinden. Alle bedrijfsgegevens komen uit één informatiebron. Met SAP Business One heeft u op de volgende manieren toegang tot informatie: • Dankzij de gebruiksvriendelijke interface navigeert u snel en eenvoudig door het systeem. U heeft direct toegang tot actuele gegevens over bedrijfsprestaties, zodat u efficiënter kunt werken en gefundeerde beslissingen kunt nemen. • Met de gepatenteerde Drag&Relate™ functie krijgt u direct inzicht in belangrijke relaties en transacties. Als u meer informatie wilt over bepaalde gegevens, sleept u die gegevens simpelweg van het ene toepassingsgebied naar het andere. U kunt ook naar een dieper niveau gaan om meer gedetailleerde informatie en alle bijbehorende relaties te zien. • Door naadloze integratie van SAP Business One met Microsoft Outlook wordt alle communicatie gesynchroniseerd. Gebruikers kunnen agenda’s, contactpersonen en taken synchroniseren en relevante klant-, partner- en leveranciergegevens invoeren en bekijken.
• U kunt sneller en beter beslissingen nemen, omdat u snel en eenvoudig toegang heeft tot gedetailleerde informatie over de exacte reden van de waarschuwing. • U kunt unieke werkprocessen ontwikkelen, compleet met de autorisaties, procedures en stappen die per incident nodig zijn. Zo wordt er dus direct actie ondernomen. Software die meegroeit met uw behoeften
SAP Business One is eenvoudig en zonder tussenkomst van ITpersoneel aan te passen aan veranderende bedrijfsomstandigheden en nieuwe vereisten. Met SAP Business One profiteert u van de volgende functies: • U kunt de bedrijfsoplossing snel wijzigen en aanpassen aan nieuwe bedrijfsvereisten of veranderde voorschriften. • U kunt uw aanpassingen probleemloos opnieuw integreren in nieuwe versies van de bedrijfsoplossing. Zo worden frustraties en bijkomende kosten voor upgrades voorkomen. • U kunt de SAP-software eenvoudig integreren met andere toepassingen. Daardoor haalt u niet alleen voordeel uit nieuwe technologieën, maar blijft u ook profiteren van uw investeringen in bestaande systemen. Software die werkt zoals u dat ook doet
Automatische melding van en reactie op belangrijke bedrijfsgebeurtenissen
SAP Business One maakt bedrijfsbeheer zeer efficiënt door een scherpe controle op uitzonderingen. De bedrijfsprocessen worden voortdurend bewaakt. In geval van uitzonderlijke gebeurtenissen wordt er niet alleen automatisch een melding verzonden, maar volgt daarop ook onmiddellijk actie. Wanneer bijvoorbeeld vooraf gedefinieerde beleidsregels worden geschonden, gaat er direct een melding naar de geautoriseerde persoon en wordt er een proceduretraject geactiveerd om de gebeurtenis te beheren. SAP Business One maakt u en uw bedrijf dus alerter en slagvaardiger: • U ontvangt waarschuwingen bij uitzonderlijke bedrijfsgebeurtenissen. Tegelijkertijd worden er automatische proceduretrajecten geactiveerd.
8
SAP Business One bevat krachtige tools waarmee gebruikers zelf de toepassingen aan hun specifieke werkvereisten aanpassen. Zo kunnen gebruikers met SAP Business One: • Formulieren, beleidsregels, query’s/overzichten en rapporten aanpassen. • Eenvoudig en zonder technische training wijzigingen definiëren voor hun toepassing. • Direct veranderingen aanbrengen in de software.
Snel resultaat
Wat maakt SAP Business One anders?
SAP Business One kan snel worden geïmplementeerd. U kunt dus snel vol profiteren van de vele praktische voordelen, zoals: • Een intuïtieve gebruikersinterface in de vertrouwde Microsoft Windows-omgeving. Daarmee wordt de leerinspanning aanzienlijk beperkt. Omdat de SAP Business One -omgeving op slechts één server draait, kan de toepassing eenvoudiger worden geïmplementeerd. Ook daarmee bespaart u kosten. • Overzichtelijke beheerfuncties waarmee dagelijkse activiteiten en onderhoud sneller en eenvoudiger worden uitgevoerd en lopende kosten aanzienlijk worden verlaagd. • Lagere costs of ownership. Alle medewerkers, met en zonder technische expertise, kunnen nieuwe functionaliteiten toevoegen. Omdat u slechts één systeem hoeft te integreren en te onderhouden, bespaart u ook op dat gebied belangrijke kosten.
Tot zover dit beknopte overzicht van de vele praktische voordelen voor uw bedrijf van SAP Business One. We vatten het hieronder nog een keer samen: • Integratie - SAP Business One is de enige geïntegreerde bedrijfsoplossing voor kleine bedrijven die met één softwaresysteem het totale complex van CRM, productie en financieel beheer automatiseert. • Ingebouwde CRM-functies - SAP Business One is de enige toepassing met ingebouwde CRM-functies. Verkoop-, supporten klantenprocessen zijn naadloos geïntegreerd in alle relevante bedrijfsfuncties. • Drag&Relate - Een unieke functie van SAP Business One waarmee gebruikers op alle niveaus inzicht krijgen in alle relevante bedrijfsactiviteiten. Transacties en relaties worden onmiddellijk transparant. • Waarschuwingen op basis van bedrijfsgebeurtenissen SAP Business One is de enige toepassing met een waarschuwingsysteem voor uitzonderlijke gebeurtenissen in het werkproces. Gebruikers kunnen de processen nauwkeurig volgen en bewaken, betrokken personen worden automatisch gewaarschuwd en indien nodig kunnen zij onmiddellijk actie ondernemen. • Aanpasbaarheid - SAP Business One is de enige toepassing die alle gebruikers de vrijheid biedt om eenvoudig velden toe te voegen, formulieren te wijzigen en query’s en rapporten aan te passen.
Afbeelding 1: met de Drag&Relate™-functie maken gebruikers in een handomdraai aangepaste rapporten 9
SAP BUSINESS ONE: ONTWORPEN VOOR UW SUCCES Architectuur
De toepassing SAP Business One wordt ondergebracht op één server die naadloos in uw Microsoft Windows-netwerk is geïntegreerd. Door die dubbelgelaagde client-server-architectuur op basis van Win32 blijft SAP Business One ook onder piekbelasting perfect presteren. Door deze maximale efficiëntie wordt uw bestaande netwerk optimaal gebruikt. De bedrijfsoplossing bevat protocollen voor beveiliging, back-up en netwerktoegang. Additionele toegang krijgt u via WAN terminal services (Wide Area Network) of een inbelverbinding.
of uitschakelen van een bepaald veld. Maar complexe ingrepen, zoals het toevoegen van een totaal nieuwe transactie, zijn ook mogelijk.
In de SAP Business One-omgeving kunt u gebruikmaken van standaardprocedures voor het maken van database back-ups. U kunt bovendien databases eenvoudig opslaan en overbrengen naar een andere computer om ook daar direct toegang te hebben tot kritieke bedrijfsgegevens. De gestroomlijnde architectuur van SAP Business One ondersteunt de volgende databasesystemen: • Microsoft SQL Server • IBM DB2 Universal Database Express Edition • MDX DB SAP Business One is een solide standaard softwaresysteem met krachtige kernfunctionaliteit en complete functies voor CRM, productie en financiën. De toepassing bevat naast primaire werkprocessen ook landspecifieke functionaliteiten. Zo komt SAP Business One tegemoet aan de juridische, valutaire en financiële vereisten die per land kunnen verschillen. Met de SAP Business One Software Development Kit (SAP Business One SDK) heeft u de beschikking over een flexibele set tools waarmee u SAP Business One op verschillende manieren kunt gebruiken. Van eenvoudige scherm-aanpassingen tot geavanceerde integratieprojecten; de SAP Business One SDK biedt verschillende API’s (Application Programming Interfaces) om uw toepassingen naar wens aan te passen, zoals: • De gebruikersinterface-API: hiermee kunt u nieuwe vensters maken, bestaande vensters opnieuw ontwerpen en menu’s of dialoogvensters toevoegen in SAP Business One. Dat kunnen heel eenvoudige aanpassingen zijn, zoals het verbergen
10
Afbeelding 2: SAP® Business One werkt met één enkele server. Dat betekent: eenvoudiger beheer, simpeler onderhoud en makkelijke integratie met andere oplossingen.
• De gegevensinterface-API: hiermee kunt u real-time koppelingen maken tussen SAP Business One en externe toepassingen. SAP Business One bevat een programmainterface met een verzameling volledig functionele bedrijfsobjecten. Hierdoor kunt u via de gegevensinterface-API toepassingen aan elkaar koppelen en processen automatiseren. • De Java-connector: hiermee kunnen ontwikkelaars in een Java-omgeving volledig profiteren van de kracht en flexibiliteit van de gegevensinterface-API.
