Samenwerkende zorginstellingen Limburg verbeteren instroom (leerling) verzorgenden en verpleegkundigen De vraag naar goed personeel in de sector Zorg en Welzijn blijft groeien. Door het groeiend aantal sollicitanten voor opleidingen en de grote variatie aan kandidaten, is het steeds moeilijker de juiste mensen aan te nemen. Tegelijkertijd is het steeds belangrijker om uitval te vermijden, uit efficiency-oogpunt en gezien de schaarste aan opgeleide medewerkers die de komende jaren verwacht wordt. Veel medewerkers worden geworven via beroepsbegeleidende leerwegen (BBL), een combinatie van werken en leren. Hierbij is traditioneel de uitval echter hoog, soms wel 40%. In Limburg hebben een groot aantal instellingen op het gebied van de zorg zich verenigd in de stichting Zorg aan Zet om gezamenlijk de werving te organiseren om niemand verloren te laten gaan voor de zorg en de uitval terug te brengen. Hierbij speelt de assessment-tool van HRorganizer een belangrijke rol. Over de inzet van deze assessments en de selectie van goed personeel spraken we met Jacqueline Vos, HR Consulent van het Orbis Medisch en Zorgconcern, Evelien Jansen, Adviseur HRM, Vincent van Gogh voor Geestelijke Gezondheidszorg, Angelie Massop, Leerhuis adviseur HRD, VieCuri, Medisch Centrum voor Noord-Limburg en Roel Custers, Coördinator van Zorg aan Zet. Online testen BBL-kandidaten Zorg aan Zet is een regionale arbeidsmarktorganisatie die de bij haar aangesloten organisaties ondersteunt op het gebied van leren en werken in de zorg. Instroom, doorstroom, behoud en beeldvorming worden onder meer ondersteund door het inrichten en faciliteren van projecten. In 2010 organiseerde Zorg aan Zet een succesvolle pilot waarbij 300 opleidingskandidaten voor een BBL- of HBOduaalopleiding gescreend werden met behulp van de online tests van HRorganizer, een expertsysteem voor Human Resource Management. De inzet van deze tests wordt nu breed omarmd door de Limburgse zorgorganisaties. Maar liefst 25 organisaties zetten de door Zorg aan Zet aangereikte tests nu in voor 1700 kandidaten dit schooljaar. Roel Custers van Zorg aan Zet: “Door de bundeling van de vraag kunnen we via HRorganizer deze tests tegen lage kosten aanbieden. Daarnaast zorgt deze bundeling er
Roel Custers, Zorg aan Zet
voor dat we de tests specifiek konden aanpassen op de zorg. De zorgsector kent namelijk een aantal eigenschappen die een specifieke versie van HRorganizer rechtvaardigen. Met name de functietypering en de bijbehorende naamgeving en terminologie verschillen van andere sectoren. Het is essentieel dat het systeem de ‘taal van de zorg’ spreekt en daardoor makkelijk te gebruiken is door iedereen die in deze sector werkzaam is. HRorganizer is nu voorzien van 37 zorgcompetenties. Onze instellingen kunnen hiermee profiteren van een betere en snellere selectie van opleidingskandidaten, met uiteindelijk minder uitval.” E-assessment De E-assessmenttool wordt gebruikt om door een meting van kerncompetenties en werk- en denkniveau de uitval als gevolg van verkeerde opleidingskeuze of onvoldoende potentieel te beperken en selectiekosten te besparen. Aan de hand van de kwalificatiedossiers heeft Zorg aan Zet een aantal online-testprogramma’s samengesteld per functie en niveau, die door de aangesloten zorginstellingen aan kandidaten in HRorganizer kunnen worden aangeboden. Er is een matching gemaakt tussen de COLOcompetenties (zoals gedefinieerd door de samenwerkende kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven) en de competenties die in HRorganizer zijn gedefinieerd. De uitkomsten van de tests worden samengevat in een maatwerkrapport. In dit rapport wordt een overzicht gegeven van de scores van de kandidaat op de diverse competenties. Dit rapport kan vervolgens gebruikt worden om de mogelijke geschiktheid van de kandidaat te beoordelen en vormt de grondslag voor het gesprek waarin extra aandacht geschonken kan worden aan de uitkomst van bepaalde testonderdelen. Uitval verminderen “De uitval uit de BBL-opleiding in de zorg is groot. En de oorzaken zijn talrijk, variërend van een verkeerde opleidingskeuze, te jonge studenten, te hoog of te laag opleidingsniveau, privé omstandigheden en knelpunten in de beroepspraktijkvorming.
