Samenwerkingsovereenkomst voor de coördinatie van gemeentelijke taken ten aanzien van Proo Waar gaat het om? De overgang van het huidige externe toezicht op Stichting Proo naar de inrichting van intern toezicht leidt tot verschuiving van een aantal verantwoordelijkheden. Tegelijkertijd houden de gemeenten enkele bevoegdheden die vragen om nadere afstemming/coördinatie: -
-
Het toezicht houden op het openbare karakter van het door de stichting te verzorgen onderwijs. Benoeming leden raad van toezicht Stichting Proo. Instemming met wijziging statuten Stichting Proo. (Instemming met) ontbinding Stichting Proo. De zienswijzeprocedure bij afzonderlijke gemeenteraden op begroting, jaarrekening en accountantsverklaring en het voor de afzonderlijke gemeenten geldende deel van het jaarverslag. De zienswijzeprocedure bij de afzonderlijke gemeenteraden op het gehele jaarverslag, het strategisch beleidsplan en de meerjarenbegroting, als er bij de raad het vermoeden bestaat van ernstige taakverwaarlozing of functioneren in strijd met de wet.
Daarnaast zijn er bevoegdheden van gemeenteraden, die betrekking hebben op het openbaar onderwijs in de eigen gemeente, die geen voorwerp van coördinatie zijn. Deze laatstbedoelde taken blijven buiten het bestek van desamenwerkingsovereenkomst voor coördinatie. Mogelijkheden? In de verkenningen vooraf door de stuurgroep en door de leden van het algemeen bestuur van RNV/Epe/Heerde zijn verschillende opties voor coördinatie van bovengemeentelijke taken aan de orde geweest: - Via afzonderlijke gemeenten (informele coördinatie) - Via een samenwerkingsovereenkomst, via een door raden goedgekeurde set van afspraken en spelregels (lichte variant) - Via een Gemeenschappelijke Regeling (zware variant) In de huidige situatie hebben de gemeenteraden de bevoegdheden die om nadere afstemming vragen, overgedragen aan het algemeen bestuur RNV. De gesprekken in de achterliggende maanden in de stuurgroep Proo, het portefeuillehoudersoverleg Onderwijs, de klankbordgroep Prooen de gemeenteraden/-commissies gaven een voorkeur te zien in de richting van een relatief lichte structuur waarin voorzien zou kunnen worden door middel van een samenwerkingsovereenkomst. Immers, het gaat in essentie om een beperkt aantal taken dat elk op zich niet heel frequent uitgevoerd dient te worden. Dat hoeft niet via een zwaardere Gemeenschappelijke Regeling.
Voorstel voor een samenwerkingsovereenkomst Coördinatiepunt bovengemeentelijke taken Stichting Proo De besluitvorming inzake de invoering van een nieuw toezichtmodel voor de Stichting Proo maakt nadere afstemming tussen de betrokken gemeenten over de statutaire taken en verantwoordelijkheden gewenst. Daartoe wordt onderstaande samenwerkingsovereenkomst opgesteld, ten behoeve van de instelling van een Coördinatiepunt.
1
Deelnemende gemeenten De in deze samenwerkingsovereenkomst neergelegde afspraken zijn overeengekomen tussen de volgende gemeenten: 1. de gemeente Elburg 2. de gemeente Epe 3. de gemeente Ermelo 4. de gemeente Harderwijk 5. de gemeente Heerde 6. de gemeente Nunspeet 7. de gemeente Oldebroek 8. de gemeente Putten Tevens bevat dezesamenwerkingsovereenkomst afspraken met het bestuur van de Stichting Proo, die nodig zijn om de onderlinge afstemming tussen de betrokken gemeentenin deze daadwerkelijk mogelijk te maken.
De overwegingen De gemeenten die de verzorging van het openbaar primair onderwijs over hebben gedragen aan de Stichting Proo, delen in de statutaire verantwoordelijkheden die met deze overdracht zijn gemoeid en zijn qualitate qua partij in dezesamenwerkingsovereenkomst. Gemeenten hebben besloten om het toezichtmodel voor de Stichting Proo te wijzigen met ingang van 1 februari 2014. De statuten van de Stichting zijn hiertoe gewijzigd op(datum),na verkregen goedkeuring van het algemeen bestuur van Regio Noord-Veluwe. In dezesamenwerkingsovereenkomst maken de gemeenten afspraken over afstemming van de gemeenschappelijke taken die gemeenten hebben met het oog op Stichting Proo. De eigen gemeentelijke taken en bevoegdheden ten aanzien van het openbaar onderwijs, zoals het besluiten over de opheffing van een school, vallen buiten het bestek van dezesamenwerkingsovereenkomst.