Functies en eigenschappen
SAP Business One is een eenvoudige maar krachtige toepassing die u als primaire bedrijfsoplossing kunt gebruiken. De kernfunctionaliteit van de SAP Business One-toepassing biedt alle mogelijkheden die u nodig heeft om uw bedrijf te runnen. Daarnaast biedt SAP Business One nog diverse gespecialiseerde functies. Desgewenst kunt u bovendien zelf extra functionele uitbreidingen toevoegen. Deze kunnen via standaardinterfaces moeiteloos aan andere toepassingen worden gekoppeld. Kortom, SAP Business One is een uitgebreide en veelzijdige tool voor compleet ondernemingsbeheer. Met SAP Business One beschikt u over alle beheerfuncties die u nodig heeft om gegevens aan te passen, back-ups te maken, wisselkoersen te definiëren, machtigingen en waarschuwingen te configureren en informatie uit andere applicaties te verkrijgen. De toepassing bevat bovendien 14 kernfuncties die veel verder gaan dan de primaire beheerfunctionaliteit. De verschillende componenten werken naadloos met elkaar samen. U beschikt over een compleet systeem met de volgende kernmodules: Financieel- Complete afhandeling van financiële transacties, instelling en onderhoud van grootboeken en rekeningen, journaalposten, vreemde valuta, budgetdefinities, kostenplaatsinstellingen en kostenverdeelregels. Verkoopkansen - Volledige registratie van verkoopkansen en nieuwe contacten, van het eerste telefoongesprek tot de succesvolle afsluiting van een transactie. Met deze belangrijke component van de geïntegreerde CRM-functionaliteit van SAP Business One kunt u verschillende details over de verkoopkans invoeren. Denk bijvoorbeeld aan: de bron, het potentieel, de verwachte afsluitdatum, concurrenten en activiteiten. Zodra de eerste relevante offerte is gemaakt, kan deze aan de kans worden gekoppeld. Daardoor is latere tracering en analyse eenvoudig. Een andere belangrijk onderdeel in deze CRMcontext is de krachtige rapportagefunctie waarmee u uw kansen analyseert op basis van bron, rayon, branche, klant en artikel. Ook kunt u prognoses creëren en de verwachte omzet bekijken
voor een bepaald termijn, bijvoorbeeld per maand of kwartaal. Bovendien kunt de verdeling van leads per bron en over een bepaalde periode zien om zo de meest rendabele acquisitieactiviteiten te identificeren. Verkoop en service - Communiceer moeiteloos met uw verkoop- en serviceteams via internet. Uw medewerkers kunnen real-time verkooporders en offertes aanmaken en oproepen. En net zo gemakkelijk kunnen zij ook producten selecteren en bekijken, accountbeheertaken uitvoeren, planningen maken en verkoopkansen, productcatalogi, serviceorders en marketingcampagnes beheren. Verkoop: debiteuren - Maak prijsoffertes, voer klantorders en leveringen in en beheer alle facturen en debiteuren. Inkoop: crediteuren - Beheer en onderhoud leverancierscontracten en transacties. U kunt onder meer inkooporders uitgeven en voorraadaantallen bijwerken. Verder kunt u de leveringskosten van geïmporteerde artikelen berekenen en retouren en kredieten afhandelen. Partnerbeheer - Beheer volledig alle informatie over uw klanten, prospects en leveranciers. U beschikt over profielen, activiteiten met bedrijfspartners en rekeningsaldi. Ook vindt u hier een agenda voor gebruikersactiviteiten. Betalingen - Verzorg de complete afhandeling van alle betalingstransacties, zoals kasontvangsten, stortingen, creditcardbetalingen en bankoverschrijvingen. In het flexibele banksysteem kunt u uw eigen gebruikersvoorkeuren en werkstijlen opgeven.
11
Magazijnbeheer - Beheer voorraadniveaus, artikelen, prijslijsten, speciale prijsafspraken, magazijntransporten en voorraadcorrecties. Vereenvoudig order picken en verpakken voor verzending. Productie - Definieer dankzij een volledige set productietools uw stuklijsten op meerdere niveaus. En maak werkorders aan terwijl u de beschikbaarheid van producten en materiaal controleert. MRP - Beheer uw vereisten voor materiaalplanning (MRP) via een gebruiksvriendelijke wizard. In vijf eenvoudige stappen en op basis van een aantal criteria definieert u zelf een planningscenario. Op basis van deze prognoses voorspelt u de marktvraag. Service - Optimaliseer het potentieel van uw serviceafdelingen door ondersteuning van serviceactiviteiten, contractbeheer en serviceplanning. Houd interacties met klanten en klantenondersteuning nauwgezet bij. Deze functionaliteit biedt een kennisdatabase waarin technici oplossingen voor problemen kunnen vinden. Personeel - Compleet personeelsgegevens management. Voer bijvoorbeeld werknemerdetails en contactgegevens in en maak aanwezigheidsrapporten. Rapporten - Rapporteer helder over nagenoeg elk aspect van uw bedrijfsvoering. De rapporten bevatten bijvoorbeeld gegevens over saldi van klanten en leveranciers. Maar ook: gegevens over verkopen, cashflow, contactgegevens, boekhouding, magazijnvoorraad, financiële overzichten, prijsstellingen en klantactiviteiten. Er wordt gebruikgemaakt van vooraf gedefinieerde rapporten, maar u kunt ook zelf overzichten en rapporten definiëren en bepalen of u deze rechtstreeks naar Microsoft Excel exporteert. eCommerce - Volledig systeem voor verkoop online. U kunt onder andere orders verwerken en meldingen versturen, catalogi
12
beheren, SKU’s voor grote aantallen en configureerbare producten beheren. Verder kunt u uw voorraad volgen, rekeningschema’s bekijken, selfservice voor klanten bieden, handelswaar beheren, kortingen en aangepaste prijzen maken, online klantenservice bieden en prospecten en campagnes beheren. Configuratie Flexibiliteit
De basisinstellingen voor alle functies van SAP Business One zijn naar eigen voorkeur te configureren. Zo is het mogelijk wisselkoersen en autorisatieparameters te definiëren en instellingen vast te leggen voor interne mail en e-mail. En u kunt functies configureren voor de import en export van gegevens. De volgende belangrijke beheerfuncties kunnen vrij worden geconfigureerd: • Bedrijfsselectie - diverse basisinstellingen • Systeeminitialisatie en algemene voorkeuren bedrijfsgegevens en algemene instellingen • Gebruikersdefinities - rekeningschema’s, BTWcodes, verkoopmedewerkers, rayons, projecten, adresopmaak, betalingsvoorwaarden, groepen leveranciers, klanten, artikelen en commissies, magazijnen, sjablonen en wachtrijen voor servicecontracten, banken, betaalwijzen en verzendmethoden • Autorisaties - door de beheerder te definiëren gebruikerstoegang tot informatie. Documenten hebben een eigenaar. En die eigenaar kan vastleggen welke gebruikers volledige, alleen-lezen of geen toegang krijgen tot welke documenten. Zo kan de toegang afhankelijk zijn van het feit of de gebruiker lid is van hetzelfde team, op dezelfde afdeling of in hetzelfde filiaal werkt. Of er kan worden gekeken naar de hiërarchische positie; heeft de gebruiker dezelfde manager als de eigenaar van een document? Is hij of zij de leidinggevende of ondergeschikte van de eigenaar? • Definitie van wisselkoersen- de basis voor alle rapporten en vastgelegde gegevens • Hulpmiddelen - back-ups van gegevens en vaststelling van geautomatiseerde processen • Gegevensimport/-export
• Herstel - beheer en herstel van gegevens • Waarschuwingsfuncties - definitie van een persoonlijk profiel voor waarschuwingsberichten • Bericht verzenden - interne gebruiker, klant en leverancier • Beginsaldi - definitie van beginsaldi voor grootboek- en partnerrekeningen Voor details over configuratieopties voor andere functies raadpleegt u de sectie ‘Bijlage functiedetails’.
Optionele functies
Hieronder volgen een aantal voorbeelden van optionele functies: Integratie met Microsoft Outlook
SAP Business One is volledig geïntegreerd met Microsoft Outlook. Hierdoor is naadloze communicatie mogelijk in de gehele organisatie en tussen alle bedrijfsfuncties, bijvoorbeeld voor geïntegreerd offertebeheer. contactpersonen, afspraken en taken uit SAP Business One kunnen ook in Microsoft Outlook worden gebruikt en vice versa.