Angelie Massop, VieCuri
De kosten die met deze uitval gepaard gaan zijn hoog”, zegt Angelie Massop van VieCuri. “Een betere selectie van onze BBL-kandidaten kan zorgen voor minder uitval. We gebruiken HRorganizer vooral als assessment-instrument voor de werving & selectie van leerlingen.” Orbis is een brede zorgaanbieder met ruim 5000 medewerkers. Het concern bestaat uit een ziekenhuis, negen zorgcentra, geestelijke gezondheidszorg, thuiszorg in de regio Zuid- en Midden-Limburg. Vincent van Gogh biedt in Noord- en Midden-Limburg een gespreid en geïntegreerd pakket van geestelijke gezondheidszorg voor volwassenen en ouderen, geleverd op een van de vele locaties of bij de cliënt thuis. VieCuri, is het medisch centrum voor Noord-Limburg en bedient met 2700 medewerkers een verzorgingsgebied van 280.000 inwoners en heeft sinds 2006 de STZ-status. STZ staat voor Vereniging van Samenwerkende Topklinische opleidingsZiekenhuizen STZ stimuleert een uitdagende werk/leeromgeving.
“HRorganizer is voor ons ook met name een tool bij onze selectie. De zorg zit in een soort spagaat: de eisen worden steeds hoger, maar voor de instroom zijn we voor een groot deel afhankelijk van nieuw aan te boren doelgroepen, zoals zijinstromers en herintreders. De verwachtingen van de instellingen zijn ook gewoon hoog ten opzichte van wat de mensen kunnen. Elke instelling wil graag dat schaap met vijf poten: die kant en klare (bij voorkeur goedkope) junior die alles kan”, zegt Jacqueline Vos van Orbis. Evelien Jansen van Vincent van Gogh vult aan: “De zorg bevindt zich in een complexe situatie. Er zijn veel extern opgelegde maatregelen waardoor er veel gevraagd wordt van medewerkers. Jonge mensen, met minder ervaring, komen bijvoorbeeld op een afdeling met een krappe bezetting. Dit vraagt veel van die jonge krachten. Ook de rol van de praktijkbegeleiders komt onder druk te staan wanneer er meer druk gelegd wordt op de medewerkers. Dit terwijl een goede begeleiding cruciaal is voor de ontwikkeling van de leerlingen. Het bieden van goede begeleiding in een sterk veranderende omgeving vraagt ook extra inzet van begeleiders.” Angelie: “Mensen hebben soms een verkeerd beeld van de zorg. Ze onderschatten het. Zoals nu tijdens de crisis heerst de opvatting: "Je kunt altijd nog de zorg in". Maar dit is niet voor iedereen weggelegd. Wij selecteren op kwaliteit en willen daarbij een zo hoog mogelijk rendement van de kandidaten die we opleiden. Dit betekent dat er bij de selectie al veel afvallen.” Uitvoering “Kandidaten kunnen als onderdeel van de selectie het testprogramma thuis invullen. Dit levert zelden problemen op”, zegt Angelie. “Natuurlijk kun je niet uitsluiten dat iemand anders daarbij dan geholpen heeft. Maar als je echt een ander de test helemaal hebt laten maken, val je toch wel door de mand bij het gesprek. “
Evelien Jansen, Vincent van Gogh
Jacqueline: “Je moet de kandidaten wel goed laten weten wat ze kunnen verwachten. Duidelijk maken dat ze weer naar school gaan. Dat het competentiegericht onderwijs is en wat dit inhoudt.” In het hele selectieproces is het E-assessment overigens een van de instrumenten, maar niet het enige. Even belangrijk zijn het motivatieformulier en CV, het portfolio en de gesprekken met de kandidaten. De tests geven wel houvast bij het aangaan van die gesprekken. Unieke samenwerking “Onze organisaties concurreren onderling niet om de leerlingen, maar Limburg is wel uniek in het feit dat de instellingen zo samenwerken. Dat kan alleen als er een heel goed onderling vertrouwen is. Hier heeft ieder feitelijk zijn eigen regionale gebied en dan kom je eigenlijk nauwelijks in elkaars vaarwater”, zegt Jacqueline. “Ofschoon ik er alles aan wil doen om een goede leerling ook echt binnen te halen, speelt reisafstand toch vaak een doorslaggevende rol. De combinatie van onregelmatig werken en de grote reisafstanden is bijna niet vol te houden.”