De onderlinge afspraken tussen de betrokken gemeenten
Artikel 1. Begripsbepaling De raad De raden Het college Het Coördinatiepunt De vertegenwoordiger van de raad De stichting Het college van bestuur De Raad van Toezicht
de gemeenteraad de gemeenteraden van de gemeenten Elburg, Epe, Ermelo, Harderwijk, Heerde, Nunspeet, Oldebroek en Putten het college van burgemeester en wethouders het bovengemeentelijk coördinatiepunt het college- of raadslid dat is benoemd als vertegenwoordiger van de raad in het coördinatiepunt de Stichting Proo het bestuur van de Stichting Proo de interne toezichthouder van de Stichting Proo
2
Artikel 2 Mandaat 1. Ter vervulling van de wettelijke taak van de raden inzake het externe toezicht op de stichting, richten de raden een bovengemeentelijk Coördinatiepunt in. 2. De raden wijzen uit het collegeof de raad de vertegenwoordiger van de raad aan1. 3. De aanwijzing vindt plaats tijdens de eerste vergadering van de raad in de nieuwe samenstelling, na gehouden gemeenteraadsverkiezingen. 4. Het Coördinatiepunt coördineert en oefentde bevoegdheden van de raden uit als bedoeld in artikel 48 WPO en in de statuten van de stichting, op basis van mandaat van de raden. 5. In ieder geval gaat het omde volgende bevoegdheden van de raad: a. Het toezicht houden op het openbare karakter van het door de stichting te verzorgen onderwijs. b. Het benoemen van leden van de Raad van Toezicht van de stichting. c. Het instemmen met voorstellen tot wijzigen van de statuten. d. Het instemmen met voorstellen tot ontbinden van de stichting. 6. De bevoegdheden van de gemeenten die door de raden uitgeoefend blijven en waarvan de uitvoering wordt gecoördineerd door het coördinatiepunt: a. De coördinatie van de zienswijzeprocedures van de afzonderlijke gemeenten op de begroting, de jaarrekening en de accountantsverklaring en op het voor de afzonderlijke gemeenten geldende deel van het jaarverslag. b. De coördinatie van de zienswijzeprocedures van de afzonderlijke gemeenten op het gehele jaarverslag, het strategisch beleidsplan en de meerjarenbegroting, als er bij de raad het vermoeden bestaat van ernstige taakverwaarlozing of functioneren in strijd met de wet. c. De documenten die voor de zienswijzeprocedure onder a. of b. worden voorgelegd aan de afzonderlijke gemeenten voorzien van een inhoudelijke beoordeling en advies aan de raden. 7. De afzonderlijke raden blijven verantwoordelijk voor besluiten die betreffen: a. Het zelf in beheer nemen door een gemeente van een school in die gemeente die door de stichting zou worden opgeheven. b. De terugvordering van het/de schoolgebouw(en). voor zover deze besluiten betrekking hebben op de scholen voor openbaar primair onderwijs binnen de eigen gemeentegrens. 8. Het Coördinatiepunt evalueert tweejaarlijks de afspraken in dezesamenwerkingsovereenkomst en legt daarover verantwoording af aan de raden.
1
In het PO Welzijn van 29 augustus 2013 is besproken dat het ook mogelijk moet zijn een raadslid als vertegenwoordiger aan te wijzen. Vanuit de raden is geen zienswijze hierover ingediend. 3
Artikel 3 Inrichting Coördinatiepunt Met het oog op het adequaat functioneren van het Coördinatiepunt gelden de volgende afspraken: 1. Het Coördinatiepunt bestaat uit zoveel leden als er deelnemende gemeenten in de stichting zijn. 2. Het Coördinatiepunt kiest uit zijn midden een voorzitter. 3. Het lid dat ophoudt lid te zijn van het college of de raad, houdt tevens op lid te zijn van het Coördinatiepunt. 4. Een lid van het Coördinatiepunt kan te allen tijde ontslag nemen. De voorzitter en de raad die hem heeft aangewezen, worden hiervan op de hoogte gesteld. 5. In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien. 6. Het Coördinatiepunt besluit welke gemeente verantwoordelijk is voor de voorbereiding en coördinatie van het overleg. 7. Alle kosten van het Coördinatiepunt worden gelijkelijk verdeeld over de deelnemende gemeenten en jaarlijks verrekend.