Aanpasbare velden
Alle gebruikers kunnen hun eigen velden voor alle objecten definiëren, inclusief artikelen, bedrijfspartners en orders. Op die manier heeft iedereen, in elke positie binnen het bedrijf de volledige controle over de informatie die voor zijn of haar specifieke functie nodig is. Ook kunnen zij velden selecteren een aanpassen waarin verschillende typen gegevens zijn ingevoerd. Denk bijvoorbeeld: teksten, adressen, telefoonnummers, URL’s, bestandsbijlagen, afbeeldingen en vervolgkeuzelijsten. Zoekopdrachten met opmaak
Met een opgemaakte zoekopdracht kunt u voor elk systeemveld (inclusief de door de gebruiker aangepaste velden) de waarden vastleggen aan de hand van een vooraf gedefinieerd zoekproces. Een dergelijke zoekopdracht biedt de volgende mogelijkheden: • Automatische invoer van waarden in velden, op basis van het gebruik van verschillende objecten in het systeem. • Invoer van waarden in velden op basis van vooraf gedefinieerde lijsten • Automatische invoer van waarden in velden, op basis van vooraf gedefinieerde formules (overzichten gedefinieerd door de gebruiker) • Definitie van afhankelijkheden tussen systeemvelden. Voorbeeld: de waarde in veld x is afhankelijk van de waarde in veld y • Weergave van velden die alleen voor overzichten kunnen worden gebruikt. Voorbeeld: handtekening van de gebruiker, aanmaakdatum en saldo van openstaande cheques (voor een bedrijfspartner)
XL Reporter
De XL Reporter zorgt voor een naadloze integratie van de rapportagefunctie van Microsoft Excel met SAP Business One. Werkt u liever direct in Microsoft Excel? Dan kan dat ook. De tool combineert de kracht van de in SAP Business One geïntegreerde bedrijfsgegevens met de vertrouwde functionaliteit van Microsoft Excel. Met een paar simpele muisklikken maakt u in enkele seconden complete bedrijfsrapporten. Meer geavanceerde functionaliteiten, gedetailleerde berekeningen en grafieken zijn beschikbaar via de analysefuncties van Microsoft Excel in combinatie met geïntegreerde bedrijfsgegevens in SAP Business One. Dit biedt geavanceerde en flexibele rapportagefunctionaliteit op het gebied van CRM, productie en financiën. XL Reporter heeft de volgende functies: • XL Reporter levert dynamische informatie in rapportvorm. Dit gebeurt op basis van veelzijdige analysefunctionaliteit en levert op die manier actueel inzicht in alle aspecten van de bedrijfsvoering. • XL Reporter is eenvoudig en intuïtief. U maakt complete rapporten in luttele seconden. • XL Reporter heeft niet alleen functies voor standaard verkoopen saldorapportage tot complexe ad hoc rapporten. De tool biedt ook dashboards met directe weergave van belangrijke prestatie-indicatoren. • XL Reporter biedt functies voor gedetailleerde analyse. • XL Reporter biedt functies voor schema’s en automatische verzending van rapporten via e-mail.
13
• XL Reporter verbergt de technische namen en tabelstructuren van de systeemdatabase. Daardoor kunnen ook minder technisch georiënteerde gebruikers eenvoudig door het systeem navigeren.
Met de geïntegreerde kas- en bankfunctionaliteit kunt u verschillende bankafschrifttransacties in één stap verwerken en afstemmen. Support Desk
Migratiepakketten
SAP Business One’s Data Transfer workbench voor gegevensoverdracht is een migratietool die de implementatie van het systeem een stuk eenvoudiger maakt. Met deze tool kunt u stamen transactionele gegevens uit bestaande systemen eenvoudig overzetten in SAP Business One. De tool biedt vooraf gedefinieerde sjablonen voor gegevensbestanden die de voorbereiding van dataoverdracht vereenvoudigt. Als uw bedrijf zeer snel groeit, kunt u later ook een migratie naar SAP™ Business Suite overwegen. U heeft dan de beschikking over nog meer functionaliteiten waarmee u in een gelaagde organisatiestructuur bedrijfsprocessen op elkaar afstemt en met elkaar laat samenwerken, bijvoorbeeld tussen moederbedrijf en partners.
Via de Support Desk van SAP Business One heeft u direct toegang tot het extranet van de SAP Service Marketplace. Daardoor kunt u snel instellingen configureren en offline serviceberichten verzenden naar de SAP Service Marketplace, met bijlagen tot maximaal 4 MB. SAP EarlyWatch Alert
Met de SAP EarlyWatch® Alert-service ziet u de prestaties van uw systeem en doorziet u problemen nog voordat deze optreden. De gegevens worden verzameld uit het SAP Business Onesoftwaresysteem en voor analyse geëxporteerd naar SAP-experts. U heeft eenvoudig toegang tot de analyseresultaten via de SAP Service Marketplace. Maar u kunt er ook voor kiezen om de analyserapporten via e-mail te ontvangen.
Business Configuration Sets
Business Configuration Sets worden doorgaans gebruikt om het aanpassingsproces te vereenvoudigen. Wanneer deze ook door partners worden gebruikt, is het nog eenvoudiger om aangepaste oplossingen te maken en te onderhouden. Zo kunnen instellingen voor een bepaalde functie of een volledig bedrijfsproces gemakkelijk worden hergebruikt en overgenomen. Payment Engine
Met de ‘Payment Engine’ van SAP Business One maakt u de bestandsindelingen die nodig zijn om elektronische betalingen te verwerken. U heeft toegang tot vooraf gedefinieerde bestandsindelingen voor: • Bankoverboekingen • Automatische incasso • Bankbestanden voor wisseldocumenten • Geïmporteerde bankafschriften • Elektronische cheques voor bepaalde landen
14
Vaste activa
SAP Business One bevat naast het grootboek voor de financiële boekhouding ook grootboeken voor activa beheer. Dankzij deze tool kunt u vaste activa beheren en bewaken. SAP Business One biedt ondersteuning voor belangrijke processen als: acquisitie, creditnota’s, buitengebruikstelling en overdracht. Het softwaresysteem berekent de geplande afschrijving op basis van de acquisitiekosten, productie en levensduur. Ook worden de noodzakelijke posten in het grootboek doorgevoerd. De stamgegevens bieden een jaaroverzicht van de waardeontwikkeling. Bovendien kan op basis van prognoses de toekomstige afschrijving worden gesimuleerd. Als belangrijke aanvulling op de balans bevat de activahistorie alle veranderingen in de activaportefeuille (transacties) in een boekjaar. U kunt historische gegevens en beginwaarden van een boekjaar opvragen met de functie voor gegevensimport (beschikbaar in België, Canada, Duitsland, Finland, Frankrijk, Groot-Brittannië, Ierland, Nederland, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Zweden en Zwitserland).
Intrastat
Intrastat (intra-European-Union-trade statistics) is een uitgebreid statistisch systeem voor het bewaken van de goederenstroom tussen lidstaten van de Europese Unie. Met de Intrastat-add-on kunt u op basis van SAP Business One-gegevens landspecifieke bestanden maken voor declaratie aan het Centraal Bureau voor de Statistiek.
dochterondernemingen die SAP Business One gebruiken zowel het benodigde configuratiepakket als de bijbehorende mogelijkheden en toewijzing voor gegevenstoegang.
