Samenvatting resultaten wTCO5 De jaarlijkse ICT-benchmark voor woningcorporaties Dit document is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de informatie die de benchmark van ICT-kosten van woningcorporaties oplevert.
Dit rapport is geschreven door de heren drs. P.L.T.M. van Eekeren MCM, drs. P.T.V. Nguyen, dr. ir. M.H.J. Nijland, D.R. Prins en ir. I.M.W. van Rij van M&I/PARTNERS en de heer H.P. Korevaar van F-fectis. Amersfoort, 28 juni 2006
Inhoudsopgave 1
Managementsamenvatting
3
2
Voorbeeld 1. ICT-kosten per VHE
5
3
Voorbeeld 2. Verhouding operationele ICT-taken (in FTE) vs aantal ICTwerkplekken
6
Bijlage A. Lijst van deelnemers
Resultaten wTCO5 Versie 1.0 28 juni 2006
7
Pagina 2 van 7
1
Managementsamenvatting
In 2006 hebben 40 organisaties deelgenomen aan de vijfde benchmark van ICT-kosten van woningcorporaties (wTCO5). Hiervan hebben er 39 een volledig en gevalideerd kostenmodel ingevuld. In totaal vertegenwoordigen deze 39 organisaties ongeveer 650.000 VHE’s. Uit de vijfde benchmarkronde zijn de volgende normgetallen berekend: Normgetal 1. ICT-kosten per VHE Gewogen gemiddelde ICT-kosten per VHE: € 100,60 Normgetal 2. ICT-kosten per ICT-werkplek Gewogen gemiddelde ICT-kosten per ICT-werkplek: € 8.167,Normgetal 3. ICT-kosten per medewerker (in FTE) Gewogen gemiddelde ICT-kosten per medewerker (in FTE): € 10.234,Normgetal 4. ICT-kosten als percentage van de jaaromzet Gewogen gemiddelde ICT-kosten als percentage van de jaaromzet: 1,91% Normgetal 5. Verhouding tussen operationele ICT-inspanningen (in FTE) en aantal medewerkers (in FTE) Gewogen gemiddelde verhouding: 29,3 FTE medewerker per FTE operationele ICTinspanning In de vijfde benchmarkronde is vanwege het hoge deelnemeraantal gebruik gemaakt van verschillende klassengrootte (in aantal VHE’s). De gebruikte klassen zijn: corporaties tot en met 10.000 VHE’s; corporaties met een grootte van 10.000 ≤ 20.000 VHE’s; corporaties groter dan 20.000 VHE’s. In de vorige benchmarkronde was er tevens sprake van een klasse van 0 ≤ 5.000 VHE’s, in de huidige benchmarkronde is er echter slechts één deelnemer kleiner dan 5.000 VHE’s waardoor het niet zinvol is om deze klasse aan te houden. In de benchmark stond dit keer het thema documentaire informatievoorziening centraal. De deelnemers is gevraagd of zij een documentmanagementsysteem (DMS) gebruiken en zo ja, in welke mate. Hieruit kwam naar voren dat het overgrote deel (87%) van de corporaties een DMS gebruikt. En van de corporaties die momenteel geen operationeel DMS ter beschikking hebben, zijn er vier van de vijf bezig een DMS in te richten of te selecteren. Resultaten wTCO5 Versie 1.0 28 juni 2006
Pagina 3 van 7
Het DMS wordt bij alle corporaties (100%) die een DMS gebruiken, ingezet in het primaire proces en dan met name voor de huurderdossiers. Ook wordt het DMS in vrijwel alle gevallen (circa 95%) gebruikt voor inkomende en uitgaande post. De belangrijkste motivaties om een DMS in een corporatie te gebruiken, zijn enerzijds kosten (met name de kortere zoektijd) en anderzijds kwaliteit (met name de beschikbaarheid en volledigheid van het dossier). Slechts in circa een kwart van de gevallen (24%) speelde kostenreductie een rol bij de keuze om een DMS te gebruiken. Opvallend is dat in 28% van de corporaties is aangegeven dat er niemand in de organisatie integraal verantwoordelijk is voor de documentaire informatievoorziening. Voor meer informatie over deelname aan dit initiatief en de in dit model opgenomen gegevens kunt u contact opnemen met: M&I/Partners bv Dennis Prins,
[email protected] Postbus 1179 3800 BD Amersfoort Tel. 033-4220220 F-fectis Henk Korevaar,
[email protected] Postbus 168 1230 AD Loosdrecht Tel. 035-6283020 Op www.wtco.nl vindt u tevens achtergrond informatie over het initiatief.
