de Ondernemerscoöperatie
Samenwerken in het digitale tijdperk Ghislaine Peters
[email protected] 06-10531177
de Ondernemerscoöperatie
Even voorstellen: Ghislaine Peters • Zelfstandig sinds 2009 • Achtergrond in Facility Management • Expertise: werkprocessen optimaliseren • Training, Advies & Support • Doelgroep ZZP en MKB • Adviseur Ondernemerscoöperatie Regio Noord -Holland
2
de Ondernemerscoöperatie
Agenda 1. Digitaal samenwerken: do’s & dont’s 2. Intern communiceren 3. Effectief Social Media beheer 4. Documenten opslaan en delen in de Cloud 5. Tips & tricks
3
de Ondernemerscoöperatie
Digitaal samenwerken do’s & don’ts
4
de Ondernemerscoöperatie Uitgangspunten samenwerken in een coöperatie • Onder één naam naar buiten treden · Gezamenlijke website · Externe communicatie • Werkprocessen inrichten · Projecten en workflowmanagement · Administratie · Taakverdeling · Interne communicatie • Gezamenlijk databeheer · Documenten · E-mail (info@...) · Klant- en relatiebeheer
5
de Ondernemerscoöperatie
Informatieoverload en technostress
Filmpje 6
de Ondernemerscoöperatie
Infostress voorkomen in je samenwerking: Behoeften Stap 1: inventariseer!
Verwachtingen Aanwezige middelen Kennis en vaardigheden
Stap 2: check!
Mogelijkheden Kosten vs baten
Stap 3: kies!
Welk platform Welke tools & apps Instructie & begeleiding
Stap 4: doen!
Instellingen checken Afspraken maken 7
de Ondernemerscoöperatie
Intern communiceren
8
de Ondernemerscoöperatie Efficiënt e-mailen…..begint bij jezelf! Zender
• Onderwerpregel • Opmaak • Actie verwacht?
Tip: Captio
Organiseer jezelf, maak 5 mappen: - Inbox - Actie - Ooit/misschien - Wachten op - Archief
2 voorbeelden 9
de Ondernemerscoöperatie
10
de Ondernemerscoöperatie
11
de Ondernemerscoöperatie
Efficiënt e-mailen in je samenwerking 1. Wie beheert
het algemene ‘info @’ adres? Tip : maak afspraken over de reactietermijn
2. Uniforme e-mailhandtekening
Tip : zet je bereikbaarheid hierin
3. Standaardiseer
Tip : Gebruik e-mailtemplates
4. Organiseer Tip : Automatisch filteren dmv regels
5. Synchronisatie op je apparaten Tip : maak ook een handtekening op je smartphone en tablet! Tip : stuur jezelf een blinde kopie 12
de Ondernemerscoöperatie
Overige communicatietools • Beeld Skype Google Hangout Facetime (Apple)
• Woord Yammer Google+ Chat
• Smartphone What’s app
TIP 1: maak een groep Tip 2: email de communicatie 13
de Ondernemerscoöperatie
Effectief Social Media beheer
14
de Ondernemerscoöperatie
15
de Ondernemerscoöperatie
Valkuilen • • • •
Meedoen omdat het MOET Ontbreken van een communicatieplan Doelstelling niet bepaald Onjuist medium voor je doelgroep
Nice to know • • • • •
Sociale aspecten Aanvulling op persoonlijk netwerken Ondersteunend aan seo Viral marketing ‘2e en 3e ring’ netwerk
16
de Ondernemerscoöperatie
Samen sterker op LinkedIn • Relevante kopregel • Gezamenlijke elevatorpitch (zoekwoorden) • Opbouwen van expertisestatus • Company Profile en logo
17
de Ondernemerscoöperatie
Website en contactgegevens
18
de Ondernemerscoöperatie
Twitterlijsten
19
de Ondernemerscoöperatie
Social Media Dashboard
20
de Ondernemerscoöperatie
Documenten opslaan en delen in de Cloud
21
de Ondernemerscoöperatie
Dropbox • Gratis capaciteit: 2GB uit te breiden tot…. • Opslaan • Delen • Betaalde versies
22
de Ondernemerscoöperatie
Google Drive
• • • • • • •
Gratis capaciteit: 5 GB Opslaan Delen Samenwerken irt Versiebeheer Documenten maken Betaalde versie: Google Apps for Business
Tip: Google Forms 23
de Ondernemerscoöperatie
Microsoft Skydrive • • • • •
Office 365
Gratis capaciteit: 7GB Opslaan Delen Maken Versiebeheer
24
de Ondernemerscoöperatie
CRM • Klant- en relatiebeheer • Organiseren van contactgegevens • Analyseren • Inzicht in verkoopstadia • Toegankelijkheid beheren • Integratie met email
Bron: www.superoffice.nl 25
de Ondernemerscoöperatie
Tips & Tricks
26
de Ondernemerscoöperatie
27
de Ondernemerscoöperatie
Google alert
28
de Ondernemerscoöperatie
Online Mindmap
29
de Ondernemerscoöperatie
Voordelen van digitaal samenwerken • • • • • • •
Tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken Overal toegang zolang je internet hebt Automatische opslag in de Cloud: altijd een back-up Gratis diensten bieden al veel mogelijkheden Altijd up to date Webbased tools werken op alle besturingssystemen Makkelijk te synchroniseren op al je apparaten
Tip: Laat de informatie naar jou toekomen! 30
de Ondernemerscoöperatie Randvoorwaarden voor succesvol digitaal samenwerken • Bepaal de doelstelling • Breng je werkprocessen in kaart • Neem het op in je businessplan • Check kennis en vaardigheden • Maak heldere instructies en afspraken • Pleeg regelmatig onderhoud • Maak slimme keuzes
Tip: Organiseer jezelf, organiseer je organisatie! 31
de Ondernemerscoöperatie
Hartelijk dank voor je aandacht! Vragen?
[email protected] of via: Linkedin: Ghislaine Peters Twitter: @ghislaine_ppio Facebook: Peters Partner in Organizing
32