SAP Business Suite-integratie
Door de open architectuur van SAP Business One kan de toepassing worden geïntegreerd met SAP Business Suite en software van andere leveranciers. Dochterondernemingen, partners en leveranciers kunnen eenvoudig via het SAP NetWeaver®-platform integreren in SAP Business Suiteomgeving. Hierdoor kunt u gebruikmaken van alle SAP Business Suite-toepassingen. Dankzij het SAP NetWeaver-platform kunnen bedrijven meer waarde halen uit bestaande ITinvesteringen. En ze kunnen, indien nodig, een servicegerichte ondernemingsstructuur implementeren. SAP NetWeaver is de optimale methode om alle systemen met SAP-technologie of software van andere leveranciers te integreren in één platform. Integratiescenario’s voor groepen SAP-toepassingen SAP Business One is de ideale toepassing voor filialen of dochterondernemingen van multinationals. Dankzij een integratiepakket kan SAP Business Suite-software die op het hoofdkantoor wordt gebruikt, moeiteloos worden gekoppeld aan de extern geïnstalleerde software bij internationale bedrijflocaties. Het resultaat is een naadloos geïntegreerde softwareomgeving op basis van SAP Business Information Warehouse-functionaliteit en SAP NetWeaver-technologie, inclusief het SAP NetWeaver Portal-component. Gegevensconsolidatie met SAP Business Warehouse
Managers van multinationals willen een geïntegreerd informatiesysteem. Daarmee kunnen ze immers gegevens uit verschillende productiesystemen inzien om op basis daarvan de beste beslissingen te nemen. SAP Business One is reeds voor dit doel geconfigureerd. Daarnaast kunt u met SAP Business One specifieke rapportagegegevens filteren. SAP biedt internationale
Afbeelding 3: In SAP® Business One wordt de gehele organisatie als één object beschouwd, ongeacht de locatie van het kantoor SAP NetWeaver Portal
Met het SAP NetWeaver Portal kunnen bedrijven hun SAP Business One integreren met SAP Business Suite, met externe gegevensbronnen en met andere softwareoplossingen. Via deze portal ontstaat dus een centraal toegangspunt voor alle gedeelde bedrijfsactiviteiten waar informatie beschikbaar is voor medewerkers, partners en klanten overal ter wereld. In die opzet heeft u de beschikking over de volgende functies: • Centrale toegang tot informatie, ongeacht locatie van de gegevensbron (intranet of internet) • Integratie van bedrijfsoverkoepelende processen • Transparante, uniforme toegang tot oplossingen waarmee samenwerking binnen het bedrijf en tussen bedrijven mogelijk is • Hoogwaardige interactietechnologie, zoals intelligent aanbieden van content, gebruiksvriendelijke bediening met de muis en de tijdbesparende Drag&Relate functie
15
Gedefinieerde gebruikersrollen
SERVER
In de dagelijkse praktijk werken internationale dochterondernemingen meestal met de standaardinterface van SAP Business One in plaats van de SAP NetWeaver Portalinterface. Gebruik van het SAP NetWeaver Portal heeft echter het grote voordeel van locatieonafhankelijkheid, terwijl het, via een webbrowser, gewoon toegang biedt tot de normale SAP Business One-omgeving. Daarvoor zijn een paar extra voorzieningen nodig: • Een beginscherm voor de weergave van belangrijke cijfers, prestatie-indicatoren of waarschuwingsberichten. • Functies voor het weergeven van gedetailleerde gegevens en voor het inschakelen van de Drag&Relate functie. (Daarmee kunt u objecten van een rapport of waarschuwing slepen naar componenten in iPanel. Zo ontstaat er direct de mogelijkheid om aanvullende informatie op te roepen of organisatieoverstijgende processen op te starten. • Gegevens, met name van de financiële administratie en de verkoopafdeling.
Besturingssysteem
2003 SP1
• Microsoft Windows Server 2003 SP1 Standard/ Enterprise 32-bits
CPU
• MS SQL Server – 1x Intel Pentium III • IBM DB2 Universal Database Express Edition – 1x Intel Pentium IV
RAM
• MS SQL Server – 1 GB • IBM DB2 Universal Database Express Edition – 1 GB
Vrije schijfruimte
• MS SQL Server – systeempartitie 0,5 GB/ gegevenspartitie 2 GB
• IBM DB2 Universal Database Express Edition – systeempartitie 0,5 GB/gegevenspartitie 2 GB
DVD-ROM-station
24x of sneller
Beeldscherm
640 x 480 met 256 kleuren of meer
Database
• Microsoft SQL Server 2000 SP4 Standard of Enterprise Edition
• Microsoft SQL Server 2005 Standard of Enterprise Edition (alleen met het
Systeemvereisten
Door de minimale systeemvereisten voor SAP Business One zijn de totale eigendomskosten beperkt, terwijl beheer en onderhoud eenvoudig blijft.
• Microsoft Windows Small Business Server
besturingssysteem Windows 2003 Server)
• IBM DB2 Universal Database 8.2.2 FP5 Express Edition
Software
• Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 of hoger • Microsoft Data Access Components 2.6 (MDAC) of hoger
• Alleen voor IBM DB2 UDB – Microsoft.NET SDK
WERKSTATION Besturingssysteem Microsoft Windows XP Professional SP2 32-bits CPU
1x Intel Pentium
RAM
128 MB + 60–80 MB per extra add-on op het werkstation
Vrije schijfruimte
500 MB
CD-ROM-station
24x of sneller
Beeldscherm
800 x 600 met 24-bits kleuren of meer
Software
• Microsoft IE 6.0 SP1 • MDAC 2.6 of hoger
Minimale hardware- en softwarevereisten voor SAP Business One
16
SAP BUSINESS ONE: DE JUISTE TOEPASSING VOOR UW BEDRIJF Met SAP Business One houdt u grip op de toekomst van uw bedrijf. Het is een betaalbare, geïntegreerde bedrijfsoplossing die speciaal ontworpen is voor organisaties als die van u. Met SAP Business One neemt ú de beslissingen. U kunt de software naar uw wens aanpassen. U heeft eenvoudig toegang tot de detailgegevens en antwoorden waardoor u uw bedrijf kunt runnen zoals u dat wilt. SAP Business One is ontwikkeld door de grootste aanbieder van bedrijfsoplossingen ter wereld. Elke SAPoplossing is gebouwd op basis van meer dan 30 jaar ervaring met meer dan 12 miljoen gebruikers wereldwijd. Ga voor meer informatie naar www.sap.nl/businessone.
17
BIJLAGE: FUNCTIEDETAILS
Financieel
Boekhouding - SAP Business One biedt een landspecifiek sjabloon voor rekeningoverzichten die u kunt aanpassen aan de vereisten van uw bedrijf. Dit sjabloon kan ook worden gebruikt om afzonderlijke rekeningoverzichten met maximaal tien segmenten te definiëren. Journaalposten - hiermee kunt u nieuwe journaalposten maken en zoekopdrachten naar bestaande journaalposten uitvoeren. (Opmerking: de meeste journaalposten worden automatisch geboekt vanuit de modules Verkoop, Inkoop en Betalingen.) U kunt ook een transactie automatisch toewijzen aan een project of profitcenter. Concept journaalposten - u kunt meerdere handmatige concept journaalposten opslaan in een batch en deze gelijktijdig verwerken. Op deze manier kunnen de posten worden geverifieerd en gecorrigeerd, voordat ze in het grootboek worden ingevoerd. Boekingssjablonen - hiermee definieert u toewijzingsmodellen voor grootboekrekeningen. Met deze toepassing bespaart u tijd en u voorkomt mogelijke fouten tijdens het handmatig doorboeken van journaalposten. Terugkerende posten - alle gebruikers kunnen hiermee hun eigen posten definiëren die periodiek terugkeren in de boekhouding. Ook kunt u zelf de frequentie van elke terugkerende post aangeven. (In dit geval ontvangt de gebruiker automatisch meldingen voor het invoeren van deze posten.) Gestorneerde Transacties - hiermee boekt u journaalposten automatisch terug. Het terugboeken van posten gebeurt standaard op de eerste dag van de volgende kalendermaand, maar u kunt ook per post een andere terugboekdatum opgeven. Koersverschillen - hiermee evalueert u periodiek uw openstaande posten in vreemde valuta, zodat u tijdig de verschillen ziet en om vervolgens de juiste correctietransactie te kiezen. Financiële rapportsjablonen - hiermee genereert u snel, eenvoudig en voor elk doel een willekeurig aantal financiële rapportsjablonen, bijvoorbeeld voor aanvullende winst- en verliesrekeningrapporten.
18
Budgetten - hiermee kunnen gebruikers budgetten vaststellen en beheren. U kunt methoden voor budgettoewijzing configureren, budgetcijfers definiëren in willekeurige valuta (lokaal, buitenlandse of beide) en een overzichtsrapport met geplande en werkelijke cijfers weergeven. Ook kunt u een online melding definiëren die waarschuwt wanneer een transactie een maandelijkse of jaarlijkse budgetlimiet overschrijdt. Profitcenter definiëren - hiermee definieert u verschillende profitcenters of afdelingen en u wijst hen in het rekeningschema de bijbehorende omzet- en kostenrekeningen toe. Verdelingsregels definiëren - op basis van gedefinieerde kosten en ervaring stelt u verschillende verdelingsregels vast om bedrijfsactiviteiten te kenmerken. Vervolgens kan een omzetof kostenrekening worden toegewezen aan de bijbehorende verdelingsregel. Tabel met profitcenters en verdelingsregels - hiermee toont u de profitcenters en verdelingsregels in tabelvorm. Alle cijfers worden duidelijk weergegeven en kunnen desgewenst worden aangepast. U kunt hier ook aanvullende profitcenters en verdelingsregels definiëren. Zodra alle kostenfactoren zijn vastgesteld, worden deze bij elke transactie automatisch toegewezen aan de afzonderlijke kostenplaatsen, zodat u snel toegang heeft tot gedetailleerde kostengegevens. Profitcenterrapport - deze winst- en verliesrekening is gebaseerd op directe en indirecte opbrengsten en kosten, zoals gedefinieerd in de toewijzingsregels. Elk profitcenter kan beschikken over dit rapport. U kunt kiezen tussen jaar- en maandweergaven waarbij u de resultaten met de cijfers van de vorige periode kunt vergelijken. Opportunities
In deze module kunnen gebruikers alle gegevens over verkoopkansen vastleggen, van het eerste telefoongesprek tot de succesvolle afsluiting van een transactie. U kunt verschillende details over de verkoopkans invoeren, zoals: bron, potentieel, verwachte sluitdatum, concurrenten en activiteiten. Zodra de eerste relevante offerte is gemaakt, kunt u deze aan de kans koppelen, zodat deze later eenvoudig is te traceren en analyseren.