Resultaten wTCO5 Versie 1.0 28 juni 2006
Pagina 4 van 7
2
Voorbeeld 1. ICT-kosten per VHE
Bij de berekening van het kengetal ‘ICT-kosten per VHE’ zijn de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingen + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal VHE’s dat in eigendom en/of in beheer is van een corporatie. Bij het bepalen van het exacte aantal VHE’s worden ook bedrijfspanden, garages, parkeerplaatsen, studentenwoningen en overige verhuurbare eenheden meegerekend. € 180 € 160 € 140 € 120
Spraak Applicaties
€ 100
WAN
€ 80
LAN Werkplek ICT-management
€ 60 € 40 € 20 €0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
Figuur 1: ICT-kosten per VHE voor alle corporaties uit de benchmark Uit figuur 1 ontstaat het volgende beeld: Ongewogen gemiddelde Gewogen gemiddelde Laagste waarde Hoogste waarde
€ 104,28 per VHE € 100,06 per VHE € 45,89 per VHE € 169,06 per VHE
€ 180 € 160 € 140 € 120 Totaal kostenniveau
€ 100 € 80
Gewogen gemiddelde
€ 60 € 40 € 20 €0 1 2 3
4
5 6
Resultaten wTCO5 Versie 1.0 28 juni 2006
7 8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
Pagina 5 van 7
3
Voorbeeld 2. Verhouding operationele ICT-taken (in FTE) vs aantal ICT-werkplekken
In onderstaand figuur is de operationele ICT-inzet gedeeld op het aantal ICT-werkplekken binnen de corporatie. 90,0 80,0 70,0 ICT-werkplekken per ICTmedewerker (in FTE)
60,0 50,0 40,0
Gewogen gemiddelde
30,0 20,0 10,0 0,0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
Figuur 2: verhouding operationele ICT-taken (in FTE) vs aantal geautomatiseerde werkplekken voor alle corporaties uit de benchmark Uit figuur 2 ontstaat het volgende beeld: Ongewogen gemiddelde Gewogen gemiddelde Laagste waarde Hoogste waarde
Resultaten wTCO5 Versie 1.0 28 juni 2006
42,0 ICT-werkplekken per FTE operationele ICT-inspanning 36,8 ICT-werkplekken per FTE operationele ICT-inspanning 21,5 ICT-werkplekken per FTE operationele ICT-inspanning 79,8 ICT-werkplekken per FTE operationele ICT-inspanning
Pagina 6 van 7
Bijlage A. Lijst van deelnemers Naam woningcorporatie Acantus Groep Aramis Casade Woondiensten Centrada Cires Welkom Wonen de Woningstichting Domein Eigen Haard HBS Onsbelang Hestia groep Mitros Patrimonium woonstichting Portaal Pre Wonen Prowonen Servatius woningstichting Singelveste Stichting Bo-Ex Stichting de Nieuwe Unie Stichting In Stichting zorgvoorwonen TBV Wonen Vivare Volkshuisvesting Arnhem Wonen West Brabant Wonen Zuid WonenBreburg wonenCentraal Woningcorporatie De Woonplaats Woningstichting Haag Wonen Woonbron Wooncom Woonconcept Woondrecht Woongroep Twente Woonmaatschappij Maasland Woonstede Woonstichting Actium Woonwaard Woonzorg Nederland Resultaten wTCO5 Versie 1.0 28 juni 2006
Plaats Veendam Roosendaal Waalwijk Lelystad Oosterhout NB Wageningen Eindhoven Amsterdam Hengelo Landgraaf Utrecht Veenendaal Veenendaal Beverwijk Eibergen Maastricht Breda Utrecht Rotterdam Groningen Sprundel Tilburg Arnhem Arnhem Bergen op Zoom Roermond Tilburg Alphen aan den Rijn Enschede Den Haag Hoogvliet Emmen Meppel Dordrecht Hengelo Ravenstein Ede Assen Alkmaar Amsterdam
VHE's 14.738 9.384 9.028 8.728 8.012 5.714 7.623 48.000 8.407 6.870 30.874 6.966 58.000 15.369 8.573 14.200 9.558 8.936 25.987 11.663 4.290 6.910 24.578 14.796 9.577 16.483 30.000 9.858 19.807 29.000 39.417 18.810 12.635 9.895 22.429 14.762 11.028 7.740 15.277 46.724 Pagina 7 van 7
