Samenvatting pilots Functiecreatie bij gemeenten en provincies Drie gemeenten en twee provincies hebben in 2014 geëxperimenteerd met het toepassen van functiecreatie binnen de eigen organisatie. Het inschakelen van mensen met een arbeidsbeperking was voor de meeste overheidsorganisaties geen nieuw fenomeen. Vrijwel alle pilot-deelnemers schakelden het SW-bedrijf al in, vooral op uitvoerende functies, vooral bij uitbesteedde taken. Nieuw aan de pilots was dat er naar mogelijkheden is gezocht om binnen beleidsafdelingen functies te creëren, op afdelingen waar de kerntaken van de gemeenten en provincies worden uitgevoerd. De pilot organisaties en de betrokken SW-bedrijven zijn met elkaar de uitdaging aan gegaan om te onderzoeken of het mogelijk is om eenvoudige taken af te splitsen uit hogere functies en daarmee nieuwe arbeidsplekken te realiseren. Het project is uitgevoerd in samenwerking met SBCM (arbeidsmarktfonds voor de sociale werkbedrijven) A&O fonds Gemeenten (arbeidsmarktfonds voor de gemeenten) en IPO (Interprovinciaal Overleg) met gedeeltelijke subsidie van ESF. De pilot-organisaties hoefden niet blanco te beginnen. Een selectiecriterium voor de pilots was dat de betrokken SW-bedrijven expertise in huis hadden op het terrein van functiecreatie. Voor de gemeenten kon dit criterium, omdat er meer dan voldoende belangstellenden voor de pilots waren, goed toegepast worden. Voor de provincies was dit in mindere mate het geval. De provincies zijn niet geselecteerd aan de hand van de opgestelde selectiecriteria voor de pilots, ze zijn voorgedragen door het IPO. De SW-bedrijven in de provincies bleken nog in geringe mate ervaring te hebben met de methodiek. Gedurende het proces is het grote belang van deskundige inzet vanuit de SW-bedrijven gebleken. Bij aanvang van elke pilot is aan de pilotdeelnemers een projectplanning met mijlpalen gedeeld en zijn afspraken gemaakt over de projectorganisatie. Ook is er voor elke pilot een format geleverd voor het Plan van Aanpak. Onderstaand is grafisch weergegeven hoe de projectopzet eruit zag en welke mijlpalen benoemd zijn bij aanvang van de pilots.
1
Bij de afronding van de pilots is een digitale handreiking gerealiseerd. In de vorm van filmpjes waarin lokale projectleiders van de gemeenten/provincies en SW-bedrijven, leidinggevenden van de gemeenten/provincie en degenen die geplaatst zijn zelf de lessen uit de pilots vertellen. Ook zijn er een aantal artikelen geschreven die ook afgesloten worden met uitvoeringstips. Daarnaast zijn in de digitale handreiking procesdocumenten uit de pilots te vinden en veel linkjes naar relevante achtergrondinformatie. Zie: http://www.sbcm.nl/fileadmin/sbcm_data/functiecreaties_gemeenten_prov/functiecreatiegemeenten-provincies.pdf http://www.ipo.nl/publicaties/toolkit-functiecreatie-beschikbaar http://www.aeno.nl/aan-de-slag-met-functiecreatie
1.
Lessen uit de pilots Voor gemeenten/provincies • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Begin klein Formuleer concrete doelstellingen in je HRM-beleid, die niet vrijblijvend zijn. Maar leg de lat niet te hoog! Start met een pilot; Betrek meteen verschillende partijen zoals MT, college, portefeuillehouder en managers en ondernemingsraad; Durf een voorbeeld te zijn voor andere overheden en het bedrijfsleven; Start met een combinatie van politiek draagvlak, maatschappelijk belang en een enthousiaste projectleider; Kies voor je startprojecten managers die open staan voor functiecreatie Zorg dat er het onderdeel is van de lijnverantwoordelijkheid en bekrachtig dit van bovenaf; Ondersteun hen met argumenten, zodat weerstand bij medewerkers weggenomen wordt; Werk aan de beeldvorming over mensen met een arbeidsbeperking: neem ze mee; Train zowel managers als HRM-personeel; Maak budget vrij om nieuwe mensen aan te nemen; Regel de financiering in eerste instantie op concernniveau; Betrek de ondernemingsraad vanaf het begin en hou ze tussentijds betrokken; Ontwikkel met de OR een beeld van de voorwaarden waaronder functiecreatie geïntroduceerd wordt; Maak vroegtijdig afspraken over hoe de besluitvorming gaat lopen; Laat je niet tegenhouden door negatieve verwachtingen: geloof in de mogelijkheden van functiecreatie, ook in een regieorganisatie; Creëer kansen: kijk ook bij beleids- en adviesafdelingen; Creëer een flexibele functie, wees creatief!