Artikel 4 Werkwijze Coördinatiepunt 1. Het Coördinatiepunt komt tenminste twee maal per jaar bijeen. De voorzitter van het Coördinatiepunt kan het initiatief nemen om de voorzitter van het college van bestuur van de stichting uit te nodigen het overleg bij te wonen. 2. Het Coördinatiepunt vergadert tevens als tenminste twee van de leden hiertoe schriftelijk en met opgaaf van redenen aan de voorzitter hun wens kenbaar maken. Een dergelijke vergadering vindt plaats binnen twee weken nadat de voorzitter het verzoek heeft ontvangen. 3. Het Coördinatiepunt streeft zoveel mogelijk naar consensus en indien niet haalbaar: tot consent. Ingeval van stemming is een voorstel aangenomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. Stemmen bij volmacht is mogelijk. Bij het stemmen over een statutenwijziging is een voorstel aangenomen bij een meerderheid van tweederde van het aantal uitgebrachte stemmen. 4. De agenda van het overleg bestaat uit de volgende onderwerpen: a. de coördinatie van de zienswijzeprocedures inzake de jaarrekening, de accountantsverklaringen de begroting; b. het openbare karakter van het onderwijs in de stichting; c. het voorzien in vacatures in de Raad van Toezicht, voorzover aan de orde; d. de wijziging van de statuten, voor zover aan de orde; e. de coördinatie van de zienswijzeprocedures op het jaarverslag, het strategisch beleidsplan en de meerjarenbegroting, als er bij de raad het vermoeden bestaat van ernstige taakverwaarlozing of functioneren in strijd met de wet; f. de evaluatie van dezesamenwerkingsovereenkomst, voor zover aan de orde; g. de (instemming met de) ontbinding van de stichting, voor zover aan de orde; h. alle overige zaken die passen binnen de wettelijke verantwoordelijkheden van de gemeenten inzake het openbaar onderwijs en die voorwerp zijn van nadere afstemming. 5. Het coördinatiepunt ontvangt inzicht van de stichting in de onafhankelijkheid en kwaliteit van bestuurders en toezichthouders. Dit gebeurt via transparantie over functieprofielen en werving- en selectieprocedures. Daarnaast wordt inzicht geboden in nevenfuncties van bestuursleden en toezichthouders en wordt verantwoording afgelegd over het vermijden van belangenverstrengeling. 4
6. Met het oog op de gemeentelijke zorgplicht ontvangen de raden van de stichting de volgende documenten: a. het gehele jaarverslag b. het strategisch beleidsplan c. de meerjarenbegroting
Artikel 5 Slotbepaling 1. Daar waar deze samenwerkingsovereenkomst niet in voorziet, beslist het Coördinatiepunt. 2. Wijziging van deze samenwerkingsovereenkomst is slechts mogelijk met instemming van tweederdevan de aan deze samenwerkingsovereenkomst deelnemende raden. 3. Het bestuur van de Stichting Proo ondertekent deze overeenkomst voor zover de afspraken in deze overeenkomst betrekking hebben op afspraken met de stichting. 4. Dit convenant treedt in werking op 1 februari 2014.
Voor deze afspraken en navolgende afspraken wordt in het onderstaande, na verkregen goedkeuring door de betrokken gemeenteraad, getekend door: -
de burgemeester van de gemeente Elburg, de burgemeester van de gemeente Epe, de burgemeester van de gemeente Ermelo, de burgemeester van de gemeente Harderwijk, de burgemeester van de gemeente Heerde, de burgemeester van de gemeente Nunspeet, de burgemeester van de gemeente Oldebroek, de burgemeester van de gemeente Putten.
Voor de afspraken wordt mede getekend door het college van bestuur van de Stichting Proo.
Voorzitter:
Datum:
5