Verkoop: debiteuren
Offerte - de module voor verkoopoffertes biedt uw verkoopmedewerkers flexibele functies voor het maken van offertes. SAP Business One ondersteunt diverse functies waardoor gebruikers subtotalen van vorige lijnen kunnen maken. Het hoofdgedeelte van het document biedt ruimte voor vrije tekst en gebruikers kunnen aanbevolen alternatieve artikelen weergeven. Ook kunt u standaardopmerkingen opslaan om deze later te gebruiken. En u kunt elk document voorzien van een kop- en voettekst. Voor elke offerte kan de brutowinst worden berekend. Ook kunt u de laatst aangeboden verkoopprijzen voor een klant eenvoudig weergegeven. Zodra een offerte is gemaakt, is deze eenvoudig te exporteren naar Microsoft Word. Order - als verkoopmedewerker kunt u verkooporders eenvoudig invoeren. U heeft met deze functie immers een volledig beeld van de voorraadpositie van elk artikel in meerdere magazijnlocaties. Wanneer er een tekort is, bepaalt u zelf of er uit een lijst met alternatieve artikelen wordt gekozen, of het artikel wordt nageleverd of dat gedeeltelijke levering van het artikel is toegestaan. U kunt orders met verschillende leveringsdata en verzendadressen voor elk regelartikel maken. Ook kunt u voor een verkooporder automatisch inkooporders maken die direct naar de leverancier worden verzonden. Verkooporders kunnen ook (semi-) automatisch worden aangemaakt op basis van uitstaande offertes. Levering - met deze functie kan uw verzendafdeling de benodigde verpakkingsdocumentatie genereren voor alle goederen die naar een klant worden verzonden. Met het ingebouwde verpakkingsproces wijst u tijdens het leveringsproces eenvoudig artikelen toe aan verschillende pakketten. Het leveringsnummer is eenvoudig op te slaan voor tracering en de verzendstatus is snel opgevraagd. Ook worden magazijnaantallen automatisch bijgewerkt zodra een levering is voltooid.
Verkoopfactuur - met deze functie wordt, op basis van de levering, de klant gefactureerd. Tevens worden automatisch de bijbehorende journaalposten gemaakt. Deze gegevens kunnen worden gebruikt bij de verwerking van toekomstige betalingen van de klant. Debiteuren: factuur en betaling - hiermee maakt u in één stap en met hetzelfde document een factuur en betalingsbewijs. Verkoop: creditnota - tijdens het maken van een creditnota voor een klant, bijvoorbeeld voor geretourneerde handelswaar, importeert u eenvoudig de benodigde gegevens van de oorspronkelijke factuur of van een ander verkoopdocument. Document afdrukken - hiermee drukt u in- en verkoopdocumenten af op basis van de periode, het documentnummer of het documenttype. Wizard Automatisch overzicht - met deze wizard kunt u alle bestaande verkoopdocumenten voor een bepaalde klant samenvoegen in één factuur. De wizard is vooral handig wanneer u bijvoorbeeld per maand een groot aantal orders en leveringsbonnen maakt, maar aan het eind van de maand de klant één overzichtsfactuur wilt bieden. Documentconcepten - hiermee kunnen gebruikers alle documenten die als concepten zijn opgeslagen, afdrukken, bewerken en beheren. Wizard Aanmaning - met deze krachtige wizard kunt u per klant meerdere aanmaningen afhandelen en een aanmaningshistorie bijhouden. De wizard kan periodiek, bijvoorbeeld elke week of maand, worden uitgevoerd om alle uitstaande klantfacturen te controleren. Op vooraf gedefinieerde data kunt u een reeks aanmaningen op verschillende niveaus verzenden. Ook kunt u de berekeningsmethode voor rente en aanmaningskosten bepalen.
Retouren - met het retourdocument kunnen gebruikers eenvoudig retouren zonder credit of retouren voor reparatie afhandelen.
19
BIJLAGE: FUNCTIEDETAILS
Inkoop
Inkooporder - hiermee kunnen gebruikers materiaal of services van leveranciers bestellen. Na de bestelling wordt het beschikbare aantal artikelen bijgewerkt en de magazijnbeheerder op de hoogte gebracht van de verwachte leverdatum. Wanneer artikelen bijvoorbeeld naar meerdere magazijnen moeten worden verzonden, kunt u de inkooporder opsplitsen. Deze splitsing of revisie is vereist om voor elke verzending verschillende pak- en leveringsbonnen te kunnen maken. Elke regel in een inkooporder of crediteurenboekstuk kan naar een andere magazijnlocatie worden verzonden. Goederenontvangst inkooporder - met deze functie kunnen gebruikers een levering ontvangen op één magazijnlocatie of leveringen toewijzen aan meerdere magazijnen. De ontvangst van de goederen kunnen worden gekoppeld aan een inkooporder en gebruikers kunnen het aantal bestelde artikelen aanpassen door het werkelijke ontvangen aantal. Retourgoederen - met het document voor retourgoederen kunt u leveranciersretouren zonder credit of retouren voor reparatie afhandelen. Inkoop factuur - met deze functie legt u de inkoop factuurgegevens vast en worden ook journaalposten gemaakt. Deze gegevens kunnen worden gebruikt bij de verwerking van toekomstige betalingen aan de leverancier. Inkoop creditnota - met deze functie maakt u voor de leverancier een creditnota voor geretourneerde handelswaar. De vereiste gegevens kunnen eenvoudig worden geïmporteerd uit de oorspronkelijke factuur, net als bij andere in- of verkoopdocumenten. Leveringskosten - hiermee kunt u de inkoopprijs van geïmporteerde handelswaar berekenen. De verschillende kostenelementen voor bijvoorbeeld vracht, verzekering en douane, kunt u toewijzen aan de FOB-kosten van elk artikel. Daardoor wordt de werkelijke magazijnwaarde bijgewerkt.
20
Documentconcepten - hiermee kunnen gebruikers alle inkoopdocumenten die als concepten zijn opgeslagen afdrukken, bewerken en beheren. Document afdrukken - met deze functie kunnen gebruikers in- en verkoopdocumenten afdrukken op basis van de periode, het documentnummer of het documenttype. Zakenpartners
In deze module voor het beheer van zakenpartners kunt u alle kritieke informatie over prospects, klanten en leveranciers invoeren. Denk hierbij aan adressen, voorkeuren, verkoopmedewerkers en kredietvoorwaarden. Per zakenpartner kunt u een onbeperkt aantal contactpersonen definiëren, samen met hun telefoonnummers, e-mailadressen en andere belangrijke gegevens. U kunt in deze module ook de contactpersonen e-mailberichten versturen. Gebruikers kunnen alle relevante gegevens bekijken, zoals verkooprapporten voor klanten en details over saldi. In SAP Business One kunt u gewenste informatie vinden op basis van zoekparameters, zoals: ‘begint met’, ‘bevat’ en ‘groter dan’. Activiteiten - hiermee houdt u interacties met klanten bij, zoals telefoongesprekken, vergaderingen en vervolgtaken. U kunt ook speciale opmerkingen en bijlagen aan activiteiten toevoegen en vervolgacties plannen. Agenda - SAP Business One bevat een agendafunctie met een grafische weergave van activiteiten van een of meerdere gebruikers. De agenda beschikt ook over functies voor het plannen en wijzigen van activiteiten. De agenda kan zo worden geconfigureerd dat alleen de opgegeven activiteiten en gebruikers worden weergegeven. U kunt de activiteiten in een weergave naar keuze bekijken, bijvoorbeeld voor een dag, maand, werkweek, volledige week of voor een team.