Imago Jacqueline: “Voor het ziekenhuis is het minder lastig goeie verpleegkundigen te vinden dan voor bijvoorbeeld de ouderenzorg. Het ziekenhuis heeft een wachtlijst voor verpleegkundigen, 75% van hen wil differentiatie ziekenhuis.” Angelie beaamt dat: “Ouderenzorg heeft een minder aantrekkelijk imago. Om kandidaten een beeld te geven van de ziekenhuiszorg bieden wij geïnteresseerden een ‘ZorgExperience’. Dit is een dag of dagdeel waarin kandidaten dan een kijkje kunnen nemen achter de schermen van de zorg. In een informatiemiddag kunnen we mensen dan echt laten ruiken aan de zorg, laten ervaren, laten voelen.” “We krijgen, nu de kinderopvang sterk krimpt, ook veel aanbod uit de kinderopvang. Zij willen dan als zij-instromer een verkorte of versnelde opleiding doen. HRorganizer is dan een goede tool om te beoordelen of deze kandidaten de juiste competenties bezitten om hier aan te kunnen deelnemen. Breder inzetten in organisatie Evelien: “Wij gaan nog een stap verder met HRorganizer. We doen de implementatie niet alleen voor leerlingen maar willen in de toekomst HRorganizer ter beschikking stellen voor alle medewerkers. HRorganizer is voor competentiebeheer: wat heb je in huis, welke rek zit erin. Het geeft inzicht in de potentie en laat zien welke stappen je moet zetten om te verbeteren. Wij zijn bezig met een herinrichting van de organisatie. Arbeidsplaatsen komen mogelijk te vervallen en we gebruiken HRorganizer daarom straks ook als hulpmiddel bij loopbaantrajecten, jaargesprekken, het invoeren van resultaatgebieden en functies, en het koppelen van competenties aan de doelstellingen van de organisatie. De assessments worden ook gebruikt voor ontwikkelgesprekken en kunnen, indien gewenst, bij sollicitaties van interne medewerkers ingezet worden. Met HRorganizer geven we hiervoor een handvat en doen suggesties ten aanzien van ontwikkelplannen. Mensen willen graag houvast hebben, en een beoordeling met behulp van HRorganizer is objectiever.”
Centraal Aanmeldpunt BBL leerlingen Zorg aan Zet beheert het Centraal Aanmeldpunt (CAP) voor kandidaten die in aanmerking willen komen voor een BBL opleidingsplaats. Dit is een digitaal systeem waarin de aangesloten organisaties hun opleidingsplaatsen kenbaar kunnen maken. Kandidaten die op zoek zijn naar een opleidingsplaats kunnen digitaal solliciteren naar een of meerdere opleidingsplaatsen tegelijk. Met het systeem kunnen alle kandidaten en hun sollicitaties worden gevolgd. Het is een gegeven dat jaarlijks veel geïnteresseerde kandidaten moeten worden afgewezen. Ook wordt de impact van het volgen van een BBL-opleiding door veel kandidaten onderschat. Zorgnavigator Naast verbetering van de beeldvorming levert Zorg aan Zet sinds 2009 de gratis Zorgnavigator, een oriëntatietest op basis van HRorganizer voor beroepen en werkvelden binnen de zorg. Hiermee kunnen de kandidaten als het ware voorsorteren. De Zorgnavigator is een waardevol instrument gebleken; inmiddels is er al meer dan 15.000 keer gebruik van gemaakt. Daarnaast kunnen organisaties gebruikmaken van een digitale test die hen helpt bij de selectie van kandidaten. De digitale testen evenals de Zorgnavigator zijn ontwikkeld, geleverd en verzorgd door HRorganizer.