2
• • • • • • • • • •
Durf te experimenteren en maak een begin; Maak een business case om te kijken wat de invulling van een gecreëerde functie in financiële zin oplevert; Gebruik functiecreatie als interventie in strategische personeelsplanning; Functiecreatie kan ook gebruikt worden voor andere doelgroepen, denk aan eigen medewerkers die ziek zijn geworden; Communiceer intern en extern duidelijk het ‘waarom’; Benadruk het gemeenschappelijk belang van gemeente en SW om acceptatie en draagvlak binnen de organisatie te vergroten; Naast intrinsieke motivatie, zijn er zeker ook bedrijfseconomische voordelen! Zoek elkaar op en leer van anderen! Zorg dat er sprake is van een goede begeleidingsstructuur; Wees helder over de arbeidsvoorwaardelijke- en arbeidsrechtelijke aspecten;
Voor SW-bedrijven • • • • • • • • • • • • • •
Zet functiecreatie ook in bij regiegemeenten; Zet functiecreatie ook in bij complexe organisaties met hoogopgeleid personeel; Doe ervaring op met onderzoek op beleidsafdelingen; Investeer in kennisontwikkeling: functiecreatie vraagt om andere competenties dan het plaatsen van mensen op bestaande vacatures; Laat je toegevoegde waarde als SW-organisatie zien; Functiecreatie loont, je komt op een andere manier in gesprek met werkgevers; Regel opleiding én praktijkervaring voor accountmanagers en consulenten; Begin bij afdelingen waar draagvlak en behoefte het grootste is; Bereid medewerkers voor op het interview, door de vragen van te voren op te sturen; Vertel medewerkers dat functiecreatie meer tijd voor kerntaken oplevert omdat iemand anders de elementaire taken overneemt; Ken de tegenargumenten. Schrijf op welke argumenten je vaak hoort om niet mee toe doen en bedenk vooraf de tegenargumenten; Vraag naar losse elementaire taken; Niet alles kun je direct uit interviews halen, doe ook observaties; Gebruik het SBCM-rekenmodel voor je business case.
3
Pilots functiecreatie: de functies
DELFT
DOETINCHEM
Adviseur Ondersteuner
Conciërge/facilitair medewerker
20 uur p.w.
20 – 24 u p.w.
cluster Ruimte
Zorgplein
Structureel
Subsidiebeschikking invullen Up to date houden capaciteitsplanning Scannen opdrachtverstrekking Opruimen van opdrachtverstrekking Inscannen documenten uit kasten Papierbakken legen Dossiers halen en terugbrengen in kast Post ophalen Koffie en thee inschenken voor bezoek
Kopieën maken Post rondbrengen op de afdeling Afdeling netjes houden en de pantry’s Archiveren Kantoorartikelen bijhouden
Incidenteel
Naambordjes maken Brieven versturen Brieven bezorgen Kleine boodschap halen (cadeautje) Presentielijst maken en invullen Adressenlijsten optimaliseren
WIJCHEN
DRENTHE
Administratief medewerker BAG
Medewerker Monitoring verkeergegevens
4
24 u p.w.
16 u p.w. met uitbreiding beoogd
Verwerkt de opgeslagen verkeersmetingen in Excel, met behulp van vooraf geprogrammeerde formules;
Doet eenvoudige analyses (constateert afwijkingen);
Levert zowel maandelijkse als kwartaalresultaten;
Zoekt zelfstandig naar oplossingen bij foutmeldingen in het systeem;
Je taak is om te kijken of bouwwerken zijn gerealiseerd. Dit kan middels tools als luchtfoto’s en recente Streetview foto’s. Eventueel bezoek je bouwlocaties. De bevindingen worden door jou vastgelegd in een administratief systeem. De bouwvergunningen worden door jou in het administratieve systeem afgehandeld en vastgelegd. Je verricht onderzoek naar de vergunningsplicht van nieuwe bouwwerken en legt deze gegevens vast in Excel Je zoekt op en voert in een administratief systeem gegevens in omtrent de Wijchense woningvoorraad.
FRIESLAND Klusjesman/vrouw bij de facilitaire dienst
Ondersteuner/assistent directie
Algemene logistieke werkzaamheden Klaarzetten vergaderzalen Facilitaire werkzaamheden (representativiteit van het provinciehuis Allerhande klusjes
Koffie en thee verzorgen Gasten ontvangen op de afdeling Kopieerwerk Andere ondersteunende administratieve taken
Gastvrouw/heer koffiecorner
Koffie en thee verzorgen Gasten ontvangen in de koffiecorner, verlengstuk van de publieksbalie Huishoudelijke klusjes (bijv. lichte schoonmaak in de koffiecorner) Logistieke klusjes (bijv. post rondbrengen etc.)
5