Betalingen
Inkomende betalingen - hiermee legt u alle inkomende betalingen vast, zoals met cheques, creditcardbetalingen, contante betalingen en bankoverboekingen. U kunt de betalingen toewijzen aan openstaande facturen om zo het proces voor betalingsontvangst te vereenvoudigen. Wanneer een gebruiker een betaling aanmaakt, wordt het grootboek automatisch bijgewerkt. Chequefonds - hiermee kunnen gebruikers alle chequegegevens beheren en afzonderlijke cheques goedkeuren of annuleren. Creditcardbeheer - hiermee beheert u eenvoudig alle creditcardgegevens en kunt u creditcarddocumenten goedkeuren of annuleren. Stortingen- met deze functie kunnen gebruikers contante betalingen, creditcardbetalingen en stortingen vastleggen. Er wordt een lijst met cheques weergegeven waarin gebruikers de cheque kunnen kiezen die gestort moet worden. En afhankelijk van de overeenkomst met de creditcardmaatschappij, kunnen creditcardbetalingen automatisch worden gestort. Uitgaande betalingen - met deze functie definieert u betalingen aan leveranciers. U kunt betalingen toewijzen aan openstaande leverancierfacturen en automatische uitgifte van cheques aan leveranciers koppelen. Wizard Betaling - deze wizard biedt een tijdbesparende manier om betalingsbatches voor elektronische bankoverboekingen of uitgaande cheques te maken. De leveranciers die betaald moeten worden, selecteert u aan de hand van een aantal door uzelf gedefinieerde criteria, zoals de vervaldatum van de factuur of van de kortingsvoorwaarden. De betalingsbatch die vervolgens wordt gemaakt, kan in rapportvorm worden bekeken. U kunt de batch opslaan als een aanbeveling of laten uitvoeren zodra deze is aangemaakt. Cheques ongeldig maken - hiermee kunt u een volledige betaling terugboeken en herstarten met de juiste gegevens. Dit is een handige functie wanneer tijdens een betalingsverwerking onvoorziene problemen optreden. Denk bijvoorbeeld aan een printerstoring, waardoor de vastgelegde gegevens verschillen van de informatie die daadwerkelijk op de cheques staat afgedrukt.
Bankafschriften en -afstemming - met SAP Business One stemt u transacties geheel automatisch af. U kunt onder meer credit- en debettransacties met elkaar afstemmen om grootboekrekeningen te controleren of het kasboeksaldo te vergelijken met het saldo op de bankafschriften. Wizard Afstemming - zodra u de afstemmingsparameters heeft gedefinieerd, berekent u met deze wizard automatisch de juiste bankafstemming. Magazijnbeheer
Met de functies voor magazijnbeheer beheert u stamgegevens van artikelen en onderhoudt u serienummers, batchnummers en prijslijsten. Ook kunt u in deze module alternatieve artikelen definiëren, voorraadaantallen corrigeren, voorraadbeheerkosten herwaarderen op basis van actuele marktwaarden, cyclustellingen uitvoeren en picklijsten voor openstaande verkooporders aanmaken. Artikeldefinitie - hiermee definieert u welke artikelen onder verkoop, productie, inkoop of onder ‘overig’ vallen (bijvoorbeeld voor arbeid, reizen of vaste activa). Met deze functie beheert u de standaardinformatie over een artikel, zoals leverancier, maateenheid voor in- en verkoop en de BTW-status. Omdat voorraadartikelen in meerdere magazijnen kunnen worden opgeslagen, beheert u met deze functie ook de kosten voor elk artikel in elk magazijn. SAP Business One ondersteunt bovendien verschillende methoden voor voorraadwaardering per artikel. De methoden die worden ondersteund zijn: Standaard kostprijs, Voortschrijdend Gemiddelde en FIFO (first in, first out). De artikeldefinitie bevat ook planninggegevens. Naast de vaststelling van de verwervingsmethode, bijvoorbeeld ‘maken’ of ‘kopen’, definieert u ook de koopfrequentie van een artikel. Dat kan bijvoorbeeld maandelijks, wekelijks of dagelijks zijn. Ook kunt u de partijgrootte, het minimum orderaantal en de gemiddelde doorlooptijd definiëren. Serienummers - hiermee genereert u automatisch serienummers op basis van vooraf gedefinieerde profielen. U kunt de serienummers voor een artikel ook handmatig aanmaken. Deze kunt u bij de voorraaduitgifte of bij elke transactie toewijzen.
21
BIJLAGE: FUNCTIEDETAILS
Batches - hiermee wijst u batches toe aan producten en classificeert u deze op basis van tijdslimiet of een ander vrij te definiëren kenmerk. De productbatches kunt u vervolgens koppelen aan verkooporders, leveringsbonnen en voorraadverplaatsingen. Voor batchcontrole is een afzonderlijk batchrapport beschikbaar. Vervangende artikelen - hiermee maakt u een lijst met artikelen aan die als alternatieven aan de klant kunnen worden voorgesteld als het gewenste artikel niet beschikbaar is. U kunt de vervangingsartikelen indelen op basis van de overeenkomsten in artikeldefinitie, prijs en aantal. Catalogusnummering zakenpartners - hiermee kunnen gebruikers een verwijzingstabel weergeven met daarin zowel de onderdeelnummers van leveranciers als die van magazijnen. Daardoor kunt u bijvoorbeeld in inkoopdocumenten de onderdeelnummers van leveranciers gebruiken in plaats van de onderdeelnummers voor uw magazijn. Bijwerkmethode voorraad - in verschillende situaties of marktomstandigheden moet u mogelijk de waarderingsmethode voor uw voorraad wijzigen. Dankzij het rapport voor de bijwerkmethode van voorraad zijn de bewuste artikelen eenvoudig te selecteren en de waarderingsmethode ervan aan te passen. Goederenontvangst en goederenuitgifte - met deze twee functies kunnen gebruikers goederenontvangsten en uitgiften vastleggen die niet direct zijn gerelateerd aan een in- of verkoopdocument. Voorraadoverdracht - hiermee kunnen gebruikers voorraad van de ene magazijnlocatie naar het andere verplaatsen.
Herwaardering materiaal - hiermee kunnen gebruikers bestaande voorraadprijzen wijzigen. Deze wijziging is nodig als de huidige prijs van het materiaal niet overeenkomt met de werkelijke marktprijs. In dat geval wordt de prijs gecorrigeerd en wordt de herwaardering doorgevoerd. Prijslijst - hiermee definieert u een willekeurig aantal prijslijsten en koppelt u deze aan klanten of leveranciers. Dynamische koppelingen tussen prijslijsten, zodat de deze automatisch worden bijgewerkt wanneer de primaire prijslijst verandert, zijn snel en eenvoudig te maken. Speciale prijzen - hiermee kunt u speciale prijzen definiëren voor afzonderlijke klanten of leveranciers. U kunt ook kwantumprijzen vastleggen die gekoppeld zijn aan het orderaantal. Daarnaast kunt u voor elke prijslijst een geldigheidsperiode definiëren die automatisch wordt aangepast wanneer de gegevens veranderen. Bovendien kunt u op basis van verschillende betalingsvoorwaarden kortingen bepalen. Pick- en verpakkingsbeheer - met deze functie kunnen gebruikers het pick- en verpakkingsproces beheren binnen drie wachtrijen. Wanneer een verkooporder wordt ingevoerd, wordt deze in de wachtrij ‘open’ weergegeven. De aantallen kunt u markeren als geheel of gedeeltelijk vrij te geven voor picken. In de wachtrij ‘vrijgegeven’ ziet u alle orders die zijn vrijgegeven voor picken, met de markering voor geheel gepickt of gedeeltelijk gepickt. Zowel in de wachtrij ‘open’als ‘vrijgegeven’ kunnen gebruikers automatisch picklijsten maken per order of orderbereik. De wachtrij ‘gepickt’ bevat orders die kunnen worden geselecteerd voor het verpakkingsproces. De functie voor pick- en verpakkingsbeheer biedt een groot aantal sorteer- en flexibiliteitopties voor uw pick- en verpakkingsprocessen. Productie
Voorraad-/opslagboeking - hiermee voert u beginsaldi voor voorraadartikelen in en werkt u magazijngegevens in het softwaresysteem bij. Cyclustelling - met deze functie kunnen gebruikers aangeven wanneer elk artikel in voorraad moet worden geteld. Het systeem geeft automatisch waarschuwingen en rapporten om te voorkomen dat artikelen door verschil aan prioriteitenniveaus minder vaak worden geteld dan nodig.
22
Stuklijst definiëren - met deze functie kunt u gebruikers een stuklijst met meerdere niveaus definiëren. Dat doet u door een eindproduct te specificeren op grond van alle ruwe materialen die vereist zijn om dit product te fabriceren, de exacte aantallenspecificaties en de benodigde magazijnen.