“We hebben er nu ook functietyperingen in staan: wat houdt elke functie in, wat zijn de resultaatgebieden. Wat zou iemand moeten kunnen in die nieuwe functie? In de zorg kun je overigens prima dezelfde functietypering hebben voor taken die op het oog anders lijken.”
we geen tool en het uitvalspercentage was te hoog, wel in de buurt van de 40%. HRorganizer ondersteunt ons om die uitval te beperken. Je kunt de uitval nooit helemaal tot nul reduceren. Situaties van mensen veranderen, ook persoonlijke situaties, waardoor mensen stoppen met de opleiding.” Evelien: “Het is een goed instrument voor HR om te sturen op gedrag en resultaat. Een introductie van HRorganizer is daarom ook bij onze OR goed ontvangen omdat het zaken goed objectiveert. Natuurlijk kwamen er vragen over de validiteit van de tests, maar toen we uitgelegd hadden welke kennis en technologie er allemaal achter zit, voelden zij zich er ook comfortabel bij. Je moet het zien als hulpmiddel met veel deskundigheid achter de schermen in het systeem en in de testen. Het alternatief is dat je blijft kiezen op meer subjectieve maatstaven…”
Jacqueline Vos, Orbis
Resultaat Jacqueline: “HRorganizer is een middel waardoor we nog beter kunnen selecteren met minder uitval als resultaat. Uit het assessment kunnen we ook verbeterpunten halen die we in het persoonlijke ontwikkelplan gebruiken voor de verdere coaching en begeleiding van de leerlingen Door zo’n assessment worden hun competenties en talenten zichtbaar terwijl deze op de werkvloer, vanwege de werkdruk over het hoofd gezien kunnen worden. Als je eigenlijk HBO-ers wilt hebben op MBO-functies, ontwikkel dan je eigen toppers. Het assessment is daarvoor een goed middel. De uitslag van het assessment kun je dan laten terugkomen in opleidingsplan en loopbaan.” Angelie: “Het HRorganizer assessment is een goed hulpmiddel. Ik vind ‘t nog wel eens lastig te interpreteren, maar het vergroot het draagvlak voor keuzes en beslissingen. En als er ruimte is helpt het mensen te ontwikkelen. Eerst hadden
HRorganizer.com is een online expertsysteem dat integrale ondersteuning biedt op de drie HRkerngebieden: recruitment (selectie), development (ontwikkeling) en performance management (beoordeling). Onderdeel van genoemde integrale benadering is het consequent gebruiken van competenties in de genoemde HR-kerngebieden. Daar waar HRorganizer een dictionary heeft van 101 competenties die het totale werkveld afdekken, is voor de Zorg gekozen voor een initiële set van 37 competenties. Op basis van bestaande initiatieven en feedback uit organisaties werkzaam in Verpleging en Verzorging, Thuiszorg, Gehandicaptenzorg, Ziekenhuizen, GGZ instellingen en Welzijnsorganisaties hebben HRorganizer en Zorg aan Zet een versie gemaakt maken die rekening houdt met zorgspecifieke kenmerken en behoeftes. Sprekende voorbeelden van een zorgspecifieke invulling zijn bijvoorbeeld competenties als begeleiden, reflecteren en coachen van cliënten. Elk met zijn uitwerkingen voor alle functionaliteiten van HRorganizer.