Productieorder - hiermee kunnen gebruikers drie typen productieorders aanmaken: een standaardorder (gemaakt op basis van een bestaande stuklijst), een speciale order (niet op basis van een stuklijst) en een demontageorder (om eindproducten te laten demonteren en in onderdelen terug te brengen naar het magazijn). U kunt productieorders maken met de status ‘gepland’ voor de artikelen die pas later worden vrijgegeven aan de werkvloer. Onderdelen die aan een eindproduct zijn toegewezen, kunnen handmatig of met de blackflush-methode worden uitgegeven naar de productieorder. U kunt ook onderdelen vervangen of toevoegen. Met deze functie kunt u ook productieorders gedeeltelijk voltooien. Dat maakt een flexibel beheer van uw werkorders mogelijk. De gebruikers kunnen verder de geplande aantallen vergelijken met de voltooide en afgewezen aantallen en ze kunnen deze controleren op vervaldatum van de order. Een productieorder kan ook verwijzingen naar verkooporders voor een klant bevatten. Hierdoor kunnen gebruikers de status van de onderhanden artikelen controleren. Uitgifte naar productie - met deze functie geven gebruikers ruwe materialen uit voor specifieke productieorders. Ontvangst uit productie - met deze functie kunnen gebruikers voltooide productieorders ontvangen in het magazijn voor eindproducten. Materiaal Planning (MRP)
SAP Business One biedt een eenvoudig doch krachtig planningsysteem waarmee productieplanners of inkopers artikelen voor productie of inkoop plannen en beheren, op basis van een groot aantal criteria. Prognoses definiëren - hiermee voorspelt u de marktvraag op basis van prognoses, in plaats van enkel te vertrouwen op ontvangen orders. Dankzij de prognoseberekeningen kunt u ook de materiaalplanning aanpassen aan de voorspelde toekomstige vraag naar het product. Deze vraagprognoses kunt u toepassen als een extra vereiste in het rapport. Wizard Planning - met deze wizard kunnen gebruikers in vijf eenvoudige stappen planningscenario’s maken. U kunt de planning per week of per dag weergeven. Ook kunt de werkdagen waarop niet wordt gewerkt uitsluiten van de productie- en inkoopplanning. U kunt scenario’s zowel voor een
reeks artikelen uitvoeren als voor artikelgroepen. U selecteert zelf de gewenste criteria in het scenario. Bijvoorbeeld: bestaande voorraadniveaus, openstaande inkooporders, verkooporders, werkorders, voorraad waarvan het minimale niveau is bereikt en vooraf gedefinieerde verkoopprognoses. Zodra een scenario is uitgevoerd, geeft een rapport de aanbeveling om artikelen te ‘maken’ of te ‘kopen’. Er zijn ook talloze detailopties beschikbaar waarmee planners de berekeningen voor de nettovereisten en de documenten voor de werkelijke brutovereisten kunnen bekijken. Verder kunt u vertrouwen op uitzonderingswaarschuwingen en visuele meldingen, zodat u precies weet welke orders wanneer moeten worden verzonden. Indien u een planningscenario als een simulatie opslaat, wordt er ook een reeks ‘What if...scenario’s uitgevoerd. Dit heeft echter geen invloed op het aanbevelingsrapport. Orderaanbevelingsrapport - aan de hand van dit rapport kunnen planners automatisch aanbevolen productieorders en inkooporders selecteren die automatisch moeten worden aangemaakt. Als u de levering van een artikel moet uitbesteden, kunt u een productieorder eenvoudig converteren naar een inkooporder. Inkooporders voor dezelfde leverancier kunnen desgewenst worden samengevoegd tot één order. Zo wordt het inkoopproces gestroomlijnd. Service
De module voor servicebeheer biedt uw serviceafdelingen ondersteuning bij serviceactiviteiten, contractbeheer en serviceplanning. Verder helpt de module interacties met klanten bij te houden, klanten te ondersteunen en verkoopkansen te beheren. Serviceoproep - hiermee beheert u vragen van klanten, volgt en beantwoordt u deze en kunt u problemen met artikelen oplossen. Zo kunt u de oproephistorie van een bepaald probleem bekijken en beheren. En u kunt verschillende statussen van oproepen bewaken, oproepen aan servicemedewerkers toewijzen of in de wacht zetten voor een team. Klantequipment kaart - met deze functie krijgen uw servicemedewerkers gedetailleerde informatie over de aan een klant verkocht artikel. U beschikt bijvoorbeeld over het serienummer van de fabrikant, het serienummer voor vervanging en de historie van serviceoproepen. Ook ziet u hier de servicecontracten die aan het artikel zijn toegewezen.
23
BIJLAGE: FUNCTIEDETAILS
Servicecontract - met deze functie maakt u een ondersteuningof garantiecontract voor artikelen of services die u aan een klant heeft verkocht. Het contract bevat de begin- en einddatum en specifieke voorwaarden, zoals gegarandeerde respons- of oplossingstijden. Vanuit elk contract kunt u de historie van serviceoproepen bekijken en alle artikelen onder het contract vallen. Oplossingendatabase - dit is uw bron van oplossingen voor verschillende problemen en situaties. Vanuit de oplossingendatabase kunt u in- en externe bronnen raadplegen vragen en oplossingen bekijken met betrekking tot uw bedrijfsproducten. Met deze tool stroomlijnt u dus uw serviceproces en verhoogt u de handelingssnelheid en prestaties van uw servicemedewerkers. Servicerapporten - met deze rapporten kunnen gebruikers de gegevens die gerelateerd zijn servicecontracten, klantequipment en serviceoproepen bekijken en analyseren. U kunt niet alleen de serviceaanvragen van afzonderlijke verkoopvertegenwoordigers en specifieke klantoproepen bekijken, maar u kunt met de rapporten ook de efficiëntie en prestaties evalueren. Personeel
Deze HR-module ondersteunt personeelsbeheer, zoals het beheer van werknemer- en contactgegevens.
incidenten worden gerapporteerd, kunt u deze direct in- en extern afstemmen. Dat bespaart u tijd bij het afsluiten van de boeken en het voorbereiden van de rapporten. De rapportmodule biedt de volgende functionaliteit: Boekhoudrapporten
• Saldi voor grootboekrekeningen en rekeningen van bedrijfspartners • Transactiejournaal. • Transactiejournaal per project. • BTW-rapport, met cumulatieve belastingafdrachten in overeenstemming met lokale juridische vereisten. • Rapporten met dateringanalyse, bijvoorbeeld lijsten met klantposten en leveranciersposten op basis van de vervaldatum. Zodra een gebruiker op een klantregel klikt, wordt een gedetailleerd rapport over die klant weergegeven. Dankzij de koppeling met Microsoft Word geeft u met één muisklik de rekeningsaldi van de klant en de status van de desbetreffende klantdebiteuren weer. Financiële rapporten
• • • •
Balans. Proefbalans. Winst- en verliesrekening. Cashflow. Dit rapport bevat een analyse van de cashflow van alle opbrengsten en kosten, inclusief cheques, creditcardbetalingen, terugkerende transacties en klantdebiteuren. Er zijn verschillende detailniveaus beschikbaar.
Werknemergegevens - dit is functie waarmee u belangrijke informatie over werknemers bijhoudt, zoals naam, functie, competenties en vaardigheden, afdeling, manager voor rapportage, aanwezigheidsinformatie, salaris, teamlidmaatschappen en adresgegevens. Deze gegevens kunnen gekoppeld worden aan de gebruikers van SAP Business One en zodoende ondersteunen bij het autorisatie proces.
Vergelijkende rapporten
Rapporten
Budgetrapporten
In deze module kunnen gebruikers rapporten maken en continu corrigeren. Deze module biedt u onder meer boekhoudrapporten, ondernemingsrapporten, voorraadrapportages, financiële rapporten en rapporten om strategische beslissingen te ondersteunen. De rapporten kunnen heel gemakkelijk naar Microsoft Excel worden geëxporteerd. Dankzij de eenvoudige navigatiefuncties selecteert u eenvoudig de gewenste gegevens uit de rapporten. Zo bespaart u waardevolle tijd. Wanneer er uitzonderlijke processen of
Met deze rapporten kunt u de budgetten vaststellen en beheren. U kunt methoden configureren om budgetten toe te wijzen. Ook kunt u budgetcijfers definiëren in een willekeurige valuta (lokaal, vreemd of beide) en een overzichtsrapport opmaken waarin de werkelijke cijfers worden vergeleken met de geplande cijfers. Verder kunt u automatische meldingen definiëren die gebruiker online waarschuwen als een transactie een maand of jaarbudgetlimiet overschrijdt.
24
Met elk rapport kunt u ook prestatievergelijkingen maken, bijvoorbeeld per maand, kwartaal, jaar of over een andere periode.
Rapporten over Verkoopkansen
• Verkoopkansen - hiermee kunt u een analyse uitvoeren van verkoopkansen vanuit drie perspectieven: de klant, het artikel en de verkoopmedewerker. U kunt deze uitgangspunten ook combineren en de gegevens visueel illustreren met grafieken. Een rapport kan op elk detailniveau worden weergegeven, van een algemeen niveau (bijvoorbeeld verkoopkansen per klantgroep) tot een zeer specifiek (verkoopkansen per klant). • Faseanalyse - dit rapport bevat een overzicht van de verkoopkansen in de verschillende fasen van de verkoopcyclus. • Opportunity pijplijn - dit rapport geeft u een dynamisch overzicht van alle verkoopstappen in de vorm van een trechterdiagram, van lead tot order. Als u met de muis op een stap klikt, krijgt u voor elk niveau een gedetailleerd rapport. Er zijn ook andere grafische functies beschikbaar om het verkoopproces te illustreren. Met deze functie kunt u bijvoorbeeld de 10 tot 30 belangrijkste verkoopkansen weergeven, voorzien van alle details, van invoering tot sluiting. Zo herkent u aan de hand van dit rapport snel en eenvoudig de trends en aankooppatronen. • Kansprognose - dit rapport helpt u bij het inschatten van open verkoopkansen op basis van de regio, de verkoper of de bedrijfspartner. • Kansprognose per periode - dit rapport bevat de verkoopkansen over een bepaalde periode, bijvoorbeeld over een maand, kwartaal of jaar. Met behulp van dit rapport kunt u trends identificeren, analyseren en daarop trefzekere marketing- en verkoopbeslissingen nemen. • Gewonnen kansen - dit rapport bevat een analyse van gerealiseerde verkoopkansen en de fasen waarin de deals zijn gesloten. • Verloren kansen - dit rapport bevat informatie over verloren verkoopkansen en de fase waarin elke kans tenietging. • Mijn open en gesloten kansen - dit rapport bevat de open en gesloten verkoopkansen voor een bepaalde gebruiker. • Leadverdeling per periode - dit rapport bevat informatie over de verdeling van open en gesloten verkoopkansen binnen de geselecteerde periode. Verkoop- en inkooprapporten
• Open documenten - dit rapport bevat een overzicht van alle open documenten in een gebied, zoals onbetaalde facturen, openstaande offertes en wachtende orders. Dankzij integratie met Microsoft Word kunnen gebruikers eenvoudig brieven voor de relevante klanten opmaken.
• Verkoopanalyse - hiermee kunnen gebruikers een verkoopanalyse uitvoeren vanuit de volgende drie perspectieven: de klant, het artikel en de verkoper. U kunt deze perspectieven ook combineren. Zo kunt u een aanvullend detailniveau maken, bijvoorbeeld op basis van artikelen die door een bepaalde verkoper zijn verkocht of artikelen die door een specifieke klant zijn gekocht. Het rapport biedt visuele onderbouwingen in de vorm van grafieken. U kunt het rapport op elk detailniveau weergeven; van een algemeen niveau (bijvoorbeeld verkopen per klantgroep) tot een zeer specifiek niveau (een factuur voor een bepaalde klant). • Inkoopanalyse - dit rapport is vergelijkbaar met het rapport voor verkoopanalyse. U kunt het gebruiken voor de analyse van inkooptrends binnen diverse artikelgroepen en over de perioden waarin deze zijn gekocht. Rapporten over zakenpartners
• Activiteitenoverzicht - dit rapport geeft u een overzicht van alle openstaande activiteiten op basis van de datum en met een verwijzing naar de huidige dag of week. Gebruikers kunnen huidige activiteiten voltooien en al voltooide activiteiten sluiten. • Inactieve klanten - dit rapport bevat een overzicht van alle inactieve klanten. • Aanmaningshistorie - dit rapport bevat de aanmaningshistorie per zakenpartner. Servicerapporten
• Serviceoproepen - dit rapport bevat alle in het systeem ingevoerde serviceoproepen die op een bepaalde datum of in een bepaald datumbereik zijn gemaakt, opgelost of afgesloten. Gebruikers kunnen zelf selecteren welke serviceoproepen weergegeven moeten worden. Bijvoorbeeld oproepen van een bepaalde wachtrij, voor een specifieke servicemedewerker, probleemtype, prioriteit, artikel of oproepstatus. U kunt ook alleen de achterstallige oproepen laten weergeven. • Serviceoproepen per wachtrij - dit rapport bevat alle wachtende serviceoproepen in een wachtrij. • Responstijd - dit rapport bevat de interacties tussen klant en serviceafdeling en de tijd die nodig was om op een serviceoproep te reageren. • Gemiddelde afsluittijd - dit rapport bevat een analyse van de tijd die gemiddeld nodig was om een incident of reeks incidenten af te sluiten.
25
BIJLAGE: FUNCTIEDETAILS
• Servicecontracten - dit rapport bevat alle servicecontracten voor een klant of reeks klanten op basis van het contracttype en de status. • Klantequipment - dit rapport bevat een overzicht van alle serienummers artikelen die al aan een klant of klantgroep zijn verkocht, inclusief bijbehorende serienummers. • Servicebewaking - aan de hand van dit dynamische en grafische rapport bewaakt u alle openstaande en achterstallige oproepen. Daarnaast geeft een geluidssignaal aan wanneer de tijdslimiet voor een openstaande of achterstallige oproep is bereikt. • Mijn serviceoproepen - met dit rapport kunnen servicemedewerkers de aan hen gerichte oproepen met verschillende statussen beheren en bewaken. • Mijn openstaande serviceoproepen - dit rapport bevat alle openstaande oproepen per servicemedewerker. • Mijn achterstallige serviceoproepen - dit rapport bevat alle achterstallige oproepen per servicemedewerker.
transactieboekingen is gebruikt. In dit rapport wordt tevens een gedetailleerd overzicht van alle artikelen of elk afzonderlijk artikel weergegeven. De tool beschikt overigens over een speciaal algoritme waarmee negatieve artikelvoorraden correct worden geïnterpreteerd. • Serienummertransacties - dit rapport bevat alle transacties van artikelen met een serienummer betrokken is. • Batchnummertransacties - dit rapport toont alle transacties van artikelen die aan batches zijn toegewezen. Productierapporten
• Openstaande werkorders - dit rapport bevat een overzicht van het onderhanden werk en biedt een weergave van de bijbehorende werkorders. • Stuklijsten - dit rapport biedt u een overzicht van alle productiestuklijsten op het aangegeven niveau en met verschillende detailniveaus. HR-rapporten
Voorraadbeheerrapporten
• Artikellijst - dit rapport geeft een compleet overzicht van alle artikelen inclusief magazijnpositie, barcode en artikelprijzen per prijslijst. • Laatste prijzen - dit rapport bevat een lijst met prijzen die een bepaalde klant het laatst zijn aangeboden. • Inactieve artikelen - dit rapport bevat een lijst met inactieve artikelen in een bepaalde periode. Met dit rapport kunt u magazijnkosten analyseren en verminderen. • Artikel opvragen - hiermee kunnen gebruikers artikeldetails opvragen. • Voorraadboekingen per artikel - dit rapport bevat alle voorraadboekingen per zakenpartner of artikel. • Voorraadstatus - dit rapport geeft de magazijnvoorraad per artikel, zowel in bestelde als beschikbare hoeveelheden. Als u op een artikelregel klikt, krijgt u direct een rapport met de openstaande verkooporders voor dat bewuste artikel. • Magazijnvoorraad - dit rapport bevat alle artikelen in voorraad per magazijn en het totaalaantal voor elk artikel. • Voorraadwaardering - met dit rapport kunt u uw voorraad (her)waarderen aan de hand van verschillende waarderingsmethoden, zoals FIFO (first in, first out), Standaardkosten, Voortschrijdend Gemiddelde, Inkoop Prijslijst en Laatste Inkoopprijs. De keuze van de methode is onafhankelijk van de werkelijke waarderingsmethode die voor
26
• Werknemerslijst - dit rapport bevat informatie over werknemers, zoals gegevens over de branche, afdeling, functie, positie, manager en persoonsgegevens. • Afwezigheidsrapport - dit rapport biedt een overzicht van de werkdagen waarop de gebruiker niet heeft gewerkt. • Telefoonboek - dit rapport bevat contactgegevens van alle medewerkers, zoals het telefoonnummer, toestelnummer, mobiele telefoonnummer en faxnummer. Overige rapportages
• Querygenerator - met deze tool maakt u in een eenvoudige taal databasequery’s en rapporten op. Voor het maken van een detail- of overzichtsrapport kunt u de gegevens in een willekeurig veld specificeren. Zodra er een query is gedefinieerd, kan deze voor toekomstig gebruik worden opgeslagen in de querybibliotheek. Bestaande query’s kunt u later verfijnen en aanpassen. • Wizard Query - deze tool is vergelijkbaar met de querygenerator met het verschil dat gebruikers query’s kunnen genereren met behulp van een wizard. Deze tool is zeer handig voor gebruikers die niet bekend zijn met SQLsyntaxis.
27
www.sap.nl/businessone
(07/07)
